www.uexternado.edu.co 1

Módulo Tecnología

Jornada: Mejores prácticas para adelantar proyectos cero papel en la administración pública

Septiembre 20 y 21 de 2012

www.uexternado.edu.co 2

Características y requisitos de las plataformas

tecnológicas que soportan la política cero papel

www.uexternado.edu.co 3

Características y requisitos de las plataformas

tecnológicas que soportan la política cero papel

agenda

QUÉ HACE POSIBLE REALIZAR UNA INICIATIVA CERO PAPEL?

CÓMO ENCAJAR EN TODA LA POLÍTICA PÚBLICA?

ALGUIEN YA LO HIZO O LO ESTÁ HACIENDO?

4

Conceptualización

5

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

6

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

http://www.dropbox.com

7

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

8

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

http://www.adobe.com/adobeconnect

9

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

10

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

11

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

12

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

VERIFICACIÓN DE INTEGRIDAD

FIRMA DIGITAL

CONTEXTO (METADATA)

www.fileformat.info/tool/hash.htm

www.igolder.com/PGP

http://webposible.com/utilidades/dublincore-

metadata-gen/

13

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

IMPORTANTE

MUY

IMPORTANTE

ALGO

IMPORTANTE

NO ES

IMPORTANTE

¿Qué tanto considera usted que es importante para el medio ambiente

minimizar el uso del papel?

14

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

¿Cuánto papel menos piensa usted que usará dentro de los próximos 5 a

10 años?

LA MITAD DE LO

ACTUAL

UN CUARTO

DE LO ACTUAL

ALGO DE PAPEL

NADA DE PAPEL

15

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dónde se

puede reducir con un alto impacto.

Reducción del correo

físico

Reducción de uso de periódico

Reducción de las

impresiones

Reducción de uso de revistas

Reducción de bolsas de papel

Reducción de formatos, contratos,

documentos

Reducción de uso de

libros

Reducciones por reciclaje

Reducción en papel higiénico

16

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

SINTAXIS SEMÁNTICA

Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,

analiza e interpreta los requerimientos del usuario

17

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,

analiza e interpreta los requerimientos del usuario

Internet tiene una forma estándar para que dos puntos de la red se comuniquen e intercambien información y datos

RETORNAR: CONEJO_

PANCAKE.JPG

18

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,

analiza e interpreta los requerimientos del usuario

El código hace una descripción del documento y de las relaciones con otros documentos, mientras la web semántica entiende y describe todas las relaciones

POR QUÉ LE INTERESA EL

CONEJO CON EL

PANCAKE?

19

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Un esquema estándar de usabilidad y accesibilidad para la consulta de

información desde cualquier punto de la red

http://www.tawdis.net

(DEA)

Conceptualización

¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?

Mu

nd

o t

rad

icio

na

l (A

na

lóg

ico

) M

un

do

ele

ctró

nic

o (D

igita

l)

Mu

nd

o t

rad

icio

na

l (A

na

lóg

ico

) M

un

do

ele

ctró

nic

o (D

igita

l)

Metadatos descriptivos y orientados al

contenido. C. Clasificación

Registro/archivo de metadatos Sistemas de consulta y

recuperación de información

Record (DEA)

Descripción bibliográfica

Clasificación. TR

Registro bibliográfico

Archivo Catálogo

OBJETO

PROCESO

PRODUCTO

BD SI/NO

E-MAIL BD

Metadatos descriptivos y orientados al

contenido

BD SGER

DIGITALIZACION

BDD BDI

SGED

Metadatos descriptivos y orientados a la imagen

Mu

nd

o t

rad

icio

na

l (A

na

lóg

ico

)

Descripción bibliográfica Clasificación

Registro bibliográfico

Archivo Catálogo

Mu

nd

o e

lec

trón

ico

(Dig

ital)

Cómo encajar en toda la política pública?

Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o

fotocopiar Elegir el tamaño y fuente pequeños

Configuración correcta de las páginas

Revisar y ajustar los formatos

Lectura y corrección en pantalla

Evitar copias e impresiones innecesarias

Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!

Y la versión final final)

Uso de la Intranet

Uso del correo electrónico

Herramientas de colaboración

SO

BR

E L

AS

GU

ÍAS

SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO

DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS

FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD

IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES

IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIÓN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS

IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR.

SO

BR

E L

AS

GU

ÍAS

SO

BR

E L

A D

IRE

CT

IVA

04

SO

BR

E L

A C

IRC

UL

AR

00

5

INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

Aplicaciones

Repositorio

SO

BR

E L

A C

IRC

UL

AR

00

5

Repositorio

INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

Aplicaciones

Repositorio

DATA

SO

BR

E L

A C

IRC

UL

AR

00

5

SO

BR

E L

A C

IRC

UL

AR

00

5

GESTOR DE IMÁGENES

REPOSITORIO

DE

CONTENIDOS

GESTOR DE DOCUMENTOS

GESTOR DE RECORDS

GESTOR DE CONTENIDO WEB

OTROS SISTEMAS

Conceptualización

SO

BR

E L

A C

IRC

UL

AR

00

5

Alguien ya lo hizo?

Rotonda

DOCUMENTOS DIGITALES

DOCUMENTOS FÍSICOS

Gestor Documental FileNet Digitalización

Radicación a través de Bizagi

Operador logístico Flujos

Bizagi

Courrier imprime y entrega

Documento generado en

PDF/A, con firma digital y mecánica

Consultas al gestor

Cierre de oficina – Conciliación

imágenes contra documentos físicos

Generación de tulas para envío de

documentos Centralización

Bogotá

Bodegas Tercero

Ordenación según AGN y aplicación

de TRD

Consultas electrónicas

Alguien ya lo hizo?

Módulo Tecnología

JOSÉ DAVID RODRÍGUEZ ROJAS

jdrodri@gmail.com

www.uexternado.edu.co 35

Características y requisitos de las plataformas

tecnológicas que soportan la política cero papel