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7 formas de aprovechar la nube al máximo

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Para que cualquier negocio tenga éxito es vital colaborar y comunicarse de forma eficaz. Por suerte, con Office 365 es más fácil que nunca trabajar de forma eficiente para poder dar lo mejor de uno mismo. Las aplicaciones de Office 365 como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, además de otras aplicaciones de productividad, redefinen la comunicación y la colaboración con los compañeros de trabajo. Asimismo, características como la coautoría en tiempo real, la mensajería instantánea y la comunicación por voz y vídeo facilitan crear, compartir y trabajar en equipo sin importar dónde esté. Y todo desde sus dispositivos preferidos.

En este e-book descubrirá siete formas en las que Office 365 puede ayudarle a mejorar la comunicación y el trabajo en equipo para que su negocio sea más efectivo, colaborativo y competente.

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Hoy en día, empresas de todos los tamaños aprovechan la convergencia de la nube y las tecnologías móviles para mejorar la colaboración y la productividad, acomodar distintos estilos de trabajo y reducir costes. Muchas empresas permiten ahora que sus empleados trabajen desde cualquier parte, les proporcionan herramientas de productividad en la nube para que puedan colaborar y comunicarse con mayor eficacia y los animan a utilizar sus propios dispositivos para trabajar.

En una encuesta llevada a cabo por Dimensional Research en marzo de 2014 en la que se entrevistó a 300 profesionales de las tecnologías de la información de pequeñas y medianas empresas, el 97 % de los encuestados afirmó que el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a los datos y las aplicaciones aumentaba la eficacia de los empleados.3 Permitir a los empleados elegir el dispositivo y

trabajar como quieran y donde quieran puede llevar a una mayor productividad y a una mejor colaboración, sobre todo cuando disfrutan de las ventajas de trabajar juntos con Office 2016.

Con las nuevas aplicaciones de Office 2016, sus empleados y usted podrán utilizar tanto sus dispositivos de la empresa como los personales para acceder a las aplicaciones y beneficiarse de una experiencia similar en sus equipos de sobremesa, portátiles, smartphones y tabletas con sistemas operativos iOS, Android y Windows. Office 2016 le aporta flexibilidad y seguridad en el acceso y edición de documentos en tiempo real para que su equipo siempre trabaje con la última versión que incluya los cambios de todos. Su empresa se beneficiará de ese plus que proporciona el compartir documentos de forma fluida y la posibilidad de celebrar reuniones desde cualquier ubicación.

Aumente la productividad al trabajar en equipo en la nube

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«Nuestros empleados pueden instalar programas de Office hasta en cinco dispositivos, lo que les ayuda a ser productivos desde cualquier parte»–Rick Owens, McClone Construction

MovilíceseEl mundo alcanzó un nuevo hito en 2014: por primera vez, había en el mundo más teléfonos móviles que personas. La tecnología móvil se multiplica cinco veces más rápido que la población mundial, a un ritmo de diez dispositivos nuevos por segundo.4 Además, más de 260 millones de personas que trabajan en pequeñas empresas, trabajan desde casa o utilizan servicios basados en la nube.

Las nuevas generaciones ya usan la tecnología móvil de forma natural. Mientras esta tecnología sigue redefiniendo cómo y dónde se comunica y colabora la gente, las empresas tienen la oportunidad de aprovechar este mercado en desarrollo para capitalizar un sistema de trabajo móvil en constante evolución a la vez que hacen crecer sus negocios.

Con Office 2016, su equipo y usted podrán editar y ver archivos con total fidelidad en distintos dispositivos Windows, Android y Apple. Esto significa que la experiencia de revisar, editar, analizar y presentar documentos será familiar y uniforme, además de estar optimizada para sus dispositivos preferidos. También puede cambiar con facilidad de un dispositivo a otro sin perder un momento. Con la integración de las aplicaciones de Office con Microsoft OneDrive para la Empresa, puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar, continuar donde lo dejó en cualquier dispositivo e incluso colaborar con otros usuarios en un mismo documento sobre la marcha.

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Sincronice su negocioNo es habitual encontrar un negocio en la actualidad que se ajuste a un horario de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Las empresas con más éxito tienen horarios más fluidos y utilizan las tecnologías móviles y de la nube para ampliar su alcance y competencia en el mercado. A menudo, estas empresas necesitan comunicar y compartir información con los clientes, socios y proveedores que se encuentran en distintos países e incluso en distintas zonas horarias.

El almacenamiento en la nube sincroniza la información entre distintos dispositivos para que sus colegas y usted siempre dispongan de la última versión de un archivo, independientemente de dónde estén trabajando o qué dispositivo usen. Con las herramientas de productividad y colaboración en la nube, puede estar al día con socios y empleados que trabajan fuera, dado que ellos también tendrán acceso al contenido más actualizado. La nube proporciona además un alto nivel de seguridad y privacidad a la vez que le garantiza el control de acceso que necesita.

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Trabaje en equipoCada vez son más los negocios que, con un enfoque moderno, llevan la colaboración a un nuevo nivel al adoptar los blocs de notas compartidos de Microsoft OneNote para proporcionar un lugar centralizado en el que compartir toda la información de los proyectos, incluyendo fotos, vídeos, ilustraciones, notas escritas, capturas de pantalla y páginas web. Cuando los miembros del equipo trabajan juntos en el mismo bloc de notas, OneNote sincroniza sus cambios en cuestión de segundos. Con una potente búsqueda y control de versiones, todos pueden encontrar con rapidez lo que buscan.

Además, con la adopción de tecnologías como la red social empresarial Yammer, los empleados pueden estar conectados de forma remota y mejorar así la colaboración. Las organizaciones que utilizan tecnologías sociales ven aumentada la colaboración en sus proyectos en un 37 %5 y casi un 70 % de los usuarios estuvieron de acuerdo en que la tecnología social mejora la comunicación entre distintas ubicaciones.6 Con las tecnologías sociales adecuadas para apoyar la comunicación abierta y la colaboración sin interrupciones, independientemente desde dónde trabajen los miembros del equipo, las empresas pueden responder con más rapidez a un mercado en constante evolución.

Estas herramientas de colaboración en tiempo real no solo ayudan a sus empleados a trabajar mejor a nivel interno, sino también con los colaboradores externos a su negocio. Yammer y los archivos creados en los blocs de notas compartidos de OneNote en Office 2016 se pueden compartir con socios externos, proveedores y clientes. Según una encuesta de 2013 de Yammer, las empresas que utilizan estas tecnologías aumentan un 20 % la satisfacción entre los proveedores y los socios.7

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«Poder reunirse online adquirirá aún más importancia conforme nos expandimos geográficamente. Podemos mantener reuniones sin que nuestros directores pierdan el tiempo en viajes de ida y vuelta».–Ted Vu, Tastea

Reuniones más sencillas

Las reuniones son una parte fundamental del desarrollo de la empresa, ya que suponen una oportunidad para poner ideas en común, colaborar, elaborar estrategias y compartir información. Según la información recopilada por Atlassian, la mayoría de empleados asisten a 62 reuniones al mes, incluyendo las 31 horas que pasan en reuniones poco productivas. Estas reuniones innecesarias suponen un gasto anual de 37 mil millones de dólares para las empresas de Estados Unidos.⁸

Las nuevas herramientas de colaboración y comunicación como Skype Empresarial facilitan llevar a cabo reuniones modernas mucho más eficientes y productivas, al proporcionar características familiares y fáciles de usar, además de control, cumplimiento y seguridad de nivel empresarial.

Las empresas en auge pueden tenerlo difícil para hacer coincidir en una misma sala a todos los participantes de una

reunión. Con las videollamadas en alta definición de Skype Empresarial, la coautoría, la opción de compartir aplicaciones y las presentaciones, los miembros de su equipo que necesiten participar de forma activa podrán hacerlo desde cualquier ubicación. Organice o únase a una reunión desde cualquiera de sus dispositivos (sean iOS, Android o Windows) y presente, comparta y colabore en documentos o en una pizarra virtual.

¿Necesita contactar con alguien para realizar una consulta rápida? Utilice la mensajería instantánea de Skype Empresarial y añada voz, vídeo y una pantalla compartida conforme evolucione la conversación. Puede iniciar una conversación de mensajería instantánea, compartir documentos u organizar una reunión online con otros miembros del equipo con tan solo un par de clics sin malgastar el tiempo y el dinero que supondría una reunión en persona.

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Convierta sus datos en información relevanteCada vez más empresas usan soluciones de negocios inteligentes para detectar tendencias, identificar riesgos y encontrar nuevas oportunidades. La previsión en un clic de Office 2016 permite a las pequeñas y medianas empresas convertir series de datos históricos en un análisis de tendencias futuras. Los nuevos diagramas de árbol y en cascada de Office 2016 facilitan la visualización de datos complejos y pueden publicarse directamente en Microsoft Power BI desde Excel.

Utilice estas nuevas herramientas para conectar, ver y editar los datos de distintas fuentes, como tablas de sitios web, fuentes sin estructurar como Hadoop y servicios como Salesforce. Las mejoradas características de Power Pivot pueden ayudarle a aplicar distintos conjuntos de datos con tan solo arrastrarlos con el ratón y calcular cientos de millones de filas de datos con la nueva funcionalidad de análisis.

Al usar las herramientas de negocios inteligentes, su empresa puede transformar datos empresariales complejos en información inteligible con facilidad, de modo que podrá tomar decisiones informadas que le ayudarán a mantener una ventaja competitiva. Según un estudio de IBM y MIT Sloan Management Review, las organizaciones que adquieren una ventaja competitiva con el análisis de datos y la inteligencia de negocios tienen 2,2 veces más probabilidades de superar a su competencia directa.9

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«Creo que necesitamos Office para pasar al siguiente nivel porque la comunicación y tener todos la misma información es esencial».–Julie Gaines, Fishs Eddy

Coautoría de documentos en tiempo real

Los mercados competitivos se mueven rápido y los negocios que crecen hasta lo más alto también lo hacen. Para mantener el ritmo, a menudo los empleados deben trabajar juntos en los mismos documentos, como hojas de cálculo de ventas y planes de marketing. Las herramientas de productividad como Office 2016 y Office Online presentan una característica importante de colaboración: la coautoría en tiempo real, que posibilita que su equipo pueda editar documentos a la vez. Estas características en la nube guardan los cambios automáticamente mientras se trabaja. Cuando trabaje con su equipo

en un mismo documento de Word, verá la contribución al texto de cada uno en el momento en que se produzca. Use el historial de versiones para volver a versiones anteriores del documento durante el proceso de edición. Como Office 365 es compatible con estilos de trabajo móviles y flexibles, no importa si los miembros de su equipo trabajan desde la web, su ordenador de sobremesa, un portátil o un dispositivo móvil. Todos los cambios se sincronizan con el documento, se guardan automáticamente en la nube y se hacen visibles para el resto del equipo.

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Citas1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, septiembre de 2012 2 The Science of Teams and Teamwork, Lifetime Reliability Solutions, 20143 Business Applications and Tablet Adoption: A Survey of IT Professionals at Small and Mid-Sized Organizations, Dimensional Research, marzo de 20144 There are now more gadgets on Earth than people, CNET, 6 de octubre de 2014 5 Inside Communication, 20126 Business Trends Customer Survey, Yammer, 20137 Ibid.8 You Waste a Lot of Time at Work, Atlassian9 The New Intelligent Enterprise, MIT Sloan Management Review and IBM Institute of Business Value, 2011

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Para obtener más información sobre cómo las soluciones de tecnología móvil, social y en la nube pueden ayudar a la colaboración en su negocio, visite office.com/business.