Villa de Álvarez, Col., junio de 2013
ACTUALIZACION DE MANUALES Y DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Y AUTOMATIZACION DE
RESULTADOS
Nombre del Residente
José Octavio Estrada Peña
Nombre del Asesor
María Heidi del Pilar Vizcaíno Granados
Nombre de la Carrera
Ingeniería Industrial
Villa de Álvarez, Col., a 21 de Mayo de 2016
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:
Contenido
Justificación. .............................................................................................................................................. 3
Objetivo. ....................................................................................................................................................... 3
Problemas a resolver, priorizándolos. ................................................................................................. 3
Antecedentes. ............................................................................................................................................ 4
Ubicación de Peña Colorada. ................................................................................................................ 6
Identificación de zonas A y B. ............................................................................................................... 7
Identificación de áreas en zona A ......................................................................................................... 8
Desarrollo del proyecto. ............................................................................................................................11
Sistema SAP. .............................................................................................................................................11
Metodología para elaboración del reporte........................................................................................13
Formulas en Excel ..................................................................................................................................16
Fórmula BUSCARH .............................................................................................................................16
Fórmula CONTAR.SI ...........................................................................................................................19
Función SUMAR.SI ..............................................................................................................................21
Macros en Excel. .....................................................................................................................................23
La grabadora de macros en Excel ..................................................................................................23
Actualizacion de registros en MasterWeb ........................................................................................28
Tareas complementarias a la residencia profesional. .............................................................29
Resultados. ...............................................................................................................................................31
Conclusiones y recomendaciones: ....................................................................................................33
Competencias desarrolladas y/o aplicadas. ....................................................................................33
Referencias bibliográficas y virtuales. ..............................................................................................34
Justificación.
En la jefatura de almacenes se realiza un reporte mensual de inventario, dicho reporte
se realiza entre dos y tres días ya que contiene información acerca de la rotación de
miles de artículos, refacciones que se utilizan para la operación de la mina. Los
artículos se clasifican como A, B y C de acuerdo a su costo, los artículos clase C son
aquellos cuyo costo es menor a $500 pesos, los artículos B aquellos entre $500 y
$1000 pesos y los artículos cuyo valor pasa de $1000 pesos son considerados como
clase A. Debido a que este reporte se hace a la par de las actividades del día a día el
tiempo invertido en esta actividad es demasiado por lo que se propuso automatizar
dicho reporte.
Objetivo.
Disminuir el tiempo de elaboración del reporte de inventario mediante el uso de
fórmulas y macros en Excel
Actualización de registros en el sistema Master Web
Objetivos específicos:
Estandarizar los formatos del reporte de inventario para facilitar la elaboración.
Utilizar funciones de búsqueda de Excel para automatizar la presentación de
datos.
Utilización de la grabadora de macros para automatizar los procedimientos
repetitivos.
Problemas a resolver, priorizándolos.
El primer reto que se presentó al inicio del proyecto fue aprender a realizar paso a paso
el reporte de inventario, para ello hubo la necesidad de aprender a manejar el sistema
SAP y como descargar la información a libros de Excel.
La estandarización de la presentación de los resultados fue otro punto a tratar ya que a
veces variaban los colores entre una presentación y otra por lo que se decidió
estandarizar el formato con los colores oficiales de la empresa.
Antecedentes.
La automatización se ha convertido en una estrategia imprescindible para lograr altos
niveles de competitividad, permitiendo que las empresas se ubiquen en una mejor
posición que sus rivales, tanto nacionales como extranjeras. Un proyecto de
automatización comienza con la identificación de mejoras de algún proceso productivo.
En su realización están involucrados diferentes niveles gerenciales de la empresa, los
cuales determinan los recursos económicos, material humano y tecnología a
emplearse; ya sea para mejorar la productividad, administrar el inventario o controlar la
calidad, entre otros. Toda fábrica que lucha por ser competitiva, necesita realizar
permanentemente las siguientes actividades: Controlar los objetivos de producción, así
como identificar y resolver posibles problemas de capacidad en las diferentes etapas
del proceso. Mejorar la productividad de la empresa, reduciendo los costes de
producción y mejorando la calidad de los productos. Mejorar las condiciones de trabajo
del personal, suprimiendo los trabajos penosos e incrementando la seguridad. Realizar
operaciones difíciles de controlar intelectual o manualmente. Mejorar la disponibilidad
de los productos, pudiendo proveer las cantidades necesarias en el momento preciso.
Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes
conocimientos para la manipulación del proceso productivo. Integrar la gestión y
producción
Cuando hablamos de inventarios, recordemos que es uno de los activos más
importantes en la mayoría de las micros, pequeñas, medianas o grandes empresas de
carácter comercial. Normalmente en las tres primeras categorías que menciono el
inventario se maneja de una forma mecánica, sin establecerse ningún tipo de control
que permita conocer con exactitud los costos reales de compra y los valores reales de
ventas, ya que estos se establecen de una forma mecánica y vinculados más a precios
de mercados que a propios análisis de costos gerenciales.
El control de los inventarios es una de las actividades mas complejas, ya que hay que
enfrentarse a intereses y consideraciones en conflicto por las multiples incertidumbres
que encierran. Su planeación implica la participación activa de diversos segmentos de
la organización, como compras, finanzas, producción, puesto que afecta directamente
al servicio, a los proveedores, a los costos de producción.
Lo importante en todo esto es que hoy en día contamos con un sin número de
herramientas que nos permiten automatizar o de alguna manera controlar mejor
nuestros inventarios ya sea mediante un sistema de control de inventario o en una
simple hoja de Excel para inventarios.
Microsoft Excel® es un software para el manejo de hojas electrónicas empleado para
ejecutar cálculos de casi cualquier índole. La hoja electrónica Excel es ampliamente
conocida por sus aplicaciones en la oficina, pero hay una gran cantidad de usuarios
que no conocen a profundidad su gran potencial y adaptabilidad a los diferentes
campos de aplicación.
Ubicación de Peña Colorada.
Peña Colorada es una empresa dedicada a la exploración, explotación y beneficio del
mineral de hierro que satisface a la industria siderúrgica nacional. En 1975 nació como
una empresa paraestatal y a partir de 1991 se transformó en una organización privada.
Actualmente Peña Colorada pertenece a dos inversionistas; ArcelorMittal y Ternium,
cada uno propietario del 50% de las acciones.
Los yacimientos ferrosos de Peña Colorada son hasta hoy los más importantes de país,
produciendo el 30% del mineral de hierro utilizado en la Industria
La mina a cielo abierto Peña Colorada se encuentra ubicada en el municipio de
Minatitlán, en el estado de Colima y colindante con Jalisco, aproximadamente a 50km
de Villa de Álvarez y aproximadamente 3.5km de Minatitlán, y la planta peletizadora se
encuentra en el municipio de Manzanillo, se muestra en la Figura 1.
Figura 1. Ubicación de la mina y planta peletizadora Peña Colorada.
Identificación de zonas A y B.
El área de la mina se divide en dos: Zona A y Zona B.
La zona A corresponde al área administrativa, ahí se encuentran las oficinas
generales, área de capacitación, comedor, ingeniería, molienda y concentración y
almacén general, se muestra en la figura 2, las reglas son: la circulación por la
derecha, torreta encendida, portar cuñas de seguridad en caso de estacionarse,
estacionar en posición de salida, luces de niebla, y radio. Su extensión es pequeña en
comparación con la zona B, se puede apreciar en la figura 2.
La Zona B corresponde al área de extracción, cuyas reglas son: la circulación por la
izquierda, preferencia a vehículos pesados, torreta encendida, radio, pértiga con
banderola, faros de niebla, luces encendidas, cuñas de estacionamiento y permiso por
parte de torre de control para ingresar. La zona B se caracteriza por ser operativa y de
explotación/ extracción apreciada en la figura 2.
Figura 2. Zona A y Zona B
Identificación de áreas en zona A
Área Nueva Molienda; en está siendo desarrollada una nueva planta de molienda y
concentración, dicho proyecto se está llevando a cabo por el área de proyectos.
Ing. Industrial/Mecánicos; se localizan las oficinas de los planeadores, jefes y gerentes
del área afín.
Oficinas generales; se encuentran jefaturas de área, gerencias y direcciones, así como
el laboratorio.
Quebradora Primaria; ahí se descargan en una tolva camiones con rocas de mineral
de hierro recién extraído, aproximadamente 200 toneladas por camión, en donde se
reduce de las rocas para que puedan pasar al área de molienda y concentración.
Molienda y Concentración; en esta área se encuentra un molino autógeno (CE-10) de
10 metros de diámetro, cuya función principal es reducir las rocas pequeñas de 5cm a
1mm y de ahí se reducen de 1mm a 38µm en molinos secundarios (molinos de bolas),
para después ser procesado por los separadores magnéticos, cuya función principal es
separar el mineral de hierro de las impurezas y polvo de roca.
Después de su separación magnética, se da la concentración, en donde le agregan un
conjunto de químicos (nalco, cal y floculante) para ser enviados por 2 ferroductos de
203 mm y 273 mm respectivamente hasta la planta peletizadora, en Manzanillo.
Dentro de la zona A se encuentra el almacén general que es donde se desarrolló el
proyecto, además se cuenta con otros almacenes destinados al resguardo de
materiales, la función del almacén es resguardar el material, así como recepción y
despacho para la planta. En la figura 3 se puede observas donde se encuentran las
áreas antes mencionadas.
Figura 3. Identificación de las principales áreas dentro de la zona A
Dentro de la zona B se encuentran almacenes para materiales de grandes
dimensiones y para explosivos, estos son nombrados como patios, wonder y
polvorines, también existe un almacén destinado a resguardar todas las refacciones
del equipo movil, junto a este se encuentra el taller movil como estrategia, esta zona
se conoce como “La Encantada”
Para poder ingresar a cualquier almacén dentro de zona B se tiene que solicitar
autorización a Torre de Control cuya función principal es coordinar el tráfico y al
personal en caso de que vaya a realizarse una voladura o maniobra de riesgo alto. En
la figura 4 se muestra la localización de algunos almacenes y polvorines; 1 la
encantada, 2 polvorín, 3 patio, 4 wonder
Figura 4. Almacenes, patios y polvorines.
Desarrollo del proyecto.
Para conocer cómo se realiza este reporte es necesario conocer que es el sistema SAP
y las funciones básicas de Excel que se utilizan en este reporte. A continuación se
define lo que es el sistema SAP y las fórmulas de Excel utilizadas.
Sistema SAP.
El nombre de SAP proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento
de datos. El nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un
sistema informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente
integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración
empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero está diseñado para
trabajar con otros módulos.
La integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las
funciones de una empresa. Esta es la característica más importante del sistema SAP y
significa que la información se comparte entre todos los módulos que la necesiten y
que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos,
como entre todas las áreas.
SAP establece e integra el sistema productivo de las empresas. Se constituye con
herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial -
sean grandes o pequeñas- en torno a: administración de negocios, sistemas contables,
manejo de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes de
mercadotecnia, logística, etc. SAP proporciona productos y servicios de software para
solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los
desarrollos de estrategias de satisfacción al cliente, las necesidades de innovación
tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el cumplimiento de
normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales. Los Módulos de
aplicación son los siguientes:
Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
Controlling (CO). Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados,
centros de beneficio, etc.
Tesorería (TR). Control de fondos, gestión presupuestaria, etc.
Sistema de proyectos (PS). Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.
Gestión de personal (HR). Gestión de personal, cálculo de la nómina,
contratación de personal, etc.
Mantenimiento (PM). Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.
Gestión de calidad (QM). Planificación de calidad, inspección de calidad,
certificado de, aviso de calidad, etc.
Planificación de producto (PP). Fabricación sobre pedido, fabricación en serie,
etc.
Gestión de material (MM). Gestión de stocks, compras, verificación de facturas,
etc.
Comercial (SD). Ventas, expedición, facturación, etc.
Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS), con funciones que se pueden aplicar
en todos los módulos.
Fue adoptado por el consorcio minero en el año 2000, donde se cargaron a la base de
datos miles de productos que actualmente hoy son utilizados.
El SAP ofrece un menú de acuerdo al perfil de usuario, en este caso (Figura 5) para el
área de almacenes se utiliza la sección Gestión de Materiales orientado al perfil:
Analista de Almacen, el cual permite gestionar, analizar artículos dentro de los
diversos almacenes.
Figura 5. Menú Analista de Almacen
Metodología para elaboración del reporte
El reporte de inventario se realiza en un libro de Excel que está conformado por varias
hojas con información que se obtiene del análisis de materiales de materiales en SAP,
para empezar es necesario descargar datos cada mes en una hoja pívot (Figura 6) la
cual es el soporte las siguientes hojas. Este reporte presenta información como
incrementos, rotación, consumos y materiales obsoletos.
Figura 6. Hoja pívot
Para obtener esta información es necesario ejecutar la transacción MC.A en el SAP
para analizar las entradas y salidas de material y el stock al final del mes, figura 7.
Primero se obtiene el stock general y después se desglosa por área, mina y
peletizado, que a su vez se desglosa por mantenimientos: movil, fijo y peletizado,
como se muestra en la Figura 8.
Figura 7. Datos de transacción MC.A (Entradas/Salidas)
Desglose de materiales por área, mantenimiento y clasificación.
Figura 8. Desglose por áreas y mantenimientos.
GENERAL
MINA
MANTENIMIENTO FIJO
SEGURIDAD FIJO
MANTENIMIENTO MOVIL
SEGURIDAD MOVIL
BASICOS
CONSUMIBLES
OBSOLETOS
PELETIZADO
MANTENIMIENTO PELETIZADO
SEGURIDAD PELETIZADO
PARO PELETIZADO
BASICOS
CONSUMIBLES
OBSOLETOS
Para obtener el análisis de los materiales es necesario introducir ciertos parámetros en
la caratula inicial de la transacción MC.A, como el análisis es mensual se delimita el
periodo de análisis al mes deseado. Por ejemplo si se quiere analizar el mes de abril
se delimita de la siguiente manera: de 04.2016 a 04.2016, se puede apreciar en la
Figura 9. Otro parámetro que se debe considerar es el número de materiales que se
quiere analizar, en este caso es necesario analizar todos los materiales.
Figura 9. Caratula inicial de transacción MC.A
Una vez que se obtuvieron los datos se procedió a aplicar fórmulas para la búsqueda y
presentación de datos, así como fórmulas de suma y conteo para tablas con miles de
datos. También se vincularon celdas de la hoja pívot con otras hojas para que al
momento de introducir un dato este apareciera en las hojas en que es requerido. A
continuación se definen las fórmulas utilizadas en el reporte de inventario:
Formulas en Excel
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda
en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen
valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo
Fórmula BUSCARH
Esta fórmula busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz.
Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la
parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se halle dentro
de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de
comparación se encuentren en una columna a la izquierda de los datos que desea
encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis:
BUSCARH(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_filas,[ordenado])
Argumentos de Función, figura 10:
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe
ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que
regresará la función.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia
exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Caratula de argumentos de función.
Figura 10. Argumentos de función BUSCARH
Ejemplo:
BUSCARH($F$26,'AÑO 2016'!$B$2:$O$66,4,FALSO)/1000
En la figura 11 se puede observar en cuales celdas están aplicadas la formula buscar
en horizontal y cuáles son los valores que se buscaran, en este caso la formula busca
los valores del mes en una matriz seleccionada en la hoja pívot, se puede ver en la
figura 11 una sección de la matriz de búsqueda.
Figura 11. Función BUSCARH (Columna F, G y H)
Matriz de búsqueda
Figura 12. Matriz de búsqueda.
Una vez que los valores son encontrados la formula procede a presentarlos como se
observa en la figura 13.
Figura 13. Valores encontrados.
Observación:
Si valor_buscado no existe en la matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de
error #N/A. Para evitar esto, modificamos la formula, agregamos la formula SI.ERROR
antes de la formula BUSCARH, la formula queda de la siguiente manera:
=SI.ERROR(BUSCARH($F$26,'AÑO 2016'!$B$2:$O$66,4,FALSO)/1000," ")
Fórmula CONTAR.SI
Esta fórmula se utiliza para contar el número de celdas que cumplen un criterio; en
este caso para contar el número de celdas que cumplen con los criterios de la columna
‘Solicitado’, que hace referencia a la razón por la que se solicitó el material, en este
caso algunos de los criterios son: Planeado, Programado, Urgencia, Almacen,
entonces la formula va el número de celdas que contienen estos criterios en la figura
15 se muestra la tabla donde se ejecuta la función CONTAR.SI.
Sintaxis:
CONTAR.SI(rango; criterios)
Argumentos de Función, figura 15:
Rango: El grupo de celdas que desea contar. Rango pueden contener números,
matrices, un rango con nombre o referencias que contengan números. Se
pasan por alto los valores en blanco y texto.
Criterio: Número, expresión, referencia de celda o cadena de texto que
determina las celdas que se van a contar.
Figura 14. Argumentos de función CONTAR.SI
Ejemplo:
=CONTAR.SI($D$24:$D$198,B2)
Figura 15. Fórmula CONTAR.SI (Columna D)
Figura 16. Rango de criterios a contar. (Columna D)
Función SUMAR.SI
Esta fórmula es similar a CONTAR.SI pero se incluye un argumento más, se utiliza
para sumar los valores de un intervalo que cumplen los criterios que especifique
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
Argumentos de función
Rango: El rango de celdas que desea evaluar por criterios. Las celdas de cada
rango deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan
números.
Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión, referencia de celda, texto
o función que determina las celdas que va a sumar. Por ejemplo, los criterios
pueden expresarse como 32, ">32", B5, "32", "manzanas" u HOY().
Rango_suma: Son las celdas reales que se sumarán, si es que desea sumar
celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si omite el argumento
rango_suma, Excel suma las celdas especificadas en el argumento rango (las
mismas celdas a las que se aplica el criterio).
Figura 17. Argumentos de función SUMAR.SI
Ejemplo:
=SUMAR.SI($D$24:$D$198,B2,$F$24:$F$198)
Figura 18. Función SUMAR.SI (Columna F)
Figura 19. Rangos de criterios a sumar. (Columna F)
Macros en Excel.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar. Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro. Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic. En este caso utilizaremos la Grabadora de Macros para realizar automatizar una operación que se realiza mes con mes para obtener los incrementos de inventario.
La grabadora de macros en Excel La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha Desarrollador y seleccionar el comando Grabar macro.
Figura 20. Ficha Desarrollador y comando grabar macro en Excel
Primero se descarga en un libro de Excel la información que vamos a tratar de la
transacción MC.A, en la figura 21 se muestra la información en SAP, esta información
se descarga y aparece como se muestra en la figura 22 en Excel.
Figura 21. Transacción MC.A
Una vez que se obtiene la información se procede a activar el comando grabar macro
y a realizar las acciones correspondientes como eliminar filas y columnas innecesarias,
así como realizar operaciones de suma y resta entre columnas con el fin de obtener
cual fue el aumento en cantidad (piezas, metros, juegos) y el aumento en valor
monetario, después se ordenan de mayor a menor según la columna del valor
monetario y los valores mayores a $20000 se copian en una hoja nueva. Estas
acciones se traducen al idioma de Visual Basic y aparecen como se muestra en la
figura 23, solo se muestra una parte del código ya que es de gran extensión.
Figura 22. Información a tratar.
Figura 23. Código Visual Basic de las acciones grabadas.
Cuando ya se tienen grabadas todas las acciones se ejecuta la macro y se obtiene el
siguiente resultado, figura 24, estos datos se copian y pegan en el libro de Excel para
que se muestren como en la figura 20 (Arriba).
Figura 24. Resultado de ejecutar la macro ‘SALDOS_GENERADOS’
Con la elaboración de esta macro se redujo el tiempo de ejecución de 15 minutos a
solo segundos, solo basta con ejecutar la macro y enseguida se le obtiene la
información requerida.
Actualizacion de registros en MasterWeb
MasterWeb es una plataforma en linea utilizada por la empresa para tener acceso a
todos los procedimientos, manuales y registros existentes utilizados dentro de la mina
y peletizado.
Año con año se tienen que actualizar varios registros que van quedando fuera de
fecha, ya sea por que quedan obsoletos, hubo modificaciones, etc. Actualizar estos
registros fue la otra parte del proyecto, consistió en descargar el registro, hacer las
respectivas modificaciones y volverlo a cargar en el sistema, al cargarlo en el sistema
es necesario mandarlo a una ruta de aprobación para que se autorice, una vez
autorizado el registro aparece para todos los usuarios del MasterWeb, en la figura 25
se muestra la pantalla inicial del MasterWeb.
Figura 25. Pantalla inicial del MasterWeb
Tareas complementarias a la residencia profesional.
Durante la estancia en el almacen desarrolle otras actividades junto con mi proyecto
como:
Recepción de mercancias: esta actividad fue de todos los días, diario llegan
proveedores al almacen con cosas nueva, el proceso consistió en recibir facturas,
revisar para que almacen son, que materiales traen y el numero de pedido para ver si
coinciden precios de facturación conlo que dice el sistema, si coinciden se procede a
dar la entradad de mercancia para que despues por parte de contabilidad se proceda
con el pago.
Solicitudes de pedido: en el menú de analista de almacen se encuentra la transaccion
MD06 (MRP), figura 26,que sirve para analizar la falta de material, en esta transaccion
se puede verificar si el material faltante ya tiene una solicitud de pedido o bien si ya
tiene un pedido, si no es asi se realiza un analisis de los ultimos movimientos del
material para ver si es conveniente pedir el material, la solicitud de pedido pasa a los
compradores y estos se encargan de comprar el material solicitado por los analistas y
planadores.
Figura 26. Transacción MD06 para visualizar materiales en MRP
Analisis de movimientos de materiales: en el almacen existen materiales que son de
consumo rapido, por esta razon se optó por realizar pedido anuales que se surten a lo
largo del año. Para determinar las cantidades es necesario que se realice un analisis
de los consumos que hubo durante los tres años anteriores para asi obtener una
cantidad que se usa como pronostico para saber el consumo aproximado durante el
siguiente año. Una vez que se realizaba este analisis se manda a compras para que
proceda a solicitar cotizaciones y a elaborar el pedido si este es autorizado.
Levantamiento de inventario: durante mi estancia se realizaron dos inventarios,
primero de las clases A y B que son los artículos de mayor valor, y el segundo de la
clase C que son los artículos de costo bajo. Para realizar estos se descargan unos
listados de todos los artículos existentes con su ubicación y se van a buscar, una vez
que se encuentra el artículos se anota en la lista la cantidad encontrada. Después se
capturan estas listas en SAP para obtener diferencias, si la diferencia es mucha se
somete a investigación, estos es buscar nuevamente para aclarar las cantidades, a
veces se realiza un mal conteo o los materiales están mal ubicados.
Dar artículos de alta (crear materiales), transacción MM01, Figura 27: con el
crecimiento de la mina y el aumento de maquinaria y equipos, es necesario dar de alta
nuevo artículos, para ello es necesario introducir ciertos parámetros como el tipo de
material, el área que lo utiliza, la clase (A, B o C), descripción, referencias, numero de
parte entre otras, durante mi estancia fue necesario dar de alta varios artículos.
Figura 27. Crear nuevo material
Resultados.
Después de varios meses de practica elaborando el reporte de inventario se redujo de
manera notable el tiempo de elaboración, de 3 días a solo 1.5 días, dependiendo de las
actividades que se presenten. También hubo cambios en la presentación de resultados,
ya que se estandarizó el formato con los colores de Peña Colorada, en las figuras 26 a
29 se muestran el antes y el después del reporte de inventario, solo se presentan
algunas pantallas de lo que es el reporte ya que es de gran extensión.
Figura 26. Reporte de Inventario (Antes)
Figura 27. Reporte de inventario (Después)
Figura 28. Días de inventario (Antes y después).
Figura 29. Incremento de inventario por áreas (Antes y después)
Conclusiones y recomendaciones:
El reporte de inventario se automatizó al grado de que se redujo el tiempo de
realización ya que la mayoría de tablas se llena de manera automática, existen unos
puntos que faltan mejorar ya que existe información que cambia cada mes por lo que no
se puede automatizar, también existe información que no se obtiene directamente del
SAP, si no que se tiene que consultar articulo por articulo para saber cuál fue la razón
por la que se solicitó, para esto sería necesario que al momento de realizar la entrada
del material se anexará la razón por la que se solicitó dicho material y que se desarrolle
un módulo para que se presente la información requerida para facilitar la elaboración
del reporte.
Competencias desarrolladas y/o aplicadas.
La principal competencia aplicada durante la estadía en el almacén general fue el uso
de fórmulas de búsqueda y referencia, lógicas y matemáticas de Excel, algunas de
ellas: BUSCARV, BUSCARH, SUMARSI, CONTARSI, SIERROR por mencionar
algunas así como el manejo de tablas dinámicas. Esta competencia la desarrolle
consultando tutoriales y manuales en internet, este es uno de los puntos débiles del
Tecnológico, esta herramienta solo se maneja a nivel básico llenando tablas y sacando
promedios y productos de una cantidad mínima de datos en comparación con la
cantidad de datos que se maneja a nivel empresa.
Autonomía: Iniciativa para resolver problemas, hubo días en que por alguna razón no se
encontraba mi jefe inmediato o mi compañero de oficina y si tenía dudas de algo debía
tomar una decisión.
Trabajo en equipo: cuando se hacen levantamientos de inventario es necesario hacer
equipos con el personal de almacén para buscar los materiales.
Investigación documental: algunas funciones de Excel aun no las dominaba por
completo por lo que tuve que buscar en internet manuales acerca de estas, así como
artículos donde se implementaron algunas de funciones de Excel para acelerar los
reportes.
Referencias bibliográficas y virtuales.
Excel Total
https://exceltotal.com
Todo Excel: Soluciones para hojas Microsoft Excel
http://www.todoexcel.com/
Ayuda y aprendizaje de Office
https://support.office.com/es-es/home/
Peña Colorada
http://www.pcolorada.com
Mes Sigma
http://www.mes-sigma.net/Literatura/Automatizacion%20con%20Excel.pdf
Capítulo 4 Inventarios
http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lii/luna_m_d/capitulo4.pdf
