HACIA UNA OFICINA SIN PAPELES ¿Quiere que su empresa se olvide del papel ? ¿Le gustaría tener el archivo de su empresa 100% vía web? Nos enfocamos en las funcionalidades para lograr Oficina sin Papeles. Desde la recepción de documentos (correspondencia, mail, fax,…) hasta el archivado final pasando por una gestión integral que modeliza procesos como clasificación, organización, control de acceso, grupos de usuarios y archivo seguro a Ceropapel. CeroPaPel soluciona las necesidades de gestión documental, haciendo que los empleados dediquen su tiempo a aportar valor a su trabajo. Esta gestión aumenta la eficacia optimizando tiempos de ejecución, reduciendo costos, minimizando el uso de papel y mejorando el servicio y calidad a sus clientes. Nuestro objetivo es que su empresa gestione su negocio, sin papel, en cualquiera de sus procesos de trabajo. La Gestión Documental a Ceropapel es totalmente escalable y permite una implantación gradual para minimizar el rechazo al cambio y permita adaptarse a la política normativa de cualquier empresa aplicando normatividad legal colombiana a Ceropapel.

Gerente general gustavo.pedroza@cero-papel.com Cel: 310 419 16 46 Cali - Colombia

En CEROPAPEL, desde 1997, estamos mejorando la eficiencia de todos los procesos del ciclo de vida de los documentos ayudando a : •Reducir la complejidad en la administración documental . •Maximizar la gestión documental a oficinas sin papeles. •Optimizar costos del papel controlando su uso racional. •Apoyar en la evolución de su negocio respecto de la información, documentos, archivos y registros.

• Oficinas Sin Papel

• Tablas de Retención Documental

• Diagnósticos archivísticos

• Digitalización

• Gestión Electrónica Documental

• Capacitación Archivística

• Insumos de Archivo

• Custodia Documental

• Software Ventanilla Única

• Organización de archivos y fondos acumulados

• Desinfección de archivos y bibliotecas

Mas papel, mayor información y menos conocimiento. Menos papel, más conocimiento y mayor sabiduría e inteligencia empresarial.

Quienes somos?

Con 16 años de experiencia, CEROPAPEL es una organización especializada en tecnología y servicios documentales integrales que permiten a las empresas agilizar los procesos de manejo de documentos que minimicen el uso del papel como índice de eficiencia administrativa. Somos es una empresa enfocada a lograr Cero Papel como plataforma para la Oficina del Futuro. Ofrecemos experto conocimiento y sabiduría empresarial en Gestión Documental con el objetivo que las organizaciones y sus directivos tomen decisiones inteligentes con base en la verdadera información.

Eliminamos la Gestión Documental en papel de las oficinas

Nuestro objetivo es lograr que su empresa aproveche óptimamente toda la información que genera. CEROPAPEL quiere marcar la diferencia como empresa porque está desarrollado métodos y técnicas que le brinden a nuestros clientes alta GARANTIA, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD cumpliendo las normas del Archivo General de la Nación e ISO 15489 Queremos que su empresa tome conciencia que establecer políticas orientadas a optimizar los procesos de gestión de documentos, no sólo le asegura el cumplimiento de requisitos legales y rendición de cuentas, sino que contribuye altamente a la mejora de la eficacia de los procesos de su negocio elevando el conocimiento y capital intelectual de su organización haciéndola más competitiva.

Que hacemos?

Que hacemos?

1. Oficinas sin Papeles

Pilares de la Oficina sin Papeles

Marco normativo:

Ley 594 del 2000, Decreto 2609 del 2012, Acuerdo 04 y 05 del 2013, ISO 15489

Tecnología:

Intranet, Extranet, Digitalización, Gestión

Electrónica Documental, Metadatos, Workflow.

Cambio cultural (temor al cambio):

Sensibilización Archivística, Ventanilla

Única, Buenas Practicas a Cero Papel

Estrategia: Compromiso Gerencial, Diagnostico integral estado actual archivos, Competitividad y Reducción costos operativos alrededor de la información

2. Tablas de Retención Documental a CeroPapel Que hacemos?

• DEFINIR : oficinas (áreas) para realizar las TRD

según organigrama de la empresa. • DIAGRAMA CONCEPTUAL: Entrevista a

usuarios internos (encuesta y documental), análisis documental, (flujo documental), Cuadro de Clasificación Documental (CCD) normatividad, consolidación información.

• MATRIZ TIPOS DOCUMENTALES: Clasificación documental, Estructura organizacional, Distribución y acceso, Seguridad de la información – Valoración primaria, Tiempo de consulta o conservación, Disposición

• APROBACION: Valoración gerencial de Series y Subseries, Validación TRD, control cambios, aprobación final

• CAPACITACION Y PUESTA EN MARCHA: y Aprobación Jefes de Áreas. Usuarios en general, Usuarios Administradores documentales, Usuarios Gerenciales.

3. Diagnósticos archivísticos a CeroPapel Que hacemos?

La evaluación de los archivos y de las condiciones que inciden en su

conservación, mantenimiento y control son una herramienta fundamental para garantizar la preservación de los documentos.

La falta de organización, tanto de los archivos de gestión como de los centrales e históricos, propician el deterioro de material documental.

Los diagnósticos y las medidas de conservación preventiva deben aplicarse en los depósitos de archivos para mejorar las condiciones ambientales, de almacenamiento, mantenimiento y limpieza.

• LEVANTAMIENTO DE INFORMACION: Definición de áreas. y depósitos de archivos para valorar el estado actual de los documentos, seguridad, disponibilidad, conservación.

• DIAGNOSTICO INTEGRAL: Identificación, Administración, Servicios, Edificio, Instalaciones, Prevención desastres, Almacenamiento, Preservación, Documentación, Valoración Deterioros

• REGISTROS: Datalogger o Higrometro, Deshumificador, Luxometro, Termonebulización, Reg. Fotográfico, Pre levantamiento, y valorar inventarios documentales: base de datos, préstamo, cajas y carpetas de archivos, empastados, legajos, AZ´s, exposición agentes de deterioro ( hongos, ácaros)

• INFORMES FINALES: Presentar diagnostico integral que permita identificar el estado actual de la documentación y la información y Presentar propuesta de mejoramiento para la conservación y preservación de la información.

Que hacemos?

4. Digitalización a CeroPapel Nuestro Software de Gestión Electrónica les permite organizar y clasificar todos sus documentos digitalizados o archivos electrónicos. Nuestro objetivo es que toda su información no esté dispersa sino que la pueda localizar en cualquier documento sencilla y rápidamente por medios electrónicos para los objetivos deseados. La administración electrónica de documentos puede aplicarse para: Legal / Jurídico. La información electrónica relacionada a las historias laborales, contratos, actas de la junta de socios, demandas, documentos legales que tengan en custodia, etc. Pueden facilitar la ejecución de trámites administrativos en la empresa y automatizar estos procesos que actualmente son llevados a mano. Contabilidad / Finanzas. Los documentos que se entregan a los clientes pueden ser distribuidos a través de grupos de usuarios en donde la información podrá ser compartida Calidad / Mercadotecnia. Se pueden organizar por grupos de interés o por tipo de información los archivos de registros, listas de precios, hojas técnicas, estudios de mercado. Administración de Proyectos. Teniendo una solución integrada a los procesos, se facilitarían las operaciones para elaboración y revisión de las propuestas, contratos, facturas, etc. ARCHIVOS DIGITALES. Le brindamos asesoría y consultoría en la digitalización del archivo, que comprende: Escaneado de la documentación Creación de índices para cada tipo de documentos Almacenamiento de las imágenes en el soporte que más convenga Software de gestión documental Formación personalizada Conexión del archivo digital con el archivo físico

Antes

Después

Que hacemos?

5. Gestión Electrónica Documental

•Experiencia en planeación, diseño e implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). •Rediseño de procesos, procedimientos, formatos requeridos para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). •Implementamos la adaptación y aplicación de los diagnósticos para la implementación del SGDEA. •Elaboramos mapa documental de los procesos de la entidad, armonizando con el sistema de gestión de calidad y el programa de gestión documental. •Identificamos los metadatos de los documentos electrónicos de archivos. •Implementamos firmas electrónicas.

Que hacemos? 6. Seminarios de Capacitación Archivística a CeroPapel

1er. Seminario: Como implementar Oficinas sin Papeles 2º. Seminario: Fundamentos generales de archivo y procesos de organización,

digitalización y gestión electrónica de documentos. 3er Seminario: Como realizar Tablas de Retención Documental (TRD) para lograr

oficinas Cero Papel 4º. Seminario: Digitalización y Gestión Electrónica Documental: como y cuando

pasar del papel a la digitalización y luego a la GED. 5º. Seminario: Como realizar un diagnostico archivístico para lograr oficinas

Cero Papel. 6º. Seminario: Como eliminar la duplicidad de documentos en los archivos: un

futuro con mínimo uso del papel en las oficinas • LOGISTICA: FECHA Y LUGAR: Acordado con la empresa contratante • DURACION CADA SEMINARIO: 7 HORAS: Jornada de 8: 30 AM A 12: 30 M y de

1:30 PM A 3:30 PM ( cada jornada descanso 15 minutos) • FORMA DE PAGO: 50% anticipo y saldo al finalizar • Este valor incluye entrega de memorias del seminario y certificado a cada

asistente • La Empresa contratante aporta sala de conferencias, video beam y refrigerios • Hemos capacitado mas de 500 personas durante estos 16 años

Formación "in company“ : Ofrecemos soluciones de formación, sensibilización y capacitación archivística a medida para empresas e instituciones en los diferentes campos de la gestión documental en los que somos expertos:

Que hacemos? 7. Insumos para archivos con logo de la empresa

Bodegas con estantería especial que permiten custodiar y conservar sus archivos con ubicación sistematizada cumpliendo todas las normas de seguridad.

Que hacemos?

8. Custodia Documental

9. Software Ventanilla Única

Oficina Cero Papel para Archivo: La solución profesional para empresas que precisan una gestión documental que permita unificar el archivo físico y los documentos electrónicos: Proyecto de implantación - 100% web (sólo requiere un navegador estándar). - Gestión documental profesional, según normas ISO/Moreq - Gestión de usuarios, grupos, roles y permisos - Radicación de correspondencia física y electrónica - Automatización de un puesto de digitalización (escáner) - Potente buscador transversal y avanzado - Gestión de tipos documentales con workflows ajustables - Series documentales con flujo de archivo (transferencias y préstamos) según Ley 594 (AGN) - Alertas y notificaciones electrónicas, automáticas y manuales - Conexión con Word, Excel y Outlook 2007 y 2010 - Impresora virtual - Importación por lotes desde escritorio Windows XP o 7

Parametrización inicial: - Organigrama de la empresa - Tipos documentales de correspondencia - Carpetas virtuales para la gestión documental - Flujos de radicación ajustables: tipos documentales externos e internos - Registro oficial de entrada y salida / stickers y etiquetas Informes de gestión: - Ventanilla única - Estadísticas y auditoría -Tiempos de tramitación de documentos

Requisitos de hardware: - 1 servidor dedicado con 2 CPUs, 4 GB RAM, 250 GB disco (puede ser virtual) - Sistema operativo Windows 2003/ 2008 Server - 1 base de datos SQL Server (se recomienda mín. Standard Edition) - PCs con Windows y navegador IE/ Mozilla/ Chrome de últimas versiones - PCs con Office 2007 o 2010 instalado

10. Desinfección de Libros y Archivos Conserve vivos sus documentos. Proteja su patrimonio y su gente realizando Desinfección Bibliográfica. Procedimiento efectivo contra la proliferación de hongos, mohos, levaduras e insectos en los documentos o libros. El método que seguimos es la aspersión directa de BFV380 en tamaño de gota "punto de niebla", hoja a hoja, por ambas caras en cada volumen bibliográfico, de esta manera lo incorporamos a la composición del papel para que efectúe su función inhibidora y destructora de estas agentes biológicos. Previamente aspiramos todos los libros para remover el polvo, las esporas y ootecas ( huevos de arañas, cucarachas) que puedan estar en las superficies. Nuestros operarios son personas entrenadas para asegurar la conservación del orden documental en cada entrepaño del archivo o biblioteca. Contamos con una metodología ideal para ser efectivos en el cuidado de las cajas, carpetas y documentos, así como de la estantería y el área en general. El proceso guarda un excelente equilibrio entre la productividad y la calidad de la desinfección con estas características: Corto tiempo de proceso (5000 libros/día aprox.). No es necesario efectuar cuarentenas ni interrumpir las funciones normales del archivo o la biblioteca. Contáctenos ahora para obtener una cotización formal de nuestro servicio. Asesoría Técnica Desinfeccion de Areas

Que hacemos? 11. Intervención de archivo central y fondos acumulados

EJEMPLO ESTADO ACTUAL ARCHIVOS

PROCESO DURANTE LA INTERVENCION

ESTADO FINAL ( Aplicando TRD a Cero Papel)

DOCUMENTOS A ELIMINAR

INVENTARIO Y CLASIFICACION ORDENACION Y ROTULACION SISTEMATIZACION Y ACOMODACION

Como lo hacemos?

Ciclo de mejora continua en la gestión de documentos

Son desayunos que sirven para compartir experiencias, resolver dudas, comentar casos y encontrar soluciones en un entorno relajado que fomente la participación de todos los asistentes. ¿En qué consisten? Se desarrollan bajo una temática concreta para aprovechar bien el tiempo. ¿Cantidad de participantes? Entre 6-10 personas. Máximo 2 por empresa ¿Como es el desarrollo? Cada asistente dispone de 5 minutos para presentarse y exponer su inquietud o tema. ¿Duración? 2 horas, de 7 AM a 9AM , hora perfecta para llegar sin problemas de tráfico y con ganas de un apetecible desayuno. El objetivo es establecer una intervención activa de todos con el fin de plasmar las ideas más interesantes y desarrollarlas antes de concluir el encuentro. Los resultados se compartirán luego con todos los participantes.

Desayunos de Trabajo

Temáticas: • Como lograr Oficinas Cero Papel: Mas papel, Mas gasto • Digitalización de documentos: Menos papel, Menos gasto • Organización de archivos: Crecimiento Vs Eficiencia • Conservación o eliminación de documentos: Guardo o elimino • Administración de los archivos: Outsourcing o propia • Manejo de Historias Laborales o Documentos Contables. • Sensibilización al personal para mejorar archivos. • Costos, beneficios y ROI en proyectos de Gestión Documental

¿Quieres hacer parte de nuestros próximos Desayunos? Envíanos un email y dinos que tema te interesa o pregúntanos tus dudas para ayudarte.

1. Su Oficina Cero Papel debe ser un reto empresarial para el 2014. 2. Su Gestión Documental a Cero Papel mejora la practica gerencial de tomar decisiones con

información incompleta o no fiable. 3. Su Capacitación a Cero Papel permite que la comunicación en su empresa sea más activa,

participativa y colaborativa 4. Su Gestión de la Calidad a Cero Papel transforma la información empresarial en inteligencia

corporativa 5. Sus Buenas Prácticas a Cero Papel permite la alineación documental en cada una de las aéreas 6. Sus Archivos a Cero Papel evita la ausencia de políticas en materia de gestión de documentos 7. Sus Finanzas a Cero Papel madura le gestión archivística reduciendo consumos enormes en

resmas, carpetas, empastados y AZ´s

Retos 2014

4. La organización del archivo central, elaboración de las TRD y capacitación se realizó de manera excelente mejorando el clima organizacional y laboral de la empresa respecto de los archivos preparándonos para retos futuros. Dra Lucy Donneys Directora Administrativa de ZELSA

5. Los conocimientos brindados en materia archivística impulsan y modernizan la gestión documental haciéndola mas inteligente y aplicada. Dra Maricel Noguera Ramos Docente SENA Popayán

1. Excelente implementación archivística en los procesos, manuales, capacitación y sistematización de la correspondencia recibida y despachada. Angélica López, Jefe Archivo CAVASA

2. Tienen un alto desempeño profesional en el quehacer archivístico. Jamer Martínez, Jefe Gestión Documental CENTRO MEDICO IMBANACO

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