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REGISTROS ACADÉMICOS Elaborado por:
Vicedecanatura Académica
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Facultad de Ciencias de la Administración
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 4
2. ALCANCE ........................................................................................................................... 4
3. DEFINICIONES ................................................................................................................... 4
3.1. Área de Registro Académico ................................................................................................ 4
3.2. Estímulos Académicos ......................................................................................................... 4
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ..................................................................... 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO ...................................................................................................... 5
5.1. Diagrama de Registro de Equivalencias .......................................................................... 5
5.2. Diagrama de Registro de Estímulo Académico ................................................................ 7
5.3. Diagrama de Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos .................... 8
5.4. Diagrama de Elaboración de cartas y certificados de estudios ........................................ 9
5.5. Diagrama de Elaboración de actas del Comité de Programa ......................................... 10
5.6. Diagrama de Trámite de casos estudiantiles ................................................................. 11
5.7. Diagrama de Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes . 11
5.8. Diagrama de Registro de Asignaturas en Cupo Libre .................................................... 12
5.9. Diagrama de Evaluación de Informes de práctica .......................................................... 13
5.10. Diagrama de Evaluación de Anteproyectos ................................................................... 13
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5.11. Diagrama de Evaluación de Trabajo de Grado .............................................................. 14
5.12. Diagrama de Grados...................................................................................................... 16
5.12.1 Diagrama de Registro de candidatos a grado ................................................................ 16
5.12.2 Diagrama de Solicitudes de Grados ............................................................................... 18
5.12.3 Diagrama de Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez la opción de grado ................................................................................................................................... 22
5.12.4 Diagrama de Pruebas de Suficiencia Académica ........................................................... 24
6. PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 25
6.1. Registro de Equivalencias .................................................................................................. 25
6.2. Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico ........................................................ 25
6.3. Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos ............................................ 26
6.4. Elaboración de cartas y certificados de estudios ................................................................ 27
6.5. Elaboración de actas del Comité de Programa ................................................................... 28
6.6. Trámite de casos estudiantiles ........................................................................................... 28
6.7. Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes ........................... 28
6.8. Registro de asignaturas en cupo libre................................................................................. 29
6.9. Evaluación de Informes de práctica .................................................................................... 29
6.10. Evaluación de Anteproyectos ........................................................................................... 30
6.11. Evaluación de Trabajo de Grado ...................................................................................... 30
6.12. Grados ............................................................................................................................. 33 6.12.1 Registro de candidatos a grado ...................................................................... 33
6.12.2. Solicitudes de Grados .................................................................................... 36
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6.12.3. Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez la opción de grado .......................................................................................................................... 39 6.12.4. Pruebas de Suficiencia Académica ................................................................ 41
7. PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................................ 42
8. FORMATOS .......................................................................................................................... 42
9. DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................ 42
10. ANEXOS ............................................................................................................................. 43
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1. OBJETIVO Describir las tareas específicas desarrolladas dentro de los Programas Académicos de la Facultad de Ciencias de la Administración, relacionadas con algunos de los procedimientos descritos en el manual de procedimientos de Registros Académicos. 2. ALCANCE Comprende las tareas específicas para desarrollar los procedimientos de Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico, Registro de Asignaturas en Cupo Libre, Registro de Candidatos a Grado, Evaluación de Anteproyectos, Evaluación de Trabajo de Grado, en los Programas Académicos de la Facultad de Ciencias de la Administración de la Universidad del Valle. 3. DEFINICIONES
3.1. Área de Registro Académico
El Área de Registro Académico pertenece a la División de Admisiones y Registro Académico, es un órgano ejecutivo de carácter académico administrativo dependiente de la Vicerrectoría Académica, encargado de coordinar, facilitar y supervisar los procesos académicos de los estudiantes y de las diferentes unidades académicas de la Universidad del Valle, así como de suministrar información concerniente a dichos procesos. 3.2. Estímulos Académicos Los estímulos académicos y financieros se otorgarán a los estudiantes que, estando ubicados en un mismo semestre de su Programa Académico y bajo condiciones académicas similares, obtengan los cinco (5) primeros puestos al finalizar cada período. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
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Acuerdo 009 de Mayo 26 de 2000 del Consejo Superior. “Por el cual se establecen las políticas, las normas y las instancias para la definición y reforma de los programas de formación de pregrado de la universidad del valle y se reforma el acuerdo No. 001 de febrero de 1993”.
Resolución del Consejo Académico1, “Por la cual se establece el Calendario Académico para los procesos de Matrícula y para el desarrollo del período académico”.
Resolución 046 de Marzo 11 de 1999 del Consejo Académico. “Cupos Libres”.
5. DIAGRAMA DE FLUJO 5.1. Diagrama de Registro de Equivalencias
1 Se emite una Resolución para cada periodo académico.
SI
Inicio
Recibir la solicitud de equivalencia
¿El estudiante pertenece a la sede de Cali?
NO Las sedes ingresan
la solicitud de equivalencia al
sistema incluyendo información de
soporte
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1
NO
SI
¿La equivalencia es viable?
Ingresar o aprobar la equivalencia en el
sistema y oficializarla
Imprimir dos copias de la oficialización
Enviar correo electrónico a estudiante o sede informando
gestión de solicitud y autorización para recoger la
respectiva equivalencia
Fin
No es posible realizar la equivalencia
solicitada
Evaluar el contenido de las asignaturas y verificar las
calificaciones
A
A
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5.2. Diagrama de Registro de Estímulo Académico
Digitar los datos de los estudiantes merecedores de estímulos
académicos en los certificados
SI
Fin
Se imprimen los certificados de los
estudiantes merecedores de estímulos académicos
NO
Recibir el listado de estudiantes merecedores de
estímulos académicos
Recibir el formato o diseño de los certificados
¿Los datos corresponden a la información en el
listado?
Revisar y corregir la información
digitada
Imprimir un comunicado y enviar un correo electrónico
felicitando al colegio de dónde provino el estudiante
Inicio
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5.3. Diagrama de Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos
Fin
Recibir la información y certificados
Inicio
Programar el evento de entrega de los
certificados de estímulos académicos
Difundir el acto de entrega de los
certificados de estímulos académicos en la
cartelera, con afiches y vía web
Solicitar refrigerio para ofrecer en el evento
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5.4. Diagrama de Elaboración de cartas y Certificados de Estudios
Inicio
Realizar estudio de la ficha académica
Recibir el tabulado, recibo de pago y estampillas si
es necesario
Elaborar el certificado, carta o constancia
Verificar los datos
Imprimir y firmar por parte del Director de Programa
Entregar al estudiante
Fin
Diligenciar el formato de solicitud, de acuerdo al documento requerido
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5.5. Diagrama de Elaboración de actas del Comité de Programa
Inicio
Enviar las citaciones a los profesores
Fin
Realizar la reunión
Tomar nota durante el desarrollo de la
reunión
Elaborar el acta, distribuirla a los profesores participantes del comité y
archivarla
Realizar las correcciones que sean sugeridas por
los profesores
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5.6. Diagrama de Trámite de casos estudiantiles 5.7. Diagrama de Asesoría en trámites académicos y administrativos para los
estudiantes
Inicio
Recibir el caso del estudiante desde la Sede Regional
Fin
Revisar la ficha académica del estudiante
Estudiar el caso y aprobarlo si es conveniente
Inicio
Recepción de la consulta
Documentar la solicitud, si es necesario
Evaluar situación y efectuar trámites necesarios
Entregar respuesta al estudiante
Fin
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5.8. Diagrama de Registro de Asignaturas en Cupo Libre
Inicio
Recibir la solicitud de cupo libre por parte del interesado
SI
Fin
Realizar formato dirigido a oficina de Admisiones con el
visto bueno de la Jefatura del Departamento correspondiente
Informar al estudiante el proceso a seguir para
continuar
NO
Negación de solicitud
¿Existen Cupos para la
asignatura?
Emitir el listado de las asignaturas que se ofertarán
en cupos libres
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5.9. Diagrama de Evaluación de Informes de práctica 5.10. Diagrama de Evaluación de Anteproyectos
Inicio
Presentar el Certificado e informe
Evaluar el informe
Sugerir las correcciones
Enviar el concepto al estudiante
Registrar la nota
Fin
Inicio
Presentar anteproyecto y carta
Evaluar el anteproyecto
Enviar el concepto
Fin
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5.11. Diagrama de Evaluación de Trabajo de Grado
Inicio
Presentar las copias requeridas del Trabajo de
Grado con la carta del tutor
Verificar en el SRA que el estudiante se encuentre activo académicamente
Asignar personal evaluador para el Trabajo
de Grado
Remitir carta a las Jefaturas del Departamento correspondientes
Entregar el Trabajo al personal asignado como evaluador, junto con
el formato de Trabajo de Grado
Agregar a la información de los estudiantes matriculados en Trabajo de Grado los datos
referentes al documento
1
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SI
Hacer seguimiento para que el docente reporte
1
Recibir la evaluación, verificando que esté
totalmente diligenciada
Entregar la evaluación a los estudiantes para que
realicen las correcciones
Recibir el documento para evaluar correcciones
Entregar el documento al personal evaluador, para que
se realice la revisión
Recibir la evaluación, verificando que esté
totalmente diligenciada
NO
¿Se requieren correcciones?
2
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5.12. Diagrama de Grados 5.12.1 Diagrama de Registro de candidatos a grado
2
Programar la sustentación
Realizar sustentación y elaborar el acta
Realizar cuentas de cobro y presentarlas en Coordinación
Académica
Fin
Inicio
Publicar información en la cartelera
Recibir la documentación de los candidatos a grado
Revisar la documentación
1
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1
Cambiar las notas en el SRA
Revisar la ficha académica
Realizar equivalencias
Oficializar equivalencias
Ingresar notas en el SRA, si es necesario
Enviar carta a Registro Académico si se requiere
modificar notas
Seleccionar el mejor graduando
Actualizar datos en el sistema de los candidatos a grado
Ingresar candidatos a grado
2
Imprimir tres copias del listado
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5.12.2 Diagrama de Solicitudes de Grados
Inicio
Comunicar en carteleras y página de la Facultad fechas y documentación necesaria
Recibir la información suministrada por Registro
Académico acerca de procesos de grado
1
2
Tramitar los listados de las sedes
Solicitar cita en Registro Académico
Llevar documentos de candidatos a grado a Registro Académico
Enviar información a los graduandos
Fin
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SI
SI
Revisar la ortografía de los documentos y la información de la cédula de cada uno de
los candidatos a grado
2
Recibir la documentación
Revisar la documentación
¿La documentación se encuentra completa y
correctamente diligenciada?
NO Informar la
corrección o documentación
faltante
1
Revisar la ficha académica de cada candidato a grado
NO
¿Tiene equivalencias por periodos?
A
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SI
Solicitar desoficialización a
Registro Académico
2
3
SI
NO Realizar las equivalencias de
acuerdo a la resolución vigente
¿Se realizaron las equivalencias por
modificación de currículo? (en caso de ser necesario)
A
SI
NO ¿El estudiante
pertenece a la sede de Cali?
Oficializar las equivalencias de
estudiantes candidatos a grado
de las Sedes Regionales
¿Se requiere la modificación de notas de los candidatos a grado?
NO Ingresar al sistema
las notas de los estudiantes a los
cuales les hagan falta
B
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Enviar carta a Registro Académico solicitando la
modificación de notas junto con el formato respectivo
3
Ingresar y actualizar los datos de los candidatos a grado en
el sistema
B
Solicitar cita en Registro Académico para enviar
documentos de candidatos a grado
Imprimir tres (3) copias del listado de candidatos a grado
Firmar las tres (3) copias del listado de candidatos a grado
y las solicitudes de grado
Llevar documentos de Candidatos de Grado a
Registro Académico
Fin
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5.12.3 Diagrama de Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez
la opción de grado
Inicio
Programar reunión de inducción
Revisar ficha académica de los estudiantes para el caso
Publicar el memorando de matrícula
Diligenciar formato de matrícula
Adjuntar carta del docente que será Director de Trabajo de Grado, si es primera vez
Confirmar número de veces que cada estudiante ha
matriculado la opción de grado
Si es necesario informar al estudiante si se requiere realizar ingreso interno
1
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1
Revisar ficha académica de estudiantes que matriculan
por primera vez
Solicitar con el grado de avance, si es necesario
Solicitar a los estudiantes que matriculan por tercera vez o más, carta de compromiso
Hacer revisión de las fichas académicas
Cancelar matricula de estudiantes que no cumplan requisitos
Enviar carta a los estudiantes que
matriculan por octava vez
Realizar matrícula en la fecha de adiciones
y cancelaciones
Fin
Instructivo de
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5.12.4 Diagrama de Pruebas de Suficiencia Académica
Inicio
Realizar la programación
Enviar programaciones a los jefes de los Departamentos
Publicar en carteleras y página web
Enviar a los Departamentos información y cobro de los
docentes evaluadores
Publicar en la página Web los resultados de las pruebas de
Cali, las de las sedes se deben enviar a los
Coordinadores respectivos
Entregar copia de la prueba presentada a los
estudiantes que lo soliciten
Fin
Instructivo de
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6. PROCEDIMIENTOS ▲: Indica que se trata de una Actividad de Control. 6.1. Registro de Equivalencias
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Recepción de la solicitud
A- Recibir la solicitud de equivalencia. Secretaria del Programa
Solicitud de equivalencia
2. Viabilidad de la validación
A- Evaluar contenidos de las asignaturas, verificar la calificación y determinar la viabilidad de la equivalencia.
Director del Programa
3. Oficialización de la validación
A- Ingresar al Sistema la equivalencia y oficializarla.
Secretaria del Programa
4. Respuesta de la solicitud
A- Imprimir para el archivo una copia y otra para entregarla al estudiante.
Secretaria del Programa
Respuesta de la solicitud
B- Enviar correo electrónico al estudiante informando la gestión a la solicitud y para que recoja la copia de la respectiva equivalencia.
Secretaria del Programa
Correo electrónico
6.2. Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Registro Estímulos académicos
A- Ingresar en el sistema, los criterios de selección de los estudiantes merecedores de estímulos académicos.
Secretaria del Programa
B- Recibir el listado de los estudiantes merecedores de estímulos académicos.
Secretaria del Programa
C- Recepción del formato o diseño del certificado de estímulo académico.
Secretaria del Programa
D- Elaborar certificado. Digitación de los datos de los estudiantes merecedores en los certificados.
Secretaria del Programa
E- Verificar los datos registrados en los certificados. ▲
Secretaria del Programa
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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
F- Imprimir los certificados de estímulos académicos para los estudiantes. Secretaria del
Programa
Certificado de estímulo
académico diligenciado
G- Imprimir un comunicado de felicitación, dirigido a la familia del estudiante merecedor del estímulo académico.
Secretaria del Programa
Comunicado de felicitación
H- Enviar un correo electrónico, felicitando al colegio de dónde provino el estudiante merecedor del estímulo académico.
Secretaria del Programa
Correo electrónico
2.Registro bajos rendimientos académicos
A- Recibir el listado de los estudiantes con bajo rendimiento académico.
Secretaria del Programa
B- Elaborar informe donde se registren los datos de los estudiantes que cayeron en bajo rendimiento académico.
Secretaria del Programa
Informe
C- Publicar informe de estudiantes que cayeron en bajo rendimiento académico.
Secretaria del Programa
D- Realizar una reunión con los estudiantes que cayeron en bajo rendimiento, buscando crear conciencia en ellos e informándoles qué opciones tienen a continuación.
Director del Programa
6.3. Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Recepción de la información
A- Recibir la información y los certificados suministrados por el procedimiento de Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico.
Secretaria del Programa
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DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
2. Programación del evento
A- Programar el evento de entrega de los certificados de estímulos académicos, en donde se establece fecha, hora y lugar del evento.
Director y Secretaria del
Programa
B- Difundir el acto de entrega de los certificados de estímulos académicos. Se realiza a través de la información en la cartelera, página web, correos electrónicos o citaciones.
Secretaria del Programa
Afiches y Correo
electrónico
C- Solicitar refrigerio para ofrecer en el evento.
Director y Secretaria del
Programa
6.4. Elaboración de cartas y certificados de estudios
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Recepción de solicitud
A- Recibir el tabulado, las estampillas y el recibo de pago, en el caso de los certificados de estudios.
Secretaria del Programa
B- Diligenciar el formato de solicitud, de acuerdo al documento requerido.
Estudiante Formato de
Solicitud
2. Revisión de la ficha académica
A- Estudiar la ficha académica del estudiante para determinar semestre o grado de avance.
Secretaria del Programa
3. Elaboración del documento
A- Elaborar el certificado, carta o constancia.
Secretaria del Programa
B- Verificar los datos registrados en los certificados.
Secretaria del Programa
C- Imprimir y firmar por parte del Director
del Programa.
Secretaria y Director del Programa
Certificado, carta o
constancia
4. Entrega del documento
A- Entregar al estudiante que realiza la
solicitud. Secretaria del
Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
28 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
6.5. Elaboración de actas del Comité de Programa
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Elaboración de la citación
A- Enviar las citaciones a los profesores. Secretaria del Programa
2. Desarrollo del comité
B- Participar en la reunión, en calidad de secretaria.
Secretaria del Programa
C- Tomar nota durante el desarrollo de la reunión.
Secretaria del Programa
3. Difusión del acta
A- Elaborar el acta, distribuirla a los profesores participantes del comité y archivarla.
Secretaria del Programa
B- Realizar las correcciones que sean sugeridas por los profesores.
Secretaria del Programa
6.6. Trámite de casos estudiantiles
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Recepción de solicitud
A- Recibir el caso del estudiante desde la sede regional.
Secretaria del Programa
B- Revisar la ficha académica del estudiante.
Secretaria del Programa
2. Tramitación del caso
A- Estudiar el caso y aprobarlo si es conveniente.
Director del Programa/Comité
de Programa
6.7. Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1.Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes
A- Recepción de la consulta o solicitud de apoyo.
Secretaria del Programa
B- En caso de ser necesario documentar la solicitud con la información pertinente del caso.
Secretaria del Programa
C- Evaluar la situación por parte del Director del Programa.
Director del Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
29 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
D- Efectuar los trámites necesarios para brindar el apoyo requerido.
Director y Secretaria del
Programa
E- Entregar respuesta al estudiante que realiza la solicitud.
Secretaria del Programa
6.8. Registro de asignaturas en cupo libre
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Definición de la Oferta de asignaturas
A- Definir cuáles asignaturas se ofertarán en cupos libres.
Director del Programa
B- Emitir el listado de las asignaturas que se van a ofertar en cupo libre.
Secretaria del Programa
Listado de las asignaturas
2. Recepción de la asignaturas con cupo libre
A- Recibir la solicitud del interesado. Secretaria del Programa
Solicitud de cupo libre
B- Verificar que el estudiante interesado puede matricular la materia que solicita. ▲
Secretaria del Programa
3.Gestión del Programa
A- Evaluar disposición de cupos libres a la fecha actual (Disponibilidad después de adiciones y cancelaciones).
Director del Programa
B- Autorizar que el estudiante interesado puede cursar la materia solicitada.
Director del Programa
C- Realizar el formato dirigido a la Oficina de Admisiones con el visto bueno de la Jefatura del Departamento.
Director del Programa
D-Informar al estudiante del proceso a seguir a partir de la gestión realizada por la Dirección del Programa.
Secretaria del Programa
6.9. Evaluación de Informes de práctica
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Entrega del Informe
A- Presentar el Certificado de cumplimiento de mil (1000) horas.
Estudiante Certificado
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
30 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
B- Presentar el informe de los conocimientos adquiridos ante la Dirección del Programa.
Estudiante Informe
2.Evaluación del informe
A- Evaluar el informe. Coordinador del Programa
B- Entregar la evaluación a los estudiantes, para que realicen las correcciones sugeridas por el Coordinador del Programa.
Secretaria del Programa
3. Aprobación o no del informe
A- Enviar el concepto correspondiente al estudiante.
Secretaria del Programa
B- Registrar la nota según corresponda. Secretaria del Programa
6.10. Evaluación de Anteproyectos
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Entrega de Anteproyecto
A- Presentar el anteproyecto y carta de aval del Director del mismo ante la Dirección del Programa.
Estudiante Anteproyecto
2.Evaluación del anteproyecto
A- Evaluar el anteproyecto. Director del Programa
3. Aprobación o no del anteproyecto
A- Enviar el concepto correspondiente al estudiante y al docente tutor.
Secretaria del Programa
6.11. Evaluación de Trabajo de Grado
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Entrega de Trabajo de Grado
A- El estudiante presentará las copias requeridas del Trabajo de Grado con la carta del tutor, dando su aprobación al trabajo.
Estudiante Copias de Trabajo de
Grado
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
31 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
B- Recibir los trabajos de grado, junto con la carta de aprobación del profesor tutor y verificar en el SRA que el estudiante se encuentre activo académicamente.
Secretaria del Programa
C- Asignar el(los) docente(s) evaluador(es) del Trabajo de Grado, con base en el título del trabajo.
Director del Programa
D- Remitir carta a las jefaturas del departamento, según sea el caso, informando el nombre del(los) docente(s) evaluador(es).
Secretaria del Programa
E- Entregar el trabajo al(los) docente(s) que fue asignado como evaluador, junto con el formato correspondiente a la modalidad del Trabajo de Grado.
Secretaria del Programa
F- Extraer de la base de datos de estudiantes matriculados en Trabajo de Grado, los datos personales del estudiante al cual se le ha asignado evaluador y agregarle los datos referentes al documento.
Secretaria del Programa
2.Evaluación del Trabajo de Grado
A- Hacer seguimiento para que el docente reporte la evaluación en el tiempo señalado (30 días hábiles). Si después de treinta días hábiles no se tiene respuesta, se debe solicitar al docente la fecha exacta en que va a entregar el documento.
Secretaria del Programa
B- Recibir la evaluación, verificando que esté totalmente diligenciada y en caso de que se requieran correcciones, preguntar de qué manera debe entregarlas el estudiante.
Secretaria del Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
32 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
C- Entregar la evaluación a los estudiantes para que realicen las correcciones sugeridas por los docentes e informarles acerca de la sustentación del Trabajo de Grado.
Secretaria del Programa
D- Recibir el documento para la segunda evaluación.
Secretaria del Programa
E- Entregar el documento al evaluador, para que realice la segunda evaluación (dispone de veinte (20) días hábiles para realizar la segunda evaluación).
Secretaria del Programa
F- Recibir la evaluación, verificando que esté totalmente diligenciada y en caso de que se requieran correcciones, se realizará el mismo proceso descrito anteriormente, hasta que el evaluador apruebe el documento.
Secretaria del Programa
3. Sustentación del Trabajo de Grado
A- Programar la sustentación: concertar fecha y hora, dentro de la semana que le corresponda al estudiante, con el docente; ubicar el espacio e informar al estudiante con respecto a la sustentación.
Secretaria del Programa
B- Realizar sustentación y elaborar el acta de la misma, para que el evaluador y el Director del Programa la firmen.
Director y Secretaria del
Programa, Profesor evaluador
y Estudiante
Acta de sustentación de
Trabajo de Grado
C- Realizar la cuenta de cobro del docente evaluador y presentar en la Coordinación Académica para su respectivo trámite y pago.
Secretaria del Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
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33 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
6.12. Grados 6.12.1 Registro de candidatos a grado
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Recepción de solicitudes de grado
A- Publicar en la cartelera y en la página de la facultad la información relacionada con el inicio de procesos de grado.
Secretaria del Programa
B- Recibir la documentación de los candidatos a grado en los tiempos estipulados por Registro Académico, revisando que esté completa y correcta. Los documentos son: fotocopia del documento de identidad o cédula ampliada 150%, fotocopia libreta militar ampliada 150% (solo para varones menores de 50 años), fotocopia del diploma o acta de grado de bachiller (sólo para candidatos de pregrado), fotocopia del diploma o acta de grado de pregrado (sólo para candidatos de posgrado), copia constancia de asistencia o resultados del examen Saber Pro, Consignaciones originales con el timbre o sello del Banco correspondiente a los “derechos de grado” y a “las estampillas”, Formato Solicitud de Grado diligenciado, Formato Solicitud Paz y Salvos diligenciado, Formato Solicitud Carné diligenciado (opcional) junto con una fotografía frontal de un solo fondo color azul 3x4 cm (el pago de este debe estar incluido en la consignación del Banco) y otros documentos que sean exigidos por la Dirección del Programa.
Secretaria del Programa
Formato Solicitud de
Grado F-01-MP-04-02-05, Formato
Solicitud Paz y Salvos
Candidato a Grado F-01-MP-
04-02-08, Formato
Solicitud de Carné Graduado
F-06-04-02 y Consignaciones
bancarias
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
34 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
2.Revisión de documentación sobre solicitudes de grado
A- Revisar que los nombres de los solicitantes en los documentos, coincidan con la información de la cédula de cada candidato a grado. ▲
Secretaria del Programa
B- Cambiar las notas de Trabajo de Grado o Continuación de Trabajo de Grado, en las fechas establecidas por el Área de Registro Académico para cambiar/ingresar las notas del periodo anterior y del actual.
Director del Programa
C- Revisar la ficha académica, para confirmar que todas las notas estén registradas. De igual manera se deber verificar que no tenga equivalencias por períodos, de lo contrario se solicita desoficialización a Registro Académico. Por último se debe observar los códigos de las asignaturas coincidan con los de la Resolución. ▲
Director del Programa
D- Realizar equivalencias de los candidatos a grado por modificación de currículo, en el caso que se necesite (a todos los de la resolución nueva).
Director del Programa
3. Finalización A- Oficializar equivalencias de los estudiantes candidatos a grado de las Sedes Regionales, verificando que estén bien diligenciadas y sean pertinentes las homologaciones.
Director del Programa
Oficialización
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
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35 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
B- Enviar carta a Registro Académico para solicitar modificación de notas, junto con el formato respectivo, cuando se requiera para algún candidato a grado. Para el caso de notas de Trabajo de Grado y Continuación de Trabajo de Grado de más de dos (2) periodos, se deben remitir al consejo de la Facultad con sus soportes para aprobación y luego se envía respuesta a Registro Académico para que ingrese la nota.
Director del Programa
C- Ingresar notas en el sistema de los estudiantes que les falte la nota.
Director del Programa
D- Seleccionar el mejor graduando de cada una de las jornadas teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el Acuerdo 009, Artículo 102, parágrafo 1 y 2 y se ingresa en el sistema.
Director del Programa
E- Actualizar datos en el sistema de los candidatos a grado.
Director del Programa
F- Ingresar candidatos a grado. Director del Programa
G- Imprimir tres (3) copias del listado de candidatos a grado y pasarle al Director del Programa junto con las solicitudes de grado para firmar y guardar archivo en el sistema.
Secretaria del Programa
Listado de candidatos a
grado
H- Entregarle al Director del Programa los listados de las sedes, además de las solicitudes de los candidatos a grado para firmar.
Secretaria del Programa
I- Solicitar cita en Registro Académico vía correo electrónico para enviar documentos de candidatos a grado.
Secretaria del Programa
Correo electrónico
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
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Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
J- Llevar documentos de candidatos a grado a Registro Académico, en donde se realizará una revisión y se aprobará la recepción de los documentos, se firma y se sella como recibido uno de los listados.
Secretaria del Programa
Documentos de candidatos a
grado
K- Enviar información a todos los candidatos acerca de la logística de los grados, en el momento en que la Oficina de Comunicaciones la publique.
Secretaria del Programa
Correo electrónico
L- Realizar este mismo procedimiento para el caso de grados por ventanilla.
Director del Programa
6.12.2. Solicitudes de Grados
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Recepción de la documentación
A- Recibir información de Registro Académico sobre los plazos estipulados por la Universidad para solicitar grado.
Secretaria de Programa
B- Publicar en cartelera y la página del Programa Académico el inicio del proceso de solicitudes de grado.
Secretaria de Programa
C- Enviar por correo electrónico a los estudiantes, el archivo que contiene todos los requisitos para solicitar grado.
Secretaria de Programa
Correo electrónico
D- Recibir la documentación de los candidatos a grado en los tiempos estipulados por Registro Académico.
Secretaria de Programa
E- Revisar que la documentación de los candidatos a grado esté completa.
Secretaria de Programa
F- Revisar que la ortografía de los documentos coincidan con la información de la cédula de cada candidato a grado.
Secretaria de Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
37 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
G- Ordenar los documentos de acuerdo a lo especificado en el Instructivo de Grado enviado por el Área de Registro Académico.
Secretaria de Programa
2.Revisión de la documentación
A- Revisar ficha académica. Director del Programa
Ficha académica
B-Revisar que no tenga equivalencias por períodos, de lo contrario se solicita desoficialización a Registro Académico y posteriormente se procede a elaborar nuevamente las equivalencias como actualmente se hacen.
Director del Programa
C- Realizar equivalencias de los candidatos a grado por modificación de currículo, en el caso de que se necesite (a todos los de la resolución nueva).
Director del Programa
D- Oficializar equivalencias de los estudiantes candidatos a grado de las Sedes Regionales.
Director del Programa
E- Enviar carta a Registro Académico para solicitar modificación de notas, junto con el formato respectivo, cuando se requiera para algún candidato a grado. Para el caso de notas de Trabajo de Grado y Continuación de Trabajo de Grado de más de dos (2) periodos, se deben remitir al consejo de la Facultad con sus soportes para aprobación y luego se envía respuesta a Registro Académico para que ingrese la nota.
Director del Programa
Carta
F- Ingresar notas en el sistema de los estudiantes que les falte la nota.
Director del Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
38 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
G- Seleccionar el mejor graduando de cada una de las jornadas teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el Acuerdo 009, Artículo 102, parágrafos 1 y 2, y se ingresa en el sistema.
Director del Programa
3.Finalización A- Actualizar datos en el sistema de los candidatos a grado.
Director del Programa
B- Ingresar candidatos a grado al sistema.
Director del Programa
C- Imprimir tres (3) copias del listado de candidatos a grado y pasarle al Director del Programa junto con las solicitudes de grado para firmar y guardar archivo en el sistema.
Secretaria del Programa
D- Entregarle al Director del Programa listados de las sedes, además de las solicitudes de los candidatos a grado para firmar.
Secretaria del Programa
Informe con listado de
estudiantes
E- Solicitar cita en Registro Académico vía correo electrónico para enviar documentos de candidatos a grado.
Secretaria del Programa
F- Llevar documentos de candidatos a grado a Registro Académico, en donde se realizará una revisión y se aprobará la recepción de los documentos, se firma y se sella como recibido uno de los listados.
Secretaria del Programa
Listado de candidatos a
grado
G- Realizar este mismo procedimiento para el caso de grados por ventanilla.
Director del Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
39 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
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6.12.3. Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez la opción de grado
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Matricula de Trabajo de Grado por primera vez
A- Programar reunión de inducción para estudiantes que van a matricular por primera vez Trabajo de Grado, en donde se citan a los Coordinadores de cada modalidad, quienes expondrán los objetivos que tiene cada una y se informará todo el proceso de grados.
Director del Programa
B- Revisar ficha académica de los estudiantes que van a matricular por primera vez Trabajo de Grado, teniendo en cuenta el listado de los asistentes a la reunión, para verificar si cumple las condiciones necesarias. Para los estudiantes que van a matricular Trabajo de Grado por segunda vez o más o continuación de Trabajo de Grado, se debe verificar si el estudiante debe solicitar Reingreso Interno y si aprobaron las asignaturas pendientes en el pensum.
Secretaria del Programa
C- Publicar el memorando de matrícula en el que se informa a los estudiantes qué documentos se deben presentar y en qué horario se va a realizar la matrícula de Trabajo de Grado.
Secretaria del Programa
D- Diligenciar formato de matrícula (información personal, nombre del tutor, tipo de opción de grado que toma cada estudiante, etc.), para los estudiantes que van a matricular por primera vez.
Estudiante
Formato Matrícula
Académica Trabajo de
Grado F-01-IP-04-02-05-FACCAD
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
40 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
E- Adjuntar carta del docente que será Director de Trabajo de Grado (si va a matricular por primera vez).
Estudiante
Carta del Director de Trabajo de
Grado
2. Revisión de situación académica del estudiante
A- Confirmar número de veces que cada estudiante ha matriculado la opción de grado.
Director del Programa
B- Informar al estudiante si se requiere realizar ingreso interno (para los que matriculan por quinta vez).
Director del Programa
Notificación
C- Informar necesidad de matricular materias adicionales al Trabajo de Grado.
Director del Programa
D- Revisar ficha académica de estudiantes que matriculan por primera vez opción de grado.
Director del Programa
E- Solicitar a los estudiantes que matriculan Trabajo de Grado por tercera o cuarta vez, carta del Director de Trabajo de Grado, con el grado de avance.
Secretaria del Programa
F- Solicitar a los estudiantes que matriculan por tercera vez o más, carta de compromiso para la culminación del Trabajo de Grado para el presente período académico.
Secretaria del Programa
3. Matricula de Trabajo de Grado
A- Durante las tres (3) semanas que hay entre la fecha de matrículas y la de adiciones y cancelaciones, se hace la revisión de cuales estudiantes no cumplen con el requisito para tener matriculada la asignatura de Trabajo de Grado o aún no hayan matriculado las asignaturas adicionales, para poder hacer la modificación en el sistema.
Secretaria del Programa
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
41 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
B- Cancelar matricula (en adiciones y cancelaciones) en caso de que el estudiante no cumpla con los requisitos para ser candidato a grado e informarle por escrito.
Director del Programa
Tabulado
C- Revisar estudiantes que matricularon la opción de grado por octava vez, se les envía la carta informando el plazo que tienen de presentar el Trabajo de Grado y recordar el peligro de perder el derecho a optar por el título de Administrador de Empresas.
Director del Programa
D- Realizar matrícula en la fecha de Adiciones y Cancelaciones, a aquellos estudiantes que les fueron asignadas materias para cursar, por reingreso interno.
Director del Programa y Estudiante
Tabulado
6.12.4. Pruebas de Suficiencia Académica
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Programación de las Pruebas
A- Realizar la programación de las pruebas de suficiencia académica de Cali y las sedes.
Director del Programa
B- Enviar programaciones a los jefes de los Departamentos para que sean aprobadas.
Director del Programa
C- Enviar copia de la programación de las pruebas de suficiencia académica a los docentes encargados de realizarlas y a los Coordinadores de las sedes.
Director del Programa
Programación de las Pruebas de Suficiencia
Académica
2. Difusión de las Pruebas
A- Publicar en carteleras y página web la programación de Cali.
Secretaria del Programa
Aviso publicitario
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
42 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
3. Publicación de Resultados
A- Al finalizar el semestre, se le envía a cada departamento la información de los docentes que evaluaron las pruebas, junto con el cumplido para que le realicen la cuenta de cobro respectiva.
Director del Programa
B- Publicar en la página Web los resultados de las pruebas de Cali, las de las sedes se deben enviar a los Coordinadores respectivos.
Director del Programa
Resultados de las Pruebas
C- Entregar copia de la prueba presentada a los estudiantes que lo soliciten.
Secretaria del Programa
Copia de la Prueba
7. PROCESOS RELACIONADOS Formación. 8. FORMATOS
No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN
1 F-01-MP-04-02-05 Solicitud de Grado
2 F-01-MP-04-02-08 Solicitud Paz y Salvos Candidato a Grado
3 F-06-04-02 Solicitud de Carné Graduado
4 F-01-IP-04-02-05-FACCAD Matrícula Académica Trabajo de Grado
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR
1
2
3
Instructivo de
Procedimientos
Código:
IP-04-02-05-FACCAD
Versión:
1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:
MP-04-02-05
Página:
43 de 43
Fecha de Emisión:
Noviembre 2011 Título:
REGISTROS ACADÉMICOS
Facultad de Ciencias de la Administración
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10. ANEXOS No aplica.
CONTROL DE CAMBIOS
NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA
1.0 Versión Inicial IP-04-02-05-FACCAD Junio 2011
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
F-13-MP-12-01-02 V-03-2011