Claridad en la gestión de proyectos

noviembre 2011

PPM y el valor al negocio

Introducción

PMO

PPM

PM

Project

Portfolio

Manager

Management

Valor al Negocio

Program

Negocio

El Negocio

“Un negocio consiste en unaactividad, sistema, método oforma de obtener dinero, acambio de ofrecer bienes oservicios a otras personas uorganizaciones”

Negocio

El Negocio, crecimiento y proyectos

La imaginación

El comienzo

La etapa avanzada

La madurez

La transformación

Las redes

La diversificación

Project

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabopara crear un producto, servicio o resultado único. Lanaturaleza temporal de los proyectos indica un principioy un final definidos. El final se alcanza cuando se logranlos objetivos del proyecto o cuando se termina elproyecto porque sus objetivos no se cumplirán o nopueden ser cumplidos, o cuando ya no existe lanecesidad que dio origen al proyecto

Negocios, proyectos y el project manager

Tiempo

Costo

Alcance

PM— Aparece el PM (Project Manager)

16.00%

53.00%

31.00%

FinalizanOKFallan

13.10%

12.40%

10.60%

9.90%

9.70%

8.10%

Requerimientos incompletos

Falta de involucramiento delusuarioFalta de recursos

Expectativas no realistas

Falta de apoyo de la gerencia

Fuente: Standish Group Survey . Universo 19.324Chaos Report 2009

El project manager y sus características

Tiempo

Costo

Alcance

— Preparación Profesional

— Experiencia

— Cualidades intangibles− Capacidades y skills que complementen su experiencia y

conocimiento− Honestidad e integridad− Participación, perseverancia y compromiso− Disciplina para planificar, gestionar y ejecutar.

La administración de los proyectos

— La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos,habilidades, herramientas, técnicas y experiencia a las actividadesdel proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Habilidades

Herramientas

Técnicas

Experiencia

Conocimientos

Management

Pero los problemas siguen…

Cómo nace una PMO

—No podemos seguir fallando− Pérdidas de recursos financieros

—Se requiere de manera drástica mejorar el desempeño de los proyectos

—La oficina de proyectos – PMO – es la estrategia.

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PMO

Cómo nace una PMO

—Definiendo una PMO− Qué tipo de proyectos estarán en el alcance de la PMO− Quiénes serán los clientes y usuarios de la PMO− Qué servicios necesitan los clientes y usuarios de la PMO− Cómo entregar los servicios y generar satisfacción a clientes y

usuarios

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PMO

—La metodología de la PMO. ¿Es importante?

—Por qué una PMO es exitosa

—Por qué fracasan algunas PMOs

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PMO

La creación de la PMO debe ser un proyecto.

La PMO en ejecución debe ser un proyecto de mejora continua

Entonces…

—Tenemos negocio, proyectos, nuestros projectmanager, management de proyectos y PMO

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Project

Management

PMOHabilidades

Herramientas

Técnicas

Experiencia

Conocimientos

— Qué falta

— Por qué ejecutamos proyectos

— Para qué ejecutamos proyectos

— ¿Los proyectos que ejecutaré o que estoy ejecutando dan valoral negocio?

— Cómo saber si los proyectos son los correctos.

— Cómo saber si los proyectos están dando valor al negocio

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Qué es lo que quiere la Organización

—Los objetivos estratégicos− Maximizar el valor de las acciones− Crecimiento sostenido− Incrementar la rentabilidad− Fidelización de clientes− Mejoras en la calidad de los procesos− Motivación e Incentivos a los RRHH− …

Los objetivos estratégicos

— Entonces los proyectos que ejecutamos o que vamos a ejecutar deben de estar alineados a los objetivos estratégicos de la organización.

— Es decir, debemos saber cómo y cuánto aportan los proyectos al logro de los objetivos estratégicos.

— El proyecto del viaje a la Luna.

Portafolios de Proyectos

— Proceso administrativo

— Permite a la organización ver información acerca de todos sus proyectos y programas

— Priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc.

— Los objetivos de un portafolio pueden ser: − identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos

objetivos de negocios.− Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio− Desarrollar una visión general y un conocimiento profundo de la colección de

proyectos como un todo.

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Portfolio

Program

PPM

Qué es la P en PPM

Estratégico

• Iniciación• Presupuesto• Cronograma• Recursos

• Entregables• Alcance• Riesgos• Métricas

Gestión de Proyectos

Gestión de Programas• Planeamiento integral• Gestión de cambios y riesgo• Coordinación de entregas de proyectos• Medición de resultados• Colaboración Business

Gestión de Portafolios• Definición del alcance• Optimizar inversiones, beneficios, riesgos• Seguimiento activo del rendimiento• Adaptación al cambio de ambiente de negocio

Táctico

Área EmpresaNegocio

Alcance de Iniciativas

Alc

ance

del

Tra

bajo

Fuente: Gartner

Ecosistema de PPM

PPM

HHRR

TI

Marketing

NuevosProductos

R&D

Finanzas

Servicios

PPM y PMO

Hacer las cosas correctas

PPM

Asegurar el alineamiento estratégico y maximizar el valor de todo el portafolio

de inversiones

Hacer las cosas en forma correcta

PMO

Optimizar la utilización de personas, presupuestos y

activos

Y el valor al negocio?

—La gestión operativa de proyectos por si sola no añade valor al negocio

—Es necesario definir indicadores de proyectos asociados a los objetivos estratégicos− Estos indicadores deben ser «medibles»

—Teniendo control sobre los indicadores podemos hacer gestión sobre ellos desde los proyectos y desde los portafolios.

—Si hacemos gestión de indicadores podemos optimizar los procesos y los indicadores.

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Valor al Negocio

Y el valor al negocio?

21

Valor al Negocio

Y el valor al negocio

Al aplicar PPM estamos fijando una manera efectiva de medir

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Lo que no se mide no se controla.Lo que no se controla no se gestiona.Lo que no se gestiona no se optimiza

Valor al Negocio

PPM

Portfolio

Program

PMO

Management

Entonces...

Valor al Negocio

Negocio

PM

Project

Qué es CA Clarity PPM

CA Clarity PPM

Optimizar con agilidad

Aceleradores de Mejores Practicas

Flujos de Trabajos

Automatizado

Inteligencia de Negocios

Plantillas

Planificación Financiera

Planificación de la capacidad

Toma de Decisiones

Planificación alineada con el

negocioIniciativas

Gestión del Portafolio

Colaboración

Gestionar con rapidez y eficacia

Gestión de Proyectos y Programas

Gestión de Riesgos y Cambios

Hojas de Tiempo

Gestión de Recursos

CA CLARITY PPM

CA Clarity PPM es una solución completa de PPM

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Mejorar el alineamiento estratégico con el

negocio

Incrementar la productividad de los

recursos

Ejecutar los proyectos correctos

Planificar y ejecutar proyectos con agilidad

y efectividad

Proveer visibilidad total

Optimizar los procesos de gestión PPM

Por qué nuestros clientes eligen Clarity

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Reconocido Líder

Mejor conjunto de funcionalidad para el usuario final

> Integración de portafolio, ideas, productos, pipeline, proyectos y recursos

> Valor extendido (Innovación, ITG, Agile, CAPA)

> Integración con MS SharePoint, ERP, CRM y otras aplicaciones de procesos de negocio

> Aceleradores - PMO - PMBOK –PRINCE2

> Reconocido líder en PPM> Rápida adopción de clientes> Más de 700.000 usuarios> Mas de 1000 clientes en el mundo> Mas de 60 clientes en Latinoamérica> Cualquier industria, cualquier geografía

Configurable no customizable

> 100% web – altamente configurable> Aplicación basada en perfiles> Fácil personalización, ideal para usuarios

no técnicos> Los procesos configurados no cambian

para nuevas versiones> Flexibilidad en los perfiles de seguridad

Tecnología

> Altamente escalable > Oracle o SQL Server> Solaris, HP-UX, AIX, Windows, Linux,> Tomcat, WebSphere o WebLogic> 100% J2EE> XML Open Gateway> Conectores de integración> Multi Leguaje- soportado en 15 idiomas

gracias