Visual Management en Dirección de Proyectos

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I JORNADA DIRECCIÓN DE PROYECTOS www.proiectus.eswww.incubegc.es

GESTIÓN VISUAL EN LA DIRECCION DE PROYECTOS

Toni Dorta

29 de noviembre 2013

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Índice

1 Comprendiendo los fundamentos

2 ¿Papel o bits?

3 Mr. Kanban

4 ¿Y esto cómo se hace?

5 Conclusiones

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Comprendiendo los fundamentos…

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¿Qué es Gestión Visual?

Conjunto de técnicas orientadas a

transmitir información:

•De manera ordenada

•Preferiblemente de manera visual

(iconos, símbolos, gráficos)

•De forma auto-explicativa

•Que promueva la toma de

decisiones y la mejora continua JT International Canarias S.A.

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¿Qué esperamos obtener de la Gestión Visual?

El objetivo principal es gestionar nuestro trabajo, definiendo:

•Cómo estamos ahora

•Qué hay que hacer

•Quién lo va a hacer

•En qué orden se va a hacer

Y todo ello de manera dinámica

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Para potenciar el trabajo en equipo

•Facilita el conocimiento por parte de todo

el equipo de trabajo

•Genera un mayor sentido de pertenencia

en el proyecto

•Proporciona oportunidad para que unos

miembros informen a otros

•Permite obtener feedback de la

información

¿Para qué sirve la Gestión Visual?

JT International Canarias S.A.

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Para facilitar la gestión de conocimiento

•Reduce los silos de la información más

importante

•Disminuye los problemas producidos por

la falta de comunicación


Itop Consulting S.L.

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Para facilitar la dirección de un proyecto

•Muestra el trabajo en progreso del proyecto

•Ayuda a identificar:

• riesgos en el proyecto

• defectos en procesos o en

entregables

• detectar cuellos de botella y

bloqueos



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.

¿Papel o bits?

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Tableros Físicos VS Tablero Virtuales

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Tableros físicos: características

•Empleado en murales, pizarras,

paredes o ventanales

•Es importante lograr una lectura

cómoda a 2-3 metros de distancia

•Resulta habitual emplear combinación

de gráficas impresas + material

elaborado a mano


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Tableros físicos: ventajas

•Estratégicamente situado, facilita la visión

de todo el equipo

•Fomenta las conversaciones

espontáneas sobre el estado del proyecto

•El material empleado facilita la

creatividad y el pragmatismo

•Resulta muy fácil de poner en marcha


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Tableros virtuales: características

•Abordable como un tablero Kanban o

como un dashboard

•Es muy importante la usabilidad,

preferible acceso web y responsive

design

•La gestión de archivos adjuntos, foros y

discusiones potencian el uso tradicional

de tarjetas

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Tableros virtuales: ventajas

•No requiere espacios físicos o

ubicaciones concretas

•Permite consultas en cualquier momento

y lugar

•Ideal para equipos distribuidos o con alta

movilidad

•Resulta más fácil actualizar que un

tablero físico

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http://vitaminsdesign.com/projects/lego-calendar/

¿Y una combinación tablero físico – tablero virtual?

Lego Calendar

http://vitaminsdesign.com/projects/lego-calendar/

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Mr Kanban

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Kanban: concepto

•Tablero de gestión de tareas,

organizadas por columnas

•Cada tarea en una nota o tarjeta

•Cada estado en una columna

•Posibilidad de emplear codificación de

colores o divisiones horizontales para

mejorar su estructura

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Kanban: elementos básicos

•3 grandes estados:

• Pendiente

• En progreso

• Realizado

•Cada nueva tarea parte del estado

“Pendiente”

•Se cambia de columna según cambia su

estado

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Kanban: otros elementos

•Otros estados

• En espera

• Algún día / Tal vez

• Pruebas

•Colores según tipo de tarea, criticidad,

persona asignada, complejidad

•Lanes según personas, grupos de

trabajo, áreas, épicas o fases

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29 de noviembre 2013Ejemplo práctico de Kanban

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Más allá de Kanban

•Es posible complementar Kanban con

más información visual a su alrededor:

• Calendario

• Riesgos

• Prioridades

• Gráficos BurnDown

• Diagramas PERT / Gantt

• …

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¿Y esto cómo se hace?

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7 consejos para aplicar gestión visual en proyectos:

1)Comienza sencillo

2)¿Físico o Virtual? Depende de cada caso

3)Es mejor un tablero feo que no tener tablero

4)Emplea el tablero en las reuniones

5)Involucra al equipo

6)Procura usar el tablero para reducir el tiempo de las reuniones

7)Recuerda que es una herramienta, no el fin

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Conclusiones

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Conclusión

La gestión visual permite establecer

entornos de trabajo más productivos a través de:

•reducir el déficit de información

•potenciar el trabajo colaborativo en un equipo

•facilitar la comunicación de todos los implicados.

Recuerda la pregunta clave para evaluar un tablero:

Is my wall telling me the whole story?

¿Está mi pared contándome toda la historia?

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Toni Dorta

[email protected] @ToniDorta

Agradecimientos especiales a:

Iván Tejera (IT Proiectus)

Enrique Gutiérrez del Olmo (JT International Canarias)

Date post:	14-Jul-2015
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