1
PAM
CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
PROGRAMAS DE
ACCIONES DE MEJORA
(PAM´s) » Criterios Generales
» Guía
2
CAMBIAR PARA
MEJORAR
“El tiempo no cambia las cosas,
hacer cosas es lo que cambia las cosas...”
DR. HOUSE Serie norteamericana de TV, 2007.
3
OBJETIVO DEL PAM
Elaborar un programa de acciones de
mejora tiene los siguientes propósitos:
1. Coronar el esfuerzo realizado por cada
institución en la medición de su clima y
cultura organizacional
2. Contribuir al desarrollo institucional para
el mejor cumplimiento de la misión de
cada institución
4
PROGRAMAS DE
ACCIONES DE MEJORA
Los criterios que aquí se presentan para
aplicarse a la elaboración de los programas
de acciones de mejora, como conclusión del
ejercicio ECCO, tienen las siguientes
características, dada la amplia diversidad de
instituciones:
– Son simples, para guiar a las instituciones
– Son mínimos, pueden incluirse otros o
enriquecerse
5
CRITERIOS MÍNIMOS QUE
DEBERÁN INCLUIR LOS PAM
Estos son los 6 criterios que deben trabajarse en el Programa de Acciones de Mejora de cada institución pública:
1. ANÁLISIS DE RESULTADOS ESTADÍSTICOS
2. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE COMENTARIOS Y SUGERENCIAS (no incluir los comentarios )
3. COMPARACIÓN DE RESULTADOS
4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
5. DEFINICIÓN DE ACCIONES DE MEJORA a) Difusión de resultados
b) Acciones relacionadas con el factor de liderazgo
c) ...
6. CALENDARIZACIÓN DE ACCIONES (formato establecido por SFP
REGISTRAR EL PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA
6
PAM
GUÍA...
La Guía propone cómo trabajar
los 6 criterios...
7
1. ANÁLISIS DE RESULTADOS
ESTADÍSTICOS
1. Considera el archivo de resultados de la aplicación de la ECCO, proporcionado por la SFP
2. Grafícalos:
– Consolida los datos socio-demográficos.
– Agrupa las calificaciones por Factor-Reactivos asociados
3. Identifica los factores calificados más alto por el personal que contestó la encuesta. Son tus fortalezas
4. Identifica los factores calificados más bajo por el personal. Son tus debilidades
8
2. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE
COMENTARIOS Y SUGERENCIAS
1. Considera ahora el archivo donde están los comentarios y las sugerencias del personal que contestó la encuesta.
2. Considera si es posible alinear algunos de éstos, con las calificaciones estadísticas.
3. ¡Cuidado con esta información! A veces es delicada, porque implica a personas y a veces datos personales.
4. En ocasiones estos comentarios y sugerencias pueden servir de orientación para acciones específicas.
9
3. COMPARACIÓN DE
RESULTADOS...
1. Considera ahora los resultados globales de tu institución
2. Compáralos con los específicos de cada área (si es que solicitaste desagregación de resultados)
3. Compáralos con otras instituciones: – Contra el sector al que pertenece la tuya
– Contra instituciones del tamaño de la tuya
4. Compáralos contra los del año pasado
5. Elabora conclusiones o “hallazgos” (“¿qué ves?”)
6. Busca causas y separa efectos. Usa el método de Ishikawa o algún otro
10
... COMPARACIÓN DE
RESULTADOS
7. Datos + Análisis y Síntesis, generan Información
8. Información + Cultura Organizacional, genera Conocimiento de la Institución
9. El conocimiento que se genera en este proceso, puede considerarse bajo los supuestos del Artículo 8, Fracción V de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos:
Artículo 8.- Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones:
V.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos;
11
4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS ...
1. Considera qué factores vas a trabajar.
– Los calificados más bajo y en qué áreas/ur’s
– También los calificados más alto
2. Un objetivo estratégico en la ECCO, es el concepto o enunciado que establece lo que se debe hacer para lograr la finalidad del factor que se está abordando, mediante la definición de ciertos esfuerzos vitales
12
... DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
3. Características de un objetivo estratégico: a) Marcan el rumbo de la institución para llegar de la manera más
eficiente y efectiva posible a la finalidad establecida
b) Inician con verbo infinitivo
c) Deben estar redactados en forma sencilla y corta
d) Deben ser reales, alcanzables y claros
4. Define los objetivos estratégicos a lograr en esos factores y áreas/ur’s que consideraste en el punto 1.
Responder a las preguntas: a) ¿Qué nos proponemos lograr en la institución, en el tema de
clima y cultura organizacional?
b) ¿Cómo lo lograremos?
c) ¿Cómo lo mediremos?
d) ¿Qué haremos a corto, mediano y largo plazo?
13
5. DEFINICIÓN DE ACCIONES DE
MEJORA
1. A cada objetivo, vincula acciones para que se logre el efecto propuesto
2. A cada acción, vincula: a) Un responsable
b) Recursos Aunque existen muchas acciones que no requieren recursos
económicos, sino de relación o vinculación... imaginación
c) Fecha determinada
3. La primera acción de mejora de clima y cultura organizacional, es la difusión de resultados entre el personal
– Esta Acción es obligatoria en tu programa.
14
6. CALENDARIZACIÓN DE
ACCIONES
1. Considera todas las posibles acciones que se hayan generado en el criterio 5
2. Programa y alinea las acciones
3. El período a considerar en el calendario debe adecuarse a los tiempos de la institución:
– De enero a diciembre (anual perfecto)
– De marzo a febrero (anual práctico) (ejemplo)
– …
4. Plásmalas en el formato establecido.
5. Busca la validación de tu Oficial Mayor o equivalente
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
16
REGISTRA EL PROGRAMA DE
ACCIONES DE MEJORA DE TU
INSTITUCIÓN
Envía el Programa de Acciones de Mejora a registrar en la Secretaría de la Función Pública, en la fecha estipulada, en formato electrónico.
(Impreso en papel, NO)
1. Por oficio
2. Por correo electrónico, en .xls, .ppt ó .doc, a la Dirección de Cultura y Cambio Organizacional
17
REGISTRA EL PROGRAMA DE
ACCIONES DE MEJORA DE TU
INSTITUCIÓN
• Una vez evaluados, la Unidad registra los
Pam’s en la página:
– www.usp.funcionpublica.gob.mx
• El propósito es que todas las instituciones
públicas puedan conocer, comparar y
aprovechar otras acciones, que puedan serles
útiles para la mejora del clima y la cultura
organizacional
18
REGISTRA EL PROGRAMA DE
ACCIONES DE MEJORA DE TU
INSTITUCIÓN
Siguiendo la siguiente ruta:
1. Ingresar al portal:
www.usp.funcionpublica.gob.mx
2.- Buscar el menú: SISTEMAS APF
3.- Elegir la opción: Sistema de Clima Organizacional de la APF (ECO)
4.- Ingresar la clave correspondiente.
5.- Buscar el menú: ACCIONES DE MEJORA
6.- Seleccionar: PAM’s Registrados
19
CAMBIAR PARA
MEJORAR
“El tiempo no cambia las cosas,
hacer cosas es lo que cambia las cosas...”
DR. HOUSE Serie norteamericana de TV, 2007.