Administracin de Proyectos

Administracin de Proyectos

Curso Taller

7 y 8 de Marzo 2002

Contenido

Pgina

Introduccin

3

I.- Objetivos

4

II.- El proceso de planeacin en el contexto del Programa Nacional de Educacin (PNE)6

III.- Lineamientos para formular el Programa Operativo Anual 2002

10

IV.- Nuevos elementos para la planeacin y programacin

11

V.- Administracin de Proyectos

14

VI.- Organizacin del Proyecto

17

VII.- Metodologa de Administracin de Proyectos

20

VIII.- Herramientas de Administracin de Proyectos

30

IX.- Evaluacin de Proyectos

43

Introduccin

En el proceso de planeacin y programacin de las actividades institucionales, es importante hacer uso de herramientas que aseguren el aprovechamiento ptimo de los recursos, evitando la duplicidad de esfuerzos y el dispendio, y lograr as la mejora continua. La Administracin de Proyectos es una tcnica que combina varias herramientas y que permitir organizar las actividades, respetando los mbitos de competencia de las diversas reas o unidades administrativas del Colegio.

La administracin de proyectos est ntimamente relacionada con el programa estratgico, es decir; tiene una relacin intrnseca con la misin, visin, diagnstico, objetivos estratgicos y en general con todos los elementos que se derivan del proceso de planeacin estratgica.

Para que los objetivos y las estrategias se concreten en acciones se formulan proyectos. Una vez que hemos definido la misin y la visin de nuestra Institucin, derivado del diagnstico estratgico que realizamos y en donde detectamos reas de oportunidad se definen nuestros proyectos que corresponden a la etapa de planeacin.

La implantacin de un proyecto requiere determinar y decidir quienes trabajarn en l, y qu responsabilidades tendr cada integrante del equipo de tal manera que se obtengan los resultados esperados con el proyecto y asegurar que se logre el cambio deseado, de una manera ordenada, minimizando costos y recursos, buscando eliminar imprevistos es necesario planear consistentemente un proyecto, optimizar los recursos disponibles al ejecutarlo conforme al plan, dar un seguimiento en tiempo real a sus avances, y poder evaluar los resultados para estar en condiciones de entrar a un proceso de mejora.

El xito del proyecto dependern de la difusin y la correcta utilizacin de herramientas de calidad como las que abordaremos en el curso taller, que faciliten el control de los procesos administrativos establecidos para dar cumplimiento a los lineamientos y polticas del sector educativo.

I.- Objetivos

General

A partir del anlisis del Programa Institucional 2001-2006 y de Lneas de Trabajo 2002 del Colegio de Educacin Profesional Tcnica del Estado de Michoacn los participantes identificarn el proceso de planeacin y programacin institucional, y formular un proyecto aplicando la metodologa de administracin de proyectos y las principales herramientas.

Especficos

Reconocer la importancia del proceso de planeacin, as como las actividades que derivan para conformar el programa institucional.

Identificar los principales elementos metodolgicos y herramientas para la Administracin de Proyectos como elemento para organizar y desarrollar actividades sustantivas.

Conocer la importancia de los proyectos en la planeacin estratgica, la presupuestacin, la ejecucin y el seguimiento de las actividades institucionales y las mejoras en los servicios pblicos.

Identificar la conveniencia de proyectar para administrar toda actividad en el Colegio.

utilizar de la metodologa de Administracin de Proyectos e identificar su relacin con el cumplimiento de los lineamientos del PND, PNE, el Programa de Desarrollo Institucional 2001-2006 del Sistema Conalep y Lneas de Trabajo 2002 del Conalep Michoacn.

Identificar un proyecto con aplicacin especfica al rea de trabajo del participante y ensayar as la herramienta con un caso real.

P R O Y E C T O

Recomendaciones para el uso de este manual

La metodologa presentada en este manual no necesariamente depende de la intervencin directa de un facilitador para ser comprendida y aplicada en el Plantel. Los temas desarrollados incluyen conceptos tericos y ejemplos de aplicabilidad (casos reales), adems no se utiliza lenguaje rebuscado ni relaciones matemticas complejas, por lo que podr hacerse uso del mismo para autoaprendizaje y consulta en cualquier momento que se considere necesario.

En cualquier caso de duda sobre el contenido y su aplicacin podr tenerse como recurso la consulta a la Direccin de Planeacin y Evaluacin.

II.- El proceso de planeacin en el contexto del PNE

Estructura Programtica 2002 del Sistema CONALEP

El Programa Operativo Anual: Es el programa de trabajo que especifica y detalla las acciones que se llevarn a cabo en un ao, para cumplir con los objetivos, metas y polticas establecidas en los programas de mediano plazo. Seguimiento Programtico: Es el corte de situacin que se realiza, para aportar elementos de juicio sobre la evolucin de los efectos producidos por las acciones ejecutadas y en caso de desviaciones respecto a lo programado instrumentar las medidas de correccin pertinentes.Referente jurdico normativoLos documentos legales de la planeacin pueden clasificarse en generales y particulares; los de carcter general, incluyen el Artculo tercero constitucional, la Ley Orgnica de Administracin Pblica Federal, la Ley General de Educacin, Ley de Planeacin, Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su Reglamento, y otras disposiciones legales aplicables. Las de carcter particular consideran: la Ley Estatal de Planeacin, Ley Estatal de Educacin, reglamentos y otros.

Dentro de las polticas y lineamientos se consideran todos los Planes, Programas y Acuerdos que orientan el desarrollo de la institucin stas involucran: Plan Nacional de Desarrollo, Programa Nacional de Educacin, Programa Institucional del Sistema Conalep, Programa Estatal de Educacin.

La ley de planeacin establece en el Artculo 9 que las dependencias de la administracin pblica federal debern planear y conducir sus actividades con sujecin a los objetivos y prioridades de la planeacin nacional del desarrollo.

Art. 33.- El ejecutivo Federal podr convenir con los gobiernos de las entidades federativas, satisfaciendo las formalidades que en cada caso procedan, la coordinacin que se requiera a efecto de que dichos gobiernos participen en la planeacin nacional del desarrollo; Coadyuven, en el mbito de sus respectivas jurisdicciones, a la consecucin de los objetivos de la planeacin, y para que las acciones a realizarse por la Federacin y los Estados se planee de manera conjunta.

Artculo 34.- Para los efectos del artculo anterior, el Ejecutivo Federal, podr convenir con los gobiernos de las entidades federativas:

II Los procedimientos de coordinacin entre las autoridades federales, estatales y municipales para propiciar la planeacin del desarrollo integral de cada entidad federativa y de los municipios y su congruencia con la planeacin nacional.

III. Los lineamientos metodolgicos para la realizacin de las actividades de planeacin, en el mbito de su jurisdiccin.

Ley de Planeacin del Estado de Michoacn de Ocampo.ARTICULO 4. El proceso de la planeacin que regula la presente Ley, se sujetar a las disposiciones contenidas en el Plan de Desarrollo Integral del Estado de Michoacn, documento con base en el cual se elaborarn y conducirn los dems instrumentos del desarrollo y la planeacin estatal y municipal.

ARTICULO 5. El Ejecutivo del Estado es el responsable de conducir la planeacin y su ejercicio integral en la esfera de su competencia y atribuciones. Al efecto, proveer lo necesario para instruir canales de participacin y consulta en el proceso de la planeacin y para establecer relaciones de coordinacin con la federacin y los municipios del Estado. Asimismo, aprobar el Plan de Desarrollo Integral del Estado de Michoacn y los programas que de l se deriven.

ARTICULO 6. La coordinacin de programacin y evaluacin coordinar a las dependencias del Poder Ejecutivo, las cuales son responsables de la planeacin, programacin y conduccin de sus actividades, sujetndose a los objetivos y prioridades de la planeacin estatal.

Los organismos descentralizados, las empresas de participacin y los fideicomisos de la Administracin Pblica Estatal, acatarn las polticas que sobre la materia les sealen las dependencias de coordinacin global o sectorial en su caso.

El Ejecutivo del Estado proporcionar la asesora que en materia de planeacin, programacin, evaluacin y control, le requieran los Ayuntamientos.

Proyecto de Convenio de Coordinacin.Atribuciones del Sistema CONALEP.

Realizar, conjuntamente con los organismos que integran el Sistema, la planeacin de mediano y largo plazo del desarrollo institucional.

Atribuciones del Organismo Pblico Descentralizado.

Realizar, conjuntamente con el Sistema CONALEP la planeacin de mediano y largo plazo del desarrollo institucional.

La formulacin del Programa Operativo Anual de los planteles CONALEP, asimismo, le corresponde elaborar y evaluar el propio Programa Operativo Anual de la unidad administrativa.

El Programa Operativo Anual podr ser requerido y evaluado por la Direccin de Planeacin y Programacin del Sistema CONALEP, Coordinadora Sectorial y Contraloras internas del Estado.

El Conalep Michoacn ser el responsable de informar a la H. Junta de Gobierno, los avances programticos del Programa Operativo Anual 2002. Asimismo en el mbito de competencia a sus entidades globalizadoras.

Los objetivos rectores y las lneas estratgicas del Plan Nacional de Desarrollo (PND) dan lugar a las actividades sustantivas y los objetivos generales de la Secretara de Educacin Pblica, el monitoreo y evaluacin se realiza en funcin de indicadores y metas. Este proceso se repite en cascada para la Subsecretara de Educacin e Investigacin Tecnolgicas hasta llegar al Sistema CONALEP en donde los objetivos estratgicos se derivan de las lneas estratgicas de la Subsecretara. En este contexto, las actividades institucionales dan respuesta a las actividades especificas de la Subsecretara de Educacin e Investigacin Tecnolgica.

Este proceso de planeacin estratgica representa para el Colegio una nueva etapa en la que deber formularse un programa institucional slido, que oriente el quehacer institucional hacia los grandes objetivos y retos plasmados en el Programa Nacional de Educacin 2001-2006 (PNE). En este sentido, el Sistema CONALEP reformul su misin y visin 2006 y defini los objetivos y procesos estratgicos con sus correspondientes indicadores y metas.

El proceso de planeacin debe llevar inmerso una programacin que concrete el origen al Programa Operativo Anual y a una presupuestacin que permita ejecutar los procesos y proyectos estratgicos del Sistema CONALEP, evaluar el impacto social y estar en posibilidad de redefinir procesos y proyectos estratgicos en respuesta a los planteamientos de poltica educativa.

Actividades Institucionales

Colegio Nacional de Educacin Profesional Tcnica

Actividades especficas

(SEIT)Actividades Institucionales

(CONALEP)

Coordinar y proporcionar servicios educativos de calidad en el sistema de educacin tecnolgica, coordinando el desarrollo y la aplicacin de enfoques pedaggicos, planes de estudios, contenidos y materiales que permitan la formacin integral del educando y promover programas de superacin de los docentes y del personal de apoyo, y consolidacin de cuerpos acadmicos Proporcionar servicios de educacin profesional tcnica, de capacitacin laboral y asistencia tcnica de calidad.

Consolidar el modelo educativo y de capacitacin del Sistema CONALEP mediante la coordinacin del desarrollo y aplicacin de enfoques pedaggicos, revisin y actualizacin permanente de los planes de estudios incluyendo formacin en valores y conciencia tica, programas de actualizacin de instructores acadmicos, elaboracin de apoyos didcticos en concordancia con el modelo educativo, promocin de la certificacin de habilidades laborales y la asistencia tcnica a los sectores productivos

Promover la mejora continua del sistema de educacin tecnolgica, fomentando el federalismo, la participacin social y la planeacin participativa, fortaleciendo su evaluacin y la difusin de los resultados de su desempeo. Asimismo,. Promover fuentes alternas de financiamiento Administrar el sistema CONALEP para promover la mejora continua de los servicios educativos, de capacitacin y asistencia tcnica, fomentando la planeacin participativa, la vinculacin con el sector productivo y la rendicin de cuentas a la sociedad.

Objetivos, Proyectos y Procesos del Sistema CONALEP

Actividades InstitucionalesObjetivosProyectosProcesos

Proporcionar servicios de educacin profesional tcnica, de capacitacin laboral y asistencia tcnica. de calidadArticular eficaz y eficientemente los esfuerzos de los colegios estatales, estableciendo mecanismos de comunicacin y coordinacin que fortalezcan la capacidad de gestin y operacin de cada uno de estos organismos, facilitando su actuacin como agentes catalizadores del desarrollo local, estatal, regional y nacional.

Proporcionar servicios educativos en planteles CONALEP

Consolidar el modelo educativo y de capacitacin del Sistema CONALEP mediante la coordinacin del desarrollo y aplicacin de enfoques pedaggicos, revisin y actualizacin permanente de los planes de estudios incluyendo formacin en valores y conciencia tica, programas de actualizacin de instructores acadmicos, elaboracin de apoyos didcticos en concordancia con el modelo educativo, promocin de las certificacin de habilidades laborales y la asistencia tcnica a los sectores productivosConsolidar el modelo acadmico del Colegio, realizando las reformas necesarias para garantizar su calidad, equidad, flexibilidad y pertinencia, as como el aprendizaje y desarrollo integral de los jvenes, proporcionando una formacin para el trabajo a lo largo de sus estudios y ofreciendo la posibilidad de entradas y salidas laterales.Diseo, desarrollo e instrumentacin del modelo educativo CONALEP

Administrar el sistema CONALEP para promover la mejora continua de los servicios educativos, de capacitacin y asistencia tcnica, fomentando la planeacin participativa, la vinculacin con el sector productivo y la rendicin de cuentas a la sociedad.Lograr una eficiente administracin mediante el desarrollo de un sistema de gestin que apoye el modelo educativo del CONALEP y este sustentada en estndares internacionales de calidad, consolidando el diseo, implantacin, operacin y evaluacin de un Programa Institucional de Calidad Acreditada- Certificada

Modelo de Calidad Institucional Certificada

Normar, coordinar y administrar la operacin del sistema CONALEP para garantizar la mejora continua de sus servicios educativos

III.- Lineamientos para formular el Programa Operativo Anual 2002.

1.- El POA 2002 de los Planteles se sustentar en el Programa Nacional de Educacin 2001-2006 y en el Programa de Desarrollo Institucional 2001-2006 del Sistema Conalep,

2.- Se alinear al Plan Estatal de Desarrollo, al Programa Estratgico 2000-2002 del Conalep Michoacn y a las Lneas de Trabajo 2002.

3.- Se reflejar en proyectos, las acciones se orientarn hacia resultados y no a procedimientos o volmenes de actividad.

4.- Ser elaborado por cada Unidad Responsable de Gasto, la Direccin General y Planteles, estos ltimos, sern consolidados por la Direccin General.

5.- Establecern prioridades en proyectos, esta se asignar en nmeros arbigos, en forma progresiva, tomando en cuenta que el de mayor prioridad ser 1.

6.- Los proyectos se clasificarn de acuerdo a las categoras asignadas en la estructura programtica.

Contenido del Programa Operativo Anual 2002 de los Planteles

1. Presentacin

2. Misin del Plantel

3. Visin del Plantel al 2006.

4. Marco Normativo

5. Estructura Programtica 2002

6. Diagnstico Organizacional7. Proyectos:

7.1 Enseanza Aprendizaje

7.2 Capacitacin

7.3 Atencin a la Comunidad

7.4 Promocin y Vinculacin

7.5 Centros de Evaluacin

7.6 Gestin Administrativa

7.7 Calidad

IV.- Nuevos elementos para la planeacin y programacin

Misin y Visin 2006 del Conalep MichoacnTarea a realizar

Lea cuidadosamente la Misin y Visin del Conalep Michoacn, anote los principales puntos de acuerdo y/o desacuerdo y comente con los dems miembros de su equipo de trabajo.

Misin

Somos una Institucin de calidad, dedicada a formar profesionales tcnicos y prestar servicios de capacitacin laboral, con un enfoque de desarrollo humano integral, as como a la evaluacin de competencias laborales para su certificacin, a travs de un modelo educativo pertinente, equitativo y flexible, sustentado en valores y vinculado con el mercado laboral para contribuir al desarrollo del Estado de Michoacn.

Visin 2006

El Colegio de Educacin Profesional Tcnica del Estado de Michoacn es una institucin de vanguardia en educacin tecnolgica y capacitacin laboral, con prestigio nacional e internacional que promueve el desarrollo sustentable y una mejor calidad de vida para los michoacanos.

Nuestro modelo acadmico es pertinente, flexible y de calidad, se basa en normas tcnicas de competencia laboral y en una estrecha participacin de las empresas en la realizacin de prcticas tecnolgicas y residencias tcnicas de nuestros alumnos, forma parte de una slida cadena de Instituciones de Educacin Tecnolgica en el Estado, articulado con los otros niveles educativos, lo que permite el trnsito vertical y horizontal entre las diferentes instituciones educativas.

Nuestros programas de estudio promueven la formacin integral del alumno mediante el desarrollo de habilidades cientficas, tecnolgicas y sociales sustentada en valores, a fin de asegurar la insercin de nuestros egresados en el mercado laboral y su convivencia responsable en la comunidad

Est constituido por una red de 13 centros de aprendizaje permanente para la vida y el trabajo. Cuentan con metodologas y tecnologa innovadora de educacin abierta y a distancia. Cuentan con autonoma de gestin para atender la demanda de servicios educativos y de capacitacin en sus comunidades. Adicionalmente estn acreditados como centros de evaluacin de competencias laborales.

Nuestra Institucin cuenta con una estructura rectora a nivel nacional para normar, coordinar y evaluar el desempeo del Colegio en un esquema Federalizado y que, en corresponsabilidad entre los tres niveles de Gobierno, ha consolidado la gestin de sus Planteles y la Direccin General.

Aseguramos la calidad de los servicios con la acreditacin y certificacin conforme a estndares nacionales e internacionales: de nuestros alumnos, prestadores de servicios acadmicos, planes y programas de estudio, de los procesos relacionados con el quehacer educativo del Colegio, as como la competencia laboral del personal directivo y administrativo.

La implantacin del enfoque de procesos de la serie de normas ISO 9000:2000 en las reas: Acadmica; Vinculacin y Servicios Educativos; y Administrativa permite elevar el nivel de desempeo de la Institucin.

DiagnsticoTarea a realizar:

Analice Lneas de Trabajo 2002 del Conalep Michoacn en el apartado de objetivos y lneas de trabajo y metas 2002 de alguno de los Proyectos estratgicos, y determine los retos y las lneas de trabajo de su Plantel para alcanzar las metas del OPD.

Retos 2002 (obstculos a superar para alcanzar los objetivos)Lneas de accin-voluntad (camino a seguir para el logro de los objetivos)

V.- Administracin de Proyectos

Los conceptos de Administracin con Calidad tienen validez para todo tipo de actividad; planeacin, ejecucin, evaluacin y mejora (circulo de Demming) guardan una relacin intrnseca con la misin de la Institucin. El desarrollo de este proceso en la Institucin debe dar lugar a emprender una serie de Proyectos que de manera congruente, organice en tiempo y forma las acciones sustantivas encaminadas a la obtencin de resultados satisfactorios para la cual es necesario tener claros los objetivos y metas.

La Administracin de Proyectos implica coordinar acciones que permitan a las diferentes unidades administrativas dar cumplimiento a las tareas encomendadas; innovar acciones o bien encaminarlas a mejorar los procesos y servicios que prestan, de tal forma que se favorezca el cambio hacia niveles de desempeo que exige el nivel demandado.

Al enfocar nuestros proyectos desde la filosofa de Calidad Total, las acciones relevantes pasan a ser Proyectos de Mejora, los cuales contienen las acciones requeridas para alcanzar el nivel de los mejores del mundo en cada especialidad. (benchmarking).

Qu es la Administracin de Proyectos?La Administracin de Proyectos es una tcnica que tiene por objeto organizar en forma lgica, secuencial y racional una actividad y sus sub-actividades, llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de parmetros fijados de antemano, considerando para ello, la optimizacin de recursos econmicos, humanos y materiales disponibles.

Un Proyecto as planeado permite ejercer un control ms efectivo sobre las variables que intervienen en el proceso y su comportamiento en la forma y en el tiempo, antes (Planeacin), durante (Ejecucin/Seguimiento) y despus (Evaluacin) de su desarrollo.

Cmo se define un Proyecto?Un proyecto es una serie de actividades planeadas sistemticamente en el tiempo, con el fin de obtener un resultado especfico.

Para la definicin y el desarrollo de proyectos debemos de tener en mente las restricciones presupuestales actuales y permitir que de nuestra creatividad surjan proyectos de mejora que signifiquen la inversin ptima de recursos disponibles.

Para la determinacin de los proyectos prioritarios del Plantel, es necesario tener presente el diagnstico o situacin actual, y analizar la congruencia entre los objetivos institucionales, los retos y lneas de trabajo comprometidas por el Colegio. En este sentido, se definirn los proyectos principales en correspondencia a una y/o varios retos y lneas de accin.

Cmo se relaciona la Administracin de Proyectos con la estructura de POA 2002?El Programa Operativo anual 2002 del Sistema Conalep, se enmarca en siete proyectos y 28 estrategias derivadas de los siguientes:

Objetivos Estratgicos del Sistema Conalep:

Consolidar el Modelo Acadmico del Colegio, realizando las reformas necesarias para garantizar su calidad, equidad, flexibilidad y pertinencia, as como el aprendizaje y desarrollo integral de los jvenes, proporcionando una formacin para el trabajo a lo largo de sus estudios y ofreciendo la posibilidad de entradas y salidas laterales.

Articular eficaz y eficientemente los esfuerzos de los Colegios Estatales, estableciendo mecanismos de comunicacin y coordinacin que fortalezcan la capacidad de gestin y operacin de cada uno de estos organismos, facilitando su actuacin como agentes catalizadores del desarrollo local, estatal, regional y nacional.

Lograr una eficiente administracin mediante el desarrollo de un sistema de gestin que apoye el Modelo Educativo del CONALEP y est sustentada en estndares internacionales de calidad, consolidando el diseo, implantacin, operacin y evaluacin de un Programa Institucional de Calidad Acreditada- Certificada

Procesos del CONALEP

Proporcionar servicios educativos en los planteles del CONALEP.

Diseo, desarrollo e instrumentacin del modelo educativo CONALEP.

Normar, coordinar y administrar la operacin del Sistema CONALEP para garantizar la mejora continua de sus servicios educativos.

Proyecto Estratgico del CONALEP

1.- Modelo de Calidad Institucional Certificada

Proyectos Institucionales y estrategias1.- Enseanza Aprendizaje

Formacin docente

Formacin profesional tcnica

Complementacin curricular

Actividades tecnolgicas

2.- Capacitacin

Diseo de contenidos

Logstica

Promocin

Asistencia tcnica

3.- Atencin a la Comunidad

Cursos de capacitacin social

Acciones en beneficio de la zonas marginadas

Acciones de salud en beneficio de la comunidad

4.- Promocin y Vinculacin

Promocin de la oferta educativa del Plantel

Promocin de los centros de evaluacin

Promocin de los cursos de capacitacin

5.- Centros de Evaluacin

Promocin y vinculacin

Administracin y finanzas

Registro y control

Evaluacin

6.- Gestin Administrativa

Recursos humanos

Recursos financieros

Recursos materiales

Informtica

Direccin

7.- Calidad

Certificacin de procesos

Certificacin del personal

Acreditacin de centro de evaluacin

Acreditacin de planes y programas de estudio

VI.- Organizacin del Proyecto

A).- Integracin del equipo de trabajo

La seleccin del equipo no deber realizarse por posicin jerrquica organizacional, sino segn las aptitudes, conocimientos y experiencia del personal de la Unidad Responsable; es decir, el lder elegir a los que sean ms aptos segn la tarea a realizar. Esta es la manera de integrar equipos efectivos de trabajo Interdisciplinarios o Interdepartamentales, en los cuales se organiza el trabajo segn las condiciones y necesidades especficas del Proyecto, sin considerar las posiciones en el Organigrama de la Dependencia o entidad. Se recomienda que el equipo de trabajo tenga de cinco a nueve miembros; si el Proyecto tiene un gran alcance, se requerir de subequipos de trabajo lidereados por cada uno de los miembros del equipo inicial.

El equipo de trabajo debe poseer y/o desarrollar entre otras caractersticas:

Metas y propsitos compartidos Compromiso

Comunicacin abierta Liderazgo compartido

Confianza Saber cundo trabajar individualmente

Participacin total Respeto a la autoridad

Confrontacin de diferencias Facilidad para coincidir en horario

Reto y cooperacin Unidad y cohesin

Facilidad para trabajar en equipo

As mismo, los integrantes del equipo deben poseer conocimientos acerca de:

Calidad Total

Anlisis de problemas

Herramientas de diagnstico y administrativas

Documentar sus actividades

B).- Organizacin del Proyecto

Consiste en definir, con base en las fases del proceso administrativo (plan, ejecucin, seguimiento y evaluacin), determinar y decidir que acciones desarrollarn las personas que colaborarn en el Proyecto de acuerdo a los propsitos establecidos y delimitar la responsabilidad que tendr cada uno de ellos, para obtener resultados satisfactorios.

Propsito

Asegurar que el Proyecto se lleve a cabo en la forma prevista en la fase de planeacin y que los integrantes de Organizacin que participen en su realizacin, sean los ms adecuados. Con ello ser posible establecer un control que permita la optimizacin de los recursos disponibles y por otra parte, minimizar las desviaciones en las variables que intervienen durante el desarrollo del Proyecto.

Metodologa para la Organizacin

Fase de planeacin:

Integracin del equipo de trabajo, normas de equipo y oficializar nombramiento.

Priorizacin de objetivos y estrategias.

Asignacin de tareas (sub-equipos)

Programacin

Definicin de responsabilidades

Fase de ejecucin: Junta de inicio Definicin de metodologa y Normas de equipo

Documentacin del Proyecto

Fase de seguimiento:

Juntas de seguimiento y revisin de avances conforme al plan.

Fase de evaluacin

Productos

Compromisos cumplidos por parte del personal involucrado.

Logro de metas

Resultados de la participacin efectiva en la solucin de problemas.

Reporte final

C).- El rol del Lder del Proyecto

Cada proyecto deber tener un Lder del Proyecto, quin ser el responsable de su planeacin, ejecucin, seguimiento y de los resultados que se obtengan, para lo cual deber:

Dirigir y promover el Proyecto

Dirigir la planeacin del Proyecto

Designar a los integrantes de su equipo de trabajo

Definir el alcance y los recursos del Proyecto

Dar seguimiento al avance del Proyecto

Presentar avances y resultados

Tarea a realizar:

Analice los elementos bsicos para organizar un proyecto y elabore un plan de accin para desarrollar los proyectos del Plantel a su cargo.

Plan de accin para la Organizacin de Proyectos

ProyectoEquipo de trabajoIdentificacin de tareasTiempo aproximado de las principales fasesResponsable del pt

VII.- Metodologa de Administracin de Proyectos

El primer elemento metodolgico de la tcnica es el conjunto de formatos en los cuales se incluyen los datos claves del Proyecto para hacerlos del conocimiento de todos los involucrados. De ese modo todos los participantes y el responsable del Proyecto a nivel Unidad administrativa (Jefatura de Proyecto, Direccin de rea o equivalente) sabrn del Proyecto que se trata con solo mirar el formato correspondiente (formato ADP-08).

En el proceso de planeacin estratgica la formulacin de proyectos es la etapa que concreta el desarrollo de estrategias y acciones definidas para dar cumplimiento a los objetivos y metas estratgicas.

Un Proyecto es un conjunto de acciones encaminadas al cumplimiento de un objetivo Es la descripcin y desarrollo de un proceso que permite resolver un problema relevante y complejo y orientar un proceso de cambio mediante la instrumentacin de estrategias adecuadas dentro de un horizonte de tiempo y espacio dados.

Una vez que hemos definido la Misin y la Visin de nuestra Institucin, derivado del diagnostico estratgico que realizamos y en donde detectamos reas de oportunidad se definen nuestros proyectos que corresponden a la etapa de planeacin.

La implantacin del Proyecto consiste en definir, determinar y decidir quienes trabajaran en el Proyecto, y qu responsabilidades tendr cada uno, de tal manera que se obtengan los resultados esperados con el proyecto. Asegurar que se logre el cambio deseado, de una manera ordenada minimizando costos y recursos, buscando eliminar imprevistos durante la ejecucin del Proyecto.

Al documentar un Proyecto se est concretando la elaboracin del Programa Operativo Anual (POA) por lo que es de suma importancia, ya que nos permite organizar los esfuerzos de la Institucin, evitando la duplicidad de esfuerzos, el dispendio de recursos y facilita el seguimiento y evaluacin para conocer los resultados, las necesidades de mejora y finalmente dar cuentas claras a la sociedad.

Para desarrollar el Programa Operativo Anual 2002 del Plantel, se deber utilizar los formatos anexos (ADP-01 al ADP-19), en los cuales se debern describir en forma breve los conceptos que se solicitan.

Para identificar el objetivo estratgico (tabla 01) que tenga congruencia con el proyecto de cada rea es fundamental tomar como base la Estructura Programtica 2002 autorizada (tabla 02). Cabe sealar que la relacin especfica que guardan las reas con cada proceso o proyecto est determinada en dicha estructura.

El Anteproyecto de Presupuesto constituye el documento formal donde se deber integrar la base de clculo para determinar los costos estimados por cada una de las acciones establecidas en los Proyectos que integran el Programa Operativo Anual, por ello, es imprescindible definir adecuadamente las acciones integradas en el POA para el ejercicio 2002.

Es importante resaltar que para calcular el costeo de cada una de las acciones se tomar como base el ejercicio presupuestal del ao 2001.

Es recomendable que para la calendarizacin de las metas se considere la aplicacin de recursos con una distribucin del 40% en el primer semestre y 60% en el segundo.

Tarea a realizar:Seleccione uno de los Proyectos a realizar en el Plantel y documntelo paso a paso en los formatos sealados.

Un Proyecto se formula porque existe un rea de oportunidad (problema y deseamos incidir en ste), es decir se reconoce la posibilidad de cambiar un proceso que conduzca a la mejora continua de los servicios.

A).- Descripcin del Proyecto.

En el primer formato del Proyecto (ADP-08), que puede denominarse cartula del Proyecto se presenta la denominacin del mismo; el rea que lo formula; las personas que se involucran en esta accin; el responsable o lder del Proyecto quien coordinar su ejecucin, seguimiento y evaluacin y la toma de decisiones de tipo administrativo y operativo, as como, los colaboradores quienes se identifican como el equipo de trabajo que hace posible la realizacin del mismo.

La serie de acciones que implica desarrollar un Proyecto, supone el reconocimiento de un rea de oportunidad o de mejora sobre el cual se busca incidir, por ello, el grupo de colaboradores deber estar muy bien enterado de la situacin real que subyace al Proyecto, en este sentido el trabajo en equipo ser fundamental, la formulacin del Proyecto debe ser el primer producto de trabajo que les identifique.

B).- Objetivos del Proyecto

En los objetivos se concreta el anlisis de la rea de oportunidad o mejora y la forma en que se pretende darle solucin.

Los objetivos son expresiones concretas, lgicas y claras que indican un propsito que se habr de alcanzar en un tiempo determinado

Su estructuracin puede facilitarse si da respuesta a las preguntas siguientes:

Qu se desea obtener con la realizacin del Proyecto? Que

Cmo se puede hacer? Medio

Para qu? La finalidad

Aunque no siempre la redaccin incluya todos estos elementos, es recomendable incluir la mayora ya que de manera sinttica el objetivo nos da una idea clara y general de lo que se har para alcanzar la Misin y la Visin del Colegio(formato ADP-09).

Por otra parte, es necesario considerar los objetivos estratgicos del Sistema CONALEP), sus procesos y su proyecto (tabla 01), los cuales son producto del ejercicio de planeacin estratgica de la SEP.

C).- Justificacin y diagnstico

En la justificacin, a partir del diagnstico formulado, se deber describir la utilidad que se obtendr de manera global con el desarrollo del Proyecto, es decir, es necesario sealar para que y en que se aplicarn los resultados esperados (ADP-10) y con ello, se sustentar la presupuestacin de los recursos que se aplicarn durante el ejercicio del Proyecto.

El diagnstico es la etapa inicial de un proceso de anlisis crtico que consiste en recolectar, clasificar, comparar y evaluar los datos que caracterizan a la Institucin, parte del conocimiento de la situacin actual y permite detectar las caractersticas, los problemas y las causas que afectan la estructura y funcionamiento de la Institucin (ADP-10).

Una de las herramientas empleadas para realizar el diagnstico es el anlisis de FODA (fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades). Al realizar este ejercicio se facilita la identificacin de factores internos y externos que favorece o limita la obtencin de resultados del Proyecto, el anlisis parte de la reflexin de estos elementos, a travs de los factores internos se valoran los recursos con que se cuenta y la eficiencia y eficacia de su aplicacin; los factores externos relacionan el Proyecto con necesidades presentes o futuras.

Para la realizacin del diagnstico se presenta la siguiente metodologa:

1.- Identificacin de elementos internos (fuerzas y debilidades de la Institucin)

2.- Identificacin de elementos externos (amenazas y oportunidades en el entorno)

3.- Estratificacin y anlisis de la matriz de FODA

4.- Estructura del diagnstico.

5.- Describir el rea de oportunidad o mejora (problemtica) identificada durante la gestin.

El diagnstico ser la base para la definicin de las acciones que se programarn en el Proyecto para el ejercicio 2002, especificando los Productos y/o resultados esperados.

D).- Alcance y beneficiarios

En el apartado de beneficiarios (formato ADP-11) se deber enlistar la cantidad y descripcin de beneficiarios que se espera atender con las actividades integradas con el proyecto.

En el apartado de impacto que se espera lograr(formato ADP-11) , se deber considerar el rea de oportunidad o mejora (problemtica) identificada en el diagnstico, las soluciones a implementar para resolverla, y los beneficiarios que se espera atender. Est describir en forma integral los resultados derivados de las actividades programadas en el proyecto. As mismo ponderar en que medida se reflejarn como satisfactores de los requerimientos tanto internos de la Institucin, como los externos en los sectores productivo y social atendidos de acuerdo con los objetivos establecidos por la Institucin.

En el apartado alcance (formato ADP-11), se presentar una descripcin clara y completa de los lmites en los que se desarrollar el Proyecto y responde a las preguntas:

Qu es rea de competencia del Proyecto?

Qu no es rea de competencia del Proyecto?

Si durante la ejecucin del Proyecto se modifica el alcance, debern hacerse los cambios necesarios en los formatos.

E).- Estrategias En este apartado se determinar la forma en que se lograr el propsito especificado en los objetivos del Proyecto y responden a la pregunta (formato ADP-12):

Cmo se lograrn los objetivos del Proyecto?

La relevancia de las estrategias radica en la orientacin de las acciones sin lo cual puede resultar hechos aislados y sin impacto.

Una estrategia es un conjunto de acciones orientadas hacia:

Consolidar las fortalezas identificadas en el diagnostico del Proyecto.

Eliminar las debilidades

Aprovechar las oportunidades

Reducir el impacto de las amenazas

Cumplir con los objetivos de Proyecto

Para la definicin de estrategias hay que considerar lo siguiente:

Las estrategias son el producto de la reflexin en torno a los avances y limitaciones de la Institucin, lo cual implica una amplia capacidad de comprensin respecto de la dinmica que se enfrenta

Cada proceso es nico, por que involucra una combinacin diferente de elementos.

Es posible transferir una estrategia probada si se adapta e incide desde una perspectiva real; no obstante es importante considerar que las estrategias exitosas para una Institucin pueden no serlo para otras.

F).- Componentes y factores crticos de xito

Lo que no se mide no mejora, conocer si las actividades estn encaminadas al logro de la misin y visin de la Institucin no sera posible sin la instrumentacin de un sistema que muestre resultados concretos; por ello, desde la formulacin los objetivos estratgicos del Sistema Nacional del Conalep se determin un serie de indicadores, por lo que en el apartado componentes crticos de xito se debe asociar el xito del Proyecto con la clasificacin del sistema de indicadores Institucionales. (formato ADP-13).

En este sentido, se definen como Componentes Crticos de xito (CCE) a los resultados concretos que debern obtenerse para estar seguros de que se ha tenido xito en el logro de los objetivos del Proyecto.

Los CCE estn relacionados con el sistema de medicin Institucional, por lo que cada componente determina uno o varios indicadores (tabla 03).

Los CCE se obtienen de un anlisis minucioso de cada objetivo respondiendo a la pregunta:

Qu debe ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido xito en el logro del objetivo?

En el apartado de indicadores, deber determinar aquellos que permitan identificar las desviacines y el avance en los resultados del Proyecto (formato ADP-13).

Los indicadores son parmetros de medicin que reflejan el comportamiento observado de un fenmeno. Pueden representar medidas sobre aspectos no directamente mensurables, como lo son muchas de las actividades del Colegio.

Los indicadores son la base de un sistema de evaluacin y monitoreo en la ejecucin de las tareas Institucionales. Determinan los focos de atencin en la administracin de los programas y actividades Institucionales, proporcionando tanto a los directivos como al personal en la operacin, informacin clave para el xito de su gestin.

La determinacin de indicadores se realiza identificando para cada componente crtico de xito, la mejor manera de medir su cumplimiento. Los indicadores deben expresar el resultado esperado en cada uno de los componentes crticos de xito.

Un sistema bien diseado de indicadores proporciona una representacin coherente de los resultados en las diferentes reas. Existen diferentes tipos de indicadores, estos pueden ser estratgicos, de proyecto, de gestin o de servicios y pueden formularse para medir varias dimensiones.

Las dimensiones a evaluar por medio de los indicadores son cinco:

DimensinQu mide ?Ejemplos de indicadores

ImpactoMide el logro del propsito del programa. En qu medida se lograron los objetivos estratgicos.

ndice de egresados empleados.

CoberturaPoblacin atendida versus poblacin objetivo.ndice de absorcin de egresados de secundaria.

EficienciaProductividad de los recursos utilizados en el Programa que pueden ser materiales, tcnicos, financieros, humanos, etc.

Eficiencia terminal.

CalidadSatisfaccin de los clientes con los atributos del servicio medidos a travs del estndar.Calificacin promedio que los empleadores asignan al desempeo de los egresados.

Alineacin de recursosCongruencia entre recursos requeridos -aprobados y entre aprobados- suministrados (en volumen y tiempo).Grado de eficacia en la administracin de recursos.

A continuacin se presentan la relacin de indicadores Institucionales Tabla 03:

G).- Programacin del avance de metas

Una vez determinado el indicador, en este apartado se deber cuantificar las metas a realizar en el ao, su importancia relativa, identificando sta mediante la asignacin de un numero progresivo as como la calendarizacin trimestral de las mismas (formato ADP-14). Las metas estn relacionadas directamente con el monitoreo y evaluacin del quehacer Institucional, stas sirven de referencia en un anlisis comparativo con otras situaciones o Instituciones. La metodologa para definirlas es algo ms compleja, por lo que, en este apartado nos limitaremos a mencionar que para la definicin de stas es indispensable identificar los indicadores ms adecuados y su dimensin.

Aunque las metas deben orientarse a satisfacer las necesidades de la institucin stas deben ser factibles de alcanzar y un reto para la Institucin; en este sentido. Las metas describen el valor numrico a lograr para cada indicador, y se establecen en funcin de las necesidades y expectativas de los usuarios. Para derivarlas es importante identificar la meta ideal o estndar y la unidad de medida para cada componente crtico de xito. Las metas son la especificacin de cunto y cundo deseamos lograr, adems deben tener dos caractersticas fundamentales .

Retadoras. En el sentido de comprometer mejoras en el desempeo; y generan mayor efectividad y compromiso de los involucrados.

Alcanzables. Las metas deben ser factibles de alcanzar, para lo cual es necesario que la unidades responsables analice el desempeo histrico de la Institucin; realice una investigacin referencial; detecte necesidades de los usuarios, la capacidad de respuesta actual y el potencial de mejora estimado.

Indicadores de Gestin y Metas Institucionales

Tabla 03

VIII.- Herramientas de Administracin de Proyectos

A).- Desglose Estructurado de Trabajo (DET)

En este apartado se hace una representacin jerrquica del Proyecto en forma de paquetes de trabajo y se deber de anotar adems del nombre del lder y del Proyecto, el nombre de la estrategia y las personas que se designaron como colaboradores del proyecto y los productos esperados para cada estrategia (formato ADP-15).

El Desglose Estructurado de Trabajo, es la parte metodolgica que facilita la visualizacin total del Proyecto y consiste en la representacin jerrquica del alcance del Proyecto en forma de paquetes de trabajo hasta el nivel que permita desarrollar una planeacin y un control efectivos del Proyecto.

El DET contiene lo siguiente:

El Lder del Proyecto es slo uno y es quien coordinar que cada Paquete y Sub-paquete de Trabajo tengan a su vez, un responsable para su ejecucin.

De la estructura programtica (tabla 02) se toman las estrategias y stas sern la base para iniciar la construccin del DET.

Los Paquetes de Trabajo son las estrategias con las que se desarrollar el Proyecto, y stos se pueden dividir de ser necesario en sub-paquetes (actividades).

El nivel mximo a desglosar es el de los Productos (tercer nivel). En esta parte se colocan los productos esperados que indicarn que se han logrado los Objetivos esperados con el Proyecto. Estos deben ser concretos, medibles y evidenciables y estarn ligados con los Indicadores Institucionales (tabla 03).

A continuacin se presenta el DET de un ejemplo de estudio:

Tarea a realizar:

Desarrolle junto con su equipo de trabajo el DET de uno de los Proyectos determinados, en la grafica que se muestra a continuacin:

B).- Tabla de Precedencias

La tabla de precedencias es una herramienta de Administracin de Proyectos que permite enumerar los productos de cada estrategia e indicar si este depende de otro(s) para ser obtenido(s), o si los productos realizados para cada estrategia, pueden ser elaborados en forma simultnea.

Una vez elaborado el DET con todos sus Productos, procedemos a llenar en este apartado (formato ADP-16) de acuerdo a lo siguiente:

La clave del producto deber ser numrica y secuencial, en duracin se indica el tiempo estimado que se invertir para obtener cada producto. En la columna de productos precedentes se anotara la clave de los Productos que deban elaborarse previamente al producto en cuestin.

Este dato se obtiene contestando la siguiente pregunta:

Qu producto(s) debe(n) estar terminado(s) antes de ejecutar este Producto?

A continuacin se muestra un ejemplo de tabla:

Tarea a realizar:

Realice junto con su equipo de trabajo, la tabla de precedencias del Proyecto que eligi al elaborar la cartula y al realizar el DET.

c).- Diagrama de Precedencias

Con la informacin de la tabla de precedencias, se deber elaborar el diagrama de precedencias (formato ADP-17), el cual es una representacin grfica que indica el flujo de todos los productos necesarios para la realizacin del Proyecto.

La forma de realizarlo es sencilla, coloque primeramente un rectngulo al cual se le indicar en el centro la palabra inicio, luego grafique en forma lineal los Productos que segn la tabla de precedencias necesiten predecesores o que parten de alguna actividad, y nalos con flechas de izquierda a derecha. En forma paralela sern unidos con flechas los productos que puedan ser realizados dentro del mismo lapso de tiempo, como un bloque que tiene una o ms actividades predecesoras, a continuacin se presenta el ejemplo de estudio:

Contine diagramando los productos de la tabla de precedencias con el mismo procedimiento.

Una vez que todos los Productos hayan sido diagramados, remate el diagrama con un rectngulo de fin del proyecto. Revise el Diagrama y verifique que ningn Producto se encuentre fuera de la secuencia; y si es as, revise desde el inicio con apoyo de la Tabla de Precedencias.

Ya revisado el Diagrama y verificado que no existan Productos fuera, procedemos a identificar numricamente cada Producto, como se muestra en el ejemplo:

Como siguiente paso, le asignaremos el tiempo respectivo a cada una de las etapas y lo colocamos en la parte inferior derecha de cada Producto del diagrama. Esto resultar en un diagrama como el siguiente:

Una vez diagramada la duracin de todos los Productos, se contabiliza el tiempo acumulado del proyecto.

El bloque del Producto 1 como no tiene tiempo acumulado tendr a la izquierda (inicio del bloque), 0 tiempo transcurrido y a la derecha (terminacin del bloque), aparecer el tiempo utilizado para obtener este primer Producto, para los Productos siguientes a la izquierda (inicio) aparecer el tiempo acumulado con los bloques anteriores y a la derecha (terminacin), la suma del tiempo acumulado ms el de la actividad que se est adicionando.

En caso de que a un Producto le antecedan dos o ms Productos debemos tomar como inicio para el Producto en cuestin, el tiempo acumulado procedente del Producto que tenga la terminacin mayor.

Ejemplo.- En el Producto 8 (Proyecto definitivo), le preceden los Productos 5, con terminacin en el mes 7; el Producto 6, con terminacin en el mes 8, y el Producto 7, con terminacin en el mes 8.5, por lo tanto, tomaremos como inicio para el Producto 8 el tiempo acumulado a la terminacin del Producto 7, por ser el de duracin mayor (8.5).

D).- Grfica de Gantt

Un elemento indispensable en la aplicacin de la Administracin de Proyectos es la Grfica de Gantt; que se utiliza para definir la fase de programacin. En este apartado se deber incluir los siguientes conceptos: los productos/actividades, los responsable de cada producto/actividad (formato ADP-19).

Con esta herramienta se tiene control sobre el avance de la elaboracin de cada producto/actividad y del responsable de cada actividad, cundo inicia el Proyecto, cul es su avance y cundo finaliza.

Considerando el mismo ejemplo, podemos programar el Proyecto en la Grfica de Gantt, incluyendo cada Producto, su responsable, y las fechas de inicio y fin de cada uno de los eventos.

Ejemplo:

E).- Camino Crtico

En este ultimo apartado, se deber determinar los tiempos mximos para la obtencin de cada Producto (formato ADP-18).

El Camino Crtico es la secuencia lgica en el tiempo que siguen el conjunto de actividades/productos de un proyecto. Tiene que ver con la precedencia que se presenta entre ellas (cuales deben ser elaboradas antes, para que se puedan realizar otras), la posible simultaneidad; y permite calcular tiempos mximos para obtener cada producto programado y la holgura mxima permitida para su ejecucin. En caso de detectarse retrasos durante la ejecucin, podrn ser compensados para no afectar el tiempo total de desarrollo del Proyecto conforme a lo planeado.

Cmo se determina el Camino Crtico?

El insumo ms importante en este paso es el DET (Desglose Estructurado de Trabajo) definido anteriormente. Cada responsable de un paquete de trabajo con su equipo analiza los Productos que definieron en el DET y se preguntan:

Cunto tiempo dedicaremos a lograr cada Producto?

Qu recursos necesitamos para lograr cada Producto?

Que Producto debe ser hecho con anterioridad a otro?

Contestadas estas preguntas, cada equipo de trabajo se enfoca a elaborar el diagrama de precedencias del Proyecto en el formato correspondiente.

Dicho diagrama debe contener todos los productos del proyecto e indicar qu productos se requieren previamente para obtener el siguiente, los tiempos que se dedicarn a cada uno y el Camino Crtico ya determinado con las holguras cuantificadas.

Habiendo elaborado el diagrama de precedencias; el siguiente paso ser calcular la holgura (tiempo mximo posible de retraso) de cada Producto del Proyecto, quedando definido el camino crtico por el curso seguido por todos aquellos Productos con holgura 0 ; es decir, los que no permiten retrasos.

El Producto final tambin debe de contener informacin tal y como se muestra en el ejemplo de estudio en la siguiente figura.

El clculo de las holguras se inicia desde el bloque de Fin con direccin al bloque 1. Como el paso Fin se tiene que llevar a cabo forzosamente, su holgura (H) es cero y as se indica:

La siguiente holgura por calcular ser la del Producto 10; pero para esto tomaremos en cuenta la siguiente informacin.

La holgura la calcularemos con la siguiente frmula:

Por lo tanto la holgura del Producto 10 resulta 0

As consecuentemente se ir calculando las holguras de cada producto hasta llegar al inicio del proceso.

En el caso que concurran 2 o ms Productos en uno; se aplica la holgura menor para dicho Producto.

Continuando con el ejemplo de anlisis, el diagrama final, junto con el camino crtico queda de la siguiente figura:

Como se puede observar, el camino crtico quedar definido por todos los Productos con holgura cero. Los Productos que forman el camino crtico requieren de mayor control y seguimiento; ya que de retrasarse alguno de ellos, retrasar al Proyecto en la misma proporcin.

IX.- Evaluacin de Proyectos

Los criterios para definir prioridades consisten en lo siguiente:

A).- Ventajas Desventajas

Ventajas son las caractersticas y las situaciones que estn a favor del Proyecto, y que principalmente se refieren entre otras, a:

La contribucin del Proyecto al cumplimiento de los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, del Programa Nacional de Educacin 2001-2006, del Programa de Desarrollo Institucional 2001-2006 y a Lneas de Trabajo 2002 del Conalep Michoacn.

Si su realizacin no requiere inversiones grandes de recursos el Proyecto ganar en viabilidad

Cuando la informacin requerida para su realizacin est disponible

Si el Proyecto y sus objetivos estn reconocidos como prioridades por la mayora de los involucrados

Desventajas son las caractersticas y situaciones que podran afectar el desarrollo del proyecto en mayor o menor grado, entre ellas:

A mayor grado de complejidad del Proyecto, ms baja es su viabilidad

Escasa informacin sobre el Proyecto y sus objetivos afectar su desarrollo desde su concepcin

Expectativas fuera del contexto del Programa de Desarrollo Institucional y Lneas de Trabajo 2002 no razonables, indican incertidumbre en la viabilidad del Proyecto

El desconocimiento de los recursos con los cuales se cuenta, podr generar una mala planeacin

B).- Beneficios

Es el valor o utilidad que obtendrn los clientes con los resultados del Proyecto

C).- Plazo

Es la certidumbre en el tiempo razonable requerido para el Proyecto.

D).- Inversin

Es la certidumbre en los montos de capital requeridos para el Proyecto y cada una de sus fases.

E).- Costo del Incumplimiento

En este caso, es la estimacin del grado de incidencia en los costos que significara una desviacin en el desarrollo normal del Proyecto. Se podrn incluso calcular algunos montos que se veran afectados si la secuencia de las actividades no se da en la forma adecuada, es decir, si se rebasan las holguras mximas que marca el camino crtico.

F).- Concepto de Urgencia

Es la habilidad para transmitir a todos los miembros del equipo el verdadero sentido de los tiempos fijados para la realizacin de cada fase del Proyecto. Sin generar falsas urgencias ni demoras previsibles.

G).- Tendencia

Es la habilidad para estimar de la direccin que tomar el Proyecto en caso de prevalecer ciertos factores, internos o externos.

Tarea a realizar:

Realice un anlisis para determinar, si el Proyecto que seleccion es viable, con base en las a situaciones que pueden presentarse en un momento dado durante el desarrollo del Proyecto y que tienen mayor o menor grado de posibilidad de ser previstas.

CRITERIOS PARA DEFINIR LA PRIORIDAD

Y VIABILIDAD DE LOS PROYECTOS

VENTAJAS

CARACTERISTICAS A FAVOR DEL PROYECTO

Contribucin a las polticas educativas

No requiere de grandes inversiones en recursos

Se cuenta con suficiente informacin

Toda la gente que debe conocer el proyecto est involucrada

DESVENTAJASCARACTERISTICAS QUE AFECTAN EL PROYECTO

Complejidad alta

Cuenta con poca informacin

Con informacin no actualizada

Implica involucrar a demasiadas reas y en varios temas

BENEFICIOSLOGROS, AHORROS Y RESULTADOS DERIVADOS DE LA APLICACION DEL PROYECTO .

Ahorros econmicos fuertes

Ahorros de tiempo en el proceso

Ahorros de pasos en el proceso

Aplicacin de procesos ms sencillos

Impacto en indicadores estratgicos.

Impacto en las polticas sociales

PLAZOTIEMPO NECESARIO PARA DESARROLLAR EL PROYECTO

Corto: de 0 a 6 meses

Mediano: de 6 a 12 meses

Largo: de 12 a 36 meses

INVERSIONCOSTO ECONOMICO PARA LOGRAR EL PROYECTO Por Ejemplo:

Baja: de 0 a $ 20,000

Media: de $20,000 a $45,000

Alta: de $45,000 a $100,000

COSTO DEL INCUMPLIMIENTOEFECTOS NEGATIVOS QUE PUEDEN PRESENTARSE SI NO SE LE DA SEGUIMIENTO

Quejas, Reprocesos, Costos adicionales.

URGENCIASE REFIERE A LA ATENCION EN TIEMPO QUE REQUIERE EL PROYECTO

Atencin inmediata: de 1 semana a 1 mes.

No urge: de 2 a 3 meses

Ultima prioridad: 1 ao

TENDENCIALA DIRECCION QUE TOMARIA EL PROYECTO SI PERSISTE LA PROBLEMATICA

Crece el problema

Se mantiene estable

Decrece

Estrategia 4

Nombre y lder del Proyecto

Estrategia 1

Estrategia 4

Estrategia 3

Estrategia 2

Productos

1

2

3

4

5

6

7

Productos

1

2

3

4

5

6

7

Productos

1

2

3

4

5

6

7

Productos

1

2

3

4

5

6

7

1 mes

0 meses 1 mes

ACT 1

8 meses 10 mes

2 mes

duracin

ACT n

Fin

Inicio

inicio

Terminacin

(inicio + duracin)

4 MESES

Acciones con precedencia

Acciones simultneas

Actividades

Tiempo

Tabla 01

Tabla 02

PAGE 8

_943777655.doc

Nombre

del Proyecto

Lder

del Proyecto

1.00

2.00

3.00

1.02

1.03

1.01

Paquetes

de trabajo

Sub-paquetes

de trabajo

Productos

1.01.01

1.01.02

1.02.01

1.02.02

_1076856518.doc

INICIO

El tiempo acumulado total

del proyecto es de 11 meses

sumado al tiempo invertido

en elaborar ese producto

resulta lo siguiente.

0

FIN

0

11

11

_1076862589.doc

DIAGNSTICO Y PRONOSTICO

REALIZADO

1

4 meses

_1076587159.doc

OBJETIVO

(metas)

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

INICIO

A C C I O N E S

_1076570666.doc

_940177564.doc

2. Aprobacin

del Plan

3. Difusin

del Plan

1. Elaboracin

del Plan

1.1 Diagnstico y pronstico realizados

1.2 Normas y criterios establecidos

1.3 Estrategia definida

1.4 Programas de desarrollo realizados

2.1 Plan instrumentado

2.2 Edicin realizada

2.3 Pblico consultado

2.4 Proyecto definitivo

2.5 Plan aprobado por ejecutivo

3.1 Publicaciny difusin efectuadas

Lder del proyecto:

Director de Planeacin

de la SDRU

Plan Director

1993-2020

_941645289.doc

ACT x

4 meses

2 meses 6 meses

_940177557.doc

acumulado al

Inicio del paso

Tiempo

FIN

0

11

11

H=0

Tiempo

acumulado al

final

Tiempo del

producto

Holgura