Date post: | 16-Dec-2015 |
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AUDITORIAS INTERNASSistemas de gestin de la Calidad
FINALIDAD DE LA AUDITORIA
La organizacin debe asegurarse continuamente de que funciona bien,ya que de no tomarse medidas (dejar el sistema librado a su suerte)tendr una tendencia natural a desorganizarse.
FINALIDAD DE LA AUDITORIA
La auditora interna sirve a este propsito, ya que permite verificar la eficacia de la organizacin (capacidad de cumplir sus objetivos).
Entonces debemos brindar un aporte de trabajo al sistema, que le
permita mantener su equilibrio e incluso evolucionar.
AUDITORIA
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora
AU
DIT
OR
IA
DE PRIMERA PARTE (INTERNA)
Con fines internos por la organizacin, o en su nombre.
DE SEGUNDA PARTE
Clientes de una organizacin u otras personas en nombre del cliente.
DE TERCERA PARTE
Organizaciones externas independientes(usualmente acreditadas); proporcionan
certificacin de conformidad con normas.
AUDITORIA - CONCEPTOSCRITERIOS DE AUDITORIA
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
CLIENTE DE LA AUDITORIA
AUDITADO
AUDITOR
EQUIPO AUDITOR
EXPERTO TCNICO
OBSERVADOR
PROGRAMA DE AUDITORA
ALCANCE DE LA AUDITORIA
PLAN DE AUDITORIA
CONFORMIDAD
NO CONFORMIDAD
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Herramienta eficiente y confiable para apoyar polticas ycontroles de la direccin;
Ofrece informacin para mejorar el desempeo;
Permite verificar el cumplimiento de la norma o requisitosde referencia.
BENEFICIOS DE LA AUDITORIA
Permiten reconocer el perfil de competencias de losauditores;
Incrementan la confianza sobre la utilidad de los resultadosde las auditorias;
Motivan para generar una colaboracin mas estrecha ycercana entre las personas que estn interactuando en unamisma organizacin.
ACTORES DE LA AUDITORIA
AUDITORIA
AUDITOR
AUDITA
DO
EXPERTO TECNICO
ORGANI
ZACIN
AUDITOR LIDER
OBSERVA DOR
El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico
La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora
PRINCIPIOS DE AUDITORIA El fundamento de la profesionalidadIntegridad
La obligacin de informar con veracidad y exactitudPresentacin imparcial
La aplicacin de diligencia y juicio al auditarDebido cuidado
profesional
Confidencialidad
Independencia:
Enfoque basado en la evidencia
Seguridad de la informacin
QU DEMANDA LA NORMA ISO 9001? Intervalos planificados (Establecer un programa)
Definir criterios, alcance, frecuencia y metodologa
Objetividad e imparcialidad en el proceso de auditora
Los auditores NO DEBEN auditar su propio trabajo
Procedimiento documentado
Tomar acciones sin demora para eliminar las no conformidades detectadas y SUS CAUSAS
FRECUENCIA DE LA AUDITORA
Intervalo apropiado para la empresa; mnimo 1 (una) por ao en todas las reas y procesos;
La frecuencia debe adecuarse a las necesidades de la empresa.
GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA Se debe definir:
Objetivos y el alcance del programa;
Responsabilidades, recursos y procedimientos;
Como se garantiza la aplicacin del programa;
Monitoreo y revisin del programa de auditora;
Que se mantengan los registros apropiados.
REALIZACIN DE UNA AUDITORA
INICIO DE LA AUDITORA Designacin del lder del equipo auditor
Definicin de objetivos, alcance y criterios de auditora
Determinacin de la viabilidad de la auditora
Seleccin del equipo auditor
Establecimiento de contacto inicial con el auditado
REVISIN DE LA AUDITORA
Manuales
Procedimientos
Preparar documentos de trabajo.
- Listas de verificacin
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN Manuales
Procedimientos
Planes
Instructivos
Preparar documentos de trabajo.
- Listas de verificacin
PREPARACIN DE LA AUDITORIA
Plan de auditoria
Asignacin de tareas al equipo
EJECUCIN IN SITU Reunin de apertura
Comunicaciones durante la auditoria
Funciones y responsabilidades de observadores y guas
Recoleccin de evidencia
Preparacin de conclusiones
Reunin final
SECUENCIA TPICA DE UNA ENTREVISTA
Intercambio de saludos y presentaciones; Pregunta de apertura: Por favor puede explicar el proceso; Solicitar documentos, si es necesario; Hacer preguntas exploratorias para obtener ms informacin; Hacer preguntas cerradas para precisar hechos; Revisin de los hechos y registro de hallazgos; Explicar no conformidades si las hay; AGRADECER al auditado; Pasar a la siguiente actividad del plan.
TIPOS DE PREGUNTAS
Abiertas (Cmo?)
Alientan al auditado a hablar libremente
Exploratorias (Cul?, Quin?, Por qu?, Dnde?)
Permiten profundizar la informacin que provee el auditado
Cerradas (Tiene?, Existe?, Cuando?)
Permiten establecer hechos especficos
PARA TOMAR EN CUENTA
El auditor debera dedicar el 80% de su tiempo a escuchar;
El que pregunta conduce la entrevista;
Su funcin no es dar lecciones sobre la Norma o sobre la actividad
auditada!!!;
Seguir las reglas mnimas de educacin y respeto hacia las personas.
UN MAL AUDITOR ES
Irresponsable (incumple el programa). Inflexible (no escucha ni cede). Polmico (trae temas fuera de la auditora). Prepotente (trata mal al auditado). Fcilmente influenciable (no es tenaz). Cree todo lo que le dicen (no verifica la evidencia). Intratable / no comunicativo (no sabe entrevistar). No inquisitivo (superficial). Negligente (incumple obligaciones). Est cansado y apurado (no cumple su mandato) Carente de tica (confidencialidad, conflicto de inters).
UN MAL AUDITOR ES
Irresponsable (incumple el programa). Inflexible (no escucha ni cede). Polmico (trae temas fuera de la auditora). Prepotente (trata mal al auditado). Fcilmente influenciable (no es tenaz). Cree todo lo que le dicen (no verifica la evidencia). Intratable / no comunicativo (no sabe entrevistar). No inquisitivo (superficial). Negligente (incumple obligaciones). Est cansado y apurado (no cumple su mandato) Carente de tica (confidencialidad, conflicto de inters).
QU ESPERAR DEL AUDITADO
Autoritario (maltrata subordinados). Antagonista (expresa sus desacuerdos). Hostil (provoca conflictos). Trata de distraer. Les gusta impresionar o confundir. Expresa conflictos internos o decepciones (se declara vctima). Refleja tensin (nervioso). Es indiferente y poco colaborador. No cree en el valor de la auditora.
REDACCIN DE NO CONFORMIDADESPARA IDENTIFICAR UN INCUMPLIMIENTO:
Requisito del criterio
Hallazgo de un incumplimiento
Evidencia
SUGERENCIAS PARA LA REDACCIN DE NO CONFORMIDADESLa redaccin de la no conformidad debera ser:
corta, concisa y entendible.
Debera incluir como opciones:
Declaracin separada de la evidencia y la no conformidad contrastada con los criterios establecidos de forma
conjunta.
Redaccin conjunta de la evidencia de la no conformidad y del incumplimiento con los criterios establecidos por
separado
EJEMPLOS DE REDACCIN DE NOCONFORMIDADESRedaccin de la evidencia, del punto que se incumple y de la no
conformidad por separado:
EVIDENCIA: En el procedimiento P.02 de control de documentos, no se considera la documentacin de origen externo y el control de
su distribucin tal como los instructivos de lectura de medidores.
REQUISITO: 4.2.3 f) de ISO 9001:20008 NO CONFORMIDAD: La organizacin no asegura que se identifican
los documentos de origen externo y tampoco controla su
distribucin
EJEMPLOS DE REDACCIN DE NOCONFORMIDADES
EVIDENCIA NO CONFORMIDAD
En la ltima revisin por la direccin no se
discuti sobre la necesidad de cambios en
las polticas de provisin de recursos
humanos y materiales, para hacer frente a
un incremento sostenido durante los
ltimos dos aos en el volumen de usuarios
de cliente EPZ.
La informacin de entrada para la revisin
por la Direccin no incluye cambios que
podran afectar al sistema de gestin de la
calidad (5.6.2.f)
La organizacin subcontrata la produccin
de perillas y jaladores de madera a una
pequea empresa local, sin embargo no
existen registros de la evaluacin de dicho
proveedor ni de su capacidad para
satisfacer los requisitos exigidos
No se realiza una evaluacin de los
proveedores en funcin a su capacidad
para proveer productos de acuerdo a los
requisitos
de la organizacin (7.4.1)