DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN

Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación

FEBRERO 2013

CURSO DECONTROL INTERNO

CONTRALORÍA GENERAL

Objetivo del Curso:Conocer los principios e importancia del Control Interno para el funcionamiento de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, así como los medios y procesos por los cuales puede ser evaluado.

Estructura del Curso

Consideraciones previas

Generalidades del Control Interno

Sistemas de Control Interno

Normas Generales de Control Interno

SITUACIÓN ACTUAL

A la fecha no existe un sistema formal de control interno en las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Veracruz.

A continuación se presentan como ejemplo algunas observaciones emitidas en las auditorías y revisiones:

• En las auditorías y revisiones se detecta incumplimiento de la normatividad e inconsistencias en la información.

• Las observaciones emitidas son recurrentes

OBSERVACIONES MÁS RECURRENTES

• Personal con adscripción diferente a la especificada en la plantilla sin oficio de autorización actualizado.

• Plantillas de personal no actualizadas.

• Contratos de servicios profesionales sin dictamen de justificación.

• Expedientes de personal incompletos.

• Carencia de Manuales que regulen la administración de los recursos Humanos.

Recursos Humanos

OBSERVACIONES MÁS RECURRENTES

Recursos Financieros

• Gastos realizados en desapego a la normatividad.

• Gastos que no cuentan con la documentación comprobatoria o que no reúne requisitos necesarios para ser considerados válidos.

• Pagos efectuados por conceptos no financiables con fondos federales.

• Facturas de proveedores o prestadores de servicios no registradas.

• Saldos excesivos en las cuentas de deudores diversos.

• Deficiencias en la elaboración de estados financieros.

Recursos Materiales

OBSERVACIONES MÁS RECURRENTES

• Deficiencias en las entradas y salidas del almacén

• Inventarios no actualizados.

• Deficiencias en los registros de los bienes muebles.

• Bienes muebles no localizados.

• Bienes muebles sin resguardo o no actualizados.

• Diferencias entre la programación y ejecución del Programa Anual

de Adquisiciones.

Estas observaciones son recurrentes, y son por falta de controles internos en las operaciones que efectúan las dependencias y entidades.

Esto ocasiona:• Incumplimiento de la normatividad.• Perdida de credibilidad en la ciudadanía.• Dificultad para solventar comprobaciones de fondos

estatales y federales.• Pérdida de recursos futuros.

¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR?

• Cumplimiento de la normatividad.• Lograr un manejo adecuado de los recursos.• Generar ahorro.• Mejora de los procesos.• Lograr el reconocimiento y credibilidad de la

sociedad como institución que contribuye a lograr un Gobierno honesto.

¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR?

• Cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016 y de los programas que derivan de este.

• Contar con una administración pública ordenada y que en las revisiones y auditorías futuras se generen observaciones mínimas.

¿CÓMO LO PODEMOS LOGRAR?

Para lograr una administración pública ordenada, eficaz y eficiente se propone la implementación del Sistema de Control Interno de manera transversal.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO?

Control Interno como Sistema

Retroalimentación

Entradas Proceso de conversión Salidas

Recursos HumanosRecursos Materiales

Recursos FinancierosRecursos Técnicos

Proceso de Control Interno

Control Organizacional

Sistema de Control Interno

Planear

HacerVerificar

Actuar

SCI

Mejora Continua

Tiempo

• Cumplimiento de la normatividad

• Manejo adecuado de los recursos.

• Mejora de los procesos.

• Cumplimiento de los objetivos.

• Ahorro

• Disminución de observaciones en auditorías.

• Elevar la Calidad de la Administración Pública

Meses

SCI

Proceso de implementación

1. Análisis de la normatividad vigente.

1. Análisis de la normatividad vigente.

3.Capacitación de Responsables (dependencias y entidades).

3.Capacitación de Responsables (dependencias y entidades).

4. Documentación del Sistema.-

Revisión y actualización de los procedimientos .

4. Documentación del Sistema.-

Revisión y actualización de los procedimientos .

5. Implementación y maduración del sistema.

5. Implementación y maduración del sistema.

6. Evaluación del sistema. 6. Evaluación del sistema.

7. Ajustes al sistema y/o Seguimiento a observaciones.

7. Ajustes al sistema y/o Seguimiento a observaciones.

2. Publicación de Normas actualizadas.

2. Publicación de Normas actualizadas.

Planear

HacerVerificar

Actuar

SCI

DIFUSIÓN Y CAPACITACIÓN

CONTRALORÍA GENERAL

ÓRGANOS INTERNOS DE

CONTROLDEPENDENCIAS

Y ENTIDADES

¿Qué es control?

La palabra control es un galicismo del francés contrôle, que indica la acción o efecto de controlar.

Real Academia Española,

1. m. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.2. m. Dominio, mando, preponderancia.3. m. Oficina, despacho, dependencia, etc., donde se controla.4. m. Puesto de control5. m. Regulación, manual o automática, sobre un sistema.6. m. Testigo (‖ muestra).7. m. Mec. Mando o dispositivo de regulación.8. m. Mec. Tablero o panel donde se encuentran los mandos. U. m. en pl.

Control como función restrictiva y coercitiva.

Control como sistema automático de regulación.

Control como función administrativa.

CONTROL

Control Mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de

una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias e incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que rige las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignaciones de recursos.

Glosario de Términos para el Proceso de Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación en la Administración pública. Del Instituto de Desarrollo Técnico de las Haciendas Públicas, INDETEC.

COSOUSA

CoCoCanadá

CadburyReino Unido

CoBitAustralia

Nif’sMéxico

Modelos de Control

Control Interno en el mundo

COSOUSA

(Committee of Sponsoring Organizations of de Treadway

Commission)

Internal Control Integrated Framework (IC-IF)

Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway

Definición de Control Interno según el modelo COSO

El control interno es el proceso efectuado y diseñado para proveer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las siguientes categorías:

• Efectividad y eficiencia de las operaciones.• Confiabilidad de la información financiera.• Cumplimiento de las leyes y regulaciones

aplicables.

COSO

1 Ambiente de control

2 Evaluación de riesgos

3 Actividades de control

4 Información y comunicación

5 Actividades de monitoreo

Componentes del modelo de Control Interno

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE VERACRUZ

Acuerdo por el que se establecen las Norma Generales de Control InternoPublicadas el 20 de marzo de 2008. Num. Ext. 91

Establecer las normas generales de control interno que deberán observarse en las dependencias y entidades de la Administración Pública del Estado, a fin de establecer mecanismos de control interno que coadyuven en el cumplimiento de sus metas y objetivos, prevenir los riesgos que puedan afectar el logro de éstos, fortalecer el cumplimiento de las leyes y disposiciones normativas, generar una adecuada rendición de cuenta y transparentar el ejercicio de la función pública.

Artículo 1

OBJETO DEL ACUERDO

El proceso integrado dirigido y vigilado por los titulares de las dependencias o entidades, para proporcionar seguridad razonable de que se están logrando los objetivos de efectividad, orden, eficiencia y economía en las operaciones; calidad en los servicios públicos; protección de los recursos públicos; cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás normatividad aplicable; y elaboración de información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

Artículo 2

Control Interno:

El control interno debe ser establecido por los titulares de las dependencias y entidades, con estricto apego en estas normas y de acuerdo a las circunstancias y condiciones de cada dependencia o entidad.

Artículo 2

REPONSABLES:

Los Titulares de las Dependencias y Entidades son RESPONSABLES de:

• Establecer• Mantener• Revisar• Actualizar• DivulgarMecanismos de Control Interno Art. 4

Clasificar controles en preventivos, detectivos y correctivos e informar a la CG.Art. 5

Control preventivo: Los mecanismos de control que tienen como propósito anticiparse a la posibilidad de que se ejecuten acciones fuera del marco legal y normativo.

Control detectivo: Los mecanismos de control que operan en el momento en que los eventos o transacciones están ocurriendo, e identifican las omisiones o desviaciones antes de que concluya el proceso.

Control correctivo: Los mecanismos de control que poseen el menor grado de efectividad y operan la etapa final de un proceso, el cual permite identificar y corregir o subsanar en algún grado, omisiones o desviaciones.

La Contraloría General, a través de las Direcciones Generales de Control y Evaluación, Auditoría Gubernamental, los Comisarios Públicos y los Órganos Internos de Control en las dependencias y entidades, y conforme a sus atribuciones, supervisará y evaluará el funcionamiento del control interno, y verificará el cumplimiento del presente Acuerdo. Art. 6

Los OIC orientarán a los responsables de establecer o realizar las acciones de Control Interno de la Dependencia o Entidad cuando así lo requieran. Art.8

Para efectos del presente Acuerdo el control interno tiene como objetivos:

I. Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones, programas, proyectos y calidad de los servicios que se brinden a la sociedad;

II. Medir la eficacia en el cumplimiento de los objetivos institucionales y prevenir desviaciones en la consecución de los mismos;

III. Mantener un adecuado manejo de los recursos públicos y promover que su aplicación se realice con criterios de eficiencia, economía y transparencia;

IV. Elaborar información financiera, presupuestal y de gestión, veraz, confiable y oportuna; y

V. Propiciar el cumplimiento del marco legal y normativo aplicable a las dependencias y entidades.

Artículo 10.

I. Ambiente de Control

II. Administración de Riesgos

III. Actividades de Control

IV. Información y Comunicación

V. Supervisión

Las Normas Generales de Control Interno se integran por los siguientes componentes:

Artículo 13

Primera Norma.

Ambiente de Control. El ambiente de control es la base para el control interno, para ello los titulares de las dependencias y entidades y demás servidores públicos, deben mantener y demostrar integridad y valores ciudadanos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones, por lo que deberán observar estrictamente el código de ética de los servidores públicos del Estado y las disposiciones legales que rijan su actuación, así como contribuir con sus acciones a fomentar que el personal se conduzca en sus funciones con una actitud de compromiso y apoyo hacia el control interno.

a) Integridad y Valores Éticos. El diseño y aplicación del control interno se sustenta en la integridad y los valores éticos de los servidores públicos, por lo que todos los servidores públicos deben mantener y demostrar integridad y valores éticos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones, observando el código de ética.

b) Compromiso. Los titulares de las dependencias y entidades y demás servidores públicos, deben estar comprometidos con la consecución de la misión, visión, objetivos y metas institucionales.

Para generar un ambiente de control apropiado, deben considerarse los factores siguientes:

MISIÓN Y VISIÓN DE LA SEFIPLAN

VisiónVisión

Misión

¿A dónde queremos llegar?

¿Quiénes somos?¿Dónde estamos?

Implementacióndel SCI

Misión

Establecer políticas fiscales y financieras para alcanzar un crecimiento generalizado, sostenido y sustentable en todos los sectores de la actividad económica del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, que permita crear fuentes de trabajo y garantizar el bienestar de los veracruzanos.

Visión

Ser una instancia moderna, eficiente y productiva, capaz de mejorar sustancialmente las condiciones económicas y sociales del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, con el fin de elevar el bienestar de sus habitantes.

Calidad HumanaResponsabilidadFidelidadPerseveranciaLegalidad Honestidad

Valores

c) Estructura Organizacional. Los titulares de las dependencias y entidades deben evaluar si la estructura organizacional es la adecuada de acuerdo a las funciones sustantivas y adjetivas de la dependencia o entidad, y que les permite planificar, ejecutar, controlar y supervisar las actividades para la consecución de objetivos.

d) Manuales de Organización y Procedimientos. Documentos que deben elaborarse conforme a la estructura organizacional, las atribuciones y responsabilidades establecidas en las leyes y reglamentos que en cada caso sean aplicables, incluyéndose las actividades e información que se genere, así como los procedimientos para todos los procesos sustantivos y de apoyo.

e) Administración de Recursos Humanos. El recurso humano es el más importante de las dependencias y entidades, por lo que debe administrarse en forma eficiente y eficaz para que exista un ambiente de control fortalecido.

Segunda Norma

Administración de riesgos. La administración de riesgos es el proceso constante de identificación y análisis de los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos y metas de la dependencia o entidad, previstos en los programas sectoriales y operativos anuales, acordes al marco jurídico que rige su funcionamiento.

a) Identificación del riesgob) Evaluación del riesgoc) Administración de riesgos

Los factores fundamentales del componente de administración de riesgos son:

a) Identificación del riesgo:

Es un proceso permanente, por el cual los titulares de las dependencias y entidades y los servidores públicos de mandos medios y superiores, deben identificar los factores de riesgo relevantes, tanto internos como externos, que puedan impactar negativamente en el logro de los objetivos y metas institucionales.

b) Evaluación del riesgo:

Los factores de riesgo que han sido identificados deben ser analizados cuidadosamente en cuanto a su impacto y a la probabilidad de ocurrencia, para determinar su importancia, este proceso deberá incluir:

• Una estimación de la importancia del riesgo, • Una evaluación de la probabilidad de que se materialice el

riesgo; • Un análisis de cómo ha de gestionarse el riesgo, es decir,

debe realizarse una evaluación de las medidas que conviene adoptar.

Evaluación del riesgo:

c) Administración de riesgos:

Una vez que se haya realizado la evaluación del riesgo, se determinará la forma en que los riesgos van a ser administrados.

Las dependencias y entidades deberán establecer y mantener mecanismos efectivos de control interno que permita tratar y mantener el riesgo en un nivel aceptable.

Paralelamente a las medidas que se adopten para gestionar o minimizar el riesgo, es necesario establecer procedimientos para asegurar que es correcto el diseño e implantación de dichas medidas, así como el análisis de procesos centrado especialmente en las relaciones entre las distintas áreas de la dependencia o entidad.

c) Administración de riesgos:

Para tal efecto se aplicará lo dispuesto en el Modelo de Administración de Riesgos en la Administración Pública, elaborado por la Contraloría General del Estado

Guía de Aplicación del Modelo de Administración de Riesgos(Mapa de Riesgos)

Estrategias para administrar el riesgo:

• Evitar el riesgo• Reducir el riesgo • Asumir el riesgo

• Transferir el riesgo

Tercera Norma

Actividades de Control. Los titulares de las dependencias y entidades, en el ámbito de sus respectivas competencias, serán responsables del establecimiento, adecuación y funcionamiento de las actividades de control interno necesario para el logro de los objetivos y metas institucionales, asegurando de manera razonable la generación de información financiera, presupuestal y de operación confiable, oportuna y suficiente, para cumplir con su marco jurídico de actuación, así como salvaguardar los recursos públicos a su cargo y garantizar la transparencia de su manejo.

Algunas actividades de control que pueden establecerse son:

Revisión de alto nivel al desempeño actual.

Los titulares de las dependencias y entidades deben identificar los resultados obtenidos en toda la organización y compararlos con los presupuestos, objetivos y metas establecidos en los programas sectorial, especiales y operativo anual y analizar las diferencias significativas, para este efecto deberán establecer y mantener en funcionamiento sistemas de medición confiables y objetivos, que les permita evaluar el nivel y calidad de cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

Administración del recurso humano.

Comprende una actividad de apoyo de la gestión que permite optimizar su participación en los fines institucionales, logrando la efectividad, eficiencia y productividad tanto en el comportamiento funcional, como personal. Para tal efecto se deberán establecer controles internos en materia de selección, contratación de personal, asistencia y permanencia; mantenimiento del orden, moral y disciplina; evaluación del desempeño; capacitación y profesionalización de los servidores públicos; actualización de expedientes de personal, entre otros.

Controles sobre el proceso de información.

Se deberá generar una serie de controles para comprobar la exactitud, totalidad y autorización de las transacciones, a través de sistemas de información, con el objeto de utilizarse en la obtención de información, desde la generación de los documentos fuente, hasta la preparación de los reportes o informes, así como su archivo y custodia.

Establecimiento y revisión de medidas e indicadores de desempeño.

Estas medidas deben permitir la comparación entre diferentes fuentes de información, de modo tal que se compruebe su conexión y se puedan tomar las medidas correctivas y preventivas necesarias. Los controles deben contribuir a validar la idoneidad e integridad de los indicadores de las áreas y del desempeño institucional.

SIEDSIEDGE

Fin

Propósito

Componentes

Actividades

Obj

etivo

s

Indi

cado

res

Met

as

Matriz de Indicadores

Presupuesto basado en Resultados

Segregación de funciones y responsabilidades.

Para minimizar el riesgo a cometer errores o fraudes, se deberá asignar a diferentes servidores públicos, las tareas y responsabilidades ligadas a la autorización, procesamiento, registro y revisión de operaciones, así como para el resguardo de los principales bienes.

Ejecución adecuada de transacciones o eventos.

Las operaciones y actividades significativas deben ser autorizadas y ejecutadas solamente por el personal competente en el ámbito de sus facultades. Dichas autorizaciones deben ser claramente comunicadas al personal.

Acceso controlado y restringido a los bienes y registros.

El acceso a los bienes y registros debe estar limitado al personal autorizado y deberá efectuarse una comparación periódica de los registros contra los bienes disponibles con la finalidad de reducir el riesgo de actos de corrupción, errores, fraudes, malversación de recursos o cambios no autorizados.

Control de calidad de los servicios y trámites. La implementación del control de calidad debe partir del análisis de las necesidades de la sociedad y la evaluación objetiva respecto del grado en que son satisfechas; para este efecto se pueden utilizar herramientas y técnicas tales como el control estadístico y la aplicación de programas de mejoramiento continuo.

Documentación de las transacciones y del control interno.

Deben documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del sistema de control interno, así como todas las transacciones y otros eventos significativos.

Todas las actividades de control identificadas para cada proceso deberán quedar documentadas en el manual de procedimientos de la dependencia o entidad.

Revisión y actualización de los procedimientos

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.

“Guía para el Fortalecimiento del Control Interno en las Dependencias y Entidades de

la Administración Pública Estatal”

Esta guía ofrece una estructura y metodología enunciativa más no limitativa de las actividades de control para:

Recursos FinancierosRecursos MaterialesRecursos Humanos

El 29 junio de 2012 el Contralor General emitió el oficio Circular CG/017/2012 dirigido a los Titulares de las Dependencias y Entidades con copia a los Titulares de los Órganos Internos de Control donde se notifica la

RECURSOS MATERIALES

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDAD FUNDAMENTO LEGAL

Mantener actualizados los inventarios de mobiliario y equipo y promover su uso adecuado.

Elaborar y actualizar los resguardos correspondientes de aquellos servidores públicos que tengan asignados bienes propiedad del estado, estableciendo que es responsabilidad de los mismos su cuidado y, en su caso, de su reposición y del resarcimiento de los daños y perjuicios causados.

Código Financiero. Art. 213. Ley de Adquisiciones del Estado.

Arts. 87 fraccs. II, III, VI y 88 fracc. II y 93.

Realizarse las investigaciones necesarias en caso de encontrar faltantes de activos fijos.

Ley de Adquisiciones del Estado. Art. 93.

Efectuar los procedimientos de baja, por pérdida de la vida útil, robo, extravío, donación o enajenación.

Ley de Adquisiciones del Estado. Arts. 94 al 111.

Vigilar que el mobiliario y equipo otorgado en comodato, se encuentre debidamente respaldado con su contrato respectivo.

Código Financiero. Art. 186, fracc. III, XXXIV y XXXV.

Analizar la factibilidad de asegurar contra siniestro, el mobiliario y equipo.

Ley de Adquisiciones Federal. Art. 5. Ley de Adquisiciones del Estado.

Arts. 85 y 93.

Cuarta Norma

Información y Comunicación. La información que se genere debe ser adecuada para la toma de decisiones y acorde con los objetivos y metas institucionales.

Los titulares de las dependencias y entidades y demás servidores públicos de mandos medios y superiores, en el ámbito de sus respectivas competencias, serán los responsables de establecer las medidas conducentes que les permita obtener, identificar, clasificar y registrar la información, así como asegurar que ésta sea confiable, oportuna, suficiente y pertinente, y se cumpla con las disposiciones legales y administrativas que en materia de información les sean aplicables a la administración pública estatal.

La información deberá identificarse y comunicarse oportunamente a las instancias internas y externas procedentes, en la forma y los plazos que lo establezcan las disposiciones normativas aplicables.  Lo anterior permitirá determinar si se está cumpliendo con los programas sectoriales y operativos, así como si se están alcanzando los objetivos y metas institucionales para un eficiente y racional uso de los recursos públicos.

Supervisión. La supervisión permite evaluar y verificar si el control interno está funcionando de manera adecuada o es necesario introducir cambios, por lo que debe realizarse en toda la ejecución de las operaciones y procesos de las dependencias y entidades.

Independientemente de la revisión y evaluación que realicen las diversas instancias de fiscalización sobre el control interno de las dependencias y entidades, la supervisión del control interno es responsabilidad de los titulares de éstas.

Quinta Norma

Para tal efecto, y a fin de determinar la efectividad del control interno, deberán vigilar que los servidores públicos lleven a cabo las actividades de control interno durante el transcurso de las operaciones o procesos, a través de supervisiones realizadas cuando menos dos veces al año.

Los titulares de las dependencias y entidades deberán informar a la Contraloría General y a los órganos de gobierno correspondientes, al finalizar cada ejercicio y a más tardar el 31 de marzo del año siguiente, el estado que guarda el control interno, así como los avances más importantes efectuados al respecto, destacando las situaciones relevantes que requieren de atención para mejorar los procesos de control y evitar su debilitamiento. Art. 15

INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO

Los Órganos Internos de Control presentarán semestralmente, al o la titular de la Dirección General de Control y Evaluación y a los o las titulares de las dependencias y entidades respectivas, los resultados de las evaluaciones correspondientes al funcionamiento del control interno.  Los resultados de las evaluaciones contendrán las observaciones, deficiencias o debilidades identificadas y las recomendaciones correspondientes y, en su caso, los avances o desfasamientos que se tengan en la implementación de acciones de mejora para su fortalecimiento. Art 7

EVALUACIONES AL CONTROL INTERNO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Proceso de implementación

1. Análisis de la normatividad vigente.

1. Análisis de la normatividad vigente.

3.Capacitación de Responsables (dependencias y entidades).

3.Capacitación de Responsables (dependencias y entidades).

4. Documentación del Sistema.-

Revisión y actualización de los procedimientos.

4. Documentación del Sistema.-

Revisión y actualización de los procedimientos.

5. Implementación y maduración del sistema.

5. Implementación y maduración del sistema.

6. Evaluación del sistema. 6. Evaluación del sistema.

7. Ajustes al sistema y/o Seguimiento a observaciones.

7. Ajustes al sistema y/o Seguimiento a observaciones.

2. Publicación de Normas actualizadas.

2. Publicación de Normas actualizadas.

Planear

HacerVerificar

Actuar

SCI

Muchas Gracias