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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO
ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO PROYECTO DE
CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA
COORDINACIN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
GEOLOGA Y MINERA DE VENEZUELA (INGEOMIN) REGIN GUAYANA
Trabajo de Grado presentado para optar al grado de
Licenciado
en Administracin de Empresas
AUTOR: Jos Gregorio Guerra Tovar
TUTORA: Lic. Yurma Maya (MSc)
CIUDAD BOLVAR, 2008
i
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO
ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO PROYECTO DE
CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
APROBACIN DEL TUTOR
En mi carcter de Tutora del Trabajo de Grado presentado por
el
ciudadano: Jos Gregorio Guerra Tovar, para optar al grado de
Licenciado
en Administracin de Empresas, cuyo ttulo es: Sistema de Control
y Registro
de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del
Instituto Nacional
de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana;
considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos
suficientes para
ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del
jurado
examinador que se designe.
En Ciudad Bolvar, a los catorce das del mes de Marzo de
2008.
______________________
Lic. Yurma Maya
C.I. N 10.040.091
ii
-
AGRADECIMIENTOS
Cuando finalizamos una meta y principalmente, si es la
culminacin de una carrera universitaria, siempre tenemos mucho que
agradecer.
Primeramente, a Dios todopoderoso, a Nazareno y al Dr. Jos
Gregorio Hernndez (por quien llevo mi nombre), por protegerme y
darme
vida y salud, para llegar a ver este sueo hecho una hermosa
realidad.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, en sus
sedes
Puerto Ordaz y Ciudad Bolvar, materializada en todos sus
docentes, por ser
la Casa de Estudios donde me he formado profesionalmente.
A mi Tutora, Lic. Yurma Maya, a quien le estoy inmensamente
agradecido, por su ayuda y colaboracin en el desarrollo y
culminacin de
este Trabajo de Grado.
A la Coordinadora de la Sede Ciudad Bolvar, Lic. Indira
Rodrguez; al Coordinador del Programa de Investigacin y Desarrollo
(PID), Prof. Luis Daz; a la Lic. Nirma Alvarez, del Dpto. de
Relaciones Interinstitucionales de la UNEG; a la Prof. Sara Bianco,
Jefe del Dpto de Control de Estudios (Puerto Ordaz); y a todos los
profesores con quienes compart e intercambi
experiencias a lo largo de estos cinco aos.
A la Lic. Zulaine Caraballo de INGEOMIN, por su ayuda y
colaboracin cuando hice mi pasanta de tecnlogo en esa institucin y
para
la culminacin de ella a travs de este Trabajo de Grado.
A mis familiares y amigos, por estar siempre pendientes de
mis
estudios y de incentivarme a culminar mi carrera.
iii
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DEDICATORIA
Este trabajo se encuentra dedicado a todas aquellas personas
que
con sus sabios consejos supieron guiarme a travs de un camino no
siempre
fcil de transitar; personas que me escucharon y estuvieron ah
durante
toda mi carrera:
En primer lugar, agradezco a mis padres: Lic. Carolina Tovar
Lizardi y Lic. Jess Guerra Garrido, por su constante asesora,
presencia tanto emocional como econmica; ya que jams me han faltado
en ningn
aspecto y han sabido educarme bajo los principios de la cultura
y la
constancia; tolerando mis errores e inmadureces producto del
mpetu de
la edad y canalizando, con mucha sabidura, todo mi energa hacia
el
estudio y el aprendizaje.
A mi mejor amiga Daniela Martnez, quien ha estado a mi lado
desde siempre, siendo la comprensin y entendimiento que me han
hecho no
perder las ganas de seguir adelante y no frustrarme por los
tropiezos.
A mis abuelas Rita Lizardi y Edelmira de Tovar, quienes con sus
rezos y buenas intenciones han permitido que en las tempestades
siempre
aparezca un rayo de luz al final del camino.
A mi hermano, Ing. Jess David Guerra Tovar, porque juntos somos
los primeros profesionales de la nueva generacin, para que sirva de
ejemplo
al resto de los primos.
Y en especial a Adrin Garrido (+), que en paz descanse, por ser
mi mejor amigo y una de las personas que ms contribuy en mi
crecimiento
como estudiante; por su ayuda incondicional siempre que lo
necesit ya que
sin ella me hubiera sido muy difcil comprender muchas de las
materias en la
Universidad; por ser un ejemplo de constancia y dedicacin que me
sirvi
para admirar y seguir; y ya que no pudo llegar a ver al final
los frutos de
nuestro esfuerzo, este trabajo va dedicado muy especialmente a
l.
iv
-
NDICE GENERAL
pp
APROBACIN DEL
TUTOR......................................................................
AGRADECIMIENTOS................................................................................
DEDICATORIA...........................................................................................
LISTA DE CUADROS. LISTA DE
GRFICOS.........................................................................LISTA
DE FIGURAS
RESUMEN..................................................................................................
INTRODUCCIN. CAPTULOS I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema.......... Objetivos de la
Investigacin
Objetivo General... Objetivos Especficos..
Justificacin.. II. MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin. Resea Histrica y Descripcin de
INGEOMIN.
Resea Histrica de INGEOMIN...... Descripcin de INGEOMIN..
Bases Tericas. Aspectos Generales relacionados con el
Control......... El Control Interno en las Organizaciones.......
Sistema de Control Interno... Sistema de Control y Registro de
Materiales....
Bases Legales.. III. MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin....... Diseo de Investigacin...
Identificacin de Variables.. Operacionalizacin de Variables....
Poblacin y Muestra.
iiiiiivviix
xiixiii
01
0406060607
09111113202025323948
5455555758
v
-
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos... Procesamiento y
Anlisis de los Datos.....
IV. ANLISIS DE RESULTADOS
Nivel de Anlisis. Forma de Presentacin de los Resultados...
Presentacin e Interpretacin de los Resultados....
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones. Recomendaciones....
VI. SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA
COORDINACIN REGIONAL DE INGEOMIN, REGIN GUAYANA
Presentacin.. Fundamentacin Objetivos de la Propuesta
Objetivo General. Objetivos Especficos.
Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro
Componente Planificacin Componente Despliegue del Sistema...
. REFERENCIAS. ANEXOS. Anexo A. Instrumento. Anexo B. Validacin
del Instrumento.. Anexo C. Revisin de Bienes...
5859
606060
8585
9090919191919294
106
108109119121
vi
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LISTA DE CUADROS
Cuadro N pp.
1. Identificacin y Definicin de las Variables
2. Operacionalizacin de Variables..
3. Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la
cual se realizan en la institucin diagnsticos sobre los procesos de
almacenamiento y depsito...
4. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los
encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnsticos
realizados sobre almacenamiento y depsito...
5. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de
una
fijacin y determinacin de objetivos donde se defina la
orientacin en la ejecucin del inventario de la institucin
6. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en
el
tiempo de los objetivos formulados en relacin a las actividades
de inventarios
7. Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento
de
planes para la realizacin del proceso de inventario en la
institucin....
8. Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes
responden
a diagnsticos estratgicos
9. Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se
encuentra identificado el material que est en existencia dentro del
depsito
10. Distribucin absoluta y porcentual sobre el tipo de
procedimiento
utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del
depsito.
11. Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de
la
identificacin utilizada
56
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63
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68
69
vii
-
12. Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin del
material que est en existencia
13. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para clasificar los materiales del depsito.
14. Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en
sistema de informacin de la clasificacin utilizada...
15. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en
la
realizacin del inventario fsico
16. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos que
comprende el control del inventario fsico.
17. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia
con la
cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por
almacenamiento...
18. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para la determinacin de los costos
19. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia
con la cual se lleva un registro de solicitudes de
materiales...
20. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los
encuestados acerca del nivel de actualizacin de los registros de
las solicitudes y devoluciones de bienes...
21. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia
con la
cual se mantienen los registros de los movimientos...
22. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los
encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el
clculo del consumo/uso promedio de materiales...
23. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos
para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde
estn los bienes y materiales
24. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos de evaluacin de los registros de materiales
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71
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75
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80
81
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viii
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25. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos para revisar los clculos realizados para la
determinacin del consumo/uso mensual promedio.
26. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos de verificacin de los clculos utilizados para
determinar los niveles en la existencia de materiales.
83
84
ix
-
LISTA DE GRFICOS
Grfico N pp.
1. Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la
cual se realizan en la institucin diagnsticos sobre los procesos de
almacenamiento y depsito...
2. Distribucin absoluta y porcentual sobre los aspectos
comprendidos en los diagnsticos sobre almacenamiento
3. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de
una fijacin y determinacin de objetivos del inventario de la
institucin
4. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en
el
tiempo de los objetivos formulados en relacin a las actividades
de inventarios
5. Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento
de
planes para realizar proceso de inventario en la
institucin...
6. Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes
responden a diagnsticos estratgicos
7. Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se
encuentra identificado el material que est en existencia dentro
del depsito
8. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para el etiquetado de los materiales del depsito
9. Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de la
identificacin utilizada
10. Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin
del
material que est en existencia
11. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para clasificar los materiales del depsito.
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62
63
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x
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12. Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en
sistema
de informacin de la clasificacin utilizada...
13. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en
la realizacin del inventario fsico
14. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos
que
comprende el control del inventario fsico.
15. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia
con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por
almacenamiento...
16. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para la determinacin de los costos
17. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia
con la cual se lleva un registro de solicitudes de
materiales...
18. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los
encuestados acerca del nivel de actualizacin de los registros de
las solicitudes y devoluciones de bienes...
19. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia
con la
cual se mantienen los registros de los movimientos...
20. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los
encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el
clculo del consumo/uso promedio de materiales...
21. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos
para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde
estn los bienes y materiales
22. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos de evaluacin de los registros de materiales
23. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos
para revisar los clculos realizados para la determinacin del
consumo/uso mensual promedio.
24. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los
procedimientos
de verificacin de los clculos utilizados para determinar los
niveles en la existencia de materiales.
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84LISTA DE FIGURAS
Figura N pp.
1. Organigrama de INGEOMIN...
2. Componente Planificacin.
3. Fase de Almacenamiento..
4. Traslado Temporal de Bienes...
5. Cambio de estado de Bienes por Desuso..
6. Autorizacin de salida de Bienes.
7. Desincorporacin de Bienes por Desuso...
8. Supervisin del Proceso.
18
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95
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106
xii
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y
POSTGRADO
PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA
COORDINACIN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
GEOLOGA Y MINERA DE VENEZUELA (INGEOMIN), REGIN GUAYANA
Autor: Jos Gregorio Guerra Tovar Tutora: Lic. Yurma Maya (MSc)
Ao: 2008
RESUMEN
La investigacin realizada se plante como objetivo general
proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales
de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y
Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana. El diseo fue de
campo, porque se desarroll y aplic en el propio mbito donde se
present la realidad objeto de estudio; el tipo de investigacin en
modalidad proyecto factible, ya que no slo se hizo un diagnstico
acerca del control y registro de los bienes en el marco de la
institucin, sino que tambin se propusieron alternativas de solucin
que se expresaron a travs de un Sistema de Control y Registro de
los Bienes Nacionales. La poblacin del estudio estuvo representada
por catorce (14) funcionarios que laboran en las reas
administrativas de control interno de la institucin. Para la
recoleccin de los datos se utiliz un cuestionario conformado por
veinticuatro (24) tems. De los resultados obtenidos, se infiere la
necesidad de desarrollar una alternativa de solucin que comprenda
un proceso de planificacin ajustado a las necesidades del control
de inventario y la implementacin de un sistema de inventario, donde
se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento,
niveles de inventario, movimiento de los materiales y los
dispositivos de supervisin para verificar el cumplimiento de cada
una de estas actividades.
xiii
-
Descriptores: Control Interno, control y registro de bienes y
materiales, sistema de control y registro de bienes y
materiales.
xiv
-
INTRODUCCIN
Los procedimientos de control que se desarrollan en cada una de
las
reas de las organizaciones de la administracin pblica o privada
deben
estar en permanente proceso de revisin y renovacin, pues de su
eficacia
depende en buena medida la estabilidad financiera y econmica de
estas
instituciones, pudiendo significar, en algunos casos, un factor
que influye en
su permanencia o extincin.
Una de las ventajas fundamentales que tienen las organizaciones
exitosas, se encuentra en el manejo ptimo de los mecanismos de
control de
sus inventarios, pues con ellos se logra determinar la cantidad
de bienes y
materiales con que se cuenta para el proceso de produccin o
generacin de
servicios, as como calcular los costos de mantenimiento, a los
fines de
garantizar su equilibrio financiero.
Los planteamientos expuestos son pertinentes en el caso
especfico
de las instituciones de la administracin pblica, que tienen
la
responsabilidad de mantener un control interno efectivo de los
ingresos,
movimientos, salidas y reingresos de sus bienes y materiales,
tanto desde el
punto de vista de lo que corresponde a la administracin de sus
recursos
materiales y financieros como lo que tiene que ver con su
responsabilidad
ante la ley en cuanto a la administracin de estos recursos de
acuerdo con
los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia,
eficiencia,
transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad
establecidos
constitucionalmente.
Lo que se ha sealado constituye el punto de partida para la
realizacin de una investigacin relacionada con el manejo de los
procesos
1
-
de control interno de bienes y materiales en un ente de la
administracin
pblica. El estudio realizado se llev a cabo en el rea
administrativa de la
Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera
de
Venezuela (INGEOMIN), adscrito al Ministerio de Industrias
Bsicas
(MIBAN), y se orient hacia la propuesta de un sistema de control
y registro
de los bienes nacionales con los cuales cuenta esta dependencia,
a los fines
de realizar una de las tareas bsicas en el proceso de ingreso,
movimiento y
salida de los bienes y materiales de esta dependencia.
La investigacin se enmarca dentro de los procesos relacionados
con
la administracin de los recursos materiales de toda organizacin
y
especficamente con los procedimientos de control y registro de
los bienes
nacionales, con el objeto de realizar el inventario y aplicar
las medidas de
desincorporacin en los casos que competa, de acuerdo a las
normas y
procedimientos establecidos.
Cabe sealar que el departamento donde se ejecutaron las
actividades de investigacin antes referidas tiene como una de
sus
atribuciones fundamentales la de llevar a cabo la gestin
administrativa de
las actividades pautadas por INGEOMIN para esta regin. En ese
sentido, su
implementacin se cuenta entre las tareas requeridas para dar
cumplimiento
a dichas atribuciones como parte de los procesos de gestin
administrativa
de este organismo.
El trabajo se desarroll de acuerdo con un esquema metodolgico
que
comprende un total de seis captulos, que se describen a
continuacin:
Captulo I. El Problema: En esta parte se abordan los tpicos
donde se
contextualiza el problema del control de bienes y materiales
dentro de las
organizaciones; los objetivos del estudio y su justificacin.
Captulo II. Marco Terico: Abarca los aspectos referenciales
tericos
representados por los antecedentes de la investigacin; resea
histrica y
2
-
descripcin de INGEOMIN, objetivo de la institucin, atribuciones
y tareas,
estructura organizativa y ubicacin de la dependencia regional.
As mismo se
plantean las bases tericas y legales en las cuales se sustenta
el estudio.
Captulo III. Marco Metodolgico: Comprende los aspectos
relacionados con la metodologa, concretamente los puntos
relativos a tipo y
diseo del estudio, identificacin y operacionalizacin de
variables, poblacin
y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y
el
procesamiento de los mismos.
Captulo IV. Anlisis de Resultados: En este captulo se desarrolla
el
anlisis de los datos obtenidos y abarca el nivel de anlisis, la
forma de
presentacin de los resultados y su interpretacin a travs de
cuadros de
frecuencia simple.
Captulo V. Conclusiones y Recomendaciones: Se desarrollan
las
conclusiones que se derivan del trabajo realizado, as como
las
recomendaciones correspondientes.
Captulo VI. Propuesta: En esta parte del trabajo se presenta
la
propuesta del sistema de control y registro de los bienes
nacionales de la
Coordinacin Regional de INGEOMIN, Regin Guayana. En ese sentido,
se
abordan los puntos relativos a su presentacin, fundamentacin,
objetivos y
proceso prescrito para las operaciones a desarrollar a travs del
sistema de
control.
3
-
CAPTULO I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En las estructuras organizacionales es un hecho indiscutible la
necesidad de profundizar en los sistemas de informacin y control
como la
mejor alternativa para que stas perfeccionen los mecanismos a
travs de
los cuales puedan desarrollar cada una de las metas trazadas en
las reas
de gestin, operativas y de control. Esto se basa en el hecho de
que a travs
de estos sistemas se facilitan los flujos de la comunicacin
interna y externa
en forma dinmica, permitindole a cada organizacin ejecutar con
mayor
eficacia las actividades que realiza.
Lo sealado tiene plena pertinencia en el caso de las
instituciones
pblicas, por el hecho de que stas deben responder no solamente a
los
parmetros previstos en los principios fundamentales de la gestin
y el
control administrativo, sino tambin a lo que se encuentra
establecido en las
leyes y reglamentos que rigen el manejo de los bienes y recursos
de la
administracin pblica.
A nivel nacional, la gestin de los recursos materiales y
financieros en
el marco de la administracin pblica venezolana presenta
connotaciones
preocupantes y delicadas, destacndose el relativo a los procesos
de control
interno como uno de los de mayores niveles crticos, dadas
las
consecuencias que se generan del mismo.
Por esta razn, es pertinente destacar lo que refiere el Informe
de la
Contralora General de la Repblica (2004), cuando dice que en
las
4
-
entidades regionales que conforman la estructura
poltico-administrativa del
pas, se evidencia que los entes contralores presentan fallas en
sus sistemas
internos, lo que dificulta asegurar el acatamiento de las normas
legales
dictadas para garantizar una administracin eficiente y eficaz de
los recursos
materiales y financieros.
Se puede afirmar que en los procedimientos de control y registro
de
los bienes, que deben llevarse a cabo en el mbito de los
diferentes entes
regionales de la administracin pblica de Venezuela, no se
aprecia un
manejo eficiente, situacin que permite verificar la existencia
de un problema
de alta significacin en materia de gestin de los recursos
materiales y
financieros; as como de manejo y control de bienes en
concreto.
Los planteamientos realizados permiten abordar la situacin que
se
hace presente en el marco de una dependencia pblica de
importancia
estratgica en el estado Bolvar, como lo es la Coordinacin
Regional del
Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN);
en la
cual se evidencia un problema en lo que concierne a los procesos
de control
y registro de los bienes nacionales.
Entre los aspectos que indican la existencia de un problema en
cuanto al manejo de los inventarios de los bienes nacionales, se
destacan los
siguientes:
- Dificultades para la identificacin, ubicacin, control y
registro de
los bienes nacionales.
- No existe una precisin realista de los materiales, recursos
y
equipos con los cuales cuenta la administracin regional.
- Los procedimientos de seguimiento, control y registro de los
bienes
nacionales que se encuentran dentro de la institucin
presentan
limitaciones en cuanto a velocidad, precisin y actualizacin
permanente.
5
-
En atencin a esta situacin, se ha considerado pertinente
ejecutar
una investigacin dirigida a dar respuesta a las siguientes
interrogantes:
- Cmo se lleva a cabo el proceso de planificacin de los
procedimientos de registro y control de los bienes nacionales
en
INGEOMIN, regin Guayana?
- Cules son los procedimientos utilizados para el
almacenamiento
de los bienes nacionales en esta institucin?
- Cules son las estrategias empleadas para el control del
movimiento de materiales?
- Cules son los dispositivos aplicados para realizar el proceso
de
supervisin de la administracin de los bienes nacionales?
- Qu componentes deben ser tomados en cuenta para llevar a
cabo el diseo de un Sistema de Control y Registro de los
Bienes?
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes
Nacionales de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de
Geologa y Minera de
Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana.
Objetivos Especficos
- Describir el proceso de planificacin de los procedimientos
de
registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN,
- Caracterizar los procedimientos para el almacenamiento de
los
bienes nacionales en dicha institucin.
6
-
- Examinar las estrategias empleadas para el control del
movimiento
de materiales.
- Verificar cules son los dispositivos aplicados para realizar
el
proceso de supervisin de la administracin de los bienes
nacionales.
- Establecer cules deben ser los componentes a considerar para
el
diseo de un Sistema de Control y Registro de los Bienes.
Justificacin
Una de las acciones planteadas por toda organizacin radica en
la
introduccin de estrategias que estn dirigidas a optimizar los
procedimientos
de control interno con el propsito de que cada rea
operativa,
especficamente en lo que tiene que ver con el registro y control
de bienes y
materiales, asuma responsabilidades en lo relativo al registro y
seguimiento
en el almacenamiento, movimiento y ejecucin de las gestiones
de
supervisin de los procedimientos realizados.
Partiendo de all, a travs de esta investigacin se aportara
la
aplicacin de los enfoques tericos que se manejan actualmente en
cuanto al
desarrollo de las funciones relacionadas con la gestin
administrativa dentro
de toda institucin, el control de materiales y la aplicacin del
enfoque
sistmico y los sistemas de informacin al control de
inventarios.
Cabe sealar que en la concepcin moderna de las gestiones de
control, el manejo de los inventarios es considerado uno de los
ejes
centrales para garantizar el xito de la gerencia, puesto que a
travs de los
procedimientos, registros e informaciones que este manejo
aporte, se le
facilita a los niveles gerenciales llevar a la prctica la
planificacin financiera,
7
-
bien sea de inversiones o de gastos en materiales, en atencin a
indicadores
confiables y debidamente sustentados.
En ese sentido, la ejecucin de la investigacin va permitir
expresar en
la prctica los elementos tericos propios del control de
materiales y la
aplicacin de los sistemas de informacin en el desarrollo de este
control,
mediante el modelo que se tiene propuesto en este trabajo y que
pretende
generar soluciones puntuales a este elemento fundamental del
control interno
de la institucin objeto de estudio.
Desde el punto de vista metodolgico, se estaran estableciendo
un
conjunto de directrices que permitiran orientar el desarrollo de
cualquier
proceso dirigido a formular sistemas de control y registro
considerando el tipo
y diseo de investigacin, instrumentos de recoleccin de datos y
los
procesos de anlisis de resultados.
A nivel prctico, esta investigacin viene a representar una
oportunidad importante para la institucin objeto de estudio, de
abordar con
precisin cules son los problemas que actualmente se presentan en
la
aplicacin de los procesos de control de los bienes y los
factores que han
facilitado su permanencia en el tiempo.
Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de
que a
travs de su ejecucin, se abren las posibilidades de mejoramiento
de los
procedimientos de control y manejo de inventario hasta ahora
utilizados por
la institucin y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos
para la
atencin de clientes y proveedores.
Finalmente, el trabajo es de importancia para el propio autor,
puesto
que servir para poner en prctica los conocimientos adquiridos en
la
universidad, en relacin a los procesos de manejo y control de
inventarios,
as como tambin organizar la informacin sobre esta rea, adquirida
a
travs de su pasanta en la institucin en estudio.
8
-
CAPTULO II MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin
Rodrguez, Elas y Brito (2000), realizaron un trabajo titulado
Control
de Inventarios del Almacn de Mantenimiento y Limpieza del
Hospital Uyapar
de Ciudad Guayana, el cual consisti en un estudio de campo
desarrollado a
travs de la aplicacin de un conjunto de cuestionarios al
personal directivo,
administrativo y obrero que se desempea en esa institucin
hospitalaria.
Los resultados alcanzados permitieron a los autores concluir que
el
establecimiento de salud objeto de estudio presenta problemas en
el control
del movimiento de materiales que ingresa y sale del almacn.
Igualmente se
detecta, que no existe una debida clasificacin y localizacin de
los
materiales. Estos autores sugieren la aplicacin de un sistema de
inventario,
que permita optimizar la situacin.
Las conclusiones obtenidas en este estudio reflejan que los
procesos
de control de materiales e inventario son necesarios para el
desarrollo de una
gestin de calidad, incluso en los organismos pblicos. La
sugerencia final de
los autores es otra evidencia de la necesidad de la
sistematizacin de los
controles de inventario, como una alternativa para disminuir los
niveles de
desorganizacin en el manejo de los materiales.
Crespo (2003), llev a cabo una investigacin que tiene por
ttulo:
Diseo de un Manual de Control Interno para la Custodia de los
Bienes
Nacionales en el Sector Pblico Propiedad del Instituto Agrario
Nacional,
Caso Especfico: Delegacin Agraria del Estado Lara. La ejecucin
de este
trabajo se realiz a travs de un diseo de campo en cuyo
desarrollo fueron
9
-
utilizados los siguientes instrumentos de recoleccin de datos:
la observacin
directa, el cuestionario de control interno y la entrevista no
estructurada,
permitiendo evaluar el sistema de control interno actual.
De la investigacin realizada se concluye que existen serias
debilidades en cuanto a la materia de control interno se refiere
en la Custodia
de los Bienes Nacionales y los controles mnimos necesarios para
la:
Asignacin de Bienes, Realizacin de la Toma Fsica de Inventario
de
Bienes, Control de entradas y salidas de Bienes del Almacn,
Registro de las
transacciones como Adiciones, Desincorporaciones, y
Transferencias por
parte del Departamento de Bienes Nacionales.
Las conclusiones establecidas en este trabajo permiten afirmar
que en
el marco de las instituciones del Estado, se hace necesario
optimizar los
procedimientos, mecanismos y sistema de control interno,
concretamente los
que se relacionan con la gestin de inventario y materiales. Ello
a los fines de
garantizar una mayor eficacia en la ejecucin de las
funciones
administrativas y el manejo financiero por parte de dichas
instituciones.
Finalmente, cabe mencionar la investigacin realizada por
Argin
(2006), titulada: Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos
para el
Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificacin
del Sector
Universitario, oficina tcnica del Consejo Nacional de
Universidades;
ejecutada a travs de un estudio de campo.
En este trabajo se concluye que la Coordinacin de Bienes de
esta
dependencia carece de los instrumentos y mecanismos necesarios
y
adecuados (libros auxiliares de activos fijos), para llevar a
cabo los controles
y registros de las entradas, salidas, traspasos, tipos de bien,
rea en el que
est asignado, depreciacin, fecha de adquisicin y mejoras de los
activos
fijos que posibiliten su identificacin, clasificacin; as como el
control de su
uso y disposicin.
10
-
Las conclusiones de esta investigacin evidencian la importancia
que
tiene el uso permanente y sistematizado de los mecanismos y
recursos de
control y registro, a travs de los cuales se puedan mantener
identificados y
clasificados los bienes de una determinada institucin, a los
fines de
garantizar una gestin eficaz, eficiente y transparente de dichos
bienes que
coadyuve en un manejo financiero con las mismas
caractersticas.
Resea Histrica y Descripcin de INGEOMIN
Resea Histrica de INGEOMIN
Los antecedentes histricos del Instituto Nacional de Geologa y
Minera de Venezuela (INGEOMIN) se remontan al ao 1945,
concretamente
a la Ley de Minas de esa poca, cuyo Artculo 101 contemplaba
el
funcionamiento en la capital de la Repblica de un Servicio
Tcnico de
Geologa y Minera con la organizacin y atribuciones que el
Ejecutivo
Federal determinara. Dicho servicio, jams lleg a materializarse;
sin
embargo, se puede considerar que el germen de tal institucin lo
constituy
la Oficina Coordinadora de la Prestacin de Servicios Geolgicos y
Mineros
(SERVIGEOMIN), creada mediante Decreto Nmero 2.246 de fecha 25
de
septiembre de 1983, con carcter de servicio.
Posteriormente, con fundamento en el Decreto Nmero 1.921 de
fecha
07 de noviembre de 1991, mediante Resolucin Nmero 11 de fecha 07
de
enero de 1992, se le confiere el rango de Direccin General
Sectorial,
dependiente del Despacho del Ministro. A partir del 15 de Agosto
de 1997,
por reestructuracin de este Ministerio, pasan a formar parte
de
SERVIGEOMIN, la Direccin de Geologa y el Centro de Anlisis
de
Informacin Geolgica y Minera (CAIGEOMIN) de este Ministerio, con
la
finalidad, de que esta conjuncin, sirviera para la creacin del
Instituto
11
-
Nacional de Geologa y Minera, a los fines de dar respuestas a
los
requerimientos del sector Geolgico y Minero Nacional e
Internacional, por el
grado de especializacin y reconocida trayectoria de la antigua
Direccin de
Geologa.
El 05 de Septiembre de 1999 se crea INGEOMIN, mediante Decreto
Nmero 295 con Rango y Fuerza de Ley de Minas, publicado en la
Gaceta
Oficial Extraordinario Nmero 5.382 de fecha 28-09-99. En la
actualidad es
un organismo con personalidad jurdica, autonoma funcional y
patrimonio
independiente del fisco nacional, adscrito al Ministerio de
Energa y Minas y
constituye una institucin necesaria para el pas, por cuanto
representa un
Centro de Informacin Bsica nacional e internacional similar a
los Institutos
Geolgicos y Mineros de los dems pases de Amrica, tales como:
Colombia, Brasil, Ecuador, Argentina, Chile entre otros.
El Instituto est en capacidad de disear y ejecutar programas
exploratorios geoqumicos, geofsicos y geolgicos para lo cual
cuenta con
equipos propios que le permiten emprender cualquier programa
de
perforaciones en la evaluacin de reservas minerales, as como
para la
prospeccin de aguas subterrneas.
Cuenta con laboratorios especializados para anlisis
petrogrficos,
mineralgicos, de suelo, gemolgicos y qumicos con aplicacin de
tcnicas
analticas tales como Absorcin Atmica y Fluorescencia de Rayos X,
entre
otros ensayos, teniendo una experiencia de ms de 50 aos al
servicio del
sector geolgico-minero.
Igualmente, se debe aadir que dispone de profesionales
especializados y personal tcnico de amplia experiencia en el
campo de las
geociencias, as como equipos de Instrumentacin Topogrfica, un
Centro
de Procesamiento Digital, Sala de Dibujo, Planoteca y una
Biblioteca
Especializada, a cargo de la Gerencia de Informacin
Geolgico-Minera.
12
-
INGEOMIN, a travs de la Gerencia de Proyectos de Desarrollo
Minero ofrece sus Servicios Profesionales, basados en la
experiencia de
trabajo desarrollada en el campo de las Ciencias de la Tierra en
diferentes
regiones del territorio nacional.
Descripcin de INGEOMIN
A los fines tener una mayor informacin acerca la institucin
donde se
llev a cabo esta investigacin, se considera pertinente conocer
los
siguientes aspectos: Filosofa de Gestin, Objetivos, Tareas y
Atribuciones,
as como su Estructura Organizativa, Ubicacin y Atribuciones
especficas de
la Coordinacin Regional de INGEOMIN, Guayana.
Filosofa de Gestin La filosofa de gestin de INGEOMIN se
encuentra expresada a travs de su misin, visin y valores
organizacionales. A continuacin se presentan
cada uno de estos aspectos:
Misin.
INGEOMIN es considerado como el organismo rector de las
geociencias a nivel del pas, motor de las investigaciones
interdisciplinarias y
del desarrollo sostenible de los recursos minerales y energticos
no
convencionales.
Visin.
En su proyeccin hacia el futuro, INGEOMIN se visualiza como
lder
nacional en geociencias aplicadas a recursos minerales y
energticos no
convencionales.
13
-
Valores Organizacionales.
Los valores organizacionales de INGEOMIN responden a una
filosofa
de gestin orientada hacia la consecucin de sus metas dentro
de
estndares de calidad, desde una perspectiva sustentada en la
concepcin
de desarrollo sostenible. En ese sentido, se pueden destacar
como valores
fundamentales de esta institucin, los siguientes:
- Responsabilidad: Se asumir el compromiso de realizar un
trabajo
de alta calidad para alcanzar los objetivos preestablecidos y el
nivel
de desempeo adecuado.
- Sensibilidad: Se actuar con tica y mstica ante los clientes
que
atiende el instituto.
- Excelencia: Se mantendr una actitud permanente de
mejoramiento de la productividad y de la calidad de
personal.
- Trabajo en equipo: Se conformarn grupos de trabajo
interdisciplinario para incentivar la cooperacin, enriquecer
el
trabajo y alcanzar los objetivos de manera compartida.
- Honestidad: El personal del instituto actuar con integridad
y
mstica, en cuanto a su comportamiento en general y en
especial
en la administracin de los recursos asignados a su cargo y en
el
manejo adecuado de la informacin.
- Lealtad: Compromiso del personal con la gestin del instituto
e
identificacin de su misin y objetivos.
- Mstica: El personal mantendr una actitud hacia el trabajo
que
demuestre su vocacin de servicio hacia el logro de la misin
del
instituto.
- Disciplina: Se respetarn las normas establecidas para
garantizar
el desarrollo del instituto.
14
-
- Proactividad: Anticiparse a los problemas y situaciones
que
involucren al instituto y proponer lneas de accin acordes.
- Interdisciplinariedad: En INGEOMIN se asume que la
investigacin
y el desarrollo de los recursos naturales debe hacerse desde
una
perspectiva en la cual se integren diferentes especialidades
y
disciplinas cientficas, a los fines de generar una visin
integral de
la realidad de los recursos minerales y energticos no
convencionales del pas.
- Desarrollo Sostenible: INGEOMIN promueve una explotacin de
los recursos minerales y energticos desde una perspectiva de
conservacin y renovacin de los recursos naturales, de tal
manera
que dicha explotacin no genere impactos en los ecosistemas.
- Capital Humano: En INGEOMIN se enfatiza la acumulacin,
crecimiento y desarrollo del capital humano como recurso y
activo
de primer orden para la consecucin de las metas trazadas por
la
institucin en atencin a las polticas de desarrollo del
Estado
Venezolano.
Objetivos de INGEOMIN
En la gestin institucional que lleva a cabo INGEOMIN, se
plantean los
siguientes objetivos:
Formar y mantener el inventario de los recursos minerales
existentes en el territorio nacional;
Elaborar estudios geolgicos y de investigacin, evaluaciones de
los recursos mineros, prestar asistencia tcnica, servicios de
laboratorio y de consultora en las diferentes reas de su
actividad
a personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas;
15
-
Coordinar y gestionar con instituciones de educacin superior o
con personas pblicas o privadas, nacionales o extranjeras,
programas de investigacin y de cooperacin tcnica que se
requieran para el desarrollo de sus objetivos;
Atender la solicitud del Ministerio de Industrias Bsicas y
Minera, en lo relativo a estudios de croquis, planos y dems
recaudos
tcnicos presentados por los solicitantes de concesiones
mineras,
y emitir su pronunciamiento, o cualquier otra materia tcnica de
su
competencia;
Elaborar, recopilar, sistematizar y divulgar los informes y
estudios realizados;
Impartir y desarrollar capacitacin y entrenamiento en las reas
que tengan relacin con las funciones del Instituto;
Preparar la cartografa geolgica del pas a diferentes
escalas;
Realizar investigaciones sobre tecnologas aplicables a la
actividad minera en sus distintas escalas y a la recuperacin
ambiental;
Las dems materias que sealen los reglamentos de la Ley de
Minas.
Todo lo anterior viene a constituir la informacin bsica, tcnica
y
profesional, requerida para el desarrollo
integral-econmico-industrial del
pas. Informacin que deber suministrarse a todos los organismos
pblicos
y privados garantes de la ejecucin de los planes de desarrollo
del pas.
Atribuciones y Tareas de INGEOMIN
Las tareas y atribuciones de INGEOMIN se encuentran orientadas
hacia la consolidacin de las metas y objetivos que se le han
establecido a
este instituto. En ese sentido, se destacan las siguientes:
16
-
La determinacin y evaluacin de la cantidad, calidad y
distribucin de los recursos minerales, de rocas y suelos.
La cartografa topogrfica, geolgica, geotcnica y de toda ndole
afn que suministre la cobertura del pas a las escalas
adecuadas.
La clasificacin de los terrenos en escala nacional con relacin a
sus potencialidades tanto de recursos naturales renovables como
no
renovables.
La prestacin de los servicios de: Informacin, geologa, minera,
prospeccin geofsica, estudios geotcnicos, geologa marina,
topografa y perforacin, anlisis mineralgicos y prospeccin
geoqumica y ambiente.
La formacin y capacitacin de profesionales aptos para el
desempeo profesional en el rea geolgica y minera.
Estructura Organizativa
INGEOMIN presenta una estructura organizativa vertical que tiene
como
nivel de mayor jerarqua al Consejo Directivo y como ente asesor
al Consejo
Consultivo. En lnea descendente, dependientes de las decisiones
del
Consejo Directivo se encuentra la Presidencia del Instituto, que
tiene como
niveles subordinados inmediatos: Consultora Jurdica, Gerencia
de
Administracin, Gerencia de Recursos Humanos y Auditora Interna.
Estos
cuatro niveles presentan la misma jerarqua, trabajan en relacin
de
coordinacin y responden a las directrices emanadas directamente
de
Presidencia.
Las dems gerencias son las de: Proyectos de Desarrollo
Minero,
Investigaciones Geolgicas e Informacin Geolgica Minera. Estas
tres
gerencias se distinguen de las anteriores, en que tienen una
orientacin de
17
-
carcter operativo. Como niveles subordinados a Presidencia se
encuentran
las Direcciones Administrativas de las regiones de: Guayana,
Centro
Occidental y Los Andes (Ver Figura 1).
Figura 1 Organigrama de INGEOMIN
18
-
Ubicacin Geogrfica de INGEOMIN INGEOMIN tiene su sede principal
en la ciudad de Caracas, en Parque Central, Torre Oeste, Piso 8 y
5. Las sedes regionales son las siguientes:
- San Felipe, estado Yaracuy: Laboratorio de Minerales no
Metlicos. Zona Industrial, detrs del CIEPE.
- Mrida, estado Mrida: Av. Lora, Qta Esperanza N 14-36.
- Coro, estado Falcn: Edif. Curiel, calle Garcs con Ampes frente
a
la Gobernacin del estado Falcn.
- Ciudad Bolvar, estado Bolvar: Laboratorio Tecnolgico. Av.
Libertador Edif. INGEOMIN.
En esta ltima sede regional fue donde se realizaron las
investigaciones correspondientes a los procedimientos
administrativos del
rea de bienes y materiales en la Administracin Regional, estado
Bolvar.
Atribuciones Especficas de la Coordinacin Regional de INGEOMIN,
Regin Guayana Las atribuciones especficas que se encuentran
establecidas para la
Coordinacin Regional de INGEOMIN son las siguientes:
Realizar los procesos gerenciales relacionados con la
investigacin en el rea minera en la regin.
Realizar la evaluacin y levantamiento de informes sobre la
cantidad, calidad y distribucin de los recursos minerales, de rocas
y suelos en
la Regin Guayana.
La cartografa topogrfica, geolgica, geotcnica y de toda ndole
afn que suministre la cobertura de la regin a las escalas
adecuadas.
19
-
La clasificacin de los terrenos en escala regional con relacin a
sus potencialidades tanto de recursos naturales renovables como
no
renovables.
La prestacin de los servicios de: Informacin, geologa, minera,
prospeccin geofsica, estudios geotcnicos, topografa y
perforacin,
anlisis mineralgicos y prospeccin geoqumica y ambiente.
Gestin y control administrativo de los recursos humanos,
materiales y financieros con los cuales se da la ejecucin de las
actividades del
instituto.
Este ltimo aspecto se desarrolla en el rea administrativa y
contable de
INGEOMIN, Regin Guayana que fue el lugar donde se realizaron
las
pasantas relacionadas con este informe.
Bases Tericas En relacin a las bases tericas de esta
investigacin, stas se
expresan en los planteamientos relacionados con los aspectos
inherentes al
control en las organizaciones en trminos generales, el control
interno, el
control de inventarios y los sistemas de informacin. A
continuacin se hace
un anlisis de cada uno de estos tpicos.
Aspectos Generales relacionados con el Control
Dentro de todas las organizaciones, bien sean pblicas o
privadas, se
recurren a procedimientos destinados a asegurar el avance,
correccin y
ejecucin en trminos de eficiencia y eficacia de los planes
diseados en la
institucin, organismo o empresa. Estos procedimientos se ubican
dentro del
concepto de control.
20
-
Este concepto es definido por Gurusteaga (1999), como:
"...el
conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar
los
resultados obtenidos en el perodo, para evaluarlos y para
decidir las
medidas correctivas que sean necesarios" (p. 89).
Siguiendo esta definicin, la implementacin del control dentro de
las
organizaciones, especficamente las de carcter pblico, viene a
ser un
procedimiento en el cual se integran una diversidad de acciones
dirigidas a
verificar los logros alcanzados en una determinada gestin, as
como
establecer los registros pertinentes de esos logros. Todo ello
con el propsito
de incrementar los aspectos positivos y tomar las medidas
correctivas de los
resultados contrarios a los esperados.
Estos planteamientos indican que el control interno representa
uno de
los ejes fundamentales y de mayor relevancia para la buena
marcha de la
organizacin. Esa importancia se sustenta en el hecho de que a
travs del
control, se protegen los valores de la misma. Este planteamiento
se basa en
lo que sealan Hodge y Johnson (2004) cuando afirman que:
La decisin administrativa en las reas de definicin, planeamiento
y adquisicin de la misin, est dirigida hacia la creacin de valor;
las decisiones de control se adoptan como una suerte de seguro
destinado a minimizar las consecuencias (destruccin de valor) de
las decisiones impropias o el desempeo inadecuado (p. 250).
Lo expuesto indica que la implementacin de los mecanismos de
control en las diferentes reas de la organizacin, por parte de
quienes
tienen las responsabilidades de gestin, es una garanta para la
consecucin
de las metas y para verificar el manejo eficaz de los recursos
materiales y
financieros de dicha organizacin.
21
-
En ese mismo orden de ideas, Pichardo (1999), afirma que el
control
representa: .....la fase del proceso administrativo que efecta
la medicin de
los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados,
ya sea todo
o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes (p.
85).
Partiendo de esta definicin, se puede afirmar que el control
tiene
como finalidad sealar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir
que se produzcan nuevamente. En ese sentido, para hacer un buen
control,
es conveniente que cada uno de los integrantes de la organizacin
haga su
esfuerzo propio analizando su actuacin. En las ocasiones que sea
posible,
se solicitar esta opinin por escrito, pero deber ser el
interesado quien
explique las causas de desviacin de la actividad que se le
encomend.
La importancia que tiene el control y los aspectos presentes en
su
ejecucin dentro de los procesos administrativos de la
organizacin, permiten
calificarlo, a su vez, como un sub-proceso de ellos. James
(2004), afirma que
el control viene a constituir el ....proceso que se utiliza para
asegurar que se
satisfacen los objetivos, por medio de la informacin obtenida de
la ejecucin
real del mismo (p. 192). Esto implica que la informacin obtenida
es
comparada con los estndares esperados y, a continuacin, se
toman
decisiones de acuerdo con el resultado de dicha comparacin.
Estas decisiones vienen a ser las respuestas a las necesidades
de
control, como eje para asegurar una gestin administrativa de
calidad, que
beneficie el rendimiento de la empresa y la generacin de
productos y
servicios que satisfagan los requerimientos y usuarios.
De acuerdo con este autor, el control implica el cumplimiento de
los
siguientes requerimientos:
- Elegir que controlar el sujeto. - Desarrollar un objetivo para
una caracterstica de control.
22
-
- Determinar una unidad de medida. - Desarrollar un medio o
sensor para medir la caracterstica
del control. - Medir la caracterstica durante el proceso o al
final de ste. - Evaluar las diferencias entre el desarrollo real y
el esperado. - Tomar las acciones necesarias (p. 193).
El primer requerimiento implica la consideracin del sujeto como
eje
fundamental para indicar los problemas relacionados con la
calidad de los
productos. De acuerdo con el autor sealado, los sujetos:
incluyen cualquier
entrada (materia), proceso (equipo, condiciones y producto) y
salida (clientes,
autoridades de estndares, etc) (Ibidem). En ese sentido, cada
uno de los
aspectos de un sistema de control viene a representar la base
para la
eleccin del sujeto.
El desarrollo de un objetivo para una caracterstica de control
parte del
sujeto de control, quien proporciona la base para desarrollar
los mecanismos
pertinentes. De acuerdo a Juran y Gryna (2000), es necesario
considerar un
cierto nmero de factores, cuando se est desarrollando un
objetivo para una
caracterstica de control. Estos incluyen:
- Todos los objetivos necesitan tener parmetros orientados
al
cliente; esto incluye los clientes inmediatos y finales. - El
objetivo debera ser esclarecedor por s mismo, en la
totalidad de su aplicacin asegurar que el objetivo es
representativo de las medidas que ayuda a proporcionar (p.
121).
Lo anterior implica que los objetivos para una caracterstica de
control
deben ser vistos por aquellos que sern medidos como vlidos,
apropiados y
fciles de comprender cuando se trasladan a expresiones numricas.
En ese
sentido, debe haber una clara comprensin de los objetivos que se
traza el
23
-
control, tanto desde el punto de vista de su expresin
cualitativa como de su
registro en trminos cuantitativos.
En relacin al tercer requerimiento de control planteado por
James
(2004), referido a determinar una unidad de medida, el mismo
refiere que
puede ser expresada en trminos numricos que estn orientados a
los
requerimientos internos y a los que establece la demanda (p.
195).
En ese sentido, en el caso de las organizaciones del sector
pblico, el
control de los procesos relacionados con el registro de bienes y
materiales,
debe tomar en cuenta no slo las necesidades internas que tiene
la
organizacin con relacin a la demanda de un determinado recurso
o
material y la salida del mismo, sino tambin a las exigencias que
le plantean
los usuarios en relacin a ese recurso o material.
El cuarto requerimiento, relativo al desarrollo de un medio para
medir
la caracterstica de control, James (2004), seala que la ejecucin
de este
medio debe poseer el carcter de ser tanto preciso como oportuno
para
poder tomar decisiones sobre la calidad del producto o servicio
ofrecido (p.
196).
En este caso, los instrumentos de medicin y control deben ser lo
ms
apropiados posibles para precisar una determinada ejecucin o
accin y, por
lo tanto, facilitar los anlisis y elecciones que habrn de hacer
las personas
encargadas de ejercer el control.
El quinto requerimiento del proceso de control, que se refiere a
medir
las caractersticas durante el proceso de produccin o al final de
ste, de
acuerdo con el autor tratado, implica el seguimiento de cada una
de las
estaciones en las cuales se gesta un producto o servicio (p.
196). De esa
manera representa la ejecucin de una evaluacin de procesos, a
travs de
la cual se hagan, sobre la marcha, los correctivos necesarios y
orientar el
logro efectivo de lo que se quiere alcanzar.
24
-
El sexto requerimiento de la evaluacin de las diferencias entre
la
ejecucin real y la esperada, representa para el autor una
evaluacin final,
para verificar la diferencia de un estndar con respecto a la
aplicacin de un
proceso (p. 196). En ese orden de ideas, se debe acotar que es
la
interpretacin de los resultados y no los resultados en s, lo que
debe
proporcionar las bases para la toma de decisiones.
El sptimo requerimiento seala que cualquier accin puede ser
llevada a cabo solamente despus de establece si el problema
destacado se
puede crear aleatoriamente o puede ser asignado (p. 198). Esto
plantea el
desarrollo de habilidades en la resolucin de problemas y al uso
de
herramientas que faciliten la ejecucin de las acciones que
permitan superar
los problemas detectados.
Los requerimientos del control analizados comprenden los sujetos
que
participan en cada una de las fases de la gestin del sistema
administrativo,
quienes son los que proporcionan los elementos para fijar los
objetivos e
indicadores de control. Igualmente, en estos requerimientos de
control se
enfatizan los indicadores y atributos de los materiales y bienes
objeto de
control, a los fines de establecer con precisin su importancia
para la propia
organizacin como para los usuarios que los demandan.
Igualmente, los requerimientos de control implican la utilizacin
de
instrumentos de mediacin para su ejecucin efectiva y garantizar
una
evaluacin que establezca con precisin las discrepancias entre el
desarrollo
real y esperado, a los fines de que se tomen las decisiones
pertinentes.
El Control Interno en las Organizaciones
Abordados y analizados los aspectos relacionados con los
procesos de
control dentro de la organizacin, es pertinente precisar lo que
corresponde
especficamente al control interno. En primer lugar, cabe
destacar que este
25
-
concepto ha sido objeto de diferentes definiciones que han
evolucionado en
el tiempo. A ese respecto, Aular (2002), hace referencia a que
la American
Institute for Certified Accountants (AICC) o Instituto Americano
de
Contadores Autorizados (titulados/colegiados) en el ao 1949, a
travs de su
Comit de Procedimientos, luego de un estudio sobre el control
interno y
pblico iniciado en 1948, estableci, a travs de un boletn
especial, una
definicin de control interno y pblico que sealaba lo
siguiente:
El control interno comprende el plan de organizacin de todos los
mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para
proteger sus activos, verificar la confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la
adhesin a las prcticas ordenadas por la empresa (p. 421).
En atencin a esta definicin inicial, el control interno puede
calificarse
como un plan de medidas y sistemas que se adoptan en una empresa
o
institucin pblica con el propsito de resguardar sus bienes,
comprobar la
veracidad de sus datos contables, suscitar dentro de la
organizacin una
tendencia permanente hacia la eficiencia de sus operaciones e
incitar a todos
sus integrantes a vincularse estrechamente a las prcticas que se
ordenen
en dicha organizacin.
Esta definicin evolucion en el tiempo y, al respecto, es
conveniente
hacer referencia a la definicin que elabor el Comitte of
Sponsorings
Organizations of Treadway Comission (COSO) Comit de
Organizaciones
Patrocinantes de la Comisin de Seguimiento; un conjunto de
organismos
profesionales integrados por: American Accounter Asociation
(AAA) o
Asociacin Americana de Contadores (AAC); American Institute of
Certified
Public Accounter (AICPA) o Instituto Americano de Contadores
Pblicos
Autorizados (IACP); Financials Executives Instituto (FEI) o
Instituto de
Ejecutivos Financieros (IEF); Institute of Internals Auditors
(IIA) o Instituto de
26
-
Auditores Internos (IAI) y el Institute of Managers Accounters
(IMA) o Instituto
de Contadores Gerenciales (ICG).
La definicin planteada por COSO, segn la publicacin de Cooper
&
Librands (1992), indica que el control interno se define en los
siguientes
trminos:
Es un proceso efectuado por el directorio, la direccin y el
resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecucin de los objetivos dentro de las siguientes categoras:
Eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad de la
informacin financiera y cumplimiento de las normas y las leyes
aplicables ( p. 2).
En relacin a esta definicin y a la anterior, se puede inferir
que el
control interno presenta una serie de elementos caracterizadores
que
permiten precisar en qu medida dentro de una determinada
organizacin se
estara llevando a cabo este tipo de control y si el mismo
responde al deber
ser que se estipula en sus definiciones.
En primer lugar, se puede afirmar que el control interno es un
plan
lgico de organizacin que responde a los objetivos de la empresa
o de la
institucin. En ese sentido, su estructuracin debe responder a
una
planificacin que surge de las mismas caractersticas y
necesidades de la
organizacin. A partir de esa planificacin, se estableceran los
descriptores
que formaran parte del plan de control interno.
En segundo lugar, el control interno comprende una adecuada
estructura de control en el rea contable, rea de presupuesto y
costos. Ello
se explica por el hecho de que a travs del control interno se
busca
garantizar que las informaciones financieras sean altamente
confiables y
para ello su aplicacin implica la estructuracin de
procedimientos de
control eficientes y eficaces en lo que tiene que ver con las
reas claves de
27
-
las finanzas, que son el rea contable, la de planificacin
financiera
(presupuesto) y costos.
En tercer lugar, el control interno implica la existencia o
desarrollo de
una unidad de contralora o auditora interna ubicada al mximo
nivel
organizativo, cuya responsabilidad ser de la continua revisin,
evaluacin y
mejora de los controles internos. Si se quiere garantizar
controles internos
efectivos, es necesario que se establezcan los mecanismos de
evaluacin y
auditora de dichos controles.
En cuarto lugar, la aplicacin de los procedimientos debe
implicar el
establecimiento de responsabilidades, delimitadas en forma
individual y
claramente definidas por escrito. Ello, significa que la
efectividad del control
se hace real en la medida que se formalizan las
responsabilidades de cada
quien dentro de la organizacin, a los fines de que stas se
establezcan de
manera precisa y se puedan hacer las correcciones que sean
pertinentes.
En quinto lugar, el control interno dentro de la organizacin
debe
establecer una separacin de funciones de carcter incompatibles
las cuales
deben estar separadas a nivel departamental y de empleados. Para
la
correcta ejecucin de los procedimientos de control debe haber
una
organizacin con un nivel de divisin de trabajo altamente
precisado, de tal
manera que se evite el cruce de funciones y, por lo tanto se
puedan
establecer las responsabilidades con claridad en el cumplimiento
de las
responsabilidades a dichas funciones.
Finalmente, el control interno requiere de un personal cuya
preparacin profesional, experiencias e idoneidad responda a las
exigencias
tcnicas modernas. En ese sentido, en la captacin y seleccin de
este
personal se deben establecer los perfiles requeridos por la
institucin o la
empresa para la ejecucin de los diferentes cargos que integran
la estructura
organizativa.
28
-
Para complementar las caractersticas descriptivas del control
interno
en las organizaciones, cabe destacar tambin lo referente a los
elementos
de control. A ese respecto, el informe COSO seala los
siguientes:
- Entorno de Control: Influye en la concienciacin de los
empleados debido a que es la base de todos los componentes del
control interno, ya que aporta disciplina y estructura. Incluyen la
integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la
empresa, la filosofa de la direccin; y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados.
- Evaluacin de Riesgos: Consiste en la evaluacin y el anlisis de
los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos y sirve
de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos.
- Actividad de Control: Son las polticas y los procedimientos
que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la
direccin de la empresa.
- Informacin y Comunicacin: Permite identificar, recopilar y
comunicar informacin que ayude a cada empleado a cumplir sus
responsabilidades.
- Supervisin: Los sistemas de control interno requieren
supervisin, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el
adecuado funcionamiento del sistema en el tiempo.
El ambiente o entorno de control integra en forma combinada
los
diferentes factores que afectan las polticas y procedimientos de
una entidad
y que pueden fortalecer o debilitar sus controles. Entre esos
factores puede
estar la actitud de la administracin hacia los controles
internos establecidos;
la misma estructura de la organizacin de la entidad; el
funcionamiento de
los rganos colegiados de administracin y sus comits; los
mtodos
utilizados para asignar autoridad y responsabilidad; los mtodos
para
asignar autoridad y responsabilidad; los de de control
administrativo para
supervisar y dar seguimiento a cumplimento de polticas y
procedimientos
incluyendo la funcin de auditora interna, polticas y prcticas de
personal y
29
-
las influencias externas que afecten las operaciones y prcticas
de la
entidad.
En relacin a la evaluacin de riesgos, es necesario acotar que
este
elemento parte de la premisa de la existencia de riesgos
internos y externos
en toda organizacin, por lo que la aplicacin de procedimientos
de
evaluacin de los mismos, debe ser uno de los componentes a
formar parte
del control interno de las entidades de gestin pblica o privada.
Mediante los
mecanismos de evaluacin de riesgos se logra la identificacin,
anlisis,
calificacin y categorizacin de los mismos, estableciendo los
niveles de
relevancia de riesgos en funcin de la consecucin de los
objetivos y sirven
de base para determinar cmo han de ser gestionados los
riesgos.
En el caso concreto de instituciones como INGEOMIN, debido a
que
las condiciones econmicas, industriales, jurdicas y operativas
deben estar
cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos
para
identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio, de
tal manera que
se logre su control efectivo; as como garantizar el cumplimiento
de sus
objetivos.
En cuanto a las actividades de control, stas remiten a las
operaciones y tareas concretas a desarrollar para lleva a cabo
las directrices
establecidas desde los niveles de decisin de la entidad. Estas
actividades
ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para
controlar los
riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la
empresa y
deben estar presente en todos los mbitos de las organizaciones,
en los
diferentes niveles y en la ejecucin de todas las funciones.
En relacin a la informacin y comunicacin, tal como lo dice
su
designacin, este elemento del control interno, se centra en
recopilar y
comunicar informacin pertinente en forma y plazo que permitan
cumplir a
cada empleado con sus responsabilidades. A travs de los
sistemas
informticos de los cuales pueda disponer la entidad, se pueden
emitir
30
-
informes de informaciones tanto operativas como financieras, as
como los
datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar el
negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente,
sino
tambin informacin sobre acontecimientos internos, actividades
y
condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as
como para
la presentacin de informacin a terceros. En este elemento se
prescribe
tambin que debe haber una comunicacin eficaz en un sentido ms
amplio,
que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos
de la
organizacin, de arriba hacia abajo y a la inversa.
En ese orden de ideas, en el contexto de las instituciones y
empresas
modernas, es de fundamental importancia la presencia efectiva de
las
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin para asegurar el
flujo de
estos dos elementos (informacin y comunicacin) en el interior de
la
organizacin y de sta hacia el exterior.
En cuanto a la supervisin, este elemento constituye un
componente
clave de todo sistema de control interno, puesto que permite
verificar si se
logra mantener el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo
del tiempo.
En el contexto actual de la administracin moderna, la supervisin
del control
interno se debe producir de manera continua para asegurarse que
el proceso
funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a
medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez
resultaron
idneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a los
niveles de
direccin la razonable seguridad que ofrecan antes.
Tambin se debe destacar que el alcance y frecuencia de las
actividades de supervisin dependen de los riesgos a controlar y
del grado
de confianza que inspira a la direccin el proceso de control. La
supervisin
de los controles internos puede realizarse mediante actividades
continuas
incorporadas a los procesos de las entidades y mediante
evaluaciones
31
-
separadas por parte de la direccin, de la funcin de auditoria
interna o de
personas independientes. Las actividades de supervisin
continua
destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos
incluyen las
actividades peridicas de direccin y supervisin,
comparaciones,
conciliaciones y otras acciones de rutina.
Luego del anlisis de cada uno de los componentes que forman
parte
del control interno, se puede resumir que estos elementos
relacionados entre
s pueden generar una concentracin de esfuerzos y formar un
sistema
integrado que responda de una manera dinmica a las
circunstancias
cambiantes del entorno.
Por otro lado, se debe acotar que estos componentes pueden
incidir o
ser, a su vez, influidos por los estilos gerenciales propios de
cada
organizacin. Igualmente, inciden directamente en el sistema de
gestin,
teniendo como premisa que el hombre es el activo ms importante
de toda
organizacin y necesita tener una participacin ms directa en el
proceso de
direccin y sentirse parte integrante del Sistema de Control
Interno que se
aplique.
Estos componentes se encuentran tambin entrelazados con las
actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia
y eficacia de
las mismas, permitiendo con ello mantener el control de todas
las
actividades. En ese sentido, su funcionamiento eficaz
proporciona un grado
de seguridad razonable de que una o ms de las categoras de
objetivos
establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos
componentes tambin
son criterios para determinar si el control interno es
eficaz.
El nuevo enfoque de control interno puede verse un poco
riguroso,
pero por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa
por la
economa de las entidades. Los cinco componentes analizados, se
pueden
considerar nuevos elementos que se aportan al sistema, se
integran entre s
y se implementan de forma interrelacionada, influenciados por el
estilo de
32
-
direccin. Sirven para determinar si el sistema es eficaz y se
enmarcan en el
sistema de gestin, permitiendo prever los riesgos y tomar las
medidas
pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el
cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
Sistema de Control Interno
En el planteamiento de los enfoques actuales inherentes al
ejercicio y
la prctica de la administracin, se expone la nocin de Sistemas
como la
expresin ms acabada de las herramientas para el desarrollo de
los
aspectos claves relacionados con el procesamiento de informacin,
control y
registro dentro de toda entidad.
Para Gmez (1989), en trminos generales, un sistema se define de
la
siguiente manera: es aquel todo ordenado, en el cual las partes
estn en
relacin y dependencia recproca, como lo estara el encadenamiento
de una
serie de teoremas, que conformen una teora (p. 1-1).
La aplicacin de esta definicin al mbito administrativo,
permite
afirmar que un sistema representa la integracin y funcionamiento
de la
estructura de la organizacin, el desarrollo de los procesos
administrativos, la
eficacia en el desempeo del factor humano, la aplicacin efectiva
de los
controles administrativos; as como el manejo y flujo permanente
y ordenado
de la informacin en las diferentes reas que conforman una
determinada
institucin.
Una definicin ms concreta en relacin a la conceptualizacin
expresada, seala que un sistema es un conjunto de reglas,
funciones,
principios y cosas, lgicamente organizadas e interrelacionadas;
las cuales,
mediante la accin coordinada, conllevan al logro de determinado
objetivo,
sirviendo, a la vez, de marco de referencia y de patrn de
comportamiento
(Ibdem).
33
-
En relacin a lo que seala esta definicin, se puede afirmar que
todo
sistema se asume como una estructura integrada de elementos
que
funcionan de acuerdo a normas y reglas generales, por lo que su
acepcin
debe considerarse partiendo de su carcter como una totalidad, es
decir,
que la conceptualizacin, anlisis o ejecucin del mismo debe
siempre
estudiarse y asumirse como un todo, considerado en su conjunto
total.
Catacora (2001), por su parte, define un sistema como un
conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan por
ciertos
atributos identificables que tienen relacin entre s, y que
funcionan para
lograr un objetivo comn (p. 25). Esta definicin implica que un
sistema
representa una agrupacin de diversos elementos que se relacionan
entre s
con miras al cumplimiento de determinados objetivos y metas
comunes.
De estas conceptualizaciones se desprende que todo sistema
representa en primer lugar una unidad estructural, en la cual se
integran
diversos elementos con miras al logro de un determinado fin o
para el
alcance de un propsito definido. As mismo, su comprensin y
funcionamiento slo se asume como una totalidad, por lo que el
anlisis de
cualquiera de las partes que lo integran debe realizarse siempre
desde la
perspectiva de consulta. En todo sistema se dan acciones
coordinadas, las
cuales garantizan que el mismo funcione de manera coherente, lo
que
implica que los elementos de todo sistema se sustraen al todo o,
lo que es lo
mismo, que los elementos constitutivos de un sistema funcionan
en atencin
a la totalidad del sistema y no a su propia condicin de parte
del mismo.
En este sentido, los conceptos planteados permiten deducir que
todo
sistema contiene otros sistemas a los cuales se les puede
denominar
subsistemas y, a la vez, ese sistema se encuentra contenido en
otro superior.
Tomando en consideracin lo que seala Gmez. (1989) la alteracin
o
variacin de una de las partes o de sus relaciones incide en las
dems y en
el conjunto (p. 1-9).
34
-
Estas caractersticas permiten asociar al enfoque de sistemas con
el
funcionamiento de toda institucin o de toda empresa, en el
sentido de que
toda organizacin desarrolla sus acciones en funcin de una
integracin de
los elementos que la conforman y la orientacin de los mismos
hacia el logro
de determinados fines comunes. Una de las reas de la
estructura
administrativa donde se perfila con mayor pertinencia la
implementacin del
enfoque de sistema, es la correspondiente al control
interno.
La aplicacin de los sistemas al control interno dentro de
las
organizaciones viene a representar formas de garantizar el logro
de los
objetivos trazados. En ese sentido, se justifica el
planteamiento de Timms
(2001), cuando seala lo siguiente:
La forma idnea de alcanzar la eficacia de la gestin empresarial
es la instalacin de buenos sistemas de control; lo cual permita a
la organizacin retroalimentarse con los resultados de sus propias
actividades, de modo que pueda reorientarse en la instrumentacin de
sus estrategias y en la propuesta del logro de sus objetivos (p.
52)
Un sistema de control representa un generador de insumos
informativos, que facilitarn la toma de decisiones hacia el
logro eficaz de las
metas que se ha trazado una determinada entidad, sea sta de
carcter
pblico o privado y, en consecuencia, responder de manera
efectiva a las
exigencias que le establece el medio ambiente.
En todo caso, sea cual fuere el sistema de control adoptado
dentro de
la organizacin, la tcnica utilizada y la funcin que se pretenda
controlar, la
estructura del sistema de control obedecer a un mecanismo que
funciona
en forma cclica operativa, que siempre ha de conducir a una toma
de
decisiones, cuando se detecten desviaciones y fallas. En relacin
con lo sealado, Gmez (1989) afirma que el mecanismo para la puesta
en prctica
de cualquier sistema de control se descompone en las siguientes
fases:
35
-
A) Definicin previa de las caractersticas o variables, que se
desean controlar por el sistema. B) Escogencia de los puntos del
proceso, en que se establecern los controles, o sea los
homoestatos. C) Adopcin de un mtodo confiable, capaz de evaluar las
caractersticas o variables que se medirn como punto de comparacin.
D) Establecimientos de criterios definidos de comparacin de los
resultados, con las metas propuestas, que resultaren viables, segn
las condiciones del entorno y los recursos disponibles. E) Diseo y
adopcin de una poltica de decisin uniforme. F) Asignacin de
responsabilidades y del poder de decisin, que fuera menester (p.
5-3).
La primera fase viene a constituir el diagnstico inicial de lo
que se
quiere chequear. A travs de un proceso de evaluacin diagnstica,
se
determinan las reas de la estructura organizacional que
presentan
debilidades y, en funcin de ello, se categorizan en trminos de
variables a
controlar.
La segunda fase representa, en trminos sistmicos, los puntos
de
equilibrio donde se habr de aplicar el control y que van a poder
hacer los
registros pertinentes para tomar las decisiones que sean
necesarias.
La tercera fase constituye la estructuracin de un diseo de
evaluacin
que comprenda el estndar, tcnicas e instrumentos que se aplicarn
para
realizar la evaluacin pertinente en la que se habr de comparar
la variable
ideal con la real.
La cuarta fase se ubica en la definicin de los criterios de
evaluacin, a
travs de los cuales se podr definir en qu medida se han
alcanzado los
niveles ptimos, buenos, regulares o deficientes en el desempeo
de las
funciones a controlar.
En la quinta fase se estructura una poltica de toma de
decisiones
orientada a definir las disposiciones que se habrn de tomar en
funcin de
los resultados observados en las evaluaciones realizadas en las
fases
36
-
anteriores. A esta fase les sigue la asignacin de
responsabilidades a las
personas encargadas de operativizar las soluciones o decisiones
planteadas.
Cada una de estas fases forma parte de una estructura sistmica,
que
se desarrolla en forma continua a travs de procesos y tareas que
permiten
determinar el comportamiento de las variables que se quieren
controlar, tanto
en lo que se refiere a los aspectos de entrada, como de proceso
y salida.
Lo anterior indica que la estructuracin de un sistema de
control
interno dentro de una organizacin implica el desarrollo de un
proceso de
identificacin y operacionalizacin de las variables de la
organizacin que
deben ser medidas y controladas. Igualmente, en la conformacin
del
sistema se deben precisar los puntos clave en los cuales se
realizar el
control, los mtodos adecuados para la evaluacin y los
criterios
correspondientes, as como establecer los procedimientos para la
toma de
decisiones en funcin de los resultados obtenidos.
Tambin se puede afirmar que el sistema de control interno es
un
proceso llevado a cabo por las autoridades de una entidad y su
diseo est
orientado a proveer la seguridad razonable de que se estn
cumpliendo de
manera eficiente los objetivos trazados por la institucin.
Considerando la
definicin analizada acerca del control interno, cabe mencionar
que en el
sistema de control interno se integran en forma organizada,
secuencial y
lgica el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y
medidas
adoptadas dentro de ella con el fin de salvaguardar sus activos
y verificar la
confiabilidad de los datos contables.
En este punto, Gmez (1989), refiere que un sistema de
control
interno debe presentar las siguientes caractersticas:
a) Oportuno: Es decir, que debe detectar las fallas al
momento
de modo que los responsables involucrados puedan tomar las
medidas correctivas con premura, a fin de que los daos se reduzcan
al mnimo posible.
37
-
b) Claro, Sencillo, gil: El sistema de control debe ostentar
claridad, para que todos puedan entenderlo y aplicarlo correcta y
uniformemente, que todos lo entiendan de una misma manera sin lugar
a dudas.
c) Flexible y Adaptable: Debe ser flexible, que tenga capacidad
de adaptacin a las circunstancias imperantes. De lo contrario
estara condenado al fracaso, puesto que, si permaneciera inflexible
y esttico y la situacin cambiara notablemente, llegara un momento
en que resultara inoperante e intil.
d) Econmico y Eficaz: El sistema de control resultar econmico,
si las prdidas que lograra evitar fueran cuantiosas, en comparacin
con el costo de mantenimiento de control.
e) Objetivo y Realista: El sistema de control debe ir encaminado
a controlar el comportamiento de personas y mquinas concretamente.
Debe definir a qu actividad y de que personas y mquinas debe
controlar.
f) Adecuado y Apropiado: El control debe estar dotado de los
mecanismos e implementos apropiados a cada caso.
g) Continuo: El control debe ejercerse en forma continua y no
espordica, por las mismas razones sealadas en el literal A. (p.
5-5).
Las caractersticas expuestas por el autor reflejan lo que se
podra
denominar la estructura adecuada de un sistema de control. Ese
carcter
viene dado por el hecho de que: El sistema pueda ser manejado en
forma
unitaria y organizada por los usuarios del mismo; adaptable a
los cambios
que se den dentro de la organizacin; presente una relacin
costo/beneficio
favorable a la institucin; se exprese en trminos de
mediciones,
ponderaciones y evaluaciones precisas y con criterio definido,
claro e imparcial; con adopcin de dispositivos altamente
funcionales, de tal forma
que conjugue velocidad con precisin.
Al trasladar las caractersticas sealadas al mbito de las
instituciones
de la administracin pblica, se puede afirmar que las mismas
tienen
pertinencia en dicho mbito, slo que su aplicacin, aparte de
garantizar el
cumplimiento de cada una de las funciones y tareas de la
organizacin, se
38
-
encuentra dirigida tambin a asegurar de manera fidedigna el
acatamiento de
las normas legales vigentes establecidas, bien sea en el nivel
institucional o
gubernamental; salvaguardar los bienes y recursos que integran
el
patrimonio de la institucin; promover la mxima eficacia,
eficiencia y
economa en la realizacin de las operaciones llevadas a cabo y
verificar la
veracidad de la informacin administrativa y financiera con el
fin de lograr
una eficiente toma de decisiones y que se cumplan los planes y
programas
propuestos.
Sistema de Control y Registro de Materiales
En la realizacin de los procesos de control interno de las
empresas,
instituciones y entidades en general, el control y registro de
materiales deben
estar sustentados en un sistema de informacin, que, tal como lo
afirman
Bruce y Pederson (2003), se oriente por los siguientes
propsitos:
- Llenar las necesidades de procesamientos de datos
correspondientes a los aspectos legales y otros, de las
transacciones.
- Proporcionar informacin a los administradores, en apoyo de las
actividades de planeacin, control y toma de decisiones.
- Producir gran variedad de informes sobre las distintas reas de
su incumbencia (p. 74)
Estos planteamientos traducen que con el desarrollo de los
sistemas
de informacin, se pretende lograr el mximo de control de los
procesos, a
travs de un tratamiento integral de todos los datos que se
encuentran
implicados, a los fines de garantizar que las entradas, procesos
y salidas de
recursos y materiales sean debidamente registrados para
determinar dnde
se encuentran los aciertos y las anomalas y, en funcin de ello,
tomar las
decisiones pertinentes.
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Es posible afirmar que un sistema de registro y control de
bienes
dentro de toda institucin debe estar dirigido a garantizar la
eficacia de es
