Date post: | 12-Dec-2015 |
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GUIA UNIDAD 3
ETAPAS DEL CICLOVITAL DEL DOCUMENTO
JHON EDICSON BARRETO BERNAL
JHON ANDREY BERMUDEZ HERRERA
MARÍA ALEJANDRA LÓPEZ FAGUA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANA Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVISTICA
BOGOTÁ
2015
GUIA UNIDAD 3
ETAPAS DEL CICLOVITAL DEL DOCUMENTO
JHON EDICSON BARRETO BERNAL
JHON ANDREY BERMUDEZ HERRERA
MARÍA ALEJANDRA LÓPEZ FAGUA
JAIRO HERNÁN DIAZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANA Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVISTICA
BOGOTÁ
2015
INTRODUCCION
Le siguiente trabajo tiene como objetivo aclara y mostrar como importancia los procesos que se le realizaran a los documentos, en este caso se realizara un estudio más a profundidad a cerca de las agrupaciones documentales como están compuestas y de donde salen o donde las podemos encontrar, ya que estas son de gran relevancia dentro del análisis de los documentos, pues es allí donde conoceremos el origen, importancia y veracidad de la información, además observaremos a partir de los documentos la forma como se deben conservar, como se deben ubicar, es decir veremos la organización de los documentos y las acciones que dentro de estas se realiza.
Es así, como se origina la vida de los documentos el cual en términos archivísticos lo conocemos como el ciclo vital de los documentos, donde en cada una de las fases del archivo se presenta el valor de los documentos, por consiguiente, se verá reflejado la forma en que se aplica los procesos de gestión documental según el Decreto 2609 de 2012, en las unidades de información y en los archivos.
Esta investigación se realiza con la ayuda de los materiales web, las visitas a las unidades de información y archivos, los cuales permitieron realizar las preguntas pertinentes para el desarrollo de este producto.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Conocer las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos y cada uno de los procesos que se manejan en los diferentes archivos de una entidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Conocer que es el ciclo vital de los documentos.
Identificar los valores que poseen los documentos en las diferentes etapas.
Conocer la importancia que posee la unidad de correspondencia
TALLER UNIDAD 3
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
R/: AGRUPACIONES DOCUMENTALES:
Hace referencia a un conjunto de documentos que genera una unidad administrativa, en el ejercicio de su actividad o funciones; a estas las podemos determinar según el orden jerárquico que se muestra en el organigrama de la entidad.
En estos fondos documentales se originan y se refleja según su rango de la siguiente manera, comenzando desde el general hasta el más específico; el fondo, sección, subsección, serie, subserie y unidades documentales simples o complejos.
FONDO DOCUMENTAL:
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución en acción a sus funciones.
SECCION DOCUMENTAL:
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o administración de la institución.
SUBSECCION DOCUMENTAL:
Es un poco más pequeña y la encontramos dentro de la sección, esta también se le conoce con el nombre de oficina.
SERIE DOCUMENTAL:
Es el testimonio documental de las actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Estas agrupaciones las encontramos en las secciones y subsecciones, quienes son las que constituyen estos grupos.
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Se desprende de las series documentales y ésta conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
UNIDAD DOCUMENTAL:
Es el elemento fundamental en la actividad archivística y puede presentarse en unidades simples o compuestas.
Simples: es cuando está constituida por el mismo tipo documental, pues el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Ejemplo actas, circulares, decretos.
Compuestos: es cuando está formada por varios documentos de diferente cualidad y responde a una secuencia que hace parte del mismo expediente; en las cuales se encuentran diferencias, ya sea el soporte o el tamaño, pero relacionados en razón de un determinado tramite. Ejemplo, historias laborales.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.
R/: En la organización de archivos encontramos tres procesos fundamentales
como:
CLASIFICACION:
Es el primer paso dentro del conjunto de
procedimientos que se direccionan a la
organización de los archivos en pro de poder
controlar, recuperar y conservar la
información que está dentro de los
documentos para su uso administrativo,
judicial y científico
ORDENACION ARCHIVISTICA:
Ordenación física de los documentos dentro
de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
En la ordenación de los documentos se
dictara que documentos deben ir de
primeras, es decir se dará un orden a los
documentos con el fin de manejar una
secuencia en el momento de verificar su
seguimiento.
En la ordenación de documentos encontramos unos sistemas de ordenación
como:
Alfabético: onomástico, toponímico, temático
Numérico: cronológico, simples, números naturales
Mixto: alfanumérico.
DESCRIPCION:
Proceso de análisis de los documentos de archivo
para facilitar su localización y consulta.
Además, podemos elaborar una representación exacta de las unidades
documentales que se están analizando, es decir de cada una de las partes que
componen un documentos, recopilando información y datos y registrándolos con el
fin de conocer y saber de qué documento se está hablando, el cual podemos
utilizar para identificarlo, gestionar, localizar y explicar su contexto.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
R/:
DIFERENCIAS
ORDENACION ORGANIZACION
Poner en orden Acción y efecto de organizar
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización
Proceso que tiene como etapas clasificación y ordenación
Establece las secuencias naturales de ubicación y orden del asunto, tiempo o lugar del documento.
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo
la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación
producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación
Relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie.
examinando físicamente los documentos, ésta también se puede y se debe observar o representar en instrumentos de control
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
R/:
Podemos ver reflejado en la clasificación la estructura de cada entidad de manera
que las agrupaciones documentales se producen de cada una de las divisiones
que conforman la institución.
AGRUPACION DOCUMENTAL ESTRUCTURA ORGANICA
Fondo documental Entidad
Secciones documentales Dependencia de mayor jerarquía
Subsecciones documentales Grupos de trabajo
5. ¿Qué implica la clasificación?
R/: La clasificación implica, la procedencia de los documentos como nos lo indican uno de los principios fundamentales, teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional desarrollada por la entidad a lo largo de su gestión.
CLASIFICAR
IDENTIFICAR
FUNCIONES ESTRUCTURA PROCEDENCIA
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?
Los principios en los cuales se basa la clasificación documental según la
normatividad archivística colombiana están enmarcados en tres pilares
fundamentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA (PRODUCTOR):
Por los cuales se identifican los productores de la documentación estos pueden
ser:
Institucionales
Conocidos como (fondos documentales) que están referidos y definidos a la
totalidad de los documentos producidos por una entidad en cumplimiento de sus
actuaciones y misión.
Administrativos
Definido como (secciones y subsecciones documentales) donde la
procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas,
divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con
la estructura orgánica funcional.
Sección Documental. Subdivisiones identificadas con la producción de una
unidad administrativa obteniendo así un fondo documental
Subsección Documental: Subdivisión de las secciones documentales mejor
llamadas como dependencias, oficinas o divisiones.
A continuación los aspectos importantes a tener en cuenta para realizar una aplicación adecuada del principio de procedencia al igual de las ventajas que adquiere una entidad u organización al tener presente y aplicar los siguientes pasos: Aplicación del Principio de Procedencia
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.
Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.
Ventajas del Principio de Procedencia
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
“Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la
disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites al
•El principio de procedencia sirve para
proteger la integridad de las agrupaciones
documentales: fondos, secciones, series.
INTEGRIDAD
•Permite ubicar correctamente el
documento en el Fondo que le corresponde de
acuerdo a la actividad o función que lo genera.
UBICACIÓN EXACTA
•Este principio se aplica a todos las tareas
relacionadas con el quehacer archivístico
PRINCIPIO GENERAL
que dieron lugar, es prioritario y fundamental para la ordenación de fondos, las
Series, Subseries y las unidades documentales”
Si bien es cierto que el principio de orden original da facilidad en el uso de la
documentación es decir, localiza mejor los documentos de acuerdo al orden
original que se le dio desde el principio en su función administrativa hay que tener
presente que mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos
(donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la
fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo y cumplió su
ciclo vital.
El orden que conservan los documentos dentro de cada serie, debe respetarse el
orden natural ya que son producidos en una relación causa-efecto.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una
organización en la Clasificación?
Definida por la clasificación de las funciones determinadas o reflejadas en las
series que corresponden a la agrupación técnica de los documentos, y estas son a
su vez conformadas y analizadas por las actuaciones reguladas en las entidades
de manera procedimental en cumplimiento de la misión tanto de la entidad como
de cada dependencia.
Es por ello que en las entidades hay dos aspectos diferentes de las funciones y
estas es tan clasificadas en:
1. Funciones Específicas: Las funciones y actividades que son propias de una
entidad en cumplimiento de su misionalidad, estas producen tipos
documentales particulares de ella y de las entidades en sus áreas técnicas
Así:
La función de dictar leyes es propia del Congreso de la República.
Los planos de equipos
Los catálogos técnicos
Los estudios técnicos
Como los anteriores ejemplos se evidencias que las series documentales son
producidas por dependencias técnicas y en cumplimiento de su misión de manera
específica.
2. Funciones comunes entre dependencias de la entidad: corresponden a
actividades administrativas generales que sirven de apoyo para la realización y
el desarrollo de las competencias de cualquier entidad.
órdenes de pago
actas
solicitudes.
Atención al ciudadano
A lo anteriormente expuesto podemos deducir que en el proceso de clasificación
encontramos tipos documentales que son propios de cada división administrativa y
tipos documentales comunes a todas o varias de ellas. Por consiguiente, una vez
agrupados en unidades documentales y luego en series, es así como tendremos
como resultado series documentales Simples o Compuestas
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación
IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES: en este paso se identifica las
Agrupaciones Documentales como: Fondo, Sección y Subsección tomando
como referencia los actos administrativos de creación y reestructuraciones
orgánico – funcional de la entidad. En el transcurso del análisis documental de
los fondos documentales identificando la totalidad de la documentación desde
su producción hasta su Disposición final encontraremos clasificados los fondos
de la siguiente forma:
FONDOS ABIERTOS: se refiera a la documentación de las entidades
administrativamente vigentes. Ejemplo Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal -
-UGPP-
FONDOS CERRADOS: Se refiere a la documentación de las entidades
suprimidas ejemplo: Caja Nacional de Previsión Social –CAJANAL-
FONDOS ACUMULADOS: Documentación de una entidad reunida en el trascurso
de su vida institucional sin ningún criterio archivístico.
En la identificación de los fondos se debe tener en cuenta el estudio histórico de la
entidad desde su primer acto administrativo de creación hasta el último de
renovación o supresión.
ESTRUCTURA ORGANICA: Identificar las Subsecciones y Secciones
Documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de
las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se
subdividen lo anterior sirve para la codificación de las dependencias y las
series documentales que pertenecen a cada una.
Para la identificación de la estructura orgánica se debe identificar
Organigrama
Creación y supresión de dependencias mediante actos administrativos
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos
SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: se identifican con las funciones y
actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los
objetivos propuestos. Además son derivadas de la documentación generada en
desarrollo de una actividad documental que al ser reunidas con otras de
estructuras y contenidos homogéneos conforman la serie documental.
SUBSERIES DOCUMENTALES: son el conjunto de unidades documentales que
forman o hacen parte de una serie identificándose de forma separada con tipos y
características específicas semejantes
9. ¿Qué son unidades documentales?
UNIDAD DOCUMENTAL
Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un
solo documento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.
La unidad documental técnicamente es el elemento fundamental de una serie
documental, esta puede ser simple o compleja:
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.
Unidad documental simple
Se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, esta
unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es, son por ejemplo una
fotografía, un informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen
que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por
unidades documentales simples.
Ejemplos.
Resoluciones
Actas
Unidad documental compuesta:
Es una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en cumplimiento de su
misionalidad y un producto de un tramite
Ejemplos:
Contratos
Procesos Disciplinarias
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos Tipo documental:
Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es;
es decir la forma, la taxonomía de los documentos etc. Es posible que haya
infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos de lo que trata
el documento: ejemplos visibles de tipos documentales pueden ser los informes,
las facturas, la correspondencia, etc.
Cabe resaltar que existen caracteres con los cuales se diferencian e identifican
los tipos documentales tanto externos e internos:
Externos: hablamos de caracteres externos cuando nos referimos a la
característica del documento físicamente ejemplo: clase y tipo documental,
formato, etc.
Internos: Se refieren a las partes de las que consta un documento ejemplo:
productor o entidad, fecha, etc.
CORRESPONDENCIA
INFORMES
FACTURAS
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?
Se puede identificar como las diferentes etapas por las cuales atraviesa el
documento desde el momento que se produce hasta la disposición final del
mismo. Estos documentos poseen valores los cuales son adquiridos en el
trascurso del tiempo dentro de ellos se encuentran los valores primarios (legal,
contable, administrativo y técnico) y los valores secundarios (Cultural, histórico y
científico)
Etapas del ciclo vital de los documentos
Primera edad: cubre desde la creación del documento y el trámite de la
información que contiene. Los documentos de esta primera fase reposan en los
Archivos de Gestión
Segunda edad: información la cual no se consulta con frecuencia pero que aún
posee valores por lo cual debe conservarse. La documentación de esta fase se
conserva en los Archivos Centrales.
Tercera etapa: La información que se conserva en esta etapa corresponde al
valor secundario o permanente y permite ser usada para cuestiones investigativas.
Esta información pertenece en el Archivo Histórico (Archivo General de la Nación,
Archivos Distritales).
12. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL
DECRETO 1080) Los Procesos de la gestión documental son:
Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización,
Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo
plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una
entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades que
se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías.
SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE
PLANEACIÓN:
El procedimiento inicia con la formulación y aprobación de los documentos
estratégicos, continúa con la difusión, el seguimiento a la implementación de los
mismos y finaliza con el proceso de actualización.
Adapta y difunde de manera amplia el esquema de publicación
PRODUCCIÓN:
Realizar el conjunto de actividades concernientes a la forma de producción y/o
ingreso de los documentos y la estructura de acceso del documento.
Hacer uso adecuado de la reproducción de documentos con el fin de
reducir los costos derivados de su producción,
GESTIÓN Y TRÁMITE:
Realizar el conjunto de actividades necesarias para el registro, vinculación a un
trámite, seguimiento, incluido disponibilidad y acceso para consulta, hasta la
resolución de la solicitud.
Implementa mecanismos para la entrega de documentos a los respectivos
usuarios internos y externos previamente caracterizados.
ORGANIZACIÓN:
Realizar el conjunto de actividades necesarias para la definición, clasificación,
ordenación y ubicación tanto del archivo de Gestión como del archivo Central de la
Secretaría de Ambiente
Ubicar cada uno de los documentos que componen un expediente,
respetando el orden en que se produjeron y realizando la foliación
respectiva.
TRANSFERENCIA:
Realizar el conjunto de operaciones técnicas para efectuar la transferencia de los
documentos durante las diversas fases de archivo en el sistema de Gestión
Documental de la Secretaria Distrital de Ambiente
Diligenciamiento de los inventarios documentales
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:
Realizar la selección de documentos para establecer su preservación temporal,
definitiva o su eliminación de acuerdo con lo establecido en las Tablas de
Retención Documental TRD aprobadas para la Secretaría Distrital de Ambiente.
Aplica la disposición final establecidas por las Tablas de Retención Documental
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:
Aplicar el conjunto de acciones necesarias para garantizar la preservación de los
documentos, independientemente de su soporte, medio y forma de registro o
almacenamiento.
VALORACIÓN:
Realizar de manera permanente las acciones necesarias para determinar los
valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo y establecer su destino final.
13. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,
Archivo Central e Histórico).
Las etapas del ciclo vital se relacionan con la pertenencia que tienen en cada uno
de los tipos de archivo que posee las entidades.
Archivo de gestión (documentación activa): Comprende toda la información
que es sometida a constante consulta
Dentro de este archivo se pueden evidenciar los procesos de PLANEACIÓN,
PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA,
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO,
VALORACIÓN
Archivo Central (documentos semiactivos): Documentación que han sido
transferidos por las distintas oficinas productoras de la entidad
Dentro de este archivo se pueden evidenciar los procesos de ORGANIZACIÓN,
TRANSFERENCIAS, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, VALORACIÓN
Archivo histórico (documentos con valor histórico): Documentación que se
conserva de manera permanente por sus valores documentales
Dentro de este archivo se pueden evidenciar los procesos de DISPOSICIÓN DE
DOCUMENTOS, VALORACIÓN
14. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción
15.1 Informe
Producción: Este informe es producido por la oficina de control interno para lo
cual se tiene establecido un formato desde el sistema de gestión de calidad de la
Secretaria de ambiente
Gestión y trámite: El presente informe es divulgado por el sistema de información
ambiental SIA procesos y documentos –FOREST-
Organización: El documento se organiza en soporte papel de manera cronológica
Transferencias: La serie de informes del sistema de control interno cuentan con 2
años de retención en Archivo de Gestión cumplido este tiempo se procede a
trasferir al Archivo Central por 3 años.
Disposición de documentos: De acuerdo a las tablas de retención la disposición
final del presente informe es la conservación total ya que por sus valores.
Preservación documental: Este informe es proyectado por un sistema de
información el cual preserva dicha información.
Valoración: Esta información de acuerdo a las fichas de valoración establecidas
en la entidad como instrumento para el levantamiento de la Tablas de Retención
documental posee tanto valores primarios como secundarios por tal motivo se
conserva totalmente.
15.2 Plan de capacitación
Producción: Este plan de capacitación es elaborado por la Dirección de gestión
Corporativa.se produce de acuerdo a las necesidades de capacitación en la
entidad
Gestión y trámite: El presente documento es publicado en la intranet de la
entidad para que los funcionarios lo conozcan.
Organización: El documento se organiza en soporte papel de manera cronológica
en el área de talento humano.
Transferencias: La subserie de plan de institucional de capacitación se conserva
durante dos años en el Archivo de Gestión y se procede a realizar su transferencia
al Archivo Central donde debe conservarse durante 10 años.
Disposición de documentos: De acuerdo a las tablas de retención la disposición
final del plan de capacitación es su eliminación ya que no posee valores
secundarios
Preservación documental: Se cuenta con la conservación de documentos
análogos y sistema de preservación de documentos electrónicos contando con
buenas prácticas de control y manejo de la documentación.
Valoración: Una vez valorados los planes de capacitación de su respectiva ficha
de valoración se destaca que la información que contienen estos planes no posee
valores secundarios, por lo tanto la disposición final es la eliminación.
14.3 Resolución
Producción: Esta resolución es producida por cualquier dependencia de la
entidad según las necesidades la presente resolución es sobre temas
administrativos
Gestión y trámite: El presente documento es publicado en el boletín legal
ambiental para ser visualizado por los funcionarios o personas externas.
Organización: El documento se organiza en soporte papel de manera cronológica
en el área de Gestión documental.
Transferencias: Este documento pertenece a la serie del comité de archivo donde
se conserva 2 años en el Archivo de Gestión trascurrido este tiempo se transfiere
al Archivo Central de la entidad donde se conservara por 10 años .
Disposición de documentos: De acuerdo a las tablas de retención la disposición
final de este documento es la conservación total ya que posee valores secundarios
por tratarse de temas de gran interés en la entidad.
Preservación documental: Se cuenta con la conservación de documentos
análogos y sistema de preservación de documentos electrónicos contando con
buenas prácticas de control y manejo de la documentación.
Valoración: Una vez valoradas las resoluciones se evidencia la importancia de su
información contando con valores tanto primarios como secundarios.
15. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de
estas fases o etapas.
PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA TERCERA ETAPA
Creación de documento y tramite
Vigencia y plazo Precaucionar
Conservación permanente
ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO
VALORACIÓN PRIMARIA
VALOR ADMINISTRATIVO: Está relacionado con el tramite o asunto de su creación VALOR LEGAL: El que poseen los documentos y sirven de testimonio ante la ley
VALORACIÓN SECUNDARIA
VALOR HISTÓRICO: Documentos que se conservan permanentemente reconstruyendo la memoria de la entidad.
VALOR FISCAL: Aquellos documentos que expresan movimientos de dinero para el tesoro o hacienda publica
VALOR CULTURAL: Contribuye de acuerdo a su contenido cultural, económico, social etc. útiles para el conocimiento de la entidad
VALOR CIENTIFICO: Cualidad de los documentos registran información relacionada con la creación de documentos
16. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la los
Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
ACUERDO 03 DE 2013 (aspectos importantes)
“POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE EL DECRETO 2578 DE
2012, SE ADOPTA Y SE REGLAMENTA EL COMITÉ EVALUADOR DE
DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y SE DICTAN
OTRAS DISPOSICIONES”
Que el parágrafo 9° del Decreto 2578 de 2012, establece: “El Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención
Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus
entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas
que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una
vez aprobadas por el comité Interno de Archivo de la respectiva entidad”
ARTICULO 1°. DEFINICIÓN: El Comité Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y
disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio
documental del país y propender por su conservación permanente
ACUERDO 04 DE 2013 (aspectos importantes)
“POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE EL DECRETO 2578 Y
2609 DE 2012 Y SE MODIFICA EL PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN, EVALUACIÓN, APROBACIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y LAS
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL”
ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las entidades del Estado del orden
nacional. departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y
actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración
documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y demás
normas que expida el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 4o. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. La elaboración
de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental,
siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.
ARTÍCULO 5o. ELABORACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas
de valoración documental deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas
relacionadas en el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental, aprobado por el Archivo
General de la Nación.
ARTÍCULO 9o. PUBLICACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas
de valoración documental deberán publicarse en la respectiva página web de las
entidades públicas y mantenerse en dichos sitios web permanentemente; la
publicación también incluye los documentos señalados en el instructivo de que
trata el artículo 5o del presente acuerdo.
ARTÍCULO 13. IMPLEMENTACIÓN. Una vez aprobadas y convalidadas o
cumplido el plazo de que trata el artículo 11 del presente acuerdo, las entidades
deberán proceder a su implementación: si no se ha cumplido este proceso, la
entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594
de 2000.
ACUERDO 5 DE 2013 (aspectos importantes)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS BÁSICOS PARO LA
CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.
Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente acuerdo aplica a todas las
entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital
municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales
que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado
están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben
desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y
descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para
toda la documentación que apoye la gestión administrativa.
Artículo 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar
procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de
documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo,
sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental
simple.
Artículo 9°. Ordenación documental. Las entidades públicas deben desarrollar procesos
de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los
documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el
tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental.
Artículo 12. Descripción colectiva de los fondos. La descripción documental, obedece
a un proceso sistemático que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo,
iniciando con el registro y radicación oficial en las áreas de gestión documental o quien
haga sus veces en la entidad y continuando durante la fase de archivo de gestión, hasta
su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda.
CONCLUSIONES
De manera clara se establece las agrupaciones documentales y de la manera
como se genera el valor de los documentos y los principios fundamentales del
documentos, tanto origen de procedencia como su principio de procedencia.
Las diferencias que existen entre organización y ordenación, pues la organización
es un objetivo general y la ordenación es una secuencia que se realiza dentro de
la organización después de realizar la clasificación.
REFERENCIAS
Santos Calderón, Juan Manuel
Decreto 2609 de 2012/ Juan Manuel Santos Calderón presidente de la república
de Colombia; Mariana Garcés Córdoba, María Carolina Hoyos Turbay. Diciembre
14 de 2012. Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
[Consultada el 08 de septiembre de 2015]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación Documental,
Bogotá, D.C., 2001.
file:///C:/Users/N2/Downloads/CARTILLA%20DE%20CLASIFICACION%20DOCU
MENTAL.pdf
[Consultada el 08 de septiembre de 2015]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de ordenación Documental,
Bogotá, D.C., 2001.
file:///C:/Users/N2/Downloads/Cartilla%20de%20Ordenaci%C3%B3n%20%20(1).p
df
[Consultada el 08 de septiembre de 2015]
-Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_20
13.pdf
[Consultada el 08 de septiembre de 2015]
-Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE
%202013.pdf
[Consultada el 08 de septiembre de 2015]
Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2
013.pdf
[Consultada el 08 de septiembre de 2015]