Date post: | 17-Aug-2015 |
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GESTIÓN DOCUMENTALProducciónRecepciónDistribuciónTrámiteOrganizaciónConsultaConservaciónDisposición Final
OBJETIVOSResaltar la importancia de los documentos y
archivosApoyo a decisiones administrativasControl y garantía de los procesos
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOSReproducción de documentos de las
instituciones en cumplimientos de sus funciones
Tipos de documentos Documentos tradicionales: soporte en
papel, ejemplo: correspondencia archivada en carpetas o AZ
Documentos digitalizados: Representación electrónica de la información, ejemplo: escáner de correspondencia y fotografías
Documentos electrónicos: soporte magnético y óptico, se separa del soporte, software y hardware para su consulta
ActividadesMedios y técnicas de producciónSelección de soportesCalidad y tipo de soportesDiligenciamiento de formularios Dependencias productoras
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de operaciones de verificación y
control para la admisión de los documentos
MediosMensajería o correo tradicionalFaxCorreo electrónico
Pasos de recepción documental
Verificación Radicación Registro
_Medio _Número consecutivo _Ingresar datos
_Revisar que estén _Fecha y hora al sistema completos _Destinatario _Remitente _Coincidir con la _Planilla de radicación _Tiempo dePlanilla de registro y control respuesta_Competentes a la entidad
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOSActividades que garantizan que los
documentos lleguen a su destinatario
Medios de distribución Documentos internos Documentos
externos _ Dependencia
_Destinatarios _Enrutamiento
_Clasificación _Registro de control de
_Enrutamiento entrega de documentos
TRÁMITE DE DOCUMENTOSRespuesta a una solicitud o requerimiento
Recepción de solicitud Respuesta
o trámite
Planilla de control y ruta del Análisis y compilación
trámite de información
Tiempo de respuesta, Proyección y preparación
identificación del trámite de respuesta
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de acciones orientadas a la
clasificación y ordenación de los documentos
Clasificación Ordenación
_Establece clases o grupos _Une y relaciona las clases
de documentos o grupos
_Fondos, secciones, series _Alfabética, ordinal, mixta
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Archivo de Archivo Archivo gestión central histórico
Doc. activa Doc. Semi-activa Doc. inactiva
Valores Valores primarios secundarios _Administrativo _ Histórico_Legal CICLO VITAL _ Cultural_Fiscal DEL DOCUMENTO _Investigativo_Contable _Científico_Técnico
CONSULTA DE DOCUMENTOSRecepciona la solicitud escrita o verbal del cliente
interno o externo
Consulta Préstamo _Buscar documento _Buscar documento _Entrega al usuario _Entrega al usuario
para consulta _Condiciones de préstamo _Se guarda la _Formato de préstamo documentación _Diligenciar formato
“afuera” _Guardar documentos y formatos
CONSERVACIÓN DOCUMENTALConjunto de medidas preventivas o
correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOSSelección de los documentos en cualquiera de
sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación
_Conservación total del documento_Selección del documento _Eliminación del documento _Digitalización