Date post: | 04-Aug-2015 |
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GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MARICEL MUÑOZ MALDONADO
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARMENIA
2015
INTRODUCCIÓN
Para garantizar el acceso y la disponibilidad de la
información, las organizaciones se ven en la necesidad de
implementar un sistema de gestión documental de tal
manera que la documentación sea recuperada en el menor
tiempo posible, además de permitir su distribución e
intercambio.
Esta actividad nos permite llevar a la realidad todos los
conocimientos adquiridos, además que es una forma de
tener una visión general de que tan importantes es un
sistema de gestión documental para una entidad.
OBJETIVOS 1.Reconocer que es un sistema de gestión documental.
1.Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un
sistema de gestión documental, a la luz del Decreto 2609 de 2012.
2.Identificar la metodología para implantar un sistema de gestión
documental.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación
general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .
REQUISITOS
Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para
conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización.
Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad,
fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Almacenamiento migración
Seguridad de la información
Interoperabilidad
Arquitecturas de tecnologías de información
GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELÉCTRONICOS INCLUYENDO SUS METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN
TRD Y TVD
EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO CON LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LA TRD O TVS
GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA INFORMACIÓN CONEXA A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DE LOS
DOCUMENTOS
MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES
PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR PARFTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD,
CUABNDO SEAN REQUERIDOS.
PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES EN SERIES Y SUBSERIES, A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS PROCEDIMIENTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN
CARÁCTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONFORMIDAD
INTEROPERABILIDAD
SEGURIDAD
RESPALDAR LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN A PARTIR DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ENTIDADES
FUNCIONAR CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
FÁCIL MANEJO PARA LOS USUARIOS
METADESCRIPCIÓN
ADICIÓN DE CONTENIDOS
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
GESTIÓN DISTRIBUIDA
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
MANTENER LA INFORMACIÓN EN UN ENTORNO SEGURO
METADATOS NORMALIZADOS
AGREGAR NUEVOS CONTENIDOS SIN ALTERAR SU AUTENTICIDAD
CAPACIDAD PARA IMPORTAR Y EXPORTAR MASIVAMENTE LOS
DOCUMENTOS
ASEGURAR LA AUTENTICIDAD, INTEGRIDAD, ACCESIBILIDAD DE
LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
LIBRE ADOPCIÓN DE TECNOLOGÍAS
ENTIDAD: Compensar ATENDIDA POR: Andrea Lorena Rojas Ballesteros
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El Sistema de Gestión Documental no pretende reemplazar los aplicativos de
Compensar, ni suplir su funcionalidad, el alcance del Sistema es asegurar la
retención de la información asegurando un único repositorio y fuente de búsqueda
para los documentos.
SUBSISTEMAS DEL SGD
Administración de flujo de procesos Administración de creación de documentos Administración de correspondencia Administración de archivo
ESTOS SUBSISTEMAS ENCAPSULAN LA FUNCIONALIDAD REQUERIDA POR COMPENSAR
LA INFORMACIÓN DE ENTRADA
La fuente de entrada y salida de información del Sistema
de Gestión Documental se compone de registros y
documentos.
DOCUMENTOS QUE SE REGISTRAN SE COMPONEN DE
Imágenes Documentos electrónicos (Documentos de
Texto, hojas de cálculo, presentaciones) Formularios Electrónicos Relación Documentos Físicos Relación registros Correos electrónicos Fax
LA SALIDA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA ES
Información sobre Documentos Localización de documentos Documentos Historia de los Documentos
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Seguridad del Sistema
Funcionalidad para los usuarios
Estandarización de los procesos
Arquitectura integrada de información
Integración con otros sistemas
Proveedor
El sistema no permite realizar modificaciones no autorizadas, las persona que pueden acceder al sistema cuenta con un usuario y una contraseña.
La información se mantiene tal y como fue generada.
El manejo del sistema cuentan con un usuario y contraseña para acceder al sistema
También se cuenta con herramientas tecnológicas de protección
CONCLUSIONES
1. Conceptualizo que es un sistema de gestión
documental.
1. Identifico los aspectos más importantes en la
implantación de un sistema de gestión documental, a
la luz del Decreto 2609 de 2012.
2. Reconozco la metodología para implantar un sistema
de gestión documental.