Guia contabilidad

CONTABILIDAD

EMPRESA: Las empresas son organizaciones de personas que se reúnen con un objetivo en común, generalmente con fines lucrativos, desarrollando actividades que busquen la consecución de tales objetivos.Las empresas se pueden clasificar de diferentes maneras, dependiendo del criterio al que se haga referencia. A continuación presentamos algunas de esas clasificaciones.

En relación a su tamaño, las empresas pueden clasificarse en:o Pequeñao Medianao Gran empresa

En relación al sector económico, se clasifican en:o Empresas del sector primario: corresponde a empresas extractivas, relacionadas con recursos mineros,

marítimos y agropecuarios.o Empresas del sector secundario: corresponde a empresas productivas que elaboran productos a través de la

transformación de materias primas.o Empresas del sector terciario: corresponde a empresas comerciales y de servicios.o Empresas del sector cuaternario: corresponde a empresas de información y comunicación.

En relación a la actividad o giro, las empresas se clasifican en:o Empresas productivaso Empresas comercialeso Empresas de servicioso Empresas financieras

En relación a la identidad de los propietarios, se pueden clasificar en:o Empresas privadas: que son de propiedad de particulares.o Empresas públicas: que son propiedad del estado.o Empresas semiprivadas o semipúblicas: que integran capitales públicos y privados.

En relación a su constitución, se clasifican en:o Empresas individuales: de propiedad de un solo dueño.o Empresas sociales. Sociedades: de propiedad de más de un individuo, y que se pueden clasificar en:o Sociedades de personas: que a su vez se clasifican en sociedades de responsabilidad limitada, colectivas y

sociedades en comandita simple.o Sociedades de capital: que a su vez se clasifican en sociedades anónimas, sociedades en comandita por

acciones y sociedades cooperativas.

Cabe destacar que estas clasificaciones son solo algunas, las principales, de las cuales pueden ser objeto las empresas y que no son excluyentes entres sí, es decir podemos encontrar mezcladas las clasificaciones considerando más de algunos de los criterios mencionados.Las empresas son sistemas viables que se desenvuelven en el entorno o medio ambiente, y como tales interactúan con el medio para sobrevivir y desarrollarse.La empresa se relaciona con distintos entes, con los cuales realiza una serie de intercambios. Algunos de ellos son los siguientes:

Consumidores Potenciales consumidores Proveedores Potenciales proveedores Inversionistas Bancos e instituciones financieras Estado, fisco y organizaciones gubernamentales y fiscalizadoras. Empresas de servicios como: Transporte, Información, Seguridad, Aseo, Alimentación, Capacitación, Servicios

generales. Etc.

Concepto de contabilidad, sus objetivos, sus funciones, su rol en la empresa

Definición: La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa, los actos y operaciones que tengan características financieras y de interpretar los resultados.

La contabilidad proporciona datos referidos al patrimonio de la empresa y de los cambios que la afectan durante un período de tiempo.

Estos datos son proporcionados a quienes administran la empresa (usuarios internos) y también a aquellos que interactúan actual o potencialmente con la empresa y que requieren de información para su propio proceso decisorio.

La contabilidad registra el conjunto de transformaciones que constituyen hechos económicos.

La organización cuenta con diferentes niveles administrativos que son los encargados de tomar decisiones a nivel estratégico, táctico u operacional.

La administración de la empresa es la encargada de fijar los objetivos y planificar la manera de buscar la consecución de tales objetivos a través de la operación que la entidad realice.Estos datos deben ser transmitidos al ciclo operacional para que sea éste quien lleve a cabo los planes de la administración y le rinda cuenta de los resultados obtenidos, para que ésta pueda evaluar la aplicación y eficiencia de la planificación, contrastando lo real con lo planificado y efectuando correcciones a los planes de manera de converger con las operaciones a la consecución de los objetivos.

Para que el proceso antes planteado pueda ser eficiente, considerando todas las variables relevantes, la empresa requiere de un sistema capaz de procesar los diferentes datos con los que cuenta y obtener de ellos la información requerida por cada unidad dentro de la organización.

La Información Contable

La empresa para su supervivencia, requiere información del entorno y de sus relaciones con éste, información del ámbito político, económico, social, tecnológico, de la competencia, de las necesidades de los clientes, etc.

La información es un factor preponderante en la gestión administrativa de toda empresa, en su proceso constante de toma de decisiones. Pero también es un aspecto clave para todos aquellos que interactúen con la empresa y deban tomar decisiones basándose en esta información.

Las definiciones de Información distan mucho unas de otras, pero variados autores recalcan esencialmente que "la información es un conocimiento bajo una forma comunicable". Se entiende, entonces, que la información implica un proceso comunicacional.

Características y requisitos de la información contable

La información contable como base para la toma de decisiones debe cumplir con algunos requisitos básicos. Estas características se pueden sintetizar al indicar que la información debe ser:

1. Significativa: La información debe ser verdadera, exacta, para que refleje la realidad de los acontecimientos y debe estar referida a un nivel determinado, es decir, al usuario que realmente la necesita.

2. Completa: Que contenga la información necesaria sin omitir antecedentes importantes para el usuario.

3. Económica: El beneficio que se obtenga de la información debe ser superior al costo de obtenerla.

4. Oportuna: La información debe estar disponible para el usuario en el momento en que éste la necesite para tomar decisiones.

Usuarios de la Información Contable

Los usuarios de la información son aquellos que la requieren y la usan para procesos de toma de decisiones, y los podemos clasificar de la siguiente forma:

Usuarios Internos: Es todo aquel que utilice la información que genere el sistema para la toma de decisiones en el desarrollo de las funciones que cumplen en la misma empresa a cualquier nivel administrativo (Estratégico, táctico y operacional).

Usuarios Externos: Es todo aquel que requiere información de la empresa para realizar sus propios procesos administrativos, que pueden o no afectar a la empresa.

Del mismo modo, dependiendo del usuario de la información contable, ésta se puede clasificar de la siguiente forma: Los informes obtenidos de la contabilidad deben ser preparados tomando en consideración al usuario de esta información, quien es él que la requiere para los procesos de toma de decisiones, al interior o al exterior de la empresa.

Adicionalmente, existe diferente reglamentación que exige que determinados entes comerciales presenten sus informes financiero-contables bajo una normativa específica, de manera de unificar la exposición y hacer comparables a las diferentes organizaciones.

Una vez definido el contexto en el que se desenvuelve la empresa y los requerimientos que hacen imprescindible un sistema que procese datos, transformándolos en información, para la toma eficiente de decisiones, estamos en condiciones de definir "Contabilidad", y los conceptos relacionados con ella, que serán presentados en la siguiente unidad.

El hecho económicoEl procesamiento de datos, extraídos de las operaciones que ha realizado la empresa y de su relación con su entorno, se efectúa a través del Sistema de información que posee la empresa, cuya finalidad es justamente entregar datos procesados y relevantes para:

Realizar el planeamiento de las actividades de la organización. La toma de decisiones adecuadas ante variadas alternativas. El control eficiente del cumplimiento de lo planeado y de la consecución del objetivo, en los diferentes niveles

administrativos, ya sea Estratégico, Táctico u Operacional.

El sistema de información contable es un subsistema del sistema general de información de la empresa, que consiste en una serie de elementos que interactúan entres sí, cuyo objetivo es entregar información para la planificación, la toma de decisiones y el control.

La característica principal del Sistema de información contable es que sólo registra hechos históricos y económicos, es decir, que se puedan expresar en términos monetarios y que digan relación con acontecimientos pasados.

Este sistema de información contable es uno de los más importantes dentro de la empresa, pero por si sólo no entrega toda la información necesaria para los administradores, por lo que no se les puede restar importancia a los otros sistemas de información que posee la organización.Definición de los estados financieros Los estados financieros básicos que toda empresa debiera preparar son los siguientes:

Balance General Estado de Resultados Estado de Flujo de Efectivo

Balance de 8 columnas o Tributario

Este informe se prepara para entregar una visión general de las cuentas. Es una hoja de trabajo que se prepara a partir del Balance de comprobación y saldos, agregándole cuatro columnas más, para mostrar las cuentas de activos y pasivos que serán utilizadas en la preparación del Balance General, y las cuentas de resultados, pérdidas y ganancias, que serán utilizadas en la preparación del Estado de Resultados.

De esta forma las columnas mencionadas incluirán: Activos: En esta columna se registrarán los saldos de las cuentas de activos incluidas en este informe.

Pasivos: En esta columna se incluirán los saldos de las cuentas de pasivos y patrimonio.

Pérdidas: Se registrarán en esta columna los saldos de las cuentas que representan disminuciones de patrimonio, producto de operaciones realizadas por la empresa.

Ganancias: Se registrarán en esta columna los saldos de las cuentas que representan aumentos de patrimonio, producto de operaciones realizadas por la empresa. En este ejemplo el resultado es una utilidad que en este informe se suma a las columnas de pasivos y de pérdidas solo para efectos de igualar la columna de ACTIVOS con la columna de PASIVOS, e igualar la columna PéRDIDA con la columna GANANCIAS. Si el resultado hubiese sido una pérdida, ésta debería sumarse a las columnas de ACTIVO y GANANCIAS, solo para los mismos efectos. Balance General Clasificado

Este informe muestra la situación económica y financiera de una entidad a un momento determinado. Es un informe estático ya que presenta los antecedentes a un momento fijo en el tiempo, y donde para el momento siguiente o anterior la empresa tiene un valor diferente.

Por una parte muestra los recursos con los que la organización cuenta y por el otro muestra las fuentes de las cuales se obtuvieron dichos recursos.

Como vimos anteriormente, los recursos y sus fuentes son la base o premisa en la que se sustentan los registros contables y que se conoce como dualidad económica.

El balance general refleja dicha igualdad a través de la presentación de activos y pasivos, como se aprecia a continuación:

En este informe se clasifican las cuentas en relación con la naturaleza de los conceptos antes mencionados y de esta forma la primera clasificación quedará de la siguiente manera:

Activos Pasivos Patrimonio

No obstante lo anterior, los balances suelen prepararse agrupando dichos conceptos en subclasificaciones que permitan un mayor análisis y una mejor interpretación. Por ello es que se efectúan subdivisiones basándose en diferentes criterios.

El principal criterio, es decir, el criterio más utilizado para clasificar el Balance es el financiero, que clasifica tomando en consideración si los conceptos involucrados son de corto o largo plazo, para a continuación ordenar: Los activos de acuerdo a su liquidez se clasifican en:

Activos circulantes Activos fijos Otros activos

Los pasivos y patrimonio de acuerdo a su exigibilidad.

Pasivos circulantes Pasivos de largo plazo Patrimonio

Lo anterior se puede visualizar en la siguiente ilustración que muestra la estructura de un balance:

Es necesario destacar que no existe una clasificación única, pero prevalece, por lo general, la antes mencionada ya que es la que exige la Superintendencia de Valores y Seguros a todas las organizaciones que se encuentran bajo su supervisión, tal como se pudo apreciar al estudiar la Circular N º 1501 emitida por el citado organismo fiscalizador. Además podemos agregar que es la clasificación reconocida por las organizaciones de profesionales del área contable en nuestro país.

Respecto al formato de presentación de este informe podemos mencionar que por lo general se prepara de manera de mostrar la estructura del balance de forma horizontal, es decir, se ubican al lado izquierdo los activos y al lado derecho los pasivos. No podemos dejar de mencionar que también se presenta este informe de manera vertical mostrando en primer lugar los activos y a continuación los pasivos y el patrimonio.

Utilizaremos el formato horizontal ya que es el que frecuentemente se utiliza en Chile y que permite visualizar un concepto primordial, en el que hemos puesto y pondremos mucha atención, como es EL PRINCIPIO DE DUALIDAD ECONóMICA.

Estado de Resultados

Es el informe que muestra como, por la operación de la empresa, se ha generado el resultado durante un período determinado. En él se presentan todas las cuentas de resultados que han tenido movimiento durante el ejercicio comercial, con la finalidad de obtener no solamente la cuantía del resultado, sino que también los motivos que lo originaron.

El estado de resultados es un informe complementario al balance, como bien lo enuncia el principio contable "Relación fundamental de los Estados Financieros", ya que detalla la utilidad o pérdida que en el balance se expresa en una sola línea dentro del patrimonio.

Se dice que es un informe dinámico porque muestra los resultados obtenidos durante un lapso de tiempo , acumulando durante ese período todos los resultados que se generen, no a un momento determinado como el balance.

Respecto a su formato de presentación al igual como fue planteado al analizar el Balance General, existen diferentes formas de presentar el Estado de Resultados, dentro de las cuales encontramos una vertical y una horizontal.

Teniendo las mismas consideraciones que para el balance, se utilizará el formato vertical porque es el más divulgado en nuestro país y permite visualizar como se va generando la variación de patrimonio producto de operaciones de la empresa.

En este formato se presentan en primer lugar los resultados originados en operaciones del giro o actividad a la que se dedica la empresa y posteriormente se presentan los resultados de otras operaciones realizadas por la empresa de manera esporádica, no habitual y que no corresponden a su giro.

Dentro de las operaciones del giro es menester destacar aquellos resultados que dicen relación directa con la actividad principal de la entidad, es decir, si nos estamos refiriendo a empresas comercializadoras, se presentarán los ingresos brutos originados en las ventas y los costos de las mercaderías vendidas de manera de determinar el margen operacional o de explotación producto de las ventas. A continuación se presentan como deducción los gastos agrupados según las funciones. De esta forma se obtiene el resultado operacional de la empresa

Los resultados no operacionales se presentan en forma neta, dado que no se requiere mayor información sobre acontecimientos esporádicos, y por lo tanto se desglosan solo en Ingresos Fuera de la explotación (Ganancias) y Gastos Fuera de la Explotación (Pérdidas).

De la suma de los Resultados Operacionales con los Resultados No Operacionales se obtiene el Resultado del Ejercicio Antes de Impuestos.

Podemos apreciar lo antes descrito en el siguiente ejemplo:

El concepto de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastosToda empresa cuenta con recursos llamados contablemente Activos, y está sujeta al cumplimiento de determinadas obligaciones, si éstas obligaciones son con terceros se llaman contablemente Pasivos, y se denominan Patrimonio si tales obligaciones son con los propietarios. Sobre la base de las definiciones anteriores podemos dar una definición general, de los conceptos involucrados, a la luz de la esencia de la opinión de diferentes autores:

Activos: Son los recursos con los que cuenta la empresa, son bienes y derechos de propiedad de la empresa que tienen como característica la capacidad de producir beneficios futuros a la organización a través de su consumo, uso o venta.

Pasivos: Son deudas u obligaciones que ha contraído la empresa con terceros ajenos a la organización, por haber obtenido recursos o servicios de ellos, por los cuales debe responder dentro de un determinado plazo. Son también llamados PASIVOS EXIGIBLES.

Patrimonio: Corresponde al monto de los recursos que ha sido entregado o aportado por los inversionistas además de las variaciones sufridas por este. Es la propiedad neta de los dueños en la empresa, es decir, al MONTO de los activos sobre los que tienen derecho los propietarios, una vez pagadas todas las obligaciones con terceros ( o pasivos exigibles). Podemos decir que el Patrimonio es el exceso de activos sobre pasivos, también llamado Activo Neto.

INGRESOS: Son aumentos brutos de patrimonio, producto de operaciones del giro de la empresa sin deducción alguna. Corresponde a la cantidad cobrada por la empresa al efectuar una venta o al prestar un servicio dentro de su actividad de explotación.

Este concepto hace referencia al valor económico de las operaciones planteadas, lo que puede ir o no ir acompañado de un ingreso financiero, es decir de un flujo de efectivo.

Los ingresos se materializan en aumentos de activos o disminuciones de pasivos. EJEMPLO en ecuación contable: Se venden mercaderías en $ 200 al contado.

GASTOS: Son disminuciones de patrimonio producto de operaciones del giro de la empresa, generalmente originados por el consumo de bienes o servicios en la búsqueda de ingresos de explotación.

Por lo general reciben el nombre de la operación que los origina, por ejemplo: sueldos o remuneraciones, arriendos, publicidad, etc.

Según la función se pueden clasificar en: gastos de administración, gastos de comercialización, gastos financieros, etc.

Se materializan en disminuciones de activos o aumentos de pasivos.

EJEMPLO en ecuación contable: Se pagan al contado gastos de arriendo por $ 100

PéRDIDAS: Corresponden a disminuciones de patrimonio producto de operaciones fuera del giro de la empresa, es decir, con ocasión de operaciones extraordinarias, no habituales o esporádicas, o de situaciones no controladas por la empresa, por ejemplo: robos, siniestros, etc.

Las pérdidas no ayudan a la generación de ingresos o ganancias y, por lo tanto, la empresa debe tratar de tomar las medidas necesarias para evitarlas.

Se materializan en disminuciones de activos o aumentos de pasivos. Son también denominados Gastos o Egresos fuera de la explotación.

Detalle de algunas de las principales cuentas

La Superintendencia de Valores y Seguros, que es la entidad fiscalizadora de las Sociedades Anónimas y de todas aquellas empresas inscritas en el Registro de Valores, ha establecido en Circular Nº1.501, un detalle de las cuentas y sus clasificaciones, de manera de unificar criterios para todas las empresas que se encuentren bajo su supervisión.

Dichas normas son compatibles con las opiniones de organizaciones de profesionales y por el Colegio de Contadores de Chile, y han servido de modelo para otras organizaciones no fiscalizadas por dicha Superintendencia.

A continuación, en base a la Circular N º 1.501 de la Superintendencia de Valores y Seguros, presentamos un detalle de algunas de las cuentas y rubros que más se utilizan. Cabe tener en consideración que en esta circular se agrupan cuentas en diferentes rubros de manera de sintetizar la presentación de los estados financieros.

ACTIVOS Las cuentas del activo serán distribuidas en las siguientes tres clasificaciones generales:

Activo circulantes Activos fijos Otros activos

ACTIVOS CIRCULANTES

Incluye aquellos activos y recursos de la empresa que están realizados, vendidos o consumidos dentro del plazo de un año a contar de la fecha de los estados financieros. Los conceptos que conforman el activo circulante deberán incorporarse a los rubros que a continuación se definen:

CAJA: Registra los movimientos de dinero en efectivo que realiza la empresa.

BANCO: Registra los movimientos de la cuenta corriente bancaria de la empresa, con disponibilidad inmediata y sin restricciones de ningun tipo. DEPóSITOS A PLAZO: Está constituido exclusivamente por aquellos fondos que estén depositados en bancos e instituciones financieras no sujetos a restricciones de ningún tipo. VALORES NEGOCIABLES: Debe incluirse en este rubro sólo aquéllas inversiones en:

Acciones con cotización bursátil que no exceden el 10% del capital social de la empresa emisora y el 5% del activo de la inversionista.

El valor neto de la cartera de acciones se determinará deduciéndose la provisión por exceso del valor de costo, en relación a la cotización bursátil.

Pagarés, bonos, cuotas de fondos mutuos u otros títulos de oferta pública que represente la inversión de fondos disponibles para las operaciones corrientes de la empresa.

DEUDORES POR VENTAS: Deben incluirse en este rubro exclusivamente las cuentas por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de la empresa.

DOCUMENTOS POR COBRAR: Esta constituido por cuentas por cobrar documentadas (a través de letras, cheque a fecha, pagarés, etc.), proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales.

DEUDORES VARIOS: Se clasifican en este rubro todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como: cuentas corrientes del personal, anticipo a proveedores, deudores por venta del activo fijos, etc.

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR A EMPRESAS RELACIONADAS : Se clasifican en este rubro todos aquellos documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, provengan o no de operaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede a un año a contar de la fecha de los estados financieros

EXISTENCIAS: En este rubro deberá mostrarse el total de existencias del giro comercial, de propiedad de la empresa, con rotación efectiva dentro del periodo anual. Incluirá diferentes cuentas dependiendo del tipo de empresa.

IMPUESTOS POR RECUPERAR: Corresponde incluir en este rubro el crédito fiscal neto, por concepto del impuesto el valor agregado y/o pagos provisionales efectuados en exceso a la provisión por impuesto a la renta.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS: Se incluirán en este rubro exclusivamente aquellos pagos efectuados por servicios que serán recibidos por la empresa, en el curso del ejercicio siguiente al de la fecha de los estados financieros, tales como arriendos pagados por anticipados, seguros, etc.

OTROS ACTIVOS CIRCULANTES: Se incluirán en este rubro todas aquellas partidas que no pueden ser clasificadas en alguna de las definiciones anteriores de activos circulantes. Las partidas incluidas en este rubro deberán indicarse por su concepto, en notas a los estados financieros, cuando representen un 5% o más del total del activo circulante. ACTIVOS FIJOS

Dentro del activo fijo deberán clasificarse todos los bienes que han sido adquiridos para usarlos en la explotación social y sin el propósito de venderlos. Los conceptos que conforman el activo fijo deberán incorporarse a los rubros que a continuación se definen. TERRENOS: Está constituido por aquellos activos fijos de carácter inmobiliario no depreciables y todos aquellos activos no reproducibles, tales como yacimientos, bosques naturales, etc., aún cuando éstos estén sujetos a agotamiento en caso de explotación. CONSTRUCCIONES Y OBRAS DE INFRAESTRUCTURA: Deben incluirse en este rubro todas aquellas partidas que representen bienes inmuebles, edificados o en construcción, residenciales o de uso industrial, comercial o de oficinas. Está además constituido por obras de infraestructura tales como vías e instalaciones de ferrocarril, carreteras, calles, alcantarillados, puentes, instalaciones de aeropuertos, pozos, minas, etc. Este rubro debe incluir además, obras de infraestructura típicamente agrícolas, tales como: represas, canales, cercos, corrales, etc., como también las inversiones a largo plazo en plantaciones de frutales, viñas, etc., que darán en el futuro un producto en el rubro agrícola. MAQUINARIAS Y EQUIPOS: Se clasificarán en este rubro todos los activos fijos que representen el equipamiento básico para la producción y transporte. Incluirá equipos de planta o explotación extractiva, agrícola, pesquera, o flotante, como también todos los vehículos cuya dedicación principal es el transporte de bienes o personas. OTROS ACTIVOS FIJOS: Todas aquellas partidas que no pueden ser clasificadas a alguna de las definiciones anteriores de activos fijos deberán este rubro. Estas partidas deberán ser detalladas en las notas explicativas cuando representen montos significativos. Deberán presentarse en esta cuenta aquellos activos fijos adquiridos mediante la suscripción de un contrato de leasing, indicando expresamente en una nota explicativa aquellos montos más significativos del activo fijo asignables a estos contratos, su forma de valorización y los principales términos del contrato.

OTROS ACTIVOS:

Se debe incluir aquellos activos de la empresa no clasificados en los rubros anteriores, y estará compuesto por aquellos activos y recursos de la empresa que no serán realizados, vendidos o consumidos dentro del plazo de un año a contar de la fecha de los estados financieros, los que deberán incorporarse a las cuentas que a continuación se definen: INVERSIONES EN OTRAS SOCIEDADES: Corresponde a aquellas inversiones en acciones sin cotización bursátil y derechos en otro tipo de sociedades, que no superen el 10% del capital social de la empresa emisora, ni el 5% del total de activos de la inversionista. MENOR VALOR DE INVERSIONES: Las empresas que deban contabilizar sus inversiones en otras compañías según el método del valor patrimonial proporcional (circular N° 233, del 27 de Septiembre de 1982), deberán reflejar en este rubro las diferencias deudoras que se originen, ya sea al momento de adoptarse el método de V.P.P. o al efectuar una nueva inversión y contabilizarla de acuerdo a dicho método (1). MAYOR VALOR DE INVERSIONES: En esta cuenta deberá presentarse la diferencia acreedora que se origine, ya sea en el momento de adoptarse el método del V.P.P. o al efectuar una nueva inversión y contabilizarse ésta de acuerdo a dicho método (circular N° 233. Del 27 de Septiembre de 1982). DEUDORES A LARGO PLAZO: Deberán incluirse en este rubro todas aquellas cuentas por cobrar (a excepción de aquellas empresas relacionadas), cuyo vencimiento excede a un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros. Deberá adicionalmente incluirse una nota explicativa separando esta cuenta en: documentos por cobrar, deudores por ventas y deudores varios, indicándose el monto asignable a cada ítem cuando los montos sean significativos. DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR A EMPRESAS RELACIONADAS: Cuando existan deudas a largo plazo de sociedades relacionadas, deberán presentarse separadamente bajo esta clasificación (netas de intereses no devengados) distinguiendo claramente en un nota explicativa aquellas que sean del giro de la empresa de aquellas que no lo sean. INTANGIBLES: Se deberá incluir bajo este rubro exclusivamente aquellos activos intangibles que hayan significado un desembolso efectivo y que representen efectivamente un potencial de servicio para la empresa, tales como: patentes, marcas, derecho de llaves, licencias, etc., sin perjuicio de que cuando los montos sean significativos, en las otras a los estados financieros deberá precisarse su contenido y la (s) forma (s) y período (s) de amortización. OTROS : Se deberán incluir en este rubro aquellas partidas que no puedan ser incorporadas a alguno de los rubros anteriores. Estas partidas deberán ser detalladas en una nota explicativa cuando el monto supere el 5% del ¿Total de otros activos? (código 13.000) PASIVOS Representa la suma de los rubros de pasivos exigibles, interés minoritario, capital, reservas y utilidad del ejercicio, la que deberá anotarse al pie de la columna ¿Pasivos?. Las cuentas del pasivo serán distribuidas en tres clasificaciones generales:

Pasivos circulantes Pasivos a largo plazo Patrimonio

PASIVOS CIRCULANTES : Incluye aquellas obligaciones contraídas por la empresa, que serán canceladas dentro del plazo de un año a contar de la fecha de los estados financieros. Las cuentas que conforman el pasivo circulante deberán incorporarse a los rubros que a continuación se definen:

OBLIGACIONES CON BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS A CORTO PLAZO : Está constituido exclusivamente por todas aquellas obligaciones contraídas con bancos e instituciones financieras que se liquidarán dentro del plazo de un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros, incluidos los intereses devengados por estas obligaciones. OBLIGACIONES CON BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS: Deberá incluirse en este rubro la porción circulante (con vencimiento dentro de un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros) de créditos a largo plazo, contratados con bancos e instituciones financieras, así como también los intereses devengados que deban ser pagados dentro del plazo de un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros. DIVIDENDOS POR PAGAR: (En sociedades anónimas) Está constituido por los dividendos provisorios y/o definitivos que se ha acordado repartir y que a la fecha de los estados financieros no hayan sido pagados. CUENTAS POR PAGAR : Deben incluirse en este rubro aquellas obligaciones no documentadas provenientes exclusivamente de las operaciones comerciales de la empresa, netas de intereses no devengados a favor de terceros (PROVEEDORES) DOCUMENTOS POR PAGAR: Está constituido por cuentas por pagar documentadas a través de letras y otros documentos, provenientes exclusivamente de las operaciones comerciales de la empresa, netas de intereses no devengados a favor de terceros. ACREEDORES VARIOS: Deben incluirse en este rubro todas las obligaciones a menos de un año que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa. DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR A EMPRESAS RELACIONADAS: Deberán clasificarse en este rubro aquellas obligaciones con empresas relacionadas, se encuentren o no documentadas, netas de intereses no devengados. Si el saldo de este rubro representa un monto significativo, se deberá detallar en una nota explicativa a los estados financieros, indicando las condiciones (aspectos más relevantes) de este tipo de deudas. PROVISIONES: En este rubro se incluirán las estimaciones de obligaciones que a la fecha de los estados financieros se encuentran adeudadas, tales como gratificaciones, etc., y que serán liquidadas en el ejercicio siguiente. RETENCIONES: Se incluirán en este rubro todas aquellas retenciones por concepto de impuestos que no correspondan a impuestos a la renta que graven los ingresos de la sociedad, tales como IVA e impuestos de 2ª categoría. Al mismo tiempo deberán incluirse aquellas obligaciones tales como remuneraciones adeudadas, cotizaciones previsionales, etc.

Impuesto a la renta: En este rubro se debe incluir el impuesto ala renta que corresponde pagar por los resultados del ejercicio, deducidos los pagos provisionales obligatorios o voluntarios que se aplicaron a esta obligación. Ingresos percibidos por adelantado: Está constituido por aquellos ingresos que se han recibido a la fecha de los estados financieros y cuyo efecto sobre los resultados se realizará dentro del ejercicio siguiente. Otros pasivos circulantes: Incluye todas aquellas partidas que no puedan clasificarse en algún rubro del pasivo circulante. Las partidas incluidas en este rubro deberán indicarse por su concepto, en notas explicativas a los estados financieros, cuando representen un 5% o más del total del pasivo circulante.

Pasivos a largo plazo: Incluye aquellas obligaciones de la empresa que serán canceladas o amortizadas en plazos superiores a un año a partir de la fecha de los estados financieros. Las cuentas que conforman el pasivo a largo plazo deberán incorporarse a los rubros que a continuación se definen: Obligaciones con bancos e instituciones financieras: Incluye aquellos préstamos otorgados exclusivamente por bancos e instituciones financieras, con vencimientos que exceden a un año, a contar de la fecha de cierre de los estados financieros (incluyendo los correspondientes intereses devengados, por pagar a más de un año). Obligaciones con el público (bonos): Está constituido por aquellas obligaciones contraídas a través de la emisión de bonos y otros títulos de oferta pública, con vencimientos que exceden a un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros (incluyendo los correspondientes intereses devengados, por pagar a más de un año). Documentos por pagar: Estará compuesto por aquellas obligaciones documentadas contraídas por la sociedad cuyo vencimiento es más de un año (incluye los correspondientes intereses devengados, por pagar a más de un año). Acreedores varios: Está constituido por aquellas obligaciones a largo plazo no derivadas del giro de la empresa y no incluidas en rubros anteriores. Documentos y cuentas por pagar a empresas relacionadas: Deberán incluirse en este rubro todos aquellos documentos y cuentas por pagar a largo plazo a empresas relacionadas, se encuentren o no documentadas. Si el saldo de esta cuenta representa un monto significativo, deberá ser detallado en una nota explicativa a los estados financieros indicando las condiciones (aspectos más relevantes) de este tipo de deudas. Provisiones: Incluye las estimaciones de costos o gastos devengados que se liquidarán a más de un año plazo, tal como indemnizaciones por años de servicios, etc. PATRIMONIO

Capital pagado Está constituido por el capital social efectivamente pagado, ya revalorizado, cuando se trate de estados financieros anuales. Reserva revalorización capital: Bajo esta cuenta se deberá mostrar la revalorización del capital pagado, acumulada durante el ejercicio debiendo traspasarse el saldo de esta cuenta al ¿Capital pagado¿ para la presentación de los estados financieros anuales, según lo establecido en el artículo 10° de la Ley n° 18.046, y en las disposiciones del Reglamento de Sociedades Anónimas. Sobreprecio en venta de acciones propias: El saldo de este rubro estará formado por el mayor valor obtenido en la colocación de acciones de pago, en conformidad a lo dispuesto en artículo 26 de la Ley N ° 18.046 y artículo 32 del Reglamento de Sociedades Anónimas, según se trate de acciones con o sin valor nominal respectivamente, ya revalorizado a la fecha de presentación de los estados financieros. Otras reservas: Estarán constituidas por otras reservas de capitalización no definidas anteriormente y aquellas generadas por disposiciones legales especiales que afecten a la sociedad. Déficit acumulado período de desarrollo: En este rubro deberán incluir los gastos de organización y puesto en marcha acumulados hasta la fecha del balance. De acuerdo a la circular N °077 del 7 de septiembre de 1981, el saldo de esta cuenta deberá tener el mismo tratamiento que las pérdidas acumuladas. Reserva futuros dividendos: Formada por la distribución y redistribución de utilidades destinadas a cubrir futuros repartos de dividendos, así como también, por el traspaso de los fondos registrados en la antigua cuenta de reserva para futuros dividendos hasta el 31 de diciembre de 1979 (de acuerdo a circular N°1.531). Utilidades acumuladas: En este rubro se incorporarán todas las reservas de utilidades no indicadas específicamente con anterioridad. Pérdidas acumuladas: Se anotarán en este rubro las pérdidas generales en ejercicios anteriores y no absorbidas a la fecha del balance. Dividendos provisorios: Los dividendos provisorios, acordados y declarados durante el ejercicio deberán presentarse rebajando la utilidad del mismo.

El concepto cuenta, identificación y aplicación del tratamiento contable de cada grupo de cuentasLos hechos económicos se deben incorporar en la contabilidad de la empresa, a través del registro de las variaciones que ocurren en los diferentes conceptos involucrados, sean Activos, Pasivos, Patrimonio y/o Resultados de operaciones que efectúe la empresa, modificando dicho Patrimonio (Utilidad, Pérdida, Ingreso, Gasto, Costo, Ganancia). Para ello utiliza lo que llamaremos ¿CUENTA¿.

CUENTA: Es la herramienta que permite acumular todos los movimientos, aumentos o disminuciones, que afecten a un mismo concepto en un determinado período. Su representación gráfica para efectos académicos es la siguiente:

Las anotaciones que se efectúen al DEBE (izquierda de la cuenta) reciben el nombre de ¿débitos? o ¿cargos? y las anotaciones que se efectúen al HABER (derecha de la cuenta) reciben el nombre de ¿créditos¿ o ¿abonos?

De esta forma nos referiremos indistintamente a ¿debitar¿ o ¿cargar¿ la cuenta cuando se le efectúe un registro al DEBE en ella, y nos referiremos también indistintamente a ¿acreditar? o ¿abonar? la cuenta cuando se le efectúe una anotación al HABER en ella.

Para determinar el saldo de la cuenta debemos sumar por una parte todos los cargos efectuados y por otra todos los abonos. La diferencia entre dichos totales será el saldo de la cuenta. De esta forma se nos pueden presentar las siguientes situaciones:

Que la sumatoria de los Débitos sea igual a la sumatoria de los Créditos: La cuenta tiene saldo cero, es decir, la cuenta está SALDADA.

Que la sumatoria de los Débitos sea mayor a la sumatoria de los Créditos: La cuenta tiene un SALDO DEUDOR . Que la sumatoria de los Débitos sea menor a la sumatoria de los Créditos: La cuenta tiene un SALDO ACREEDOR .

Tratamiento de las cuentas A base de la partida doble ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO, las cuentas son cargadas o abonadas para reflejar los aumentos y disminuciones de cada concepto. Es así como las cuentas de: ACTIVOS:

Aumentan al DEBE, es decir, para aumentar un activo se requiere un CARGO en dicha cuenta. Disminuyen al HABER, es decir, para disminuir un activo se requiere un ABONO en dicha cuenta.

PASIVOS:

Aumentan al HABER, es decir, para aumentar un pasivo se requiere un ABONO en dicha cuenta. Disminuyen al DEBE, es decir, para disminuir un pasivo se requiere un CARGO en dicha cuenta.

PATRIMONIO

Aumentan al HABER, es decir, para aumentar una cuenta de patrimonio se requiere un ABONO en dicha cuenta. Disminuyen al DEBE, es decir, para disminuir una cuenta de patrimonio se requiere un CARGO en dicha cuenta.

INGRESOS, GANANCIAS Y UTILIDADES:

Como cuentas de resultados positivos corresponden a aumentos de patrimonio y por lo tanto aumentan al HABER. Por ser cuentas de resultados son acumulativas y por lo tanto, al ser negativas pasan a ser disminuciones de

patrimonio, es decir, gastos o pérdidas.

GASTOS Y PéRDIDAS:

Como cuentas de resultados negativos corresponden a disminuciones de patrimonio y por lo tanto aumentan al DEBE. Por ser cuentas de resultados son acumulativas y por lo tanto, al ser negativas pasan a ser aumentos de patrimonio, es

decir, ingresos, ganancias o utilidades.

CLASIFICACIóN DE LAS CUENTAS: Según su naturaleza, se clasifican en:

Patrimoniales: Muestran el origen del patrimonio. De Resultado: Muestran e informan las causas que producen la variación patrimonial, originada por operaciones de la

empresa.

Según su temporalidad, se clasifican en:

Permanentes: Su saldo se traspasa de un período a otro. Temporales: Su saldo se cierra al finalizar cada ejercicio o período, para volver comenzar a acumular movimientos del

nuevo período.

Definición y elaboración del plan de cuentas y manual de cuentasPLAN DE CUENTAS

Los planes de cuentas son listados en los cuales se ordenan y clasifican las cuentas de la empresa. Por ello, es claro que cada entidad debe preparar su propio Plan de cuentas, en base a sus necesidades de información, al giro o actividad que realice y a la normativa legal y tributaria a la que este sometida la empresa.

En la preparación de planes de cuentas generalmente se utilizan códigos numéricos o alfanuméricos, con la finalidad de simplificar los registros, acelerar y hacer más eficientes los procesos contables.

A continuación les presento un ejemplo de lo que podría ser el plan de cuentas de cualquier empresa.

ACTIVOS o ACTIVOS CIRCULANTES

Caja Banco Banco de Chile Banco Sudamericano

o ACTIVOS FIJOS Terrenos Construcciones Bienes Raíces

OTROS ACTIVOS o Inversiones o Derecho de llave

PASIVOS o PASIVOS CIRCULANTES

Proveedores A 30 días A 60 días A 90 días

o Documentos por pagar A 30 días A 60 días A 90 días

PASIVOS A LARGO PLAZO o Obligaciones con bancos a L.P. o Manual de cuentas

Es el conjunto de normas que explican como deben ser tratadas y utilizadas las cuentas, en cuanto a su clasificación, a cuando deben efectuarse los registros, cual es su saldo y que significa éste.

Corresponden a elementos normativos que contienen las instrucciones necesarias para un eficiente funcionamiento del sistema contable de la empresa.

Son manuales que ilustran respecto a los procedimientos técnico-contables y dentro de ellos podemos encontrar el Plan de cuentas y el Manual de cuentas.

El proceso contable Las empresas son sistemas viables que se desenvuelven en el entorno o medio ambiente, y como tales interactúan con el medio para sobrevivir y desarrollarse.La empresa se relaciona con distintos entes, con los cuales realiza una serie de intercambios. Algunos de ellos son los siguientes:

Consumidores. Potenciales consumidores. Proveedores. Potenciales proveedores. Inversionistas. Bancos e instituciones financieras. Estado, fisco y organizaciones gubernamentales y fiscalizadoras. Empresas de servicios como: Transporte, Información, Seguridad, Aseo, Alimentación, Capacitación. Servicios generales. Etc.

Podemos graficar la situación antes planteada, de la siguiente forma:La empresa: Ciclo operacional

Este gráfico muestra la actividad operacional que realiza la empresa, partiendo de la recepción de recursos que provienen del Mercado de Capitales. Este Mercado entrega fondos a la organización con el ánimo de efectuar una inversión por un período indefinido de tiempo y esperando que les entregue una rentabilidad relativamente importante.Luego la empresa deberá utilizar estos fondos para adquirir por una parte bienes de Capital, que son bienes de valores significativos, que serán empleados en la organización durante más de un período, y por los cuales se obtendrán beneficios futuros producto de su utilización.Por otra parte, también invertirá estos fondos para la adquisición de recursos de rápida movilidad, los cuales serán aplicados directamente a la producción a través de la incorporación de mano de obra, obteniendo productos en proceso y productos terminados que serán comercializados en el mercado de los clientes, quienes entregarán recursos financieros a la empresa en pago de estos artículos.Los fondos obtenidos producto de la operación de la empresa, pueden volver a invertirse en ésta o entregarse a los propietarios como rentabilidad de su inversión.No podemos olvidar que las empresas deberán efectuar pagos por servicios recibidos del medio, que permitirán realizar las actividades operacionales sin estar directamente relacionados con los productos elaborados por la organización, por ejemplo, alimentación del personal, seguridad, movilización, capacitación, etc.

Este es el ciclo de las operaciones de una empresa productiva cualquiera, en él no se pueden apreciar los factores más importantes que hacen que este ciclo se lleve a cabo eficientemente. No encontramos en este cuadro el motor de partida que da la fuerza, la orientación y que controla este ciclo, ni como fluye la información dentro de este ente llamado empresa, para que alcance los objetivos.La empresa, como sistema viable, posee en su organización distintos subsistemas que le permiten realizar las actividades para la cual fue creada, pudiendo cumplir con sus compromisos y utilizando eficientemente los recursos obtenidos, para que de esta forma rinda los frutos esperados por los inversionistas.

La partida doble Las organizaciones deben reconocer la igualdad que existe entre sus recursos y las obligaciones que se generaron para la obtención de ellos En otras palabras, toda empresa debe reflejar la dualidad económica que se basa en que los pasivos y el patrimonio constituyen las fuentes de financiamiento y el activo representa la forma como éstos han sido invertidos.

Los sistemas contables consideran los dos aspectos de cada hecho económico que pueda afectar esta igualdad y su composición.

Ejemplo:

La sociedad recibe del socio $ 1.000.000 como aporte para constitución de ésta.

En este caso, la sociedad debe reflejar la recepción de un activo, en esta ocasión el dinero que recibe. La fuente u origen de estos recursos es el socio, que esta efectuando un aporte de capital, materializándolo con la entrega de dicho activo.

En la ecuación contable del ejemplo anterior queda de manifiesto la dualidad económica, antes mencionada, donde los recursos tienen una directa concordancia con las fuentes que los generan, reflejando que todo lo que la empresa tiene lo obtiene de alguna fuente.

Desarrollo del cuadro de análisis de transacciones

Todas las cuentas presentan ciertos patrones de comportamiento en virtud de su naturaleza y clasificación a que pertenecen. Las propiedades de cada una de las cuentas, se puede observar a través de la ecuación del patrimonio, como se puede apreciar a continuación:

Ejemplo:Utilizando el Tratamiento General de Cuentas analizado anteriormente, se registrarán transacciones comerciales en el siguiente esquema:

El 05.08.01 se constituye una empresa con los siguientes bienes y obligaciones:

Dinero efectivo $500.000 Muebles y Útiles $800.000 Letras por Pagar $200.000

07.08.01 Se abre cuenta corriente depositando $350.000

10.08.01Se compra mercadería por $200.000. Se gira cheque por $120.000 y el saldo con letra a 60 días

15.08.01 El dueño de la empresa retira $20.000 para uso personal

18.08.01 Se vende el 70% de las mercaderías en $385.000. Condiciones: 90% en efectivo y saldo al crédito simple

22.08.01 Se paga el consumo de energía eléctrica por $20.000 con cheque 26.08.01 Se paga sueldo al empleado del local por $50.000 en efectivo

28.08.01Se gira cheque para pagar el 50% de las letras del día 05 de agosto

30.08.01El cliente de la venta del día 18 de agosto cancela el 50% de su deuda

Se Pide:

Desarrollar las transacciones en el cuadro esquemático indicado anteriormente. Vaciar la información del cuadro esquemático a las cuentas T que intervienen en el ejercicio. Presentar el Balance General al 30 de agosto de 2001 y el Estado de Resultados para el período. Presentar además el Balance Tributario al 30 de agosto de 2001.

Solución:

Cuadro de Análisis de Transacciones:

o Cuentas T:

La documentación mercantil

Cotización

Es un documento mediante el cual un proveedor entrega información sobre precios, condiciones de crédito y otros datos de interés con el objeto de que el cliente tome una decisión relacionada con una futura compra.Deberá extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y el otro se envía al proveedor.El formato de la Cotización es el siguiente:

· Orden de Compra Después de recibir la Cotización y elegir la opción más conveniente, se emite la orden de compra, que es una solicitud escrita, en que se pide al proveedor el envío de la mercadería a una fecha precisa. Aunque el pedido se haya efectuado personalmente a un vendedor, telefónicamente o por fax, conviene llenar la orden respectiva como medida de control.En empresas de gran magnitud, esta función se separa en dos departamentos diferentes, que corresponden respectivamente a las dos etapas en que se divide el proceso de compras. La primera etapa consistirá en la comprobación de la necesidad de adquirir un determinado artículo y la cantidad que éste se requiere, hecho que se efectúa en el Departamento de Compras; para que, posteriormente, el Departamento de Finanzas se encargue de solicitar las cotizaciones a los proveedores, estudie la más conveniente y determine la forma de pago más adecuada a la situación financiera por la que atraviesa la empresa en ese momento.En la orden de compra se debe indicar principalmente la especificación y cantidad de la mercadería solicitada y las instrucciones relativas al despacho mismo, al igual que el precio y condiciones de pago.Se hace generalmente en seis ejemplares, que se distribuyen en la siguiente forma:· Un original para el proveedor. · Una copia para el departamento de recepción. · Una copia para el departamento de bodega. · Una copia para el archivo del departamento de compras. · Una copia para el departamento de contabilidad. · Una copia para el departamento de ventas (para permitir el estudio de su comercialización).

El formato de la Orden de Compra es el siguiente:

Boleta de Venta

Requisitos que se debe reunir el formulario.Las boletas deben ser impresas y emitidas en formularios:

En duplicado. Numerados correlativamente de imprenta. En el membrete debe indicarse la misma información señalada para las facturas. Las boletas deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos.

Información que se debe registrar en las boletas.El formulario debe contener un espacio para indicar la fecha. En los casos que estas se emitan, en forma manuscrita, deberá señalarse el mes de emisión mediante el uso de palabras o números árabes ( números corrientes ). En ningún caso podrá usarse números romanos.Los vendedores y prestadores de servicios que, por el giro de sus negocios, transfieran especies o presten servicios, tanto afectos como exentos de IVA, en las boletas, deberán indicar1 separadamente, los montos de las operaciones gravadas y no gravadas.En las boletas deberán indicarse el monto global de la venta en cl que debe incluirse el IVA( tratándose de operaciones gravadas ). Momento en que deben emitirse las boletas.El art. 55 del D.L. 825, en sus incisos 40 y 50 establece:"Las boletas deberán ser emitidas en el momento de la entrega real o simbólica de las especies, en conformidad a las disposiciones reglamentarias respectivas"."En caso de prestaciones de servicios, las boletas deberán ser emitidas en el momento mismo en que la remuneración se perciba o se ponga en cualquier forma, a disposición del prestador del servicio".Las boletas deben emitirse, incluso, por ventas que están exentas del IVA.Por ventas inferiores a $ ..........................no es necesario emitir boletas.

Formato Tradicional

Formato de Máquina Registradora

Guía de Despacho

Concepto. La Guía de Despacho es un documento oficial que antes de ser puesto en USO debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos. Se utiliza para el despacho de mercaderías, ya sea dentro de la ciudad o fuera de ella.La Guía de Despacho es uso controlado y debe utilizarse, necesariamente, en aquellos despachos entre unidades de la propia empresa, si éstas se encuentran en diferentes locales. Cuando se trata de despacho, a raíz de ventas de mercaderías, éstos pueden ir acompañados de la boleta de compraventa, de la factura o de la Guía de Despacho, si los dos comprobantes anteriores de venta no se han emitido.Requisitos que debe reunir el formulario de Guía de Despacho. a) El formulario debe imprimirse teniendo en cuanta las disposiciones de Resolución 1661-Ex del Servicio de Impuestos Internos. Además deben:

b) Ser timbradas por el Servicio de Impuestos internos.

c) Contener en el membrete nombre, dirección y N0 de RUT del vendedor Ser numerados correlativamente de imprenta.

d) Extenderse en triplicado (El original y 2a. copia deberán ser entregados al comprador quien adherirá el original a la factura que posteriormente reciba. La 1a. copia deberá ser conservada por el vendedor durante 6 años previa anotación, en ella, del N0 de la factura emitida, cuando se trata de una venta).Información que se debe registrar en el formulario de Guía de Despacho. a) En el formulario de Guía de Despacho debe anotarse.

b) Fecha de Emisión ( que debe corresponder a la del envío de las especies al comprador o del retiro de ellas por éste, sin perjuicio del plazo prudencial que transcurra desde el despacho hasta llegar las mercaderías a su destino).

d) Detalle y precio unitario de las especies enviadas ( o retiradas ).Las Guías de Despacho, correspondientes a ventas, deben ser facturadas máximo hasta los primeros 5 días del mes siguiente al de despacho pero la Factura debe hacerse con la fecha del despacho.En el caso del simple traslado de bienes corporales muebles que realice un vendedor o prestador de servicios. En vehículos destinados al transporte (le carga deberá siempre emitirse una Guía de Despacho ya que no habrá factura ni boleta para acompañar la carga.Es obligatorio exhibir, ante el personal del Servicio de Impuestos internos. Las Guías de Despacho, Facturas o Boletas de Venta, correspondientes a las mercaderías que se trasladan en vehículos destinados al transporte de carga.

El formato de la Guía de Despacho es el siguiente:

Factura

Requisitos que debe reunir el formulario.EL formulario de factura debe reunirlos siguientes requisitos:

Debe ser impreso teniendo en cuenta las disposiciones de la resolución 1661-Ex del Servicio de Impuestos Internos. Debe ser timbrada por el Servicio de Tesorería. Debe imprimirse, al menos, en triplicado El original y 2° copia deben entregarse al cliente. La 1a. copia debe quedar en

poder del vendedor. En cada copia, debe indicarse su destino. El duplicado y el triplicado obligatorios, y las copias extras, deberán llevar impresa, diagonalmente, la frase: "No da

derecho a Crédito Fiscal". Debe ser foliado de imprenta, tanto en el original corno en sus capias. En el membrete, la empresa emisora, debe quedar individualizada a través de la siguiente información que debo ser

impresa:

o Nombre completo.

o RUT (Rol Único Tributario).

o Dirección del local de ventas en que la factura se emite ( no la de la casa matriz).

o Comuna o lugar.

o Giro del negocio.

o Teléfono y casilla ( si la empresa los tiene ).

o Pie de imprenta. Información que debe registrarse al emitir una factura.En el encabezamiento, la factura debe contemplar los espacios necesarios para registrar:a) Fecha de emisión.

b) Individualización del Comprador (la misma información recién indicada en la empresa que emite la factura).

c) Numero y fecha de la Guía de Despacho, si es que la hubo.En el cuerpo de la factura debe incluirse:

a) Detalle de las mercaderías vendidas, precio unitario y valor.

b) Monto de la venta (sin impuestos). El detalle, precio unitario y valor de las mercaderías puede omitirse si se han emitido " Guías de Despacho " (las que deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos).

c) Monto del Impuesto al Valor Agregado.

d) Monto total de la factura.

e) Condiciones de venta, es decir, lugar en que se hace entrega de las mercaderías (en la bodega del vendedor, en el domicilio del comprador, etc.).

f) Condiciones de pago: Debe indicarse si la venta es a crédito o al contado.Es necesario destacar la importancia de indicar, por separado, el monto del IVA ya que el Art. 25 del D.L. 825 establece que, para hacer uso del crédito fiscal, es decir, para poder recuperar el impuesto pagado, el comprador deberá acreditar que el tributo le ha sido recargado en las respectivas facturas. Momento en que deben emitirse las facturas.El Art 55 DL. 825 en sus incisos 10, 20 y 30 establece:En los casos de ventas de bienes corporales muebles. Las facturas deberán ser emitidas en el mismo momento en que se efectúe la entrega real o simbólica de las especies. En los casos de prestaciones de servicios, las facturas deberán emitirse en el mismo periodo tributario en que la remuneración se perciba o se ponga, en cualquier forma, a disposición del prestador del servicio "Sin embargo, los contribuyentes podrán postergar la emisión de sus Facturas hasta quinto día posterior a la terminación del período en que se hubieren realizado las operaciones, debiendo, en todo caso, corresponder su fecha al periodo tributario en que ellas se efectuaron"."En caso que las facturas no se emitan al momento de efectuarse la entrega real o simbólica de las especies, los vendedores deberán emitir y entregar al adquirente, en esa oportunidad, una guía de despacho numerada y timbrada por el Servicio de Impuestos Internos. Esta guía deberá contener todas las especificaciones que señale el Reglamento. En la factura que se otorgue posteriormente deberá indicarse el número y fecha de la guía o guías respectivas".

Las facturas deben emitirse, incluso por ventas que no estén gravadas con IVA.El formato de la Factura es el siguiente:

Factura de Compra

Concepto.Cuando un modesto trabajador desea vender un artículo a una empresa, suele presentarse el problema de que éste no ha hecho iniciación de giro comercial ante el Servicio de Impuestos y, por lo tanto, no dispone de facturas. En esos casos, las empresas, que necesitan contar con un comprobante de las compras que efectúan, deben emitir una "Factura de Compra" en la que se deja constancia del articulo comprado, de sus valor y del monto del impuesto que la propia empresa deberá pagar ya que el vendedor carece de la estructura contable y administrativa necesitan para hacerlo.

Dado que las facturas de compra sólo pueden emitirse para casos en que el vendedor no desarrolla habitualmente actividades comerciales, el Servicio de Impuestos Internos no acepta que, en un mes, se emitan más de dos facturas de compra a nombre de un mismo vendedor, Igualmente, si el vendedor realiza, aunque sólo sea en una venta en dos o tres meses seguidos, se entiende que él desarrolla una actividad comercial permanente y, por lo tanto, el debe hacer iniciación de giro y emitir sus propias facturas ( de venta). Requisitos que debe reunir el formulario para facturas de compra. Los formularios para Factura de Compra, deben:a) Imprimirse respetando las disposiciones en cuanto a tamaño, color del papel y tinta, de la Resolución 1.661-Ex del Servicio de Impuestos Internos (Ver Anexo).

b) Señalar, en su encabezamiento, su calidad de facturas de compra.

c) Ser foliados de imprenta.

d) Llevar impreso el nombre del contribuyente emisor ( membrete ) o su razón social, número de RUT, dirección del establecimiento indicando la comuna o lugar, giro del negocio, número telefónico, casilla ( si la hay ), nombre o razón social del impresor y dirección de su establecimiento gráfico.

e) Ser timbrados por el Servicio de Impuestos Internos. Información que se debe consignar en la Factura de Compra al momento de emitirla.Al emitir la Factura de Compra se debe tener cuidado de incluir en ella la siguiente información.a) Fecha de emisión.

b) Nombre completo, domicilio, comuna o lugar según corresponda, giro o actividad, número de cédula de identidad y Rol Único Tributario del vendedor del bien, o cualquier otro antecedente que permita su identificación ( N0 de patente del vehículo, etc.)

c) Detalle de [a mercadería transferida, precio unitario y monto neto de la operación.

d) Monto del impuesto retenido.

e) Monto total de la transacción, incluido el IVA. Declaración del IVA retenido en las Facturas de CompraEl monto del IVA retenido a terceros, deberá ser declarado como débito fiscal de terceros por el adquirente de las especies, en el mismo periodo tributario que corresponda a la fecha de las respectivas" facturas de compra". Contabilización de las Facturas de CompraEn el caso de las Facturas de Compra, a diferencia de lo que ocurre con las facturas que hacen llegar tos proveedores, el IVA no se paga al vendedor, sino que la empresa lo retiene.Veamos un ejemplo de contabilización de una Factura de Compra comparándolo con el caso de un proveedor que emite sus propias facturas.

Contabilización normal cuando el proveedor emite sus propias facturas

Supongamos que a un proveedor, que emite sus propias facturas, se le hace una compra de $25.000 más IVA. El asiento por la compra será;

Caso de compra a un proveedor que no tiene facturas propias

El asiento por la compra debería hacerse así;

El formato de la Factura de Compra es el siguiente:

Liquidación Factura

Requisitos que debe reunir el formulario. Deben ser impresos respetando las disposiciones de la Resolución 1661-Ex del Servicio de Impuestos Internos. (Ver Anexo ). Deben ser: a) Numeradas correlativamente.

b) Timbradas por el Servicio de Impuesto Internos.En general, deben contener los mismos datos exigidos para las facturas (Art. 73 del D.S. N0 55 de hacienda inciso final).

Cuándo deben emitirse e información que deben contener.El Art. 73° del D.S. N0 55 de Hacienda ( Reglamentario de la Ley sobre Impto. al Valor Agregado), en sus incisos 1° y 2° establece."Los comisionistas distribuidores deben efectuar a sus mandantes, dentro de cada periodo tributario, a lo menos, una liquidación del total de las ventas o de los servicios efectuados por su cuenta y el Impuesto al Valor Agregado recargado en dichas operaciones"."Si el comisionista distribuidor efectúa varias liquidaciones dentro de un periodo tributario deberá, en todo caso, hacer una liquidación que resuma los parciales realizados dentro del mismo período".Las referidas liquidaciones constituyen el débito fiscal del mandante. Se recurre a una Liquidación - Factura cuando el comisionista, además de hacer el detalle de las mercaderías del mandante vendidas por él ( comisionista), incluye una liquidación de sus propios honorarios por los servicios prestados.

El formato de la Liquidación Factura es el siguiente:

Nota de Débito y Crédito

Obligaciones de emitir estos documentos.Hasta la dictación del DL. 825, las Notas de Débito y las Notas de Crédito eran de uso limitado en las empresas y no requerían de formalidades legales.A partir de la dictación del citado decreto ley, los documentos en comento pasaron a constituirse en una herramienta, más de control tributario debiendo cumplir, por lo mismo, con normas precisas, tanto en cuanto a su formato, como a las circunstancias en que deben ser emitidas.El Art. 57 del D.L. 825 establece: "Los vendedores y prestadores de servicios afectos a los impuestos del Titulo II, del articulo 40 (Impuesto a la importación de televisores ), y del Párrafo 30 del Título III ( Impuesto adicional a las bebidas alcohólicas, analcohólicas, bienes y productos similares ) deberán emitir notas de créditos por los descuentos o bonificaciones otorgados con posterioridad a la facturación a sus compradores o beneficiarios de servicios, como asimismo, por las devoluciones a que se refieren los números 2 y 3 del articulo 21". ( Devoluciones de mercaderías y restitución a los compradores cíe los depósitos por envases)."Igualmente, los vendedores y prestadores de servicios deberán ser extendidas con los mismos requisitos y formalidades que las facturas y boletas y, en ellas, deberán indicarse, separadamente, cuando proceda, el monto de los impuestos del Titulo II, del articulo 40 y del Párrafo 3° de Titulo III que correspondan"."Las notas de crédito y de débito estarán exentas de los tributos contenidos en el decreto ley N0 619, de 1974"Es conveniente destacar que estos documentos sólo pueden ser extendidos para modificar facturas emitidas con anterioridad y "sólo pueden ser extendidos a nombre del mismo comprador de bienes o beneficiario de servicios indicado en la factura que se modifica".Estos documentos permiten cambiar el monto de los impuestos incluidos en las facturas cuando en ¡a determinación de éstos, se ha incurrido en algún error o cuando, el vendedor, ha otorgado una rebaja en el precio de alguna venta. Requisitos que deben reunir los formularios de Notas de Débitos y Notas de Crédito.· Estos formularios deben ser impresos respetando las disposiciones de la Resolución 4 1661-Ex del Servicio de Impuestos Internos ( ver Anexo ).· Deben ser timbrados por el Servicio de Impuestos Internos.· Deben contener los mismos datos que las facturas. Información que se debe registrar en estas Notas.En el encabezamiento de éstas notas se debe indicar:a) Nombre completo del comprador, su RUT> Dirección de su negocio, comuna o lugar, giro del negocio.

b) Número y fecha de la factura que se rectifica.

c) Tipo de modificación, su causa y la forma en que afecta al impuesto incluido en la factura que se modifica.Tratándose de un error que se desea enmendar, parece conveniente señalar en el texto de la Nota de Débito o Nota de Crédito:

El problema detectado. La forma en que ese problema afecta a la factura que se corrige, señalando, independientemente, el efecto en el valor

de la venta, en el monto del impuesto y en el valor total de la factura.

¿Cuándo procede emitir Nota de Débito y cuándo Nota de Crédito?

La Nota de Débito: Las Notas de Débito se emiten cuando el valor de una factura o el IVA cargando en ella (o ambos) ha sido inferior a lo que correspondían.

La Nota de Crédito: Las Notas de Créditos se emiten cuando en una factura se cobró un valor excesivo ya sea en el valor neto de ella, en el IVA (o en ambos valores); cuando el vendedor otorga una rebaja de precio o descuento con posterioridad a la facturación o cuando el comprador devuelve mercaderías (Art. 21 y 57 D.L. 825)

Plazo para emitir las Notas de Débito y Notas de Crédito.No hay plazo límite para la emisión de estas notas. Se pueden emitir en el momento en que se detecte el error, incluso si éste es de años anteriores.

El formato de la Nota de Débito y Crédito son los siguientes:

Boleta de Honorarios

Por cada ingreso percibido del ejercicio de la profesión o actividad lucrativa, debe emitirse una "Boleta de Honorarios", cumpliendo con los requisitos que se indican en el punto siguiente, cualquiera sea el domicilio o residencia de la persona que solicitó el servicio.

¿ Cuáles son los requisitos que deben reunir las boletas de honorarios?

Numeración correlativa impresa y timbrada por el Servicio de Impuestos Internos.

Emisión en duplicado con el siguiente destino impreso: Original: Cliente y Copia: Archivo contribuyente para su posterior revisión por el Servicio de Impuestos Internos.

Se podrá agregar un mayor número de copias para fines de control interno, caso en el cual en cada una de ellas deberá indicarse su destino en forma impresa y la frase "COPIA NO VALIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS".

Contener en forma impresa la siguiente información del contribuyente emisor: Nombre completo; Número de RUT; Dirección (calle, Nº, casilla, teléfono y comuna) y profesión o actividad.

Cuando el profesional o la persona que desarrolla una ocupación lucrativa, además tenga la calidad de trabajador dependiente, podrá indicar en la boleta como dirección la correspondiente al de su trabajo habitual en donde se le retiene el impuesto único de Segunda Categoría.

Contener la siguiente información del cliente: Nombre completo; Nº de RUT, Dirección (calle, Nº y comuna) y actividad.

¿ En qué oportunidad deben emitirse las boletas de honorarios?Cuando se percibe el honorario o la remuneración respectiva, entendiéndose que tal situación ocurre cuando la renta ha ingresado materialmente al patrimonio del contribuyente, sin que importe si ella se ha devengado o no al momento de su percepción. De esta manera, la percepción de un honorario en forma anticipada a la prestación del servicio mismo, genera la obligación de emitir la boleta correspondiente y considerarlo como ingreso bruto del período en que se percibió. La percepción de una renta se produce por cualquiera de las siguientes circunstancias:

Pago efectivo: Este concepto también alcanza a aquellos casos en que la obligación se extingue por algunas de las formas alternativas al "pago efectivo", establecidas en el Código Civil, como ser, la compensación, confusión, etc.

Abono en cuenta: Esto es, cuando en la contabilidad del deudor la renta se abona en la cuenta corriente del acreedor o beneficiario de ella; y puesta a disposición del interesado: Esto es, cuando el deudor está en condiciones de pagar la renta y así se lo da a conocer a su beneficiario, informándole que la renta está a su disposición o depositada en su cuenta corriente en algún banco o entidad financiera o le pide instrucciones sobre que hacer con ella.

· Cuando deba emitirse una boleta de honorarios con anterioridad a la ocurrencia de los hechos anotados, debe considerarse que ella se está utilizando como un medio de cobro a la renta, y en tal caso su emisión no obliga al contribuyente a contabilizarla para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, sino que sólo cuando se produzca el pago efectivo, el abono en cuenta o la puesta a disposición del interesado de la renta correspondiente.

¿ Quiénes están liberados de emitir boletas de honorarios?Las empresas obligadas a llevar contabilidad que reciban servicios de personas de escasos conocimientos -que no se encuentran en condiciones de emitir una "Boleta de Honorarios" sujeta a las formalidades descritas precedentemente, deberán emitir "Boletas de Prestación de Servicios de Terceros" por cuenta de tales personas. Estos documentos deberán cumplir, en general, con los mismos requisitos exigidos para las Boletas de Honorarios indicados en el punto 4.1.2) anterior, con las excepciones que se indican: oEmitirse en duplicado, entregándose la copia al prestador del servicio y el original queda en poder de la empresa pagadora de la renta para su posterior revisión por el Servicio (pudiéndose emitir en más ejemplares al igual que las Boletas de Honorarios), indicándose en forma destacada e impresa su calidad de "Boleta de Prestación de Servicios de Terceros".o Indicar nombre completo, domicilio y Nº de Cédula Nacional de Identidad o RUT del prestador del servicio.oEl ejemplar original que queda en poder de la empresa debe ser firmado por el prestador del servicio.

¿ Cuáles son las sanciones por no otorgar boletas de honorarios?El no otorgamiento de Boletas de Honorarios o de Prestación de Servicios a Terceros, o el otorgamiento de éstas sin cumplir con los requisitos exigidos, es sancionado con una multa del 50% al 500% del monto del ingreso no boleteado, con un mínimo de 2 Unidades Tributarias Mensuales y un máximo de 40 Unidades Tributarias Anuales, y además, con la clausura de hasta 20 días de la oficina o del estudio profesional en el cual se cometió la infracción, considerando las atenuantes y agravantes del infractor.

La reiteración de la infracción señalada, es sancionada con presidio o relegación menor en su grado máximo, entendiéndose que existe reiteración cuando se cometan dos o más infracciones entre las cuales no medie un período superior a 3 años.El formato de la Boleta de Honorario es el siguiente:

Letra de Cambio

La Letra de Cambio puede ser definida de la siguiente forma: Documento expedido por una persona, llamada Librador, mandando a otra persona, llamada Librado, que en la fecha que se indica pague cierta cantidad de dinero a la persona indicada llamada Tomador o Beneficiario. La Letra de Cambio está regulada por la ley número 18092 publicada en el diario oficial del 14-01-1982.Personas que intervienen en la Letra de Cambio.En la letra de Cambio intervienen al menos tres personas: quien la emite, denominado Librador, ( por ejemplo un vendedor); aquel a quien se dirige la orden de pago, denominado Librado(por ejemplo un comprador), y la persona a cuyo favor se ordena hacer el pago, que recibe el nombre de Tomador (por ejemplo el Banco en el que el vendedor-librador ha descontado la letra):a) Librado o aceptante: Es la persona que ha de hacerse cargo del pago de la letra a su vencimiento.

b) Librador: Es la persona que crea la Letra dando la orden de pago al librado.

c) Tomador: Es la persona a quien el librador transmite la letra(normalmente un banco), para que el librado pague. El tomador puede endosar la letra a terceras personas o presentarla a la aceptación y al cobro.

d) Avalista: Es la persona que garantiza que el importe de la letra va a ser hecho efectivo en el día de su vencimiento por el librado, ya que en caso contrario, se hace responsable del pago.

e) Endosante y endosatario: El endosante es la persona que, siendo poseedora de la letra, la transmite a otra(endosatario), por medio del endoso, quien, a su vez, puede transmitirla mediante un endoso posterior.

Relaciones que se establecen entre estas personas:

Requisitos de una Letra de Cambio.La Letra de Cambio es un documento legal, lo cual significa que debe reunir una serie de requisitos establecidos en la ley para que nazcan los efectos típicos de la letra, a saber:a) La indicación de ser Letra de Cambio escrita en el mismo idioma empleado en el título.

b) El lugar y fecha de su emisión. No obstante si la letra no indicare l lugar de la emisión se considerará girada en el domicilio del librador.

c) La orden, no sujeta a condición de pagar una cantidad determinada o determinable en dinero.

d) El nombre y apellido de la persona a que debe hacerse el pago o a cuya orden debe efectuarse.) El nombre, apellido y domicilio del librado.

f) El lugar y la época del pago. No obstante, si la letra no indicare el lugar del pago, éste deberá hacerse en domicilio del librado señalado en el documento, y si no contuviere la fecha de su vencimiento, se considera pagadera a la vista.

g) La firma del Librador. Menciones de la Letra de Cambio.1. Numero total de las Letras.

2. Fecha de Vencimiento.

3. Lugar y Fecha de emisión.

4. El importe de la Letra en números.

5. El vencimiento de la letra. Es un requisito esencial; si él la letra se considera pagadera a la vista.

6. El nombre completo del tomador. Otro requisito esencial.

7. El importe de la letra ( con letras ).

8. El nombre, RUT y domicilio del Librado.

9. Firma del librador.

10. La aceptación de la letra mediante su firma. Requisito esencial. Endoso de la Letra.El endoso es el escrito por el cual el tenedor legítimo transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye en prenda.

El endoso debe estamparse al dorso de la misma o de una hoja de prolongación adherida a ella, ésta debe ser firmada por el endosante.

El endoso puede aparecer en distintas formas: Si la letra sólo está firmada es un endoso traslaticio de dominio, éste garantiza la aceptación y pago de la letra y el o los endosantes serán solidariamente responsables de los efectos de la falta de aceptación o pago, salvo estipulación en contrario estampada en el dorso.

Si el endoso contiene la cláusula valor en cobro, en cobranza o cualquier otra mención que indique un simple mandato, permite al portador ejercitar todos los derechos de la letra, salvo los de endosar en garantía o dominio.

El endoso en garantía es aquel que lleva escrito al dorso valor en garantía, éste faculta al portador para ejercer todos los derechos emanados de la letra.

El endoso hecho por el endosatario en garantía sólo vale como endoso en cobro.

Aceptación de la Letra: La aceptación debe constar en la letra misma por medioi de las palabras acepto, aceptada u otras equivalentes, junto con la firma del librado. La sola firma de éste en el anverso de la letra importa aceptación. El acto de aceptar significa reconocer la deuda.

La aceptación no puede requerirse en días feriados, en día sábado ni el 31 de diciembre.El Aval.El aval es un acto escrito y firmado en la letra de cambio, es una hoja de prolongación adherida a ésta, o en un documento separado, por el cual el girador, un endosante o un tercero garantizan en todo o parte, el pago de ella. Vencimiento de la Letra: La letra tiene 4 tipos de vencimientos:1. A la Vista: Es pagadera a su presentación.

2. A un plazo de la vista: El término de esta letra corre desde el día de su aceptación o de su protesto por falta de aceptación.

3. A un plazo de la fecha de giro: Esta corre desde el día de su emisión.

4. A un día fijo y determinado: Esta es pagadera en el día designado. Si la letra no es pagadera en el plazo de un año y no existe protesto, prescribe la deuda. Toda deuda prescribe en el plazo de cinco años.El Protesto.La letra puede protestarse por falta de aceptación y por falta de pago.

El protesto se rescribe al dorso de la letra; éste debe hacerse a través de notario.

En los protestos por falta de pago, el aviso se entregará en el lugar donde aquel debe efectuarse, y el primero o en el segundo día hábil siguiente que no fuere sábado. El formato de la Letra de Cambio es el siguiente:

Pagaré

Es un documento que acredita deudas, por el cual una persona se confiesa deudora de otra por cierta cantidad de dinero, y se obliga a pagarla en determinado plazo.Se rige casi por los mismos artículos de la letra de cambio. Personas que intervienen en el Pagaré. En el pagaré intervienen al menos dos personas a saber:1. Beneficiario: Es la persona a cuya orden se ha de facturar el pago.2. Suscriptor: Es la persona que ha de hacerse cargo del pago del pagaré o las cuotas del pagaré.3. Fiador o aval: Es la persona que afianza un pagaré. Una persona afianza o avala un pagaré cuando declara por escrito que responde por el cumplimiento o deuda que ha contraído otra persona. Requisitos del Pagaré, siendo el pagaré un documento forma, debe reunir una serie de requisitos que son casi los mismos que una letra de cambio, a saber:

La indicación de ser pagaré, escrita en el mismo idioma empleado en el título. La promesa, no sujeta a condición, de pagar una determinada o determinable cantidad de dinero. El lugar y época de pago. No obstante, si el pagaré no indicare que éste debe efectuarse en el lugar de su expedición, y

en caso de no contener la fecha de vencimiento, se considerará pagadero a la vista. El nombre y apellido del beneficiario o la persona a cuya orden se ha de efectuar el pago o la indicación de que es

pagadero al portador. El Lugar y fecha de expedición. La firma del suscriptor

El pagaré que no cumpla con las exigencias del artículo n¼ 102 del Código de Comercio no valdrá como pagaré.Bajo la responsabilidad del suscriptor, su firma podrá estamparse por otros procedimientos que se autoricen en el reglamento, en los casos y con las formalidades que en él se establezcan. Vencimiento del Pagaré: El pagaré puede ser extendido por medio de una de las siguientes formas:1. A la Vista.

2. A un Plazo contado desde su fecha.

3. A un día Fijo y determinado.El pagaré puede tener también vencimientos sucesivos, y en tal caso, para que el no pago de una de las cuotas haga exigibles el monto total insoluto, es necesario que se indique en el documento. En caso contrario, cada una de las cuotas morosas será protestada separadamente.El suscriptor de un pagaré queda obligado de igual manera que el aceptante de una letra de cambio.

El formato del Pagaré es el siguiente:

Cheque El cheque, es una orden escrita y girada contra un banco para que éste pague a su presentación, el todo o parte de los fondos que el librador puede disponer en cuenta corriente.Personas que intervienen en el cheque:1. El Girador o Librador: Es la persona que gira el cheque en contra de donde tiene la cuenta corriente.

2. El Librado: Es la persona a quien se le ordena que pague el cheque, esto es, el Banco contra el cual se gira.

3. El Tomador o Tenedor: Es la persona a cuyo nombre se gira el cheque Formalidades del cheque.Los cheques deben ser emitidos por los Bancos, en talonarios con series especiales y numeraciones correlativas.

El cheque debe expresar:1. El nombre del Librado ( Banco ).

2. El lugar y fecha de expedición.

3. La cantidad girada en letras y en números. Si hay disconformidad, prevalece la expresada en letras.

4. La firma de Librador o Girador.

También puede expresarse el nombre de la persona a cuyo favor se gira el cheque (tomador o tenedor); pero si no se indica persona alguna se entiende pagadero al portador, es decir, a la persona que lo presente al banco para su cobro. Plazos para cobrar un cheque.Es de 60 días contados desde la fecha de su giro, si el banco estuviese en la misma plaza de su emisión; de 90 días si estuviere en plaza distinta y de 120 días para los cheques girados en el extranjero y pagaderos en Chile.Los cheques que no son cobrados dentro del plazo que señala la ley, caducan y el banco no tiene la obligación de pagarlos, salvo que el girador autorice con su firma el pago, acto, éste último que se conoce con el nombre de revalidación de un cheque. Clasificación del Cheque, según su circulación.

Al Portador: Es aquel que no se le han borrado las frases la orden de ni o al portador. En la Práctica suele llamársele cheque abierto. Estos cheques pueden ser cobrados por cualquier persona. Sin embargo tratándose de , el Banco debe dejar constancia de la identidad de quien lo cobra, exigiendo la presentación de su Cédula Nacional de Identidad. Ejemplo:

· A la Orden: Es aquel al que se le ha borrado la frase o al portador. En la práctica se le conoce como cheque cerrado. Debe ser cobrado por la persona a cuya orden fue extendido, o a quien le haya sido endosado, o por el mandatario del tenedor con poder suficiente. Se puede cobrar personalmente, en cuyo caso se debe cancelar o puede ser depositado, para esto se debe endosar, concepto que veremos más adelante.

· Cheque Nominativo: Es aquel al que se le han borrado las frases a la orden de y o al portador. Sólo puede ser cobrado por la persona a cuyo nombre se extiende o por su mandatario con poder suficiente. También puede endosarse en comisión de cobranza, pero únicamente a un Banco y por aquel a cuyo nombre se extiende.

Cheque Cruzado: Es aquel que tiene en su anverso dos líneas paralelas y transversales y sólo puede ser presentado al pago por un banco. Puede al mismo tiempo extenderse como nominativo, o a la orden o al portador.

El cheque cruzado debe llevar en su anverso dos líneas paralelas y transversales desde el extremo superior al inferior. Puede presentarse bajo dos modalidades:

o Cruzado General: Cuando entre las líneas transversales no tiene designación.

o Cruzado Especial: Cuando se ha designado un Banco determinado y sólo puede ser cobrado por ese banco u otro a quien dicha institución se lo haya endosado en comisión de cobranza.

Endoso del Cheque.Es la firma del beneficiario ( o de su representante si se trata de una persona jurídica) puesta al dorso del cheque, mediante la cual se transfiere el dominio del documento o se entrega en cobro.

Todo cheque que se deposite debe ser endosado. Hay dos formas de endosar un cheque:

Endoso General: consiste en estampar al dorso del cheque la firma y timbre de la razón social si es persona jurídica. Puede ser cobrado por cualquier persona.

Endoso Nominativo: Puede ser cobrado o depositado sólo por la persona a nombre de quien se extiende el endoso.

Protesto de Cheque.El cheque se protesta por falta de pago. El protesto se estampa al dorso, al momento de la negativa de pago; expresándose la causa, la fecha y la hora con la firma del librado, sin que sea necesaria la intervención de un ministro de fe.

Todo cheque protestado, por falta de fondos o cuenta cerrada, debe ser aclarado en el Banco a la brevedad posible.· Boleta de Garantía La boleta de garantía es, en forma genérica, un depósito de dinero que constituye en un Banco, el depositante o tomador, a favor de un beneficiario, en garantía del buen cumplimiento de una obligación asumida por el depositante ante ese beneficiario. Cuando el depósito se constituye en forma efectiva por el tomador, se le llama propiamente "depósito en garantía" y cuando el tomador obtiene un crédito con el banco, que se documenta mediante un pagaré, se le denomina "Boleta de Garantía" sin que esta distinción produzca efectos prácticos para el beneficiario. Personas que intervienen en la operación.

El Tomador: es quien efectúa el depósito en el banco a nombre de un tercero y para hacerlo obtiene generalmente un crédito en la institución bancaria;

El Beneficiario: es el tercero a cuyo nombre se ha hecho el depósito y a quien se le extiende la boleta; El Banco: Es quien recibe el depósito o que otorga un crédito por él a su cliente (tomador), y que emite el documento.

Cláusulas que contiene una boleta en garantía.

El nombre y firma del banco depositario; El lugar y fecha del otrogamiento; Circunstancia de que el depósito se recibe a favor de una determinada persona (beneficiario); El nombre del tomador (contratista); La obligación que se trata de garantizar con el documento; El monto de la cantidad depositada (pudiendo ser en pesos, en dólares o en unidades de fomento) y El plazo o vigencia de la boleta.

El formato de la Boleta de Garantía es el siguiente:

Concepto y aplicación práctica de las normas y principios generalmente aceptados en la contabilidad.PRINCIPIOS CONTABLES

Analizaremos los principios y normas contables de aceptación general, establecidos en el Boletín Técnico Nº1 del Colegio de Contadores de Chile, y que tienen por finalidad guiar la acción en lo que a registros contables se refiere. Estos principios son los que a continuación se mencionan: Principios contables

1. Equidad 2. Entidad contable 3. Empresa en marcha 4. Bienes económicos 5. Moneda 6. Período de tiempo 7. Devengado

8. Realización 9. Costo Histórico 10. Objetividad 11. Criterio prudencial 12. Significación o importancia relativa 13. Uniformidad 14. Contenido de fondo sobre la forma 15. Dualidad económica 16. Relación fundamental de los estados financieros 17. Objetivos generales de la información financiera 18. Exposición

Para ello citaremos cada principio, según lo indicado en el Boletín Técnico, y luego procederemos a su interpretación.

1. EQUIDAD: "La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto".

Este principio plantea que la contabilidad debe prepararse de forma que "refleje con equidad" la realidad de la empresa, asegurando la rectitud y la imparcialidad en la presentación de informes objetivos, libres de intereses particulares de algunos usuarios de la información, garantizando que ésta refleja fiel y exactamente lo acontecido en la empresa. Este es el principio ético que sustenta el proceder de quienes elaboran los informes contables, entregando información equitativa para todos los interesados.

2. ENTIDAD CONTABLE: "Los estados financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma".

Establece que la contabilidad de una empresa debe registrar los hechos económicos que la afectan, considerando que ésta es una organización independiente de las personas o entidades que se relacionen con ella y sobre todo de sus propietarios. Al crearse un negocio éste existe por si mismo, separadamente de sus propietarios, acreedores y de todos aquellos que tengan intereses en él, y por lo tanto el sistema contable debe entregar información referente al negocio en si mismo. Este principio apunta a que la contabilidad debe registrar los hechos económicos de la empresa, sin considerar las operaciones o actividades personales de los propietarios, salvo en lo que respecta a las operaciones que afecten a la empresa en su relación con ellos.

3. EMPRESA EN MARCHA: "Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad económica y, por consiguiente, las cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos en que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera".

La contabilidad parte de la base que la empresa tiene una vida indefinida y que por ello sus operaciones continuarán en el tiempo. Este supuesto es la base para la valorización de la entidad, debiendo reflejarse contablemente el valor que esta tiene en la actualidad, sin considerar el valor de liquidación que la organización.

No obstante, este principio plantea que de existir fundamentos que permitan concluir que la vida de la empresa no es ilimitada, se deberá dejar constancia de esto y de sus efectos en los informes financieros.

4. BIENES ECONóMICOS: "Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios".

En este enunciado se hace referencia al hecho de que los sistemas de información contable están orientados a procesar acontecimientos susceptibles de ser medidos en términos económicos, no pudiendo considerar otros hechos que pudiesen ser igualmente importantes para los cuales la entidad tendrá otros sistemas de información que procesen dichos sucesos.

5. MONEDA: "La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador".

La contabilidad como sistema utiliza para reflejar los hechos económicos una determinada moneda, generalmente la moneda local, para así unificar las diferentes medidas económicas haciendo los datos homogéneos y comparativos.

6. PERíODO DE TIEMPO: "Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de

tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros".

Si consideramos que la vida de la empresa es ilimitada, debemos efectuar cortes de períodos menores para poder evaluar el desempeño de la organización, y lógicamente la unidad de tiempo más relevante debiera ser la que abarque el ciclo operacional. Habitualmente o por convencionalismo se utiliza para estos efectos, el período anual, aún cuando pueden prepararse informes por períodos menores si así lo requiere la empresa. Adicionalmente , el hecho que los estados financieros estén preparados por iguales períodos de tiempo permite la comparabilidad de éstos, información muy útil al evaluar el desempeño de la entidad.

7. DEVENGADO: "La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período, aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan".

Este principio entrega un criterio de registro que indica que para determinar los resultados de un período, no deben considerarse como relevantes los movimientos de efectivo que hayan o no ocasionado los hechos económicos, en oposición a lo que se llama contabilidad de caja o en base a efectivo . En la XIV Conferencia Interamericana de Contabilidad realizada en Santiago de Chile en 1981 se confirmo la acepción de este concepto de la siguiente forma: " Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado". Se puede apreciar que este principio funciona como complemento del principio de realización que analizaremos a continuación.

8. REALIZACIóN: "Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea, cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado".

Este concepto dice relación con la medición de los resultados de la empresa y la estrecha concomitancia con la oportunidad en que ellos se han devengado, es decir, al momento en que se adquieren los derechos u obligaciones sobre tales resultados. Realizar es darle verdadera existencia, es hacer efectivo un hecho, reconociéndolo una vez que se encuentre perfeccionado, lo que permitirá una adecuada correlación entre ingresos y gastos. La estrecha relación entre Realización y Devengado, así como su aplicación práctica se verá con mayor detenimiento en clases.

9. COSTO HISTóRICO: "El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino meros ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos".

Este principio plantea el costo como base de valuación tomando en consideración la vida ilimitada de la entidad, es decir, se utiliza el costo de adquisición, producción o canje como valor contable y de registro de los hechos económicos, no obstante, no podemos desconocer que se puede aplicar un valor diferente en determinados casos.

10. OBJETIVIDAD: "Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente".

Se busca con este principio asegurar la obtención de información fidedigna, sin subjetividad y sin prejuicios, que pueda ser verificada por cualquiera que lo requiera.

11. CRITERIO PRUDENCIAL: "La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó".

Este principio plantea una postura conservadora ante dos o más alternativas ante las cuales se debe decidir. Este principio se aplica cuando no se cuenta con la certeza o se carece de datos que permitan mediciones exactas, y ante lo cual se debe optar por aquella alternativa más prudente, más conservadora, es decir aquella que sea menos riesgosa.

12. SIGNIFICACIóN O IMPORTANCIA RELATIVA: "Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran

con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivos, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable".

Como hemos dicho anteriormente, la información que entrega el sistema contable debe tener como característica el ser económica, es decir que los beneficios que entregue deben superar a los costos de obtenerla. Desde este punto de vista el principio de significación plantea deben establecerse procedimientos contables que guarden relación con la importancia relativa de la información dentro de la empresa, no distrayendo esfuerzos y recursos en acontecimientos carentes de importancia. Cabe destacar que no se plantea en ningún caso que existan hechos económicos que no deban ser considerado, más bien es una orientación de la forma práctica en que se efectuarán los registros contables

13. UNIFORMIDAD: "Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un período a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto".

Este principio indica que al haber elegido un método entre varias alternativas, éste debe aplicarse de manera uniforme y constante en los períodos siguientes, permitiendo así la comparación de los estados financieros en los que se han utilizado los mismos criterios. No obstante, si se requiere efectuar un cambio de método o procedimiento, se deberá dejar constancia de estos acontecimientos, del cambio que se llevó a cabo y de los efectos que esto produce en la valuación en la empresa.

14. CONTENIDO DE FONDO SOBRE LA FORMA: "La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos, aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente".

Este principio presenta gran importancia sobre todo al considerar que la tributación de las empresas se basa en la obtención de resultados. A pesar de lo anterior, las organizaciones deben presentar sus resultados desde el punto de vista económico de los acontecimientos, sin considerar criterios tributarios que distan de los anteriores. Para efectos tributarios se efectuaran adaptaciones de la información (extracontables) de acuerdo a la legislación vigente. Es necesario destacar que este principio esta orientado al contenido de los Estados Financieros, lo que no interfiere con la forma en que es requerida la información contable, muchas veces obligada por la legislación vigente.

15. DUALIDAD ECONóMICA: "La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los diversos pasivos contraídos".

Esta es la base que sustenta la ecuación contable, en la cual se plantea la igualdad entre los recursos con que cuenta la empresa y las fuentes de las cuales se obtuvieron dichos recursos. Este punto se analiza ampliamente en el análisis de las variaciones patrimoniales.

16. RELACIóN FUNDAMENTAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS: "Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre sí".

No requiere mayor interpretación dejando en evidencia la necesaria conexión entre los estados financieros.

17. OBJETIVOS GENERALES DE LA INFORMACIóN FINANCIERA : "La información financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada".

Como se planteo al analizar el sistema de información contable, el principal objetivo de la contabilidad es entregar información relevante para la toma de decisiones, información requerida por los diferentes usuarios que se interesan por los acontecimientos ocurridos en la empresa.

18. EXPOSICIóN: "Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren".

Se busca que la información contable sea presentada abarcando todos los hechos relevantes aún cuando estos no sean parte integral de los estados financieros en términos monetarios. Debido a ello se han adicionado a dichos informes unas Notas explicativas que contienen información complementaria de los estados financieros, necesarias para el mejor entendimiento de la situación financiera de la empresa.

Marco conceptual de las Normas Internacionales de Contabilidad Esta marco conceptual tiene como propósito establecer los conceptos relacionados con la preparación y presentación de los estados financieros para usuarios externos, teniendo en cuenta la amplia variedad de definiciones para los elementos de dichos estados (activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos), y así como el uso de diferentes criterios para el reconocimiento de partidas en los estados financieros, que existen entre los distintos países. La necesidad de reducir tales diferencias ha llevado al Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) a la búsqueda de la armonización entre las regulaciones, normas contables y procedimientos relativos a la preparación y presentación de los estados financieros, a través de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). El propósito del Marco Conceptual es: a) Ayudar al Consejo del IASC en el desarrollo de futuras Normas Internacionales de Contabilidad, así como en la revisión de las ya existentes. b) Ayudar al Consejo del IASC a promover la armonización de las regulaciones, normas contables y procedimientos relativos a la presentación de estados financieros, con el fin de suministrar una base para la reducción del número de tratamientos contables alternativos permitidos por las NIC. c) Ayudar a los organismos nacionales de normalización contable a la hora de desarrollar sus propias normas. d) Ayudar a los elaboradores de los estados financieros a aplicar las NIC, así como a tratar de con materias que no han sido todavía objeto de una NIC. e) Ayudar a los auditores en el proceso de formación de una opinión sobre si los Estados Financieros se preparan de conformidad con las NIC. f) Ayudar a los usuarios de los estados financieros en la interpretación contenida en aquellos estados que hayan sido preparados siguiendo las NIC. g) Suministrar a todos aquellos interesados en la labor del IASC información acerca de su metodología, de cara a la formulación de las NIC. Alcance El Marco Conceptual trata los siguientes extremos: a) El objetivo de los estados financieros. b) Las características cualitativas que determinan la utilidad de la información de los estados financieros. c) La definición, reconocimiento y valoración de los elementos que constituyen los estados financieros. d) Los conceptos de capital y de mantenimiento de capital. Hipótesis Fundamentales Devengo Con el fin de cumplir con sus objetivos, los estados financieros se preparan sobre la base contable del devengo. Según esta base, los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero y oro equivalente al efectivo), asimismo se registran en los libros contables y se informa sobre ellos en los estados financieros de los ejercicios con los cuales se relacionan. Empresa en funcionamiento Los estados financieros se preparan normalmente sobre la base de que la empresa está en funcionamiento y continuará sus actividades de explotación dentro del futuro previsible. Por lo tanto, se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros habrían de prepararse sobre una base diferente y, si así fuera, se revelará información sobre la base utilizada. Características cualitativas de los estados financieros Las características cualitativas son los atributos que hacen útil, para los usuarios, la información suministrada en los estados financieros. Las cuatro principales características cualitativas son comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad. Comprensibilidad

Una cualidad esencial de la información suministrada en los estados financieros es que sea fácilmente comprensible para los usuarios. Relevancia La información es relevante cuando ejerce influencia sobre sobre las decisiones económicas de los que la utilizan. Fiabilidad La información posee la cualidad de fiabilidad cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Comparabilidad Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una empresa a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento. Elementos de los estados financieros Los estados financieros reflejan los efectos financieros de las transacciones y otro suceso, agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo a sus características económicas. Estas grandes categorías son los elementos de los estados financieros. Los elementos relacionados directamente con la valoración de la situación financiera en el balance son los activos, pasivos, y el patrimonio neto. Los elementos relacionados directamente con la valoración del rendimiento son los ingresos y los gastos.

NIC 1 Y NIC 2 NIC 1 Presentación de estados financieros El objetivo de esta norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes. Para alcanzar dicho objetivo, la norma establece, en primer lugar, requisitos generales para la presentación de los estados financieros y, a continuación, ofrece directrices para determinar su estructura, a la vez que fija los requisitos mínimos sobre su contenido. Finalidad de los estados financieros Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financieros de la entidad. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministran información acerca de los siguientes elementos de la entidad: a) Activosb) Pasivosc) Patrimonio netod) Gastos e ingresose) Otros cambios en el patrimoniof) Flujo de efectivo Esta información, junto a la contenida en las notas, ayudará a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros y, en particular, la distribución temporal y el grado de certidumbre de los mismos. Componentes de los estados financieros Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes componentes: a) Balanceb) Cuenta de Resultadosc) Un estado de cambios en el patrimonio neto que muestre:

Todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien

Los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las transacciones con los propietarios del mismo, cuando actúen como tales

d) Estado de flujo de efectivoe) Notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más significativas y otras notas explicativas.

NIC 2 Existencias El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de costo que se utilizan para atribuir costos a las existencias. Definiciones Valor neto realizable: es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. Valoración de las existencias Las existencias se valorarán al menor de: el costo o el valor neto realizable. Costos de las existencias El costo de las existencias comprenderá todos los costos derivados de la adquisición y transformación de las mismas, así como otros costos en los que se haya incurridos para darles su condición y ubicación actuales. Fórmulas del costo El costo de las existencias de productos que no sean habitualmente intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos, se determinará a través del método de identificación específica de sus costos individuales. El costo de las existencias, distintas de la tratadas en el párrafo anterior se asignará utilizando los métodos de primera en entrar primeras en salir (FIFO) o costo promedio ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todas las existencias que tengan un naturaleza y uso similares dentro de la misma. Para las existencias con una naturaleza o uso diferente, puede ser justificada la utilización de fórmulas de costos también diferentes.

El sistema jornalizador, sus objetivos y funciones Al considerar la secuencia en el registro de las operaciones, nos encontramos con los siguientes sistemas de contabilidad: Sistema Jornalizador

Este sistema consiste en registrar en el Libro Diario de manera cronológica y diaria los hechos económicos ocurridos en la empresa y posteriormente traspasarlos al Libro Mayor. Esto se puede apreciar en la siguiente ilustración:

Sistema centralizador

En este sistema se utilizan libros auxiliares del libro diario, que agrupan hechos económicos de igual naturaleza que se presentan repetidamente en la empresa, como por ejemplo Libro de Compras, Libro de Ventas, Libro de Remuneraciones, etc.

Periódicamente se efectúan traspasos o centralizaciones al Libro Diario a través de un asiento de centralización , por todas las operaciones registradas en cada libro auxiliar.

SISTEMA JORNALIZADOR

Es un sistema de información que registra en una forma técnica los hechos económicos de una empresa, permitiendo su clara conceptualización.

Consiste en la anotación de las operaciones de forma cronológica en los registros contables básicos que son el Libro Diario, para su posterior traspaso al Libro Mayor, permitiendo tener claridad acerca de los saldos de cada cuenta para su traspaso a los Estados Financieros.

En términos generales, el sistema jornalizador se aplicará en contabilidades de poco movimiento, sin ser por esto menos eficaz para cualquier tipo de registros.

Utilización del Libro Diario, Libro Mayor y del Libro de Balances Libro Diario

Es el conjunto de asientos contables, que se registran cronológicamente o a través de asientos de centralización. Este es el libro en el cual se efectúan los primeros registros contables de las transacciones de la organización. Existen muchos diseños de este libro, y de ellos utilizaremos el más básico que contiene a lo menos los datos enunciados en los asientos contables.

Libro mayor

Es el conjunto de cuentas a las que se traspasan las cantidades que se anotaron en el Libro Diario. Dicho traspaso debe efectuarse debitando o cargando cada cuenta, según si esta fue cargada o abonada en el libro diario, hasta completar los traspasos. El objetivo de este libro es clasificar y agrupar las operaciones según su naturaleza en las diferentes cuentas.

Libro de Inventario: Libro que determina los saldos iniciales de las cuentas de la empresa, además se detallan todos los activos y pasivos a una fecha determinada. La confección de este libro es obligatoria según lo que establece el artículo n°29 del Código de Comercio.

Al final del período se formará de este libro de inventarios un balance general, que dará pié para el libro de inventario con los saldos finales e iniciales del próximo período.

Ejercicio Nº1:

El Sr. González forma una empresa el día 15/3/99 aportando $1.000.000 en efectivo.

Con posterioridad el día 28/3/99 efectúa una compra en efectivo de 500 unidades de mercadería en la suma de $500.000, y adquiere en $ 100.000 un estante para exponer los productos que venderá.

Desarrollo: Efectuaremos el registro en el libro diario para posteriormente realizar el traspaso al libro mayor. Debemos mencionar que el formato utilizado del libro diario en este curso es solo uno de los cuales pueden ser adoptados y que se ha elegido por su simplicidad y los beneficios que ello aporta en términos pedagógicos.

Libro diario:

Libro mayor:

Los asientos contablesSon los registros que se efectúan de un hecho económico, en el cual se anotan: el nombre de la(s) cuenta(s) que se carga(n), el nombre de la(s) cuenta(s) que se abona(n), y donde por dualidad económica las cantidades anotadas al "debe" suman lo mismo que las cantidades anotadas al "haber".

Además forma parte del asiento contable la Glosa, que es una breve descripción del hecho económico, donde se identifican los documentos involucrados que constituyen los respaldos.

Ejemplo:

La empresa compra $ 220.000 de mercadería para la venta, el día 1/2/99.

Concepto de IVA, cálculo y contabilización Concepto

El I.V.A. es un impuesto a beneficio fiscal establecido por el Decreto Ley 825 y grava las operaciones de venta de bienes y servicios efectuados en el territorio nacional. Actualmente, su tasa asciende al 19% del valor neto y su período tributario corresponde a un mes calendario.Cálculo del I.V.A.: Para poder calcular el monto de este impuesto, será necesario distinguir entre valor neto y valor total o bruto.

Ahora bien,

Por otro lado:

Métodos de contabilización Para registrar el I.V.A. existen dos formas:a) Registro en base a una sola cuenta denominada "I.V.A."

Esta cuenta presenta el siguiente tratamiento:

Se carga por:o el I.V.A. las compras con factura o el I.V.A. de las notas de crédito emitidas o el I.V.A. de las notas de débito recibidas o el reajuste del remanente del crédito fiscal

Se abona por:o el I.V.A. de las ventas con facturas y boletas o el I.V.A. de las notas de débito emitidas o el I.V.A. de las notas de crédito recibidasEl saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor.o Si el saldo es acreedor constituye un pasivo circulante, vale decir, la empresa tiene una deuda con el Fisco que deberá ser cancelada dentro de los 12 primeros días del mes siguiente a su generación a través del formulario de declaración y pago simultáneo de I.V.A. (formulario N°29).o Si el saldo es deudor constituye un activo circulante, el que deberá ser declarado dentro de los 12 primeros días del mes siguiente al de su generación a través del Formulario N°29. Este saldo deudor se denomina técnicamente remanente de crédito fiscal. Contabilizaciones de compras:

Contabilizaciones de las ventas:

b) Registro en base a Dos Cuentas Denominadas "I.V.A. Crédito Fiscal" e "I.V.A. Débito Fiscal" El tratamiento de las cuentas es el siguiente:Cuenta I.V.A. Crédito Fiscal

Se carga por:

o el I.V.A. de las compras con factura. o el I.V.A. de las notas de débito recibidas. o por el reajuste del remanente de crédito fiscal.· Se abona por: o el I.V.A. de las notas de crédito recibidas Cuenta I.V.A. Débito Fiscal

Se carga por:

o el I.V.A. de las notas de crédito emitidas.

Se abona por:

o el I.V.A. de las ventas con facturas y boletas. o el I.V.A. de las notas de débito emitidas.

Contabilizaciones de compras:

Contabilizaciones de las ventas:

Cuando la empresa utiliza este sistema, al final de cada mes, las cuentas I.V.A. Crédito Fiscal e I.V.A. Débito Fiscal deben ser regularizadas, vale decir, debe quedar cerrada o saldada aquella cuenta que presente menor saldo.

El registro contable es el siguiente:

• Ejemplo: Al 30.06.01 una empresa tiene los siguientes saldos:

La cuenta de menor saldo es la de I.V.A. C.F., razón por la cual, deberá quedar cerrada en la regularización que se presenta a continuación:

Sistema Centralizador, sus objetivos y funciones IntroducciónEl sistema contable estudiado hasta el momento (Sistema Jornalizador) tenía como característica que todas las operaciones se asentaban día a día en el Libro Diario, es decir, que éste era el libro, no sólo más importante, sino fundamental en la contabilidad de la empresa, ya que en él se encontraba el detalle de todas las operaciones registradas cronológicamente. Este sistema de contabilidad, en el cual cada operación da lugar a un asiento en el Libro Diario y su correspondiente traspaso al Mayor, debido al gran número de operaciones que encierra, resulta en la práctica muy engorroso cuando se trata de sistemas de contabilidad manuales; no así en sistemas mecanizados, en los cuales, las operaciones se registran en un comprobante, que en sí, constituye un asiento de Diario, contabilización que automáticamente, a su vez, queda registrada en el Libro Mayor.Para solucionar el problema que se presenta en los sistemas manuales y simplificar el aspecto contable, permitiendo que intervengan en el desarrollo de él en forma simultánea varias personas, se usa el sistema denominado Sistema Centralizador, cuya característica básica es la de asentar las operaciones cronológicamente en libros auxiliares, los que, a fines de cada mes, se resumen y se centralizan en un Asiento de Diario.Con este procedimiento, la información básica que debe proporcionar la contabilidad se encuentra en los libros auxiliares, en los cuales van los detalles y pormenores de las operaciones realizadas, en tanto que el Libro Diario, se reduce a un resumen mensual de las operaciones realizadas en ese período de tiempo.Los libros auxiliares que se utilizan en este nuevo sistema, varían según la naturaleza de la empresa, habilitándose un Libro Auxiliar por cada una de las principales operaciones que realiza la empresa.El buen funcionamiento de este sistema, depende en gran parte, del diseño que tengan los Libros Auxiliares, de su facilidad de uso y su adaptación a las necesidades de información de la empresa y en forma fundamental, depende de la correcta sincronización y coordinación de los diferentes libros entre sí. Ambos factores deben ser cuidadosamente considerados al implantar este sistema, de tal modo que los auxiliares programados abarquen todas las principales actividades y operaciones que la empresa realice, y su diseño permita una correcta relación y complementación entre ellos.Fundamento LegalEl fundamento legal del Sistema Centralizador se encuentra en el artículo N° 28 del Código de Comercio, en el cual se menciona la división del Libro Diario en registros auxiliares en los cuales se registrarán operaciones de una misma naturaleza que realice la empresa. El mencionado artículo dice: "Llevándose libro caja y de facturas, puede omitirse en el diario, el asiento detallado, tanto de las cantidades que entrasen, como las compras, ventas y remesas de mercaderías que el comerciante hiciere".El uso legal de los Libros Auxiliares, se encuentra autorizado en el Código de Comercio y los libros establecidos por éste, en el artículo N°25, son los básicos que debe llevar un comerciante, sin perjuicio que, si las exigencias de información y control así lo requieren, se lleven otros libros que tienen el carácter de auxiliares, para detallar y analizar las operaciones registradas en los libros principales.De acuerdo a lo anterior, los Libros Auxiliares se dividen en dos categorías:1.Auxiliares Legales: que son aquellos cuyo uso es obligatorio en la empresa. Entre estos se encuentra el auxiliar de Caja, Compras, Ventas, Remuneraciones y Honorarios.2. Auxiliares Facultativos: Que son aquellos cuya utilización en la empresa se debe a una necesidad de información. Entre estos se encuentran los auxiliares de Banco-Giros, Letras por Cobrar, Letras por Pagar y otros que necesite la empresa.El Sistema Centralizador presenta el siguiente esquema:

Auxiliar de cajaEste es uno de los libros auxiliares más importantes, y tiene como finalidad primordial, registrar y controlar el movimiento de fondos en la empresa. Este libro puede adoptar diversos formatos siendo los más conocidos los siguientes: Libro Caja Clásica: Es un registro de foliación doble y rayado sencillo, dividido en un folio DEBE en el cual se registran todas las entradas de fondos que sean en dinero en efectivo o en cheques, y en otro folio HABER, en el cual se anotan todas las salidas de fondos que sean en dinero en efectivo y los giros de cheques (esto último ocurre sólo cuando la empresa no tiene habilitado el libro auxiliar de Banco-Giros). La técnica de registrar los giros de cheques en el auxiliar de caja se denomina movimiento ficticio de fondos.Las operaciones se registran por orden cronológico y al final de cada mes se debe realizar un resumen con el objeto de realizar la centralización al Libro Diario.

El formato del libro caja clásica es el siguiente:

El asiento de Centralización quedaría de la siguiente forma:

Auxiliar de compraEn este registro se anotan todas las operaciones de compras efectuadas por la empresa ya sean bienes o servicios. Objetivos:

1. Simplificar el movimiento del Diario General.2. Agrupar en un solo registro el movimiento de las compras efectuadas por la empresa, para un mejor control de las

operaciones.3. Facilitar la información respecto de una determinada adquisición o información referente a proveedores.4. Determinar el Crédito Fiscal del I.V.A.

Aspectos legales de este Libro:

Es un registro auxiliar según el artículo N° 28 del Código de Comercio y su uso es obligatorio, de acuerdo a disposiciones contenidas en el art. 59 del Decreto Ley N°825 (Ley de I.V.A.), ya que sirve de base para determinar el Crédito Fiscal del I.V.A..

El formato del Libro de Compras va a depender del tipo de empresa que se trate, pero en general, presenta el siguiente contenido:

1. Fecha de la compra.2. Nombre o razón social del proveedor.3. R.U.T. del proveedor.4. Número de factura.5. Monto de la operación, el cual se debe mostrar por separado el NETO, I.V.A. y TOTAL.

El formato del auxiliar de compras debe contemplar columnas adicionales, en las cuales se identifique la naturaleza de la compra. El formato es el siguiente:

La Centralización del auxiliar de compras se efectúa a fin de cada mes bajo el supuesto que todas las compras se hicieron al crédito simple.

Auxiliar de ventasEs un libro que registra todas las ventas de bienes y servicios que realiza la empresa. Objetivos:

1. Disponer de una información oportuna y rápida

2. Simplificar el movimiento del diario general

3. Monto de la venta, separado en valores NETO, I.V.A. y TOTAL (en caso de ventas con factura).4. El detalle de las ventas con boleta, si la empresa utiliza éstos documentos.

El formato del auxiliar de ventas va a depender de las necesidades de información de la empresa, pero en general presenta el siguiente rayado.

La centralización se realiza al final de cada mes, bajo el supuesto que todas las ventas se realizaron al crédito simple.

Auxiliar de Banco-Giros

Su objetivo es registrar y controlar todos los pagos que la empresa efectúe con cheque. Su formato es el siguiente:

Su centralización se realiza al final de cada mes, mediante el siguiente asiento:

NOTA: Con respecto al uso de este libro, es conveniente mencionar una operación que provoca problemas en el buen uso del auxiliar y que corresponde al giro de cheques para caja. Para resolver el problema se debe utilizar una cuenta puente denominada TRASPASO DE FONDOS, la que se ubicará en el auxiliar de Banco-Giro y de Caja, respectivamente.

Auxiliar de Honorarios

Cuando la empresa paga honorarios a profesionales o a otro tipo de personas que emiten boletas de honorarios, del pago efectuado, ésta debe descontar el Impuesto a la Renta de Segunda Categoría, cuya tasa es de 10%. Estas boletas otorgadas por los profesionales o trabajadores independientes, deben ser registradas en el libro de Honorarios o de Impuestos Retenidos, el que debe ser timbrado por el S.I.I..El diseño de este registro es aproximadamente el siguiente:

Al final del mes la centralización será:

Sistema Contable Diario Mayor Este sistema contable, corresponde a una variante del Centralizador o Diarios Múltiples, y consiste básicamente en la fusión del Libro Caja y el Libro Diario.La característica principal es el registro de todas las operaciones en el Libro Caja, sin ninguna excepción, incluso las centralizaciones de los libros auxiliares que utilice la empresa.Teóricamente todos los libros caja sirven para el propósito señalado, sin embargo, en la práctica es aconsejable utilizar el formato del Caja Americana. Es obvio que al trabajar en este sistema, no hay asientos de centralización en el Libro Diario, ya que la función de éste, está fusionada con el Caja Americana, de tal forma que el movimiento de las cuentas se traspasará directamente del mencionado auxiliar al Libro Mayor, desde el cual se elaboran los Estados Financieros Básicos.Por las características del sistema, se aconseja utilizarlo en empresas pequeñas con poco movimiento, ya que en organizaciones con alto movimiento, el sistema se torna poco práctico al concentrar en una sola persona la mayor parte del trabajo contable.

Libro caja americana

Es llamado también libro de columnas dobles y reduce notablemente el registro del movimiento de entradas y salidas de fondos. Cada columna, se encuentra dividida en Debe y Haber, de modo que siempre que se registre una transacción, se deberá cargar una cuenta y abonar otra al igual que en el Libro Diario. La forma de registrar las operaciones es cronológica y su foliación es simple.

El formato del Libro Caja Americana es el siguiente:

Valorización de los inventarios El tratamiento contable de las mercaderías es uno de los temas que más reviste importancia dentro del sistema de información de la entidad, ya que éstas son el objeto de comercialización de la empresa, y porque dadas sus características son susceptibles de sufrir mermas.¿Qué se considera mercadería?El concepto Mercaderías varía dependiendo del tipo de empresa.Si nos referimos a empresas comerciales este concepto abarca todos aquellos bienes que son adquiridos con el ánimo de venderlos para desarrollar este giro.Si nos referimos a empresas de tipo productivo, el rubro Mercaderías o Existencias incluirá a lo menos los ítems Materias Primas, Productos en Proceso y Productos Terminados. En las empresas de servicios rara vez se encontrarán cuentas de este tipo, ya que el giro es la comercialización de intangibles o servicios.Analizaremos, a continuación, el tratamiento contable de las existencias de las empresas comercializadoras donde los productos no sufren transformaciones en la empresa, vendiéndose en el mismo estado en el que fueron adquiridas.Control de ExistenciasDada la importancia de este rubro es necesario establecer medidas de control administrativo-contables, que permitan salvaguardar y asegurar estos activos, ya que después del efectivo, son los bienes que se encuentran expuestos a mermas por

sustracciones, a descuidos y a errores en los registros destinados a su control. Por lo anterior, aparte de las medidas generales de control interno consideradas por la empresa, se deben aplicar entre otras, las siguientes medidas específicas para cada producto en particular: · La bodega de la empresa debe estar separada de los otros departamentos de la empresa, siendo muy conveniente que se encuentre subdividida en secciones de recepción, almacenamiento y despacho, a cargo de diferentes funcionarios.· Mantener totalmente separado el funcionamiento de la caja del movimiento de mercaderías, con el objeto de evitar fraudes derivados del control que una persona pudiera tener sobre ambos departamentos.· Se recomienda utilizar comprobantes que registren todas las operaciones de entrada y salida de mercaderías desde y hacia la bodega, en los cuales se identifique el funcionario responsable de la operación y de los cuales quede una copia archivada en bodega.· Utilizar registros especiales que tienen como finalidad controlar el stock de productos en bodega. Estos registros reciben el nombre de tarjetas kárdex y en ellas se registra la entrada y salidas de cada producto en unidades físicas y monetarias.· Practicar inventarios físicos parciales, que permitan un control periódico entre el saldo de las tarjetas kardex y la cantidad real de productos en bodega.· Uso de análisis estadísticos que verifiquen si la relación entre las ventas y el margen de utilidad bruta se mantiene en los límites normales de la empresa. De acuerdo a lo expresado anteriormente, para un adecuado control de inventarios es importante que la empresa considere en forma simultánea la aplicación de los siguientes sistemas de control de inventario:1. Inventario Periódico: En este sistema el control de existencias se efectúa a través de un inventario físico que se realiza periódicamente de manera programada, y esporádicamente de manera sorpresiva.Este inventario consiste en un conteo de las unidades físicas de las mercaderías, las que luego son valorizadas multiplicándolas por su precio unitario de costo, determinándose el valor total de las existencias activadas.Este sistema no permite conocer en cualquier momento el valor de las existencias, sólo al finalizar un determinado período, por lo que recibe el nombre de Inventario Periódico.Para determinar el costo de las mercaderías vendidas, bajo este sistema se efectúa el cálculo deductivo, partiendo de la determinación de las unidades existentes disponibles para la venta, sumando el inventario inicial más las compras del período.A continuación de la comparación de las existencias que estaban disponibles para la venta con las unidades existentes al final del ejercicio (es decir, con el inventario final), se obtendrá el costo de las unidades vendidas.Lo anterior se puede apreciar en el siguiente diagrama:

Este método es simple y sencillo, pero es limitado en cuanto a la información que entrega ya que cualquier diferencia que se genere en las existencias producto de mermas, retiros o errores en la toma del inventario, serán incorporadas al costo de las mercaderías vendidas.La práctica de inventarios físicos indican lo que realmente existe en bodega, ya que consisten en un recuento de los productos a una fecha determinada. Los inventarios físicos pueden ser:· Parciales: Consisten en el recuento de un tipo de producto en particular. · Totales: Consisten en el recuento de todos los productos que existen en bodega. Debido a la dificultad que presenta la realización de un inventario físico total, las empresas lo realizan al finalizar cada ejercicio comercial (31 de diciembre de cada año). Para realizar un inventario físico se utilizan técnicas especiales, las cuales se aplican a los recuentos parciales y totales. Entre las variables que se deben considerar, se encuentran entre otras las siguientes:· El inventario debe ser debidamente planificado en lo concerniente a la fecha de aplicación y al equipo de personas que van a participar.· Las mercaderías deben ser almacenadas de forma tal que faciliten su recuento, es decir, se pueden agrupar por lotes o depósitos que indiquen fácilmente la cantidad de productos que contienen.· Se recomienda utilizar dos equipos de personas para que efectúen el recuento, es decir, el primer grupo cuenta las existencias, mientas el segundo grupo procede a su recuento, con el objeto detectar cualquier error que en forma voluntaria o involuntaria se pueda cometer. Ambos grupos deben estar a cargo de un funcionario superior (supervisor) que se encargará de solucionar los problemas que se presenten y comparará los recuentos que presenten discrepancias. 2. Inventario Permanente: Registra las entradas (generalmente compras) y egresos (generalmente ventas) de mercaderías, en el momento que se producen. Demuestra permanentemente el saldo de mercaderías que deben corresponder a las existencias que hay en bodega. Se basan en la guía de recepción y la guía de despacho.

Para efectos de determinar el costo de la mercadería vendida y el monto del resultado obtenido (margen operacional) se requiere que previamente el inventario sea valorizado.Actualmente y debido al gran número de transacciones que realizan las empresas, el sistema de inventarios se lleva en forma computacional, pero el principio de operación es idéntico al sistema manual. Respecto del formato de las tarjetas kárdex se encuentra en función de las necesidades de información de la empresa, pero en forma básica debe contener lo siguiente:

Observaciones:· Se habilita una tarjeta por cada tipo de producto.· Las compras se registran en las columnas de entrada (unidades físicas y monetarias) a precio de costo (Valor neto en caso de compras con factura).· Las ventas se registran en las columnas de salida (unidades físicas y monetarias) a precio de costo según el sistema de valorización que se aplique en la empresa.· Las devoluciones de compra y venta se registran entre paréntesis o en forma negativa en las columnas de entrada (unidades físicas y monetarias) y salida (unidades físicas y monetarias) respectivamente.· Los retiros y castigos de mercaderías se registran en las columnas de salida (unidades físicas y monetarias) debiendo tener cuidado de no considerar dichos montos al momento de calcular el costo de venta del período.· El costo de venta del período se obtiene por la sumatoria de la columna salida en unidades monetarias, debiendo tener cuidado de no considerar los retiros y castigos registrados en el período. Valorización de Existencias Los sistemas de valorización de existencias que se utilizan de acuerdo a la NIC 2 son: · Método F.I.F.O. · Método de Precio Promedio Ponderado.

MéTODO F.I.F.O. El método F.I.F.O (first in – first out), cuya traducción es método de primeras entradas –primeras salidas, se basa en el supuesto que las primeras unidades recibidas son las que primero se utilizan (contabilidad de costos) o se venden (contabilidad financiera). Este método no pasa de ser un supuesto y no necesariamente debe coincidir con la realidad, aun cuando muchas empresas deben ponerlo efectivamente en práctica, debido a que sus productos son perecibles o de fácil deterioro, lo que obliga a dar preferencia en las salidas a las partidas más antiguas.Ejemplo:Si una empresa adquirió 12 unidades a $100 el día 01.01 y el 20.01 compró 8 unidades a $120. Al efectuar la venta de 15 unidades deberá considerar que la mercadería que sale para efectos de determinar el costo de ventas es aquella que compró a $100 ( por ser la más antigua), manteniendo este precio hasta que se acaben y luego se sacan las unidades que costaron $120, es decir:

Si se considera el fenómeno de la inflación (alza sostenida en el nivel general de precios en la economía), la aplicación del método F.I.F.O. acarrea las siguientes consecuencias: · El costo de ventas es más bajo comparado con otros sistemas, puesto que se obtiene por el costo de las unidades más antiguas.· El margen de explotación es mayor por ser más bajo el costo de ventas.· El inventario final de mercaderías quedará valorizado al costo de las últimas compras.

MéTODO DE PRECIO PROMEDIO PONDERADOMediante este sistema, las salidas de mercaderías no se valorizan al precio real, sustituyéndose por un precio promedio ponderado determinado en función del criterio utilizado en la empresa. Algunos autores sostienen que la aplicación de éste método se contrapone al principio contable de costo histórico.

En la aplicación de este método se distinguen dos tipos de promedio ponderado:· Promedio Móvil

Este precio promedio se calcula cada vez que la empresa realiza una operación de compra o devolución de compra. El promedio se obtiene dividiendo el saldo de unidades monetarias por el saldo de unidades físicas que existen inmediatamente después de realizadas las operaciones antes indicadas. El promedio determinado en la forma anterior, se utiliza para valorar todas las salidas hasta que ocurra nuevamente una operación de compra o devolución de compra.

Ejemplo:Sobre la base del ejemplo anterior se presenta el siguiente cuadro analítico, en el cual se calcula el precio promedio que se deberá asignar a la salida para determinar el costo de ventas.

Promedio de Cierre del Mes Anterior

Aquí el promedio se obtiene dividiendo el saldo en unidades monetarias por el saldo en unidades físicas al finalizar el mes y el promedio así determinado, se utilizará para valorar todas las salidas del mes siguiente y así sucesivamente.

Contabilización de operaciones relacionadas con compraventa de mercaderías En las operaciones de compra-venta, muchas veces y por diferentes razones el comprador devuelve mercaderías al vendedor, situación que analizaremos desde ambos puntos de vista.

DEVOLUCIONES DE COMPRAS EFECTUADAS A PROVEEDORES

En este caso es la empresa, que efectuó una compra de mercadería la que por algún motivo debe devolverlas al proveedor.

Estas mercaderías ya habían ingresado al sistema contable a través del registro contable de la factura recibida por la compra, lo que generó además un registro en el kardex de control de existencias.

Al efectuar la devolución al proveedor, éste deberá emitirle a la empresa una Nota de Crédito que rebaje el valor de la factura emitida anteriormente en la compra, documento que nuevamente generará registros en la contabilidad de la organización y en el kardex de control de existencias.

El registro contable de la nota de crédito recibida se efectuará de la siguiente forma:

En el asiento anterior podemos apreciar que se ha efectuado un cargo a la cuenta CAJA , bajo el supuesto de que al enviar devueltas las mercaderías al proveedor, éste hará devolución inmediata del dinero que recibió en pago de las mismas. Pero, este es solo un supuesto, ya que las mercaderías pueden haber sido adquiridas a crédito, simple o documentado, situación en la cual el proveedor no deberá hacer entrega de dinero alguno, ya que no habrá recibido dinero del comprador. En este caso el cargo debe efectuarse a la cuenta en la que se refleja la deuda que se mantiene con el proveedor, la que puede ser PROVEEDORES, DOCUMENTOS POR PAGAR, LETRAS POR PAGAR, etc. Del mismo modo, debemos considerar que aún en el caso de haber efectuado el pago de la compra de mercadería en efectivo, el proveedor puede no devolver dinero y mantenerlo a cuenta de una futura transacción con la empresa compradora que esta efectuando la devolución, e incluso enviar nueva mercadería a cambio de la que fue devuelta. Con todo, deberá analizarse de manera muy cuidadosa en cada caso, cual deberá ser el cargo que se efectúe en el registro de la nota de crédito producto de la devolución de mercaderías. En cuanto a los abonos efectuados, estos son siempre a la cuenta MERCADERíAS e IVA CREDITO FISCAL, para reflejar la salida y disminución de estos activos.

En el kardex de control de existencias deberá también efectuarse el registro de esta devolución de mercaderías.

Dichas unidades ya habían sido registradas como ENTRADAS en el mencionado kardex, por lo que se requiere que sean rebajadas de las entradas de manera de mantener en esta columna el saldo real de las compras efectuadas.

Si bien es cierto que la devolución de mercaderías podría registrarse en el kardex de control en la columna SALIDAS , esto no permitiría tener el monto exacto de las mercaderías compradas en un determinado período, ya que este estaría sobrevalorado puesto que no registraría las mercaderías devueltas.

La tarjeta de existencias deberá reflejar lo siguiente:

DEVOLUCIONES DE VENTAS EFECTUADAS A CLIENTES

En este caso es la empresa, que efectuó una venta de mercadería la que por algún motivo recibe devuelta del cliente.

Estas mercaderías ya habían sido extraídas del sistema contable a través del registro contable de la factura emitida por la compra, lo que generó además un registro en el kardex de control de existencias.

Al recibir la devolución del cliente, la empresa deberá emitirle a éste una Nota de Crédito que rebaje el valor de la factura emitida anteriormente en la venta, documento que nuevamente generará registros en la contabilidad de la organización y en el kardex de control de existencias.

El registro contable de la nota de crédito emitida, se efectuará de la siguiente forma:

Se ha efectuado un abono a la cuenta CAJA , bajo el supuesto de que al recibir devueltas las mercaderías del cliente, la empresa hará devolución inmediata del dinero que recibió en pago de las mismas. Pero, al igual que en el caso anterior, éste es solo un supuesto, ya que las mercaderías pueden haber sido vendidas a crédito, simple o documentado, situación en la cual la empresa no deberá hacer entrega de dinero alguno, ya que no habrá recibido dinero del cliente. En este último caso el abono debe efectuarse a la cuenta en la que se refleja la deuda que mantiene el cliente a favor de la empresa, la que puede ser CLIENTES, DEUDORES POR VENTAS, DOCUMENTOS POR COBRAR, LETRAS POR COBRAR, etc. Del mismo modo, debemos considerar que aún en el caso de que el cliente haya efectuado el pago de la mercadería en efectivo, la empresa puede no devolver dinero y mantenerlo a cuenta de una futura transacción con el cliente o comprador que esta efectuando la devolución, e incluso enviar nueva mercadería a cambio de la que fue devuelta. Con todo, deberá analizarse de manera muy cuidadosa en cada caso, cual deberá ser el abono que se efectúe en el registro de la nota de crédito emitida, producto de la devolución de mercaderías. En cuanto a los cargos efectuados, estos son siempre a la cuenta INGRESOS POR VENTAS e IVA DEBITO FISCAL, para reflejar la entrada y aumento de estos activos.

En el kardex de control de existencias deberá también efectuarse el registro de esta devolución de venta de mercaderías.

Dichas unidades ya habían sido registradas como SALIDAS en el mencionado kardex, por lo que se requiere que sean rebajadas éstas mismas salidas, de manera de mantener en esta columna el saldo real de las ventas efectuadas.

Si bien es cierto que la devolución de mercaderías, por parte del cliente, podría registrarse en el kardex de control en la columna ENTRADAS , pero esto no permitiría tener el monto exacto de las mercaderías vendidas en un determinado período, ya que este estaría sobrevalorado puesto que no registraría las mercaderías devueltas.

La tarjeta de existencias deberá reflejar lo siguiente:

Descuentos

En las operaciones comerciales de la empresa, esta puede obtener y conceder descuentos, dependiendo de si estas operaciones son de compra, de venta, al contado o a crédito, como veremos a continuación. - Descuentos Otorgados En Las Ventas Son descuentos que la empresa concede a sus clientes y que corresponde a sumas o cantidades que se rebajan del valor de una venta, por diferentes razones, que podemos clasificar en dos tipos: - Descuentos Comerciales:

Estos descuentos tienen por finalidad el promover las ventas, están directamente relacionados con los volúmenes de éstas, y por lo tanto se otorgan en el momento mismo de la venta. Lo anterior implica que la factura que se emita por esta operación de venta deberá incluir este descuento, quedando rebajado del valor final de la factura. El registro contable de esta situación quedará de la siguiente forma:

Al igual que en las materias estudiadas anteriormente, en este registro se ha cargado la cuenta CAJA bajo el supuesto de que la operación fue en efectivo, de no ser así, se deberá cargar la cuenta de activo que refleje la forma de pago que se haya acordado con el cliente o el correspondiente crédito otorgado a éste. Analizaremos lo anterior, a través del siguiente ejemplo: EJEMPLO:

Se venden, al contado, 1.000 unidades de mercadería a $ 10 cada una, otorgándole al cliente un descuento por volumen del 20%. El asiento contable por esta venta queda de la siguiente forma:

Como se puede apreciar, el descuento queda rebajado inmediatamente en la factura emitida por la operación de venta y por lo tanto constituye un menor valor de venta.

- DESCUENTOS FINANCIEROS Están directamente relacionados con el pronto pago de una factura, y corresponde a la rebaja en el precio cobrado al cliente con ocasión del pago de una factura antes de su fecha de vencimiento. Lo anterior implica que este descuento no se efectúa en el mismo momento de la venta, ya que surge de una venta a crédito que es pagada con anticipación a la fecha pactada de vencimiento. Es por ello que, al momento de realizarse la venta, no se sabe si el cliente pagará antes de la fecha pactada, lo que originaría el descuento en cuestión, por lo que la factura que se emita por la venta no puede incluir este descuento. La factura deberá indicar "Si esta factura es cancelada antes del día¿¿.., se otorgará un descuento del ¿..%". El otorgamiento del descuento financiero obliga a la empresa a rebajar la factura emitida por la venta, a través de la emisión de una NOTA DE CREDITO, en la cual se indique el número de la factura que se está rebajando, el motivo y monto del descuento. Cabe destacar que esta rebaja se efectúa sobre el monto de la venta, afecta o exenta de I.V.A, por lo que el descuento otorgado quedará en iguales condiciones que la base original de la factura. Esta Nota de Crédito emitida deberá ser contabilizada en la empresa vendedora, reconociendo este descuento como resultado en una cuenta denominada DESCUENTOS OTORGADOS o DESCUENTOS CONCEDIDOS.

EJEMPLO: Se efectúa una venta a crédito simple de 1.000 unidades a $10 cada una, y se otorgará un descuento del 20% si la factura es cancelada dentro de los siguientes 10 días. El cliente cancela la factura dentro de ese plazo por lo que se le otorga el descuento pactado. El registro de la factura de venta será el siguiente :

El registro del pago de la factura y la Nota de Crédito por el descuento será:

En este asiento contable se registra la recepción del dinero ($9.440) por una cantidad menor que la deuda del cliente ($11.800), reconociendo el gasto financiero asumido al conceder el descuento ($2.000), y se rebaja el IVA DEBITO FISCAL, ya que se está rebajando la base imponible de la venta. La cuenta DESCUENTO OTORGADO es una cuenta de resultado, específicamente de gasto financiero, por lo que deberá mostrarse como tal en el Estado de Resultados. DESCUENTOS OBTENIDOS Son descuentos que la empresa obtiene de sus proveedores y que corresponde a sumas o cantidades que le rebajan del valor de una compra, por diferentes razones, que podemos clasificar en dos tipos: - Descuentos Comerciales: Estos descuentos tienen por finalidad el promover las ventas, están directamente relacionados con los volúmenes de éstas, y por lo tanto se obtienen en el momento mismo de la compra. Lo anterior implica que la factura que se reciba por esta operación de compra deberá incluir este descuento, quedando rebajado del valor final de la factura. El registro contable de esta situación quedará de la siguiente forma:

Al igual que en las materias estudiadas anteriormente, en este registro se ha abonado la cuenta CAJA bajo el supuesto de que la operación fue en efectivo, de no ser así, se deberá abonar la cuenta de pasivo que refleje la forma de pago que se haya acordado con el proveedor. Analizaremos lo anterior, a través del siguiente ejemplo:

EJEMPLO: Se compran al contado, 20 unidades de mercadería a $1.000 cada una, obteniendo del proveedor un descuento por volumen del 10%. El asiento contable por esta compra queda de la siguiente forma:

Como se puede apreciar, el descuento queda rebajado inmediatamente en la factura recibida por la operación de compra y por lo tanto constituye un menor valor de la mercadería comprada. - Descuentos Financieros

Están directamente relacionados con el pronto pago de una factura, y corresponde a la rebaja en el precio cobrado por el proveedor con ocasión del pago de una factura antes de su fecha de vencimiento. Lo anterior implica que este descuento no se obtiene en el mismo momento de la compra, ya que surge de una compra a crédito que es pagada con anticipación a la fecha pactada de vencimiento. Es por ello que, al momento de realizarse la compra, no se sabe si la deuda será pagada antes de la fecha pactada, lo que originaría el descuento en cuestión, por lo que la factura que se recibe por la compra no puede incluir este descuento. La factura deberá indicar "Si esta factura es cancelada antes del día¿¿.., se otorgará un descuento del ¿..%". La obtención del descuento financiero se hace efectivo a través de la recepción de una NOTA DE CREDITO, emitida por el proveedor para rebajar la factura que éste emitió al realizarse la operación de compra, documento en el cual se indica el número de la factura que se está rebajando, el motivo y monto del descuento. Cabe destacar que esta rebaja se efectúa sobre el monto de la compra, afecta o exenta de I.V.A, por lo que el descuento otorgado quedará en iguales condiciones que la base original de la factura. Esta Nota de Crédito recibida deberá ser contabilizada en la empresa compradora, reconociendo este descuento como resultado en una cuenta denominada DESCUENTOS OBTENIDOS. EJEMPLO: Se efectúa una compra a crédito simple de 20 unidades a $1.000 cada una, y se obtendrá un descuento del 10% si la factura es cancelada dentro de los siguientes 10 días. La empresa paga la factura dentro de ese plazo por lo que se obtiene el descuento pactado. El registro de la factura recibida por la compra será el siguiente :

El registro del pago de la factura y la Nota de Crédito recibida por el descuento será:

En este asiento contable se registra el pago, como abono a la cuenta CAJA ($21.240) por una cantidad menor a la deuda con el proveedor ($23.600), reconociendo el ingreso financiero percibido al obtener el descuento ($2.000), y se rebaja el IVA CREDITO FISCAL, ya que se está rebajando la base imponible de la compra.

La cuenta DESCUENTO OBTENIDO es una cuenta de resultado, específicamente de ingreso financiero, por lo que deberá mostrarse como tal en el Estado de Resultados.

Intereses Al realizar operaciones de compras y ventas podemos encontrarnos con situaciones en las intervengan intereses y descuentos inherentes a este tipo de operaciones. Muchas veces en las operaciones de compra-venta a crédito, dentro del precio de esta transacción se incluyen intereses, que buscan cubrir el costo del dinero en el tiempo, es decir, el vendedor incluye dentro del crédito, el valor que le significa no contar con el dinero en el lapso de tiempo del crédito. Adicionalmente, también en estas transacciones, podemos encontrar intereses provenientes del retraso en el pago de una factura. Estos intereses por mora se generan del incumplimiento del pago, por parte del cliente, en el lapso de tiempo estipulado. Como se ha mencionado anteriormente, los intereses provienen de operaciones de compra y de venta, por lo cual analizaremos estas situaciones desde el punto de vista de las funciones operacionales. Intereses En Las Compras

- Intereses Por Créditos: Las empresas, al comprar a crédito, pueden enfrentarse al cobro de intereses por parte del proveedor de los artículos, como condición del otorgamiento de dicho crédito. Existen distintos mecanismos de aplicación de intereses, que no es relevante detallar en esta asignatura, por lo que para efectos de simplificación solo se tratará la aplicación de interés simple, de manera de centrar la atención en los efectos contables.

Así, al pactarse un crédito se establece una tasa de interés que será aplicada sobre el monto de la deuda, que generalmente, por las características de estos créditos, será expresada en términos mensuales. Los intereses determinados sobre las deudas a proveedores, producto de la obtención de créditos, constituyen un gasto para la empresa que deberá ser cargado a resultados del período en que se generen, con abono a la cuenta PROVEEDORES o INTERESES POR PAGAR. Cabe destacar que el concepto de devengado, estudiado ya en el Boletín Técnico Nº 1 del Colegio de Contadores de Chile, reviste vital importancia para el reconocimiento de intereses. De esta forma, debemos reconocer el gasto por intereses que se genera para la empresa y el aumento de la deuda con el proveedor por concepto de dichos intereses, en la medida que éstos se vayan devengando a través del tiempo. Desde el punto de vista de la legislación tributaria vigente, los intereses forman parte de la base imponible, y como tal, quedan afectos al Impuesto a las Ventas y Servicios. Por estos intereses el proveedor deberá emitirle a la empresa una Nota de Débito o una Factura en la que conste dicho cobro con el correspondiente impuesto. El registro contable de los intereses en la empresa será efectuado de la siguiente forma:

EJEMPLO: El día 2 de noviembre, la sociedad " TRADICINAL" Ltda. compra mercaderías a la sociedad "CONVENCIONAL" Ltda., en la suma de $ 100.000 neto, a crédito simple a 90 días, con un interés simple del 3% mensual, el cual será cancelado al pagar el crédito que le da origen.

Como se puede apreciar en el ejemplo, al 31 de diciembre, fecha del balance, la empresa ha reconocido el gasto devengado por concepto de intereses en la compra a crédito de mercaderías. Adicionalmente, ha reconocido el mayor valor de la deuda que presenta con los proveedores de estos bienes, la que ha aumentado por concepto de intereses, cuenta que a dicha fecha asciende a $ 125.080, que corresponde al monto de la compra por $ 118.000, más los intereses por los meses de noviembre y diciembre que en conjunto suman $ 7.080. Se aprecia claramente que, si bien la compra se efectuó a 90 días, no se han reconocido los intereses por el mes de enero, ya que a la fecha del balance éstos no se encuentran devengados, debiendo entonces reconocerlos al 30 de enero, fecha en la cual, coincidentemente, deberá pagarse el total de la deuda con el proveedor en cuestión. A continuación se presenta el registro al 30 de enero y al 2 de febrero, fecha en que se paga la deuda al proveedor y se recibe de éste la correspondiente Nota de Débito:

El registro contable será:

- INTERESES POR MORA: La empresa al comprar recibe una factura en la cual se indica la forma de pago, y en caso de que ésta sea a crédito, por lo general, se establece en este mismo documento una cláusula especial que dice: "el no pago de esta factura

dentro de ¿..días, devenga un interés del ¿..%". Por lo tanto, el proveedor se encuentra en condiciones de aplicar el interés indicado en la factura, si ésta no es cancelada en la

fecha establecida. Este interés deberá, al igual que en el caso anterior, ser reconocido en la empresa compradora como un cargo a resultados, afecto al Impuesto a las Ventas y Servicios, y por el cual recibirá del proveedor una Nota de Débito o una Factura, en la cual se presente

desglosada la base y el impuesto correspondiente. El registro contable de los intereses en la empresa será contabilizado al efectuar el pago de la deuda y por supuesto de los

intereses, como se aprecia en el siguiente asiento contable:

EJEMPLO: El día 2 de octubre, la sociedad " TRADICINAL" Ltda. compra mercaderías a la sociedad "CONVENCIONAL" Ltda., en la suma de $ 100.000 neto, a crédito simple a 30 días.

Esta compra no es cancelada hasta el día 30 de noviembre, y el proveedor cobra un 2% adicional por mora en el pago de la factura, por lo que le emite a "TRADICIONAL" Ltda., una Nota de Débito por dichos intereses.

Como se puede apreciar en el ejemplo, los intereses por mora en el pago de una factura, corresponden a sumas que se adicionan al monto original de la deuda, producto del retraso en su cancelación. Lo anterior nos indica que estos intereses quedan también afectos al Impuesto a las Ventas y Servicios, al igual que en el caso anterior.

Este tipo de intereses, también son susceptibles de devengamiento, es decir, la empresa debe reconocerlos periódicamente a la fecha del balance, aún cuando no los haya pagado a dicha fecha. En esta situación los intereses pasarán a aumentar el monto adeudado al proveedor, y deberán abonarse en dicha cuenta o en la cuenta INTERESES POR PAGAR.

- INTERESES EN LAS VENTAS

- INTERESES POR CRéDITOS: Las empresas, al vender a crédito, pueden cobrar intereses al cliente al cual vende los artículos, como condición del otorgamiento de dicho crédito. Al igual que en el punto anterior solo utilizaremos interés simple, de manara de centrar la atención en los efectos contables. Así, al pactarse un crédito con el cliente se establece una tasa de interés que será aplicada sobre el monto por cobrar, que generalmente, por las características de estos créditos, será expresada en términos mensuales. Los intereses determinados sobre las cuentas por cobrar a clientes, producto del otorgamiento de créditos, constituyen un ingreso para la empresa que deberá ser abonado a resultados del período en que se generen, con cargo a la cuenta CLIENTES , DUDORES POR VENTAS, VARIOS DEUDORES o INTERESES POR COBRAR, según sea el caso. Cabe destacar que el concepto de devengado, estudiado ya en el Boletín Técnico Nº 1 del Colegio de Contadores de Chile, reviste vital importancia para el reconocimiento de intereses. De esta forma, debemos reconocer la ganancia por intereses que se genera para la empresa y el aumento de la cuenta por cobrar al cliente por concepto de dichos intereses, en la medida que éstos se vayan devengando a través del tiempo. Desde el punto de vista de la legislación tributaria vigente, los intereses forman parte de la base imponible, y como tal, quedan afectos al Impuesto a las Ventas y Servicios. Por estos intereses la empresa deberá emitirle al cliente una Nota de Débito o una Factura en la que conste dicho cobro con el correspondiente impuesto.

El registro contable de los intereses en la empresa será efectuado de la siguiente forma:

EJEMPLO: El día 2 de noviembre, la sociedad " TRADICINAL" Ltda. vende mercaderías a la sociedad "CONVENCIONAL" Ltda., en la suma de $ 100.000 neto, a crédito simple a 90 días, con un interés simple del 3% mensual, el cual será cancelado al pagar el crédito que le da origen.

Como se puede apreciar en el ejemplo, al 31 de diciembre, fecha del balance, la empresa ha reconocido solo la ganancia devengada por concepto de intereses en la venta a crédito de mercaderías.

Adicionalmente, ha reconocido el mayor valor de la cuenta por cobrar de los clientes compradores de los bienes, la que ha aumentado por concepto de intereses, y que a dicha fecha asciende a $ 125.080, que corresponde al monto de la venta por $ 118.000, más los intereses por los meses de noviembre y diciembre que en conjunto suman $ 7.080. Se aprecia claramente que, si bien la venta se efectuó a 90 días, no se han reconocido los intereses por el mes de enero, ya que a la fecha del balance éstos no se encuentran devengados, debiendo entonces reconocerlos al 30 de enero, fecha en la cual, coincidentemente, deberá recibirse el pago del total de cuenta por cobrar del cliente en cuestión. A continuación se presenta el registro al 30 de enero y al 2 de febrero, fecha en que se recibe el pago del crédito otorgado, emitiendo la empresa la correspondiente Nota de Débito: El registro contable será:

- INTERESES POR MORA: La empresa al comprar recibe una factura en la cual se indica la forma de pago, y en caso de que ésta sea a crédito, por lo general, se establece en este mismo documento una cláusula especial que dice: "el no pago de esta factura dentro de ¿..días, devenga un interés del ¿..%". Por lo tanto, el proveedor se encuentra en condiciones de aplicar el interés indicado en la factura, si ésta no es cancelada en la fecha establecida. Este interés deberá, al igual que en el caso anterior, ser reconocido en la empresa compradora como un cargo a resultados, afecto al Impuesto a las Ventas y Servicios, y por el cual recibirá del proveedor una Nota de Débito o una Factura, en la cual se presente desglosada la base y el impuesto correspondiente. El registro contable de los intereses en la empresa será contabilizado al efectuar el pago de la deuda y por supuesto de los intereses, como se aprecia en el siguiente asiento contable:

EJEMPLO: El día 2 de octubre, la sociedad " TRADICINAL" Ltda. vende mercaderías a la sociedad "CONVENCIONAL" Ltda., en la suma de $ 100.000 neto, a crédito simple a 30 días. Esta venta no es cancelada por el cliente hasta el día 30 de noviembre, y la empresa vendedora cobra un 2% adicional por mora en el pago de la factura, por lo que le emite a "CONVENCIONAL" Ltda., una Nota de Débito por dichos intereses.

Como se puede apreciar en el ejemplo, los intereses por mora en el pago de una factura, corresponden a sumas que se adicionan al monto original de la deuda, producto del retraso en su cancelación. Lo anterior nos indica que estos intereses quedan también afectos al Impuesto a las Ventas y Servicios, al igual que en el caso anterior. Este tipo de intereses, también son susceptibles de devengamiento, es decir, la empresa debe reconocerlos periódicamente a la fecha del balance, aún cuando no los haya cobrado a dicha fecha. En esta situación los intereses pasarán a aumentar el monto adeudado por el cliente, y deberán cargarse en dicha cuenta o en la cuenta INTERESES POR COBRAR.

Contabilización de distintos ajustes y regularizaciones periódicas CAJA Y BANCOA continuación estudiaremos el ítems Disponible. éste esta compuesto por todos aquellos fondos de disponibilidad inmediata, que no están sujetos a restricción alguna.

De ello se desprende que sólo se deben ubicar los saldos de la cuenta Caja y de la Cuenta corriente bancaria, sin considerar dentro de éstos cualquier otro fondo que se mantenga en la empresa para hacer frente situaciones específicas.

CAJA

Es una de las principales cuentas de la empresa. Refleja los fondos generados por las operaciones comerciales de la organización y que ésta mantiene en su poder en un momento determinado.

AUMENTOS DE CAJA

El saldo de esta cuenta aumentará, por ejemplo, al recibir dinero de:

El aporte de los socios, cuando éste sea hecho en efectivo. Ventas efectuadas al contado y en efectivo. Se genere el cobro a clientes o deudores producto de una venta a crédito. Se reciban en efectivo ganancias producto de operaciones con instrumentos financieros. La cuenta corriente bancaria para mantener como fondo fijo, la que deberá reponerse en el caso que se agote.

DISMINUCIONES DE CAJA

El saldo de esta cuenta disminuirá, por ejemplo, cuando:

Los socios efectúen retiros de efectivo o se paguen dividendos en efectivo. Se efectúe una compra, cuya forma de pago en efectivo. Se genere el pago a proveedores o acreedores producto de una compra a crédito. Se paguen gastos menores, que se puedan cubrir con efectivo.

CONTROL DE CAJA

La Caja es el activo circulante más líquido de la empresa, el de mayor movimiento, por lo que su control es bastante difícil.

Para efectuar un adecuado control se dispone diferentes y estrictas medidas que buscan evitar las irregularidades, especialmente en la salida de dinero, donde encontramos por ejemplo:

Identificar al funcionario que recibe y el que egresa fondos, en el caso que no fuera el mismo. Preparar un listado diario de ingresos de dinero en un comprobante contable. Preparar un listado diario de egresos de dinero en un comprobante contable.

ARQUEO DE CAJA

Una de las herramientas más utilizadas para el control de las entradas y salidas de caja es el Arqueo de Caja. Consiste en un conteo del efectivo que se encuentra en un momento determinado en caja, que deberá ser registrado, en presencia de un tercero, en comprobantes especialmente preparados para estos efectos, que deberá ser firmado por el encargado de la caja, quien realiza el arqueo y por la tercera persona que dará fé de la correcta aplicación de esta herramienta de control. Este arqueo deberá realizarse de manera sorpresiva y en cualquier momento, para que sea una efectiva medida de control al encargado de caja. El arqueo de caja debe registrar en forma detallada como está compuesto el efectivo, indicando cuanto corresponde a monedas y cuanto a billetes. El saldo obtenido de este arqueo deberá coincidir con el saldo contable de la cuenta Caja a esa fecha. A continuación se presenta una posible estructura para un arqueo de caja:

CONTROL DE FONDOS

Otra forma de controlar el efectivo en la empresa es disponer una Caja Principal que recaude y deposite el efectivo, y de una cantidad predeterminada que se destinará a gastos menores, es decir, un Fondo Fijo que se deberá tener en caja a diario, evitando que existan sobrantes que no sean identificables o faltantes que no puedan ser aclarados con un correspondiente comprobante de respaldo.

Si existiesen faltantes de dinero, éstos deberán ser explicados con documentación física de respaldo que aclare la salida de estos fondos.

Si dentro del período contable no se cuenta con todos los documentos que justifiquen un faltante, éste deberá quedar reflejado en una cuenta denominada Fondos por Rendir.

BANCO

En la actualidad la mayoría de las empresas manejan su dinero en cuentas corrientes bancarias, que a pesar de tener un costo, es la forma más segura de controlar sus fondos, haciendo responsable por su custodia a la institución bancaria en la cual se deposite el dinero.

Esta cuenta forma parte del rubro Disponible en el Activo Circulante. En esta cuenta se registrarán los movimientos de entradas y salidas de dinero de la cuenta corriente bancaria en un período determinado, que generalmente corresponde a un mes.

Se efectuarán cargos en esta cuenta por diferentes motivos, dentro de los cuales podemos mencionar:

Apertura de la cuenta Depósitos en efectivo o con documentos, efectuados por la propia empresa Depósitos en efectivo o con documentos, efectuados por otros a favor de la empresa Préstamos obtenidos Cobranza y descuento de documentos efectuados por el banco a favor de la empresa Remesas recibidas

Se efectuarán abonos en esta cuenta por diferentes motivos, dentro de los cuales podemos mencionar:

Giro de cheques Protesto de cheques Intereses bancarios Gastos bancarios Impuesto de timbres y estampillas Amortizaciones de préstamos Cumplimiento de responsabilidad sobre letras descontadas no pagadas.

A continuación se presenta una cuenta esquemática de la situación planteada, con cargos y abonos a ala cuenta Banco:

De esta forma, con cargos y abonos se obtendrá el saldo de la cuenta, que por lo general es un Saldo deudor, aunque puede ser Acreedor al existir una Línea de Sobregiro autorizada para la empresa por un monto definido.

Si hubiese un Saldo Acreedor en la cuenta Banco , éste deberá ser mostrado dentro del Pasivo Circulante de la empresa en el ítem Obligaciones con Bancos de Corto Plazo, según lo indica la Superintendencia de Valores y Seguros en Circular Nº1501

Por su parte, el banco emitirá mensualmente a la empresa un informe llamado Cartola Bancaria, que mostrará los movimientos efectuados en la cuenta corriente, según sus registros.

Esta Cartola presenta información respecto de los ingresos o depósitos realizados en la cuenta corriente de la organización. Estos depósitos pueden haberse realizado en efectivo o con cheques del mismo banco o de otras instituciones bancarias.

No obstante existe información que no es aportada por la institución bancaria en la citada cartola. Este es el caso de:

Cheques Girados o emitidos y no cobrados Cheques emitidos a fecha.

Dado lo anterior, la información entregada por el banco debe ser cotejada con la información interna que contablemente ha registrado la empresa por los mismos movimientos de fondos.

CONCILIACION BANCARIA

Concepto Es la comparación de los antecedentes de la cuenta banco proporcionados por la contabilidad de la empresa y la correspondiente cartola bancaria, con el objeto de determinar el origen de las diferencias y efectuar los ajustes contables correspondientes.

El saldo representado en el balance de la cuenta banco debe corresponder realmente a lo disponible a la fecha de los estados financieros, para lo cual debe realizarse una Conciliación Bancaria tomando como base de información la proporcionada por el banco y la que tiene registrada la empresa en sus mayores, para proceder a evaluar los movimientos que tienen que ver con la cuenta banco. La conciliación, difiere en sus conceptos entre el banco y la empresa, por ejemplo para uno es su pasivo y para el otro es su activo. Esto hace que el tratamiento de la cuenta si no es manejado con propiedad llevará a la persona a incurrir en errores importantes. La persona encargada de la Conciliación debe manejar el siguiente concepto: Los abonos realizados por la empresa en la cuenta de mayor Banco son cargos para la entidad financiera. Por lo general los cargos informados por el banco son, entre otros, intereses, comisiones, impuestos de timbres y estampillas (talonarios de cheque, etc.). Cargos más frecuentes en la cuenta banco de la empresa: 1. Ingresos en cuenta corriente, los que corresponden principalmente a los depósitos enviados por la entidad al respectivo banco. 2. Los ingresos correspondientes a la cobranza de documentos que ha realizado el banco en nombre de la empresa. Abonos más frecuentes a la cuenta banco de la empresa: 1. Los giros de cheque contra fondos depositados oportunamente en cuenta corriente: Control sobre la cuenta corriente La empresa para mantener un mayor control de la cuenta corriente deberá habilitar un registro adicional para registrar el movimiento de la cuenta corriente, que puede ser un libro, una libreta, una tarjeta o bien puede llevarlo computacionalmente. A su vez la entidad bancaria proporciona periódicamente, o cuando el cliente lo solicita, un documento con todos los movimientos que ha experimentado la cuenta corriente de la empresa, este documento se conoce como Cartola Bancaria y es por cada cuenta corriente, aunque la empresa posea más de una cuenta corriente con la entidad bancaria. Las cartolas bancarias en la actualidad se encuentran más o menos estandarizadas, tienen una capacidad de 30 movimientos, las cartolas van numeradas correlativamente y cada una de ellas inicia la información con el saldo de la inmediatamente anterior. Razón para realizar una conciliación bancaria El saldo de la cuenta banco de la empresa y el saldo de la cartola, ambos considerados en la misma fecha, generalmente no son coincidentes. Las razones principales son las siguientes: 1. Depósito en cuenta corriente realizados por la empresa y que aún no ha sido registrado en la contabilidad del banco. 2. Giros de Cheques por parte de la empresa y que aún no han sido cobrados por los beneficiarios de ellos, esta distorsión es debida a que la contabilidad registra el abono a la cuenta de banco cuando se emite el cheque y no cuando se cobra. 3. Abonos en cuenta corriente efectuadas por la entidad bancaria, cobranza de letras, de préstamos otorgados, de descuentos de documentos, etc. y que la empresa aún no ha contabilizado por no haber recibido los respectivos documentos que respaldan el hecho económico, de parte del banco. 4. Cargos en cuenta corriente efectuadas por la entidad bancaria (interés, comisiones, y otros) y que la empresa no ha registrado en su contabilidad. 5. Errores contables, sean de la empresa o de la entidad. La razón principal por la que puede suceder que una operación se encuentre registrada sólo en una de las contabilidades, la de la empresa o la del banco y no en las dos simultáneamente, es debido al lapso que media entre el momento en que se registra por la empresa y dicho hecho es registrado por la entidad financiera en su contabilidad.

Pasos metódicos de la conciliación bancaria 1. Verificar las operaciones que se encuentran registradas en ambas partes. 2. Determinar las operaciones que se encuentran registradas en la contabilidad de la empresa, sean cargos o abonos que no se encuentran en la cartola bancaria. 3. Determinar las operaciones que figuran en la cartola y que aún no han sido registradas en la contabilidad de la empresa. El resultado del análisis puede hacer necesario la formulación de asientos de ajuste, con el objeto de mostrar el saldo bancario disponible a una fecha determinada. También determina y justifica la omisión de los registros de los hechos económicos tanto por la empresa como por el banco.

Conciliación analítica Al realizar este método se facilita la conciliación cuando el volumen de movimientos de la empresa es importante.

EMPRESA BANCODetalle Valor Detalle Valor Saldo según empresa Más:Abonos realizados por el banco no registrados en la empresa Menos:Cargos realizados por el banco no registrados en la empresa +- Ajustes

XXX

XXXXXX

(XXX)(XXX)

XXX

Saldo seg ún cartola Más:Cargos realizados por la empresa no registrados en la cartola Menos:Abonos realizados por la empresa no registrados en la cartola +- Ajustes

XXX

XXXXXX

(XXX)(XXX)

XXX

SALDO EFECTIVO XXX SALDO EFECTIVO XXX

Conciliación Lineal: Básicamente este método consiste en la adición o deducción de las partidas no consideradas, ya sea en la cartola bancaria o en la cuenta de mayor de banco en los libros de la empresa y para esto se puede utilizar dos métodos. Primer método: el proceso de conciliación parte desde el saldo del libro mayor de la empresa.

Saldo de la cuenta Banco a la fecha de la conciliación Más:· Abonos bancarios no contabilizados por la empresa· Cheques pendientes de cobro Menos:· Cargos bancarios no contabilizados por la empresa· Depósitos en tránsito Saldo igual a la cartola bancaria

XXX

XXXXXX

(XXX)(XXX)

XXX

Segundo método: el proceso de conciliación parte desde la cartola enviada por el banco

Saldo según cartola bancaria a la fecha de la conciliación Más:· Cargos bancarios no contabilizados por la empresa· Depósitos en tránsito Menos:· Abonos bancarios no contabilizados por la empresa· Cheques pendientes de cobro Saldo igual a la cuenta Banco a la fecha de conciliación

XXX

XXXXXX

(XXX)(XXX)

XXX

En cualquiera de los dos métodos se deben contabilizar las partidas que se encuentren pendientes de registro en los libros de la empresa. Terminado el proceso, se calcula el saldo real de la cuenta banco, que debe ser presentado en el balance.

Ejemplo: A continuación se presenta el movimiento del mayor de la cuenta Banco de una empresa y su correspondiente cartola bancaria:

BANCO CARTOLA BANCARIASaldo inicial 100Depósito 1 80Depósito 2 40

30 cheque 0120 cheque 0250 cheque 03

Talonario 10 Cheque 02 20

Saldo inicial 100Depósito 1 80

220 100 30 180Saldo 120 Saldo 150

CONCILIACION ANALíTICA

EMPRESA BANCO

Detalle Valor Detalle Valor Saldo según empresa Más:Abonos bancarios no registrados en la empresa Menos:Cargos bancarios no registrados en la empresa +- Ajustes

Saldo seg ún cartola Más:Cargos realizados por la empresa no registrados en la cartola Menos:Abonos realizados por la empresa no registrados en la cartola +- Ajustes

SALDO EFECTIVO SALDO EFECTIVO

CONCILIACION LINEAL

Primer método:

Saldo de la cuenta Banco a la fecha de la conciliación

Más:· Abonos bancarios no contabilizados por la empresa· Cheques pendientes de cobro Menos:· Cargos bancarios no contabilizados por la empresa· Depósitos en tránsito Saldo igual a la cartola bancaria

Segundo método:

Saldo según cartola bancaria a la fecha de la conciliación Más:· Cargos bancarios no contabilizados por la empresa· Depósitos en tránsito Menos:· Abonos bancarios no contabilizados por la empresa· Cheques pendientes de cobro Saldo igual a la cuenta Banco a la fecha de conciliación

Contabilización de distintos ajustes y regularizaciones periódicas.

Estimación de Incobrables

Normalmente cuando una empresa efectúa ventas al crédito, se ve enfrentada a una eventual pérdida por la irrecuperabilidad de algunos saldos adeudados por los clientes. En contabilidad, existen dos posiciones en relación a la época en que se debe

reconocer la pérdidas por incobrables.

1. Criterio Tributario

Según esta forma, la pérdida se debe reconocer luego de que se hayan agotado prudencialmente todos los medios de cobro. Este es el criterio sustentado por el Servicio de Impuestos Internos para la aceptación de la pérdida por incobrable.

El registro contable al momento de reconocer la pérdida es el siguiente:

2. Criterio Financiero

De acuerdo a este criterio la pérdida por incobrable se reconoce sobre la base de una estimación, que se determina en el ejercicio comercial en que se ha producido la venta. Lo anterior permite correlacionar ingresos y gastos de un mismo período.

El monto de la estimación por incobrable está determinado fundamentalmente por la experiencia de la empresa sobre el grado de recuperación de los créditos en los ejercicios comerciales anteriores. En teoría contable, existen 3 formas para establecer el

monto de la provisión:

1. Porcentaje aplicado al saldo total de las cuentas por cobrar.

2. Porcentaje aplicado al monto de ventas al crédito realizadas en el período.

3. Porcentaje al saldo de cuentas por cobrar subdividido en cédulas de antigüedad.

Proceso de Contabilización

1. Contabilización de la Estimación:

Al cierre del ejercicio comercial o fecha de preparación del balance, la empresa debe estimar el monto de incobrables con el

objeto de registrarlo en los libros de la siguiente forma:

Ejemplo

Una empresa ha efectuado ventas a crédito durante el ejercicio por $345.000 y presenta un saldo en cuentas por cobrar de $220.000 al final del periodo.

Calcular el monto de la provisión el los siguientes casos en forma independiente:

a) La empresa estima que un 5% de las ventas a crédito serán incobrables

b) Si estima que el 6% del saldo de cuentas por cobrar será incobrable

c) Si la empresa efectúa la estimación sobre la base de una cédula de antigüedad:

Antigüedad Monto %

Vigentes 55.000 2%

Atrasadas menos de 30 días 60.000 4%

Atrasadas entre 31 y 60 días 90.000 5%

Atrasadas más de 60 días 15.000 9%

2. Contabilización del Castigo:

En el momento en que la empresa tiene conocimiento que el crédito no será recuperado, procederá a castigarlo, es decir, rebajarlo del rubro de activos. Lo anterior se realiza de la siguiente forma:

Producto de la contabilización anterior, se pueden producir las siguientes situaciones

a. Que el monto castigado resulte inferior al monto estimado.

En este caso, la cuenta estimación quedará con saldo (acreedor) el que deberá rebajarse en el futuro cuando se contabilice nuevamente la estimación por incobrables del período.

b. Que el monto castigado sea superior al monto de la estimación:

En este caso, solo la diferencia detectada representará una pérdida para el período en que se realiza el castigo. El registro contable es:

Situaciones Especiales

1. Regularización del exceso de estimación de deudas incobrables.

Si a la fecha de la preparación del balance, la cuenta estimación deudas incobrables trae un saldo de arrastre de períodos anteriores, superior al monto de la provisión del período, la diferencia deberá ser regularizada de la siguiente forma:

2. Recuperación de los Créditos declarados como Incobrables.

Si en algún momento la empresa logra recuperar un crédito que había sido castigado, podrá registrarlo de la siguiente forma:

Gastos Anticipados

Este ítem perteneciente al activo y que se ubica principalmente en la sección circulante, representa ciertos desembolsos efectuados por la empresa durante el ejercicio comercial, por concepto de servicios que a la fecha de preparación de los Estados

Financieros aún no han sido utilizados. Básicamente se encuentran los arriendos y los seguros pagados por adelantado.

Desde el punto de vista contable se distinguen las siguientes etapas:

1. Contabilización del Pago: Cuando se realiza el desembolso por el pago de todo el servicio, se considera un activo, razón por la cual, se registra de la siguiente forma:

2. Regularización: A la fecha del balance esta cuenta deberá ser regularizada, es decir, reconocer en resultados la porción del servicio que se ha utilizado durante el ejercicio comercial correspondiente. Lo anterior provoca el siguiente registro:

Depreciación de Activos Fijos

Definición: Es la asignación sistemática a gasto, del costo del Activo Fijo ya sea por uso u obsolescencia.

Métodos de Contabilización de la Depreciación:

Se distinguen dos métodos de registro de depreciación: 1. Método Directo: El gasto por depreciación rebaja directamente al Activo Fijo involucrado en la operación, como se aprecia en

la siguiente contabilización:

2. Método Indirecto: Bajo este sistema el gasto por depreciación se registra contra una cuenta especial denominada "depreciación acumulada": Esta cuenta presenta características de pasivo, pero se clasifica como cuenta complementaria de

activo (activo fijo), es decir, en el balance clasificado se presenta rebajándolo.

Importancia del cálculo de la depreciación

El cálculo exacto de la depreciación y su correcta contabilización reviste gran importancia para la empresa desde el punto de vista informativo, ya que sirve de base para realizar otras operaciones que se identifican directa o indirectamente con la empresa.

Entre los aspectos más importantes a destacar se encuentran los siguientes:

Determinación del valor real de los bienes: La depreciación permite una correcta valuación de los activos fijos, en la presentación de los Estados Financieros o en su defecto para determinar el precio de la venta de ellos.

Determinación del resultado exacto del período: Una vez contabilizada la depreciación, ésta se traduce en un gasto y por lo tanto afecta al Estado de Resultados, ya que en conjunto con los demás gastos e ingresos se determina el resultado del período.

Determinación del costo real de fabricación: En las empresas manufactureras la depreciación de los Activos Fijos de la sección de Producción no constituye un simple gasto del período, ya que se consideran costos de fabricación, razón por la cual queda incluido en el costo de los inventarios y sólo pasa a gastos cuando dichos productos son vendidos (costo de venta).

Método de Depreciación Lineal en base a unidad de tiempo:

Corresponde a uno de los sistemas más utilizados por las empresas debido a la facilidad del cálculo.

De acuerdo al sistema Método de depreciación lineal en base a años de vida útil, el gasto por depreciación será fijo por cada año de vida útil del activo.

La cuota de depreciación se obtiene de la siguiente fórmula:

Costo del activo – dep. acumulada – valor residual= Cuota de depreciación

Vida Util Restante (meses)

Contablización de distintos ajustes y regularizaciones periódicas Amortización de Intangibles

Se deberá incluir bajo este rubro, exclusivamente aquellos activos intangibles, que hayan significado un desembolso efectivo y que representen efectivamente un potencial de servicio para la empresa, tales como patentes, marcas, derechos de llaves, licencias, etc., sin perjuicio de que cuando los montos sean significativos, en las Notas a los Estados Financieros, deberá precisarse su contenido, la forma y período de amortización. A continuación se analizarán algunos intangibles, tales como:

Derechos de Llaves El derecho de llaves es una expresión ampliamente difundida en el medio nacional y equivale a otros términos o vocablos tales como plusvalía o crédito mercantil. En términos generales, el derecho de llaves se define como el mayor valor que un comprador está dispuesto a pagar por conceptos no registrados en la contabilidad del negocio que está adquiriendo, tales como clientela formada, posición en el mercado (prestigio, organización existente, etc.)

Amortización del Derecho de Llaves: Desde el punto de vista tributario, el derecho de llaves no se amortiza, ya que no se acepta como gasto la amortización de este intangible. Desde el punto de vista Financiero la S.V.S. ha establecido que todos los intangibles deben ser amortizados en un plazo prudente en función de sus características y naturaleza. Respecto del método para registrar la amortización de los intangibles, se utiliza el método indirecto, al igual que la depreciación de los Activos Fijos.

Ejemplo: Al 31.12.98 una empresa tiene entre los saldos del Mayor lo siguiente: Derecho de Llaves $3.130.000 Amortización Acumulada $1.878.000

Información Adicional: Los saldos provienen de ejercicios comerciales anteriores. En el período 1998 le corresponde el cuarto año de un total de cinco.

Nota: En el último período de amortización las cuentas de Intangibles y Amortización Acumulada tienen el mismo saldo y, por lo tanto, será necesario realizar un registro contable adicional, que tiene por objeto dejar saldadas la cuentas involucradas y retirar dichos valores de la contabilidad de la empresa.

Gastos de Organización y Puesta en Marcha La creación de una empresa implica en un primer momento de su existencia una serie de desembolsos relacionados con la estructura organizacional que pueden tomar la forma de honorarios profesionales por organización administrativa, organización de la producción, por asesorías legales, investigaciones de mercado, gastos de notariales, emisión de acciones, etc.

En las condiciones anteriores se puede llegar a acumular un monto bastante significativo que, por una parte se encuentra desfasado en el tiempo, respecto de la generación de ingresos y, por otra parte, corresponden a desembolsos indispensables que posibilitan la operación futura de la empresa durante toda su existencia legal. Por tales razones, no sería propio considerar tales desembolsos como gastos del período en que se incurrieron, razón por la cual se opta por diferirlos en varios períodos para no afectar significativamente los resultados económicos de los primeros ejercicios comerciales de la empresa. De acuerdo al criterio tributario, la Ley de la Renta establece que los gastos de organización y puesta en marcha pueden ser amortizados en 1, 2, 3, 4, 5 y hasta 6 ejercicios comerciales desde el instante en que la empresa comience a generar utilidades (ingresos) en su actividad principal o de su origen según corresponda. Si la existencia legal de una empresa fuese inferior al lapso de 6 ejercicios comerciales, entonces los gastos de organización se amortizaran en el lapso de tiempo de vida de la empresa. De acuerdo al criterio sustentado por la S. V.S ., los Gastos de Organización y Puesta en Marcha no constituyen un rubro de activos, por lo cual se presentan rebajando en el rubro de Patrimonio bajo la denominación "Déficit Acumulado en Período de Desarrollo". Cabe señalar que la S.V.S. ha establecido que el Déficit Acumulado en Período de Desarrollo debe tener el mismo tratamiento de las Pérdidas Acumuladas, es decir, las utilidades generadas en ejercicios comerciales futuros se destinarán a absorber el saldo de la cuenta.

Registro Contable de Amortización Al igual que la depreciación, la amortización se puede registrar de dos formas:

Método Directo: bajo esta forma de registro, la amortización afecta directamente a la cuenta gastos de organización, como se aprecia en el siguiente registro: Método Indirecto: Aquí se utiliza una cuenta complementaria denominada amortización acumulada. Esta cuenta se presenta rebajando a los gastos de organización y también se encuentra afecta a corrección monetaria utilizando para ello la misma variación I.P.C. aplicada a la cuenta principal.

Ejemplo: Al 31.12.98 las cuentas de Gastos de Organización y Amortización Acumulada presentan un saldo de $4.800.000 y $1.600.000 respectivamente. Se sabe además que le corresponde el tercer año de amortización de un total de seis.

Gastos de Colocación y Promoción de Productos Nuevos en el Mercado Desde el punto de vista financiero la S.V.S. ha establecido que dichos desembolsos se consideran gastos en el período en que se incurrieron, por lo tanto, afectan directamente al Estado de Resultados. Desde el punto de vista tributario, el S.I.I. ha establecido que el plazo máximo para amortizar dichos gastos es de tres ejercicios comerciales consecutivos desde el momento en que se originaron. (Tratamiento contable es idéntico al señalado para los gastos de organización C. Tributario).

Gastos Incurridos en la Investigación Científica y Tecnológica en Interés de la Empresa Desde el punto de vista Financiero dichos desembolsos deben ser considerados como gastos del período en que se incurren. Desde el punto de vista Tributario estos gastos pueden ser amortizados hasta un lapso de hasta seis ejercicios comerciales consecutivos desde el momento en que se originaron, es decir, se les da el mismo tratamiento que los gastos de organización y puesta en marcha. Provisiones Al término del ejercicio quedan pendientes de pago una serie de gastos, cuyo monto exacto aún se desconoce y que serán canceladas en el ejercicio comercial siguiente. De acuerdo al principio contable de devengado, el efecto en resultados debe quedar reflejado en el ejercicio comercial al cual corresponde.Para solucionar lo anterior, se debe crear una provisión, es decir, abonar a una cuenta especial el monto estimado del compromiso pendiente y la contrapartida será una cuenta de resultado donde se refleje el gasto correspondiente.Esta provisión incluye entre otros los siguientes gastos: energía eléctrica, agua, gas, teléfono y otros similares.El tratamiento contable considera las siguientes etapas: 1. Creación de la Provisión a la fecha del balance: Implica el registro de la estimación propiamente tal.

2. Pago de los Gastos Provisionados: En el ejercicio comercial siguiente, al momento de recibir los estados de cuenta, la empresa procederá a su cancelación, registrando de la siguiente forma:

Estados Finales de la Contabilidad, balance de comprobación y saldos, balance general clasificado, estado de resultados según circular 1501ELABORACIóN DE ESTADOS FINANCIEROS SEGÚN CIRCULAR Nº1501 DE LA S.V .S.

Uno de los indicadores del comportamiento de la Economía es la Ficha Estadística Codificada Uniforme, Fecu, que deben entregar a la Superintendencia De Valores y Seguros todas las sociedades anónimas abiertas y las empresas inscritas en sus registros.

Este sistema se creó a comienzos de los 80 y fue reformado el año 2000 a través de la circular 1501 de la Superintendencia de Valores y Seguros, la cual derogó la Circular N º 239.

La reestructuración apuntaba a una mayor transparencia. Y así ocurrió. Según las empresas de Auditoría "Las modificaciones implementadas por la SVS incorporaron notas adicionales a los estados financieros, que aumentaron la cantidad de información disponible y modificaron las normas de carácter general que afectan a la información financiera y otros antecedentes que se le debe remitir continuamente".

Aun cuando se evalúa de manera positiva el cambio, analistas e inversionistas añoran la forma que tienen de informar empresas que se rigen por otra normativa, como es el caso de Estados Unidos. De hecho, los entrevistados destacan la diferencia entre los datos que entregan compañías que son chilenas, pero que al tener ADR deben proporcionar más antecedentes, de acuerdo a lo que exige el regulador norteamericano.

Uno de las observaciones tiene que ver con que las compañías informan lo mínimo que exige la SVS. Según esto las Auditoras plantean: "Y ese mínimo desde el punto de vista de la parte operacional quizás no es tan abierto, no permite tener una visión muy relevante de su estructura de costos".

Esto se traduce en que hay que acudir a la propia compañía para obtener esa desagregación. De ahí que una práctica común para adquirir más datos sea un documento que se llama press release, que se envía a los inversionistas, y da a conocer una mayor desagregación y explicación más detallada de los resultados. Situación que ocurre especialmente en las empresas que tienen ADR.

En esto coincide un actor de mercado, quien señala que "la información que entregan en la Fecu es muy vaga. Supuestamente hay un análisis razonado, pero no dice nada. Lo único que te dice es que algo bajó o subió, pero no por qué".

En EE.UU. en esos informes, aparte de los resultados, se exponen las expectativas tanto para el propio sector como la marcha de la economía.

También existe un reparo respecto a los tiempos. Actualmente las compañías pueden entregar sus resultados en un lapso de 50 días. La práctica norteamericana contempla un calendario en que cada sociedad avisa el día y hora en que va a informar, lo que ocurre con el mercado cerrado. Asimismo, una de las aspiraciones es que la Fecu incorpore una diferenciación de las empresas por rubro. Claro que con ese nivel de especificación se corre el riesgo de estar entregando información demasiado estratégica de la compañía.

Otro tema que es susceptible de mejorar es el análisis razonado que hace la compañía. Independiente de estos requerimientos, lo cierto es que el objetivo de la Fecu, que es tener uniformidad en la presentación de los estados financieros se cumple. Pese a las críticas, el sistema de Fecu entrega información valiosa. De ahí que desde la banca y las propias empresas haya surgido un proyecto para crear una Fecu especial para las pymes. Transparentar sus datos puede ser de gran ayuda, por ejemplo, a la hora de conseguir un crédito bancario. Pero el tema aquí no radica en la construcción de una plantilla de información contable y financiera ordenada, sino que en el uso y propósito que se le puede dar a la información y las bases sobre las cuales sea preparada. Se procederá a elaborar trabajos grupales de preparación de Estados Financieros Básicos, aplicando la normativa presentada por la citada circular.

Cierre y Reapertura de cuentas Cierre del Ejercicio Al finalizar el ejercicio anual las empresas deben efectuar el cierre de las cuentas y de los libros contables para dar por finalizado el período comercial.

Este proceder se fundamenta por una parte por el hecho de que la legislación vigente así lo exige y por otra parte por la necesidad de evaluar el desempeño que ha tenido la Organización a la luz del principio contable PERIODICIDAD.

Lo anterior no se contrapone a la preparación de estados financieros por períodos menores a un año, pero si se debe considerar que el cierre del ejercicio se efectúa al finalizar el citado periodo anual.

Para llevar a cabo el cierre del ejercicio se deben efectuar asientos de cierre, que tienen por finalidad:

Reflejar el resultado obtenido en el ejercicio en una sola cuenta, ya que hasta ahora éste se componía de una serie de cuentas de resultado.

Saldar las cuentas de resultado, de manera que al comenzar el siguiente ejercicio se encuentren en cero (0) y acumulen los movimientos de dicho período, función principal de este tipo de cuentas.

Asientos de cierre: Como se planteo anteriormente para cerrar el ejercicio que finaliza se deben efectuar dos asientos contables que analizaremos a continuación:

Cierre de cuentas patrimoniales : En primer lugar se deben cerrar todas las cuentas de activos, pasivos y patrimonio, cargando las cuentas con saldo acreedor y abonando las cuantas con saldo deudor. La diferencia entre cargos y abonos se debe registrar en una cuenta transitoria denominada PERDIDAS Y GANANCIAS.

Cierre de cuentas de resultado: A continuación se debe registrar un asiento con el cierre de las cuentas de resultado de la misma forma que en el punto anterior, cargando las cuentas con saldo acreedor y abonando las cuentas con saldo deudor. La diferencia entre cargos y abonos se debe reflejar en la cuenta transitoria PERDIDAS Y GANANCIAS.

Los registros mencionados generaran un cargo y un abono a la cuenta Pérdidas y Ganancias, por la misma cantidad cumpliendo así con su finalidad y quedando también saldada al término del ejercicio comercial. Apertura del nuevo Ejercicio Al comenzar el nuevo ejercicio es necesario abrir las cuentas de activos, pasivos y patrimonio que fueron cerradas al término del período inmediatamente anterior, para establecer los saldos de dichas cuentas y reconocer la modificación patrimonial generada producto de los resultados de dicho ejercicio.

Para llevar a cabo la apertura se debe invertir o revertir el asiento de cierre de cuentas patrimoniales, cargando las cuentas que habían sido abonadas y abonando las cuentas que habían sido cargadas.

Este asiento implicará un registro en la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS, y constituirá el primer registro el libro diario y en el libro mayor para este período.

Cabe recordar que las cuentas de resultado no deben ser abiertas, pues su objetivo es acumular los resultados obtenidos en el período de operación, y por lo tanto deben comenzar en cero(0) cada ejercicio.

Redistribución de Resultados Tratamiento del Resultado

Entenderemos por Resultado de un ejercicio a la diferencia contable entre el total del activo y el pasivo de la empresa, que proviene del saldo determinado entre las cuentas de ganancias y pérdidas de la entidad. Por lo tanto,

De acuerdo al recuadro anterior, se entenderá que contablemente, llamaremos al resultado negativo, Pérdida del Ejercicio , y en el caso de resultado positivo, Utilidad del Ejercicio.

Utilidad del Ejercicio Como se dijo, se entenderá por utilidad al resultado positivo entre la comparación de las ganancias y las pérdidas de un período determinado. Además, será el indicador de una buena gestión de los administradores y directores de la empresa. En el caso de la Sociedades Anónimas esta utilidad deberá ser distribuida después del cierre de un ejercicio y se solicitará a la junta general de accionistas la decisión de la forma y fecha de distribución. Como regla general, parte de esta utilidad se destinará a un fondo acumulativo, el cual tendrá un objetivo específico. Este fondo se conocerá como Reservas. Se distinguirán tres tipos de reservas: Reservas de Utilidad : Provenientes de la distribución de utilidades. Reservas de Revalorización : Provenientes de la revalorización o actualización de cuentas específicas. Otras Reservas : Provenientes del ajuste de algunos activos.

En el caso de las sociedades anónimas, la distribución de utilidades hará referencia, por lo tanto, a las Reservas de Utilidad. Para estas sociedades, la primera reserva que se debe formar es la Reserva legal, que es de carácter obligatorio y está destinado a absorber pérdidas, pudiendo luego destinar hasta un 30% de las utilidades para crear otras reservas, si lo requiere, sin dejar de considerar que existen algunas reservas dispuestas en los estatutos que deben primar, quedando lo restante a disposición de los accionistas. Dentro de los fondos consignados en los estatutos de las empresas, se encuentran por ejemplo: Fondo eventualidades Fondo reposición maquinarias Fondo capitalización.

DISTRIBUCIóN DE DIVIDENDOS

Una vez destinada la cuota correspondiente a la Reserva legal y fondos especiales, el porcentaje restante de utilidad deberá quedar a disposición de los accionistas, aunque no sea distribuida como dividendos. Para tener derecho a dividendos solo bastará tener las acciones emitidas, aunque no necesariamente pagadas, por lo tanto, solo será requisito de estas encontrarse suscritas para el cobro efectivo de este derecho. Si una sociedad anónima no se encontrara en condiciones de cancelar los dividendos por falta de efectivo, se creará una reserva ¿Fondo Futuros Dividendos¿ hasta poder enterar el efectivo suficiente para pagar. En cualquier caso, las sociedades anónimas podrán optar al momento de decidir acerca de sus utilidades, por: Dejarlas como reserva para su capitalización o fondo

Repartirlas en forma de dividendos.

La sociedad anónima puede haber distribuido dividendos en el año a cuenta de utilidades futuras (previa autorización vía estatutos), estos tipos de dividendos se conocerán como Dividendos Provisorios . Por el reparto de estos dividendos durante el período, se deberá deducir su monto de las utilidades del balance, no pudiendo existir pérdidas acumuladas en la empresa. Su registro contable será:

Ejemplo: La sociedad Mimo S.A. decide otorgar dividendos a sus accionistas correspondientes a un 30% de su utilidad que al cierre es de

$15.000.000, pero en este momento sus utilidades no alcanzan a cubrir estos montos, por lo que los dejará expresados como provisorios.

Una vez que la empresa cuenta con las utilidades que permiten hacer efectivos los dividendos que se comprometió a otorgar a los accionistas, cumple con el pago.

ESTRUCTURA PATRIMONIAL

CUENTAS PARTICULARES DE LOS SOCIOS

A diferencia de la Sociedades Anónimas , en la Sociedades de Personas encontramos las C uentas Particulares de los socios que corresponden a retiros a cuenta de futuras utilidades, cuentas que serán saldadas cuando la sociedad distribuya utilidades que

ella genere. Esta cuenta rebajará el patrimonio de la sociedad ya que rebajará directamente cuentas que conforman esta estructura.

El registro de la generación de esta cuenta, se refleja como sigue:

ESTRUCTURA PATRIMONIAL

Pérdida del Ejercicio

Nos encontraremos con una pérdida del ejercicio cuando la suma del total de pasivos es mayor a la suma del total de activos o cuando los gastos son mayores que las ganancias de un periodo.

Sin embargo, se debe considerar que existen que existen cargos a pérdidas que no significan desembolsos efectivos de dinero, por ejemplo: depreciaciones, saldo deudor de la cuenta corrección monetaria, etc.

Por lo tanto es importante considerar que la pérdida contable no significa necesariamente una pérdida financiera para la empresa.

Esta pérdida contable, deberá ser absorbida por las reservas de la empresa y en el caso que no alcancen a cubrirla, el saldo por cubrir deberá quedar expresado en la cuenta Pérdidas acumuladas hasta que existan nuevas utilidades que permitan cubrirlas. Contabilizaciones Una vez abierto el nuevo período, la dirección de la empresa debe decidir que destino le dará a las utilidades del ejercicio anterior, ante lo cual tiene variadas alternativas:

Distribuirlas a los inversionistas que tengan propiedad en la empresa (Empresario Individual, Socios de Sociedades de Personas, Accionistas de Sociedades Anónimas)

Retenerlas para futuros repartos. Capitalizarlas Mantenerlas en la empresa como Reservas. Etc.

En caso de haber obtenido pérdidas en el período inmediatamente anterior, estas deberán acumularse en la empresa para ser cubiertas con utilidades o bien si ello no ocurriera, disminuir el capital social por el monto correspondiente a la disminución de patrimonio.

Analizaremos lo anteriormente dicho a través de un ejemplo, para lo cual haremos uso de los datos del ejemplo anterior, donde ya contamos con estados financieros finales.

Ejemplo:

- Asientos de cierre:

- Asiento de apertura:

- Distribución:

Date post:	12-May-2015
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