H. Ayuntamiento de Atlixco, Puebla 2014-2018 Tesorería...

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE EGRESOS

Plaza de Armas No. 1 / Col. Centro / C.P. 74200 / Tel. 01 (244) 44 5 16 31 Ext. 134

H. Ayuntamiento de Atlixco, Puebla

2014-2018

Tesorería Municipal

Manual de Organización y Procedimientos de

la Dirección de Egresos

JUNIO 2016

JUNIO 2016

JUNIO 2016


Plaza de Armas No. 1 / Col. Centro / C.P. 74200 / Tel. 01 (244) 44 5 16 31 Ext. 134 pág. 1

ÍNDICE Introducción…….………………………………………………………………………………..2Objetivo…...…….………………………………………………………………………………..3Cultura Organizacional…….….………………………………………………………………..4 Misión…….………………………………………………………………………………….…..4 Visión.….…………………………………………………………………………………….…..4 Valores.….……….…………………………………………………………………………..…..4 Marco Jurídico …...……………………….……………………..……………………………....5 Estructura Orgánica …………………………………………………………………………….6 Estructura Orgánica General…...………....………………………………………..………..6 Organigrama………….………..........…………………………………………………………..7 Directorio...…………………………………………………………….……………………..…..8 Descripción del Puesto………………………………………………………………………….9

A) Director(a) de Egresos………………....…………………………………………..9 B) Auxiliar ..……………………………………………………………………………11 C) Auxiliar A……………………………………………………………………………13 D) Auxiliar C.…………………………………………………………………………..15

Atribuciones…………………..…………………………………….……………….………....19 Funciones y procedimiento………………………………………..………………………… 20 Diagramas de flujo……………………………………………………………………….…… 21 Formatos…….…………………………………………………………………………………..35 Glosario……….………………………………………………………………………………...44



INTRODUCCIÓN

La elaboración del presente Manual Administrativo de la Dirección de Egresos tiene la

finalidad de lograr la congruencia entre las atribuciones conferidas, las funciones

asignadas y los procedimientos administrativos a seguir por los responsables de las áreas

adscritas, para dar cumplimiento al marco legal y administrativo que garantice el eficiente

registro programático-presupuestal de las dependencias y entidades del H. Ayuntamiento

de Atlixco.

Con base en lo anterior, el propósito de este Manual es presentar de forma ordenada y

sistematizada la información necesaria para una adecuada planeación, coordinación y

ejecución de las actividades y operaciones, así como mejorar el desempeño y

cumplimiento del ejercicio de la gestión pública.

.



OBJETIVO El presente Manual de organización y procedimientos de la Dirección de Egresos

es un documento que sirve de apoyo para la administración municipal, el cual da a

conocer de manera sencilla las atribuciones, funciones, responsabilidades de la Dirección

de Egresos. Siendo este un instrumento de obligaciones que deberán cumplir cada uno

de los servidores públicos adscritos a la a esta Dirección; en el cual se establecerán las

funciones y obligaciones de los servidores públicos adscritos a esta.

El presente manual, le permitirá al lector, identificar de una manera sencilla y clara

la estructura, funciones, procesos y trámites que realiza esta Dirección para proporcionar

una mejor atención.



CULTURA ORGANIZACIONAL Nuestro principal compromiso de la Dirección de Egresos es el control

presupuestal de esta administración pública municipal, así como la correcta ejecución del

recurso financiero.

Misión

Garantizar la correcta utilización del Presupuesto Operativo Anual de las diferentes

áreas del H. Ayuntamiento.

Visión

La dirección de Egresos aspira a contar con mecanismos de control eficientes en

cuanto al manejo y administración del Presupuesto Operativo Anual de las diversas áreas

del Ayuntamiento.

Valores

Legalidad

Honestidad

Honradez

Lealtad

Eficiencia

Respeto

Compromiso

Equidad

Espíritu de servicio

Ética profesional



MARCO JURÍDICO

Norma Legal Fecha de Publicación

Última Reforma

FEDERALES DOF DOF Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 05-02-1997 29-01-2016 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Federal

04-01-200 10-11-2014

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria 30-03-2006 30-12-2015 Ley de Tesorería de la Federación 30-12-2015 SIN REFORMA Ley del Impuesto Sobre la Renta 11-12-2013 18-11-2015 Ley Federal del Trabajo 01-04-1970 12-06-2015 Ley General de Contabilidad Gubernamental 31-12-2008 30-12-2015 Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

04-05-2015 SIN REFORMA

Reglamento de la ley del Impuesto Sobre la Renta 08-10-2015 SIN REFORMA

ESTATALES POE POE Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla 02-10-1997 04-01-2016 Ley Orgánica Municipal 23-03-2001 31-12-2004 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal

09-02-2001 02-08-2013

Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios


Ley de Egresos 2016 del Estado de Puebla 21-12-2016 SIN REFORMA Ley de Hacienda el Estado Libre y Soberano de Puebla 08-12-2010 31-12-2015 Ley de Hacienda Municipal del Estado de Puebla 17-12-2001 30-12-2013 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla

29-06-1984 11-02-2015

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla


Código Fiscal Municipal del Estado Libre y Soberano de Puebla 05-12-2001 29-12-2006 Código Fiscal para el Estado de Puebla 29-12-1987 DECRETO

31-12-2016

MUNICIPALES POE POE Ley de ingresos para el municipio de Atlixco para el ejercicio fiscal 2016

No está publicado en la página

oficial

SIN REFORMA

CONAC

Clasificación Programática 08/08/2013

Clasificación Funcional del Gasto 27/12/2010

Clasificador por Tipo de Gasto 30/09/2015

Clasificador por Objeto del Gasto 22/12/2014

Clasificador por Fuentes de Financiamiento 02/01/2013

Lineamientos para la elaboración del Catálogo de Bienes que permita la interrelación automática con el Clasificador por Objeto del Gasto y la Lista de Cuentas

13/12/2011



ESTRUCTURA ORGÁNICA

Estructura Orgánica General



Organigrama

DIRECCION DE EGRESOS

DIRECTOR DE AREA "A”

(01)

AUXILIAR (01)

AUXILIAR “A” (01)

AUXILIAR "C” (01)



Directorio

NOMBRE CARGO CORREO ELECTRÓNICO

C. María Elpidia Sánchez Pérez Directora de Egresos [email protected]

C.P. Gonzalo Ochoa Huerta Auxiliar [email protected]

C. Jazmín Elizabeth Arcos Reyes Auxiliar A [email protected]

Gisela López Pérez Auxiliar C [email protected]

Daniel Israel Trujillo Álvarez Auxiliar C [email protected]

Taniveth Jiménez Páez Auxiliar C [email protected]

Domicilio Plaza de Armas No. 1 Col. Centro Atlixco, Puebla.

Teléfono 244 44 51631 Ext. 134

mailto:[email protected]







Descripción del Puesto

Título del Puesto Director(a) de Egresos

Unidad Administrativa Dirección de Egresos

Área de adscripción Tesorería Municipal

A quién reporta Tesorería Municipal

A quien supervisa

Servidores Públicos adscritos a la Dirección de Egresos

No. de personas en el puesto uno

Perfil del Puesto

Escolaridad Licenciatura en Contabilidad

Experiencia 1 años

Conocimientos básicos Contabilidad gubernamental, manejo de pc y conocimiento de la normatividad aplicable.

Habilidades Trabajo en equipo, trato con la gente, honestidad, puntualidad, resolver problemas en forma oportuna trabajar bajo presión y toma de decisiones.

Descripción General del Puesto

Vigilar la correcta ejecución del presupuesto.

FUNCIONES PRINCIPALES

Externas

1.-Revisión y supervisión en la elaboración de los programas presupuestarios entregados por las diferentes unidades administrativas del H. Ayuntamiento. 2.-Revisión y autorización de las requisiciones de bienes y/o servicios de todas las áreas que conforman el H. Ayuntamiento. 3.-Reporte del total del presupuesto ejercido mensual por unidad administrativa. 4.-Control y revisión física de los bienes muebles del H. Ayuntamiento. 5.-Dar seguimiento y cumplimiento a los indicadores requeridos por la Agenda para el Desarrollo Municipal. 6.-Dar respuesta a las solicitudes de acceso a la información, cumplir con los criterios y lineamientos en materia de información reservada y datos personales, cumplir con los ordenamientos y criterios que en materia de Transparencia correspondan y atender los requerimientos, observaciones y recomendaciones que, en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales realice la Unidad de Transparencia.



Internas 1.-Coadyuvar a la elaboración del presupuesto de egresos del municipio para el siguiente ejercicio fiscal en base a la ley General de Contabilidad Gubernamental y demás leyes aplicables. 2.-Llevar el control del concentrado de requisiciones de bienes y/o servicios por áreas. 3.-Revisión del registro presupuestario de los requerimientos de cada área del ayuntamiento. 4.-Revisión de informe mensual del gasto ejercido por área. 5.-Supervisar el registro de las operaciones presupuestales en el sistema contable. 6.-Elaborar un diagnóstico de egresos 7.-Seguimiento al programa para contener el gasto corriente municipal, a fin de priorizar la oferta de bienes y servicios. 8.-Contención del gasto corriente 9.-Atender oficios relacionados con el área. 11.-Las demás actividades que sean conferidas y delegadas por parte de tesorería municipal. 12.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 13.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 14.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental

DIRECTOR(A) DE EGRESOS




Título del Puesto AUXILIAR



A quién reporta Director(a) de Egresos

A quien supervisa N/A


Perfil del Puesto

Escolaridad Licenciatura en Contaduría Pública o Económico administrativas

Años de experiencia 1 año

Conocimientos básicos Paquetería office

Manejo de equipo de computo Contabilidad gubernamental

Habilidades Honestidad

Sinceridad

Responsabilidad

Confiabilidad

Capacidad de trabajar bajo presión

Lealtad

Ética profesional.

Descripción General del Puesto Coadyuvar a la realización del presupuesto, revisión de programas presupuestarios, así como verificar la disponibilidad presupuestal de la operación de los gastos de los recursos propios, participaciones y demás fondos.

Funciones Principales 1.- Coadyuvar en la elaboración del presupuesto de egresos del próximo ejercicio fiscal desde la planeación hasta su entrega final para su aprobación en base a la normatividad aplicable. 2.- Revisión de Programas Presupuestarios en base a los lineamientos de la Auditoria Superior del Estado de Puebla. 3.- Registro de las solicitudes de materiales y/o servicios que realicen las diferentes unidades administrativas al módulo de requisiciones en el Sistema Contable Gubernamental. 4.- Comprometer el gasto registrado en el módulo de requisiciones para que se vea afectado en el presupuesto. 5.- Comprometer el gasto registrado en el módulo de los procedimientos de licitación para que se vea afectado en el presupuesto. 6.- Modificaciones presupuestales en el Sistema Contable Gubernamental que sean autorizadas.



7.- Informar periódicamente de la suficiencia presupuestal con que cuente cada programa presupuestario en el Sistema Contable Gubernamental. 7.- Coadyuvar en la entrega de reportes de presupuesto ejercido. 8.- Y demás actividades que le sean conferidas o delegadas. 9.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 10.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 11.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental

FIRMA DEL SERVIDOR PUBLICO

__________________________________________




Título del Puesto AUXILIAR A






Perfil del Puesto


Años de experiencia 1 año


Manejo de equipo de computo

Ley General de Contabilidad Gubernamental


Sinceridad

Responsabilidad

Confiabilidad


Lealtad

Cortes

Puntualidad

Ordenada

Ética profesional.

Descripción General del Puesto Coadyuvar a la realización del presupuesto, así como verificar la disponibilidad presupuestal de la operación de los gastos de los recursos propios

FUNCIONES PRINCIPALES 1.- Verificar que las solicitudes de material y/o servicio de las diversas áreas del ayuntamiento cuenten con la suficiencia presupuestal para la adquisición. 2.- Verificar que la documentación comprobatoria sea la necesaria para para respaldar la adquisición del material y/o servicio solicitado por cada área del H. Ayuntamiento. 3.- Captura y registro de las requisiciones de solicitudes de materiales y/o servicios realizadas por las áreas del H. Ayuntamiento en el presupuesto en el formato de control de Excel. 4.- Atención de los oficios de apoyos económicos otorgados a la ciudadanía. 5.- Gestión de trámite de pagos a proveedores. 6.- Recabar y verificar la documentación comprobatoria de los cheques emitidos por gastos a comprobar.



7.- Coadyuvar cuando sea necesario en la revisión del inventario de bienes muebles de cada una de las áreas del H. Ayuntamiento. 8.- Recepción de documentación entregada a esta Dirección. 10.- Atención y seguimiento a la información que es entregada en unidad de transparencia y acceso a la información pública para ser publicada en el portal de transparencia. 9.- Las demás actividades que sean conferidas y delegadas. 10.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 11.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 12.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental

FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO

__________________________________________




Título del Puesto AUXILIAR C





No. de personas en el puesto Uno

Perfil del Puesto


Experiencia 1 año





Sinceridad

Responsabilidad

Confiabilidad


Lealtad

Cortes

Puntualidad

Ordenado

Ética profesional.

Descripción General del Puesto

Realiza trabajos de apoyo secretarial.

FUNCIONES PRINCIPALES

1.- Recepción y atención de llamadas telefónicas.

2.- Atención y resguardo de oficios remitidos a esta Dirección.

3.- Coadyuvar en la elaboración y entrega del reporte de actividades de la Dirección.

4.- Coadyuvar a la revisión de actas y contratos de adquisiciones de servicios y/o

materiales, así como de obra pública para pasar a firma de la Tesorera Municipal.

5.- Atención y seguimiento de los oficios de apoyos otorgados a la ciudadanía mediante

los programas de apoyo

6.- Coadyuvar a la solventación de pliegos de observaciones realizados por la Auditoria

Superior del Estado.

7.- Remite informe de entrega de apoyos a la regiduría de grupos vulnerables.



8.- Llevar el control del gasto ejercido de los programas de apoyo.

9.- Revisión de legajos de la comprobación de los gastos efectuados por recursos

fiscales.

10.- Coadyuvar si es necesario en la revisión del inventario de bienes muebles de cada

una de las áreas del h. ayuntamiento.

11.- Las demás actividades que sean conferidas y delegadas.

12.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 13.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 14.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental

FIRMAS DEL SERVIDOR PUBLICO

__________________________________________




Título del Puesto AUXILIAR C





No. de personas en el puesto Dos

Perfil del Puesto


Años de experiencia 1 AÑO





Responsabilidad

Confiabilidad


Cortés

Ordenado

Ética profesional.

Descripción General del Puesto Encargado de realizar el inventario de bienes muebles del H. Ayuntamiento.

FUNCIONES PRINCIPALES 1.- Encargado de realizar el inventario físico de los bienes muebles propiedad del H. Ayuntamiento. 2.- Realizar la actualización del inventario de bienes muebles ingresando que sean de nueva adquisición. 3.- Concentrador y resguardante de toda documentación referente a los bienes muebles e inmuebles 4.- Llevar el control interno del inventario de bienes muebles. 5.- Dar cumplimiento a los lineamientos del inventario de Bienes Muebles. 6.- Dar seguimiento a todo asunto referente al inventario de Bienes Muebles. 7.- Las demás actividades que sean conferidas y delegadas. 8.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 9.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 10.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental



FIRMAS DEL SERVIDOR PUBLICO FIRMAS DEL SERVIDOR PUBLICO

____________________________ ____________________________

ATRIBUCIONES



Ley Orgánica Municipal Art. 166 Fracciones

XV. Proporcionar de manera oportuna al ayuntamiento todos los datos e informes que sean necesarios para la formulación de los presupuestos de ingresos y egresos, vigilando que se ajusten a las disposiciones de esta ley y otros ordenamientos aplicables, así como participar en la elaboración de dichos presupuestos.

XVII. Ejercer y llevar el control del presupuesto del ayuntamiento

XVIII. Informar al ayuntamiento respecto de las partidas que estén por agotarse, para los efectos procedentes.

Ley General De Contabilidad Gubernamental

ART. 27 Los entes públicos deberán llevar acabo el levantamiento físico del inventario de los bienes a que se refiere el art. 23 de esta ley. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable. En el caso de bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor inferior al catastral que le corresponda.

Los entes públicos contaran con un plazo de 30 días hábiles para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran. Los entes públicos publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos cada 6 meses. Los municipios podrán recurrir a otros medios de publicación, distintos al internet, cuando este servicio no esté disponible, siempre y cuando sean de acceso público.

ART. 28 Los registros contables reflejaran en la cuenta especifica del activo que corresponda, la baja de bienes muebles e inmuebles. El consejo emitirá lineamientos para tales efectos.



FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Las funciones que desarrolla la Dirección de Egresos, son las siguientes:

Coadyuvar en la elaboración del Presupuesto de Egresos para el siguiente ejercicio fiscal.

Revisión de los Programas Presupuestarios de cada unidad administrativa.

Verificación de suficiencia presupuestal, así como aprobación de solicitudes la adquisición de materiales y/o servicios solicitados por las diferentes unidades administrativas.

Actualización y control del inventario físico de bienes muebles e inmuebles.

Estas funciones se realizan, mediante los siguientes Procedimientos, mismos que

son presentados en Diagramas de Flujo de la Dirección de Egresos.

Diagramas de Flujo

ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

Se aprueba la iniciativa de Ley de ingresos del

ejercicio fiscal.



REVISIÓN DE PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS

Se realiza un análisis del presupuesto ejercido de los

últimos 2 años anteriores a la planeación del

presupuesto del próximo ejercicio fiscal.

Se realiza un análisis de los ingresos percibidos por

unidad administrativa

En base a los análisis realizados se propone el

presupuesto a cada unidad administrativa del

próximo ejercicio fiscal.

Se entrega al Presidente Municipal propuesta del

presupuesto a ejercer para el próximo ejercicio fiscal

por unidad administrativa y por fondo.

Una vez aprobado el presupuesto por el presidente,

pasa a revisión y aprobación por parte de Cabildo.

Una vez aprobado por Cabildo se emite el acta

correspondiente a Tesorería quien a su vez informa

a la Dirección de Egresos para la preparación de la

documentación que se presenta a la Auditoria

Superior del Estado de Puebla.

Se presenta dicha información ante la Auditoria

Superior del Estado, en tiempo y forma.

Se solicita mediante oficio a todas las áreas su

Matriz de Indicadores de Resultados MIR (Deberá

ser elaborada bajo la Metodología de Marco Lógico

y en el Presupuesto Basado en Resultados).



Se procede a la revisión de la MIR Con cada uno de

las Unidades Administrativas (Directores y Jefes del

área correspondiente), en conjunto con el área de

Tesorería y visto bueno del Presidente Municipal.

Una vez autorizada la MIR y el presupuesto de

egresos, se le designa su techo presupuestal a cada

unidad administrativa para que a su vez realicen el

vaciado de dicha información en el formato del

programa presupuestario designado por la Auditoria

Superior del Estado de Puebla.

Se solicita por oficio a cada área, el archivo del

programa presupuestario ASEP para su revisión,

corrección y aprobación.

Cada área presenta su formato de manera impresa

sello y firma de cada Director y/o Jefe de área que

corresponda.

Una vez reunidos todos los formatos de las distintas

áreas, se procede a recabar firma y sello del

Presidente, Tesorero y Contralor.

Una vez reunida toda la información (formato de

ASEP, de las diferentes áreas), se elabora legajo para

entregarlo a ASEP, en forma impresa y digital, en

tiempo y forma.



Para la elaboración del Presupuesto de Egresos del siguiente ejercicio fiscal se realizará un análisis del comportamiento de los ingresos y egresos de las diferentes unidades administrativas que conforman el H. Ayuntamiento, con el fin de proporcionar o tener información de referencia que sirva para la elaboración del mismo. Una vez que se tiene un margen de referencia del comportamiento de los ingresos y egresos, se determinará el presupuesto para cada unidad administrativa cuyo monto será autorizado por el Presidente Municipal.

Posteriormente dicho monto será remitido a cada unidad administrativa para la realización de sus programas presupuestarios, iniciando con la elaboración de su MIR que será elaborado bajo la metodología del marco lógico. Se plantearán reuniones de trabajo con las direcciones generales en conjunto con el Presidente Municipal para la revisión de dicha información.



REVISIÓN DE LA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

El área de compras remite las Órdenes

de Compra elaboradas a la Dirección de

Recursos Materiales para su

autorización

El área solicitante sube a

través del sistema de

requisiciones del H. Ayto.

de Atlixco, su solicitud de

compra o servicio; el depto.

de compras se encarga de

cotizar dicha compra o

servicio.

Dirección de Egresos verifica

la suficiencia presupuestal,

registra la partida

presupuestal con su

componente y actividad en

el sistema de requisiciones

del H. Ayto. de Atlixco.

Remite la requisición a

Tesorería para su

autorización.

Fin del

Proceso

No se cuenta con

suficiencia en una

partida presupuestal se

le notifica al

departamento a través

del sistema

Fin del

Proceso

Si se cuenta con

suficiencia presupuestal

se autoriza

La unidad administrativa

requirente solicita si fuera

necesario mediante oficio a

la Tesorería Municipal se

realice un traspaso

presupuestal.

Sino presupuesto se

Cancela

Se notifica a la

Dirección de

Egresos se realice el

traspaso solicitado

Fin del

proceso

Tesorería

autoriza las

requisiciones a la

Dirección de

Egresos

Las requisiciones autorizadas son remitidas al

área de Compras para la elaboración de la

Orden de compra correspondiente.

Se notifica a la unidad administrativa que la

requisición fue cancelada



Para la adquisicion de un material y/o servicio se verifica la suficiencia presupuestal con la que la unidad administrativa cuenta para la adquisicion, si la unidad administrativa no le alcanza el recurso economico o no cuenta con presupuesto para la compra del material y/o servicio se le informara al mismo, para que en su caso si lo requiere se realice un traspaso presupuestal. El cual se solicitara mediante oficio dirigido al Tesorero (a) Municipal.

En el caso de no presupuestar dicha adquisicion se cancelaria dicha solicitud, a reserva de que el solicitante requiera justificadamente su adquisicion la cual podra requerirla como se menciono en el parrafo anterior mediante oficio.

La Dirección de Recursos Materiales

remite las Órdenes de Compra ya

firmadas a la Dirección de Egresos

Remite la Orden de Compra a Tesorería

para su autorización.

Fin del proceso

Tesorería entrega las Órdenes de

Compra a la Jefatura de Compras y

Adquisiciones



PROCESO DE REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA POR COMPRAS

DIRECTAS

La unidad administrativa solicitante remitirá la documentación comprobatoria del bien y/o servicio adquirido a la Jefatura de Compras y adquisiciones en un término no mayor a 24 horas después de haber ser adquirido. La documentación comprobatoria deberá ser la siguiente:

El área de Compras gestiona la entrega el material

y/o servicio solicitado al área requirente

Una vez entregado el material y/o servicio solicitado al

área requirente, esta deberá entregar a más tardar 24

horas después de haber recibido el material y/o

servicio la documentación comprobatoria en la

Jefatura de Compras y Adquisiciones o en la Dirección

de Egresos.

El área de compras remite toda la documentación a la

Dirección de Egresos para su revisión

La Dirección de Egresos verifica que la

documentación comprobatoria sea la necesaria para

avalar la adquisición del material y/o servicio.

Es remitida al área de

Compras para ser entregada a

la Dirección de Contabilidad

Se procede a recabar la

documentación que avale la

Compra

Fin del

proceso

Recabada la documentación es

anexada al expediente y se remite al

área de Compras para su entrega a

la Dirección de Contabilidad

Fin del

proceso



1. Formato de entrega de bienes y/o servicios sellado y con la firma del director del área. 2. Evidencia fotográfica a color (de la recepción del material en caso de eventos deberá remitir

además fotos del evento realizado donde se aprecie claramente el material y/o servicio que les fue entregado)

3. En caso de consumo de alimentos, vestuario, uniformes, prendas de protección y calzado deberá remitir listas con el nombre completo y firma de las personas que recibieron dichos materiales.

4. En el caso de apoyos a la ciudadanía remitir INE (IFE), CURP, comprobante de domicilio, carta de agradecimiento dirigida al Presidente Municipal que avala el bien y/o servicio que se les fue proporcionado.

5. Por la compra de activos deberá remitir copia del resguardo por la adquisición del mismo. 6. Por talleres o cursos se remitirá reporte de las actividades que se llevaron a cabo en dicho

evento. 7. En referencia a las contrataciones de Medios de Comunicación se deberá remitir a la Dirección

de Egresos el testigo (periódicos, revistas, CD, etc.) por el servicio proporcionado. 8. Y demás información que avale y compruebe el gasto ejercido.

El punto número uno y el dos son obligatorios para ser entregados, así mismo deberán ser siempre entregados en cualquiera de los supuestos planteados en los puntos del tres al seis.

Posteriormente la Jefatura de Compras y Adquisiciones deberá remitir a la dirección de Egresos la documentación comprobatoria para su revisión y posterior entrega a la Dirección de Contabilidad.



PROCESO DE REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA POR

PROCEDIMIENTO DE LICITACION

La Jefatura de Compras y Adquisiciones inicia el procedimiento correspondiente en los casos en los cuales la adquisición exceda el importe de $29,000.00 antes de impuestos, posteriormente realizara la entrega del bien y/servicio una vez entregado a la unidad administrativa solicitante, remitirá a la Dirección de Egresos mediante oficio la documentación comprobatoria (acta entrega, reporte de actividades, testigo, evidencia fotográfica a color según sea el caso) con la finalidad de solventar el gasto ejecutado y de poder dar trámite al pago del proveedor ante la Dirección de Contabilidad.

La jefatura de Compras y adquisiciones gestiona la

entrega el material y/o servicio solicitado al área

requirente

Se notifica al área la documentación comprobatoria

que deberá entregar en la Dirección de Egresos para

el pago correspondiente al proveedor.

La Dirección de Egresos verifica la documentación

comprobatoria entregada, así como el procedimiento

de adjudicación

Solicita la factura al proveedor por el material y/o

servicio proporcionado

Se llena la cedula de adjudicaciones

Fin del

proceso

Se remite la documentación a

contabilidad para su valoración y

pago correspondiente



LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES

El levantamiento físico del inventario de Bienes Muebles se efectuará una vez al año, para dicha actividad se notificará a las Unidades Administrativas el inicio del mismo estableciendo la fechas y horarios a realizarse, así como el procedimiento a efectuarse en cada uno.

PRESIDENCIA

EMITE OFICIO DONDE INFORMA DEL LEVANTAMIENTO FISICO DEL

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO

ANEXANDO EL CALENDARIO EN DONDE SE ESTIPULAN LAS FECHAS Y HORARIOS

EN LAS CUALES SE ESTARA EFECTUANDO.

SE NOTIFICA A TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL H.

AYUNTAMIENTO

TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

INFORMARAN MEDIANTE OFICIO A DOS RESPONSABLES QUE SERAN

DESIGNADOS PARA COADYUBAR EN EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.


REALIZA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO DE ATLIXCO DE TODAS LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS.

LA DIRECCION DE EGRESOS NOTIFICA A CONTRALORIA DE LOS BIENES MUEBLES

NO LOCALIZADOS PARA QUE INICIE EL PROCEDIMIENTO AL CUAL HAYA LUGAR

UNA VEZ QUE SE REALIZARA UNA BUSQUEDA EXHAUSTIVA DE LA CUAL NO

SE LOCALIZARON DICHOS BIENES.

SE ELABORA EL ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO FISICO.



DOCUMENTACION QUE EMITIRA LA DIRECCION DE EGRESOS AL CIERRE

DEL LEVANTAMIENTO FISICO DE BIENES MUEBLES POR UNIDAD

ADMINISTRATIVA.


CONCLUIDO EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE LOS

BIENES MUEBLES EN CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA SE LEVANTARA ACTA

CIRCUNSTANCIADA EN LOS SIGUIENTES SUPUESTOS:

AL CIERRE DEL LEVANTAMIENTO

FISICO DEL INVENTARIO DE

BIENES MUEBLES

DEPURAR Y ACTUALIZAR LISTADO DE

BIENES MUEBLES

POR LOS BIENES MUEBLES NO LOCALIZADOS

REALIZA LISTADO DE BIENES

MUEBLES NO LOCALIZADOS

POR LO BIENES MUEBLES

SOBRANTES

REALIZA LISTADO DE BIENES MUEBLES

SOBRANTES

POR LOS BIENES MUEBLES QUE

SERAN DADOS DE BAJA

REALIZA LISTADO DE BIENES

MUEBLES PARA BAJA

REMITIR EXPEDIENTE A TODAS LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS PARA SU VALIDACION (FIRMA DEL

DIRECTOR O JEFE DE AREA Y SELLO OFICIAL).

Se llevará a cabo el levantamiento físico del inventario de bienes muebles por unidad administrativa, realizando

acta circunstanciada del cierre del inventario de bienes muebles, bienes muebles no localizados, bienes muebles

sobrantes y bienes muebles que serán dados de baja, obteniendo un expediente firmado y sellado.



PROCEDIMIENTO A REALIZAR PARA BIENES MUEBLES DE NO UTILIDAD Y NO

LOCALIZADOS (EXTRAVIO, ROBO)

NOTA: Se deberá remitir la documentación correspondiente a la Contraloría Municipal con copia para la

Dirección de Egresos.

Cada unidad administrativa realizara actas circunstanciada de bienes muebles por no utilidad, extravió o

siniestro y robo para ser desincorporados del inventario de bienes muebles.

LA UNIDAD ADMINISTRATIVA LEVANTA

ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BIENES

MUEBLES ESPECIFICANDO DICHOS BIENES

EN LOS SIGUIENTES SUPUESTOS:

NO UTILIDAD EXTRAVIO

O

SINIESTRO

ROBO

NO UTIL PARA LAS

ACTIVIDADES DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

MAL ESTADO SE LEVANTARÁ EL ACTA

CORRESPONDIENTE UNA

VEZ QUE SEA AGOTADA

TODA BUSQUEDA PARA SU

LOCALIZACION

ACTA DE DENUNCIA AL

MINISTERIO PUBLICO

SE REASIGNA A

OTRA UNIDAD ADMINISTRATIVA

PROGRAMA ANUAL DE DESINCORPORACION DE BIENES

MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO



PROCEDIMIENTO A REALIZAR POR TRASPASOS DE BIENES MUEBLES A OTRAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Las unidades administrativas que realicen movimientos de bienes muebles entre unidades administrativas

deberán llenar el formato de traspaso de bienes muebles, notificando a la contraloría municipal y a la

dirección de egresos con el fin de tener actualizado el inventario de bienes muebles.

SOLICITAR FORMATO DE TRASPASO DE

BIENES MUEBLES A LA DIRECCION DE

EGRESOS

REMITE A LA DIRECCION DE EGRESOS,

MEDIANTE OFICIO FORMATO DE

TRASPASO DE BIENES MUEBLES CON

COPIA A CONTRALORIA MUNICIPAL.

SE ANEXA LA

DOCUMENTACION SOPORTE

AL EXPEDIENTE

ACTUALIZAR LISTADO DE

BIENES MUEBLES DE LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

TRASPASANTE

ACTUALIZAR LISTADO

BIENES MUEBLES DE LA


RECEPTORA



PROCEDIMIENTO A REALIZAR PARA TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DICTAMEN DE NO UTILIDAD DEL BIEN

MUEBLES PARA LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA.

REMITE A LA DIRECCION DE EGRESOS,

MEDIANTE OFICIO FORMATO DE BAJA

DE BIENES MUEBLES Y DICTAMEN CON

COPIA A CONTRALORIA MUNICIPAL.

SE VALIDA LA INFORMACION

ENTREGADA Y SE ANEXA A LA

DOCUMENTACION SOPORTE DEL

EXPEDIENTE

LA DIRECCION DE EGRESOS

ACTUALIZA EL INVENTARIO DE

BIENES MUEBLES DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

SOLICITAR FORMATO DE BAJA DE

BIENES MUEBLES A LA DIRECCION DE

EGRESOS

SE NOTIFICA MEDIANTE OFICIO A LA

DIRECCION DE RECURSOS

MATERIALES QUE SERAN REMITIDOS

DICHOS BIENES POR LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA SOLICITANTES AL

ALMACEN PARA SU RESGUARDO

SE REALIZA EL PROCEDIMIENTO

DE DESINCORPORACION DE

BIENES MUEBLES ANTE

CABILDO

Para dar de baja bienes muebles deberá llenar el formato de bajas y remitirlo a la dirección de egresos para

posterior mente mandarse al almacén general con el fin de hacer la desincorporación de bienes muebles ante

cabildo.



PROCEDIMIENTO A REALIZAR POR LA ADQUISICION DE BIENES MUEBLES

La jefatura de compras y adquisiciones llenará el resguardo de bienes muebles adquiridos y los remitirá a

la dirección de egresos con el fin de verificar la ubicación de dichos bienes y tener un inventario

debidamente actualizado.

JEFATURA DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

REALIZA LA COMPRA DE LOS BIENES MUEBLES

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

EMITE MEDIANTE OFICIO A LA DIRECCION DE EGRESOS LOS RESGUARDOS DE LOS

BIENES MUEBLES ADQUIRIDOS


RECIBE LOS RESGUARDOS CORRESPONDIENTES PARA ACTUALIZAR

LA BASE DE DATOS DEL INVENTARIO

VERIFICA LA UBICACION DEL BIEN MUEBLE EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE



FORMATOS

Respecto a los formatos utilizados en esta Dirección de Egresos:

1.- Se anexa formato de Control de Presupuesto

2.- Se anexa formato para solicitudes de Traspasos Presupuestales.

3.- Formato de Control de Inventario de Bienes Muebles.

4.- Formato de resguardo de Bienes Muebles adquiridos.

5.- Formato de solicitud de baja de bienes muebles.

6.- Formato de traspaso de bienes muebles.

7.- Formato de entrega de materiales y/o servicios



FORMATO DE CONTROL PRESUPUESTAL

PROGRAMA:

SUBPROGRAMA:

POLIZA

PARTIDA PRESUPUESTAL

REQ. FECHA ORDEN DE COMPRA

FECHA PROVEEDOR DESCRIPCION SUBTOTAL

CAPÍTULO DE GASTO

COSTO ANUAL

FONDO NOMBRE

DEL FONDO CUENTA

SCG CUENTA

SUBCTA NIVEL 2

TOTAL

H. AYUNTAMIENTO DE ATLIXCO PUEBLA DESGLOSE POR CAPÍTULO DE GASTO Y CENTRO DE COSTO

PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCICIO 2016

HOJA: DE



FORMATO DE TRASPASOS PRESUPUESTALES

H. AYUNTAMIENTO DE ATLIXCO, PUEBLA

ADMINISTRACION 2014-2018


FORMATO DE SOLICITUD PARA TRASPASO DE PARTIDAS PRESUPUESTALES

FECHA:

DEPARTAMENTO:

CENTRO DE COSTO:

MARQUE CON UNA X EL TIPO DE MOVIMIENTO QUE SOLICITA

1.- TRASPASO ENTRE CUENTAS DE UN MISMO CENTRO DE COSTO:

2.- TRASPASO DE CUENTAS DE UN CENTRO DE COSTO A OTRO:

MOTIVO DEL TRASPASO:

DE LA CUENTA A LA CUENTA

CENTRO DE COSTO: CENTRO DE COSTO:

NO. DE CUENTA: NO. DE CUENTA:

NOMBRE DE LA CUENTA: NOMBRE DE LA CUENTA:

IMPORTE A TRASPASAR:

NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTORA DE EGRESOS

DIRECTORA DE CONTABILIDAD TESORERA MUNICIPAL



FORMATO DE CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

FORMATO POR UNIDAD ADMINISTRATIVA





FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO

FECHA DE RESGUARDO

CLASIFICACION

DESCRIPCION

MARCA

MODELO

N° DE SERIE

NO. DE FACTURA

PROVEEDOR

COSTO

FECHA DE ADQUISICION

DEL BIEN MUEBLE


RESGUARDANTE

NO. DE INVENTARIO

DIRECCIÓN DE EGRESOS DIRECCIÓN DE REC. MAT.

RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA RESGUARDANTE

FR16/00001



FORMATO DE SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO

FECHA DE SOLICITUD DE BAJA

TIPO DE BIEN

DESCRIPCION

MARCA

MODELO

N° DE SERIE

NO. DE FACTURA

PROVEEDOR

COSTO


RESGUARDANTE

NO. DE INVENTARIO

NO. DE RESGUARDO

MOTIVO DE BAJA


TESTIGO TESTIGO

FB16/00001



FORMATO DE TRASPASO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO

FECHA DE TRASPASO


TRASPASANTE


RECEPTORA

TIPO DE BIEN

DESCRIPCION

MARCA

MODELO

N° DE SERIE

NO. DE FACTURA

NO. DE INVENTARIO

NO. DE RESGUARDO


TRASPASANTE


RECEPTORA

FT16/0001



FORMATO DE ENTREGA DE MATERIALES Y/O SERVICIOS

FECHA CANTIDAD PRECIO

UNITARIO TOTAL

-$

NOMBRE: NOMBRE:

CARGO:

FIRMA: FECHA:

FIRMA:

FECHA DE ENTREGA:

SELLO DEL DEPTO. QUE RECIBE EL MATERIAL Y/O SERVICIO

ENTREGA RECIBE

DESCRIPCION DEL MATERIAL O SERVICIO

MUNICIPIO DE ATLIXCO, PUEBLAADMINISTRACION 2014-2018

TESORERIA MUNICIPAL

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

NO. REQ:

NOMBRE DEL DEPARTAMENTO:



GLOSARIO

Unidad administrativa. - las que se encuentren adscritas a las dependencias, órganos

y entidades del poder ejecutivo del estado, de conformidad con su reglamento interior,

acuerdo, estatuto u ordenamiento aplicable.

No utilidad. – son los bienes se consideran desechos, o bien, no son útiles para su servicio dentro de la unidad administrativa. No localizados. – son los bienes muebles los cuales no fueron encontrados en la unidad administrativa.

Sobrantes. - son los bienes muebles de los cuales no se sabe su procedencia. Extravió. – son los bienes muebles los cuales fueron perdidos. Robo. – son los bienes muebles los cuales fueron robados. Ley de Ingresos. - tiene por finalidad registrar, a partir de la Ley y a través de los rubros que

la componen las operaciones de ingresos del período.

Presupuesto de Egresos. - tiene por finalidad registrar, a partir del Presupuesto de Egresos

del período y mediante los rubros que lo componen, las operaciones presupuestarias del período.

Programa Presupuestario. - es la oferta de solución a un problema específico que aqueja a

un sector de la población, cuyo objetivo se expresa bajo condiciones de una situación deseada. Comprende el conjunto de actividades encaminadas a cumplir con los compromisos expresados en una función, por medio del establecimiento de objetivos y metas, a los cuales asignan recursos-humanos, financieros y tecnológicos- administrativos por unidad ejecutora.

Date post:	08-Oct-2020
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H. Ayuntamiento de Atlixco, Puebla 2014-2018 Tesorería...

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