Instructivo para el trámite de Procedimientos de Contratación … · 2020-02-24 · para...

Elaboró

MLE Marjorie Morales Aguilar Departamento de Programación y Control

Revisó MBA Rosa Chacón Alvarado

Jefe, Dpto de Programación y Control

MSC Jenny Mena Ugalde Jefe, Dpto de Contratación Administrativa

Aprobó Lic. Mario Umaña Mora

Director Proveeduría Institucional

7

Instructivo para el trámite de Procedimientos de Contratación Administrativa

Código DPI-MA01G03-PC

Ministerio de Seguridad Pública

Versión No. 03 Fecha en que rige 2018

INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

CODIGO DPI-MA01G02-PC

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Fecha de elaboración:

12/14 Revisión No.: 03 Fecha de revisión:

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1 Contenido

1.1 Contenido

1 Contenido ............................................................................................................... 4

1.1 Contenido ............................................................................................................... 4

1.2 Artículos de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento ................... 10

2 Presentación ........................................................................................................ 11

3 Objetivo ................................................................................................................ 12

4 Alcance ................................................................................................................ 12

5 Disposiciones Generales ...................................................................................... 13

5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)................................................ 17

5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones ........................................................... 18

5.3 Fase Previa o de Prerrequisitos............................................................................ 20

5.3.1 Perfil de acceso al Sistema SICOP ...................................................................... 21

5.3.2 Determinar las generalidades de la solicitud de contratación ............................. 22

5.3.3 Determinar las especificaciones técnicas del objeto contractual ........................ 23

5.3.4 Catálogo de Bienes y Servicios de SICOP ........................................................ 25

5.3.4.1 Registro de la Pre-Solicitud de Catálogo .............................................................. 25

5.3.5 El objeto contractual está incluido en el Programa de Adquisiciones publicado a

inicios del año ............................................................................................................... 26

5.3.6 El trámite del objeto NO se genera por un pago por reserva ............................. 27

5.3.7 El objeto contractual NO está disponible para su compra en un Convenio Marco

27

5.3.8 El objeto contractual NO se ha tramitado previamente en el mismo periodo

presupuestario, generando fragmentación .................................................................... 28

5.3.9 Definir la Estimación Contractual ....................................................................... 29

5.3.10 Garantizar la Disponibilidad Presupuestaria ...................................................... 34

Aplicación del Artículo 86 – Adjudicación de mayor o menor cantidad ............................. 36

5.3.11 Determinar el Tipo de Procedimiento ................................................................. 37




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5.3.12 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones del Programa

o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad Técnica Especializada .................. 40

5.4 Decisión Inicial ..................................................................................................... 42

5.4.1 Creación de la Solicitud de Contratación e Inclusión de los Anexos ..................... 45

5.4.2 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma ............................................... 48

5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial ................................................................... 49

6 Disposiciones Específicas .................................................................................... 51

6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo ................................................................ 52

6.1.1 Mantenimiento Preventivo .................................................................................... 53

6.1.2 Mantenimiento Correctivo ..................................................................................... 54

6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos ............................................. 55

6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo .............................................................. 59

6.4 10104 – Alquiler y Derechos para Telecomunicaciones ....................................... 59

6.5 10302 – Publicidad y Propaganda ........................................................................ 60

6.6 10401 – Servicios Médicos y de Laboratorio, Internamiento de Animales ............ 61

6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos .................................. 62

6.8 10406 – Servicios Generales (Fumigación) .......................................................... 62

6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos) ............................ 62

6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas) .......................... 63

6.11 10503 – Transporte en el exterior ......................................................................... 63

6.12 10701 – Actividades de Capacitación ................................................................... 63

6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service .............................................................. 65

6.14 10801 – Mantenimiento de Edificio, Locales y Terrenos ....................................... 66

Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones ....................................... 66

6.15 10805 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte .......................... 67

6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas de

Información ...................................................................................................................... 68

6.17 20101 – Combustibles y Lubricantes .................................................................... 68

6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales ................................................. 68

6.19 20103 – Productos Veterinarios............................................................................ 69

6.20 20204 – Alimentos para Animales ........................................................................ 69




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6.21 20402 – Llantas .................................................................................................... 69

6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo............................................... 70

6.23 29904 – Textiles y Vestuarios ............................................................................... 70

6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad ....................................... 70

6.25 29999 – Otros Útiles, Materiales y Suministros Diversos ...................................... 70

Compra de Herraduras para Equinos .............................................................................. 70

6.26 50102 – Equipo de Transporte ............................................................................. 71

6.27 50103 – Equipo de Comunicación ........................................................................ 71

6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina................................................................. 72

Fotocopiadora .................................................................................................................. 72

Equipos de Aires Acondicionados .................................................................................... 72

6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo ........................................................... 72

6.30 50199 – Maquinaria, Equipo y Mobiliario Diverso ................................................. 73

Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración Electrodomésticos y Equipos de

Refrigeración Comerciales ............................................................................................... 73

6.31 50201 – Edificios .................................................................................................. 73

Obras por Construcción de Edificaciones ........................................................................ 73

6.32 50207 – Instalaciones ........................................................................................... 75

Construcción de Planta de Tratamiento de Aguas Residuales ......................................... 75

6.33 59903 – Bienes Intangibles .................................................................................. 76

6.34 Reparaciones Indeterminadas - Equipo Móvil ....................................................... 76

Anexo No. 1 ..................................................................................................................... 78

Circular No. DPI-043-2017 ............................................................................................... 78

Procedimiento para gestionar Contrataciones Administrativas en el Sistema Comprared

2.0 78

Anexo No. 2 ..................................................................................................................... 84

Circular No. DPI-063-2016 ............................................................................................... 84

Lineamientos generales para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la

definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del

Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) ....... 84

Anexo No. 3 ..................................................................................................................... 90




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Tipo de Modalidad y Trámite ............................................................................................ 90

Anexo No. 4 ................................................................................................................... 113

Cuenta Especial ............................................................................................................. 113

Anexo No. 5 ................................................................................................................... 115

Canje 115

Anexo No. 6 ................................................................................................................... 116

6.1 Tabla de Unidades de Medida ............................................................................ 116

6.2 Tabla de Equivalencias ...................................................................................... 118

Anexo No. 7 ................................................................................................................... 120

Circular No. DPI-008-2016 ............................................................................................. 120

Jurisprudencia y lineamientos para este 2016 sobre solicitud de muestras para el trámite

de contratación administrativa ....................................................................................... 120

Anexo No. 8 ................................................................................................................... 126

Circular No. DPI-005-2017 ............................................................................................. 126

Procedimientos de Control de Calidad en los procesos de Contratación Administrativa 126

Anexo No. 9 ................................................................................................................... 132

Circular No. DPI-015-2017 ............................................................................................. 132

Recomendaciones legales para el establecimiento de causales de multas en las

solicitudes de contratación, por parte de los Directores de Programa, Subprogramas y

actividades presupuestarias ........................................................................................... 132

Anexo No. 10 ................................................................................................................. 140

Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones .................................. 140

Anexo No. 11 ................................................................................................................. 142

Formulario Referencial de Precios ................................................................................. 142

Anexo No. 12 ................................................................................................................. 146

Formularios con requerimientos, según tipo de Trámite ................................................. 146

DPI-FO04O05-PC .......................................................................................................... 148

Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)

148

DPI-FO05O06-PC .......................................................................................................... 158

Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)................................ 158




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DPI-FO06O05-PC .......................................................................................................... 161

Req. para sol. de entrega según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA)

161

DPI-FO08O06-PC .......................................................................................................... 169

Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido .................................................. 169

DPI-FO09O06-PC .......................................................................................................... 172

Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA) ..... 172

DPI-FO10O06-PC .......................................................................................................... 176

Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA) ................................... 176

DPI-FO11O06-PC .......................................................................................................... 178

Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios (Art. 31 RLCA) ............................... 178

DPI-FO15O04-PC .......................................................................................................... 180

Req. para sol. de Act. Contractual desarrollada entre sujetos de D. Público (Art. 138

RLCA) 180

DPI-FO17O03-PC .......................................................................................................... 184

Req. para sol. de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA) .... 184

DPI-FO18O03-PC .......................................................................................................... 193

Requisitos para sol. de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139

RLCA) 193

DPI-FO19O03-PC .......................................................................................................... 199

Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de

Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j)) ......................................................................... 199

DPI-FO20O03-PC .......................................................................................................... 203

Requisitos para sol. de Otros trámites Exc. (Art. 140, Art. 142, Art. 143, Art. 146 RLCA)

203

DPI-FO21O03-PC .......................................................................................................... 213

Requisitos para solicitudes de Acuerdos celebrados con sujetos de Derecho Internacional

Público (Artículo 2 inciso b) de la LCA y 137 del RLCA) ................................................ 213

Anexo No. 13 ................................................................................................................. 218

Circular No. DPI-044-2015 ............................................................................................. 218

Requisitos previos para el trámite de contrataciones de arrendamiento de edificios y otros

bienes inmuebles ........................................................................................................... 218




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Anexo No. 14 ................................................................................................................. 224

Formularios de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento ...... 224

Anexo No. 15 ................................................................................................................. 232

Formulario del Cálculo de Porcentaje de Multa y Cláusula Penal .................................. 232

Anexo No. 16 ................................................................................................................. 236

Otros Artículos ............................................................................................................... 236




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1.2 Artículos de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento

Ley de Contratación Administrativa

Artículo 2 ………………………….………………………………………………… 13

Artículo 7 ………………………….………………………………………………… 42

Artículo 8 ………………………….………………………………………………… 34

Artículo 12 ………………………….………………………………………………… 102

Artículo 12 bis ………………………….………………………………………………… 105

Artículo 27 ………………………….………………………………………………… 37

Artículo 31 ………………………….………………………………………………… 29

Artículo 37 ………………………….………………………………………………… 28

Artículo 49 ………………………….………………………………………………… 93

Artículo 76 ………………………….………………………………………………… 55

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 6 ………………………….………………………………………………… 18

Artículo 7 ………………………….………………………………………………… 18

Artículo 8 ………………………….………………………………………………… 42

Artículo 9 ………………………….………………………………………………… 35

Artículo 10 ………………………….………………………………………………… 49

Artículo 12 ………………………….………………………………………………… 30

Artículo 13 ………………………….………………………………………………… 28

Artículo 31 ………………………….………………………………………………… 111

Artículo 32 ………………………….………………………………………………… 115

Artículo 50 ………………………….………………………………………………… 238

Artículo 57 ………………………….………………………………………………… 238

Artículo 69 ………………………….………………………………………………… 238

Artículo 86 ………………………….………………………………………………… 37

Artículo 91 ………………………….………………………………………………… 95

Artículo 97 ………………………….………………………………………………… 95

Artículo 115 ………………………….………………………………………………… 27

Artículo 138 ………………………….………………………………………………… 96

Artículo 139 ………………………….………………………………………………… 97

Artículo 144 ………………………….………………………………………………… 94

Artículo 161 ………………………….………………………………………………… 238

Artículo 162 ………………………….………………………………………………… 90

Artículo 167 ………………………….………………………………………………… 55

Artículo 208 ………………………….………………………………………………… 102

Artículo 209 ………………………….………………………………………………… 106




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2 Presentación

La Proveeduría Institucional en uso de las competencias que le confiere la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Financiera de la

República y Presupuestos Públicos, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento

Ilícito y demás normativa conexa, la Ley General de Administración Pública, la Ley

General de Control Interno, así como las Directrices emitidas por la Dirección General de

Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y la Contraloría General de la

República, ha elaborado el presente “Instructivo para el trámite de Procedimientos de

Contratación Administrativa” con el fin de colaborar en el proceso de Compra de Bienes,

Servicios y Obra, bajo las diferentes modalidades.

Departamento de Programación y Control

Proveeduría Institucional




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3 Objetivo

Proporcionar una guía que contenga los requisitos mínimos que se deben cumplir en el

trámite de las solicitudes de contratación que se remiten a la Proveeduría Institucional

para garantizar de la forma más óptima posible el éxito de los procedimientos de compra.

4 Alcance

Proveer a los Programas y Subprogramas Presupuestarios de un instructivo para el

trámite de procedimientos de Contratación Administrativa y sus diferentes modalidades el

cual permita satisfacer las necesidades a partir del entorno que afronta cada uno.




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5 Disposiciones Generales

Tal como lo señala la Ley de Contratación Administrativa en el artículo 1, el cual hace

referencia a la cobertura, cualquier actividad de contratación en la cual se utilicen parcial o

totalmente recursos públicos, se someterá a las normas y principios de dicha Ley y a su

Reglamento.

Es importante tener en consideración que adicional a la normativa y principios, un proceso

de compra pública se encuentra conformado por tres etapas:

Artículo 2 – Principios. La actividad contractual se regirá, entre otros, por lo siguientes principios: a) Eficiencia. Todo procedimiento debe tender a la selección de la oferta más conveniente para el interés público e institucional, a partir de un correcto uso de los recursos públicos. En las distintas actuaciones prevalecerá el contenido sobre la forma. b) Eficacia. La contratación administrativa estará orientada al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la entidad, en procura de una sana administración. c) Publicidad. Los procedimientos de contratación se darán a conocer por los medios correspondientes a su naturaleza. Se debe garantizar el libre y oportuno acceso al expediente, informes, resoluciones u otras actuaciones. d) Libre competencia. Se debe garantizar la posibilidad de competencia entre los oferentes. No deben introducirse en el cartel restricciones técnicas, legales o económicas que injustificadamente limiten la participación de potenciales oferentes. e) Igualdad. En un mismo concurso los participantes deben ser tratados y examinados bajo reglas similares. f) Buena Fe. Las actuaciones desplegadas por la entidad contratante y por los participantes se entenderán en todo momento de buena fe, admitiendo prueba en contrario. g) Intangibilidad Patrimonial. Las partes están obligadas a mantener el equilibrio financiero del contrato. Ley de Contratación Administrativa




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La Fase Previa, también llamada fase de Prerrequisitos o fase Precontractual es

responsabilidad de los jefes de programa.

Únicamente su verificación de corrección, ha sido y sigue siendo, responsabilidad de la

Proveeduría Institucional, mediante el Departamento de Programación y Control.

El Departamento de Control y Programación, una vez aprobada una solicitud de

contratación, procederá a su revisión y remisión para la aprobación de la misma.

La Fase de Procedimiento es aquella que es responsabilidad directa de la Dirección de

Proveeduría Institucional, según lo establece el artículo no. 1 del Reglamento para el

Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno, según

Decreto Ejecutivo Nº 30640-H, en el capítulo I de Disposiciones Generales.

Lo cual rectifica el Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública

N° 36366-SP, en su artículo no. 73. sobre las funciones de la Dirección de Proveeduría

Institucional.

Sub fases de la Fase Previa

Subfase Presupuestaria La sub fase Presupuestaria debe reflejar fielmente las metas, los objetivos e indicadores contemplados en la planificación anual y estar debidamente vinculada con la planificación de mediano y largo plazo, en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo y con los planes sectoriales y regionales en los que participa la institución, procurando que el presupuesto institucional se constituya en un instrumento a su servicio que le permita gestionar de una forma eficaz, eficiente y económica la prestación del servicio público encomendado, en aras de lograr resultados positivos en función de los requerimientos económicos, ambientales y sociales que debe atender a la luz de los objetivos de su creación. Esta subfase se sustenta en normativa como la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley General de Control Interno, etc.

Subfase de Prerrequisitos Normativos La subfase de Prerrequisitos Normativos debe garantizar que el procedimiento de contratación administrativa, cuya gestión se solicita, cumple con los requerimientos establecidos por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, los cuales se señalan en forma puntual, como una guía en el presente documento. Haciendo referencia a aspectos como la publicidad del programa de adquisiciones, la justificación de la compra, requisitos referentes al objeto y sus especificaciones técnicas, procedimientos de control de calidad, entre otros.




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Esta fase la lleva a cabo el Departamento de Contratación Administrativa una vez recibida

una solicitud de contratación debidamente revisada y aprobada para trámite. De modo

que en el plazo máximo de un día (1) hábil se asigna el trámite a un Analista para su

debida gestión, según se trate de un procedimiento de Escasa Cuantía o de Licitaciones.

En el caso de procedimientos concursales, una vez el analista cuenta con los insumos

necesarios para la elaboración del trámite, los plazos corresponden a los siguientes:

Actividad Escasa Cuantía Licitaciones

Elaboración de Cartel por el Analista y

Aprobación de la Jefatura 2 días hábiles 5 días hábiles

Remisión del Analista al Área Técnica,

Programa o Subprograma

Revisión del Cartel por parte del Área

Técnica, Programa o Subprograma y su

posterior remisión

7 días hábiles 7 días hábiles

Creación del trámite y Remisión del

cartel para Aprobación del Director 2 días hábiles 2 días hábiles

Actividades restantes Según plazos máximos establecidos

por Ley

Artículo 73 - La Dirección de Proveeduría Institucional, sin perjuicio de lo que se disponga en otras disposiciones normativas emitidas por otros órganos competentes por razón de la materia, tendrá las siguientes funciones: (…) 4) Confeccionar el cartel o pliego de condiciones y tramitar los procedimientos de contratación administrativa hasta la fase de notificación de la emisión de pedido de compra. (…) Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública

Artículo 1 - Definición funcional de Proveeduría Institucional Las Proveedurías Institucionales serán las competentes para tramitar los procedimientos de contratación administrativa que interesen al respectivo Ministerio, así como para realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y llevar un inventario permanente de todos sus bienes. Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno




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En los procedimientos que se tramiten bajo alguna causal de excepción, el analista del

trámite cuenta con un plazo máximo de 2 días hábiles para revisar toda la documentación

adjunta.

Si requiere información adicional o no aportada en la solicitud de contratación deberá

gestionarla vía correo electrónico ante el programa o sub programa gestor otorgando para

ello un plazo máximo de 2 días hábiles.

Una vez que cuente con todos los insumos necesarios para su creación, deberá coordinar

con el proveedor comercial elegido por la unidad gestora para el caso particular, la fecha y

hora de apertura de ofertas, la cual deberá realizarse dentro del plazo máximo de 2 días

hábiles.

La última fase corresponde a la Fase de Ejecución, la cual es responsabilidad exclusiva

del Jefe de Programa o Subprograma; y corresponde al seguimiento de los contratos en

ejecución.




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5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

Según Decreto No. 38830-H-MICITT firmado el 15 de enero de 2015, por jerarcas del

Ministerio de Hacienda y del MICITT, y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 19,

del 28 de enero de 2015, se establece “La creación del Sistema Integrado de Compras

Públicas como Plataforma Tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central

para la tramitación de los procedimientos de Contratación Administrativa”

Lo anterior, en busca de una integración de la gestión del proceso de compras públicas

estableciendo una única plataforma electrónica para el uso de las instituciones que

conforman el Estado.

Importante Para trámites cuyo contrato original haya sido tramitado en la plataforma Comprared 2.0, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017 con el procedimiento correspondiente para el trámite de estas solicitudes, debido a las limitantes que presenta ese sistema, imposibilitando generar solicitudes en el mismo. Dicho procedimiento es aplicable para contratos vigentes, de solicitudes creadas en esa plataforma para la aplicación de los siguientes tipos de trámite:

Inyección de Contenido

Modificación Unilateral al Contrato (Art. 208 RLCA)

Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)

Reajuste de Precios o Pago de Diferencias Adicional a los documentos de la solicitud que se esté tramitando, se debe adjuntar el formulario con los requerimientos según corresponda, debidamente firmado por el Jefe de Programa o Subprograma: DPI-FO05006-PC Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional DPI-FO08006-PC Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido DPI-FO09006-PC Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral

DPI-FO11006-PC Req. para solicit. de Reajuste de Precios




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5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones

Es importante que los Directores de los Programas y Subprogramas Presupuestarios

realicen una adecuada planeación y planificación de las compras públicas a su cargo para

que se desarrollen y ejecuten durante el año para el que se garantiza la disponibilidad

presupuestaria con el fin de favorecer el logro de los objetivos institucionales, esto

mediante el Programa de Adquisiciones.

Para el año presupuestario 2018, esta Proveeduría Institucional emitió la Circular No. DPI-

057-2017, del 26 de setiembre de 2017, solicitando la remisión del Plan Anual de

Adquisiciones para dicho periodo, en el formato establecido.

Artículo 6 – Principio de Publicidad (…) En el primer mes de cada período presupuestario, los órganos y entes sujetos a las regulaciones de esta Ley darán a conocer el programa de adquisiciones proyectado, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. Para tales efectos, podrá recurrirse a la publicación en el Diario Oficial o a otros medios idóneos, tales como la página electrónica oficial del órgano o entidad. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 7 - Publicidad del Programa de Adquisiciones En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. La Administración procurará incluir en el Programa de Adquisiciones al menos, la siguiente información: a) Tipo de bien, servicio u obra por contratar b) Proyecto o programa dentro del cual realizará la contratación c) Monto estimado de la compra d) Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación e) Fuente de financiamiento f) Cualquier otra información complementaria que contribuya a la identificación del bien o servicio El Programa de Adquisiciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad administrativa no prevista. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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La publicación del extracto, tal como lo señalan los artículos 6 de la Ley de Contratación

Administrativa y 7 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se realizó el

día 07 de diciembre de 2017 en el Diario Oficial La Gaceta No. 232.

Esta información se encuentra disponible en la dirección electrónica

http://www.sicop.go.cr, en la pestaña superior denominada Centro de Atención y en el

menú a la izquierda que indica Avisos por Institución; desde el mes de enero de 2018.

Para localizar la información se debe seleccionar Nombre de Institución, en el filtro

Condiciones de Búsqueda: digitando MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA.

Este proceso es imprescindible para emprender cualquier procedimiento de compra para

el año vigente.

Importante Aunado a la comunicación en mención, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-063-2016, del 7 de noviembre de 2016 (ver Anexo No. 2), a partir de la Circular No. DGABCA-UID-0004-2016 del 12 de setiembre de 2016 suscrita por el Lic. Fabián David Quirós Álvarez, referente al “Procedimiento para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, en la misma se indica la importancia de no utilizar el catálogo de mercancías de Comprared como referencia para determinar la imputación presupuestaria de las compras realizadas por las Proveedurías de la Administración Central e Instituciones Adscritas.

http://www.sicop.go.cr/




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5.3 Fase Previa o de Prerrequisitos

Los Programas y Subprogramas deben cumplir y gestionar adecuadamente los diversos

requerimientos presentes en la fase previa de todo proceso de compra pública, a fin de

lograr mejores resultados en las fases posteriores de trámite del procedimiento de

contratación administrativa y de ejecución contractual, procurando de mejor manera la

satisfacción del interés público así como el uso eficaz y eficiente de los recursos

económicos, materiales y humanos a veces tan limitados con los que dispone la

Administración, todo de previo a la inclusión de las solicitudes de contratación en el

sistema electrónico de compras públicas respectivo.

Lo anterior evitará además, tener que solicitar información adicional o tramitar

devoluciones o rechazos de las mismas, lo cual implica un reproceso por cuanto el

procedimiento de contratación administrativa no inicia hasta tanto se corrija la solicitud de

contratación 1, debido a la integración del sistema electrónico de Compras Públicas

respectivo con el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF).

1 Según Circular No. DGABCA-NP-019-11, del 10 de enero de 2011, de la Dirección General de

Administración de Bienes y Contratación Administrativa

Esta fase es de completa responsabilidad de los Jefes de Programa, únicamente la

verificación del cumplimiento de estos requisitos es responsabilidad de la Proveeduría

Institucional.

A continuación, se detallan los requerimientos, en cumplimiento con los lineamientos

presupuestarios y normativos.

Importante Tener en consideración lo comunicado mediante la Circular No. DPI-063-2016, del 7 de noviembre de 2016 (ver Anexo No. 2), a partir de la Circular No. DGABCA-UID-0004-2016 del 12 de setiembre de 2016 suscrita por el Lic. Fabián David Quirós Álvarez, referente al “Procedimiento para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, en la misma se indica la importancia de no utilizar el catálogo de mercancías de Comprared como referencia para determinar la imputación presupuestaria de las compras realizadas por las Proveedurías de la Administración

Central e Instituciones Adscritas.




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5.3.1 Perfil de acceso al Sistema SICOP

Para efectos de cualquier transacción en el sistema Sicop, es necesario contar con un

perfil, validado contra la firma digital; el cual determina los accesos y limitaciones del

usuario, esto según la responsabilidad que tenga dentro del proceso de contratación

administrativa, entiéndase todo lo relativo a solicitudes de contratación y trámites.

Para la obtención de perfiles requeridos por los funcionarios para el uso del Sistema,

éstos deberán gestionarse a través del funcionario que cada Institución designe como

Administrador del Sistema SICOP (Directriz No. DGABCA-NP-06-2015, del 11 de mayo

de 2015).

El trámite que corresponde a los Programas y Subprogramas Presupuestarios es remitir

mediante oficio o correo electrónico avalado por el Jefe de Programa o Subprograma, la

solicitud del tipo de perfil requerido para el uso del sistema.

Contacto - Funcionarios designados como Administradores del Sistema SICOP Ingeniero Sergio Merino Rodríguez Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected] Máster Rosa Eugenia Chacón Alvarado Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected]

mailto:[email protected]





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5.3.2 Determinar las generalidades de la solicitud de contratación

Determinación y descripción

del Objeto Contractual Bien, Servicio u Obra

Subpartida Presupuestaria

Justificación

Artículo 7, LCA

Artículo 8, inciso a) RLCA

Justificación de la procedencia de la contratación, con

indicación expresa de la necesidad a satisfacer,

considerando para ello los planes de largo y mediano

plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual

Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición

Institucional, según corresponda.

Disponibilidad

Presupuestaria según Objeto

de Gasto de la Subpartida

El Programa o Subprograma debe asegurarse de contar

con recursos presupuestarios, a fin de enfrentar la

erogación respectiva

Fuente de financiamiento

001: Ingresos Corrientes (Ordinaria)

280: Colocación de Títulos Valores (Extraordinaria)

Cuenta Especial (Derechos de Pesca)

Tipo de modalidad y Trámite 2

2 Referirse al Anexo No. 3 para

información más específica de

cada uno y sus requerimientos

- Cantidad Definida 2

- Según Demanda o Consignación 2

- Remate 2

- Concurso mediante procedimiento de: Escasa

Cuantía, Licitación Abreviada o Licitación Pública 2

- Actividad Contractual desarrollada entre entes

sujetos de Derecho Público (Artículo 138 RLCA) 2

- Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente

incompatibles con el Concurso (Artículo 139 RLCA) 2

- Modificación Unilateral del Contrato (Artículo 12 LCA

y Artículo 208 RLCA) 2

- Contrato Adicional (Artículo 12 bis LCA y Artículo 209

RLCA) 2

- Convenio Marco (Artículo 115 RLCA) 2

- Inyección de Contenido 2

- Trámites con permiso de la Contraloría General de la

República

- Pagos por reajuste de precios (Artículo 31 RLCA) 2

- Cuenta Especial (Ver Anexo No. 4)

- Canje (Ver Anexo No. 5)




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5.3.3 Determinar las especificaciones técnicas del objeto contractual

Según el objeto contractual, sea este un bien, un servicio o una obra, el Programa o

Subprograma debe definir las especificaciones técnicas para la contratación, en función

de las necesidades a satisfacer; de forma clara, precisa y organizada, lo cual permitirá

obtener en el momento oportuno una oferta idónea.

Cantidad a requerir

Característica Técnicas

- Unidad de Medida: según el Sistema Internacional de

Unidades y sus equivalencias (Ver Anexo No. 6)

- Dimensiones: NO indicar aproximadamente

- Color: NO indicar color a escoger

- Texturas, material, composición

- En casos donde se requiera estandarización y se

justifique técnicamente: marca, modelo, número de

parte, etc

Condiciones de operación o

Capacidad

Según el tipo de bien, ejemplo: rango de temperatura,

voltaje, etc

Embalaje, Rotulación o

Etiquetado

En concordancia con la cantidad a requerir

Ejemplo: Cajas, Paquetes, Bolsas, Rollos, etc

Transporte

Seguros

Indicar si se requiere, según el objeto contractual, el

tipo de seguro, plazo, monto de la cobertura y fecha de

su presentación

Reglamentos Técnicos,

Normas Metrológicas y/o

Sanitarias

Ejemplo:

- Cumplimiento de la Ley General del Servicio

Nacional de Salud Animal

- Cumplimiento de la Directriz No. 11-MINAE

Normas técnicas

Ejemplo:

- Preferiblemente debe contar con una Certificación de

Gestión de Calidad ISO 9001:2015

Impacto Ambiental

Visitas Indicar propósito, fecha y personal de contacto (nombre

completo, cargo, teléfono, correo electrónico, etc)

Muestras

Artículo No. 57, RLCA

Indicar destino, tipo de pruebas, verificaciones y

valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad

encargada del estudio (Circular No. DPI-008-2016, ver

Anexo No. 7)

Acondicionamiento Indicar si se requiere y considerar dentro del plazo de

entrega del objeto principal Montaje

Instalación




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Procedimientos de Control de

Calidad

Artículo 8, inciso a) RLCA

Artículo 161, RLCA

Artículo 162, inciso b) RLCA

Pruebas de puesta en funcionamiento

Prueba o ensayos para la conformidad de bienes

(Circular No. DPI-005-2017, ver Anexo No. 8)

Garantía Comercial

Alcance de la garantía

Periodo de garantía

Condición de inicio del cómputo del periodo de garantía

Mantenimiento Preventivo

Soporte técnico

Capacitación y/o entrenamiento

Disponibilidad de servicios y

repuestos

Requisitos de Admisibilidad Del Proveedor

Del Personal

Documentos entregables

Medidas de Control

Área que supervisan

Área que coordinarán con el proveedor

Área que recibirá los bienes

Área que brindará la conformidad

Lugar y plazo de ejecución de

la prestación

Dirección exacta: provincia, cantón, distrito y alguna

referencia adicional que permita su ubicación

geográfica

Plazo máximo de la prestación (en días hábiles o

naturales, según la naturaleza del objeto contractual)

Forma de pago

Según las entregas:

Sea Única entrega o Entregas parciales

Sean Entregas Programadas

Causales de Multa

Artículo 50, RLCA

Posibles defectos en la ejecución

(Circular No. DPI-015-2017, ver Anexo No. 9)

Subcontratación

Artículo 69, RLCA No más de un 50% del monto adjudicado

Otras obligaciones

Confidencialidad

Anexos

Otras especificaciones Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo:

Disposiciones Específicas




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5.3.4 Catálogo de Bienes y Servicios de SICOP

El Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) cuenta con un Catálogo de Bienes y

Servicios para el ingreso de los procedimientos de compra.

En el caso de que al momento de realizar la búsqueda, los bienes y servicios del Catálogo

no concuerden con las especificaciones de lo que requiere el Programa o Subprograma (o

sea no exista una ficha técnica), le corresponde a este crear un nuevo código, sea bien o

servicio, mediante la plataforma de Pre-Solicitudes de Catálogo.

Para la creación del código el usuario debe contar con el rol de Operador de Pre-Solicitud,

cuyo acceso se valida con la firma digital.

5.3.4.1 Registro de la Pre-Solicitud de Catálogo

Para efectos del registro de la pre-solicitud se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el tipo de solicitud: bien o servicio según sea el caso

2. Una vez se despliega el formato de la ficha técnica, se procede a ingresar la

información específica del bien o servicio de los espacios marcados con asterisco (*).

3. Posteriormente, sólo si se está ingresando un bien, se debe incorporar la información

de los atributos individuales ligados al Código de Clasificación.

4. Una vez incorporada toda la información, se remite la solicitud para una pre-

aprobación, lo cual implica que pasará a revisión del Coordinador de Pre-Solicitud, en

este caso funcionarios de la Dirección de Proveeduría (según sea el Ejecutivo de

Programa).

5. Una vez que los funcionarios de esta Dirección revisen el código creado, pueden

proceder de dos formas:

Remitir observaciones al Programa o Subprograma para que se corrija

alguna información del código

O trasladar la solicitud para la aprobación definitiva

¿Qué hacer si no se cuenta con el rol de Operador de Pre-Solicitud? Para efectos de la asignación del rol de Operador de Pre-Solicitud en caso de que el Programa o Subprograma requiera cambiar de funcionario, asignar a otro o alguna necesidad particular, se debe solicitar mediante oficio dirigido a esta Dirección, debidamente firmado por el Jefe de Programa, Subprograma o Jefe Administrativo




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La decisión final de aprobar o rechazar el código creado será responsabilidad y a

discreción de Gobierno Digital.

5.3.5 El objeto contractual está incluido en el Programa de Adquisiciones

publicado a inicios del año

El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el objeto contractual haya sido

incluido en el Programa de Adquisiciones para poder proceder a la compra del mismo, lo

anterior verificando e indicando el número de Gaceta y la fecha en la cual se realizó la

publicación correspondiente en la solicitud.

Importante al momento de crear los códigos - La información que se ingrese como el Nombre del Bien/Servicio, la Descripción del

Bien/Servicio, la Unidad de Empaque debe ser en mayúscula. - Para Bienes tanto en el Nombre, como en la Descripción se deben incluir cuatro (4)

atributos. - Para Servicios, no es necesario incorporar atributos. - Para separar decimales, se debe hacer uso de coma (,) y no de un punto (.) - Si en el Nombre y en la Descripción se detallan medidas, se debe hacer uso del

Sistema Métrico Decimal; y se deben incluir en minúscula o mayúscula según el Anexo No. 6, Unidades de Medida y sus Equivalencias.

- El máximo de caracteres para el Nombre del Bien/Servicio es de 400 y para la Descripción del Bien/Servicio es 2000.

- Para la sección de Atributos Individuales, la cantidad mínima a incluir es de cuatro (4) atributos.

- Si el Código de Clasificación no tiene ligado un atributo que el Programa o Subprograma requiere, debe remitir el Código, el Atributo y la Descripción genérica de ese atributo mediante correo al Ejecutivo de Programa, para ser creado.

- En caso de repuestos para un equipo, máquina, etc., se debe indicar número de parte o referencia, sólo en estos casos se pueden indicar marcas y modelos.

- Si eventualmente algún Programa o Subprograma por alguna razón creó un código incorrecto o que no se adecuaba a las especificaciones del objeto de compra, el sistema permite modificarlo, siempre y cuando ninguna otra institución lo haya utilizado para una compra.




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5.3.6 El trámite del objeto NO se genera por un pago por reserva

El trámite de compra de bienes o servicios cuyo compromiso presupuestario el Programa

o Subprograma ejecute a través de un pago por reserva no debe ser incluido en el

sistema SICOP como una solicitud de contratación.

5.3.7 El objeto contractual NO está disponible para su compra en un

Convenio Marco

El Programa o Subprograma debe asegurarse de verificar en los Convenios Marco

vigentes si el objeto contractual está incluido o no, lo cual es primordial a fin de que

según sea el caso, se ingrese el trámite de la forma adecuada.

Artículo 115 - Convenio Marco (…) Las instituciones usuarias de un convenio marco, están obligados a consultarlo y utilizarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como: precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Recordar que este tipo de trámites se solicitan directamente a la Dirección Financiera, para el pago de adquisición de bienes y servicios continuos e incluye lo que señala la Circular No. CCAF-010-2011 Y para efecto de las solicitudes creadas en Comprared 2.0, referirse a lo comunicado mediante Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017, emitido por esta Dirección

¿Qué hacer si el objeto contractual no está incluido en el Programa de Adquisiciones? Solicitar la modificación al Programa de Adquisiciones ante la Dirección de

Proveeduría Institucional (ver Anexo No. 10)




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Si el objeto contractual está disponible en Convenio Marco se debe crear una solicitud

bajo esta modalidad (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.2.8 Convenio Marco)

5.3.8 El objeto contractual NO se ha tramitado previamente en el mismo

periodo presupuestario, generando fragmentación

Artículo 37 – Prohibición de Fragmentar La Administración no podrá fragmentar sus adquisiciones de bienes y servicios con el propósito de variar el procedimiento de contratación. Ley de Contratación Administrativa

Artículo 13 - Fragmentación La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. La fragmentación se reputa ilícita cuando, contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo. La Administración deberá planificar anualmente sus compras y fijar fechas límites para que las unidades usuarias realicen los pedidos de los bienes y servicios que requieren con la debida antelación, a fin de poder agrupar los objetos de las compras. Fuera de esas fechas no se podrán atender pedidos que no sean calificados de necesidades urgentes o imprevistas. Las adquisiciones deberán agruparse por líneas de artículos dependientes entre sí.

Importante Los Convenios Marco vigentes se pueden verificar en la página de SICOP, en la cejilla de Compra por Catálogo, haciendo utilización en forma conjunta de la Directriz de Uso suscrita por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), de cada Convenio Marco




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5.3.9 Definir la Estimación Contractual

No se considerará fragmentación: a) La adquisición de bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente, siempre que existan razones fundadas para admitir que no hubo imprevisión por parte de la Administración. b) La adquisición de bienes y servicios distintos entre sí a pesar de que estos estén incluidos dentro del mismo gasto-objeto. c) La promoción de procedimientos independientes para el desarrollo de un determinado proyecto, siempre y cuando exista una justificación técnica que acredite la integralidad de éste. d) Los casos en que a pesar de que se conoce la necesidad integral, se promueven varios concursos para el mismo objeto, originado en la falta de disponibilidad presupuestaria al momento en que se emitió la decisión inicial en cada uno de los procedimientos. e) La adquisición de bienes y servicios para atender programas; proyectos o servicios regionalizados o especiales. Quedan excluidos de la aplicación de este inciso los productos de uso común y continuo. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 31 – Estimación Contractual Para estimar la contratación, se tomará en cuenta el monto, en el momento de la convocatoria, de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante su vigencia. En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 48. Igual procedimiento se aplicará respecto de contratos para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, cuando se establezcan o existan prórrogas facultativas que puedan superar ese límite. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo. Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas. Ley de Contratación Administrativa




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Como requisito la Administración debe estimar el monto aproximado del costo del objeto

contractual, lo cual deberá realizarse en términos razonables bajo responsabilidad del

Jefe de Programa o Subprograma.

Artículo 12 – Estimación del Negocio Para estimar la contratación, en el momento de dictar la decisión inicial, se tomará en cuenta el monto de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante su vigencia. En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 48. Igual procedimiento se aplicará respecto de contratos para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, cuando se establezcan o existan prórrogas facultativas que puedan superar ese límite. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo. Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas. En todo caso, cuando en el contrato para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, se establezcan o existan prórrogas facultativas que no superen ese límite, para efectos de su estimación se considerarán también las prórrogas. Lo dispuesto en este Artículo no aplica para la determinación de la procedencia del recurso de apelación o refrendo contractual. Reglamento a Ley de Contratación Administrativa




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A partir de los pronunciamientos del Órgano Contralor, esta Dirección recomienda a los

Programas y Subprogramas que para efectos de la estimación contractual realicen un

estudio de mercado en donde se promedien los precios obtenidos, tomando en cuenta su

razonabilidad en atención al posible valor de mercado de los bienes, servicios u obra que

se requieren, este monto será el indicado en la solicitud de contratación.

Ese estudio de mercado lo podrá realizar el funcionario responsable, mediante consulta

de precios a los proveedores, a través de llamadas telefónicas, correo electrónico, o

visitas. Inclusive precios de una contratación previa, siempre y cuando no hayan

transcurrido más de seis (6) meses desde su emisión.

Lineamientos de la Contraloría General de la República “ (…) a) Al amparo de los artículos 8 y 31 de la Ley de Contratación Administrativa, las administraciones públicas deben establecer el monto estimado por reservar de sus presupuestos para una determinada contratación. Como parte de la estimación se impone realizar un estudio técnico o de mercado para obtener - en términos razonables - el posible precio por pagar. Los documentos que amparan tal estimación y el estudio técnico o de mercado deberán constar en expediente administrativo; asimismo, será obligación del jerarca referirse a ellos en la decisión que da inicio al procedimiento de que se trate, según lo ordena el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa.” (El destacado no corresponde al original) Diario Oficial La Gaceta no. 221 del 11 de noviembre 2004

“ (…) Como puede verse el inciso d) se refiere a la estimación actualizada del costo del objeto conforme las reglas de la estimación del negocio (artículo 12 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa), para lo cual puede hacerse una revisión de los precios promedios de mercado del objeto contractual (suministro, servicio o construcción) o utilizar mecanismos de actualización o proyección de precios, en fin cualquier otra alternativa razonablemente objetiva que pueda definir la Administración en atención a las particularidades del objeto contractual. No se trata acá, de hacer complejos estudios para cada contratación, sino por algún medio tratar de anticipar los posibles costos que se tendrían con el específico objeto contractual.” (El destacado no corresponde al original) “ (…) Sobre la necesidad de realizar la estimación actualizada del objeto contractual, debemos aclarar que es una obligación para todos los procedimientos concursales, sean ordinarios o de excepción; pero consideramos que la forma en cómo lo realice cada Administración es a fin de cuentas un tema de control interno en función de los montos invertidos y con base a una lectura razonable de tal suerte que no podría ser la misma solución para todos los casos.” Oficio no. DCA-1167-2008 del 28 de abril de 2008




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A fin de plasmar la información obtenida se debe hacer uso del formato del Formulario

Referencial de Precios (Ver Anexo No. 11), el cual se debe adjuntar como un requisito a

la solicitud de contratación generada en el sistema SICOP.

Este instrumento constituye una declaración bajo fe de juramento, donde el firmante

declara que ha efectuado las acciones pertinentes con el fin de obtener los datos

necesarios para consignar la información del estudio de mercado, y ha documentado los

respaldos para la elaboración del mismo.

¿Qué información se debe incluir en el Formulario Referencial de Precios?

Nombre y descripción, características y/o especificaciones técnicas generales del

objeto contractual.

Nombre de la empresa que cotiza, contacto, correo electrónico y teléfono. La cual

debe preferiblemente estar inscrita y activa en el Registro de Proveedores de

SICOP.

Presentación del objeto contractual, de forma que los precios se puedan comparar

en condiciones equitativas. Ejemplo: unidades, cajas, paquetes, bolsas, etc.

Referencia del costo del objeto contractual por parte de mínimo tres proveedores.

Nombre, número de cédula y firma del funcionario que elabora el estudio.

Se recuerda que el Formulario Referencial de Precios y la información detallada en

el mismo, no debe exceder los tres (3) meses desde su elaboración hasta el ingreso

a la Dirección de Proveeduría, esto como parte de la solicitud de contratación.

Es responsabilidad del Jefe de Programa o Subprograma, verificar que la información

remitida por los proveedores comerciales (especificaciones técnicas, características, o

condiciones) corresponda al objeto contractual que indican que satisface la necesidad.




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Vale recalcar que la estimación contractual, costo del objeto o estimación del negocio, es

un tema fundamental que tiene múltiples consecuencias prácticas y jurídicas, entre ellas

la finalidad de cumplir cuatro propósitos fundamentales: primero, proporcionarnos un

monto aproximado del valor del objeto contractual a adquirir; segundo, proporcionarnos

un monto de compra para determinar el tipo de procedimiento de contratación

administrativa que corresponde tramitar por cuantía; tercero, nos proporciona el alcance

del contenido presupuestario a garantizar para cada periodo presupuestario, pudiendo así

programar el procedimiento de contratación para no sub ejecutar monto alguno, dividir el

objeto en etapas de ejecución o simplemente tener certeza sobre el contenido

presupuestario que se debe garantizar para el siguiente periodo presupuestario; y cuarto,

se constituye en un parámetro para valorar en una fase posterior como lo es la fase de

análisis de ofertas, si el precio ofertado por las empresas participantes, amerita un análisis

de estructura de costos u otro, capaz de determinar su razonabilidad o no.

En atención a lo anterior, se establecen dos lineamientos en esta materia:

1. En fase de análisis de ofertas, el área técnica designada por el Programa o

Subprograma gestor para determinar el cumplimiento o elegibilidad de las ofertas

presentadas a concurso, deberá de una vez referirse a la razonabilidad de los

precios ofertados para cada línea, debiendo el Programa o Subprograma

implementar las medidas necesarias para verificar y garantizar de manera oportuna,

que el contenido disponible en esa solicitud de contratación resulta suficiente para

proceder a dictar acto final, incluso si ello implica sustituir dicha solicitud de

Trámites para los cuales es posible prescindir del Formulario Referencial de Precios

- Convenio Marco - Artículo 138 RLCA (Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho

Público) - Artículo 139 RLCA (Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente

incompatibles con el Concurso) - Artículo 208 RLCA (Modificación Unilateral del Contrato) - Artículo 209 RLCA (Contrato Adicional) - Inyección de Contenido - Pagos por Reajuste de Precios o Pago de Diferencias - Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones & Obras por

Construcción de Edificaciones 3 3 Para estos objetos se debe suministrar criterio técnico de precios (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe Departamento de Obras Civiles)




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contratación para inyectar el contenido presupuestario faltante según los montos

que se van a adjudicar.

2. Esta Proveeduría Institucional considera que un exceso en los precios presentados

a concurso que supere el 25% del monto estimado en la solicitud de contratación,

no resulta razonable para el interés público por cuanto es público y notorio que los

precios que cotizan las empresas o posibles oferentes en un sondeo de precios de

previo a un concurso público, no corresponden a la realidad de mercado por cuanto

se “inflan” o cotizan con una tendencia a la alta en el tanto a los posibles oferentes

no les interesa revelar con exactitud el monto que presentarían en una fase

posterior como lo es la de concurso; siendo que en fase de procedimiento se

debería acreditar una tendencia a la baja, y no un incremento que supere el

porcentaje que se establece en este punto. Sin embargo esto no excluye la

posibilidad de realizar un análisis en cada caso en particular.

5.3.10 Garantizar la Disponibilidad Presupuestaria

Artículo 8 - Disponibilidad Presupuestaria Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración y previa autorización de la Contraloría General de la República, podrán iniciarse los procedimientos de contratación administrativa, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria. En estas situaciones, la Administración advertirá, expresamente en el cartel, que la validez de la contratación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario. En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período presupuestario, deberán adoptarse las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones. Ley de Contratación Administrativa




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El Programa o Subprograma Presupuestario es responsable de respaldar el respectivo

pago que derive de cada contratación administrativa dentro del periodo presupuestario en

el que se estime que se llevará a cabo su ejecución, de conformidad con la normativa

vigente, implicando adicionalmente los posibles pagos en casos de prórrogas del

trámite en fase de ejecución.

Por tanto según lo indicado, se reitera tal como se comunicó mediante Circular No. DPI-

044-2017, del 07 de julio de 2017, que esta Dirección no tramitará solicitudes de

contratación en el sistema SICOP, que de acuerdo a los plazos de ejecución deban de

darse en el mismo periodo presupuestario y que el Programa o Subprograma no cuente

con el contenido presupuestario completo.

Dado lo anterior, solamente se justifica la creación de una solicitud de contratación sin

fondos, en los casos que se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el periodo

presupuestario siguiente a aquel en el que dio inicio el procedimiento, acreditando el

contenido presupuestario.

Artículo 9 - Disponibilidad Presupuestaria Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, éste se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar, en los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República, dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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Aplicación del Artículo 86 – Adjudicación de mayor o menor cantidad

El Programa o Subprograma debe tomar la previsión y así requerirlo, esto en el caso de

poder adjudicar una mayor cantidad de bienes, cuando la oferta ganadora presente un

precio menor al presupuestado, siempre y cuando la necesidad lo justifique, de forma que

logre satisfacer esa necesidad en un 100%. Lo anterior haciendo la indicación expresa

línea por línea.

Así mismo, debe consignar en el caso de que la oferta ganadora presente un precio

mayor al presupuestado, la posibilidad de adjudicar parcialmente; siempre y cuando el

objeto contractual lo permita.

Lo anterior, bajo el entendido de que en estos supuestos el adjudicatario antes de que el

acto final adquiera firmeza, tiene el derecho de renunciar a ese excedente en la

adjudicación por las razones que él le indique a la Administración, caso contrario,

adquiere la obligación de entregar las cantidades adjudicadas.

Importante En los casos en los que el procedimiento se inicie en SICOP bajo la modalidad de “según demanda” sin serlo, por necesidades particulares del Programa o Subprograma o limitaciones de SICOP, la solicitud de contratación debe indicar en el apartado de observaciones, lo siguiente: “Esta solicitud se incluyó bajo la modalidad según demanda por cuestiones del sistema SICOP, no obstante, corresponde a una solicitud de cantidades definidas” En cuanto a ese tipo de trámites, una vez se haya notificar el contrato via SICOP, el Programa o Subprograma contará con un plazo máximo de 5 días hábiles para

generar la solicitud de inyección de contenido a ese trámite original.




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5.3.11 Determinar el Tipo de Procedimiento

Artículo 86 – Acto Final Una vez hechos los estudios y valoraciones señalados en los artículos anteriores, la Administración, deberá dictar el acto de selección del adjudicatario. Cuando se soliciten precios unitarios y la Administración se haya reservado la posibilidad de adjudicar parcialmente una misma línea o mismo objeto, así lo indicará. Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Administración podrá adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 27 - Determinación del Procedimiento Cuando la Ley no disponga de un procedimiento específico en función del tipo de contrato, el procedimiento se determinará de acuerdo con las siguientes pautas - según Resolución emitida por la Contraloría General de la República en el año vigente - a), b), c), d), e), f), g), h), i), j). La Contraloría General de la República se encargará de elaborar y enviar una lista con el nombre de cada administración, así como el monto de su presupuesto autorizado para respaldar la contratación de bienes y servicios no personales, con el fin de que se publique en La Gaceta, a más tardar en la segunda quincena de febrero de cada año. Para establecer dicho monto, deberá considerarse el promedio de las sumas presupuestadas tanto en el período vigente como en los dos períodos anteriores, en lo relativo a las partidas para respaldar las necesidades de contratar bienes y servicios no personales. Los ministerios y los órganos que haya desconcentrado sus servicios de proveeduría, se considerarán unidades separadas, para los efectos de la clasificación correspondiente. En todo caso, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa se clasificará de acuerdo con el monto que arroje la suma de los presupuestos para respaldar las necesidades de contratar bienes y servicios no personales de los ministerios cuya actividad contractual sea desarrollada por dicha entidad.




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Una vez realizada la estimación considerando las posibles prórrogas, se debe definir el

tipo de procedimiento de contratación a seguir, de forma que a partir de dicho monto se

determine según la tabla que se indica a continuación el tipo de procedimiento

correspondiente.

Lo anterior según los Límites Generales de Contratación Administrativa para el año

vigente, los cuales se emiten y comunican por la Contraloría General de la República.

Para el año 2018, los límites corresponden a los siguientes:

Las sumas establecidas en este artículo se ajustarán cada año, tomando como referencia, entre otros, la variación porcentual del Índice general de precios al consumidor. A más tardar en la segunda quincena de febrero de cada año, la Contraloría General de la República dictará una resolución que incorpore los incrementos y especifique los parámetros vigentes para cada órgano y cada ente comprendidos en esta Ley. (El destacado no corresponde al original) Ley de Contratación Administrativa




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Límites Generales de Contratación Administrativa

Ministerio de Seguridad Pública

Estrato B

(Excluye Obra Pública)

Año 2018

Licitación

Pública Licitación Abreviada

Contratación

Directa

Recurso de

Apelación

Artículo 84

LCA

Igual o más de Menos de Igual a o más

de Menos de A partir de

₡ 560.000.000,00 ₡ 560.000.000,00 ₡ 29.080.000,00 ₡ 29.080.000,00 ₡ 230.900.000,00

Límites Generales de Contratación Administrativa

(Para Obra Pública)

Año 2017

Licitación

Pública Licitación Abreviada

Contratación

Directa

Recurso de

Apelación

Artículo 84

LCA

Igual o más de Menos de Igual a o más

de Menos de A partir de

₡ 870.000.000,00 ₡ 870.000.000,00 ₡ 45.130.000,00 ₡ 45.130.000,00 ₡ 358.600.000,00

Según Resolución No. R-DC-015-2018, emitida por la Contraloría General de la República, publicada en el

Diario Oficial La Gaceta No. 37, Alcance Digital No. 42, del 27 de febrero de 2018 y comunicado mediante

Circular No. DPI-011-2018, del 28 de febrero de 2018




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De igual forma, es importante tener en cuenta que según el tipo de procedimiento el cual

responde a la naturaleza o al costo del objeto contractual, se deben tener presente las

fechas límites definidas por la Dirección de Proveeduría para la recepción de solicitudes

de contratación, las cuales se detallan a continuación:

Fecha Límites para la Recepción de

Solicitudes de Contratación

Tipo de Trámite Fecha

Licitación Pública 09 de Marzo de 2018

Licitación Abreviada 29 de Junio de 2018

Contratación de Escasa Cuantía 26 de Octubre de 2018

Trámites mediante al Artículo 201

del RLCA, Convenio Marco y

Contrataciones Excepcionadas

09 de Noviembre de 2018

Según Circular No. DPI-071-2017, del 22 de diciembre de 2017

Por experiencia de años anteriores se recomienda planificar cada procedimiento de

compra pública en atención a la naturaleza del objeto contractual, al tipo de procedimiento

y a sus elementos esenciales (especialmente su plazo de entrega o ejecución) con la

finalidad de cumplir con los plazos señalados para el trámite de los procedimientos de

contratación administrativa, garantizar el pago efectivo dentro del periodo presupuestario

en el que se hace la reserva, evitar arrastres y disminuir el riesgo de la subejecución

presupuestaria el cual es de exclusiva responsabilidad de los Programas y

Subprogramas.

5.3.12 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones

del Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad

Técnica Especializada

Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo Disposiciones específicas para la Adquisición de Bienes, Servicios u Obras de especial naturaleza




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Si por la naturaleza del objeto contractual se requiere algún criterio de este tipo, se debe

coordinar su elaboración con la instancia competente.

Departamento de Comunicaciones Policiales

Departamento de Obras Civiles o Unidad de Proyectos

Departamento de Transportes

Departamento Salud Ocupacional

Dirección General de Armamento

Dirección de Tecnologías de Información

La información consignada debe venir con el nombre y la firma del responsable del área

técnica respectiva.

Importante Según Circular No. 013-DTI-2015, del 4 de noviembre de 2015 emitida por la Licda. Jacqueline Sequeira Torres, Directora de Tecnologías de Información, se remitió el Formulario No. DTI-FC01 denominado Solicitud de Aprobación de Compra y/o Alquiler de Recursos Informáticos. Lo anterior para efectos de las partidas que se indican a continuación:

10103: Alquiler de equipo de cómputo

10104: Alquiler y derechos de telecomunicaciones

10405: Servicios de desarrollo de sistemas informáticos

10808: Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información

29901: Útiles y materiales de oficina y computo, sub clase 445 cinta magnética y de respaldo

50103: Para las subclases 005 centrales y teléfonos, y la 035 proyectores

50105: Equipo y programas de cómputo

59903: Bienes intangibles

Se recomienda, en concordancia con la aplicación del artículo 86, tomar la previsión de incorporar en este formulario la cantidad exacta que satisface al 100% la necesidad, esto en el caso eventual de que sea posible adjudicar una mayor cantidad.




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5.4 Decisión Inicial

Artículo 8 – Decisión Inicial La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución. Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. La Administración Central de manera obligatoria, y facultativamente las demás instituciones del Sector Público, utilizarán el catálogo de mercancías de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. d) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio.

Artículo 7 – Inicio del procedimiento El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente. Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo de objeto, así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución. La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en los planes de largos y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda. Ley de Contratación Administrativa




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Una vez el Programa o Subprograma haya recabado la totalidad de la documentación

según lo consignado en el presente Instructivo en el punto 5.3 Fase Previa o de

Prerrequisitos, debe a fin de garantizar la adecuada inclusión de la solicitud de

contratación en el sistema SICOP y evitar devoluciones de la misma, realizar una revisión

minuciosa del cumplimiento de esos requisitos, en cumplimiento del artículo 8 del

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. f) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. g) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Importante Como apoyo a la gestión se recuerda que el Departamento de Programación y Control desarrolló para las áreas usuarias, en este caso los Programas y Subprogramas, una serie de Formularios con los requerimientos, para los siguientes tipos de trámite:

- DPI-FO04O05-PC: Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)

- DPI-FO05O06-PC: Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)

- DPI-FO06O05-PC: Requisitos para solicitudes de entrega Según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA)

- DPI-FO08O06-PC: Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido




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- DPI-FO09O06-PC: Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA)

- DPI-FO10O06-PC: Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)

- DPI-FO11O06-PC: Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios o Pago de Diferencias (Art. 31 RLCA)

- DPI-FO15O04-PC: Requisitos para solicitudes de Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público (Art. 138 RLCA)

- DPI-FO17O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)

- DPI-FO18O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA)

- DPI-FO19O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j)) - DPI-FO20O03-PC: Requisitos para solicitudes de Otros trámites Excepcionados (Art. 140, Art. 142, Art. 143, Art. 146 RLCA) - DPI-FO21O03-PC: Requisitos para solicitudes de Acuerdos celebrados con sujetos de Derecho Internacional Público (Art. 2, inciso b) de la LCA y 137 del RLCA)

Ver Anexo No. 12, para efectos de su uso y aplicación los mismos son documentos diseñados en formato digital, en Excel. Una vez completados deben ser guardados en formato PDF y ser firmados digitalmente por el Jefe de Programa respectivo. Posteriormente se deben subir SICOP respectivo, como parte de los Anexos. Dichos formularios se remiten al inicio de año vía electrónica a los encargados de manejo presupuestario, de igual forma pueden ser solicitados por medio de los correos [email protected] y [email protected]. En el caso de trámites para los cuales no se haya establecido un Formulario, el procedimiento se debe realizar mediante oficio el cual deberá detallar toda la información respectiva, firmado por el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario e

incorporarse al expediente digital.






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5.4.1 Creación de la Solicitud de Contratación e Inclusión de los Anexos

Una vez el Programa o Subprograma haya realizado la revisión de los requisitos, puede

proceder a crear en el sistema SICOP la solicitud de contratación, ingresando a

“Instituciones Compradoras” y en el menú a mano izquierda ingresando a:

Información de Sicop Solicitud de Contratación Solicitud de Contratación

Importante En caso de que persistan dudas o consultas antes de ingresar o remitir una solicitud de contratación, se recomienda aclarar las mismas con los funcionarios del Departamento de Programación y Control

Tipo de modalidad de la solicitud en SICOP El Programa o Subprograma debe crear la solicitud en el sistema según lo definido en las generalidades de la solicitud de contratación punto 5.3.1, dentro de las siguientes opciones:

Cantidad definida (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.1.1 Cantidad Definida)

Según demanda y Contrato continuo (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.1.2 Entrega según Demanda)

o Con Contenido Presupuestario o Sin Contenido Presupuestario

Remate (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.1.3 Remate) Si el Programa o Subprograma requiere por alguna razón en particular, incluir la solicitud como Según Demanda y Contrato continuo, siendo una solicitud de Cantidad definida; debe aclararlo en la solicitud en el apartado de observaciones. Ejemplo: “Esta solicitud se incluyó bajo la modalidad según demanda por cuestiones del sistema SICOP, no obstante, corresponde a una solicitud de cantidades definidas”




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La información a completar en solicitud de contratación en el sistema SICOP está

conformado por los siguientes apartados:

Cantidades Definidas Según demanda o Contrato continuo

2. Información de la contratación

3. Información presupuestaria de

Gobierno Central

4. Información del bien, servicio u

obra 4

5. Información de usuarios 5

6. Archivo adjunto 6

7. Validación presupuestaria

8. Información detallada de las

aprobaciones

2. Información de la contratación

3. Información del bien, servicio u

obra 4

4. Información de usuarios 5

5. Archivo adjunto 6

6. Validación presupuestaria

7. Información detallada de las

aprobaciones

A continuación, se aclara como se debe llenar los apartados 4, 5 y 6.




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4 Inclusión de la Información del bien, servicio u obra en el sistema según el tipo de Objeto Contractual

Bienes – Cantidades definidas

Cantidad de Unidades a adquirir X Precio Unitario. Ejemplo:

Línea Descripción del bien,

servicio u obra Unidades Cantidad

Monto unitario

Monto total

1 Alimento Concentrado para

perros en sacos de 20 kg c/u 39

¢ 30.985

¢ 1.208.415

Servicios u Obras – Cantidades definidas

1 X Precio total del servicio o de la obra. Ejemplo:



Monto unitario

Monto total

1 Servicio de Polarizado para

Ventanales c/u 1

¢ 3.101.310

¢ 3.101.310

2 Diseño y Construcción de

Instalaciones Deportivas c/u 1

¢ 142.462.051,46

¢ 142.462.051,46

Bienes – Según demanda

1 X Precio Unitario. Ejemplo:



Monto unitario

Monto total

1 Aceite Semi-sintético 15W40 c/u 1 ¢ 7.500,00

¢ 7.500,00

Servicios u Obras – Según demanda

1 X Precio total del servicio o de la obra. Ejemplo:



Monto unitario

Monto total

1 Servicio de Alquiler de

Dispositivos GPS c/u 1

¢ 34.641,48

¢ 34.641,48

2 Construcción y Permisos de

sistema de Gas LP c/u 1

¢ 10.000.000

¢ 10.000.000




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5.4.2 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma

Una vez el usuario elaborador finalice la solicitud, remite al Jefe de Programa o

Subprograma la misma para efectos de aprobación.

Se reitera la responsabilidad del Jefe del Programa o Subprograma al momento de

aprobar la Solicitud de Contratación, lo cual implica que está brindando la autorización

para la ejecución del trámite.

5 Inclusión de la Información de Usuarios, según el tipo de solicitud El funcionario que elabora la solicitud de contratación debe indicar en este apartado los aprobadores para la solicitud de contratación: Aprobador 1 Jefe de Programa o Subprograma Aprobador 2 Director de Proveeduría Institucional Aprobador 3 -- Únicamente para solicitudes con contenido presupuestario -- Director Financiero Para solicitudes sin contenido presupuestario o por Derechos de Pesca, NO se debe incluir para aprobación al Director Financiero

6 Inclusión de los Archivos Adjuntos En este apartado se deben subir los documentos correspondientes al trámite, en archivos individuales con el respectivo nombre, los cuales deben:

Ser legibles

Ser consecutivos

Ser concordantes

No estar invertidos

No estar duplicados Adicionalmente se debe tener presente para documentos como especificaciones técnicas, formularios referenciales de precio, ofertas por servicios, declaraciones

juradas, entre otros: la vigencia de los mismos




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Adicionalmente, el principio de integralidad señala que toda la documentación anexa a la

solicitud de contratación se entiende avalada en su totalidad por el Jefe de Programa o

Subprograma, una vez se apruebe la solicitud.

Cabe señalar que hasta tanto no se apruebe la solicitud de contratación por el Jefe de

Programa o Subprograma no se tiene por finalizada, impidiendo con ello su continuación.

5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial

Una vez la solicitud de contratación esté aprobada por el Jefe de Programa o

Subprograma, inicia con la revisión de requisitos en la Dirección de Proveeduría, lo

anterior por parte del Departamento de Programación y Control.

En el caso de que se surjan interrogantes o dudas sobre la información incorporada

en la solicitud de contratación, estas se notificarán mediante correo electrónico al

Programa o Subprograma para lo correspondiente.

Artículo 10 – Trámite posterior a la decisión inicial Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa, conforme a las siguientes actividades: a) Verificar que se cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la

erogación b) Determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir confirme a la

ley c) Establecer los controles necesarios para cumplir con el cronograma estándar de las

tareas y plazos máximos previamente definidos por ésta; para los diferentes procedimientos concursales y de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación.

d) Comunicar a cada uno de los funcionarios responsables, los plazos y las tareas que deberán desempeñar, según el cronograma.

e) Elaborar, con la participación de las unidades usuaria, técnica, legal y financiera, según corresponda, el respectivo cartel. Asimismo será la encargada de que exista una versión última del cartel que contenga todas las modificaciones, disponible tanto en medios físicos como electrónicos, cuando así proceda.

f) Custodiar el expediente original y atender las consultas que la propia Administración o terceros formulen sobre el estado del procedimiento.





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Una vez verificada la corrección de la solicitud de contratación o aclaradas las

interrogantes, se remitirá al Director de Proveeduría para su aprobación.

Posteriormente, el Director Financiero brindará su aval a la solicitud de contratación

desde el punto de vista presupuestario, esto en los casos que aplique.

Una vez la solicitud esté aprobada por las partes, el sistema Sicop automáticamente

devuelve la misma al usuario elaborador en el Programa o Subprograma, de forma

tal que para completar el proceso, este usuario debe seleccionar “Asignar a

Distribuidor”. Pasando la solicitud de un estado de Aprobación Solicitada a

Completada.

Posterior a lo anterior, la solicitud de contratación pasará al Departamento de

Contratación Administrativa para su correspondiente trámite (fase de

procedimiento).




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6 Disposiciones Específicas

En el proceso de adquisición de bienes y servicios es importante considerar que debido a

la particularidad de algunos objetos contractuales así como a las características propias

de SICOP, podrán exigirse requerimientos adicionales, a efecto de realizar el

correspondiente procedimiento de contratación administrativa.

A continuación, se especifican los requisitos que deben ser incluidos en el expediente

digital para determinadas partidas.




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6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Es importante valorar de previo a la elaboración de una solicitud para cualquier tipo de

mantenimiento, sea preventivo o correctivo; que no se esté confundiendo esta figura con

lo que es propiamente la garantía del bien, cuyo alcance se define al momento de la

compra misma.

El Programa o Subprograma debe al momento de requerir un mantenimiento, separarlo

del objeto de compra original, y estimar por aparte este rubro.

Esto como una línea o compra adicional (en caso de que corresponda a un trámite

previo), debido a que el mismo tiene un costo extra al objeto el cual se debe contemplar.

A continuación, se detallan los requisitos para cada tipo de mantenimiento.

Ejemplo: Compra de Vehículos con Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Línea Descripción del bien, servicio u obra

1 Vehículos 4X4, Combustible Diesel

2 Mantenimiento Preventivo de Vehículos

3 Mantenimiento Correctivo de Vehículos

Para efectos de sistema, en el caso de Mantenimiento Preventivo el Programa o

Subprograma debe crear la solicitud de contratación en Sicop como se indica:

- Bajo la modalidad de Cantidad Definida si cumple los supuestos para este tipo de

trámite (ver Apartado 4.2.1 Cantidad Definida)

- Caso contrario, bajo la modalidad de “Según Demanda/Contrato Continuo” (haciendo

la aclaración correspondiente)

En el caso de Mantenimiento Correctivo debe crearla bajo la modalidad de “Según

Demanda/Contrato Continuo”.




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6.1.1 Mantenimiento Preventivo

Modalidad de ejecución: Cantidad Definida

Modalidad de entrega: Entregas Programadas

Incluye una programación que el Programa o Subprograma debe determinar según sea la

necesidad, y plasmarlo indicando el listado de actividades necesarias para la atención del

bien, incorporando la totalidad de los equipos que requieren el mantenimiento, la

frecuencia con que se requiere el servicio (basado en un periodo de un año: mensual,

trimestral, etc) y el monto que estiman anualmente por cada actividad.

Para efectos de las especificaciones técnicas, además de indicar el patrimonio de los

equipos y/o información que corresponda, deben indicar la información anterior bajo el

siguiente formato:

No. Actividades necesarias para la

atención del bien Frecuencia

Monto estimado

anual

Monto Total Anual

Ejemplo: Mantenimiento Preventivo de Impresoras (5 equipos)

No. Actividades necesarias para la

atención del bien Frecuencia

Monto estimado anual *

1 Limpieza de rodillos Cuatrimestral ¢ 200.000,00

2 Lubricación de la unidad de manejo Cuatrimestral ¢ 240.000,00

3 Ajuste de partes eléctricas Cuatrimestral ¢ 100.000,00

4 Etc Cuatrimestral ¢ 0,00

Monto Total ¢ 540.000,00

Importante * Según la información obtenida del estudio de mercado En la solicitud de contratación en Sicop, para efectos del “total de monto de presupuesto”, será ese monto por el plazo total de la contratación (sean 4 años u otro)




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6.1.2 Mantenimiento Correctivo

Modalidad de ejecución: Según demanda

El Programa o Subprograma debe incorporar un detalle unitario de las posibles

reparaciones que puedan brindarse al bien (incluyendo mano de obra, traslados,

repuestos, etc), el precio estimado y el tiempo de repuesta que requiere esa unidad

ejecutora.

El mismo inicia su ejecución en el momento en el que se reporta un daño en los equipos

objeto de servicio que debe ser atendido por el contratista.

Para efectos de las especificaciones técnicas, además de indicar el patrimonio de los

equipos y/o información que corresponda, deben indicar la información anterior bajo el

siguiente formato:

No. Posibles reparaciones (que incluyan

mano de obra, traslados, repuestos, etc)

Tiempo de

respuesta Precio estimado

Total de Precios

Unitarios

Ejemplo: Mantenimiento Correctivo de Impresoras (5 equipos)

No. Posibles reparaciones (que incluyan

mano de obra, traslados, repuestos, etc) Tiempo de respuesta

Precio estimado *

1 Rodajes 4 días ¢ 20.000,00

2 Alimentador de impresora 6 días ¢ 10.000,00

3 Etc X días ¢ 0,00

Total de Precios Unitarios

¢ 30.000,00

Importante * Según la información obtenida del estudio de mercado En la solicitud de contratación en Sicop, para efectos del “total de monto de presupuesto”, será el monto por el plazo total de la contratación (sean 4 años u otro)




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6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos

Se insta a los Programas y Subprogramas a tramitar este objeto contractual mediante

concurso público, tal cual lo establece tanto la Ley de Contratación Administrativa como el

Reglamento de Contratación Administrativa, sin embargo bajo responsabilidad del Jefe de

Programa o Subprograma, se podrán tramitar arrendamientos de inmuebles considerados

por ellos como “bienes únicos” debiendo acreditar la debida justificación, y demás

requerimientos establecidos a continuación, en aplicación del artículo 139 - Objetos de

Naturaleza o Circunstancia Concurrente Incompatibles con el Concurso, inciso j).

Artículo 76 – Procedimiento aplicable Para tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con construcciones o sin ellas, la administración deberá acudir al procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto. Ley de Contratación Administrativa

Artículo 167 – Arrendamiento de inmuebles La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes único de este Reglamento. El propietario del inmueble no rendirá ninguna clase de garantía de cumplimiento a favor de la Administración. Para el reajuste de la renta o precio se aplicará lo dispuesto en el artículo 67 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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1. Según Informe de Control Interno de la Auditoría General No. No. 01-36-2015 CI/SA

del 20 de julio del 2015, comunicado mediante oficio Circular No. DPI-044-2015 (Ver

Anexo No. 13), del 1 de setiembre de 2015, el Programa o Subprograma debe, de

previo al inicio del procedimiento de contratación, especificar los requerimientos a

satisfacer en materia del bien a contratar, como:

El área geográfica de cobertura

Cantidad de funcionarios que laboran o que van a laborar (en el caso de

delegaciones nuevas) para el momento que surge la necesidad y proyección

de crecimiento

Área estimada requerida

Condiciones mínimas deseables de acceso al inmueble y parqueo

Cumplimiento de normativa legal en materia de salud ocupacional y

discapacidad

Otras características consideradas relevantes para la prestación eficiente de

los servicios institucionales

2. Una vez establecidos los requerimientos, el Programa o Subprograma debe

coordinar la publicación sobre la necesidad del inmueble, en el diario oficial La

Gaceta, esto en concordancia con el informe mencionado.

Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: j) Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la Institución o en su defecto, de la Dirección General de Tributación. La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o comerciales, según los términos que las partes convengan. En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez días hábiles para analizar la gestión. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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A partir de lo anterior, el Programa o Subprograma debe identificar las posibles

edificaciones idóneas según las cuales la Administración pueda elegir la mejor

opción, solicitando apoyo de las áreas técnicas (Departamento de Obras Civiles y

Departamento de Salud Ocupacional) a fin de justificar técnicamente el inmueble

más apto o de lo contrario las razones por las cuales alguna alternativa no lo es.

Una vez cumplidos estos puntos, se debe proceder a recopilar los documentos a anexar

en la solicitud de contratación:

3. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles o el representante

profesional del Programa o Subprograma, donde remitan un avalúo del inmueble

que se desea alquilar, así como indicar las modificaciones propuestas que el mismo

requiere, de forma tal que se ajuste a las necesidades de la Administración, dando

fe de que se realizaron todas las coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes

(Departamento de Salud Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General

de Armamento, en caso de requerirse), según oficio Circular No. 0012/2015-DOC-

SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe

Departamento de Obras Civiles. En el caso de que requiera remodelaciones, el

área técnica deberá indicar el plazo en el que el propietario del inmueble se obliga a

realizarlas.

-------------------- Este documento para efectos de Contratación Administrativa --------------------

----------------------------------------------- tiene vigencia de 1 año ------------------------------------------------

4. Oferta en original, debidamente firmada por el propietario o representante legal, que

indique lo siguiente:

Calidades del Propietario o Apoderado Generalísimo

Descripción del Inmueble, indicando ubicación (Provincia, Cantón y Distrito)

Monto mensual del alquiler en colones (según Directriz no. 085-H “sobre el

uso de la moneda nacional en las contrataciones de arrendamiento de

Edificios, Locales y Terrenos)

El nombre o la razón social según sea el caso, para efectos de la emisión de

la orden de compra y el respectivo pago (si el inmueble tiene más de un

propietario, indicar el nombre de la persona que asumirá esta responsabilidad)

Número de Cuenta Cliente a donde se depositaría el pago mensual

Vigencia de la Oferta en días hábiles o naturales

Las leyendas de aceptación sobre:

- La forma de pago usual de Gobierno

- La cancelación de los timbres requeridos para el trámite de contratación

- Sobre realizar las modificaciones propuestas por: el Departamento de

Obras Civiles, el Departamento de Salud Ocupacional, la Dirección de




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Informática y la Dirección General de Armamento, así como el plazo en

el que se obliga a realizarlas

Indicar si el inmueble será ocupado una vez el contrato sea eficaz o hasta una

vez realizadas las remodelaciones.

5. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:

Que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no

es patrono

Que se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones

Familiares (FODESAF)

Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales

Que no le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis

de la Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la


6. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:

Fotocopia de la Cédula, en caso de persona física

Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 7

Certificación de Cuenta Cliente, por parte de la entidad bancaria

Plano Catastrado

Certificación Registral del Inmueble 7

Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.) donde se

indique que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales 7

Certificación de la Municipalidad de que se encuentra el día con el pago de

impuestos 7

Certificación del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares

(FODESAF) 7

Si la propiedad a alquilar está hipotecada, deben presentar un documento de

la entidad bancaria con la cual tiene la hipoteca, donde conste que está al día

con los pagos 7

------------------------ 7 Estos documentos tienen una vigencia de 30 días ------------------------

Importante El monto de la oferta presentada debe ser menor o igual al monto determinado según

el Criterio técnico del Departamento de Obras Civiles




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7. En cuanto a la solicitud de contratación en el sistema, se debe:

Crear bajo la modalidad de “Según Demanda”, incluyendo el objeto en una

sola línea por el monto mensual, especificado en colones.

Ingresar en el apartado de “Monto del Presupuesto Estimado” el monto

correspondiente a total del plazo de vigencia de la contratación.

6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección

de Tecnologías de Información.

2. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.

3. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o

Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,

con las debidas aprobaciones.

6.4 10104 – Alquiler y Derechos para Telecomunicaciones

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidos por la Dirección





Lo anterior aplicable a:

Renovación/configuración certificado seguridad, uso página de internet

Alojamiento de página web

Otros (a valorar por parte de la D.T.I)

Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado, dado que en esta plataforma electrónica de compras públicas la Proveeduría Institucional debe invitar al oferente.




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6.5 10302 – Publicidad y Propaganda




Programa o Subprograma, se podrá tramitar la difusión de mensajes relacionados con la

gestión institucional debiendo acreditar la debida justificación, y demás requerimientos

establecidos a continuación, en aplicación del artículo 139 - Objetos de Naturaleza o

Circunstancia Concurrente Incompatibles con el Concurso, inciso c).

1. Objetivo específico para el cual se gestionó la contratación.

2. Indicar en las especificaciones lo relacionado a los anuncios, horarios y duración de

las pautas.

3. Adicionalmente un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la

selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y

costos.

4. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe

indicar:

Monto

Vigencia de la Oferta

Leyenda de aceptación sobre: la forma de pago usual de Gobierno

Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: c) Medios de comunicación social: La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizar por los medios de contratación ordinarios. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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Certificación de FODESAF

Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 8

------------------- 8 Este documento tienen vigencia de 30 días hábiles -------------------



es patrono.


Familiares (FODESAF).

Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.



Ley de Contratación Administrativa.

6.6 10401 – Servicios Médicos y de Laboratorio, Internamiento de Animales

1. Especificaciones técnicas del servicio a adquirir o características de la clínica o el

centro especializado, avalados por el Veterinario de la Unidad.

2. Incorporar como requisito de admisibilidad que:

Los oferentes estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de

Costa Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA)

Los oferentes cuenten con un regente técnico, para efectos de la emisión de

recetas médicas

Se cumpla con lo señalado en la Ley General del Servicio Nacional de Salud

Animal

Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado

Importante Se recuerda a los Programas y Subprogramas considerar para este tipo de trámites el “Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre Sistema Nacional de Radio S.A. y el Ministerio de Seguridad Pública” Considerar que este Convenio tiene vigencia hasta el 08 de agosto de 2019




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6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos






6.8 10406 – Servicios Generales (Fumigación)

1. La estimación contractual (estudio de mercado) debe ser por m2, y así mismo

incorporarse en la solicitud de contratación.

2. En las especificaciones técnicas, indicar:

El horario establecido para que se brinde el servicio de fumigación

Las áreas a fumigar, indicando la ubicación y la cantidad de metros cuadrados

Métodos mínimos básicos necesarios de fumigación

Plagas comunes que se requieren controlar

Productos, materiales o insumos y equipos mínimos a requerir según la

necesidad del Programa o Subprograma

3. Incorporar como requisito de admisibilidad que los productos a emplear deben ser

aprobados por la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos (EPA -

Environmental Protection Agency), por el Ministerio de Salud y reconocidos por la

Organización Mundial de la Salud (OMS), lo anterior aportando la certificación

correspondiente.

6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos)

1. Indicar como parte de las especificaciones técnicas las medidas aproximadas de los

tanques y la ubicación de los mismos




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6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas)

1. La estimación contractual (estudio de mercado) debe ser por m2, y así mismo

incorporarse en la solicitud de contratación.

2. En las especificaciones técnicas, indicar:

El horario establecido para que se brinde el servicio de limpieza

Las áreas que requieren el servicio, indicando la ubicación y la cantidad de

metros cuadrados

Productos, materiales o insumos y equipos mínimos a requerir según la

necesidad del Programa o Subprograma

3. Incorporar como requisito de admisibilidad la presentación de una declaración

jurada, debidamente firmada por el representante legal de la empresa, donde se

indique que los insumos a emplear son biodegradables. Detallando adicionalmente

la marca por categoría de los materiales y productos que requiere para la ejecución

de su contrato.

6.11 10503 – Transporte en el exterior

1. Adjuntar a la solicitud de contratación el Acuerdo de Viaje donde se acredite el día

de salida y el día de llegada

2. Consignar en la solicitud la siguiente información: motivo del viaje, periodo que

contempla, hora de salida, hora de llegada y nombre del aeropuerto de destino (en

concordancia con lo que indique el Acuerdo de Viaje)

3. Documento emitido por el país anfitrión en el cual curse la invitación a la actividad a

realizarse

4. Número de cuenta de viajero frecuente del participante, esto para el registro de

millas en el trámite de reservación y compra de boletos aéreos

6.12 10701 – Actividades de Capacitación




Programa o Subprograma, se podrán contratar servicios de capacitación debiendo

acreditar la debida justificación, y demás requerimientos establecidos a continuación, en

aplicación del artículo 139 - Objetos de Naturaleza o Circunstancia Concurrente

Incompatibles con el Concurso, inciso e).




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1. Indicar nombre y número de cédula de los funcionarios participantes.


indicar:

Costo de la actividad



Adjuntar el programa de la capacitación, los horarios y la invitación al público

que demuestra que es una capacitación abierta

3. Certificación del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica,

que haga constar que el oferente, está debidamente inscrito ante ellos, esto en el

caso que aplique. (Según Ley Orgánica 7105 de ese Colegio).

Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado

Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: e) Servicios de capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales. Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá hacerse de manera directa. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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4. Certificación del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF)



es patrono


Familiares (FODESAF)

Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales




6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service

1. Adjuntar en formato de word y excel el documento denominado Plan de Servicio de

Alimentación, en el cual se selecciona el tipo de servicio que se requiere y las

opciones de alimentación. Este debe estar completo con los requerimientos del

Programa o Subprograma y debidamente firmado por el Jefe.

2. Incorporar como requisito de admisibilidad la presentación de una declaración

jurada, debidamente firmada por el representante legal de la empresa, donde el

oferente indique:

Que está en capacidad técnica y humana para prestar el servicio

Que poseen personal altamente calificado, lo cual se acreditará aportando

copia de certificados de capacitación reconocidos por el Instituto Nacional de

Aprendizaje (de colegios técnicos, vocacional, entre otros)

3. Indicar que el oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto

con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen,

según lo establece el artículo 26 del RLCA

Importante Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con quince días hábiles de previo a la realización de la actividad de capacitación, caso contrario será

rechazada




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6.14 10801 – Mantenimiento de Edificio, Locales y Terrenos

Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones

1. Indicar la especialidad requerida del profesional responsable de la obra, por parte

del contratista.

2. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o

el representante profesional del Programa o Subprograma, donde remitan las

especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las

coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud

Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso

de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,

emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.



3. Si la obra de la remodelación incluye la adquisición de equipo o mobiliario, el

Programa o Subprograma debe incluir la lista de la totalidad de los artículos dentro

de las especificaciones técnicas, para que se incluya en el pliego de condiciones, y

por lo tanto sean cotizados por los posibles oferentes. De modo que la oferta refleje

el desglose de precios de los artículos, para efectos del patrimonio. (Circular No.

DPI-45-2014 del 14 de noviembre de 2014), para esto el Programa o Subprograma

debe coordinar con la Dirección Financiera para efectos de indicar el código de

mercancía y descripción.

4. Si la remodelación se realiza en un bien inmueble que no pertenezca al Ministerio,

se debe justificar la inversión, y ser removible, para que pueda ser retirada en el

momento en que se requiera desocupar dicho inmueble.

Importante Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con quince días hábiles de previo a la realización de la actividad de capacitación, caso contrario será rechazada




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6.15 10805 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte

Para esta subpartida tener en consideración que si la reparación es por única vez, el

objeto contractual se debe incorporar como “Reparación de (objeto contractual)”, e

incluirse bajo la modalidad de cantidad definida.

1. Indicar el número de patrimonio, número de placa, modelo y cilindraje.

2. Como parte de las especificaciones técnicas, indicar la descripción detallada del

Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte, emitidas por la Dirección de

Transportes sobre los requerimientos de los vehículos.

3. Especificaciones técnicas de los repuestos que se necesitan.

4. Si se requieren repuestos originales, justificar debidamente las razones (por

garantía, etc)

5. Si se acepta la cotización de repuestos originales y genéricos para una misma línea,

se debe remitir una metodología especial para evaluar y comparar ofertas en estos

casos en igualdad de condiciones.

6. Adjuntar copia del Acta del Instituto Costarricense sobre Drogas (I.C.D), si el

vehículo se encuentra en calidad de préstamo, con el nombre actualizado de la

persona o departamento bajo el cual se encuentra prestado o acta de donación, si

aún tiene placa particular.

Importante En caso de que lo que se requiera sea un servicio de mantenimiento por un periodo continuo, el trámite se debe generar específicamente como un Mantenimiento Preventivo o Correctivo, según corresponda. (ver Apartado 6.1 Mantenimiento

Preventivo y Correctivo)

Importante Se recuerda que en sustitución del Formulario Referencial de Precios para esta partida, se debe suministrar criterio técnico de precios donde debe incorporarse: el presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades) sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe del Departamento de Obras Civiles)




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6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas

de Información

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidos por la

Dirección de Tecnologías de Información.




6.17 20101 – Combustibles y Lubricantes

1. Especificaciones técnicas de los aceites, emitidas por la Dirección de Transportes.

2. Dichas especificaciones deben incorporar la solicitud expresa por parte del Área

Técnica indicando que, el oferente se obliga - en caso de resultar adjudicado - a

retirar de la Administración, el aceite usado en las mismas cantidades de compra,

mediante transporte y la logística de recolección adecuadas, así como el

compromiso de su debida disposición final.

6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales

1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir, avaladas por el médico

encargado.

2. Indicar si se requiere que el producto este registrado en el Ministerio de Salud.

3. Según el tipo de producto, indicar en forma expresa si se requiere permiso de

regencia del Colegio de Farmacéuticos.

4. Para productos que no son OTC (venta libre) indicar como requisito de admisibilidad

que el oferente debe contar con el Permiso de Funcionamiento vigente de

Droguería, específicamente el de Distribución y Comercialización.

5. Plazo mínimo de vencimiento que debe garantizar el producto (al menos 2 años).

Importante En caso de que lo que se requiera sea un servicio de mantenimiento por un periodo continuo, el trámite se debe generar específicamente como un Mantenimiento Preventivo o Correctivo, según corresponda. (ver Apartado 6.1 Mantenimiento

Preventivo y Correctivo)




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6.19 20103 – Productos Veterinarios

1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir, avaladas por el

Veterinario de la Unidad.

2. Incorporar como requisito de admisibilidad que:

Los oferentes estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de

Costa Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA)

Los oferentes cuenten con un regente técnico, para efectos de la emisión de

recetas médicas

6.20 20204 – Alimentos para Animales

1. La unidad de medida a indicar para la compra del alimento, debe ser expresada en

kilogramos.

2. Especificaciones técnicas del alimento, avaladas por el Veterinario de la Unidad

(indicando la fecha de vencimiento requerida del producto).

3. En caso de que la necesidad sea de una marca específica de alimento, la solicitud

de contratación debe incorporar la justificación técnica respectiva.

6.21 20402 – Llantas

1. En cumplimiento con el Decreto Ejecutivo no. 38933-S, las solicitudes deben:

Incluir criterios ambientales como la posibilidad de reencauche en vehículos

de uso policial y/o administrativos

Otorgar un 20% adicional a los oferentes que en igualdad de condiciones

demuestren que los productos ofrecidos incorporan criterios de la gestión

integral de residuos, así como la gestión del residuo una vez terminada su

vida útil

Incorporar criterios que promuevan la gestión integral de residuos




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6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo


Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información




6.23 29904 – Textiles y Vestuarios

1. Indicar tallas y colores.

2. Incluir como parte de la justificación lo dispuesto en el punto 3.1.2. del “Instructivo

sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución

presupuestaria en el proceso de visado”.

3. Para compra de uniformes policiales:

Según el “Reglamento de Uso de Uniformes y Distintivos de los Cuerpos

Policiales Adscritos al Ministerio de Seguridad Pública, indicar la clasificación

del uniforme (artículo 4) y elaborar las especificaciones técnicas en

conformidad del mismo

6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad

1. Especificaciones técnicas de la Dirección General de Armamento o del técnico

especializado del Programa o Subprograma Presupuestario.

6.25 29999 – Otros Útiles, Materiales y Suministros Diversos

Compra de Herraduras para Equinos

1. Especificaciones técnicas emitidas por el veterinario de la unidad.

2. Indicar el tamaño de las herraduras.




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6.26 50102 – Equipo de Transporte

1. Indicar de manera clara el tipo y color de los vehículos a adquirir.

2. Cumplir con lo establecido en el Artículo No. 56 de la Ley General de Policía en lo

que respecta a los colores, de manera que en aquellos casos que sean de

excepción (colores diferentes a azul y blanco) sean justificados.

3. Verificar que los vehículos si son de uso policial, cuenten con las características

técnicas para esta función.

4. Los vehículos que se importen deben ser obligatoriamente importados a nombre del

Ministerio de Seguridad Pública.

5. En el caso de que el Jefe de Programa o Subprograma requiera la adquisición de un

equipo móvil al cual sea necesario modificarle las especificaciones de fábrica,

deberá cumplir con lo comunicado mediante Circular No. DPI-03-2014 del 20 de

enero de 2014.

6. Distribución que se realizará sobre el equipo de transporte, es decir las

delegaciones u oficinas que serán beneficiadas, incluyendo la cantidad por cada

una.

7. Justificación razonable de la adquisición de los vehículos, según tipo.

6.27 50103 – Equipo de Comunicación




Lo anterior, para las sub clases 005 Centrales y Teléfonos y la 035 Proyectores.

2. Especificaciones técnicas del equipo de comunicación a adquirir, emitidas por el

Departamento de Comunicaciones Policiales o el Área Técnica especializada.

Importante Los Programas y Subprogramas deben asegurarse de que en el expediente digital de la contratación consten las actas de recibido del Almacén Institucional, sean provisionales o definitivas, una vez se haya hecho el debido registro




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6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina

Fotocopiadora

Para la compra de este tipo de bien se requiere lo siguiente:

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección


Equipos de Aires Acondicionados

1. Incorporar como requisito de admisibilidad, la presentación del Certificado de

producto emitida por un organismo de certificación de producto (OCP) acreditado o

reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que

indique el (los) modelo (s) del artículo y su conformidad con la Directriz No. 11-

MINAE 9

2. Especificaciones técnicas y Formulario Referencial de Precios, emitidos por el

Departamento de Obras Civiles.

3. En los casos que la adquisición implique compra e instalación, se debe hacer la

divisibilidad de los precios y de los plazos.

9 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014.

6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios, emitidos por la


2. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.




4. Solicitar el desglose de precios e indicar los códigos de mercancía, en caso de que

aplique.




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6.30 50199 – Maquinaria, Equipo y Mobiliario Diverso

Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración Electrodomésticos y

Equipos de Refrigeración Comerciales

1. Incorporar como requisito de admisibilidad, la presentación del Certificado de

producto emitida por un organismo de certificación de producto (OCP) acreditado o

reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que

indique el (los) modelo (s) del artículo y su conformidad en con la Directriz No. 11-

MINAE 9

2. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidos por el

Departamento de Obras Civiles.

9 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014.

6.31 50201 – Edificios

Obras por Construcción de Edificaciones

1. Oficio remitido por el Departamento de Obras Civiles avalando los aspectos

relacionados al trámite que se va a realizar, así como manifestación expresa en

caso de requerirse sobre los siguientes aspectos:

Se cuenta con un estudio de suelos. En caso de no ser necesario, se deberá

justificar técnicamente

Sobre el visado de planos (CFIA)

Sobre permisos en general (de construcción, municipales, de sistema contra

incendios, sanitarios, etc)

Indicación según las especificaciones técnicas requeridas (Leyes y

Reglamentos del CFIA, Código de Cimentaciones de Costa Rica, Código de

Instalaciones Hidráulicas y sanitarias en Edificaciones de Costa Rica, Código

Eléctrico de Costa Rica, Código Sísmico, Código Urbano de Costa Rica,

Reglamento de Seguridad en Construcciones, Reglamento sobre el Manejo

de Residuos Sólidos Ordinarios, Reglamento para el trámite de visado de

planos para la Construcción, Reglamento para el Reajuste de Precios en

Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento, Normas de la

NFPA (National Fire Protection Association), Regulaciones de la

Municipalidad donde se ubica el inmueble, y cualesquiera otras que sean de

aplicación del contrato que se solicita)

Sobre la debida inscripción del Director de Proyecto ante el CFIA.

Sobre la bitácora oficial, el programa de trabajo, la tabla de pagos, las

pólizas de riesgos del trabajo, las pólizas de seguros (tipos, cobertura, etc.).




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Sobre la necesidad o no de una reunión de pre-inicio, su antelación a la

emisión de la orden de inicio, las actividades a realizar en dicha reunión

(revisión de subcontratos, de planillas de empleados, de aprobación

definitiva del programa de trabajo, de los diseños estructurales, eléctricos y

electromecánicos, de las pólizas de seguros, de la bitácora del proyecto,

etc.).

Si requiere estudio de viabilidad ambiental o impacto ambiental, de una

regencia o de una garantía ambiental

Definición de las condiciones a establecer en el pliego respecto de la

participación en consorcio, según la naturaleza y complejidad de la obra


Certificación Registral Nacional, a fin de garantizar que el inmueble es

propiedad del Estado y/o del Ministerio de Seguridad Pública

Plano Catastrado, certificado con los visados y debidamente firmados por el

responsable

Certificación de cualquier otro permiso estatal del Ministerio de Salud,

SETENA (si el trámite lo requiere), INVU, ICE, CNFL

Si se presentan los planos eléctricos, planos constructivos, firmados en

original o copia certificada, debidamente visados y con el número de registro

del profesional responsable, quien debe ser miembro activo del Colegio

Federado de Ingenieros y Arquitectos.

3. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o

el representante profesional del Programa o Subprograma, donde remitan las

especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las

coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud

Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso

de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,

emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.



4. Si la obra incluye la adquisición de equipo o mobiliario, el Programa o Subprograma

debe incluir la lista de la totalidad de los artículos dentro de las especificaciones

técnicas, para que se incluya en el pliego de condiciones, y por lo tanto sean

cotizados por los posibles oferentes. De modo que la oferta refleje el desglose de

precios de los artículos, para efectos del patrimonio. (Circular No. DPI-45-2014 del

14 de noviembre de 2014), para esto el Programa o Subprograma debe coordinar




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con la Dirección Financiera para efectos de indicar el código de mercancía y

descripción.

6.32 50207 – Instalaciones

Construcción de Planta de Tratamiento de Aguas Residuales

1. Incorporar como requisito de admisibilidad que los oferentes cuenten con un

profesional responsable, de las siguientes áreas:

En Química, Ingeniería Química o profesiones afines, inscrito en el Colegio de

Ingenieros Químicos y Profesionales Afines (CIQPA)

O un Ingeniero Civil, inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y

Arquitectos (CCFIA)

Importante Según oficio No. DACIQPA047-2016, suscrito por el Ing. Adrián Jiménez Brenes, Director Administrativo del Colegio de Ingenieros Químicos y Profesionales Afines, para toda contratación administrativa que tenga por objeto “Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales”, también los Ingenieros Químicos poseen competencia para actuar como profesionales responsables, por lo que no es competencia exclusiva de un Ingeniero Civil colegiado al CFIA realizar esa función. Por tanto esta información debe valorarse por al área técnica en cada caso particular e indicarle a esta Proveeduría sobre su incorporación al pliego cartelario

Importante Se recuerda que en sustitución del Estudio Referencial de Precios para esta partida se debe suministrar criterio técnico de precios, donde debe incorporarse: el presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades) sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según Circular No. 0012/2015-

DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina)




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6.33 59903 – Bienes Intangibles

1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios, emitidos por la



Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información


6.34 Reparaciones Indeterminadas - Equipo Móvil

Se recuerda que este procedimiento es de naturaleza excepcional por lo que se insta a

todos los Programas y Subprogramas para casos de reparaciones de equipo móvil, a

hacer uso de la figura del mantenimiento correctivo; mediante los procedimientos

ordinarios de concurso.

De otra forma los requisitos son los siguientes:

1. Descripción completa de los equipos a reparar indicando al menos: el número de

patrimonio, el número de placa, modelo y cilindraje.

Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: g) Reparaciones Indeterminadas: Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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2. Certificación de que el taller a contratar está acreditado ante las instancias

correspondientes y constituye una garantía técnica de servicio, eficiencia y

responsabilidad.

3. Acreditar la razonabilidad del precio propuesto por la empresa contratista, debiendo

al menos tomar en cuenta el valor fiscal del vehículo, los precios de mercado y el

monto de la reparación.

4. Indicar las condiciones esenciales del contrato, plazo de entrega máximo, lugar de

entrega del vehículo, tipo de repuestos, condiciones de entrega y recepción del bien

al contratista y a la Administración, garantía de reparación y de los repuestos

requeridos, etc. Adicionalmente asegurarse de que el contratista cuente con las

pólizas correspondientes al día, para el resguardo del bien y durante la vigencia de

la contratación.

5. Adjuntar un prediagnóstico de las posibles reparaciones y el costo aproximado,

emitido y firmado por el Departamento de Transportes o el responsable de emitirlo.


indicar:

Costo de las reparaciones.

Vigencia de la Oferta.


Garantía de las reparaciones y de los repuestos

7. Oficio de la Dirección de Transportes o del responsable de emitirlo, indicado las

razones técnicas que imposibilitan a esa dependencia a realizar el diagnóstico

correspondiente en esa reparación particular.

Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite

Anexo No. 1

Circular No. DPI-043-2017 Procedimiento para gestionar

Contrataciones Administrativas en el

Sistema Comprared 2.0




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Anexo No. 2

Circular No. DPI-063-2016 Lineamientos generales para el uso del Clasificador del Objeto

del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias,

Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de

Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas

(SICOP)




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Anexo No. 3

Tipo de Modalidad y Trámite

3.1 Tipo de Modalidad

Al momento de crear una solicitud de contratación en SICOP, el elaborador de la misma

debe seleccionar el tipo de modalidad que según la necesidad requiere.

Artículo 162 – Modalidades del Contrato de Suministros. La contratación del suministro de bienes muebles podrá realizarse bajo alguna de las siguientes modalidades: a) Cantidad Definida: mediante la compra de una cantidad específica previamente definida, ya sea que se fije un plazo de entrega único o con varios tractos referidos a entregas parciales b) Entrega Según Demanda: cuando las condiciones del mercado, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo recomienden, en suministros tales como alimentos, productos para oficina y similares, se podrá pactar no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución. En este supuesto la Administración incluirá en el cartel, a modo de información general, los consumos, al menos del año anterior. Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los consumos mensuales y totales aproximados. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial y eventuales prórrogas, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato, incluyendo los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega y los máximos en los que éste debe entregar, sistemas del control de calidad, causas de resolución contractual, reglas para excluir un producto y demás asuntos pertinentes. La Administración podrá incluir en su cartel mecanismos que le permitan variar los precios originalmente contratados cuando éstos no reflejen las variaciones sustanciales y sostenidas del mercado, que se hayan producido con posterioridad. Para ello deberá establecer reglas claras que garanticen una adecuada y equilibrada aplicación de esta facultad. (Así modificado este párrafo mediante artículo 1 del Decreto Ejecutivo N° 35218-H del 30 de abril de 2009). En este tipo de contrataciones será posible la inclusión de nuevos suministros no contratados originalmente, en tanto obedezca a una necesidad surgida con posterioridad al inicio del concurso que originó el contrato, que se trate de bienes de similar naturaleza, que el aumento no implique más de un 50% de la cantidad de bienes originalmente contratados, estimación inicial y que además, se acredite la razonabilidad del precio cobrado. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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3.1.1 Cantidad Definida

La modalidad de Cantidad Definida se debe aplicar cuando el Programa o Subprograma

tiene previamente definida la cantidad de unidades y el monto del objeto contractual que

requiere (sea obra, bien o servicio).

Aunado a lo anterior se debe tener en consideración que la entrega de dicha compra, será

en una sola entrega o mediante entregas parciales; cumpliendo en ambos casos con el

plazo de entrega consignado en la solicitud de contratación, que solicitó el Programa o

Subprograma.

Adicionalmente se debe tener claro que este tipo de contrataciones, no permiten ser

prorrogadas, por lo que el Programa o Subprograma debe tomarlo en cuenta según sea la

necesidad (según criterio de la Contraloría General de la República, según resolución

no. R-DCA-0501-2017).

La modalidad de Cantidad Definida aplica cuando … - Se tiene previamente definida la cantidad de unidades a requerir del objeto de compra (sea obra, bien o servicio) - Corresponde a una única entrega, sea una sola entrega o mediante entregas parciales (bajo el mismo plazo de entrega) - Se cuenta con la totalidad del presupuesto y cuotas en el año presupuestario vigente requerido - No obedece a un contrato prorrogable




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3.1.2 Entrega según demanda

La modalidad de Entrega según Demanda procede cuando por condiciones del Programa

o Subprograma, naturaleza del objeto contractual, condiciones del mercado, así como el

alto y frecuente consumo del objeto; no resulta posible establecer una cantidad definida

en la fase previa; sino un compromiso de suplir en forma periódica, según las

necesidades de consumo que se vayan dando en la fase de ejecución.

Adicional a los requisitos generales que debe cumplir una solicitud, si se ingresa bajo la

modalidad de Entrega según Demanda, el Programa o Subprograma debe contemplar lo

siguiente:

1. Adjuntar el consumo de al menos el año anterior, o proyección de mínimo 1 año (si se

compra por primera vez)

2. El plazo de la contratación no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial

y eventuales prórrogas

3. Plazos mínimos de aviso al contratista para las entregas

4. Procedimientos de Control de Calidad para la recepción y para ser utilizados en la

ejecución del contrato

5. Si se requiere solicitar a las empresas participantes capacidad financiera

Importante - Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO04O05-PC: Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA) o el Formulario No. DPI-FO17O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art 139 RLCA), según aplique - Si el Programa o Subprograma requiere por alguna razón en particular, incluir la solicitud como Según Demanda y Contrato continuo, siendo una solicitud de Cantidad definida; debe aclararlo en la solicitud en el apartado de observaciones. Ejemplo: “Esta solicitud se incluyó bajo la modalidad según demanda por cuestiones del sistema SICOP, no obstante, corresponde a una solicitud de cantidades definidas” En estos casos, una vez que la contratación sea eficaz y el Programa o Subprograma reciba dicha notificación, contará con un plazo máximo de 5 días hábiles para proceder a generar vía SICOP, la solicitud de Inyección de Contenido (ver Anexo 3, Apartado

3.9 Inyección de Contenido)




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6. Monto de la estimación contractual considerando las posibles prórrogas (si

corresponde a Cuantía Inestimable indicarlo de esta forma) y monto de la estimación

anual, en colones. Los mismos se deben ingresar en la solicitud de contratación en los

apartados de: “Monto de Presupuesto Estimado” y “Total de Monto de Presupuesto”,

que es la sumatoria de lo que se incluya en las líneas de la solicitud.

7. Para casos de inclusión de líneas, al momento de realizar la inclusión se debe indicar:

la justificación, el cumplimiento con el procedimiento establecido en el pliego cartelario

para la inclusión de líneas y razonabilidad del precio, consumo del nuevo producto o

proyección de al menos un año, plazos mínimos de aviso al contratista para las

entregas, valoración y cumplimiento técnico de las muestras, cumplimiento técnico de

los requisitos establecidos por el área competente.

Lo anterior en conformidad del artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa:

Modificación Contractual y Actualización Tecnológica y 208 del Reglamento:

Modificación Unilateral del Contrato. (Ver Anexo 3, apartado 3.2.9 Inyección de

Contenido).

3.1.3 Remate

Los requisitos para tramitar un remate son:

1. Adjuntar el avalúo emitido por el Ministerio de Hacienda o un profesional competente.

2. Oficio de justificación.

3. Resolución de baja de bienes, en el caso de bienes patrimoniables.

Artículo 49 - Supuestos. El procedimiento de remate podrá utilizarse para vender o arrendar bienes, muebles o inmuebles, cuando resulte el medio más apropiado para satisfacer los intereses de la Administración. Ley de Contratación Administrativa

Importante - Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO06O05-PC: Requisitos para solicitudes de entrega Según demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA) o el Formulario No. DPI-FO18O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites

excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA), según aplique




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3.2 Tipo de Trámite

3.2.1 Escasa Cuantía

Artículo 144 - Escasa Cuantía Las contrataciones que por su limitado volumen y trascendencia económica, de conformidad con los montos establecidos en el Artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, podrán tramitarse siguiendo el procedimiento que se indica en este Reglamento. Una vez que se ha determinado que procede una contratación directa de escasa cuantía, se ha de confeccionar un pliego de condiciones sencillo en donde se describa el objeto contractual, el plazo y forma de la entrega, así como también se debe fijar la hora y fecha para la recepción de las propuestas. En estos casos se adjudicará la oferta de menor precio, sin prejuicio de que se valoren otros factores relevantes, cuando así haya sido definido en la invitación. La entidad dará un plazo mínimo de un día y un máximo de cinco días hábiles para la presentación de las cotizaciones. En casos acreditados como urgentes se pueden solicitar las cotizaciones con, al menos, cuatro horas de anticipación a su recepción; en este supuesto deberá existir un documento firmado por un funcionario que se haga responsable de esta decisión, quien será el mismo que dicta el acto de adjudicación. La Administración invitará a no menos de tres potenciales oferentes del Registro de Proveedores establecido en este Reglamento, aunque se encuentra obligada a estudiar todas las ofertas presentadas, independientemente si provienen de oferentes que han sido invitados o no. Para participar no es requisito estar inscrito en el Registro de Proveedores. En caso de que el número de proveedores inscritos sea menor a tres, podrá invitar a otros que no lo estén. (Así modificado este párrafo mediante artículo 1 del Decreto Ejecutivo N° 35218-H del 30 de abril de 2009).

Para la validez del procedimiento no será necesario contar efectivamente con las tres cotizaciones, pero sí que los invitados sean empresas dedicadas al giro propio del objeto contractual específico; en cuyo caso igualmente se considerará falta grave el trámite seguido en sentido contrario a esta disposición. Las ofertas podrán ser presentadas por fax o correo electrónico, de acuerdo a lo que establezca el cartel, debiendo realizarse la convalidación de la que resulte mejor posicionada de la evaluación realizada antes de dictar el acto de adjudicación. En aquellos casos donde se cuente con un sistema que garantice los principios rectores del uso de medios electrónicos se podrán recibir las ofertas por dicho medio.




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3.2.2 Licitación Abreviada

3.2.3 Licitación Pública

Artículo 91 - Definición. La licitación pública es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede, entre otros, en los casos previstos en el Artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto ordinario para respaldar las necesidades de bienes y servicios no personales de la Administración promovente del concurso y a la estimación del negocio. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 97 - Definición. La licitación abreviada es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede en los casos previstos en el Artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto ordinario, para respaldar las necesidades de bienes y servicios no personales de la Administración promovente del concurso y a la estimación del negocio. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

El acto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes, quienes podrá interponer recurso de revocatoria, dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a su notificación. Si el recurso es admisible, se concederá audiencia al adjudicatario por el plazo de dos días hábiles, vencido el cual la Administración deberá resolver dentro de los tres días hábiles siguientes. En los casos declarados urgentes no habrá recurso alguno. Asimismo en cuanto a la invitación a participar, la Administración deberá considerar lo establecido en el Decreto Ejecutivo número 33305-MEIC-H, “Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración”. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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3.2.4 Actividad contractual desarrollada entre entes de Derecho Público

(Artículo 138 RLCA) y Objetos de naturaleza o circunstancia

concurrente incompatibles con el concurso (Artículo 139 RCLA)

Artículo 138 - Actividad contractual desarrollada entre entes de Derecho Público. Las entidades de Derecho Público podrán celebrar contrataciones entre sí, sin sujeción a los procedimientos ordinarios de contratación, siempre y cuando esa actividad atienda al menos los siguientes requisitos: 1) Cumplir en lo pertinente con los requisitos previos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento, en particular, respecto de la correcta definición del objeto contractual y las fases de planificación y presupuestación. Asimismo, en fase de ejecución contractual serán aplicables las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento. 2) Estar acreditado en expediente la idoneidad del sujeto público para la dotación del objeto contractual. El jerarca deberá acreditar en la decisión inicial los motivos técnicos y financieros que hacen de esta vía la mejor para la satisfacción del fin público, disponiendo de un estudio de mercado que considere a los potenciales agentes públicos y privados. 3) Observar el marco jurídico que regule las competencias legales de ambas parles. 4) Observar ambas entidades el equilibrio y la razonabilidad de sus prestaciones en sus relaciones contractuales. 5) Asegurar que la participación de la entidad contratada sea de al menos un 50% de la prestación objeto del contrato. Las contrataciones con terceros por parte de la contratada deberán estar referidas a cuestiones especializadas y según su régimen de contratación. 6) Acreditar financieramente la razonabilidad del precio, conforme a las disposiciones de este Reglamento. Bajo ninguna circunstancia, la presente excepción podrá utilizarse como un mecanismo para la contratación de terceros sin atender los procedimientos ordinarios previstos en la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento. Los convenios de colaboración suscritos entre entes de derecho público, en ejercicio de sus competencias legales, no estarán sujetos a las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La Administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: a) Oferente Único: Los bienes o servicios en los que se acredite que solamente una persona o empresa está en condiciones de suministrar o brindar, sin que existan en el mercado alternativas que puedan considerarse idóneas para satisfacer la necesidad institucional. La procedencia de este supuesto ha de determinarse con apego a parámetros objetivos en relación con la necesidad, acreditando que la opción propuesta es la única apropiada y no sólo la más conveniente. Dentro de esta excepción se encuentra la compra de Artículos exclusivos, entendidos como aquellos que en razón de una patente de invención sólo son producidos por determinada empresa, siempre que no existan en el mercado Artículos similares sucedáneos. Comprende también la compra de repuestos genuinos, producidos por la propia fábrica de los equipos principales y respecto de los que exista en el país sólo un distribuidor autorizado. Si hubiesen varios distribuidores de partes o repuestos el concurso se hará entre ellos. En los casos de contrataciones sujetas a prórrogas, de previo a convenir una de ellas, la Administración se encuentra obligada a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo caso han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento concursal que corresponda. Si en aplicación de esta causal, se incorporan partes o piezas a equipos propietarios que, a su vez conlleven su actualización, la Administración deberá justificar que técnica y económicamente esa alternativa es una opción más apropiada que sustituir el equipo, mediante la licitación que corresponda. b) Bienes o Servicios Artísticos o Intelectuales: La compra, a precio razonable, de bienes o servicios que en virtud de su carácter intelectual o artístico se consideren fuera de competencia. Cuando la obra no haya sido creada, se podrá utilizar un certamen, donde el procedimiento de selección será el juicio crítico de expertos reconocidos en una comisión de no menos de tres integrantes y no más de cinco. En estos casos, las credenciales de los jueces deberán constar en el expediente administrativo. c) Medios de Comunicación Social: La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizarse por los medios de contratación ordinarios. d) Suscripciones y Compra de Material Bibliográfico: La suscripción de revistas, semanarios o diarios de circulación nacional o internacional, así como la compra de material bibliográfico en el extranjero, incluso el contenido en medios electrónicos.




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e) Servicios de Capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales. Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá hacerse de manera directa. f) Atención Urgente de Gestiones Judiciales: La contratación de servicios de abogacía, cuando corresponda atender de manera pronta e impostergable una gestión judicial, siempre y cuando no se cuente con funcionarios idóneos para la tramitación del asunto. Si no se requiere de la atención profesional inmediata deberá acudirse al procedimiento ordinario correspondiente. g) Reparaciones Indeterminadas: Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento. h) Objetos que Requieren Seguridades Calificadas: Los casos en los que para elaborar las ofertas se requeriría revelar información calificada y confidencial se podrá contratar de forma directa. En estos supuestos, la Administración deberá realizar un sondeo del mercado, sin revelar los elementos del objeto que comprometen la seguridad que justifica el procedimiento. Concluido el sondeo de mercado, la entidad procederá a seleccionar a la empresa que considera es la más apta para la satisfacción de su necesidad. La Administración podrá negociar con la empresa seleccionada las condiciones de precio. En todo caso, la Administración deberá acreditar que el precio reconocido es razonable, con relación en prestaciones similares o en función de las aplicaciones y tecnología. No es aplicable esta causal de excepción en los supuestos en los que sea posible realizar un concurso abierto y determinar la idoneidad de un contratista sin tener que revelar esa información, reservándola únicamente para el contratista.




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i) Interés Manifiesto de Colaborar con la Administración. Los contratos de servicios y suministros con personas físicas, organizaciones no gubernamentales o entidades privadas que evidencien su afán de ayuda desinteresada a la Administración y su ausencia de ánimo de lucrar en la respectiva operación. Se entiende que se está en los supuestos anteriores, cuando el precio fijado por el particular a la Administración Pública resulte inferior al valor real mínimo de mercado en 30% o más. El valor real mínimo será determinado por los estudios de mercado que se hagan o, cuando la naturaleza del objeto lo permita, mediante una valoración hecha por peritos idóneos según sea ordenado por la propia Administración. Si se tratara de bienes inmuebles dicha valoración deberá hacerla un funcionario de la propia entidad o en su defecto la Dirección General de Tributación. j) Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos: La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la Institución o en su defecto, de la Dirección General de la Tributación. La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o comerciales, según los términos que las partes convengan. En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez días hábiles para analizar la gestión. k) Situaciones Imprevisibles: Las contrataciones necesarias para enfrentar situaciones totalmente imprevisibles que afecten o amenacen gravemente la continuidad de los servicios públicos esenciales. En estos casos la Administración podrá efectuar de inmediato las contrataciones que resulten necesarias y dejará constancia expresa de todas las circunstancias en el expediente que levantará al efecto. Dentro de este supuesto no se encuentra incluida la atención de situaciones originadas en una deficiente gestión administrativa, tales como desabastecimiento de bienes o servicios producto de una falta o mala planificación u originadas en una ausencia de control de vencimientos de contratos suscritos a plazo. l) Arrendamiento de Vehículos de los Funcionarios: El arrendamiento de los vehículos de los funcionarios de la Administración, cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse, y resulte más económico y razonable, que se pague un precio por la utilización de dichos vehículos. Para que opere esta modalidad de contratación, es necesario que exista un sistema de control interno eficiente que garantice el uso racional y apropiado y que mediante una reglamentación interna se establezca con precisión las condiciones de la prestación. La aplicación de este sistema requiere de la autorización de la Contraloría General de la República, la cual podrá ordenar su eliminación cuando considere que se ha hecho una utilización indebida del mismo. También corresponderá a dicho órgano la fijación periódica de las tarifas correspondientes. m) Servicios de Arbitraje o Conciliación: La contratación de servicios de arbitraje y conciliación.




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Este tipo de trámites se crean como una solicitud de contratación regular en SICOP y

requiere:


indicar:

Costo del bien o servicio


Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno

Condiciones o requerimientos del Programa o Subprograma (plazo de

entrega, garantía de productos y de reparación o mano de obra, etc.)

2. Certificaciones o Documentos oficiales, según el tipo de objeto contractual (referirse

a la sección 6 Disposiciones Específicas)


Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no es

patrono.

Se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones

Familiares (FODESAF).

Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.

No le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la

Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de

Contratación Administrativa.

4. El Oferente debe estar inscrito como Proveedor Comercial en SICOP.

n) Combustible: La compra de combustible en las estaciones de servicio. o) Patrocinios: Otorgar o recibir el patrocinio cuando se trate de una actividad que reporte ventajas económicas. En caso de otorgamiento deberá existir un estudio de costo beneficio que lo justifique. Si es la Administración la que pretende obtener un patrocinio, ha de procurar las condiciones más beneficiosas y en caso de contar con varias opciones decidirá la alternativa más conveniente a sus intereses. p) Asesoría a Auditorías Internas: La Auditoría Interna y los órganos de control podrán contratar servicios profesionales especiales para sus investigaciones, cuando la confidencialidad o agilidad así lo amerite. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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5. Formulario de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento

(Ver Anexo No. 14) según sean: Bienes No. DPI-FO16O02-PC o Servicios No. DPI-

FO22O01-PC, debidamente firmado por el Representante Legal de la empresa. Esto

para efectos de aplicación en caso de incumplimientos, exceptuando para trámites

de Arrendamiento de Bienes Inmuebles.

6. Estudio de Razonabilidad de Precio

3.2.5 Artículo 139 Prorrogable

En el caso de contrataciones sujetas a prórrogas con fundamento en el artículo cita, de

previo a convenir una de ellas los Programas o Subprogramas se encuentran obligados

a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo

caso han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento

concursal que corresponda.

Importante Para estas solicitudes de contratación utilizar los Formularios: Artículo 138 Formulario No. DPI-FO15O04-PC, denominado Requisitos para

solicitudes de actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público (Art. 138 RLCA)

Artículo 139 Formulario No. DPI-FO17O03-PC, denominado Requisitos para

solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)

Formulario No. DPI-FO18O03-PC, denominado Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA) Formulario No. DPI-FO19O03-PC, denominado Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j)




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3.2.6 Modificación Unilateral del Contrato (Artículo 12 LCA y Artículo 208

RLCA)

Artículo 12 – Modificación Contractual y Actualización Tecnológica Durante la ejecución del contrato, la Administración podrá modificar, disminuir o aumentar, hasta en un cincuenta por ciento (50%), el objeto de la contratación, cuando concurran circunstancias imprevisibles en el momento de iniciarse los procedimientos y esa sea la única forma de satisfacer plenamente el interés público perseguido, siempre que la suma de la contratación original y el incremento adicional no excedan del límite previsto en el artículo 27 de esta Ley, para el procedimiento de contratación que se trate. (Así reformado mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006). La administración podrá recibir objetos actualizados respecto del bien adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones: a) Que los objetos sean de la misma naturaleza. b) Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto. c) Que no se incremente el precio ofertado. d) Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la adjudicación. En las contrataciones para la adquisición de equipos tecnológicos, el adjudicatario estará obligado a cumplir con la entrega de la última actualización tecnológica de los bienes adjudicados, siempre y cuando la administración lo haya dispuesto expresamente en el cartel. (Así adicionados los dos párrafos anteriores mediante el artículo 3° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006). Ley de Contratación Administrativa

Artículo 208 – Modificación Unilateral del contrato La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto estos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes reglas: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza,

ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o

revisiones según corresponda. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea

que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto.

e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio,

y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado

En contratos de prestación continua se podrá modificar tanto el objeto como el plazo. En este último supuesto el 50% aplicará sobre el plazo originalmente contratado, sin contemplar las prórrogas.




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Adicionalmente al cumplimiento de las condiciones que indican los artículos, este tipo de

trámite requiere:

1. Indicación expresa del elemento que va a ser modificado (monto del contrato,

plazo estimado, alcance del objeto contractual, inclusión de líneas al contrato, etc)

2. Razonabilidad del precio para ítems adicionales, líneas adicionales o cambios de

características que impliquen posibles variaciones en el precio

3. Causas de imprevisibilidad, indicándose de manera amplia y debidamente

razonada

4. Justificación de porqué es la mejor forma de satisfacer el interés público

5. En casos de inclusión de líneas: indicar justificación, estudio de mercado, consumo

del nuevo producto o servicio, o proyección por un periodo de mínimo 1 año,

plazos máximos y mínimos de aviso al contratista para las entregas, cumplimiento

de muestras si se requirieron

El Programa o Subprograma debe estudiar el trámite vigente antes de crear la solicitud

amparada al artículo 208, de modo que se asegure que efectivamente la compra obedece

a un criterio de imprevisibilidad, pues de lo contrario por un tema de incumplimiento de

la ley y su reglamentación la misma será rechazada, y deberá ser tramitada bajo alguna

otra modalidad (Informe de Auditoría No. AGSP/SA-02-06-2011 del 31 de enero de 2011).

Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre cada una de ellas y no sobre el monto general del contrato. El incremento o disminución en la remuneración se calculará en forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a que se le reconozcan los gastos en que haya incurrido para atender la ejecución total del contrato. En caso de contratos de obra, podrán ser objeto de incremento solo aspectos que no sean susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes. Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este Artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. La Contraloría General definirá reglamentariamente el procedimiento aplicable para lo previsto en este Artículo. (Así reformado el párrafo anterior mediante el Artículo 1 del decreto ejecutivo N° 33758 del 2 de mayo de 2007) La Administración deberá revisar el monto de las garantías rendidas a efecto de disponer cualquier ajuste que resulte pertinente.





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Según se haya creado el trámite original en Sicop, sea Cantidad Definida o Según

Demanda, así debe generarse la solicitud en el sistema.

Trámite original creado bajo la modalidad de Cantidad Definida

Se crea ingresando a “Instituciones Compradoras”. Y en el menú a la izquierda,

ingresando a:

Contratación Electrónica Confección de Contrato Contratos

De forma que se despliegue el listado de contratos que tiene vigentes y habilitados el

Programa o Subprograma para este tipo de trámites, se selecciona en el trámite

respectivo la opción de “Modificación de Contrato” y en la ventana siguiente la opción

“Modificación Unilateral de Contrato”, se completa la información requerida y se adjunta el

formulario respectivo.

Posteriormente se ingresan los aprobadores y se remite a aprobación.

Una vez aprobado por las partes el Programa o Subprograma debe asignarlo al

distribuidor correspondiente.

Trámite original es un contrato Según Demanda que NO implica Inclusión de

Líneas

Esta gestión se debe realizar fuera de SICOP, remitiendo el formulario y los requisitos

respectivos mediante correo electrónico.

Si el trámite procede, a partir de la revisión del Departamento de Programación y Control,

se asigna el trámite a un abogado quien adjuntará los documentos al trámite original y

elaborará la adenda.

Posteriormente el Programa o Subprograma realizará el trámite de Inyección de

Contenido, según sus necesidades.

Trámite original es un contrato Según Demanda que implica Inclusión de

Líneas

El trámite se debe ingresar a Sicop, como una contratación nueva, bajo la modalidad de

Según Demanda y como Oferente Único.




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Adjuntar el formulario correspondiente, ingresar los aprobadores y remitirse para

aprobación.

Posterior a la aprobación, el usuario elaborador en el Programa o Subprograma debe a fin

de completar el proceso, seleccionar “Asignar a Distribuidor”.

De esta forma, la solicitud de contratación pasará al Departamento de Contratación

Administrativa para su correspondiente trámite.

Una vez el contrato esté debidamente aprobado y notificado, el Programa o Subprograma

debe de realizar un trámite de Inyección de Contenido a ese contrato.

3.2.7 Contrato Adicional (Artículo 12 bis LCA y Artículo 209 RLCA)

Artículo 12 bis – Nueva Contratación Si, una vez ejecutado un contrato, la administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo contratista, siempre que se cumplan los siguientes requisitos: a) Que el contratista convenga en ello. b) Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del precedente. c) Que el monto del nuevo contrato no sume más del cincuenta por ciento (50%) del contrato anterior. d) Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto del primer contrato. (Así adicionado mediante el artículo 3° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006). Ley de Contratación Administrativa

Importante Para trámites cuyo contrato original haya sido tramitado en la plataforma Comprared 2.0, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017 con el procedimiento correspondiente para el trámite de estas solicitudes. Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO09O06-PC, denominado Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA.




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Adicionalmente al cumplimiento de las condiciones que indican los artículos, este tipo de

trámite requiere:

1. Registro contable

2. Indicación expresa de que el bien fue recibido a satisfacción

3. Documento donde el Programa o Subprograma solicita al contratista que acepta las

condiciones del contrato original (si el trámite original se generó en Comprared)

4. Documento donde el contratista acepta las condiciones del contrato original (si el

trámite original se generó en Comprared)

Artículo 209 – Contrato adicional Si ejecutado un contrato la administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza podrá obtenerlos del mismo contratista siempre que éste lo acepte y se cumplan las siguientes condiciones. a) Que el nuevo contrato se concluya sobre las bases del precedente b) Que se mantengan los precios y condiciones con base en los cuales se ejecutaron las

obligaciones, pudiendo el contratista mejorar las condiciones iniciales. c) Que el monto del nuevo contrato no sea mayor al 50% del contrato anterior,

contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre el objeto y estimación general del contrato y no sobre el monto o cantidad de alguna línea en particular. En los contratos de objeto continuado el 50% se considerará sobre el plazo originalmente convenido sin considerar las prórrogas.

d) Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto. Cuando la recepción provisional del objeto coincida con la definitiva, el plazo comenzará a contar a partir de esta fecha. En contratos con plazos de entrega diferidos, contará a partir de la última entrega de bienes. Se excluyen del cómputo de este plazo la ejecución de prestaciones subsidiarias de la principal, como el plazo de garantía sobre bienes o servicios de soporte y mantenimiento derivado del principal.

e) Que en el contrato precedente no se hubiera incurrido en ningún incumplimiento grave.

Para utilizar esta modalidad, será requisito que dentro del plazo de los seis meses, conste en el expediente la debida motivación y promulgación, por quien tenga competencia para adjudicar, del acto administrativo que contenga la decisión en que se funde el nuevo contrato. La sumatoria del contrato precedente y del nuevo podrá exceder el límite económico del tipo de procedimiento originalmente utilizado. Esta modalidad no es aplicable a contratos de obra. Para lo anterior se deberá considerar los alcances del Artículo 37 de la Ley de Contratación Administrativa y lo establecido en el presente Reglamento. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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ingresando a:

Contratación Electrónica Confección de Contrato Contratos

De forma que se despliegue el listado de contratos que tiene vigentes y habilitados el

Programa o Subprograma para este tipo de trámites, se selecciona en el trámite

respectivo la opción de “Modificación de Contrato” y en la ventana siguiente la opción

“Contrato Adicional”, se completa la información requerida y se adjunta el formulario

respectivo.

Posteriormente se ingresan los aprobadores y se remite a aprobación.

Una vez aprobado por las partes el Programa o Subprograma debe asignarlo al

distribuidor correspondiente.

Trámite original es un contrato Según Demanda

El trámite se debe ingresar a Sicop, como una contratación nueva, bajo la modalidad de

Según Demanda y como Oferente Único.

Adjuntar el formulario correspondiente, ingresar los aprobadores y remitir la solicitud a

aprobación.

Posterior a la aprobación, el usuario elaborador en el Programa o Subprograma debe a fin

de completar el proceso, seleccionar “Asignar a Distribuidor”.

De esta forma, la solicitud de contratación pasará al Departamento de Contratación

Administrativa para su correspondiente trámite.

Una vez el contrato esté debidamente aprobado y notificado, el Programa o Subprograma

debe de realizar un trámite de Inyección de Contenido a ese contrato.




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3.2.8 Convenio Marco (Artículo 115 RLCA)

Las compras por Convenio Marco en Sicop se crean ingresando al módulo de “Compra

por Catálogo” continuando con los siguientes pasos:

Seleccionando el convenio marco que contiene el objeto que desea adquirir por el

Programa o Subprograma

Buscar el artículo que cumple con las especificaciones que se requieren,

corroborando las mismas en la ficha técnica

Seleccionar la opción a elegir según lo que establece la Directriz de Uso del

Convenio Marco en mención (en caso contrario el Programa o Subprograma debe

justificar debidamente, según lo establecido por esa misma directriz)

Elegir la región donde se requieren el bien e indicar las cantidades a adquirir

Enviar lo seleccionado a “Cesta de Compras”

Importante Se advierte que esta modalidad no es aplicable a contratos de obra Para trámites cuyo contrato original haya sido tramitado en la plataforma Comprared 2.0, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017 con el procedimiento correspondiente para el trámite de estas solicitudes. Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO05O06-PC, denominado Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA).

Artículo 115 – Convenio Marco (…) Las instituciones usuarias de un convenio marco, están obligados a consultarlo y utilizarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como: precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien





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Dentro del mismo módulo de “Compra por Catálogo”, en el menú a mano izquierda,

seleccionar “Cesta de Compras”, donde aparecerán los artículos elegidos en los

pasos anteriores

Agrupar por proveedor y generar la orden de pedido

Completar los datos correspondientes (código presupuestario, fondo, garantía, plazo

de entrega, timbres, entre otros)

Adjuntar el formulario correspondiente

Generar el compromiso presupuestario

Incluir los aprobadores en el sistema y enviar la orden

El trámite ante la Dirección de Proveeduría Institucional es el mismo que para el resto de

solicitudes de contratación, según lo indicado en el punto 5.5 Trámite posterior a la

Decisión Inicial.

3.2.9 Inyección de Contenido

Este tipo de trámite se utiliza en casos de contratos prorrogables donde la modalidad de

entrega sea según demanda y el Programa o Subprograma requiera adquirir más bienes

o servicios del objeto contractual vinculado al contrato original.

Importante Se recuerda previo a generar una solicitud de convenio marco, verificar que el mismo esté en vigencia, así como considerar la fecha de vencimiento para efecto de las entregas de los bienes (según el plazo de entrega del bien) Si el bien a seleccionar tiene características específicas (ejemplo: color, material, etc) corroborarlas con el proveedor y aclararlas en la orden de pedido, en el apartado de Información Adicional, a fin de que una vez se realice el trámite, el Programa o Subprograma reciba el bien que previamente había seleccionado y que cumple con lo requerido Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO10O06-PC denominado Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)




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Las Inyecciones de Contenido en Sicop se crean ingresando a “Instituciones

Compradoras” continuando con los siguientes pasos:

En el menú a la izquierda, ingresar a:

Contratación Electrónica Orden de Pedido Listado de Órdenes de Pedido

De forma que se despliegue el listado de contratos que tiene vigentes y habilitados

el Programa o Subprograma para este tipo de trámites

Se selecciona el trámite respectivo, y se completa la información requerida en el

sistema (si el trámite se generó en dólares considerar el porcentaje de diferencial

cambiario)

Adjuntar el formulario correspondiente

Se ingresan los aprobadores correspondientes

La revisión de esta primera etapa ante la Dirección de Proveeduría Institucional es el

mismo que para el resto de solicitudes de contratación, según lo indicado en el punto 5.5

Trámite posterior a la Decisión Inicial.

En una segunda etapa, una vez esté aprobado por las partes, el Programa o

Subprograma deberá:

Incluir el porcentaje de diferencial cambiario (para precios en dólares)

Generar el compromiso presupuestario

Ingresar los aprobadores de la orden de compra

Aprobador 1: Asesor Legal de la Dirección de Proveeduría (confirmar vía telefónica)

Aprobador 2: Proveedor Institucional

Una vez aprobada la orden de pedido, el Programa o Subprograma deberá notificar

la orden de compra al contratista a través del sistema

Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO08O06-PC denominado Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido




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3.2.10 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República

En los casos en los que los Programas o Subprogramas determinen la necesidad de

utilizar este tipo de trámites, según instrucciones de la señora Viceministra Administrativa,

deberán remitir a esta Proveeduría Institucional el respectivo borrador con la finalidad de

que sea revisado y remitido al Despacho del Ministro, tanto físico como digital, pues el

documento oficial dirigido a la Contraloría debe ser aprobado y firmado por dicha

autoridad.

3.2.11 Pagos por reajuste (Artículo 31 RLCA)





ingresando a:

Información de Sicop Solicitud de Contratación Solicitud de Contratación

Como una solicitud nueva, bajo la modalidad de Cantidad Definida, como un trámite de

Contratación Directa, de Oferente Único.

Artículo 31 – Reajustes o Revisiones del Precio Las partes tendrán derecho al reajuste o revisión del precio siempre que se acredite la variación de los respectivos costos, conforme las reglas existentes. El derecho a reajuste o revisión de los precios rige desde la presentación de la oferta y podrá ser solicitado una vez que dé inicio la ejecución contractual. Las partes estarán obligadas a fundamentar su gestión y a aportar las pruebas en que sustenten su dicho, tomando en cuenta las regulaciones específicas de la materia. Las gestiones por este concepto prescriben en cinco años, a partir de que existe la posibilidad de interponer acciones cobratorias en relación con la variación de costos que se demande. Dicha prescripción se interrumpe con la presentación de la gestión. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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Trámite original creado bajo la modalidad de Según Demanda

Se crea el trámite como una Inyección de Contenido (Ver Anexo 3, apartado 3.2.9

Inyección de Contenido).

Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO11O06-PC

denominado Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios (Art. 31 RLCA)




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Anexo No. 4

Cuenta Especial

Corresponde a fondos externos, en algunos casos los mismos se incluyen en el

presupuesto ordinario, tales como:

Impuesto de Casinos

Impuesto por Caja de Banano Exportada

Con respecto a las compras que se realicen con el Impuesto por Caja de Banano

Exportada, la Auditoría General se pronunció mediante el Informe No. AGSP/EE-A01-49-

2012 con el fin de que especifiquen en las solicitudes de contratación y los documentos

de ejecución presupuestaria, el desglose y monto utilizado en las compras que sean

financiadas. (Circular No. DPI-013-2017 del 01 de marzo de 2017)

Artículo 5 - Los recursos provenientes de la recaudación de todos los tributos y las multas establecidos en esta ley serán destinados a financiar los programas de seguridad ciudadana, a fin de que sean invertidos, exclusivamente, en infraestructura física de los centros penitenciarios del país, a cargo del Ministerio de Justicia y Paz y en mantenimiento de equipo y material policial del Ministerio de Seguridad Pública. Ley de Impuestos a Casinos y Empresa de enlace de llamadas a apuestas electrónicas

Artículo 2 - Del impuesto establecido por la Ley Nº 5515, se destinarán US$ 0,03 para la seguridad ciudadana de las poblaciones aledañas a las fincas bananeras de la Zona Atlántica y otras zonas productoras de banano, así como para la seguridad de la población de la provincia de Limón en general y toda instalación productiva de dicha provincia.

Decreto 34028-H-MAG-MSP, publicado en La Gaceta No. 21 del 30 de enero de 2088




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O los que corresponden a una cuenta independiente del presupuesto, como:

Derechos de Pesca

Si un Programa o Subprograma Presupuestario hace uso de uno de estos fondos, debe:

Indicar tanto en la Solicitud de Contratación y el Plan de Adquisiciones el

porcentaje de la compra que será financiada con estas cuentas.

Crear la Solicitud de Contratación Sin Contenido Presupuestario y bajo la

modalidad de según demanda, únicamente para efectos de sistema.

Artículo 51 – Del producto que se obtenga por los cánones por concepto de registro y licencia de pesca de los barcos atuneros con bandera extranjera, así como de las multas y los comisos generados por la pesca que realicen esos barcos en aguas de jurisdicción costarricense, le corresponderá: c) Un diez por ciento (10%) para el Servicio Nacional de Guardacostas. Ley 8436 Ley de Pesca y Acuicultura




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Anexo No. 5

Canje

La solicitud de contratación para el Canje de Vehículos, debe presentar:

1. Informe del Departamento de Avalúos de la Dirección General de Tributación del

Ministerio de Hacienda o del funcionario competente perteneciente a la Dirección de

Transportes.

2. Certificación emitida por el Registro Nacional de los vehículos, donde conste que

están libres de gravámenes, anotaciones, infracciones o colisiones. En caso de que

algunos de los vehículos presenten gravámenes, anotaciones, infracciones o

colisiones debe existir un documento emitido por el Jefe de Programa o

Subprograma, donde se acredite el compromiso de liberarlos indicando el plazo en

el que se hará efectivo.

3. Número de patrimonio, número de placa, modelo y cantidad de vehículos para canje

4. Características técnicas necesarias para la compra del equipo automotriz nuevo

5. Incluir la distribución de los vehículos, esto según informe de la Auditoria Interna

No. AGSP/SA-01-578-2014 denominado Estudio Presupuestal del Segundo

Semestre de 2013 Subprograma Presupuestario 090-03 “Seguridad Ciudadana”

Artículo 32 – Bienes como parte del Pago La Administración, podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su propiedad, siempre que sean de libre disposición y afines al objeto que se pretende adquirir. Para ello habrá de enlistarlos en el cartel y contar con un avalúo que determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes. En todo caso, el avalúo no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la presentación de su propuesta, para lo cual la Administración, tomará las medidas que faciliten el acceso a éstos. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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Anexo No. 6

6.1 Tabla de Unidades de Medida

Unidad Símbolo de la unidad Tipo

Kilometro km Longitud

Hectómetro hm Longitud

Decámetro dam Longitud

Metro m Longitud

Decímetro dm Longitud

Centímetro cm Longitud

Milímetro mm Longitud

Litro l Capacidad

Densidad ρ (kg/m3) Masa/volumen

Tonelada t Masa

Kilogramo kg Masa

Gramo g Masa

Hora h Tiempo

Minuto min Tiempo

Segundo s Tiempo

Ampere o amperio A Intensidad de corriente

Kelvin K Temperatura

Mol mol Cantidad de sustancia o

materia

Candela cd Cantidad de luminosidad

Newton N Fuerza

Joule o Julio J Energía

Hertz o hercio Hz Frecuencia

Pascal, Bar Pa, bar Presión

continua en la siguiente página ---------------------------------------------------------------------------




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Unidad Símbolo de la unidad Tipo

Vatio W Potencia

Voltio V Potencial eléctrico y fuerza

electromotriz

Culombio C Carga eléctrica

Ohmio Ω Resistencia eléctrica

Siemens S Conductancia eléctrica

Faradio F Capacidad eléctrica

Tesla T

Densidad de flujo magnético e

intensidad de campo

magnético

Celsius °C Temperatura

Weber Wb Flujo magnético

Henrio H Inductancia

Radián rad Ángulo plano

Estereorradián sr Ángulo sólido

Lumen lm Flujo luminoso

Lux lx Iluminancia

Becquerelio Bq Actividad radiactiva

Gray Gy Dosis de radiación absorbida

Sievert Sv Dosis de radiación absorbida

equivalente

Katán kat Actividad catalítica

Pixel px Resolución de imágenes

Byte B Unidad de información

Decibelio o decibel dB Unidad relativa a la acústica




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6.2 Tabla de Equivalencias

Longitud Unidad Sistema Métrico Decimal

Milímetros Centímetros Metros

Sistema Inglés

1 pulgada 25.4 2.54001 0.025400

1 pie 304.801 30.4801 .3048

1 yarda 914.402 91.4402 .9144

1 millas 1609.35

Capacidad Unidad Sistema Métrico Decimal

Litros

Sistema Inglés

1 galón

3.785

Peso Unidad Sistema Métrico Decimal

Gramos Kilogramos

Sistema Inglés

1 onza 28.35 .028350

1 libra 453.592 .4536

1 tonelada métrica 1000

Anexo No. 7

Circular No. DPI-008-2016 Jurisprudencia y lineamientos para

este 2016 sobre solicitud de muestras

para el trámite de contratación

administrativa

INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA


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Anexo No. 8

Circular No. DPI-005-2017 Procedimientos de Control de Calidad

en los procesos de Contratación

Administrativa




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Anexo No. 9

Circular No. DPI-015-2017 Recomendaciones legales para el establecimiento de causales de

multas en las solicitudes de contratación, por parte de los

Directores de Programa, Subprogramas y actividades

presupuestarias




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Anexo No. 10

Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones

Es importante que al momento de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones se tomen en

cuenta las previsiones respectivas, esto a fin de que la información remitida responda a

las necesidades presupuestarias de la forma más óptima posible, considerando que

únicamente lo plasmado en este Plan es lo que sería posible adquirir durante el año

presupuestario vigente.

Sin embargo, en el eventual caso de que por algún motivo se omita un bien o servicio de

alguna de las partidas descritas en el Plan de Adquisiciones es posible utilizar la

herramienta de la “Modificación al Plan Anual de Compras”, con el fin de incorporar los

que se hayan omitido.

Se debe remitir a los correos electrónicos [email protected] y

[email protected], los siguientes documentos:

Oficio de solicitud de modificación firmado en digital, por el Jefe de Programa o

Subprograma.

Archivo en formato de Word o Excel con el extracto de la modificación.

Reserva Presupuestaria.

Anexo No. 11 Formulario Referencial de Precios




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Anexo No. 12 Formularios con requerimientos,

según tipo de Trámite




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DPI-FO04O05-PC Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)




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DPI-FO05O06-PC Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)




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DPI-FO06O05-PC Req. para sol. de entrega según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA)




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DPI-FO08O06-PC Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido




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DPI-FO09O06-PC Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA)




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DPI-FO10O06-PC Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)




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DPI-FO11O06-PC Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios (Art. 31 RLCA)




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DPI-FO15O04-PC Req. para sol. de Act. Contractual desarrollada entre sujetos de D. Público (Art. 138 RLCA)




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DPI-FO17O03-PC Req. para sol. de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)




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DPI-FO18O03-PC Requisitos para sol. de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA)




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DPI-FO19O03-PC Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de

Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j))




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DPI-FO20O03-PC Requisitos para sol. de Otros trámites Exc. (Art. 140, Art. 142, Art. 143, Art. 146 RLCA)




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DPI-FO21O03-PC Requisitos para solicitudes de Acuerdos celebrados con sujetos de Derecho Internacional

Público (Artículo 2 inciso b) de la LCA y 137 del RLCA)




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Anexo No. 13

Circular No. DPI-044-2015 Requisitos previos para el trámite de

contrataciones de arrendamiento de

edificios y otros bienes inmuebles




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Anexo No. 14 Formularios de Aceptación de

Condiciones para rendir Garantía de

Cumplimiento




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Anexo No. 15 Formulario del Cálculo de Porcentaje

de Multa y Cláusula Penal




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Anexo No. 16 Otros Artículos




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Artículo 161 – Generalidades La adquisición de bienes muebles, se hará siguiendo los procedimientos de licitación pública, abreviada o por contratación directa basada en la escasa cuantía, de acuerdo con la estimación preliminar del negocio. En el caso de que se utilicen las modalidades de entrega según demanda y consignación se acudirá a la licitación pública. Cuando el objeto contractual así lo amerite, se pondrá especial atención, tanto en la elaboración de carteles, como en las fases de selección del contratista y de ejecución contractual, así como a la existencia de garantías, repuestos, talleres y servicio posterior de venta que resulten adecuados de acuerdo al objeto de la contratación. La Administración tiene la facultad de inspeccionar y de ser informada del proceso de fabricación o elaboración del producto, pudiendo ordenar o realizar por sí misma análisis, ensayos y pruebas de los materiales que se vayan a emplear, establecer sistemas de control de calidad y dictar cuantas disposiciones considere oportunas para el estricto cumplimiento de lo convenido, dentro de los principios de razonabilidad, proporcionalidad y realidad del mercado. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 57 – Muestras La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta. La omisión de las muestras al momento de presentar la oferta, se considerará un aspecto subsanable, en el tanto no le genere al oferente incumpliente, una ventaja indebida. El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio. Los oferentes, tendrán derecho a asistir al procedimiento de análisis de las muestras, bajo las condiciones que establezca la Administración, quien podrá limitar la cantidad de participantes y las intervenciones durante la actuación. Únicamente, se podrá impedir a los oferentes su participación de manera motivada, cuando las condiciones del análisis así lo exijan. Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido, por las pruebas a que fueren sometidas, se devolverán en el plazo indicado en el cartel, o en su defecto dentro de los veinte días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación; vencido ese plazo la Administración, dispondrá libremente de ellas. Las muestras presentadas por la parte adjudicataria, se devolverán una vez que se hayan recibido a satisfacción los bienes, esto a fin de poder cotejar el objeto entregado con las muestras ofrecidas. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa




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Artículo 69 – Subcontratación El oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado, salvo que la Administración autorice un monto mayor. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad. Junto con la propuesta se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las empresas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas. No se considera subcontratación, la adquisición de suministros, aún cuando éstos conlleven su propia instalación, ni tampoco los compromisos asumidos por cada uno de los participantes consorciados. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 50 – Cláusula Penal La cláusula penal procede por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales, los supuestos y montos deberán incluirse en el respectivo cartel y le serán aplicables las disposiciones indicadas en los Artículos anteriores. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

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Instructivo para el trámite de Procedimientos de Contratación … · 2020-02-24 · para...

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