Libros y Registros Contables

Vinculados a Asuntos Tributarios

Generalidades

• Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas.

Generalidades

• El artículo 33° del Código de Comercio establece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los demás libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros Auxiliares obligatorios).

Libros y Registros que debe llevar todo Negocio

Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios

Nota: Cabe referir que los libros y registros sombreados son aquellos incorporados a partir del 01.01.2007. Con excepción del libro Diario de Formato Simplificado que recién a partir del 01.01.2009, Se considera como un libro diferente del Libro Diario, en virtud a lo dispuesto en la Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT. (31.12.2008)

Marco Normativo

Resolución de

Superintendencia

Tema que norma Fecha

Nº 234-2006 Establece los requisitos, formas y condiciones que deben llevar los

libros y registros vinculados a asuntos tributarios (LYRVAT) así como la

información mínima y formatos, lo cual entrará en vigencia a partir del

01/01/2008

30/12/2006

Nº 230-2007 Posterga la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el

01/01/2009

15/12/2007

Nº 239-2008 Modificación de la Resolución de Superintendencia que estableció las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios

31/12/2008

Nº 017-2009 Suspende la entrada en vigencia de la información mínima y formatos

de los LYRVAT hasta el 31/12/2009

24/01/2009

Nº 286-2010 Prorrogan la suspensión de la información mínima y formatos de los

LYRVAT hasta el 30/06/2010

31/12/2009

GE Y PE 53,000 (8%)

MICRO EMPRESAS - RG

586,000 (92%)

MICRO EMPRESAS - RER 113,000

MICRO EMPRESAS - RUS 426,000

Resumen de las obligaciones formales vigentes

OCT – DIC

2008

ENE – DIC

2007 2010

ENE 24 ENE 25 – DIC

2009

RS 234-2006/SUNAT: Aspectos formales (Art. 1º al 11º), vigente desde el 01.01.2007

Contabilidad Completa (Art. 12º) y formato del Libro Diario de Formato Simplificado (Art. 13º), vigente desde el 01.01.2009

RS 017-2009: Información mínima y formatos (Art. 13º), entró en vigencia a partir del 01/01/2010 para aquellos que optaron por suspender aplicación.

Formalidades: Libro Diario de Formato Simplificado Reg. Compras y Reg. de Ventas Ingresos Anuales menores a 150 UIT.

D. Leg. 1076 Ley de Mypes: Laboral

ENE – JUN JUL – DIC ENE – SET

Vigencia de las obligaciones formales

FORMALIDADES DE LIBROS Y REGISTROS

Ante Notarios, Jueces de Paz letrados o Jueces de Paz. En la Provincia del domicilio fiscal,

salvo Lima y Callao. Constancia en la primera hoja y se

sellan en todos los folios. Se legalizan antes de su uso. En hojas sueltas o continuas se

presenta el último folio legalizado del libro o registro anterior. En libros o registros manuales, se

acredita conclusión del anterior.

Legalización de Libros y Registros Incautación, pérdida o destrucción

Cuando haya incautación de libros o registros manuales se presenta el documento que sustente la diligencia por autoridad competente.

En devolución de libros o registros incautados no se podrá realizar anotaciones. Procede su cierre inmediato.

En caso de pérdidas o destrucción por siniestro, asalto u otros, se presenta la comunicación que corresponda.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN

Los libros llevados en hojas sueltas o continuas se empastan hasta por un ejercicio gravable.

El empaste se realiza dentro de los 4 meses del ejercicio siguiente.

Si las hojas utilizadas son menor a 20 , el empaste podrá comprender 2 o más ejercicios.

Empastado de libros y registros

Se incluyen hojas anuladas. La anulación se realiza de manera visible.

Las hojas sueltas o continuas no utilizadas, se pueden emplear para ejercicio siguiente.

Si el empaste comprende varios tomos, cada uno en su primera página incluye una fotocopia del folio con la legalización del libro o registro.

FORMAS DE LLEVADO

Con datos de cabecera: Denominación, periodo, RUC y apellidos y nombres o razón social.

Registro de operaciones: en orden cronológico, correlativo, legible, sin espacios en blanco, ni enmendaduras,

Totalizar importes en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable,

De no realizarse operaciones en un ejercicio : poner “SIN OPERACIONES

Formas de llevado Se llevan en moneda nacional y en

castellano, salvo excepciones del C.T.

Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.

Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios,

El Libro de Inventarios y Balances, debe ser firmado al cierre de cada ejercicio por el titular o su representante legal ; además del CPC o el CM responsables de su elaboración.

FORMAS DE LLEVADO

Caso 1: Contener el registro de sus operaciones de manera “legible”.

CUO/NC

Col 2 Col 3 Col 4 Col 5 Col 6 Col 7 Col 8 Col 9 Col 10 Col 11 Col 12 Col 13

1 02/07/2010 01 001 000000145 07 20101010101 ABC SAC 10,000.00 0.00 1,900.00 0.00 11,900.00

2 18/07/2010 01 001 000000146 07 20101010122 LA COMERCIAL SAC 20,000.00 0.00 3,800.00 0.00 23,800.00

3 25/07/2010 01 001 000000147 07 20101311107 LA INDUSTRIAL SAA 30,000.00 0.00 5,700.00 0.00 35,700.00

4 31/07/2010 01 001 000000148 07 20326010769 SUPERMERCADOS SAA 40,000.00 0.00 7,600.00 0.00 47,600.00

TOTALES 100,000.00 0.00 19,000.00 0.00 119,000.00

Referencia: (Diccionario de la lengua española - RAE) . Legible: que se puede leer. Leer: Pasar la vista por lo escrito o impreso comprendiendo la significación de los caracteres empleados.

FORMAS DE LLEVADO

Caso 2: Todas las columnas del Libro o Registro no caben en un sólo folio.

CUO/NC Col 2 Col 3 Col 4 Col 5 Col 6 Col 7

1

2

3

4

CUO/NC Col 8 Col 9 Col 10 Col 11 Col 12 Col 13

1

2

3

4

FORMAS DE LLEVADO

Caso 3: No hubo operaciones a registrar en el Libro o registro. No hay saldo final de la cuenta y no hubo movimientos de la cuenta durante el periodo.

CUO/NC Col 2 Col 3 Col 4 Col 5 Col 6 Col 7 Col 8 Col 9 Col 10 Col 11 Col 12 Col 13

SIN OPERACIONES

FORMAS DE LLEVADO

No se aplica PCG, cuando están obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto.

Los que lleven su contabilidad de acuerdo al PCGE deberán adecuar los formatos y los nombres de las cuentas divisionarias y subdivisionarias del PCGR con las cuentas, subcuentas, divisonarias y subdivisionarias equivalentes.

Plan Contable Modificación de la razón social

Se deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio.

Pueden optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen,. Sólo hay que habilitarlos.

También podrán optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual debe acreditarse al notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas.

PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS

Se comunica a la SUNAT dentro de 15 días hábiles.

La comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período al que corresponden éstos, la fecha y número de la legalización , datos del notario o el número del Juzgado en que se realizó la legalización.

Se debe adjuntar copia certificada de la denuncia policial .

Pérdida o destrucción Plazo para rehacer libros

El plazo es de 60 días calendarios, para rehacer los libros y registros.

Si se requiere un plazo mayor para rehacerlos, la SUNAT otorgará la prórroga , previa evaluación.

El contribuyente deber contar con la documentación que acredite la pérdida o destrucción.

Los plazos se computan a partir del día siguiente de ocurridos los hechos.

Contabilidad Completa

Libro Caja y Bancos. Libro de Inventarios y

Balances. Libro Diario. Libro Mayor. Registro de Compras. Registro de Ventas e

Ingresos.

Libros generales Libros específicos según la LIR

Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34° de la LIR

Registro de Activos Fijos Registro de Costos Registro de Inventario

Permanente en Unidades Físicas

Registro de Inventario Permanente Valorizado

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO

Diez (10) días hábiles Tres (03) meses

Registro de Ventas e Ingresos Registro de Compras Registro de Consignaciones Registro del Régimen de Percepciones Registro del Régimen de Retenciones Registro IVAP Registro de Ventas e Ingresos – Art.

26° RS 266-2004 Libro de Retenciones inciso e) y f) del

Art. 34° de LIR Registro de Huéspedes Registro Auxiliar de Adquisiciones Libro de Ingresos y Gastos (PN)

MENSUAL: Libro Caja y Bancos Libro Diario Libro Diario de Formato Simplificado Libro Mayor Registro de Inventario permanente

en Unidades Físicas Registro de Inventario permanente

Valorizado ANUAL: Libro de Inventarios y Balances Registro de Activos Fijos Registro de Costos

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO

Ejemplo 1: Registro de Ventas Plazo de atraso: Diez (10) días hábiles, desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo.

Abril 2012

02.05.2012 CdP emitidos en el mes 15.05.2012

Diez (10) días hábiles

Mayo 2012

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO

Enero 2012

Operaciones realizadas en el mes

Febrero 2012 Marzo 2012 Abril 2012 Mayo 2012

01.02.2012

Tres (3) meses

01.15.2012

Ejemplo 2: Libro Diario Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones.

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO

Ejemplo 3: Libro Inventarios y Balances Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.

2011

Operaciones realizadas en el año

Ene. 2012 Feb. 2012 Mar. 2012 Abr. 2012

02.01.2012

Tres (3) meses

02.04.2012

FORMATOS DE LIBROS Y REGISTROS

Libros y Registros Sin Formatos

Libros y Registros Con Formatos

Libro de Inventarios y Balances

• Los libros de Inventarios y Balances reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada.

Los Balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor