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Mejorando el Desempeño de tu Cartera de Proyectos Marzo 2016
Mejorando el Desempeño
de tu Cartera de ProyectosMarzo 2016
2GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Sobre los Presentadores
Carlos Fuentealba M.
Director
Aarnoudt Oskam
Director Ejecutivo
Aarnoudt es Director Ejecutivo de Initiativa, Business Partner de
Planview para Chile y Perú, con amplia experiencia en Consultoría de
aplicaciones Enterprise.
Carlos es Director en Deloitte y líder de la línea de servicios de Gestión
Corporativa de Proyectos.
Luis Alvear
Gerente
Luis es Gerente de Deloitte para la línea de consultoría de Gestión
Corporativa de Proyectos.
3GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Madurez vs
Performance
¿Cómo? Conclusiones
Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Agenda
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos5
Madurez vs
Performance
5%
57%
29%
8%
0%
6GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Madurez vs Performance
“El mejor indicador del valor futuro de una empresa, es su Cartera de
Proyectos”. Daniel Echeverría.
Optimizado: benchmarking
Gestionado: mejora continua
Definido: se cuenta con procesos
Repetible: se reconoce el valor de los procesos
Inicial: el punto de partida
El Valor de las Oficinas de Proyectosen las Organizaciones 2015
110
7GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Madurez vs Performance
La madurez apalanca el desempeño
El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2015
8GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Madurez vs Performance
Performance: Resultado de los proyectos llevados a cabo en relación al
cumplimento de sus objetivos (plazo, presupuesto, estándares de
calidad, satisfacción del cliente, utilización de recursos, etc.)
Distribución de la Inversión Presupuestada de la Cartera de Proyectos
Base USD 1 MM
PerformanceNivel de Madurez
Inicial Definido
Nivel Desviación % Desviación USD Desviación USD
Alta <= 5% 19.000
Media-Alta <= 10% 33.000 41.000
Media-Baja <= 30% 51.000 66.000
Baja > 30% 150.000
9GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Madurez vs Performance
Dimensiones de la Madurez
Servicios
PMO
Procesos
y
Metodologías
Herramientas Personas
Capacidades, habilidades, conocimientos y
experiencia de los miembros de la organización
respecto de la gestión de portafolios y la dirección de
proyectos y programas.
Características y atributos de la Oficina de Gestión de
Proyectos.
Herramientas de software que apoya la gestión de
portafolios y la dirección de proyectos y programas.
Definición de los procesos a ser aplicados en las
actividades con la gestión de Portafolios y la dirección
de Proyectos y Programas.
10GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Madurez vs Performance
Dimensiones de la Madurez
27
23
23
20
PMO
Metodologías
Personas
Herramientas
Año 2015
Año 2014
Año 2013
El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2015
11GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Madurez vs Performance
El camino de mejora
Alineamiento
Estratégico de
Proyectos
Procesos yMetodologías
1 2 3 4
Metodología KPIs Procedimientos
Diseño e implementación de metodologías para la
gestión de portafolios
1 2 3 4
Herramientas
1
Estudio de la
Organización
2
Requerimientos4
Habilitación
de EPM
3
Recomendación
Herramientas EPM
Configuración y habilitación de herramientas EPM
Mejora de la Madurez en GestiónCorporativa de Proyectos
Diseño de
un Plan de
Mejoras
1
3
Diagnóstico
Plan de Mejoras
Mejora Continua
Oficina de ProyectosAsesoría en el Diseño e Implementación de la Oficina de Proyectos
1
Misión y Servicios
2
Estructura
y Gobierno
4
Estrategia de
Despliegue
3
Roles y
Responsabilidades Asistencia en la Operación de la Oficina de Proyectos
Soporte para herramientas EPM
Oportunidades de Mejora2
Diseño de
un Plan de
Mejoras
19 2013 14 15 16 17 181 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Dim
ensi
on
es d
e la
mad
ure
z en
Ges
tió
n C
orp
ora
tiva
de
Pro
yect
os
Meses
Roles y
Responsabilidades
Diseño e implementación de metodologías para la
gestión de proyectos y programas
Metodología KPIs Procedimientos Roles y
Responsabilidades
CompetenciasDiseño y Desarrollo de Carrera para profesionales de la Gestión Corporativa de Proyectos
1
Diseño de Perfiles
2
Evaluación de Competencias
3
Desarrollo de Competencias
Ejecución del Plan de Desarrollo de Competencias
Ejecución y seguimiento del Plan de Mejoras
13GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
¿Cómo?
Podemos acelerar el proceso optimizando los tiempos basados en las
buenas prácticas y en los aspectos de mayores impactos
Optimizado: benchmarking
Gestionado: mejora continua
Definido: se cuenta con procesos
Repetible: se reconoce el valor de los procesos
Inicial: el punto de partida
14GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
¿Cómo?
GoPMO: Solución Integral en base a componentes predefinidos
Servicios
PMO
Procesos
y
Metodologías
Herramientas Personas
Capacitaciones enfocadas en la metodología
definidida y el uso de la herramienta, separado en
tres roles: Miembros de la PMO, Jefes de Proyecto y
Ejecutivos.
PMO Colaborativa enfocada en lograr el desarrollo de
los Jefes de Proyecto y la adherencia a los definidos.
Herramienta preconfigurada para apoyar el registro y
gestión de la información de los procesos definidos.
Metodología de Gestión de Proyectos enfocada en los
procesos claves que aportan más valor a las
organizaciones en estados iniciales.
Levantar y Clasificar
Cartera de Proyectos
Priorización de
Proyectos
15GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
¿Cómo?
Propuesta GoPMO
Definir Clase de Proyecto
M0 M1
Personas
Metodología
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12
Monitoreo y Control
Capacitación de
Jefes de Proyecto y PMO
M2
Herramienta
Definición de Carrera de
Jefe de Proyecto Ejecución del plan de desarrollo de competencias
PMO
Planning Workshops
Despliegue de la Configuración
Monitoreo y Control
Carga de la Cartera de Proyectos
Despliegue de Configuración GoPMO
Personalización de Parámetros
Capacitación de
Ejecutivos
Despliegue de la PMO estándar
Gestión del Cambio
Fin Despliegue Inicio Monitoreo
¿Cómo?
Metodología de Administración de Proyectos
Plan de
Gestión
Financiera
Plan de Gestión de
Recursos
Gestión de Control de Proyecto
(Riesgo, Problemas, Alcance,
Controles de Cambio)
Definic
ión d
e P
rocesos
Está
ndar
de G
estión
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
Estado Abreviatura Estado Abreviatura Estado Abreviatura
Activo AC Alto A Alto A
Cancelado CA Mediano M Mediano M
Diferido DI Bajo B Bajo B
Adicionado AD
Aprobado AP
ATRIBUTOS DE REQUISITO TRAZABILIDAD HACIA:
CÓDIGO DESCRIPCIÓNSUSTENTO DE
SU INCLUSIÓN
PROPIETARI
OFUENTE PRIORIDAD VERSIÓN
ESTADO
ACTUAL (AC,
CA, DI, AD, AP)
FECHA DE
CUMPLIMIENT
O
NIVEL DE
ESTABILIDAD
(A, M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDA
D (A, M, B)
CRITERIO
DE
ACEPTACIO
N
NECESIDADES
,
OPORTUNIDAD
ES, METAS Y
OBJETIVOS
DEL NEGOCIO
OBJETIVOS
DEL
PROYECTO
ALCANCE
DEL
PROYECTO
/ENTREGABL
E DEL WBS
R001
Determinar la
ficha tecnica
para la
contratacion del
proveedor que
facilite la
solucion movil
TI La Empresa Entrevista Muy Alta
1,0 AC A M
Aprobacion
del Plan del
Proyecto
Mejorar el
proceso de
distribucion y
venta
Cumplir con el
alcance del
proyecto
2. Compra de
solucion movil,
equipos y
suministros
R002
Determinar la
ficha tecnica
para la
contratacion del
proveedor de
equipos y
suministros
TI La Empresa Entrevista Muy Alta
1,0 AC A M
Aprobacion
del Plan del
Proyecto
Mejorar el
proceso de
distribucion y
venta
Cumplir con el
alcance del
proyecto
2. Compra de
solucion movil,
equipos y
suministros
ESTADO ACTUAL NIVEL DE ESTABILIDAD GRADO DE COMPLEJIDAD
Líder del ProyectoNOMBRE DEL PROYECTO
Proceso de Monitoreo y
Control de Planes de
Proyecto
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 16
Personas - Especialización en Dirección de Proyectos
Clase de Proyectos vs Perfil del Jefe de Proyecto
Complejidad Baja Complejidad Media Complejidad Alta
JP Junior JP JP Senior
Clase de Proyecto
Perfil de JP
El Nivel de competencia: Indica en qué grado una competencia se debe solicitar a
un cargo específico. Las definiciones de estos niveles son:
Nivel 0 No se evidencia la competencia
Nivel 1Demuestra conocimiento de la importancia de la competencia.
La identifica en un nivel teórico, su aplicación es débil.
Nivel 2 Aplica la competencia requerida para el cargo bajo supervisión directa.
Nivel 3 Aplica la competencia de forma autónoma e independiente.
Nivel 4Aplica la competencia y evidencia capacidad para enseñarla o formar a
otros.
Atributos de Proyecto
Atributo Descripción Evaluación
Impacto Estratégico Visibilidad estratégica del proyecto.
Alto : Alta visibilidad.
Medio : Media visibilidad.
Bajo : Baja visibilidad.
Costo Impacto en costo del proyecto en
cantidad de USD.
Alto : Mayor a USD $500.000
Medio : Entre USD $25.000 y USD$500.000
Bajo : Entre USD $10.000 y USD$25.000
Duración Impacto en duración del proyecto en
meses.
Alta : Mayor a 12 meses.
Media : Entre 3 meses y 12 meses.
Baja : Entre 1 mes y 3 meses.
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¿Cómo?
Servicio PMO
Ficha de la
PMO
Catálogo de
Servicios
Modelo de Gestión y
Governance
Calendario PMODesplie
gue d
e la P
MO
Está
ndar
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 18
¿Cómo?
Personas
Capacitación en miembros de la PMOCapacitación de Jefes de Proyecto
• Visión General de la gestión de Proyectos
• Proceso de planificación de planes de trabajo
• Proceso de Seguimiento y control de planes
de trabajo
• Proceso de Gestión Financiera
• Proceso de Gestión de Recursos
• Proceso de gestión Compromisos, Riesgos
y Problemas
• Proceso de Control integrado de Cambios
• Capacitación en la Herramienta
• Visión General de la PMO
• Modelo de Gestión y Governance
• Calendario semanal de la PMO
• Capacitación en la Herramienta
Capacitación para Ejecutivos
• Valor de la Gestión Corporativa de Proyectos
• Modelo de Gestión y Governance
• Capacitación en el uso de reportes y KPI en la
Herramienta
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 19
¿Cómo?
Herramienta preconfigurada para procesos claves
Enfoque Essentials
Proyectos
Soporte y
Mantención
PLANIFICACIÓN
INVERSIÓN
GESTIÓN
PROYECTOS
GESTIÓN DE LA
DEMANDA
GESTIÓN RECURSOS
Gestión Financiera
Colaboración
Ejecución
Gestión de Problemas
Gestión de Cambios
Planificación y Programación
Gestión de Riesgos
Demanda Recursos
Información Recursos Capacidad
Gestión del Tiempo
Planificación Financiera
Planificación Inversión
Asignación Gestión Disponibilidad
Tasas
Información Proyecto
Capacidades en Alcance Capacidades Fuera de Alcance
Gobernabilidad de Inversión Otros Proyectos Planeados
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 20
¿Cómo?
Dashboard de estado de la cartera
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 21
¿Cómo?
Resumen de presupuesto
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 22
¿Cómo?
Ficha de proyecto con indicadores claves
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 23
¿Cómo?
Reporte de Estado de Proyecto (1/3)
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 24
¿Cómo?
Reporte de Estado de Proyecto (2/3)
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 25
¿Cómo?
Reporte de Estado de Proyecto (3/3)
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 26
¿Cómo?
Gestión de actividades
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 27
¿Cómo?
Gestión de Recursos
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 28
¿Cómo?
Gestión Plan Financiero
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 29
¿Cómo?
Gestión de Riesgos, Cambios y Problemas
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 30
¿Cómo?
Reportería
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 31
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos33
Conclusiones
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PMO
PMO CHARTER
PREDEFINIDO
FOCO EN
ADHERENCIA
COLABORATIVA
HERRAMIENTA
PRE CONFIGURADO
ALINEADO CON LA
METODOLOGÍA
EN LA NUBE
METODOLOGÍA
PROCESOS CLAVES
ALINEADO CON LOS
ESTÁNDARES
Conclusiones
Se puede mejorar el desempeño de la cartera de proyectos mediante
una estrategia de adherencia a una solución integral en base a
componentes predefinidos y con un retorno demostrable
GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
PERSONAS
CAPACITAR
ACOMPAÑAR
CLASE DE
PROYECTOFOCO EN LA
ADHERENCIA
27GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos
Mejorando el Desempeño de tu Cartera de Proyectos
