PMO. La función y responsabilidades de una oficina

de proyectos. Caso Práctico

Marc Bara Iniesta Associate Professor. EU Gimbernat i Tomàs Cerdà. www.eug.es @: marc_bara@hotmail.com es.linkedin.com/in/marcbara

Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva

•  Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado

•  Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente

•  Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a paso, a través de incrementos

“Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser

desmantelada al término del proyecto)”

¿Qué es un proyecto?

Ac#vidades  

Operaciones  

- Administración  y  Soporte  de  los  Sistemas  de  Información  

- Call  Center  - Administración  de  los  Recursos  Humanos  

- Administración  de  las  Finanzas  - Producción  en  cadena  - ...  

Proyectos  

- Implementación  de  un  nuevo  Sistema  de  Información  

- Definición  y  Ejecución  de  un  Plan  de  Comunicación  o  Márke#ng.  

- Puesta  en  marcha  de  una  nueva  Polí#ca  de  RRHH  

- Plan  Anual  de  Formación  - Diseño  de  un  nuevo  Producto  o  Servicio  

- Implementación  de  un  nuevo  Proceso  Organiza#vo  

Proyectos y Operaciones

"  Programa: conjunto de proyectos relacionados, que se manejan colectivamente (además de individualmente) para obtener beneficios y control adicionales. "  Portafolio: conjunto de proyectos o programas (y otros trabajos) que se agrupan para facilitar la gestión efectiva del trabajo para conseguir los objetivos estratégicos de negocio. Los proyectos o programas no tienen por qué ser necesariamente interdependientes o relacionados.

"  Una organización ‘proyectizada’ es aquella que incorpora el uso de los tres conceptos en su operativa diaria.

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Fig 1-1, pag 8 PMBOK

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Definición de Programa

Gestión de la Cartera de Proyectos

Gestión Cartera Proyectos

Gestión de Proyectos

Proyecto

Gestión del cambio

Sistemas de Gestión de la Información

Pre-Proyecto Proyecto Operaciones

Gestión Programas

PMI - Standard

The Standard for Portfolio Management

Cartera de Proyectos y entorno organización

Cartera de Proyectos y entorno organización

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En este contexto… ¿Qué es una PMO exactamente?

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“An organizational unit to centralize and coordinate the management of projects under its domain. A PMO oversees the management of projects, programs or a combination of both.” A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® guide)

“In each organization, the definition of a PMO may vary in name and by function, but it essentially centralizes, coordinates and oversees the management of projects and programs.” Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007

Algunas características…

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•  Una PMO es un grupo de personas con la misión de dar soporte a los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementación y completación de proyectos.

•  Algunas PMOs son mínimas, con sólo staff a tiempo parcial. •  Otras pueden involucrar inmensas infraestructuras, con

metodologías y control rígidos.

•  La PMO es un ente organizacional creado para asistir a los jefes de proyecto en la consecución de los objetivos de los proyectos.

•  Proporciona una oportunidad a los jefes de proyecto para desarrollarse más rápidamente, con respecto a si trabajaran en solitario.

•  La PMO es una organización centralizada dedicada a mejorar la práctica y los resultados de la gestión de los proyectos.

Establecer una PMO

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Requisitos de la PMO: •  El valor de la PMO debe ser medible para resultar

sostenible. •  Si no se puede medir, no se puede controlar y por

tanto gestionar. •  La PMO debe estar alineada con los intereses y

objetivos de la organización para sobrevivir.

à Debe tener como principal cliente a la Alta Dirección!!

PMO y su aceptación de alta dirección

La PMO debe proporcionar varios procesos a la alta dirección:

•  Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificación estratégica.

•  Ligar las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros.

•  Gestionar la cartera de proyectos correctamente.

•  Mejorar los resultados de los proyectos que se alineen con los objetivos estratégicos de la compañía.

En definitiva, una PMO debe ser capaz de ayudar a la Alta Dirección con la ejecución de la estrategia, tal cual está determinada por la cartera de proyectos.

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La Alta dirección dará soporte a la PMO que incremente la probabilidad de conseguir sus objetivos.

La PMO encontrará soporte de la alta dirección si: •  Ayuda en conseguir los objetivos del management

(por los que son medidos…) •  Consigue llevar más proyectos a finalización, sin

incremento de recursos. •  Los proyectos se completan en menos tiempo. •  Su impacto es claramente percibido en todos los

niveles de la organización.

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PMO y su aceptación de alta dirección

Es crítico que los beneficios de establecer una PMO ser perciban cuanto antes. à Se deben poder medir

•  No se definició su valor, sus beneficios.

•  No se percibe como influencia positiva en las entregas de proyectos.

•  Se percibe como amenaza – muy autoritaria, rígida en burocracia y metodología.

•  No tiene ‘buy-in’ de la alta dirección

•  Se percibe como un ‘overhead’ en la gestión de los proyectos.

•  Se dedica a micro-gestionar, intentando controlar cada proyecto directamente.

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Causas de fallo en la implantación de la PMO

Entidad que provee a la organización y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la aplicación efectiva de prácticas de Gestión de proyectos, así como la información crítica para fundamentar la toma de decisiones y entregar

resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de proyectos.

Oficina de proyectos

Proy 1

Proy 2

Proy n

Proveer Servicios

Control y recopilación información

Algunos de sus objetivos son: •  Gestión y/o facilitación de los

procesos de gestión de la cartera de proyectos.

•  Proveer servicios de definición de metodologías y estándares, asesoría a proyectos, capacitación y selección de proyectos

•  Asegurar el control y monitoreo constante de los proyectos en marcha

•  Incrementar la coordinación entre los proyectos para asegurar que cuentan con los recursos requeridos para su finalización exitosa

Una definición de Oficina de Proyectos (PMO)

Oficina de Proyectos

Soporte Administrativo y de Coordinación

Asesoría y Control de Proyectos

Desarrollo y formación

Definición de estándares y metodología

Ejemplo de áreas de responsabilidad de la PMO

Ejemplo de Servicios de la PMO PMO Services

Portfolio Management

Consulting & PMO Services Training Admin./H.R. Archives

Project portfolio information

Project rescues Methodology Project accounting

Information repository

Asset, strategic objectives and resource portfolios

Project acceleration, assessments, threats and opportunities, auditing, risk management

Tools Operations planning and forecasting

Data integrity and security

Executive reporting and governance

Project management processes, tools, methodologies

Project management basics

Data collection and report distribution

Project document library/knowledge management

Prioritization techniques

Mentoring Certification Asset tracking Lessons learned

Staggering of projects

Help Desk Teamwork Materials and supplies

Closed contracts

Strategic resource management

Web portal/information management

Advanced project management

Contract and change management

Analysis Resource recruiting

Scheduling software

Metrics, bonuses, career path, rewards and recognition

Customer interface

Customer interface Customer interface

Customer interface

Customer interface

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Caso práctico: Servicios de consultoría PMO

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Caso práctico: PMO y apoyo a nuevas ofertas

24

Caso práctico: PMO y metodologías

25

Caso práctico: PMO y sistemas información

26

Caso práctico: PMO y Alta Dirección