MODELACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEPROCESOS DE NEGOCIOS

SC 1635 – Otoño 2010

Alma E. Palacios Aquino

Introducción al BPM

Administración de procesos Mejora continua

.agenda.

La administración de procesos de negocios ha ido evolucionando a lo largo del tiempo

1980s – Total Quality Management (TQM - Gestión de calidad total) 1 Existía un enfoque orientado a la gestión de calidad total, que consiste en sensibilizar a las organizaciones de la importancia de tener calidad en las empresas.

Mediados de 1990s – Enterprise Resource Planning (ERP)3 Son los sistemas que ayudan a las empresas a administrar y planificar los recursos que están detrás del negocio: producción, logística, contabilidad, inventarios y más.

Finales de 1990s – Customer Relationship Management (CRM)4 El CRM se trata de sistemas de información que apoyan la administración de las organizaciones con un enfoque centrado en el cliente. Su principal propósito es ayudar a recopilar la mayor cantidad posible de información para mejorar la calidad de los servicios.

1990s – Business Process Reenginering (BPR – Reingeniería)2 La reingeniería de procesos se trata más de una reinvención, más que un mejoramiento. Podemos decir que es la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio y rapidez (Hammer y Champy).

¿Y cuándo aparece

en la escena el BPM?

Primero es importante que sepas que estas tendencias están marcadas por un ciclo y que

usualmente se forman en cuatro fases

1

34

2

Los vendedores y empresas analistas promueven un tema con promociones, publicidad, investigaciones y casos de éxito.

Estos vendedores tienden a desprestigiar las tendencias anteriores y se enfocan en promover “lo nuevo” como la mejor opción.

La siguiente fase es hacer que lo nuevo sea simple, como para que los ejecutivos puedan entenderlo y que es fácil de implementar

Finalmente los promotores o vendedores en particular ofrecen sus productos nuevos o existentes bajo el sello de la nueva marca (en este caso BPM).

BPM

Actualmente BPM es el tema más importante que se maneja en las empresas para mejorar los

procesos de negocio

Los mitos del BPM son variados, principalmente que es algo sencillo y fácil de implementar

Implementar tecnología es un factor que puede ayudar en mucho a las organizaciones, sin embargo BPM no siempre requiere de su implementación para ser un éxito.

Lo más importante es asegurarse primero que los procesos son eficientes antes de considerar la implementación de tecnología.

Los mitos del BPM son variados, principalmente que es algo sencillo y fácil de implementar

(continuación)

1. BPM es mejor que las opciones antiguas de mejora de procesos.

2. BPM utiliza mejor y nueva tecnología.

3. Existen metodologías poderosas para soportar al BPM.

4. BPM es sencillo.5. Se necesita gente externa

para implementar BPM.

El BPM se parece en mucho a un iceberg, las personas y organizaciones tienden a ver solo lo

que está en la superficie

Percepción

RealidadSi la realidad se considera en la implementación de BPM los riesgos disminuyen

Las personas se concentran en sus áreas o intereses

El componente más importante para la implementación del proyecto es la

administración del cambio organizacional

1. Primero los ejecutivos y altos mandos deben estar comprometidos.

2. El personal necesita ser incluido, escuchado, capacitado y mantenerlo informado. Deben entender los procesos y el por qué del cambio.

3. Finalmente la gente necesita tener claro qué es lo que se espera de ellos y cómo encajan en la nueva estructura.

¿Ya conoces los nuevos procesos?

Son las personas quienes determinan el

éxito de un proyecto BPM, se pueden tener

los mejores procesos en el mundo, pero si

no tienes convencida a la gente de usarlos

es como si no existieran

Estrategia

Metas

Incentivos

¿Y… qué es BPM?

Estas son algunas de las definiciones de varios expertos

• Davenport & Short (1990): ”un proceso es un orden específico de actividades a través del tiempo y lugar, con un comienzo y fin, entradas y salidas: una estructura para la acción”

• Hammer & Champy (1993): “un proceso de negocios es un conjunto de actividades que toman uno o más tipos de entradas y crean una salida que es de valor para un cliente”

• Jeston y Nelis (2008): BPM is the achievement of an organization´s objectives through the improvement, management and control of essential business process. BPM is the management of business process.

• Paul Harmon (2005) “a management discipline focused on improving corporate performance by managing a company´s business process”.

• más que un software.• más que solo mejorar o hacer

reingeniería de procesos• no es solo una moda, es parte

integral del proceso de administración

• más que sólo la modelación – es también la implementación y ejecución de esos procesos, los cuales requieren análisis. BPM

Acorde a Jeston y Nelis podemos decir que BPM es:

¿Por qué es tan importante mejorar los

procesos de negocio antes de automatizarlos?

“The first rule of any technology is that

automation applied to an efficient operation

will magnify the efficiency.

The second is that automation applied to

an inefficient operation will magnify the

innefficiency.”

Bill Gates

La automatización no arregla los problemas, sólo ayuda a que las cosas sucedan más rápidamente

¿Entonces por qué las organizaciones no arreglan sus procesos antes?

Las dos razones más comunes son:

Síndrome de la caja negraLos ejecutivos no conocen los detalles, sólo tienen idea de que tal vez los procesos no sean eficientes o efectivos. Muy comúnmente la calidad y el retrabajo no es medido.

Síndrome de verlo desde afueraLos procesos son tratados como objetos sagrados, los ejecutivos no pueden o no quieren discutir temas de eficiencia o efectividad. Ven sólo la parte de afuera y no el corazón. Típicamente resuelven los síntomas, en lugar de tratar el problema desde la raíz.

Es importante mejorar las operaciones en forma continua. Tener los procesos eficaces automatizados permite contar con indicadores para tomar decisiones

para prevenir los problemas, así como también identificar las mejoras fundamentales a los procesos del negocio.

Actividad de clase

• Reunirse por equipos• Tienen cinco minutos para discutir y elaborar

una respuesta por equipo:– ¿Qué es para ustedes BPM?– Menciona dos aspectos que consideren más

importante de cómo la administración de procesos de negocios puede ayudar a las organizaciones

• Seleccionen a un representante para compartir su respuesta

ANEXO

¿Qué equipo te pareció que expuso y se preparó mejor?

Equipo 1

Equipo 2

Equipo 3

Equipo 4

Equipo 5

Equipo 6

5

1

5

33

2

a. Equipo 1b. Equipo 2c. Equipo 3d. Equipo 4e. Equipo 5f. Equipo 6

¿Qué es BPM?

Es un so

ftware

Es una t

ecnolo...

Es una n

ueva m...

Son proce

sos d

...

7

13

02

1. Es un software2. Es una tecnología3. Es una nueva moda4. Son procesos de

negocio

¿En qué año empezó el proceso de Reingeniería?

Durante los a

ñ...

En lo

s 80

Finales d

e los..

.

En lo

s 70

0 0001. Durante los años 902. En los 803. Finales de los 904. En los 70

¿Cuántas actividades había para la primer semana de trabajo?

Dos Tres

Una

Ninguna

20

4

161. Dos2. Tres3. Una4. Ninguna