Negociación

Negociación

Negociación

• La negociación es el proceso por el que las partes interesadas:

• Resuelven conflictos

• Acuerdan líneas de conducta

• Buscan ventajas individuales o colectivas o procuran obtener resultados que sirvan a sus intereses mutuos.

Se contempla generalmente como una forma de resolución alternativa de conflictos.

Negociación Cara a Cara

• Lo que está claro es que, en la negociación “cara-cara”, que es una relación de intercambio entre personas, influyen factores que no son partes sustantivas de una negociación:

• Los procesos de comunicación (saber preguntar y saber escuchar)

• Las diferentes personalidades de los participantes

• El control de las emociones, que muchas veces alteran el comportamiento de los participantes.

Negociación Cara a Cara Los componentes principales de esta tecnología pueden resumirse en lo

siguiente:

• Las etapas, que describen el proceso y las tareas principales que se deben realizar, desde la apertura hasta el cierre.

• Las tácticas que pueden aplicarse durante el intercambio para: la presentación de expectativas, verificar las percepciones, explorar opciones alternativas, manejar impasses y conflictos, entre otras situaciones típicas que se producen en el proceso de la negociación “cara-cara”.

• Los procesos y técnicas de comunicación, que incluyen: las presentaciones, manejo de preguntas, la escucha activa (o empática como le llama Covey), y el lenguaje gestual, para citar los principales.

Negociación Cara a Cara

Se pueden identificar las siguientes etapas en una negociación cara - cara:

1-Apertura.

2-Presentación de expectativas.

3-Intercambio.

4-Acercamiento.

5-Cierre.

Etapas de la Negociación cara a cara

1- Apertura. Los objetivos principales

• - Presentación de cada una de las partes:

• - Establecimiento de la agenda: • - Establecimiento de las “reglas”: • - Finalmente, se precisan aspectos de la logística para el intercambio,

2-Presentación de expectativas.

En esta etapa, cada parte plantea sus expectativas, que generalmente son los “Puntos de Inicio”, que definieron en la etapa de la preparación. En este momento no debe discutirse nada, se trata solo de conocer, en principio, lo que propone cada parte. Las tareas principales de esta etapa son las siguientes.

- Presentación de las primeras propuestas.

- Aclaraciones y precisiones: Las partes tratan de esclarecer aspectos que no le resulten claros de las propuestas presentadas. Sólo debe limitarse a las preguntas que permitan comprender mejor a qué se refieren las propuestas presentadas. En ese momento, todavía no se expresan criterios, ni valoraciones sobre lo que cada parte informa.

- Ajustes posibles en la agenda y en las reglas: Al conocerse las expectativas que trae cada parte, es posible que surjan propuestas de modificaciones de lo que se había acordado sobre estos

puntos con anterioridad.



3-Intercambio.

Esta es la etapa más compleja de todo el proceso, donde se ponen en evidencia las habilidades comunicacionales de cada cual para:

• fundamentar sus propuestas, • preguntar, escuchar, controlar sus emociones y • manejar las de la otra parte, entre otras cosas. Las tareas principales que se realizan

se pueden resumir en lo que sigue.

3-Intercambio.• - Intercambio de opciones y demandas: El propósito principal es ir acercando las posiciones de cada parte

hacia una solución que resulte mutuamente aceptable.

- Realización de reuniones privadas: Explorar asuntos que se pueden debatir mejor en un ambiente

informal (desayunos, almuerzos de trabajo, actividades sociales).

- “Lobbies”: Una variante de lo anterior, pero con objetivos precisos, Muchas veces, esta actividad permite identificar oportunidades y opciones que no salen a la luz en las sesiones formales.



3-Intercambio. - Impasses: Son los momentos en los que se detiene la fluidez del

intercambio. Una o ambas partes han llegado a un punto en el que, por diferentes razones, no quieren ceder en sus posiciones y se produce un estancamiento en el intercambio.

• Para superar estos momentos se incrementan las actividades informales, con reuniones privadas, lobbies y participación de miembros de ambas partes en actividades sociales, recreativas y de otro tipo.


3-Intercambio.

- Conflictos: En toda negociación, siempre hay algún conflicto. La negociación, precisamente, es uno de los instrumentos para enfrentar su solución, mediante el intercambio entre las partes.

En ocasiones, alguna de las partes, o ambas, solicitan la participación de terceros. En este caso, se trata de propiciar que, con la intervención de

elementos externos, se posibilite el acercamiento entre las partes.

4-Acercamiento

• Es la etapa en la que las partes, conscientes de la necesidad de superar los impases y resolver los conflictos que pueden dilatar o frustrar el logro de acuerdos, orientan sus acciones hacia el logro de un acercamiento que propicie concretar acuerdos que resulten aceptables por ambas partes. Las direcciones principales en las que se trabaja para esto pueden resumirse en lo siguiente.

- Áreas comunes: Para avanzar en un acercamiento lo primero que deben hacer las partes es centrarse en los intereses comunes.

Para esto, es importante que cada cual se ponga en el lugar del otro, de manera que

pueda identificar necesidades y, a partir de esto, generar opciones para satisfacerlas. .


4-Acercamiento

- Nuevas opciones: Para propiciar el acercamiento, las partes utilizan las opciones. El papel que juegan las opciones en el intercambio es decisivo. Fisher y Ury plantean que es el aspecto más creativo en toda negociación

- Concesiones: Las concesiones son el instrumento a través del cual las partes intercambian opciones en la negociación cara-cara.

- Acuerdos preliminares: El logro del acercamiento entre las partes se concreta en acuerdos preliminares que permitan la valoración de los resultados de la negociación y, consecuentemente, la aprobación del documento final donde

se presentan los compromisos de cada parte.


5-CierreEs la etapa final, donde se concretan y explicitan los compromisos que asume

cada parte.

- Revisión de acuerdos

- Responsabilidades, fechas e instancias de arbitraje

- Seguimiento

• Para verificar el nivel de consistencia de los acuerdos adoptados y la satisfacción de ambas partes, se pueden utilizar los “criterios para evaluar los resultados de una negociación” que plantean algunos especialistas y que se resumen a continuación.


Cómo evaluar los resultados de una negociación.

Los aspectos a valorar, en cada dimensión son los siguientes.

• Debe producir un acuerdo sensato.

Esto significa que el acuerdo permita:– satisfacer los intereses legítimos de las partes;– resolver el conflicto de forma justa y;– ser duradero y considerar los intereses de la comunidad donde

actúan las partes.– Debe ser eficiente: Significa haberlo alcanzado en el tiempo y

con los gastos razonables.– Considerar las relaciones: Debe mejorar o, al menos, no

deteriorar las relaciones entre las partes.

Cómo evaluar los resultados de una negociación.

Otros aspectos a valorar son:

• Distribución justa entre las partes de los beneficios y riesgos.

• Establecer cláusulas que garanticen el cumplimiento de los compromisos, con el establecimiento de incentivos y sanciones.

• Finalmente, analizar cómo se comparan los resultados con su MAAN (Mejor Alternativa de Acuerdo Negociado).

Conclusiones principales

• La negociación cara-cara es un reto importante para los negociadores. Es donde se concretan las expectativas y objetivos que los llevaron a la negociación, y en la que se verifica la calidad de la preparación que realizaron.

• Para el éxito en la negociación cara-cara, no basta con tener una estrategia bien concebida, un inventario amplio de opciones que pueden manejarse en el intercambio, y una precisión de qué concesiones podemos hacer, entre otras cosas, incluyendo el cálculo de nuestro MAAN y las estimaciones y perspectivas sobre los intereses de “B”. Es necesario, además, manejar con efectividad las diferentes etapas del proceso de negociación cara-cara.

• Las etapas principales por las que transcurre la negociación cara-cara son: apertura, presentación de expectativas, intercambio, acercamiento y cierre.

• En cada una de estas etapas deben garantizarse determinadas tareas que usted debe tener proyectadas en el proceso de preparación de la negociación.

• La negociación cara-cara, en sus diferentes etapas, no se desarrolla sólo sobre la base de lo que usted tenía previsto en la preparación de la negociación, es necesario, además, que verifique sus percepciones e identifique nuevas oportunidades, durante el intercambio.

El lenguaje corporal de los negociadores

• La negociación es un proceso de comunicación interpersonal en el que saber utilizar correctamente el lenguaje corporal:

• Facilita el entendimiento• capta la atención de la otra parte• su correcta utilización nos puede ayudar para condicionar y

predisponer hacia un futuro acuerdo.

Por lo tanto, es conveniente conocer el significado de éste lenguaje para actuar con conocimiento de causa en una negociación.

Dos situaciones típicas: negociaciones competitivas y negociaciones colaborativas:

• El lenguaje corporal del negociador competitivo

En las negociaciones competitivas:

• se pretende es conseguir los objetivos propios a la vez que la otra parte no consiga los suyos.

• Suelen ser negociaciones duras que se basan en el regateo.

• En este tipo de negociaciones, si hay igualdad de poder, hay un componente de intimidación muy importante.

• Para ello los negociadores generalmente se comportan de la siguiente manera:

El lenguaje corporal del negociador competitivo

• Comienzan con un leve o ningún apretón de manos, saludan con una sonrisa irónica y, si dan la mano, lo hacen con la palma hacia abajo.

• Cuando te dejan hablar rehuyen la mirada, evitando el cruce directo con los ojos para que no puedas condicionarles con tu forma de expresarte.

• Si son ellos los que tienen la palabra, entrelazan los dedos para demostrar autoridad.

• Cuando la otra parte empieza a hablar y quieren demostrarnos que no se nos están escuchando, o si realmente es así, miran hacia abajo.


• Justo antes de empezar a hablar se agarran la cabeza por detrás, demostrando su superioridad ante la otra parte.

• Mientras permanecen sentados evitan que sus rodillas se dirijan hacia la persona que está hablando.

• Si en algún momento se sienten inseguros con sus decisiones se suelen dar un leve tirón del oído o tocar el lóbulo.

• Demuestran inseguridad en su exposición tocándose el cabello.


• Si los temas tratados en la negociación les parecen aburridos miran hacia el suelo al mismo tiempo que descansan la cabeza sobre las dos manos. De vez en cuando cruzan las piernas y balancean levemente uno de los pies.

• Al hablar reposan la espalda sobre su respaldo y cruzan los brazos a la altura del pecho para crear una barrera defensiva.

• Si responde de forma breve, se levantan de la silla o se mueven sobre ella, muestran indiferencia sobre el tema tratado


• Cuando ocultan algo y no son sinceros con lo que dicen, se suelen tapar la boca mientras hablan.

• Si comentan algo poco creíble intentando engañar a la otra parte, parpadean, dejan de mirar a la cara y cambian la postura corporal sobre la silla o cambian el peso del cuerpo de un pie a otro.

• Si están impacientes por algo o no les interesa el tema tratado, suelen mirar el reloj.

• Dan respuestas lacónicas, acompañadas de un tono de voz sombrío, apartando la vista con frecuencia y cerrando los puños, significa rechazo por lo propuesto.

• Exponen sus argumentos manejando algo entre las manos, síntoma de que tienen ansiedad por cerrar el acuerdo.

El lenguaje corporal del negociador colaborativo

• En las negociaciones colaborativas lo que se pretende es satisfacer las necesidades propias a la vez que la otra parte también lo consiga.

• Son negociaciones sinceras que se basan en la solución conjunta de sus respectivas necesidades. Para ello normalmente se empieza creando un clima de confianza.

• Lo primero que hacen es dar un firme apretón de manos.

• Al presentarse y hablar, dirigen la mirada a los ojos.

• Al entrar en la sala caminan erguidos para demostrar seguridad y confianza en uno mismo.


• También, para demostrar seguridad en si mismos se sientan agarrándose levemente la cabeza por detrás.

• Si quieren demostrar que están impacientes por comenzar la negociación se frotan levemente las manos o golpean ligeramente los dedos.

• Al inicio de la conversación, si es la otra parte la que habla, inclinan la cabeza levemente hacia delante para mostrar interés en lo que la otra parte está diciendo.


• Al hablar acompañan su exposición gesticulando con las manos abiertas, demostrando sinceridad y franqueza.

• Cuando asienten con frecuencia mientras la otra parte expone su argumentación, le brillan los ojos, se inclinan hacia delante y cuando intervienen lo hacen con una voz activa y animada, es porque están muy interesados en el tema.

• A la hora de tomar decisiones se acarician la quijada, inclinando levemente la cabeza hacia delante, exponiendo los posibles acuerdos gesticulando,

enseñando las palmas de las manos. • Es conveniente que al mismo tiempo que un negociador se prepara todo lo

que va a decir, se prepare también el lenguaje corporal que va a utilizar en

cada momento.

Factores que propician un mayor poder de negociación.

• a. Información

Una expresión recurrente en materiales sobre temas gerenciales es “información es poder”. Cuando Ud. tiene más información que “B” (la parte con la que Ud. va a negociar), sobre:

• El objeto de negociación (componentes, características técnico-económicas, diferentes usos)

• Otros oferentes (vendedores) o interesados (compradores)

• La situación en el mercado, tendencias futuras, que pueden influir en el objeto, entre otras, Ud. podrá ejercer mas influencia a su favor.

• No basta con tener información, hay que saber cómo utilizarla.


b. Legitimidad

Se refiere a la utilización de elementos que puedan darle más consistencia y credibilidad a sus propuestas. Como:

• Listados oficiales de precios

• Contratos anteriores

• Informaciones de prensa

• Cartas de proveedores o clientes


• c. Cantidad y calidad de opciones

La mecánica del intercambio en una negociación gira alrededor de ofertas y contraofertas, donde cada parte trata de obtener lo más posible, a cambio de dar lo menos posible..

• El que lleve la mayor cantidad de opciones, o las identifique durante el intercambio, tiene más posibilidades de obtener mejores resultados.


• d. Manejo del Tiempo

ideas interesantes “que nos ayudarán a adquirir poder sobre el tiempo”:

• Deje tiempo para ver opciones.Es un detalle pequeño, pero le ayudará a empezar mas relajado.

• Tómese tiempo para pensar. Reúnase con frecuencia, las reuniones cortas con descansos intermedios son mejores que las sesiones largas.

• Elija la mejor hora para negociar.Siempre hay una hora mejor para negociar.

• Deje tiempo para contingencias. Tenga siempre un plan de contingencia y úselo cuando se retrase o vayan mal las cosas con su plan original.

• Deje siempre tiempo suficiente para negociar con su segunda opción, en caso de que las pláticas sobre la primera no prosperen.


e. Habilidades para negociar

La negociación es una actividad profesional. No basta con tener información relevante, elementos que le otorguen más legitimidad a sus propuestas y que esté consciente de que el tiempo es una variable que pueden manejar contra Ud. También se requiere el dominio de determinados procesos, técnicas y habilidades para el intercambio.


f. Dependencia entre las partes

Este es el factor más decisivo. En la medida que una parte dependa más que la otra de la negociación, o transmita esa impresión, será mas

vulnerable.

La dependencia entre las partes y el MAAN

• Para la determinación del MAAN Fisher-Ury sugieren proceder de la siguiente forma:

• Analice las alternativas que tiene o puede crear, si no llega a un acuerdo en esa negociación.

• Mejore alguna de las mas atractivas y trate de ponerlas en práctica (verificarlas).

• Seleccione, tentativamente, la mejor y utilícela como referencia.• Como en una negociación hay que tener en cuenta los intereses de

la otra parte, de lo contrario sería difícil el intercambio y llegar a un acuerdo, proponen que también se trate de estimar el MAAN de la otra parte.

Estrategia para negociar con aliados, adversarios, y otros

Niveles de acuerdo y de confianza

El primer paso para desarrollar una estrategia de negociación es identificar a quiénes necesitamos para lograr el éxito de nuestro proyecto.

• La forma de abordar las entrevistas con estas personas es trabajar basándonos en tres etapas:

• Intercambiar visiones, objetivos o metas.• Afirmar o negociar acuerdos.• Afirmar o negociar la confianza.


Aliados: Elevado acuerdo / Elevada confianza.Los pasos a seguir para el manejo de la relación con nuestros aliados que propone Block son los siguientes.

• Afirmar el acuerdo con respecto a la visión (compromisos mutuos).

Block plantea que es importante transmitir nuestra visión a todos los que nos rodean y, en especial, a nuestros aliados.

• Analizar nuestra visión, objetivos y metas junto con ellos es importante para reafirmar esta reciprocidad.• Reafirmarle la calidad de la relación.

Nuestros aliados necesitan saber cómo nos sentimos con respecto a ellos y cuál es su aporte para que nuestra relación funcione bien.

• Reconocer nuestras dudas y vulnerabilidad con respecto a nuestra visión y proyectos.

Los aliados necesitan saber acerca de nuestros adversarios así como de los indecisos, y de la forma en que estamos intentando tratarlos. Debemos confesarle a nuestros aliados, con honestidad, nuestras fallas y las dificultades por las que estamos atravesando.

• Pedir consejo y apoyo.

Necesitamos la confirmación de nuestros aliados con respecto a nuestro enfoque, y la información que nos puedan brindar acerca de la posición de nuestros adversarios.

• Nuestros aliados pueden ayudarnos a evaluar nuestras percepciones y a conocer el grado de dificultades con que nos enfrentamos.


Oponentes: Elevada confianza / Bajo nivel de acuerdo. • Los pasos a seguir para el manejo de la relación con nuestros oponentes que

propone Block son los siguientes.

• Reafirmar la calidad de la relación basada en la confianza entre nosotros.

• Manifestar nuestra posición.Comunicar a nuestros oponentes la visión, objetivos y metas que estamos intentando alcanzar, así como los detalles del proyecto acerca del cual deseamos intercambiar con ellos.

• Expresarles, de forma neutral, cómo vemos su posición.

Sabemos que son oponentes debido a que ya hemos conversado con ellos y nos han expuesto una posición diferente a la nuestra. Nuestra tarea es comprender su posición.

• Comprometernos en la solución de algún problema.


• Simpatizantes: Alto grado de acuerdo / Bajo nivel de confianza. Los pasos a seguir para tratar con los simpatizantes se presentan a continuación.

• Reafirmar el acuerdo: Expresarles cuáles son nuestros objetivos y las estrategias que pensamos seguir para alcanzarlos. Reconocer y valorar el apoyo que recibimos de su parte con la esencia de nuestros propósitos.

• Reconocer los prejuicios existentes:Necesitamos expresarles el reconocimiento que tenemos de que existe cierta reserva entre nosotros.

• Tener claro qué es lo que pretendemos de ellos, en cuanto a trabajar en forma conjunta.

• Pedirles que hagan lo mismo: Intentar llegar a algún acuerdo con ellos acerca de cómo trabajaremos juntos.

• Intentar llegar a algún acuerdo con ellos acerca de cómo trabajaremos juntos.


• Indecisos: Bajo nivel de confianza / Nivel de acuerdo desconocido.

• Los pasos que se sugieren para tratar con los indecisos son los siguientes. • Manifestar nuestra posición.

Exponerles cuáles son nuestros objetivos y cómo pensamos manejarlos.• Preguntarles cuál es su posición.

Alentarlos a expresar su opinión sin someterlos a la dureza de nuestro juicio.• Ejercer una leve presión.

Alentarlos a que analicen el tema y nos comuniquen qué representaría para ellos darnos apoyo.

En cierto modo, pretendemos enfrentarlos sutilmente con su indecisión, pero también dejarles abiertas las puertas para que se acerquen a nosotros, cuando tengan clara su posición con respecto al proyecto.


• Adversarios: Bajo nivel de acuerdo / Bajo nivel de confianza. • Los pasos que Block propone seguir con los adversarios son los

siguientes.• Exponer nuestra imagen para nuestro proyecto.

Pretendemos que nuestro adversario sepa qué es lo que estamos intentando hacer y por qué.

•Reconocer una posición, no quiere decir que estemos de acuerdo con ella.

• Identificar nuestra propia contribución al problema: Reconocer nuestros comportamientos negativos no nos debilita, sino que fortalece nuestra posición, plantea Block.

• Finalizar la reunión con nuestros planes, sin peticiones.

Estrategias recomendadas para cada obstáculo (barrera).

Estrategias recomendadas para cada obstáculo (barrera).

1.-Subir al balcón. Esta es la estrategia para enfrentar la primera barrera: “La reacción de usted”.

imagine que la discusión tiene lugar en un escenario y que usted SUBE AL BALCON, que le permite ver el escenario, lo que significa apartarse de sus impulsos y emociones naturales

2.-Póngase del lado de su oponente. “Ponerse del lado del oponente” implica tres cosas: escuchar, reconocer y acceder. Escuchar lo que ellos dicen. Reconocer su punto de vista, sus sentimientos, su idoneidad y su prestigio. Acceder, cada vez que pueda.

3.-Replantear. En lugar de rechazar lo que dice, acéptelo y replantéelo, como una oportunidad para hablar del problema. “Lo comprendo.. me parece sugerente su propuesta… ¿Por qué quiere usted eso?. Ayúdeme a entender el problema que quiere solucionar”. Al responder, la otra persona, tiene que centrarse en los problemas e intereses y no en las posiciones. Con esto, usted propicia el “cambio del juego”, de una confrontación de posiciones a un análisis para la solución de problemas.

4.-Tienda un Puente. • Incluir a su oponente en la solución, para que esta se convierta en una idea suya, no solo de usted. • Satisfacer los intereses de su oponente. • Ayudarlo a quedar bien. • Facilitar el proceso de negociación, hasta donde sea posible.

5. Emplear el poder para educar

20 consejos para negociar con éxito

• Antes: (En la preparación).

1-Recopile la mayor cantidad posible de información sobre “B”. •

2-Analice lo que están ofreciendo sus competidores en negociaciones parecidas y trate de identificar (y fundamentar) sus “ventajas competitivas”.

• 3-Identifique en forma realista cuáles son sus fortalezas y debilidades, para esa negociación.

• 4-Prepare una lista de opciones de lo que podría interesarle a “B” y determine sus posibles prioridades.

• 5-Genere una lista de las posibles “ofertas” que Ud. piensa que “B” podría hacerle.• 6-Recopile información sobre negociaciones anteriores sobre ese asunto, (suyas, de “B”,

de otros), que usted pueda utilizar como referencia.

• 7-Prepare una lista de “posibles concesiones” que puede hacerle a “B”. • 8-Trate de identificar el “Balance de Poder” que pueda existir entre Ud. y “B”. • 9-Defina su “Punto de inicio” en niveles lo suficientemente altos como para poder

garantizar el intercambio, pero no tan alto que lo obligue a hacer concesiones en el inicio.

• 10-Determine cuál es su MAAN (Mejor Alternativa de Acuerdo Negociado) y utilícelo como referencia para determinar su “Punto de Abandono”.


• Durante: (Etapa de la negociación cara-cara).

11-Fundamente sus posiciones con pocos argumentos, los más sólidos, sea flexible, cambie su estrategia inicial si puede identificar nuevas oportunidades.

• 12-Haga muchas preguntas a “B”, para conocer mejor sus necesidades e intereses. Con esto, puede verificar las percepciones que Ud. tenía y ajustar su estrategia, si resulta conveniente.

• 13-Controle sus emociones y sea paciente. •

14-Declare sus sentimientos, cuando se presentan situaciones que no debe aceptar.

• 15-Separe las personas de los problemas. • 16-Separe las posiciones de los intereses. • 17-Identifique las “trampas” que le ponen, los objetivos que persiguen y sepa

manejarlas adecuadamente. • 18-Perciba el momento en que resulta necesario producir (o amenazar con) una

“ruptura”.


• Después: (Concluída la negociación).• 19-Analice las experiencias y resultados

obtenidos, ¿qué hizo Ud. bien o mal? ¿qué hizo “B”? ¿qué resultados se lograron?.

• 20-Déle seguimiento a los acuerdos y ocúpese de cultivar las relaciones con “B”.

Date post:	24-Jan-2016
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