Creación oficina de proyectos

Por: Geovanny Naranjo Noguera Máster en Proyectos. Universidad de Sydney Australia

Temas

• ¿Por qué?

• Marco Teórico

• Estado Actual

• Estado deseado

• Plan de Acción

Plan de Acción: Misión

Unidad de Planeación y Proyectos

Actuar como unidad de soporte paratodas las áreas de la organización, comorespaldo en la administración deproyectos dentro del plazo, costo ycalidad requeridos, a través de métodos yprocesos establecidos.

Se define el propósito de la Unidad de Planeación y Proyectos,dependiendo la función que vaya a desempeñar en la organización.

Causas de las fallas de los proyectos

Fuente: The Standish group, The Chaos study

Qué es una Oficina de Proyectos

• Es una unidad de servicio queprofesionaliza efectivamente elliderazgo de proyectos para laOrganización.

• Es un centro de competencia y unrepositorio de información demejores prácticas y metodologías.

• Tiene el potencial de asumir una ovarias de las siguientes funciones:

– Evaluación de recursos

– Metodología estándar

– Planeación de proyectos

– Gerencia de proyectos

– Revisión y análisis de proyectos

Plan de Acción para la Oficina de Proyectos

ImplementaciónDesarrollo de la

capacidad

Mercadeo e

introducción en la

organización

PlaneaciónEvaluación del

estado actual

Mejoramiento continuo

Marco Teórico: Modelo de Madurez

•Proyectos ocurren sin lógica estratégica

• Pobre iniciación

• Pobre comunicación

• Bajo manejo de interdependencias

• Planeación insuficiente

• Beneficios no definidos

• No estándar

•Tasa de éxito: 40%

Iniciando en PM

Conciencia en PM

Competente

Mejores

Prácticas

Para que la gestión de un proyecto tenga éxito y perdure en el tiempo es necesario desarrollar unmodelo de madurez, que contemple el camino que se va emplear para alcanzar la excelencia en ladirección de proyectos.

Marco Teórico: Modelo de Madurez

•Proyectos son iniciados formalmente

• Planes primitivos

• Varios estándares

• Poca disciplina

• Metodología introducida

• Manejo vago de involucrados

• Proyectos manejados con

procesos de negocio

Tasa de éxito: 60%

Iniciando en PM

Conciencia en PM

Competente

Mejores

Prácticas

•Metodología bien definida y soportada

• Involucrados entienden y aceptan sus

responsabilidades

• Medidas de control soportan la

administración de proyectos

• Administración de proyectos orientada al

logro de objetivos

• Control de riesgos

Tasa de éxito: 75%

Marco Teórico: Modelo de Madurez

Iniciando en PM

Conciencia en PM

Competente

Mejores

Prácticas

•Programa formal de mejoramiento continuo

• Buenas medidas de seguimiento que

generan optimización

• Proyectos altamente riesgosos manejados

exitosamente

• Respeto y soporte a los proyectos

Tasa de éxito: mayor al 75%

Marco Teórico: Modelo de Madurez

Iniciando en PM

Conciencia en PM

Competente

Mejores

Prácticas

Marco Teórico: Estado Actual

Iniciando en PM

Conciencia en PM

Competente

Mejores

Prácticas

Se analiza y determina en que estado se encuentra actualmente la organización en el tema de gestión de proyectos.

Marco Teórico: Estado Deseado

Estado Actual

• Algunos proyectos comienzan

formalmente

• Planes primitivos

• Varios estándares

• Poca disciplina

• Metodología introducida

• Manejo vago de involucrados

• Proyectos manejados con

procesos de negocio

Estado Deseado

• 70% de los proyectos

comenzados formalmente

• Proyectos con análisis de

viabilidad hecho

• Evaluación de riesgos y calidad

• Metodología utilizada en los

proyectos

• Seguimiento estructurado en

tiempo y costo

• Plan de involucrado y

comunicación

Luego de determinar la situación actual de la organización se hace la proyección al estado que se desea llegar. Ejemplo:

Plan de Acción: Estado Deseado

Definición de Metodología

Definición de documentación

Implementación PMIS

Capacitación del proceso

Acompañamiento

Método

Estándar

Conciencia lograda

Ene - Jun

Ago – Sep

Sep - DicSe estipula a dondese quiere llegar y seestablecen fechas

Plan de Acción: Estado Deseado

(2012)

(2013)

……

Iniciando en PM

Conciencia en PM

Competente

Mejores

Prácticas

Plan de Acción: Soporte de la Oficina de Proyectos

OFICINA DE

PROYECTOS

MetodologíaIdentificación de

OportunidadesViabilidad

Garantizar

Calidad

Seguimiento a

Resultados

Integración mejores

prácticasMetodología

Plan de Acción: Estructura

Definir la iniciativa

Inicio

Investigar

Oportunidades de

Negocio

Presentar estrategia de

negocio rectora del proyecto

Analizar la Viabilidad

Conoce todas las

oportunidades de

negocio o

alternativas?

No

Sí

Proyecto

viable?

No

S

íFase de planeación

Fase de Ejecución

Fase de Control

Fase de Cierre

Fin

Propuesta de

Proyecto

Plan de proyecto

Documento de

RequerimientosLista de chequeo de

evaluación

Reporte de

ReuniónDocumentos resultantes del

proyecto (manuales,

procedimientos, etc)Informe de estado de

proyecto

Control de CambiosReporte de cierre

Lista de chequeo de

cierre

Acta de entrega

Identificación

Oportunidades de

Negocio

Estudio de

Viabilidad

Pasos a seguir: Unidad Editorial

• Sesión de capacitación en proyectos y comité general de proyectos

– Designar participantes de la Unidad Editorial

• Definir que tipo de herramientas se van a emplear que corroboren en la ejecución de los proyectos:

– Boletines

– Software

• Considerar crear comité conjunto de proyectos

• Definición de metodología de comités

• Plan para Portafolio.