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SISTEMA AUTO CAR
Armenia, 16 abril 2013
SeñorMARIO ANDRES SANTODOMINGODIRECTOR GENERAL AUTO CAR LTDAArmenia- Quindío
Cordial saludo
Por medio de la presente nos permitimos ofrecerle nuestros servicios de análisis de sistemas de información teniendo en cuenta que en el mundo actual, la barrera entro el recurso humano y las computadoras portátiles se están diluyendo y cada vez, estos aparatos y a su vez los software brindan más posibilidades para interconectarse con el mundo, con las ventajas adicionales y la portabilidad absoluta.
Nuestros servicios principalmente consisten en analizar la situación informática de la empresa, detectar problemas (si los hubiere) y generar un nuevo diseño de sistemas que permita el máximo aprovechamiento de los recursos que tiene su empresa, para mejorar la efectividad y competitividad de la organización.
Estamos para servirle en cualquier momento.
SANDRA MILENA NIETO SOLORZA
ALUMNO
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
EMPRESA SYSTEMS SOLUTIONS
SISTEMA AUTO CAR
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION
QUIENES SOMOS
Somos una empresa legalmente constituida, cuyo objetivo
principal es el desarrollo de Análisis y diseño de sistemas de información
sobre diferentes procesos contables e informáticos en diferentes
SISTEMA AUTO CAR
entidades. Nuestro domicilio principal está ubicado en la av. Bolívar 9n-
15 ps2 de armenia-Quindío, teléfonos 7487342 – 3117767545. Correo
Nuestro grupo está conformado por 17 personas como recursos
directo interno que se hacen cargo de todo el análisis y el desarrollo del
nuevo diseño de los sistemas de información y 5 personas como recurso
directo externo cuya tarea consiste en tener el contacto con los clientes
directos e indirectos, la publicidad y el desarrollo de la imagen
corporativa.
MISION
Somos una empresa que bajo el contexto de los problemas
sistemáticos entendemos que una de las necesidades más importantes
a cubrir en las empresas es el adecuado, oportuno y profesional servicio
de Software, mantención de hardware, Redes Computacionales y
Sistemas Informáticos tales como: Sistemas de Inventario, Contabilidad,
Bodega, Gestión Administrativa, Remuneraciones etc., y trabajamos
para que cada una de estas necesidades tenga un solución.
VISION
SISTEMA AUTO CAR
Seremos la empresa que ofrece soluciones sistemáticas líder en el
mercado para el año 2015 con un alto desempeño en el campo regional,
proyectándonos a mercados nacionales más abiertos, contribuyendo al
mejoramiento del medio ambiente usando un plan de desarrollo
sostenible y mejorando la calidad del país mediando la generación de
empleo.
VALORES CORPORATIVOS
RESPONDABILIDAD. Cumplir de forma práctica y eficiente con los términos establecidos con el cliente.
HONESIDAD. Establecer con el cliente y colegas un trato justo y ético, brindando nuestro mejor desempeño y obteniendo así su confianza.
PRIVACIDAD. Manejar con mucha cautela y respeto toda la información suministrada por el cliente.
PERFIL PROFESIONAL
Somos contadores públicos egresados de la Universidad Del
Quindío, especializados en sistemas de mercadeo y análisis de la
información con 5 años de experiencia en el campo del manejo de
sistemas informáticos y con excelentes referencias de las empresas que
han obtenido nuestros servicios.
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ALCANCE DEL ANALISIS DE SISTEMAS
A través de la fase de análisis de sistemas de información se
puede conocer sus necesidades, y planificar correctamente sus
soluciones mediante herramientas como la recolección de datos para
dar un enfoque a las metas y objetivos, en este intermedio se analiza la
situación actual a fin de desarrollar una visión de lo que se quiere en un
futuro y a seleccionar las estrategias que se aplicaran para alcanzar lo
deseado.
En este caso en su empresa cuyo objeto principal es la venta y
alquiler de vehículos el sistema de información contendrá
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detalladamente los registros que maneja la empresa, como lo es la ficha
técnica de cada unos de los autos, la información tanto del recurso
humano directo como indirecto, la sección de los clientes y proveedores,
y es totalmente sobresaliente que se necesita cada una de estos datos
para el desarrollo del nuevo diseño.
Actualmente la organización no cuenta con un control que permita
el máximo aprovechamiento de los recursos y que le genere de forma
precisa la información que necesita a la hora de las transacciones
comerciales.
El desarrollo del nuevo sistema será de rotunda importancia para
el recurso humano que maneja las ventas y el alquiler de la organización
al momento de tener relación directa con los clientes para proporcionar
de forma clara y oportuna toda aquella información que le sea solicitado
o que en tal caso el cliente considere necesaria.
El sistema actual es un diseño que no permite el oportuno
progreso del objeto principal de la organización y que genera una
imagen poco eficiente de la empresa, este nuevo diseño claramente
permitirá al ente proyectarse con una imagen más limpia y efectiva ante
el mercado.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
SISTEMA AUTO CAR
Rediseño de flujos de trabajo.
Orientación hacia información interna
Proceso de diseño rápido y accesible
Reducir costes y aumentar la productividad
Facilitar el alquiler y compra de vehículos
CICLO DE VIDA CLASICO
Identificación del problema
Principalmente el problema de la organización es la planificación y
control que se tiene frente a la información proporcionada por las
dependencias de venta y alquiler, la acumulación masiva de los recursos
tecnológicos inservibles y notablemente la falta de un sistema de
información eficiente que clasifique la entrada de los datos, la proceso
mediante el movimiento y proporcione una salida oportuna y flexible.
Determinación de los requerimientos de la información
En este sistema de información, los datos que requieren los usuarios
para trabajar son relevantes y elementales y con un buen
almacenamiento se tendrá un correcto manejo, los datos necesarios son:
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Fichas técnicas por vehículos
Nombres, códigos , direcciones y teléfonos de los clientes
Nombre, códigos, direcciones, tanto de los empleados como de los
proveedores
Movimiento de venta y alquiler
Análisis de las necesidades del sistema
Esta propuesta es de fácil acceso y de grandes beneficios para la
organización se basa en la reducción de costes teniendo en cuenta el
máximo aprovechamiento de los recursos que posee la empresa. La
factibilidad de este proyecto como ya hemos dicho tiene un objetivo
principal que es la eficiencia de la organización, así que frente a la
operatividad mejorara el rendimiento del recurso humano y frente a la
economía ya que toma recursos propios es de máximo
aprovechamiento.
Diseño del sistema
Este sistema busca mejorar los movimientos que maneja la empresa y
contendrá detalladamente la información de cada uno de los vehículos
que se maneja, estará clasificada por marcas, placas, modelo o línea,
tipo de combustible, ubicación del motor, cilindraje, número de asientos,
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dirección ya se hidráulica o mecánica, color y toda aquella información
que el cliente le interese ya sea para alquiler o comprar, se manejara la
facturación individual, y las comisiones por cada uno de los empleados si
las hubiere, teniendo en cuenta que para las ventas se tendrán
comisiones del 5% sobre el valor de esta, y para el caso de alquiler 2%
sobre el valor alquilado, también se tendrá en cuenta para el valor del
alquiler el cilindrare del vehículo sabiendo que para los cilindrajes
mayores a 1.000 (mil) y menores de 2.000 (dos mil) se tendrá un valor
de alquiler de $100.000 (cien mil pesos) diarios ; los mayores a 2.000
(dos mil) y menores de 4.000(cuatro mil ) $ 150.000 (ciento cincuenta
mil pesos) diarios, y los mayores a 4.000(cuatro mil ) $ 200.000
(Doscientos mil pesos ) diarios.
En el caso de la codificación de los proveedores se manejara el
consecutivo 2540-2554, para los empleados 5340-5349 , y para el caso
de los clientes 1806-1835, esto hasta el momento, ( si se llegasen a
hacer mas de estos se seguirá el consecutivo).
El diseño del nuevo sistema tendrá como materia prima principal un
software de aplicación de fácil manejo donde solo se necesitara tener a
la mano los códigos de los vehículos, clientes, proveedores y empleados,
de igual manera se dará una capacitación antes de instalar el sistema a
las personas que lo manejan.
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En este proceso se tendrá una prueba del sistema durante una semana
que asegurara la efectividad del sistema y además contendrá un manual
de servicios.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION CON TIC
Básicamente, las TIC, siglas de tecnologías de la información
y la comunicación, se tratan de un grupo de técnicas, desarrollos y
dispositivos de última generación, que permiten integrar diferentes
funcionalidades relacionadas con el almacenamiento, el posterior
procesamiento y por último la transmisión de los datos.
Por ello, en el momento de diseñar un sistema de información
eficaz, es necesaria la incorporación de las TIC, que permitirán hacer
posible la puesta en marcha del sistema que ha sido desarrollado en
base a los requerimientos de los datos en las diversas áreas de la
empresa.
Pero no sólo es necesaria la inclusión de las más modernas
tecnologías de información y comunicación para lograr un sistema de
información eficaz, sino que además es imprescindible efectuar una
capacitación acorde del personal que estará a cargo de la manipulación
de dichos datos.
SISTEMA AUTO CAR
Un sistema de información debe brindar la totalidad de los
elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible
ante los futuros cambios y homogénea.
Tengamos en cuenta que las tecnologías basadas en
Internet reducen notablemente los costos de inversión en aplicaciones y
su posterior mantenimiento, tanto en el área de software como de
hardware. Gracias a este tipo de tecnologías, en la actualidad es posible
disponer de bases de datos que pueden ser consultadas por diversos
usuarios de manera simultánea, con sólo utilizar un browser de sencillo
acceso y manejo.
SISTEMA AUTO CAR
BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
Como ya es visible en el desarrollo de la propuesta hemos
recalcado que principalmente los beneficios del nuevo diseño se basan
en el máximo aprovechamiento de los recursos, en el bajo de los costes
y la mayor productividad tanto de los recursos físicos como de los
recursos humanos.
CICLO DE VIDA
SISTEMA AUTO CAR
El ciclo de vida de cualquier sistema de información se resume en la
entrada, los procesos las salidas y la retroalimentación de los datos.
Para este sistema tenemos que:
ENTRADA: Movimiento
PROCESOS: Manipulación de la información mediante los software
aplicativo y operativo
SALIDA: Facturaciones, transacciones comerciales
RETROALIMENTACION: movimiento
COSTO DE LA PROPUESTA
El fundamento mas recalcado de este proyecto es el manejo de costes
de la organización maximizando los resultados al menor costo, esto se
traduce a utilizar todos los recursos de la empresa, reparando los
equipos inservibles e instalando este sistema en los computadores del
departamento de mercadeo y ventas, y para ello hemos decidido un
monto de (diez y ocho millones de pesos m/c) $18.000.000 teniendo en
cuenta que se instalaran nuevos equipos y la asesoría permanente en
una semana.
METODOLOGIA
SISTEMA AUTO CAR
Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información es un
conjunto de actividades llevadas a cabo para desarrollar y poner en
marcha un Sistema de Información.
Aquí se utilizara una metodología estructurada.
Estructurada Se maneja como proyecto Gran volumen de datos y transacciones Abarca varias áreas organizativas de la empresa Tiempo de desarrollo largo Requiere que se cumplan todas las etapas, para poder
cumplir las siguientes (progresión lineal y secuencial de una fase a la otra)
BENEFICIO DE LA AUDITORIA
SISTEMA AUTO CAR
1. .Buscar una mejor relación Costo - beneficio de los sistemas
automáticos o computarizados diseñados e implementados por
el
2. Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas
computarizados.
3. Asegurar una mayor integridad, confidencialidad de la
información mediante la recomendación de seguridades y
controles.
4. Conocer la situación actual del área informática y las
actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos
propuestos.
5. Seguridad de personal, datos, hardware, software e
instalaciones.
6. Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la
organización.
7. Seguridad, Utilidad, confianza, Privacidad, y Disponibilidad en
el ambiente informático.
8. Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de
información.
9. Decisiones de inversión y gastos innecesarios
SISTEMA AUTO CAR
10. Capacitación y educación sobre controles en los sistemas de
información.
TIPOS DE DECISIONES A PARTIR DEL SISTEMA PROPUESTO
Las decisiones que se pueden tomar a partir de este sistema propuesto
son:
Sistemas de costos
Control de la información
Planeación de estrategias empresariales
SANDRA MILENA NIETO SOLORZA
CONTADORA PUBLICA