Practica funciones de restaurante y bar

QUERIDOS JÓVENES:

Siempre he pensado que la juventud constituye una de las etapas más importantes en el desarrollo del ser humano; es la edad donde forjamos el carácter y visualizamos los más claros anhelos para nuestra vida adulta. Por eso, desde que soñé con dirigir los destinos de nuestro estado, me propuse hacer acciones concretas y contundentes para contribuir al pleno desarrollo de nuestros jóvenes sonorenses.

Hoy, al encontrarme en el ejercicio de mis facultades como Gobernadora Constitucional del Estado de Sonora, he retomado los compromisos que contraje con ustedes, sus padres y –en general con las y los sonorenses– cuando les solicité su confianza para gobernar este bello y gran estado. Particularmente lucharé de manera incansable para que Sonora cuente con “Escuelas formadoras de jóvenes innovadores, cultos y con vocación para el deporte”. Este esfuerzo lo haré principalmente de la mano de sus padres y sus maestros, pero también con la participación de importantes actores que contribuirán a su formación; estoy segura que juntos habremos de lograr que ustedes, quienes constituyen la razón de todo lo que acometamos, alcancen sus más acariciados sueños al realizarse exitosamente en su vida académica, profesional, laboral, social y personal.

Este módulo de apendizaje que pone en sus manos el Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora, constituye sólo una muestra del arduo trabajo que realizan nuestros profesores para fortalecer su estudio; aunado a lo anterior, esta Administración 2015-2021 habrá de caracterizarse por apoyar con gran ahínco el compromiso pactado con ustedes. Por tanto, mis sueños habrán de traducirse en acciones puntuales que vigoricen su desarrollo humano, científico, físico y emocional, además de incidir en el manejo exitoso del idioma inglés y de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

Reciban mi afecto y felicitación; han escogido el mejor sendero para que Sonora sea más próspero: la educación.

LIC. CLAUDIA ARTEMIZA PAVLOVICH ARELLANOGOBERNADORA CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE SONORA

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TURÍSTICOS SERVICIOS

Practica funciones derestaurante y bar

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORA

Director GeneralMtro. Víctor Mario Gamiño Casillas

Director AcadémicoMtro. Martín Antonio Yépiz Robles

Director de Administración y FinanzasIng. David Suilo Orozco

Director de PlaneaciónMtro. Víctor Manuel Flores Valenzuela

COORDINA EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOSMódulo de Aprendizaje.Copyright 2014 por Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora.Todos los derechos reservados.Primera edición 2015.Impreso en México.

DIRECCIÓN ACADÉMICADepartamento de Innovación y Desarrollo de la Práctica Docente.Blvd. Agustín de Vildósola, Sector Sur.Hermosillo, Sonora, México. C.P. 83280

COMISIÓN ELABORADORA

Elaboración:Gabriel Saiz Corella

Corrección de estilo:Selma Georgina Osuna Aguilar

Diseño y Edición:María Jesús Jiménez Duarte

Diseño de portada:Jesús Ramón Franco HernándezMaría Jesús Jiménez Duarte

Foto de portada:Estefanía Bringas Limón

Banco de imágenes:Shutterstock©

Coordinación Técnica:Rubisela Morales Gispert

Supervisión Académica:Vanesa Guadalupe Angulo Benítez

Coordinación General:Mtra. Laura Isabel Quiroz Colossio

Esta publicación se terminó de imprimir durante el mes de diciembre de 2015.Diseñada en Dirección Académica del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora.Blvd. Agustín de Vildósola, Sector Sur. Hermosillo, Sonora, México.La edición consta de 11,309 ejemplares.

3PRELIMINARES

COMPONENTE:FORMACIÓN PARA

EL TRABAJO

HORAS SEMANALES:4

CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO:SERVICIOS

TURÍSTICOS

CRÉDITOS:8

DATOS DEL ALUMNO

Nombre:

Plantel:

Grupo: Turno: Teléfono:

E-mail:

Domicilio:

4PRELIMINARES

5PRELIMINARES

“Una competencia es la integración de habilidades, conocimientos y actitudes en un contexto específico”.

El enfoque en competencias considera que los conocimientos por sí mismos no son lo más importante, sino el uso que se hace de ellos en situaciones específicas de la vida personal, social y profesional. De este modo, las competencias requieren una base sólida de conocimientos y ciertas habilidades, los cuales se integran para un mismo propósito en un determinado contexto.

El presente Módulo de Aprendizaje de la asignatura de Coordina eventos socioculturales y de negocios, es una herramienta de suma importancia, que propiciará tu desarrollo como persona visionaria, competente e innovadora, las características mencionadas se establecen en los objetivos de la Reforma Integral de Educación Media Superior que actualmente se está implementando a nivel nacional.

El Módulo de aprendizaje es uno de los apoyos didácticos que el Colegio de Bachilleres te ofrece con la intención de estar acorde a los nuevos tiempos, a las nuevas políticas educativas, además de lo que demandan los escenarios local, nacional e internacional; el módulo se encuentra organizado a través de bloques de aprendizaje y secuencias didácticas. Una secuencia didáctica es un conjunto de actividades, organizadas en tres momentos: Inicio, desarrollo y cierre. En el inicio desarrollarás actividades que te permitirán identificar y recuperar las experiencias, los saberes, las preconcepciones y los conocimientos adquiridos a través de tu formación, mismos que te ayudarán a abordar con facilidad el tema que se presenta en el desarrollo, donde realizarás actividades que introducen nuevos conocimientos dándote la oportunidad de contextualizarlos en situaciones de la vida cotidiana, con la finalidad de lograr un aprendizaje significativo.

Posteriormente, se encuentra el momento de cierre de la secuencia didáctica, donde integrarás todos los saberes que aplicaste en las actividades de inicio y desarrollo.

En todas las actividades de los tres momentos se consideran los saberes conceptuales, procedimentales y actitudinales. De acuerdo a las características y el propósito de las mismas, éstas se desarrollan de forma individual, grupal o en equipos. Para el desarrollo del trabajo deberás utilizar diversos recursos, desde material bibliográfico, videos, investigación de campo, etc.

La retroalimentación de tu aprendizaje es sumamente importante por eso te invitamos a participar activamente, de esta forma aclararás dudas o bien fortalecerás lo aprendido; además en este momento, el docente podrá tener una visión general del logro de los aprendizajes del grupo.

Recuerda además, que la evaluación en el enfoque en competencias es un proceso continuo, el cual permite recabar evidencias a través de tu trabajo, donde se tomarán en cuenta los tres saberes: el conceptual, procedimental y actitudinal con el propósito de que apoyado por tu maestro mejores el aprendizaje. Es necesario realizar la autoevaluación, ya que este ejercicio permite que valores tu actuación y reconozcas tus posibilidades, limitaciones y cambios necesarios para mejorar tu aprendizaje.

Así también, es recomendable la coevaluación, proceso donde de manera conjunta valoran su actuación, con la finalidad de fomentar la participación, reflexión y crítica ante situaciones de sus aprendizajes, promoviendo las actitudes de responsabilidad e integración del grupo.

Nuestra sociedad necesita individuos a nivel medio superior con conocimientos, habilidades, actitudes y valores, que les permitan integrarse y desarrollarse de manera satisfactoria en el mundo laboral o en su preparación profesional. Para que contribuyas en ello, es indispensable que asumas una nueva visión y actitud en cuanto a tu rol, es decir, de ser receptor de contenidos, ahora construirás tu propio conocimiento a través de la problematización y contextualización de los mismos, situación que te permitirá: Aprender a conocer, aprender a hacer, aprender a ser y aprender a vivir juntos.

6PRELIMINARES

BLO

QU

E 2

BLO

QU

E 1

Tendencias del turismo de eventos.................................................................... 13

Secuencia Didáctica 1: Origen del turismo de eventos ...............................................................15

Secuencia Didáctica 2: Características del turismo de eventos .......................................................23

Secuencia Didáctica 3: México y el turismo de eventos ..........................................................30

Los eventos especiales....................................................................................... 35

Secuencia Didáctica 1: Tipos de eventos y sus características ....................................................37

Secuencia Didáctica 2: Turismo de reunión ...............................................................................52

Secuencia Didáctica 3: Definición de eventos y turismo de eventos ...........................................55

Secuencia Didáctica 4: Eventos socioculturales .........................................................................59

Secuencia Didáctica 5: Turismo de reunión ...............................................................................61

Presentación del libro ....................................................................................................................... 5

Glosario Icónico ................................................................................................................................ 8

Normas Técnicas de Competencia Laboral ......................................................................................... 9

Descripción de la Capacitación para el Trabajo .................................................................................. 10

Competencias Profesionales de Egreso .............................................................................................. 11

Mapa de Contenido .......................................................................................................................... 12

7PRELIMINARES

BLO

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E 3

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E 4

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E 5

Contratar y supervisar los servicios para eventos .............................................. 65

Secuencia Didáctica 1: Oficina para eventos OCV ................................................................... 66

Secuencia Didáctica 2: La organización profesional para eventos ............................................. 68

Secuencia Didáctica 3: Comisión organizadora ........................................................................ 72

Cómo vender un evento especial ........................................................................ 87

Secuencia Didáctica 1: Técnicas de marketing aplicadas a los eventos de negocios ..................... 89

Secuencia Didáctica 2: Plan de marketing ................................................................................. 96

Secuencia Didáctica 3: Promover el evento a través de internet ................................................. 102

Post evento ..................................................................................................... 111

Secuencia Didáctica 1: Fase del post evento ............................................................................ 112

Secuencia Didáctica 2: La evaluación del evento ..................................................................... 115

Secuencia Didáctica 3: Encuestas del post evento ................................................................... 118

8PRELIMINARES

ACTIVIDAD 1SD1-B1

Con este gráfico identificarás las Actividades dentro del texto, con las cuales optimizarás los conocimientos aprendidos. Debajo del ícono sabrás la secuencia y bloque al que pertenece y arriba si es individual, en equipo o grupal.

Íconos para indicar si una actividad es:

Individual En Equipo Grupal

En esta sección realizarás la Actividad Integradora, la cual será tu proyecto durante todo el semestre, pondrás en práctica tus conocimientos y fortalecerás tu aprendizaje.

Representa la Evaluación Diagnóstica, la cual te permitirá estar consciente de tus conocimientos acerca del tema a abordar.

En este apartado encontrarás la Evaluación de Actividades, donde tu profesor calificará tu desempeño.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Útil para tener referencias acerca del contenido de tus libros, además que podrás utilizar las Fuentes para tener más herramientas que contribuyan a mejorar tu desempeño académico.

Ícono de Autoevaluación en este espacio tendrás que evaluarte a ti mismo honestamente y te darás cuenta de los conocimientos adquiridos, así como de las áreas que necesitas mejorar.

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA

Con esta ilustración localizaremos el Glosario, ya sea dentro del texto o al final del libro. Será tu ayuda para conocer nuevos conceptos y comprender mejor las lecturas.

GLOSARIO

AUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES

Con este ícono se muestra la Rúbrica de Evaluación de tu proyecto, donde se valorará tu desempeño.

RÚBRICA DE EVALUACIÓN

El Portafolio de Evidencias lo encontrarás al finalizar cada bloque. Aquí se especifica qué actividades debes incluir y entregar a tu profesor para que te evalúe.

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

En este espacio encontrarás los Reactivos de Cierre, con los cuales reforzarás los conocimientos que adquiriste durante el bloque y desarrollarás tus habilidades.

REACTIVOS DE CIERRE

En Notas Enfáticas podrás encontrar contenido importante que complementará tu aprendizaje.

NOTA ENFÁTICA

ACTIVIDAD INTEGRADORA

Ícono de Coevaluación, donde deberás evaluar a tu compañero y él te evaluará a ti.

COEVALUACIÓN

9PRELIMINARES

Derivado de las constantes transformaciones que se están presentando en la organización del trabajo, han presentado cambios importantes respecto a los requerimientos del sector productivo para contratar a sus trabajadores. Con este propósito, desde hace algunos años grupos de empresarios, sindicatos y maestros, representantes de los diferentes sectores de la economía del país, se reunieron para definir las habilidades y conocimientos mínimos que debería poseer un trabajador para desarrollarse exitosamente en el mundo laboral. Estas habilidades y conocimientos (calificaciones) se expresan en documentos denominados Normas Técnicas de Competencia Laboral (NTCL).

Una NTCL está dividida en Unidades de competencia, y éstas a su vez, en elementos de competencia, de tal manera que un trabajador puede cumplir con los criterios que se establecen en todas sus Unidades por lo que se dice que posee la calificación completa, o cumple sólo con algunas de estas Unidades.

Es claro que las escuelas deben formar a sus estudiantes para dar respuesta a estas demandas, por ello, la Secretaría de Educación (SE) está llevando a cabo un proyecto muy importante para transformar sus programas de estudios denominada Reforma Integral de Educación Media Superior (RIEMS) bajo la modalidad de competencias: genéricas, disciplinares y profesionales, considerando los requerimientos definidos en las NTCL.

El COBACH no es ajeno a este proceso, y por esa razón está ofreciendo algunas capacitaciones con el nuevo enfoque de competencias laborales, donde especialistas del sector educativo apoyan con el desarrollo de materiales didácticos que te ayudaran a adquirir las competencias que requieres para incursionar exitosamente en el mundo laboral.

10PRELIMINARES

Para dar continuidad a los trabajos propuestos por la Dirección General de Bachillerato (DGB), en los programas de formación para el trabajo (Capacitación de Servicios Turísticos) y con el propósito de responder a las necesidades de información que requieren nuestros estudiantes, el presente módulo de aprendizaje tiene como objetivo acercarlos en un solo documento tanto elementos teóricos como ejercicios prácticos para dotarlos de los conocimientos que hoy en día requieren en el sector productivo y de esta manera ingresar al mercado laboral conforme a las exigencias de la globalización, o bien, continuar con su formación profesional.

En este contexto, los docentes del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora, se dieron a la tarea de elaborar este documento con contenidos propuestos por la DGB y que se encuentran vinculados con las Normas Técnicas de Competencia Laboral (NTCL), del Consejo de Normatización y Certificación de Competencia Laboral (CONOCER), dando como resultado este material acorde con las tendencias de las competencias laborales y del empleo en Sonora.

El módulo de aprendizaje aporta los elementos necesarios para desarrollar los conocimientos, habilidades, actitudes y valores de los estudiantes; provee de herramientas para lograr que el alumno adquiera los conocimientos que se pretende, apoyándolos en su crecimiento y desarrollo. Por otra parte, no deja de ser también un instrumento de gran utilidad para los docentes que imparten la capacitación de Servicios Turísticos, pues estandariza los contenidos en todos los planteles del Colegio.

Estos trabajos son parte también de los esfuerzos que realizan COBACH y los docentes, en el proceso de mejora continua, necesarios para elevar la calidad de los servicios que presta como institución de educación media superior.

11PRELIMINARES

COMPETENCIAS PROFESIONALES DE EGRESO

Durante el proceso de formación de los dos módulos, el estudiante desarrollará las siguientes competencias profesionales, correspondientes a la Capacitación de Servicios Turísticos:

1

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Prepara y atiende habitaciones y áreas públicas, a fin de alistar las condiciones de uso, de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa, y según las normas en la materia.

Sirve alimentos y bebidas a clientes/comensales, de acuerdo con los centros de consumo y tipos de evento, y con las correspondientes normas de seguridad e higiene.

Prepara alimentos y bebidas con base en métodos y técnicas culinarias y de bar en centros de consumo, con las correspondientes normas de seguridad e higiene.

Comercializa servicios y productos turísticos con procedimientos mercadotécnicos, de acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Organiza y opera opciones de turismo alternativo (ecológico, deportivo, cultural, marítimo y de exploración, entre otros), con la normatividad, técnicas y medidas de seguridad requeridas para su práctica.

Atiende al huésped/cliente en su arribo, durante su estancia y en su partida, con las correspondientes normas de seguridad e higiene, y según las políticas y disposiciones administrativas establecidas por la empresa.

Atiende grupos y convenciones y organiza las actividades y la logística solicitadas por los clientes.

S E R V I C I O S T U R Í S T I C O SCOORDINA EVENTOS SOCIOCULTURALES

Y DE NEGOCIOS

-ORIGEN DEL TURISMO DE EVENTOS-CARACTERÍSTICAS DEL TURISMO DE EVENTOS-MÉXICO Y EL TURISMO DE EVENTOS

-TÉCNICAS DE MARKETING APLICADAS A LOS EVENTOS DE NEGOCIOS-PLAN DE MARKETING-PROMOVER EL EVENTO A TRAVÉS DE INTERNET

-FASE DEL POST EVENTO-LA EVALUACIÓN DEL EVENTO-ENCUESTAS DEL POST EVENTO

-OFICINA PARA EVENTOS OCV-LA ORGANIZACIÓN PROFESIONAL PARA EVENTOS-COMISIÓN ORGANIZADORA

-TIPOS DE EVENTOS Y SUS CARACTERÍSTICAS-GRUPOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES-DEFINICIÓN DE EVENTOS Y TURISMO DE EVENTOS-EVENTOS SOCIOCULTURALES-TURISMO DE REUNIÓN

TENDENCIAS DEL TURISMO DE EVENTOS

CÓMO VENDER UN EVENTO ESPECIAL

POST EVENTO

CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS

LOS EVENTOS ESPECIALES

Tendencias del turismo de eventosBLOQUE 1

Analiza el concepto de turismo.Analiza el concepto de evento.Reconoce las características de un evento.Reconoce el concepto de turismo de eventos.

Tiempo asignado: 10 horas

Evento.Turismo de eventos.


Desempeño del estudianteal finalizar el bloque Objetos de aprendizaje Competencias a desarrollar

Capacitación para el Trabajo: Servicios Turísticos

Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora14


Resuelve el siguiente cuestionario de manera individual y comparte tus respuestas en clase, como lo indique tu profesor.

1. Define atractivo turístico.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Define destino turístico.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ¿Qué segmento turístico crees que tiene mayor éxito en México y por qué?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. En el Estado de Sonora, qué tipo de turismo observas con más desarrollo y por qué lo consideras así?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Practica funciones de restaurante y bar

15BLOQUE 1 Tendencias del turismo de eventos

Secuencia didáctica 1ORIGEN DEL TURISMO DE EVENTOS

Inicio

Maure Agüero, G. “Definiciones y tendencias del turismo de eventos" en Contribuciones a la Economía, Nº 82, julio 2007.

Los eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por razones de asociarse en un determinado entorno geográfico, en colectividad y grupos. Son un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico.

Si atendemos a la evolución a lo largo del tiempo de la actividad turística, observaremos que se nos manifiesta como un fenómeno complejo y con una larga trayectoria. En la antigüedad y la edad media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento, entre otras. Durante los siglos XV y XVIII podemos hablar de los inicios del turismo como actividad. En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista para, tras la segunda guerra mundial, dar paso al turismo de masas con un fuerte grado de democratización debido a factores económicos, sociales, culturales y la creciente urbanización, al tiempo que se diversifican los tipos de turismo: costa, montaña, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios, de reuniones, etc., con grandes disparidades entre los países desarrollados y los menos desarrollados, destacando una fuerte concentración de la demanda en Europa, América del Norte (Estados Unidos y Canadá) y Japón, especialmente de sus poblaciones urbanas y con motivaciones muy diversas, al tiempo que, recientemente se ha producido la emergencia de una serie de países del Caribe, Sudamérica, Costa mediterránea de África, China, Tailandia, etc., que captan en parte, cada vez más importante los flujos de turistas.

Entre los fines del siglo XVIII y mediados del siglo XIX ocurrió la Revolución Industrial que propició una transformación económica y social y el surgimiento de una clase media numerosa y próspera, la cual compartía el deseo de viajar debido a que se incluyeron las vacaciones y se mejoró el transporte, se incrementó el tráfico de pasajeros que hacía uso del barco de vapor y los ferrocarriles ocurriendo así un movimiento masivo que hizo florecer la industria turística.



Thomas Cook tiene la reputación de ser el primer agente de viajes que en 1841 alquiló un tren para llevar a 540 personas a una convención; organizó el viaje al precio de un chelín por viajero en la trayectoria de ida y vuelta de Leicester a Loughborough, Reino Unido.

Después de la segunda guerra mundial el turismo se transformó en un fenómeno masivo, en medio de un ambiente relativamente pacífico. Los avances en las comunicaciones y el disfrute del tiempo libre hizo posible su desarrollo; a lo anterior se agregan las innovaciones tecnológicas en el transporte. Con el desarrollo de la aviación comercial se flexibilizó el derecho aéreo y en 1945 se fundó la Asociación Internacional de Transporte Aéreo; así se incrementó la comercialización, lo cual originó que los inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicación de técnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia el profesional del turismo tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello el análisis de las motivaciones se transformó en el objeto de estudio central de quienes deseaban atraer el mayor número de turistas a sus regiones.

Las modalidades del turismo son diversas, sin embargo, una de las más importantes por su volumen y por el aporte en divisas que representa es la de congresos y convenciones. Más tarde, con la evolución natural del turismo este tipo de acontecimiento se hizo más común, aunque aún no se le daba la importancia debida. A mediado de este siglo se establecen los lugares específicos para celebrar tales reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus interese crearon los centros nacionales y más tarde se unieron en la Fédération Europe en des Villes des Congrès.

El origen y evolución de los Buroes (Oficinas) de Convenciones hay que buscarlo en los Estados Unidos, donde se crearon a fines del siglo XIX, las primeras estructuras para el desarrollo de una corriente turística hacia el destino de ciudad. Estas tuvieron un rápido aumento y uno de los objetivos planteados para cumplir con su función principal fue precisamente la organización de eventos como parte del llamado turismo de negocio.



ACTIVIDAD 1SD1-B1

Elabora un resumen sobre el origen del turismo de eventos.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 2SD1-B1

Realiza en tu cuaderno de trabajo de manera individual una línea del tiempo que se refiera al origen del turismo de eventos.



Revisar los conceptos y definiciones acerca del turismo de eventos es una tarea compleja, por la utilización indistinta de diferentes términos para caracterizar la actividad del turismo de eventos: se habla de la industria, de sector, de sub-sector y de negocio. Esto tiene una repercusión más allá de la falta de información sobre aspectos teóricos-científicos, que afectan a la medición del mercado de reuniones como son: la repercusión sobre la fiabilidad de los resultados y la limitación que impone al análisis de los datos disponibles; inadecuado nivel de confianza de los datos de partida que se utilizan actualmente para construir las estadísticas del mercado de reuniones; falta de registro de un número considerable de reuniones de lo que genera una infravaloración del mercado de reuniones y carencia de estadísticas sobre los viajes de incentivos.

No obstante lo anterior, se puede concluir que los términos que generalmente forman el lenguaje técnico de esta modalidad turística son los que se exponen a continuación a partir de su definición por diferentes autores:

a) “Evento: término genérico que designa a cualquier tipo de reunión profesional de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los participantes”. Colectivo de autores EAEHT “Dossier Para Diplomado de Organización de Eventos” Ciudad Habana, página 27.

b) “Turismo de eventos: incluye congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivo, festivales. Es una modalidad del turismo de negocios, que moviliza esencialmente a líderes de opinión en distintas ramas del conocimiento, la ciencia, la tecnología, las finanzas o el comercio”. Rodríguez E. 2001. “Actualidad, tendencia y perspectiva del Turismo de Eventos” C Habana, Ediciones Balcón, página 2.

c) “Turismo de reuniones es aquel que genera un conjunto de actividades económicas como consecuencia de la organización de encuentros de un destino a elegir y cuyos motivos giran en torno a temas profesionales”. Herrero P. 2000. Gestión y Organización de Congresos. Editorial Síntesis Madrid.

d) “Turismo de reuniones: Actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de incentivo, y otras reuniones similares a estas (jornadas, encuentros, conferencias, simposios, foros, seminarios, cursos, etc.) convocados por motivos profesionales y/o asociativos”. Contreras. 2005. Instrumento de medición del mercado de congresos y convenciones.

e) “Turismo de negocios es un conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades laborales y profesionales llevadas a cabo en reuniones de negocio, congresos y convenciones con diferentes propósitos y magnitudes”.

Ramos G. 2005. El turismo de negocio en México [En línea]. Disponible enhttp://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/ariculogaston/articulos1.html

Desarrollo



ACTIVIDAD 3SD1-B1

Elabora un cuadro comparativo de las características distintivas de los incisos a, b, c, d y e, de la lectura anterior. Revisa con tu profesor. Apóyate en el siguiente cuadro.

ABC

La anterior es la definición más aceptada del término “turismo de negocios”. Este mercado en su variante grupal, incluye numerosos segmentos y productos relacionados con la organización de reuniones de negocios, con diferentes propósitos y magnitudes. Se distinguen dos tipos de turismo de negocios:

1. El individual. Comprende a los viajeros de negocios, que por cuestiones inherentes a sus actividades, se desplazan de una ciudad a otra o de un país a otro para desarrollar actividades relacionadas con su profesión.

2. Y el grupal. Comprende los eventos que conocemos como Congresos, Convenciones, Incentivos y Exposiciones.



ACTIVIDAD 4SD1-B1

Elabora una investigación sobre la situación de la infraestructura con que cuenta el Estado de Sonora para el turismo de negocios, presenta un informe a tu profesor.

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Por otro lado, en la conferencia de la Organización Mundial de Turismo (Iguazú, 2005) lo define como: “Sector de reuniones y eventos (también conocido como sector de las reuniones, viajes de incentivos, conferencias y exposiciones o sector de mas MICE (Meeting, Incentives, Congress, Exhibitions), es aquel que abarca las actividades basadas en la organización, promoción, venta y distribución de reuniones y eventos; productos y servicios que incluyen reuniones gubernamentales, de empresas y de asociaciones; viajes de incentivos de empresas, seminarios, congresos, conferencias, convenciones, exposiciones y ferias”.



En nuestro país, la Secretaría de Turismo reconoce al turismo de eventos como el turismo de reunión; el cual, como lo vimos en la secuencia anterior, consiste en los acontecimientos nacionales e internacionales orientados a la vinculación empresarial, ferias, exposiciones, congresos, convenciones, eventos para la comercialización de productos turísticos y de profesionalización de prestadores de servicios del segmento de turismo de reuniones de negocios.

El Turismo de eventos, representa aproximadamente el 20% de las llegadas internacionales, y se caracteriza por ritmos de crecimientos sostenidos, manifestando una alta rentabilidad y contribución al desarrollo de otros sectores relacionados.

Para la aclaración de la naturaleza de la modalidad de Turismo de Eventos, es necesario remontarse a sus orígenes y al origen de la industria turística en general, así como establecer el marco conceptual de dicha modalidad, lo que incluye las definiciones propias y sus características específicas, así como los diferentes criterios de clasificación existentes para los eventos.

Una de las tendencias que se detecta en el sector turístico es el llamado "turismo de eventos"; es decir, la creación de un acto o serie de ellos con el objeto de "atraer visitantes". Esta tendencia se puede apreciar tanto en las grandes capitales como en pequeñas poblaciones, realizando ciclos musicales internacionales, festivales de cine, representaciones teatrales y operísticas, macro conciertos, exposiciones o bien dedicando una jornada o una semana a un producto alimentario local, a conmemorar un periodo histórico de esplendor o a resaltar una tradición folklórica; esto último se da generalmente en ciudades y pueblos de tamaño más pequeño.

En México, luego del turismo de playa, de cruceros, de parejas, de familia y de añadir el turismo para solteros, el sector se reinventa, ahora acondiciona su oferta a los requerimientos de la cada vez más demandante sociedad y propone una nueva alternativa: el Turismo de Reuniones. Éste, entre otras cosas, tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización; ya que independientemente de las crisis económicas que se presenten, este tipo de eventos continúan realizándose, generando empleos y dejando una derrama económica importante en los sitios en que se llevan a cabo.

Con el fin de convertir a México en un destino líder en el turismo de congresos, el Consejo de Promoción Turística de México se ha dado a la tarea de promover al país para ser la sede de una serie de importantes eventos.

La creación, promoción y realización de estos "eventos" busca atraer visitantes que generen ingresos en hoteles, restaurantes, empresas de servicios turísticos y comercios en general, durante el día o días de celebración. La estancia de varios cientos o de miles de personas en una población durante un periodo de tiempo más o menos corto, proporciona ingresos económicos inmediatos a las empresas del entorno.



Clasificación de los eventos

Por su carácter o tipología

Por su naturaleza

A partir de su generación

Según sector generador

Según entidades que los convocan

Según el tamaño o número de delegados

Según sus objetivos

Congresos, conferencias, simposio, seminario, debate, convención, reunión, panel, mesa redonda, taller, asamblea, exposiciones y ferias, festivales, coloquio, jornada, eventos multidestinos, eventos itinerantes, eventos virtuales, viajes de incentivos.

Pequeños (50 hasta 249 delegados)Medianos (250 hasta 499 delegados)Grandes (entre los 500 y 2000 participantes)Mega eventos (más de 2000 participantes)

Eventos promocionales, eventos informativos, eventos formativos-didácticos, eventos de refuerzo de relaciones sociales, eventos de relaciones internas, eventos de relaciones externas.

Eventos internacionales, eventos nacionales con participación extranjera.

Diseño propio, sede captada.

Gubernamentales, no gubernamentales, coorporativos.

Científico-técnicos, médicos, ciencias sociales y económicos, agricultura y medio ambiente, culturales, deportivos y náuticos, leyes, educación, comerciales.



ACTIVIDAD 5SD1-B1

Realiza una exposición en equipo de 5 alumnos de la clasificación de eventos. El profesor asignará un tipo por equipo. Comparte con la clase.

Secuencia didáctica 2CARACTERÍSTICAS DEL TURISMO DE EVENTOS

Inicio

La primera característica que salta a la vista es que puede afirmarse que en su totalidad estos encuentros están destinados al intercambio del conocimiento en distintas áreas de la actividad humana, lo cual la convierte en una actividad de un alto valor agregado. Esta primera característica nos lleva a afirmar una segunda: la irrupción en los últimos años y el desarrollo vertiginoso de modernas técnicas de comunicación “no personales” tales como las video-conferencias, internet, chats, entre otras, sin embargo, está claro que la tecnología en general, sólo es una importante e invalorable herramienta al servicio de la actividad, no su reemplazo.

Características del turismo de eventos son:1. Intercambio de conocimientos. La primera característica salta a la vista, y es que puede afirmarse que en su totalidad estos encuentros están destinados al intercambio del conocimiento en distintas áreas de la actividad humana.

2. Modernas técnicas de comunicación. Esta característica se refiere al desarrollo vertiginoso de modernas técnicas de comunicación "no personales", tales como las videos conferencias, internet y chat, entre otras; está claro que la tecnología en general, es una importante e invalorable herramienta al servicio de la actividad.



3. Turismo altamente rentable. Por el tipo de personas que viajan por eventos se genera un elevado gasto turístico, entre otros motivos por viajar "subvencionados" (laboratorios, corporaciones, empresas, gobiernos), tener personalmente un buen nivel de ingreso, por el tipo de alojamiento utilizado mayormente, así como la realización de viajes pre evento o post evento. A ello deben sumarse los importantes gastos que se originan en la ciudad sede con motivo de la propia realización de la reunión.

4. Turismo no estacional. Se trata de un segmento del turismo que contribuye fuertemente al quiebre de la estacionalidad turística, en otras palabras, mejora el número de visitantes en las temporadas bajas, que son las temporadas donde hay menor número de visitantes en un destino turístico.

5. Contribuye al crecimiento de los negocios. Esto debido al intercambio comercial/empresarial que de los eventos se derivan. Impulsa la creación y desarrollo de micro, pequeñas y medianas empresas en las localidades.

6. Puede ser individual o grupal. El turismo de negocios individual, se entiende por la persona que se desplaza y visita un destino turístico específico en función de las actividades laborales y profesionales que desarrolla, además de realizar actividades basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros de negocios.

Se diferencia del turismo de negocios grupal, entre otras cosas, porque en el caso del turismo individual, el destino es seleccionado por el mercado o producto que es el principal interés del negocio a realizar, mientras que en el turismo de negocios grupal, se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización.



ACTIVIDAD 1SD2-B1

Elabora un cuadro comparativo sobre los 6 puntos de las características del turismo de eventos de la lectura anterior.

Entrando en lo que podríamos llamar las caracterizaciones “de mercado”, la que primero debe mencionarse es que por la tipología de quienes viajan con esta motivación de viaje estos realizan un elevado gasto turístico, entre otros motivos por viajar subvencionados (gobiernos, corporaciones, empresas, laboratorios), tener personalmente un buen nivel de ingresos, por el tipo de alojamiento utilizado mayormente, así como la realización de viajes pre evento o post evento. A ello deben sumarse los importantes gastos que se originan en la ciudad sede con motivo de la propia realización de la reunión. En síntesis, se trata de un turismo altamente rentable. La siguiente característica es que se trata de un segmento del turismo que contribuye fuertemente al quiebre de la estacionalidad turística, sin desconocer que la actividad en si misma tiene su propia estacionalidad.

Otra característica es que la actividad contribuye al crecimiento de los negocios, producto del intercambio comercial-empresarial que de los eventos se derivan. Por último, debemos tener en cuenta que la cadena de valor del turismo en general es de por sí “mano de obra intensiva” y la cadena de valor de los eventos se suma a la propia del turismo, multiplicando su valor como generadora de empleo.

Cierre



Finalmente, una importante característica del turismo de eventos es que en su gestión intervienen diversos actores, los cuales son:• Generadores de eventos: organismos, instituciones y empresas tanto de carácter

público como privado que han visto en la organización de estas reuniones la vía más adecuada para el logro de sus objetivos. Tanto asociaciones, fundaciones, colegios profesionales, universidades y entidades públicas de distintos sectores de la industria se sirven de este mercado para consolidar alianzas y relaciones.

• Operadores profesionales: agencias de viajes especializadas con un departamento dedicado en exclusiva a la organización de eventos que puede abarcar tanto la faceta de emisora como de receptiva. Ofrecen las mismas garantías empresariales que una agencia de viajes común, dan al cliente un servicio especializado que solamente las agencias de viaje con departamento especial pueden ofrecer.

• Oficina de convenciones: organismos sin fines lucrativos cuyo objetivo principal es la captación de turismo de negocio para la ciudad (o país) creados por instituciones públicas y con la participación de instituciones privadas, cámaras de comercio u otras entidades profesionales del sector turístico tanto público como privado. Es en sí misma una oficina que facilita información actualizada y objetiva sobre la infraestructura y servicio que tiene la ciudad (o país) para la organización de congresos, convenciones y viaje de incentivo.

En comparación con el turismo regular, los negocios implican una parte más pequeña de la población, con diferentes motivaciones y restricciones adicionales de libertad de elección impuestas a través de los aspectos de los negocios. Los destinos de turismo de negocios son mucho más propensos a ser áreas significativamente desarrolladas para fines comerciales (ciudades, regiones industriales, etc.). Un turista de negocios promedio es más rico que un turista de ocio, y se espera que gaste más dinero.

El turismo de negocios se puede dividir en:1. Actividades primarias: que están relacionadas con las empresas, e incluyen

actividades tales como: consultas, inspecciones y reuniones asistidas.2. Actividades secundarias: que están relacionadas con el turismo (ocio), e

incluyen actividades tales como salir a cenar, recreación, ir de compras, visitar lugares, conocer a otros para actividades de ocio, etc.

Aunque las primarias son consideradas más importantes, las secundarias sin embargo, son descritas a menudo como sustanciales.



El turismo de negocios puede implicar viajes individuales y en grupos pequeños, y los destinos pueden incluir de pequeñas a grandes reuniones, abarcando convenciones y congresos, ferias comerciales y exposiciones.

La mayoría de las instalaciones turísticas tales como aeropuertos, restaurantes y hoteles son compartidos entre los turistas de ocio y de negocios a través de una diferencia estacional, que es a menudo evidente, es decir, que el turismo de negocios puede utilizar esas instalaciones durante las épocas menos atractivas para los turistas de ocio, como cuando las condiciones climáticas son menos atractivas.

El crecimiento y desarrollo nada lento del turismo de eventos está relacionado con el auge del turismo, por lo que esta modalidad se consolida como fenómeno de interés turístico y económico de la década de los años 50 hasta ocupar en los años 70 un lugar de importancia dentro de los diferentes productos turísticos.

En 1970 se celebraron en todo el mundo unos 4,000 congresos internacionales con la participación de dos millones y medio de personas entre congresistas y acompañantes, y en período de 1979 hasta 1998 mostró un crecimiento del 79% en contraste con el 60% en el mismo período en la afluencia de turistas individuales.



ACTIVIDAD 2SD2-B1

Elabora un resumen sobre la relevancia económica de las Reuniones en México.

Apóyate en el documento de la siguiente liga:http://ictur.sectur.gob.mx/pdf/estudioseinvestigacion/sintesisprincipalesestudios/RelevanciaEconomicaReunionesVer_10%284%29%28Lconlogo%29corregido1.pdf

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Tendencia del turismo de eventos

El proceso de evolución del turismo de eventos impuso la necesidad de establecer estrechas coordinaciones entre empresas semejantes; primero de un mismo país y después internacionalmente; da origen al nacimiento de organismos internacionales. Ejemplo de esta organización es la ICCA Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (por sus siglas en inglés).

Son varias las razones que hacen de esta actividad un negocio atractivo: una de ellas es que reporta grandes beneficios con ingresos muy superiores a las del turismo de sol y playa.

El turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta, y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía, y en el propio turismo.

Entre sus tendencias fundamentales están la de ser altamente competitivo, y la de estar concentrados los mercados en países del primer mundo (Europa y América del Norte).

Los países de América Latina, hoy considerada una región emergente, deberán dirigir sus esfuerzos a lograr estrategias integradoras que les permitan apoderarse de parte de este mercado.El turismo de reuniones es uno de los segmentos con mayor crecimiento en México. Tan sólo el año pasado, el país fue sede de 112 congresos y convenciones, colocándose en el puesto número 24 a escala mundial, de acuerdo con la International Congress and Convention Association (ICCA).

Por otra parte, la Organización Mundial del Turismo reconoce, al hablar de actividad turística, seis motivaciones fundamentales de los visitantes a la hora de viajar:

• Ocio y vacaciones.• Visitas a familiares y amigos.• Salud.• Religión.• Negocios.• Otros motivos.

La Organización Mundial del Turismo (OMT), señala que América Latina se ha convertido en un destino turístico clave para las reuniones de negocios, convenciones y congresos.

De acuerdo a sus estadísticas, Río de Janeiro es la ciudad con más turistas de negocios en América Latina, seguida por Cancún, Buenos Aires y Santiago de Chile.



La ubicación geográfica de México con respecto a Estados Unidos y Latinoamérica convierte al país en un lugar estratégico para hacer negocios y llevar a cabo importantes congresos, exposiciones y ferias.

Aunado a una extensa red carretera en el interior, México tiene 59 aeropuertos internacionales y 28 nacionales, lo que brinda una conectividad aérea hacia los principales destinos del mundo. Además de los más de 3,000 hoteles que están equipados con tecnología de punta, entre salas de conferencias y salones para reuniones multitudinarias, y casi 70 recintos especializados ubicados en las principales plazas turísticas.

Secuencia didáctica 3MÉXICO Y EL TURISMO DE EVENTOS

Inicio

ACTIVIDAD 1SD3-B1

Elabora una investigación sobre la situación de la infraestructura con que cuenta México para el turismo de negocios. Presenta a revisión a tu profesor.

Continuamente se realizan capacitaciones y certificaciones con el personal de hoteles y centros de convenciones para garantizar un mejor servicio para el viajero ejecutivo.

Uno de los principales incentivos en un esquema fiscal de tasa cero para la industria proveniente del extranjero, que incluye los servicios de hospedaje, recintos para reuniones, transportación, alimentos y bebidas, así como servicios complementarios como montaje y decoración.

Desarrollo

La ciudad de México cuenta con 11 centros de convenciones, así como salones de conferencias en hoteles de primera para hospedar grandes eventos.

En la capital de Jalisco se encuentra uno de los recintos feriales más grandes de Latinoamérica: Expo Guadalajara, con 43,000 metros cuadrados para exposiciones y 2,100 metros para convenciones.

En Monterrey se cuenta con alrededor de 10,500 habitaciones de hotel dispuestas para utilizar en grandes eventos y un centro de exposiciones localizado dentro de lo que fue una fundidora de metales.



Cancún se ha posicionado como uno de los destinos preferidos para albergar convenciones para 8,000 personas. Puerto Vallarta y Nuevo Vallarta tienen una oferta de grandes hoteles con instalaciones de primera, en un espacio de casi 28,000 metros cuadrados para la celebración de eventos. En tanto el Centro de Convenciones de Mazatlán tiene un área de 6,400 metros cuadrados.

Se considera a México uno de los destinos preferidos para recompensar a los empleados por medio de viajes de incentivo o reconocimientos por su gran desempeño laboral.

Infraestructura y promotores

México está hoy mejor equipado para promoverse como sede de reuniones internacionales de diferentes tamaños, contenidos y audiencias. El crecimiento en la infraestructura física, ya sea proveniente de inversión pública o privada, es impresionante en estos mismos tres años; existen más destinos jugando en la arena de reuniones y por lo tanto una creciente necesidad de hacer crecer el pastel para que alcance para todos. También, en la parte de preparación para atender esa demanda, hemos evolucionado contando con promotores y operadores más capacitados que entienden, interpretan y ejecutan con el lenguaje de los organizadores internacionales.

México es por naturaleza, un país donde el comercio tiene y ha tenido históricamente una importancia primordial, aún desde sus primeras civilizaciones. Hoy cuenta con varios espacios para hacer negocios, amplia variedad de hoteles, y la más actual infraestructura necesaria para la organización de eventos mundiales.

Algunos de los recintos más importantes compiten con los mejores del mundo por su alta tecnología, y los encontramos principalmente en las ciudades que son consideradas como de negocios: la Ciudad de México, Monterrey y Guadalajara, además de León, Cancún y Veracruz, por mencionar sólo algunas, pues todo el país ofrece estupendos lugares para la realización de convenciones, expos, talleres, exhibiciones y todo tipo de eventos relacionados con los negocios y la comunicación.



ACTIVIDAD 2SD3-B1

Elabora un cuadro comparativo de los Centros de Convenciones en México utilizados como recintos para congresos y convenciones. Son 54 recitos en total, tu profesor los dividirá en equipos de 5 alumnos y distribuirá los recintos que corresponde a cada equipo de trabajo. El equipo realizará una exposición gráfica y detallada de las características de cada recinto (aforo, medidas, etc.) de los recintos indicados.

Apóyate en la siguiente liga:http://www2.megaexpo.com/hoteles-recintos/directorio-de-recintos-y-centros-de-convenciones?limitstart=0



Apoyo de las instituciones públicasEn México contamos, cada vez más, con líderes de mentalidad empresarial y energía renovadora. Es innegable que en el sector público turístico; hoy, cuente con una secretaria y un director operativo del CPTM (Consejo de Promoción Turística en México), que entienden la mecánica de los mercados; un dinamismo que favorece a nuestra industria.

Tasa 0% para el turismo de negociosSe mostró una propuesta en el congreso federal para reformar la ley del impuesto al valor agregado para establecer tasa 0% para los viajes de negocios, como una medida para impulsar de forma real un segmento de este mercado que genera una derrama económica muy importante.Esta medida traerá mayor derrama económica para el país, ya que no sólo repercute en el incremento del número de eventos, sino que también aumenta el número de asistentes extranjeros y favorece una estadía más prolongada en nuestro país.

Beneficios genera la tasa 0%1. Mayor poder adquisitivo, ya que el organizador extranjero del evento tiene de 11% a 16% más capacidad de compra para la contratación de más y mejores servicios.2. Más eventos, ya que otorga a nuestro país mejores condiciones para competir con otros países líderes en este segmento, como: Estados Unidos, España, Canadá, Brasil, Argentina, etc.3. Más empleos, ya que el desarrollo de este segmento contribuye en general a la industria turística, la cual representa 5.5% del total de ocupaciones remuneradas en el país.

A quiénes se les aplica la tasa 0%1. A los turistas o personas de negocios extranjeros que participan en un congreso, convención, exposición o feria.2. A los organizadores de eventos residentes en el extranjero.

CertificacionesExisten exámenes de la credencial CMP que significa Profesional de Reuniones Certificado (Certified Meeting Profesional). También se lleva a cabo el proceso de acreditación del CMM, que significa Certificación en Manejo de Reuniones (Certification in Meeting Management).

CMP y CMM son siglas que poco a poco se han ido convirtiendo en estándares de calidad. Para muchos profesionales, estas certificaciones son como joyas de gran valor que hay que lucir en toda ocasión.

• El CMM es un certificado por haber atendido un curso seguido de un examen para llevar a casa y por un plan de negocios.

• El CMP es una certificación. Aquí no hay curso ni plan de negocios. Es necesario calificar para presentarlo. La calificación previa, basada en un número mínimo de puntos se refiere a experiencia, educación, actividad en la industria, contribuciones, enseñanza, y desde luego otras certificaciones como el CMM cuentan.



Cuando un profesional en la organización de eventos logra la certificación CMP, básicamente está demostrando que tiene el conocimiento y experiencia necesarios para organizar un evento profesional, porque es el único reconocido mundialmente en la industria. Creada por el CIC, Convention Industry Council, el CMP fue en su momento la respuesta a una necesidad por diferenciar a los verdaderos profesionales, de aquellos sin ninguna experiencia en el ramo de organización de eventos.

A nivel mundial, el CMP cuenta con 12.157 personas certificadas en 34 países, de ellos 20 son de Latinoamérica y el Caribe, de los cuales 13 están en México. Esta certificación tiene una validez de cinco años y hay que renovarla nuevamente con el sistema de punto: asistencia a reuniones, actividad en la industria, publicaciones, conferencias, etc.

La diferencia entre el CMM y el CMP es que el primero es un certificado de por vida y el CMP es una certificación que requiere ser renovada cada cinco años. El primer caso es comparable a obtener un grado académico, el segundo a la licencia para ejercer una profesión.

ACTIVIDAD 10SD1-B1

Realiza una investigación en internet sobre las características de los CMM y CMP, describe cada uno de ellos más detalladamente. Comparte tu investigación con el resto de la clase.

SustentabilidadEl liderazgo que México está logrando a nivel mundial en esta materia, ejemplificado con los resultados de la Cumbre sobre Cambio Climático (COP 16), la selección de Chiapas como sede del Congreso Mundial sobre Turismo de Aventura y la declaratoria de la Gastronomía Mexicana como Patrimonio de la Humanidad es, cuando menos, estimulante. En resumen, Turismo sustentable lo que busca es satisfacer las necesidades de la población actual, sin comprometer la capacidad de las generaciones venideras para satisfacer sus propias necesidades.

Cierre

AccesibilidadAnte lo acortado de los tiempos de decisión, lo restringido de los presupuestos, la obsesión por la rentabilidad y la necesidad por acortar distancias, México parece el destino ideal para convenciones y congresos provenientes de nuestros vecinos del norte. La relación calidad – precio que nuestros destinos, cadenas hoteleras, recintos y servicios en general ofrecen a los compradores en este apretado ambiente, es verdaderamente competitivo a nivel internacional, de ahí que México puede sacar ventaja de estas variables externas. Además, con la creciente llegada de cadenas internacionales con marcas conocidas a nivel internacional a nuestro país, el mercado de convenciones corporativas tiene muy cómodas referencias para seleccionar a nuestro país de entre las múltiples opciones que tiene para sus eventos.

El mercado de las asociaciones americanas, por otro lado, está buscando en la mayoría de los casos, expandir sus programas educativos y sus plataformas comerciales más allá de la Unión Americana, y qué mejor que comenzar con sus vecinos del sur, que además les ofrecemos una plataforma ideal para proyectarse hacia Latinoamérica.

Algo fundamental es que la industria del turismo de reuniones en México debe luchar a favor de mejorar la imagen del país en el exterior, sobre todo en lo que se dice en materia de seguridad. Resaltemos lo bueno, los grandes atributos, nuestra hospitalidad, nuestra riqueza gastronómica, nuestra diversidad y la enorme autenticidad de nuestros recursos.

Los eventos especialesBLOQUE 2

Identifica los conceptos de congreso, convención, simposio, conferencia, panel, taller, curso, mesa de trabajo, feria comercial.Reconoce los grupos sociales.Identifica los eventos socioculturalesAnaliza las características del turismo de reuniones


CongresoConvenciónSimposioConferenciaPanelTallerCursoMesa de trabajoFerias comercialesGruposEventos socioculturalesTurismo de reunión






Responde brevemente el siguiente cuestionario.

1. Menciona los tipos de eventos que conozcas:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Describe con tus palabras que es un Congreso:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Describe que es un Curso:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


37BLOQUE 2 Los eventos especiales

Congreso

Se define como una reunión, normalmente periódica y con temas previamente fijados, en la que durante uno o varios días, personas de distintos lugares que comparten la misma profesión o actividad presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad para intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas.

Entre las características principales podemos destacar:• La exposición o debate de múltiples ponencias.• Asistencia de personas con un alto nivel profesional.• Intereses comunes.• Presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias.• Duración de entre 3 y 5 días.

Su finalidad es muy diversa, desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político; todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como objetivo.

Son un medio para intercambiar los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo técnico, científico y cultural, la necesidad de diálogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano.

Secuencia didáctica 1TIPOS DE EVENTOS Y SUS CARACTERÍSTICAS

Inicio



La organización técnica de los congresos conlleva:1. Establecer los objetivos del congreso.2. Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales.3. Hacer un estudio previo de las necesidades.4. Elaborar un programa.5. Iniciar los contactos con las instituciones afines al evento.6. Obtener el material que se presentará como ponencias.7. Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y la infraestructura para el desarrollo de

las reuniones.8. Seleccionar los hoteles y salones.9. Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas y acompañantes.10.Organizar los traslados y la atención de los congresistas.11.Preparar el material que se entregará.

Convención

Es un evento en el que personas se reúnen con el propósito de impartir e intercambiar ideas y opiniones así como el tomar decisiones. En él participan ponentes reconocidos y conocedores del tema, con un interés común de un determinado sector, esfera o grupo. Es una dinámica grupal que puede describirse como una fusión de experiencias y opiniones entre un grupo de personas en determinada esfera o entre gente capaz de analizar un problema basándose en información proporcionada por conductores competentes.

Objetivos de una convención:1. Analizar problemas de interés para los congresistas.2. Impartir información por parte de personas muy calificadas.3. Plantear problemas.4. Presentar soluciones.5. Presentar nuevas investigaciones o descubrimientos.

Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras.

Razones por las que se organiza una convención son diversas, entre ellas se encuentran las siguientes:• Lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen• Presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto.• Motivación del personal de una compañía.



A la hora de poner en marcha una convención o jornada, hay que tener en cuenta cuatro componentes primordiales:1. Lugar en que se celebrará, que deberá ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger

cómodamente a los invitados y que la reunión se desarrolle con éxito. Asimismo, debe contar con instalación de megafonía y de proyección audiovisual así como de tarima o escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc.

2. El alojamiento, que no debe estar muy alejado del lugar de reunión3. El transporte de los convocados a la misma4. La alimentación, para lo que habrá que prever el suministro de café y bebidas para las pausas de la

convención, así como la organización de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duración.

Las entidades organizadoras intentan buscar entornos lo más atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido y organizar otras actividades complementarias.

Simposio

Se denomina simposio a la exposición verbal de un tema desde diferentes enfoques con la finalidad de integrar un panorama lo más completo posible del mismo.

El simposio, es una reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema en forma completa y detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a través de intervenciones individuales, breves, sintéticas y de sucesión continuada.

“Actividad basada en la reunión de personas especializadas en determinado tema, estudios, investigaciones o conjunto de trabajos con exposición de expertos. Los disertantes exponen individual y sucesivamente por un lapso de entre 15´ y 20’. Cada expositor habla sobre un tema y lo hace en profundidad realizando un resumen o conclusión a la que arribó”.

Los especialistas exponen durante cierto tiempo y un coordinador resume las ideas principales. El auditorio formula preguntas y dudas que los expertos aclaran y responden.

Objetivos del simposio:• Trasmitir datos especializados

sobre un tema.• Presentar información completa

sobre un tema en particular.• Presentar diferentes puntos de

vista a un grupo mediano o demasiado grande, lo cual no permite la participación total.

• Enfocar los subtemas parciales en forma ininterrumpida y coherente.

• Descomponer un problema o tema relativamente complejo.

• Reunir y enfocar diferentes puntos de vista dentro de un esquema o contexto lógico más generalizado.



El simposio, es una actividad en la cual un grupo selecto de personas expertas en determinadas ramas del saber, exponen diversos aspectos o problemáticas sobre un tema central, ante un auditorio durante un tiempo.

Puede ser confundido con una mesa redonda de debate. La diferencia está en que, en el simposio, los especialistas exponen ideas apoyadas en datos empíricos generados por investigaciones, mientras que una mesa redonda, sólo es un debate sin mayor apoyo empírico.

Los ponentes, son las personas que se encargan de exponer sus conocimientos en un simposio. Generalmente se trata de un grupo pequeño de expertos o académicos con diferentes puntos de vista y conocimientos particulares. Los ponentes no entran en polémica, sino que participan con el fin de aportar sus conocimientos acerca del tema que se trata

En un evento de estas características, generalmente participan diversos oradores que abordan un tema desde aspectos diferentes. Generalmente tienen una duración de 2 horas, cada uno de los oradores desarrolla su tema por 15 minutos. Al finalizar puede abrirse un espacio de preguntas o conclusiones.

Entendemos por simposio es un tipo de reunión social en la cual diversos individuos se juntan a debatir, charlar e intercambiar ideas sobre un temario previamente establecido. Hoy en día, el concepto se relaciona casi exclusivamente con charlas de tipo académico en las cuales uno o varios especialistas exponen y desarrollan teorías sobre diferentes temas para un público previamente organizado e inscripto.

La palabra simposio proviene del griego y significa la acción de ‘beber en conjunto’. Esto es así debido a que en la

Antigüedad el evento del simposio era el momento en el cual diferentes hombres se reunían para disfrutar de un banquete, con grandes cantidades de comida y de bebida. Era por tanto una reunión social en la cual poco y nada importaba la razón sino que era central el hecho de juntarse a disfrutar un largo rato. Sin embargo, la discusión y debate de temas oportunos también se hacía presente aunque todos ellos tenían que ver con el estilo de vida aristocrático de las altas clases sociales.

Las características principales son:

• Los exponentes o personas encargadas deben ser expertos en lo que se va a tratar• Los participantes pueden intervenir, con el fin de refutar o apoyar la tesis expuesta.• El coordinador introduce el tema, presenta cada uno de los ponentes y enuncia algunos datos de vida

profesional.• El público se limita a escuchar, al final se da un espacio para las preguntas que harán.• Suele distribuirse un abstracto o resumen escrito de los principales puntos que se han tratado en el simposio.



Conferencia

Su dinámica consiste fundamentalmente en una situación grupal en la cual un expositor especializado pronuncia un discurso o conferencia ante un auditorio, es una técnica formal que permite únicamente la comunicación en un solo sentido.

Objetivos de una conferencia:• Presentar información de una manera formal y directa.• Proporcionar información experta con continuidad.• Identificar un problema o el campo general de un problema.• Analizar una o varias soluciones posibles de un problema.• Estimular al auditorio a analizar.

La conferencia es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico y de interés para el público al cual está destinada. Una conferencia es una reunión de gente que debate, que expone sobre un determinado asunto, y puede referirse a:

• Un congreso (reunión), denominación utilizada para diversas conferencias académicas y otro tipo de reuniones, con un fin de discusión, difusión o intercambio de conocimientos.

• Una disertación pública sobre un asunto científico, filosófico, literario o empresarial, o sea, exposición generalmente de un solo conferenciante o de unos pocos, a veces con una finalidad cultural, a veces académica.

• En algunas universidades y estudios, una clase en la que el docente tiene la palabra la mayor parte del tiempo. • Una plática entre dos o más personas para tratar de algún punto o negocio.



• Una reunión de representantes de Gobiernos o Estados para negociar sobre un tema específico, por ejemplo, Conferencia sobre desarme.

• Una comunicación telefónica, en especial si es interurbana o internacional. • Una videoconferencia.• Una conferencia de prensa o rueda de prensa, acto informativo convocado por un organismo o entidad al que

están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda.

El conjunto de aportaciones realizadas en una conferencia en muchos casos es recogido o, al menos sus resúmenes o abstractas, en las actas de la reunión.

Una conferencia es una de las formas de comunicación o conversación entre personas, donde se desarrolla una confrontación de ideas (científicas, médicas, filosóficas, políticas, educativas, o en cualquier otra temática) en relación a un determinado asunto considerado de importancia por los participantes.

Su organización es generalmente formal y planificada, y reúne a uno o varios expositores (especialistas) y el público interesado (oponentes y competidores, ciudadanos y representantes de la sociedad civil, etc.).

Ciertas conferencias se repiten regularmente, en muchos casos en forma anual o bianual, y en esos casos son llamadas « conferencias permanentes ». El o los temas que allí se tratan, son así regularmente evaluados y cuestionados, y por una cuestión de orden, esas reuniones se numeran (generalmente con números romanos).

La conferencia es el tipo de clase que tiene como objetivo instructivo principal la orientación a los estudiantes de los fundamentos científicos-técnicos más actualizados de una rama del saber con un enfoque dialéctico, mediante el uso adecuado de métodos científicos y pedagógicos, de modo que les permita la integración y generalización de los conocimientos adquiridos y el desarrollo de las habilidades que posteriormente deberán aplicar en su vida profesional.

Mediante las conferencias se fijan y se mantienen constantes y en determinado ritmo la asimilación del material, facilita un enfoque sistémico o íntegro en la exposición de los contenidos de la asignatura, destacando lo esencial, lo necesario para los estudiantes

Este género oral tiene como base el discurso escrito, como puede serlo un ensayo de extensión limitada donde se expone un tema con la finalidad de enseñar o persuadir; sin embargo, la conferencia se distingue del discurso político, por ejemplo, porque está pensada como una disertación en público, donde lo ideal es establecer un diálogo con los oyentes y no la simple adhesión ideológica o partidista de la conferencia. En otras palabras, este género oral posee un enfoque dialéctico que se da al final por medio de una sesión de preguntas y respuestas.



Estructura de una conferencia

Para hablar de la estructura de la conferencia, es importante distinguir dos fases: la escrita y la oral.

La estructura de la primera fase, la escrita, contiene tres partes fundamentales: la introducción, el desarrollo y las conclusiones. En la introducción se define claramente el objetivo de la conferencia; se expone el objeto de estudio, sus límites, las aportaciones, la hipótesis y la importancia del tema. El desarrollo es la parte esencial de la conferencia, ya que comprende toda la información relevante que el conferencista quiere transmitir a su público. Finalmente, en las conclusiones se generalizan las ideas fundamentales, es decir, se hace una especie de resumen y se busca dar fin al tema expuesto.

En general, la conferencia posee una estructura simple, diseñada para mantener la atención del público.

Esta estructura, que define al discurso, está sujeta a diferentes factores como el lugar en el que se imparte, o la dinámica que quiere seguir el conferencista:

• Presentación del orador: un moderador presenta, de forma breve, al conferencista. Normalmente, se repasa el currículo de éste así como se introduce el tema de la conferencia.

• Exposición del discurso: de 45 minutos a una hora, aunque el tiempo puede variar dependiendo del público o el tema. Aquí se expone lo preparado en la primera fase de la conferencia, es decir, el discurso escrito.

• El conferencista puede apoyarse en material visual, sonoro, fotocopias, guía de mano, entre otros. • Sesión de preguntas y respuestas: es aquí donde se abre el diálogo entre el orador y su público. Principalmente,

se puede dar de tres maneras diferentes. Por un lado, el público puede interrumpir en cualquier momento al orador; por otro, la sesión se otorga al final del discurso o bien, el conferencista selecciona las preguntas más relevantes para contestarlas al final de la conferencia. La forma en que esta sesión se da, varía de acuerdo con el público, el tema y la necesidad del orador.

• Agradecimientos al conferencista: un moderador cierra de forma oficial la conferencia, agradeciendo al orador y a los asistentes por su atención.

Pasos para la elaboración de la conferencia 1. Elegir el tema de la conferencia y definir, de forma clara, el objetivo. 2. Tomando en cuenta el público al que va dirigida, determinar el propósito y el resultado de la conferencia. 3. Elegir el modo en que se abordará el tema y definir las etapas del desarrollo hacia el objetivo principal. 4. Redactar el desarrollo de la conferencia, ordenando las ideas de manera coherente y clara. 5. Determinar si se necesitará algún medio auxiliar, y prepararlo: una selección de imágenes en PowerPoint,

por ejemplo.6. Redactar la introducción y conclusión. 7. Elegir un título llamativo y significativo. 8. Anticipar las posibles preguntas y elaborar respuestas pertinentes. 9. Repasar en voz alta el discurso. Se recomienda poner especial atención en: - Exponer con claridad,

confianza y credibilidad. - Mantener la atención del público. - El contacto visual con el público es vital; mediante él, éste se siente incluido. - La entonación y la gesticulación deben ser claras, naturales y espontáneas. - El orador debe mostrar interés por su propia exposición.



Panel

La dinámica del panel consiste en el estudio de un tema o problema por parte de varios integrantes que conversan libremente entre sí. En él exponen un tema mediante un diálogo o conversación informal ante un auditorio, pero no exponen como oradores, no hacen uso de la palabra de manera formal sino con cierta interacción en el grupo.

Un panel es una reunión entre varias personas que hablan sobre un tema específico. Los miembros del panel, que suelen recibir el nombre de “panelistas”, exponen su opinión y punto de vista sobre el tema a tratar.

Objetivos de un panel:• Presentación de un tema o problemática específica, en donde es conveniente eliminar formalismos para que

la discusión se dé espontáneamente.• Estudio de un tema o problemática específica delante de un auditorio.• Exposición de diversos puntos de vista acerca de un problema o tema determinado.

Es un evento académico que generalmente dura 2 horas y participan 4 o 6 expositores expertos en un tema para compartir sus conocimientos con otras personas (el público). Para que se lleve a cabo de manera adecuada debe de haber un moderador el cual consiste de abrir el evento, es decir dar la bienvenida.

En el debate, cada uno de los expositores presenta un punto del mismo, completando o ampliando, si es necesario el punto de vista de los otros. Algunas veces, en la reunión de un panel se admite personas, como observadores, a personas ajenas al panel; este público puede realizar preguntas para aclarar el contenido o la

posición de algún miembro del panel. El panel tiene el sentido de una consulta a los expertos mundiales en un tema.

Si todos los presentes en la reunión debaten entre sí los diferentes enfoques, ya no se trata de un panel sino de una mesa redonda. Otra diferencia entre «panel» y «mesa redonda» es que en un panel los expertos conocen el tema en profundidad, mientras que en una mesa redonda tanto la gente que debate como los que oyen y preguntan conocen el tema de forma suficiente para participar en el debate. La mesa redonda suele conducir a discusiones y polémica. El lenguaje es formal.

Características de un panel

Un panel suele tener de tres a cinco miembros; en todo caso, siete es el número máximo aceptable en un panel de expertos para que la reunión sea operativa. La duración estimada es de una o dos horas, con 10 o 15 minutos dedicados a la presentación de cada ilustre. Después de la presentación, un secretario expone las diferentes ponencias en pocos minutos. En este salón un equipo de expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo.



Como en el caso del panel de discusión y el Simposio, en el panel se reúnen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema ante un auditorio. La diferencia, consiste en que en el panel dichos expertos no "exponen", no "hacen uso de la palabra", no actúan como "oradores", sino que dialogan y conversan, debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

En el panel, la conversación es básicamente normal, pero con todo, debe seguir un desarrollo coherente, razonado, objetivo, sin derivar en disquisiciones ajenas o alejadas del tema, ni en apreciaciones demasiado personales. Los integrantes del panel tratan de desarrollar a través de la conversación todos los aspectos posibles del tema, para que el auditorio obtenga así una visión relativamente completa acerca del mismo.

Un coordinador o moderador cumple la función de presentar a los miembros del panel ante el auditorio, ordenar la conversación, intercalar algunas preguntas aclaratorias, controlar el tiempo, etc.

Cuando finaliza el panel, la conversación o debate del tema puede pasar al auditorio, sin que sea requisito la presencia de los miembros del panel. El coordinador puede seguir conduciendo esta segunda parte de la actividad grupal, que se habrá convertido en un "Foro". La informalidad, la espontaneidad y el dinamismo son característicos de esta técnica de grupo, rasgos por cierto bien aceptados generalmente por todos los auditorios.

Taller

Es una metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica; se caracteriza por la investigación, el aprendizaje por descubrimiento y el trabajo en equipo que, en su aspecto externo, se distingue por el acopio de material especializado acorde con el tema a tratada con la finalidad de elaborar un producto tangible. Se enfatiza en la solución de problemas, de capacitación y requiere la participación de los asistentes. Generalmente un simposio se convierte en un taller si se acompaña de una demostración práctica.

El taller es una actividad para el trabajo en grupo con un vasto número de opciones, un curso generalmente breve en el que se enseña una determinada actividad práctica o artística. Se entiende como el lugar donde se aprende haciendo junto a otros. La idea de ser un lugar donde varias personas trabajan cooperativamente para desarrollar procesos.

Objetivos de un taller:1. Proporcionar los instrumentos necesarios teórico-prácticos que permitan a los integrantes el desarrollo

del taller.2. Concientizar a los participantes sobre la importancia y función formativa.3. Facilitar la participación activa de los integrantes propiciando experiencias de aprendizaje acordes con la

metodología propuesta.



La expresión de taller aplicada al ámbito educativo adquiere la significación de que cuando un cierto número de personas que se ha reunido con una finalidad educativa, el objetivo principal debe ser que esas personas produzcan ideas y materiales.

El taller lo concebimos como una realidad integradora, compleja, reflexiva, en que se unen la teoría y la práctica como fuerza motriz del proceso pedagógico, orientado a una comunicación constante con la realidad social y como un equipo de trabajo altamente dialógico formado por docentes y estudiantes, en el cual cada uno es un miembro más del equipo y hace sus aportes específicos.

Está formado generalmente por un facilitador o coordinador y un grupo de personas en el cual cada uno de sus integrantes hace su aporte específico. El facilitador dirige a las personas, pero al mismo tiempo adquiere junto a ellos experiencia de las realidades concretas en las cuales desarrollan los talleres.

La planeación de un taller es una visión general de lo que se propone hacer; el punto de partida para planear son las necesidades que se espera resolver, las cuales deben haber traducido a unos objetivos que son determinados por el facilitador.

Al momento de planear un taller se debe considerar:• El lugar de realización del taller.• La convocatoria personal a los participantes.• La ambientación del lugar para las actividades.• El nivel de aprendizaje que requiere.• El compromiso de cooperación de los participantes.• Los estilos pedagógicos que predominan.• La identificación de los recursos que se necesitarán.

Curso

El término curso es utilizado para hacer referencia a un tipo de educación formal que no necesariamente está inscrito dentro de los currículos tradicionales que forman parte de una carrera; se hace referencia a aquel espacio curricular en el cual un docente o profesional se encarga de impartir conocimientos a un número determinado de alumnos. Es la exposición y desarrollo de uno o varios temas que se basan en las necesidades de capacitación, actualización y desarrollo de recursos humanos, en el que se propician cambios de conducta.

Objetivos del curso:• Desarrollar hábitos, actividades,

aptitudes, conocimientos y habilidades.

• Proporcionar instrumentos que permitan un desempeño eficiente de las actividades.



El curso forma parte de una educación formal ya que está sistematizado en torno a un tema, al material que se utilizará, a las estrategias prácticas pensadas para cada temática y a un saber pre-existente también formalizado.

Los cursos o seminarios son reuniones en donde se desarrolla en profundidad un tema determinado a través de una serie de conferencias y actividades. Este tipo de eventos, se realiza con el objetivo de formar y actualizar a los participantes de cada encuentro. Cada orador, expone en forma individual su punto de vista desde su área específica.

El tiempo de duración de cada encuentro depende de la decisión de quienes organizan, de la cantidad de oradores que realicen sus presentaciones, y de cuáles serán los contenidos del programa. Un curso o seminario puede desarrollarse desde un total de 2 horas, hasta un máximo de 3 meses con una determinada frecuencia. Ten en cuenta que los encuentros o clases pueden llevarse a cabo, entre 2 o 3 veces por semana, ser semanales, quincenales o mensuales.

Como en todo evento, para organizar un curso o seminario, deberás planificar con antelación las diferentes tareas a seguir.

Definir el lugar. Puedes elegir alquilar una sala, pero también puedes armar un convenio con alguna institución que pueda otorgarte su espacio. De acuerdo a la cantidad esperada de participantes y al tamaño del salón, podrás elegir el tipo de armado del espacio.Si no cuentas con un lugar físico, puedes crear un curso online, exponer el tema e interactuar con los participantes, e incluso lograr que estos realicen preguntas y despejen sus dudas. La característica particular es que cada uno se encuentra en su computadora u otro dispositivo electrónico, con conexión a Internet.

Armar el programa. La elaboración de la agenda de actividades del curso, pensando cada tema que vas a incorporar, es fundamental. Recuerda incluir títulos interesantes y atractivos para los asistentes. A veces estos cursos o seminarios se dan en el marco de un Congreso, como actividad previa, aprovechando el flujo de participantes. Si es el caso, tendrás que coordinar qué temáticas se abordarán para que no se superpongan con las del congreso propiamente dicho.Recuerda dejar tiempo para las preguntas de los asistentes y, cada dos horas, programa un receso para que los participantes descansen.



Realizar la difusión y promoción. Debes realizar diferentes campañas para que, los posibles participantes, conozcan tu curso. Para esto, puedes elegir cuál es la mejor estrategia para difundir tu evento. Promociónalo en las redes sociales más populares, en medios de prensa y vía email a tus contactos.

Gestionar las inscripciones. Deberás definir cómo se inscribirán los alumnos, las formas de pago, cómo organizarás la base de datos de los inscriptos y el envío de los tickets para ingresar el día del curso. Si quieres contar con las mejores opciones de pago y facilitar esta gestión, podrás lograrlo utilizando un software online. Crea tu cuenta gratis (con tu email o usuario de Facebook)

Entregar certificados. En este tipo de eventos, los asistentes deben recibir un certificado. También puedes enviar material a quienes participaron con información adicional de los temas tratados en el curso. Tener sus datos completos te permitirá invitarlos a futuras ediciones de tus seminarios u otros cursos que tengas en mente.

Los cursos permitirán: • Adquirir los conocimientos que permitan a los estudiantes el desarrollo

y su aplicación en las diversas ramas.• Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos en la resolución

de problemas concretos en equipos multidisciplinares. • Integrar conocimientos, formular juicios a partir de información

incompleta o limitada.• Comunicar sus conclusiones a públicos especializados y no

especializados.• Desarrollar habilidades de aprendizaje que les permitan continuar los

estudios de manera ampliamente autónoma.

Mesa de trabajo

La estructura de la mesa redonda o mesa de trabajo, está sujeta a reglas previamente determinadas por los participantes y el moderador; sin embargo, de manera general, la mesa redonda consta de cuatro fases: la presentación e introducción, el cuerpo de la discusión, la sesión de preguntas y respuestas y la conclusión. La presentación de la mesa redonda está a cargo del moderador, quien introduce el tema así como presenta a cada uno de los participantes.



Por su parte, el cuerpo de la discusión está a cargo de los participantes, y es donde se exponen los diferentes acercamientos previamente preparados sobre el tema elegido. Cada participante interviene con un texto o exposición oral preparada con anticipación. Estas intervenciones se dan de manera organizada y con el tiempo que administra el moderador. Finalmente, la sesión de preguntas y respuestas, así como la conclusión, cierran la mesa redonda, y su función es tanto aclarar dudas como resumir y relacionar lo expuesto por cada uno de los participantes.

El propósito de una mesa redonda puede ser:• Exponer diferentes puntos de vista.• Explorar el tema de la reunión.• Negociación entre los interlocutores.• Formular preguntas después de la

exposición.• Debatir temas.• Beneficiar a la sociedad.

Se efectúa cuando se desea conocer el punto de vista de distintas personas sobre un tema determinado. En esta técnica grupal se siguen una serie de pasos, que permiten el mejor desempeño de la misma, entre las cuales tenemos:

1. Preparación

a. Se debe motivar y determinar con precisión el tema que se desea tratar en la mesa redonda b. Un miembro o dirigente del equipo puede encargarse de invitar a las personas que expondrán en la mesa redonda. c. Preparar el local con afiches, carteleras, recortes de revistas o periódicos, relacionados con el tema a discutir. d. Efectuar una reunión previa con el coordinador y los expositores para estudiar el desarrollo de la mesa redonda, establecer el orden de exposición, el tema y subtemas que serían interesante tratar. 2. Desarrollo

En esta, el coordinador inicia la mesa redonda en la cual presenta:a. Hace una breve introducción del tema que se va a tratar. b. Explica el desarrollo de la mesa redonda. c. Presenta a los expositores. d. Explica el orden de intervención de los expositores. e. Comunica al auditorio que, una vez concluida las intervenciones de cada expositor, pueden formular preguntas.f. Luego se da la palabra al primer expositor. 3. Los Expositores

En esta cada expositor habla durante el tiempo estipulado, en la cual el coordinador avisara prudentemente al expositor cuando su tiempo se prolongue. Al concluir las exposiciones de todos los participantes, el coordinador hace un resumen de las ideas formuladas por cada expositor y destaca las diferencias. Luego los expositores pueden aclarar, ampliar, defender sus puntos de vistas, durante unos minutos, después el coordinador emite un resumen final y concluidas las intervenciones, el auditorio puede formular sus preguntas a la mesa redonda, pero no se permitirá discusión alguna.



4. Sugerencias En esta parte la mesa redonda no debe prolongarse más de dos horas , en la cual establecerán sus sugerencias sobre el tema ya discutido, también en esta parte el coordinador debe ser imparcial y objetivo en cada una de sus conclusiones.

Ferias comercialesSe define como una feria a una concentración periódica de la oferta y la demanda en el espacio y en el tiempo, otros consideran que las ferias son reuniones periódicas en donde los miembros de una asociación intercambian puntos de vista, planifican ciertos acontecimientos o examinan nuevos productos.

Considerando algunas ideas de ciertas definiciones, podemos hacer una definición un poco más amplia de lo que es una feria: “un evento comercial, generalmente celebrado de forma periódica y durante un período de tiempo reducido, donde en un espacio limitado que normalmente suele ser siempre el mismo, se concentra la oferta y la demanda real y potencial de uno o varios sectores económicos. Como instrumento de marketing, la celebración de la feria permite el desarrollo de dos funciones básicas que son la promoción de la imagen mediante el desarrollo de las relaciones con los clientes actuales y potenciales y la venta de bienes y servicios; también se pueden llevar a cabo en las ferias funciones como, entre otras, la obtención de información, la investigación o la formación.

Las ferias son un instrumento de indudable valor para las empresas para promocionar productos, retener o adquirir nuevos clientes, establecer contactos comerciales, entre otros.

Son muy importantes para el desarrollo empresarial, con ellas se realizan actos de comunicación comercial, tales como la promoción y la venta personal, se facilitan las labores de distribución y permiten obtener información de la situación del entorno no comercial de la empresa. Todo esto no solo beneficia a las empresas, ya sean éstas expositoras o visitantes, sino que también constituyen un fenómeno con un extraordinario impacto económico en la localidad, región o estado donde se celebra el evento. Son en este sentido un fenómeno comercial complejo, rico y eficaz para el desarrollo de los mercados.

Una de las mejores formas para iniciar la expansión de cualquier micro, pequeña o mediana empresa es participando en ferias comerciales, ya que éstas ofrecen oportunidades de promoción, mercadeo y comunicación sin iguales, que pueden ayudarlas a posicionarse dentro del sector al que pertenecen.



Las ferias comerciales o trade shows son eventos realizados con el fin de mostrar las cualidades y evolución tanto de las empresas participantes, como de los productos y servicios que ofrecen, para motivar toda clase de operaciones mercantiles.

Para los expositores, participar en un evento como estos les permite, además:• Observar a su competencia.• Probar o lanzar productos (sondear la opinión).• Estudiar el mercado.• Encontrar mejores proveedores y distribuidores.• Concretar ventas y relaciones comerciales a gran escala.• Conocer nuevas tendencias.• Aumentar en gran número la cantidad de posibles clientes.• Reducir los gastos de promoción.• Potenciar su marca.• Reforzar el contacto con los clientes habituales.• Abrir nuevos mercados.• Hacer relaciones públicas.

Por sus características y objetivos existen cuatro principales tipos de ferias:1. Locales, regionales, nacionales o internacionales. En ellas participan todo tipo de sectores productivos y

debido a su amplitud o ámbito geográfico.2. Especializadas. Convocan a expositores de un sector comercial o industrial específico; o bien, a productos

o servicios determinados; estos eventos constituyen una excelente herramienta para comercializar nuevos productos o servicios, exhibiendo todas sus características como parte de un plan integral de venta.

3. Dirigidas a los consumidores. Estas ferias tienen como propósito vincular a los consumidores finales de los productos o servicios, con los productores. A este tipo de exhibiciones acude todo tipo de público, por lo que se recomienda la participación de empresas y productos locales.

4. Virtuales. Las empresas conforman una plataforma tecnológica para recibir visitas de clientes desde cualquier parte del mundo a cualquier hora del día y durante todo un año o el tiempo que dure el evento.

Los objetivos de una feria son:• Lograr la compra y/o venta de los productos y servicios.• Conocer las características de la competencia, estándares de calidad y evaluar

la reacción ante la oferta.• Investigar el potencial de mercado.• Lograr un gran número de contactos en un tiempo breve.• Conocer precios para lograr la inserción en un mercado.• Hacer alianzas estratégicas.

Algunas características de la feria comercial son:1. Son puntos de reunión de un gran comercio local, regional, estatal o

internacional.2. Se celebran en intervalos de tiempos relativamente distantes y

normalmente periódicos, con una duración limitada.3. Implican un estado económico más avanzado que los mercados. Su importancia aumenta en

medida que se incrementa el desarrollo de un país o una región.4. Se realizan transacciones económicas.5. Venden sus productos a través de muestras y atraen sobre todo a visitantes profesionales.



ACTIVIDAD 1SD1-B2

En equipo colaborativo de trabajo de 5 integrantes desarrollarás el tema que indique tu profesor, a través de una exposición al grupo en un power point. El tema será de los tipos de eventos y sus características. Es importante tomar en cuenta las reglas y características para realizar una exposición en power point y su rúbrica de evaluación.

Los grupos están conformados por seres humanos en relación recíproca y que interactúan constantemente. Para poder tipificarlos, han de estar vinculados con características afines, de manera que deben integrarlos personas a quienes les ligan y comparten intereses comunes, que pueden ser culturales, actividades de servicio, de pertinencia, credo y aficiones individuales.

Formación de grupos.La constitución de grupos surge cuando las personas se dan cuenta de que sus objetivos no se pueden lograr de forma individual, de tal modo que los individuos se agrupan en función de las relaciones personales. Al integrarse en pequeños núcleos, la sociedad los reconoce, debido a que poseen características y metas comunes.

Clasificación de los grupos sociales.Los grupos sociales se pueden catalogar de acuerdo con diversas variables: desde los grupos primarios que se reúnen sin tener fines comunes, hasta los grupos secundarios, formados por individuos que persiguen un fin común y que se desarrollan según un área geográfica, por idioma, idiosincrasia, clase social, profesión, tipo de diversión, etc.

Secuencia didáctica 2GRUPOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES

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Los congresos y convenciones funcionan a la manera de un grupo organizado para la consecución de un fin común, y su característica principal es la homogeneidad de sus integrantes. En este sentido, los congresos, las convenciones, los seminarios y los foros son eventos de comunicación y de convivencia que reúnen a un grupo de personas que comparten un interés común y cuya presencia obedece al afán personal o al propósito de una empresa, de propiciar la convivencia, superación, capacitación, educación o conocer nuevos procedimientos o productos.

Desde el punto de vista del mercado.De acuerdo al potencial del mercado, los grupos de clasifican en:

a) Asociaciones de ejecutivos. Son los ejecutivos que viajan con todo pagado y con cuenta de gastos; generalmente no reparan en los costos y utilizan servicios de lujo, solventados por sus respectivas empresas.

b) Sociedades profesionales. Son ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces al año; los gastos corren por su cuenta, son deducibles de sus ingresos, que pueden ser pagados por firmas comerciales o por su propia asociación.

c) Organizaciones fraternales. Se trata de viajeros que se desplazan con un fin social, sin el distintivo comercial que singulariza a otros eventos. Sus convenciones son siempre reuniones y sus gastos son solventados por ellos mismos, tienen la característica de ser a nivel internacional, nacional o regional.

d) Asociaciones científicas. Como su nombre lo indica, agrupan a personas relacionadas con las ciencias, de manera que sus convenciones son técnicas y profesionales. En estos casos, es posible que las asociaciones planeen a corto o a largo plazo sus actividades.

e) Asociaciones militares. Realizan pequeñas reuniones de personal, generalmente retirado y, por lo mismo, reditúan en menores ingresos. Las asociaciones de este tipo están libres de impuestos y escogen áreas de resort económicas. Las reuniones las celebran con un fin social.

f) Uniones laborales (Sindicatos). Realizan congresos nacionales, estatales y regionales, integrados por obreros especializados. Por lo regular, estos eventos son solventados por el Estado o por los sindicatos.

g) Organismos femeniles. Los espectáculos no se incluyen en este tipo de reuniones y los delegados son muy conservadores. Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con bastante fuerza después de los movimientos de liberación femenina.



h) Asociaciones educativas. Sus integrantes son maestros, catedráticos y educadores. Debido al gran volumen de venta que representan constituyen un buen negocio, especialmente en temporadas de bajo nivel ocupacional y vacaciones escolares.

Desde el punto de vista de su objetivo.i) Convenciones. Son eventos de comunicación cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o pensamientos,

con lo que se obtiene una síntesis útil para el futuro.j) Seminarios. En este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos, recibiendo

capacitación en los temas tratados.k) Juntas de ventas. Se llevan a cabo para entrenar o capacitar al personal de ventas, que se reúnen cuantas

veces sea necesario, representan un cierto número de gastos.l) Congresos. Son reuniones cuyo propósito es impartir e intercambiar información, encontrar soluciones

y averiguar hechos dentro de los campos técnico, económico y múltiples áreas. Generalmente los gastos con solventados por las dependencias a las que representan.

m) Conferencias. Son exposiciones de diversos temas en las que los expertos presentan sus ponencias. En este tipo de reuniones se llega a varias conclusiones, las cuales se someten a discusión entre los participantes antes de considerarlas finales.

n) Grupos turísticos. Son conjuntos de personas con un interés común, que parten de un cierto destino hacia un lugar determinado, con el fin de conocer la cultura, la arqueología, las bellezas naturales y las diversiones del mismo.

o) Grupos deportivos. Concurren a espectáculos en donde muestran su fuerza física y agilidad mental. Los ejemplos clásicos son las olimpiadas.

ACTIVIDAD 2SD2-B2

Realiza un mapa conceptual de la clasificación de los grupos sociales.



Un evento es un suceso importante y programado, de índole social, artístico, académico o deportivo; está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el contexto de una organización, o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial.

Las personas y empresas dedicadas a la organización de eventos, se presentan como organizadores y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la presentación y el desarrollo de estos encuentros, destinados a las celebraciones sociales o empresariales; son acontecimientos que requieren una correcta planificación y producción.

Una de las tendencias que se detecta en el sector turístico es el llamado "turismo de eventos"; es decir, la creación de un acto o serie de ellos con el objeto de "atraer visitantes". Esta tendencia se puede apreciar tanto en las grandes capitales como en pequeñas poblaciones, realizando ciclos musicales internacionales, festivales de cine, representaciones teatrales y operísticas, macro conciertos, exposiciones o bien dedicando una jornada o una semana a un producto alimentario local, a conmemorar un periodo histórico de esplendor o a resaltar una tradición folklórica; esto último se da generalmente en ciudades y pueblos de tamaño más pequeño.

La creación, promoción y realización de estos "eventos" busca atraer visitantes que generen ingresos en hoteles, restaurantes, empresas de servicios turísticos y comercios en general, durante el día o días de celebración. La estancia de varios cientos o de miles de personas en una población durante un periodo de tiempo más o menos corto, proporciona ingresos económicos inmediatos a las empresas del entorno.

Secuencia didáctica 3DEFINICIÓN DE EVENTOS Y TURISMO DE EVENTOS

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Así, si la creación de grandes eventos es una tendencia en el turismo para atraer turistas y visitantes, la cuestión que rápidamente se plantea es qué pasa con estos acontecimientos creados digamos, de forma natural. Qué sucede en esas ciudades durante la celebración de ese evento tan atractivo para "propios y extraños", qué se ofrece al público para seguir atrayéndolo edición tras edición, como por ejemplo: las fiestas patrias mexicanas, estas deben ser aprovechadas para atraer visitantes a nuestro país, aun cuando éstas no hayan sido creadas para ser un producto turístico.

Sin duda que tener unas fiestas de fama mundial tiene muchísimas ventajas: miles de visitantes y turistas llegan a la ciudad, consumen en nuestros establecimientos turísticos y comerciales, disfrutan del entorno, de la diversión, muchos vuelven año tras año, por ejemplo: el Carnaval de Guaymas y el Festival Alfonso Ortiz Tirado de Álamos.

Clasificación de eventosHay distintas formas de clasificar los eventos:

• Según el número de participantes:1. Pequeño: hasta cien personas.2. Mediano: de cien a quinientas personas.3. Grande: más de quinientas personas.

• Según especialidad:a) Cultural: Todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural de nuestro país

en diversos campos. Puede ser a través de exhibiciones arqueológicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos descubrimientos, historia de la gastronomía, muestras de arte, presentación de nuestro folklore, teatro, entre otros.

b) Social: Todo evento que sea un medio para promover la interrelación humana, desempeñando relaciones públicas de manera más relajada a través de almuerzos, cenas, cócteles, etc. Promoviendo y celebrando acontecimientos, productos y/o servicios importantes para empresas o personas.

c) Turístico: Todo evento que sirva como instrumento para la promoción y difusión de los atractivos turísticos de un lugar, como por ejemplo las ferias turísticas.

d) Deportivo: Evento de promoción de diversas actividades deportivas como campeonatos de futbol, tenis, atletismo, olimpiadas, carreras de autos, etc.

e) Espectáculos o artísticos: Eventos relacionados con el mundo del espectáculo, como conciertos y festivales musicales.



ACTIVIDAD 3SD3-B2

Elabora un mapa conceptual de la clasificación de eventos, intégralo con un mapa mental.

Todos estos eventos pueden atraer el turismo hacia un lugar determinado, por ejemplo: en Hermosillo encontramos eventos culturales como las Fiestas del Pitic, en Guaymas eventos de espectáculos con el Carnaval; eventos deportivos al celebrarse el campeonato de una liga de béisbol o futbol, entre otros.



ACTIVIDAD 4SD3-B2

Elabora, en equipo de 2 alumnos, un mapa conceptual del tema “tipología y clasificación de los eventos”, de la siguiente liga:https://rrppfu.files.wordpress.com/2012/08/lectura-nc2ba-2-1-tipologia-y-clasificacic3b3n-de-los-eventos.pdf



Un evento sociocultural son aquellos actos que producen un beneficio social, tales como:

• Festival. Este nace de la necesidad de exponer el arte en el campo musical. Un festival es un acontecimiento o celebración, efectuado generalmente por una comunidad, que se centra en un cierto tema, o aspecto único de la comunidad. Es una fiesta, especialmente musical, un conjunto de representaciones dedicadas a un artista o a un arte. En este caso, se trata de aquellas reuniones donde más de 10 personas se congregan con un mismo fin.

• Ceremonia. Emerge de la necesidad de socializar en momentos relevantes de la persona, por ejemplo, una boda. La ceremonia es, en sí misma, una actitud exclusiva hacia determinado acontecimiento; muchas de ellas basadas en las tradiciones culturales y en reglas cuyo sentido es hacer de una cosa o acontecimiento cotidiano, algo especial, que conlleve un mayor grado de seriedad. Así, las ceremonias han abarcado a todas y cada una de las culturas y sus creencias.

• Competición. Como lo estudiamos anteriormente, este tipo de eventos surge de la necesidad de mostrar las habilidades personales las cuales han sido desarrolladas durante cierto tiempo; por ejemplo, un torneo deportivo. Consiste en la práctica de algún deporte. Esta actividad se distingue del deporte practicado con una mera finalidad recreativa (hobby). Como resultado de la competición se obtiene una clasificación, ganadores, y algún tipo de reconocimiento para los mejores, como un trofeo o premio. Algunas competiciones deportivas implican un número elevado de encuentros o pruebas, que se desarrollan de forma continua a lo largo de todo un periodo de tiempo, lo que tiene por consecuencia la celebración de varios encuentros deportivos, y esto beneficia al turismo de eventos.

• Fiesta. Nace de la necesidad de reconocimiento personal por el entorno social al que pertenecemos, por ejemplo, una fiesta de cumpleaños. Una fiesta es una reunión de personas para celebrar un acontecimiento o divertirse. Por lo general, una fiesta suele acompañarse de comida y bebida, y a menudo también de música y baile. Algunas fiestas se llevan a cabo en honor de una persona, día o evento concretos; a este tipo de fiestas también se les suele denominar celebraciones o conmemoraciones.

Secuencia didáctica 4EVENTOS SOCIOCULTURALES

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ACTIVIDAD 5SD4-B2

Elabora un mapa conceptual de los eventos socioculturales, apóyate con un collage de imágenes para reforzar el mapa. Presenta a tu profesor a revisión.



Anteriormente el turismo de reuniones de negocios se denominaba solamente “turismo de negocios”, en virtud de que estaban contemplados dos tipos de turismo en un mismo segmento, el turismo individual y el grupal.

De acuerdo a la Secretaría de Turismo los acontecimientos de este tipo de turismo se pueden dividir en:

Secuencia didáctica 5TURISMO DE REUNIÓN

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Turismo de reuniones

Congresos

Convenciones

Viajes de incentivo

Ferias y exposiciones

Congresos

Se define como congreso toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación voluntaria.Dentro de esta categoría pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso de que la invitación fuese hecha por una entidad privada o pública. Desde un punto de vista organizativo, se considera el evento más complicado.

Al realizarse un congreso se contratan los siguientes servicios: hoteles, centros de convenciones, transporte terrestre, banquetes, tours y recorridos, audio y video, edecanes, entre otros.Esta reunión tiene una duración mínima de dos días y cuenta con un reducido número de participantes, por ejemplo: cincuenta asistentes. No tiene como finalidad ser un negocio, sino la difusión o intercambio de conocimientos.

Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates. Las temáticas más comunes de los congresos son:

1. Médicas.2. Comerciales.3. Públicas.4. Tecnológicas.5. Universitarias.



Con el fin de hacer más atractiva la asistencia a un congreso, los organizadores estructuran actividades complementarias o paralelas al mismo. Así, es habitual el diseño de un programa alternativo para los acompañantes, consistentes en actividades turísticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones son:

• Gastronómicas• Turísticas• Culturales• Compras

Convenciones

Se define como toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo sea tratar asuntos comerciales entre los participantes, en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y la participación es por invitación.

Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un programa técnico en el que los participantes se familiarizan y entablan negociaciones, respecto a un campo de negocio específico. Es decir, una convención es un evento de invitación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocios, y lo habitual es que tan sólo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras.

En México se utiliza frecuentemente el término convención para denominar a los viajes de incentivo. No obstante, esto es erróneo, ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y operar estos eventos, es la misma. Algunas convenciones incluyen exposiciones en sus actividades, pero suelen restringirlas al público participante.

Las razones por las que se organiza una convención son diversas, destacando entre ellas las siguientes:• Lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen.• Presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto.• Motivación del personal de una compañía.

A la hora de poner en marcha una convención, hay que tener en cuenta cuatro puntos:a. El lugar en que se celebrará, que deberá ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger

cómodamente a los invitados y que la reunión se desarrolle con éxito. Asimismo, deberá contar con instalación de proyección audiovisual así como de escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc.

b. El alojamiento no debe estar muy alejado del lugar de reunión.c. El transporte de los convocados a la misma.d. En lo que se refiere a la alimentación se debe prever el suministro de café y bebidas para las pausas de

la convención, así como la organización de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duración.

e. Las organizadores deben buscar entornos lo más atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido, y organizar otras actividades complementarias.

Viajes de incentivo

Es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo común, al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje; una vez lograda esa meta impuesta por la empresa; el viaje de incentivo es un premio que alcanzan los que demuestran un mejor desempeño en su trabajo.



El segmento de los viajes de incentivo es ideal para incrementar la derrama económica y la estadía promedio de los turistas internacionales. México cuenta con varios destinos bien posicionados en este segmento, tanto a nivel nacional como internacional, como son Cancún, Riviera Maya, Puerto Vallarta y Los Cabos.

Ferias y exposiciones

Las ferias especializadas son muestras o exhibiciones públicas que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos, y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economía; por ejemplo, feria de energía y medioambiente, feria del libro, feria de turismo, etc.

Es un evento social, económico y cultural (establecido, temporal o ambulante, periódico o anual) que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común.

El objetivo más común es la estimulación comercial, pues tiene la finalidad de generar ganancias para los anfitriones y participantes. Éstas se dividen en dos:

• Industriales: Son aquellas muestras o exhibiciones, de carácter privado o semi-privado, que reúnen a los miembros de un sector empresarial, profesional o comercial, con el fin de mostrar adelantos tecnológicos y estimular la venta de productos entre miembros de un sector profesional.

• Comerciales: Son aquellas muestras o exhibiciones, que reúnen a miembros de un sector comercial, empresarial, profesional o social, con el fin de promover la venta de productos o servicios al público objetivo.

Una exposición es un acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa temática (tales como: obras de arte, hallazgos arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de experimentos científicos, etc.), que son de interés para determinado grupo de personas.

Las exposiciones reúnen a personas de un mismo sector, constituyendo un excelente punto de encuentro entre los fabricantes y sus clientes. En ellas, las compañías presentan sus últimas novedades y realizan demostraciones de producto, pues disponen del espacio y el tiempo suficiente para ello.

Con el desarrollo de la economía y la globalización de los mercados, el número de ferias y exposiciones se han multiplicado ofreciendo un panorama cada vez más extenso y diversificado. Así, encontramos ferias de sectores tan variados como: electrónica, logística, turismo, maquinaria, construcción, etc.

Los gobiernos promocionan la celebración de estos eventos, alentados por los ingresos que generan, tanto de modo directo (stands y consumos dentro de la feria) como indirecto, ya que atraen a gran número de visitantes que realizan consumos en hostelería, transporte, ocio, etc.



ACTIVIDAD 6SD5-B2

Elabora un cuadro comparativo de las características de los tipos de turismo de reunión.

Contratar y supervisar los servicios para eventosBLOQUE 3

Analiza las Oficinas de Convenciones y VisitantesIdentifica al Organizador Profesional de Reuniones y EventosReconoce la organización de eventosIdentifica los comités de finanzas, contenido del evento, logística, alimentos y bebidas, actividades sociales, hospedaje, turismo y excursiones, transporte, relaciones públicas y protocolo, prensa y difusión, y servicios auxiliares.


Oficina de Convenciones y Visitantes.Organizador Profesional de Reuniones.Organización de eventos.Clasificación de comités para eventos.





Oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares.

El Consejo de Promoción Turística de México perteneciente a la Secretaría de Turismo, cuenta con oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares.

Estas oficinas se denominan indistintamente OCV’s, OVC’s, OCC u OCE’s. Ejemplo:Oficina de Convenciones y Visitantes (OCV); Oficina de Visitantes y Convenciones (OVC); Oficina de Congresos y Convenciones (OCC) y Oficina de Convenciones y Exposiciones (OCE).

Actualmente existen 56 OCV, algunos destinos y estados se encuentran en el proceso de creación de sus nuevas OCV en virtud del importante papel que desempeñan en la promoción del destino.

Fines de las oficinas de convenciones y visitantesDebe actuar como líder del marketing turístico del destino o región e impulsar las ventas del producto turístico.

• Uno de sus objetivos principales es posicionar positivamente al destino en el mercado meta, con los visitantes potenciales.

• Incrementar la competitividad y visibilidad de la oferta mexicana en el ramo de Congresos, Convenciones, Viajes de Incentivo y Exposiciones, a través de la unión de esfuerzos de los diferentes actores públicos y privados que intervienen en la cadena productiva.• Apoya e impulsa el proceso de marketing, ventas, servicios y alianzas estratégicas para el desarrollo y posicionamiento del destino, estado o región.

Secuencia didáctica 1OFICINA PARA EVENTOS OCV

Inicio

Describe un plan o estrategia para obtener patrocinadores para un congreso o convención relacionada con el turismo rural en el estado de Sonora. Enlista los pasos a seguir. Explica la importancia de los patrocinadores.

ACTIVIDAD 1SD1-B3


67BLOQUE 3 Contratar y supervisar los servicios para eventos

Principales actividades:

1. Define el mercado meta.2. Ofrece la información y el apoyo que orienta acerca de la amplia gama de

destinos servicios e instalaciones disponibles en nuestro país.3. Representa los intereses de las empresas del sector turístico del destino para

generar tráfico de visitantes.4. Maneja hábilmente las relaciones públicas para el éxito del destino.5. Evalúa el desarrollo de la capacidad instalada y potencial del destino.6. Apoya a determinar productos estrella y productos complementarios. Producto

estrella = Producto en etapa de crecimiento, son los que presentan mejores posibilidades, tanto para invertir como para obtener beneficios. Producto complementario = Sostienen, respaldan y mejoran otro producto. Por ejemplo: al ocupar una noche en cuarto de hotel el desayuno es gratis.

7. Impulsa la atracción y cierre de eventos nacionales e internacionales: grupos, congresos, convenciones, ferias y expos.

8. Otorga asesoría y servicio a grupos de visitantes. 9. Mantiene una búsqueda continua de alternativas de clientes potenciales para

el destino a través de cámaras, asociaciones, sociedades públicas, privadas nacionales e internacionales.

En conclusión, ofrece asesoría y una amplia gama de herramientas, con la finalidad de asegurar el éxito de cada evento en foros internacionales. Asimismo, ofrece el apoyo para responder a las solicitudes de propuestas y la obtención de material promocional de los destinos, los cuales le ayudarán a promover y asegurar la participación de un gran número de asistentes a su evento.

Interviene para que todas las instituciones del Gobierno Federal, estén dispuestas a apoyar, local e internacionalmente en la realización de todo tipo de eventos en México. Las Embajadas, Consulados y Oficinas del Consejo Promocional Turístico de nuestro país en el extranjero también colaboran apoyando dichos eventos.

La oficina de convenciones y visitantes:• No es un organizador de eventos.• No es una central de reservaciones.• No es una agencia de viajes.• No vende servicios turísticos.



Una organización de eventos consiste en una serie de servicios que se ofrecen a una persona o empresa que necesita realizar una reunión de carácter social o de negocios.Un evento, además de ser una reunión, cumple la función de carta de presentación frente a posibles clientes, medios de comunicación y público en general. Suele ofrecer información insustituible sobre un individuo, empresa o institución.

La forma que tomará un proyecto de organización de eventos dependerá del tipo de reunión de que se trate: las hay informales, como suelen ser los eventos sociales tales como bautizos, comuniones, cumpleaños, bodas y aniversarios; y formales, entre estas últimas podemos ubicar las reuniones empresariales, como son inauguraciones, lanzamientos de nuevos productos, eventos promocionales, capacitaciones, exposiciones, fiestas corporativas, galas y celebraciones.

Cada tipo de evento tiene características propias que lo distinguen de todos los demás. Pero, de igual manera en la organización de eventos existen ciertas constantes que estarán presentes en la planificación de cualquier evento.

Los eventos empresariales y los sociales (aunque estos últimos en menor medida), constan de una serie de pasos en los que se debe observar una formalidad o ceremonia adecuada, especialmente si entre los asistentes se encuentran funcionarios gubernamentales.Por otra parte, vale destacar que el éxito de un evento no sólo dependerá del desempeño del personal a cargo, sino que también estará ligado a la acertada elección del lugar y el momento adecuado para realizar la reunión. Según la fecha, hora y locación escogidas para un evento social o empresarial, así será la respuesta del público convocado. No existen criterios definitivos al respecto, pero un equipo de profesionales en organización de eventos, siempre encontrará las mejores alternativas según las necesidades del contratante. Si tenemos que organizar una reunión de pocas personas, posiblemente podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior, e incluso sin ningún tipo de ayuda. Pero la situación cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que coordinar muchas actividades y esfuerzos, para los que nos vemos imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo. En estos casos, podemos recurrir al profesional que se dedica a la organización de eventos.

Para la organización profesional de un evento, es necesario atender de manera adecuada cada uno de los detalles involucrados. Desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de todas las actividades, la conformación de un equipo humano adecuado, la elaboración de un presupuesto, la negociación con proveedores, el contacto con los medios de comunicación, la generación de fondos a través de auspicios, la logística para el desarrollo del evento en sí, hasta la evaluación final.

En resumen, la organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de reuniones sociales o de negocios.

Secuencia didáctica 2LA ORGANIZACIÓN PROFESIONAL PARA EVENTOS

Inicio



Organizador profesional de eventos

Tanto en el ámbito de la empresa como en el círculo social, los eventos se llevan a cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradición, o por convenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones; de modo que es necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones. En el ámbito privado ha surgido en los últimos años un nuevo perfil profesional para quienes desarrollan estas tareas: El OPR, Organizador Profesional de Reuniones o Eventos.

El trabajo de un organizador profesional de eventos ha cambiado y evolucionado en diversas maneras. Actualmente se reconoce esta actividad como una profesión en el mundo de los negocios; en este sentido, la organización profesional de eventos se ha tornado más compleja y sofisticada. Por lo tanto, los organizadores profesionales de eventos se han visto en la necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos participan no solamente en el planeamiento de actividades, sino también en la organización y liderazgo de las mismas; coordinan y comunican; y más importante aún, controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al manejo de una reunión o convención, desde su concepción hasta concluir con la evaluación y futuro planeamiento.

Entre las cualidades que más se suelen valorar a la hora de buscar un buen OPE están:• Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en el medio de los eventos.• Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo

del mismo.• Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para llevar a cabo todo su cometido

dentro de la organización del evento social o de negocios.• Comunicador. Ser un buen comunicador, “conectar” bien con todos los grupos,

coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del evento.

• Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa, que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del evento.

• El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.• Liderazgo. Coordinar y llevar de “su mano” a muchas personas, departamentos

y coordinadores; supone tener buenas dotes de mando y capacidad de liderazgo.



ACTIVIDAD 2SD2-B3

Elabora un cuadro con las cualidades que se requieren en un OPE, y explica cada una con tus palabras. Apóyate en el siguiente cuadro.

Cualidad Breve descripción

Habilidad empresarial

Compromiso

Capacidad

Comunicador

Creativo

Espíritu innovador

Liderazgo



Actividades del OPR

El OPR es quien administra todos los elementos económicos y sociales que confluyen en la organización de un evento. Tanto los acontecimientos familiares como los empresariales, dan lugar a reuniones más o menos complejas, generalmente compuestas de dos partes: el acto que ocasiona la reunión y el festejo o celebración que se brinda a los invitados.

Cualquiera que sea el motivo, se deberá organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos rituales propios de cada ocasión; una boda, un aniversario o el lanzamiento de un producto, por ejemplo, tienen sus propias características y una rutina tradicional. Luego, el agasajo que en el marco de una reunión gastronómica dará lugar a los festejos, a la diversión o el entretenimiento. Por eso, el OPR tendrá el control como coordinador del evento, y dirigirá un equipo interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintas necesidades. Se concentrará en la planificación de todas las acciones, hasta el más mínimo detalle, sin perder de vista los intereses de quienes lo contrataron, y será el responsable directo de distribuir y supervisar todas las tareas delegadas a terceros. Por esto, deberá tener un listado de proveedores confiables para abastecer todos los servicios y contar con un equipo de colaboradores eficientes. Pero además, nadie puede supervisar lo que no conoce; por lo que anteriormente deberá tomar conocimiento de las tradiciones culturales, las prácticas ceremoniales, los usos sociales, el medio donde se desarrollan y la idiosincrasia de quienes participan.

La Producción de un evento incluye la planificación, la organización de los recursos y el desarrollo de todas las acciones que darán como resultado la concreción de una idea que se proyectó al decidir la realización del mismo. En la producción se conjugan varias especialidades que abarcan actividades tan diferentes como son las que definen la escenografía, la iluminación, la animación, entre tantas otras.

Es imprescindible que el OPR participe en el proceso de selección de las personas que lo auxiliarán; pero es aconsejable limitar el número de integrantes del comité (miembros del grupo que auxiliaran al OPR) a lo estrictamente necesario.



El OPR se auxilia y tiene a su cargo la llamada Comisión organizadora, que se encuentra compuesta por las personas seleccionadas para llevar a cabo las diferentes funciones de organización para un evento.

• Funciones Generales de la Comisión Organizadora:• Formular el plan general de Organización del Evento.• Determinar fecha, sede, programa y temario.• Elaborar y aprobar normas y reglamentos.• Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos.• Elaborar y aprobar el balance final del evento.• Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento.• Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento.

La Comisión Organizadora debe empezar sus labores siguiendo pautas determinadas para la organización de un evento, las mismas que deben ser ordenadas en un cronograma (calendario de trabajo), colocado en forma visible para fácil seguimiento y control.

El personal que forma esta comisión, se organiza para atender los diversos aspectos que implica la organización de un evento. Estos aspectos son:

I. Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio).• Elaborar el presupuesto para atender los gastos relacionados al evento.• Administrar el dinero asignado para el evento.• Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control de los

mismos.• Recaudar o asignar el dinero obtenido por patrocinios.• Preparar un balance al finalizar el evento, es decir, mostrar lo invertido en el

evento y la ganancia obtenida, en su caso.• Apertura de una cuenta bancaria para depositar fondos exclusivamente del evento,

en caso de ser necesario. De preferencia y para evitar problemas, la cuenta debe ser mancomunada.

• Elaboración del plan de pagos.• Solicitud de cotizaciones para adquisiciones y servicios varios. Se recomienda

obtener un mínimo de 2 a 3 cotizaciones por cada rubro.• Recepción y control de inscripciones.• Control de gastos y contabilidad general del evento.

Secuencia didáctica 3COMISIÓN ORGANIZADORA

Inicio

Desarrollo



II. Aspecto relativo al contenido del evento• Elaborar el temario, por ejemplo, en el caso de un congreso o convención.• En base al temario propuesto, recomendar a los expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, etc.• Elaborar el programa preliminar del evento.• Coordinar la ubicación, distribución y requerimientos de las salas de trabajo, en caso de reuniones de

negocios.• Diseño de logotipo.• Elaboración de documentos técnicos (reglamento, temario, convocatorias, programa, etc.)• Temario: conjunto de temas de la conferencia.• Programa: sistema de distribución de los temas de la conferencia.

III. Aspectos relativo a la logística (infraestructura / equipamiento)• Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su magnitud y nivel.• Supervisar los servicios contratados a terceros.• Coordinar y administrar todo elemento o equipo adquirido para la realización del evento.• Identificación y contratación de la sede del evento (salas de conferencias y de trabajo, alojamiento, etc.)• Identificación de equipos, maquinaria y materiales requeridos.• Determinación de requerimientos de personal de apoyo.• Otras actividades.

IV. Aspectos relativos al servicio de alimentos y bebidas• Diseñar y proponer alternativas de menús.• La contratación de una empresa de catering.• Coordinar y supervisar la empresa de catering o coordinar y supervisar la preparación de los alimentos.• Decidir sobre los detalles del servicio (mantelería, cubertería, copas, mesas, sillas, etc.)• Capacitación del personal de servicio, si así se requiriera.• Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

V. Aspecto relativo a las actividades sociales• Programar y coordinar las actividades sociales

(inauguración, clausura, etc.), culturales y/o turísticas que formarán parte del programa general del evento.

• Elaboración y/o actualización de la lista de invitados.• Elaboración del programa social.• Evaluación de las posibles sedes.• Gestión de patrocinios.• Diseño de invitaciones.• Atenciones y regalos.• Otras actividades.



VI. Aspecto referente a lo turístico o de excusiones• Programar excursiones considerando los gustos y expectativas de los participantes, así como los atractivos turísticos más importantes, de fácil acceso y que cuenten con instalaciones y servicios adecuados.• Coordinar todos los servicios de las diferentes empresas (líneas aéreas, hoteles, albergues, operadores, municipios, entidades públicas y privadas vinculadas).• Obtener el mayor apoyo, las mejores tarifas y óptimo servicio para los visitantes.• Elaborar paquetes turísticos a los mejores precios del mercado.• Recibir inscripciones a pre y post tours.• Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y demás rubros.• Otras actividades inherentes a sus funciones.

VII. Aspecto relativo a las relaciones públicas y protocolo• Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad o al país.• Coordinar y atender los requerimientos de los invitados (sala VIP del aeropuerto, trámites de migraciones

preferencial, aduana, etc.)• Recepción y ubicación de personalidades, expositores y participantes en las salas de sesiones y/o en los

lugares donde se ofrezcan las fiestas o celebraciones.• Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e invitados especiales procedentes del exterior o

provincias.• Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los eventos.• Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar (en caso que asistan sin previo aviso).• Elaborar croquis de ubicación de invitados especiales en ambientes donde se realizan los eventos.• Otras actividades inherentes a sus funciones.

VIII. Aspecto relativo al manejo de la prensa y publicidad o marketing (promoción y difusión)• Promocionar el evento.• Entregar material promocional e informativo del evento a los medios de comunicación.• Invitar a los medios a asistir al evento.• Seleccionar información y preparar notas de prensa para los diversos medios de comunicación.• Gestionar entrevistas en medios para la difusión del evento.• Diseñar y coordinar la publicación de avisos contratados.• Coordinar la acreditación y participación de periodistas para cubrir el evento.• Elaborar un programa especial para Prensa.• Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas y grabación de las noticias propaladas

por radio y televisión.• Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.



IX. Aspecto relativo a la recepción, traslados y alojamiento.En el caso de eventos a nivel internacional o nacional:

• Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo cual debe llevar un registro donde se señalan datos de llegada y salida de vuelos, procedencia, número de pasajeros, conexiones, itinerarios, etc.

• Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Aérea y Protocolo del aeropuerto para dar facilidades a los pasajeros en cuanto al ingreso al país, retiro de equipaje y trato especial a las personalidades.

• En base al registro de arribos, presentar requerimiento de unidades de transporte recomendando las mejores opciones y supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio.

• Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento requerido.• Elaborar lista de los ocupantes de las habitaciones del hotel donde se compruebe el momento de llegada y

cuándo se retiran, tipo de habitación, compañero de habitación, requerimientos especiales, etc.• Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel.• Hacer las reservas de alojamiento.• Coordinar instalación de stands de recepción en áreas cercanas a Protocolo, Migraciones o Aduanas,

señalización de áreas asignadas.



ACTIVIDAD 3SD3-B3

Elabora un cuadro-resumen de los 9 aspectos que implica la organización de un evento. Considera el siguiente cuadro.

Aspecto Consideraciones

Relativo a las finanzas

Relativo al contenido del evento

Relativo a la logística



Relativo al servicio de alimentos

Relativo a las actividades sociales

Relativo a las excursiones

Relativo a las relaciones publicas y

protocolo



Relativo al marketing

Relativo a la recepción, traslado y

alojamiento

ACTIVIDAD 4SD3-B3

Intégrate en equipo de cinco elementos y elabora el contenido de la convención o congreso que señale tu profesor. Considera:

a) Elaboración de temario y propuesta de conferencista.b) Diseño del logotipo del evento.c) Exposición a la clase a través de un recurso didáctico.d) Entrega de reporte a tu profesor.



Clasificación de comités

El principal factor que colabora en el éxito de un congreso o convención es la coordinación entre todos los elementos que intervienen en el desarrollo del evento. Así, una de las medidas indispensables para que las actividades se lleven a cabo fluidamente es la formación de comités encargados de tareas específicas para facilitar la organización del evento.

Todos los detalles deben planearse con anticipación, porque el éxito o fracaso depende de la estructuración de dos grandes fases: las actividades de trabajo y las reuniones sociales. De ambos aspectos depende la excelencia del evento.

La planificación implica una serie de fases que se enumeran a continuación:

1. Lugar sede.2. Alojamiento: número de cuartos y suites

disponibles, precios, servicios, propinas.3. Instalaciones y servicios: capacidades de los

salones, espacios para recepción y registro, espacio para exhibiciones, servicios para realizar eventos sociales, reuniones.

4. Localización: facilidades de transporte, diversiones, actividades recreativas, comercios.

5. Permisos.

Después de seleccionar el lugar sede se conformarán los diversos comités para cubrir en forma eficaz todo el evento.

ACTIVIDAD 5SD3-B3

Integrado en equipos de 5 elementos, realiza una exposición en power point a la clase sobre el comité asignado por tu profesor. Considera la rúbrica de evaluación que el asesor te muestre.

Comité de finanzas

Este comité debe manejar el aspecto económico relacionado con lo siguiente:

1. Ingresosa) Cuotas de inscripción.b) Contribución de miembros.c) Otras contribuciones.d) Financiamientoe) Renta de espacio para exhibición.f) Anuncios.g) Varios.



2. Egresosa) Promoción y relaciones públicas.b) Timbres y envíos postales.c) Material impreso.d) Decoracióne) Huéspedes y oradores invitados.f) Personal adicional.g) Transportación local.h) Diversiones.i) Renta y gastos correspondientes al área.j) Anuncios.k) Varios.

De igual manera es responsable del aspecto económico, ya que determina cuánto y cómo debe gastarse, sin perder de vista las siguientes consideraciones:

• Qué fondos tiene a su disposición.• Qué gastos son más prioritarios que otros, para su respectiva canalización.• Si es posible o no realizar el evento con los recursos disponibles.

Este último punto lo determinan los gastos que se han de realizar en:1. Viajes (por avión, tren, barco, autobús, taxi, etc.).2. Alojamiento.3. Alimentos y bebidas (servicio de café).4. Locales para la conferencia y facilidades (decoración, montajes, accesorios y

equipo).5. Prestadores de servicios adicionales (secretarias, edecanes, personal técnico,

personal de intendencia, gratificaciones, etc.).6. Propinas.7. Presidentes.8. Oradores.9. Autores.10. Delegados.11. Intérpretes y traductores.12. Personal del comité organizador (horas extras).13. Material de oficina.14. Medios de comunicación (correo, teléfono, télex, etc.).15. Imprenta y publicaciones.16. Cortesías.17. Gastos varios.

Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer y planear previamente el costo de productos y servicios, la política sobre la aceptación de cheques, transferencias y reembolsos, así como establecer las fechas de pago y los responsables de efectuar dicho pago.

Comité de contenido del evento

El programa informativo y la coordinación de todas las actividades de la convención, son responsabilidad del comité de programas, que labora en coordinación con el comité de festejos, a fin de lograr un desarrollo amónico.



Entre las principales actividades de este comité destacan las siguientes:• Elaborar un programa completo de actividades incluidos eventos sociales y de

trabajo, tiempo para asistir a exhibiciones para hacer comprar y paseos por la ciudad, y otras actividades.

• Imprimir el programa.• Designar moderador o presidente de debate en cada reunión.• Informar a cada moderador o presidente de debate, acerca de la hora y del orden del

programa.• Invitar con anticipación a los oradores sobresalientes para que participen en la

convención.• Obtener datos biográficos correspondientes a cada orador para su adecuada

presentación.• Informar a los oradores acerca de la extensión de la plática, notificándoles del

tiempo de que disponen y la fecha y la hora de su intervención.• Nombrar a la persona que presentará a los oradores ante los funcionarios de la

convención, a quienes les dará la bienvenida.• Entregar programa a los oradores.• Obtener el equipo necesario para los oradores: pizarrones, gises, reglas, apuntadores,

proyectores, etcétera.• Anticipar posibles cambios en el programa.

Comité de logística

Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento. Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención? Contestando lo anterior se definen los temas o asuntos a tratar, y como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión.

Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios, los cuales se dividen en:1. Recursos humanos. Estos se refieren a las personas que participarán en el evento,

como son: oradores, delegados, intérpretes, suplentes, invitados, etc.2. Recursos materiales. Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables,

como son: máquinas de escribir, grabadoras, proyectores, rotafolios, papelería, invitaciones, montajes, documentos, etc.

Una vez establecidas las necesidades prioritarias se cuenta con la suficiente información para iniciar la agenda de trabajo del congreso o convención. A continuación se dan algunas recomendaciones que se deben tomar en cuenta para detallar la agenda:

• Preparación de invitaciones.• Envío de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación.• Organización de un banco de información de los contactos de organización.• Diseño de programa para acompañantes.• Informar a los participantes sobre condiciones climáticas, etc.• Entre otros.

Comité de alimentos y bebidas

Es el responsable de organizar y supervisar los alimentos y bebidas durante el evento, es conveniente que en forma previa se realicen las reservaciones en la sede con pensión completa para todos los participantes.



Sugerencias:• Asegurar que los horarios de las comidas sean flexibles.• Seleccionar el menú.• Organizar las comidas en horarios apropiados.• Llevar un control de las comidas, se recomienda el uso de boletos o cupones.• Determinar la convivencia de realizar alimentos en grupos separados.• Conocer las costumbres alimenticias de los participantes.• Controlar el consumo de bebidas en caso de que se proporcione.• Informar a todos los participantes, así como a la sede, del procedimiento a seguir sobre el consumo de

bebidas.• Informar por escrito a la sede de los gastos que no serán sufragados por la organización.

ACTIVIDAD 6SD3-B3

Integrado en equipo de 3 alumnos, para dar promoción y publicidad al evento, elabora una invitación para la conferencia de prensa, avisos en la radio y la televisión y nota periodística del evento trabajado en la actividad 4. Presenta reporte a tu profesor.

Comité de actividades sociales

Las funciones de este comité, como todas, son muy importantes, ya que tienen a su cargo las actividades artísticas y/o recreativas durante los diferentes eventos sociales de convención, como son: comidas, banquetes, cenas, etc.

Cierre



Es importante considerar los siguientes aspectos:• Diversiones especiales en el programa general.• Eventos sociales en general, incluyendo variedad y orquesta.• Montaje y arreglo de mesas para banquetes.• Número y determinación de lugares de los comensales para cada banquete.• Número de lugares en la mesa de honor.• Horarios y puntualidad en el servicio.• Programas y menú impreso para cada banquete.• Boletos de admisión para banquetes y programas sociales.• Paseos por la ciudad.• Actividades deportivas.• Actividades del programa para acompañantes.• Consulta a la oficina de convenciones para sugerencias y apoyo en los siguientes puntos: lugar en donde se

recogerán los boletos (a la entrada del salón o en las mesas); paseos por la ciudad; actividades al aire libre; programas de actividades para damas y niños.

Las funciones de este comité son muy valiosas, pues tiene a su cargo las actividades artísticas y/o recreativas de los eventos sociales de la convención.

Comité de hospedaje

La reservación de hospedajes es uno de los problemas que enfrenta el organizador de un evento. Por ello, es preciso recurrir a las personas que tienen amplios conocimientos al respecto, como los ejecutivos hoteleros, al fin de establecer conexiones y evitar posibles errores. Para hacer la reservación definitiva es lo que se refiere a fecha y espacio, primero se debe proporcionar a los ejecutivos de ventas del hotel y a la delegación de la convención, un informe detallado de los aspectos siguientes:

• Asistentes esperados• Cuartos necesarios, cantidad y tipo• Llegadas y salidas de los asistentes

El ejecutivo del hotel hará su asignación de cuartos basado en lo expresado en el inciso b y en la información que reciba de otros hoteles, delegaciones de convenciones, etc. Si se provee que una serie de circunstancias fortuitas podrían alterar los planes de la convención, es conveniente expresarlo al ejecutivo del hotel. Así, el establecimiento estará preparado y se evitara el problema de no disponer del hospedaje necesario para algún VIP. El ejecutivo del hotel debe ofrecer la lista de tarifas para tipo de habitaciones escogidas, que incluyan las fechas en que se estarán vigentes.

Algunos hoteles suelen adjuntar cierto número de habitaciones adicionales o suites para ser ocupadas por el personal, durante la convención. Estas facilidades pueden negociarse con base en la cantidad total de habitaciones utilizadas, en la temporada o los días de la semana de que se trate, etcétera. Si al hacer las reservaciones se considera que se requiera de personal extra, es conveniente crear una oficina de reservaciones. En caso de que al hotel le corresponda dicha tarea, debe proveerse de los formularios que se mencionan a continuación:

1. Solicitud de reservación.2. Confirmación del acomodo y asignación de un tipo

específico de habitación. (Rooming list).



Muchos hoteles exigen un depósito anticipado por una noche y algunos de ellos la última noche de cada asistente. Estos dispositivos se deben anexar a las formas de reservación. Este sistema ofrece varias ventajas tanto para el huésped como para el hotel. Por un lado, el hotel se asegura de que se confirme la reservación y conoce con certeza la cantidad de habitaciones que se ocuparan en una fecha determinada. Por otro lado, al hacer sus pagos por anticipado, el huésped se asegura de su reservación, sea cual fuere su hora de llegada.

El comité de hospedaje tiene la función de asegurar que los huéspedes cuenten con habitaciones que satisfagan todas sus necesidades. Debe trabajar en coordinación con los gerentes de los hoteles seleccionados y con los encargados de reservaciones. Los puntos clave que debe vigilar este comité son los siguientes:

• Obtener amplia información de los hoteles seleccionados, incluidas tarifas, para su envío como material promocional.

• Reservar habitaciones de emergencia para convencionistas rezagados.• Proporcionar al hotel sede y a los establecimientos complementarios las fechas de entrada de la mayor

parte del personal, habitaciones que serán pagadas por el comité organizador y aquellas que pagarán los convencionistas.

• Coordinar con el comité de finanzas para conocer el presupuesto con que cuenta.• Seleccionar las habitaciones en función de la categoría del participante y la disponibilidad de alojamiento.• Supervisar que las habitaciones se encuentren en perfecto estado.

Comité de turismo y excursiones

Las funciones de este comité, como todas, son muy importantes, ya que tienen a su cargo las actividades recreativas durante los diferentes eventos sociales de convención, como son: comidas, banquetes, cenas, etc. Es importante considerar los siguientes aspectos:

• Diversiones especiales en el programa general.• Visitas a los atractivos turísticos de la

localidad.• Paseos por la ciudad.• Actividades deportivas.• Actividades del programa para acompañantes.

Comité de transporte

Este comité se debe responsabilizar de todo lo relacionado con la transportación a todos los eventos, así como manejar toda la información relacionada con los viajes. En forma previa se deben realizar los arreglos correspondientes a través de agencias de viajes y/o medios de transporte en forma directa. Puede operar en coordinación con el encargado de servicios generales.

Aspectos a considerar:• Informar previamente a los participantes acerca de la transportación disponible.• Dar a conocer de qué manera se sufragarán los gastos de transporte.• Conocer e informar sobre la política se seguros de viaje.• Informar del traslado de material y equipo, así como las políticas a seguir.• Informar a los invitados y oradores respecto a los viajes.• Planear y coordinar el arrendamiento de transporte local.• Registrar cuidadosamente las reservaciones de viajes.



Comité de relaciones públicas y protocolo

El programa informativo y la coordinación de todas las actividades de la convención, son responsabilidad del comité de programas, que laboran en coordinación con el comité de festejos, al fin de lograr un desarrollo armónico. Entre las principales actividades de este comité destacan las siguientes:

• Elaborar un programa completo de actividades incluidos eventos sociales y de trabajo, tiempo para asistir a exhibiciones para hacer compras y paseos por la ciudad y otras actividades.

• Imprimir el programa.• Designar moderador o presidente de debate, en cada reunión.• Informar a cada moderador o presidente de debate, acerca de la hora y del orden del programa.• Invitar con anticipación a los oradores sobresalientes para que participen en la convención.• Obtener datos bibliográficos correspondientes a casa orador para sí adecuada presentación.• Informar a los oradores acerca de la extensión de la plática, notificándoles del tiempo de que disponen y la

fecha y la hora de su intervención.• Nombrar a las personas que presentara a los oradores ante los funcionarios de la convención, a quienes les

dará la bienvenida.• Entregar programas a los oradores.• Obtener el equipo necesario para los oradores: pizarrones, gises, reglas, apuntadores, proyectores, etcétera.• Anticipar posibles cambios en el programa.

Comité de prensa y difusión

Es recomendable que este comité cuente con un área que maneje las relaciones públicas cuando se ha determinado que el evento tiene publicidad en la prensa, radio y TV.

La prensa y difusión implican los siguientes aspectos:• Promover el evento para lograr la máxima asistencia.• Facilitar a los medios de difusión en plan de la conferencia, asunto, fecha, lugar, nombres de los participantes

y datos bibliográficos antes del evento.• Tener por escrito todos los detalles de las sesiones de trabajo y sociales.• Contar con un salón especial de entrevistas para los medios de difusión con el objeto de coordinar el trabajo.• Proporcionar copias de los discursos cuando se autorizado.• Coordinar las entrevistas entre la prensa y los participantes.• Contar con un fotógrafo oficial, disponible en el transcurso del evento.• Hacer responsable a relaciones públicas de nombrar un representante que tome notas durante el evento, con

objeto de contestar preguntas a los medios de comunicación.• Redactar los informes para la prensa con las normas que existan para ello.• Nombrar una persona con autoridad que apruebe las notas redactadas antes de informar a la prensa.• Facilitar el trabajo de los medios de comunicación. • Mantener relaciones armónicas con los representantes de los medios de comunicación.• Dirigir la publicidad al mercado de hombres de negocios, de turismo cultural y de tipo vacacional.

86

Capacitación para el Trabajo: Desarrollo Microempresarial

Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora

Comité de servicios auxiliares

El propósito fundamental de este comité es el de hacer los arreglos correspondientes a los servicios que se necesitan durante las sesiones de trabajo y eventos sociales, verificando:

1. Servicio de edecanes.2. Fechas y horarios de las reuniones.3. Reservación de los salones.4. Montaje de los salones.5. Funcionamiento de sonido y equipo electrónico.6. Disponibilidad de plataforma, andamios, tablones, etc.7. Número aproximado de mesas y sillas.8. Mecanografía de documentos.9. Organización de todos los materiales.10.Reproducción de documentos.11.Grabaciones de discursos.12.Alquiler de materiales.

CHOFERES

CAMARERO

S

SEGURIDADNO UNIFORMADA

AZAFATAS

Cómo vender un evento especialBLOQUE 4

Analiza las técnicas de mercadotecnia aplicadas a la publicidad de un eventoIdentifica las características de un plan de mercadotecniaIdentifica las diversas formas de promocionar un evento por Internet


Técnicas de mercadotecniaPlan de mercadotecniaPromoción de un evento






Responde los siguientes cuestionamientos.

1. ¿Qué entiendes por marketing?

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2. Enumera los medios publicitarios que consideres apropiados para promover un evento de negocios:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ¿En qué redes sociales consideras que puede promoverse una reunión de negocios, y cuál de ellas consideras la más apropiada para ello y por qué?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


89BLOQUE 4 Servicio de banquetes

Toda estrategia promocional comienza con el establecimiento de objetivos, los cuales dependen de la institución de que se trate.

Análisis mercadológicos para la decisión promocional.

Para decidir acertadamente respecto al tipo de estrategias y los medios promocionales que deben utilizarse, es preciso efectuar análisis mercadológicos que permitan contar con un programa económico lo más objetivo posible. Un análisis de mercado se realiza considerando el mercado total y los segmentos hacia los que se encontrarán los esfuerzos promocionales.

Debe considerar los aspectos siguientes:• Mercados geográficos. En este rubro se trata de saber qué regiones dirigirá la actividad

de promoción.• Segmentos específicos. Con este análisis se determina a qué clientes específicos se

destina el esfuerzo promocional. Desde luego, deben considerarse los segmentos prioritarios y los secundarios.

• Volumen de asistentes a congresos y convenciones.• Posición del producto en el mercado.• Variación de la demanda de acuerdo con la estación del año.• Situación del producto en el mercado (oportunidades y problemas; información del

mismo, etc.)• Análisis de participación. En este caso, el objetivo es conocer el grado de penetración

del producto, su evolución y tendencia, como su comparación con productos similares de la competencia.

Secuencia didáctica 1TÉCNICAS DE MARKETING APLICADAS A LOS EVENTOS DE NEGOCIOS

Inicio



Análisis del producto

Se analizan los siguientes factores:1. Localización y ubicación de la sede del evento.2. Servicios que se ofrecen (Restaurante, cafetería, bares, etc.).3. Servicios conexos (Florería, joyería, farmacia, agencia de viajes, etc.).4. Condiciones y aspecto físico.5. Tarifas.

6. Política de ventas.7. Perfil de clientes de congresos y convenciones.8. Comunidad.9. Atractivos de la zona.10. Frecuencia con que se organizan eventos especiales en la zona.11. Transportación dentro y fuera del lugar.12. Planes arquitectónicos.13. Ambiente de los establecimientos.14. Servicios.15. Indicios de variación.16. Seguros.17. Razón social.

Análisis de mercado.

1. Características de los convencionistas.a) Edad.b) Sexo.c) Ingreso.d) Educación.e) Ocupación.

2. Lugar de origen de los convencionistas.a) Nacional.b) Extranjero.c) Región.d) Ciudad.e) Zona metropolitana.f) Zona suburbana.

3. Lugares donde requieren información los convencionalistas.a) Área urbana.b) Área suburbana.c) Área rural.

4. Magnitud del grupo.a) Estancia promedio.b) Gasto promedio por huésped.c) Gasto promedio por convencionista.

5. Días que se realiza la convención.6. Expectativas.7. Qué es lo que influye en la decisión.8. Aplicaciones de uso.

a) Convenciones de asociaciones.b) Convenciones empresariales.c) Convenciones mundiales o nacionales.d) Viajes de incentivo.e) Exposiciones.

9. Actitudes desfavorables.

Desarrollo



ACTIVIDAD 1SD1-B4

Realiza de manera individual un mapa mental de los tres tipos de análisis (mercadológico, de producto y de mercado). Revisa con tu profesor.



Investigación de mercado.

Para que la promoción rinda mejores frutos se deben efectuar investigaciones con el objeto de determinar lo que desea el consumidor potencial y enviar el mensaje promocional.

La investigación de mercado se define como lo siguiente:“Es la reunión, registro y análisis de todos los hechos acerca de los problemas relacionados con la transferencia y venta de bienes y servicios del productor al consumidor”.

La investigación debe dirigirse a:a) Asociacionesb) Empresasc) Clubesd) Escuelase) Grupos religiososf) Exposicionesg) Otros

En todos los casos, los cuestionarios deben contener preguntas dependiendo a quién están dirigidos, según los grupos mencionados anteriormente.

La metodología de la investigación de mercados lleva implícita una serie de acciones como son los que comentamos a continuación: 1. Investigación previa. Se hace análisis de la situación, una investigación informal y la definición del problema.2. Planteamiento y ejecución del estudio. Se plantea la investigación, se hace una preparación de formas, una muestra y recopilación de datos.3. Resultados y recomendaciones. Tabulación, interpretación de resultados, conclusiones y recomendaciones e informes.

Mezcla promocional.

La expresión “mezcla o motivación promocional” se refiere a una serie de actividades destinadas a la difusión de características del producto. La mezcla promocional es un plan creativo general que vincula varios ingredientes correctamente seleccionados, que se coordinan en las actividades siguientes:

*Promoción. Kotler afirma que esta labor “Comprende todos los instrumentos de la combinación del marketing, cuya función principal es la comunicación persuasiva”.

*Publicidad. “Son las actividades comprendidas con objeto de presentar a un grupo un mensaje empresarial, oral o visual con respecto a un producto, servicio o idea, patrocinado y diseminado por medios masivos de difusión”.



*Relaciones públicas. Entre las múltiples definiciones de este concepto escogemos la siguiente: “Son el conjunto de todas las actuaciones realizadas por una institución y por las diversas personas relacionadas con ella, con el objeto de ajustar su trayectoria a la de los otros individuos y empresas con las que se tiene algún contacto importante”.

Las relaciones públicas contribuyen a evaluar las actividades públicas respecto a una institución, de manera que sea posible eliminar todo aquello que contribuye a provocar actitudes desfavorables. Comprende los esfuerzos institucionales por desarrollar relaciones desfavorables con publicistas, empleados, proveedores, entidades gubernamentales y clientes, esfuerzos que tienen como característica principal la utilización de publicidad gratuita o no pagada.

ACTIVIDAD 3SD1-B4

Realiza un escrito en donde redactes que es la mezcla promocional, cuáles son sus herramientas, apóyate en Internet para esta investigación. Revisa el escrito con tu profesor.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



Publicidad no pagada.

Se llama así a las menciones que se hacen en los medios masivos de comunicación como prensa, radio, televisión, cine, etc., para beneficio de un producto o servicio a lo que se puede añadir el “estímulo impresional de la demanda de un producto, servicio o unidad de negocios, haciendo aparecer gacetillas de noticias de significado comercial acerca de los mismos en un medio impreso u obteniendo presentación favorable de ellos, ya sea en radio, televisión, etc., y que no es pagado por el patrocinador”.

La utilización de la estrategia promocional, sí como el público al que va dirigida determina el material de apoyo que ha de utilizarse en la promoción de un grupo, congreso o convención.

ACTIVIDAD 4SD1-B4

Realiza una investigación en donde redactes un escrito describiendo en que consiste la publicidad no pagada, como reforzamiento del escrito anterior. Revisa el escrito con tu profesor._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



CierreCampaña promocional.

La campaña promocional comprende la planeación, integración de control de los elementos creativos mediante la difusión del mensaje a través de diversas medios publicitarios; es necesario a partir de la investigación de un conjunto de datos acerca del producto “grupos y convenciones” de la competencia existente y del consumidor. Así, los objetivos deben ser precisos y se debe atender a las características del producto que nos interesa promocionar, el tamaño del mercado y la competencia que hay en el mismo.

A continuación se establece la estrategia creativa, que debe contener lo siguiente:

a) Proposición al consumidor o promesa básica en que se enuncian las ventajas que ofrece el producto.

b) Plataforma de redacción. Se constituye por una serie de frases publicitarias que incluyen las especificaciones de la promesa básica.

c) Entre dichas frases se escoge la mejor, que constituye en lema o frase principal para usarse en los anuncios.

d) Las demás frases se utilizan como argumentos secundarios de apoyo en los mensajes.

Posteriormente se debe elaborar la estrategia de medios: Se hace un análisis de los medios masivos y directos de difusión, se considera el presupuesto para toda la campaña y se eligen el medio básico y los medios auxiliares.



Un plan de promociones, mercadeo o marketing (plan de marketing) es un documento escrito que detalla las acciones necesarias para alcanzar un objetivo específico de mercado. En este caso, para promover un evento de negocios. Tiene como principal objetivo promocionar un evento de negocios como congresos, convenciones, reuniones, seminarios y viajes de incentivos.

El mercado del turismo de eventos es de gran importancia, debido a que utiliza muchísimos servicios turísticos en los que el gasto suele ser bastante elevado, por ejemplo: hospedaje, restaurantes, transporte, etc.

La clientelaLa clientela son los consumidores que compran nuestros productos o contratan nuestros servicios. Tendremos éxito mientras más personas de nuestro segmento (reunión de negocios) nos compren, paguen y prefieran nuestros productos o servicios. Recuerda que consumidores son todos aquéllos que tienen la posibilidad de comprar un producto o servicio; pero los clientes son quienes efectivamente lo hacen.

Tipos de clientesEs necesario determinar exactamente quienes son nuestros clientes. Éstos pueden ser de varios tipos y para cada uno es necesario diseñar una estrategia de ventas diferente. Básicamente existen dos tipos de clientes: las personas y las instituciones (incluyen empresas agropecuarias, comerciantes y gobierno).

Para cada tipo de cliente la estrategia de ventas será completamente diferente. En el caso de las personas, por ejemplo, la publicidad puede ser masiva; en cambio para las instituciones, es una publicidad personalizada y reflexiva. Es decir, el tratamiento para cada tipo de cliente debe ser diferente.

Si se pudiera precisar con detalle qué personas y porqué razones estarían interesadas en el producto o servicio, se podría diseñar exactamente una estrategia de venta. Pero son escasos los productos que tienen un solo tipo de cliente.

Es recomendable hacer una lista de todas aquellas "clases" de personas e instituciones que pudieran estar interesadas en comprar su producto. Luego priorizar y empezar a atenderlos.

Una estrategia de ventas debe tener en cuenta los factores que influyen en la realización de las mismas. Aunque es común creer que es el comprador "o consumidor final" quien toma la decisión de comprar un producto, no siempre es así. Muchas veces son otras personas (o agentes) quienes deciden que producto comprará finalmente el consumidor.Uno de ellos es el llamado agente "influyente". Por ejemplo, en el caso de las medicinas el médico determina los medicamentos que sus pacientes han de consumir. Igualmente, en lugares de comida rápida se consumen las bebidas que sus administradores han

Secuencia didáctica 2PLAN DE MARKETING

Inicio



elegido para acompañar tales comidas. También se puede decir que muchos dulces y golosinas no son elegidos por sus consumidores directos, los niños, si no por los agentes influyentes, en este caso generalmente sus padres. Y qué se puede decir de los libros y útiles que usan los niños para su estudio; son sus profesores quienes eligen por ello los útiles escolares. También en el caso de un congreso dirigido a ejecutivos industriales, puede darse el caso que no sean éstos quienes compren el servicio, sino el dueño de la empresa. No tener en cuenta este detalle, puede derrumbar negocios de cuantía importante y aparentemente planificados con bastante anticipación.

Un vendedor profesional no se conforma con obtener un nuevo cliente ni con mantener su cartera de clientes. Busca hacer suyo uno nuevo y de calidad superior, y busca mejorar la relación con sus actuales clientes.

ACTIVIDAD 5SD2-B4

Realiza una investigación en Internet en donde respondas qué es un plan de marketing, en qué consiste y cómo se lleva a cabo. Revisa con tu profesor.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



Promoción.

La promoción puede ser realizada a través de tres formas tradicionales, las cuales son:Publicidad: definida como cualquier forma pagada de presentación no personal y promoción de servicios a través de un individuo u organización determinados.Venta personal: definida como la presentación personal de los servicios en una conversación con uno o más futuros compradores con el propósito de hacer ventas.Relaciones Públicas: son un conjunto de acciones de comunicación que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos.

Medios publicitarios

Entre los medios o canales que utiliza la publicidad para anunciar eventos de negocios tenemos:

Medios Convencionales:• Anuncios en televisión: Publicidad realizada a través de cadenas de televisión: a

través de spots, patrocinios, micro espacios temáticos. Es un medio caro y de gran impacto; sólo utilizable para productos o servicios de amplio consumo. Se han introducido nuevas fórmulas como el patrocinio de programas o recomendación de presentadores.

• Anuncios en radio: Desplazada en relevancia por la televisión, mantiene un público que por necesidades concretas o preferencias subjetivas escuchan el medio fielmente.

• Anuncios en prensa: Medio muy segmentado por su naturaleza; existen revistas de niños, jóvenes, mujeres, profesionales, etc. Se trata de un medio leído por personas que gustan de información, por lo que la publicidad puede ser más extensa y precisa.

• Publicidad por emplazamiento: Es la presentación de marcas y productos de manera discreta en programas de T.V. o series, noticieros y similares; consiste en la inserción de un producto o marca dentro de la narrativa del programa (mostrado, citado o utilizado por los actores).

• Anuncios en exteriores: Marquesinas, transporte público, letreros luminosos. Debe ser muy directa e impactante, «un grito en la calle».

• Anuncios cerrados: Anuncios desarrollados para exhibirlos en medios específicos, tales como videojuegos o películas.• Anuncios en punto de venta: Se realiza por medio de visualizadores, muebles expositores, carteles o póster, etc., que se sitúan en el lugar en el que se realizará la venta. Es un refuerzo muy importante, pues es allí donde se decide la compra. Generalmente, se utilizan como complemento de campañas publicitarias.

Desarrollo



ACTIVIDAD 6SD2-B4

Elabora un mapa mental de los medios convencionales que nos sirven para publicitar algo. Revisa con tu profesor.



InternetDefinitivamente los sitios Webs en Internet son un negocio contradictorio. Por un lado, hay inmensas oportunidades y por el otro una intensa competencia. Muchos fracasan, otros malamente sobreviven y muy pocos consiguen éxitos espectaculares. La promoción exitosa de un Sitio Web es una cuestión de esfuerzo continuado, lo que implica duro trabajo buen conocimiento y mucha experiencia; así como herramientas efectivas y muchos contactos en la comunidad online.

Anuncios pull:Son los típicos banners que nos encontramos en la mayoría de webs. Se caracterizan por la sobriedad, aunque sus creadores intentan incrementar su grado de vistosidad, ya que deben de llamar la atención del usuario, y además, explicar mediante un eslogan su propósito.

Web:Otra forma de publicidad es la de remitir a los usuarios de Internet a que naveguen por una página perteneciente a una firma comercial. Lo que se intenta es ofrecer una serie de entretenimientos, suficientemente atractivos como para que los internautas entren en la web, y mostrar información sobre sus productos. De esta forma, se pretende atraer a los usuarios con aplicaciones superfluas, llámense salvapantallas o concursos, y conseguir presentar productos a posibles clientes. Más adelante se estudiaran específicamente.

Anuncios push:Este tipo de propaganda llega al usuario mediante una suscripción que éste ha realizado de forma gratuita, con alguno de los programas que lo permiten. Un usuario se suscribe indicando sus puntos de interés, de los disponibles dentro del servicio. Al recibir la información deseada se insertan un conjunto de anuncios, según han acordado el anunciante y la empresa distribuidora tipo push. Los intereses de las empresas anunciantes se centran en el número y en el tipo de personas que ven el anuncio. Por eso el objetivo de las empresas es poder segmentar el público, tema más fácil de tratar en la Red que en otros medios muy populares (en el sentido de generales), como en el caso de la televisión.

Cierre



Los correos electrónicos (e-mail):Internet está predestinado a ser el medio de comunicación más popular en todo el mundo, y como tal también adquirirá en el sector publicitario un peso específico importantísimo, lo cual incidirá notablemente en la mejora de la Red y de sus Webs.

ACTIVIDAD 7SD2-B4

Elabora un cuadro conceptual de los medios publicitarios de la lectura anterior. Pasa a revisar con tu profesor.



Las redes sociales.

Las Redes Sociales son el principal canal que se utiliza en la actualidad para promocionar cualquier tipo de evento. Desde un congreso de cirujanos en un hotel, hasta la fiesta de la espuma en la discoteca de un pequeño pueblo.

Son inmediatas, accesibles y tienen una gran capacidad de segmentación, por eso vamos a explicar algunos útiles consejos relacionados con Social Media para que el evento que se organice sea un auténtico éxito.

En primer lugar, si se trata de un evento de cierta magnitud, que se repite periódicamente, lo aconsejable es poner en marcha un Web site (colección de páginas web relacionadas). Si no es posible ni conveniente hacerlo, o si el evento no da para tanto, lo mejor es hacer un Grupo de Facebook o una Fan page. Lo mejor de cualquiera de las opciones es que tendremos toda la información en un sólo sitio y, lo más importante, el evento será accesible a través de los motores de búsqueda.

Recomendable también es la opción de crear un evento de Facebook que ayudará a generar boca a boca, y a que el evento sea difundido entre tus amigos. Podemos poner un ejemplo para entender mejor la compatibilidad entre Fan page, Grupo y evento dentro del propio

Facebook. Si gestionamos la reunión nocturna de una discoteca debemos crear un Fan Page o un Grupo con el nombre de esta (El Grupo nos permite además, mandar mensajes personales a los miembros). Por otro lado, debemos crear un evento con cada fecha concreta, incluyendo sus invitados y características especiales. Glosario:Otra de las herramientas más interesantes en Social Media para la promoción de eventos, es Twitter. Primer paso, crear un hashtag con el nombre del evento para que la gente pueda monitorizarlo y agrupar el hilo de tweets que se refieran a él. Si consigues un grupo de seguidores relevantes, es muy posible que éstos hagan retweet sobre tus mensajes y te ayuden a promocionarlo.Hay una tendencia a usar palabras precedidas de una # para hablar de determinados temas. Es lo que se conoce como “hashtags” y tienen el objetivo de agrupar tweets que hablen de un mismo tema y facilitar la búsqueda de información. Por ejemplo si haces un comentario sobre Convención de Médicos Cirujanos puedes añadir #ConvencióndeMédicosCirujanos para que tu tweet se identifique mejor.

Algunas herramientas de Twitter te permiten tomar una foto y subirla directamente. De esta manera, cualquiera que te siga verá tu tweet y el enlace que lo llevará a la foto. Toma fotos durante el evento y súbelas en tiempo real, es la mejor manera de mostrarles a quienes no fueron de lo que se están perdiendo.

Secuencia didáctica 3PROMOVER EL EVENTO A TRAVÉS DE INTERNET

Inicio



Debemos dejar claro que la red es una herramienta más a utilizar dentro del plan de marketing y no la estrategia en sí.

La mejor forma de utilizar las redes sociales e Internet, variará en cada evento dependiendo de los objetivos que queramos obtener.

Cuando compartimos información sobre un evento determinado en nuestra red de contactos, grupos, etc. es dirigido con mucho más peso que con cualquier medio de comunicación tradicional. Es un medio perfecto para generar “ruido”, hacer que la gente hable de nuestro evento; pero puede, al mismo tiempo generar obstáculos.

Estudiaremos en forma más específica las redes sociales como estrategia de marketing en la promoción de eventos.

Twitter

Es una red social que permite mandar mensajes de texto de bajo tamaño con un máximo de 140 caracteres, llamados tweets, que se muestran en la página principal del usuario. Los usuarios pueden suscribirse a los tweets de otros usuarios – a esto se le llama "seguir" y a los suscriptores se les llaman "seguidores" o tweeps. Para empezar, hay que tener en cuenta que algunas tácticas de Twitter no sirven para ciertos acontecimientos. Además, no es lo mismo tener una cuenta con anterioridad que partir de cero. Una táctica muy buena que no requiere usar tu cuenta personal es crear una con el nombre de tu evento o de tu empresa. Y es que una de las características más interesantes de Twitter es que es bastante tolerante con las compañías y marcas que quieren tener su propia voz en esta red social. Es muy frecuente el caso de los medios de comunicación que informan de sus últimas novedades en la web, consiguiendo así más visitas. Por ejemplo la revista Muy Interesante.

Otro tipo de negocios que se benefician mucho de esta plataforma son los lugares que organizan sesiones de música o conciertos. Se debe ser imaginativo y buscar frases atractivas que llamen la atención de tus posibles clientes. Asegúrate también de que la información que das sea de valor, ya que a nadie le gusta la estrategia del “yo, yo, yo…”.

En realidad, no es el “quién” lo que importa, sino el “qué”, el contenido del mensaje, la oferta que estás realizando. Para ello, el primer paso es ganar la atención de tus clientes potenciales siguiéndoles tú a ellos primero. Cada vez que sigas a alguien, envíale un correo privado saludando y dando a conocer tu negocio, o el próximo evento que organices.

A partir de aquí, puedes aumentar fácilmente la visibilidad de tu evento entre tus contactos, posteando (enviando, publicando) continuamente actualizaciones con datos de interés sobre la localización, artistas invitados, curiosidades, etc. y enlazándote con otros temas de Twitter que estén relacionados con tu evento o reunión.

Una herramienta muy útil para esto es Twitter Search o también Tweetscan, que son aplicaciones que te ayudan a encontrar a otras personas que están hablando de temas relacionados con tu espectáculo. Si por ejemplo, anuncias una convención de artes plásticas, encontrarás usuarios que hablen de este tema o evento.

Por otra parte, debes solicitar a tus contactos sí podrían re-twittear tu evento o publicar

Desarrollo



su confirmación de asistencia. Y es que un componente esencial de las redes sociales es contar con el “boca a boca” virtual de tus contactos. Si varios de tus amigos dedican uno o dos días –los previos a tu evento- a dar el “sí quiero” a tu fiesta o concierto o reunión a través de sus cuentas, crearán una sensación de urgencia sobre el mismo muy efectiva, que llevará a muchos a quedarse con el tema en la cabeza.

Para terminar, puedes valerte de las numerosas herramientas que pone a nuestra disposición Internet. En este caso puede venir muy bien la llamada TweetMyEvents. Su uso es muy sencillo, solo hay que registrarse en la web con la cuenta usuario de Twitter, añadir tu evento y, compartirlo. Si te resulta difícil, puedes consultar de The Social Media Guide, donde te explican paso a paso (en inglés) cómo usarlo.

Twitter puede ser el arma secreta para hacer tu acontecimiento más exitoso. Es decir, cuando tu evento haya terminado, la gente hablará del mismo, y si los comentarios son positivos, eso puede suponerte una auténtica bomba de popularidad. No olvides mantener el tema abierto posteando novedades sobre el siguiente; pide opiniones, sugerencias para el próximo y comparte tus propias ideas así construirás un grupo de incondicionales que estarán siempre esperando novedades en tus tweets.

Un ‘tuiteador profesional’ es la persona a la que se le paga por twittear. Las características principales de este profesional no son muy diferentes a las de los redactores de la era pre-Internet: brevedad, impacto, rapidez, y sobre todo habilidad para escribir frases atractivas y motivadoras.

Esta persona puede trabajar ‘en vivo y en directo’ desde un evento o conferencia para amplificar la difusión de éstos, escuchando a los ponentes y de forma simultánea extraer el mejor contenido, redactarlo de forma atractiva (en menos de 140 caracteres desde luego) y difundiéndolo a medida que el evento se desarrolla para lograr conectar con otros tuiteadores interesados en el tema. Adicionalmente, este profesional puede trabajar creando tweets a nombre de terceros: llámense marcas, cuentas corporativas, organizaciones no gubernamentales o celebridades. Cualquiera puede mandar tweets, pero pocos pueden crearlos de forma realmente efectiva y precisa, siguiendo las reglas de imagen de la marca para asegurar consistencia en los mensajes e incluso, cumpliendo con requerimientos legales.

ACTIVIDAD 8SD3-B4

Elabora un escrito en donde identifiques y redactes los pasos a seguir para promocionar un evento en Twitter. Revisa con tu profesor y comparte con la clase.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



Facebook

Facebook es un sitio web formado por muchas redes sociales relacionadas con una escuela, universidad, trabajo, región, etc. La gente lo utiliza para mantenerse al día con sus amigos o compañeros compartiendo fotos, enlaces, vídeos, etc. Cualquier persona puede hacerse miembro, lo único que necesitas es una dirección de correo electrónico.

La aplicación de Eventos en Facebook es una de las herramientas más poderosas de esa plataforma. Hay muchas personas que no están usando todo el potencial de esta aplicación o la están usando de una forma que no necesariamente genera la mejor impresión hacia ellos. Hay varias características a considerar, y muchas veces no está claro que debemos hacer.

Proceso de diez pasos para promover un evento en Facebook:1. Primero escoge a los amigos correctos. Asegúrate que las personas que agregas

a tu red de amigos en Facebook coinciden con el criterio de cliente ideal, afiliado ideal, aliado estratégico ideal.

2. Tiempo prudente entre cada evento. Se sugiere máximo un evento por semana, tal vez cada 15 días o inclusive, una vez por mes (así no abusas de esta herramienta).

3. Escoge un título atractivo. Es uno de los componentes claves, porque es prácticamente lo único que ven las personas cuando los invitas, y tu evento se puede perder entre tanta notificación.

4. Sube una foto atractiva y relevante. Atractiva no significa bonita. Eso sólo quiere decir que capture la atención, que sea amigable y cálida. Normalmente el rostro de una persona es mejor que logos/imágenes/gráficos. Además, debes incluir una foto porque si no tu Evento tendrá ese desagradable signo de interrogación, y ¿quién podría querer asistir a algo así?

5. Agrega contenido a la página del evento. Esto también es clave, de otra forma la página de tu evento lucirá aburrida, sin vida, como una tienda que aún no está abierta. Entonces, antes de invitar a las personas, primero sube algunas fotos, un video si tienes, publica un enlace o dos y escribe en el muro de tu evento, recuerda que cuando las personas participen, aparecerá en la actividad reciente de su propio muro.

6. Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones. Para eventos virtuales, por ejemplo tele seminarios, no hay problema porque todos pueden asistir, recuerda no hacer más de uno o dos por mes. Para eventos locales, obviamente tendrás que ser selectivo. Las excepciones pueden ser familiares cercanos o tal vez alguien que te haya pedido no ser invitado.

7. Incluye un mensaje personal en la invitación. Esto es tan importante como en las solicitudes de amigos. Muchas personas tienen activadas las notificaciones de Facebook vía email, y recibirán uno con el título de tu evento, fecha, hora y tu mensaje personal; se recomienda incluir la zona horaria en ese mensaje.

8. Crea una URL corta y fácil de recordar. Enlaza a la página de tu evento o a la página de registro. En Twitter obviamente envía tweets acerca de tu evento con la URL acortada. Incluye el enlace periódicamente en tus actualizaciones de estado en Facebook. Crea una página web e incluye botones-enlaces para compartir en Facebook y Twitter.



9. Envía mensajes a los invitados… con cautela. Ten cuidado aquí; muchas veces los Grupos y Eventos son simplemente SPAM. Obviamente puedes recordarle a las personas que se tienen que registrar. Muchas veces confirman su asistencia en Facebook y no se dan cuenta que tienen que ir a la página web del evento para registrarse. Eso hazlo con un mensaje corto y claro.

10. Continúa generando “Momentum”. Comenta periódicamente en el Muro de tu Evento. Cuando las personas confirmen su asistencia y comenten en el Muro, ve y comenta en el Muro de ellos para agradecerles personalmente. Comenta en cada foto, video o enlace que se agregue. Cada una de esas actividades aparece en la actividad reciente de tu propio muro, y en las noticias de tus amigos.

ACTIVIDAD 9SD3-B4

Elabora un cuadro explicativo de los pasos para promover un evento en Facebook. Revisa la actividad con tu profesor.



Redes profesionales

Una red es un tipo de servicio de red social que se enfoca en la interacción y relacionamiento de naturaleza comercial y profesional, en lugar de las relaciones personales. Ejemplos destacados son LinkendIn, Viadeo, Xing y Johume.

VIADEO es una red profesional con más de 35 millones de usuarios en todo el mundo (datos de 2010), y una membresía que ha venido creciendo a razón de más de un millón por mes desde 2009. Los usuarios incluyen propietarios de negocios, empresarios y gerentes de una gran variedad de empresas. El sitio está disponible en inglés, francés, alemán, italiano, portugués y español.

XING es una red social de ámbito profesional. Su principal utilidad es la de gestionar contactos y establecer nuevas conexiones entre profesionales de cualquier sector. Otra de sus funciones principales es la opción de visualizar la red de contactos; por ejemplo, un usuario puede ver cuántos intermediarios están conectados con otros. Ofrece numerosas opciones para contactar, buscar personas por nombre, ciudad, sector, empresa, áreas de interés, etc., e incluye grupos temáticos y foros para plantear cuestiones e intercambiar información u opiniones sobre temas específicos. También cuenta con ofertas de empleo, páginas de empresa y una sección para ver y publicar eventos.

JOHUME es una red profesional diseñada para ofrecer a los usuarios una separación entre el trabajo y la interacción social en línea. Los usuarios pueden crear redes en torno a universidades, industrias o títulos de trabajo (por ejemplo software de red de ingeniero) para compartir información sobre lo que podría o no estar trabajando en una industria y para obtener sugerencias sobre cómo las cosas podrían mejorar. Cuanto mayor sea la calificación general, más atractivo un usuario aparece para los empresarios y miembros de la red.

En México la red profesional más exitosa en promoción de eventos es:LINKEDIN es un sitio web orientado a negocios, fue fundado en diciembre de 2002 y lanzado en mayo de 2003 (comparable a un servicio de red social), principalmente para red profesional.

Las redes profesionales como Linkedin te permiten llegar a un público muy bien segmentado, con menor costo en esfuerzo/dinero que las generalistas como Facebook o Twitter.

Esta red cuenta con 65 millones de usuarios en el mundo (15 millones en Europa) y su potencial es demasiado interesante como para ignorarlo, especialmente por parte de las empresas que se dirigen a otras. Hay que partir de una premisa: los usuarios entran a Linkedin para compartir información, debatir, y hacer contactos profesionales. Si no aceptas las reglas del juego, rápidamente te etiquetarán como un Spammer y no podrás sacarle a la red todo el partido que le puedes sacar.



Alternativas:1. Crear una red de contactos interesante. Es decir, rodearte de aquéllos que te

interesan, pero fomentando relaciones personales y de confianza.2. Crear grupos. En Linkedin funciona muy bien el Networking (red de contactos).

Si te consideras un experto en tu campo de trabajo (en este caso organizador de eventos) es recomendable que abras un grupo en torno a él; al hacerlo, ya estas segmentando a tu clientela. El primer objetivo es alcanzar un buen número de usuarios a través de tus propios contactos y los de tu círculo de trabajo (sino, siempre te quedará usar el buscador y realizar invitaciones personales). El siguiente paso es el de generar contenido de calidad y fomentar las relaciones entre la micro-comunidad en la que se debe convertir tu grupo.

3. Participar en debates y grupos externos. Siempre vinculados a nuestra empresa, sector o actividad. Ganarse la confianza de otros debatiendo con ellos de forma desinteresada, puede generar, interesantes contactos de negocios. Las personas, aunque representen a empresas o instituciones, casi siempre terminan por recurrir a las personas que conocen cuando tienen que contratar a alguien, o adquirir algún producto.

4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). A través de contactos personales. Este paso se da cuando te hayas posicionado como un experto en la materia y te hayas ganado la confianza de tu contacto.

5. Estrategias de SEO. Las páginas de Linkedin tienen un excelente ranking en Google. Si tu perfil es público, no tienes más que googlear tu nombre y verás como aparece entre las 3 o 4 primeras posiciones. No funcionará exactamente igual con los grupos de debate, pero si creas un grupo que incluya palabras clave en su nombre y alcanzas cierta tracción, traducida en número de usuarios e interacciones, Google empezará a darte visibilidad.

Newsletter

Para empezar, ¿qué es una “newsletter”?. La palabra es de origen inglés, y alude a una pequeña publicación periódica especializada en algún tema en particular cuya aparición suele tener varias frecuencias, desde semanal a semestral.

Las empresas las usan hoy con diversos propósitos:1. Para mejorar la información interna de todos sus empleados.2. Para vender ideas y causas.3. Para informar a socios y probables clientes.

Para recibir uno de estos boletines de noticias, hay que haber realizado previamente una suscripción desde la página web de la empresa o asociación que quieres que te informe de sus actividades. Una vez hecho, se reciben puntualmente en tu bandeja de entrada todos los boletines que dicha empresa publique con sus últimas novedades.

Si por el contrario, tú eres el que quiere poner en marcha una newsletter para informar de tus eventos, debes tener en cuenta que el truco está, básicamente, en hacerte de una larga lista de suscriptores, y esto se consigue captando “amiguitos” gracias a redes como Facebook. Lo que te va a dar esta herramienta no es llegar a más gente, sino tener bien informada a esa que ya te conoce y ha decidido seguirte.



Para que el mensaje que les hagas llegar sea eficaz, se deben seguir estos consejos:• No se envía la newsletter a personas sin que previamente hayan aceptado recibirla.• Ser creativo con el título de tu newsletter. Hay formas de llamar la atención con juegos de palabras: por

ejemplo: “10 tips para aumentar su productividad”, “cupón de descuento de 100 pesos”, “Juego concurso gratuito”, etc.

• No llenarse de publicidad, o espantará a los suscriptores. En formato de texto, la newsletter se asemeja a un email clásico. En formato html, las newsletter atraen más la mirada, contienen imágenes, enlaces, texto con formato (color, negrita, cursiva, etc.).

• Escribe en tercera persona, es mucho más profesional, pero utiliza un tono informal, cercano y familiar.• Impacta con la primera impresión. Nadie compraría un periódico que fuera sólo textos planos sin fotos

y sin titulares. Encabeza la newsletter con tu mejor noticia, no temas utilizar fotos y titulares. Eso sí, no abuses de los colores, llaman la atención pero cansan más a la hora de leer.

• Si los tienes, deja que tus colaboradores participen en la redacción, ya que dará un toque más fresco a los contenidos al no estar enteramente redactados por la misma persona.

• Fíjate en otras compañías de tu ramo para tomar ideas.

Con estos sencillos consejos la newsletter quedará mucho más vistosa y los suscriptores disfrutarán con su lectura. Es muy fácil, cuesta poco tiempo y se trata de la forma más eficaz para que tus seguidores sepan que son importantes para ti y tu negocio.

Estrategias de marketing para eventos de último minuto.

Dejando aparte la tradicional promoción a través de Facebook y Twitter y otras redes sociales, a continuación se examinarán una serie de consejos para organizadores rezagados.

a. Si tienes Facebook o Twitter personal, cambia tu foto de perfil por una del cartel del evento en cuestión. Te podrás imaginar que aparecerá de golpe en todos los sitios donde hayas intervenido.

b. No te limites a enfocar la promoción de tu evento en sitios webs de terceros (redes sociales por ejemplo). Aprovecha tu propio espacio y pon un banner bien grande en la cabecera de tu página web, blog, etc. También puedes incluir una noticia a toda página.

c. Busca patrocinadores que te ayuden a difundir tu evento. Convénceles de que ellos también salen beneficiados con la promoción del evento –no costará mucho- y anímales a que lo difundan en sus redes sociales.d. Hay páginas web específicas que anuncian solamente eventos de última hora. Mándales el tuyo.e. Da premios por retwittear el evento, como por ejemplo un “Retwittea para ganar una entrada”, es decir, un sencillo concurso para que quien más veces lo retwittee gane una entrada, un lote de premios… cualquier cosa que sirva de aliciente.f. Si tienes algún invitado especial en tu fiesta/concierto/lo que sea, pídele que te ayude a realizar un video para colgar en YouTube. Nada complicado, simplemente unas palabras animando a la gente a acudir en masa.

Cierre

110

Capacitación para el Trabajo: Desarrollo Microempresarial

Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora

ACTIVIDAD 10SD3-B4

Integrado en equipo de 3 elementos elabora un Newsletter para publicitar el evento que te indique tu profesor. Utiliza un material didáctico como cartulina o papel bond, presenta a la clase.

g. Prueba con un nuevo eslogan. Si has estado usando la misma frase para vender tu evento, intenta darle una vuelta, anunciarlo con otras palabras, para que no parezca lo mismo de siempre y así los internautas se fijen más.

h. Si no has contratado ninguna empresa para vender tickets, imprimir carteles, etc., ve a lo práctico y rápido. Las impresiones te costarán tiempo y dinero, así que limítate a la promoción en la red. En cuanto a lo segundo, cuenta con empresas con fuerte presencia en la red. No tendrás que encargar los talonarios de entradas porque los propios invitados podrán comprarlas e imprimirlas en casa, así que es tiempo y dinero que te ahorras. Y sobre todo, que no cunda el pánico. La mayoría de eventos registran la mayor venta de entradas los días o incluso las horas antes de su comienzo. No obstante, si ves que se acerca la hora X y no hay movimiento, pon en práctica alguno de nuestros consejos y seguro que el resultado final es positivo.

Post eventoBLOQUE 5

Reconoce la fase del post evento como un criterio de evaluación del mismo.Identifica los instrumentos de evaluación de un evento.Reconoce la aplicación de encuestas.


Fase de post eventoEvaluación de un eventoEncuestas





Secuencia didáctica 1FASE DEL POST EVENTO

Inicio

Realiza un cartel donde muestres las etapas de un evento, ya sea en una cartulina o papel bond. Presenta un breve texto de tu trabajo a tu profesor.

ACTIVIDAD 1SD1-B5

Fases:

1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento.• Conclusiones• Elaboración de la memoria.• Información de tipo académica y administrativa.

Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades las cuales integrarán la Memoria del Evento donde se detallarán aspectos como: la historia, resumen, programa, ponencias y conclusiones, en el caso de haberlas. Dicha información deberá entregarse en forma ordenada para facilitar futuras consultas.

En esta etapa se toman en cuenta dos puntos importantes:• Analizar los resultados de la exposición (evaluación del evento).• Hacer seguimiento de sus clientes actuales y potenciales a través de e-mail, correo

directo o visitas personales (agradecimiento).• Cumplimiento de compromisos.• La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.• Realizar el informe final del evento con recomendaciones para futuros eventos.

El seguimiento post-evento es clave por varias razones: Primero: Las empresas están interesadas en conocer el rendimiento del evento.Segundo: Porque generalmente es un momento idóneo para el aprendizaje y la comunicación (cuando el evento y el entusiasmo logrado aún están presentes en la mente de los asistentes).Y finalmente, porque aún quedan muchas cosas por hacer y muchos temas por “cerrar”.

Desarrollo



2. Agradecimientos.Se deberán enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, patrocinadores, ponentes, etc.). Es de preferencia que las cartas de los participantes estén escritas a mano.La carta de agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del informe al final del evento.Y, si el presupuesto y tiempo lo permiten, también puede resultar muy beneficioso realizar una reunión post-evento o sesión de networking, que puede ser la puerta a grandes proyectos futuros.

3.- Evaluación.Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se cumplió pidiendo la opinión de los participantes, expositores o ponentes, y del Comité Organizador. La evaluación consiste en una comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.

El momento ideal para realizar la evaluación y el análisis, es durante la siguiente semana del evento. La recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderadas en el presupuesto, resultado de encuesta, entrevista con proveedores, entre otros, nos darán la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.

Siempre hay detalles de última hora que escapan a cualquier presupuesto o planificación. Gastos adicionales, papeleo, taxis, equipo extra; es común tenerlos al final de las cuentas. Incluirlos en el informe es vital, no solo denota profesionalismo y seriedad, sino que además aportará una visión más global y certera del evento desde el punto de vista financiero y administrativo. Sin duda surgirán aspectos que mejorarán para futuros eventos. Esta es una de las prácticas y vías más fáciles, rápidas y efectivas de mejoras los métodos organizativos.

4.- Cumplimiento de los compromisos adquiridos.Es muy importante que el comité organizador cumpla con los convenios y acuerdos que se realizaron a favor del éxito del evento. Es así que se forma la credibilidad y responsabilidad del grupo organizador. Dentro de esto se analiza si hubo cancelación de obligaciones con algunos proveedores, el pago a los recursos humanos contratados que trabajaron durante el evento, y la devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo. La realización de un informe final que cubra los datos cualitativos y cuantitativos acerca de distintos sectores del evento va a permitir analizar si los objetivos preestablecidos se cumplieron o no, o cuán lejos estuvo de alcanzarlos.



5. “Vender” el trabajo al cliente.Si el evento fue un éxito, una buena opción es vendérselo al cliente recordándole lo bien que salió, cómo se logró cumplir los objetivos con los presupuestos y lo bien que se lo pasaron los asistentes destacando unos cuantos momentos destacables que se dieron durante el evento. Si es posible, se pueden mandar fotos e incluso vídeos.

6. Memoria y cuentas.Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el Comité Organizador, es decir, un informe general del evento. Toda la información y datos son relevantes, y tomar buena nota de ellos es clave para demostrar el éxito obtenido.

Durante la semana posterior el resumen final se publica en el blog o la web del evento, que incluye material audiovisual y algunos datos específicos como cantidad de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores, etc. Incluir material audiovisual hará el informe más liviano y llamativo.

Este informe puede servir como base inicial para compartir con los patrocinadores, se cuida y enaltece la imagen de la organización del evento y se genera un valor agregado para con el patrocinador. Es sin embargo muy importante adaptarlo y personalizarlo de acuerdo a cada empresa, por lo que se debe distinguir y personalizar la información a los distintos destinatarios. Los testimoniales de los asistentes son una excelente forma de complementar la densidad de las cifras, ya que te permiten personalizar tanto las estadísticas como el cumplimiento de los objetivos.

Es necesario que el contenido del material vaya acorde a quien está dirigido y enviar un resumen general para todos, ya que con cada uno de los receptores se deberá hacer un hincapié en distintos aspectos, de acuerdo a su participación en el evento.

Dejar una carpeta institucional en la empresa puede dar una imagen muy positiva, y si el patrocinador quedó conforme con el evento, esta acción puede ayudar a cerrar acuerdos de participación en futuras actividades.

Otros datos que no deben olvidarse en el post evento son:

Ordenar el lugar: Una vez que el evento termine debemos dejar el sitio en condiciones. Limpiar, quitar stands, banners, desmantelar el lugar donde se realizó el coffee break, etc. Muchas veces el tema de la limpieza se acuerda antes con los dueños del espacio, si tu presupuesto te lo permite, puedes dejar que ellos se encarguen de todo.No está de más hacer una lista sobre las cosas que trajiste para no olvidar nada.

Chequear participantes y ausentes: Analiza cuanta gente se inscribió al evento y cuántos fueron los ausentes. Se dice que para que un evento resulte exitoso debe concurrir más de la mitad de las personas que se anotaron.

Medir resultados: Averiguar cuanta gente llegó a tu evento por medios como Facebook, Twitter, email, entre otras redes. También averiguar el ROI (Retorno de inversión) de tu evento.

Redes sociales: Se pueden usar las redes sociales para colgar fotos, vídeos y hacer un seguimiento de lo que se publica online y offline.



A través de la evaluación, el equipo puede reconocer sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más y más exitosos cada año. A continuación enumeraremos una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluación:

1. ¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?2. ¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?3. Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no?4. Pedir a los participantes información acerca del resultado del evento. Averiguar la

opinión de los participantes acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta.

Para tener la certeza de que el programa ha dado resultados según lo previsto será necesario hacer una evaluación determinando correctamente los parámetros y demás criterios que prevalecerán para estimar los porcentajes en cuanto al rendimiento de lo planeado.

Cuando se considere el presupuesto establecido, habrá que verificar si se cumplieron las metas previstas y la desviación que hubo en cuanto a tiempo, dinero y esfuerzo: este procedimiento e hace con base en los controles parciales que se efectuaron durante el evento, y en la comparación entre los distintos grupos manejados durante el evento, y en la comparación entre los distintos grupos manejados durante un cierto periodo.

Elabora una encuesta para evaluar el evento que te indique el asesor, puedes apoyarte en los sitios ofrezcan información sobre aplicación de encuestas de satisfacción.

ACTIVIDAD 2SD1-B5

Secuencia didáctica 2LA EVALUACIÓN DEL EVENTO

Inicio



La evaluación mediante los controles parciales reduce la labor de la evaluación final; por ello, a manera de guía, se anexa una lista de las principales evaluaciones requeridas.

Se les debe pedir a los asistentes su opinión sobre los aspectos más relevantes del evento:• La calidad de los ponentes y de sus conferencias: nivel de conocimientos sobre el tema, interés

del mismo, capacidad comunicativa, respeto del tiempo, trato con el público, etc.• La adecuación de las salas: su tamaño, comodidad de los asientos, espacio disponible, temperatura,

iluminación, posición y tamaño de la pantalla, forma del escenario, calidad de los equipos de proyección y audio, etc.

• Facilidades para los asistentes: enchufes, WiFi, ordenadores con conexión a Internet, bebidas, refrigerios, aparcamiento, atención de la organización, excursiones, alojamiento, etc.

• Cuestiones organizativas: publicidad del evento en diversos medios, facilidad de registro, información al asistente durante todo el proceso incluido el día del evento, cumplimiento de horarios, resolución de incidentes y fallos, etc.

Evaluación estándar.

Una evaluación estándar se distingue por cubrir los siguientes aspectos:

Registros. Se hace una comparación con los registros del último año a los que los años anteriores. Siempre deben anotarse el total de registros pagados; las llegadas y salidas; número de pagos anticipados; fecha de pagos anticipados; fecha de registros; número de cónyuges asistentes; número de cuartos usados por tipo; número de no-shows; volumen de servicio por cuarto usado; otros beneficios financieros para el hotel y la ciudad; y número de suites de cortesía.

Evento con boleto pagado. Se anota la concurrencia; número de pagos anticipados; fecha de pagos anticipados; y fecha de registro.

Costos. Aquí deben de ir sobre lo presupuestado; presupuesto bajo; y el presupuesto previsto.

Algunos puntos a tomar en cuenta para la evaluación son los siguientes:• Conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité organizador y de la organización en general, y

detectar las debilidades que se deben corregir.• Identificar en forma específica aquellas áreas de la organización que presentan niveles críticos y que

seguramente están afectando directamente la consecución de los objetivos generales marcados por el comité organizador.

• Proyectar una revisión general de todas las actividades y sus interrelaciones, lo que permite definir las áreas críticas que afectan el desarrollo exitoso de los eventos.

¿Cómo evaluar un evento y una exposición?1. Contar con una metodología para hacer la evaluación integral de cualquier evento, es un elemento de gran

utilidad para los organizadores, ya que permite evaluar de manera integral y con un criterio sistemático a los integrantes, las actividades y los procesos de organización.

2. Conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité organizador.3. Detectar las oportunidades y preparar un plan estratégico para el mejor desarrollo del evento.

La importancia de esta evaluación radica en que se proyecta una revisión general de todas sus actividades e interrelaciones, lo que permite definir las áreas críticas que afectan el desarrollo exitoso de los eventos.



Es aplicable cualquier tipo y tamaño de eventos, ya sea de carácter social, privado o público.Puede contribuir también para establecer un cambio de modelos administrativos y plantear nuevas estrategias y ajustar estructural organizacionales.

Un sistema de medición de rendimiento, se basa en la planificación y el diseño de los diferentes indicadores.

Entre los factores principales a evaluar están:• Si se alcanzó en objetivo general.• Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionarán.• Si los programas cumplieron en su totalidad y con qué nivel de calidad.• Si los resultados obtenidos eran los esperados.

Se puede realizar un cuestionario para que los participantes evalúen el evento y poder conocer su punto de vista.

Los resultados que pueden esperarse de dicha evaluación es poder efectuar con detenimiento un análisis estructurado del comité organizador y de los resultados, para diseñar una estrategia que facilite el logro de los objetivos y metas planeadas.

Evaluación personal.

Se deben evaluar a los coordinadores generales y sus colaboradores en un cuestionario que aplique las siguientes preguntas:

¿He sido un buen coordinador?¿Estoy satisfecho con los logros alcanzados?¿Trabajé organizadamente y utilicé correctamente los papeles de trabajo?¿Las actividades se iniciaron en los horarios previstos?¿Qué es lo que menos me gustó del evento?¿Qué es lo que más me gustó del evento?¿Mis colaboradores fueron eficientes y entregados?¿Me gustaría volver a coordinar un evento?

EVALUAR LA EXPOSICIÓN DURANTE Y DESPUÉS DE SU REALIZACIÓN.

La evaluación se efectúa desde el primer día de la exhibición y continúa aun después de finalizarla.

La evaluación debe ser un proceso a corto, mediano y largo plazo ya que algunos beneficios son de inmediato, pero hay otros que necesitan algunos meses para que maduren, por lo que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado de la participación en diferentes tiempos.

Un aspecto importante en la evaluación será el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay que buscar que los gastos que se lleven a cabo resulten de lo más redituables.



¿Cómo ha ido el evento? ¿Qué podríamos hacer mejor la próxima vez? ¿Qué impacto podemos esperar entre los asistentes? Las encuestas se han impuesto como un rito obligado en el proceso de organización.

La encuesta es una herramienta extremadamente útil y versátil, usada para medir y cortejar los resultados de un evento, el impacto que generó en los participantes, y a través de la cual se obtienen parámetros, para implementar cambios necesarios en futuros eventos.

Si el evento finaliza cuando acaba la última actividad prevista, no por eso terminan las tareas de los organizadores. A través de la encuesta se obtendrán datos importantísimos y relevantes para incluir como complemento documental en el informe final a presentar, respecto de los resultados del evento.

LA ENCUESTA. Al final la actividad es ideal solicitar que se complete una encuesta acerca del evento, cuyos datos serán vitales para mantener y mejorar la calidad de futuros eventos, además de aportar información adicional respecto de los encuestados.

El tipo de encuesta se elaborará dependiendo del área que se quiera recabar.

Utiliza campos cerrados.• Es más fácil poner campos abiertos, por ejemplo: ¿qué te ha parecido tal componente

del evento?”; que cerrados, por ejemplo: “valora de 1 a 10”, pero en general, no analizarás los campos abiertos.

• Sólo los campos cerrados pueden traducirse en medias, cifras, datos tangibles. Deja algunos campos abiertos por que es importante que la gente se pueda expresar, aportar ideas, comentarios. Pero al final ganan los datos cerrados, que tienen que ser la base de la encuesta.

Encuesta anónima.• En cuanto pides a la gente que ponga su nombre, piensan “¿qué me pasará si pongo

comentarios críticos?” y por tanto no tienes respuestas fiables. Haz encuestas anónimas, y la gente será más honesta.

Cuándo realizar la encuesta.• No hay solución perfecta. Si lo haces in-situ después de dar caviar a tus invitados,

te pondrán un 10 a todo. Si esperas, pierdes respuestas porque la gente ya se ha metido en otros temas. Lo recomendable es hacerla una semana después del evento para poder tener respuestas más honestas y sobre todo, después de haber digerido los contenidos.

Secuencia didáctica 3ENCUESTAS DEL POST EVENTO

Inicio

Desarrollo



Fuerza a la gente a tomar partido.• Evita poner un número impar de respuestas: un número par fuerza a la gente a valorar las cosas de forma

positiva o negativa, más que neutra.Que el cuestionario sea corto.• Si haces cuestionarios largos, la gente contestará sin pensar (o no contestará). Piénsalo bien: Es muy probable

que con cinco preguntas tengas la información esencial. Haz un filtro para cada pregunta preguntándote: “¿Qué me aportará, qué haré con la información así conseguida?”. Puede ser que suprimas preguntas inútiles.

Sí a la encuesta para el futuro.• Lo importante en un evento es lo que la gente hará luego: que reciban a tu comercial, que pongan en práctica

los conocimientos, etc. Mide esto, con preguntas sobre lo que la gente piensa / aceptaría hacer después del evento. “¿Estás interesado en asistir a un nuevo evento?” es un ejemplo de pregunta más útil que “¿El café te gustó?

¡Viva la web!• Hacer la encuesta por un sistema online da más imagen de profesionalidad, y facilita el tratamiento de datos.

Si utilizas software de registro online, en general permite realizar encuestas directamente desde allí, utilizando la lista de inscritos. Como sistemas de registro específicos, puedes utilizar por ejemplo: surveymonkey, constantconta.com, encuestafacil.com, portaldeencuestas.com

Las áreas en las que se puede hacer hincapié son: las actividades desarrolladas, las conferencias, calificar temáticas tratadas, los oradores, la organización, el lugar elegido para desarrollar durante el evento, las instancias de inscripción y acreditación, el transporte, el manejo de los tiempos, etc.

Elabora un escrito en donde describas las características que debe poseer una encuesta, para tal efecto realiza una investigación en la Red. Revisa tu escrito a tu profesor.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Igualmente aspectos referidos a su participación, su interés, opinión sobre el evento en general, cómo se enteró del evento, las sugerencias, y los comentarios con respecto al evento.

ACTIVIDAD 3SD3-B5



ARMAR LA ENCUESTA.Al momento de confeccionar la encuesta, es bueno tener en cuenta que en cuanto más breve sea, es más probable que la mayoría de los participantes la completen. Lo ideal es elaborar pocas preguntas, donde cinco es un número óptimo, pero las mismas deben ser relevantes para poder evaluar los resultados.

Es conveniente realizar peguntas cerradas de tipo opción múltiple dando un máximo de cinco respuestas, como por ejemplo: Excelente, muy bueno, bueno, regular, malo, o dando la posibilidad de responder en un puntaje sobre cada una de las áreas del 1 al 10.Este tipo de respuestas permitirá medir los resultados de una manera más eficiente y ágil.Es importante además dejar un espacio en blanco para dejar sugerencias, comentarios y cualquier observación que desee aportar.

Esta evaluación cualitativa permitirá conocer si hubo algún aspecto que no se incluyera dentro de la encuesta y que el participante desee compartir. Se puede optar por un formato donde sea obligatorio incluir los datos personales, aunque el anonimato permite que, quienes completen la encuesta, sean más honestos y sinceros, y de esta manera se brindan respuestas más valiosas y significativas para medir resultados.

EL MEJOR MOMENTO.Lo ideal es entregar un formulario para que los participantes completen y entreguen al finalizar antes de retirarse del evento, aunque esto no es aplicable a todo tipo de eventos. También se puede crear la encuesta e implementarla en el sitio web del evento, difundirla entre los asistentes, y de esta manera obtener los resultados de una forma confiable y segura.

Para tener una evaluación general y precisa, si no es posible realizarla al finalizar el evento, podría hacerse durante la semana siguiente del mismo y no más tarde, para que quienes la completen lo tengan todavía fresco en su memoria.

Es importante dar una fecha límite para el envío completo de las respuestas y contar así con tiempo suficiente para el procesamiento de la información. Existen aplicaciones para realizar este formulario de encuesta y solicitar que se complete online de manera anónima. Una metodología que es muy recomendable.

APOYO TECNOLÓGICO.En la medida de lo posible, lo más recomendable es manejarnos con sistemas y programas de autogestión online, para recabar información. Es conveniente evitar que asistentes al evento o suscriptores completen el formulario de manera manuscrita.

Procesar esta información lleva mucho tiempo y un alto costo, adicional a esto, se corre el gran riesgo de trasladar los datos de manera errónea al informatizar los mismos.

Es más ágil y efectivo exportar los datos a una hoja de cálculo, al armar el informe final y evaluar datos de las encuestas durante la etapa post evento.

Cierre



EL VALOR DE UNA BUENA BASE DE DATOS.Una de las claves para el éxito de la realización del evento y la posibilidad de continuar con más ediciones a lo largo del tiempo es enriquecer siempre la base de datos. Esto se logra a través de un efectivo y buen manejo de la información que se solicita a los participantes, sea para la base de datos en sí, para las inscripciones, y para recabar información post evento a través de las encuestas, que ayuden a mejorar evento a evento.

Toda la información que se pueda recolectar es muy valiosa ya que servirá para difundir y definir los objetivos en otras actividades. A través de esta información se logra conocer más a la audiencia en forma individual y sus intereses, necesidades y gustos nos guiarán en el armado de próximos y siguientes eventos.

¿Qué debe llevar un cuestionario de evaluación?

1. Debe ser anónimo. No coloques una sección con el nombre del evaluador en el formulario. Con esto las personas son más propensas a dar una crítica honesta necesaria para identificar eficazmente los defectos de los eventos.

2. El formulario debe ser reutilizable. Si bien es probable la creación de un informe con un evento específico en mente, es ventajoso hacer una forma reutilizable para que no sea necesario crear una nueva en futuros eventos.

3. Haz escalas para la calificación de la instalación, los presentadores y la organización en general. Proporciona una escala del 1 al 10 para cada una de estas funciones de eventos. Marca un 1 como “pobre” y 10 como “excelente”. Estos datos numéricos serán útiles en el futuro para determinar la calificación promedio. Las medidas cuantitativas como estas pueden servir de comparación a otros eventos.

4. Pregunta a los evaluadores lo que les ha gustado. Deja un espacio en el formulario para los evaluadores para escribir la información anecdótica acerca de lo que les haya gustado. Al revisar el formulario de evaluación, los organizadores pueden crear una lista actualizada de las cosas que los clientes prefirieron y deben asegurarse de incluir estos elementos en los próximos eventos.

5. Deja un espacio para notar adicionales. Tus invitados pueden tener otro objeto que quieran comentar. Permíteles hacer esto dejando espacio para que los evaluadores escriban notas. Se puede etiquetar este espacio con el título “comentarios” o “información adicional”.

6. Agradece a los huéspedes por su evaluación. En la parte inferior del cuestionario de evaluación incluye una breve aclaración de agradecimiento diciendo que reconoces el esfuerzo que el evaluador pone en el cumplimiento del formulario. Esta característica “cortés”, recuerda a los huéspedes que sus opiniones son valoradas.



RESPUESTAS A LOS CUESTIONARIOS.

Arreglos.• Promoción de la pre-convención con tiempo suficiente.• Formularios de registros simples y comprensibles.• Precios en línea con capacidad de pago.• Opciones de transporte atractivas.• Invitación con programas.• Suficientes sitios de información.

Transportación.• Accesible al sitio donde la convención se llevará a cabo.• Accesible a las personas.• Servicio eficiente y oportuno.

Registro.• Rápido, eficiente y cortés.

Hotel.• Cuartos atractivos, limpios y cómodos.• Buena comida, buen servicio a horas convenientes.• Servicio adecuado a elevadores.

Personal.• Cortés.• Eficiente.• Bien presentado.

Montaje de salones.• Rápido.• Competente.• Eficiente.• Equipo adecuado.

Salas de congreso.• Fáciles de encontrar.• Bien equipado.• Cómodos.• Adecuados.• Apropiadamente equipadas.• Acceso adecuado.• Horarios oportunos para los expositores.• Seguridad.• Calidad de los expositores.

Programa.• Nivel apropiado.• Informativo.• Calidad del orador.• Interesante.

¿Asistiría a otra convención?



Por medio de los cuestionarios es posible mejorar ciertos aspectos y reestructurar aquellos que tuvieran deficiencias.

La evaluación debe efectuarse con criterio profesional y de forma imparcial.

Para recabar información es conveniente convocar a una reunión de pos-convención, con la asistencia de vendedores de los hoteles, personal de servicio y de la oficina que colaboró en la convención.

ACTIVIDAD 4SD3-B5

Elabora un cuadro detallando las características que deben poseer las respuestas a los cuestionarios. Revisa el cuadro con tu profesor.

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Practica funciones de restaurante y bar

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