Date post: | 13-Jun-2015 |
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1
SERES ESPAÑA - GRUPO LA POSTE
S-PC-10.11
E-Factura
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> PRINCIPALES MOTIVOS PARA TRABAJAR CON e-FACTURA®
> Económicos - Ahorro de Costes
Intercambio Electrónico de DocumentosPotenciadores e Inhibidores
> Optimizar Procesos
> Competitividad / Imagen
> Aprovechar Ventajas Futuras
> Solicitud de Clientes / Proveedores
> PRINCIPALES RAZONESPARA NO TRABAJAR
> Precio / Coste
> Dificultad Tecnológica
> Miedo al cambio
> Complejidad Empresarial
> Plazo de amortización < Año
> Outsourcing
> Cambio por necesidad
> Inferior a proyectos habituales
SI
Potenciadores e inhibidores
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Costes de la facturación - Datos
• Fuente GS1 España Año 2005
• Costes– Emisión
• Papel – 1.976 COP• Electrónica – 156 COP• 92% ahorro
– Recepción• Papel – 7.462 COP• Electrónica – 234 COP• 97% ahorro
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Costes de la facturación – DatosFuente: e-invoicing, e-billing in Europe – BillentisFebrero de 2009Se considera una factura media de 1,5 hojas
Costes de impresión, ensobrado y envío = 7.800 COPCostes de envío electrónico = 1.300 COP
Ahorro = 83,4%
Coste archivo físico = 5.720 COPCoste archivo electrónico = 2.080 COP
Ahorro = 63,6%
Emisión
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Costes de la facturación – DatosFuente: e-invoicing, e-billing in Europe – BillentisFebrero de 2009Se considera una factura media de 1,5 hojas
Costes de recepción, digitación, y validación = 21.060 COPCostes de envío electrónico = 4.940 COP
Ahorro = 77,6%
Coste archivo físico = 5.720 COPCoste archivo electrónico = 2.080 COP
Ahorro = 63,6%
Recepción
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Costes de la facturación – Datos
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Optimización de procesos
La factura electrónica es mas rápida.
La factura electrónica no tiene errores de datos.
La factura electrónica no se pierde. Existe trazabilidad sobre el envío. Existe feedback sobre la opinión de nuestro cliente respecto de la factura.
Las discrepancias se gestionan sobre un único interfaz.
La factura electrónica mejora la gestión de la tesorería.
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Optimización de procesosLa factura electrónica tiene un trámite más rápido
La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuviese el sistema las rechaza.
La factura electrónica tiene un proceso de comprobación automático con el pedido y/o el aviso de recibo y/o el aviso de recibo.
La factura electrónica se integra en procesos de aprobación automáticos.
La factura electrónica no se pierde. Se almacena en archivos electrónicos y está siempre disponible.
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Competitividad e ImagenLa e-Factura aporta:-Seguridad. Solo el legítimo destinatario y el personal autorizado por el emisor tendrá acceso a su contenido
-Integridad. Al ser un documento firmado es infalsificable y no se puede modificar.
Marketing: Imagen de modernidad y solidez tecnológica.
Responsabilidad social corporativa. - Menor consumo de papel.- Menor emisión de CO2 a la atmosfera.
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Aprovechamiento de ventajas futuras
Emitir / recibir facturas electrónicas abre un nuevo canal de interlocución con nuestros clientes y/o proveedores.
Este canal es reutilizable para el intercambio de otros documentos.
Es una opción optima para la inclusión de medidas promocionales tipo Transpromo
Es una oportunidad única para comenzar la implantación de nuestra extranet de clientes o distribuidores o de nuestro portal de proveedores.
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INVOIC INVOIC
Integración Integración
Modelo actual
ENTORNO ACTUALModelo de funcionamiento
Productos Precios
Pedidos Facturas
Stocks VentasERP
del Cliente
Productos Precios
Pedidos Facturas
Stocks Ventas ERP
del Proveedor
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Productos Precios
Pedidos Facturas
Stocks VentasERP
del Proveedor
Productos Precios
Pedidos Facturas
Stocks Ventas
INVOIC INVOIC
DESADV DESADV
ORDERS ORDERS
Integración IntegraciónXML, EDIFACT, PDF...
Modelo de futuro
ENTORNO PROPUESTOModelo de funcionamiento
ERPdel Cliente
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Solicitud de clientes y proveedores
• En Argentina, México, Chile, España, Portugal, … es obligatorio cuando – Se emiten facturas a
determinados clientes– Se emiten facturas por
importes determinados– Se emiten facturas por
determinados conceptos o en determinados sectores.
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Coste – Amortización
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
0 €
1,000 €
2,000 €
3,000 €
4,000 €
5,000 €
6,000 €
7,000 €
8,000 €
9,000 €
10,000 €
Costes e-Factura®
Coste papel residual
Coste total e-Factura® + papel residual
Coste actual del papel o coste de no hacer nada
Costes e-Factura®
Coste papel residual
Coste total e-Factura® + papel residual
Coste actual del papel o coste de no hacer nada
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Coste – Amortización
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Dificultad tecnológica
• Las facturas electrónicas son diferentes según el interlocutor
• No solo el formato es diferente, también lo es el canal de envío
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Dificultad tecnológica - Outsourcing
• Problemas técnicos– Tecnología cambiante– Estándares complejos
y variados– Integración con
sistemas internos de gestión y archivo.
– ¿Solución vs servicio?– ¿Qué hago con el
papel?
• Problemas jurídicos– Legislación
cambiante– Facturación cross
borders– Tercero de
confianza
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Síntesis Funcional
SERES e-FACTURA®: Solución global de Facturación ElectrónicaEsquema y Características
La plataforma SERES e-FACTURA® constituye un Proyecto Avanzado de Facturación Electrónica con funcionalidades completas de emisión y recepción de facturas para las entidades usuarias. Esta plataforma permite gestionar la totalidad de los flujos existentes de facturación, incluyendo el papel.
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Resistencia al cambio
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Complejidad empresarial
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Ejemplo
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Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día
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12 Km de lineales de archivo con 8.000 containers de 64.000 archivadores
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Cientos de personas dedicadas a la validación de
facturas
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Punteábamos 7 millones de líneas de factura al año para
identificar los litigios
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Gestionamos más de 6 millones de facturas / año
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SIN LA FIRMA RECIBIAMOS
20.000 FACTURAS AL DIA
CON LA INTRODUCCION DE LA
FIRMA SE RECIBEN SOLO 3000.
SIN LA FIRMA ARCHIVABAMOS
20.000 FACTURAS AL DIA
CON LA INTRODUCCION DE LA
FIRMA SE ARCHIVAN SOLO 3.000.
SOLO CON ESTO EL RATIO DE
PRODUCTIVIDAD
EN EL DPTO. DE ARCHIVO Y CLASIFICACION
HA MEJORADO EN UN 80 %
Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día
Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día
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La recepción de facturas electrónicas permite avanzar en el desarrollo y aplicación de funcionalidades que incrementan la eficiencia y eficacia en procesos automatizables como la resolución de litigios.
Punteamos 7 millones de líneas de factura al año para encontrar los litigios
Pagamos más de 6 millones de facturas / año
El 93% de todas las facturas que pagamos vienen en formato EDI y, de estas, el 88% vienen firmadas digitalmente
© Los derechos de propiedad intelectual de esta presentación son titularidad de SERES España. 2929
NO SOLO RECIBIMOS FACTURAS
FIRMADAS SINO QUE CARREFOUR TAMBIEN ENVIA UN % MUY ALTO DE SUS FACTURAS Y CARGOS CON FIRMA DIGITAL AVANZADA.
A UNOS 2.800 PROVEEDORES
DE NUEVO UN AHORRO DE COSTES MOTIVADO POR LA FIRMA DIGITAL
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Distribuidor
Negociación
Datos del producto
Introducción en los sistemas
Realización del pedido
Introducción en los sistemas
Introducción en los sistemas Introducción en los sistemas
Introducción del pedido en el sistemaGeneración del albarán de entrega
(unidades)
Generación del albarán de recepción (unidades)
Generación de la factura
Generación del albarán valorado
Ensobrado y sellado de la factura
Envío de la factura
Recepción de la factura
Introducción de la factura en el sistemaComparación de la fra con el albarán
valorado
Búsqueda de las diferencias
Resolución del litigio
Contabilización y pago
Proveedor
Madrid, 15 de Noviembre de 2005
Evita teclear el pedido en el sistemaEvita errores de introducción
Evita imprimir la facturaEvita ensobrarla y timbrarEvita pérdidas en el trayectoEvita enviarla a otros destinatarios
Evita perder/traspapelar la facturaEvita abrir el sobre, clasificarla y repartirla.
Evita teclear la factura en el sistemaEvita errores de introducciónEvita que vengan algún dato incoherenteTenemos el detalle de la factura a la línea.
Permite comparaciones automáticas.Encuentro automático de diferencias (precio/cantidad)
Evita imprimir el pedidoEvita enviarlo por faxEvita controlar que llega al proveedorSabemos que lo ha recibido y leído
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AHORRO DE COSTES ESTIMADO:
GASTOS DE PERSONAL 2.500.000 €
GASTOS DE ARCHIVO 200.000 €
GASTOS DE CORREO 35.000 €
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CONCLUSIONES
• Es evidente que mas tarde o mas temprano sus compañías tendrán que implementar facturación electrónica.
• El tiempo que trascurra desde hoy a la fecha de implementación de la factura electrónica es un coste de oportunidad ingente.
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CONCLUSIONES
• El papel no va a desaparecer. Irá menguando poco a poco hasta alcanzar un mínimo difícil de evitar.
• La alianza Cadena – Seres les garantiza servicio en emisión y recepción para todas sus necesidades.
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Muchas gracias por su atención
Quedamos a su disposición para cualquier aclaració[email protected]
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