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PRESUPUESTOPRESUPUESTOEfectuar el cmputo de los gastos o ingresos, que necesaria o probablemente han de resultar al realizarse una actividad. Si en el proyecto se justifica y planifican los diferentes elementos cientficotcnicos y se organizan las diversas actividades, es indispensable igualmente justificar y establecer una estrategia para la consecucin de los recursos financieros, que permitan llevar a cabo la investigacin. Esta estrategia de financiacin comprende:El clculo detallado de cada uno de los costos que, para una mayor comprensin y facilidad de control, se agrupan por rubros o ttulos

Distribucin o cargo de cada uno de ellos a una o diversas entidades, de acuerdo con la polticas y criterios de financiacin.

Orden del procedimiento para la elaboracin del presupuesto 1. Se hace el clculo detallado de cada uno de los rubros y renglones de gasto. 2. Terminada la operacin anterior, se procede a la distribucin de los costos por fuentes de financiamiento o entidades a las cuales se considere pertinente presentarles solicitud. El criterio para la distribucin no puede ser otro que las polticas y normas fijadas por cada una de esas entidades, so pena de no obtener los recursos a ellas solicitados. Tipos de gastos que intervienen en el desarrollo de una investigacin cientfica1. Costos directamente imputables al proyectoSon fcilmente identificables, pues son producidos en el desarrollo de las actividades especficas de la investigacinPersonal investigativo de planta que lleva a cabo las actividades del proyectoElementos de consumoEquipos cientficos necesarios para realizar esas actividadesGastos varios por servicios especficos presentados por la institucin, o que se contratan con personas naturales o jurdicas diferentes a ella, para llevar a cabo determinadas tareas del proyecto

El clculo de los rubros directos es relativamente fcil pues viene dado por parmetros objetivos y clarosCotizaciones comercialesContratos de prestacin de serviciosCuentas de cobro o facturas (caso de materiales, equipos y el pago de servicios) Contrato laboral y una asignacin de funciones y salarios formalmente establecidos por la institucin, as como unas actividades investigativas planteadas en el proyecto2. Costos indirectosNo sucede as con una serie de costos indirectos al proyecto, tales como:Pago de servicios administrativos, de secretaraServicios de telfono, luz, agua, aseo, mensajera, etc., sin los cuales no es posible que el investigador se dedique a su tarea de investigar, en una divisin de funciones. Prestaciones sociales legales y extralegales, primas, cesantas, hacer los pagos de ley a instituciones que garantizan la seguridad social (ISS, ICBF, SENA)TIPS Es muy comn encontrar que los costos indirectos o no se tienen en cuenta, o se calculan de una manera subjetiva, cobrando un porcentaje arbitrario (0. 1%, 1%, 10%, 50%...) del valor total del proyecto. Hecho que desdice de la calidad del mismo, pues formular un proyecto es sinnimo de planificar objetiva y cuidadosamente. Adems, un clculo tan subjetivo y arbitrario no conviene a las instituciones que financian proyectos, por no presentar parmetros vlidos de evaluacin de esos porcentajesNi conviene a la institucin que realiza el proyecto, que de todas formas deber recibir ingresos correctos para cubrir exactamente esos gastos. PRIMER PASOCLCULO DETALLADO DE CADA UNO DE LOS COSTOS, ORGANIZADOS EN RUBROS O CAPTULOS DEL PRESUPUESTO DE INVESTIGACIN

Costos directos:Salario de personal investigativoElementos de consumoEquiposGastos varios por serviciosEl rubro o captulo de salarios del personal investigativo de planta en la institucin Est compuesto bsicamente por los siguientes renglones:

Un investigador principal, que es el orientador y responsable de los diferentes aspectos del proyecto Unos co-investigadoresUnos auxiliares de investigacin

CalculoEl clculo del costo de salarios en cada uno de estos renglones est determinado por los siguientes cuatro factores: nmero de personas de ese rengln (n)Salario mensual devengado (s)Dedicacin real de tiempo al proyecto (t)Duracin total de su trabajo (d)El costo (c) imputable al proyecto es el producto de esos factores.

Costo salarial del personal investigativo c = n. s. t. d.

Supongamos que un investigador de una institucin cualquiera, que devenga un salario mensual de $1.600.000, se dedicar por las tardes durante seis meses a un proyecto de investigacin.

Entonces el costo salarial imputable a ese proyecto ser: C = 1 x 1.600.000 x 1/2 x 6 = 4.800.000De forma semejante se hacen clculos para cada rengln de ese rubro (para co-investigadores y auxiliares de investigacin). TIPSEs conveniente advertir que al captulo de personal investigativo no pertenecen, ni el personal de la institucin que no cumple funciones de investigacin (secretarias, porteros, mensajeros, administradores, etc.) ni aquellas personas que no son de planta de la institucin y a las cuales se contrata para prestar un servicio especfico. En sentido estricto, estos gastos deben reportarse en el rubro de costos indirectos y el rubro de gastos varios por servicios, respectivamente.

Costos directos:Salario de personal investigativoElementos de consumoEquiposGastos varios por serviciosEl rubro o captulo de los elementos de consumo Est compuesto por todos aquellos materiales fungibles o que se acaban en desarrollo del proyectoPapeleraReactivosAlimentos para animalesUtensilios, cosas que siendo empleados en el proyecto se acaban, o quedan inservibles despus. Clculo El clculo del costo de elementos de consumo est determinado Por el producto entre el nmero de unidades (n) y el precio unitario (p)c = n. p

TIPS

Siempre debe ir acompaado por cotizaciones que lo respalden, las cuales se anexan al proyecto.

Costos directos:Salario de personal investigativoElementos de consumoEquiposGastos varios por servicios

El rubro o captulo de equipos Est constituido por aquellos instrumentos que no se consumen durante la realizacin del proyecto, pero cuyo uso temporal es indispensable. GrabadorasFilmadorasMotoniveladorasGrasIncluso animalesMicroscopios

Parte de cuyo costo es recuperable despus del proyecto

CalculoEl costo (c) imputable al proyecto, est dado porTiempo de uso en el proyecto (t) y el precio promedio comercial del uso del instrumento o del equipo por una unidad de tiempo cualquiera (p) (horas, das, meses, etc.). Tambin se calcula por la diferencia entre El precio de compra (pc) y el precio de venta (pv) luego de su uso. Costo por uso de equipos c = t. p. c= pc pv

TIPS

Esta segunda frmula elemental de clculo es particularmente utilizada cuando, debindose comprar un equipo indispensable para el desarrollo de la investigacin, se considera que no es necesaria su conservacin por mltiples razones.Costos directos:Salario de personal investigativoElementos de consumoEquiposGastos varios por servicios

Rubro o captulo de gastos varios por serviciosComprenden todos aquellos pagos por servicios especficos para el desarrollo del proyecto, prestados por: Por personas naturales o jurdicas diferentes a ella, tales como: Servicios por tabulacin de informacinPor hospedaje y alimentacinPor impresin de materialesPor asesora cientfica o tcnicaPor pago a encuestadores, promotores, etc., contratados para el proyecto.

Calculo

El costo de todos estos servicios especficos se establece, generalmente, por

El producto entre el nmero de unidades y el precio unitario comercial.

Por ejemplo: tabulacin de informacin a $80 cada registro, para un promedio de 20.000 registros, igual a $1.600.000 Costo tres horas de CPU para anlisis de datos a $500.000 hora de CPU, igual a $1.500.000 Pago por aplicacin de 7.500 encuestas a $4.000 encuesta, igual a $30.000. 000 Pago de un asesor tcnico para entrenamiento en el manejo del equipo que se adquiera, igual a $1.800.000Pago de sus tiquetes areos en la ruta Bogot - Montera, a razn de $300.000 promedio por unidad, igual a $1.800.000 Pago por alojamiento y comida para dos personas durante dos das, a razn de $80.000 da, igual a $320.000

TIPS

Cuando es prestado por personas naturales o jurdicas diferentes o no pertenecientes a la entidad, debern adjuntarse cotizaciones o contratos.

Costos IndirectosLos costos indirectos son llamados en ingls overhead, es decir una sobrecarga a la cabeza de cada investigador. La forma objetiva ms adecuada para su clculo es por medio del factor multiplicador de costos indirectos propio de cada institucin. Este factor multiplicador es aplicable a los salarios del personal investigativo del proyecto. Es calculado por la institucin y proporcionado al investigador para la formulacin de los proyectos.

Si hechos los clculos, una institucin encuentra que por conceptos de gastos administrativos totales (secretara, administracin, servicios generales, etc.) y por conceptos de prestaciones sociales y transferencias, que son los dos componentes bsicos de los costos indirectos, por cada salario del personal investigativo se incurre en gastos equivalentes a 2.5 de los salarios que se les pagan (es decir se trabaja con un multiplicador u overhead de 2.5), a cada uno de los renglones del personal investigativo se pagan estos montos por costos indirectos.

Salarios del personal investigativo de un proyecto hipottico, y clculo de los costos indirectos:

TIPS

Dentro del multiplicador de costos indirectos est contenido el pago de las secretarias, aseadoras, mensajeros, servicios generales y de administracin, as como las prestaciones sociales y transferencias o pagos de ley a las instituciones de bienestar social. Por tal razn, no deben cobrarse nuevamente en forma aparte.SEGUNDO PASO

DISTRIBUCIN O CARGO DE CADA UNO DE ELLOS A UNA O DIVERSAS ENTIDADESPlantearse una estrategia general, para conseguir la financiacin.

Financiacin totalmente por una sola entidad (la misma donde se ejecutar la investigacin u otra diferente) el segundo paso no modifica en nada lo hecho en el primero.

2. En caso que los proponentes de este proyecto hipottico hubieran decidido que lo ms conveniente era buscar la co-financiacin del proyecto por parte de la entidad que lo realizar (una universidad por ejemplo), el ICFES y el laboratorio farmacutico, entonces se estudian las normas financieras de estas entidades, asignndoles a cada una los rubros y renglones que probablemente financiaran. Es muy importante dejar consignado en el documento del proyecto la distribucin de los costos, con la finalidad de hacerla conocer de todas las entidades a las cuales se dirige la solicitud de financiacin.

De esa forma cada entidad sabe qu le ha sido solicitado y qu montos financiaran las otras.

Dados los costos cada vez ms elevados de los proyectos de investigacin y la relativa escasez de recursos de las diferentes entidades financieras de proyectos, ante la creciente demanda por parte de los investigadores, la estrategia de cofinanciacin de los costos es cada vez ms necesaria.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta que, si bien existen entidades especializadas en el fomento y financiacin de investigaciones, no debemos olvidar que nosotros podemos convertir a cualquier entidad gubernamental o privada, de servicios de produccin, en entidades que financien total o parcialmente propuestas de investigacin. Quizs una de las funciones ms importantes de redactar un buen documento de proyecto, adems de servir de gua para la ejecucin de la investigacin, consiste en garantizar la consecucin de los necesarios recursos financieros para llevar a feliz trmino la bsqueda de nuevos conocimientos.

Estrategia de ejemplo: A la institucin que realiza el proyecto (una universidad) se le cargaron todos los costos indirectos Al ICFES se le solicita la totalidad de los costos de materiales y equipos (que dentro de sus polticas de financiacin de la investigacin realizada por docentes universitarios es lo prioritario)A los laboratorios se les solicita financiar los salarios del personal investigativo.

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