proyecto basado en la elaboracion de un manual de procedimientos administrativos para una fundacion social.
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INTRODUCCIÓN Es impresionante observar que, en las organizaciones de hoy, se hace indiscutible y necesario diseñar e implementar Programas de Revisión Constantes sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa. El desarrollo empresarial depende, en gran medida, de las estrategias que se tengan para implementar dichos programas de revisión. Los programas de revisión constantes, sólo se pueden llevar a cabo con la creación de guías, que orienten el curso de acción dentro de las empresas. La necesidad de elaborar guías, o también llamadas “Manuales”, sobre la actuación individual o por funciones dentro de las empresas, se hace cada día más notoria; ya que es la única forma de establecer parámetros de acción operativa y por ende, agilizar la puesta en marcha de los objetivos que se quieran lograr. Cada empresa está encaminada a la consecución de unas metas en específico, por lo que es importante el empleo de los manuales y que las actividades se cumplan de acuerdo a lineamientos, sin perder la sintonía o concordancia con las demás funciones dentro de la entidad. Estos Manuales deben estar diseñados para campos operativos en específico. En las organizaciones de hoy, y de acuerdo a su naturaleza, tamaño y otros factores, podemos observar 1
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INTRODUCCIÓN
Es impresionante observar que, en las organizaciones de hoy, se hace
indiscutible y necesario diseñar e implementar Programas de Revisión Constantes
sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa. El
desarrollo empresarial depende, en gran medida, de las estrategias que se tengan
para implementar dichos programas de revisión. Los programas de revisión
constantes, sólo se pueden llevar a cabo con la creación de guías, que orienten el
curso de acción dentro de las empresas.
La necesidad de elaborar guías, o también llamadas “Manuales”, sobre la
actuación individual o por funciones dentro de las empresas, se hace cada día más
notoria; ya que es la única forma de establecer parámetros de acción operativa y
por ende, agilizar la puesta en marcha de los objetivos que se quieran lograr. Cada
empresa está encaminada a la consecución de unas metas en específico, por lo que
es importante el empleo de los manuales y que las actividades se cumplan de
acuerdo a lineamientos, sin perder la sintonía o concordancia con las demás
funciones dentro de la entidad. Estos Manuales deben estar diseñados para
campos operativos en específico.
En las organizaciones de hoy, y de acuerdo a su naturaleza, tamaño y otros
factores, podemos observar que estos manuales deben estar adaptados a cada una
de las funciones que realizan las entidades. Dentro de ellos podemos encontrar:
Los Manuales de Organización, de Producción, de Comercialización, de
Procedimientos (en funciones específicas), de Políticas y de Contenido múltiple.
Cada uno de ellos goza de importancia dentro de las organizaciones, por su vasta
utilidad en el desenvolvimiento de las funciones y como medio para lograr el
cumplimiento delos objetivos fijados.
En el caso específico de la Fundación Oncológica Infantil Fe con Amor
(FOIFCA), organización no gubernamental sin fines de lucro, constituida desde el
año 2013 ofreciendo apoyo psicológico, espiritual, económico, entre otros a favor
de los niños y adolescentes por iniciativa de la Economista Lluisandra León
Cazorla. La fundación tiene como objetivo principal apoyar a los niños de escasos
recursos con patologías oncológicas y hematológicas, a través de un grupo
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voluntariado de personas que se encargan de recolectar recursos económicos y de
otra índoles en pro de los pacientes de quimioterapia y radioterapia que se
encuentran en estado de necesidad recluidos en el Hospital Uyapar parroquia
Universidad que están corriendo el riesgo por una condición de salud
comprometida.
Con esta investigación se buscó aportarle a esta institución el diseño de un
Manual de Procedimientos para el área administrativa-contable, de uso de la
Fundación Oncológica Infantil Fe con Amor ya que actualmente no cuenta con el
mismo como herramienta indispensable para evaluar, elaborar, desarrollar y
controlar sus procesos internos y externos, con el fin de mejorar el desempeño de
las actividades administrativas que se llevan a cabo en la organización producto
de aportes y donaciones realizadas a FOIFCA.
El presente proyecto social está estructurado de la siguiente manera:
Capitulo I, Comunidad u Organización que consta de identificación, fundación,
historia y labor, misión, visión, objetivos, y por último la estructura organizativa.
Seguidamente el segundo Capítulo II, planteamiento del problema, que
comprende: el problema, justificación, y los objetivos general y específico.
Luego se desarrolla el Capítulo III, metodología que comprende: tipo de
investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos y análisis gráfico.
Seguido del Capítulo IV, plan de trabajo, donde se presentan los objetivos,
metas, actividades y fecha.
Finalmente Capítulo V, se refiere al cronograma de actividades, donde se
especifican las tareas, actividades, fecha y tiempo.
También se incluye en el trabajo la opinión de los alumnos, conclusiones y
recomendaciones. Por último fuentes de información bibliográficas y anexos
correspondientes.
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RESUMEN EJECUTIVO
Los Manuales de Procedimientos son instrumentos de vital importancia para
las organizaciones de hoy, ya que ellos contienen una serie de directrices, pautas y
lineamientos para guiar el curso de acción en el desenvolvimiento de las
actividades dentro de las mismas. Estos manuales se diseñan de acuerdo a la
naturaleza, tamaño y actividades de las organizaciones. Es por eso que, la presente
investigación tuvo como objetivo general el Diseño de un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables, específicamente del procedimiento
administrativo: recepción y registro de donaciones y el procedimiento en el área
contable: clasificación y archivo de las transacciones mensuales para la
Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR con sede en Puerto Ordaz, Estado
Bolívar; y con objetivos específicos el estudio de los registros contables,
verificando si están en concordancia con la naturaleza de la institución, con los
P.C.G.A. y con las disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los
controles internos aplicados en la institución y estudiando cada uno de los
procedimientos contables llevados a cabo. La metodología empleada corresponde
al tipo De Campo-Documental, de nivel Descriptivo. El proceso investigativo se
llevó a cabo mediante unos métodos para recabar la información necesaria, que
son: observación directa, la inducción y el método analítico; y se aplicó el
instrumento de recolección de datos, como: El cuestionario. Una vez analizada la
información, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa no cuenta con una
estructura organizacional adecuada, que muestre una verdadera
departamentalización de la áreas existentes y que agrupe las actividades normales
de la entidad; también existen un debilitamiento en el ambiente de control interno,
por la ausencia del manual de procedimientos administrativos y contables.
Igualmente se observó debilidades en los registros y procedimientos contables de
la organización, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad
de Aceptación General (P.C.G.A).
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CAPÍTULO I
COMUNIDAD U ORGANIZACIÓN
1.1 Identificación
La Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR (FOIFCA) fue constituida
el 12 de Septiembre 2013 por Lluisandra León Cazorla motivada por su madre,
debido a que en el 2012 padeció una patología oncológica. El amor que siente por
los infantes y las ganas de ayudar a las personas de pocos recursos, dieron origen
a prestar ayuda a los niños y adolescentes que presentan condiciones oncológicas
y hematológicas.
La Fundación debe su nombre (FE con AMOR) a las experiencias que vivió
Lluisandra León, conjuntamente con sus familiares y amigos, momentos
inquietantes, de angustia y desesperación ya que por estar involucrada en una
condición oncológica la hizo ser más fuerte, decida y creer que Dios nos envía
pruebas buenas y malas para ser cada día mejores personas y a su vez, creer con
mucha fe que podemos salir adelante. Gracias a Dios lograron enfrentar y superar
este problema de salud. Se puede decir que todo es posible en esta vida. Sin Fe no
hay nada, con Fe hay Amor.
1.2 Misión, Visión y Objetivos
Misión
“Prestar apoyo a los niños y jóvenes pacientes oncológico hematología de escasos
recursos económicos que asistan a la fundación en busca de tratamiento médico,
apoyo moral, espiritual, económico, entre otros. Llevando calidad de vida a los
pequeños y fortaleciendo la relación con su entono social”
Visión
“Ser leal a los niños jóvenes con tratamiento oncológico, a sus familiares al
momento de necesitar apoyo, moral, espiritual, económico, físico entre otros.”
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Objetivo
“Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR, (FOIFCA) tiene como objetivo
General a través de un grupo voluntariado la búsqueda de recursos económicos,
psicológico, espiritual, y de toda índole, en pro de los niños pacientes de
quimioterapia y radioterapia que se encuentran en estado de pobreza extrema
llevando consuelo a sus familias y mejorando la calidad de vida infantil al más
necesitado”
1.3 Estructura Organizativa
A continuación se presenta la estructura organizativa de la Fundación
Oncológica Infantil FE con AMOR (FOIFCA):
Gráfico 1. Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR (FOIFCA). Fuente: Tomado de Registro Mercantil de FOIFCA. (2015).
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Presidenta:Lic. Lluisandra León Cazorla
Vice Presidenta:Lic. Marisol Cazorla
Directora General:Arq. Lluisamar León
Cazorla
Tesorera:Lic. Euglimar Guevara
Contadora: Lic.Randimar Farías
CAPÍTULO II
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1 El problema
Las organizaciones no gubernamentales (ONGS) sin fines de lucro
mundialmente han jugado un papel primario al dirigir la atención de la comunidad
internacional sobre temas de derechos humanos. Ellas son instituciones de
beneficencias mundiales que recolectan fondos de diversas fuentes como del
público en general, para apoyar proyectos en el mundo en desarrollo. En
ocasiones estas organizaciones se especializan en temas como salud, agricultura,
socorro de emergencia, medio ambiente, educación, desarrollo comunitario, micro
financiamiento o una combinación de estos.
En Venezuela, existe poca preocupación en el área de salud
específicamente en la parte Oncológica Infantil esto ha afectado directamente a la
población ya que no son atendidos oportunamente cuando se requiere
hospitalización por tiempo determinado o para toda la vida. El Ejecutivo Nacional
no ha logrado solventar todos los problemas coyunturales que, en la actualidad,
enfrenta con la Salud Venezolana, la falta de recursos económicos, metas clara y
personas dispuestas a consolidar esas metas de mejorar la calidad de Servicios
Sanitarios es lo que engrosa la problemática actual. Por esta razón, y por otras
muchas, han nacido a lo largo del territorio nacional, una serie de Fundaciones sin
fines de lucro, que prestan apoyo a la colectividad más desprovista de recursos
económicos.
En el estado Bolívar tal es el caso de la Fundación Oncológica Infantil Fe
con Amor (FOIFCA), organización no gubernamental sin fines de lucro,
actualmente no cuenta con sede propia, hace presencia en atención a los niños y
adolescentes en el Hospital Uyapar parroquia Universidad en Puerto Ordaz,
Estado Bolívar, desde el año 2013 a favor de estos pequeños, por iniciativa de la
economista Lluisandra León Cazorla. La fundación tiene por objetivo principal
apoyar a los niños de escasos recursos con patologías oncológicas y
hematológicas, a través de un grupo voluntariado de personas que se encargan de
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recolectar recursos económicos y de otras índoles en pro de los pacientes de
quimioterapia y radioterapia que se encuentran en estado de necesidad.
FOIFCA se encuentra en desarrollo como una organización formal, pero
esto requiere trabajo, dedicación, formación y tiempo. Sin embargo, para el poco
tiempo que legalmente tiene de funcionamiento, dispone de un personal escaso y
sus actividades administrativas se realizan de forma empírica, no dispone de un
manual de procedimientos para el registro, control y clasificación de las
actividades que en ella se realizan. La carencia de un manual de procedimientos
administrativos-contables acarrea a la desorganización, desinformación y
descontrol de las actividades, el no contar con las herramientas necesarias en sus
procesos como organización conduce al mal funcionamientos de sus operaciones.
Por lo antes expuesto la Fundación FE con AMOR no corrige en un corto o
mediano plazo esta situación no podrá cumplir de manera exitosa y optima el
registro, control y clasificación de sus operaciones administrativas-contables
como fundación y no cumplirá con los requerimientos legales y jurídicos que el
Estado Venezolano exige para este tipo de organizaciones.
Por ello, el objetivo como estudiantes académicos de pregrado de la materia
de Servicio Comunitario, ha llevado a apoyar a esta causa (FOIFCA) que
considerando importante para los que en ella participan y para la fundación, con
la elaboración de un Manual de Procedimientos Administrativos y Contables,
específicamente del procedimiento administrativo: recepción y registro de
donaciones y el procedimiento en el área contable: clasificación y archivo de las
transacciones mensuales, que permita a la organización crear un esbozo de los
procedimientos que se realizan en cada proceso del ciclo administrativo-contable.
Evidenciada la situación y base a estos criterios, se plantearon las siguientes
interrogantes que determina el trabajo en cuestión:
¿Qué procedimientos emplea la Fundación Oncológica Infantil FE con
AMOR a lo largo de su ciclo administrativo-contable?
¿Cuáles son los requisitos necesarios para realizar los procedimientos
administrativos-contables de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR?7
¿Cómo diseñar un manual de procedimientos administrativos-contables para
el uso de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR?
2.2 Justificación de la Investigación
La ausencia de un Manual de Procedimientos administrativos-contables, fue
lo que justificó la realización de esta investigación. La carencia de este importante
instrumento ha originado graves situaciones, en el mundo de los negocios, como:
el desconocimiento de deberes y derechos inherentes a cada puesto; evasión de
responsabilidades, descuido delas labores asignadas; incumplimientos de normas
que están creadas en el vacío, ya que no hay conocimiento de quién las impone;
retraso en los registros contables; usurpación inconsciente de deberes ajenos;
centralización de autoridad; oportunidad para cometer fraudes, por la debilidad del
control interno, entre otras situaciones. La creación de un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables contribuye a regular las actividades
propias de este ramo; estableciéndose las pautas a seguir al momento de operar y
alcanzar la eficiencia, eficacia y maximización de esta institución. Con esta
investigación se aspira, específicamente, impulsar a la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR a fortalecer la acción económica y financiera al desarrollo
a una Estructura Organizativa eficiente que refleje una auténtica ayuda
humanitaria; permitiéndole tomar las mejores decisiones y guiar sus acciones a la
consecución de las metas fijadas; y al mismo tiempo controlar estrictamente las
actividades, de acuerdo a los Principios Éticos y Morales que rigen a las
organizaciones sin fines de lucros.
Estas razones fundamentan y apoyan la acción, intervención e interrelación
de FOIFCA como organización que actúa en el desarrollo, realización y calidad de
vida de los niños y adolescentes con una condición de salud comprometida, y
demuestra la necesidad de una fundación que se encargue de estas actividades en
la sociedad, y para ello la importancia de poder contar con un manual de
procedimientos administrativos-contables que permita controlar, estructurar,
clasificar y ordenar las actividades, procesos y funciones de la organización a
8
través de procedimientos, justificando así la realización del presente proyecto de
servicio comunitario.
2.3 Objetivos de la Investigación
Objetivo General
- Elaborar un manual de procedimientos administrativos-contables, para el
uso de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR. Puerto Ordaz –
Estado Bolívar. 2015.
Objetivos Específicos
- Especificar los requisitos necesarios para llevar a cabo los procedimientos
administrativos-contables de la Fundación Oncológica Infantil FE con
AMOR.
- Determinar los procedimientos administrativos-contables de la Fundación
Oncológica Infantil FE con AMOR.
- Diseñar un manual de procedimientos administrativos-contables para el
uso de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR. Puerto Ordaz –
Estado Bolívar. 2015.
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CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
La presente investigación se realizará en base a un estudio cualitativo, en
virtud que la información se obtendrá de terceros, a través de los cuales se espera
conocer la información pertinente para elaborar un manual de procedimientos
administrativos-contables para la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR,
ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Año 2015.
En referencia al estudio cualitativo, según Gutiérrez y Santana (1990): en la
investigación “cualitativa” lo que sucede es lo que los participantes dice que
ocurre.” (p.4).
Tipo y diseño de la investigación
Las investigaciones requieren de una estrategia específica para recoger la
información que sea necesaria. De acuerdo con Hernández y Otros (2003), “El
diseño de la investigación se refiere al plan o estrategia concebida para obtener la
información que se desea y le señala al investigador lo que debe hacer para
alcanzar sus objetivos de estudio.” (p.184).
El tipo de investigación que se llevará a cabo es de campo de carácter
descriptivo, Hernández y Otros (2003) establecen que: “Los estudios descriptivos
buscan especificar las propiedades importantes de las personas, grupos,
comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis.” (p.60).
En vista que esta investigación comprende la descripción registro, análisis e
interpretación de los datos trabajados sobre la realidad de los hechos y, los datos
se obtendrán en el sitio donde se plantea la situación de estudio, se clasifica como
de campo descriptiva.
Población
De acuerdo con Tamayo y Tamayo (1994), “la población es la totalidad del
fenómeno a estudiar en donde las unidades de la población poseen una
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característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigación.” (p.92)
Atendiendo a esta definición ya planteada, se puede determinar que la
población objeto de estudio estuvo conformado por un total de cinco (5)
personas; de los cuales existe una Presidenta, una Vicepresidenta, una Gerente
General, una Tesorera y una Contadora.
Muestra
La muestra según Tamayo y Tamayo (1994), “Es el conjunto de operaciones
que se realizan para estudiar la distribución de determinados caracteres en la
totalidad de una población, universo o colectivo, partiendo de la observación de
una fracción de la población considerada.” (p.93).
Para esta investigación, la muestra está representada por (5) personas que
conforman la junta directiva de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR,
las mismas fueron seleccionadas tomando en cuenta que manejan directamente la
información adecuada a los procesos administrativos empíricos que lleva la
organización. La muestra es probabilística de carácter intencional, ya que la
selección fue usando un método de selección pertinente, de acuerdo a algunos
criterios.
Con respecto a las muestras probabilísticas, Hernández, Fernández y
Baptista (2003), señalan que: “…en las muestras de este tipo, la elección de los
sujetos no depende de que todos tengan la misma probabilidad de ser elegidos,
sino de la decisión de un investigador o grupo de encuestadores.” (p.327).
Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Mediante las técnicas de recolección de datos se establecen las estrategias
que permitirán llevar a cabo la compilación de información, buscando determinar
los efectos de la inflación existentes en la empresa objeto de estudio. Según
Morles (1999), “La técnica de recolección de datos es la expresión operativa del
11
diseño de investigación, la especificación concreta de cómo se hará la
investigación.” (p.24).
En esta investigación se usó el Cuestionario como instrumento de
recolección de información. Según Hernández y Otros (2003), “Un cuestionario
consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir”.
(p.391).
El objetivo principal de dicho cuestionario es para recoger la información
precisa e indagar en la verdadera situación presentada en la fundación. Esto
condujo a fácil acceso y manejo de la información. Se aplicó a los miembros de la
Junta Directiva de la institución, el cual contiene diez (8) preguntas, de esta
manera poder indagar sobre la aplicación de control interno y revisar los
procedimientos en la actividad administrativa-contable.
Método de análisis de los resultados
En referencia a las respuestas que se obtuvo de la encuesta y la información
que se tomó de la observación física, se aplicó un análisis cualitativo.
Según (ob.cit. 2003) el análisis cualitativo tiene como propósito “Darle
orden a los datos, organizar las unidades, las categorías, los temas y los patrones;
comprender en profundidad, el contexto que rodea a los datos; describir las
experiencias de las personas estudiadas bajo su óptica, en su lenguaje y en sus
expresiones; interpretar y evaluar unidades…” (p.612).
Análisis Gráfico de los objetivos
Luego de aplicar una metodología basada en la observación directa para la
recolección de datos, se procesaron los resultados obtenidos, a fin de cumplir con
cada objetivo específico. A continuación se expondrán estos resultados, y en cada
caso, los mismos serán analizados de acuerdo con el sustento teórico de la
investigación.
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Especificar los requisitos necesarios para llevar a cabo los procedimientos
administrativos-contables de la Fundación Oncológica Infantil FE con
AMOR, para ser incluidos en el manual de procedimientos administrativos.
Se lograron especificar los materiales requeridos para llevar a cabo los
procedimientos administrativos-contables que lleva la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR, empleando una recolección de datos por observación
directa, estos representan la fuente principal de información que permitirán
realizar los procesos que lleva a cabo la Fundación.
Para cada actividad es necesario tener disposición de materiales y equipos
de oficina, también materiales administrativos y equipos para estudios financieros,
un espacio físico de oficinas, un espacio físico de tesorería, entre otros; a fin de
poder organizar las actividades de acuerdo a un cronograma establecido, tal y
como sigue.
Materiales y equipos de oficina
Material/Equipo Cantidad
Computadora 6
Impresora 1
Escritorio 6
Silla de escritorio 5
Silla visitante 12
Mueble (archivos) 6
Nevera 1
Filtro 1
Sello 5
Uniforme 5
TOTAL 48
13
Cuadro 3. Materiales y equipos de oficina de la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR (FOIFCA). Fuente: Cuadro elaborado por los autores.
(2015).
13%2%
13%
10%25%
13%
2%2%
10% 10%
Material/EquipoComputadora
Impresora
Escritorio
Silla de escritorio
Silla visitante
Mueble (archivos)
Nevera
Filtro
Sello
Uniforme
Gráfico 4. Materiales y equipos de la Fundación Oncológica Infantil FE con
AMOR (FOIFCA). Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
De acuerdo al gráfico anterior podemos observar que el mayor número de
ítems necesarios está en las sillas de los visitantes con un 25%, seguido de los
computadores y el mobiliario de archivos con un 13%, mientras que los dos ítems
o equipos menos necesarios parecen ser la nevera y el filtro, ya que tienen una
relevancia del 2%. Es necesario para toda fundación tener un equipo tecnológico
adecuado para la labor que lleva, y en el caso de FOIFCA no es una sorpresa que
requiera de silla para los que acudan a sus futuras instalaciones, que deberán ser
provistas de computadores eficientes y mobiliario para los informes y
evaluaciones que serán realizadas a futuro.
Formular los procedimientos administrativos-contables de la Fundación
Oncológica Infantil FE con AMOR, para ser incluidos en el manual de
procedimientos administrativos.
Es importante resaltar, que para la construcción de un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables para la Fundación Oncológica
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Infantil FE con AMOR, es necesario revisar y analizar los procedimientos y
procesos ligados al área contable y administrativa que se llevan a cabo en tal
institución; aun no siendo los enmarcados formalmente para realizarlos. Esto
con el fin de identificar las debilidades que se presentan con tales procedimientos.
Se realizó la revisión de los registros contables llevados en la Fundación
Oncológica Infantil FE con AMOR, y los procedimientos que allí se desarrollan,
con el propósito de así conocer el real desenvolvimiento de sus operaciones.
La situación presente en FOIFCA es delicada, preocupante y requiere de
mucha atención para sus fundadores. Aunque existe la voluntad de hacer algunos
cambios para mejorar la estructura física y organizativa, sin el apoyo financiero
de algún ente, será muy difícil ajustar algunos aspectos que sólo contribuyen al
detrimento y estancamiento de la institución. Sin los recursos económicos
necesarios, la fundación no podrá ampliar su campo estructural, organizacional ni
tecnológico; y es precisamente aquí donde encontramos una debilidad, porque la
institución no cuenta con un sistema contable computarizado para registrar y
procesar la información financiera, a tiempo, ni tampoco agilizar las funciones
administrativas. Debido a las fallas en la estructura organizativa y al poco recurso
económico, no posee un departamento que se encargue de las labores financieras y
contables. Esta última observación es la primera debilidad que se presenta en la
actividad contable.
Con la información recopilada en este instrumento, se puede decir que
existe gran debilidad en el Control Interno aplicado en la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR. Al mismo tiempo, se puede observar que no existe un
proceso bien establecido para el registro y control de las partidas que son de suma
importancia para este tipo de entidad.
Además muestra debilidad en el movimiento del efectivo que entra y sale de
la institución, no empleando los instrumentos o recursos internos y externos a la
fundación para resguardar al mismo de desfalcos y malos usos. Observándose por
otro lado, la falta de un buen sistema de comunicación dentro de la entidad y su
poca insistencia en ejercer cambios profundos que vaya en pro a mejorar la
situación.
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Hay que acotar que aunque se hayan encontrado muchas debilidades en el
sistema que se lleva a cabo en la institución, debido a la falta de atención y
conocimiento de sus responsables, no quiere decir que no existan soluciones que
vayan a mejorar la situación organizativa y financiera de la entidad. Por ello se
plantea, en esta investigación, una serie de recomendaciones y en especial, un
instrumento que ayudará a crear pautas, establecer procedimientos en las labores
administrativas y contables. Quedará de parte de la Junta Directiva y la fundadora
aceptarlo, revisarlo, darle aprobación, practicarlo y hacerle las correcciones
necesarias, siempre y cuando exista la intención de someterse a cambios
estructurales profundos, que traerá como consecuencia, cambios en el proceder de
las actividades.
Para formular los procedimientos administrativos-contables se realizó una
investigación formal a través de la observación y revisión documental de algunos
manuales en Internet, así también como los conocimientos académicos de los
proyectistas; de igual manera, se realizó una entrevista personal profesionales con
altos conocimientos en la materia, de quienes se obtuvo información concerniente
a las necesidades principales de las fundaciones.
Los manuales de procedimientos administrativos-contables, son documentos
que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y
manifestar de forma ordenada y sistemática, información de una organización, así
como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeño de sus tareas.
Es por esto que tomando en cuenta la información proporcionada por la
directora de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR, se determinó que
los procedimientos que lleva a cabo la unidad, en muchas ocasiones son empíricos
por no tener un manual que sirva de guía para la ejecución de las actividades
inherentes a FOIFCA.
Se detectó en FOIFCA la necesidad de tener un manual de procedimientos
administrativos-contables práctico, con lineamientos a seguir, que sirva como
herramienta de soporte a esta área, para así corregir los puntos con mayores fallas,
así como también el personal que allí se desenvuelve conozca objetivos, normas,
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políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad
para lograr una eficiente administración.
La metodología adoptada inició al analizar los datos recopilados. A través
de la observación directa, se logró obtener una idea clara sobre las tareas que se
llevan a cabo en la fundación, de igual manera, las condiciones y el área donde se
lleva a cabo la labor administrativa y contable.
A través del cuestionario aplicado a la Junta Directiva y al Personal
Administrativo de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR, se ordenó y
clasificó la información recopilada, donde se realizaron preguntas convenientes,
dirigidas a los profesionales con conocimientos en el área, a fin de obtener datos
acerca de los procedimientos pertinentes a las fundaciones, esto permitió
desarrollar un análisis más profundo que de otro modo sería difícil de realizar.
Luego de aplicar el cuestionario, se procesaron los resultados obtenidos a
fin de cumplir con el objetivo de formular los procedimientos administrativos-
contables que estarán contenidos en el Manual y las unidades administrativas que
intervienen en los procesos de la fundación, que en este caso serían los dos
siguientes procedimientos: recepción y registro de donaciones, y clasificación y
archivo de las transacciones mensuales.
Para facilitar la comprensión de los mismos, éstos se exponen mediante
cuadros de datos y gráficos circulares. Para los cuadros, se consideran tipos de
datos calculados por frecuencia absoluta y relativa, mientras que en los gráficos se
elaboraron en base a los resultados obtenidos en los cuadros, expresados de
manera porcentual, de modo que la representación gráfica sea más clara.
A continuación, se presenta de manera detallada la información obtenida
para el desarrollo del objetivo específico que se analiza:
17
Resultados de la investigación para la formulación de los procedimientos administrativos-contables.
Nº
Procedimiento
Presidenta
VicePresident
a
Directora
General
Tesorera
Contadora
TOTAL
1Registro de las
donaciones1 1 1 0 0 3
2
Contabilización de las
Operaciones Mensuales
1 0 0 1 13
3Ayudas Médicas
1 1 1 1 0 4
4Compra de
Insumos1 0 0 1 0 2
5Reclutamiento
de Personal0 1 1 0 0 2
6 Facturación 0 0 0 1 1 2
7Trámites para
jornadas1 1 1 0 0 3
8Elaboración de
informes1 1 1 0 0 3
9Promoción de
campaña1 1 0 0 0 2
10Registro de los
egresos1 0 0 0 1 2
TOTALES 8 6 5 4 3 26
Cuadro 1. Resultados de la investigación para la formulación de los procedimientos administrativos-contables. Fuente: Elaborado por los autores, sobre la base de la investigación. (2015).
31%
23%19%
15%
12%
Procedimientos
12345
18
Gráfico 2. Procedimientos de la Fundación Oncológica Infantil FE con
AMOR (FOIFCA). Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
Como se puede apreciar en el gráfico anterior, en la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR, existen diez procedimientos generales, donde el mayor
porcentaje de responsabilidad cae sobre la Presidenta con un 31%, mientras que
en la vice presidenta con un 23%. La Directora General tiene un nivel de
responsabilidad del 19%, mientras que la tesorera 15% y la contadora un nivel
mínimo del 13%. Podemos apreciar que la mayor tasa de responsabilidad recae en
los hombros de la presidenta de la organización, quien tiene mayores
intervenciones en los procesos de FOIFCA.
Resultados de la investigación para la formulación de los procedimientos administrativos-contables.
Procedimiento TOTAL
Registro de las donaciones 3
Contabilización de las Operaciones Mensuales
3
Ayudas Médicas 4
Compra de Insumos 2
Reclutamiento de Personal 2
Facturación 2
Trámites para jornadas 3
Elaboración de informes 3
Promoción de campaña 2
Registro de los ingresos y egresos
2
TOTALES 26
Cuadro 2. Resultados de la investigación para la formulación de los procedimientos administrativos-contables. Fuente: Cuadro elaborado por los autores. (2015).
19
Se hace la salvedad, que esta sección y para efecto del estudio, se aplicó una
encuesta dirigida tanto a la Junta Directiva como al resto del personal. Las
preguntas están formuladas para examinar el grado de conocimiento de dicho
personal en las necesidades y debilidades de la empresa en la cual prestan
servicios e indagar en su opinión referente a las causas de esas debilidades, y en el
caso contrario, resaltar las fortalezas como institución o empresa de carácter
social. En esta sección se planteará las preguntas del cuestionario aplicado a la
Junta Directiva y al Personal Administrativo de la Fundación Oncológica Infantil
FE con AMOR:
1. Señale cuál de estos instrumentos existe en la institución en el que se
mencionen o especifiquen las funciones contables y administrativas
para la entidad.
Normas Manual Folleto Instrumento Otros Ninguno0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Instrumento que dicta las pautas en las acti-vidades contables y administrativas.
Normas
Gráfico 3. Instrumento que dicta las pautas en las actividades contables y
administrativas. Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
En este grafico se puede notar cuál es la preferencia de los miembros de la
Junta Directiva por las Normas, siendo que éstas no son el instrumento que debe
20
prevalecer para difundir las directrices administrativas ni contables dentro de una
institución ni en ninguna empresa. En esta oportunidad hay que mencionar que
muchas de las normas a las que los miembros de la Junta Directiva se refieren son
aquellas a las que han prevalecidos desde inicios de la institución y que muchas de
ellas no se encuentran plasmadas en ningún manual, solo se difunden al personal
de forma oral. Muchas de estas normas, son presumidas por consideración y
respeto a la autoridad y valores de la institución, no porque están escritas para su
debida difusión.
2. Señale cuál de las siguientes asesorías externas recibe la Fundación
Financiera Contable Jurídica Social Administrativa Otros Ninguna0%
20%
40%
60%
80%
100%
Tipos de Asesorías Externas que recibe la Fundación Oncológica Infantil FE
con AMOR
Serie 2
Gráfico 4. Tipos de Asesorías Externas que recibe la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR. Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
Si se visualiza en el cuadro, la mayor parte de los resultados reflejan la
asesoría contable y la asesoría social; es decir, la Institución actualmente cuenta
con el apoyo de contadores externos quienes han asesorado en materia contable,
fiscal y tributaria; y en muchas veces, en materia legal. Hay que entender que esta
es una empresa de carácter especial en su contabilidad, donde su prioridad no es
la de obtener lucro ni hacer capitales. Por otro lado, ha recibido el apoyo social, de
especialista en servicios comunitarios, sociólogos, trabajadores sociales en la
forma de llegarles a las personas, a la comunidad donde está inserta y a las 21
comunidades en general. Hay que destacar, que la Fundación Oncológica Infantil
FE con AMOR, no tiene el apoyo jurídico, aunque está expreso en el Acta
Constitutiva, y que debe ser recurso prioritario para el buen desenvolvimiento.
Actualmente, no se presta atención a esta área, siendo está de gran ayuda en la
resolución de las diversas situaciones que hoy se están suscitándose,
especialmente en materia laboral.
3. Señale de quién recibe la Información Financiera Final.
Presidenta Vicepresidenta Directora General
Tesorera Contadora0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
Serie 2
Gráfico 5. Suministro de Información Financiera Final. Fuente: Gráfico
elaborado por los autores. (2015).
Se puede notar, nuevamente, una marcada debilidad en la Estructura
Organizativa, ya que la información financiera no la recibe la Directiva de una
misma persona y en Reunión de Asamblea. El Contador Público de la Institución
prepara la información Financiera y se la suministra al Vicepresidente y al
Presidente; y estos se encargan de informar al resto de los miembros.
Este es un procedimiento que se debe hacer en Junta Directiva, para que allí
se discuta la situación financiera de la institución, se adapten las políticas de
servicio, diseñen y decidan estrategias para mejorar, aún más las condiciones del
servicio médico social-asistencial. Las decisiones en pro a la institución no deben
22
recaer sobre una sola persona; para eso existe una Junta Directiva conformada, la
cual es la autoridad máxima y representación de la entidad ante el personal, el
Estado y terceros. Cada miembro de la Junta Directiva debe retomar su rol y
ejercer sus funciones para garantizarle bienestar a la fundación.
4. ¿Revisa conjuntamente con los miembros de la Junta Directiva, los
Estados Financieros de la Institución?
Si No0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Serie 2No
Gráfico 6. Revisión Conjunta de los Miembros de la Junta Directiva de los
Estados Financieros. Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
El resultado de esta pregunta, muestra una vez más la problemática
presentada en la estructura organizativa de esta institución, especialmente en su
Junta Directiva. Los Estados Financieros de cualquier empresa, sea lucrativa o no,
deben ser revisados exhaustivamente por su Junta Directiva, ya que se deben
discutir los resultados en conjunto y de esa forma, velar por el bienestar financiero
de la institución que representan.
El comportamiento aislado de la Junta Directiva no garantiza que la
institución pueda crecer y desarrollarse en el mercado, ya que se necesita la
participación de las decisiones conjuntas y oportunas.
23
5. Indique por medio de qué instrumento se entera de las funciones que
debe realizar en la institución
Normas Manual Folleto Instrumento Otros Ninguno1
2
4
7.99999999999999
Instrumento usado para dictar las funciones dentro de la Institución
Normas y Ninguno
Gráfico 7. Instrumento usado para dictar las funciones dentro de la
institución. Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
El resultado de esta pregunta debería ser preocupante para la Junta directiva
de esta institución; ya que no existe un verdadero instrumento que difunda las
normas y directrices que guíen al personal al mejor desenvolvimiento en sus
funciones. El personal se entera por la libre difusión de normas creadas sin
fundamentos y no reúnen la unánime decisión de los fundadores para darlas a
conocer. Muchas de las normas no están adaptadas a la realidad que vive la
institución. Esto causa conflictos internos a la hora de acogerse a una normativa
cuando se presenten situaciones inesperadas y conflictos laborales; ya que no se
tienen un basamento legal que respetar, ni tampoco saben quién dictamina las
normas a seguir y pueden desviarse para no cumplirlas. Las normas escritas dan
base y resguardo a los directivos de exigir el fiel cumplimiento a su personal; y al
24
mismo tiempo, el personal sabe a qué acogerse en caso de incumplimientos de
dichas normas.
6. Si su pregunta anterior fue “Ninguno”, ¿de quién se entera de las
funciones que debe realizar diariamente en la institución?
Presidenta Vicepresidenta Directora General
Tesorera Contadora0
1
2
3
4
5
6
Cargos que dicta las pautas a seguir en la consecución de las actividades
Nro. Seleccionadas
Gráfico 8. Cargos que dictan las pautas a seguir en la consecución de las
actividades. Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
En el resultado de esta pregunta se afianza una debilidad del control
interno y las debilidades del ambiente administrativo, ya que el vicepresidente
está controlando todas las funciones y actividades que se realizan en la
institución. En la sección anterior se mostró que el vicepresidente está
vinculado con todas las actividades administrativas y contables de la
fundación, y no se pone en duda al observar la opinión de los empleados en
manifestar que éste es quien dictamina y difunde las normas a cumplir, ya que es
25
la persona encargada del funcionamiento de todas las áreas de la institución y es el
miembro de la Junta Directiva más vinculado con el servicio y el objeto de la
entidad.
7. ¿Se le ha presentado la oportunidad de realizar funciones
paralelas a las suyas, en algún momento, dentro de la fundación?
Si No0
1
2
3
4
5
6
Personal que realiza actividades fuera de las propias a su cargo
Personal que realiza ac-tividades fuera de las propias a su cargo
Gráfico 9. Personal que realiza actividades fuera de las propias a su
cargo. Fuente: Gráfico elaborado por los autores. (2015).
Aquí se puede notar, claramente, la debilidad de la estructura
organizacional que se mostró en la sección anterior; ya que no existe el
personal suficiente para realizar las actividades propias del servicio, y más en
casos en que alguna persona o empleado faltare a su lugar de trabajo. En
muchos casos, son los directivos quienes tienen que desempeñar funciones que
no son propias a las administrativas, ya que por no existir suficiente personal, se
tienen que dedicar a ejecutar muchas actividades.
8. Si su respuesta fue “Si”, ¿puede indicar qué circunstancia le llevan a
ejecutar esas funciones?
26
Ausencia temporal
Ausencia permanente
Ausencia de cargos y personal
Imposición del Jefe
Disposición0
1
2
3
4
5
6
Causas
Nro. Se-lec-cionadas
Gráfico 10. Causas por las cuales el personal realiza actividades fuera de las
propias a su cargo.
Institución necesita diseñar su estructura, mediante la creación de otros
cargos que le permita la contratación de más personal idóneo para ejercer
todas las actividades eficientemente. Esta situación trae como consecuencia
descontentos en los empleados por la incomodidad que causa dejar de cumplir
con sus múltiples funciones para realizar otras que no les corresponden. En el
área contable, esto afecta considerablemente, ya que no existe suficiente
personal y las actividades son muchas; porque se incurre en retraso en los
registros.
12% 12%
15%
8%8%8%12%
12%
8% 8%
Procedimientos según rele-vancia
Gráfico 3. Procedimientos según relevancia de la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR (FOIFCA). Fuente: Gráfico elaborado por los autores.
(2015).
27
Contabilización de las Operaciones Mensuales
De estos 10 procedimientos, el más complejo y con mayor número de
intervenciones es el de ayudas médicas, con un 15% de relevancia, mientras que
la elaboración de informes con un 12% tuvo el segundo lugar entre los
procedimientos más importantes y necesarios dentro de FOIFCA. Demostrando
así la importancia de la fundación dentro de la sociedad, y la necesidad de
mantener una correcta documentación de los procesos y sus resultados en cada
período administrativo-contable.
Para el logro de los objetivos de este proyecto se tomará en consideración 2
de los procedimientos anteriores que se nombrarán a continuación:
Registro de las donaciones
Procedimientos en la Contabilización de las Operaciones Mensuales
Procedimientos para el Registro de las Donaciones
Formato: Acta de Donaciones.
Soportes: Facturas y cualquier documentación necesaria.
Personal involucrado: Junta directiva.
Procedimiento:
Está contemplado dentro del acta constitutiva de la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR que, una forma de aumentar su capital es la aceptación de
donaciones en efectivo o en bienes. Por lo que esto, es una actividad, aunque muy
poco frecuente, pero existe la forma de registrar los donativos recibidos que
vendrán a aumentar su patrimonio.
Una vez que alguna persona, natural o jurídica, se acerca a la Fundación a
dar algún donativo en efectivo o bienes muebles, es recibido por la vicepresidente
de la institución, utilizando un formato donde se registran algunos datos del
donante y del donativo. Se levanta un acta donde se especifica fecha y hora de la
entrega, nombres y cédula de identidad del donante, datos del bien, datos de la
empresa donde se adquirió el bien (nombre de la empresa, RIF y NIT, precio del
28
bien y la condición de cancelado), nombre y cédula del responsable de la
institución y quien hace la recepción.
Si la donación es en efectivo, en vez de hacer las especificaciones del bien,
se coloca el monto en bolívares del donativo, número del cheque e institución
bancaria (si ese fuese el caso). A esta acta se le anexa copias de las cédulas del
donante y responsable de la institución, copia de la factura del bien o la copia de
chequeo del depósito bancario.
Debilidades y Análisis del Procedimiento
Los donativos, en bienes o en efectivos deben verse con mucho cuidado,
porque en muchos casos son productos de desfalcos cometidos por otras personas.
Por lo que, la fundación debe investigar la procedencia de tales donativos, y como
puede hacerlo:
a) Si la donación representa Efectivo, y alguna persona o empresa insiste en
donarlo a la fundación, esta última debe exigir que sea depositado en la
Cuenta Corriente de la Fundación (sea Cheque o No). Que la copia del
recibo del depósito del banco sea prueba del donativo y que contenga los
datos del donante.
b) Si el donativo es en bienes que están uso, la fundación debe exigir la
factura de propiedad del bien(es), que contenga el nombre del donante y al
mismo tiempo debe hacerse el acta donde el donante entregué el bien y la
fundación reciba. Si el donativo representa bienes nuevos, la fundación
debe exigir la factura legal que especifique que ese bien fue adquirido por
la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR.
Procedimientos en la Contabilización de las Operaciones Mensuales
Formato: No suministrado.
Soportes: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Compras.
Personal involucrado: Presidenta, tesorera y contadora.
29
Procedimiento:
La Contabilidad de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR está
organizada de forma que cada cuenta abierta, sea de gasto o costo, activo, pasivo o
capital, posee una carpeta individual para archivar en su interior todas las facturas,
recibos o soportes, en todo el año. Cada transacción que se realiza es anotada en
unos borradores (no suministrados) por el contador.
En estos borradores o papeles de trabajo de contabilidad, es anotada la fecha
de la transacción, origen, nombre de la cuenta, número de factura, montos, y la
condición de pago. Una vez, que se tenga un número considerable de facturas por
transacciones realizadas, el auxiliar procede a clasificarlas por su naturaleza o
nombre de la cuenta; luego, se calcula los subtotales de cada una de ellas y se
reporta al contador. Estos borradores sirven para calcular los subtotales de
desembolso de efectivo que la entidad ha tenido a una fecha determinada. Así se
puede determinar qué cantidad de efectivo está disponible en caja y banco, para
hacer algún desembolso en especial o cuando se aproxima las fechas de
cancelación de los aportes al personal. El mismo borrador permite al auxiliar,
pasar esas transacciones al libro de compras, donde se relacionan todos los
desembolsos de efectivo de la empresa; siempre y cuando sean por esa naturaleza.
Por otro lado, el auxiliar, conjuntamente con el Contador, maneja el
control de las entradas de efectivo por concepto de los servicios médicos. Este
control es anotado en unos formatos, que son papeles de trabajo de contabilidad.
Estos formatos permiten al auxiliar llenar el libro de ventas, el cual es obligatorio
para todo tipo de negocio, excepto para los Contribuyentes Formales. En este libro
se relacionan todas las ventas del servicio médico, día a día, reflejando también
los números de facturas entregadas por la entidad a los pacientes y la exoneración
del servicio en el cobro del I.V.A.
Una vez finalizado el mes, el contador procede a totalizar las cuentas, de
acuerdo a sus papeles de trabajo. Los primeros días del mes siguientes son
destinados a totalizar cuentas, hacer los ajustes respectivos y archivar las facturas
en las carpetas correspondientes a su cuenta. Teniendo los montos de las cuentas
que se afectaron en el mes, el contador procede a realizar un asiento mensual en el
libro diario, para reflejar las transacciones ocurridas. Hecho esto último, el
30
Auxiliar y el Contador proceden a registrar en el Libro Mayor el movimiento de
cada cuenta, en particular. Terminado esto, se procede hacer la declaración del
Impuesto al Valor Agregado, en el mes en que corresponda.
Debilidades y Análisis del Procedimiento
a) Pérdida de tiempo en el procedimiento: Se puede observar que el
tratamiento manual de todas las transacciones en un mes, dificulta la
rapidez en la obtención de los saldos; es decir, la ausencia de un sistema
contable computarizado que permita el registro inmediato de las
transacciones cuando ocurran, es lo dificulta obtener al día los
subtotales de las cuentas y que haya un enlace entre los ingresos y los
desembolsos de dinero.
b) Diversidad de funciones: Nuevamente se observa la intervención del
auxiliar administrativo-contable en las actividades de registros de
transacciones. Este debe hacer tantas funciones dentro de la entidad, y
llegará el momento en que no pueda realizar muchas actividades en
conjunto porque aumente el volumen de los servicios prestados y
necesitará relevo porque se agotará por no tener ayuda y por no tener sus
funciones bien definidas. Al mismo tiempo, se observa que el contador
realiza funciones que son propias de un asistente de contabilidad. La
empresa no cuenta con suficiente personal para conformar departamentos
específicos, de acuerdo a la actividad, y cargos que sólo realicen
actividades específicas. La diversidad de funciones en pocas personas, trae
como consecuencia: Ineficiencia, Incapacidad, agotamiento y, por ende,
retrasos en los registros contables.
31
CAPÍTULO IV
PLAN DE TRABAJO
Objetivo General
- Diseñar un manual de procedimientos administrativos-contables, para el
uso de la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR. Puerto Ordaz –
Estado Bolívar. 2015.
Objetivos Específicos
Actividades Recursos Fecha Metas
1. Especificar los contenidos
necesarios para los procedimientos
administrativos de la Fundación
Oncológica Fe con Amor.
-Revisión de información FOIFCA.-Investigación de organizaciones sin fines de lucro en Venezuela.-Curso de Inteligencia Emoción y Gerencia Efectiva.-Foro de Liderazgo Gerencial.-Taller de Reorganización Tributaria
-Directiva de FOIFCA.-Docentes de Educación Superior.-Estudiantes de Pregrado.
Del 06-04-2015
Al 30-05-2015
-Optimizar las actividades económicas
administrativas, de la Fundación Fe con Amor.
2. Determinar los requerimientos
legales y jurídicos que deben contener
el manual de procedimientos
administrativos de la Fundación
Oncológica Infantil Fe con Amor.
-Reuniones Alumnos y FOIFCA para presentar análisis de las necesidades de la fundación.-Canalizaciones de recursos y donativos.-Visitar a la comunidad, observación de las necesidades que presentan los niños y adolescentes por condición de salud.
-Folletos -Volantes -Trípticos-Cámara
fotográfica.
Del 01-06-2015
Al 13-06-2015
-Consolidar los requerimientos necesarios para
mejorar los procesos
Económicos y administrativos, de la Fundación
Fe con Amor
3. Elaboración del manual de
procedimientos ad-ministrativos para el Uso de la Fundación Oncológica Infantil
Fe con Amor.
Redacción y elaboración de proyecto. Conclusiones y Recomendaciones.Presentación y Exposición de Manual de procedimientos administrativos para la Fundación Fe con Amor.
Económicos Administrativos, de la Fundación Fe con Amor.
Cuadro 4. Plan de trabajo. Fuente: elaborado por el autor sobre la base de la
investigación. (2015).
32
CAPÍTULO V
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El siguiente cronograma representa las actividades que fueron realizadas en
Servicio Comunitario a través de la Fundación Fe con Amor (FOIFCA) en el
período del 16 de marzo al 26 de junio del año 2015.
Cronograma de actividades
NO.
ACTIVIDADES REALIZADAS
AÑO 2015
MARZO ABRIL MAYO JUNIO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1
Semana de Ingreso. Se recibió una inducción de las actividades que se realizan dentro del servicio comunitario. Se divido el grupo para establecer equipos para los distintos proyectos.
2
Recepción de información de FOIFCA. Realización de Cursos, foros y talleres Se elaboró procedimientos administrativos para la promoción de FOIFCA en apoyo a la obtención de fondos.
3
Se inició el proceso de elaboración del manual de procedimientos administrativos para la organización sin fines de lucro FOIFCA. Se realizaron las encuestas de estudio socioeconómicos y diagnóstico de los niños y adolescentes ubicado en el hospital Uyapar.
4
Se realizaron actividades publicitarias promoviendo el Servicio Comunitario y FOIFCA en los medios radiales, informando de las actividades de los estudiantes y la obtención de recursos para la fundación. Se desarrolló el manual de procedimientos administrativo para la fundación Fe con Amor.
5
Se culminó la elaboración del manual de procedimientos administrativos. Se realizaron correcciones y apuntes finales del informe final.
6Se realizó la presentación del manual de procedimientos administrativos de FOIFCA.
Cuadro 5. Cronograma de actividades. Fuente: elaborado por el autor sobre la
base de la investigación. (2015).
33
El cronograma de actividades se desarrolló en un tiempo estimado 14
semanas, iniciando desde el mes de Marzo, y culminando en el mes de Junio del
año 2015, y se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Semana 1º a la 2°: de 16 Marzo al 31 de Marzo.
En las semanas uno y dos se realizaron el proceso de inducción sobre lo que
es el Servicio Comunitario y los requerimientos que deben tener los estudiantes
para poder cursar esta materia. Se formaron los equipos de trabajo, donde se
indicaron las comunidades para realizar el servicio comunitario en el plazo de tres
meses, y se estableció los horarios de trabajo para cumplir con el requisito de 120
horas.
Semana 3º a la 4º: 06 Abril al 18 de Abril.
En la semana tres y cuatro se realizó la asignación del proyecto de servicio
comunitario, en relación a la Fundación Oncológica Infantil Fe con Amor, un
reconocimiento de área y funciones administrativas, donde el estudiante obtuvo
información del origen, objetivos, misión y visión de FOIFCA, y tomó
anotaciones que luego se incluirían en el manual.
Semana 5ºa la 6º: 20 Abril al 30 de Abril.
En la semana cinco y seis se inició oficialmente el desempeño del estudiante
en las investigaciones sobre las organizaciones sin fines de lucro, considerando las
actividades administrativas-contables que se realizan dentro de las mismas. Se
realizó cursos, talleres y foros para superación del estudiante, patrocinado por la
Coordinación de Servicio Comunitario.
34
Semana 7º a la 8º:04 Mayo al 15 Mayo
En la semana siete y ocho se prestó apoyo a FOIFCA a través de ideas y
sugerencias de cómo puede obtener recursos económicos, para ser sostenible a
corto y mediano plazo. Se realizaron actividades administrativas en apoyo a la
fundación Fe con Amor, en la busca de patrocinantes y voluntarios para
desarrollar las actividades programadas de la fundación.
Semana 9º a la 10º: 18 Mayo al 30 Mayo
En la semana nueve y diez, se inició el proceso de elaboración del manual
de procedimientos administrativos-contables para la Fundación Oncológica
Infantil Fe con Amor, en el cual se hizo una revisión exploratoria de algunos
proyectos e información secundaria en la web, a fin de adquirir conocimientos
sobre el formato, contenido e información que debe incluir un manual de esta
categoría.
Se realizó una encuesta socioeconómica y diagnóstico de las patologías
existentes en la unidad oncológica del HOSPITAL UYAPAR apoyando a la
Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR a manera de llevar un registro de
las familias presentes para poder detectar aquellas con menores recursos
económicos. Adicional, con el propósito de lograr los objetivos de este proyecto,
se realizó un cuestionario de 8 preguntas a la Junta Directiva de FOIFCA.
Semana 11º a la 12º: 2 Junio al 13 Junio
En la semana once y doce, se realizaron actividades publicitarias por medios
de comunicación específicamente radial, para promover el servicio comunitario en
la educación superior y sensibilizar a los estudiantes al enfrentar las problemáticas
de la sociedad. En este periodo se prestó apoyo a la Fundación por parte de los
mismos medios radiales en cuanto a dar a conocer sus funciones organizacionales
y su trayectoria social.
35
Semana 13º: 15 Junio al 18 Junio
Culminó la elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos y se
realizó su impresión. En la semana se realizaron las correcciones y apuntes finales
del informe final.
Semana 14º: 22 Junio al 26 Junio
Para finalizar el cronograma de actividades, en la semana catorce de
actividades, se realizó el cierre del proyecto, a fin de exponer el manual elaborado
para la Coordinación de Equivalencia, en donde se aplicaron las técnicas y
metodologías para la recopilación de información en lo que concierne a los
trámites de equivalencias. Y por último se realiza la presentación del informe de
Servicio Comunitario de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de
Ayacucho, período I-2015.
36
OPINIÓN DE LOS ALUMNOS
37
CONCLUSIONES
De acuerdo al estudio realizado en la Fundación Oncológica Infantil FE con
AMOR, se encontró un debilitamiento en el Control Interno que se aplica en esta
institución, debido a la carencia de una adecuada Estructura Organizacional que
muestre los diferentes estratos, las áreas departamentales, los diferentes cargos
que deben crearse para realizar las múltiples tareas propias al servicio. La
ausencia de esta estructura ha impedido el diseño de políticas de revisión
constantes sobre procedimientos y diseño de los sistemas que deben crearse;
impidiendo al mismo tiempo la ejecución de las actividades de control interno.
Una de las causas por las que no se ha adecuado la estructura
organizacional, es por el espacio físico con que cuenta actualmente esta
institución. Como ya sabemos, es una entidad de carácter social que no cuenta con
recursos económicos suficientes para inversiones de gran envergadura, porque los
ingresos percibidos los dedica a la autogestión y no hacer capitales. Sin un espacio
físico adecuado y suficiente para su expansión, será difícil reestructura la
organización; ya que esto trae consigo, la creación de unidades departamentales
que deben establecerse en una área específica, crear los cargos necesarios y
contratar el personal calificados, preparado y con calidad de servicio para realizar
las diferentes actividades.
Además, el estudio también mostró debilidades en los registros y algunos
procedimientos contables, debido al debilitamiento del ambiente de control
interno, a las condiciones estructurales de la institución, carencia de personal
suficiente que realice las múltiples actividades de esta área; y también, a la
ausencia de un Manual de Procedimientos que dicte normas generales y políticas
específicas para ejecutar los procedimientos.
38
RECOMENDACIONES
Sin una estructura física adecuada a los requerimientos que necesita la
Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR, para prestar sus servicios, de
manera que satisfaga sus necesidades de expansión y desarrollo, será imposible
que la institución se reestructure organizacionalmente. Por lo que se recomienda a
la Junta Directiva de esta entidad:
Unificar criterios para dirigir sus esfuerzos en seguir luchando por ser
tomados en cuenta por las instituciones financieras y/o entes gubernamentales y
ser apoyados económicamente, para que así logren su expansión que tanto
merecen. Es tiempo que la Fundación sea tomada en cuenta para ser beneficiada
con algún proyecto de infraestructura y equipamiento.
Enfocarse en reestructurar organizativamente la institución, para que se
creen los departamentos necesarios para coordinar las actividades propias al
servicio, diseño de cargos especializados y específicos para cada actividad y
donde se dividan las actividades administrativas de las contables; ya que estas
últimas no pueden realizarse por una misma persona. Esto permitirá la
contratación de personal calificado, suficiente y con vocación de servicio, para
desempeñar eficiente y eficazmente sus funciones. Hay que resaltar que la entidad
necesita de un departamento de contabilidad de coordine y reúna las actividades
propias a este ramo; interactuando con otras unidades para obtener información
necesaria.
Luego de experimentarse los cambios estructurales, se aconseja revisar e
implementar la herramienta que en esta investigación se brinda, que es el Manual
de Procedimientos Administrativos y Contables; donde se encontrarán las
políticas generales y específicas, lineamientos a seguir en el curso de acción de los
procedimientos.
Esto contribuirá a que la Fundación pueda lograr una buena gestión en sus
procesos internos como externos, desde el área netamente administrativo como en
el área contable; de manera que exista una buena toma de decisiones que les
permita alcanzar sus logros organizacionales.
39
FUENTES DE INFORMACIÓN (BIBLIOGRAFÍA)
40
ANEXOS
LA PROPUESTA
Fundamentos de la propuesta
Ya que la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR” no posee un
Manual que paute normas a seguir en la consecución de las actividades contables
y en el estudio se detectó las muchas debilidades que presenta el Control Interno
de la Entidad, se propone en esta sección un Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para los procedimientos de registro de las donaciones
y la contabilización de las operaciones mensuales de manera que sirva de guía en
el proceder administrativo y contable. Todos los procedimientos vienen a regular
y fundamentar un cuadro de acción en el ámbito administrativo y contable de la
entidad; Proponiendo al mismo tiempo, una Estructura Organizativa que la
Entidad podrá aceptar como parte de la propuesta para que este manual funcione
sin ninguna dificultad; ya que se sugieren los nuevos cargos a crear. Esta nueva
estructura permitirá contratar al personal idóneo para ocupar esos cargos.
El Manual de Procedimientos contables tiene 3 fases, que son: fase I, en
ella se puede ubicar todos los procedimientos dela recepción y registro de las
donaciones recibidas por la fundación y un formato que se puede usar para
ejecutar los procedimientos; en la fase II se ubican los procedimientos a realizar
para la contabilización de las operaciones mensuales; y por último, en la fase III
se encuentran las recomendaciones para el uso de este manual.
A continuación, se presenta el Manual de Procedimientos Contables
diseñado para la Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR
41
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION ONCOLOGICA
INFANTIL “FE CON AMOR”
Realizado por: Fecha:Julio 2015
Páginas:10
Aprobado por:
42
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION ONCOLOGICA
INFANTIL “FE CON AMOR”
INDICE
INTRODUCCIÓN………………………………………………………2
OBJETIVO DEL MANUAL…………………………………………...3
ORGANIGRAMA………………………………………………………4
I. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS...……...…………5
II. PROCEDIMIENTOS CONTABLES……………………......….7
RECOMENDACIONES……………………………………………….10
Realizado por: Fecha:Junio de 2015
Página:1/10
Aprobado por:
43
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION ONCOLOGICA
INFANTIL “FE CON AMOR”
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
El Manual representa una herramienta importante para la
Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR ya que contribuye a que la
organización pueda lograr una administración de sus actividades de
manera óptima al igual que la contabilidad que sea llevada en la
institución brinde información financiera suficiente y confiable, ya que
estará adaptada a una serie de normas, políticas y principios que la
regularan.
En él se encuentran impresos una serie procedimientos a seguir
en el desenvolvimiento de las actividades internas de la fundación,
tanto en lo administrativo como en lo contable, para cumplir con los
Principios de Contabilidad de Aceptación General y brindar información
financiera clara, oportuna y relevante; la cual es de importancia a la
gerencia en la toma de decisiones y también a los agentes externos
para conocer la situación financiera de la empresa en el mercado; así
como también cumplir con los principios básicos de la administración.
Realizado por: Fecha:Junio de 2015
Página:2/10
Aprobado por:
44
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION ONCOLOGICA
INFANTIL “FE CON AMOR”
OBJETIVO DEL MANUAL
OBJETIVO DEL MANUAL
El diseño de este Manual es de gran importancia para la
Fundación Oncológica Infantil FE con AMOR ya que brinda al
departamento de contabilidad una guía en los procedimientos propios de
las actividades de Contabilización de las Operaciones Mensuales,
adaptados a Normas Contables y a los Principios de Contabilidad de
Aceptación General; los cuales permiten procesar la información contable
de la entidad, y así brindar un sistema de control que resguarde la
información financiera. Con éste se logra igualmente, brindar al
personal relacionado con el manejo de la información financiera o algún
procedimiento contable en específico, una serie de herramientas para la
orientación en sus funciones y así logren la eficiencia y eficacia, ya que
esta es una unidad organizacional que brinda información clave a la
entidad para la toma de decisiones. A su vez, este manual brinda al
personal de la fundación una guía que les permita seguir para el registro
de las donaciones realizadas recibidas.
Realizado por: Fecha:Junio de 2015
Página:3/10
Aprobado por:
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION ONCOLOGICA
INFANTIL “FE CON AMOR”
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
Realizado por: Fecha:Junio de 2015
Página:4/10
Aprobado por:
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Presidenta:Lic. Lluisandra León Cazorla
Vice Presidenta:Lic. Marisol Cazorla
Directora General:Arq. Lluisamar León
Cazorla
Tesorera:Lic. Euglimar Guevara
Contadora: Lic.Randimar Farías
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION ONCOLOGICA
INFANTIL “FE CON AMOR”
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
RECEPCION Y REGISTRO DE DONACIONES.
RESPONSABLES:
Presidenta. Vicepresidenta. Directora General.
PROCEDIMIENTO:
Una vez que los fundadores manifiesten la voluntad de aceptar la donación, la junta directiva debe verificar que el (los) donante (s) presenten la documentación deseada, para hacer el acta de recepción de la donación.
Cuando se reciba un bien mueble usado, se debe verificar que exista un documento como título de propiedad de la persona que está haciendo la donación para luego proceder a redactar el Acta de Recepción El acta debe contener los Fecha de la Recepción, Datos del Donante, Datos del donativo (especificando condiciones del bien o si es efectivo), datos del representante de la Fundación que recibirá el donativo, datos de la factura si son bienes muebles.
Una vez redactada el Acta, se procede a aceptar la donación y se fija con las partes, firmarla; para luego, recibir el bien e inventariarlo. Se le debe anexar a al acta la copia de la cédulas, copia del documento o factura del bien, y si es en efectivo, anexar la copia del recibo bancario. Si es necesario, se debe exigir la intervención del contador para que de su consideración de las condiciones del bien y se pueda valorar, si es que el bien estaba en uso anteriormente. Cuando se haga efectiva esta transacción, se hace el registro en los libros pertinentes (Libros diario y libro mayor) e incorporarse a los auxiliares que el departamento maneje.
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CONTABLES
FUNDACION ONCOLOGICA
INFANTIL “FE CON AMOR”
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
RECEPCION Y REGISTRO DE DONACIONES.
ACTA DE DONACIÓN
MEDIANTE LA PRESENTE ACTA, LA FUNDACIÓN ONCOLOGICA INFANTIL “FE CON AMOR” RECIBE DE ______________________, CON RIF_____________________, EN CARACTER DE DONACIÓN; SEGÚN LA FACTURA Nº XXXX. ESTA DONACIÓN FUE RECIBIDA POR ______________________, PORTADOR DE LA CEDULA DE IDENTIDAD Nº ________________EN SU CARACTER DE PRESIDENTE DE ESTA INSTITUCIÓN, EN CIUDAD GUAYANA, EL DÍA ONCE DE JUNIO DEL AÑO DOS MIL QUINCE (11/06/2015); Y EN PRESENCIA DE LOS TESTIGOS:__________________________ Y _________________________ PORTADORES DE LAS CÉDULAS DE IDENTIDAD:________________ Y ____________________ RESPECTIVAMENTE. (SE ANEXA COPIA DEL RECIBO, COPIA DE CÉDULA DE LAS PARTES Y COPIA DE CÉDULAS DE LOS TESTIGOS)
REPRESENTANTE DE POR LA FUNDACIÓN: EMPRESA DONANTE:
____________________ _____________________ C.I PRESIDENTE
CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LAS TRANSACCIONES MENSUALES.
RESPONSABLES:
Presidenta. Tesorera. Contadora.
PROCEDIMIENTOS:
Es recomendable que la Fundación “Luz del Mundo” establezca un sistema contable computarizado para que determine los saldos de forma automática, pero así es necesario también ejercer el procedimiento de clasificación, registro y cálculos de forma manual. Esto último trae como consecuencia que la archivación quede dispuesta en cualquier momento para ser utilizada por eventualidades que ocurran.Para el proceso manual de clasificación y archivación de las transacciones que ocurran en esta institución, son las siguientes:
Todos los comprobantes pendientes de pago se separaran de las facturas canceladas, para no crear confusiones a la hora de saldar cuentas. Por otro lado, se separar los reportes de caja chica, cuentas por cobrar a los trabajadores, cuentas por pagar, reporte de sueldos y salarios, se deben clasificar de último.
Se procede a separar los comprobantes de acuerdo a su naturaleza, por ejemplo:
Materiales Médico Quirúrgicos. Gastos Generales. Gastos de Mejoras del Local. Mobiliario y Equipos. Pago de servicios públicos.
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PROCEDIMIENTOS CONTABLES.
CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LAS TRANSACCIONES MENSUALES.
Una vez que se tengan los documentos separados de acuerdo a la naturaleza, se procede a separar de igual manera los documentos contenidos en Caja Chica, y así se examina exhaustivamente los soportes; verificándose qué tipo de transacciones se han hecho con esta cuenta y los tipos de controles aplicados. Es a través de los recibos de caja chica que se describen los nombres de las cuentas con quien tiene relación.
Luego de tener los soportes ordenados, se procede a clasificar las cuentas para poder visualizar que porcentaje se afectó de costo y que cantidad de gastos.
Una vez que se tengan agrupadas las facturas por cuentas, se procede a obtener el total de cada una de ellas a través de una sumatoria. Cuando se efectúen descuentos, éstos deben sumarse por separado.
A cada sumatoria debe añadírsele el nombre de la cuenta que se está procesando, subrayándole el monto total.
A las facturas que ya se tengan registradas, agrupadas y sumadas se le anexa el sello de “Contabilizado” para finalmente, archivarlas.
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PROCEDIMIENTOS CONTABLES.
CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LAS TRANSACCIONES MENSUALES.
Se diseñará una Hoja de Control, que recogerá algunos datos de la empresa como: Nombre de la Institución, RIF, Fecha (Mes y año) de contabilización, nombre de quién hizo la clasificación y archivación. Este Formato contendrá una original y una copia; y el auxiliar contable entregará la original al Contador para que elabore el comprobante de Diario, mientras que la copia la archivará como respaldo.
Finalmente, el Contador debe revisar los saldos de las cuentas antes de elaborar los comprobantes de Diario, si es hecho de forma computarizada; sino los asientos en el Libro Diario de la Institución; a fin de que no existan errores de cálculos o de trascripción de datos.
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CONTABLES
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RECOMENDACIONES.
RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL MANUAL.
Para el éxito de la aplicación este manual, se recomienda que:
La Fundación debe prepararse a dar cambios estructurales para que así este
Manual pueda adaptarse aún más a ella, y pueda cumplir con el propósito
por el cual fue creado. Por lo que, se recomienda el uso del Organigrama
diseñado dentro de este Manual para que cada procedimiento sea realizado
sin ningún inconveniente y sea involucrado el personal calificado e idóneo
para tales procedimientos.
Emplear cada uno de los formatos que aquí se describen, ampliándose el
tamaño de acuerdo a las necesidades reinantes en la institución.
Este manual debe utilizarse mediante un formato de Hojas Sueltas, para que
otorgue la mayor facilidad posible al usuario y para que permita la constante
actualización de esta valiosa herramienta. De esta forma, se podrá sustituir las
hojas en corrección de forma rápida y menos costosa.
Se debe revisar constantemente este Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables, a fin de hacer las correcciones necesarias; y
así, se pueda adaptar a los requerimientos de la Fundación Oncológica
Infantil FE con AMOR
Los cambios mencionados anteriormente, también abarcan los
experimentados externamente. Es decir, se tiene que tomar muy en cuenta,
los dictámenes de los organismos reguladores, en aspectos contables,
tributarios y fiscales. Incluso, se tiene que actualizar de acuerdo a los
cambios sufridos con algunas leyes relacionadas con la actividad contable de
