i REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A. Informe de Pasantía presentado para optar al Título de Licenciado en Administración de Empresas. Autor: Eleazar González Tutor Académico: Mary Muñoz Tutor Industrial: Naimelin Molina
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por
pagar de la empresa Sidor C.A. Informe de Pasantía presentado para optar al Título de Licenciado en Administración de Empresas.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
ACTA DE APROBACIÓN
Quienes suscriben, tutores evaluadores designados para examinar el Informe de
Pasantía presentado por Eleazar González portador de la Cédula de Identidad V
17633072, titulado Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la
empresa Sidor C.A. Para optar al título de Licenciado en Administración de
Empresas, consideramos que el mismo cumple con los requisitos exigidos por los
reglamentos vigentes por lo que se confiere su aprobación.
En Ciudad Guayana a los 30 días del mes de Abril de 2012.
Tutor Académico Mary Muñoz
Tutor Industrial. Naimelin Molina
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INDICE
pp.
INTRODUCCIÓN………..……………..………………………………….... 1
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes de la Organización…………………………………. 3
1.2 Filosofía de Gestión……………………………………………….. 9
1.3 Organigrama Estructural………………………………………….. 10
1.4 Descripción de la unidad donde se desarrollaron las actividades de
pasantía………………………………………………………………..
11
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema……………………………………… 14
2.2 Objetivos de la Investigación……………………………………… 16
2.2.1 Objetivo General…………………..…………………….……... 16
2.2.2 Objetivo Específicos…………………………………………..… 16
ACTIVIDADES REALIZADAS
2.1 Cronograma de Actividades……………………………………… 17
2.2 Explicación de las Actividades…………………………………… 18
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Diagnóstico de la situación actual de la entrada y salida de los
soportes (facturas) del Departamento de Cuentas por Pagar…………..
23
v
Análisis del contexto interno y externo que incide en la gestión de
archivo y control de documentos del Departamento de Cuentas por
Pagar…………………………………………………………………..
27
Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno
de la entrada y salida de los soportes en el Departamento de Cuentas
por Pagar……………………………………………………………….
29
Propuesta del instrumento para el control interno de documentos en el
Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Siderúrgica del
Orinoco Alfredo Maneiro……………………………………………...
30
FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE
DESARROLLO DE LA PASANTIA
3.1 facilidades…………………………………………………………
3.2 dificultades…………………………………………………………
APORTES…………………………………………………………….
37
37
38
CONCLUSIONES…………………………………………………….
40
RECOMENDACIONES…………………………………………… 41
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……………………………… 42
ANEXOS……………………………………………………………… 44
Anexo A. Cronograma………………………………………………… 45
Anexo B.Cuestionario……………………………………………….. 47
Anexo C.Organigrama………………………………………………… 49
vi
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráficos
pp.
1. Opinión del personal en relación a si considera que existe una situación problemática en el proceso de control de las cuentas por pagar……………..
24
2. Opinión del personal en relación a si el proceso de control interno de documentos es controlado…………………………………………………………………………………….. 25 3. Opinión del personal en relación a si considera importante que se mejore el proceso…………………………………………………………………….. 25
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Eleazar González. (2012) Determinar un modelo organizacional en la
gestión de archivo de la entrada y salida de los soportes en el sector
de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A. Informe de Pasantía. Universidad Nacional Experimental de Guayana,
Vicerrectorado Académico.
AUTOR: Eleazar Gonzalez
TUTOR: Naimelin Molina
RESUMEN
En el presente informe se encuentran los resultados obtenidos del desarrollo del trabajo de investigación titulado: propuesta de un instrumento de control interno de documentos en el departamento de cuentas por pagar de la empresa Siderúrgica del Orinoco. Entre las experiencias adquiridas se presencio y se interactuó en la ejecución de actividades en el departamento de cuentas por pagar, en especial el proceso de archivo, cancelación de facturas y entrada y salida de documentos. Se concluyó que existe una situación problemática en cuanto al proceso administrativo de entrada y salida de documentos donde se extravían los soportes archivados, así como en la organización y resguardo del archivo, lo que está incidiendo en el desarrollo de actividades habituales. Por lo que se elaboró un formato para registrar y controlar la entrada y salida de documentos, así mismo se llevó a cabo una estrategia de organización y archivo de los documentos. Descriptores: Propuesta, Archivo, Facturas, Retraso, Organización.
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1
INTRODUCCIÓN
Gestionar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las
organizaciones, debido a que la misma se ha considerado un recurso organizacional
necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la
supervivencia de las empresas en un entorno cada vez más exigente.
Por tal motivo, el archivo como gestor de documentos tiene una función de gran
relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la
información y así lo es para el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
SIDOR, C.A; el cual es el lugar donde llegan todas las facturas de la empresa y se
efectúan los pagos tanto de bienes y servicios.
Podemos decir que, actualmente no existe un adecuado funcionamiento que avale
la administración de la documentación en el sector de cuentas por pagar; Por ende se
propone con esta investigación determinar un modelo organizacional en la gestión de
archivo de la entrada y salida de los soportes, es decir facturas pagadas por dicha
empresa, para así mantener un control de la documentación en el área de archivo en el
sector de cuentas por pagar, evitando de esta forma irregularidades y problemas en el
desarrollo de gestiones en el proceso de control de archivo, para ello, se requiere una
organización documental que incluya (clasificación, ordenación, control, distribución,
almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y
conservación de la documentación manejada).
Al llegar a este punto, se requiere de un análisis de la situación actual de la entrada
y salida de los soportes (facturas) del archivo y así evaluar el contexto interno y
externo de las fortalezas y debilidades mediante un análisis FODA que incide en la
gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de la
empresa Sidor C.A. y así plantear, de acuerdo al análisis, los lineamientos necesarios
para el sistema de control interno de la entrada y salida de estos soportes, logrando
finalmente proponer un instrumento que controle la gestión interna de documentos en
el archivo de Cuentas por Pagar de la empresa SIDOR, C.A, logrando con esto la
eficiencia en los procesos administrativos, el desarrollo de las actividades y el alcance
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de los objetivos. A continuación Los resultados de este informe se presentan
orientados principalmente con las generalidades de la empresa, las cuales contienen
las informaciones relativas, se plantea el problema el cual este abarca las condiciones
generales, incluyendo las fallas en la gestión de archivo del sector de cuentas por
pagar. Tomando en cuenta a su vez las actividades realizadas presentando el
desarrollo del cronograma y la descripción de la experiencia adquirida, las cuales
muestran los aportes generados a la empresa, para finalmente se presentaran las
conclusiones y recomendaciones, seguida por las referencias y los anexos.
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GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes de la Organización
SIDOR, C.A, es una empresa dedicada a la fabricación de productos de acero para
el mercado nacional e internacional. Ubicada en la Zona Industrial de Matanzas de
Ciudad Guayana, sobre la margen derecha del Río Orinoco, a 17 Km. de la
confluencia con el río Caroní y a 300 Km. de la desembocadura del río Orinoco en el
Océano Atlántico.
SIDOR, C.A está conectada con el resto del país por vía terrestre, y por vía fluvial
(marítima) con el resto del mundo. Además cuenta con:
17 Kms. de cerca perimetral, 2 Kms. de ribera, 70 Kms. de vía asfaltada, 132
Kms. de vía férrea, 19 Plantas de producción, 1 Muelle y sus facilidades.
La región Guayana ofrece excelentes condiciones geográficas para la instalación
de una empresa de esta índole, cercana a los yacimientos ferrosos y a fuentes de
energía tanto eléctrica como de gas natural, así como la fácil conexión por vía fluvial
a los mercados extranjeros.
La actividad industrial surge en Guayana a finales de los años 40 con la
explotación del mineral de hierro del cerro El Pao y, poco después El Cerro Bolívar.
Luego fueron otorgadas concesiones y construida la infraestructura física para su
aprovechamiento.
El mineral de hierro, luego de su extracción de las minas, era sometido a un
proceso de molienda y clasificación para luego ser exportado, como consecuencia se
decidió construir en territorio nacional una planta siderúrgica capaz de transformar en
acero gran parte del mineral de hierro que se encontraba bajo explotación, y satisfacer
en cantidad, calidad y variedad, las necesidades de los principales sectores de la
economía nacional, y en particular los requerimientos de sus industrias del petróleo o
de la construcción.
Finalmente la ubicación de la Siderúrgica en Guayana se debió principalmente a la
proximidad con los yacimientos de mineral de hierro y de las fuentes energéticas, así
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como también a la facilidad de acceso a los mercados mundiales a través de los
canales de navegación del río Orinoco, los cuales le dan interconexión con los
principales mercados del mundo.
Descubrimiento de las minas de hierro
1926: Descubrimiento de las minas de hierro del cerro El Pao.
1947: Descubrimiento de los yacimientos del mineral de hierro del Cerro Bolívar.
1950: Comienza la transformación del hierro en acero, con la puesta en marcha de
la planta siderúrgica (SIVENSA) en Antímano Caracas.
1951: Creación del Sindicato Venezolano del Hierro y del Acero, empresa privada
que inicia los estudios preliminares para la instalación de una industria siderúrgica en
el país.
1953: El Gobierno Venezolano toma la decisión de construir una planta
Siderúrgica en Guayana. Esta gesta comienza con la creación de la Oficina de
Estudios Especiales de la Presidencia de la República y se le encomienda como
responsabilidad primaria, el estudio y plan de ejecución de un Proyecto Siderúrgico.
Descubrimiento de las minas de hierro
Etapa I: Instalación y construcción del Complejo Siderúrgico
1955: El Gobierno Venezolano suscribe un contrato con la firma Innocenti de
Milán, Italia, para la construcción de una Planta Siderúrgica
Con capacidad de producción de 560.000 toneladas de lingotes de acero.
1957: Se inicia la construcción de la Planta Siderúrgica del Orinoco y se modifica
el contrato con la firma Innocenti, para aumentar la capacidad a 750.000 toneladas
anuales de lingotes de acero.
1958: Se crea el Instituto Venezolano del Hierro y del Acero, adscrito al
Ministerio de Fomento, sustituyendo a la oficina de Estudios Especiales de la
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Presidencia de la República, con el objetivo básico de impulsar la instalación y
supervisar la construcción de la planta Siderúrgica.
1960: Se crea la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G) y se le asignan
las funciones del Instituto Venezolano del hierro y el acero
1961: Se inicia la producción de tubos sin costura, con lingotes importados. Se
produce arrabio en Hornos Eléctricos de Reducción.
1962: El 9 de julio, se realiza la primera colada de acero, en el horno Nº 1, de la
Acería Siemens-Martín. El 24 de Octubre se crea el Cuerpo de Bomberos de SIDOR.
1963: Terminación de la construcción de la Siderúrgica del Orinoco, C.A. y puesta
en marcha de los trenes 300 y 500.
1964: El 1 de abril, la Corporación Venezolana de Guayana constituye la empresa
Siderúrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR), confiriéndole la operación de la planta
Siderúrgica existente.
1967: El 26 de junio, SIDOR logra producir por primera vez 2.000.000 toneladas
de acero, líquido.
1970: El 3 de octubre se inaugura la Planta de Tubos Centrifugados, con una
capacidad para producir 30.000 toneladas en un turno.
1971: Se construye la Planta de Productos Planos.
1972: Se amplía la capacidad de los hornos Siemens Martín, a 1,2 toneladas de
acero líquido.
1973: Se inaugura la Línea de Estañado y Cromado Electrolítico de la Planta de
Productos Planos. El 3 de Noviembre es inaugurado el Centro de Investigaciones de
la Empresa. El 20 de Diciembre se inauguró y se puso en marcha la Línea de
Fabricación de chapas gruesas de la Planta de Productos Planos.
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Etapa II: Construcción del Plan IV.
1974: Puesta en marcha de la Planta de Productos Planos. Se inicia el Plan IV para
aumentar la capacidad de SIDOR, C.A. a 4.8 millones de toneladas de acero.
1975: Nacionalización de la Industria de la minería del hierro.
1977: El 18 de Enero se inicia las operaciones de la Planta de Reducción Directa
Midrex I.
1978: Se inaugura el Plan IV.
1979: Puesta en marcha de la Planta de de Reducción Directa Midrex, la Acería
Eléctrica y la Colada Continua de Palanquillas y los Laminadores de Barras y
Alambrón
1980: Se inaugura la Planta de Cal y el Complejo de reducción Directa.
1981: Se inicia la ampliación de la planta de productos planos y la planta de tubos
centrifugados.
Etapa III: Reconversión Industrial
1989: Se inicia un Plan de Reconversión de SIDOR, C.A. que significa, entre otros
cambios, el cierre de los hornos Siemens-Martín y laminadores convencionales.
1990: La Empresa obtiene la marca NORVEN, para las láminas y bobinas de
acero, para la fabricación de cilindros a gas SIDOR C.A. obtiene la certificación
Lloyd´s para las Bandas y Láminas para recipientes a presión. La Empresa obtiene la
marca NORVEN para la tubería de Revestimiento y Producción.
1991: Como resultado del Plan de Reconversión, se obtuvo el cierre de 13
instalaciones consideradas obsoletas, racionalización de la fuerza laboral, inicio de la
exitosa incursión en el mercado de capitales y reducción de 11 a 5 niveles jerárquicos.
1992: SIDOR C.A. obtiene la marca NORVEN para el Alambrón de Acero al
Carbono, para la Trefilación y Laminación en Frío.
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Etapa IV: Privatización
1993: El 15 de Septiembre fue promulgada la Ley de Privatización publicada en
gaceta oficial el 22 de Septiembre, lo que da inicio al proceso de privatización.
1994: El Ejecutivo nacional establece el proceso de privatización.
1995: Entra en vigencia la Ley de Privatización en Venezuela
1997: El 18 de Diciembre, se firma contrato compra-venta con el Consorcio
Amazonia, integrada por empresas mexicanas, argentinas, brasileras y venezolanas,
adquiriendo un 70% de las acciones. En este proceso licitatorio gana Amazonia.
Conformado por las empresas Hylsa de México, Siderar de Argentina, Sivensa de
Venezuela, Tamsa de México y Usiminas de Brasil. El proceso de subasta de SIDOR
se realiza en diciembre de 1997, con la intervención de 3 grupos de inversionistas y
con un precio base de 1550 millones de dólares.
1998: SIDOR inicia su transformación para alcanzar estándares de competitividad
internacional equivalentes a los de los mejores productores de acero en el mundo.
Etapa VI: Reestructuración económica
2000: La Acería de Planchones obtiene una producción superior a 2,4 millones de
toneladas, cifra con la que supera la capacidad para la cual fue diseñada en 1978.
2001: Se inauguran tres nuevos hornos en la Acería de Planchones y se concluye
el proyecto de automatización del Laminador en Caliente con una inversión de más
de 123 millones de dólares.
2002:Récord de producción en plantas de Reducción Directa, Acería de
Planchones, Tren de Alambrón y distintas instalaciones de Productos Planos, entre
ellas, el Laminador en Caliente, que superó la capacidad de diseño, después de 27
años.
2003: Se cumplen cinco (5) años de gestión privada de SIDOR C.A. En los
primeros cinco 5 años de gestión privada, SIDOR C.A. exhibe estándares de
competitividad que le permiten ubicarse entre los tres mayores productores integrados
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de acero de América Latina y ser el principal exportador de acero terminado de este
continente. SIDOR C.A. Recibió el Fondo para la Normalización y Certificación de la
Calidad, FONDONORMA, el certificado de Sistemas de Gestión de Calidad,
COVENIN-ISO 9001-2000 para sus líneas de Productos Planos, Largos y
Prerreducidos y el certificado IQ-NET, que otorga la Red Internacional de
Certificación.
2004: Se inicia el proceso de Participación Laboral de los trabajadores de SIDOR
C.A., a través de la venta del 20% de las acciones de la empresa por parte del Estado
Venezolano a cargo de la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.) y el Banco
de Desarrollo Económico y Social (Bandes)
2005: El Grupo TECHINT adquiere la totalidad de las acciones de Hylsamex, y la
participación del Grupo Alfa en el Consorcio Amazonía. Con miras de fortalecer la
presencia de TECHINT en Latinoamérica y el mundo, forman el Holding Ternium
del cual SIDOR C.A. forma parte.
2006: En Febrero comienzan a cotizar la bolsa de valores de Nueva York (NYSE)
bajo el símbolo Tx.
Etapa VI: Nacionalización de SIDOR, C.A.
2008: Puerto Ordaz, 12 de Mayo del 2008, El presidente de la República, Hugo
Rafael Chávez Frías, firmó la nacionalización de SIDOR, C.A. y el Contrato
Colectivo entre el Sindicato de Trabajadores de la Industria Siderúrgica y sus
Similares (SUTISS) y SIDOR, C.A., para el período 2008-2010 y estableció el 30 de
Junio como fecha límite para que la empresa Italo-Argentina Techint transfiera el
total de los bienes de SIDOR, C.A. al Estado venezolano. Se obtuvieron Récord de
producción en Laminación en Caliente, Recocido Continuo, Hot Skin Pass,
Rebobinadora 3, Cromado, Corte de Hojalata 1, Récord de despacho de productos en
Laminación en Frío. Leer noticia relacionada.
2009: Un récord diario de producción en la línea Hot Skin Pass, dos récord de
producción mensual en la línea Skin Pass.
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1.2 Filosofía de Gestión
Misión
fabricar y Comercializar productos de acero con altos niveles de productividad,
calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector transformador
nacional como base del desarrollo endógeno, con eficiencia productiva y talento
humano altamente calificado, comprometido en la utilización racional de los recursos
naturales disponibles; para generar desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a
los clientes y a la Nación.
Visión
Ser la empresa socialista siderúrgica del Estado venezolano, que prioriza el
desarrollo del Mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino,
caribeño y del MERCOSUR, para la fabricación de productos de acero con alto valor
agregado, alineada con los objetivos estratégicos de la Nación, a los fines de alcanzar
la soberanía productiva y el desarrollo sustentable del país.
Políticas
• Direccionalidad de las inversiones hacia el incremento de la productividad, en
un ambiente seguro.
• Política de comercialización que considere, a futuro, contratos a largo plazo con
empresas nacionales y extranjeras; para consolidar el posicionamiento del
producto Sidor en el Mercado nacional e internacional, asegurándole a los
clientes el suministro de acero oportuno y confiable en el tiempo.
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• Fortalecimiento y promoción del sector transformador nacional como base de la
agregación de valor para el desarrollo endógeno; así como el mejoramiento de
la red de distribución y comercialización del acero.
• Creación y fortalecimiento de mecanismos institucionales que privilegien la
participación popular, impulsando la creación y el desarrollo de pequeñas
empresas y redes de economía social.
• Incentivo del modelo de producción y consumo ambiental sustentable, con
énfasis en la reducción del impacto ambiental y cumplimientos de las
normativas ambientales.
• Formación técnico-político-ideológica para el impulso del Nuevo modelo de
relaciones socio-productivas en el marco de una visión socialista; así como el
conocimiento y capacitación dentro de la industria del acero y de materiales,
ampliando la infraestructura tecnológica de los centros de investigación como
instrumentos de desarrollo de la industria nacional.
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1.3 Organigrama Estructural
.
CEO
SIDOR
ASISTENCIA CEO
Dirección
PLANEAMIENTOSIDOR
Dirección
SUPPLY CHAINSIDOR
DirecciónGESTION
INDUSTRIAL SIDOR
PLAN COMERC SIDOR
Dirección
AUDITORIASIDOR
Dirección
LEGALSIDOR
Dirección
COMUNICACIÓNSIDOR
CFO
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SIDOR
Dirección General
PLANEAMIENTO Y OPER. SIDOR
Dirección
RRHHSIDOR
DirecciónINGENIERIA
MEDIO AMBIENTE SIDOR
Dirección General
SIDORINTERNACIONAL
SIDOR NORTE
Dirección General
SIDOR CENTRO
Dirección General
SIDOR
Funciones con
Servicio Externo
ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
CIO
SISTEMASSIDOR
Dirección
ADMINISTRACIÓNSIDOR
Dirección
FINANZASSIDOR
DirecciónTAX PLANNING & COMP. SIDOR
GerenciaRELACION CON INV. SIDOR
Dirección
FINANZAS CENTRO
Dirección General
Figura 1. Estructura Organizativa. (2012)
12
1.4 Descripción de la unidad donde se desarrollaron las actividades de pasantía.
El objeto de estudio es el sector de Cuentas por Pagar, ubicada en la Dirección de
Administración y Finanzas. Cuentas por Pagar de SIDOR tiene como función
principal; la recepción, contabilización y ejecución de pago de bienes y servicios,
nacionales y extranjeros; los cuales surgen de una necesidad determinada para
satisfacer las distintas áreas y deuda contraída por Sidor con terceros.
El sector de Cuentas por Pagar está constituido por:
* El Jefe de Departamento
* Coordinador de pagos Nacionales
* Coordinador de pagos Extranjeros
* Analistas
* Asistente de Caja
Misión del Sector
Cumplir conjuntamente la pautas estipuladas en la Administración Tributaria
(SENIAT), la ley de IVA en la Recepción; Conformación y Registro de Facturas;
Notas de Debito y Crédito; preparando las propuestas de Pago a su vencimiento
enviadas al Área de Tesorería.
Visión del Sector
Registrar correctamente la deuda de proveedores nacionales y extranjeros,
controlando cada paso del proceso desde la recepción de la factura hasta que se
entrega al analista de pago para su cancelación.
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Figura 2. Departamento de Cuenta por Pagar- Archivo. (2012)
El archivo es el lugar donde son almacenadas todas las facturas pagadas, una vez
que son realizados todos los procesos dentro del sector de cuentas por pagar que son:
la recepción, contabilización y ejecución de los pagos de todas las facturas. El archivo
sirve como soporte de todo los pagos realizados en la empresa para su verificación,
anulación, auditorias u otra acción de tipo administrativo.
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EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
La gestión de la información es una actividad estratégica para el éxito de las
organizaciones y se define como aquel proceso que se encarga de gestionar la
información necesaria para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de los
procesos en las organizaciones; y es preocupación de toda institución estudiar e
indagar sobre las causas que originan la necesidad de llevar un adecuado y eficiente
sistema de registro de archivo en su organización.
De esta forma Sidor ,C.A Al contar con un sector de cuentas por pagar que tiene
poco personal, y muchas son las facturas que ingresan al departamento, se pierde
control de la documentación y es necesario un mecanismo que controle la gestión del
archivo. El sector de Cuentas por pagar es el lugar donde llegan todas las facturas de
la empresa y se efectúan los pagos de bienes y servicios (pago de proveedores
nacionales y extranjeros, gastos, pagos de personal, pago de servicios de transporte,
comida, etc.).
Por lo tanto este sector requiere un instrumento de control, ya que las facturas
una vez pagadas deben ser almacenadas en el Archivo y en el proceso se extravían, o
no quedan guardadas en su estante correspondiente, lo que dificulta la ubicación de
los soportes, para su verificación, anulación u otra acción de tipo administrativo.
La situación anteriormente mencionada tiene por consecuencia el incumplimiento
de las políticas y procedimientos establecidos en el sector de cuentas por pagar, para
el funcionamiento eficiente dentro del departamento. Con el fin de dar una solución al
problema que se presenta se propone la creación de un formato en Excel que facilite
el control de la entrada y salida de archivo, es decir un sistema de control interno de
documentos en el archivo del Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
Siderúrgica del Orinoco.
15
Por lo tanto, para liberar esta abrumadora tarea de efectuar una organización de
documentos manuales que ocasiona congestionamiento, se debe ofrecer una
herramienta de trabajo que consista en un sistema de información más exacto y
rápido, para el personal que labora archivando una cantidad de documentos en un
corto tiempo para dar inicio a las actividades de la empresa de manera eficiente e
integra, ya que si mayor y compleja sea la organización, mayor será la importancia de
un adecuado sistema de control interno de documentos.
Por lo antes expuesto, surgen las siguientes interrogantes de la investigación:
¿Cuáles son las irregularidades presentadas en la entrada y salidas de los soportes
archivados?
¿Cuáles son las causas que determinan el extravío de documentación de la
empresa?
¿Las mejoras que se propondrán en las gestiones de control de documentos en el
Departamento de Cuentas por Pagar requieren de la validación por parte de la alta
junta directiva?
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2.2 Objetivos de la Investigación
2.2.1 Objetivo General
Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo de la entrada y
salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A.
2.2.2 Objetivos Específicos
− Diagnosticar la situación actual de la entrada y salida de los soportes (facturas)
del archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor C.A.
− Analizar el contexto interno y externo mediante un análisis FODA que incide en
la gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de
la empresa Sidor C.A.
− Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la
entrada y salida de los soportes del archivo en el sector de Cuentas por Pagar de
la empresa Sidor C.A.
− Proponer un instrumento para el control interno de documentos en la gestión de
archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A
17
ACTIVIDADES REALIZADAS
SIDOR, como empresa que pone de manifiesto el cumplimiento de apoyar el
profesionalismo nacional, posee un programa de pasantías, donde permite a diversos
estudiantes de nivel técnico y profesional en cualquiera de las ramas, desarrollar
proyectos de envergadura y al mismo tiempo ofrecerles el entrenamiento adecuado
para la obtención de sus títulos universitarios.
En función a las necesidades de la empresa, fuese el área de archivo del sector de
cuentas por pagar el asignado para desarrollar la actividad de pasantía, ejecutando
específicamente la tarea del control de gestión de documentos (físico de facturas),
donde se desarrollo:
• Análisis FODA, donde se determino las fortalezas, oportunidades
amenazas, debilidades en el proceso de gestión de archivo.
• Un análisis de toda la documentación existente en el archivo
• Relación cronológica de todos los soportes archivados en un formato de
Excel.
• Apoyo al personal del sector en la gestión de actividades del sector.
• Sellar y almacenar en su archivo correspondiente las facturas pagadas
• Formato para de control de entrada y salida de documentos
• Actividades y trabajo de oficina
Es por ello que plantearon asignar esta responsabilidad de generación de una
propuesta de un sistema de control interno de documentos en el sector de cuentas por
pagar a un pasante de Administración, en cuyo perfil profesional debía encontrarse
los siguientes aspectos:
• Estudiante del noveno semestre de Administración.
• Sexo Masculino
• Orientación al trabajo en campo.
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• Facilidad de comunicación
• Uso adecuado de Office.
• Calificaciones superiores al promedio.
Reunidos los requisitos, la empresa expuso las actividades a desarrollar en el
trabajo de pasantía regular. El propósito fundamental de la empresa, en relación al
desarrollo del trabajo de pasantía expuesto, radica en el hecho de contar con una
propuesta derivada del diagnóstico; y que permita desarrollar posteriormente acciones
que conlleven la mejora en la gestión del archivo en el proceso de control de
documentos.
2.1 Cronograma de Actividades
El cronograma de actividades es el esquema básico donde se distribuye y organiza
en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseñadas a
lo largo de un espacio de tiempo en particular. La organización temporal básicamente
se organiza en torno a dos ejes: la duración de la pasantía y el tiempo que
previsiblemente el estudiante dedicará al desarrollo de cada actividad.
Para el establecimiento del cronograma de actividades, el tutor industrial asignado,
estructuró las actividades a desarrollar en el lapso de duración de la pasantía, en
donde propuso las tareas a realizar, y planificó y controló el normal funcionamiento
del proyecto. Cabe resaltar que tiempo asignado para el desarrollo del tema propuesto
fue de 4 meses, equivalentes a 16 semanas. Las actividades que planteó el tutor
industrial fueron las siguientes:
• Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.
• Conocer a los trabajadores a los que se les realizará el estudio.
• Obtener información del personal en función al tema en estudio.
• Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.
• Tabular los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario.
• Analizar los soportes archivados y base de datos.
• Evaluar el contexto interno y externo.
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• Plantear los lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de
soportes y elaborar formato de control.
• Entregar segundo avance escrito.
• Establecer conclusiones y recomendaciones
• Elaborar trabajo final.
Estas actividades fueron planificadas en el lapso establecido para el desarrollo del
trabajo de pasantía. Cabe resaltar que todas las actividades fueron cumplidas de
manera exitosa en el tiempo y lugar establecido. El cronograma de actividades se
puede visualizar en el Anexo A.
2.2 Explicación de las Actividades
En este aspecto se procede a realizar la descripción metodológica de la forma
cómo se cumplieron las responsabilidades asignadas y descritas en el Cronograma. A
continuación se detalla lo antes explicado, en función a las tareas asignadas.
• Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.
Esta actividad, consistió básicamente en la lectura de la documentación de la
empresa, y el sector de Cuentas por pagar, el conocimiento de sus funciones,
estructura organizativa, unidades que la conforman, visión, misión, entre otros
aspectos que dan a conocer el objeto de la organización.
De igual manera, el personal adscrito al departamento facilitó diversos proyectos
ejecutados y por ejecutar, para obtener conocimientos acerca de lo que ha realizado y
realizará la organización. Así mismo se pudo conocer el contenido de las prácticas
operativas y descripciones de cargo.
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• Conocer a los trabajadores
Para esta actividad se programaron diversas visitas guiadas en las unidades, con la
finalidad de conocer a los trabajadores y en el cuadro comunicación en función tema
en estudio. Esta actividad fue muy importante, debido a que se pudo observar y tener
contacto con los trabajadores, aspecto que no es posible en aula, por lo que fue
interesante y de gran aprendizaje la realización de las visitas guiadas.
En estas visitas, el tutor industrial, así como el personal, permitían la realización
de preguntas para aclarar dudas y conocer más de los procesos y operaciones
realizadas. La figura del tutor industrial fue fundamental en esta actividad, pues fue
este quien coordinó la logística para efectuar las visitas.
• Obtener información del personal
A través de las entrevistas y la creación del cuestionario diagnóstico se obtuvo la
información de manera formal e informal que permitió el desarrollo de la temática
presentada.
• Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.
El tutor industrial programó la entrega de un primer avance del trabajo realizado,
el cual consistió de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir.
En este avance se pudo concretar ideas para el estudio a realizar. Fue de gran
importancia la retroalimentación recibida por el tutor industrial y demás personal, de
donde se alentó a continuar con el desarrollo del trabajo, indicando que se iba por
buen camino y que se encontraban satisfechos por lo adelantado.
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• Tabular y analizar los resultados
Para el desarrollo exitoso del análisis, se aplicó un cuestionario diagnóstico, y
posteriormente se realizó la tabulación de los resultados obtenidos, lo cuales fueron
graficados y analizados posteriormente.
• Analizar los soportes archivados y base de datos
Para esta actividad, se procedió a la revisión del contenido de las cajas archivadas
y de la base de datos existentes. Durante esta fase la toma de notas fue de gran
importancia, puesto que era necesario evidenciar situaciones para la realización de
posteriores análisis.
Una vez analizado el proceso, y en función a los resultados obtenidos, se pudo
determinar las debilidades en el proceso, las que constituyen aquellos aspectos
internos que deben fortalecerse para potenciar los aspectos positivos.
• Evaluar el contexto interno y externo.
Con las debilidades identificadas, se procedió a determinar las fortalezas,
oportunidades y amenazas que afectan el proceso en estudio, a través de la utilización
de la matriz FODA, la que permite la evaluación del contexto interno y externo, a fin
de establecer estrategias que permita la mejora de la gestión, está es presentada en el
siguiente capítulo.
• Plantear lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de
soportes y elaborar formato de control
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Desarrollados, los objetivos específicos con éxito, se procedió al establecimiento
de lineamiento para llevar a cabo el sistema de control de entrada y salida de soportes
y su respectivo formato de control. Esto fue posible con la participación activa del
personal.
• Entregar segundo avance escrito.
El tutor industrial programó la entrega de un segundo avance del trabajo realizado,
el cual consistió de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir.
En este avance se pudo visualizar los resultados obtenidos, los cuales fueron
satisfactorios. Fue de gran importancia la retroalimentación recibida por el tutor
industrial y demás personal de la empresa.
• Elaborar trabajo final.
El trabajo final, se realizó por partes, conforme se avanzaba y aprobaba cada fase
de las actividades asignadas. La aprobación del tutor industrial en cada una de estas
fue preponderante para culminar con éxito todo lo estipulado en el cronograma de
actividades.
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LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
En esta sección del informe se presenta el desarrollo de los objetivos específicos
planteados, los cuales brindan la información relativa a los aportes generados a la
empresa, y que además dan respuesta al planteamiento del problema detectado.
Diagnóstico de la situación actual de la entrada y salida de los soportes
(facturas) del sector de Cuentas por Pagar
Antes de iniciar con el diagnóstico, es de suma importancia que se conozca los
procesos que se desarrollan en el sector, los cuales se describen a continuación:
1.- Recepción de Facturas (Entradas)
El proceso de las actividades del sector de cuentas por pagar de SIDOR inicia con
la recepción de las facturas a Proveedores y Contratistas la cual es realizada
diariamente a través de la taquilla ubicada en Caja Chica en el portón III de SIDOR,
en el horario comprendido de 8 a.m. a 11 a.m. Cuando las facturas son emitidas por
proveedores extranjeros y nacionales no residenciados en Puerto Ordaz se podrán
recibir por correo.
Las facturas recibidas en el sector son relacionadas en un archivo compartido la
cual indican los siguientes aspectos:
• Número de Factura.
• Fecha de Recepción.
• Monto.
Analista de Registro.
• Código y nombre del Proveedor.
• Moneda de Documento.
• Tipo de Factura (Centralizada, Descentralizada).
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• Concepto de la compra (fletes, materiales y repuestos, suministros, servicios,
descentralizadas y egresos de caja, entre otros).
2.- Proceso (Contabilización o Registro de las Facturas)
Para el desarrollo de este proceso, se llevan a cabo las siguientes actividades:
• Recepción y verificación de las facturas por parte del asistente de caja.
• Verificación del analista de registro de las facturas así como los documentos
soportes establecidos en la Orden de Compra, Contrato, o procedimientos de
SIDOR, .CA.
• Verificar que la factura tenga el número de ingreso emitido por el Almacén o la
Hoja de Entrada de Servicios esté liberada (Centralizada)
Verificar que las facturas de materiales o suministros nacionales tengan la Nota
de Entrega original sellada por Protección de Planta y Almacenes, y que estén
emitidas en la misma moneda que establece la Orden de Compra.
• Verificar que concuerde el monto total facturado con el monto total indicado en
la lista de los materiales entregados al área, en el caso de los materiales a
consignación/cuenta corriente; y cuando queden renglones pendientes por
facturar, incluidos en la lista, el proveedor deberá traer en la siguiente
facturación la copia de la Nota de Entrega y explicar detalladamente la
facturación actual.
• Aceptar o rechazar la factura del proveedor.
Elaborar las estadísticas de gestión.
• Contabilizar en el sistema si el monto facturado coincide con la información
cargada en el sistema
3.- Output – Producto o Servicios (Salidas -Ejecución de pago de las Facturas)
Luego del registro y contabilización de la factura en el sistema, se procede con el
tercer paso del proceso de Cuentas por Pagar, que es la ejecución del pago de la
factura para que la Gerencia de Tesorería una vez recibido los documentos que
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soporten emita la cancelación correspondiente ya sea en cheque, transferencia o
cualquier otro medio.
Descrito lo anterior, a continuación se presentan los resultados del cuestionario
aplicado:
Gráfico 1. Opinión del personal en relación a si considera que existe una situación problemática en el
proceso de control de las cuentas por pagar. Fuente: El autor (2012)
Como se puede evidenciar en el gráfico 1, el 67% de los encuestados manifestaron
que efectivamente existe una situación problemática en el desarrollo de las gestiones
referidas al proceso de control de cuentas por pagar; sin embargo el 33% restante
consideró que no existe, debido a que el inconveniente está siendo originado por
situaciones externas al personal que labora en el sector, aspecto que es considerado
como una debilidad, dado que el retraso en el proceso deriva del deficiente manejo de
los archivos.
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Gráfico 2. Opinión del personal en relación a si el proceso de control interno de documentos es
controlado. Fuente: El autor (2012)
De acuerdo a lo reflejado en el gráfico 2, se puede comentar que el 67% opinó que
el proceso si es controlado, sin embargo el complemento de la muestra consideró que
a pesar de que se cuenta con los mecanismos para controlarla, esta no es efectiva,
dado que se han presentado diversas situaciones problemáticas que afectan el
desarrollo de las actividades. Es importante destacar que la definición y claridad de la
estructura organizativa es básica para poder diseñar el sistema de control. En
particular, el grado de formalización y de centralización, así como el tipo de
estructura organizativa, condicionan las características del sistema de control.
Gráfico 3. Opinión del personal en relación a si considera importante que se mejore el proceso. Fuente
El autor (2012)
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De acuerdo al gráfico 3, hay que destacar que el 100% consideró que es de gran
importancia que se mejore el proceso, debido a que este se encuentra relacionado con
el desarrollo de procesos administrativos que afectan estructuras de costos, a fin de
tomar acciones correctivas y preventivas, según sea el caso.
El éxito de las organizaciones depende en gran parte de que sus trabajadores
realicen sus labores de acuerdo con las normas establecidas, lo cual implica juzgar
aquellas cualidades que influyen en la ejecución del trabajo. Resulta sumamente
importante considerar que las personas, en el transcurso del tiempo, van adquiriendo
más experiencia y conocimientos en el desempeño de sus funciones; y sus habilidades
y cualidades van desarrollándose paulatinamente, y con ello logran hacerse cada vez
más necesarias y útiles para la empresa.
Análisis del contexto interno y externo mediante un análisis FODA que incide en
la gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar.
La importancia de evaluar el contexto interno y externo radica en el hecho que con
la identificación de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, surgen
estrategias para abordar los escenarios, potenciando las fortalezas y oportunidades,
minimizando las debilidades y amenazas. El resultado de la matriz FODA, se
presenta a continuación.
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Tabla 1. Matriz FODA
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS F1: Existe la iniciativa y la cultura de mejoramiento continuo en el departamento F2: El personal se encuentra dispuesto a la participación de proyectos de mejora para las gestiones de facturación.
DEBILIDADES D1: No existe mecanismo de control de entrada y salida de documentos. D2: Falta de equipos de digitalización de documentos. D3: Ausencia de una estrategia eficaz para el archivo de documentos.
OPORTUNIDADES O1: En la zona existen gran cantidad de empresas encargadas de impartir cursos de capacitación al personal en materia de control interno O2: Variedad de pasantes y tesistas para la detección de problemas y ejecución de proyectos de mejoras
FO (MAXI-MAXI) Capacitar al personal en cuanto a las necesidades del departamento. Aprovechar la cultura de mejoramiento continuo para desarrollar proyectos que mejoren la productividad de las gestiones administrativas
DO (MINI-MAX) Evaluar los mejores métodos para desarrollar la gestión administrativa de archivo y control de documentos Implementar equipos digitalizadores de documentos, a fin de que se cuente con un archivo digital.
AMENAZAS A1: Crisis económica de la empresa que retrasa el pago de las facturas.
FA (MAXI-MINI) Aprovechar la iniciativa que posee el personal de aumentar la productividad del departamento. A pesar de la crisis económica, la empresa debe disponer de los recursos necesarios para cumplir con sus compromisos
DA (MINI-MINI) Contar con un sistema de control de las gestiones y documentación a fin de detectar las situaciones problemáticas y tomar las acciones correctivas necesarias.
Fuente: Elaborado por el autor (2012).
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Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la
entrada y salida de los soportes en el sector de Cuentas por Pagar.
Para determinar los lineamientos de información necesarios para el sistema de
control interno en lo que respecta a la entrada y salida de los soportes en el sector de
Cuentas por pagar, se recogieron opiniones del personal involucrado en donde se
determinó que los aspectos de importancia informativa que debe contener el sistema
de control interno son los siguientes:
• Identificación del trabajador que solicita el documento.
• Unidad a la que pertenece.
• Identificación del documento.
• Motivo de la solicitud.
• Fecha y Hora de retiro.
• Firma de Recibido.
• Fecha y Hora de devolución.
• Firma de entrega.
Con los requerimientos de información determinados se procede a diseñar el
instrumento.
Propuesta del instrumento para el control interno de documentos (físico de
facturas) en el sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A.
Para la generación de la propuesta, se elaboró en Excel, el siguiente instrumento
que debe ser llenado al momento de retiro de algún documento. El mismo se presenta
a continuación:
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El formato antes mostrado refleja los datos que deben ser colocados para llevar a
cabo el control de entrada y salida de documentos, así como el responsable de este,
con el fin de poder asentar quien tiene el documento. Es importante que toda unidad
de archivo cuente con estrategias para controlar la gestión interna, así el personal que
trabaja en el sector tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para
su actividad, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos,
reducción de tiempo de consultas, ahorro de espacio físico, resolución del problema
de localización de documentos.
Las siguientes imágenes, evidencian el trabajo de archivo realizado:
Figura 3. Antes de la organización. Fuente: El Autor (2012)
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Figura 4. Después de la organización. Fuente: El Autor (2012)
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Relacion del archivo y actualizacion de la existencia de los soportes archivados del departamento de cuentas por pagar. Sidor,c.a
leyenda: AÑO 2011ZP ARCHIVADOSZP NO ARCHIVADOSZP ANULADOS
