SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN.
DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA.
Manual De Procedimientos 2017.
Diciembre 2017
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
1
ÍNDICE
Resumen Procesos ....................................................................................................................................................................... 4
FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO ..................................................................................................................... 7
DETERMINACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD ................................................................................................................................ 7
Determinación de disponibilidad diaria ...................................................................................................................................... 7
Flujograma Determinación de la disponibilidad diaria ................................................................................................................... 10
Entero a municipios .................................................................................................................................................................... 13
Flujograma Entero a municipios .................................................................................................................................................... 15
Reclasificación de recursos ....................................................................................................................................................... 16
Flujograma Reclasificación de recursos ........................................................................................................................................ 17
DISPERSIÓN DE LA DISPONIBILIDAD ...................................................................................................................................... 18
Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas .............................................................................................. 18
Flujograma Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas ................................................................................... 19
CONCILIACIONES BANCARIAS ................................................................................................................................................. 20
Conciliaciones bancarias ........................................................................................................................................................... 20
Flujograma Conciliaciones Bancarias ........................................................................................................................................... 22
INVERSIONES FINANCIERAS .................................................................................................................................................... 23
INVERSIONES FINANCIERAS .................................................................................................................................................... 23
Analizar información financiera económica ............................................................................................................................. 23
Flujograma Analizar información financiera y económica. ............................................................................................................ 24
Estrategia de Inversión ............................................................................................................................................................... 25
Flujograma Estrategia de Inversión ............................................................................................................................................... 28
Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados................................................................................... 30
Reporte de cartera de inversiones de organismos descentralizados ............................................................................................ 31
Subasta de inversión .................................................................................................................................................................. 32
Flujograma Subasta de Inversión. ................................................................................................................................................. 34
CONCILIACIONES BANCARIAS ................................................................................................................................................. 36
CONCILIACIONES BANCARIAS DE CUENTAS DE INVERSIÓN .............................................................................................. 36
Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión ................................................................................................................. 36
Flujograma Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Inversión. ................................................................................................... 38
BANCA ELECTRÓNICA .............................................................................................................................................................. 40
EXTRACTO BANCARIO .............................................................................................................................................................. 40
Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos. ............................................................................ 40
Flujograma Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos. .................................................................. 42
REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS FEDERALES ................................................................................................................... 43
Consulta de saldos en cuentas específicas ............................................................................................................................. 43
Flujograma Consulta de saldos en cuentas específicas ................................................................................................................ 44
REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS RECAUDACIÓN .............................................................................................................. 45
Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación ........................................................................................................... 45
Flujograma Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación .............................................................................................. 46
REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA ............................................................................................................................. 47
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Dirección General Financiera
2
DEUDA PÚBLICA......................................................................................................................................................................... 47
Determinación de indemnización por mora .............................................................................................................................. 47
Flujograma Determinación de indemnización por mora. ............................................................................................................... 48 Oficio de Confirmación de Servicio ............................................................................................................................................... 49
Cálculo de saldos vigente e intereses devengados ................................................................................................................. 51
Flujograma Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados .................................................................................................. 52 Oficio de Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados .................................................................................. 53
Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública ................................................................................................................ 55
Flujograma Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública ............................................................................................... 57 Oficio de Envío de Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública ................................................................................... 58
Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago ................................................................................................. 60
Flujograma Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago...................................................................................... 62 Oficio de Envío de documentación ................................................................................................................................................ 63
Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa .......................................................................................................... 65
Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa ........................................................................................... 66
REGISTRO ESTATAL .................................................................................................................................................................. 67
Solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública ............................................................................................... 67
Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa ........................................................................................... 69 Oficio de Notificación..................................................................................................................................................................... 70 Oficio de solicitud de documentación pendiente ........................................................................................................................... 72
Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública .................................................................................................................... 74
Flujograma Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública ....................................................................................................... 76 Oficio de Entrega .......................................................................................................................................................................... 77 Oficio de Remisión ........................................................................................................................................................................ 79 Hoja de .......................................................................................................................................................................................... 80 Registro ......................................................................................................................................................................................... 81
EGRESOS .................................................................................................................................................................................... 83
PAGO DEL GASTO PÚBLICO ..................................................................................................................................................... 83
Pagos a través de Banca Electrónica ........................................................................................................................................ 83
Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica ......................................................................................................................... 86
Pagos a través de cheque .......................................................................................................................................................... 89
Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica ......................................................................................................................... 91
Solicitud y Contabilización de Recursos Financieros ............................................................................................................. 93
Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica ......................................................................................................................... 95
Conciliaciones Bancarias ........................................................................................................................................................... 96
Flujograma Conciliaciones Bancarias ........................................................................................................................................... 98
CONTROL Y SEGUIMIENTO ....................................................................................................................................................... 99
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS .................................................................................................................................... 99
Apertura de cuentas Bancarias.................................................................................................................................................. 99
Flujograma Apertura de cuentas bancarias ................................................................................................................................. 101
Apertura de cuentas concentradoras de recaudación ........................................................................................................... 102
Flujograma Apertura de cuentas concentradoras de recaudación .............................................................................................. 104
AUDITORÍAS .............................................................................................................................................................................. 105
Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías ...................................................... 105
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3
Flujograma Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías. ............................................. 107
ADMINISTRATIVO ..................................................................................................................................................................... 108
RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................................................................ 108
Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante) ............................... 108
Flujograma Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante) ...................... 110
Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 Servicio Civil de Carrera) ................................................................................................. 112
Flujograma Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 de Servicio Civil de Carrera) ............................................................................... 114
Evaluación al Desempeño Nivel 1 a 14 .................................................................................................................................... 115
Flujograma Evaluación al Desempeño ....................................................................................................................................... 117
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL ............................................................................................................................................... 118
Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos ................................................................................................... 118
Flujograma Solicitud de Recalendarización y Anticipación de Recursos .................................................................................... 120
Solicitud de Traspasos Presupuestales .................................................................................................................................. 121
Flujograma Solicitud de Traspasos Presupuestales.................................................................................................................... 123
Elaboración de Pagos a terceros ............................................................................................................................................. 124
Flujograma Elaboración de Pago a Terceros .............................................................................................................................. 125
Elaboración de Gastos de Operación ...................................................................................................................................... 126
Flujograma Elaboración de Gastos de Operación ....................................................................................................................... 128
SERVICIOS GENERALES ......................................................................................................................................................... 129
Solicitud de compras partidas liberadas ................................................................................................................................ 129
Flujograma Solicitud de compras partidas liberadas ................................................................................................................... 130
Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de Información (PEI)............................................................. 131
Flujograma Solicitud de compras para captura en la PEI ............................................................................................................ 133
Solicitud de mantenimiento vehicular ..................................................................................................................................... 134
Flujograma Solicitud de mantenimiento vehicular ....................................................................................................................... 136
Baja de bienes ........................................................................................................................................................................... 137
Flujograma Baja de Bienes ......................................................................................................................................................... 138
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................................................... 139
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Dirección General Financiera
4
Resumen Procesos
Datos Generales
Total Macroprocesos
7
Total Procesos
16
Total
Procedimientos 38
Áreas:
Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras. Dirección de Egresos. Dirección de Control y Seguimiento Coordinación de Deuda Pública. Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.
No. Macroproceso No. Procesos No. Procedimientos Claves
1 Flujo de Entradas y Salidas de Efectivo
1 Determinación de la
Disponibilidad
1 Determinación de disponibilidad diaria
MP-DGF-DIyOF-FEySE-DD 1.1
2 Entero a Municipios MP-DGF-DIyOF-FEySE-EM- 1.2
3 Reclasificación de recursos
MP-DGF-DIyOF-FEySE-REC- 1.3
2 Dispersión de la Disponibilidad
4
Distribución de recursos de las inversiones pactadas
MP-DGF-DIyOF-FEySE-DISREC-2.1
3
Conciliaciones Bancarias Cuentas
Eje De Inversión 5
Conciliaciones Bancarias
MP-DGF-DIyOF-FEySE- CONC.BANC-3.1
2 Inversiones Financieras
1 Inversiones Financieras
6 Analizar información Financiera y económica
MP-DGF-DIyOF-INV-FIN-ANAL-1.1
7 Estrategia de Inversión MP-DGF-DIyOF.INV-FIN-ESTI-
1.2
8
Reporte de cartera de inversiones de Organismos Descentralizados
MP-DGF-DIyOF-INV-FIN- REP.ODES-1.3
9 Subasta de inversión MP-DGF-DIyOF-INV FIN-SUB
INV-1.4
2 Conciliaciones
Bancarias 10
Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión
MP-DGF-DIyOF-CONC-BAN INV-2.1
3 Banca Electrónica
1 Extracto Bancario 11
Contabilización de extracto bancario cuentas recepción de ingresos
MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CEB-1.1
2 Revisión de Saldos Recursos Federales
12 Consulta de saldos en cuentas específicas
MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CCE-1.2
3
Revisión de Saldos Recursos
Recaudación 13
Consulta de movimientos en cuentas de recaudación
MP-DGF-DIyOF-BAN-ELEC-CCR-1.3
4 Registro Estatal De
Deuda Pública 1 Deuda Pública
14 Determinación de indemnización por mora
MP-DGF-CDP-REDP-DP.IM- 1.1
15 Cálculo de saldo vigente e intereses devengados
MP-DGF-CDP-REDP- DP.CAL-1.2
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Dirección General Financiera
5
16
Reporte Mensual de la Situación de Deuda Pública
MP-DGF-CDP-REDP- DP.REM-1.3
17
Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.
MP-DGF-CDP-REDP-DP.CF- 1.4
18
Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa
MP-DGF-CDP-REDP- DP.CONF PAG-1.5
2 Registro Estatal
19
Solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
MP-DGF-CDP-RED- RE.SOL.INC 2.1
20 Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
MP-DGF-CDP-RED-RE.INSC. 2.2
5 Egresos
1
Pago del Gasto Publico
21 Pagos a través de Banca Electrónica
MP-DGF-DE-EGRESOS.PAG.BE- 1.1
22 Pagos a través de Cheque
MP-DGF-DE- EGRESOS.PAG.CH.-1.2
23 Solicitud y contabilización de Recursos Financieros
MP-DGF-DE -PAGEGRESOSSOLyCONT-1.3
24 Conciliaciones Bancarias MP-DGF-DE.-
PAG.EGRESOS.CONC. BANC-1.4
6 Control y
Seguimiento
1 Apertura de Cuentas
Bancarias
25 Apertura de cuentas bancarias
MP-DGF-DCyS-ACC-1.1
26
Apertura de cuentas concentradoras de recaudación
MP-DGF-DCyS-ACCR-1.2
2 Auditorías 27
Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías
MP-DGF-CYS-REQ.AUDIT- 1.3
7 Administrativo
1 Recursos Humanos
28
Ingreso de personal: Plaza operative, libre designación, vigencia temporal y niveles 12 en adelante
MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.ING. PERS.-1.1
29 Ingreso Niveles 5-14 MP-DGF-UAPE-
ADM.REC.HUM.SERV. CIVIL.-1.2
30 Evaluación al Desempeño niveles 1-14
MP-DGF-UAPE-EVAL.DESEM.-1.3
2 Afectación
Presupuestal 31
Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos
MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.REC Y ANTIC. 2.1
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Dirección General Financiera
6
32 Solicitud de traspasos presupuestales
MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.TRASP.REC. 2.2
33 Elaboración de pagos a terceros
MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.ELAB PT.2.3
34 Elaboración de Gastos de Operación
MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.ELAB GO.2.4
3 Servicios Generales
35 Solicitud de compras partidas liberadas
MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.LIB.3.1
36
Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de información PEI
MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.PEI.3.2
37 Solicitud de mantenimiento vehicular
MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.MANT.VEH.3.3
38 Baja de bienes MP-DGF-UAPE-
ADM.INVENT.BAJA BIENES 3.4
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Dirección General Financiera
7
FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO
DETERMINACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD
Determinación de disponibilidad diaria
Área responsable: Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Determinación de la disponibilidad diaria
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Determinar la disponibilidad diaria en base a la recaudación, vencimientos de
inversión y a los requerimientos de gasto para optimizar el recurso determinado
Clave:
MP-DGF-DIyOF-FEySE-DD-
1.1
Clientes: Dirección de Egresos Dirección General Financiera
Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos Dirección de Egresos
Alcance: Cubrir el gasto que la Dirección de Egresos solicita
para determinar el disponible a invertir.
Tiempo aproximado de ejecución: 2/3 horas por día
Indicadores:
Número de transferencias realizadas por nuevas inversiones
Puntos Críticos:
Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas.
Atribución de las Personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones Financieras.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración artículo 39 Fracción II
No. Actividades Responsable Documentos
1 Consultar saldos de las cuentas recaudadoras por Institución Bancaria.
Jefe de Operaciones financieras
Comprobantes bancarios
2 Traspasar saldo a cuenta concentradora por Institución Bancaria, concentrando los recursos en una o más instituciones bancarias de acuerdo al criterio establecido
Jefe de Operaciones financieras
Comprobantes bancarios
3 Capturar información por institución en el sistema de subasta de inversión en el módulo de disponibilidad
Jefe de Operaciones financieras
Reporte Ejecutivo de disponibilidad
4 Verificar qué vencimientos se tienen para el día de acuerdo al reporte.
Jefe de Operaciones Financieras
Copia de las confirmaciones
5 Capturar el importe de los intereses, de cada vencimiento en el sistema de subasta de inversión.
Jefe de Operaciones Financieras
Reporte Ejecutivo de disponibilidad
6 Verificar en banca electrónica los montos abonados de los vencimientos a las cuentas y checarlos contra la información capturada.
Jefe de Operaciones Financieras
Comprobante bancario
7 Verificar el monto disponible por institución en el sistema de subasta de inversión.
Jefe de Operaciones financieras
Recuadro de determinación de la disponibilidad por Institución
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Dirección General Financiera
8
8 Cotejar que coincida el monto obtenido en disponibilidad por Institución con el saldo bancario
Directora de inversiones y operaciones financieras
Recuadro de determinación de la disponibilidad por institución
9 Recepción del oficio donde solicitan el monto de recursos para cubrir el gasto.
Directora de inversiones y operaciones financieras
Oficio
10 Capturar en el sistema de subasta de inversión módulo de disponibilidad el monto del egreso a cubrir.
Jefe de Operaciones financieras
Reporte ejecutivo de disponibilidad
11 Transferir del capital vencido y/o de la recaudación en una sola emisión el requerimiento del egreso
Jefe de Operaciones Financieras
Comprobantes bancarios
12 Elaborar y entregar oficio informando a la Dirección de Egresos la manera en que se cubrió la solicitud.
Jefe de Operaciones Financieras
Oficio
13 Imprimir un tanto del formato que se entrega a la Coordinación de inversiones
Directora de inversiones y operaciones financieras
Reporte ejecutivo de la disponibilidad
14 Verificar saldo promedio y saldo final, los intereses del mes y los intereses acumulados determinados en el reporte ejecutivo de disponibilidad con el archivo de Excel Saldo (mes) (año)
Directora de inversiones y operaciones financieras
Reporte ejecutivo de la disponibilidad
15 Imprimir dos tantos, uno para la Dirección General Financiera y el otro para la coordinación de inversiones
Directora de inversiones y operaciones financieras
Reporte ejecutivo de la disponibilidad
16 Capturar los intereses de los vencimientos del día por fecha e institución financiera
Jefe de Operaciones financieras
Hoja de control en un archivo Excel, reporte de intereses
17 Capturar los intereses del día de manera global, los recursos radicados por la federación por diferentes conceptos, así como de la recaudación por institución, el egreso solicitado, obteniendo el monto final global en tesorería.
Jefe de Operaciones financieras
Hoja de control en un archivo en Excel Saldo (mes) (año)
18 Capturar en el archivo correspondiente las nuevas inversiones por institución, fecha de vencimiento, plazo, tasa, monto e intereses reflejando el monto en la tesorería que debe de coincidir con el archivo de saldo.
Jefe de operaciones financieras
Hoja de control en un archivo en Excel INV (MES)(AÑO)
19 Realizar reporte de recaudación para tener un control e identificación de los ingresos por cuenta tanto bancaria como contable
Jefe de Operaciones financieras
Hoja de control en un archivo en Excel donde se especifique el reporte de recaudación (año)
20 Se realizan los registros contables en la PEI de los movimientos financieros del día.
Jefe de Operaciones Financieras
Póliza de diario
21 Revisar, validar y autorizar la captura y elaboración de las operaciones diarias realizadas para la determinación de la disponibilidad
Directora de inversiones y operaciones financieras
Soporte documental y reportes correspondientes
22 Recepción de los documentos que se han generado durante el día.
Directora de inversiones y operaciones financieras
Soporte documental
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
9
23 Elaborar Memorándum para entrega a la DGCG de los documentos contables con el soporte documental correspondiente a los movimientos financieros del día.
Jefe de Operaciones Financieras
Memorándum
24 Revisar el contenido del memorándum Directora de inversiones y operaciones financieras
Memorándum
25 Recabar firma del Director General Directora de inversiones y operaciones financieras
Memorándum
26 Envío de memorándum a la Dirección de Contabilidad Gubernamental.
Jefe de Operaciones Financieras
Memorándum
FIN
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Dirección General Financiera
10
Flujograma Determinación de la disponibilidad diaria
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Dirección General Financiera
11
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Dirección General Financiera
12
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Dirección General Financiera
13
Entero a municipios
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Entero a municipios
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Que los municipios reciban con oportunidad los recursos que les corresponden Clave:
MP-DGF-DIyOF-FEySE-EM- 1.2
Clientes:
Dirección de Egresos Dirección General Financiera
Proveedores:
Dirección General de Contabilidad Gubernamental Banca Electrónica
Alcance: Dispersar eficientemente a los municipios los recursos
que les asignaron
Tiempo aproximado de ejecución: 30 minutos
Indicadores:
Número de transferencias realizadas
Puntos Críticos:
Posibles fallas en el sistema de internet y de la Plataforma Estatal de Información (PEI)
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción VIII
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción de oficio generado por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Oficio
2 Capturar el monto a pagar en el sistema de subasta de inversión en el rubro de egreso
Jefe de operaciones financieras
Reporte ejecutivo de disponibilidad
3 Cotejar que la información del oficio corresponda a la captura en la Plataforma Estatal de Información por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Operaciones Financieras
4 Realizar la compensación en la Plataforma Estatal de Información de los registros para pago a los municipios.
Jefe de Operaciones financieras
Pólizas compensadas
5 Generar un archivo plano e importar mediante interface a la banca electrónica de la institución a través de la cual se va a realizar la dispersión.
Jefe de Operaciones Financieras
Archivo plano
6 Realizar la dispersión de los pagos a municipios Directora de inversiones y operaciones financieras y Jefe de Operaciones Financieras
Comprobantes bancarios
7 Imprimir los comprobantes individuales así como el reporte de pago concentrado.
Directora de Inversiones y Operaciones financieras y
Jefe de Operaciones Financieras
Reporte de pago y comprobantes bancarios
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Dirección General Financiera
14
8 Elaborar oficio reportando a la Dirección General de
Contabilidad Gubernamental y áreas involucradas los movimientos realizados anexando el reporte de pago y los comprobantes bancarios.
Jefe de Operaciones Financieras
Oficio
9 Revisar contenido del oficio Directora de inversiones
y operaciones financieras
Oficio
10 Recabar firma del Director General Directora de inversiones y operaciones financieras
Oficio
11 Envió de oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental
Jefe de Operaciones financieras
Oficio
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
15
Flujograma Entero a municipios
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Dirección General Financiera
16
Reclasificación de recursos
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓNES Y OPERACIONES FINANCIERAS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Reclasificación de recursos
Tipo de procedimiento Sustantivo Soporte
Objetivo: Corregir abonos bancarios realizados a cuenta concentradoras Clave:
MP-DGF-DIyOF-FEySE- REC-1.3
Clientes: Dirección General de Contabilidad Gubernamental Quien solicite
Proveedores: Banca electrónica Plataforma Estatal de Información
Alcance: Realizar el movimiento bancario de acuerdo a la instrucción verificando los movimientos reportados.
Tiempo aproximado de ejecución: Variable dependiendo de movimientos a corregir
Indicadores:
Número de correcciones o reclasificaciones por concepto de corrección
Puntos Críticos:
Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción V
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción del oficio de la solicitud de reclasificación Directora de Inversiones
y Operaciones Financieras
oficio
2 Confirmar mediante la banca electrónica de la aplicación del recurso señalado en la cuenta indicada.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Reporte bancario
3 Determinar de qué cuenta concentradora se podrá realizar el movimiento solicitado.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
4 Realizar el movimiento bancario mediante banca electrónica Jefe de Operaciones Financieras
Reporte bancario
5 Generar el comprobante Jefe de Operaciones Financieras
Reporte bancario
6 Realizar los registros contables en la Plataforma Estatal de Información
Jefe de Operaciones Financieras
Pólizas Contables
7 Elaborar oficio de respuesta a quién solicito el movimiento, anexándole copia del comprobante e informar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de que la operación fue realizada y turnar copia a las diferentes áreas involucradas.
Jefe de Operaciones Financieras
oficio
8 Revisar el contenido del Oficio Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Oficio
9 Recabar firma de Director General Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Oficio
10 Envió del oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Operaciones Financieras
Oficio
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Dirección General Financiera
17
Flujograma Reclasificación de recursos
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Dirección General Financiera
18
DISPERSIÓN DE LA DISPONIBILIDAD
Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓNES Y OPERACIONES FINANCIERAS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Dispersar los recursos disponibles para cubrir las operaciones de inversión
concertadas.
Clave:
MP-DGF-FEySE-DISREC- 2.1
Clientes: Instituciones Financieras
Proveedores: Banca electrónica
Alcance: Transferir eficientemente los recursos a las instituciones financieras
Tiempo aproximado de ejecución: 1 hora u 1:30 horas.
Indicadores:
Número de transferencias realizadas por nuevas inversiones
Puntos Críticos:
Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras. Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción I
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción de formato de la coordinación de Inversiones con los datos de las nuevas operaciones de inversión
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Reporte de nuevas Inversiones
2 Determinación de los montos a transferir en base a la disponibilidad por institución y a las nuevas operaciones de inversión.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Determinación de la disponibilidad
3 Realizar transferencias vía banca electrónica. Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Jefe de Operaciones Financieras
Comprobantes de banca electrónica
4 Generar el comprobante Jefe de Operaciones Financieras
Reporte bancario
Fin
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Dirección General Financiera
19
Flujograma Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas
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Dirección General Financiera
20
CONCILIACIONES BANCARIAS
Conciliaciones bancarias
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Conciliaciones Bancarias
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Contar con la información financiera de las cuentas bancarias, para la toma de
decisiones
Clave:
MP-DGF-DIyOF-FEySE- CONC.BANC-3.1
Clientes:
Dirección General de Contabilidad Gubernamental
Proveedores:
Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones Instituciones Bancarias
Alcance: Tener los saldos contables conciliados mensualmente Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores:
Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias
Puntos Críticos:
Tener fallas en la Plataforma Estatal de Información, así como en Internet o bancas de las Instituciones Bancarias.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras.
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Transferir saldo final del mes anterior conforme a la hoja de trabajo y la Plataforma Estatal de Información
Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones
Hoja de trabajo y saldo de la PEI.
2 Revisar la información en la PEI consultando saldos, movimientos del día y registrar los datos en la hoja de trabajo.
Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones
Hoja de trabajo.
3 Ingresar al portal de cada uno de los bancos a través de Internet e imprimir los estados de cuenta del mes.
Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Operaciones
Reporte bancario.
4 Adecuar los estados de cuenta en Excel, según requerimientos de la PEI.
Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Operaciones
Archivos de texto.
5 Generar archivo de texto del estado de cuenta. Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Operaciones
Archivos de texto.
6 Importar archivo de texto a la PEI. Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Operaciones
Archivos de texto.
7 Conciliar la información entre estado de cuenta y la PEI por medio de la transacción ZCON y ZCO1.
Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones
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21
8 Exportar de la PEI el reporte de la información conciliada por medio de las transacciones ZCON y ZC01.
Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones
Archivo.
9 Analizar inconsistencias de reportes (cheques y transferencias en tránsito y estado de cuenta).
Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Operaciones
Estados de cuenta bancarios y reportes en archivos.
10 Realizar carátula y anexar hojas de trabajo y estados de cuenta bancarios.
Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Operaciones
Conciliación bancaria.
11 Firmar de quien elabora, revisa Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Operaciones
Carátula de la conciliación bancaria.
12 Firmar de autorización Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Carátula de la conciliación bancaria
13 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, así como a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública, la carátula de las conciliaciones bancarias.
Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Inversiones
Oficio.
14 Escanear el oficio de acuse de recibido por parte de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y posteriormente, enviarlo vía (correo) electrónico a la Directora General.
Jefe de Operaciones Financieras
Especialista de Inversiones
Fin
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Flujograma Conciliaciones Bancarias
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INVERSIONES FINANCIERAS
INVERSIONES FINANCIERAS
Analizar información financiera económica
Área responsable: DIRECCION DE INVERSIÓN Y OPERACIONES FINANCIERAS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Analizar información financiera y económica
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Apoyar las decisiones de inversión Clave: MP-DGF-INV FIN-ANAL-1.1
Clientes: Directora General Financiera Miembros del Comité de Inversiones de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Coordinación de Deuda Pública Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato (ISAPEG)
Secretario de Finanzas, Inversión y Administración ISSEG, ODE´S
Proveedores:
Instituciones Financieras INFOSEL Financiero INEGI
Banco de México Secretaría de Hacienda y Crédito Público Otros
Alcance: Conocer el desarrollo de los mercados financieros Tiempo aproximado de ejecución: Variable dependiendo del análisis a elaborar
Indicadores:
Informes y reportes financieros generados
Puntos Críticos:
Fallas en el sistema de información vía internet, INFOSEL
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Inversiones Financieras.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 41 fracción III
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recopilar indicadores económicos y financieros nacionales e internacionales diariamente de boletines de instituciones financieras, páginas en internet especializadas, así como del sistema de información contratado vía internet INFOSEL.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión
2 Vaciar la información recopilada en cada uno de los archivos correspondientes.
Jefe de Estrategia de Inversión Especialista de Inversiones
Archivos electrónicos (Anexo 1)
3 Trabajar con la información histórica y actual a través de diferentes métodos y herramientas como son: de lectura, estadísticos, gráficos y econométricos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de Inversión
Formatos libres: Reporte financiero y económico.
Reporte financiero mensual Notas normativas Estrategia de Inversión Portafolio diario. Portafolio de Inversión.
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Flujograma Analizar información financiera y económica.
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Estrategia de Inversión
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓN Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Estrategia de Inversión
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Analizar la información financiera para apoyar las decisiones de inversión Clave:
MP-DGF-DIyOF-INV FIN- ESTI-1.2
Clientes:
Secretario de Finanzas, Inversión y Administración. Directora General Financiera Director de Inversión y Operaciones Financieras Director de Egresos Subsecretario de Finanzas e Inversión Dirección General de Ingresos Miembro del comité de Inversiones
Proveedores:
Bancos y Casas de bolsa INFOSEL Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI) Banco de México Secretaría de Hacienda y Crédito Público Analistas Independientes Dirección General de Ingresos
Alcance: Lograr un manejo eficiente y transparente de los recursos
Tiempo aproximado de ejecución: 4 horas y media aproximadamente
Indicadores:
Portafolio de Inversión al día Comité de Inversiones mensual
Puntos Críticos:
No se apruebe la estrategia de inversión. Cambios en las estimaciones hechas en el comité. Que las condiciones en el mercado sean desfavorables.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 41
No. Actividades Responsable Documentos
1 Trabajar con la información histórica y actual a través de diferentes métodos y herramientas, como son de lectura, estadísticas, gráficos y econométricos.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de inversión
Formatos libres: Análisis mensual de los flujos de entrada y salida. Análisis de portafolio mensual.
2 Tomando como base la información obtenida de la actividad anterior, se plantea la estrategia de inversión. Asimismo, se realiza una evaluación de la estrategia anterior y del portafolio que se mantuvo en el período.
Directora General Financiera
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Formato libre: Estrategia de Inversión Mensual.
3 Una vez concluido el documento de estrategia de inversión, se presenta ante el Comité de Inversiones para someterlo a su aprobación. Asimismo, se presenta un análisis económico, de flujos de entrada y salida, y del portafolio de inversión para su evaluación con respecto a la política de inversión establecida.
Directora General Financiera
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
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Dirección General Financiera
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4 Este paso es de decisión:
Es aprobada
SI: Se continúa en el paso 5.
NO: Continúa en el paso 6.
Directora General Financiera
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
5 Se somete a consenso la estrategia de inversión, y en caso de ser aprobada, se elabora el acta del Comité de Inversiones
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
6 En caso de no ser aceptada se modifican los puntos necesarios y se vuelve a someter a consenso.
Directora General Financiera
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Acta de comité de inversiones
7 Una vez aprobada la estrategia de inversión, es necesario que las operaciones que se realicen cumplan la estrategia aprobada y de la misma manera, que las condiciones previstas para dicha estrategia se estén dando.
Director General Financiera
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
8 Revisar diariamente los indicadores económicos y financieros, monitoreando la información específica del momento, lo que permite ir vigilando que las condiciones para llevar a cabo la Estrategia de inversión se estén observando.
Director de Inversión y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de inversión
Especialista de Inversiones
Formato libre: Resumen financiero y económico diario. Cotización Diaria.
9 Con base, en la actividad anterior, se lleva a cabo diariamente una reunión de estrategia en donde se plantean las condiciones actuales del mercado financiero, la disponibilidad monetaria y las necesidades de gasto para determinar si se mantiene la estrategia de inversión aprobada o si las condiciones afectan la continuidad de dicha estrategia.
Directora General Financiera
Directora de Inversión y Operaciones Financieras
10 Este paso es de decisión:
SI: Continúa en el paso 11
NO: Continúa en el paso 12.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
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11 En caso de continuar con la estrategia aprobada por el comité, se procede al cierre de operaciones, buscando el mejor rendimiento posible entre los participantes, a los plazos y montos acordados. Mediante el registro de las posturas en el sistema electrónico de subastas la SFA.
Directora General Financieras y/o
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
12 En caso de no continuar con la estrategia aprobada por el Comité, se modifican los puntos necesarios para ser aprobada por los integrantes de la reunión diaria.
Dirección de Inversión y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de inversiones
Formato libre: Portafolio de Inversión.
Hoja de Trabajo # 3 (cotización y cierre)
Fin
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Flujograma Estrategia de Inversión
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Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento: Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Dar seguimiento a la cartera de inversiones de los Organismos
Descentralizados para tener un control
Clave:
MP-DGF-DIyOF-INV FIN- REP.ODES-1.1
Clientes:
Dirección General Financiera
Proveedores:
Organismos Descentralizados
Alcance: Tener conocimiento de cómo se integra la cartera de
inversiones de cada organismo descentralizado de manera mensual.
Tiempo aproximado de ejecución:
Variable
Indicadores:
Número de organismos que reportan información y análisis de cómo se integran, de manera individual y acumulada.
Puntos Críticos:
Que los Organismos Descentralizados no reporten la información.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Enviar un oficio a cada organismo descentralizado donde se solicita que remitan a la Dirección General Financiera, durante los siete primeros días hables del mes siguiente, la información relativa a las inversiones, desglosadas por monto e instrumento, que mantienen al día último de mes señalado.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de inversiones
Oficio.
2 Registrar en el archivo denominado “Recepción de oficio Entidades” la fecha de recepción del oficio de cada Organismo para tener el control de que organismos están cumpliendo con oportunidad con la entrega de la información.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de inversiones
Reporte Recepción de oficios.
3 Ingresar en el archivo de Reporte de ODES en el renglón correspondiente a cada organismo descentralizado las inversiones en las diferentes clasificaciones según el tipo de instrumento.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de inversiones
Reporte de ODES.
4 En el archivo de Reporte de ODES señalar con un asterisco en el nombre de la Dependencia, en los casos en que el organismo descentralizado haya reportado mediante oficio que no mantiene recursos en inversión.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de inversiones
Reporte de ODES.
5 Obtención del Reporte de ODES con la información desglosada por tipo de instrumento correspondiente a cada organismo descentralizado de manera individual, acumulada y gráfica.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de inversiones
Reporte de ODES
Fin
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Reporte de cartera de inversiones de organismos descentralizados
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Subasta de inversión
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Subasta de inversión
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Invertir los recursos financieros para maximizar el rendimiento con total
transparencia
Clave:
MP-DGF-DIyOF-INV FIN- SUB INV-1.4
Clientes: Instituciones Financieras / Dirección General Financiera
Proveedores: Instituciones Financieras / Sistema de Inversiones
Dirección General Financiera
Alcance: Tener el comprobante emitido por la institución
financiera donde indique el monto, plazo y tasa de la inversión acordado
Tiempo aproximado de ejecución:
20 minutos
Indicadores: Reporte de Subastas
Puntos Críticos: No haya participación de las instituciones financieras. No tener la confirmación telefónica de las instituciones bancarias.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Acceder al sistema de control de Subastas de Inversión 1.0 mediante un usuario y contraseña.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión
Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
2 Actualizar la información de los flujos de entrada y salida con los datos reales al día en el submenú Diversificación de Flujos en el menú Reportes.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de Inversión
Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
3 Verificar en el submenú Cotizaciones del menú Reportes, las posturas informativas a los diferentes plazos de las diversas instituciones.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de Inversión
Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
4 Agregar las subastas del día con los siguientes datos: concepto, tipo de plazo, instrumento de pago, tipo de liquidación, monto, plazo y tasa; todo esto del monto disponible a invertir.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de Inversión
Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
5 Se determina el tiempo que durará la subasta y da inicio a la subasta de inversión oprimiendo correspondiente en el sistema de subastas. En el caso en que dos instituciones hayan ofertado la misma tasa, el sistema asigna la inversión a la institución que la haya ofertado primero. No se pueden verificar las tasas ofertadas hasta que haya finalizado la subasta.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión
Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
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33
6 Al finalizar la subasta en el submenú Resultados de la Subasta, en el menú Inversiones, se obtiene el reporte en el cual se muestran las instituciones bancarias que realizaron una propuesta y la tasa que ofertaron, y en color azul la institución ganadora de la inversión con la tasa ofertada. Esto para cada subasta realizada.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión
Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
7 La institución financiera ganadora de la subasta tiene que cerrar en el sistema la operación confirmando cada uno de los datos pactados.
Instituciones Financieras Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
8 Confirmar mediante una llamada telefónica de la institución financiera los datos pactados de la inversión como son importe, tasa asignada, plazo, fecha de término.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Jefe de Estrategia de Inversión
Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0
9 Recibir la carta de confirmación de la institución financiera con los datos de la inversión que tenga la fecha de inicio de la inversión.
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión
Carta de confirmación.
Fin
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Flujograma Subasta de Inversión.
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CONCILIACIONES BANCARIAS
CONCILIACIONES BANCARIAS DE CUENTAS DE INVERSIÓN
Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Contrastar los movimientos registrados en la Plataforma Estatal de Información
con los estados de cuenta del sistema de control de subastas de inversión 1.0 para identificar diferencias
Clave:
MP-DGF-DIyOF-CONC BAN INV-2.1
Clientes:
Dirección General de Contabilidad Gubernamental
Proveedores:
Sistema de Inversiones Dirección General Financiera Instituciones Financieras
Alcance: Tener los saldos contables y bancarios conciliados mensualmente
Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores:
Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias/Reportes de las cuentas de la PEI
Puntos Críticos:
No contar con los estados de cuenta de las instituciones financieras
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Obtener el archivo del reporte de conciliaciones de cada una de las instituciones financieras del Sistema de Control de Subastas de inversión 1.0 del mes y descargarlo.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Caratulas de Conciliaciones
2 Recabar los estados de cuenta del mes de las Instituciones Financieras con las que se tiene un contrato de inversión.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Estado de cuenta
3 Ingresar a la PEI y mediante la transacción FBL3N obtener los movimientos del mes de las cuentas contables de inversión de cada Institución financiera.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Impresión de Consulta de movimientos del mes de la PEI de cada una de las cuentas contables
4 Ingresar a la PEI y obtener mediante la transacción FS10N el saldo acumulado a dicho mes de las cuentas contables de inversión de cada institución financiera.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Impresión de Consultas del saldo acumulado de la PEI de cada una de las cuentas contables
5 Contrastar las Caratulas de Conciliaciones, con la información de los estados de cuenta de cada una las instituciones financieras.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de
Inversiones
Caratulas conciliadas contra estados de cuenta
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Dirección General Financiera
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6 Contrastar las Caratulas de Conciliaciones, con los saldos de las cuentas de la PEI, tanto los movimientos del mes como los saldos acumulados.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Caratulas conciliadas contra información contable de la PEI
7 Realizar el llenado del resumen de las conciliaciones. Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Reporte Resumen de conciliaciones
8 Se firman cada una de las carátulas de conciliación por quien elabora y revisa
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Carátula de la conciliación bancaria de cada una de las instituciones financieras debidamente firmada
9 Firma de autorización cada una de las carátulas de conciliación
Directora de Inversiones y Operaciones Financieras
Carátula de la conciliación bancaria de cada una de las instituciones financieras debidamente firmada
10 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, las copias de las carátulas de las conciliaciones bancarias, junto con el listado de las carátulas entregadas.
Jefe de Estrategia de Inversión
Especialista de Inversiones
Oficio con anexo
11 Se archiva acuse del oficio de entrega a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
Jefe de Estrategia de Inversión y Operaciones Financieras
Especialista de Inversiones
Archivo
Fin
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Flujograma Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Inversión.
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Dirección General Financiera
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BANCA ELECTRÓNICA
EXTRACTO BANCARIO
Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos.
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos.
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo:
Contabilizar los ingresos que se perciben en las cuentas bancarias de recaudación.
Clave: MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CEB-1.1
Clientes: Gobierno del Estado de Guanajuato
Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos
Alcance: Registro Contable de Ingresos
Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores: 100% Extractos contabilizados
Puntos Críticos: Extractos con inconsistencias.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones Financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones de banca electrónica.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Ingresar a la banca electrónica de las diferentes instituciones bancarias.
Jefe de operaciones banca electrónica
2 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria (Banamex, HSBC, Scotiabank, BBVA y Banregio)
Jefe de operaciones banca electrónica
Archivo *.txt
3 Ingresar al correo institucional. Jefe de operaciones banca electrónica
4 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria, que se recibe a través de este medio (Santander)
Jefe de operaciones banca electrónica
Archivo *.txt
5 Ingresar al Buzón de Banorte. Jefe de operaciones banca electrónica
6 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria, que se recibe a través de este medio (Banorte)
Jefe de operaciones banca electrónica
Archivo *.txt
7 Ingresar a la Bóveda de bajío en programa One_Click Transfer (Instalado en equipo de cómputo).
Jefe de operaciones banca electrónica
8 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria, que se recibe a través de este medio (Banbajío)
Jefe de operaciones banca electrónica
Archivo *.txt
9 Ingresar al sistema SAP módulo FI a la transacción ZTRR001 para la conversión de extractos bancarios *.txt a formato Multicash
Jefe de operaciones banca electrónica
Archivo Multicash
10 Ingresar a la transacción FF_5 para la contabilización de los archivos generados con formato Multicash en sus respectivas cuentas contables.
Jefe de operaciones banca electrónica
Documentos en SAP
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Dirección General Financiera
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11 Ingresar a la transacción FBL3N para visualizar el correcto registro contable.
Jefe de operaciones banca electrónica
12 Pendiente de contabilizar movimientos, se entra a la transacción FEBAN para terminar su contabilización.
Jefe de operaciones banca electrónica
FIN
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Dirección General Financiera
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Flujograma Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos.
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REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS FEDERALES
Consulta de saldos en cuentas específicas
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Consulta de saldos en cuentas específicas
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo:
Determinar las variaciones en saldos a efecto de informar a la DGI el recurso convenido para su registro contable.
Clave: MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CCB-1.2
Clientes: Gobierno del Estado de Guanajuato
Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos
Alcance: Registro Contable de Ingresos
Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores: 100% cuentas consultadas.
Puntos Críticos: Fallas en los portales del banco para acceso a Banca electrónica, cuentas bancarias no dadas de alta en portales bancarios, hora en la que se realiza depósitos en cuentas, falta de internet y bloqueo de usuario o token.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Especialista de operaciones en banca electrónica
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Ingresar a los portales de internet de las diversas Instituciones bancarias.
Especialista de operaciones en banca electrónica
2 Descargar de la Banca Electrónica, los saldos diarios de las cuentas bancarias de esta Secretaría.
Especialista de operaciones en banca electrónica
Archivo electrónico
3 Solicitar a ejecutivos de Bancos, los saldos de las cuentas que no se encuentren enlazadas a la Banca Electrónica.
Especialista de operaciones en banca electrónica
Archivo electrónico
4 Realizar el cotejo contra los saldos del día inmediato anterior que se encuentran en el concentrado histórico para obtener el variante en saldos.
Especialista de operaciones en banca electrónica
Archivo electrónico
5 Realizar impresión de la consulta bancaria donde se refleje el incremento en los saldos, para posteriormente etiquetarla con el nombre del programa.
Especialista de operaciones en banca electrónica
Consulta PDF
6 Validar la información generada en banca electrónica para su envío a la DGI y DGCG.
Jefe de operaciones banca electrónica
7 Remitir a la DGI Y DGCG las consultas de las cuentas donde se detectó el recurso.
Especialista de operaciones en banca electrónica
Correo electrónico
FIN
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Flujograma Consulta de saldos en cuentas específicas
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45
REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS RECAUDACIÓN
Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación
Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo:
Determinar los movimientos en cuentas de recaudación a efecto de informar el recurso a la DGI para su registro contable.
Clave: MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CCR-1.3
Clientes: Gobierno del Estado de Guanajuato
Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos
Alcance: Registro Contable de Ingresos
Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores: 100% cuentas consultadas.
Puntos Críticos: Fallas en los portales del banco para acceso a Banca electrónica, cuentas bancarias no dadas de alta en portales bancarios, hora en la que se realiza depósitos en cuentas, falta de internet y bloqueo de usuario o token.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones de banca electrónica.
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Ingresar a los portales de internet de las diversas Instituciones bancarias.
Jefe de operaciones banca electrónica
2 Descargar de la Banca Electrónica, los depósitos diarios de las cuentas bancarias de recaudación de esta Secretaría.
Jefe de operaciones banca electrónica
Archivo electrónico
3 Realizar impresión de la consulta bancaria donde se reflejen los movimientos realizados en cuentas de recaudación.
Jefe de operaciones banca electrónica
Consulta PDF
4 Remitir a la DGI Y DGCG las consultas con los recursos detectados.
Jefe de operaciones banca electrónica
Correo electrónico
5 Ingresar de forma mensual a la banca electrónica de las diferentes instituciones bancarias para descargar los estados de cuenta bancarios
Jefe de operaciones banca electrónica
6 Descargar estados de cuenta mensuales de las cuentas bancarias de recaudación.
Jefe de operaciones banca electrónica
Estados de cuenta en archivos *.pdf
7 Remitir los estados de cuenta a la DGI y DGCG de las cuentas bancarias de recaudación.
Jefe de operaciones banca electrónica
Archivo .rar
FIN
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Dirección General Financiera
46
Flujograma Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
47
REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA
DEUDA PÚBLICA
Determinación de indemnización por mora
Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Determinación de indemnización por mora
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Determinar la indemnización por mora solicitada por la Procuraduría Fiscal. Clave: MP-DGF-CDP-REDP-DP.IM- 1.1
Clientes:
Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Dirección de Egresos Dirección General Financiera
Proveedores:
Procuraduría Fiscal del Estado Banco de México
Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública
Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles
Indicadores: Tiempo de respuesta
Puntos Críticos: No contar con la información de UDI y CPP
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable de la Coordinación de Deuda Pública en conjunto con el Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Se recibe el oficio de la solicitud de cálculo de fianza Coordinador de Deuda Pública
Comprobantes bancarios
2 Analizar las condiciones de las fianzas mismas que están especificadas en la solicitud de cálculo.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Comprobantes bancarios
3 Consultar bases de datos de Valor UDI Y CPP. Jefatura de Deuda Indirecta y Contingente
Formato de determinación de la disponibilidad
4 Realizar el cálculo en archivo electrónico. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Formato de determinación de la disponibilidad
5 Elaborar oficio de respuesta. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Copia de las confirmaciones
6 Suscribir el oficio de respuesta Directora General Financiera
Formato de
determinación de la disponibilidad
Fin
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48
Flujograma Determinación de indemnización por mora.
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
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49
Oficio de Confirmación de Servicio
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de
Respuesta de Determinación de Indemnización por mora.
Nombre de procedimiento:
Determinación de Indemnización por mora.
Clave procedimiento:
MP-DGF-REDP-IM-1.1
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda.
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio.
4 Cargo Se anotará el cargo de la persona a quien vaya dirigido el oficio.
5 Número de oficio Se anotará el número de oficio con el cual se solicita la determinación de indemnización por mora.
6 Número de póliza Se anotará el número de la póliza de fianza de la cual se determina la indemnización por mora.
7 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección.
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50
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
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51
Cálculo de saldos vigente e intereses devengados
Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Cálculo de saldos vigente e intereses devengados
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Establecer el procedimiento bajo el cual se realiza el proceso de cálculo del saldo
vigente e intereses devengados en adeudos vigentes a favor del Gobierno del Estado.
Clave:
MP-DGF-CDP-REDP- DP.CAL-1.2
Clientes: Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Procuraduría Fiscal del Estado.
Proveedores: Procuraduría Fiscal del Estado
Dirección General de Contabilidad Gubernamental Banco de México
Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles
Indicadores: Tiempo de respuesta
Puntos Críticos: No contar con los valores de las tasas de referencia.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable de la Coordinación de Deuda Pública en conjunto con el Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.
Normatividad a la que está sujeto:
Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recibir el oficio de solicitud de cálculo de un adeudo determinado
Coordinador de Deuda Pública
Oficio de solicitud de cálculo.
2 Conocer las condiciones bajo el cual se firmó el contrato de dicho adeudo.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Contrato del adeudo
3 Consultar base de datos de tasas de referencia Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
4 Elaborar tabla de amortización especificando el monto de los intereses y capital a pagar bajo las condiciones del adeudo en la cual se consideren los pagos efectuados y los adeudos vencidos
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Impresión de tabla de amortización
5 Elaborar oficio de respuesta en el cual se anexa el cálculo del adeudo.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
6 Firma del oficio de respuesta Directora General Financiera
Oficio de respuesta con cálculos solicitados.
Fin
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Flujograma Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
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53
Oficio de Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de
Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados (FO-CDP-ID-01)
Nombre de procedimiento:
Cálculo de saldo vigente e intereses devengados.
Clave procedimiento:
MP-DGF-REDP-CAL.-1.2
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda.
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio.
4 Cargo Se anotará el cargo de la persona a quien vaya dirigido el oficio.
5 Número de oficio Se anotará el número de oficio con el cual se solicita
6 Fecha Se anotará la fecha de actualización.
7 Acreditado Se anotará el nombre del acreditado.
8 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General.
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54
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
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55
Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública
Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública.
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Elaborar el Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública en el Estado. Clave:
MP-DGF-CDP-REDP- DP.REM-1.3
Clientes:
Dirección General Financiera.
Dirección General de Contabilidad Gubernamental Asesor para Asuntos Municipales.
Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Proveedores:
Bancos Acreedores
Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 11 primeros días del
mes, dependiendo de si los bancos envían la información de los saldos de los municipios.
Indicadores:
Situación de la deuda pública dentro de los primeros 10 días del mes.
Puntos Críticos:
No contar con la información generada por los bancos acreedores.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.
Normatividad a la que está sujeto:
Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
No. Actividades Responsable Documentos
1 Concentrar la información enviada por los bancos acreedores referente a los saldos de los créditos vigentes del Estado, Municipios y organismos., al inicio de cada mes.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
2 Realizar el llenado de información de cada uno de los créditos vigentes, en un archivo electrónico, denominado Situación de la Deuda por tipo, hoja de trabajo No.1
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Saldos finales de la cartera proporcionada por los bancos acreedores.
3 Realizar el llenado de información de cada uno de los créditos vigentes, en archivo electrónico, denominado Situación de la Deuda, hoja de trabajo No.2
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
4 Conciliar ambos totales de los archivos como forma de revisión.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
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5 Elaborar oficio dirigido a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y se anexa la Situación de la Deuda.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
6 Elaborar oficio dirigido al Órgano Superior de Fiscalización y se anexa la Situación de la Deuda.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
7 Elaborar oficio dirigido al Subdirector de Registro de Obligaciones y Empréstitos de la Dirección de Deuda Pública de la SHCP y se anexa la Situación de la Deuda.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
8 Firma de oficios Directora General Financiera
Oficios de envío
Fin
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57
Flujograma Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
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Oficio de Envío de Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de envío de
Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública. (FO-CDP-SDP-O1)
Nombre de procedimiento: Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública.
Clave procedimiento: MP-DGF-REDP-RM.-1.3
Observaciones:
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda.
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio.
4 Cargo Se anotará el cargo de la persona a quien vaya dirigido el oficio.
5 Fecha Se anotará a que fecha se realiza el reporte de la Situación de Deuda Pública.
6 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección
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Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago
Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Establecer el procedimiento para la revisión, conciliación y seguimiento de la
operación del Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.
Clave:
MP-DGF-CDP-REDP-DP- CF-1.4
Clientes:
Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Órgano Superior de Fiscalización. Auditores Externos Secretaría de la Transparencia y rendición de cuenta.
Proveedores:
Secretaría de Hacienda y Crédito Público Fiduciario Bancos acreditantes
Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 3 días hábiles
Indicadores: 1. Solicitudes de pago de acreedores. 2. Tablas de amortización.
3. Hoja resumen.
Puntos Críticos:
Que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público no deposite al Fideicomiso el recurso en tiempo y forma. Que los pagos del Fideicomiso a los Acreedores no se realicen.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Directa
Normatividad a la que está sujeto:
Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley General de Contabilidad Gubernamental
No. Actividades Responsable Documentos
1 Confirmar con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para conocer el monto que se depositó en la cuenta del Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.
Jefe de Deuda Directa Correo electrónico
2 Corroborar telefónicamente y/o por correo electrónico el depósito con el Fiduciario
Jefe de Deuda Directa Correo electrónico
3 Coordinar a los acreedores para que envíen el monto de reserva al Fiduciario para el pago del servicio de la deuda correspondiente.
Jefe de Deuda Directa Correo electrónico
4 ¿Está completa?
Si: Continúa en el paso 6
No: Continúa en el paso 5.
Jefe de Deuda Directa
5 Si no está completa, se solicita nuevamente a los acreedores que envíen los montos de reserva.
Jefe de Deuda Directa Correo electrónico
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61
6 Contactar al Fiduciario para comprobar el monto de reserva y el monto de la primera devolución.
Jefe de Deuda Directa
7 Conciliar los pagos enviados por los Acreedores al Fiduciario con las Tablas de amortización y las bases de datos.
Jefe de Deuda Directa
8 El Fiduciario informa el pago y el remanente enviado una vez que se realizaron los pagos correspondientes.
Jefe de Deuda Directa Correo electrónico
9 Los Acreedores envían los comprobantes del pago correspondiente, así como los Estados de las respectivas Cuentas.
Jefe de Deuda Directa Estados de Cuenta y Comprobantes
10 Enviar la documentación original cotejada con las tablas de amortización y las bases de datos a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
Jefe de Deuda Directa Oficio de Envío de Documentación
Fin
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62
Flujograma Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago
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63
Oficio de Envío de documentación
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de envío
de documentación. (FO-CDP-29)
Nombre de procedimiento: Control del Fideicomiso de Administración y Medio
Pago.
Clave procedimiento: MP-DGF-REDP-CF.-1.4
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección Gubernamental.
4 Mes Se anotará el mes al que corresponda el soporte documental que se envía.
5 Mes Se anotará el mes al que corresponda el soporte documental que se envía.
6 Número de Póliza Se enlistarán los números de pólizas de cada
una de las operaciones registradas en el Sistema Integral de Hacienda Pública.
7 Nombre Se anotará el concepto correspondiente a la
póliza del pago registrado en el Sistema Integral de Hacienda Pública.
8 Póliza Se anotará el soporte documental a la póliza del pago registrado en el Sistema Integral de Hacienda Pública.
9 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera.
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64
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
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Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa
Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PUBLICA
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa.
Tipo de procedimiento:
Sustantivo Soporte
Objetivo: Establecer el procedimiento bajo el cual se realiza el proceso de cálculo de los
pagos mensuales de la deuda directa para confirmar las solicitudes realizadas por los acreedores de Gobierno del Estado
Clave:
MP-DGF-CDP-REDP- DP.CONF PAG-1.3
Clientes: Coordinación de Deuda Pública Dirección General Financiera
Proveedores: Bancos acreedores del GEG
Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de
Pago Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 1 día
Indicadores: Reporte mensual de cálculos conciliados
Puntos Críticos: No contar con los valores de las tasas de referencia.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Directa
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1
Recepción vía correo electrónico de copia de los oficios de solicitud de pago solicitado por los bancos acreedores al Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de Pago.
Jefe de Deuda Directa
Copia de oficios
2 Conocer las condiciones bajo el cual se firmó el contrato de dicho adeudo.
Jefe de Deuda Directa
Contrato del adeudo
3 Consultar base de datos de tasas de referencia. Jefe de Deuda Directa Base de datos
4
Elaborar los cálculos mensuales en las tablas de amortización de cada crédito vigentes, especificando el monto de los intereses y capital a pagar bajo las condiciones del adeudo.
Jefe de Deuda Directa
Tabla de amortización
5 Elaborar archivo que concentra los pagos mensuales solicitados por los bancos y el cálculo realizado por el área.
Jefe de Deuda Directa Archivo de Movimientos Fideicomiso
6
Confirmar vía correo electrónico con el Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de Pago que los montos solicitados por las instituciones financieras sean correctos.
Jefe de Deuda Directa
Correo electrónico
Fin
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66
Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
67
REGISTRO ESTATAL
Solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Establecer el procedimiento aplicable en la solicitud de inscripción al Registro
Estatal de Deuda Pública.
Clave: MP-DGF-CDP-RED- RE.SOL.INC 2.1
Clientes:
Estado Municipios
Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales
Proveedores:
Estado Municipios
Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales
Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: Depende si la información es enviada completa.
Indicadores:
Solicitud inscrita en tiempo y forma
Puntos Críticos:
Que no se anexe la documentación requerida para la inscripción.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Normatividad a la que está sujeto:
Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recibir el oficio de solicitud para la inscripción en el Registro de Inscripción Estatal a Deuda Pública
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
2 Asignar el número de folio a la solicitud para poder darle seguimiento.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Correo electrónico
3 Revisar la documentación anexa a la solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Correo electrónico
4 ¿Está completa?
Si: Continua en el paso 6
No: Continua en el paso 5
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
5 Si no está completa, se solicita nuevamente a los acreedores que envíen los montos de reserva.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Correo electrónico
6 Analizar la fecha de suscripción del documento, que esté debidamente suscrito por los participantes y que cumpla con los requerimientos de ley.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
68
7 ¿Procede?
Si: Continua en el paso 9
No: Continua en el paso 8
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
8 Si no procede la solicitud se notifica al solicitante y se regresa la documentación, en este caso este paso da término al procedimiento
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Oficio de solicitud de documentación pendiente FO-CDP-13
9 Se procede a la Inscripción en el Registro de Deuda Pública. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
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69
Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
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Oficio de Notificación
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de
Notificación (FO-CDP-12)
Nombre de procedimiento:
Solicitud de Inscripción al Registro Estatal
Clave procedimiento:
MP-DGF-REDP-SOL-2.1
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.
4 Cargo Se anotará el cargo de la persona, (Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)
5 Número Se anotará el número de oficio con el cual se solicitó la inscripción del crédito.
6 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado
7 Monto Se anotará el monto del crédito.
8 Destino Se anotará el destino del crédito.
9 Decisión Se informará el motivo por el cual no procede
y se relacionará la documentación que se anexa a esta notificación.
10 Titular Se anotará el nombre de la Titular de la Dirección General Financiera.
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
71
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
72
Oficio de solicitud de documentación pendiente
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de solicitud
de documentación pendiente (FO-CDP-13)
Nombre de procedimiento:
Solicitud de Inscripción al Registro Estatal
Clave procedimiento:
MP-DGF-CDP-RED- RE.SOL.INC 2.1
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.
4 Cargo Se anotará el cargo de la persona,
(Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)
5 Número Se anotará el número de oficio con el cual se solicitó la inscripción del crédito.
6 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado
7 Monto Se anotará el monto del crédito.
8 Destino Se anotará el destino del crédito.
9 Documentación Se anotará la documentación solicitada
10 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección de General Financiera.
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74
Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Establecer el procedimiento para la inscripción al Registro Estatal de Deuda
Pública
Clave:
MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2
Clientes:
Estado Municipios
Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales
Proveedores:
Estado Municipios
Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales
Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 1 día
Indicadores:
Inscripción realizada en tiempo y forma
Puntos Críticos:
Que no se anexe la documentación requerida para la inscripción.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Normatividad a la que está sujeto:
Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato
No. Actividades Responsable Documentos
1 Se recibe la solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública revisada y validada.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Oficio de solicitud y documentación requerida
2 La inscripción en el Registro consiste en estampar el sello de inscripción en la última hoja de cada uno de los ejemplares del instrumento jurídico, y anotar en forma manual: el número progresivo de inscripción que corresponda, la fecha de inscripción y la firma del Director de Deuda Pública, en los lugares que para tal efecto tiene la estampa del sello.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
3 Verificar que estén correctos los datos de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
4 Son correctos los datos de inscripción.
SI: Continua en el paso 6
NO: Continua en el paso 5.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
5 Procede conforme a lo establecido en el procedimiento y regresa al paso 2.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Oficio de solicitud de documentación pendiente FO-CDP-13
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
75
6 Revisar garantías. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
7 Este paso es de decisión. Si tiene garantía de participaciones continua en el paso 8, y si no tiene garantías continuas en el paso 9.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
8 Se envía la solicitud a la Dirección de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. (En este paso la Institución Bancaria o el acreditado, pueden realizar el trámite ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, antes de presentarla a la Coordinación de Deuda Pública). Se retorna a la Coordinación de Deuda Pública, de Guanajuato para el siguiente paso.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
9 Distribuir ejemplares debidamente inscritos a: Registro Estatal, Acreditado, Acreditante, y aval en su caso
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Oficio de Remisión FO CDP-27.
10 Elaborar hoja de registro. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Hoja de Registro FO CDP-28.
11 Distribuir Hoja de Registro al Registro Estatal Acreditante, Acreditado, Congreso del Estado y al aval en su caso.
Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
Oficio de Entrega FO- CDP-29.
12 Archivar los documentos que dan soporte al proceso. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente
IT-CDP-09.
Fin
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76
Flujograma Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
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77
Oficio de Entrega
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de Entrega
(FO-CDP-29)
Nombre de procedimiento:
Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
Clave procedimiento:
MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.
4 Cargo Se anotará el cargo de la persona, (Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)
5 Nombre Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera
6 Número Se especificará el número de Registro Estatal de Deuda Pública correspondiente.
7 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado.
8 Monto Se anotará el monto del crédito.
9 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera.
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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
79
Oficio de Remisión
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato: Oficio de remisión
(FO-CDP-27)
Nombre de procedimiento:
Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
Clave procedimiento:
MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda
2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente
3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.
4 Cargo Se anotará el cargo de la persona, (Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)
5 Nombre Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera
6 Número Número de ejemplares del instrumento jurídico.
7 Tipo Se anotará el tipo de instrumento jurídico que soporta la operación
8 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado.
9 Institución Acreditada Se anotará el nombre de la Institución Acreditante.
10 Monto Se anotará el monto del crédito.
11 Opcional Incluir el siguiente párrafo. En caso de que se haya enviado al Registro Único de Obligaciones y Empréstitos.
12 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera
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80
Hoja de
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
81
Registro
Guía de llenado de formatos
Nombre del Formato:
Hoja de Registro (FO-CDP-28)
Nombre de procedimiento:
Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública
Clave procedimiento:
MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2
Observaciones
No Concepto Descripción Comentarios
1 Número de asignación Anotar el número asignado de inscripción en el Registro Estatal de Deuda Pública.
2 Fecha Anotar mes, día y año de elaboración
3 Número Número de solicitud de inscripción
4 Fecha de recepción Anotar la fecha de recepción en la Secretaría de Finanzas y Administración.
5 Clase Anotar la clase de título de la operación a registrar (contrato de apertura de crédito, convenio de reconocimiento de adeudo y reestructura, pagaré, etc.)
6 Fecha de suscripción Anotar la fecha de suscripción del instrumento jurídico a registrar.
7 Número de inscripción Anotar el número de inscripción en el Registro de Obligaciones y Empréstitos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
8 Fecha de inscripción Anotar la fecha de inscripción en el Registro
de Obligaciones y Empréstitos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
9 Deudor Directo Anotar el nombre del Deudor directo
10 Deudor Solidario Anotar el nombre del Deudor Solidario
11 Acreedor Anotar el nombre del Acreedor
12 Importe Anotar el importe de la operación en pesos.
13 Importe Anotar el importe de la operación en UDIS. En caso de que se requiera.
14 Crédito Describir el destino del crédito autorizado.
15 Sanciones Especificar las sanciones aplicables en caso de incumplimiento del pago de la obligación.
16 Tasa de interés Especificar la tasa de interés pactada en el instrumento jurídico aplicable.
17 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por apertura del crédito.
En caso de que se requiera.
18 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por disposición del crédito.
En caso de que se requiera.
19 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por prepago del crédito.
En caso de que se requiera.
20 Plazo Especificar el plazo de la operación.
21 Forma de Pago Especificar la forma de Pago de amortizaciones
22 Pago Especificar la forma de pago de los intereses.
23 Pago Especificar la fuente de pago del crédito.
24 Garantía Anotar la garantía del crédito.
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82
25 Número de decreto Anotar el número de decreto de autorización del H. Congreso del Estado.
En su caso de que se requiera.
26 Fecha Anotar la fecha de publicación del decreto de autorización del H. Congreso del Estado.
En su caso de que se requiera.
27 Número de acta Anotar el número de Acta de Ayuntamiento donde se autoriza el contrato del crédito.
En su caso de que se requiera.
28 Fecha Anotar la fecha de Acta de Ayuntamiento donde se autoriza el contrato del crédito.
En su caso de que se requiera.
29 Fundamento legal Anotar el fundamento legal de la Inscripción de la operación donde se autoriza la contratación del crédito.
30 Nombre y Firma Anotar el nombre y firma de la Directora General Financiera.
HOJA DE REGISTRO (FO-CDP-28)
SECRETARIA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN
REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA
S O L I C I T U D DE R E G I S T R O
NO. REGISTRO ESTATAL 1 FECHA 2
NO. DE REFERENCIA 3
FECHA DE RECEPCION DE LA SFYA 4
DOCUMENTACION REGISTRADA
CLASE DE TÍTULO 5
FECHA DE SUSCRIPCION 6
NO. DE INSCRIPCIÓN S. H. C. P. 7 FECHA 8
DATOS DEL CRÉDITO
DEUDOR DIRECTO 9
DEUDOR SOLIDARIO 10
ACREEDOR 11
MONTO DEL CRÉDITO PESOS 12 U D I S 13
DESTINO 14
SANCIONES 15
CONDICIONES FINANCIERAS
TASA DE INTERES 16
COMISIÓN POR APERTURA 17
COMISIÓN POR DISPOSICION 18
COMISIÓN POR PREPAGO 19
PLAZO 20
AMORTIZACIONES DE CAPITAL
21
AMORTIZACIONES DE
INTERES
22
FUENTE DE PAGO 23
GARANTÍA 24
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EGRESOS
PAGO DEL GASTO PÚBLICO
Pagos a través de Banca Electrónica
Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Pagos a través de Banca Electrónica
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Realizar los pagos a proveedores y Dependencias del Gobierno del Estado de
manera segura menor tiempo y costo
Clave: MP-DGF-DE- EGRESOS.PAG.BE- 1.1
Clientes:
Áreas generadoras de pagos. Proveedores y Contratistas
Proveedores:
Áreas autorizadas para generar pagos. Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.
Alcance: Trasferir pagos a cuentas bancarias de proveedores y Dependencias.
Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores:
Número de solicitudes de pago recibidas
Puntos Críticos:
Que las cuentas bancarias estén incorrectas o a otro nombre. Que no haya Internet en el momento que se requieran las operaciones o depósitos. Que se rechace la operación por parte del banco, (archivo incorrecto, etc.)
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Coordinador de Banca electrónica, analista de operaciones, auxiliar administrativo y Jefe de Ventanilla
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción de documentos contables. Jefe de ventanilla Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
2 Sellar, registrar y organizar los documentos contables y oficios por Dependencia.
Jefe de ventanilla Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
3 Seleccionar los documentos contables en la PEI con la leyenda de documentación recibida. Por medio de la transacción FBL1N.
Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
4 Verificar en la PEI que la dependencia haya seleccionado la cuenta bancaria, del documento contable para identificar la Institución Bancaria con la cual se pagará. Por medio de la transacción FBL1N o FB03.
Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
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84
5 ¿El documento contable tiene seleccionada vía de pago y cuenta para depósito?
Si: Sigue el paso 6.
No: Se determina si se saca cheque o se regresa la Documentación a la Dependencia para su selección.
Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
6 Entrega de documentación a la Coordinación de Banca Electrónica
Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
7 Verificar que el número de póliza corresponda a la documentación del G.O. y P.T. así como nombre e importe.
Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
8 ¿La documentación cuenta con los requisitos?
Si: Sigue el paso 9.
No: Se regresa a la Dependencia, para su corrección, e inicia En el paso 1.
Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
9 Ordenar por Institución Bancaria. Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.
10 Capturar en la Plataforma Estatal de Información, los documentos contables. Por medio de la transacción F110.
Analista de Operaciones Documentos contables.
11 Compensar cuentas por pagar en la Plataforma Estatal de Información con la institución bancaria a tratar. Por medio de la transacción F110.
Analista de Operaciones Documentos contables.
12 Imprimir las propuestas de pago por Institución Bancaria. Con la transacción ZPAGOS.
Analista de Operaciones Reporte por banco.
13 Obtener de la PEI el importe total por Institución Bancaria para obtener el gasto a solicitar.
Analista de Operaciones Archivo.
14 Generar en la Plataforma Estatal de Información el archivo, capturando el ID de las propuestas de pago, el día de ejecución de pago, por Institución Bancaria.
Analista de Operaciones
15 Verificar que el archivo generado, este correcto, cotejando con las propuestas de pago.
Analista de Operaciones
16 Importar el archivo generado al portal de la Institución Bancaria.
Analista de Operaciones
17 Revisar archivos importados. Coordinador de Banca Electrónica
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18 Autorización de archivos importados a través de las diferentes Instituciones Bancarias.
Coordinador de Banca Electrónica
19 Verificar la aplicación de las transferencias en el portal de las Instituciones Bancarias.
Analista de Operaciones
20 Impresión de comprobantes en el portal de las Instituciones Bancarias.
Analista de Operaciones Comprobante de depósito.
21 Imprimir, el reporte del libro de bancos con los movimientos del día en la PEI.
Analista de Operaciones Reporte de Libro de bancos.
22 Ordenar comprobantes bancarios conforme al libro de bancos.
Analista de Operaciones Comprobantes bancarios.
23 Entregar la documentación soporte y comprobantes bancarios al Departamento de Pagos.
Coordinador de Banca Electrónica
Pólizas contables Comprobante bancario. Libro de Bancos.
24 Anexar a las pólizas contables el comprobante bancario y organizar conforme al libro de bancos.
Analista de Operaciones Pólizas contables Comprobante bancario.
25 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, la documentación comprobatoria (corte diario).
Auxiliar Administrativo Memorándum.
Pólizas contables, libro de bancos y comprobante bancario.
FIN
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Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica
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Pagos a través de cheque
Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Pagos a través de cheque
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Realizar pagos a proveedores y Dependencias del Gobierno del Estado a través de cheque
Clave: MP-DGF-EG-PAG.CH-1.2
Clientes:
Áreas generadoras de pagos. Proveedores y Contratistas
Proveedores:
Áreas autorizadas para generar pagos.
Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.
Alcance: Realizar pagos a través de cheque, a proveedores y Dependencias de Gobierno.
Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores:
Número de pagos solicitados mediante cheque
Puntos Críticos:
Que el documento contable este mal registrado (Nombre erróneo, importe incorrecto, entre otros). Que el documento contable tenga otra fecha de pago.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Jefe de Departamento de Pagos, Auxiliar Administrativo, Analista de Operaciones y Jefe de Ventanilla.
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción de documentos contables. Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios
2 Sellar, registrar y organizar los documentos contables y oficios por Dependencia.
Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios
3 Seleccionar los documentos contables en la PEI con la leyenda de documentación recibida. Por medio de la transacción FBL1N.
Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios
4 Verificar el registro en la PEI que la dependencia haya seleccionado la vía de pago C. Por medio de la transacción FBL1N o FB03.
Jefe de Departamento de Pagos
Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios
5 Entrega de documentación a la Coordinación de Banca Electrónica
Jefe de Departamentos de Pagos
Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios
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6 Verificar que el número de póliza corresponda a la documentación del G.O. y P.T. así como nombre e importe.
Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios
7 ¿La documentación cuenta con los requisitos?
Si: Sigue el paso 8.
No: Se regresa a la Dependencia, para su corrección, e inicia En el paso 1.
Analista de Operaciones
8 Capturar en la Plataforma Estatal de Información los documentos contables. Por medio de la transacción F110.
Analista de Operaciones Documentos contables
9 Cotejar en la Plataforma Estatal de Información físicamente la numeración de cheques que se imprimirán.
Analista de Operaciones Documentos contables Pólizas cheque
10 Compensar cuentas por pagar en la Plataforma Estatal de Información con la Institución Bancaria de acuerdo al calendario programado. (Impresión de cheque). Por medio de la transacción F110.
Analista de Operaciones
11 Obtener de la Plataforma Estatal de Información el importe total por Institución Bancaria para obtener el gasto a solicitar.
Analista de Operaciones
12 Entrega de cheques y soporte documental al Departamento de Pagos.
Analista de Operaciones Documentos contables. Pólizas cheque
13 Anexar documentos contables a la póliza cheque. Jefe de departamento de Pagos
Documentos contables. Pólizas cheque
14 Enviar las pólizas cheque para que sean firmadas, al personal facultado. Y entregar a área de ventanilla para su entrega.
Jefe de departamento de Pagos
Documentos contables. Pólizas cheque
15 Entrega de cheques a beneficiarios. Jefe de Ventanilla Pólizas cheque
16 Ordenar las pólizas cheque firmadas de recibido por el beneficiario, conforme al libro de bancos, por Institución Bancaria, con el soporte documental.
Jefe de departamento de Pagos
Documentos contables. Pólizas contables
17 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, la documentación comprobatoria (corte diario).
Jefe de departamento de Pagos
Memorándum. Copias de pólizas cheque y soporte documental.
Libro de bancos.
Fin
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Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica
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Solicitud y Contabilización de Recursos Financieros
Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Solicitud y contabilización de recursos financieros
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Contar con disponibilidad financiera en las cuentas bancarias de gasto para
realizar el pago del gasto público.
Clave:
MP-DGF-DE- PAG.EGRESOS.SOLyCONT- 1.3
Clientes:
Áreas generadoras de pagos. Proveedores y Contratistas
Proveedores:
Dirección de Inversión y Operaciones Financieras Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.
Alcance: Realizar pagos a través de transferencia electrónica
y cheque, a proveedores y Dependencias de Gobierno.
Tiempo aproximado de ejecución:
Indicadores: Solicitudes de recurso financiero e importe.
Puntos Críticos:
Tener fallas en el Sistema Integral de Hacienda Pública, así como en Internet o módem de las Instituciones Bancarias.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora de Egresos, Auxiliar Administrativo y Analista de Operaciones
Normatividad a la que está sujeto:
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Obtener el importe total del gasto compensado de la Plataforma Estatal de Información.
Analista de Operaciones Reporte del sistema.
2 Elaborar oficio de solicitud de recursos. Auxiliar Administrativo Oficio.
3 Firma del oficio de solicitud. Director de Egresos Oficio.
4 Entrega de oficio a la Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras.
Auxiliar Administrativo Oficio.
5 Verificar en la cuenta bancaria determinada el abono solicitado a la Dirección de Inversión y Operaciones Financieras.
Analista de Operaciones Impresión de comprobantes de abono.
6 Elaborar el archivo de traspasos de recursos a las diferentes Instituciones Bancarias.
Analista de Operaciones
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7 Autorización y envío del archivo de traspasos bancarios. Coordinador de Banca Electrónica
8 Capturar los movimientos de traspasos entre cuentas de gasto corriente en la PEI, para su contabilización.
Analista de Operaciones Póliza contable.
9 Impresión de la póliza contable. Analista de operaciones Póliza contable.
10 Elaboración de oficio donde se informa de los registros contables realizados en la Plataforma Estatal de Información
Analista de operaciones Oficio.
11 Firma de oficio. Director de Egresos Oficio.
12 Envío de oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
Auxiliar Administrativo Pólizas contables, transferencias bancarias y formato del gasto.
Fin
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Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica
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Conciliaciones Bancarias
Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento: Conciliaciones Bancarias
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Contar con la información financiera de las cuentas bancarias, para la toma de
decisiones
Clave:
MP-DGF-DE.- PAG.EGRESOS.CONC. BANC-1.4
Clientes:
Dirección General de Contabilidad Gubernamental Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública.
Proveedores:
Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones Instituciones Bancarias
Alcance: Tener los saldos contables y bancarios conciliados mensualmente
Tiempo aproximado de ejecución: Variable
Indicadores:
Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias
Puntos Críticos:
Tener fallas en la Plataforma Estatal de Información, así como en Internet o módem de las Instituciones Bancarias.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Auxiliar de Conciliaciones
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Transferir saldo final del mes anterior conforme a la hoja de trabajo y la Plataforma Estatal de Información.
Auxiliar conciliaciones Hoja de trabajo y saldo de la PEI.
2 Revisar la información en la PEI consultando saldos, movimientos del día y registrar los datos en la hoja de trabajo.
Auxiliar conciliaciones Hoja de trabajo.
3 Ingresar al portal de cada uno de los bancos a través de Internet e imprimir los estados de cuenta del mes.
Auxiliar conciliaciones Reporte bancario.
4 Adecuar los estados de cuenta en Excel, según requerimientos de la Plataforma Estatal de Información.
Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.
5 Generar archivo de texto del estado de cuenta. Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.
6 Importar archivo de texto a la Plataforma Estatal de Información
Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.
7 Conciliar la información entre estado de cuenta y la PEI por medio de la transacción ZCON y ZCO1.
Auxiliar conciliaciones
8 Exportar de la PEI el reporte de la información conciliada por medio de las transacciones ZCON y ZC01.
Auxiliar conciliaciones Archivo.
9 Analizar inconsistencias de reportes (cheques y transferencias en tránsito y estado de cuenta).
Auxiliar conciliaciones Estados de cuenta bancarios y reportes en archivos.
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10 Realizar carátula y anexar hojas de trabajo y estados de cuenta bancarios.
Auxiliar conciliaciones Conciliación bancaria.
11 Recabar firmas de quien elabora, revisa y V°B°. Auxiliar conciliaciones Carátula de la conciliación bancaria.
12 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, así como a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública, la carátula de las conciliaciones bancarias.
Auxiliar conciliaciones Oficio.
Fin
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98
Flujograma Conciliaciones Bancarias
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99
CONTROL Y SEGUIMIENTO
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
Apertura de cuentas Bancarias
Área Responsable: Dirección de Control y Seguimiento.
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Apertura de cuentas bancarias.
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo:
Realizar la apertura de cuentas bancarias para la recepción de recursos federales, estatales, municipales o fideicomisos
Clave: MP-DGF-DCyS-AC-1.1
Clientes:
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. Dirección General Financiera. Dirección de Egresos. Dirección de Control y Seguimiento. Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
Proveedores:
Instituciones bancarias, Dirección General Financiera, Subsecretario de Finanzas e Inversión.
Alcance:
Dependencias y Entidades Federales, Estatales o Municipales que realizarán depósito en cuenta específica contratada por SFIA
Tiempo aproximado de ejecución: De 4 a 5 días
Indicadores:
Cuenta especifica contratada.
Puntos Críticos:
Solicitud por parte de ejecutores de gasto con tiempo acotado para su trámite.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Directora de Control y Seguimiento, Jefe de Departamento
de Auditorias, personal de la Dirección de Egresos, Subsecretario de Finanzas e Inversión.
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Acuerdo Delegatorio suscrito por el Subsecretario de Finanzas e Inversión.
No. Actividades Responsable Documentos
1 Solicitar mediante oficio dirigido a la Dirección General de Financiera la apertura de cuenta bancaria especifica por parte de las Dependencias, Entidades de la Administración Pública Estatal, municipios o fideicomisos;
Dependencias, Entidades de la Administración Pública Estatal, municipios y Fideicomisos.
Oficio
2 Solicitar la indicación de banco a la Dirección de Egresos. Directora de Control y
Seguimiento
Formato
3 Remitir formato para Vo. Bo. del Subsecretario de Finanzas e
Inversión del banco asignado por la Dirección de Egresos.
Auxiliar de radicación de recursos
Formato
4 Solicitar mediante oficio dirigido al ejecutivo de banca de gobierno la apertura de cuenta bancaria productiva especifica.
Auxiliar de radicación de recursos
Oficio
5 Informar al ejecutor de gasto solicitante de la cuenta
específica a nombre de la SFIA los datos asignados por la Institución Financiera
Directora General Financiera
Oficio
6 Solicitar por oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la SFIA, la asignación de datos contables por la apertura de cuenta bancaria especifica derivada de
Auxiliar de radicación de recursos
Oficio
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100
Programa.
7 La cuenta bancaria requiere alta en el SIAFF por parte del ejecutor de gasto. Se acepta: Pasa a la actividad 8 No: Termina el proceso
Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías
Oficio
8 Realizar oficio de alta Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías
9 Firma por parte de la Directora General Directora General Financiera
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101
Flujograma Apertura de cuentas bancarias
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102
Apertura de cuentas concentradoras de recaudación
Área Responsable: Dirección de Control y Seguimiento.
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento: Apertura de cuentas concentradoras de recaudación
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo:
Realizar la apertura de cuentas bancarias para la administración y control de los ingresos por concepto de contribuciones, así como para el cobro de comisiones.
Clave:
MP-DGF-DCyS-ACCR-1.2
Clientes:
Dirección de Recaudación. Dirección General Financiera. Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
Proveedores:
Instituciones bancarias, Dirección de Recaudación, Dirección General Financiera.
Alcance:
Contribuyentes que paguen por medio de instituciones bancarias, cadenas comerciales, página de Internet de la SFIA
Tiempo aproximado de ejecución: De 4 a 5 días
Indicadores:
Cuenta específica contratada.
Puntos Críticos: Tiempo de respuesta por Institución Financiera.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Director de Recaudación, Dirección General Financiera,
Subsecretario de Finanzas e Inversión.
Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Acuerdo Delegatorio suscrito por el Subsecretario de Finanzas e Inversión.
No. Actividades Responsable Documentos
1 Determinar la necesidad de apertura de cuenta bancaria para la recepción de contribuciones estatales y federales coordinadas, o bien para el cobro de comisiones.
Director de Recaudación
2 Solicitar a la Dirección General Financiera la apertura de una cuenta
Director de Recaudación
Oficio
3 Realizar oficio para solicitar a la institución financiera la apertura de cuenta bancaria para la recepción de contribuciones, o el cobro el cobro de comisiones por los servicios que se presten.
Auxiliar de radicación de recursos
Oficio
4 Revisar oficio Directora de Control y Seguimiento
Oficio
5 Firma de Oficio Directora General Financiera
Oficio
6 Enviar oficio a Institución Financiera Auxiliar de radicación de recursos
Oficio
7 Realizar oficio de la asignación de una cuenta contable para la cuenta bancaria aperturada, indicando el concepto de los recursos que se manejarán
Auxiliar de radicación de recursos
Oficio
8 Revisar oficio de la asignación de la cuenta Directora de Control y Seguimiento
Oficio
9 Firmar oficio Directora General Financiera
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Dirección General Financiera
103
10 Se informa a la Dirección de recaudación los datos de la cuenta
Directora de Control y Seguimiento Auxiliar de radicación de recursos
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104
Flujograma Apertura de cuentas concentradoras de recaudación
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105
AUDITORÍAS
Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías
Área responsable: DIRECCIÓN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías.
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Atender solicitudes de información por parte de los diferentes entes fiscalizadores a
través de la Coordinación de Seguimiento a la Fiscalización de las Dependencias y Entidades que
proporcionen solventar los requerimientos aplicables a la Dirección General Financiera
Clave:
MP-DGF-CYS- REQ.AUDIT-3.1
Clientes:
Órganos Fiscalizadores Estatales y Federales Coordinación de Seguimiento a la Fiscalización Dependencias y Entidades
Proveedores:
Dirección de Egresos Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Coordinación de Deuda Pública Dirección de Control y Seguimiento
Alcance: Administración Pública Estatal en lo aplicable a la Dirección
General Financiera
Tiempo aproximado de ejecución:
Depende del plazo establecido en el requerimiento
Indicadores:
100% de los requerimientos de auditoría atendidos.
Puntos Críticos:
Que el requerimiento este mal planteado, no se claro o carezca de datos necesarios para su atención.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financieras, Directora de Control y Seguimiento y Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías.
Normatividad a la que está sujeto:
Ley de Coordinación Fiscal Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley General de Contabilidad Gubernamental Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda
Lineamientos para informar sobre los recursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal y de operación de los recursos del Ramo General 33 del ejercicio fiscal que corresponda Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción del requerimiento de información y/o documentación Director General Financiero/Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias
Oficio o Correo electrónico
2 Se analiza si es competencia de la Dirección General Financiera la información y/o documentación requerida
Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias
Oficio o Correo electrónico
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Dirección General Financiera
106
3 Se solicita la información y/o documentación a las direcciones de Área de la Dirección General Financiera, señalando el plazo de vencimiento del requerimiento.
Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias
Correo electrónico
4 Se recibe la información y/o documentación en copia, original o digitalizada.
Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias
Información y/o documentación en copia u original
5 Se prepara la información a entregar ya sea original, copia simple, copia certificada o en medios electrónicos.
Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias
Original, copia, copia simple o medios electrónicos.
6 Se elabora oficio de respuesta remitiendo la información y/o documentación requerida.
Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias
Oficio
7 Revisa y Firma oficio Directora General Financiera
Oficio
8 Se entrega oficio al área solicitante. adjuntando la información y/o documentación requerida.
Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias
Acuse con sello y fecha de recibido, o fecha de envío del correo electrónico.
Fin
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Dirección General Financiera
107
Flujograma Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías.
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Dirección General Financiera
108
ADMINISTRATIVO
RECURSOS HUMANOS
Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante)
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Ingreso de personal:
1.- Plaza Operativa, 2.- Plaza de Libre designación, 3.- Plaza Vigencia Temporal y 5.- Plaza nivel 12 en adelante
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Contratar al personal idóneo con las habilidades y capacidades necesarias para
cubrir el puesto vacante.
Clave:
MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM. ING. PERS. 1.1
Clientes:
Personal Interno de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Personal externo que esté interesado
Proveedores:
Dirección de Recursos Humanos
Alcance: Personal interno de la Secretaría de Finanzas,
Inversión y Administración, así como personal externo que esté interesado.
Tiempo aproximado de ejecución:
15 días hábiles
Indicadores:
Reporte de resultados de validación de perfil Curriculum vitae
Puntos Críticos:
Que no existan candidatos con las habilidades y capacidades necesarias para cubrir la plaza vacante
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Jefe de Servicios Administrativos
Normatividad a la que está sujeto:
Lineamientos para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato
No. Actividades Responsable Documentos
1 Revisar la descripción de puestos, Curriculum vitae Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Descripción de puestos Revisar currículum
2 Integrar la solicitud de validación de perfil, anexando la documentación comprobatoria
Jefe de Servicios Administrativos
Currículum de la bolsa de trabajo de Gobierno del Estado, copia constancia de estudios
3 Enviar la solicitud de validación de perfil por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos
Carpeta Zip con el curriculum vitae, constancia de estudios
4 Recepción de aceptación y/o rechazo de la solicitud a través de firma electrónica
Directora General Financiera Jefe de Servicios Administrativos
Reporte de validación de perfil
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
109
5 Integrar solicitud de cobertura según el tipo de plaza Jefe de Servicios Administrativos
Ficha de autorización Reporte de validación de perfil Oficio de solicitud
6 Enviar solicitud de cobertura de plaza por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos
Carpeta ZIP (Formato de autorización para ocupación de plaza, Reporte de validación de perfil, oficio de solicitud de cobertura según el tipo de plaza.
7 Recepción de oficio de autorización de cobertura de plaza en drive
Jefe de Servicios Administrativos
Oficio de autorización
8 Requisitar el formato de movimiento a la nómina para la contratación del personal según sea el caso.
Jefe de Servicios Administrativos
Formato de movimiento a la nómina
9 Enviar solicitud de movimiento a la nómina por firma electrónica
Jefe de Servicios Administrativos
Oficio de solicitud Formato de movimiento a la nómina Documentación original
10 Recepción, revisión y firma de oficio y formato de movimiento a la nómina.
Directora General Financiera.
Oficio Formato de nómina
11 Entrega de oficio y formato de movimiento a la nómina a la Dirección de Recursos Humanos
Jefe de Servicios Administrativos
Oficio, formato de nómina
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
110
Flujograma Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante)
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
111
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
112
Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 Servicio Civil de Carrera)
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento: Ingreso Nivel 5-11 Servicio Civil de Carrera
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Contratar al personal idóneo con las habilidades y capacidades para cubrir el
puesto vacante
Clave:
MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.SERV. CIVIL.-1.2
Clientes:
Personal Interno de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Personal externo que esté interesado
Proveedores:
Dirección de Recursos Humanos
Alcance: Personal interno de la Secretaría de Finanzas,
Inversión y Administración
Personal externo que esté interesado
Tiempo aproximado de ejecución: 15 días hábiles
Indicadores:
Solicitud de convocatoria a concursar por servicio civil de carrera Formato de Requisición de personal
Evaluación: técnica, psicométrica, entrevista de validación de perfil Entrevista de selección
Puntos Críticos:
En este caso cuando se realiza convocatoria, puede declararse desierta por no contar con el mínimo de candidatos y por consecuencia se vuelve a iniciar el proceso.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos, Jefe de Servicios Administrativos
Normatividad a la que está sujeto:
Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos Adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato
No. Actividades Responsable Documentos
1 Revisar descripción de puesto de la plaza vacante a cubrir Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Descripción de puesto
2 Solicitar el VoBo. del Secretario para la contratación Directora General Financiera
Formato de autorización
3 Enviar la descripción de puesto a la Dirección de Recursos Humanos para su validación respectiva.
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
4 Realizar la batería de conocimientos Directora General Financiera Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos Directores de área
Oficio de solicitud.
5 Elaborar oficio de solicitud , formato de requisición y carta de confidencialidad para su entrega al área de recursos humanos e iniciar el proceso de convocatoria
Jefe de Servicios Administrativos
Formato de requisición, carta de confidencialidad y oficio
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
113
6 Firma de oficio de solicitud Directora General Financiera
7 Una vez que el área de Recursos Humanos lleva a cabo el proceso de convocatoria, notifican mediante oficio el nombre del ganador para cubrir la plaza
Directora General Financiera
Oficio
8 Llenar el formato de movimiento de nómina. Jefe de Servicios Administrativos
Formato de nómina
9 Elaboración de oficio, donde se especifica el nombre de la persona a contratar, así como el envío de la documentación soporte.
Jefe de Servicios Administrativos
Oficio
10 Revisión de Oficio Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
11 Recepción, revisión y firma de oficio y formato de movimiento a la nómina.
Directora General Financiera
Oficio y formato de movimiento a la nómina
12 Entrega de oficio y formato de movimiento a la nómina a la Dirección de Recursos Humanos
Jefe de Servicios Administrativos
Oficio y formato de movimiento a la nómina
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
114
Flujograma Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 de Servicio Civil de Carrera)
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
115
Evaluación al Desempeño Nivel 1 a 14
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Evaluación al Desempeño Nivel 1-14
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Evaluar a todo el personal adscrito a la Dirección General Financiera para
estimular al personal a mejorar en el desempeño de sus funciones y así también cumplir con las metas establecidas en el Programa Operativo Anual.
Clave:
MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.EVAL.DESEM.- 1.3
Clientes: Dirección General
Dirección de Inversión y Operaciones Financieras Dirección de egresos Coordinación de Deuda Pública Dirección de Control y Seguimiento Coordinación de Pagos Coordinación de Banca Electrónica Departamento de Pagos Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Proveedores:
Dirección de Recursos Humanos
Alcance: Personal adscrito a la Dirección General Financiera
Tiempo aproximado de ejecución: 15 días hábiles
Indicadores:
Acuerdos de actividades y metas
Puntos Críticos:
Posibles fallas en el portal de recursos humanos.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Directores de área, Coordinadores y Jefes de Departamento.
Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos Adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción de oficio donde se da a conocer el periodo de acuerdos de actividades y metas
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Oficio
2 Difundir la información del oficio a Directores, Coordinadores y/ Jefes de Departamentos
Jefe de Servicios Administrativos
3 Llevar a cabo el acuerdo de actividades cotidianas y/o metas en el sistema de evaluación al desempeño.
Directora General Financiera Directores de área
Coordinadores
Jefes de Departamento
Portal recursos humanos
4 Recepción de oficio donde se da a conocer el periodo de evaluar a todo el personal adscrito a la Dirección General.
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Oficio
5 Difundir la información del oficio a Directores, Coordinadores y/ Jefes de Departamentos
Jefatura de Servicios Administrativos
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
116
6 Evaluar al personal de la Dirección General semestralmente en el sistema de evaluación al desempeño.
Dirección General Financiera
Direcciones de área Coordinaciones
Jefaturas de Departamento
Portal recursos humanos
7 Imprimir constancias de evaluación semestral y recabar firmas.
Jefatura de Servicios Administrativos
Constancias
8 Integrar las constancias a carpeta de la Dirección General Financiera
Jefatura de Servicios Administrativos
Carpeta integrada
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
117
Flujograma Evaluación al Desempeño
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
118
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL
Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Analizar el presupuesto asignado a la Dirección General para cubrir las
necesidades que se requieren.
Clave:
MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.REC Y ANTIC. 2.1
Clientes:
Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación Presupuestal
Proveedores:
Dirección de Recursos Humanos
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles
Indicadores:
Estado de Situación Presupuestal
Puntos Críticos:
Que no exista recurso en la partida para poder solventar los gastos a realizar.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables: Directora General Financiera, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos, Jefe de Servicios Administrativos
Normatividad a la que está sujeto:
Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción por correo electrónico del Estado de Situación Presupuestal e interface del mes respectivo
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Jefe de Servicios Administrativos
2 Analizar detalladamente el presupuesto para posible modificación.
Jefe de Servicios Administrativos
3 ¿Se requiere modificación al gasto?
SÍ: Sigue el paso 4
No: Se archiva el formato de interface
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
4 Llenado de los formatos y justificaciones correspondientes a la recalendarización y anticipo de recursos
Jefe de Servicios Administrativos
Formatos de recalendarización y anticipación de recursos
5 Se elabora oficio de respuesta para su firma Jefe Servicios Administrativos
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
119
6 Revisión de formatos, justificaciones y oficio de respuesta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Oficio de respuesta
7 Firma de oficio Directora General Financiera
8 Envío de oficio de respuesta Jefe de Servicios Administrativos
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
120
Flujograma Solicitud de Recalendarización y Anticipación de Recursos
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
121
Solicitud de Traspasos Presupuestales
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Solicitud de Traspasos Presupuestales
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Realizar la modificación al gasto mediante traspasos presupuestales para cubrir
las necesidades imprevistas del área.
Clave:
MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.TRASP.REC. 2.2
Clientes:
Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación Presupuestal
Proveedores:
Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación presupuestal
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución:
2 días hábiles
Indicadores:
Estado de Situación Presupuestal
Puntos Críticos:
Que no exista recurso en la partida que se requiera hacer alguna modificación presupuestal. Que se requiera un traspaso presupuestal fuera de las fechas establecidas
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Jefe de Servicios Administrativos.
Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016
No. Actividades Responsable Documentos
1 Analizar cada una de las partidas que conforman el Estado de situación presupuestal asignado
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Jefe de Servicios Administrativos
2 ¿Se requiere traspaso presupuestal?
Si: Sigue el paso 4
No: termina el procedimiento
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Jefatura de Servicios Administrativos
3 Llenado de los formatos y justificaciones correspondientes al traspaso presupuestal.
Jefe de Servicios Administrativos
Formatos de traspaso
4 Se elabora oficio de respuesta para su firma Jefe de Servicios Administrativos
5 Revisión de formatos, justificaciones y oficio de respuesta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Oficio de respuesta
6 Firma de oficio Directora General Financiera
Oficio de respuesta y anexos.
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
122
7 Envío de oficio de respuesta al área correspondiente Jefe de Servicios Administrativos
Oficio de respuesta y anexos.
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
123
Flujograma Solicitud de Traspasos Presupuestales
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
124
Elaboración de Pagos a terceros
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Elaboración de pagos a terceros
Tipo de procedimiento Sustantivo Soporte
Objetivo: Realizar el trámite para pago a los proveedores por el servicio prestado a ésta
Dirección General.
Clave: MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.ELAB PT.2.3
Clientes:
Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación Presupuestal
Proveedores:
Web Automotriz Ford
Servicio Caudillo Infoselective
Proveedor Integral de Precios Agencias Calificadoras Demologística
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución:
5 días hábiles
Indicadores:
Solicitudes de servicios atendidas
Puntos Críticos:
Que los datos de nombre, R.F.C, fecha o importe estén incorrectos
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.
Normatividad a la que está sujeto:
Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal de 2016
No. Actividades Responsable Documentos
1 Solicitar al proveedor la factura Jefe de Servicios Administrativos
Archivos electrónicos
2 Revisar que los datos como el nombre, R.F.C., fecha, importe, estén correctos
Jefe de Servicios Administrativos
3 Pegar factura en una hoja, anotando la partida a afectar código programático y la justificación respectiva.
Jefe de Servicios Administrativos
4 Llenado del formato de pagos a terceros Jefe de Servicios Administrativos
Formato Pago a Terceros
5 Recepción, revisión y recabar firma del formato de Pago a Terceros
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Formato Pago a Terceros
6 Firma del Formato de Pago a Terceros Directora General Financiera
Formato Pago a Terceros
7 Entrega de formato a la DGA FIN DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Servicios Administrativos
Formato Pago a Terceros
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
125
Flujograma Elaboración de Pago a Terceros
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
126
Elaboración de Gastos de Operación
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento: Elaboración de Gastos de Operación
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Realizar la comprobación de los diversos gastos realizados por el personal
adscrito a la Dirección General Financiera, derivado del ejercicio de sus funciones
Clave:
MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.ELAB GO.2.4
Clientes:
Personal adscrito a la Dirección General Financiera
Proveedores:
Dirección General Financiera Dirección de Aplicación Presupuestal
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 5 días hábiles
Indicadores:
Comprobantes (facturas) pagadas
Puntos Críticos:
Que los datos de nombre, R.F.C, fecha o importe estén incorrectos Que la factura sea electrónica y que no llegue al sistema del PEI, por tener alguna inconsistencia.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.
Normatividad a la que está sujeto:
Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal de 2016
No. Actividades Responsable Documentos
1 Recepción de los comprobantes de gastos correspondientes a viáticos, pasajes, gastos de oficina, alimentación de personas, entre otros
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Tickets, comprobantes de: gastos de oficina, estacionamiento, casetas.
2 Revisar que los comprobantes impresos y comprobantes fiscales digitales cuenten con los datos correctos y los requisitos fiscales.
Jefe de Servicios Administrativos
3 Cumplen:
Si: Comprobantes impresos se anexan al formato de GO Comprobantes de CFD, se verifica Id y archivo XML y se indexan
No: Se devuelven al Proveedor para su corrección
Jefe de Servicios Administrativos
Comprobantes de gastos
4 Llenado del formato de Gastos de Operación Jefe de Servicios Administrativos
Formato de Gastos de Operación
5 Revisión del Llenado del formato con los datos respectivos. Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Formato de Gastos de Operación
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
127
6 Envío del formato para su firma a la Directora General Financiera.
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Formato de Gastos de Operación
7 Recepción, revisión y firma del formato Directora General Financiera
Formato de Gastos de Operación
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
128
Flujograma Elaboración de Gastos de Operación
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
129
SERVICIOS GENERALES
Solicitud de compras partidas liberadas
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Solicitudes de compras partidas liberadas
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Adquirir los bienes que se requieren en la Dirección General Financiera para su
funcionamiento y Operatividad
Clave:
MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.LIB.3.1
Clientes:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa
Proveedores:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa
PC. Mac del bajío Demo logística Papelería Comput Arte
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 4 días hábiles
Indicadores:
Solicitudes de compra requisitadas
Puntos Críticos:
Que los artículos tengan un costo mayor al
presupuestado. Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.
Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades 2016.
No. Actividades Responsable Documentos
1 Realizar la requisición de material que se tiene que solicitar. Jefe de Servicios Administrativos
2 Informar al Jefe inmediato el material a adquirir Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Formato de solicitudes de compras
3 ¿Está de acuerdo?
Si: Se captura el material en el sistema SID
No: Se realiza nuevamente la requisición
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Anexo 4 Formato de Investigación de mercado.
4 Se recibe correo electrónico en el cual se notifica la aceptación o rechazo de la solicitud de compra Aceptada: Esperar realizar dictamen técnico Rechazada: Verificar el motivo del rechazo
Jefe de Servicios Administrativos
5 Realizar dictamen técnico Jefe de Servicios Administrativos
Dictamen técnico
6 Firma de dictamen técnico Directora General Financiera
Dictamen técnico
7 Entregar dictamen técnico a la Dirección General Administrativa
Jefe de Servicios Administrativos
Dictamen técnico
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
130
Flujograma Solicitud de compras partidas liberadas
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
131
Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de Información (PEI)
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATEGICOS Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Solicitudes de compras para captura en la plataforma estatal de información PEI
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Adquirir los bienes que se requieren en la Dirección General Financiera para su
funcionamiento y operatividad
Clave:
MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.PEI.3.2
Clientes:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa
Proveedores:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa PC. Mac del bajío Demologística Papelería Comput Arte
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 10 días hábiles
Indicadores:
Solicitudes capturadas en el sistema de la Plataforma Estatal de Información
Puntos Críticos:
Problemas en la Plataforma Estatal de Información al momento de capturar Que no sea liberada la solicitud de compra por parte del área de adquisiciones
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.
Normatividad a la que está sujeto:
Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades 2016. Lineamientos de Tecnologías de la información y Comunicaciones de la Administración Pública Estatal
No. Actividades Responsable Documentos
1 Realizar la requisición de material que se tiene que solicitar correspondiente a consumibles, hojas membretadas, licencias de software entre otros
Jefe de Servicios Administrativos
2 Informar al jefe inmediato el material a adquirir Jefe de Servicios Administrativos
3 ¿Está de acuerdo?
Si: sigue paso 4
No: Se realiza nuevamente la requisición
Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
4 Verificar en el catálogo de materiales el código de identificación del material a solicitar.
Jefe de Servicios Administrativos
5 Si se encuentra en el catálogo sigue el paso 6
No se encuentra en el catálogo: Llenar formato de solicitud de alta de material
Jefe de Servicios Administrativos
6 Realizar la captura en el Sistema Integral de Hacienda Pública
Jefe de Servicios Administrativos
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
132
7 Imprimir solicitudes de pedido Jefe de Servicios Administrativos
Solicitud de pedido, Anexo 4 Formato de Investigación de mercado.
8 Revisión y recabar firmas de las solicitudes Jefe Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Solicitud de pedido
9 Firma de solicitudes Directora General Financiera
10 Entrega de solicitudes al área respectiva Jefe de Servicios Administrativos
Fin
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
133
Flujograma Solicitud de compras para captura en la PEI
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
134
Solicitud de mantenimiento vehicular
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Solicitud de mantenimiento vehicular mayor
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Mantener en óptimas condiciones los vehículos oficiales para su
funcionamiento
Clave:
MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.MANT.VEH.3.3
Clientes: Usuarios de vehículos oficiales del personal de la Dirección General
Proveedores: Usuarios de vehículos oficiales del personal de la Dirección General Dirección General Administrativa
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 5 días hábiles
Indicadores:
Solicitudes autorizadas
Puntos Críticos:
Que no sea autorizada la solicitud del servicio
Retraso de elaboración de contratos y por consecuencia no se realice el servicio que éste se requiere.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Auxiliar Administrativo
Normatividad a la que está sujeto:
No. Actividades Responsable Documentos
1 Llenado de solicitud de servicio por parte del usuario del vehículo
Directora General Financiera Directora de Egresos Directora de Control y Seguimiento Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Director de Deuda Pública Coordinador de Pagos Auxiliar Administrativo
Solicitud sistema control interno
2 Registrar y liberar solicitud en el sistema PEI según sea el caso para su validación por parte del área de servicios básicos de la Dirección General Administrativa
Auxiliar Administrativo
3 Procede:
Si: continua con el paso 4
No: Validar precios de referencia
Auxiliar Administrativo
4 Imprimir solicitud autorizada Auxiliar Administrativo Solicitud
5 Recepción, revisión y recabar firma de solicitud. Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos
Solicitud de mantenimiento y cotización
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Dirección General Financiera
135
6 Recepción, revisión y firma de solicitud Directora General Financiera
Solicitud de mantenimiento y cotización
7 Entrega de la solicitud a la Dirección General Administrativa para la elaboración de contratos u oficio de respuesta según sea el caso
Jefe de Servicios Administrativos
Contratos u oficio de liberación de recurso
8 Llevar vehículo a servicio con proveedor asignado Auxiliar Administrativo
9 Recibir vehículo y firmar formato de entrega de servicio a proveedor
Auxiliar Administrativo
Fin
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Dirección General Financiera
136
Flujograma Solicitud de mantenimiento vehicular
Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración
Dirección General Financiera
137
Baja de bienes
Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Descripción de procedimiento
Nombre de procedimiento:
Baja de bienes
Tipo de procedimiento
Sustantivo Soporte
Objetivo: Entregar los bienes que ya no se utilizan a la Dirección de Control Patrimonial,
para mantener actualizado el inventario de la Dirección General Financiera
Clave:
MP-DGF-UAPE- ADM.INVENT.BAJA BIENES 4.2
Clientes:
Personal adscrito a la Dirección General Financiera
Proveedores:
Dirección General Administrativa Dirección de Control Patrimonial
Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 15 días hábiles
Indicadores:
Formato de baja debidamente requisitado
Puntos Críticos:
Que los bienes a dar de baja que sean de capítulo 5000 no cuenten con el número de activo que le corresponde, por lo que es necesario realizar el trámite respectivo teniendo como consecuencia atraso en el proceso de baja.
Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Informática y Jefe de Servicios
Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016
No. Actividades Responsable Documentos
1 Verificar los bienes que por sus características ya no son útiles en la Dirección General Financiera
Jefe de Informática
2 Realizar dictamen técnico de los bienes informáticos Jefe de Informática
3 Dar de baja en el SID Jefe de Servicios Administrativos
Formato de baja
4 Completar la información de los bienes en el formato de baja en caso de que en el sistema no exista.
Jefe de Servicios Administrativos
5 Elaboración de oficio para la entrega de los bienes Jefe de Servicios Administrativos
Oficio
6 Envío de oficio, formato y dictamen por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos
Formato, dictamen y oficio
7 Procede: Si continúa el paso 8 No: Verificar motivo de rechazo
8 Entregar los bienes de acuerdo a la fecha proporcionada por el área de Control Patrimonial de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Informática Jefe de Servicios Administrativos
Formato y oficios
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Dirección General Financiera
138
Flujograma Baja de Bienes
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Dirección General Financiera
139
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Documento que se actualiza: Solicitud de mantenimiento vehicular mayor
Código del documento que se actualiza: MP-DGF-UAPE-ADM.SERV.GRALES.SOL.MANT. VEH.3.3.
Fecha de actualización: Septiembre 2016.
No. de emisión: Quinta
Descripción del cambio: Actualización del procedimiento y flujograma por modificación del proceso por parte de la Dirección General Administrativa.