Date post: | 27-Sep-2015 |
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SEGUNDA ENTREGA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
JESS ALBERTO GUZMN BUITRAGO CD. 1121600052
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOT D.C.
JUNIO DE 2014
INTRODUCCIN
Este proyecto pretende desarrollar el plan estratgico de comunicacin
organizacional interna de un almacn de cadena llama Sutiestreno. Dar a
conocer cules son las necesidades comunicacionales que tiene una empresa
que funciona como cadena de almacenes en todo el pas, que es una de las
ms grandes generadoras de empleo en este gremio y que se caracteriza por
ofrecer a sus clientes los mejores artculos con los precios ms bajos.
Nos hemos dado cuenta de cun importante es para nuestras vidas la
comunicacin; todo lo que emprendemos ya sea la tarea ms simple requiere
actos comunicacionales, sobre todo en la actualidad estos actos son de suma
importancia para las empresas, puesto que todas las funciones administrativas
involucran alguna forma de comunicacin ya sea para planear, dirigir, organizar
o controlar; de forma directa o indirecta siempre van a estar en comunicacin
con otros y a travs de otros. Una comunicacin eficaz es definitiva para construir
las bases de una organizacin.
Es por todo lo anterior, que el inters de este proyecto se encuentra basado en
saber las necesidades comunicacionales de una empresa de la magnitud de los
almacenes de cadena. Como sabemos necesidades comunicacionales existen
en todo momento y lugar, pero lo que nos compete es averiguar cul es
claramente la necesidad particular de esta organizacin.
La comunicacin en general es una necesidad del ser humano y hace parte de
nuestro diario vivir; para las empresas de hoy se ha vuelto un requerimiento la
llamada Comunicacin Organizacional que encierra todo lo que se refiere a:
Cultura Organizacional, Comunicacin interna, Comunicacin Externa,
Comunicacin Corporativa, Marketing, etc. En la actualidad las organizaciones
que cuentan con un DirCom son altamente valoradas, no solo por el trabajo que
ste hace con la Imagen Corporativa y Comunicacin Externa o con los procesos
publicitarios; que por mucho tiempo era lo ms importante porque vincula la
identidad de la empresa, sus pblicos externos, que para los directivos traduca
clientes y la forma del cmo lo vamos a vender, sino, sobre todo con la
Comunicacin Interna, es decir los empleados o mejor dicho los colaboradores.
Se dice que estamos viviendo la era de las humanidades, donde en una empresa
lo ms valorado debe ser el talento humano.
Para este trabajo nos centraremos especialmente en los empleados de los
almacenes de cadena, en especial en la relacin de estos con sus superiores. Por
medio de encuestas a los colaboradores de la empresa buscaremos realizar un
anlisis de la situacin actual y de esta manera disear una estrategia que los
ayude a solucionar los problemas comunicacionales hallado, pero el mayor
inters de este proyecto es detectar las necesidades especficas en cuanto a
Comunicacin Interna de la organizacin y as adelantar una propuesta o plan
estratgico que supla dichas necesidades.
Entendemos que si una empresa que hoy quisiera sobresalir no lo podra hacer sin
la ayuda de un buen Plan de Comunicacin que empiece desde adentro, desde
el interior de la organizacin. Sin la existencia de una comunicacin eficiente,
eficaz y transparente entre el personal y sus altos mandos o entre los mismos
compaeros no sera correcto el funcionamiento de una empresa. La
coordinacin del trabajo es prcticamente imposible si hay carencia en los
procesos de comunicacin o si estos son llevados a cabo de forma incorrecta. La
comunicacin, no solo es un simple proceso de actos de habla, sta adems
contribuye en el cumplimiento de todas las acciones administrativas como:
planeacin, organizacin y ejecucin de proyectos. Una buena comunicacin
sirve como elemento unificador haciendo que los miembros de la organizacin se
junten para lograr sus objetivos.
JUSTIFICACIN
Hoy en da la presencia de un Departamento de Comunicaciones o Direccin de
Comunicaciones, se ha vuelto un requisito para muchas empresas; es vital contar
con la presencia de expertos en el rea de la Comunicacin Social y
Organizacional, Relaciones Pblicas y Relaciones Humanas al momento de crear
empresa o de hacer cambios en las ya existentes.
La Cultura Organizacional es parte fundamental de la Comunicacin Interna en
las organizaciones, el hecho de que cada miembro de la empresa se sienta parte
de una familia, que tenga claro no solo sus deberes, sino tambin los valores que
debe representar, su misin, su visin, sus objetivos y sus metas; que no solo tenga
puesta la camiseta sino que adems lleve a la organizacin en su corazn, son
entre muchos los aspectos ms importantes que debe tener en cuenta las
empresas de hoy.
Es por esto es que antes de plantear un plan de comunicaciones para reforzar
nuestra imagen externa debemos revisar el interior de nuestra organizacin. Antes
de hacer cambios de imagen corporativa, debemos primero saber si esa imagen
que queremos proyectar al exterior la vivimos y la sentimos en nuestro interior. Por
ejemplo, queremos que nuestros clientes al momento de ingresar a nuestros
almacenes se sientan cmodos, pues bien, antes que nada debemos
cerciorarnos de que quien lo atiende se siente cmodo con la empresa y con lo
que en ella vive y experimenta, de no ser as, es poco probable que esta persona
transmita al cliente sentimiento de comodidad. Como este pueden haber
mltiples ejemplos que nos ayudaran a explicar la importancia que tiene el
talento humano y la comunicacin interna en nuestras organizaciones, y como
haciendo buen empleo de ellos podemos mejorar nuestra comunicacin con los
pblicos externos y nuestra imagen corporativa.
Es aqu donde nace este proyecto en conjunto con la necesidad comunicacional
de los almacenes de cadena, y con el fin de demostrar una vez ms la
importancia que tiene la Comunicacin Organizacional, en una empresa que a
pesar de tener aos en el mercado y un buen posicionamiento, nunca haba
pensado que haciendo un buen trabajo de Comunicacin Interna, podra
mejorar su Imagen Corporativa y su Comunicacin Externa, y as proyectar una
mejor imagen que le ayude a incrementar sus ingresos.
Se requiere entonces de una intervencin que permita elaborar un diagnstico
detallado, para saber realmente que demanda esta organizacin para mejorar
sus relaciones internas y de all tener suficiente material que nos permita crear un
plan para optimizar dicha comunicacin y fomentar una cultura que identifique y
diferencie la marca de la empresa. Teniendo en cuenta que esta es una cadena
de almacenes, es importante resaltar que debe ser vista igual en todas sus
sucursales, por esto el trabajo que se realice en un debe aplicarse de manera
global, as sus miembros se sentirn todos parte de una misma familia y el sentido
de pertenencia ser ms alto.
Es fundamental reflexionar en primer lugar sobre la Imagen Corporativa desde un
anlisis interno que permita definir los siguientes parmetros: Quin somos?
Cmo somos? Qu hacemos? Y Cmo lo hacemos? Cules son sus creencias
y valores fundamentales. Es primordial tambin reconocer la especificidad de la
organizacin dentro del mercado al que se enfrenta y de la sociedad en la que
vive.
Una de las premisas ms interesante y primordial y por la cual se hace esencial el
anlisis interno, es que la compaa reconozca si hay diferencias entre la Imagen
Corporativa deseada y la Cultura Corporativa existente. De haberlas se debe
buscar soluciones para corregirlas, ya que las incongruencias que existan entre
estos dos importantes puntos podran afectar la percepcin que tengan los
pblicos sobre la empresa.
Es as como grandes empresas del mundo han comenzado a cambiar su Imagen
Corporativa, desde el interior, luego de que el problema interno sea resuelto, se
puede pasar a realizar los diagnsticos competentes al rea de Comunicacin
Externa, donde los procesos, los pblicos y la metodologa son diferentes, pero
para los cuales la Comunicacin Organizacional ya tiene preparado un plan.
La comunicacin es el enlace que mantiene unidas a las organizaciones y visto
en todas sus formas es lo que permite que estas funcionen sin problemas o que
por lo menos sirva para prevenirlos o minimizarlos. Estamos en la era de la
comunicacin, el problema es que muchos no sabemos realmente para qu nos
sirve, en qu podemos usarla y sacarle el mejor provecho, para esto se requiere
de la presencia de un especialista en Comunicacin Organizacional.
En la actualidad las estrategias de comunicacin o planes estratgicos de
comunicacin se desarrollan en los mercados altamente competitivos, pues los
consumidores tienen muchos productos como oferta y diferentes marcas para
escoger. Desde este punto de vista es menester crear un plan que no solo vaya
dirigido a impulsar productos, sino a mejorar los actos comunicativos de las
empresas.
Si la Imagen Corporativa es el conjunto de caractersticas o atributos que la
organizacin desea que sea percibida por sus pblicos, vendra siendo en pocas
palabras un producto en s mismo elaborado desde y por la misma organizacin;
esto quiere decir una vez ms que la Imagen Corporativa es en resumen la
organizacin desde su corazn, desde su interior y desde quienes la representan
(todos sus miembros internos) que son en ultimas los emisores principales de la
organizacin.
Las empresas existen de acuerdo al espacio que ocupan en la mente de sus
pblicos. Es fundamental que la accin comunicativa que se emprenda en la
empresa sea para dejar huella en la mente de todos sus stakeholders, hacer que
esta sea diferenciada entre las dems que manejen su misma razn social y que
el cliente que ingrese a los almacenes salga de l y no borre nunca la experiencia
vivida en ella, lgicamente debe ser una experiencia agradable y confortable,
que permita al cliente recomendarla, preferirla y regresar a ella; experiencia que
debe ser transmitida por los colaboradores.
OBJETIVO GENERAL
Disear un Plan Estratgico de Comunicacin interna que permita dar solucin a
los problemas de comunicacin interna de la empresa.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Elaborar un diagnstico que permita conocer las necesidades
comunicacionales de la empresa, con el fin de mejorar el clima laboral.
Realizar un mapa que nos permita identificar los pblicos internos con
mayor influencia en la organizacin.
Medir el conocimiento que tienen los empleados de la empresa, respecto
a la visin, misin y valores de sta.
MARCO CONCEPTUAL
La preocupacin por mejorar las relaciones humanas entre los empleados y los
empleadores no es nada nuevo, sus inicios se remontan al siglo XIX, en Estados
Unidos, al terminar la revolucin industrial, con los postulados de Taylor de la
Escuela Cientfica de la Administracin y Fayol con la Teora Clsica de la
Administracin. Ambos estudiosos trataron de darle mayor importancia al que
hacer del obrero. Por un lado, Taylor propone que al obrero se le debe remunerar
segn su produccin de piezas, adems debe haber una divisin del trabajo, es
decir, tareas nicas y especficas, tambin se deba elegir el mejor trabajador
para la tarea asignada, sin embargo este modelo tena un problema que de
hecho tienen an muchas empresas hoy en da, la unidad de mando, una nica
cabeza que toma las decisiones.
Frente a estas nuevas circunstancias, nace la necesidad por crear una
comunicacin con un carcter ms estratgico que le permitiera a las
organizaciones poder mostrar al mundo su misin, su visin y sus ideas del mismo,
porque frente una sociedad democrtica, la organizacin debe justificar su papel
ante la comunidad.
Se puede decir que la privatizacin de algunas empresas abre las puertas a
compaas transnacionales que trajeron modelos estratgicos de gestin. Sin
embargo, la crisis econmica del pas y la poca influencia que le daban los
gerentes a las Relaciones Pblicas para mejorar la productividad llevaron al
declive esta actividad.
En la actualidad se puede decir que la necesidad de la Comunicacin
Organizacional, en especial de una Direccin de Comunicaciones recae en que
la organizacin se debe presentar con una personalidad coherente ante los
ciudadanos, como consecuencia de su condicin de entidad social.
El futuro de la Comunicacin Organizacional est en la creacin de
organizaciones Socialmente Responsables y en la idea de un Desarrollo
Sostenible. Una Comunicacin Organizacional comprometida con que las
instituciones vayan ms all y se vinculen realmente con la comunidad. Adems
de la utilizacin de herramientas tecnolgicas que la ayuden a realizar una mejor
gestin en las organizaciones usando recursos que le permita difundir sus ideas y
mensajes a todos los pblicos.
METODOLOGA
En este apartado se explicarn los diferentes procedimientos de recoleccin de
informacin que se utilizar. Tambin se hace necesario indicar en esta parte el
nmero de personas que ser entrevistado, la cantidad de cuestionarios que ser
aplicada, el tamao y la conformacin de las muestras. Adems se explicar en
este punto el anlisis que se har de los datos y la elaboracin posterior del
informe final.
Tambin habr que indicar si el cuestionario ser aplicado al colectivo o a una
muestra y, en este ltimo caso, cmo se obtendr esta muestra. Es importante
explicar las caractersticas de los grupos de diagnstico, explicar en qu consiste
esta tcnica, la composicin de los grupos, el tiempo en que se requerir contar
con las personas involucradas, etc., a fin de que la organizacin pueda planificar
la asistencia de sus miembros a esta actividad, sin interferir con sus labores
habituales.
Para efectos del presente estudio se contemplan los siguientes procedimientos de
recoleccin y anlisis de la informacin:
Tipo de Investigacin:
En este momento se describe el alcance de la investigacin, existen cuatro tipos
de investigacin o estudios; los exploratorios que sirven para preparar el terreno y
por lo comn anteceden a investigaciones con alcances descriptivos,
correlacinales o explicativos. Los estudios descriptivos por lo general son la base
de las investigaciones correlacinales, las cuales a su vez proporcionan
informacin para llevar a cabo estudios explicativos que generan un sentido de
entendimiento y son altamente estructurados.
Para el caso de este trabajo vamos a utilizar el tipo de investigacin descriptiva,
que buscan medir o recoger informacin de manera conjunta sobre los
conceptos especficos que le interesan puntualmente conocer para llegar al
logro del objetivo.
Los estudios descriptivos son tiles para mostrar con precisin los ngulos o
dimensiones de un fenmeno, suceso, comunidad, contexto, o situacin; para el
caso de este estudio la descripcin nos servir al momento de analizar un
fenmeno y su contexto en una comunidad especifica (saber cmo funciona la
comunicacin en almacenes).
Diseo de Investigacin:
El termino diseo se refiere al plan o estrategia concebida para obtener la
informacin que desea.
En el enfoque cuantitativo, el investigador utiliza su o sus diseos para analizar la
certeza de las hiptesis formuladas en un contexto en particular o para aportar
evidencia respecto de los lineamientos de la investigacin.
Hay dos clasificaciones de diseos investigacin experimental y no experimental,
la primera se divide en: pre-experimentos, experimentos puros y cuasi-
experimentos, la segunda se subdivide en: diseos transeccionales y diseos
longitudinales. Los diseos transeccionales se dividen a su vez en: exploratorios,
descriptivos, correlacinales-causal y, los longitudinales: de tendencia, de anlisis
evolutivo de grupo y panel.
Para este caso se hace uso del diseo transeccional-descriptivo que tiene como
objetivo indagar la incidencia de las modalidades o niveles de una o ms
variables en una poblacin. El procedimiento consiste en ubicar en una o diversas
variables a un grupo de personas (los comportamientos comunicacionales, de los
colaboradores de almacenes).
Muestra
Para el proceso cuantitativo la muestra es un subgrupo de la poblacin de inters
sobre el cual se recolectaran datos, este deber ser representativo de la
poblacin total. En el caso de este trabajo hemos elegido una muestra de 54 de
150 colaboradores de todas las sedes de los almacenes. Fueron escogidos de
forma aleatoria y por conveniencia, pertenecen a diferentes sedes en porque el
inters del estudio se centra en los almacenes de esta ciudad y debamos analizar
el comportamiento de al menos 5 trabajadores de cada sede para obtener
resultados que nos permitan elaborar estrategias unificadas para mejorar los
procesos internos de comunicacin. Entre los encuestados se encontraban
asesoras de ventas, personal administrativo, vigilantes y coordinadores; son todos
mayores de edad.
Tcnicas de Recoleccin:
La siguiente etapa consiste en recolectar los datos pertinentes, pero antes es
necesario escoger la tcnica correcta para esta recoleccin.
En la investigacin disponemos de diversos tipos de instrumentos para medir las
variables de inters y en algunos casos llegan a combinarse varias tcnicas de
recoleccin de los datos, teniendo en cuenta que este estudio es cuantitativo
haremos uso del cuestionario que es tal vez el instrumento ms utilizado para
recolectar los datos, este consiste en un conjunto de preguntas respecto de una a
ms variables a medir. Para su construccin tuvimos en cuenta preguntas
cerradas, de seleccin mltiple y escala de Likert, que consiste en un conjunto de
tems presentados en forma de afirmaciones o juicios, ante las cuales se pide la
reaccin de los participantes. Es decir, se presenta cada afirmacin y se solicita al
sujeto que externe su reaccin eligiendo uno de los 5 puntos o categoras de la
escala, a cada punto se le asigna un valor numrico. Este instrumento permitir
obtener informacin cuantitativamente analizable a cerca de problemas que
han sido percibidos por el colectivo de personas de la empresa.
Encuesta Universal:
Anlisis de la informacin:
Reunida la informacin de la encuesta, se proceder a su anlisis. En esta etapa
se deber hacer uso de tcnicas computacionales que permitan la elaboracin
estadstica de los datos para su anlisis posterior y presentacin de un informe que
date lo encontrado.
A continuacin presentaremos el paso a paso que llevaremos a cabo para el
desarrollo de este proyecto. El proceso incluye las siguientes cuatro (4) fases:
Fase 1: Investigacin
Anlisis de la organizacin
Anlisis de los pblicos
Anlisis de la situacin
Fase 2: Propuesta Estratgica
Establecimiento de metas y objetivos
Formulacin de acciones estratgicas
Desarrollo de mensajes
Fijacin del Presupuesto de comunicacin
Fase 3: Tcticas
Seleccin de las tcticas de comunicacin (Mix de actividades y medios).
Cronograma.
Fase 4: Evaluacin del plan
Plan de evaluacin
A continuacin el desarrollo de cada una de las fases mencionadas:
RESULTADOS ENCONTRADOS
Lectura de datos:
Edad
Como podemos ver en la grfica del total de la muestra encuestada el 57,4%
tienen entre los 20 y 29 aos de edad, el 27,8% entre 30 y 39, el 11,1% entre 18 y 19
aos y finalmente una persona con 41 aos y otra que no dio respuesta a este
dato.
Sexo
El 88,9% de la muestra es de sexo femenino que es el equivalente a 48 personas
del grupo y el 9,3% masculino es decir 5 de los encuestados son hombres y una
persona no contesto a esta pregunta.
Dependencia
El 55,6% son operarios, el 31,5% no contestaron a estapregunta, el 7,4% son
vigilantes y el 5,6% pertenecen al rea administrativa, con este resultado
debemos tener en cuenta a partir de este momento que el 55,6% de respuestas se
centrarn en el rea de operarios.
Sede
Como se ve en la grfica la mayor poblacin encuestada pertenece a las sedes,
Surtidora N3 y Estreno N1, esto se debe a que son los almacenes ms grandes y
con mayor cantidad de colaboradores.
Conoce la Misin, la Visin y los Valores de la empresa?
Segn la figura un 92,6% de los encuestados dicen conocer estos tres elementos
del direccionamiento estratgico, mientras un 7,4% no los conoce. Se puede
interpretar que este resultado representa gran importancia para el proceso, pues
segn lo que vemos en la grfica la gran mayora de la muestra conoce el
direccionamiento estratgico de la empresa.
Diga 2 de los valores corporativos con los que se siente ms identificado
Teniendo en cuenta el listado de valores sealado por encargada del
Departamento de Recursos Humanos de la empresa (Responsabilidad, Lealtad,
Respeto, Compromiso, Confianza, Calidad, Orden, Perseverancia, Trabajo en
equipo), tenemos que el 24,1% de los colaboradores se sienten identificados con
el respeto, un 13% con la responsabilidad, pero un 20,4% que es un porcentaje
significativo no contesto a esta pregunta y un 9,3% dice identificarse con la
honestidad, valor que no ha sido contemplado por la organizacin, de igual
manera que puntualidad, sinceridad, servicio al cliente, amabilidad,
disponibilidad; mientras que calidad y perseverancia no fueron contemplados por
ninguno de los encuestados.
Siento que la Misin, Visin y Objetivos de la empresa cumplen con la razn de
ser de la misma
Un 74.4% de los encuestados estn totalmente desacuerdo con que la misin,
visin y objetivos de la empresa cumplen con la razn de ser de la misma, un
22,2% est desacuerdo con sta afirmacin, un 5,6% no est ni de acuerdo ni en
desacuerdo. Finalmente un 1.9% de los encuestadas no respondieron esta
afirmacin.
Me siento orgulloso y satisfecho de mi pertenencia y trayectoria en la empresa
Segn los datos arrojados por la encuesta un 87% se siente completamente
satisfecho de pertenecer a, el 9,3% satisfechos y un 3,7% no estn ni satisfechos ni
insatisfechos con sus pertenencia y trayectoria en la organizacin. Este resultado
es satisfactorio para la organizacin porque demuestra que gran parte de sus
colaboradores se siente satisfecho con su pertenencia en la organizacin, esto
ayudar a que el proceso cultura interna sea ms efectivo y fcil de asumir por
todos los miembros de la organizacin.
Cree usted que la organizacin trabaja en pro de que se identifique con la
misin, la visin y los valores?
Series1; N/R; 1,9
Series1; Neutral; 5,6
Series1; De acuerdo; 22,2
Series1; Muy de acuerdo;
70,4
Series1; Neutral; 3,7
Series1; De acuerdo;
9,3
Series1; Muy de
acuerdo; 87,0
La figura anterior muestra que un 94,4% de la poblacin encuestada cree que
almacenes Surtidora y Estreno si trabajan en pro de que todos se identifiquen con
su direccionamiento estratgico, sin embargo un 5,6% no lo ve de esta manera.
Aunque este resultado fue positivo no es del todo congruente, pues nos dbamos
cuenta que en la pregunta sobre los valores no hubo mucha concordancia con
la realidad de la organizacin.
Siente usted que los objetivos de la organizacin estn alineados con sus
objetivos personales?
Un significativo 88,9% siente que los objetivos de la organizacin van en la misma
va de sus objetivos personales, aun as hay un 7,4% que no lo siente de la misma
forma y un 3,7% que se abstuvo a responder a esta pregunta. Esto resulta muy
positivo porque ayudar a que el personal camine en una misma va para el logro
de las metas que la empresa se ha trazado.
Por qu?
A la pregunta de por qu siente que los objetivos de la organizacin y los
personales se encuentran alineados la gran mayora de los encuestados (38,9%)
no dice por qu, sin embargo un 27,8% manifiesta que el crecimiento profesional
es su objetivo y el de la organizacin, un 13% satisfacer al cliente, otro 13% tener
estabilidad laboral y un 7,4% dice que los objetivos suyos y de la empresa se
cumplen a cabalidad.
Qu tipo de actividad le gustara realizar para recordar los valores, la misin y la
visin de la organizacin?
El 50% de los encuestados les gustara realizar integraciones para recordar los
valores, la misin y la visin de la organizacin, un 25,9% les gustara que fuera por
medio de celebraciones de cumpleaos mensuales, un 9,3% por medio de charla,
un 9.3% por medio de la cartelera informativa, un 3,7% en la etapa de induccin y
finalmente un 1,9% de los encuestados no respondi esta pregunta.
Siente usted que la organizacin lo mantiene motivado?
El 70,4% de los colaboradores encuestados sienten que la organizacin los
mantiene motivados, pero el 24,1% que equivale a 13 personas no lo ven de este
modo y un 5,6% no responde a la pregunta. Este resultado aunque se vea positivo
podra llegar a verse de forma negativa si vemos que el porcentaje de
desmotivados es relativamente medio, lo que quiere decir que debemos trabajar
en la motivacin del personal, adems porque esto no contribuye a que los
procesos internos se lleven a cabo de la forma correcta.
Si se siente desmotivado diga Por qu?
De los 54 encuestados 38 contestaron a la pregunta anterior (Siente usted que la
organizacin lo mantiene motivado?), que s se sentan motivados, sin embrago
vemos que segn los porcentajes arrojados en esta siguiente pregunta 3 de
quienes se sentan motivados dieron razones por las cuales se llegaran a sentir
desmotivados y 13 personas ms que manifiestan estar desmotivados. De lo
anterior un 24,1% dice que esto se debe a las largas horas de trabajo de pie, un
5,6 porque no le ayuda a cumplir con sus metas y objetivos y, razones como; no
cumplir con sus expectativas laborales, tener que hacer aseo inicio y final de la
jornada y, la mala actitud de los coordinadores comparten un porcentaje igual
del 1,9%.
Al momento de proponer una idea se siente apoyado por sus compaeros de
trabajo?
Segn los datos de la grfica el 88,9% sienten que sus ideas son aceptadas y
apoyadas por sus compaeros, contra un 9,3% que lo se siente apoyado por su
equipo de trabajo y un 1,9% que no responde. Esto es de suma importancia pues
son los compaeros de trabajo los encargados de que crear un clima laboral
armonioso.
Ms que un trabajador o empleado, siento que hago parte de una familia en esta
empresa
Series1; En desacuerdo; 3,7
Series1; Muy en desacuerdo; 5,6
Series1; Neutral; 11,1
Series1; De acuerdo; 11,1
Series1; Muy de acuerdo; 68,5
Un 68,5% de los colaboradores encuestados estn totalmente de acuerdo que
ms que empleados son parte de una familia en esta empresa, un 11,1% est
desacuerdo con sta afirmacin, un 11,1% no est ni desacuerdo ni en
desacuerdo, un 5,6% estn muy en desacuerdo con esta afirmacin y finalmente
un 3,7% est en desacuerdo con esta afirmacin.
Que la mayora de los encuestados se sientan como parte de una familia es muy
importante porque significa que tienen sentido de pertenencia por su empresa y
que sus labores las emprenden con aprecio y afecto.
Me encuentro conforme con el sistema de remuneracin e incentivos de la
empresa
El 66,7% de los encuestados se encuentran totalmente conforme con el sistema
de remuneracin en incentivos de la empresa, un 16,7% est en desacuerdo con
esta afirmacin, un 9,3% no est desacuerdo ni en desacuerdo, el 5,6% est en
desacuerdo y por ltimo un 1,9% est totalmente en desacuerdo con sta
afirmacin.
Tengo suficiente autonoma y capacidad de iniciativa en el desempeo de mi
trabajo
Series1; Muy en desacuerdo; 1,9
Series1; En desacuerdo; 5,6
Series1; Neutral; 9,3
Series1; De acuerdo; 16,7
Series1; Muy de acuerdo; 66,7
Con respecto a esta afirmacin el 74,1% de los encuestados se siente con total
autonoma y capacidad de iniciativa en el desempeo de su trabajo, un 11,1%
siente tener una autonoma menor, otro 11,1% no se siente autnomo pero
tampoco siente que no tenga esta capacidad y un 3,7% final siente que no tienen
autonoma, ni capacidad de iniciativa en su desempeo laboral.
Siento que mis ideas son escuchadas por mis jefes y superiores
Los colaboradores de Surtidora y Estreno encuestados se sienten completamente
de acuerdo con esta afirmacin un 53,7%, solo de acuerdo un 18,5%, ni de
acuerdo ni en desacuerdo un 14,8%, en desacuerdo un 7,4% y totalmente en
desacuerdo un 5,6%. En este momento debemos empezar a tener cuidado con
las respuestas, porque como sabemos es fundamental que los empleados sientan
que son atendidos y escuchados por sus jefes o superiores; en este caso vemos
que un nmero importante no est completamente seguro de ser atendido, lo
que podra llegar a causar complicaciones en la comunicacin superiores-
Series1; En desacuerdo;
3,7
Series1; Neutral; 11,1
Series1; De acuerdo;
11,1
Series1; Muy de acuerdo;
74,1
Series1; Muy en desacuerdo; 5,6
Series1; En desacuerdo; 7,4
Series1; Neutral; 14,8
Series1; De acuerdo; 18,5
Series1; Muy de acuerdo; 53,7
subordinados.
Considero que mi trabajo est suficientemente reconocido y considerado por mis
jefes y superiores
Del total de la muestra encuestada un 55,6% se encuentra totalmente de
acuerdo con la afirmacin, sin embargo un 24,1% no est completamente seguro
de si siente que su trabajo est bien reconocido y considerado, por otro lado un
14,8% cree medianamente que lo est, un 3,7% definitivamente considera que no
le estn reconociendo su trabajo de la mejor manera y finalmente un 1,9% est en
desacuerdo con esta afirmacin.
Cules son los canales por los que recibe la informacin habitualmente?
Segn la versin que arroja los resultados de la muestra un 63% dice que el canal
comunicativo ms usado es el personal, un 18,5% que son las carteleras, un 14,8%
el memorando y un 3,7% el boletn. Teniendo en cuenta que la organizacin
actualmente no cuenta con cartelera informativa y que el memorando funciona
Series1; En desacuerdo; 1,9
Series1; Muy en desacuerdo; 3,7
Series1; Neutral; 14,8
Series1; De acuerdo; 24,1
Series1; Muy de acuerdo; 55,6
solo para llamados de atencin, esta respuesta resulta un poco incoherente con
los canales reales con que cuenta la empresa.
Por cules canales comunicativos le gustara recibir la informacin que brinda la
organizacin?
La figura nos dice que el 68,5% de la muestra desea recibir la informacin
personalmente, el 16,7% por medio de la cartelera, el 9,3% por memorando, el
3,7% le gustara que fuera por boletn y el 1,9 restante no sabe no responde. Lo
anterior quiere decir que los colaboradores de a pesar de preferir la
comunicacin personal, requieren otros tipos de canales importantes y formales
como: la cartelera, el memorando y el boletn.
Qu mecanismo comunicativo que le considera ms apropiado para exponer
quejas o sugerencias?
Un 53,7% considera que lo ms apropiado para exponer sugerencias o quejas es
la comunicacin personal, un 35,2% la creacin de un buzn de sugerencias, el
3,7% otro medio, 3,7% el correo electrnico, un 1,9% un mural y otro 1,9% no
responde a la pregunta.
Cuento con los medios de comunicacin o canales comunicativos suficientes
parar enterarme de lo que acontece en la empresa
En cuanto a la afirmacin anterior (Cuento con los medios de comunicacin o
canales comunicativos suficientes parar enterarme de lo que acontece en la
empresa) el 25,9% est de acuerdo, otro 25,9% est en desacuerdo, un 24,1%
mantiene una posicin neutral, el 14,8% se encuentra totalmente de acuerdo y el
9,3% restante est totalmente en desacuerdo. Esta respuesta confirma aun ms la
necesidad de crear mecanismos, canales y/o herramientas comunicativas que
ayuden a todos los miembros a tener la misma informacin de manera oportuna,
clara, concisa y precisa.
Cuento con un medio que me permita expresar mis inconformidades o dar
sugerencias
Series1; Muy en desacuerdo; 9,3
Series1; Muy de acuerdo; 14,8
Series1; Neutral; 24,1
Series1; En desacuerdo; 25,9
Series1; De acuerdo; 25,9
Series1; Muy en desacuerdo;
9,3
Series1; De acuerdo; 13,0
Series1; En desacuerdo;
14,8
Series1; Neutral; 31,5
Series1; Muy de acuerdo;
31,5
El 31,5% dice estar totalmente de acuerdo con la afirmacin planteada, mientras
que otro 31,5% no se encuentra seguro y toma una posicin neutral, por otro lado
el 14,8% cree que no tiene los medios suficientes para esta actividad, el 13% si
cree contar con el medio eficaz y un 9,3% est totalmente de acuerdo en no
tener el medio adecuado.
Me comunico de manera fcil, rpida y efectiva con los altos mandos
Segn los resultados que indica la tabla el 42,6% se encuentra completamente
satisfecho con la manera en que fluye la comunicacin, el 25,9% no se encuentra
ni totalmente satisfecho ni insatisfecho, el 20,4% esta simplemente satisfecho, el
7,4% no est satisfecho y el 3,7% no est para nada satisfecho con la manera de
comunicarse hacia los altos mandos. En este punto se reitera la necesidad de
crear un puente directo entre los empleados y sus jefes, de esta manera crear
confianza y facilitar su comunicacin.
La comunicacin con mis compaeros fluye de forma gil y adecuada
Series1; Muy en desacuerdo; 3,7
Series1; En desacuerdo; 7,4
Series1; De acuerdo; 20,4
Series1; Neutral; 25,9
Series1; Muy de acuerdo; 42,6
Series1; Neutral;
9,3
Series1; De acuerdo;
25,9
Series1; Muy de
acuerdo; 64,8
La grfica indica que un 64,8% est totalmente de acuerdo con la afirmacin
planteada, el 25,9% est solo de acuerdo y un 9,3% restante no est ni de
acuerdo ni en desacuerdo. Este resultado es importante sobre todo para el
momento en el que tengan que solucionar problemas grupales donde todos
puedan cooperar de forma integrada para llevar a cabo la labor de la manera
ms adecuada en el menor tiempo posible.
Anlisis de la situacin actual:
Con los datos obtenidos al realizar una encuesta el da 28 de Septiembre de 2013,
a 54 colaboradores de los almacenes Surtidora y Estreno, encontramos que la
mayora de los colaboradores encuestados conocen la misin, la visin y los
valores de la organizacin, sin embargo, cuando se pregunta por los valores con
los cuales se identifican un nmero significativo menciona valores que no se
encuentran contemplados por la empresa; esto demuestra que a pesar de que la
empresa ha venido trabajando en la socializacin de su direccionamiento
estratgico, an debe hacer actividades que le permita que sus colaboradores
no slo lo conozcan, sino que adems lo interioricen, lo reflejen y expresen en sus
acciones diarias. Es importante tener en cuenta que segn los datos arrojados por
la encuesta los empleados desean que esta actividad de socializacin se haga
por medio de integraciones o celebracin mensual de los cumpleaos.
Otro aspecto a resaltar es la necesidad de revisar el direccionamiento
estratgico, pues la estructura que tienen la misin, la visin y los objetivos no est
totalmente conectada con los valores y tampoco con los mensajes que quieren
transmitir a sus grupos de inters y, los intereses de sus colaboradores.
Un gran porcentaje de encuestados manifiesta sentirse orgulloso y satisfecho de
pertenecer a la organizacin y sienten que sus ideas son apoyadas por sus
compaeros de trabajo, pero hay un grupo significativo que se siente
desmotivado por las largas horas de trabajo en pie y sienten que la organizacin
no trabaja para motivarlos. En cuanto al sistema de remuneracin e incentivos
encontramos que muchos no estn totalmente satisfechos y el porcentaje que lo
est no es del todo alto.
Encontramos tambin con los resultados que los altos mandos deben reforzar la
comunicacin con sus subalternos y buscar la forma de reconocer el trabajo de
sus colaboradores, pues casi la mitad de los encuestados no encuentra que su
trabajo sea totalmente considerado por los jefes y creen que la comunicacin no
fluye de forma fcil, rpida y efectiva.
En cuanto a los medios de comunicacin o canales comunicativos, es importante
resaltar que la organizacin maneja un tipo de comunicacin informal, no tienen
correo electrnico corporativo, ni cartelera, ni boletn y los memorandos son
usados solo para llamados de atencin.
Respecto a lo anterior encontramos varias incongruencias en las respuestas, pues
cuando preguntamos por cul medio reciben informacin muchos de los
encuestados incluye la cartelera y el boletn, algo que no es lgico pues la
organizacin hasta el momento no cuenta con estos dos canales comunicativos.
Sin embargo, es importante resaltar que la gran mayora manifiesta en una
respuesta posterior el deseo de contar con estos dos medios para informarse.
Por otro lado, esta es una empresa que se encuentra acostumbrada a la
comunicacin personal, por lo tanto es necesario crear canales y vas
comunicativas que ayuden a cambiar esta cultura comunicacional, adems
porque gran parte de los colaboradores se encuentran en la disposicin de
hacerlo al manifestar el deseo de contar con medios como el buzn para dar
sugerencias o exponer quejas.
Partiendo de este anlisis y teniendo en cuenta los resultados del diagnstico de
comunicacin interna, pasaremos a elaborar un plan de comunicacin interna
guiado a solucionar y satisfacer las necesidades comunicacionales de la
organizacin.
PLAN ESTRATGICO Y ANALISIS DE COMUNICACIONES
OBJETIVO
Disear un plan estratgico de comunicacin interna que permita dar solucin a
los problemas de comunicacin interna de la empresa.
ESTRATEGIAS
ESTRETEGIA 1: Nuestros medios, nueva informacin, mejor comunicacin
Por medio de esta estrategia se implementar un sistema de medios de
comunicacin interna. Segn los hallazgos encontrados llegamos a la conclusin
de que la empresa carece de canales comunicativos que deben ser creados y
transformados.
Objetivo:
Mantener informados al personal que labora en cada una de las sedes, de
los acontecimientos diarios de la empresa y brindarles un espacio donde
puedan exponer sugerencias.
Tcticas y Acciones
Implementar una cartelera corporativa para cada sede: sern dos por
cada sede, una de estas cartelera ser ubicada en la zona del comedor
con el objetivo de que mientras los colaboradores se encuentran en receso
tengan tiempo para leerlas, la segunda se colocar la seccin de ventas al
por mayor, pues este es un espacio que suelen frecuentar las asesoras. En
las carteras tendrn los mismos contenidos (fechas especiales,
cumpleaos, informacin general, el empleado del mes, direccionamiento
estratgico, etc.
Disear un boletn informativo semestral interno: en este se publicarn un
resumen de los contenidos y eventos ms destacados del semestre.
Crear un buzn de sugerencias corporativo: ir ubicado al lado de una de
las carteleras (comedor) y ser revisado cada mes con el fin de dar
respuestas y soluciones a las quejas, peticiones o sugerencias.
El repaso: Aprovechando que los almacenes poseen televisores y que slo
se usan para poner canales nacionales, seran pertinente crear un
informativo donde un colaborador informe mensualmente lo que ocurri
durante el mes.
Mensaje
Estamos comprometidos con la difusin de una informacin clara y oportuna para
todos nuestros colaboradores. Reconocemos que su labor y su opinin son
fundamentales para la organizacin.
Herramientas Periodicidad
Cartelera La cartelera deber actualizarse
cada ocho das.
Boletn Su actualizacin ser semestral.
Buzn de sugerencias. Las quejas y sugerencias que all se
expongan sern revisadas cada
quince das.
Memorando Cada vez que sea necesario enviar
una informacin a toda la empresa.
Televisores: El repaso Mensual
Indicadores de Medicin
Nmero de noticias publicadas, por nmero de personas que leen la
cartelera.
Nmero de sugerencias y quejas recibidas y, atendidas.
Nmero de memorandos enviados.
Plan de evaluacin
Indicadores de
Medicin
Nmero de
noticias
publicadas
, por
nmero de
personas
que leen la
cartelera.
Nmero de
sugerencia
s y quejas
Lecturabilidad Periodicidad Meta
Cartelera y
Memorando:
Encuesta a 30
colaboradores de los
contenidos
publicados.
Mensual > =70%
Boletn
Encuesta a 30
colaboradores de los
contenidos
publicados.
Semestral > =70%
Buzn Mensual > =50%
recibidas y,
atendidas.
Nmero de
memorand
os
enviados.
Nmero de
Sugerencias y Quejas
recibidas y nmero de
las mismas
contestadas.
Responsable:
Departamento de Recursos Humanos y Gerente de la organizacin.
ESTRATEGIA 2: todos por un mismo camino hacia la meta
En esta estrategia revisaremos el direccionamiento estratgico de la empresa de
tal manera que podamos encontrar uno donde la misin, la visin, los objetivos y
los valores estn guiados a un mismo logro, adems de planear su divulgacin y
socializacin.
Objetivo:
Vincular a los colaboradores con el direccionamiento estratgico de la
organizacin.
Tcticas y acciones
Planear una reunin con los Gerentes y con la persona encargada del rea
de Recursos Humanos para la revisin del direccionamiento estratgico: la
idea es que ellos vean los resultados de las encuestas y el anlisis realizado
para transformar el direccionamiento estratgico actual, con fin de que el
nuevo apunte a las necesidades de la organizacin.
Crear una campaa de expectativa sobre la divulgacin del
direccionamiento estratgico: durante una semana se publicarn en cartelera
mensajes que aludan al direccionamiento estratgico, adems el locutor de
cada almacn lo recordar durante el da.
Realizar una socializacin por medio de chalas y exposicin del nuevo
direccionamiento estratgico: estas charlas se realizarn en la sala de
reuniones, con la presencia del Gerente y la persona encargada de Recursos
Humanos.
Hacer una dinmica de retroalimentacin para verificar que todos han
entendido la misin, visin, objetivos y valores. Por medio de ldicas y
pasatiempos como: Sopas de letras, Crucigramas y Completes, de esta
manera la retroalimentacin ser ms amena.
Realizar charlas de formacin personal y profesional para los colaboradores.
Las charlas sern de formacin en la familia cmo comportarse, como padre,
hermano, hijo, vecino, etc., y otra dirigida a la formacin cultural,
comportamientos con los dems en cualquier lugar. Las conferencias de
formacin profesional, sern dirigidas para cada grupo de colaboradores
segn la actividad que realicen en la empresa.
Mensaje
En los almacenes estamos convencidos de que para lograr nuestros objetivos
debemos ir todos en la misma direccin.
Herramientas Periodicidad
Video Beam Durante las charlas
Carteleras Para la etapa de expectativa (ocho
das) y exposicin.
Salas de reuniones Cinco reuniones en una semana.
Memorando Uno cada da para convocar a las
reuniones.
Boletn Para divulgar las actividades
realizadas en el marco de la
socializacin.
Saln de eventos Un fin de semana de actividades de
retroalimentacin.
Indicadores de medicin
Nmero de charlas y asistencia a las mismas.
Nmero de personas que atendieron a la campaa de expectativa.
Plan de evaluacin
Indicadores de
medicin
Recordacin Periodicidad Meta
Nmero de
charlas y
asistencia
a las
mismas.
Nmero de
personas
que
atendieron
a la
campaa
de
expectativ
a.
La recordacin del
direccionamiento
estratgico se har
por medio de las
actividades de
retroalimentacin a 50
personas.
Trimestral
> =80%
Responsable
Departamento de Recursos Humanos y Gerente de la organizacin.
ESTRATEGIA 3: SutiEstreno integrados somos una sola familia
La idea de esta estrategia es tratar de cambiar el tipo de comunicacin. Hacer
que por medio de varias dinmicas todos puedan llegar a comunicarse con los
altos mandos, creando de esta forma confianza entre todos.
Objetivo:
Mejorar las dinmicas de comunicacin formal integrando a los
colaboradores de todas las sedes con sus altos mandos.
Tcticas y Acciones
Crear espacios donde juntos puedan construir ideas y establecer entre
todas nuevas metas y proyectos como una familia: cada dos meses habr
una reunin con el gerente y los coordinadores de cada almacn, los
colaboradores de cada sede debern elegir a un representante que asista
a la reunin y exponga sus ideas en ella.
Desayuno con el Gerente: Proporcionar un espacio donde los gerentes y
sus subalternos puedan compartir, proponer ideas sobre los proyectos de la
organizacin y recibir una retroalimentacin inmediata de su jefe.
Abrir un espacio donde se tome en cuenta a los hijos de los empleados.
Para celebrar el da del nio, los hijos de los colaboradores vivirn un da
como pap o mam, en el saln de eventos de la empresa se montar
una escenografa con ambiente de almacn y los nios actuarn como sus
padres durante una maana completa.
En la celebracin de da de los angelitos, todos los hijos de los
colaboradores podrn demostrar sus habilidades y creatividad, diseando
el calendario del ao siguiente, es decir, se harn 12 grupos de nios y
cada nio de cada grupo har un dibujo alusivo a un mes del ao, luego
se escogern los 12 mejores dibujos y ser los que se usarn para el
calendario que se entrega a fin de ao.
Hacer integraciones que incluyan a todas las sedes. Se celebrar
carnavales (se har en el saln de eventos), da del trabajador (realizar un
paseo), celebracin de amor y amistad (Amigo Secreto) y Halloween
(Chiva rumbera).
Celebracin de cumpleaos y fechas especiales: Cada dos meses se
realizar un compartir en el saln de eventos y se nombrarn los
cumplimentados de los dos meses.
Mensaje
Somos una organizacin que trabaja en equipo de manera integrada, donde sus
jefes escuchan las propuestas de sus subalternos hacindolos sentir parte de una
familia y se preocupa por el bienestar de cada miembro de la organizacin.
Herramienta Periodicidad
Saln de Eventos Desayuno con el gerente: este
se realizar cada dos meses
con sedes distintas cada vez.
Da del nio y Navidad.
Celebracin de Cumpleaos y
fechas especiales cada dos
meses.
Saln de reuniones Charlas, Capacitaciones y formacin
cada tres meses.
Cartelera Divulgacin de todos estos eventos
cada vez que se den.
Memorando Convocatoria a cada uno de estos
eventos para informar en qu fecha
se harn.
Boletn Cada seis meses se publicaran las
actividades que se llevaron a cabo.
Indicadores de medicin
Nmero de reuniones y asistentes a las mismas.
Nmero de horas y personas capacitadas.
Nmero de nios que asisten a los eventos.
Plan de evaluacin
Indicadores de medicin
Medicin
Meta
Nmero de
reuniones y
asistentes a las
mismas.
Nmero de horas y
personas
capacitadas.
Nmero de nios
que asisten a los
eventos.
Formatos de
Asistencias a:
Integraciones,
charlas y eventos.
Formato de
evaluacin de
eventos (ver
anexos).
Formato de
evaluacin de
conferencias (ver
anexos).
> =80%
Responsable
Departamento de Recursos Humanos
CONCLUSIONES
La comunicacin organizacional es esencial para la integracin de las funciones
administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeacin se
comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional
apropiada.
Tambin esencial en la seleccin, evaluacin y capacitacin de los gerentes
para que desempeen sus funciones en esta estructura. De igual modo, el
liderazgo eficaz y la creacin de un ambiente conducente a la motivacin
dependen de esta comunicacin. Ms an, mediante la comunicacin
organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el desempeo se
ajustan a los planes
La comunicacin dentro de una empresa adquiere un carcter jerrquico,
basado en rdenes y mandatos, aceptacin de polticas, etc. Es por ello que hay
que destacar la importancia de la relacin individual frente a las relaciones
colectivas y la cooperacin entre directivos o altos mandos y trabajadores. La
efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una
buena comunicacin organizacional.
La importancia de la comunicacin organizacional radica en que sta se
encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser adems el proceso
que involucra permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es
fundamental una comunicacin eficaz porque las funciones de planificacin,
organizacin y control slo cobran cuerpo mediante la comunicacin
organizacional.
BIBLIOGRAFA
LOSADA, Jos Carlos (coord.) (2005) Gestin de la comunicacin en las
organizaciones. Ariel, Barcelona.
BEL MALLN, J. I. (coord.) (2004) Comunicar para crear valor. La direccin de
comunicacin en las organizaciones. Eunsa, Pamplona.
DANSEREAU, F. y MARKHAM, S. (1987) Superior-subordinate communication: multiple levels of analysis. En: JABLIN, F., PUTNAM, L., ROBERTS, K. y PORTER, L. (eds.) Handbook of organizational communication, Sage, Newbury Park.
DEETZ, S. (2001) Conceptual foundations. En: JABLIN, Frederic M. y PUTNAM, Linda
L. (eds.) The new handbook of organizational communication. Advances in
Theory, Research and Methods. Sage, Thousand Oaks.