Date post: | 11-Jan-2016 |
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CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
LOS OBJETIVOS A ALCANZAR
KELLY MARCELA GONZALEZ GONZÁLEZ
GLORIA VIVIANA GUTIERREZ MONTOYA
CANDELARIA CANTILLO ORREGO
Grupo: 1
Asignatura: Gestión Documental II
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2015
Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ....................................................................... 5
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción ........................................................ 5
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos ....................................... 5
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación? ........................................................................................... 6
5. ¿Qué implica la clasificación? ..................................................................................................... 6
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos? ............. 6
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la Clasificación?
6
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación? .......................................................... 6
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES? ..................................................................................... 7
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de
cada una. ............................................................................................................................................. 7
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos .......................................................................... 7
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas? ............................ 8
13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos de
la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización,
Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en
cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar
paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos
con fotografías o imágenes libres de derechos de autor. ................................................................... 8
14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase
(Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico). ........................................................................... 20
Historias Laborales Archivo Central (Univalle) ...................................................................... 23
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia tiene y
cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten
tomar algunas fotografías). ............................................................................................................... 25
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se
reciba en una entidad y hacer lo siguiente: ...................................................................................... 33
a) Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta
su conservación definitiva o eliminación. ......................................................................................... 33
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas. ..... 33
CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 38
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 39
INTRODUCCIÓN
En el siguiente trabajo se definen los conceptos de algunas herramientas y
elementos de la gestión documental, tales como Agrupaciones Documentales,
Clasificación, entre otros, además se deja evidencia de un trabajo de campo
realizado en el archivo de diferentes instituciones, en las cuales se indaga sobre el
proceso de gestión documental de la institución.
1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Son el conjunto de documentos generados por cada una de las Unidades Administrativas en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía manifestada en el organigrama, dan origen a los fondos que son la mayor de las agrupaciones y en ese orden, descendentemente le siguen los subfondos o secciones, las subsecciones, las series, las subseries, la unidad documental compuesta (expediente) y la unidad documental simple (documento singular o suelto).
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción
Clasificación: Es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos donde se refleja la estructura jerárquica del fondo. Se puede decir que es el primer paso del proceso de organización. Al realizar la clasificación el resultado debe reflejar la estructura de la entidad, ya que las agrupaciones documentales que resulten deben corresponder a las subdivisiones que conforman la institución. La clasificación se basa en el principio de procedencia.
Ordenación Archivística: Es donde se establecen las secuencias de origen natural ya sea cronológica y/o alfabética; la ordenación es el siguiente paso después de realizada la clasificación. En otras palabras la ordenación es el proceso mediante el cual se dice cual documento va primero y cual después.
Descripción: Es donde se realiza el análisis del material documental y se genera la información que permite realizar su identificación, localización y recuperar la información contenida en un documento para la gestión y para la investigación.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos
La organización es un proceso macro que consta de tres fases que incluye entre ellas a la ordenación. Para que un archivo este ordenado se debe aplicar en el siguiente orden estas operaciones primero la clasificación, segundo la ordenación y por tercero la descripción de los documentos.
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
La estructura jerárquica de la entidad, dispuesta en el organigrama, ya que es se
dispone los documentos de acuerdo a la Unidad Administrativa que los produce,
tomando en cuenta su función y serie.
5. ¿Qué implica la clasificación?
El proceso de clasificación implica la identificación del lugar de donde provienen
los documentos, siempre teniendo en cuenta la estructura organizacional de la
entidad es decir su organigrama y su función durante su paso por el archivo de
gestión.
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de
ellos?
La clasificación debe basarse en el PRINCIPO DE PROCEDENCIA, el cual
permite la identificación de los productores o creadores de los documentos, los
cuales pueden ser institucionales y administrativos; la clasificación también debe
basarse en el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, el cual dicta que los
documentos deben ser organizados de acuerdo al orden en el que fueron creados,
es decir la secuencia de creación durante el desarrollo de un trámite.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la
Clasificación?
Las funciones comunes y específicas de una entidad, determinan las series
documentales que corresponden a cada agrupación documental, porque las series
son el resultado de las acciones realizadas para dar cumplimiento a los objetivos
que se han planteado para cada dependencia.
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
Los pasos que se deben de aplicar de forma metódica en el proceso de la
clasificación son:
Identificación De Productores: Se deben identificar las agrupaciones
documentales (fondos, secciones, subsecciones…), partiendo de la
información contenida en los actos administrativos de creación y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.
Estructura Orgánica: Es donde se recopilan los actos administrativos a
través de los cuales se legalizan los cambios en cuanto a estructura de la
entidad y se establece la jerarquía de las dependencias, para poder
identificar las Secciones y Subsecciones Documentales.
Series Documentales y Asuntos: Es donde se identifican las Series
Documentales de acuerdo o con las funciones y actividades desarrolladas
por cada dependencia para cumplir con sus objetivos definidos. También se
referencian los asuntos, los cuales su denominación depende del análisis
realizado al contenido de los documentos recolectados en torno al trámite
generado.
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?
Es la documentación generada en el desarrollo de las actividades administrativas,
las unidades documentales son el elemento fundamental de una serie documental.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos
ejemplos de cada una.
Unidad Documental Simple: Es aquella que está conformada por un solo tipo de
documentos, por ejemplo:
Unidad Documental Circulares informativas
Unidad Documental Actas de Reunión
Unidad Documental Compuesta: Es la que está conformada por varios tipos de
documentos, por ejemplo:
Unidad Documental Historia Académica
Unidad Documental Convenios
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Tipos documentales: Los tipos documentales son los diferentes tipos de
documentos que se pueden encontrar a lo largo del proceso de gestión
documental. Por ejemplo:
Cartas
Informes
Facturas
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?
Son las etapas o estaciones que hace un documento desde que ingresa o se crea
en la entidad, es decir el tiempo que debe permanecer en cada uno de los tipos de
archivos ya sea de Gestión, Central o Histórico. La permanencia o etapas por las
que pasan los documentos se dividen en tres:
1. Primera edad (Archivo de Gestión): Es cuando se crea y está en trámite el
documento.
2. Segundad edad (Archivo Central): Es cuando la información contenida en el
documento, no es consultada con mucha frecuencia, pero es importante y por
lo cual se debe de conservar el documento en caso de alguna consulta
esporádica.
3. Tercera edad (Archivo Histórico): Esta edad hace referencia a cuando el
documento se conserva por su valor histórico como fuente de consulta y se
conserva de forma permanente.
Es pertinente aclarar que los tiempos que dura un documento en cada edad o en
cada tipo de Archivo esta dictaminado por las Tablas de Retención Documental y
por las Tablas de Valoración Documental.
13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de
2015 Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión
y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación
a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante
debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son
las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con
fotografías o imágenes libres de derechos de autor.
Aporte Candelaria
I. Planeación:
Se establecieron: Formatos de cartas, actas, notas internas, memorandos.
Equipos: Bases de datos para la captura de correspondencia que incluyen: despacho, recibido y facturas.
Elementos: Escáner, impresora, sellos, equipo de cómputo, cajas, carpetas, cartulinas, papel, tintas.
Manual de funciones y procedimientos
Nomograma: Normatividad
Establecer: ciclo vital del documento
Ventanilla Única
Oficina de Gestión Documental
Coordinador y auxiliar de gestión Documental
Cronograma de capacitaciones.
II. Producción:
Original y copia (cartas) se imprime en ambos lados del papel, fotografías a color y el texto en blanco y negro.
Actas (1 original en blanco y negro)
Memorandos (2, original y copia en blanco y negro) Notas internas (2, original y copia), en papel reutilizable o por correo
electrónico institucional, en blanco y negro
III. Gestión y Trámite:
Recibo: Recepción
Radicación, incluye: número de consecutivo, hora, fecha, nombre, anexos, escanear
Registro: Ingreso en la base de datos
Distribución: las cartas recibidas se entregan a la secretaria con un formato para firma, y esta procede a tramitar.
Tramite: si la carta requiere respuesta la secretaria la redacta y la pasa para su despacho: se radica y se ingresa a la base de datos para ser entregada al usuario (internamente se cuenta con 10 días calendario para que esta sea pasada a radicar y según la Ley 58de 1982 15 días hábiles para ser entregada la respuesta al usuario.
IV. Organización:
se clasifican los expedientes por asuntos en orden cronológico.
Ordenan dentro de sus series.
Descripción: se analizan y se asegura su identificación, localización y recuperación, Norma NTC 4095.
V. Transferencia:
(primaria) al finalizar y cumplir su trámite se pasa al archivo central con un formato de transferencia en cajas X300 o X200, debidamente marcadas y allí se custodia por 6 meses.
(Secundaria) al 7º mes se pasa al archivo histórico, se valora, depura, re empaca y organiza.
VI. Disposición: se definen los soportes y si se escanea o no pero no aplica la
eliminación porque es un contrato de operación de 15 años y al final se
entregara todo a la empresa contratante y ellos tomaran esta decisión.
VII. Preservación o Conservación a largo plazo: se cuenta con:
Mobiliario: Estanterías metálicas con pintura anticorrosiva
Cajas para archivo inactivo X300 o X200
Carpetas desacidificadas (4aletas)
Ganchos legajadores plásticos
Cartulina blanca para hacer las portadas.
VIII. Valoración: se realizan los siguientes procesos:
Clasifican
Ordenan
Describen
Se depura : eliminando las copias
Se extraen grapas
Aporte Kelly Marcela
Las actividades que se realizan en Univalle son:
Proceso de Planeación:
Se establecen los formatos de documentos tales como cartas, actas,
notas internas, memorandos.
Se utilizaron quipos tales como: Bases de datos para la captura de
correspondencia que incluyen: despacho, recibido y facturas.
Para realizar la digitalización de los documentos cuando se requieres
se utilizan elementos como: Escáner, impresora, sellos, equipo de
cómputo, cajas, carpetas, cartulinas, papel, tintas.
Manual de funciones y procedimientos
Nomograma: Normatividad
Oficina de Gestión Documental
Se establece el Cronograma de capacitaciones para el personal del
área de Gestión Documental.
Proceso de Producción:
Aquí se establece las actividades a realizar cuando las oficinas generan un
documento, se establecen parámetros como la cantidad de copias de un
documento en caso que en la creación del mismo se requiera, se establece
los colores y formas de impresión en una o en ambas caras del papel.
Proceso de Gestión y Trámite:
En este proceso se realizan las actividades de recepción de aquellos
documentos de naturaleza externa a la institución, después de realizar la
recepción, se procede a realizar la radicación del material que ingresa
tomando en cuenta su consecutivo, la hora, la fecha, el nombre y los
anexos, el siguiente paso es llevar a cabo el ingreso de la información
relacionada con documento que ingresa en la base de datos; una vez
realizado el registro se procede a la distribución del documento, en donde
se le entrega el documento al área u oficina destinataria, si el documento,
es por ejemplo una carta que requiere respuesta la secretaria la redacta y la
pasa para su despacho, para esto cuenta con lapso de tiempo no mayor a
10 días después de la radicación, según la ley 58 de 1892.
Proceso de Organización:
Se realizan las actividades de clasificación de los expedientes por asuntos
en orden cronológico. Ordenan dentro de sus series.
Descripción: se analizan y se asegura su identificación, localización y
recuperación, Norma NTC 4095.
Proceso de Transferencia:
En este proceso se realizan actividades para la remisión de los documentos
del Archivo de Gestión al Central de conformidad con las Tablas de
Retención Documental aprobadas, se emplean criterios archivísticos de
valoración a los documentos en su contexto histórico, legal, administrativo y
documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos,
para dar tránsito a este proceso la Universidad desarrollo un cronograma
con la finalidad de recibir dichas transferencia. En primera instancia se
darán paso a las transferencias documentales primarias de los Fondos
Acumulados de los Archivos de Gestión diciembre de 2009 hacia atrás,
trámites o asuntos terminados y cerrados.
Proceso de Disposición de Documentos:
Se realiza la selección de los documentos, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en
las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.
Proceso de Preservación a Largo Plazo:
Para el almacenamiento y preservación de los documentos, la universidad
del valle cuenta con
Mobiliario: Estanterías metálicas con pintura anticorrosiva
Cajas para archivo inactivo X300 o X200
Carpetas desacidificadas (4aletas)
Ganchos legajadores plásticos
Cartulina blanca para hacer las portadas.
Proceso de Valoración:
Se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservación temporal o definitiva).
Aporte Viviana
VISITA INSTITUCIONAL INSTITUCIÓN: Universidad Nacional Sede Palmira - Carrera 32 Chapinero, vía Candelaria, Edificio de Maquinaria-Archivo Central PROFESIONAL ENCARGADO: Gustavo Estrada VISITANTE: Gloria Viviana Gutiérrez-Estudiante CIDBA
En la Universidad Nacional Sede Palmira por ser una Institución pública la unidad de Gestión Documental-Archivo Central se direcciona mediante proyecto presentado y avalado ante el Ministerio de Educación. Actualmente el Proyecto caduca en noviembre del presente año y las diferentes funciones están apoyadas por cinco (5) personas no profesionales las cuáles cumplen con las orientaciones del encargado (Gustavo estrada) El Sistema de Información de Gestión Documental (SIGD) en la Universidad Nacional permitirá la radicación, registro, digitalización, incorporación (desde: aplicaciones ofimáticas, correos electrónicos, fax y aplicaciones transaccionales), distribución, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las oficinas productoras (archivos de gestión), Archivos Centrales e Históricos de la Universidad. Para la ejecución de estas tareas el Sistema cumplirá con las especificaciones de las normas técnicas y jurídicas vigentes en el país, así como las mejores prácticas de gestión documental. Para la implementación de la unidad de Gestión Documental de Universidad Nacional Sede Palmira se llevan a cabo los siguientes procesos:
Actualmente el archivo central se encuentra transfiriendo documentos del año 2008-2009 y es una labor que se viene realizando desde el año 2000.
PLANEACIÓN: Se realiza por medio del comité de Gestión Documental que se direcciona en cada sede con la persona a cargo y su equipo de trabajo. Su funcionalidad y desarrollo abarca dos procesos:
*Diseño, construcción y producción de las políticas de la Gestión Documental
*Planeación de la Gestión Documental
Para lo anterior se diseñan las Tablas de Retención documental y las Tablas de Valoración Documental. Pasando a la
PRODUCCIÓN: Es la documentación que se produce en cada unidad, dependencia, oficina; siendo la creación del primer archivo como lo es el Archivo de Gestión. Es la correspondencia interna, externa y documentos generados por los funcionarios dando continuidad a la
GESTIÓN Y TRÁMITE: Corresponde a la distribución de la información generada por la Universidad, la ventanilla única es la misma recepción para la cuál se generó un horario para radicar documentos (recibir) y un horario para respuesta (entrega) direccionando la
ORGANIZACIÓN: Parte de la aprobación e las tablas de valoración y las tablas de retención que permiten la unificación en el proceso, teniendo en cuenta los formatos, logos, el uso de las respectivas cajas en las que se recogerá los documentos archivados para dar
TRANSFERENCIA: Se reconocen los tres archivos; archivo de gestión, archivo central y el archivo histórico. En la Universidad nacional se generan los tipos de archivo y la transferencia se inicia en el momento que se reciben los documentos del archivo de gestión que es direccionado por cada oficina, los documentos llegan al archivo central donde se verifica que la información relacionada en la respectiva tabla se encuentre en la caja pasando a VALORACIÓN la cuál realiza el profesional Gustavo Estrada encargado con el objetivo de direccionar la
VALORACIÓN la cuál realiza el profesional Gustavo Estrada encargado con el objetivo de direccionar la
DISPOSICIÓN de los documentos en los diferentes archivos o la eliminación de los que considere pertinente y concluyendo con la
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO en la cuál prima el archivo histórico donde se conserva la historia total de la Universidad
14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).
Aporte Candelaria
ARCHIVO ACTIVO
Archivos fácilmente accesibles que son reservados para los documentos que son
consultados con frecuencia.
En cuanto a correspondencia se refiere, funcionan bajo la responsabilidad y
supervisión técnica del Coordinador de Gestión Documental; pero con el fin de
facilitar las labores, se descentraliza la localización de algunos asuntos y para esto
funcionan archivos satélites, localizados en las dependencias.
Procesos que intervienen en esta fase:
Radicación
Escanear
Ingreso a base de datos
Gestión y Trámite
Redacción
Radicación
Organización
Foliación
Ordenación
Descripción
Transferencia: Se transfiere al archivo central
ARCHIVO CENTRAL
Los archivos centrales se conservan dentro de carpetas diseñadas para
esta documentación y se colocan en sentido vertical en anaqueles que van
identificados con el nombre del área a que pertenecen. Dentro de estas
carpetas los legajos van colocados en orden cronológico y cada uno lleva
un índice detallado de su contenido.
Control Central: la oficina de Gestión Documental es la dependencia
encargada de encauzar la tramitación de la correspondencia y velar por su
conservación y consulta; por tanto, es allí a donde debe recurrirse en busca
de cualquier información que se desee saber sobre la misma.
Procesos que intervienen en esta fase: Organización Re empaque Depuración Descripción inventario Transferencia: Se transfiere al archivo histórico
ARCHIVO INACTIVO O HISTÓRICO
Documentos han dejado de emplearse para fines administrativos o legales,
pero si lo requieren deben conservarse como patrimonio histórico o cultural,
pues estos serán devueltos a la contratante al finalizar el tiempo del contrato.
Procesos que intervienen en esta fase: Organización Clasificación Ordenación Descripción Disposición:
se folia
organiza en forma cronológica y se guarda en legajos en las cajas
Preservación o Conservación a largo plazo: se conservaran los 15 años del contrato
Aporte Kelly Marcela
ARCHIVO ACTIVO
En esta fase el documento o material documental se genera o ingresa a la
institución, es decir empieza su recorrido por el Archivo Activo o Archivo de
Gestión.
En esta fase los procesos que intervienen en esta fase son:
Radicación de documentos Escaneo o digitalización del material físico Registro en la base de datos Gestión y Trámite Redacción Radicación Organización Foliación Ordenación Descripción Transferencia: Después de cumplir con su objetivo, el documento se
transfiere al archivo central.
ARCHIVO CENTRAL
Historias Laborales Archivo Central (Univalle)
En este proceso se encuentran las Historias Laborales bajo custodia del Archivo
Central, con el proceso circular 004 de 2003, 012 de 2004 Ley 594 de 2000 Dpto.
Administrativo de la función pública y su respectivo procedimiento aplicado:
Procedimiento
Limpieza, depuración, análisis documental, orden cronológico, organización
carátula, foliación, registro e inventario (hoja de control) Total de Historias
Laborales bajo custodia del Archivo Central.
JUBILADOS: 1250
RETIRADOS: 10105
Este proceso demanda atender los requerimientos y transferencias, aplicar actualizaciones, realizar depuración, foliación, actualizar la base de datos, atender los requerimientos realizados por usuarios internos y externos; para los cuales se deben fotocopiar las historias laborales en su totalidad, hacer revisión de las historias que entran y salen folio a folio, confrontando con hoja de control.
De igual manera se atienden las solicitudes que en su mayoría son de la División de Recursos Humanos.
ARCHIVO INACTIVO O HISTÓRICO
El Archivo Histórico de la Universidad del Valle, es el resultado de un trabajo de
análisis documental y una mezcla de criterios históricos y archivísticos con valores
secundarios, (no existen TVD) durante este periodo el archivo histórico de la
universidad del valle continuó con su proceso de gestión y atención a la
comunidad universitaria, pues continuamente se están produciendo nuevos
registros de documentos para el archivo, de esta manera se llevaron a cabo las
siguientes labores:
Análisis, clasificación, valoración y organización de la documentación que ha llegado por transferencia para ser archivada como material histórico que enriquece la memoria institucional. Los documentos que pasaron por este proceso fueron comunicados, boletines, correspondencia, actas, informes y resoluciones de las diversas dependencias de la universidad.
Depuración y eliminación de la documentación según los acuerdos y normas de Ley vigentes.
Elaboración y actualización de los inventarios, los registros y ubicación del material que ingresa al archivo histórico para ser considerado patrimonio del estado Colombiano y de la Universidad del Valle.
Atención de las inquietudes y consultas de los usuarios según sean las necesidades sobre los archivos que reposan en la base de datos.
Supervisión de la conservación, resguardo y utilización del material histórico que reposa en el archivo, pues se renovó el resguardo de varios expedientes que ya se encontraban en mal estado.
Búsqueda e implementación de medidas preventivas necesarias para la conservación adecuada del acervo histórico; también se recuperó el organigrama histórico que reposa en el archivo, sacando nuevamente copias de los organigramas originales para ser plastificados y organizados cronológicamente.
Se inició la construcción de un documento que registra una pequeña reseña de cada uno de los rectores que ha tenido la universidad del valle a lo largo de su historia. No obstante, el documento aún no ha sido culminado en su totalidad por dificultades de información para algunos Rectores, sin embargo, el documento se encuentra en un proceso del 60%.
Es así como el archivo Histórico de la universidad del valle continua, atendiendo las funciones necesarias para su debido funcionamiento y organización con el fin de brindarle a la universidad un patrimonio histórico y un servicio de consulta adecuado a todo tipo de usuario.
Aporte Viviana
Los archivos son clasificados teniendo en cuenta la valoración que realiza el profesional, el cuál manifiesta temor para tomar la decisión de desechar o conservar un documento. La función que observé que estaban desarrollando fue el escáner de las hojas de vida de los docentes de la institución para su conservación en formato digital. También la restauración de documentos para ser trasladados del archivo central al archivo histórico. La primer clasificación de los documentos se inicia en el archivo de Gestión que es foliado y clasificado por las funcionarias de cada dependencia, generalmente la información es seleccionada en dos grupos que son correspondencia interna y correspondencia externa
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia
tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en
ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).
Aporte Candelaria
La dependencia de Control Central se denomina - Gestión Documental - y está a cargo de un funcionario quien cumple con los requerimientos exigidos por la Empresa. Misión: Normalizar el recibo, elaboración, organización y despacho de todos los documentos de la empresa, con responsabilidad y control, permanente, así como la obtención segura de la consulta de la correspondencia enviada y recibida. Procesos: Entradas: Documentos externos, internos, no entregados, para archivar y consulta. Conformación de subprocesos: Recepción, despacho, devolución, organización y transferencia, consulta y control. Salidas: Recibido y registro en la entidad, Entrega a la persona y registro en la entidad, archivo del documento, TRD, y entrega y archivo del documento.
Aporte Kelly Marcela
La Sección de Gestión Documental, a través de la Unidad de correspondencia se
encarga de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de
recepción, radicación, registro, clasificación y distribución de las comunicaciones
oficiales.
Su importancia radica en la contribución al cumplimiento de los principios que
rigen la Administración pública, ésta Unidad de correspondencia cuenta con el
recurso humano suficiente y capacitado, así como de los medios necesarios que
permitan la recepción, distribución, dirección y control oportuno del trámite de las
comunicaciones internas y externas
1. Radicación de correspondencia
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Radicación de
Correspondencia
interna
A- Recoger correspondencia en la dependencia. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
B- Confirmar que el documento tenga el número
consecutivo para poder ingresarla al sistema.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
C- Ingresar el documento al sistema SABS. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
D- Colocar el número de radicación generado por
el sistema a la correspondencia.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
E- Sellar la correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
F- Seleccionar la correspondencia teniendo en
cuenta su tipo: interno, ordinario o personal.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
G- Colocar los documentos en el casillero
separándolos por su respectiva ruta según criterio
de la radicación.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
2. Radicación de
Correspondencia
recomendada
externa
A- Recibir la correspondencia en la ventanilla que
traen las diferentes mensajerías especializadas
externas.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
B- Verificar que la correspondencia contenga las
direcciones de la Universidad del Valle; y/o nombre
de la dependencia, y/o nombre del funcionario
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
C- Revisar la información del remitente que debe
traer la correspondencia para poder ser recibida.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
D- Confirmar que el documento tenga especificado
el destinatario; si no llamar a la empresa o persona
que la envía para saber a quién va dirigida la
correspondencia.
Auxiliar de Oficina de la Sección
de Gestión Documental
E- Sellar documento y guía y entregar
desprendible de la guía a mensajero. Auxiliar de Oficina de la
Documental
Desprendible de Guía
F- Confirmar que el documento tenga el número
consecutivo o número de guía para poder
ingresarla al sistema.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
G- Ingresar la correspondencia al Sistema (SABS)
especificando si es un correo recomendado,
ordinario o personal.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
H- Colocar el número de radicación
generado por el sistema a la
correspondencia
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
I- Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
J- Seleccionar la correspondencia teniendo en
cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
K- Colocar los documentos en el casillero
separándolos por su respectiva ruta según criterio
de la radicación
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
3. Oficios de Entes de
Control o de la Rama
Judicial.
A- Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta
el Art. 15 de la Constitución) Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
B- Entregar a la dependencia encargada o a la
Oficina Jurídica Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
C- Radicar en SABS con el número de guía
(Adpostal), en asunto digitar Número de radicación
del expediente, demandante y tipo de demanda
(tutela, ejecutivo, administrativo, etc.)
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
4. Correspondencia
Aparatados Aéreos
A- Visitar los Apartados Aéreos ubicados en
Unicentro y paseo Bolívar.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
B- Demostrar ante el funcionario de ADPOSTAL
que se es funcionario de la Sección de Gestión
Documental.
Funcionario del Apartado
Aéreo
C- Recibir la correspondencia y verificar planilla
cuando es recomendado. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
D- Sellar la correspondencia y digitar en el sistema
como correo recomendado.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
E- Distribuir en el casillero. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
5. Recibos telefónicos y de
servicios.
A- Recibir facturas telefónicas y de servicios. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
B- Sellar en la parte posterior superior derecha del
recibo con la fecha del día. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
C- Organizar y separar los recibos telefónicos y de
servicios por las rutas de cada auxiliar.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
D- Organizar los recibos telefónicos dentro de los
documentos que debe entregar en la ruta.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
E- Entregar la correspondencia a cada
Dependencia y hacer firmar la planilla.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Formato Hoja de Ruta
F-01-MP-08-07-02
2. Distribución de Correspondencia
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Distribución de
Correspondencia
A- Imprimir listado de ruta interna
designada.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
Listado de Ruta Interna
B- Colocar un número a la hoja de ruta para
establecer el orden de visitas.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
C- Recoger correspondencia del casillero
correspondiente a su ruta designada
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
D- Confrontar el documento físico con el listado
impreso.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
E- Organizar la correspondencia según el orden de
visita en su ruta e iniciar el recorrido.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
F- Visitar las dependencias y entregar la
correspondencia.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
G Firmar la planilla de entrega. Secretaria de la Dependencia
H- Recoger la correspondencia que tenga la
Dependencia.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
I- Si se recoge correspondencia para entregar
dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia
respectiva sin necesidad de registrarla.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
J- Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central
de Gestión Documental
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
K - Clasificar la correspondencia recibida para
registrarla.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
L- Digitar en el sistema y sellar la correspondencia
con la fecha del día recibido
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
M- Distribuir en los casilleros la correspondencia
recibida y registrada.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
N- Revisar planilla de entrega de recorrido. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
O- Archivar las planillas Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Distribución de
correspondencia externa
que no hace parte del
edificio de administración
central
A- Contratar empresa de mensajería para entrega
de correspondencia (ver procedimiento de
contratación por prestación de servicios)
Persona encargada de la Dependencia Remitente
B- Recibir correspondencia de las
dependencias que no hacen parte del edificio
de administración central.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental
C- Confirmar que la correspondencia tenga el
número consecutivo del documento para poder
ingresarla al sistema.
Persona encargada de la Dependencia Remitente
D- Radicar la correspondencia en el sistema (SABS)
en el módulo de Gestión Documental -
correspondencia especificando el tipo de origen de
envío como DIRECTO.
Persona encargada de la Dependencia Remitente
E- Entregar correspondencia a la coordinación
administrativa de la Facultad.
Auxiliar de Oficina de la Sección
de Gestión Documental
F- Recoger correspondencia en la coordinación
administrativa de la Facultad.
Mensajería Especializada
G- Distribuir correspondencia de las dependencias. Mensajería Especializada
H- Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega
de la empresa de mensajería contratada por la
dependencia.
Destinatario del Envío
A- Registrar la correspondencia en el sistema
(SABS) en el módulo de correspondencia de
Gestión Documental.
Operario de la Dependencia Remitente
B- Recoger los documentos o
correspondencia disponible de las oficinas
del Edificio Central.
Auxiliar de Oficina de la Sección
de Gestión Documental
C- Sellar correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Sección
de Gestión Documental
D- Distribuir correspondencia en la ruta establecida
por fuera de la Universidad.
Auxiliar de Oficina de la Sección
de Gestión Documental
E-Hacer firmar la planilla de entrega. Destinatario del Envío Formato de Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02
Aporte Viviana
En la Unidad Administrativa de la Universidad Nacional sede Palmira opera la oficina de recepción y es allí con la colaboración de la persona encargada que se desarrollan las funciones de gestionar la correspondencia donde se radican los documentos y se recibe la correspondencia para luego ser repartida para las diferentes dependencias. La unidad maneja la jornada de la mañana para radicación y la tarde para entregar respuestas con el fin de tener un mejor orden
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a) Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su
producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Aporte Candelaria
a) Etapas desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
I. Planeación: se redacta el documento según las normas y el formato
establecido.
II. Producción: Se radica y se coloca el sello de mensajería.
III. Gestión y Trámite:
1. Se ingresa a la base de datos
2. Se envía al usuario (Distribución),cuando regresa recibido por
el usuario pasa a:
IV. Organización: Clasificación, ordenación, descripción y se organiza.
V. Transferencia: Se transfiere al archivo central.
VI. . Disposición:
1. se folia
2. organiza en forma cronológica y
3. se guarda en legajos en las cajas
VII. Preservación o Conservación a largo plazo: se conservaran los 15 años
del contrato.
VIII. Valoración:
1. depura
2. extraer grapas
3. eliminar copias y borradores
4. hacer inventario.
b) Hacer la valoración en cada etapa del ciclo vital. Esta valoración es general para las tres etapas:
La valoración documental es un proceso archivístico que reconoce los valores
primarios y secundarios que tiene la documentación. A través de este proceso
la Empresa toma la decisión sobre qué documentos conservará y por cuanto
tiempo.
Para ello se tiene en cuenta que los valores primarios son los que tienen los
documentos durante su permanencia en el archivo de gestión y los
secundarios son los que se reconocen en el archivo histórico cuando los
documentos se hacen valiosos para la investigación, la ciencia y la cultura.
Por lo que cada clase de asunto o actividad debe tratarse en forma individual,
se requiere definir la importancia y fijar el término de retención de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes y la necesidad de consulta, conservación e
importancia de cada uno.
Por lo anterior se constituye el Comité de Archivo de la empresa, de los cuales
se levantará un acta para el respectivo seguimiento y allí se tomaran las
decisiones para valorar cada documento.
Aporte Kelly Marcela
Documentos producidos:
002 ACTAS 035 Actas de Grupos de Apoyo a las Sedes Regionales
a) Éste documento es producido de acuerdo a los temas tratados y puntos acordados en las reuniones de los grupos de apoyo a las sedes regionales de la Universidad del Valle, en ella se relaciona lo sucedido durante el transcurso de la reunión, el secretario o persona asignada toma atenta nota de lo ocurrido para redactar el documento; el documento recibirá fecha, consecutivo, asistentes y firmas de las personas implicadas en el asunto, posteriormente será retenida durante 2 años en el Archivo de Gestión (Oficina de regionalización), cumplido ese tiempo de retención, pasará al Archivo Central durante 3 años más y el último procedimiento será su Conservación Total.
b) Este documento posee valores secundarios relacionados con la evidencia en la toma de decisiones y relevancia para el desarrollo cultural de la región, los originales reposan en el Archivo Histórico para su Conservación Total. Conservación Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Institución. Así mismo, son Patrimonio documental las series producidas, utilizadas y conservadas para la investigación, la ciencia y la cultura.
Aporte Viviana
INSTITUCIÓN: Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Palmira – Km 1 vía Tienda Nueva Edificio Seminario Cristo Sacerdote, Palmira Valle PROFESIONAL ENCARGADO: Andrea Ximena Cobo VISITANTE: Gloria Viviana Gutiérrez-Estudiante CIDBA
En la Institución no existe un Plan de Gestión Documental por lo tanto sólo se llega al archivo de Gestión que se encuentra ubicado en cada una de las oficinas o dependencias. Actualmente se manejan las etapas de recepción, distribución, conservación y trámite. Para la recepción distribución y trámite se cuenta con un área de correspondencia mediante la cual se estipula el recibo y repartición de correspondencia sólo institucional más no personal de los empleados. También se estipula un formato para realizar la transferencia desde el área de correspondencia hacia las demás. El proceso a seguir es en cada oficina o dependencia debe realizar la conservación, eliminación y disposición de los documentos a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
Se encuentran dos grupos de correspondencia como son: Correspondencia Interna y Correspondencia Externa
Ambos documentos se reciben en la oficina de correspondencia, se relacionan en el respectivo formato y pasan a ser distribuidos a la oficina correspondiente. La persona encargada de la dependencia recepciona la información, folia, y archiva en carpetas para conservar en archivadores cumpliendo con normas básica y mínimas de conservación de los mismos como hongos, ácaros, humedad etc. Finalmente la información se conserva sin el amplio conocimiento de las etapas o
fases que se deben continuar por lo tanto es deber de cada dependencia velar por la conservación y disposición de los documentos
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.
DOCUMENTOS VALORES
Primario
Administrativo
Informativo
Primario
Administrativo
Informativo
Primario
Administrativo
Informativo
CONCLUSIONES
El desarrollo de la actividad nos proporcionó reconocer los errores que se pueden
cometer en el manejo de los documentos de una Institución por desconocimiento
acerca del tema, por lo cual es tan importante adquirir formación profesional para
obtener un mejor desempeño laboral.
También se dio la oportunidad de visualizar un panorama más amplio acerca de la
labor tan importante y dispendiosa que debe realizar un profesional de la
información y/o un profesional CIDBA.
Además reconocer en las Instituciones visitadas que tan adelantados o retrasados
se está en la implementación de un PGD, al igual que poner en práctica los
conceptos y aprendizajes que hemos tenido hasta el momento y a su vez
reconocer que es una profesión muy valiosa e importante para cualquier empresa.
REFERENCIAS
Universidad del Valle.: GESTIÓN DOCUMENTAL. http://gestiondocumental.univalle.edu.co.
Archivo General de la Nación.: ACUERDOS.: MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342documentno6047.pdf.