Teoría de

Grupos

y comunicación

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Grupos formales e informalesGeorge Elton Mayo (1880 – 1949),

fue un teórico social, sociólogo y psicólogo industrial especializado en teoría de las organizaciones, las relaciones humanas y el movimiento por las relaciones humanas. Su interés primordial fue estudiar, en el trabajador, los efectos psicológicos que podían producir las condiciones físicas del trabajo en relación con la producción. Demostró que no existe cooperación del trabajador en los proyectos, si éstos no son escuchados, ni considerados por parte de sus superiores, es difícil y en ocasiones casi imposible llegar a los objetivos fijados.

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Elton Mayo 

llevó a cabo investigaciones sobre el comportamiento humano en la compañía Western Electric, que se encuentra en Hawthorne, EE.UU., hasta el día de hoy es reconocido ese trabajo como base de la Psicología Industrial moderna.

Introducción

 los estudios realizados a esos grupos de obreros duraron poco más de tres años y proporcionaron resultados sorprendentes.

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Instrucción dada por Mayo: “Anulen todas las mejoras implantadas. Pero previo a ello se había invitado a los empleados a participar, es decir que serían ellos parte de algo distinto.”

Conclusión.Sin capataces, sin mejoras pero motivados por formar parte de algo superior a ellos, se determinó que la participación del trabajador es factor clave para formar equipos de trabajo e influye en la generación del desarrollo del hombre creativo y positivo en la organización.

Primer Experimento

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Comprobó que había resentimientos contra la organización, así como que los sentimientos y estados de ánimo y algunos factores subsecuentes ejercen una influencia decisiva sobre la productividad, con la entrevista ayudó a hallar las razones de su descontento; el experimento demostró que junto a los sentimientos personales existen «Actitudes Grupales» (se indicó que las actitudes no se encuentran aisladas, por lo que es necesario estudiar el ánimo de los obreros en conjunto, ya que forman parte de determinado grupo, el cual tiene sus propias reglas de relaciones mutuas).

Segundo ExperimentoInstrucción dada por

Mayo: Entrevistas a preguntas abiertas, bajo el sello del secreto profesional. También, fue necesario preparar entrevistados para el correcto logro del experimento, con instrucciones precisas que invitaban a «escuchar» al trabajador, a interesarse en él, en cómo se siente, a satisfacer su deseo de hablar, hablar y hablar

Conclusión.

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Conclusión.Determinó que: 1. Tenían muy poca repercusión en la productividad 2. Los obreros y empleados sostenían una estrecha relación entre ellos, dedujo que ni las relaciones formales de autoridad y de colaboración, ni los incentivos económicos son los que determinan la conducta, pero entonces surgen relaciones espontáneas de amistad entre los miembros que son independientes de lo establecido hasta ese momento. No son obreros desorganizados, solo conforman grupos sociales relacionados estrechamente entre sí que determinan la conducta individual y establecen normas y valores.

Tercer Experimento.

Instrucción dada por Mayo: Observar las variaciones de la productividad en relación con los incentivos económicos.

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Al poco tiempo de haber concluido el tercer experimento, Mayo observó que los obreros despreciaban a los que trasgredían las pautas establecidas, ya sea que trabajaran de más o de menos y que no era la acción de los individuos las que modificaban el nivel de productividad, sino la actitud espontánea del grupo social. En sus conclusiones Mayo subraya los siguientes conceptos:

Grupo Informal Categoría que se refiere a las agrupaciones espontáneas basadas en la simpatía, amistad, la comunidad de intereses y rasgos comunes de carácter. De estos grupos surgen líderes, reglas, costumbres, obligaciones y hasta rituales; sus relaciones dependen de la cohesión  que guardan entre sí los integrantes del grupo.

Grupo Formal Categoría que incluye al personal y sus relaciones reglamentariamente establecidas en cualquier organización industrial, comercial, estatal, militar, entre otras.

Grupos Formalese Informales de Mayo

Cohesión. (Del lat. cohaesum, supino de cohaerēre, estar unido). f. Acción y efecto de reunirse o adherirse las cosas entre sí o la materia de que están formadas.

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Mayo dio especial importancia a los grupos informales:

El grupo informal, a menudo tiene más influencia sobre la productividad que la organización oficial o formal.

El grupo informal, entra en franca oposición con la organización formal.

Cuando la administración logra interesar o atraer a algunos grupos informales, éstos pueden ayudar a cumplir sus objetivos.

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Grupos

Estudiar a los “grupos” es actualmente uno de los temas de más interés de diversas áreas de las ciencias especializadas. Es común que existan múltiples definiciones de este concepto, la que mencionamos en este artículo es una más, pero que sin embargo consideramos es la más adecuada a nuestro interés:Grupo es un conjunto de

individuos/personas, que de forma directa interactúan entre sí durante un tiempo determinado, que busca alcanzar metas específicas o determinados requerimientos específicos, mediante la ejecución de una o más tareas 

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¿Es posible considerar que un “grupo ” es todo conjunto de individuos reunidos para realizar cualquier actividad común? Mientras desde un punto de vista psicológico toda agrupación casual de individuos que se encuentre donde se encuentre cumpla las siguientes características esenciales: Interrelación entre los miembros, Estabilidad relativa, Metas u objetivos comunes, Tareas comunes; sí y solo entonces será considerado como Grupo.Grupo: (Del it. gruppo). m.

Pluralidad de seres o cosas que forman un conjunto, material o mentalmente considerado. m. Conjunto de personas que, en beneficio de sus propios intereses, influye en una organización, esfera o actividad social.

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Tipos de Grupos

La variedad de grupos de trabajo puede ser diferente en cada organización, dependiendo de su objeto, condiciones económicas, situación actual y sobre todo su propia dinámica (algo así como su personalidad). El trabajo en grupo es y ha sido un elemento valioso para toda organización. Su probada vigencia, justifica que se le considere como un recurso diferencial clave para obtener resultados óptimos.

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Grupos formales:

Son los creados de forma intencional por los niveles gerenciales y tiene la responsabilidad de ejecutar determinadas tareas para impulsar a la organización a alcanzar sus metas. El grupo de mando es el más prevalente de los grupos formales de las organizaciones ya que en este se incluiría al CEO, a la gerencia y a los subordinados directos y de primer orden.

La estructura forma de las organizaciones consiste en una serie de grupos de mandos que se “mezclan”, sin embargo los altos niveles jerárquicos sólo constituyen grupos de mando compuestos por colegas del mismo nivel.

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Tipos de Grupos Formales:

•Grupo de Mando Incluye al Gerencia, al CEO y a los altos niveles jerárquicos.

•Grupos Formales y PermanentesIncluye grupos de niveles de mando, y comités permanentes.

•Grupos Formales TemporalesGrupos especiales formados para resolver ciertos trabajos y/o tareas específicas, se disuelven al alcanzar sus objetivos o metas.

•Consejos y Comisiones Integrados por individuos a quienes se nombra o elige para que administren una organización pública o privada.

Se considera Alta Dirección a los directivos con cargo más alto en una organización. El Presidente, los Directores Generales y los Directores de las distintas áreas o departamentos. En las empresas, la Alta Dirección forma parte del Comité de Dirección o Comité Ejecutivo que se reúne con una frecuencia determinada y marcan la línea estratégica a seguir por esa Compañía. En el organigrama de las empresas, el cargo más alto es el C.E.O.(siglas del anglicismo Chief Executive Officer) que en los países de habla hispana se denomina Presidente.

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Grupos informales:surgen en cada ocasión en la que los individuos/personas se reúne o interactúa de forma periódica. Este grupo se desarrolla dentro dela estructura organizacional formal.Los miembros de los grupos informales tienden a subordinar algunas de sus necesidades individuales a las del grupo en general, al tiempo que el grupo los apoya y los protege.Estos grupos pueden convertirse en aliados importantes para conseguir objetivos específicos de la organización o por el contrario, pueden ser una difícil barrera en un ambiente de trabajo negativo.

Ventajas de los grupos informales

Los grupos informales cumplen cuatro funciones fundamentales:Perpetúan los valores sociales y culturales comunes. Los

integrantes de un mismo grupo informal tienden a compartir ciertas normas y valores. En sus interacciones diarias, tanto las normas como los valores guían el comportamiento y además reciben reforzamiento.

Ayudan a sus miembros a comunicarse. Para mantenerse informados sobre cuestiones que les afectan, los miembros del grupo informal desarrollan sus propios canales de comunicación junto con los canales formales establecidos por la dirección. En efecto, a menudo se sirven de la red informal para transmitir información “no oficial”.

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Ayudan a resolver problemas. Las inquietudes y problemas de los miembros del grupo pueden ser resueltos por él. Se presta ayuda al empleado enfermo o fatigado, se reúne información de vital importancia para el trabajo o el grupo, se idean juegos para contrarrestar el aburrimiento.

Proporcionan satisfacción social, status y seguridad. En una gran corporación, las personas pueden sentir que no son más que trabajadores anónimos para su empleador, satisfacen las necesidades humanas de amistad y de apoyo, ayudan a la gente a confirmar su identidad y definen el status y la autoestima que la acompaña.

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Posibles desventajas de los grupos informalesLas ventajas que acabamos de señalar tienen sus aspectos negativos también:

•Conformismo. Los grupos informales generalmente actúan como grupos de referencia, estimulando el conformismo entre sus integrantes.

•Conflicto. Proporcionar satisfacción social puede mejorar el ambiente de trabajo, pero también puede oponerse a las necesidades de la Dirección.

•Rumores. Toda organización debe afrontar el problema de los rumores o sea el sistema informal de comunicación del grupo, el cual por el mismo medio difunde rumoresverdaderos y falsos. Cuando a los empleados no están informados sobre asuntos que les conciernen directamente, pueden difundir información falsa que minala moral y lleva a tomar decisiones erróneas.

Resistencia al cambio. Perpetuar los valores comunes preserva la integridad del grupo y mejora la estabilidad frente a la situación de trabajo. Pero cuando se lleva demasiado lejos, tal estabilidad puede convertirse en una barrera del cambio.

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Los roles en la Socialización OrganizacionalLos roles  son un conjunto de patrones de comportamiento deseables atribuidos a quien se ocupa una posición asignada en una unidad social, para nuestro estudio, se refiere a la unidad departamental. Si no se delimitan los roles, entender el comportamiento de los mismos se facilitaría drásticamente a que cada uno de nosotros eligiera un rol y lo “actuara” regular o consistentemente. La importancia de delimitar el rol, en los grupos formales o informales, es que de esta manera se asume el papel que una persona está desempeñando en realidad. Los individuos libramos una variedad de roles: amigos, compañeros de trabajo o de estudios, padres, vecino, entre otros; y la manera en que otros creen que deberíamos actuar en una situación dada, es lo que define o delimita nuestro rolen ese momento.

Todos los grupos tienen normas establecidas, es decir estándares aceptables de comportamiento que son compartidos por los miembros del grupo. Estas difieren entre los grupos, comunidades y sociedades, pero todos las tienen. La importancia de establecerlas o delimitarlas dentro de los grupos tanto formales como informales, es que nos dicen lo que debemos o no debemos hacer en ciertas circunstancias. Los grupos formales poseen normas formalizadas por escrito en manuales organizacionales. Sin embargo la gran mayoría de las normas en las organizaciones son informales. Los grupos informales también poseen sus normas como el nivel aceptable de retraso en la entrega de un trabajo, como realizar el trabajo, lealtad al grupo de trabajo, entre otros.

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Características de los grupos en las organizacionesLos gerentes que tratan con grupos deben:determinar cuándo y cómo deben usarse con la máxima eficacia para alcanzar las metas de la organización, administrar los grupos para que consigan un desempeño superior ysuperar las desventajas que conllevan los grupos.Para hacer esto, los gerentes deben conocer algunas características especiales de los grupos que puedan ayudarlos.

Puede decirse que el liderazgo es el conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en un conjunto de personas, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos también. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. En la administración de empresas el liderazgo es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización).

Relación Con El LiderazgoEl líder formal de un grupo es, desde luego, nombrado o elegido para que lo encabece. En cambio, los líderes informales tienden a surgir gradualmente conforme interactúan los miembros del grupo. El hombre o mujer que toma la palabra más que los otros, que ofrece más y mejores sugestiones o que da dirección a las actividades del grupo se convierten en líder informal. Los líderes formales como los informales desempeñan dos papeles básicos. En el papel de tareas, dirigen el grupo hacia la terminación de las actividades que se tratan de realizar. En la función de formación y mantenimiento del grupo, el líder quiere satisfacer las necesidades sociales del grupo estimulando para ello los sentimientos de solidaridad.

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NORMAS DEL GRUPO Y CONFORMIDADCon el tiempo, los miembros de un grupo se forjan expectativas sobre cómo ellos y los otros integrantes del grupo se comportarán y ejercerán presión unos sobre otros, a fin de asegurarse de que sus expectativas se realicen. Cuando una persona no se ajusta a las normas del grupo, los otros miembros tratarán inicialmente de persuadirlo para que lo haga y tratarán de razonar con él o de gastarle bromas pesadas. Si esto no da resultado, seguramente incrementarán la presión. Si se considera importante la norma que está siendo violada, usarán la crítica y el sarcasmo, el ridículo y, finalmente el ostracismo (el rechazo total por medio de la “ley de hielo”).

COHESIÓN DEL GRUPOLa cohesión del grupo, o solidaridad, constituye un indicador importante de cuánta influencia tiene el líder cada uno de los miembros. Cuanto más cohesivo sea un grupo (es decir, cuanto más positiva sea su actitud respecto a su pertenencia a él) mayor será la posible influencia del grupo. Los integrantes difícilmente quebrantarán las normas de un grupo al cual se sienten fuertemente unidos. La cohesión del grupo tiende se desarrolla en un modo circular: las personas se afiliarán a grupos por cuyos miembros siente admiración o con los cuales se identifican. Los grupos muy cohesivos a menudo muestran menos tensión, malos entendidos y hostilidad que los no cohesivos, por tal razón, son potencialmente más productivos.

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DESEMPEÑO DEL GRUPO

Dos aspectos del desempeño del grupo son a menudo importantes para los gerentes:

1)la relación entre cohesión y desempeño del grupo, que es muy importante cuando los gerentes trabajan con grupos informales

2) las diferencias entre la solución y toma de decisiones en forma individual y en grupo, las cuales tienen gran importancia cuando trabajan con grupos especiales de trabajo y con comités.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN GRUPO

Los Grupos en general aportan ventajas y desventajas a la labor de solución de problemas. También aporta algunos factores que, según las destrezas de sus miembros y líder, pueden ser ventajas o desventajas.

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Ventajas de la Solución de los problemas en grupo.

•Mayor conocimiento e información. Toda información procesada por los miembros del grupo aumentará el conocimiento para la solución de problemas

•Más formas de abordar un problema. Si se consideran más métodos, mayor será la posibilidad de encontrar la solución óptima.

•Mayor aceptación de las soluciones. Una decisión  no será eficaz si los que la ponen en práctica no aceptan la decisión y la cumplen.

•Mejor comprensión de la decisión. Cuando la gerencia tome una decisión de forma individual, se deberá recurrir a quienes la ejecutarán. La no realización eficaz de las decisiones se debe a una comunicación deficiente.

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DESVENTAJAS DE LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN GRUPO•Decisiones prematuras. La mayor parte de los grupos que resuelven problemas sugieren varias soluciones, cada una de las cuales puede o no recibir críticas y puede o no recibir apoyo.

•Dominio individual. Un líder (ya sea formal o informal) es capaz de dominar la discusión de un grupo y de inmediato influir profundamente en el resultado, aun cuando su capacidad para resolver problemas sea limitada. Las personas extrovertidas y socialmente asertivas tienden a ser más activas que otros participantes y de ahí que ejerzan mayor influencia.

•Otras soluciones contrarias. Cuando un grupo aborda un problema, generalmente todos concuerdan con la meta principal: encontrar la mejor solución posible. Pero al proponer otras soluciones, los integrantes del grupo pueden empezar a considerar y defender su solución desde el punto de vista de “ganar o perder”, en lugar de juzgar objetivamente los méritos de cada alternativa.

•Soluciones preconcebidas. Algunos miembros del grupo pueden tener una solución preconcebida en particular. Defender con firmeza su propuesta sin tener en cuenta las demás, en lugar de buscar con mente abierta la mejor decisión posible.

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FACTORES QUE PUEDEN SER VENTAJAS O DESVENTAJAS

•Desacuerdo. El choque de ideas que ocurre en un grupo puede favorecer la creatividad e innovación, aunque también puede producir resentimiento y herir el amorpropio de algunos. Los líderes hábiles en la conducción de grupos se valen del desacuerdo para generar soluciones creativas.•Conflicto de intereses. Con frecuencia los miembros del grupo no coinciden en las soluciones porque abordan el problema desde distintas perspectivas y con diferentes metas en mente.•Correr riesgos. Los grupos son más “conservadores” y cautelosos que los individuos. Sin embargo, se cuenta con pruebas de que, en algunas situaciones, los grupos toman decisiones más arriesgadas que aquellos. En tales situaciones las soluciones colectivas representan “cambios arriesgados” respecto a las soluciones que podrían ser propuestas por los miembros del grupo.•Exigencias de tiempo. Las decisiones en grupo son más lentas y costosas que las del individuo. Pero, son también más eficaces, el tiempo puede ser una ventaja en las decisiones de grupo, pues produce mejores decisiones y facilita su realización; también puede ser una desventaja porque da por resultado un aumento de costos en ese proceso.•Cambio de opinión. Rara vez todos los miembros de un grupo comienzan con la misma solución posible de un problema. Para llegar a un acuerdo, es necesario que algunosmiembros del grupo cambien la postura con que iniciaron la reunión. Ello puede ser tanto una ventaja como una desventaja, según la persona que cambie de opinión.

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GRUPOS ESPECIALES DE TRABAJO

El comité o el grupo especial de trabajo suele ser el medio más adecuado de combinar la pericia de diferentes integrantes de la organización y canalizar sus esfuerzos hacia una buena solución de problemas y toma de decisiones. La mayor complejidad y rapidez del cambio en las empresas modernas exige hoy el tipo de obtención de información y evaluación de problemas que los comités y grupos especiales de trabajo son capaces de aportar.

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TIPOS DE GRUPOS FORMALES DE TRABAJO

Los Grupos Especiales de Trabajo.Llamados también equipos de proyectos, se constituyen para que se ocupen de un problema o tarea específicos. Duran hasta que se termina la tarea o se resuelve el problema. Por lo regular se crean para resolver problemas complejos o tareas que incluyen varias subunidades de la organización. Los grupos especiales de trabajo obtienen sus resultados en una de las tres formas siguientes:

• Haciendo recomendaciones al ejecutivo ante quien son responsables.

• Llegando a decisiones en el grupo cuando el ejecutivo apropiado es el líder formal.

• Cuando los representantes de las unidades los comprometen a tomar medidas concretas de acuerdo con las conclusiones del grupo.

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Comités Permanentes.

Estos comités se mantienen para satisfacer una necesidad permanente de la organización. Casi siempre esta clase de comités o bien hacen recomendaciones formales a un gerente de nivel superior o bien poseen la autoridad para tomar sus propias decisiones referentes a una actividad limitada de la organización.

Consejos y Comisiones.

Los consejos  (de administración) están integrados por individuos a quienes se nombra o elige para que administren una organización pública o privada. Los miembros de una comisión suelen ser nombrados por los oficiales del gobierno para que realicen las obligaciones administrativas, legislativas y normativas.

Los Consejos:Un órgano o cuerpo administrativo, consultivo, legislativo o de gobierno.

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Cómo hacer eficaces a los grupos formalesPuesto que los grupos formales desempeñan un papel necesario en las organizaciones, los gerentes han de aprender a servirse de ellos en una forma eficaz.

Las recomendaciones siguientes se aplican a los comités de solución de problemas, que deberán administrarse flexiblemente para que las destrezas de sus miembros se aprovechen al máximo.

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Procedimientos formales

Algunos procedimientos formales ayudan a los comités a operar con mayor eficacia.Las metas del comité deberán definirse con claridad, de preferencia por escrito. Con ello se centrarán las actividades del comité y se reducirá la discusión de lo que se ha de hacer.Hay que especificar la autoridad del comité y conviene determinar el tamaño óptimo del comité. Si hay menos de cinco miembros, disminuirán las ventajas del trabajo en grupo, el número ideal de miembros para muchas tareas parece fluctuar entre 5 y 10. Deberá escogerse a un presidente, basándose en la capacidad de los candidatos para dirigir bien las reuniones; es decir, en la capacidad de estimular la participación de todos los asistentes, para evitar que las sesiones se vean dominadas por discusiones intrascendentes y comprobar que se realicen todos los trámites y el papeleo. Nombrar a un secretario permanente para que se encargue de las comunicaciones suele dar buenos resultados. La orden del día y el material de apoyo de la reunión deberán distribuirse antes de que ésta empiece. Las reuniones deben comenzar puntualmente y terminar en el tiempo establecido. Al inicio de ellas se anunciará a qué hora terminarán.

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Pautas para los líderes.El liderazgo del comité es un factor fundamental en el resultado del trabajo de un comité. Al líder compete la autoridad de lamembresía del comité, la terminación satisfactoria de sus tareas asignadas y su propia conducta directiva. El líder ha de analizar el trabajo que se asigna al comité. El líder ahorrará tiempo y concentrará los esfuerzos del comité si al inicio detecta el trabajo inapropiado y lo evita.

Se recomienda que el líder siga las siete reglas siguientes:

1.Controlar a los parlanchines.2.Lograr que participen los callados.3.Proteger al débil.4.Estimular el conflicto de ideas.5.Estar alerta ante el impulso de eliminar sugerencias.6.Dar la palabra al final a los de mayor antigüedad.7.Concluir la sesión con un comentario optimista.

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Pautas para los miembros.

El proceso de toma de decisiones en grupo tiene un objetivo básico, resolver los conflictos creativamente por medio del consenso, se establece que hay cinco pautas para ayudar a los miembros del grupo a alcanzar el consenso.Presentar la propia postura en la forma más clara y lógica que sea posible, pero no defenderla.

Si se llega a un punto muerto en la discusión entre algunos miembros en un punto cualquiera, no se debe de adoptar una actitud de triunfo o derrota ante el grupo.No ceder ningún punto por el simple hecho de salvar la armonía. Aceptar una solución sólo cuando se base en un fundamento lógico.Evitar las técnicas que prescinden de la lógica con tal de reducir el conflicto (como el voto de la mayoría, el lanzamiento de una moneda, la negociación y el prorrateo).Hacer aflorar las diferencias de opinión y lograr que todos participen en la discusión. Sólo reuniendo la gama más amplia posible de pareceres y obteniendo toda la información disponible podrá el grupo encontrar soluciones de alta calidad.

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Contribución de los Grupos a la Efectividad Organizacional

Los grupos y los equipos pueden:•Impulsar los niveles de actuación.•Fortalecer la capacidad de respuesta de los clientes.•Incrementar la innovación.•Acrecentar la motivación y satisfacción•Y con ello conseguir ventajas competitivas.

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Conclusiones

De forma general podemos decir que tanto los grupos formales como los informales abarcan muchos matices y para enfatizarlos lo dividiremos en tres: Las Orientaciones, las Estructuras y Procesos y, sus Manifestaciones.

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Estructura Formal

Estructura Informal

Objetivos Sobresaliente

s

Organizacionales

Necesidades personales

Orientación Principal

Centrado en el sistema

(funcional)

Centrado en la persona

(emocional)

Orientación Personal

Instrumental (tarea)

Expresiva (estados

subjetivos

Valores y Actitud

Lógica de rendimiento

Lógica de sentimiento

Orientaciones:

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Estructuras y procesos:

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Estructura Formal

Estructura Informal

Forma empírica que adopta

Grupo secundario Grupo primario

Grado de realidad

Plan Realidad

Manifestaciones:

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Fuente: Guken, H. L (1984).

Introducción a la sociología de los grupos. Barcelona: Herder.