tesis terminada

Implementación Del Control Interno en el Proceso Contable

Araceli Delgadillo Martínez Página 1



Agradecimientos

Principalmente debo agradecer a DIOS por permitirme vivir y

llegar a esta etapa de vida en cual gracias a él me puedo graduar como

Ingeniero Financiero Fiscal.

Pero también debo agradecerle a DIOS por los padres que me

brindó: Alvara Martínez Garrido y José Cruz Delgadillo Arenas,

ellos se convirtieron en el medio para que yo pudiera salir adelante,

triunfar en todo lo que he realizado y que gracias a sus consejos,

enseñanzas y cuidados pude llegar a realizar mi sueño, gracias mamá y

papá.

Gracias a mi madre por todo lo que me ha apoyado, por su guía

y constante lucha para sacarme adelante, gracias por esa dedicación y

amor que siempre me has demostrado, gracias por esas palabras de

aliento que me das cada que siento no poder más, gracias por darme la

vida y enseñarme a vivirla, gracias mamá te amo aunque no te lo diga

muy a menudo, te amo mamá eres la razón de mi vida.

Y Obviamente no puedo dejar de agradecerte a ti papá que

gracias a tu apoyo, cuidado y guía pude conseguir este título y también



te reitero mi agradecimiento por ser mi padre, por estar a mi lado en

todo momento gracias te amo papá.

Ah y por ultimo pero no menos importante le doy las gracias a

mi queridísima asesora M.B.A Claudia Islas García que se portó

increíblemente bien conmigo, que en el momento que sentí que ya no

podría realizar mi estadía, ella intervino brindándome todo el apoyo

necesario para realizar mi proyecto, comportándose no solo como mi

asesora si no como una amiga; Gracias Profesora.



Resumen

Toda empresa para desarrollar sus actividades debe contar con

una administración, con la finalidad de velar que todas las actividades

laborales se realicen de una forma eficiente y eficaz. Para ello se

requiere de un control en cada departamento, que permita verificar si

se está cumpliendo con los planes o metas de la empresa y poder

corregir cualquier falla en el proceso.

Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida

doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines

del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y

establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

El presente trabajo se realizó aplicando, entre otros: el método

de entrevistas guiadas (utilizando guías de trabajo) al Gerente

Financiero de la empresa, y se elaboraron cuestionarios los cuales han

sido sometidos a opinión del gerente general, del contador y del

gerente financiero de la empresa; también se llevaron a cabo dichos

cuestionarios con el personal administrativo que labora en los

departamentos estudiados.

La información obtenida de estos cuatro instrumentos se uso

para generar flujogramas que se adapten al funcionamiento de la

empresa, basándose en los aspectos de observación en una auditoría.

Se Implemento el control interno por medio de flujogramas y

descripción de actividades en las áreas de contabilidad, cuentas por



pagar y finanzas en el periodo enero-abril del año 2011 obteniendo al

principio de la implantación de este mucha resistencia por parte de

algunos empleados, sin embargo todos cooperaron para llevarlo a

cabo.

Se recomienda implementar el control interno administrativo en

todos los departamentos de la empresa constructora “Proyectos

Montajes Electromecánicos, S.A. de C.V”



Summary.

Whole the company to develop their activities must have an

administration in order to ensure that all work activities are carried out

efficiently and effectively. This requires a control in each department,

to verify whether there is compliance with plans or goals of the

company and correnting any deficiencies in the process.

It is thought that the origin of internal control, comes with the double

entry theory, which was a measure of control, but it was not until the

late nineteenth century that the businessmen are concerned to create

and establish appropriate systems for the protection of interests.

This work was carried out using, among others: the guided interview

method (using guides to work) to the Financial Manager of the

company, and questionnaires were developed, which have been

subjected to general manager's opinion, the accountant and financial

manager the company, also were carried out these questionnaires with

staff working in the departments studied.

The information obtained from these four instruments, was used to

create flow charts that are adapted to the operation of the company,

based on the issues examined at an audit.



The internal control was implemented by means of flow charts and

descriptions of activities in the areas of accounting, accounts payable

and finance in the period from January to April 2011 in the beginning

of the implementation this crontol was obtained much resistance from

some employees, but all cooperating to carry it out.

It is recommended to implement internal administrative control in all

departments of the construction company “Projects and electro-

mechanical assemblies SA de CV"



INDICE GENERAL

Antecedentes 10

Definición del Problema 15

Justificación 17

Objetivo General 19

Supuestos técnicos 20

Introducción

Capítulo II Fundamento Teórico

2.1 Marco Teórico y Conceptual 23

2.2 Marco Legal 37

Capítulo III Metodología

3.1 Técnicas o recursos metodológicos 40

3.2 Instrumentos 42

3.3 Desarrollo del Proyecto 44

3.3.1 Estrategias 44

3.3.2 Datos de los resultados 45

Capítulo IV Análisis de Resultados y Producto Obtenido

4.1 Interpretación de los resultados 61

4.2 Flujograma Base para Contabilidad 62

4.3 Flujograma para Contabilidad y Finanzas 63

4.4 Flujograma para Finanzas 64

4.5 Flujograma para Cuentas por Pagar 65



Capitulo V Conclusiones y Recomendaciones

5.1 Conclusiones 68

5.2 Recomendaciones 69

Bibliografía 70 Anexos

Anexo 1 Cuestionario 72

Anexo 2 Entrevista 74

Anexo 3 Encuesta al departamento de contabilidad 76

Anexo 4 Cuestionario de Control Interno 78



Antecedentes

Debido a la gran incursión que ha tenido la empresa en el

mercado y a la gran cantidad de clientes que posee la empresa necesita

tener un Sistema de Control Interno, ya que al tener 8 sucursales estas

deben de regirse por los mismos lineamientos, políticas y reglas que

utiliza la matriz.

En México existen muchas empresas prestadoras de servicios

como el de montajes eléctricos y mecánicos; las que se dedican a

prestar este tipo de servicios en el país son 3,748 (según datos

proporcionados por el INEGI); dentro de estas se encuentran afiliadas

y no afiliadas.

En esa línea de pensamiento, la competencia directa que la

empresa en estudio posee (PYME, S.A. de C.V) comprende: 1)

Constructora RIHOBO; 2) Constructora INGENIERIA PROYECTOS

Y MONTAJES ELECTROMECANICOS; 3) Constructora ICA; 4)

Constructora SAGITARIO; 5) Constructora HERVI; ya que estas

empresas se dedican a la ingeniería, instalación y montajes eléctricos y

mecánicos en las zonas donde la empresa radica.



La constructora presta servicios principalmente a empresas

privadas, pero también compite en licitaciones públicas, entre sus

clientes más importantes se encuentran, Procter & Gamble, CPI

Ingredientes, Becton Dickinson, Gillette, Wal-Mart, Arteche, PEMEX

entre otras.

El proceso de la venta de sus servicios se genera de la manera

siguiente:

1.- Existen 8 agentes de ventas ubicados en cada sucursal (Querétaro,

Hidalgo, Veracruz, Saltillo, Toluca, Mariscala, Vallejo, Naucalpan),

los cuales se dedican a vender los servicios a las empresas.

2.- Una vez que se tiene un prospecto a proyecto para realizar, se

manda la información prestada por la empresa contratista a la empresa

matriz.

3.- En la matriz se encuentra el gerente operativo y un grupo de

especialistas que se encargan de revisar información y de cubrir con

todos los requisitos que las empresas contratistas piden.

4.- Una vez revisada la información se divide ya que para cada

proyecto a realizar la empresa contratista manda una serie de

formularios a llenar los cuales están divididos en financiero, operativo,

intelectual entre otros.



5.- Después de procesar toda esa información hay una persona

encargada de realizar la cotización del proyecto.

6.- una vez cotizado el proyecto se manda la información completa a la

empresa y en caso de ser aceptada se firma el contrato, por obra

determinada.

7.-Se elige un residente de obra para el proyecto, un ingeniero y un

grupo de trabajadores para esa obra a desarrollar.

8.- Se inician labores en la obra, hay una supervisión de gerencia

general una vez por semana, hasta el término de esta se factura

mensualmente en la mayoría de empresas a las que se les prestan

servicios a excepción de Procter & Gamble.

9.- Toda la información administrativa, contable, financiera y toma de

decisiones se procesa en la matriz ubicada en Tepeji del Rio en el

estado de Hidalgo.

Básicamente es una necesidad que tiene la empresa ya que haciendo

investigación se encontró que:

Según Alejos (2004) en su tesis Evaluación de la estructura de control

de un hospital en una auditoria de estados financieros, el control

interno es un factor básico que opera en la administración de

cualquier organización ya sea mercantil o de cualquier otra índole, y

define tres tipos de control interno: a) El control interno



administrativo u operacional; b) El control interno contable; y, c)

Verificación interna.

Debido a esta información obtenida crece el interés por parte de

la administración de la empresa de llevar a cabo la implementación de

un sistema de control interno ya que siendo una empresa que factura

alrededor de 34, 000,000 de pesos en promedio al año necesita tener

un control en sus movimientos contables, ya que la empresa no

descarta la obligación de tener que auditarse para el siguiente año de

acuerdo al Código Fiscal de la Federación en su Art 32-A. Que cita:

Las personas físicas con actividades empresariales y las

personas morales que se encuentran en alguno de los supuestos de las

siguientes fracciones, están obligadas a dictaminar, en los términos

del Artículo 52 del Código Fiscal de la Federación, sus estados

financieros por contador público autorizado.

I. Las que en el ejercicio inmediato anterior hayan obtenido ingresos

acumulables superiores a $34,803,950.00, que el valor de su activo

determinado en los términos de la Ley del Impuesto al Activo sea

superior a $69,607,920.00 o que por lo menos 300 de sus trabajadores

les hayan prestado servicios en cada uno de los meses del ejercicio

inmediato anterior. Las cantidades a que se refiere este párrafo se



actualizarán anualmente, en los términos del artículo 17-A de este

ordenamiento.



Definición del Problema

El área relativa a los ingresos, egresos y la contabilidad en

general, representa un aspecto que debe ser monitoreado

constantemente al ser elementos vitales dentro de cualquier entidad y

eje motor que inyecta el potencial necesario para cumplir con las

obligaciones y compromisos contraídos con el personal, proveedores y

en líneas generales para el desarrollo de las operaciones diarias.

Sin embargo la empresa no tiene un control sobre ningún

proceso contable lo que provoca diversos errores en el procesamiento

de la información en el área de contabilidad, se encuentran que de cada

5 procesos que se realizan 2 están mal elaborados. En finanzas el

mayor problema es que al finalizar el mes se carece de efectivo y de

liquidez en las cuentas bancarias.

No obstante, en ocasiones este proceso se hace mucho más

lento, cuando se prestan servicios a crédito que son a 30 días, lo cual

hace que el ciclo de conversión en efectivo de las cuentas por cobrar

sea más lento, provocando en ocasiones retrasos o errores en la

liquidación de las cuentas por pagar y en ocasiones pagos de mas a

proveedores.



En este sentido será abordada mi participación con el proyecto

a implementar sobre Control Interno en el departamento de

contabilidad, finanzas y Cuentas por Pagar de la empresa Pyme de

México SA de CV.



Justificación

El Control Interno constituye una herramienta útil que debe ser

incorporado en la empresa para hacer más eficiente el proceso contable

en las áreas de contabilidad, finanzas y cuentas por pagar.

Si la compañía se centra en las operaciones existentes e

incorpora controles en las actividades operativas básicas, puede evitar

procedimientos y costos innecesarios, incorporar controles en las

estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace

más ágiles los procesos.

Toda actividad existente es fundamental que se encuentre

considerada dentro del Sistema de Control Interno para que permita a

los departamentos involucrados tener una mejor manipulación y

administración los recursos financieros de la empresa

Para que esta pueda llegar a consolidarse como una

organización de primer nivel, en busca de la excelencia y ofreciendo a

sus clientes, además de productos y servicios de la más alta calidad, la

garantía de que detrás de todo ello, existe el compromiso de brindar a



sus empleados la seguridad de un ambiente laboral adecuado que

admite en gran medida el óptimo desempeño de su trabajo.



Objetivo General

Crear e Implantar un Sistema de Control Interno a base de flujogramas

sobre los Procesos contables de la empresa PYME de México S.A. de

C.V. específicamente en el área de Contabilidad, Finanzas y Cuentas

por Pagar. Para el óptimo desempeño de sus funciones.



Supuestos técnicos

¿Un sistema de control interno puede servir como medio, para

generar un óptimo desempeño en las funciones de los

departamentos de Contabilidad, Finanzas y Cuentas por Pagar?

Si, ya que un sistema de control interno es el conjunto de todos

los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de

información, la supervisión y los procedimientos. Este es de vital

importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad,

previene que se violen las normas y los principios contables

generalmente aceptados. Es por eso que los directivos de las

organizaciones deben crear y promover un ambiente de control dentro

de las empresas.



Introducción

Este proyecto busca plasmar la factibilidad de incrementar la

eficiencia y eficacia en los procesos contables de la empresa a través

de la creación de un sistema de Control Interno elaborado a base de

flujogramas.

Así también como la implantación del mismo en el

departamento de contabilidad, finanzas y Cuentas por Pagar

específicamente.

Para llevar a cabo lo anterior, se requiere principalmente de

observar cómo se lleva a cabo cada proceso contable dentro de la

empresa y con base en el resultado de la observación, se diseñara el

flujogama de la actividad observada.

Para este proyecto se desea elaborar un control interno que sea

lo suficientemente útil para la empresa, que se ajuste a sus necesidades

y que cumpla con los requisitos necesarios en caso de afrontar alguna

auditoria.

En capítulos subsecuentes se describirá paso a paso el

desarrollo e implantación del control interno dentro de la empresa. Así

como el costo beneficio que este conlleva y los resultados que se

obtengan al momento de su establecimiento.



Capítulo II

FUNDAMENTO TEÓRICO



2.1 Marco Teórico y Conceptual

Antecedentes y Origen

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros,

observamos la contabilidad de partida simple. En la Edad Media

aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de

los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray

Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo,

escribió un libro sobre la Contabilidad de partida doble.

Es en la Revolución Industrial cuando surge la necesidad de

controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por

máquinas manejadas por varias personas.

Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida

doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines

del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y

establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del

crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor

complejidad en la organización y por tanto en su administración.



Concepto de Control Interno

El presente trabajo se fundamenta en el concepto de Control

Interno desde la Perspectiva de la Auditoria.

“El control interno comprende el plan de organización y todos los

métodos procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un

negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y

confiabilidad de su información financiera, promover eficiencia

operacional y provocar adherencia a las políticas prescritas por la

administración”1

Sin embargo hay otras definiciones con diferente perspectiva

como la otorgada por el ministerio de hacienda.

“El Control Interno es una serie de acciones que se llevan a cabo

antes, durante y después de realizar una actividad en la Institución,

para proporcionar seguridad razonable para el logro de sus objetivos.

Es decir el Control Interno se centra en la PLANEACIÓN”.

De esta forma nos podemos dar cuenta que hay diversas

definiciones para el Control Interno, sin olvidar claro está que hay dos

tipos de control interno el administrativo y el contable o financiero.

1 Evaluación y Juicio del auditor en relación con el control interno contable, Instituto Mexicano de

Contadores Públicos, 1999 pag25.



El control interno administrativo no está limitado al plan de

la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de

decisión que lleva a la autorización de intercambios. Entonces el

control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las

operaciones establecidas por el ente.

El control interno contable comprende el plan de la

organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los

activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de

controles brindan seguridad razonable:

1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones

generales o especificas de la gerencia

2- Se registran los cambios para: * mantener un control adecuado y *

permitir la preparación de los estados financieros.

3- Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorización

Objetivo de un sistema de control interno

Tiene varios objetivos como:

Evitar o reducir fraudes.

Salvaguarda contra el desperdicio.

Salvaguarda contra la insuficiencia.



Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más

seguras.

Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

Salvaguardar los activos de la empresa.

Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a

las normas fijadas por la administración.

Los cinco componentes del control interno.

Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de

control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de

gestión de la empresa. Los mismos son:2

Ambiente de Control.

Evaluación de Riesgos.

Actividades de Control.

Información y Comunicación.

Supervisión o Monitoreo.

Entorno de control:

El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una

empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al

control. Es la base de todos los demás componentes del control

2 Cooper&Librand S.A. (1992), Informe COSO, Instituto de Auditores Internos de España.



interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de

control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los

empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de

gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las

responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus

empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de

administración.

“El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos

individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la

profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el

motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa

todo”.

El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben

cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se

cumplan.

Evaluación de los riesgos:

Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a

diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser

evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la

identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre

sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en

la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la

consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo

han de ser gestionados los riesgos.



Debido a que las condiciones económicas, industriales,

legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es

necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los

riesgos asociados con el cambio.

“La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se

enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar

los riesgos correspondientes en las distintas áreas”.

Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la

dirección debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la

probabilidad de que ocurran así como las posibles consecuencias.

La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez

para siempre. Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la

organización, como la evaluación continua de la utilización de los

sistemas de información o la mejora continua de los procesos.

Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al

futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y

adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto

de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación

del riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte

natural del proceso de planificación de la empresa.



Actividades de control:

Las actividades de control son las políticas y los

procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las

instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se

tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados

con la consecución de los objetivos de la empresa.

Hay actividades de control en toda la organización, a todos los

niveles y en todas las funciones.

“Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que

ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en

forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los

riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la

unidad”.

Las actividades de control existen a través de toda la

organización y se dan en toda la organización, a todos los niveles y en

todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones,

autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia

operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones.

En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en;

controles preventivos, controles de detección, controles correctivos,

controles manuales o de usuario, controles informáticos o de

tecnología de información, y controles de la dirección.

Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades

de control deben ser adecuadas para los riesgos.



Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a

actividades concretas de control, lo importante es que se combinen

para formar una estructura coherente de control global.

Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles

hasta el punto que las actividades de control les impidan operar de

manera eficiente, lo que disminuye la calidad del sistema de control.

Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera firmas

diferentes puede no ser tan eficaz como un proceso que requiera una o

dos firmas autorizadas de funcionarios componentes que realmente

verifiquen lo que están aprobando antes de estampar su firma.

Un gran número de actividades de control o de personas que

participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de

control.

Información y comunicación:

Se debe identificar, recopilar y comunicar información

pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con

sus responsabilidades.

Los sistemas informáticos producen informes que contienen

información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las

normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

Dichos sistemas no sólo manejan datos generados

internamente, sino también información sobre acontecimientos

internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de



decisiones de gestión así como para la presentación de información a

terceros.

También debe haber una comunicación eficaz en un sentido

más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los

ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.

El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha

de ser claro; las responsabilidades del control han de tomarse en serio.

Los empleados tienen que comprender cuál es el papel en el

sistema de control interno y como las actividades individuales estén

relacionadas con el trabajo de los demás.

Por otra parte, han de tener medios para comunicar la

información significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que

haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes,

proveedores, organismos de control y accionistas.

En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin

sistemas de información. La tecnología de información se ha

convertido en algo tan corriente que se da por descontada.

En muchas organizaciones los directores se quejan de que los

voluminosos informes que reciben les exigen revisar demasiados datos

para extraer la información pertinente.

En tales casos puede haber comunicación pero la información

está presentada de manera que el individuo no la puede utilizar o no la

utiliza real y efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI



debe estar integrada en las operaciones de manera que soporte

estrategias proactivas en lugar de reactivas.

Todo el personal, especialmente el que cumple importantes

funciones operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje

de la alta dirección, de que las obligaciones en materia de control

deben tomare en serio.

Asimismo debe conocer su propio papel en el sistema de

control interno, así como la forma en que sus actividades individuales

se relacionan con el trabajo de los demás.

Si no se conoce el sistema de control, los cometidos específicos

y las obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas. Los

empleados también deben conocer cómo sus actividades se relacionan

con el trabajo de los demás.

Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la

organización.

El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La

comunicación en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil,

especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente

la importancia que tiene.

Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo

delicadas funciones operativas e interactúan directamente con el

público y las autoridades, son a menudo los mejor situados para

reconocer y comunicar los problemas a medida que surgen.



El fomentar un ambiente adecuado para promover una

comunicación abierta y efectiva está fuera del alcance de los manuales

de políticas y procedimientos. Depende del ambiente que reina en la

organización y del tono que da la alta dirección.

Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse

de los problemas, y que no se limitarán a apoyar la idea y después

adoptarán medidas contra los empleados que saquen a luz cosas

negativas.

En empresas o departamentos mal gestionados se busca la

correspondiente información pero no se adoptan medidas y la persona

que proporciona la información puede sufrir las consecuencias.

Además de la comunicación interna debe existir una

comunicación efectiva con entidades externas tales como accionistas,

autoridades, proveedores y clientes. Ello contribuye a que las entidades

correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organización

y se mantengan bien informadas.

Por otra parte, la información comunicada por entidades

externas a menudo contiene datos importantes sobre el sistema de

control interno.

Supervisión o monitoreo:

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir,

un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado

funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.



Esto se consigue mediante actividades de supervisión

continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas

cosas.

La supervisión continuada se da en el transcurso de las

operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y

supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en

la realización de sus funciones.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas

dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la

eficacia de los procesos de supervisión continuada.

Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser

notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el

consejo de administración deberán ser informados de los aspectos

significativos observados.

“Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las

modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma

el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las

circunstancias”.

Es preciso supervisar continuamente los controles internos para

asegurarse de que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy

importante porque a medida que cambian los factores internos y

externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden

dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad

que ofrecían antes.



El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión

dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que

inspira a la dirección el proceso de control.

La supervisión de los controles internos puede realizarse

mediante actividades continuas incorporadas a los procesos

empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la

dirección, de la función de auditoría interna o de personas

independientes.

Las actividades de supervisión continua destinadas a

comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las actividades

periódicas de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones,

y otras acciones de rutina.

Luego del análisis de cada uno de los componentes, podemos sintetizar

que éstos, vinculados entre sí:

Generan una sinergia y forman un sistema integrado que

responde de una manera dinámica a las circunstancias

cambiantes del entorno.

Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección

aplicables en las empresas e inciden directamente en el sistema

de gestión, teniendo como premisa que el hombre es el activo

más importante de toda organización y necesita tener una

participación más activa en el proceso de dirección y sentirse

parte integrante del Sistema de Control Interno que se aplique.



Están entrelazados con las actividades operativas de la entidad

coadyuvando a la eficiencia y eficacia de las mismas.

Permiten mantener el control sobre todas las actividades.

Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad

razonable de que una o más de las categorías de objetivos

establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos

componentes también son criterios para determinar si el control

interno es eficaz.

Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control

interno dirigido al área financiera.

Coadyuvan al cumplimiento de los objetivos organizacionales

en sentido general.



2.2 Marco Legal

El Control Interno en la auditoría de los Estados Financieros.

La comisión de Procedimientos de Auditoría del IMCP, al

estudiar las normas de auditoría concluye que el Contador Público

debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno

existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la

confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para

precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus

pruebas de auditoría.

El estudio de la evaluación del control interno, tienen como

objeto primario la formulación de un programa de auditoría, que al

ejecutarse permite al Contador Público emitir un dictamen sobre los

estados financieros.

El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de

control interno, es averiguar cuáles son los procedimientos empleados

y la eficiencia del sistema de control interno existente, como base para

determinar el alcance del examen.

La revisión no termina con las investigaciones realizadas al

principio de la auditoría sino que continúan en el transcurso de ella.

Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación

que pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema

existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de



memorándums de sugerencias, conteniendo las deficiencias localizadas

en la organización del negocio.



Capítulo III

METODOLOGÍA



Metodología

3.1 Técnicas o recursos metodológicos

El presente trabajo se realizó aplicando, entre otros: el método

de entrevistas guiadas (utilizando guías de trabajo) al Gerente

Financiero de la empresa, y se elaboraron cuestionarios los cuales han

sido sometidos a opinión del gerente general, del contador y del

gerente financiero de la empresa; también se llevaron a cabo dichos

cuestionarios con el personal administrativo que labora en los

departamentos estudiados.

Sujetos

a) Gerente General (una persona)

Persona que se encarga de la supervisión general de la empresa, delega

funciones a diferentes gerentes de la empresa.

a) Gerente Financiero (una persona)

Persona que se encarga del movimiento económico de la empresa,

coordina y delega trabajos a diferentes departamentos de la empresa.

c) Departamento de Contabilidad (cinco personas)

Encargados del registro de las operaciones contables de las finanzas de

la empresa, pago a proveedores, impuestos, etc. Son las personas que

asignan fondos al departamento de compras y otros.

e) Departamento de Cuentas por Pagar (una persona)



Persona encargada de llevar la cartera de proveedores en donde se

tienen registrado los adeudos y pagos de estos, así como fechas de

vencimientos y montos adeudados.

3. Población

La población que aplica el desarrollo de este proyecto está

integrada por los 8 empleados de los departamentos que se relacionan

con Contabilidad, Finanzas y Cuentas por Pagar.

La información que los empleados proporcionarán sirve de

parámetro para identificar en el proceso contable en qué parte del

mismo existen fallas, si existe algún paso o proceso mal ejecutado, si

se está cumpliendo con el ciclo contable correctamente.

4. Muestra

En toda investigación lo ideal es censar a todos los involucrados

en el proceso, sin embargo realizarlo es muy costoso y lleva mucho

tiempo, de tal manera que se ha muestreado a personal clave del

mismo, identificándose que para realizar la investigación se

entrevistarán solo a las 8 personas que están en cargadas de los

departamentos de Contabilidad, Finanzas y Cuentas por pagar.



3.2 Instrumentos

Los instrumentos que se emplearon para este estudio son:

Instrumento No. 1 (Anexo No. 1)

Se elaboraron un conjunto de preguntas diseñadas para obtener

datos necesarios para alcanzar los objetivos de la investigación. Sus

respuestas permiten fácilmente la identificación de las necesidades y

problemas de la investigación.

El cuestionario se utilizó como un medio de evaluación de la

muestra de esta investigación, la cual se proporcionó a los 8 empleados

El propósito de estos cuestionarios es contar la forma de como el

empleado lleva a cabo cada proceso en su departamento.


Se empleó para obtener información en forma verbal del

personal de la empresa, a nivel gerencia (1 persona) para evaluar si

ellos tienen establecido algún tipo de control o qué se está haciendo

para controlar en este momento. Se plantean preguntas abiertas para

recoger todos sus comentarios y plasmarlos en la discusión de

resultados.




Esta encuesta se realizó con personal del departamento de

contabilidad (5 personas) evaluando si por la falta de información,

supervisión y de control son cometidos lo errores que con frecuencia

ocurren en el trabajo o por retraso de autorización de la gerencia, es

decir como se está empleando el proceso y donde avizoran las fallas o

retrasos.


Estos cuestionarios se aplicaron al personal de Contabilidad,

Finanzas y Cuentas por Pagar (7 personas) evaluando el grado de

control interno que se tiene en la empresa, con base a las respuestas

obtenidas en los cuestionarios se hicieron observaciones al proceso

contable que lleva esta, mismas que sirvieron como punto de partida

para la elaboración de los flujogramas.



3.3 Desarrollo del Proyecto.

3.3.1 Estrategias

Con el propósito de obtener resultados que reflejen condiciones

reales de la empresa, se procedió a seleccionar el personal que labora

en ella para el desarrollo del presente estudio.

Una vez seleccionado el personal, se comenzó a observar el

funcionamiento de la empresa en general , así como las actividades de

los diferentes departamentos, viendo como se llevaba a cabo cada

proceso, y que departamentos están relacionados para el procesamiento

de la información.

Se realizó una amplia investigación bibliográfica del control

interno contable y administrativo. Se realizaron encuestas con

preguntas abiertas, de manera que las respuestas pudieran orientar de

forma cualitativa los errores más comunes y las fallas que se dan al

momento de procesar la información contable y financiera.

Además, por medio de éstas se obtuvo la base para presentar la

propuesta como una posible solución al problema fundamental de la

investigación, es decir, el plan de implementación de control interno a

base de flujogramas en el proceso contable.



Se inició con los empleados de contabilidad que es el

departamento que mas información procesa y en el cual se tiene mayor

numero de incidencias este proceso duro alrededor de 2 semanas, al

mismo tiempo se procedió a realizar los cuestionarios de control

interno, basados en auditoria para entrevistar al personal de los

departamentos, de finanzas y cuentas por pagar de la empresa, para

obtener la información sin presiones, ya que ellos son pieza clave para

la implementación del control interno.

Finalmente ya una vez practicadas todas las estrategias se

procedió al diseño de los flujogramas, los cuales se construyeron con

base en las respuestas de los cuestionarios, al proceso y

funcionamiento de la empresa, la observación y todo esto apoyado con

los procedimientos de auditoría para que en el momento que sea

auditado su control interno no tenga mayor contratiempo.

3.3.2 Datos de los resultados

A continuación se presentan los resultados y las graficas de las

respuestas obtenidas al cuestionario que sirvió de base para recabar la

información sobre el grado de control con el que cuenta la empresa.

Este primer cuestionario se hizo con base en los Principios

básicos del control interno contable obteniendo las siguientes

respuestas.



Instrumento 1 Cuestionario

Generales

1.- ¿Sabe usted que es el control interno?

De los 8 empleados a los que se les aplico el cuestionario, los

ocho saben lo que es el control interno.

2.- ¿Cree usted que es necesario tener un control dentro de su

departamento?

Los ocho empleados respondieron que es necesario tener

control en toda la empresa no solo en su departamento.

3.- ¿Usted lleva algún tipo de control en el trabajo que realiza de ser

así cual?

De los ocho empleados 5 llevan un control dentro de las

actividades que realizan.

Con respecto a la organización:

1.- Definición de líneas de responsabilidad y autoridad

Los ocho empleados conocen el organigrama de la empresa

pero nunca se les ha explicado quiénes son sus jefes directos y

con funcionan los mandos.

2.- Segregación de funciones entre los departamentos o personas que

llevan a cabo la autorización, ejecución, contabilización, custodia y

cobro o pago de una transacción.

Los ocho sabe a quién dirigirse para llevar a cabo

autorizaciones, ejecución, contabilización, custodia y cobro o

pago de una transacción, pero estos conocimientos los han

adquirido investigando entre ellos, no porque exista un

documento o una explicación sobre eso.



3.-Número de empleados bajo la autoridad de un gerente, jefe,

supervisor.

Desconocen ese dato los ocho empleados.

4.- Existencia de un departamento de auditoría interna que dependa

directamente de la gerencia y se responsabilice de una continua

revisión, evaluación y mejora del control interno.

Los ocho respondieron que no existe un departamento

encargado de responsabilizarse de la supervisión y evaluación

del control, o en sí de las actividades que realizan.

Con respecto a la autorización, ejecución y control de las

operaciones.

1.- Existencia de normas y procedimientos operativos claramente

definidos y a ser posible reflejados en manuales de procedimientos,

flujo gramas, etc.

Los ocho respondieron que No existen normas ni

procedimientos o algún manual donde se describa los

procedimientos operativos de cada departamento.

2.- Establecer controles para hacer cumplir las normas y los

procedimientos.

Los ocho respondieron que No saben de la existencia de algún

control que haga cumplir nomas o procedimientos

3.- Ninguna persona debe tener a su cargo todas las fases referentes a

una operación.



De acuerdo a las respuestas obtenidas por los ocho empleados

se observo que si existen, empleados que desempeñan todas las

fases referentes a una operación.

4.- Utilización de planes de cuentas normalizados.

De acuerdo a las respuestas de los empleados se identifica que

si existe un plan de cuentas normalizadas.

5.- Implantación de un sistema de formularios que permitan

documentar correctamente todas las operaciones de la compañía.

Los ocho empleados respondieron que no existe un sistema de

formularios donde se documente las operaciones de la

compañía.

6.-Utilización de archivos apropiados y seguros.

Los ocho respondieron que se cuenta con archivos apropiados

pero que se encuentran al alcance de todos los empleados no

están del todo seguros.

7.- Los activos deben encontrarse debidamente protegidos.

Los ocho respondieron que no se cuenta con un control sobre

los activos ya que estos no están protegidos de extravíos o

robos, ya que no se tiene registrado los activos que posee la

empresa.

8.- Preparación de presupuesto e implantación de sistemas de costos

fiables.

Los ocho respondieron que no se cuenta con un presupuesto sin

embargo se tiene un sistema de costos.

9.-Establecer sistemas de registro, seguros y operativos.

Los ocho respondieron que se cuenta con un sistema de

registro, sin embargo no lo consideran seguro.



10.-Utilización de cuentas de control y aplicación de cualquier otro

procedimiento que permita comprobar la exactitud de la información

contable (recuentos físicos, conciliaciones, etc.)

Los ocho respondieron que no se realizan recuentos físicos,

pero si se llevan a cabo conciliaciones.



Instrumento 2 Entrevista

Entrevista realizada al GERENTE FINANCIERO

1) ¿Cuánto tiempo tiene de laborar en la empresa?

2) ¿Considera que la información contable y financiera que se procesa

en el departamento de finanzas y contabilidad es segura?

3) ¿En qué departamento cree usted que cuenta con más control en sus

procesos?

4) ¿Se cumple con la entrega de información financiera y contable en

tiempo y forma?

5) ¿Poseen algún sistema de control en algún departamento de la

administración de la empresa?

6) ¿Poseen algún sistema de control en el procesamiento de la

información contable, financiera y de las cuentas por pagar?

7) ¿Se siente satisfecho con la información que recibe de estos

departamentos?

8) ¿Cree que el personal que labora en estos departamentos es idóneo o

necesita capacitación para que mejore su trabajo o funcionamiento?

9) ¿Cree que se deba mejorar las condiciones de la empresa:

instalaciones, herramienta y sueldos o prestaciones para que el

personal mejore su rendimiento?



10) ¿Qué sugiere mejorar en los departamentos de contabilidad,

finanzas y cuentas por pagar para que éstos ofrezcan un producto de

calidad y un servicio adecuado?

El Gerente Financiero tiene 8 años de laborar en la empresa.

Pero como gerente financiero solo 1 año, su visión es que la

información procesada en los departamento de finanzas y contabilidad

algunas veces contiene errores por lo que se tiene la necesidad de

revisarla constantemente lo que conlleva pérdida de tiempo y doble

trabajo la información para el no es 100% segura ya que es de su

conocimiento que en el departamento de contabilidad se registran a

menudo errores , algunas veces por información mal proporcionada

muchas más por mal procesamiento de la información. Indica que no

existe un sistema de control, porque la gerencia general no lo ve como

una necesidad si no como un gasto extra.

El considera que el departamento de finanzas es el que tiene un

mejor control sobre sus proceso no obstante también aclara que no

existe un sistema de control de tiempos, en virtud que éste es variable

en función de los trabajos asignados, sin embargo aclara que

difícilmente la información financiera y contable es entregada en

tiempo y forma.



En su experiencia, ha observado que no hay ningún tipo de

control documentado en ningún departamento tal vez si haya control

pero más de tipo hablado por qué documentado no existe , así como

algún manual de procedimientos o flujogramas no hay.

Considera no sentirse satisfecho con la información que recibe

de estos departamentos ya que debe de ser revisada, y no se puede

confiar del todo en ella si no se supervisa antes de enviarla a gerencia

general.

En relación con el tema de capacitación para el personal, sugiere

que sea una capacitación para los tres departamentos ya que hay

constante rotación de personal, pero por falta de capacitación y

explicación en cuanto a las labores a desempeñar.

En relación con mejoras en las condiciones de la empresa, como

las instalaciones, herramientas o prestaciones al personal, sugiere que

no es necesario mejorarlas, ya que las instalaciones son nuevas y todo

el equipo se acaba de cambiar y actualizar.

No cree que sea necesario cambiar nada si no modificar algunos

procesos, y motivar al personal para que este confíe y tengan una

mejor comunicación entre todos



Instrumento 3 Encuesta al Departamento de Contabilidad

1.- ¿Conoce las atribuciones y/o obligaciones que debe desempeñar en

su puesto actual?

2.- ¿Existe algún control sobre el manejo de información, así como el

procesamiento de esta?

3.- ¿Considera que lleva un control adecuado de los registros que

procesa?

RESPUESTAS No. DE EMPLEADOS

SI 1

NO 1

ALGUNAS 3


SI 0

NO 0

LO DESCONOZCO 5


SI 1

NO 2

EN OCASIONES 2



4.- ¿La información que usted necesita para poder llevar a cabo sus

labores se la proporcionan en tiempo forma?

5.- ¿Recibe algún asesoramiento o capacitación para desarrollar sus

labores de una manera optima?

6.- ¿Considera que su jefe inmediato realiza bien sus labores de

supervisión y posee el conocimiento para estar en ese puesto?


SI 0

NO 4

EN OCASIONES 1


SI 0

NO 4

EN OCASIONES 1


SI 0

NO 5

EN OCASIONES 0



7.- ¿Cree necesario que se deba supervisar la información que se le

brinda para que la procese así como la que usted elabora?

8.- ¿Usted necesita un manual de procedimientos en donde se indique

detalladamente sus labores y como se deben desempeñar estas?

9.- ¿Qué departamento cree usted que necesita de la implementación

de un control interno?


SI 0

NO 2

EN OCASIONES 3


SI 3

NO 1

EN OCASIONES 1


CONTABILIDAD 1

FINANZAS 1

GER. GENERAL 3



10.- ¿Considera que la gerencia retrasa su trabajo por tener que pedirle

autorización para el desempeño de ciertas actividades?


SI 1

NO 0

EN OCASIONES 4



Instrumento 4 Cuestionario

Cuestionario para el departamento de Contabilidad

Contabilidad Respuestas SI NO N/A

Sistema, libros y Normas de Información Financiera (NIF´s)

X

¿Se cuenta con Catálogo de cuentas y esta actualizado?

X

¿Usa asientos repetitivos o pólizas fijas para el registro de sus

operaciones mensuales?

X

Los sistemas de contabilidad y de costos, parecen ser

adecuados y oportunos. X

¿Se cumple adecuadamente con las NIF´s y son aplicadas en

forma consistente?

X

Situación fiscal

Existe una persona que:

- Determine los impuestos que deben causarse

- Autorice la presentación de declaraciones

- Vigile el cumplimiento de obligaciones fiscales

X

¿Se tienen calendarizadas las obligaciones fiscales y

monitoreadas su cumplimiento?

X

Las declaraciones de impuestos son:

- Preparadas con los datos de la contabilidad

- Conciliadas contra registros contable

- Presentadas oportunamente

X

Existe archivo completo y ordenado de:

- Declaraciones y comprobantes de su

presentación y/o pago

- Requerimientos fiscales

X



Cuestionario para el departamento de Finanzas

Efectivo

Respuestas SI NO N/A

¿Existe un control adecuado sobre las entradas de efectivo

mediante recibos pre numerados, relaciones de cobranza, etc.?

X

¿Se preparan y con qué frecuencia los cortes de caja?

X

¿Todos los ingresos o cobranzas miceláneas (tales como ventas

de desperdicio, intereses sobre inversiones, etc.), son

reportados oportunamente al Departamento de Contabilidad?

X

¿Las cobranzas diarias son depositadas en el banco, intactas y

sin demora?

X

Salidas de efectivo

Existe autorización previa y por escrito de las salidas de

efectivo (en su caso)

X

Se hacen todos los desembolsos con cheques nominativos

(excepto caja chica). X

Está prohibida la práctica de expedir cheques a nombre de la

compañía o al portador, ustedes mismos, nosotros mismos, etc.

X

Los cheques anulados son debidamente, cancelados y

archivados X

Se requiere que los cheques sean librados con firmas

mancomunadas.

X

Está prohibida la firma de cheques en blanco.

X

Las cuentas de cheques se concilian mensualmente y se

investigan y registran oportunamente los ajustes que de ellas se

derivan con oportunidad.

X

Se controla la secuencia numérica de los cheques

X

Se cancelan los documentos (comprobantes) con un sello

fechador de “pagado” de tal manera que se prevenga su uso X

Fondos fijos de efectivo

Existe un monto máximo para cada pago

X

Los importes de los comprobantes son requisitados con tinta

(no lápiz), tanto en letra como en número.

X

Los comprobantes son inutilizados con un sello fechador de

“Pagado”, para impedir que vuelvan a usarse.

X

¿Se hacen arqueos sorpresivos? Periodicidad, resultados o

diferencias

X



Cuestionario para el departamento de Cuentas por Pagar

Estos cuestionarios se aplicaron a los empleados de los

departamentos que se están estudiando, y se puede notar de acuerdo a

lo respondido en ellos, que las actividades que realizan en su mayoría

de manera efectiva son las que están vigiladas y revisadas por terceros.

En cambio las que se deben de documentar o llevar un control

son las que no se realizan y me explican algunos de ellos, que es por

falta de coordinación y sobre todo por falta de una buena dirección en

las labores, es decir según ellos se da el doble mando.

Y no se tiene un procedimiento para los procesos, es decir

cuando cada quien hace las cosas como sabe o conforme va

aprendiendo, no hay una normatividad en los procesos.

Cuentas por pagar a proveedores


Se reciben estados de cuenta de los proveedores más

importantes, son conciliados, se solicitan aclaraciones y en su

caso se corren los ajustes correspondientes.

X

Se estudian y aprovechan todos los descuentos concedidos por

los proveedores X

Se cuenta con controles auxiliares y se comparan y concilian

dichos estados de cuenta contra los registros contables

X

Los documentos liquidados son inutilizados y archivados

adecuadamente X



Capítulo IV

ANÁLISIS DE RESULTADOS Y PRODUCTO

OBTENIDO



Análisis de Resultados

4.1 Interpretación de los resultados

Al analizar el presente trabajo y según lo expuesto anteriormente

se interpretó la información de la siguiente manera:

Que el control interno es sumamente necesario para estos

departamentos ya que el mismo personal lo solicita, además de

acuerdo a lo observado se advierte que hay una confusión en cuanto a

las labores que le corresponden a cada empleado.

También se observo en los resultados de los instrumentos

aplicados que los empleados no se sienten seguros con los procesos

que realizan, tienen dudas en cuanto a la veracidad de la información

que entregan.

Una vez realizado todo este proceso y evaluado el grado de

control que se tiene en los tres departamentos se comenzó a diseñar los

flujogramas que indicaran los procedimientos a seguirse en cada

departamento basado en las actividades observadas.

La información obtenida de estos cuatro instrumentos se uso

para generar flujogramas que se adapten al funcionamiento de la

empresa, pero a la vez se realicen las actividades de acuerdo a lo que

se revisa en caso de auditoría.



Obteniendo así el primer flujograma que pertenece al área de

contabilidad ya que este se considera uno de los departamentos más

importantes para la empresa y el cual debe de estar controlado de la

manera más eficiente posible.

4.2 Flujograma Base para Contabilidad

INICIO

Eventos

Económicos

(Transacciones)

Imputación

Contable

Asientos de Diario

Mayor y Auxiliares

Flujo de Caja

C. Situación Financiera

Perdidas y Ganancias

Balance General

Estados Financieros

¿Asientos

de

Revisión?

Balance de Pos cierre

Asientos a Cierre

Ajustes

Balance de Prueba

Hoja de Trabajo

Ter

min

o de

l P

erio

do C

onta

ble

Pro

ceso

dur

ante

el

Per

iodo

Con

tabl

e

Ciclo Contable

No

Si



Este se considera el flujograma base para el departamento de

contabilidad ya que en este se encuentra de manera muy detallada el

ciclo contable que se debe llevar en el procesamiento de la

información.

Posteriormente se diseño otro flujograma el cual es para

finanzas y contabilidad en este sobresale dos procesos importantes

dentro de los departamentos que son el de reconocimiento de la

información y el de revelación de información.

4.3 Flujograma para Contabilidad y Finanzas

Hechos

Económicos

Financieros

y Sociales

Subsistemas de:

Planeación

Presupuesto

Rentas y Cuentas

por Cobrar

Cuentas por Pagar

Nomina

Tesorería

Inventarios

Activos Fijos

Revisión,

verificación y

clasificación de

transacciones de

documentos

fuente y soporte.

Imputación

soportes

contables

Utilización

Catalogo de

Cuentas

Elaboración de

comprobantes

de diario, de

ajuste y de

cierre

Libros

Auxiliares

Libro

Diario

Mayor y

Balances

Elaboración de

Estados e

Informes

Contables

Análisis

Interpretación y

comunicación

Identificación Clasificación

Análisis, Interpretación y

Comunicación

Elaboración de

Informes

Revelación

Reconocimiento



Para el departamento de Finanzas se elaboro un flujograma

donde se indica el proceso de percepción de ingresos que es la base

para el desarrollo de las labores financieras de la empresa.

4.4 Flujograma para Finanzas

Clientes

Cheques

Transferencias

Facturas

Comparación entre Cheques, Transferencias y

facturas totalesRecepción

Totales Lote

Remisión

Facturas

ChequesTransferencias

Listado

Total Lote

AsientosCXC

Detalle CXC

Fichas DepositoTransferencias

Estado de Cuenta

RemisionesA Total Lotes

Comparación Mayor

General

Listado

Total Lote

Transacción F

Mayor General

DepósitosF

ChequesTransferencias

Depósitos

Bancos



4.5 Flujograma para Cuentas por Pagar

Estos flujogramas se elaboraron con el propósito de facilitar las

labores administrativas del departamento y sobre todo mejorar el

proceso contable que lleva en la empresa. Tratando de resolver así los

diversos problemas que se tenían en los departamentos.

Contabilidad Gerente General Facturación Proveedor

INICIO INICIO INICIO INICIO

Archiva

FIN

Recepción de Fac, Ch/ retención y comprobante de pago para su revisión

y respectivas firmas.

FIN

Recepción de documentos para cancelar al proveedor

( un solo día)

FIN

Recibe Ch/ retención y

firma el comprobante

de pago

Entrega de documentos firmados

FIN

Reporte de Facturas para pago a

proveedores

Entrega de facturas, CRF y Ch a

caja para su respectivo pago

Registro en el libro diario

Entrega de documentos al

departamento de Finanzas Recibe documentos

para entregar al departamento de

contabilidad



Impacto

1.- Se logro proteger los recursos contra los fraudes y se evaluó el

desempeño de los empleados de las areas estudiadas.

2.- Se elevo la confiabilidad de la información procesada, por estos

tres departamentos esta afirmación es realizada por el gerente

financiero de la empresa.



CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES



5.1 Conclusiones

Como resultado del proyecto efectuado en el Departamento de

Contabilidad, se ha comprobado que la empresa Constructora

Proyectos Montajes Electromecánicos S.A de C.V carece de un control

interno contable, por lo que se determino la implementación de este

por medio de flujogramas. Por lo que se Implemento el control interno

por medio de flujogramas y descripción de actividades en las áreas de

contabilidad, cuentas por pagar y finanzas en el periodo enero-abril del

año 2011 obteniendo al principio de la implantación mucha resistencia

por parte de algunos empleados. Como conclusión final se puede decir

que resulta de difícil aplicación, Un sistema de control interno ya que

no siempre es posible estimar los beneficios que el control

proporcionará en el futuro. Además todo control interno, por muy

bueno y eficaz que sea, tiene una serie de limitaciones que son

inherentes al sistema. En el funcionamiento de la mayoría de los

procedimientos de control existen posibilidades de error derivadas de

falta de entendimiento de las instrucciones, errores de juicio, descuidos

personales, fatiga, etc. Sin embargo un buen sistema de control interno

garantiza la información contable dentro de límites razonables pero no

con una exactitud total. El hecho de que el control interno sea débil o

deficiente tampoco significa que la información contable no sea veraz

y exacta.



5.2 Recomendaciones

Se recomienda implementar el control interno administrativo en todos

los departamentos de la empresa Constructora Proyecto Montajes

Electromecánicos, S.A. de C.V.

1. Dar una inducción al personal y dar un seguimiento a la

implementación, haciendo énfasis en los beneficios que trae a los

empleados laborar para una empresa que cuenta con un control y

organización adecuada.

2. Realizar posteriormente un estudio de tiempos y movimientos para

definir un tiempo estándar de cada proceso, y así poder indicar una

fecha real para la entrega de la información.

3. Capacitar al personal de la empresa para que se encuentren

actualizados en cuanto a estándares de calidad, motivación laboral,

equipos de trabajo de alto rendimiento y sobre todo brindar confianza

al personal y ampliar los canales de comunicación para lograr que los

empleados se pongan la camiseta.

4. Capacitar e involucrar a todo el personal para prestar un mejor

servicio al cliente, eficiente y de calidad en el plan a implementar.



Bibliografía

Cooper&Librand S.A. (1992), Informe COSO, Instituto de Auditores

Internos de España.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1999) pag25. Evaluación

y Juicio del auditor en relación con el control interno contable. México

Robbins, S y Coulter, M. (2000). Administración. Sexta edición.

Pearson Educación. México.

Santillana, J. (2001). Establecimiento de sistemas de control interno.

La función de contraloría. Primera edición. Thomson Learning.

México.

Alejos, F. (2004) Evaluación de la estructura de control interno de un

hospital en una auditoria de estados financieros. (Tesis) México:

Universidad Nacional Autónoma de México.

Martínez, E. (1998). Etapas para diseñar un sistema de control

administrativo. Recuperado el 29 de junio de 2007.

Bernal, C. (2006) Metodología de la Investigación. (2ª Edición).

Colombia: Prentice Hall.



Anexos



Anexo 1 Cuestionario

Generales

1.- ¿Sabe usted que es el control interno?

2.- ¿Cree usted que es necesario tener un control dentro de su

departamento?

3.- ¿Usted lleva algún tipo de control en el trabajo que realiza de ser

así cual?

Con respecto a la organización:

1.- ¿La empresa cuenta con un organigrama donde se especifiquen las

líneas de responsabilidad y autoridad?

2.- ¿Sabe usted quienes son las personas y departamentos encargados

de la autorización, ejecución, contabilización, custodia y cobro o pago

de una transacción?

3.- ¿Cual es el Número de empleados bajo la autoridad de un gerente,

jefe o supervisor?

4.- ¿Existe un departamento que dependa directamente de la gerencia y

se responsabilice de una continua revisión, evaluación y mejora del

control interno?

Con respecto a la autorización, ejecución y control de las

operaciones.

1.- ¿Existen normas o procedimientos operativos claramente definidos

reflejados en manuales de procedimientos?

2.- ¿Existe algún control para hacer cumplir las normas y los

procedimientos en tu departamento?

3.- ¿Conoce usted quienes intervienen en las operaciones que usted

realiza? No ¿Por qué?



4.- ¿Las cuentas que se utilizan, en su departamento están

normalizadas?

5.- ¿La empresa cuenta con sistema de formularios que permitan

documentar correctamente todas las operaciones?

6.- ¿Qué se hace con la información procesada donde se resguarda?

7.- ¿Como protegen los activos en la empresa?

8.- ¿Quién es el encargado de la elaboración del presupuesto e

implantación de sistemas de costos fiables?

9.- ¿La empresa tiene sistemas de registros, seguros y operativos?

10.- ¿Se realizan recuentos físicos y conciliaciones? ¿Con qué

frecuencia?



Anexo 2

Entrevista realizada al GERENTE FINANCIERO

1) ¿Cuánto tiempo tiene de laborar en la empresa?

2) ¿Considera que la información contable y financiera que se procesa

en el departamento de finanzas y contabilidad es segura?

3) ¿En qué departamento cree usted que cuenta con más control en sus

procesos?

4) ¿Se cumple con la entrega de información financiera y contable en

tiempo y forma?

5) ¿Poseen algún sistema de control en algún departamento de la

administración de la empresa?

6) ¿Poseen algún sistema de control en el procesamiento de la

información contable, financiera y de las cuentas por pagar?

7) ¿Se siente satisfecho con la información que recibe de estos

departamentos?

8) ¿Cree que el personal que labora en estos departamentos es idóneo o

necesita capacitación para que mejore su trabajo o funcionamiento?

9) ¿Cree que se deba mejorar las condiciones de la empresa:

instalaciones, herramienta y sueldos o prestaciones para que el

personal mejore su rendimiento?



10) ¿Qué sugiere mejorar en los departamentos de contabilidad,

finanzas y cuentas por pagar para que éstos ofrezcan un producto de

calidad y un servicio adecuado?



Anexo 3

Encuesta al Departamento de Contabilidad

1.- ¿Conoce las atribuciones y/o obligaciones que debe desempeñar en

su puesto actual?

a) Si b) No c) Algunas

2.- ¿Existe algún control sobre el manejo de información, así como el

procesamiento de esta?

a) Si b) No c) Lo desconozco

3.- ¿Considera que lleva un control adecuado de los registros que

procesa?

a) Si b) No c) En ocasiones

4.- ¿La información que usted necesita para poder llevar a cabo sus

labores se la proporcionan en tiempo forma?


5.- ¿Recibe algún asesoramiento o capacitación para desarrollar sus

labores de una manera optima?




6.- ¿Considera que su jefe inmediato realiza bien sus labores de

supervisión y posee el conocimiento para estar en ese puesto?


7.- ¿Cree necesario que se deba supervisar la información que se le

brinda para que la procese así como la que usted elabora?


8.- ¿Usted necesita un manual de procedimientos en donde se indique

detalladamente sus labores y como se deben desempeñar estas?


9.- ¿Qué departamento cree usted que necesita de la implementación

de un control interno?

a) Contabilidad b) Finanzas c) Gerencia General

10.- ¿Considera que la gerencia retrasa su trabajo por tener que pedirle

autorización para el desempeño de ciertas actividades?




Anexo 4

Contabilidad Respuestas SI NO N/A

Sistema, libros y Normas de Información Financiera (NIF´s)

X

¿Se cuenta con Catálogo de cuentas y esta actualizado?

X

¿Usa asientos repetitivos o pólizas fijas para el registro de sus

operaciones mensuales?

X

Los sistemas de contabilidad y de costos, parecen ser

adecuados y oportunos. X

¿Se cumple adecuadamente con las NIF´s y son aplicadas en

forma consistente?

X

Situación fiscal

Existe una persona que:

- Determine los impuestos que deben causarse

- Autorice la presentación de declaraciones

- Vigile el cumplimiento de obligaciones fiscales

X

¿Se tienen calendarizadas las obligaciones fiscales y

monitoreadas su cumplimiento?

X

Las declaraciones de impuestos son:

- Preparadas con los datos de la contabilidad

- Conciliadas contra registros contable

- Presentadas oportunamente

X

Existe archivo completo y ordenado de:

- Declaraciones y comprobantes de su

presentación y/o pago

- Requerimientos fiscales

X



Efectivo


¿Existe un control adecuado sobre las entradas de efectivo

mediante recibos pre numerados, relaciones de cobranza, etc.?

X

¿Se preparan y con qué frecuencia los cortes de caja?

X

¿Todos los ingresos o cobranzas miceláneas (tales como ventas

de desperdicio, intereses sobre inversiones, etc.), son

reportados oportunamente al Departamento de Contabilidad?

X

¿Las cobranzas diarias son depositadas en el banco, intactas y

sin demora?

X

Salidas de efectivo

Existe autorización previa y por escrito de las salidas de

efectivo (en su caso)

X

Se hacen todos los desembolsos con cheques nominativos

(excepto caja chica). X

Está prohibida la práctica de expedir cheques a nombre de la

compañía o al portador, ustedes mismos, nosotros mismos, etc.

X

Los cheques anulados son debidamente, cancelados y

archivados X

Se requiere que los cheques sean librados con firmas

mancomunadas.

X

Está prohibida la firma de cheques en blanco.

X

Las cuentas de cheques se concilian mensualmente y se

investigan y registran oportunamente los ajustes que de ellas se

derivan con oportunidad.

X

Se controla la secuencia numérica de los cheques

X

Se cancelan los documentos (comprobantes) con un sello

fechador de “pagado” de tal manera que se prevenga su uso X



El pago de las facturas es aprobado por algún funcionario

responsable.

X

Se deja evidencia de la verificación de los precios de compra,

condiciones de crédito, corrección aritmética, descuentos, etc.

X

Fondos fijos de efectivo

Existe un monto máximo para cada pago

X

Los importes de los comprobantes son requisitados con tinta

(no lápiz), tanto en letra como en número.

X

Los comprobantes son inutilizados con un sello fechador de

“Pagado”, para impedir que vuelvan a usarse.

X

¿Se hacen arqueos sorpresivos? Periodicidad, resultados o

diferencias

X

Cuentas por pagar a proveedores


Se reciben estados de cuenta de los proveedores más

importantes, son conciliados, se solicitan aclaraciones y en su

caso se corren los ajustes correspondientes.

X

Se estudian y aprovechan todos los descuentos concedidos por

los proveedores X

Se cuenta con controles auxiliares y se comparan y concilian

dichos estados de cuenta contra los registros contables

X

Los documentos liquidados son inutilizados y archivados

adecuadamente X

Date post:	25-Jul-2015
Category:	Documents
Upload:	cristino-cid-cruz
View:	1,817 times
Download:	9 times

tesis terminada

Documents