Sistema de control interno para dar soporte a la conciliación
física y contable de los bienes muebles patrimoniales de la
Universidad Veracruzana
La Auditoría: Como Herramienta para la Transparencia, Calidad y Evaluación.
Ponentes:
Pastor Gerardo José Medina Reyes
Teresa García López
Gustavo Lorenzo García López
Un activo físico que posee derechos de propiedad mueble, mayores a un año de duración y
funcionalidad. Independientemente de su valor económico, representa una inversión con
respecto a la producción y/o a la prestación de servicios, dentro y fuera de los bienes inmuebles
–tales como edificios e infraestructura– propios a la organización, en los cuales radican sus
localizaciones físicas.
Bien mueble patrimonial
Planteamiento del problema
En años recientes, el único apoyo para ejecutar las actividades relativas al control de los bienes muebles patrimoniales dentro de las dependencias que conforman a la UV ha residido en los datos que han sido previamente levantados en el modulo de activo fijo del SIIU. Sin embargo,
éstos suelen presentar información poco fidedigna y acorde a los requerimientos emitidos por las autoridades que supervisan las distintas formas que adoptan sus ubicaciones.
Normatividad: institucional, estatal y
federal
Órganos fiscalizadores
Dirección de Control
Patrimonial UV (SAF)
Contexto de estudio:
Dependencia (TeleUV)
Conciliación
Revisión Verificación
LFI
LFI: Levantamiento Físico del Inventario de Activo Fijo
Dirección de Control
Patrimonial UV
Cuantificación y localización
Contraloría General y Oficina
del Abogado General
Registro contable y afectación en el
POA
Inventario manual de bienes muebles del DMA de la UV
Control de Activos Físicos Mayores de la UVBienes muebles cuyo costo o valor unitario sea igual o mayor a los treinta y cinco días
de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz
Módulo de Activo Fijo del
SIIU
Control de Activos Físicos Menores de la UVBienes muebles cuyo costo o valor unitario sea menor a los treinta y cinco días de
salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz
Diferencias en el manejo de los bienes muebles
Departamento de Medios Audiovisuales de la UV
Su objetivo radica en brindar a la comunidad servicios audiovisuales y de televisión en materia de información, soporte, consultoría y creación de productos originales orientados a la difusión y
promoción de las funciones sustantivas de la Universidad Veracruzana.
Comprende el establecimiento de los mecanismos y estándares de control distintos y complementarios a
los ya adoptados por una organización, con el fin de ayudarse a sí misma en la administración adecuada
de sus recursos para mejorar en el cumplimiento del objetivo institucional.
Fundamentos de control interno
A. Formar un dispositivo de seguridad y protección de
sus activos y/o bienes.
B. Promover la confiabilidad, oportunidad y veracidad
de sus registros contables, así como de la emisión
de su información financiera.
C. Incrementar la eficiencia y la eficacia en el
desarrollo de sus operaciones.
D. Hacer cumplir las normas, políticas y
procedimientos en sus actividades.
E. Implantar métodos, técnicas y procedimientos
innovadores que permitan desarrollar
adecuadamente sus actividades, tareas y funciones.
Tipo de estudio:
Tendrá un carácter aplicado debido a que contribuirá a solucionar un problema
específico con respecto al objeto de estudio abordado.
Se requerirá el uso de fuentes documentales y de campo, considerando que los
datos y la información se encuentran bajo constante actualización.
Debido a la falta de antecedentes previos relativos a estos bienes, el estudio
adoptará un carácter longitudinal para el análisis in situ.
Su alcance es descriptivo, debido a que dichos activos cuentan con
características relevantes a estudiar, guardando un enfoque cuantitativo.
“Establecer un mecanismo de control interno que facilite la conciliación de los datos
previamente capturados en el SIIU con respecto a aquellos que han sido verificados
físicamente a fin de obtener información fidedigna de todos los bienes muebles adscritos al
DMA de la UV”.
Objetivo de la investigación
Desarrollo metodológico
Se efectuó un análisis del sistema actual, identificando los problemas existentes, determinando
los requerimientos de información y fijando objetivos orientados al diseñó de una propuesta de
mejora que integrara los datos y estructurara los procesos inherentes al control interno de los
bienes muebles patrimoniales a través del desarrollo de los módulos e interfaces digitales
soportados por un manejador de bases de datos.
Análisis
Investigación contextual
Estudio de necesidades
Revisión de la gestión actual
Procesos susceptibles de ser mejorados
Delimitación del sitio de estudio
Identificación PEPSU
Requerimientos de información
percibidos
Reconocimiento del sistema de
información actual
Diseño
Establecimiento de módulos y sus
relaciones
Creación de interfaces
Fijación de objetivos
Elaboración de reportes
Objetivos específicos:
Almacenar datos e información adicional a la que proporciona el módulo de
activo fijo del SIIU con respecto al registro y control de los bienes muebles.
Incluir datos e información de otros bienes muebles, compatibles con los
campos contenidos en el módulo de activo fijo del SIIU.
Simplificar el proceso de los levantamientos físicos del inventario de bienes
muebles patrimoniales.
Emitir los reportes necesarios, distintos y complementarios a los que ofrece el
módulo de activo fijo del SIIU para el manejo de los bienes muebles.
“Proponer un sistema de información que mejore y facilite los procesos relativos a la
gestión de los bienes muebles que conforman el patrimonio del DMA de la UV”.
Objetivo del sistema de control interno
Catálogo general
Fecha de catálogo
Imagen
Firmas
Identificador
Vale de salida
Características
Origen
Verificaciones físicas
Número de resguardo
Fecha de ubicación
Usuario
Condición
Observación
Usuario DMA
Cargo
Status de contratación
Ubicación
Usuario
Clave de dependencia
Dependencia
Localización física
Dependencia
Clave de zona
Zona
Localización física
Usuario UV
Número de personal
Contratación
Documentación
Fecha de objeto
Objeto
Comentario
Sistema
de Control
Interno
Maestra de registro
Fecha de adquisición
Etiqueta permanente
Descripción
Marca
Modelo
Serie
Etiqueta original
Cuenta agrupadora
Cuenta de activo
Proveedor
Pedido
Clave de factura
Folio de factura
Monto
Garantía
Vida útil
Campos base adquiridos del módulo de activo fijo del SIIU
Campos para el diseño de la propuesta del sistema de control interno
Financiamiento
Cuenta agrupadora
Cuenta de activo
Proveedor
Pedido
Clave de factura
Folio de factura
Monto
Garantía
Vida útil
Estructura modular propuesta
10_objeto
PK,FK1,I1 etiq_perm
PK fecha_obj
objeto
coment
99_marca
PK marca
99_modelo
PK,FK1,I1 marca
PK modelo
10_ubicacion
PK No_resg
PK,FK1,I1,I2 etiq_perm
PK fecha_ubic
PK,FK4,I5 usuario
FK3,I4 loc_fisica
FK2,I3 condicion
observ
FK3 depend
99_origen
PK origen
I1 clave_origen
00_bienes_muebles
PK etiq_perm
fecha adq
fecha_cat
imagen
firmas
I6 identificador
vale_salida
descrip
FK2,I3 marca
FK2,I3 modelo
serie
caract
etiq_orig
FK3,I1,I4 origen
FK1,I2 cuenta_agrup
FK1,I2 cuenta_activ
I7 proveedor
pedido
I5 clave_fact
folio_fact
monto
garantía
vida_útil
99_usuario
PK usuario
num_pers
contratación
cargo
Activo
99_condicion
PK condicion
I1 clave_condicion
99_zona
PK zona
I1 clave_zona
99_cuenta_activ
PK,FK1,I1 cuenta_agrup
PK cuenta_activ
I2 clave_cuenta_agrup
I3 clave_cuenta_activ
99_cuenta_agrup
PK cuenta_agrup
I1 clave_cuenta_agrup
99_depend
PK depend
I3 clave_zona
I2 clave_depend
FK1 zona
99_loc_fisica
PK,FK1 depend
PK loc_fisica
I2 clave_loc_fisica
Diagrama entidad-relación para el sistema propuesto
Resultados preliminares
Se ubicaron más de 129 (de 428) bienes
muebles de control mayor, adscritos al
departamento, de los cuales 100 ya cuentan
con un resguardo signado por su usuario
actual.
Fueron registrados poco más de 202 bienes
de control menor, de los cuales 40 ya
cuentan con resguardo signado por el
usuario actual y 168 ya tienen una etiqueta
de identificación.
El sistema cuenta con más de 511
actualizaciones de verificaciones físicas
para un total de 644 bienes.
Hasta ahora, se han incorporado poco más
de 480 documentos digitales que han
permitido complementar la información de
106 bienes muebles incorporados al
patrimonio del DMA de la UV.
Control mayor 68%
Control menor 32%
Consideraciones
Formalizar todos aquellos mecanismos y
procesos complementarios.
Trazar rutas de rastreo para facilitar las
verificaciones físicas.
Concientizarse del grado de
responsabilidad y de las implicaciones que
conlleva no contar con la información
actualizada.
Ponerlo en marcha dentro de otras
dependencias de la institución.
Alcanzar la sincronización y
compatibilidad con el SIIU.
Ampliar el rango de uso para las
dependencias interesadas en homologar
sus procesos de control.
Proteger la integridad de los datos y de la
información recuperada o recopilada.
Continuar perfeccionando las interfaces
en función de las necesidades de los
usuarios administrativos.
Mejorar la plataforma técnica del sistema.
Conclusiones
Conveniencia
Contribuirá, a corto plazo, en la solución del control de los bienes muebles patrimoniales.
Implicaciones prácticas
Se buscará hacer eficientes los tiempos de respuesta a las solicitudes de información y
generar confiabilidad para el control de bienes muebles.
Valor teórico
Promoverá la interdisciplinariedad a través de los conceptos manejados por la informática,
la contabilidad y el derecho.
Utilidad metodológica
Se propone un referente metodológico para la obtención futura de la información y para el
manejo de los bienes muebles con alcance institucional.