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Introduccin

Gua de Aprendizaje

Tema 1Comunicacin EmpresarialOrganizacin como sinnimo de EmpresaComunicacin EmpresarialTipos de ComunicacinConceptos Afines Proceso ComunicativoEfectividad del Proceso ComunicativoFunciones de las Comunicaciones EmpresarialesClasificacin

Tema 2Relaciones PblicasElementosComunicacin en las Relaciones PblicasMedios masivosDepartamento de Relaciones PblicasFunciones de las Relaciones PblicasPerfil del Relacionista Pblico



Introduccin

Comunicacin Empresarial

El eje fundamental de las relaciones de los seres humanos es la comunicacin, y si la comunicacin interpersonal es vital para el entendimiento mutuo y de afianzamiento de lazos afectivos, no es menos importante la comunicacin empresarial puesto que la empresa como unidad esta conformada por perso-nas.

Toda accin comunicativa tiene como finalidad la persuasin y para persua-dir es necesario poner en juego tres formas consideradas obligatorias por los clsicos griegos.

La primera el Ethos, la tica, la fuerza moral; el Logos, la coherencia en la argumentacin; el Pathos, la pasin, la emotividad.

Si uno de estos elementos falta, la comunicacin no tendr la contundencia ni la fuerza necesaria para persuadir, para mover voluntades. La verdadera comunicacin se establece en doble va.



Gua De Aprendizaje

Semana 3

Felicitaciones!

Ya Hemos Escalado Dos Eslabones

El individuo como ser social tiene la necesidad de comunicarse y como profe-sional es indispensable explotar esas habilidades para poder desempearse en el campo laboral, con empata y eficiencia para llevar a cabo da a da las ta-reas de la gestin administrativa de las organizaciones.

La interaccin nos fortalece, ya conformamos grupos , experimentamos un poco sobre el trabajo en equipo , liderazgo y toma de decisiones.Es el momento de llevar a la prctica nuestros conocimientos sobre:

La Comunicacin Empresarial

Veamos pues las actividades que debemos desarrollar en el transcurso de esta semana:

Realizar las lecturas de los textos propuestos sobre:

Las comunicaciones empresarialesLas Relaciones Pblicas

Elaborar los siguientes informes:

Presentar un informe a su tutor, mximo y mnimo de tres hojas por tema, so-bre las lecturas realizadas

Con base en los temas estudiados en la presente semana y lo investigado por usted efecte las siguientes actividades:



Redacte el texto de una noticia para promover los servicios de la empresa EVENTOS NUEVO MILENIO, para ser emitida por radio durante 30 segundos.

Elabore una tarjeta de invitacin para el lanzamiento de un nuevo paquete de servicios de la misma empresa.

prepare una conferencia de cinco (5) minutos para promover la imagen corpo-rativa de la empresa eventos nuevo milenio

no olvide enviar a su tutor mediante correo electrnicolas actividades propuestas, ademas sugerimos complementar su estudio reali-zando las siguientes lecturas:

La sugestin de la palabratexto las nuevas tcnicas de comunicacinRelaciones con el grupo y su gestinautor: Mauricio dambra

la naturaleza de la comunicacin y la opinin pblica captulo 2 relaciones pblicas modernas autor john e. marston pg. 9- 18 19-21 editorial mc. graw hill

profundice sobre el tema los medios masivos de la comunicacin.



Tema 1

Comunicacin Empresarial

An cuando el tema de la comunicacin fue tratado anteriormente, es necesa-rio abordarlo aqu, desde la perspectiva organizacional.La comunicacin empresarial descansa sobre tres conceptos fundamentales:Organizacin, informacin y comunicacin.

Organizacin como sinnimo de empresa

Organizacin de una empresa: Se considera organizacin el proceso median-te el cual se logra coordinar el trabajo de grupos de funcionarios junto con los recursos y elementos necesarios para desarrollar eficazmente las actividades de una empresa.Organizacin formal: Es la organizacin oficial en la que se establecen clara-mente objetivos, metas y relaciones donde cada grupo de empleados tienen establecidas sus funciones.Organizacin: Es Seleccionar y agrupar sus actividades. Determinar a cada grupo funciones especficas. Asignar a cada grupo administradores que super-visen, coordinen y respondan por el trabajo. Cambiar e intercambiar las activi-dades de los grupos.

La informacinSurge como el antdoto contra la incertidumbre Esto significa que en primer lugar, debe haber unos patrones establecidos para generar informacin en si-tuaciones perfectamente estructuradas y predecibles y adems, la intencin de reducir efectivamente esos niveles de incertidumbre, mediante la informacin. Son ideas muy relacionadas pero diametralmente opuestas. A medida que la informacin aumenta los niveles de incertidumbre disminuyen y viceversa.

La comunicacinToda informacin no necesariamente contiene un valor comunicativo, pero toda comunicacin si contiene informacin. Para que exista comunicacin la infor-macin debe ser traducida a un cdigo simblico comn para las partes com-



prometidas, as como las asociaciones entre los smbolos y su referentes deben ser compartidas. Los referentes nombrados por los smbolos son los objetos o situaciones dadas, los acontecimientos, las personas, sentimientos reales formados por el signifi-cante que es el objeto en s y el significado que es la representacin mental.Cuando las personas comprometidas en el proceso comunicativo realizan aso-ciaciones similares entre los elementos del smbolo, tendrn mayor xito en su comunicacin, pero cuando estas asociaciones difieren, la comunicacin efecti-vidad.Cada persona interpreta un evento de manera diferente y selecciona los est-mulos ms compatibles con su personalidad, sus experiencias, modo de vida, conocimientos y expectativas, debido a que los significados estn en las perso-nas y no en los mensajes. En este orden de deas, las palabras por s mismas carecen de significados y ms bien estos le son asignados por las personas.La comunicacin es informacin, porque adems de reducir los niveles de incertidumbre para el futuro, permite desarrollar perspectivas respecto a la manera como debemos comportarnos socialmente. La comunicacin es ms especfica que la informacin porque precisa de patrones comunes para expre-sarse con smbolos compartidos, fcilmente identificables y que posibilitan la comprensin del mensaje y por ella niveles de respuesta y procesos de retroa-limentacin.Una situacin nueva implica potencialmente un alto grado de Incertidumbre, porque no existe manera de predecir cuales patrones establecidos se recono-cern y sirven para generar la informacin y al mismo tiempo qu probabilidad existe de que sta genere otra y as sucesivamente. Esta probabilidad de ocu-rrencias genera mayor incertidumbre. lo que adems le otorga mayor valor a la informacin, porque entonces el mensaje ya no solamente abarca el significado de lo que se dice sino de lo que se podra decir. En otras palabras, en esta re-lacin se asocia la cantidad de informacin comprometida en el mensaje con la cantidad de conocimiento que lleva su contenido.

Comunicacin EmpresarialConjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una orga-nizacin y entre sta y el medio externo.Una disciplina cuyo objeto de estudio es la forma como se desarrolla el fen-meno comunicativo dentro de la organizacin y entre ella y el medio externo.



Un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se cruzan entre los miembros y dependencias de la organiza-cin y entre ella y su medio. Tambin est destinado a influir en las opiniones, conductas, actitudes de los pblicos interno y extemo de la organizacin, con el fin de que se cumplan mejor y rpidamente sus objetivos.La comunicacin es aquel proceso en el cual existe un intercambio de ideas, es aprender, conocer, compartir lo que se sabe y lo que se siente.Tambin es la expresin que utiliza el ser humano para transmitir experiencias, sentimientos, etc.

Objetivos

Establecer relaciones, y darnos a conocer como ser sociableAyuda a resolver diferenciasExpresar opiniones, sentimientos y experiencias,Lograr relaciones interpersonales satisfactorias

Por lo tanto, la comunicacin sin duda, es la habilidad que ms se debe desa-rrollar tanto en los lderes como en sus seguidores. Es el proceso bsico que facilita la interdependencia del sistema total y esta compuesta por un conjunto de canales concedidos para aportar, seleccionar, analizar, y tomar decisionesLa comunicacin empresarial es la que ocurre dentro de una organizacin o un mismo ambiente. En un ambiente empresarial hoy en da existe la incapaci-dad de colocar a las personas en la situacin de compartir lo verdaderamente humano.

Escuchar las peticiones, quejas y sugerencias de los seguidores no se traduce necesariamente en la obligacin de darles una respuesta afirmativa, sino de entender una necesidad emocional. Cuando alguien va acumulando molestias, confusiones, frustraciones e inconformidades, tarde o temprano deber la per-sona encargada de la seccin empresarial liberar la presin que esta les ocasio-na, si esto no s solucionado a tiempo la organizacin corre el riesgo de sufrir grandes trastornos a nivel laboral y productivo. En la empresa surge la necesidad de que los empleados ventilen y expresen todo aquello que les molesta o necesitan. Hay que tener cuidado de no engan-charse emocionalmente con los trabajadores pero tampoco dejar de llevar un dilogo afectiva y emocionalmente correcto.



Convencimiento y negociacin: Una de las habilidades que todo superior debe desarrollar es la de generar territorios comunes en los que pueda construir alianzas y consensos, toda vez que en cualquier relacin humana s interacte con personas que tienen valores, metas y puntos de vista diferentes.

Tipos De Comunicacin

En una empresa existen varios tipos de comunicacin vamos a ver algunos de ellos:Sensibilizacin:en los trabajadores se desarrolla una alerta particular frente a su entorno y al manejo de las consecuencias de las decisiones tomadas. la sensibilizacin se refiere a la percepcin macroscpica de la vida empresarial, como ocurre con la intuicin cosas que se deben manejar en este ambiente a su mxima expresin para evitar el fracaso organizacional.Informal: se manejan emociones y sensaciones que surgen en forma espontnea, se usa en la comunicacin horizontal y en los grupos informales no esta controlada por los ejecutivos y satisface la necesidad de interactuar sin usar un canal for-mal transmitiendo mensajes en forma explcita y no sigue un conducto regular.Formal:es la que ofrece mensajes oficiales que se presenta generalmente por escrito y en direccin vertical siguiendo un conducto regular. ejemplo: memorando. cartas, informes, correos electrnicos.Ascendente: se dirige de inferior a superior ejemplo: operario a supervisorDescendente:se dirige de superior a inferior ejemplo: supervisor a operarioLineal: es la que se dirige hacia un mismo rango. Ejemplo: supervisor a super-visorAsertiva: Comportamiento que asume la persona abiertamente en forma directa y ho-nesta ante una situacin. Se utilizan palabras para comunicar lo que piensa y se siente haciendo preservar su derecho sin daar al otro.



El objetivo es ser libre en toda la extensin de la palabra. La libertad es un derecho natural de la persona sin importar la edad, el sexo, o cualquier otra di-ferencia. Gracias a la libertad podemos realizar aspiraciones, un mejor nivel de vida, formar hijos para que aprendan a tomar mejores decisiones, buscar un lugar adecuado de vivencia, participar de manera afectiva en la sociedad; todo esto es necesario para trasladar los valores a nuestro lugar de trabajo desem-pendonos perfectamente en nuestro campo teniendo en cuenta que refleja-mos nuestras emociones y sentimientos en todas y cada una de las cosas que realizamos.

Comunicacin Oral: Todas aquellas comunicaciones orales que se producen dentro de la empresa; cuyo contenido de carcter profesional, como por ejemplo las estrategias de mercado, la poltica de precios o el lanzamiento de un nuevo producto, deben ser confidenciales. La comunicacin personal as como la utilizacin de equi-pos, para la transmisin de informacin deben tener un carcter estrictamente privado y confidencial. La revelacin y el descubrimiento son un delito con-templado en la constitucin.Las comunicaciones orales dentro del mbito de la empresa son las siguientes:Directa: El emisor y el receptor intervienen alternativamente. En los tipos de comunicacin esta la fsica donde se maneja la entrevista, una reunin etc.Diferida: Transcurre un tiempo desde que el emisor enva el mensaje y el re-ceptor lo recibe por medio de un contestador automtico, buzones de voz, etc.Externa: Se realiza entre dos o ms personas que no pertenecen a un mismo mbito como las comunicaciones con proveedores, clientes, organismos oficia-les, etc.Pero tambin intervienen dependiendo el nmero de personas:Individual: Cuando el emisor y el receptor son solamente una persona como por ejemplo: una reunin entre jefes de mantenimiento y el jefe de personal.Colectiva: Cuando interviene un grupo de personas como por ejemplo el deba-te, una conferencia, etc.

Acepciones:Una definicin de Comunicacin Empresarial contiene tres acepciones:Primero que todo es un fenmeno que se da naturalmente en toda organiza-cin, debido a que es el proceso social ms importante y consustancial a toda forma de relacin humana. Constituye el total de mensajes que intercambian



entre s y en medio, los integrantes de la organizacin.Este conjunto de mensajes se intercambia en todos niveles y de diversa ma-nera, a travs de canales interpersonales o de medios de comunicacin esta-blecidos. Puede emplear canales no verbales, utilizar estructuras formales y no formales de la organizacin, viajar en forma horizontal, vertical o diagonal a travs de la pirmide organizacional circular dentro de ella o sale de sus fron-teras.

La segunda acepcin considera la comunicacin organizacional como una disci-plina cuyo objeto es estudiar la forma cmo se da el fenmeno comunicativo al interior de la empresa, en la empresa con el medio y entre empresas.La tercera acepcin aborda la comunicacin como un conjunto de tcnicas y actividades orientadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes cruzados entre los miembros de la organizacin y de sta con su medio. Tambin ver como influye en las opiniones, actitudes y conductas del pblico. Estas tcnicas y ac-tividades deben partir de la investigacin porque es a travs de ellas como se conocen mejor los problemas y necesidades. As ser ms provechoso el resul-tado de los programas establecidos.

Conceptos Afines A La Comunicacin Em-presarial

Comunicacin interna. Conjunto de actividades comunicativas efectuadas al interior de la organizacin para la creacin y mantenimiento de las buenas relaciones con y entre sus miembros, por medio del uso de diferentes medios de comunicacin que los mantienen informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos de la organizacin. Comunicacin externa. Conjunto de mensajes emitidos por la organizacin ha-cia los diferentes pblicos externos, encaminados a mantener y/o mejorar sus relaciones con ella; tambin a proyectar una imagen favorable o remover sus productos o servicios.El sistema compartido de smbolos referentes es indispensable para la comu-nicacin. Esto implica un intercambio de smbolos comunes porque debe haber un grado mnimo de experiencia comn y de significados compartidos.



La comunicacin fracasa cuando se dan suposiciones errneas entre los comu-nicantes respecto del significado de los smbolos, debido a que estos son rela-tivos, lo que posibilita la interpretacin subjetiva. Cada persona interpreta una situacin de manera diferente, obedeciendo a estmulos relacionados con sus aprendizajes, personalidad y expectativas.Dicho de otra forma, las palabras que describen los hechos no tienen significa-dos en s mismas; son las personas quienes le asignan los significados.La comunicacin es informacin porque como ya se dijo, permite reducir los ni-veles de incertidumbre acerca del futuro y tambin permite buscar alternativas respecto a la forma como debemos comportarnos socialmente.

Proceso Comunicativo

Comprender la importancia de la comunicacin efectiva exige un sincero deseo de querer llegar al otro; de participarle nuestros pensamientos, sentimientos, emociones y sueos con la firme conviccin de que seremos escuchados y as satisfacer la necesidad vital de comunicarnos y relacionarnos. El proceso comunicativo puede considerarse como un circuito donde cada uno de los elementos que intervienen lo hacen dinmico y flexible. Veamos el si-guiente esquema:

Emisor:Es la fuente desde donde se origina el mensaje que puede ser una persona, una organizacin, o gobierno; naturalmente que al interior de cualquier orga-nizacin son los individuos quienes son los responsables del proceso comu-nicativo. Es la persona quien genera sus ideas y pensamientos donde refleja su forma particular de pensar, sentir y ser y especialmente sus propsitos al comunicarse. De esta fase inicial se desprende el segundo elemento.



Es importante que el emisor rena algunas caractersticas que son importantes a la hora de expresar el mensaje:Desear y necesitar establecer el proceso comunicativoSituarse en el contexto del receptor; es decir, saber sobre los intereses. motivaciones y expectativas del receptor.Generar y organizar sus pensamientos para crear un mensaje de acuerdo con un cdigo o lenguaje compartido.Crear un ambiente agradable de tal manera que la emisin del mensaje fluya efectivamente. Manifestar el mensaje en forma clara para que sea comprendi-do y de esta forma, posibilite la respuesta.Mensaje:Es el estmulo que la fuente trasmite al receptor, traducido en ideas que refle-jan pensamientos o sentimientos o necesidades por comunicar. El mensaje esta compuesto de smbolos que tienen significado comn para los participantes del proceso comunicativo. El cdigo es la traduccin de la idea ya concebida en una forma de mensaje apropiado y conocido por ambos a la hora de ser transmitido. No solamente las palabras son el smbolo compartido y el idioma o lenguaje empleado es el cdigo. Existe proceso comunicativo corpo-ral y gestual, en un evento de comunicacin cara a cara. La decodificacin es entonces los significados compartidos que se tienen de tales expresiones. El mensaje debe reunir requisitos de credibilidad, oportunidad, claridad, utilidad, pertinencia, coherencia y continuidad.Canal:Es el vehculo que transporta el mensaje de la fuente al receptor. Constituye el eslabn fsico entre el emisor y el receptor. Pueden ser los medios de comuni-cacin masiva y medios interpersonales.Los medios de comunicacin masiva posibilitan que un mensaje llegue a un gran nmero de receptores en forma simultnea. Los canales interpersonales que exigen un intercambio directo entre fuente y receptor, casi siempre cara a cara o a travs del telfono u otro equipo de comunicacin.Perceptor. Es el objeto de la comunicacin, por ello las teoras modernas de la comunicacin sostienen que el perceptor es el elemento fundamental de la comunicacin. Si no hubiese perceptores a que fin elaborar mensajes, situarse en un contexto compartido, buscar un cdigo comn y esmerarse por hilar los significados? El perceptor es una persona, un gobierno, una organizacin.As como la fuente es la responsable de codificar el mensaje, el perceptor es el encargado de decodificar el mensaje; es decir, interpretarlo. As como la codi-



ficacin supone hablar y escribir, la decodificacin implica leer y escuchar.Algunas caractersticas que debemos reunir como perceptores:Abrir la mente positivamente al mensaje que llegar, sin prevenciones ni pre-juicios.Encontrar aspectos interesantes del mensaje, desarrollar la atencin y concen-tracin para no perder ideas importantes de mensaje, sintonizarse con la fuen-te y buscar significados comunes. Evitar formarse opiniones sobre el emisor, que puedan restarle objetividad a la comunicacin. Es necesario centrarse en el tema del mensaje propiamente. Juzgar el contenido del mensaje y no al perceptor Aportar al emisor ideas relacionadas con el mensaje e indicarle con actitudes positivas la importancia del mensaje.Retroalimentarlo en forma crtica y positiva hacindole entender con nuestra postura, gestos y preguntas que lo que nos dice es importante.Retroalimentacin. Es la respuesta del perceptor con respecto al mensaje reci-bido.La Retroalimentacin: Es importante para la fuente, pues con ella puede modificar los mensajes pos-teriores, lo que permite que retroalimentar sea un proceso dinmico y bidirec-cional. La retroalimentacin puede ser positiva o negativa. Cuando es positiva la comunicacin gana en efectividad. Cuando es negativa puede llegar a ser mucho ms efectiva, porque posibilita las correcciones y situarse en el curso de accin adecuado. Al interior de las organizaciones, la deficiente retroalimentacin repercute en varias formas: descensos en la productividad, mala calidad de la produccin, aumento del ausentismo del personal, falta de coordinacin y conflictos inter-nos.

Efectividad en el proceso comunicativo

Los efectos de la comunicacin surgen como resultado de la transmisin de los mensajes. El trmino comunicacin efectiva se refiere a los cambios en el com-portamiento del perceptor, intencionalmente provocados por la fuente.Resulta evidente que la efectividad del proceso comunicativo es responsabili-dad de los participantes, pues el eficiente desempeo de cada uno es funda-mental, as como factores de orden personal, organizacional externo e interno



que lo afectan negativamente. Es importante entonces cuidar que el proceso comunicativo rena las condiciones adecuadas para que se realice eficiente-mente y se logren los propsitos de efectividad cuidadosamente planeados por la fuente.La comunicacin organizacional debe cuidar aspectos esenciales como son: Planear con todo cuidado los mensajes por trasmitir, cuidando las palabras, los conceptos y sus significados.Utilizar sistemas de codificacin del mensaje, comprendidos en un contexto comn. Determinar claramente los objetivos que persigue la comunicacin. Establecer la oportunidad y pertinencia de la comunicacin antes de lanzar los mensajes.Evitar dar rodeos para transmitir el mensaje. Este debe expresarse en trmi-nos de claridad y coherencia para su correcta interpretacin.Reforzar el mensaje con actos relacionados con el mismo.

Funciones De Las Comunicaciones Empre-sariales

La funcin significa la contribucin a fin de mantener la estabilidad o equilibrio de la organizacin. Estas funciones pueden mirarse desde dos enfoques: Uno, dentro del contexto de la relacin entre el superior y el subordinado, en razn del trabajo, los procedimientos organizacionales, la internalizacin de la cultura corporativa, su filosofa organizacional y la misin.

Otro, en la totalidad de la organizacin donde se establecen cuatro funciones generales.

Funcin de produccin:Cuando la comunicacin empresarial cuida la eficiencia racionalizada y cuidador programacin de actividades, bienes y servicios. Se orienta hacia la produc-cin. Por ejemplo, mensajes sobre presupuestos, materias primas, procesos de produccin, control de calidad, etc. Los mensajes informan a los empleados sobre cmo realizar su trabajo, incluyen actividades de capacitacin, estableci-miento de objetivos, resolucin de problemas, sugerencias y otros. Esta fun-cin implica actividad de comunicacin relacionada directamente con la realiza-



cin del trabajo como objetivo central de la organizacin.

Funcin de innovacin:Idea, prctica, sugerencia y objetivo que se precisan como nuevos dentro de la organizacin. Provoca una reaccin especfica en razn de lo novedosa que ella se perciba dentro del contexto. Se habla de dos clases de innovaciones, en el campo empresarial:Innovaciones en la organizacin. Son aquellas que requieren un cambio en el comportamiento de cada empleado. Este cambio no obedece a la imposicin organizacional sino que se gesta en el interior de la persona como resultado de una necesidad de mejoramiento y de una actitud de compromiso consigo mis-mo y con la empresa, a la cual siente que pertenece. Ejemplo, conformacin y la participacin de crculos de calidad, conformacin de equipos de trabajo para analizar y resolver situaciones que afectan a todos, entre otras.Innovaciones de la organizacin. Se adoptan como resultado de decisiones de la empresa; ejemplo la creacin de un nuevo departamento o la fabricacin de un. nuevo producto. Cambia la organizacin general, no exactamente las per-sonas involucradas en los procesos.

Funcin de mantenimiento: Es aquella que afecta el mantenimiento de la autoestima de los individuos dentro del clima de las relaciones interpersonales con los dems miembros del grupo, as como el mantenimiento de las funciones de produccin e innovacin.Las actividades comunicativas en esta funcin estn dedicadas a la socializa-cin de las personas que trabajan. Esta funcin se ocupa de la informacin y confirma la relacin de la persona con el ambiente fsico donde se desenvuelve. Confirma tambin la opinin de la persona como competente, valioso. Esta fun-cin es integradora y acrecienta la autoestima.

Clasificacin De Las Comunicaciones Em-presariales

Bsicamente las comunicaciones empresariales, se clasifican en internas y ex-ternas. De esta clasificacin, se parte para todas las dems.



Comunicaciones Internas:

Conjunto de actividades comunicativas efectuadas por la organizacin, para la creacin y el mantenimiento de las buenas relaciones con y entre sus miem-bros, mediante el uso de diferentes medios de comunicacin que los mantienen informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos empresariales. Son verbales (instrucciones, rdenes, sugeren-cias, charlas, conferencias y otras) y escritas (comunicados, circulares, tarje-tas, peridicos, revistas, entre otros).

Comunicaciones Externas:

Conjunto de mensajes emitidos por cualquier organizacin a sus diferentes pblicos externos, a travs de los medios masivos de comunicacin, enca-minados a crear, mejorar o mantener relaciones con ellos, recobrar la buena voluntad, incrementar su prestigio institucional y promover sus productos o servidos. La funcin principal de entablar y mantener la comunicacin externa le corresponde al Departamento de Relaciones Publicas de la organizacin.

Tema 2

Relaciones PblicasConjunto de actividades y programas de comunicacin persuasiva efectuados por cualquier organizacin, para crear y mantener buenas relaciones con sus diferentes pblicos externos y para proyectar ante ellos su imagen favorable.Existen otras definiciones de relaciones pblicas importantes de tener en cuen-ta:Las relaciones pblicas constituyen el arte para lograr que la compaa resulte agradable a sus empleados y clientes y, a la vez que genere respeto.Las relaciones pblicas consisten en descubrir lo que al pblico le gusta sobre la empresa y mejorarlo an ms; descubrir lo que a la gente le disgusta sobre



la empresa y superar las deficiencias.

Segn Marston Las relaciones pblicas son la funcin gerencial que evala las aptitudes pblicas, identifica las polticas y procedimientos de una organizacin con el inters pblico, y ejecuta un programa de accin - comunicacin - para ganar aceptacin y entendimientos pblicos.

Elementos

En este concepto se explicitan elementos importantes para tener en cuenta como son:Funcin Gerencia: Polticas y Procedimientos, investigacin y accin. Estos elementos indican que las relaciones pblicas son parte fundamental de la naturaleza de la organizacin. El trmino inters pblico tambin es importante porque traduce el intento de hacer que las acciones resulten atractivas para l y que no se intente engaar. Las relaciones pblicas son comunicaciones bilaterales que contribuyen a la creacin de las polticas, por lo tanto las explica, difunde, promueve y defiende ante el pblico para asegurar el mutuo entendimiento y la buena voluntad.Las relaciones pblicas son utilizadas con mucha frecuencia como una actitud defensiva, para compensar los errores de la gerencia en su trato con el pbli-co. Cuando se presenta una situacin de crisis; como por ejemplo, huelgas, demandas o investigaciones, la gerencia recurre a la accin de las relaciones pblicas para mediar y hallar una solucin. Esta estrategia de intentar superar la opinin pblica desfavorable, es llamada la alarma de fuego.Es importante anticipar puntos problemticos por medio de la planeacin, en-fatizar en las prcticas preventivas de las relaciones pblicas, porque las rela-ciones pblicas por s solas no logran captar toda la confianza y el respeto del cliente. El prestigio empresarial no se adquiere de la noche a la maana, sino que es preciso emprender una accin sistemtica y planificada de comunicacio-nes empresariales. Es por ello que las relaciones pblicas no son ni el sustituto de la gerencia, ni la cura milagrosa para las malas polticas y la falta de calidad en productos y servicios.

En las actividades de relaciones pblicas la comunicacin tiene como objetivo la persuasin y por ello sta debe ser el resultado de la actividad de las relacio-



nes pblicas. El pblico generalmente tiene conciencia de esta intencionalidad, lo que no necesariamente entraa hostilidad y desconfianza de los clientes. Por el contrario, si el proceso comunicativo genera confianza se obtiene una efectiva accin de persuasin.La credibilidad posibilita la persuasin en la medida en que el comunicador comparta antecedentes o experiencias comunes con el pblico. Los testimonios y los ejemplos tambin contribuyen a lograr la persuasin del pblico. El tes-timonio. la evidencia y la prueba son elementos valiosos para persuadir, pero la argumentacin no ser todo lo vlida que se pretenda, si el comunicador no tiene credibilidad, porque los receptores tienden a creer aquello todo que con-cuerda con su informacin previa y dudan de todo lo que sea contrario a ella.Son mensajes emitidos por los diferentes medios de comunicacin masiva que buscan promover o aumentar las ventas de los productos o servicios de la or-ganizacin.

Las Comunicaciones En Las Relaciones P-blicas

La comunicacin es el proceso de transmitir y compartir significados entre las personas. La persona es un ser social que necesita de la comunicacin para interactuar con los grupos.En relaciones pblicas la comunicacin se refiere al proceso que hace posible la interaccin de las personas con los grupos sociales respecto de los hechos, el grupo social como tal y sus relaciones, para llegar a un entendimiento mu-tuo.

ClasificacinEn relaciones pblicas, las comunicaciones se clasifican desde dos puntos de vista: El primero, segn su origen en internas y extemas. Segundo, segn su intencionalidad, en formales e informales.

A su vez, la comunicacin interna puede ser formal o informal.La comunicacin externa necesariamente debe ser formal.La comunicacin interna se genera y fluye al interior de toda la organizacin. Cuando es informal pude ser portadora tanto de buenas como de malas noti-



cias, instrucciones, rdenes, sugerencias, comentarios positivos y opiniones favorables; pero en ocasiones son portadoras de chismes, rumores mal inten-cionados e informacin tergiversada que crean malos entendidos, mala volun-tad, incomprensin y desconfianza. Relaciones Pblicas y Gerencia deben aprovechar la comunicacin informal para desvirtuar los rumores, conjurar las reacciones negativas y aclarar situa-ciones generadas por polticas ambiguas y comunicacin a medias, La comunicacin interna formal se realiza en dos sentidos: vertical y horizon-tal. En sentido vertical, sigue la cadena de organizacin de mando y autoridad de arriba hacia abajo y de dependencia, de abajo hacia arriba. La horizontal, fluye entre directivos, supervisores, coordinadores y jefes de grupo que pertenecen a un mismo nivel jerrquico.Las comunicaciones externas son de carcter estrictamente formal y se sos-tienen con el macroentorno, es decir, todas las organizaciones con las cuales establece vnculos, incluyendo las instituciones gubernamentales y no guberna-mentales.

Medios Masivos De Comunicacin De Las Relaciones Pblicas Son todos aquellos elementos, equipos, y maneras de dirigirse a los pblicos en general, cuyo contenido comunicativo es esencialmente noticioso, de entre-tenimiento y de diversin. Prensa, radio, televisin, revistas, folletos, vallas, plegables, magazines, tarjetas de publicidad, volantes, correo electrnico, in-ternet, equipos de comunicaciones telefnicos y estaciones satelitales.Los mecanismos de comunicacin empleados por las empresas para ejercer las relaciones pblicas son publicidad y propagandaPublicidad. Divulgacin mediante los medios masivos de comunicacin de noticias, fenmenos, eventos o personajes, que tienen por objeto dar a cono-cer los aspectos ms positivos del mundo gubernamental, empresarial, poltico, econmico, social, cultural y religioso.Propaganda. Es la publicidad especfica de bienes, productos o servicios, que tiene como objetivo impulsar su comercializacin, atraer y cautivar clientes y obtener utilidades. Los medios de publicidad tradicionalmente conocidos son: Prensa que influye en la opinin pblica, se publica cotidianamente y cubre reas locales, regionales, nacionales e internacionales.



Los peridicos: apelan a los intereses especiales de cada pblico con el fin de dar a conocer productos o servicios.Revistas: Adems de publicar artculos e historias importantes editan mensa-jes, dibujos y fotos publicitarios. Son ledas y analizadas cuidadosamente por diferentes pblicos y como tienen larga vida son conservadas para futuras refe-rencias.Transmisiones por radio: La radio se caracteriza por ser un sistema de estacin retransmisora que no tiene existencia fsica que el pblico pueda ver y sentir. En cambio puede ser escuchado en diversas estaciones, de una misma forma, por los oyentes. La actividad radial apoya las relaciones pblicas y tiene la res-ponsabilidad de convertir una seal radiodifusora no material en una verdadera comunicacin a travs de mensajes y de informacin vital que la hagan efecti-vamente real.Transmisiones por Televisin. Es un medio masivo de comunicacin que trans-mite informacin y seales auditivas y de imgenes que pueden ser odas y vistas en la misma forma por muchos pblicos en distintas partes del mundo. Es ms real y vende ms debido a la influencia de las imgenes y mensajes. Su carcter repetitivo cala en la mente del pblico hasta llegar a ser de fcil aceptacin.Estos tres medios masivos de comunicacin transmiten noticias generales y de negocios, as como tambin publicidad financiera, publicidad de productos y publicidad de servicios. El objetivo de la comunicacin un sistema noticioso, es la de proporcionar in-formacin gil, veraz y oportuna. Se considera informacin porque es de una sola va.Las revistas, folletos, magazines y plegables son medios masivos de comuni-cacin propios de las relaciones pblicas, muy efectivos porque (legan directa-mente al pblico de una manera tangible y que puede consultar cada vez que lo desee.Los empleados de la empresa tambin estn comprometidos en la labor de relaciones pblicas, especialmente en el aspecto de la informacin, desde el portero, la recepcionista personal y telefnica, el grupo responsable de las re-laciones pblicas hasta la alta gerencia.La conduccin de las acciones de relaciones pblicas le compete al Grupo de Relaciones Publicas. En l se originan todas las comunicaciones que establecen relaciones con prensa, radio y televisin con el fin de entablar negocios con



otras empresas y tener contacto con sus diferentes pblicos.El correo electrnico y el Telefax: se caracterizan por la transmisin y recepcin simultnea de los mensajes. La Internet. Sistema de comunicacin e informacin computarizada a nivel mundial, que opera a travs de la tecnologa de la informtica, mediante pgi-nas Web .

Departamento De Relaciones Pblicas

El personal que conforma el Departamento de Relaciones Pblicas tiene la res-ponsabilidad de planear, organizar y ejecutar las actividades comunicativas uti-lizando medios para la comunicacin masiva y produciendo mensajes dirigido a diferentes pblicos. Debe asesorar a los ejecutivos para que puedan realizar sus labores con efectividad.El Departamento de Relaciones Pblicas tiene la responsabilidad de adminis-trar las labores propias, unificar y coordinar fundones, eliminar la duplicidad de actividades y proporcionar los conocimientos especializados esenciales para la produccin de materiales de comunicacin.

FuncionesLas principales funciones del Departamento de Relaciones Pblicas son:Interpretar para la gerencia, la opinin pblica mediante el acopio de informa-cin a travs de los medios.Concientizar a la administracin de las tendencias en pensamiento poltico, social y econmico. Presentar a la gerencia los aspectos reales de situaciones operativas que inci-den directamente en las relaciones de la empresa con sus pblicos.Disear y ejecutar previa aprobacin de la Gerencia General todos los progra-mas de Relaciones Pblicas.Todo el Grupo de Relaciones Pblicas trabaja en estrecha relacin con los eje-cutivos y directivos de la administracin para realizar eventos, preparar los medios de comunicacin e informar a los pblicos, mediante el establecimiento de canales de comunicacin que propicien las opiniones con las cuales el pbli-co expresa sus puntos de vista.



Publicidad institucional

Conjunto de mensajes emitidos a travs de los diferentes medios de comunica-cin masiva que persiguen crear en el pblico o recordarle una imagen favora-ble de su funcionamiento. Es un instrumento de las relaciones pblicas.

Es toda persona o grupos de personas, como objetivo de las relaciones pbli-cas para informar y persuadir sobre la bondad y excelencia de sus productos y servicios.Tambin se dice que pblico es el grupo de personas que tienen intereses co-munes definidos y orientados a determinadas actividades o reas de la accin empresarial y que tiene opiniones comunes sobre los aspectos propios de ellas. Cada persona se identifica con varios pblicos, cada uno de los cuales pue-de estar involucrado en el proceso de formacin de opinin sobre uno o ms temas motivos de controversia. Ejemplo: un empleado puede formar parte de un grupo tnico, familiar, de vecindario, social, poltico, educativo, profesional y afrontar problemas controvertidos, objeto de anlisis de las relaciones pbli-cas.

Opinin pblica

Es la opinin de una creencia qu tienen en comn t0 integrantes de un p-blico sobre un suceso de importancia general. Son las decisiones de grupos de personas en relacin con temas mencionados previamente identificados.El proceso de formacin de la opinin pblica se genera con opiniones indivi-duales de los miembros del grupo, cuyos puntos de vista se ven influenciados por el grupo. Por lo general despus de una controversia o debate se llega a un acuerdo.La opinin pblica es una resultante compuesta, formada por las diversas opi-niones de las personas y la interaccin individual de los integrantes del grupo. Cuando esto se produce surge una caracterstica distintiva del proceso de la opinin pblica, en trminos de un cambio muy especial llamado mente de grupo, en el cual se combinan las opiniones de los individuos de un grupo para conformar la opinin pblica.As, la opinin pblica es la expresin de todos los miembros del grupo que centran su atencin en determinado suceso.



El proceso comienza con la interaccin de actitudes individuales, fijaciones mentales y creencias relativas a un suceso. La opinin pblica es esencialmen-te el producto de una vida colectiva mental y que por proceso democrtico incluye la expresin de la mayora, incorporando tambin la expresin de las minoras.Quien forma parte de un grupo manifiesta, ciertas caractersticas en la forma de pensar y de comportarse que contribuyen a la formacin de la opinin pbli-ca.

Caractersticas De Los Grupos De Opinin PblicaIdentificacin: Se traduce en la pertenencia al grupo en trminos de significa-dos y valores.Conformidad: Descarta su opinin personal para aceptar la que prevalece en el grupo. Ella le asegura la aceptacin y aprobacin del mismo.Anonimato: Le asegura el no ser destacado cuando no est dispuesto a expre-sar sus opiniones sobre temas de controversia.Simpata: Aceptacin y entendimiento mutuo Nobleza: Se identifica por la posicin de idealismo y dignidad con que las per-sonas expresan sus puntos de vista. Conlleva tambin una dosis de orgullo.Emocionalismo: Caracterstica de los grupos cuando sus actitudes estn influi-das por los sentimientos y las emociones, Racionalismo: Cuando se sustenta las opiniones desde el ejercicio de la razn.

Actitudes Y Formacin De La Opinin PblicaPor cuanto el objetivo bsico de las relaciones pblicas es medir, analizar, e in-fluir en la opinin pblica, es necesario entonces comprender el significado de las actitudes: por qu las asumen, cmo lo hacen y el papel que juegan en el proceso de la formacin de la opinin pblica.Una actitud es la reaccin de un individuo ante un estmulo, a favor o en con-tra de una persona, organizacin o suceso. Representa la predisposicin que expresa sentimientos de aceptacin o rechazo. Las actitudes entran en receso hasta que son despertadas por una necesidad, emocin, suceso o situacin.Las actitudes pueden ser: positivas cuando inducen a una reaccin favorable; negativas, inducen a reacciones contrarias; pasivas, no se forma una opinin sobre los sucesos que inducen al grupo; activas, cuando se expresa la reaccin ante los intereses del grupo.



El pblico

Pblico InternoEs aquel que consta de las personas que ya estn conectadas con la empresa y con quienes existe una comunicacin continua de trabajo. Se tipifica como los empleados de la empresa, la familia de los empleados, los proveedores, y los vecinos de la planta.La cooperacin del pblico interno o la falta de ella dentro de la empresa afecta las actividades en trminos de ganancias o prdidas.Entre el pblico interno es importante destacar:Los empleados son el pblico interno ms importante de la compaa y por ello es necesario prestarles toda la atencin que se requiere. Cuando los em-pleados tienen pocos intereses en comn, o poco apego a la organizacin, se generan graves problemas de comunicacin que repercuten en la accin comu-nicativa externa de las relaciones pblicas. Los empleados requieren de un alto grado de estmulos y motivacin en trminos de seguridad, estabilidad laboral, reconocimiento, oportunidades, respeto y participacin.Cuando se genera comunicacin descendente entre la gerencia y los emplea-dos, suele ser efectiva porque primero, es previamente concebida y segundo, los empleados estn dispuestos a aceptarla. Por el contrario la comunicacin ascendente generada de empleados hacia la gerencia, reviste menor seguridad y se califica como dbil. Por lo general se realiza en trminos de preguntas, sugerencias y una aproximacin al dilogo. Infortunadamente esta comunica-cin no es valorada ni aprovechada por la alta gerencia y parte de ella pasa desapercibida.

Familia de los empleados. Los intereses del empleado son los intereses de su familia. Aunque sea posible que la familia no conozca mucho sobre las activi-dades del empleado en la empresa, se considera de vital importancia porque de ella depende en gran parte la felicidad, la sensatez y la productividad del trabajador. Pblico accionista: Los accionistas conforman el pblico muy conectado con la compaa debido a que: representan la mxima autoridad de la empresa, son fuente considerable de fondos adicionales para la expansin y son importantes como apoyo poltico, ya que su influencia evidente en las relaciones de la com-paa con otras empresas y entes gubernamentales. La Comunidad: Son todas aquellas personas ubicadas alrededor del sitio donde



funciona la empresa. Generalmente la empresa se dirige a ellos sistemtica-mente como los clientes potenciales que adquieren sus productos o servicios y son considerados tanto pblico interno como externo. La comunidad se siente unida a la actividad empresarial y espera de ella ingresos, estabilidad, fuentes de trabajo, participacin y a la vez es para ellos motivo de orgullo contar en su sector con empresas bien sea industriales o de servicios.Pblico Proveedor. Es aquel que le vende productos o servicios a la compaa.Pblico consumidor. Es aquel que consume o adquiere los productos o servicios que ofrece la CompaaEst compuesto por las personas que no necesariamente tienen relacin con la empresa. Por ejemplo: los educadores, los miembros de la prensa, el clero, las autoridades, entre otras.Pblico de prensa. Son aquellos que abren las puertas de la compaa hacia un mayor contacto con el resto de pblicos a travs del uso eficaz de los medios masivos de comunicacin.Pblico Educador. El pblico educador acta como legitimador de los mensajes y la comunicacin debido a la credibilidad de que goza en la comunidad educa-tiva.El Pblico Clerical. Tambin acta como legitimador de los mensajes de las re-laciones pblicas, aunque no declare esos mensajes directamente al pblico.El Gobierno como pblico. Se considera el gobierno como pblico porque sus actitudes tienen efectos concretos y directos sobre los capitales de las empre-sas y por sus relaciones con el sector empresarial privado.

Funciones De Las Relaciones Pblicas

El concepto de funciones de las relaciones pblicas se interpreta como el pro-ceso de establecer polticas pblicas, asegurar la accin sobre esas polticas y comunicar al pblico la informacin sobre las mismas, de tal manera que se realice un intercambio bilateral de informacin entre la organizacin y sus p-blicos.En este proceso cobra capital importancia el planear y el escuchar, as como la continua evaluacin objetiva de la aportacin gerencial en este intercambio, donde el principal objetivo es la creacin de la opinin pblica favorable.



Funciones PrincipalesInformacin Pblica: Sigue y analiza el desarrollo de todas las actividades em-presariales, selecciona las de inters pblico para darlas a conocer, en beneficio de ambas partes. Se vale de los medios de comunicacin masiva: fotografa, exhibiciones, prensa, radio, cine, televisin, propaganda institucional.

Publicaciones: Se recogen materiales escritos y grficos para transformarlos en diferentes publicaciones, utilizando arte, grficos e impresos.Divulgacin: Se basa en el montaje de programas y campaas, especialmente de contenido cultural que se adelantan como actos pedaggicos de formacin para exponerlos a grupos seleccionados paras realizar estas tareas.

Funciones SecundariasDocumentacin: Orienta a la empresa con respecto a las caractersticas y detalles que los directivos necesitan conocer para definir la misin y visin y reorientar los objetivos.Enlace: Organiza, atiende y desarrolla la vida protocolaria y social de la empre-sa y constituye la clave misma de las relaciones pblicas. Lo hace por medios de actos.Capacitacin:Corrige errores en el trato con el pblico y promueve el entendimiento y aplica-cin de normas del oficio. Esta funcin debe cumplirse en consonancia con los servicios y tcnicas de mejoramiento continuo del recurso humano.Circulacin. Pone en movimiento, da vida y alcance de un modo organizado y sistemtico a diferentes materiales e instrumentos de relaciones pblicas. Lo hace mediante prensa, radio, fotografa, cine, televisin y medios grficos.

Perfil Del Relacionista PblicoEl perfil del Relacionista Pblico es el siguiente:Aspectos Intelectuales:Facilidad para integrar conceptos y procesos en forma rpida y oportunaEl Capacidad de Comprensin, anlisis, sntesis, abstraccin conceptual, juicio, y discernimiento, Criterio e ingenio



Factores personales:Excelente presentacin personalEstabilidad emocional, seguridad en s mismo, seguridad en la toma de decisio-nesExcelente manejo de las relaciones interpersonales, empresariales y pblicasLealtad, discrecin y sentido de pertenencia.IntegridadEl Cultivo de valores ticos y morales

Conocimientos:El Conocimiento de la empresa.Conocimiento del Departamento de Relaciones Pblicas Formacin tcnica, tecnolgica o profesional en relaciones pblicas y reas afines. Habilidad en el manejo de las competencias comunicativas Capacidad para hablar y escribir el espaol y el inglsConocimiento y manejo de los equipos modernos de comunicacinCapacidad para la organizacin de eventos como actividad de las relaciones pblicas

La (o el) Relacinista Pblica est llamada a ocupar una posicin de asesora de la alta gerencia y adems de los conocimientos y cualidades personales debe demostrar experiencia y tambin sabidura. Debe inspirar confianza en los di-rectivos y en el pblico. Adems de los requerimientos del perfil ya enunciados, debe tener conocimientos de psicologa, economa, administracin y literatura, adems destrezas y habilidades en la radiodifusin y la publicidad

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