�
CENTRALES DE LA COSTA ATLÁNTICA S.A.
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
2
TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO I: ................................................................................................................ 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES ........................ 1
GESTIÓN CUENTAS A PAGAR ...................................................................................... 1
CANCELACIÓN DE FACTURACIÓN Y MEMORANDOS CONFORMADOS ................................ 2
FONDO FIJO ASIGNADO A LAS CENTRALES ELÉCTRICAS Y FONDO DE CAJA CHICA ASIGNADO A LAS GERENCIAS Y DIRECTORES – IMPORTES IGUALES O MAYORES A $1.000‐ 6
A. RENDICION Y REPOSICIÓN DE CAJAS CHICAS ......................................................... 6
B. RENDICIÓN Y REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS DE LAS CENTRALES .............................. 9
ANTICIPOS FINANCIEROS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES ................................................. 12
A. GENERACIÓN .......................................................................................................... 12
B. RENDICIÓN / CANCELACIÓN ANTICIPOS .................................................................. 15
FORMULARIOS ......................................................................................................... 17
FORMULARIO Nº 1 : PLANILLA CONTROL DE RECEPCIÓN .......................................... 18
FORMULARIO Nº 2 : FC – COMPROBANTE DE COMPRA‐ ........................................... 20
FORMULARIO Nº3: LISTADO DE REGISTRACIONES DIARIAS ...................................... 22
FORMULARIO Nº4: FORMULARIO DEUDAS FISCALES ................................................ 24
FORMULARIO Nº5: FORMULARIO DEUDAS SOCIALES ............................................... 26
FORMULARIO Nº6: FORMULARIO FONDO FIJO ......................................................... 28
CURSOGRAMA ......................................................................................................... 30
CAPÍTULO II: ............................................................................................................... 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES ........................ 1
TESORERIA ................................................................................................................. 1
RENDICIÓN FONDOS FIJOS DE LAS CENTRALES ELÉCTRICAS ............................................... 2
FONDO DE CAJA CHICA ASIGNADO A LAS GERENCIAS ‐ DIRECTORES .................................. 5
FONDO DE CAJA CHICA ASIGNADO A LAS GERENCIAS ‐ DIRECTORES .................................. 5
B. RENDICION Y REPOSICIÓN DE CAJAS CHICAS –IMPORTES MENORES A $1.000‐ ......... 9
C. RENDICION Y REPOSICIÓN DE CAJAS CHICAS –IMPORTES IGUALES O MAYORES A $1.000‐ ............................................................................................................................ 11
FORMULARIOS ......................................................................................................... 25
FORMULARIO Nº1: FONDO FIJO ............................................................................... 26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
3
FORMULARIO Nº2: LISTADO DE AUTORIZACION DE PAGOS INFERIORES O IGUALES A $400.000 .................................................................................................................. 28
FORMULARIO Nº3: COMPROBANTE DE PAGO INTERNO ........................................... 30
FORMULARIO Nº4: PLANILLA EXTRA CONTABLE ANTICIPOS PENDIENTES ............... 32
FORMULARIO Nº5: LISTADO DE REGISTRACIONES DIARIAS .................................... 34
FORMULARIO Nº6: PEDIDO DE ADELANTOS DE VIÁTICOS ..................................... 36
FORMULARIO Nº7: RENDICIÓN DE VIÁTICOS ........................................................... 38
FORMULARIO Nº8: PLANILLA RENDICIÓN EXTRA CONTABLE VIÁTICOS PAGADOS .. 40
FORMULARIO Nº9: PLANILLA EXTRA CONTABLE LIQUIDACIONES EN TESORERÍA .. 42
FORMULARIO Nº10: RECIBOS OFICIALES .................................................................. 44
FORMULARIO Nº11: INGRESOS VARIOS .................................................................... 46
CURSOGRAMA GESTIÓN PAGOS ............................................................................... 48
CURSOGRAMA GESTIÓN CAJA .................................................................................. 52
CURSOGRAMA PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ......................................... 56
CURSOGRAMA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA ............................................................. 59
CURSOGRAMA GESTIÓN FINANZAS .......................................................................... 62
CAPÍTULO III: ............................................................................................................. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROLES .......................... 1
SECTOR IMPUESTOS ................................................................................................... 1
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ........................................................................... 2
CURSOGRAMA ........................................................................................................... 5
CIRCUITO IMPUESTO DE SELLOS ........................................................................................ 9
CAPÍTULO IV: ............................................................................................................. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROLES .......................... 1
‐ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES‐ .............................................................. 1
COMPRAS MENORES A $ 5.000 (NO INCLUYE IVA) ............................................................. 2
FORMULARIOS ........................................................................................................... 6
FORMULARIO Nº 1 : PEDIDO DE COTIZACIÓN ............................................................ 7
FORMULARIO Nº 2 : ORDEN DIRECTA ......................................................................... 8
CURSOGRAMA CIRCUITO COMPRAS MENORES A $ 5.000 ........................................... 9
COMPRAS MAYORES A $ 5.000 Y MENORES A $ 100.000 (NO INCLUYE IVA) ..................... 13
FORMULARIOS ......................................................................................................... 18
FORMULARIO Nº 1: REQUERIMIENTO BIEN O SERVICIO ........................................... 19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
4
FORMULARIO Nº 2: PEDIDO DE COTIZACIÓN ............................................................ 20
FORMULARIO Nº 3: ORDEN DE COMPRA .................................................................. 21
CURSOGRAMA CIRCUITO COMPRAS MAYORES A $ 5.000 Y MENORES A $100.000 (NO INCLUYE IVA) ............................................................................................................ 22
FORMULARIOS ......................................................................................................... 33
FORMULARIO Nº 1: PEDIDO DE COTIZACIÓN ............................................................ 34
FORMULARIO Nº 2: ORDEN DE COMPRA .................................................................. 35
FORMULARIO Nº 3: ACTA DE APERTURA .................................................................. 36
NORMATIVA APLICABLE ........................................................................................... 38
NORMAS PARA LAS CONTRATACIONES .................................................................... 39
CURSOGRAMA CIRCUITO DE CONCURSO DE PRECIOS ........................................... 40
SERVICIOS INTERNOS ...................................................................................................... 48
CURSOGRAMA CIRCUITO DE SERVICIOS INTERNOS ............................................... 49
CAPÍTULO V: .............................................................................................................. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROLES .......................... 1
‐MESA DE ENTRADAS‐...................................................................................................... 1
MESA DE ENTRADAS .......................................................................................................... 2
CURSOGRAMA CIRCUITO DE MESA DE ENTRADAS ................................................. 7
CAPÍTULO VI: .............................................................................................................. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES ........................ 1
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN ............................................................................. 1
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ........................................................................... 2
GESTION COMPRA DE COMBUSTIBLE: GAS NATURAL ........................................................ 2
CURSOGRAMA COMPRA DE COMBUSTIBLE GAS NATURAL .................................... 3
GESTION COMPRA DE COMBUSTIBLE : GAS OIL ................................................................. 6
CURSOGRAMA COMPRA DE COMBUSTIBLE GAS OIL .............................................. 8
NORMATIVA APLICABLE ........................................................................................... 12
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE GAS OIL ............................. 13
GESTION COMPRA DE COMBUSTIBLE: FUEL OIL ............................................................... 15
CURSOGRAMA COMPRA DE COMBUSTIBLE FUEL OIL ........................................... 17
NORMATIVA APLICABLE ........................................................................................... 21
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE FUEL OIL ............................ 22
MANTENIMIENTO PROGRAMADO ................................................................................... 23
CURSOGRAMA ......................................................................................................... 24
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
5
COMERCIALIZACION ........................................................................................................ 27
CURSOGRAMA ......................................................................................................... 28
CICLO DESPACHO DE CARGAS .......................................................................................... 31
CURSOGRAMA CICLO DESPACHO DE CARGAS ....................................................... 32
SECTOR PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN ...................................... 35
CURSOGRAMA FACTURACIÓN EN EL MERCADO SPOT .............................................. 40
SEGUIMIENTO DE CRÉDITOS EN EL MERCADO SPOT ........................................................ 44
CURSOGRAMA SEGUIMIENTO DE CRÉDITOS EN EL MERCADO SPOT ......................... 46
ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES EN EL MERCADO A TÉRMINO PROCESO: ALTA DE CLIENTES ....................................................................................................................................... 50
CURSOGRAMA ALTA DE CLIENTES .......................................................................... 55
ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES EN EL MERCADO A TÉRMINO ............................................ 60
PROCESO: BAJA DE CLIENTES ........................................................................................... 60
CURSOGRAMA BAJA DE CLIENTES .......................................................................... 61
CAPÍTULO VII: ............................................................................................................. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES ........................ 1
GESTIÓN PERSONAL ................................................................................................... 1
INGRESO DEL PERSONAL ................................................................................................... 2
CURSOGRAMA DE INGRESO DEL PERSONAL ............................................................... 5
FORMULARIOS ........................................................................................................... 8
FORMULARIO Nº 1: EXAMEN PREOCUPACIONAL ........................................................ 9
FORMULARIO Nº 2: DECLARACIÓN JURADA DE DATOS PERSONALES........................ 10
FORMULARIO Nº 3: ALTA EN EL SEGURO OBLIGATORIO ........................................... 11
FORMULARIO Nº 4: BAJA EN EL SEGURO OBLIGATORIO ........................................... 12
FORMULARIO Nº5: FICHA DE ASISTENCIAS ............................................................... 13
FORMULARIO Nº 6: SOLICITUD DE GUARDERÍA ........................................................ 14
FORMULARIO Nº 7: DECLARACIÓN JURADA PARA ASIGNACION FAMILIAR HIJO ....... 15
CONTROL DE ASISTENCIA – LICENCIAS ESPECIALES CON GOCE DE SUELDO ...................... 16
Solicitudes anticipadas (Licencia por matrimonio, nacimiento, fallecimiento, pre‐examen, citaciones judiciales, razones médicas y otras) ................................................................. 16
CURSOGRAMA CONTROL DE ASISTENCIA – LICENCIAS ESPECIALES CON GOCE DE SUELDO .................................................................................................................... 19
FORMULARIOS ......................................................................................................... 23
FORMULARIO Nº 1: JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIA .............................................. 24
FORMULARIO Nº 2: FICHA DE ASISTENCIA ................................................................ 25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
6
FORMULARIO Nº 3: RECONOCIMIENTO MÉDICO ...................................................... 26
FORMULARIO Nº 4: SOLICITUD DE GUARDERÍA ........................................................ 27
FORMULARIO Nº 5: ASIGANCIÓN PRENATAL ............................................................ 28
COMISIONES ................................................................................................................... 29
CURSOGRAMA COMISIONES .................................................................................... 31
FORMULARIOS ......................................................................................................... 35
FORMULARIO Nº 1: COMISIÓN DE SERVICIOS ........................................................... 36
FORMULARIO Nº 2: FICHA DE COMISIONES DE SERVICIOS ........................................ 37
FORMULARIO Nº 3: FICHA DE ASISTENCIAS .............................................................. 38
FORMULARIO Nº 4: COMISIÓN DE SERVICIO – LIQUIDACIÓN DE GASTOS ................. 39
ACCIDENTES DE TRABAJO ................................................................................................ 40
CURSOGRAMA ACCIDENTES DE TRABAJO ................................................................. 43
FORMULARIOS ......................................................................................................... 47
FOMRULARIO Nº 1: DENUNCIA DE ACCIDENTES ....................................................... 48
MODIFICACIONES DE SITUACION DE REVISTA .................................................................. 49
ASCENSO O REUBICACIÓN ............................................................................................... 49
CURSOGRAMA MODIFICACIONES DE SITUACIÓN DE REVISTA ASCENSO O REUBICACIÓN ........................................................................................................... 51
FORMULARIOS ......................................................................................................... 54
FORMULARIO Nº 1: NOMBRAMIENTO ...................................................................... 55
PLANIFICACIÓN DE LICENCIA ORDINARIA ........................................................................ 56
CURSOGRAMA PLANIFICACIÓN DE LICENCIA ORDINARIA ......................................... 58
FORMULARIOS ......................................................................................................... 61
FORMULARIO Nº 1: PLANIFICACIÓN DE LICENCIA ORDINARIA .................................. 62
LICENCIA ORDINARIA ...................................................................................................... 63
CURSOGRAMA CIRCUITO LICENCIA ORDINARIA ........................................................ 64
FORMULARIOS ......................................................................................................... 66
FORMULARIO Nº 1: SOLICITUD DE LICENCIA ANUAL ................................................. 67
LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO ....................................................................................... 68
CURSOGRAMA CIRCUITO LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO ......................................... 71
BAJA POR RENUNCIA – RAZONES PARTICULARES ............................................................ 74
CURSOGRAMA BAJA POR RENUNCIA – RAZONES PARTICULARES ............................. 76
FORMULARIOS ......................................................................................................... 79
FORMULARIO DE RECONOCIMIENTO MÉDICO .......................................................... 80
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
7
FORMULARIO CERTIFICADO DE SERVICIOS Y REMUNERACIONES .............................. 81
BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA .................................................................................. 82
Caso de inicio del trámite por intimación, conforme artículo 252 de la Ley de Contrato de Trabajo ............................................................................................................................ 82
CURSOGRAMA BAJA POR JUBULACIÓN ORDINARIA‐CASO INICIO DEL TRÁMITE POR INTIMACIÓN CONFORME AL ART.252 DE LA L.C.T. .................................................... 84
FORMULARIOS ......................................................................................................... 87
FORMULARIO Nº 1: CERTIFICADO DE AFECTACIÓN DE HABERES 1.2.99 O y M ....... 88
FORMULARIO Nº 2: CERTIFICADO DE SERVICIOS Y REMUNERACIONES P S 6.2 .... 89
FORMULARIO Nº3: PLANILLA DE SERVICIOS DE TAREAS DIFERENCIALES .................. 90
FORMULARIO Nº4: CARTA DOCUMENTO .................................................................. 91
BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA .................................................................................. 92
Caso de inicio del trámite a solicitud del empleado ......................................................... 92
CURSOGRAMA: BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA CASO INICIO DEL TRÁMITE A SOLICITUD DEL EMPLEADO ....................................................................................... 94
FORMULARIOS ......................................................................................................... 97
FORMULARIO Nº 1: CERTIFICADO DE AFECTACIÓN DE HABERES 1.2.99 O y M ....... 98
FORMULARIO Nº 2: CERTIFICADO DE SERVICIOS Y REMUNERACIONES P S 6.2 .... 99
FORMULARIO Nº3: PLANILLA DE SERVICIOS DE TAREAS DIFERENCIALES ................ 100
CURSOGRAMA BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA CASO INICIO DEL TRÁMITE A SOLICITUD DEL EMPLEADO ..................................................................................... 101
BAJA POR FALLECIMIENTO ............................................................................................ 104
CURSOGRAMA: BAJA POR FALLECIMIENTO ............................................................ 106
CICLO DE LIQUIDACIÓN DE SUELDOS ............................................................................. 109
DESARROLLO OPERATIVO DEL CIRCUITO ....................................................................... 109
CURSOGRAMA CICLO DE LIQUIDACIÓN DE SUELDOS .............................................. 114
CAPÍTULO VIII: ............................................................................................................ 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES ........................ 1
ASUNTOS LEGALES ..................................................................................................... 1
Contratos .......................................................................................................................... 2
CURSOGRAMA DEL CIRCUITO CONTRATOS ................................................................. 3
Demandas ( como parte actora o demandada) ................................................................. 6
CURSOGRAMA CIRCUITO DE DEMANDAS ................................................................... 8
Legajos con pedido de dictamen ...................................................................................... 11
Memorandos Internos y/o Externos – Comunicaciones y Notas ....................................... 15
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
8
CURSOGRAMA MEMORANDOS INTERNOS Y/O EXTERNOS – COMUNICACIONES Y NOTAS ...................................................................................................................... 17
Resoluciones del Directorio ‐ Análisis de la Normativa publicada en el Boletín Oficial ..... 20
CURSOGRAMA CIRCUITO DE RESOLUCIONES DEL DIRECTORIO ‐ CONSULTAS............ 22
CAPÍTULO IX: .............................................................................................................. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES ........................ 1
ÁREA SISTEMAS .......................................................................................................... 1
PLAN DE CONTINGENCIA ............................................................................................ 2
1. Mantenimiento de Hardware .................................................................................. 10
CURSOGRAMA MANTENIMIENTO DE HADWARE ...................................................... 11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 1
CAPÍTULO I:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
DE CONTROLES
GESTIÓN CUENTAS A PAGAR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 2
CANCELACIÓN DE FACTURACIÓN Y MEMORANDOS CONFORMADOS
1. SECTOR CUENTAS A PAGAR
1.1) Recibe del Sector Impuestos Órdenes de Compra, se archivan en carpeta.
1.2) Recibe Memorando conformado del Sector Impuestos, con indicación del
concepto, importe, cuenta, y fecha de vencimiento de las retenciones a depositar.
1.3) Recibe Memorando conformado de la Gerencia Administrativa, con detalle de
la liquidación al personal fuera y dentro de convenio, aportes, etc. indicando
importes, fechas, concepto e imputación contable.
1.4) Recibe Memorando conformado de la Gerencia de Asuntos Legales, indicando
carátula del proceso, concepto, importe, y fecha.
1.5) Recibe de Mesa de Entradas Facturas de Proveedores, Contratistas, etc.
1.6) Recibe del Área Suministros y Contrataciones expedientes. Desglosa la/s
factura/s, remito/s conformado/s y certificado/s de recepción y remite el
expediente al Área Tesorería.
1.7) Con la documentación recibida en el punto 1.5) confecciona Planilla de Control
de Recepción FORMULARIO Nº 1.
1.8) Confecciona Legajo de Pago, que contiene Orden de Compra recibida en
apartado 1.1), y documentación obtenida en apartado 1.6).
1.9) Coloca sello de entrada a la documentación.
1.10) Controla validez de los comprobantes recibidos, ingresando a la página de la
AFIP: http://www.afip.gob.ar/genericos/imprentas/facturas.asp. (Ley Nº 25.795
art 33) e imprime constancia de control efectuado.
1.11) Envía facturas que se indican en el punto 1.5) a las distintas Áreas / Gerencias
responsables del gasto para su autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 3
2. ÁREAS / GERENCIAS RESPONSABLES DEL GASTO
2.1) Reciben las facturas
2.2) Prestan conformidad, interviniendo las facturas
2.3) Envían factura conformada al Sector Cuentas a Pagar
3. SECTOR CUENTAS A PAGAR
3.1) Recibe las facturas conformadas
3.2) A la totalidad de las facturas del apartado 3.1) coloca sello de entrada para
constancia de re – ingreso al Sector.
3.3) Las facturas con importes menores a $ 400,00 (sin IVA incluido) son enviadas
al Sector Caja de Tesorería para su pago en efectivo, con el fondo fijo que tiene
asignado
3.4) Si el importe de las Facturas supera la suma de $ 400,00 (sin IVA incluido):
3.4.1) Da de alta al proveedor con datos impositivos requeridos por ley.
Solicita al Sector Impuestos la alícuota de Ingresos Brutos
emitida por ARBA cuya constancia se adjunta al Legajo de Pago
3.4.2) Abre código de proveedor
3.4.3) Coteja que lo facturado se corresponda con lo contratado, esto es:
confronta Factura, Remito Conformado, Certificado de Recepción
y Orden de Compra
3.4.4) Asigna codificación impositiva según la naturaleza de la actividad
para el cálculo automático de las retenciones impositivas
3.4.5) Asigna imputación contable conforme al Plan de Cuentas
3.4.6) Registra en la cuenta corriente de cada proveedor débitos y
créditos en moneda como en unidades físicas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 4
3.5) Para las facturas cuyo importe superan los $ 400,00, Liquida FC (formulario de
compra) -FORMULARIO Nº 2- y Listado de Registraciones Diarias -
FORMULARIO Nº 3-.
3.6) Para los Memorandos indicados en 1.2), Liquida DF (formulario deudas
fiscales) -FORMULARIO Nº4- y Listado de Registraciones Diarias -
FORMULARIO Nº 3-.
3.7) Para los Memorandos indicados en 1.3), Liquida DS (formulario deudas
sociales) –FORMULARIO Nº5- y Listado de Registraciones Diarias -
FORMULARIO Nº 3-.
3.8) Para los Memorandos indicados en 1.4), Liquida DS (formulario deudas
sociales) –FORMULARIO Nº5- y Listado de Registraciones Diarias -
FORMULARIO Nº 3-.
3.9) Suscribe FC (formulario de compra), DF (formulario deudas fiscales), DS
(formulario deudas sociales), DS(formulario deudas sociales) y Listado de
Registraciones Diarias.
3.10) Confecciona Legajo de Pago, ordena la documentación de respaldo de acuerdo a
la secuencia lógica de las operaciones, asigna numeración a la totalidad de la
documentación en forma consecutiva.
3.11) Envía Legajo de Pago a Jefatura del Sector Cuentas a Pagar
4. JEFATURA DEL SECTOR CUENTAS A PAGAR
4.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Cuentas a Pagar
4.2) Analiza y Firma
4.3) Eleva Legajo de Pago a la Gerencia Financiera para su autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 5
5. GERENCIA FINANCIERA
5.1) Recibe Legajo de Pago de la Jefatura de Cuentas a Pagar.
5.2) Analiza y firma. En caso de ausencia suscribe el Jefe de Cuentas a Pagar
indicando P/A (por autorización).
5.3) Remite Legajo de Pago autorizado al Sector Cuentas a Pagar.
6. SECTOR CUENTAS A PAGAR
6.1) Recibe Legajo de Pago autorizado de la Gerencia Financiera.
6.2) Remite al Sector Tesorería Legajo de Pago junto con Listado de Registraciones
Diarias.
6.3) Recibe del Sector Tesorería el Listado de Registraciones Diarias firmado.
6.4) Archiva Listado de Registraciones Diarias en Carpeta Listado de Registraciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 6
FONDO FIJO ASIGNADO A LAS CENTRALES ELÉCTRICAS Y FONDO DE
CAJA CHICA ASIGNADO A LAS GERENCIAS Y DIRECTORES – IMPORTES
IGUALES O MAYORES A $1.000-
A. RENDICION Y REPOSICIÓN DE CAJAS CHICAS
1. SECTOR CUENTAS A PAGAR
1.1) Solicita mediante Memorando reposición de Caja Chica a los responsables de
las mismas el último día hábil de cada mes. Como situación excepcional -
debidamente fundada y aprobada por la Gerencia General- se efectuará una sola
reposición adicional a la mensual, en el caso que se haya agotado el fondo antes
de esa fecha o que no habiéndose agotado, el saldo sea insuficiente para efectuar
el próximo desembolso.
1.2) Recibe Memorando de rendición de cajas chicas conformado por Responsable
de los fondos con rendición de comprobantes adjuntados. La totalidad de los
comprobantes deben ser firmados por el responsable de los fondos y aclarar el
objetivo del gasto en el caso que no surja claramente del concepto de la factura o
ticket
1.3) Coloca Sello de entrada del Sector.
1.4) Controla firmas.
1.5) Controla coincidencia entre el importe total de gastos informado en Memorando
con los comprobantes rendidos.
1.6) Controla que los comprobantes rendidos sean facturas tipo A, C y/o Ticket
Factura, y se encuentren extendidos a nombre de Centrales de la Costa Atlántica
S.A, cumpliendo con los requisitos vinculados a las normas de facturación
establecidas en la Resolución Nº 1.415 de la AFIP, sus modificatorias y
complementarias.
1.7) Controla que los gastos que se realicen guarden relación directa con las
funciones y/o tareas que desarrolle la Gerencia/Área que administra los fondos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 7
No podrán adquirirse con los fondos de Caja Chica bienes inventariables que se
incorporen al Patrimonio de la Sociedad. Asimismo, no están comprendidos los
gastos de propaganda, los de viáticos y los gastos de movilidad, conforme al
Decreto nº1344/98 artículo 141.
1.8) En caso que la documentación respaldatoria de los gastos no cumpla con los
requisitos establecidos en el apartado 1.2), 1.5), 1.6) y/o 1.7) el Sector procederá
de la siguiente manera:
1.8.1) Desglosa factura y devuelve al responsable de la Caja Chica
indicando los motivos.
1.8.2) Emite FF (Formulario de Fondo Fijo FORMULARIO Nº6) por
los gastos rendidos que cumplan con la normativa vigente.
1.8.3) Si la documentación es reemplazada formará parte de la próxima
rendición, caso contrario el responsable de la Caja Chica afrontará
el importe del gasto.
1.9) Imputa contablemente en el CPAQ. Emite Formulario FF (Formulario de Fondo
Fijo FORMULARIO Nº6), e incorpora el FF generado al Listado de
Registraciones Diarias -FORMULARIO Nº 3
1.10) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva.
1.11) Envía Legajo de Pago a la Jefatura del Sector Cuentas a Pagar para la primera
revisión.
2. JEFATURA DEL SECTOR CUENTAS A PAGAR
2.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Cuentas a Pagar
2.2) Analiza y Firma
2.3) Eleva Legajo de Pago a la Gerencia Financiera para su autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 8
3. GERENCIA FINANCIERA
3.1) Recibe Legajo de Pago.
3.2) Procede a su análisis.
3.3) Firma FF, (Formulario Fondo Fijo) y Listado de Registraciones Diarias y remite
al Sector Cuentas a Pagar. En caso de ausencia suscribe el Jefe de Cuentas a
Pagar indicando P/A (por autorización).
3.4) Remite al Sector Cuentas a Pagar.
4. SECTOR CUENTAS A PAGAR
4.1) Recibe Legajo de Pago
4.2) Remite al Sector Tesorería.
4.3) Recibe del Sector Tesorería el Listado de Registraciones Diarias firmado.
4.4) Archiva Listado de Registraciones Diarias en Carpeta Listado de Registraciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 9
B. RENDICIÓN Y REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS DE LAS CENTRALES
1. SECTOR CUENTAS A PAGAR
1.1) Recibe de la Gerencia de Producción y Mantenimiento Planilla de Rendición de
Fondo Fijo autorizada, con documentación respaldatoria de los gastos.
1.2) Controla que contenga Sello del Sector Mesa de Entradas y firmas del Gerente
de Producción y Mantenimiento y del Gerente/Coordinador de Central.
1.3) Coloca Sello de Entrada del Sector
1.4) Controla la coincidencia entre el importe total de la Planilla de Rendición de
Fondo Fijo y el importe que surja de la sumatoria de la documentación adjunta.
1.5) Controla que la totalidad de comprobantes que integran la rendición de fondo
fijo se encuentren numerados y que la planilla resumen consigne el número del
primer y último folio que se incluye en la rendición.
1.6) Controla para cada documento de la Planilla de Rendición de Fondo Fijo:
constancia de inscripción en impuestos, constancia de control impositivo de
facturas, factura, certificado de recepción, remito conformado, recibo, y
naturaleza del gasto. Cuando las compras respondan a necesidades que no se
relacionan en forma directa con la operación y/o mantenimiento de las Centrales,
la rendición de estos gastos deberá ser acompañada de una justificación. A modo
de ejemplo: adquisición de medicamentos para botiquines de primeros auxilios,
uso de autos de alquiler, compras destinadas a actos protocolares, etc.
1.7) Controla coincidencia de conceptos entre factura, certificado de recepción y
remito conformado.
1.8) En caso que la documentación respaldatoria de los gastos no cumpla con los
requisitos establecidos en el apartado 1.2), 1.5), 1.6) y 1.7) el Sector procederá
de la siguiente manera:
1.8).1. Desglosa factura y devuelve al responsable del Fondo Fijo
indicando los motivos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 10
1.8).2. Emite FF (Formulario de Fondo Fijo) por los gastos rendidos que
cumplan con la normativa vigente.
1.8).3. Si la documentación es reemplazada formará parte de la próxima
rendición, caso contrario el responsable del Fondo Fijo afrontará el
importe del gasto.
1.9) Procede a imputar contablemente en el CPAQ. Emite FF (Formulario de Fondo
Fijo) (FORMULARIO Nº6).
1.10) Incorpora Formulario FF (Formulario de Fondo Fijo) generado al Listado de
Registraciones Diarias -FORMULARIO Nº 3.
1.11) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva.
1.12) Suscribe Formulario FF (Formulario de Fondo Fijo) y Listado de Registraciones
Diarias.
1.13) Confecciona Legajo de Pago
1.14) Envía Legajo de Pago a la Jefatura del Sector Cuentas a Pagar para la primera
revisión.
2. JEFATURA DEL SECTOR CUENTAS A PAGAR
2.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Cuentas a Pagar
2.2) Analiza y Firma
2.3) Eleva a la Gerencia Financiera para su autorización.
3. GERENCIA FINANCIERA
3.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Cuentas a Pagar.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 11
3.2) Procede a su análisis y firma Formulario FF (Formulario de Fondo Fijo), y
Listado de Registraciones Diarias. En caso de Ausencia suscribe el Jefe de
Cuentas a Pagar indicando P/A (por autorización).
3.3) Remite al Sector Cuentas a Pagar.
4. SECTOR CUENTAS A PAGAR
4.1) Recibe Legajo de Pago autorizado de la Gerencia Financiera.
4.2) Remite al Sector Tesorería Legajo de Pago.
4.3) Recibe del Sector Tesorería el Listado de Registraciones Diarias firmado.
4.4) Archiva Listado de Registraciones Diarias en Carpeta Listado de Registraciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 12
ANTICIPOS FINANCIEROS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES
A. GENERACIÓN
1. SECTOR CUENTAS A PAGAR
1.1) Recibe del Sector Suministros y Contrataciones Legajo de Compra.
1.2) Desglosa Orden de Compra, Factura, Constancia de inscripción en Impuestos,
Constancia de Pago del Impuesto de Sellos, y nota autorizando el pago.
1.3) Coloca sello de entrada del Sector
1.4) Controla se haya estipulado en la Orden de Compra el Anticipo
Financiero/Anticipo.
1.5) Controla que la factura contenga sello del Sector Mesa de Entradas y se
encuentre autorizada por el Subgerente General.
1.6) Controla validez del comprobante, ingresando a la página de la AFIP:
http://www.afip.gob.ar/genericos/imprentas/facturas.asp, (Ley Nº 25.795 art 33)
e imprime constancia del control efectuado.
1.7) Si es Anticipo Financiero, controla la existencia de una póliza de Seguro de
Caución (o contragarantía) por el equivalente del monto que reciba el
adjudicatario a tal efecto incluyendo IVA, verificando que sea Centrales de la
Costa Atlántica S.A. el beneficiario.
1.8) En caso que la Orden de compra no cumpla con los requisitos establecidos en el
apartado 1.4) y 1.5) o no se compruebe la existencia de la contragarantía en el
Legajo de Compra descripta en el apartado 1.7) precedente, el Sector procederá
a devolver el Legajo de Compra al Sector Suministros y Contrataciones
adjuntando Memorando informando documentación faltante.
1.9) En caso que se detecte algún error en la verificación del comprobante descripto
en el apartado 1.6), el Sector se comunica con el proveedor para que proceda a
solucionar el inconveniente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 13
1.10) Procede a imputar contablemente el anticipo en el CPAQ, a la cuenta “Anticipo
a Proveedores y contratistas locales” o Gastos pagados por adelantado” según
corresponda, y emite Formulario FC (Formulario de Compra) (FORMULARIO
Nº2)
1.11) Incorpora Formulario FC (Formulario de Compra) (FORMULARIO Nº2)
generado al Listado de Registraciones Diarias (FORMULARIO Nº3).
1.12) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva.
1.13) Suscribe FC (Formulario de Compra)
1.14) Confecciona Legajo de Pago conteniendo Orden de Compra, Factura,
Constancia de inscripción en Impuestos, Constancia de Pago del Impuesto de
Sellos, nota autorizando el pago, constancia de validez del comprobante, y
Formulario FC (Formulario de Compra)
1.15) Eleva Legajo de Pago a la Jefatura del Sector Cuentas a Pagar para primera
revisión.
2. JEFATURA DEL SECTOR CUENTAS A PAGAR
2.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Cuentas a Pagar
2.2) Analiza y Firma
2.3) Eleva a la Gerencia Financiera para su autorización.
3. GERENCIA FINANCIERA
3.1) Recibe Legajo de Pago.
3.2) Procede a su análisis y firma FC (Formulario de Compra), y Listado de
Registraciones Diarias y remite al Sector Cuentas a Pagar. En caso de ausencia
suscribe el Jefe de Cuentas a Pagar indicando P/A (por autorización).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 14
3.3) Remite al Sector Cuentas a Pagar.
4. SECTOR CUENTAS A PAGAR
4.1) Recibe Legajo de Pago autorizado de la Gerencia Financiera
4.2) Remite al Sector Tesorería Legajo de Pago y Legajo de Compra.
4.3) Recibe del Sector Tesorería el Listado de Registraciones Diarias firmado.
4.4) Archiva Listado de Registraciones Diarias en Carpeta Listado de Registraciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 15
B. RENDICIÓN / CANCELACIÓN ANTICIPOS
2. SECTOR CUENTAS A PAGAR
1.1) Recibe del Sector Suministros y Contrataciones Legajo de Compra.
1.2) Procede a desglosar Certificado/s de Recepción de materiales o servicios y
Remito conformado o Avance de Obra, en caso de corresponder.
1.3) Solicita el último día hábil de cada mes mediante Memorando, al Sector
Suministros y Contrataciones, información de Certificados de Recepción aún no
recibidos por el Sector correspondientes a los anticipos previamente otorgados.
1.4) Recibe Memorando del Sector Suministros y Contrataciones informando:
Legajos de Compra, Proveedor, y Nº de Certificado de Recepción.
1.5) Con la información obtenida en el apartado 1.4) solicita y recibe Legajo de
Compra del Sector Mesa de Entradas
1.6) Controla que la Orden de Compra se encuentre cumplida en forma total,
contrastando Certificados de recepción o Servicios con Orden de Compra
1.7) En caso de no existir diferencias procede a cancelar el anticipo otorgado. Emite
Formulario FC (Formulario de Compra) (FORMULARIO Nº2).
1.8) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva.
1.9) Suscribe Formulario FC (Formulario de Compra) (FORMULARIO Nº2).
1.10) Eleva Legajo de Pago a la Jefatura del Sector Cuentas a Pagar para primera
revisión.
2. JEFATURA DEL SECTOR CUENTAS A PAGAR
2.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Cuentas a Pagar
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 16
2.2) Analiza y Firma
2.3) Eleva a la Gerencia Financiera para su autorización.
3. GERENCIA FINANCIERA
3.1) Recibe Legajo de Pago de la Jefatura del Sector Cuentas a Pagar.
3.2) Procede a su análisis y firma FORMULARIO FC (Formulario de Compra), y
remite al Sector Cuentas a Pagar. En caso de ausencia suscribe el Jefe de
Cuentas a Pagar indicando P/A (por autorización).
3.3) Remite al Sector Cuentas a Pagar
4. SECTOR CUENTAS A PAGAR
4.1) Recibe FORMULARIO FC (Formulario de Compra) autorizado.
4.2) Procede a archivar FORMULARIO FC (Formulario de Compra), Certificado de
Recepción de materiales o servicios y remito conformado, recibidos en 1.2), en
Legajo de Pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 17
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 18
FORMULARIO Nº 1 : PLANILLA CONTROL DE RECEPCIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 20
FORMULARIO Nº 2 : FC – COMPROBANTE DE COMPRA-
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 22
FORMULARIO Nº3: LISTADO DE REGISTRACIONES DIARIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 23
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 24
FORMULARIO Nº4: FORMULARIO DEUDAS FISCALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 26
FORMULARIO Nº5: FORMULARIO DEUDAS SOCIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 28
FORMULARIO Nº6: FORMULARIO FONDO FIJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 29
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 30
CURSOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 31
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
CUENTAS A PAGAR - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
I 32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 1
CAPÍTULO II:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
DE CONTROLES
TESORERIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 2
RENDICIÓN FONDOS FIJOS DE LAS CENTRALES ELÉCTRICAS
1. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
1.1) Recibe del Sector Cuentas a Pagar Legajo de Pago, que contiene Planilla
Resumen de la Central, documentación de respaldo y FF (Formulario de Fondo
Fijo - FORMULARIO Nº1) y Listado de Registraciones Diarias con indicación
del número de FF (Formulario de Fondo Fijo - FORMULARIO Nº1).
1.2) Controla la coincidencia entre el importe del FF (Formulario de Fondo Fijo -
FORMULARIO Nº1) y planilla resumen de la Central Eléctrica.
1.3) Archiva Listado de Registraciones Diarias en Carpeta Control Cuentas a Pagar.
1.4) Incorpora FF (Formulario Fondo Fijo - FORMULARIO Nº1) en Listado de
Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000 generado
(FORMULARIO Nº2).
1.5) Envía Listado de Autorización al Responsable de Tesorería.
2. RESPONSABLE DEL SECTOR TESORERÍA
2.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2). del Sector Tesorería – Pagos.
2.2) Procede a su análisis y Firma. En caso de ausencia suscribe el Jefe de Tesorería
indicando P/A (por autorización).
2.3) Eleva Listado de Autorización suscripto y Legajos de Pago, en caso de ser
solicitado, al Gerente de Contrataciones y Pagos.
3. GERENTE DE CONTRATACIONES Y PAGOS
3.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2).y Legajos de Pago, en caso de ser solicitado, del
Responsable del Sector Tesorería.
3.2) Analiza indicando los conceptos autorizados para su cancelación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 3
3.3) Firma Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2).
3.4) Remite Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) al Sector Tesorería – Pagos.
4. SECTOR TESORERÍA -PAGOS
4.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) del Gerente de Contrataciones y Pagos.
4.2) Emite CP (Comprobante de Pago Interno - FORMULARIO Nº3) y lo incorpora
al Legajo de Pago.
4.3) Envía Legajo de Pago al Responsable del Sector Tesorería
5. RESPONSABLE DEL SECTOR TESORERÍA
5.1) Recibe Legajo de Pago.
5.2) Analiza y suscribe Formulario CP (Comprobante de Pago Interno -
FORMULARIO Nº3).
5.3) Eleva a Gerencia de Contrataciones y Pagos.
6. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
6.1) Recibe Legajo de Pago.
6.2) Suscribe Formulario CP (Comprobante de Pago Interno - FORMULARIO Nº3).
6.3) Remite Legajo de Pago al Sector Tesorería - Pagos.
7. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
7.1) Recibe Legajo de Pago
7.2) Procede a la liquidación mediante transferencia bancaria interbanking
7.3) Imprime comprobante y lo incorpora en el Legajo de Pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 4
7.4) Envía Legajo de Pago al Sector Tesorería – Archivo.
8. SECTOR TESORERÍA - ARCHIVO
8.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Tesorería – Pagos.
8.2) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva a partir de la foliatura del Sector Cuentas a Pagar.
8.3) Archiva el Legajo de Pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 5
FONDO DE CAJA CHICA ASIGNADO A LAS GERENCIAS - DIRECTORES
DEFINICIÓN
La caja chica tiene como objetivo la realización de gastos menores y gastos de
representación, que por sus características requieren un rápido tratamiento de
adquisición, los que deben guardar relación directa con las funciones y/o tareas que
desarrolle la Gerencia – Director que administra los fondos.
Se entenderá por gasto de representación toda erogación realizada por Directores que
reconozca como finalidad su representación fuera del ámbito del establecimiento. No
están comprendidos en este concepto los gastos de propaganda, los de viáticos y los
gastos de movilidad (peajes y combustibles), conforme al Decreto nº1344/98 art 141.
A. ASIGNACIÓN CAJAS CHICAS
1. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
1.1) Solicita a la Gerencia de Asuntos Legales copia de Acta de Directorio, donde se
aprueba la asignación de Caja Chica.
2. GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
2.1) Recibe Memorando de solicitud de información referida a la aprobación de
asignación de Caja Chica.
2.2) Analiza y entrega parte pertinente de Acta de Directorio.
3. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
3.1) Recibe Memorando de la Gerencia de Asuntos Legales y Acta de Directorio.
3.2) Confecciona Legajo de Pago, controla importe asignado e incorpora al Listado
de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000 (FORMULARIO
Nº2).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 6
3.3) Eleva Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y legajo de pago al Responsable del Sector Tesorería
para primera revisión.
4. RESPONSABLE DEL SECTOR TESORERÍA
4.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago del Sector Tesorería - Pagos
4.2) Analiza y Firma. En caso de ausencia suscribe el Jefe de Tesorería indicando
P/A (por autorización)
4.3) Eleva Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago, en caso de ser solicitado, al Gerente de
Contrataciones y Pagos para su autorización.
5. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
5.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago, en caso de ser solicitado, del
Responsable del Sector Tesorería.
5.2) Procede a su análisis indicando los conceptos autorizados para su cancelación y
firma. En caso de ausencia suscribe el Responsable del Área Suministros y
Contrataciones indicando p/a (por autorización)
5.3) Envía Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
autorizado (FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago, en caso de ser solicitado, al
Sector Tesorería - Pagos.
6. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
6.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago de la Gerencia de Contrataciones y
Pagos
6.2) Imputa contablemente en el CPAQ, y liquida CP (Comprobante de Pago Interno
- FORMULARIO Nº3).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 7
6.3) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva y elabora Legajo de Pago.
6.4) Suscribe CP (Comprobante de Pago Interno - FORMULARIO Nº3) e incorpora
al Legajo de Pago.
6.5) Siendo las Cajas Chicas por importes iguales o mayores a $1000, confecciona
cheque con dos firmas autorizadas.
6.6) Envía Legajo de Pago y cheque al Responsable del Sector Tesorería
7. RESPONSABLE DEL SECTOR TESORERÍA
7.1) Recibe Legajo de Pago.
7.2) Analiza y suscribe Formulario CP (Comprobante de Pago Interno -
FORMULARIO Nº3).
7.3) Eleva a Gerencia de Contrataciones y Pagos.
8. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
8.1) Recibe Legajo de Pago y cheque.
8.2) Firma cheque (primera firma grupo B) y CP (Comprobante Pago Interno -
FORMULARIO Nº3).
8.3) Eleva Legajo de Pago y cheque a la Subgerencia General con copia del Listado
de Autorización de Pago. Continúa en el punto 9.
8.4) En caso de ausencia del Subgerente General eleva a la Gerencia Administrativa.
Continúa en el punto 10.
9. SUBGERENCIA GENERAL
9.1) Recibe, analiza y procede a la firma del cheque (segunda firma grupo A).
9.2) Remite Legajo de Pago con cheque al Sector Tesorería - Caja. Continúa en el
punto 11.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 8
10. GERENCIA ADMINISTRATIVA
10.1) Recibe, analiza y procede a la firma del cheque (segunda firma grupo A).
10.2) Remite Legajo de Pago con cheque al Sector Tesorería - Pagos.
11. SECTOR TESORERÍA - CAJA
11.1) Recibe Legajo de Pago con cheque firmado del Subgerente General o Gerente
Administrativo.
11.2) Si la caja chica es menor a $1.000 entrega los fondos al Responsable de la Caja
Chica o al personal que él designe, si es igual o superior a $1.000 entrega
cheque al Responsable de la Caja Chica o al personal que él designe. Incorpora
adelanto de Caja Chica en listado extracontable “Anticipos Pendientes”
(FORMULARIO Nº4)
11.3) En caso de que el importe sea menor a $1.000 se extiende recibo numerado
donde conste el importe, nombre y apellido del responsable del fondo, fecha y
firma.
11.4) Obtiene conformidad mediante firma del Responsable de la Caja Chica o
persona que el designe en el Formulario CP (Comprobante de Pago Interno -
FORMULARIO Nº3)
11.5) Envía Legajo de Pago al Sector Tesorería Archivo para su numeración y
archivo.
12. SECTOR TESORERÍA – ARCHIVO
12.1) Recibe el Legajo de Pago del Sector Tesorería - Caja
12.2) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva.
12.3) Procede al archivo del Legajo de Pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 9
B. RENDICION Y REPOSICIÓN DE CAJAS CHICAS –IMPORTES
MENORES A $1.000-
1. SECTOR TESORERÍA - CAJA
1.1) Solicita mediante Memorando reposición de Caja Chica a los responsables de
las mismas el último día hábil de cada mes. Como situación excepcional -
debidamente fundada y aprobada por la Gerencia General- se efectuará una sola
reposición adicional a la mensual, en el caso que se haya agotado el fondo antes
de esa fecha o que no habiéndose agotado, el saldo sea insuficiente para efectuar
el próximo desembolso.
1.2) Recibe Memorando de rendición de cajas chicas conformado por Responsable
de los fondos con rendición de comprobantes adjuntados. La totalidad de los
comprobantes deben ser firmados por el responsable de los fondos y aclarar el
objetivo del gasto en el caso que no surja claramente del concepto de la factura o
ticket.
1.3) Controla firmas.
1.4) Controla coincidencia entre el importe total de gastos informado en Memorando
con los comprobantes rendidos.
1.5) Controla que los comprobantes rendidos sean facturas tipo A, C y/o Ticket
Factura, y se encuentren extendidos a nombre de Centrales de la Costa Atlántica
S.A, cumpliendo con los requisitos vinculados a las normas de facturación
establecidas en la Resolución Nº 1.415 de la AFIP, sus modificatorias y
complementarias.
1.6) Controla que los gastos que se realicen guarden relación directa con las
funciones y/o tareas que desarrolle la Gerencia que administra los fondos. No
pudiendo adquirir con los fondos de Caja Chica bienes inventariables que se
incorporen al Patrimonio de la Sociedad.
1.7) En caso que la documentación respaldatoria de los gastos no cumpla con los
requisitos establecidos en el apartado 1.5) y/o 1.6) el Sector procederá de la
siguiente manera:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 10
1.7.1) Desglosa factura y devuelve al responsable de la Caja Chica indicando los
motivos.
1.7.2) Si la documentación es reemplazada formará parte de la próxima rendición, caso
contrario el responsable de la Caja Chica afrontará el importe del gasto.
1.8) Controla que los comprobantes presentados correspondan al mes rendido. No
deben incluirse comprobantes de distinto mes, excepto lo indicado en el
apartado anterior.
1.9) Incorpora comprobantes por los gastos rendidos que cumplan con la normativa
vigente en planilla extracontable “Anticipos Pendientes” (FORMULARIO Nº4),
dando de baja al anticipo generado en el punto 11.2) del procedimiento: Fondo
de Caja Chica asignado a las Gerencias apartado A. Asignación de Cajas Chicas
1.10) Envía Memorando recibido a la Gerencia de Contrataciones y Pagos.
2. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
2.1) Recibe Memorando del Sector Tesorería - Caja
2.2) Analiza y suscribe autorizando la cancelación.
2.3) Remite Memorando al Sector Tesorería – Caja para proceder al pago.
3. SECTOR TESORERÍA - CAJA
3.1) Recibe Memorando de la Gerencia de Contrataciones y Pagos
3.2) Entrega los fondos al Responsable de la Caja Chica.
3.3) Confecciona Recibo interno numerado, cuya copia es firmada por el responsable
al momento de entregarle los fondos.
3.4) Archiva en forma temporaria Recibo interno numerado hasta el momento que
sea necesaria la reposición de Fondo Fijo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 11
C. RENDICION Y REPOSICIÓN DE CAJAS CHICAS –IMPORTES
IGUALES O MAYORES A $1.000-
1. SECTOR TESORERÍA PAGOS
1.1) Recibe Legajo de Pago y Listado de Registraciones Diarias (FORMULARIO
Nº5) del Sector Cuentas a Pagar
1.2) Controla la inclusión del Legajo de Pago en Listado de Registraciones Diarias
(FORMULARIO Nº5)
1.2.1) Si se encuentra incluida procede a su firma y archivo en carpeta “Control
Cuentas a Pagar”
1.2.2) Caso contrario procede a devolver Legajo de Pago y Listado de Registraciones
Diarias indicando motivo mediante memorando.
1.3) Controla firmas del Gerente Financiero y Jefe del Sector Cuentas a Pagar en FF
(Formulario de Fondo Fijo - FORMULARIO Nº1).
1.4) Incorpora FF (Formulario Fondo Fijo - FORMULARIO Nº1) en Listado de
Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000 generado. –
(FORMULARIO Nº2)
1.5) Eleva Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago al Responsable del Sector Tesorería
para primera revisión.
2. RESPONSABLE DEL SECTOR TESORERÍA
2.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago del Sector Tesorería - Pagos
2.2) Analiza y Firma. En caso de ausencia suscribe Jefe de Tesorería indicando P/A
(por autorización)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 12
2.3) Eleva Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago a la Gerencia de Contrataciones y
Pagos para su autorización.
3. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
3.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000 y
Legajo de Pago, en caso de ser solicitado, del Responsable del Sector Tesorería.
3.2) Procede a su análisis indicando los conceptos autorizados al pago y firma. En
caso de ausencia suscribe el Responsable del Área Suministros y Contrataciones
indicando P/A (por autorización)
3.3) Envía Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago autorizado al Sector Tesorería - Pagos.
4. SECTOR TESORERIA - PAGOS
4.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y Legajo de Pago de la Gerencia de Contrataciones y
Pagos
4.2) Confecciona CP (Comprobante de Pago Interno - FORMULARIO Nº3) y lo
incorpora al Legajo de Pago.
4.3) Confecciona cheque con dos firmas autorizadas.
5. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
5.1) Recibe Legajo de Pago y cheque.
5.2) Firma cheque (primera firma grupo B) y CP (Comprobante Pago Interno -
FORMULARIO Nº3).
5.3) Eleva Legajo de Pago y cheque a la Subgerencia General con copia del Listado
de Autorización de Pago. Continúa en el punto 6.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 13
5.4) En caso de ausencia del Subgerente General eleva a la Gerencia Administrativa.
Continúa en el punto 7.
6. SUBGERENCIA GENERAL
6.1) Recibe, analiza y procede a la firma del cheque (segunda firma grupo A).
6.2) Remite Legajo de Pago con cheque al Sector Tesorería - Pagos.
7. GERENCIA ADMINISTRATIVA
7.1) Recibe, analiza y procede a la firma del cheque (segunda firma grupo A).
7.2) Remite Legajo de Pago con cheque al Sector Tesorería - Pagos.
8. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
8.1) Recibe Legajo de Pago con cheque firmado del Subgerente General o Gerente
Administrativo.
8.2) Entrega el cheque al Responsable de la Caja Chica o persona que él designe.
8.3) Obtiene conformidad mediante firma de Responsable de la Caja o persona que
él designe en el Formulario CP (Comprobante de Pago Interno -
FORMULARIO Nº3)
8.4) Envía Legajo de Pago al Sector Tesorería – Archivo para su archivo.
9. SECTOR TESORERÍA - ARCHIVO
9.1) Recibe Legajo de Pago del Sector Tesorería - Pagos
9.2) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las
operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma
consecutiva.
9.3) Procede al archivo del Legajo de Pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 14
ADELANTO Y RENDICIÓN DE VIÁTICOS
1. SECTOR TESORERÍA - CAJA
1.1) Recibe de la Gerencia Administrativa – Área Recursos Humanos - Formulario
de Pedido de Adelanto de Viáticos (FORMULARIO Nº6).
1.2) Controla conformidad del Gerente Autorizante y Gerente Administrativo
1.3) El Adelanto del Viático se establecerá de acuerdo al valor diario del viático para
el personal en Comisión de Servicio vigente al momento de la Comisión
aprobado por Directorio. Los señores Gerentes y Subgerentes tendrán una sobre
asignación del 30% del valor del viático diario.
1.4) Confecciona recibo interno numerado, que es firmado por el empleado, al
momento de efectuar el Adelanto del Viático.
1.5) Incorpora el adelanto entregado al empleado a planilla extracontable Anticipos
Pendientes (FORMULARIO Nº4) indicando, fecha, nombre del empleado e
importe.
1.6) Recibe de la Gerencia Administrativa - Recursos Humanos – Formulario
Rendición de Viáticos (FORMULARIO Nº7).
1.7) Controla que la totalidad de los comprobantes rendidos posean autorización del
Gerente correspondiente.
1.8) Controla coincidencia entre el importe total de gastos informado en Formulario
Rendición de Viáticos con los comprobantes rendidos.
1.9) Controla los conceptos de las erogaciones, debiendo ser para su reconocimiento
gastos de desayuno, almuerzo, merienda, cena y alojamiento. En caso que no
surja claramente el concepto de la factura o ticket solicita aclarar el objetivo del
gasto.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 15
1.10) Controla que los comprobantes rendidos sean facturas tipo A, C y/o Ticket
Factura, y se encuentren extendidos a nombre de Centrales de la Costa Atlántica
S.A, cumpliendo con los requisitos vinculados a las normas de facturación
establecidas en la Resolución Nº 1.415 de la AFIP, sus modificatorias y
complementarias.
1.11) En caso de extravío de los comprobantes el empleado soportará el gasto.
1.12) Liquida teniendo en cuenta si hubo un anticipo de fondos previo. En caso
afirmativo lo descuenta de la liquidación, dando origen ésta operación a un
importe definitivo.
• Se reconocerá el pago del 25% del viático cuando el inicio de la comisión
sea anterior a las 12 horas y el regreso exceda en una hora la jornada horaria
habitual del agente en comisión.
• Asimismo tendrá derecho al 25% cuando el inicio sea anterior a las 20
horas y el regreso posterior a las 22 horas.
• Las comisiones de un día que finalicen dentro del horario administrativo,
no generarán compensación de gastos.
• El día de regreso de las comisiones que por su extensión obliguen a
pernoctar, se liquidará de la siguiente manera: 25% si se llega antes de las 22
horas y 50% si se produce la llegada después de dicha hora.
• Durante los días intermedios se reconocerá el 100% de la compensación.
• Si se utilizan medios de transporte público, los pasajes serán reconocidos
mediante la presentación de los comprobantes respectivos, adjuntados a la
correspondiente liquidación.
1.13) Eleva liquidación final indicada en el punto 1.12) a la Gerencia de
Contrataciones y Pagos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 16
2. GERENTE DE CONTRATACIONES Y PAGOS
2.1) Recibe Liquidación Final de Pago del Sector Tesorería - Caja.
2.2) Conforma Liquidación mediante firma.
2.3) Envía Liquidación Final al Sector Tesorería – Caja para la prosecución del
trámite.
3. SECTOR TESORERÍA - CAJA
3.1) Recibe Liquidación de Pago conformado.
3.2) Procede a quitar firma del Recibo extendido en el punto 1.4)
3.3) En el caso que la liquidación arroje que el importe del gasto efectuado por el
empleado es inferior al importe del viático asignado adelantado solicita al
empleado el reintegro de los fondos, que deberá efectivizarse dentro de las 48
horas hábiles.
3.4) En el caso que la liquidación arroje que el importe del gasto efectuado por el
empleado es superior al importe del viático asignado adelantado, previa
autorización por el Subgerente General, convoca al empleado y efectúa el pago.
3.5) Incorpora rendición en planilla extracontable “Viáticos Pagados”
(FORMULARIO Nº 8) y da de baja el concepto en planilla extracontable
“Anticipos pendientes” (FORMULARIO Nº 4).
3.6) Se archiva la documentación transitoriamente hasta que surja la necesidad de
reposición del Fondo Fijo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 17
PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
1. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
1.1) Recibe del Sector Cuentas a Pagar Legajo de Pago y Listado de Registraciones
Diarias (FORMULARIO Nº5).
1.2) Controla inclusión de los Legajos de Pago recibidos en el Listado de
Registraciones Diarias (FORMULARIO Nº5).
1.2.1) Si se encuentra incluido en el Listado procede a su firma y archivo en carpeta
“Control Cuentas a Pagar”
1.2.2) Caso contrario procede a devolver Legajos de Pago y/o Listado de
Registraciones Diarias (FORMULARIO Nº5) indicando motivo mediante
memorando.
1.3) Clasifica Legajos de Pago de acuerdo a fecha de vencimiento,
1.4) Registra en planilla extracontable Liquidaciones en Tesorería (FORMULARIO
Nº 9) y procede a su archivo transitorio.
1.5) Confecciona junto con el Responsable del Sector Tesorería Listado de
Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000 (FORMULARIO Nº2) y
Listado de Autorización de Pagos superiores a $400.000, considerando fecha de
vencimiento, compromisos impostergables y urgencias.
1.6) Recibe del Área Suministros y Contrataciones Pagaré – Póliza. Se procede a
registrar en Base de Datos y se archivan temporariamente en caja fuerte por
número correlativo de ingreso según se reciben. Son dados de baja por
indicación del Área Suministros y Contrataciones y devueltos al proveedor
previa firma del recibo.
2. RESPONSABLE DEL SECTOR TESORERÍA
2.1) Firma Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2), lo eleva junto a los Legajos de Pago, en caso de ser
solicitados, a la Gerencia de Contrataciones y Pagos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 18
2.2) Firma Listado de Autorización de Pagos superiores a $400.000, lo eleva junto a
los Legajos de Pago, en caso de ser solicitados, a la Subgerencia General.
2.3) El último día hábil del mes eleva Listado de Deuda Acumulada al Gerente
General y Subgerente General.
3. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
3.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos inferiores o iguales a $400.000
(FORMULARIO Nº2) y en caso de ser solicitados, los Legajos de Pago.
3.2) Analiza y firma Listado de Autorización de Pagos indicando los conceptos
autorizados para su cancelación.
3.3) En caso de los Legajos de Pago no autorizados, da las directivas que
correspondan. Puede retenerlo y solicitar, en caso de estimar necesario
expediente y/o información para un mejor análisis.
3.4) Envía Listado de Autorización de Pago y Legajos de Pago al Sector Tesorería –
Pagos para prosecución del pago o archivo, continuando en el punto 5.
4. SUBGERENCIA GENERAL
4.1) Recibe Listado de Autorización de Pagos superiores a $400.000 indicado en el
punto 2.2) y Legajos de Pago, en caso de ser solicitados.
4.2) Analiza y firma Listado de Autorización de Pagos superiores a $400.000
indicando los conceptos autorizados para su cancelación.
4.3) En caso de no autorización, da las directivas que correspondan. Puede retener
Legajo y solicita, en caso de estimar necesario, expediente y/o información para
un mejor análisis.
4.4) Envía Listado de Autorización de Pago superiores a $400.000 y Legajos de Pago
al Sector Tesorería - Pagos para prosecución del pago o archivo.
4.5) Recibe Listado de Deuda Acumulada.
4.6) Analiza y suscribe Listado de Deuda Acumulada.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 19
5. SECTOR TESORERIA - PAGOS
5.1) Recibe Listado de Autorización de Pago y Legajos de Pago indicados en el
punto 3.4) y punto 4.4)
5.2) Con la información obtenida en el punto 5.1) actualiza planilla extracontable
Liquidaciones en Tesorería.
5.3) Previo al pago:
5.3.1) Se verifica en la página de ARBA, si el proveedor posee solicitud de
embargo, para saber si se le abona la totalidad del importe adeudado o se le
deberá detraer un importe fijado por ARBA.
5.3.2) En caso que el proveedor este adherido al Régimen Simplificado para
Pequeños Contribuyentes, se debe verificar que los ingresos brutos
acumulados provenientes de operaciones efectuadas hasta la fecha de la
operación (incluida ésta) y en los 11 (once) meses calendario inmediatos
anteriores, no excedan el límite máximo de ingresos brutos establecido para
la actividad de que se trate. (R.G. AFIP 2616/09)
5.4) Confecciona Orden de Pago
5.5) Imprime retenciones a los impuestos de Ingresos Brutos, Ganancias, Sistema
Único de Seguridad Social, en caso de corresponder, y cualquier otro que se
incorpore en el futuro. Adjuntando al Legajo constancia de alícuotas aplicables.
5.6) Confecciona cheque.
5.7) Remite Legajo de Pago al Sector Impuestos para control de retenciones.
6. SECTOR IMPUESTOS
6.1) Recibe Legajos de Pagos para control de retenciones.
6.2) Extrae del padrón de ARBA la alícuota de Ingresos Brutos. Verifica que las
retenciones de la Orden de Pago sea las correctas.
6.3) Interviene Orden de Pago mediante firma.
6.4) Envía Legajos de Pago al Sector Tesorería – Pagos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 20
7. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
7.1) Recibe Legajos de Pago firmados por el Sector Impuestos.
7.2) Emite Listado de Cheques y Listado para banco, en caso de ser solicitado por el
banco.
7.3) Remite Listados indicados en el punto 7.2), el Legajo de Pago compuesto por
Orden de Pago, Comprobantes de Retención y Cheques al Responsable de
Tesorería.
8. RESPONSABLE DE TESORERIA
8.1) Recibe documentación indicada en el punto 7.3)
8.2) Firma cheque (primera firma grupo B) y documentación indicada en el punto
8.1)
8.3) Eleva la documentación indicada en el punto 8.2) al Gerente de Contrataciones y
Pagos junto con el Listado de Autorización de Pago
9. GERENCIA DE CONTRATACIONES Y PAGOS
9.1) Recibe documentación.
9.2) Analiza y suscribe Orden de Pago
9.3) En caso de ausencia del Responsable de Tesorería firma cheque (primera firma
grupo B).
9.4) Eleva a la Subgerencia General junto con copia del Listado de Autorización de
Pago autorizado. Continúa en el punto 10.
9.5) En caso de ausencia del Subgerente General eleva a Gerencia Administrativa.
Continúa en el punto 11.
10. SUBGERENCIA GENERAL
10.1) Recibe, analiza y procede a la firma del cheque (segunda firma grupo A)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 21
10.2) Remite Legajo de Orden de Pago con cheque al Sector Tesorería - Pagos.
Continúa en el punto 12.
11. GERENCIA ADMINISTRATIVA
11.1) Recibe, analiza y procede a la firma del cheque (segunda firma grupo A)
11.2) Remite Legajo de Orden de Pago con cheque al Sector Tesorería - Pagos.
12. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
12.1) Recibe Legajo de Orden de Pago con cheque firmado del Subgerente General o
Gerente Administrativo.
12.2) Si el proveedor no posee cuenta bancaria se remite al Sector Tesorería – Caja.
12.3) Si el cheque es para depósito: se confecciona boleta de depósito y se gestiona el
mismo
12.4) Si el proveedor es de la jurisdicción de una Central se envía a ella mediante
correo interno.
12.5) Se envía copia del comprobante de depósito, Orden de Pago y Certificado de
Retención al Proveedor.
12.6) Recibe Certificado de Retención del Proveedor firmado. Archiva en Legajo de
Pago.
13. SECTOR TESORERÍA - CAJA
13.1) Recibe del Sector Tesorería – Pagos Legajos indicados en el punto 11.2)
13.2) Con la firma, aclaración y DNI del titular del cheque o de la persona autorizada
a retirar los valores, se efectiviza el pago, contra recepción de Recibo Oficial
firmado. Si el beneficiario del cheque no se presentase, deberá presentar el
tercero autorización con presentación de Documento Nacional de Identidad.
13.3) Obtiene del proveedor constancia de recepción mediante firma, de la Orden de
Pago, y certificados de retención del impuesto a las ganancias, ingresos brutos y
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 22
S.U.S.S (Sistema Único de Seguridad Social), obligación impuesta por
Resolución General 1784 artículo 15 y Resolución General 2682 artículo 13 de
AFIP, en caso de corresponder.
13.4) En caso de existir expediente de la contratación, se envía al Sector Tesorería –
Pagos para efectuar el informe correspondiente, continúa en punto 13.
13.5) En caso de no existir expediente, el Legajo se envía al Sector Tesorería –
Archivo para su archivo definitivo.
13.6) Recibe del Sector Cuentas a Pagar facturas conformadas y autorizadas menores
de $ 400,00 (no incluye IVA). Se efectiviza el pago, contra recepción del Recibo
Oficial firmado, o firma y aclaración al dorso de la factura
13.7) Luego de realizado el pago, se archivan en el sector temporariamente, hasta que
surja la necesidad de reposición del fondo fijo
14. SECTOR TESORERÍA - PAGOS
14.1) Recibe Legajos, luego de cancelar la deuda, indicado en el punto 13.4).
14.2) Elabora informe indicando constancia de Pago de aquellos legajos en los cuales
exista expediente confeccionado.
14.3) Envía el Expediente al Área Suministros y Contrataciones para su archivo.
14.4) Envía Legajo de Pago a Tesorería – Archivo.
15. SECTOR TESORERÍA - ARCHIVO
15.1) Recibe legajos indicados en el Punto 13.5) y 14.4)
15.2) Archiva en forma definitiva Legajo de Pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 23
GESTION FINANZAS
1. SECTOR TESORERÍA – FINANZAS - COBRANZAS
1.1) Recibe Presupuesto Financiero analítico mensual para confeccionar el
correspondiente Cash Flow.
1.2) Recibe diariamente del banco extracto bancario o imprime por internet.
Actualiza Registro (extracontable) de Cheques pendientes de aplicación. De
producirse débitos bancarios internos, registra en el Sistema Cpaq mediante el
Formulario CP (Comprobante de Pago Interno FORMULARIO Nº 3)
1.3) Obtiene del CPAQ Fondeo (listado de vencimiento de cheques) y recibe del
Sector Tesorería – Pagos listado de cheques emitidos, con los que registra la
ejecución diaria del Presupuesto.
1.4) Analiza, controla y depura listados obtenidos en 1.3).
1.5) Confecciona el Cash Flow con los ingresos informados por CAMMESA, la
Gerencia de Comercialización y Despacho (detalle de las GUME) y la Gerencia
Financiera (detalle de las facturas a las cooperativas) y los egresos.
1.6) Realiza en forma diaria conciliación bancaria.
1.7) Examina extracto bancario y analiza los ingresos:
1.7.1) Si identifica al cliente depositante se procede a confeccionar los
recibos correspondientes. Se registran en el Cpaq por medio del
Formulario RC (Formulario Recibos Oficiales - FORMULARIO Nº
10), registrándose en Planilla extracontable que permite tener
actualizados los saldos de los clientes pendientes de cobro. Suscribe.
1.7.2) Si se identifica un deposito de la Provincia de Buenos Aires se registra
en el CPAQ por medio del Formulario IV (Formulario Ingresos Varios
- FORMULARIO Nº11)
1.7.3) Si no se identifica al cliente se registra en el CPAQ como un fondo
recibido a identificar.
1.8) Confecciona Parte Diario de Caja.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 24
1.9) De los cheques anulados se lleva registro en Planilla control, identificando con
una inscripción el motivo. Se controla correlatividad.
1.10) En forma diaria analiza situación del estado del Fondo Común de Inversión y
elabora informe financiero.
1.11) Eleva al Responsable del Sector Tesorería Cash Flow, Parte Diario de Caja e
Informe Financiero.
1.12) Atiende consultas de sectores y emite informes en caso de ser solicitados
2. RESPONSABLE DE TESORERÍA
2.1) Recibe Parte diario de Caja, Cash Flow e Informe Financiero del Sector
Tesorería – Finanzas - Cobranzas.
2.2) Controla y suscribe.
2.3) Envía copia del Cash Flow al Sector Tesorería – Finanzas – Cobranzas y eleva
ambos informes a la Gerencia General.
3. GERENCIA GENERAL
3.1) Recibe Parte diario de Caja y Cash Flow del Responsable del Sector Tesorería.
3.2) Analiza y Suscribe.
4. SECTOR TESORERÍA –FINANZAS – COBRANZAS
4.1) Recibe copia del Cash Flow suscripto por el Responsable de Tesorería y envía a
la Gerencia Financiera para la confección del presupuesto.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 25
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 26
FORMULARIO Nº1: FONDO FIJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 28
FORMULARIO Nº2: LISTADO DE AUTORIZACION DE PAGOS
INFERIORES O IGUALES A $400.000
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 29
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 30
FORMULARIO Nº3: COMPROBANTE DE PAGO INTERNO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 32
FORMULARIO Nº4: PLANILLA EXTRA CONTABLE ANTICIPOS
PENDIENTES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 34
FORMULARIO Nº5: LISTADO DE REGISTRACIONES DIARIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 35
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 36
FORMULARIO Nº6: PEDIDO DE ADELANTOS DE VIÁTICOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 38
FORMULARIO Nº7: RENDICIÓN DE VIÁTICOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 39
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 40
FORMULARIO Nº8: PLANILLA RENDICIÓN EXTRA CONTABLE
VIÁTICOS PAGADOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 41
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 42
FORMULARIO Nº9: PLANILLA EXTRA CONTABLE LIQUIDACIONES EN
TESORERÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 44
FORMULARIO Nº10: RECIBOS OFICIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 46
FORMULARIO Nº11: INGRESOS VARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 48
CURSOGRAMA GESTIÓN PAGOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 49
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 50
1
1. Recepciona de Cuentas a Pagar Legajo de pago, conteniendo la FC, las clasifica por fecha de vencimiento. Se registra en planilla extracontable
Archivo transitorio
2. Al momento del vencimiento se confeccionan Listado de Autorización de Pagos , los cuales son intervenidos por la Jefatura de Cuentas a Pagar -Tesorería
8. Las retenciones son controladas por el sector Impuestos
9. Emite listado de cheques , listado para bancos , Orden de Pago, Comprobante de retención y cheques son enviados a la Jefatura de Tesorería
11. Se realiza la segunda firma de los cheques , Ordenes de Pago y listado de cheques .
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: TESORERIASUBPROCESO: PAGOS
JEFATURA PAGOS OTROS SECTORES ACCIONES
P.2. Pasa a Página 2
1 1. Conector Cuentas a Pagar
810
11
Gerencia de Administración
2
Gerencia de Administración
3. Recibe Listado de Autorización de Pagos y Legajo de Pago. Analiza y firma
4
Presidencia
5
4. Recibe Listado de Autorización de Pagos y Legajo de Pago. Procede a su análisis y procede a la segunda firma
Autorización
Firma
SI
Listado de Pagos
autorizados
Legajos de Pago
7
6
No
5. En caso de autorización firma y remite al Sector Pagos de Tesorería
7. En caso de autorización el Sector Pagos confecciona Orden de Pago , retenciones y cheques
Impuestos
P.2
3
6. En caso de no autorización ,da las directivas que correspondan, puede retener legajo . En caso de estimar necesario solicita expediente y/o información para un mejor análisis
9
10. Se realiza la primera firma por parte de la jefatura
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 51
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: TESORERIASUBPROCESO: PAGOS
JEFATURA PAGOS OTROS SECTORES ACCIONES
FIN DEL PROCEDIMIENTO
P.1 Viene de página 1
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Cheques
1213
14
Centrales
Banco
Caja
15
Oficina de Origen
P.1
12. Si el cheque se paga por caja se remite a ésta
13. Si el cheque es para depósito , confecciona boleta de depósito y se deposita en el banco , luego se envia comprobante de deposito y certificado de retención al proveedor .
14. Si corresponde a las Centrales se lo envía con nota por correo privado
15. Se forma un legajo con los antecedentes , OP, FC, retenciones, comprobantes de depósito y recibo, se archiva en forma definitiva.
16. En caso de tratarse de unl expediente, se remite al Área Suministros y Contrataciones con informe, comunicando el pago
16
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 52
CURSOGRAMA GESTIÓN CAJA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 53
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 54
1
Solicitud de adelanto de
fondos D istintas Gerencias
Nota solicitando Adelanto de
SueldosAutorizada por
Gerencia de Adm
2
3Jefatura de Personal
JEFATURA CAJA OTROS SECTORES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: TESORERIASUBPROCESO: CAJA
PAGOS INTERNOS
ACCIONES
1. Adelantos Varios: Recibe de Jefatura de Cuentas a Pagar - Tesorería nota de las distintas gerencias solicitando adelanto de fondos , las cuales, luego de ser intervenidas son rem itidas a Caja para su pago .
5. Viáticos - Adelanto de Viáticos : Recibe de la Gcia de Administración - Recursos Humanos - pedido de adelanto de viáticos , donde consta número de comisión y cantidad de días de adelanto . Liquida los Viáticos y lo envía a la Gcia de Administración para la autorización de pago .
2. Adelanto de Sueldos: Recibe de la Gcia de Administración y Nota de l Área de Recursos Humanos autorizada ,
6. Realiza pago , confeccionando recibo interno numerado , donde firma el beneficiario .Para el caso de adelanto de viáticos , cuando se rinden los fondos , se quita firma del recibo y se devuelve
3.Confecciona el recibo y entrega adelanto al solicitanteSe remite a la jefatura de Personal recibo firmado por em pleado para que se pueda realizar los descuentos correspondientes
4. Archiva copia de las notas recibidas transitoriamente, hasta la rendición de los adelantos
4
Gerencia de Adm inistración -Recursos Hum anos -
5Gcia de Adm inistración
Autoriza
6
Gerencia de Administración -
Recursos Hum anos -
7
7. Recibe rendición de viáticos , liquida teniendo en cuenta si hubo anticipo de fondos previo, en caso afirmativo lo descuenta de la liquidación, dando origen a un importe definitivo
Gerencia de Adm inistración
Autorización de pago
8
8. Recibe liquidación de pago conformado
Hay diferencia en menos
Responsable
9SI
9. Efectúa el pago y procede a quitar firma del recibo, devuelve al responable de la asignación adelantada de fondos
10
No
10. Si la diferencia es en más , espera el reintegro del dinero por parte del responsable
11
11. Archiva la documentación transitoriamente hasta que surja la necesidad de reposición del Fondo Fijo
P.2
P.2 Pasa a página 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 55
JE FA TU R A C A JA O TR O S S E C TO R E S
C E N TR A LE S D E LA C O S TA A TLA N TIC A S.A .
P R O C E S O : TE S O R E R IAS U B P R O C E S O : C A JA
P A G O S IN TE R N O S
A C C IO N E S
P .1 P .1 V iene de P ágina 1
R esponsable de Fondos A ntic ipados
12
12. R ec ibe de los R esponsables de fondos antic ipados , la docum entac ión que respalda la rendición de d ichos fondos . L iqu ida y dete rm ina la d iferencia a pagar o devolver
D evoluc ión de Fondos
13
S I
13 . S e procede a qu itar firm a del recibo y se devuelve a l reponsable , ingresándose a la caja e l d inero
14
N o
14. En caso de d ife renc ia a pagar , se p rocede a efectiv izar e l pago , se quita firm a del recibo y se devuelve a l responsable , p rev ia firm a del se llo R ec ibo C onform e , colocado en e l docum ento respectivo
15
15. S e archiva la docum entac ión en form a trans ito ria , hasta que surja la necesidad de repos ic ión de l Fondo F ijo
F IN D EL P R O C E D IM IE N TO
FIN D EL P R O C E D IM IE N TO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 56
CURSOGRAMA PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 57
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 58
1
1. Recibe del S ector Pagos Legajo concheques de aquellos proveedores que noposeen cuentas bancarias. Previa notificación ala firma, se efectiviza el pago, contra recepciónde Recibo Oficial firmado
Sector Pagos
2. Recibe Legajo. Confecciona el informecorrespondiente, indicando constancia de pago.Lo envía al Área Suministros y Contratacionespara su archivo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
3. En caso de no existir expediente, el legajose envía al Sector Pagos para su archivodefinitivo
JEFATURA CAJA OTROS SECTORES
CENTRALES DE LACOSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: TESORERIASUBPROCESO: PAGO A PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS
ACCIONES
4. Se efectiviza el pago, contra recepción deRecibo Oficial firmado, o firma y aclaraciónal dorso de la factura
¿Existe expedientede la contratación?2
SI
3
Sector Pagos
NO
Cuentas a Pagar
Facturasconformadas y
autorizadas para elpago menores
$ 400
4
5. Luego de realizado el pago, se archivan enel sector temporariamente, hasta que surja lanecesidad de reposición del fondo fijo
5
Área Suministros yContrataciones
FIN DELPROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 59
CURSOGRAMA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 60
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 61
1
1. Recibe del Sector Cuentas a Pagar Planilla de rendición de Fondo Fijo , con docum entación adjunta confeccionada por las centrales con indicación del número de FC que m otivó el adelanto respectivo
Cuentas a Pagar
2. Realiza los controles indicados en los apartados 1.2) a 1.5)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
3. Recibe rendición de fondo fijo . Realiza controles indicados en los puntos 2.2)
JEFATURA CAJA OTROS SECTORES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: TESORERIASUBPROCESO: CAJA - FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA
ACCIONES
4. En caso de coincidencia procede a la firma y pase al Sector Cuentas a Pagar para su liquidación
5. Si no hay coincidencia , obtiene copia del documento desglosado , confecciona nota aclaratoria del desglose y diferencia del m onto a liquidar
FIN DEL PROCEDIM IENTO
23
coincidencia4si
Cuentas a Pagar
5
No
Cuentas a Pagar
6
6. Procede a la firm a y envía al Sector Cuentas a Pagar para su liquidación
7
7. Se confecciona Form ulario Nº 1 – Saldos de Caja – y Formulario Nº 2 – Parte diario de Caja
8. Se recuenta el efectivo obrante y se controla la coincidencia entre los totales del Form ulario Nº 1 y Nº 2
89
9. Recibe de la Caja el Parte diario luego de realizado los controles , para prestar conform idad. Cuando fuera necesario repone fondos para adm inistración Central , determ ina el proceder para efectuar la rendición de la docum entación transitoriam ente archivada
10 10. Recibe directivas para la rendición , procede a confeccionar planilla de rendición y planilla resumen de imputación contable
11. Recibe rendición del Sector Caja . Autoriza su liquidación11
Sector Pagos de Tesorería
12
12. Rem ite al Sector Pagos de Tesorería para que emita OP - Orden de Pago -
13
13. Confecciona Nota desagregado de efectivo, para ser rem itodo al banco para su reposición
Banco
14
14. Recepciona los fondos del banco prestando conform idad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 62
CURSOGRAMA GESTIÓN FINANZAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 63
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 64
4. Recepta el Presupuesto Financiero mensual con inclusión de Inversiones .
5. Recibe del banco extracto bancario . Actualiza registro de cheques pendientes de aplicación . De producirse débitos bancarios internos , registra en el sistema Cpaq
4Presupuesto Financiero
Banco
5
1
Area Suministros y Contrataciones
2
3 Proveedores
1.Recibe del Area Suministros y contrataciones Pagare - Póliza, se registran en base de datos
2. Se archivan temporariamente por número de código segun se reciben
3. Son dados de Baja y devueltos al proveedor , según indicaciones del Area de Suministros y Contrataciones.
Débitos internos
Registra en Cpaq
Pagos
6
6. Recibe diariamente del Sector Pagos : listado de cheques emitidos y Listado de vencimiento de cheques, con los que registra ejecución diaria del presupuesto y actualiza el Cash Flow
Clientes
7
Registra en Cpaq
7. Producida las cobranzas de los clientes se confeccionan los recibos correspondientes . Se registra en el Cpaq y en planilla extracontable
Planilla extracontable
P.2
P.2 Pasa a página 2
JEFATURA FINANZAS OTROS SECTORES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: TESORERIASUBPROCESO: FINANZAS
ACCIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
TESORERIA - ADMINISTRACIÓN CENTRAL
II 65
JE F A T U R A F IN A N Z A S O T R O S S E C T O R E S
C E N T R A L E S D E L A C O S T A A T L A N T IC A S .A .
P R O C E S O : T E S O R E R IAS U B P R O C E S O : F IN A N Z A S
A C C IO N E S
P .1 P .1 V iene de pág ina 1
8
8 . C on fecc iona pa rte d ia rio de ca ja y C ash F low
9
9 . C on tro la . C on fecc ion a y ac tua liza P lan illa ex tracon tab le de l e je cu tado sem ana l d e l p resupues to m ensua l
G erenc ia d e A dm in is trac ión
10
10 . A na liza y p resen ta en reun ión de d irec to rio
D irec to rio
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-1
CAPÍTULO III:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE CONTROLES
SECTOR IMPUESTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-2
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
1. ÁREA IMPUESTOS
1.1) Recibe de la Gerencia de Comercialización, copias de Liquidación de Ventas,
Notas de Débito, Notas de Crédito y Facturas de CAMMESA. Del Sistema
Cpaq extrae débitos y créditos
1.2) Recibe del Sector Contable Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito
1.3) Recibe del Área Sueldos Formulario Nº 931 para tomar el crédito fiscal
correspondiente ( Decreto Nº 814)
1.4) Con la información obtenida en el punto 1.1) , 1.2) y 1.3) liquida DDJJ de IVA
1.5) Recibe del Área Sueldos, Retenciones de ganancias de cuarta categoría; del
sistema Cpaq extrae Retenciones de Ganancias; las retenciones efectuadas a los
Directores y Consejo de Vigilancia se generan en el Área
1.6) Con la información obtenida del punto 1.5) liquida pago a cuenta quincenal y
DDJJ mensual de Retenciones de Ganancias correspondientes a cuarta categoría
1.7) Del Sistema Cpaq extrae las Retenciones de Ingresos Brutos y calcula
certificados de retención manuales en el caso de la facturación que recibe de las
centrales
1.8) Con la información obtenida en el punto 1.7) confecciona la declaración jurada
de Ingresos Brutos
1.9) Recibe del Sector Contable información para confeccionar DDJJ de Ganancias
anual
1.10) Liquida sueldos a Gerentes y honorarios a Directores, remite resumen a Cuentas
a Pagar para que confeccione FC ( Comprobante de Compra)
1.11) Confecciona DDJJ trimestral informativa de Autónomos y presenta en AFIP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-3
1.12) Confecciona Formulario Resolución General 4.120, remite para su firma al
Gerente / Subgerente
1.13) Con datos que toma del Cpaq, confecciona Declaración Jurada del Sistema
Único de Seguridad Social y presenta Declaración Jurada en forma quincenal
1.14) Recibe de Tesorería OP ( Orden de Pago) y Certificados de Retención y realiza
recálculo de las retenciones practicadas por el sistema
1.15) Confecciona y presenta CITI compras ante la AFIP
1.16) Confecciona Memorando de:
• IVA
• Retenciones de Ingresos Brutos
• Retenciones de Ganancias
• DDJJ anual de Ganancias
• Pago Autónomos de Funcionarios
• Pago OSDE de funcionarios
• Pago Impuesto Automotor
• Pago Impuesto Inmobiliario
1.17) Firma Memorando y envía a la Gerencia de Administración para su aprobación
1.18) Realiza control de Tasas Municipales, si es procedente su cancelación envía
documentación al Sector Cuentas a Pagar para proceder a su imputación y pago
2. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
2.1) Recibe del Sector Impuestos memorando
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-4
2.2) Analiza y aprueba
2.3) Remite el memorando conteniendo aprobación al Sector Impuestos
3. SECTOR IMPUESTOS
3.1) Recibe de la Gerencia de Administración Memorando aprobado y envía a
Jefatura de Cuentas a Pagar para su liquidación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-5
CURSOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-6
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-7
ACCIONES
Cpaq
1
1. Del Sistema Cpaq, extrae debitos y creditos
Gerencia de Comercialización
2
2. Recibe copias de liquidaciones de Ventas , ND, NC y facturas de CAMMESA.Recibe del Área Sueldos Formulario Nº 931 para tomar el crédito Fiscal según el Decreto Número 814
3
3. Con la información obtenida en 1) y 2), lliquida y confecciona Declaración Jurada de IVA, y lo presenta ante la AFIP.
A.F.I.P.
4
4. Confecciona y presenta CITI compras ante la AFIP
Cpaq
5
P.2
5. Del Cpaq, extrae retenciones de Ganancias .Las Retenciones de Ganancias de cuarta categoría las recibe de sueldos , y las retenciones efectuadas a los directores y Consejo de Vigilancia se generan en el área .
P.2 Pasa a página 2
TESORERIA CUENTAS A PAGAR IMPUESTOS OTROS
SECTORES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: IMPUESTOS
Sueldos
Sueldos
Retenciones Gcias cuarta
categoría
Retenciones Ganancias
Retenciones gcias efectuadas a Directores
Sueldos
6
Pago a cuenta quincenal
DDJJ Mensual
A.F.I.P
6. Confecciona Pago a Cuenta quincenal y declaración jurada mensual de Retenciones cuarta categoría de ganancias y lo presenta ante la AFIP.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-8
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: IMPUESTOS
TESORERIA CUENTAS A PAGAR IMPUESTOS
OTROS SECTORES ACCIONES
P.1P.1 Viene de página 1
7. Confecciona Memo, lo remite a Cuentas a Pagar, donde se confecciona la FC y se remite a Contables para su control .
8 SIRF Baires
8. Del Cpaq, extrae las retenciones efectuadas de Ingresos Brutos y lo presenta en el SIRF Baires
7
Memo
confecciona FC CONTABLE
9Memo
confecciona FC
CONTABLE
9.Confecciona Memo, lo remite al Área Cuentas a Pagar, donde se confecciona la FC y se remite al Área Contable para su control.
10
10. Con los datos que le proporciona el Área Contable, confecciona DDJJ anual de Ganancias , y lo presenta en AFIP
AFIP
11confecciona FC
11. Confecciona Memo para pago de Autónomos y para pago de OSDE a los funcionarios, remitiendolo al Área Cuentas a Pagar para emitir la FC
12
12. Liquida Sueldos a los Gerentes y Honorarios a Directores
13
Gerencia de Administración
13. Confecciona Memorando el cual es remitido a la Gerencia de Administración para su aprobación
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-9
CIRCUITO IMPUESTO DE SELLOS
1. SECTOR IMPUESTOS
2.1) Recibe del Área Suministros y Contrataciones Órdenes de Compra previas a la
suscripción por parte del proveedor o contratista
2.2) Recibe de la Gerencia de Asuntos Legales Contratos previos a la suscripción
respectiva
2.3) Recibe del Área Suministros y Contrataciones Órdenes de Compra selladas,
antes de proceder a su cancelación
2.4) Recibe de la Gerencia de Asuntos Legales Contratos sellados
2.5) Realiza lectura y análisis de la documentación recibida en los apartados 1.1) y
1.2)
2.6) Fija las bases sobre las cuales se debe tributar el impuesto de sellos
2.7) Confecciona Nota, donde describe la base fijada. Interviene nota con firma y
sello
2.8) Adjunta nota a la Orden de Compra y/o Contrato y remite la documentación al
Área / Gerencia correspondiente
2.9) Realiza lectura y análisis de la documentación recibida en los apartados 1.3) y
1.4)
2.10) Verifica que la base para el impuesto ingresado se corresponda con el calculado
por el Sector
2.11) Verifica que se haya cancelado el impuesto a los sellos
2.12) Confecciona Nota, donde describe la verificación de la base del impuesto y su
cancelación. Interviene nota con firma y sello
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
IMPUESTOS- ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-10
2.13) Adjunta nota a la Orden de Compra y/o Contrato y remite la documentación al
Área / Gerencia correspondiente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-1
CAPÍTULO IV:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE CONTROLES
-ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES-
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-2
COMPRAS MENORES A $ 5.000 (NO INCLUYE IVA)
1. Emisión del pedido de compra o contratación
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
1.1) Recibe original del requerimiento de bien o servicio, acompañado de una Nota
de la Gerencia solicitante, los que deben cumplir con las NORMAS PARA LAS
CONTRATACIONES
1.2) Se procede a verificar las firmas intervinientes
1.3) Confecciona carpeta con todo lo actuado hasta el momento
2. Inicio del proceso de Compra Directa
2.1) Se invita a cotizar a tres proveedores como mínimo.
2.2) Se solicita cotización por escrito, fax o por correo electrónico FORMULARIO
Nº 1, acreditándose la respectiva recepción. La solicitud de cotización contendrá
como mínimo los siguientes datos:
a) Nombre del potencial proveedor
b) Objeto de la contratación, incluyendo la naturaleza de los bienes, servicios
y obras a ser contratadas con sus características principales y/o
especificaciones técnicas.
c) Fecha de recepción de las propuestas
d) Condiciones comerciales sugeridas (plazo de entrega, multa por mora,
forma de pago, etc.)
Se deberá disponer de dos cotizaciones, como mínimo, por ítem o rubro
solicitado, justificando en caso de no llegar al número de cotizaciones requerido.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-3
Recibida la mismas, y de tratarse de un requerimiento con características
técnicas, se solicita asesoramiento – informe técnico - , a la Gerencia solicitante
3. Adjudicación de las ofertas
3.1) Se efectúa análisis de las cotizaciones recibidas y se confecciona cuadro
comparativo de precios, procediéndose a identificar la oferta más conveniente.
3.2) La carpeta es remitida para su aprobación, al Gerente de Administración
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
3.3) Recibe la carpeta. Analiza y autoriza
3.4) Envía la carpeta al Área Suministros y Contrataciones
ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
3.5) Recibe Carpeta conteniendo la autorización y emite Orden de Compra Directa (
FORMULARIO Nº 2)
JEFE DE ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
3.6) Recibe Orden Directa. Firma
3.7) Remite la Orden Directa firmada a los integrantes del Área
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
3.8) Recibe la Orden Directa autorizada mediante firma
3.9) Envía copia de Orden de Compra Directa al proveedor, a la Gerencia
solicitante y a Cuentas a Pagar, archivando una copia en el Sector.
3.10) Envía al Sector Impuesto Órdenes de Compra previas a la suscripción por parte
del Proveedor o Contratista para que determine base imponible e importe del
Impuesto de Sellos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-4
3.11) Solicita en aquellas contrataciones que requieran de un anticipo, una
contragarantía por el equivalente del monto que reciba el adjudicatario a tal
efecto.
3.12) Recibe del Sector Impuestos nota firmada y sellada, donde se describe la base
fijada para tributar el Impuesto de Sellos por parte del Proveedor.
3.13) Agrega al legajo constancia de los envíos
4. Certificación e inicio del circuito de pago
4.1) Recibe Orden de Compra sellada del Proveedor.
4.2) Envía Orden de Compra sellada, antes de proceder a su cancelación, al Sector
Impuestos para verificar que la base para el impuesto ingresado se corresponda
por el calculado por el Sector
4.3) Recibe Nota firmada y sellada del Sector Impuestos donde describe la
verificación de la base del impuesto y su cancelación. En caso de recibir la
Factura y no encontrarse la Orden de Compra sellada, efectúa el reclamo
correspondiente antes de su cancelación
4.4) Recibe de Cuentas a Pagar, y adjunta al Legajo la Factura del Proveedor y
Certificado de Recepción de Servicios de la Central interviniente, con
autorización del responsable de la Central o nota / certificación de la Gerencia,
si la recepción se realizó en Administración Central
4.5) En caso de que la contratación requiera que el proveedor presente
documentación laboral, gire el expediente, con nota de elevación al Sector
Personal para que efectúe el control laboral antes de cancelar la facturación
4.6) En los demás casos, el Legajo se gira a la Gerencia de Administración para
iniciar circuito de pago con nota de elevación
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-5
4.7) Recibe el Legajo y lo analiza, dando conformidad mediante la confección de
una nota
4.8) Deriva el Legajo a la Jefatura de Cuentas a Pagar – Tesorería para su liquidación
y pago
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
4.9) Recibe del Sector Pagos de Tesorería el legajo, que contiene información del
pago
4.10) Si es un pago parcial, se archiva en forma temporaria, caso contrario se archiva
en forma definitiva.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-6
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-7
FORMULARIO Nº 1 : PEDIDO DE COTIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-8
FORMULARIO Nº 2 : ORDEN DIRECTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-9
CURSOGRAMA CIRCUITO COMPRAS MENORES A $ 5.000
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-10
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-11
1
1. Recibe nota con requerimiento de compra de algunas de las centrales y/o GerenciasCentrales
2Distintas Gerencias
2. El Área recibe tanto el requerimiento de compra que procede de la Gcia de Producción y Mantenimiento, como el de otras gerencias . Se actúa para la iniciación del proceso conforme al importe estimado de la solicitud .
3
3. Se analizan las firmas intervinientes, de acuerdo al importe estimado de la contratación , enviándose la documentación recibida a Mesa de Entradas.
55. Se invita a los proveedores que provean el o los rubros a contratar Solicita cotización por escrito y / o mail, acreditándose la respectiva recepción
Proveedores
6
producto con características
técnicas
Gerencia solicitante
6. Se reciben las cotizaciones del proveedor . Si el producto tiene características técnicas , se vuelve a pedir aprobación a la Gerencia interviniente
7
7. Se analizan las propuestas recibidas . Confecciona cuadro comparativo e identifica la oferta más conveniente .Se emite Orden Directa, que será firmada por el Jefe de Area Suministros y ContratacionesSi es aprobada, se envía al proveedor por fax
Orden Directa
Jefe Area Suministros y Contrataciones
Firma
Orden Directa
Proveedor
P.2
P.2 Pasa a página Nº 2
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES OTROS SECTORES
GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y
MANTENIMIENTO
PROCESO: AREA COMPRAS Y CONTRATACIONES SUBPROCESO: COMPRAS MENORES A $ 5.000
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
27
ACCIONES
Solicitud de cotización
Cotizaciones
Informe técnico
Area Suministros y Contrataciones
FAX
Aprueba
Central / Gerencia SolicitanteFAX
Solicita en aquellas contrataciones que requieran de un anticipo, una contragarantía por el equivalente del monto que reciba el adjudicatario
4. Mesa de Entradas confecciona el Legajo , remite el mismo al Área Suministros y Contrataciones
Mesa de Entradas
4
si
No
8
8. Se envía al Gerente de Administración para su autorización
9
9. Obtenida la autorización , emite Orden de Compra Directa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-12
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES OTROS SECTORES
GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y
MANTENIMIENTO
PROCESO: AREA COMPRAS Y CONTRATACIONES SUBPROCESO: COMPRAS MENORES A $ 5.000
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
28
ACCIONES
P.1
Gerencia de Administración
Informe de Recepción
Factura
Nota de elevación
11con anticipo
Pagaré
SI
Tesorería
Gcia de Adm. y Finanzas
P.1 Viene de Página 1
10. Recibe de Mesa de Entradas , y adjunta al Legajo, Factura del proveedor y certificado de recepción de Servicios de la Gerencia interviniente
11. En el caso de que sea con anticipo , se solicita al proveedor una garantía . Recibido el pagaré, se remite a Tesorería para custodia . Legajo conteniendo nota y factura son enviadas a Gcia de Adm ., para comenzar el circuito de pago. En el caso de que el pago sea total se acompaña también certificado de recepción .
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nota
Factura
Fin del Procedimiento
13. Luego de realizado el pago , vuelve el Legajo al Area para archivo
14. Si se trata de un pago parcial , se archiva en forma temporaria, para luego volver a comenzar el circuito.
15. Si el pago es total , se archiva en forma definitiva.
Cuentas a Pagar
13Legajo
Pagos parciales14
15
12
Nota
12. Recibe el Legajo y lo analiza , dando conformidad mediante confección de una notaDeriva el expediente a la Jefatura de Cuentas a Pagar
Pagos
SI
NO
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-13
COMPRAS MAYORES A $ 5.000 Y MENORES A $ 100.000 (NO INCLUYE IVA)
1. Emisión del pedido de compra o contratación
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
1.1) Recibe original del requerimiento de bien o servicio, acompañado de una Nota
de la Gerencia de Producción y Mantenimiento y / o solicitud de las distintas
Gerencias con requerimiento de compra, los que deben cumplir con las
NORMAS PARA LAS CONTRATACIONES
1.2) Se procede a verificar las firmas intervinientes
1.3) Se envía todo lo actuado hasta el momento a Mesa de Entradas, para la
confección del expediente
2. Iniciación del Expediente de Compra o Contratación
MESA DE ENTRADAS
2.1) Recibe las actuaciones
2.2) Procede a caratular el expediente de compra asignándole un número
2.3) Ingresa el expediente al registro informático correlativo
2.4) Devuelve el expediente foliado al Área Suministros y Contrataciones
3. Inicio del proceso de Compra Directa / Contratación
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
3.1) Recibe el expediente de Mesa de Entradas
3.2) Se eleva todo lo actuado a la Gerencia de Administración para el inicio de su
autorización, encuadrando la contratación según su importe estimado
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-14
3.3) Recibe Legajo, analiza y aprueba el inicio de la gestión
3.4) Envía Legajo conteniendo autorización a la Gerencia General para su
aprobación
GERENCIA GENERAL
3.5) Recibe Legajo. Analiza y aprueba
3.6) Envía Legajo aprobado al Área Suministros y Contrataciones
ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
3.7) Autorizado el inicio de la gestión, selecciona los proveedores que provean el o
los rubros a comprar o contratar
3.8) Se solicita como mínimo tres cotizaciones. Por excepción la Gerencia solicitante
podrá indicar un proveedor determinado mediante nota fundada. La selección se
realizará en forma rotativa entre las casas comerciales del ramo, incluyendo en
todos los casos al adjudicatario anterior, en el caso que el contrato haya sido
cumplimentado por el mismo en forma regular.
Se solicita cotización por escrito, fax o por correo electrónico, FORMULARIO
Nº 2, acreditándose la respectiva recepción. La solicitud de cotización contendrá
como mínimo los siguientes datos:
a. Nombre del potencial proveedor
b. Número de la contratación
c. Objeto de la contratación, incluyendo la naturaleza de los bienes,
servicios y obras a ser contratadas con sus características principales
d. Fecha de recepción de las propuestas
e. Condiciones comerciales (plazo de entrega, multa por mora, forma de
pago, etc.)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-15
Se deberá disponer de dos cotizaciones, como mínimo, por ítem o rubro
solicitado.
Recibida la/s mismas, y de tratarse de un requerimiento con características
técnicas, se solicita asesoramiento – informe técnico - , a la Gerencia solicitante
4. Adjudicación de las ofertas
4.1) Se efectúa análisis de las cotizaciones recibidas y se confecciona cuadro
comparativo de precios, procediéndose a identificar la oferta mas conveniente
4.2) Expediente, Informe técnico y Cuadro Comparativo es remitido para su
aprobación, a los funcionarios autorizados según lo señalado en NORMAS
PARA LAS CONTRATACIONES
GERENTES
4.3) Se recibe Expediente. Se analiza la adjudicación y en caso de aprobar la compra
se remite el expediente al Área Suministros y Contrataciones
4.4) En caso de expedirse negativamente se emite un informe, se lo incorpora al
expediente
5. Emisión y Notificación de la Orden de Compra
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
5.1) Recibe el expediente autorizado
5.2) Emite Orden de Compra
5.3) Adelanta por fax Orden de Compra al proveedor, y a la Central o Gerencia
solicitante. Archiva copia en el Área.
5.4) Envía original Orden de Compra al proveedor y copia a la Gerencia solicitante
y Sector Cuentas a Pagar.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-16
5.5) Envía al Sector Impuesto Órdenes de Compra previas a la suscripción por parte
del Proveedor o Contratista para que determine base imponible e importe del
Impuesto de Sellos
5.6) Recibe del Sector Impuestos, nota firmada y sellada, donde se describa la base
fijada para tributar el Impuesto de Sellos por parte del proveedor
5.7) Solicita en aquellas contrataciones que requieran de un anticipo, una
contragarantía por el equivalente del monto que reciba el adjudicatario a tal
efecto. Luego de efectuado el primer pago se devolverá la contragarantía al
proveedor.
5.8) Agrega al expediente constancia de los envíos
6. Certificación e inicio del circuito de pago
6.1) Recibe Orden de Compra sellada del proveedor
6.2) Envía orden de Compra sellada antes de proceder a su cancelación al Sector
Impuestos para verificar que la base para el impuesto ingresado se corresponda
con el calculado por el Sector
6.3) Recibe nota firmada y sellada del Sector Impuestos donde describe la
verificación de la base del impuesto y su cancelación
6.4) Recibe de Cuentas a Pagar, y adjunta al Expediente la Factura del Proveedor y
Certificado de Recepción de Servicios de la Central interviniente, con
autorización del responsable de la Central o remito de la Gerencia o Área
solicitante, si la recepción se realizó en Administración Central
6.5) En caso de que la contratación requiera que el proveedor presente
documentación laboral, gira el expediente, con nota de elevación al Sector
Personal para que efectúe el control laboral antes de cancelar la facturación
6.6) En los demás casos, el Expediente se gira a la Gerencia de Administración para
iniciar circuito de pago con nota de elevación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-17
6.7) En caso de recibir la factura y no encontrarse la Orden de Compra sellada,
efectúa el reclamo correspondiente antes de su cancelación
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
6.8) Recibe el expediente y lo analiza, dando conformidad mediante la confección
de una nota
6.9) Deriva el expediente a la Jefatura de Cuentas a Pagar – Tesorería para su
liquidación y pago
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
6.10) Recibe del Sector Pagos de Tesorería el expediente, que contiene información
del pago
6.11) Si es un pago parcial, se archiva en forma temporaria, caso contrario se archiva
en forma definitiva.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-18
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-19
FORMULARIO Nº 1: REQUERIMIENTO BIEN O SERVICIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-20
FORMULARIO Nº 2: PEDIDO DE COTIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-21
FORMULARIO Nº 3: ORDEN DE COMPRA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-22
CURSOGRAMA CIRCUITO COMPRAS MAYORES A $ 5.000 Y MENORES A
$100.000 (NO INCLUYE IVA)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-23
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-24
1
1. Recibe nota con requerimiento de compra de algunas de las centrales y/o GerenciasCentrales
2Distintas Gerencias
2. El Área recibe tanto el requerimiento de compra que procede de la Gcia de Producción y Mantenimiento, como el de otras gerencias . Se actúa para la iniciación del proceso conforme al importe estimado de la solicitud .
3
3. Se analizan las firmas intervinientes, de acuerdo al importe estimado de la contratación , enviándose la documentación recibida a Mesa de Entradas.
5
6. Luego de la autorización , por la Gcia de Administración y la Gerencia General, se invita a los proveedores que provean el o los rubros a contratar Solicita cotización por escrito y / o mail, acreditándose la respectiva recepción
Proveedores
7
producto con características
técnicas
Gerencia solicitante
7. Se reciben las cotizaciones del proveedor . Si el producto tiene características técnicas , se vuelve a pedir aprobación a la Gerencia interviniente
8
8. Se analizan las propuestas recibidas . Confecciona cuadro comparativo e identifica la oferta más conveniente .
Orden de Compra
Jefe Area Suministros y Contrataciones
11
Orden de Compra
Proveedor
P.2
P.2 Pasa a página Nº 2
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES OTROS SECTORES
GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y
MANTENIMIENTO
PROCESO: ÁREA COMPRAS Y CONTRATACIONES SUBPROCESO: COMPRAS MAYORES A $ 5.000 Y MENORES A 100.000
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
27
ACCIONES
Solicitud de cotización
Cotizaciones
Informe técnico
Area Suministros y Contrataciones
Central / Gerencia Solicitante
Solicita en aquellas contrataciones que requieran de un anticipo , una contragarantía por el equivalente del monto que reciba el adjudicatario
4. Mesa de Entradas procede a caratular el legajo , ingresa al sistema informático , remite el mismo al Área Suministros y Contrataciones
Mesa de Entradas
4
si
No
9
11. Analiza y aprueba
10
Gerencia de Administración5. Recibido el Legajo , se elva todo lo actuado a la Gerencia de Administración para el inicio de su autorización, encuadrando al contratación según el importe estimado
6
9. Expediente, Informe y cuadro Comparativo es remitido para su aprobación a los funcionarios autorizados según lo señalado en Normas para las Contrataciones
10. Recibe el expediente autorizado , emite Orden de Compra
Gerencia General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-26
CONCURSO DE PRECIOS
COMPRAS SUPERIORES A $ 100.000 (EXCLUIDO EL IMPUESTO AL
VALOR AGREGADO)
DESARROLLO OPERATIVO DEL CIRCUITO
1. Emisión de la solicitud de compra
AREA SUMINISTRO Y CONTRATACIONES
1.1) Recibe original del Requerimiento de materiales y/o Servicios, especificaciones
técnicas y planos ( de corresponder) acompañado de una Nota de la Gerencia
solicitante, los que deben cumplir con las NORMAS PARA LAS
CONTRATACIONES
1.2) Se procede a verificar las firmas intervinientes
1.3) Envía a Mesa de Entradas lo actuado hasta ese momento, para la confección del
expediente
2. Iniciación del expediente de compra o contratación
MESA DE ENTRADAS
2.1) Recibe las actuaciones
2.2) Procede a caratular el expediente de compra asignándole un número
2.3) Ingresa el expediente al registro informático correlativo
2.4) Devuelve el expediente foliado al Área Suministros y Contrataciones
3. Inicio del Proceso de Concurso de Precios
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-27
3.1) Recibe el expediente de Mesa de Entradas
3.2) Se elabora nota solicitando autorización para realizar un llamado a concurso de
precios, enviándose a la Gerencia de Administración o Directorio según
corresponda
4. Autorización del llamado a concurso de precios
GERENCIA ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA GENERAL O DIRECTORIO
4.1) Recibe Nota solicitando autorización para realizar un llamado a concurso de
precios, realizando un análisis de la misma
4.2) El Directorio o el Gerente de Administración y Gerente General autoriza el
llamado a concurso de precios. Se elabora Nota y se remite al Área Suministros
y Contrataciones para la prosecución del trámite
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
4.3) Recibe Nota con autorización para realizar el llamado a concurso de precios
4.4) Confecciona el FORMULARIO Nº1 de Pedido de Cotización, el cual es firmado
por el Responsable del Área
4.5) Selecciona los proveedores que provean el o los rubros a comprar o contratar
4.6) Se realiza la nómina de los potenciales proveedores invitados a concursar
4.7) Cursará invitaciones como mínimo a tres proveedores- salvo que de la Gerencia
/ Área solicitante justifique a uno determinado -, dejándose constancia en caso
contrario de las razones que impidieron proceder de esa forma. Todas las
invitaciones serán formuladas por escrito y en sobre cerrado o vía correo
electrónico, acreditándose la respectiva recepción, que como mínimo será de
tres proveedores.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-28
A las invitaciones se adjuntarán: el Pliego de Bases y Condiciones Generales y
Particulares presentados en NORMAS PARA LAS CONTRATACIONES,
especificaciones técnicas, formulario de cotización y Planos y Anexos (en caso
de corresponder)
4.8) Se da aviso a la Gerencia de Asuntos Legales y a la Gerencia Solicitante de la
fecha de apertura de las ofertas, si es aprobado por Directorio
5. Recepción y Apertura de Ofertas
5.1) Recibe las ofertas de los proveedores participantes hasta el día y hora fijados
para la apertura del acto y contendrán en su cubierta, la identificación de la
contratación a que corresponda, el día y hora fijado
5.2) Efectúa la apertura de las ofertas en el día y hora fijado, con la presencia de
representantes de las Gerencias intervinientes, si aprueba el Directorio
5.3) Controla el cumplimiento del contenido de las ofertas con relación a lo
establecido en el Pliego de Bases y Condiciones
5.4) Confecciona el FORMULARIO Nº3: Acta de Apertura, que deberá contener
entre otros ítems:
a. Número de Orden asignado a cada oferta;
b. Monto de la oferta;
c. Nombre del oferente
d. Monto y forma de la Garantía
e. Todas las observaciones e impugnaciones que se formulen
f. Plazo de entrega y forma de pago
El Acta será firmada por los representantes de las Gerencias intervinientes y por
parte del responsable del Área encargada del acto de apertura
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-29
5.5) Agrega al expediente fotocopia de las Garantías de Oferta recibidas en el acto y
envía las Garantías originales al Sector Tesorería para su custodia y posterior
devolución
5.6) En caso de resultar desierto el concurso de Precios, se deja constancia en el
expediente. Se procede a girar nota al Directorio o a las Gerencias intervinientes
que aprobaron el llamado a concurso de precios, según corresponda, para su
análisis y consideración
5.7) Se envían las actuaciones para la elaboración de un Informe Técnico a la
Gerencia solicitante del requerimiento
5.8) El Área elabora cuadro comparativo de precios e informe complementario
5.9) En caso de que la contratación supere el monto de $400.000 más IVA, envía el
expediente al Directorio, por intermedio de la mencionada Gerencia
GERENCIA SOLICITANTE
5.10) Recibe el expediente, con nota de elevación
5.11) Analiza técnicamente las ofertas y emite Informe Técnico.
5.12) Remite el expediente al Área Suministros y Contrataciones
ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
5.13) Recibe expediente conteniendo Informe Técnico
5.14) Confecciona Informe Complementario y cuadro comparativo de precios
5.15) Remite el expediente a la Gerencia de Administración
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
5.16) Recibe el expediente
5.17) Analiza la eventual adjudicación, en función a lo informado por el Área
Suministros y Contrataciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-30
5.18) Envía las actuaciones a la Gerencia General o Directorio con opinión de
preadjudicación
ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
5.19) Recibe el expediente conteniendo nota de adjudicación
5.20) Coteja las autorizaciones intervinientes
6. Emisión de la Orden de Compra
6.1) Confecciona FORMULARIO Nº2: Orden de Compra, en original y cuatro
copias, la cual es firmada por el Responsable del Área
6.2) Se solicita al adjudicatario, de corresponder:
• Garantía de contratación
• Nómina del personal que realizará las tareas, con sus datos de ART –
• Seguro de Responsabilidad Civil –
• Contragarantía por anticipo – en caso de que la forma de pago lo
contemple
6.3) Al recibir la documentación solicitada en el punto 6.2): se envía la / las garantías
( de Contratación y/o Anticipo) al Sector Tesorería, solicitando en el mismo
acto la devolución de todas las garantías de mantenimiento de oferta presentadas
en el marco del concurso de precios
6.4) Registra la Orden de Compra en el Registro correspondiente
6.5) Procede a distribuir las copias de la Orden de Compra de acuerdo al siguiente
destino:
• Original : Proveedor contra entrega de la garantía de contrato
• Cuentas a Pagar
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-31
• Gerencia solicitante
• Central
• Área Suministros y Contrataciones
6.6) Envía al Sector Impuesto Órdenes de Compra previas a la suscripción por parte
del proveedor o contratista para que determine la base imponible e importe del
Impuesto de Sellos
6.7) Recibe del Sector Impuestos, nota firmada y sellada, donde se describe la base
fijada para tributar el Impuesto de Sellos por parte del proveedor
6.8) Recibe Orden de Compra sellada del proveedor
6.9) Envía Orden de Compra sellada, antes de proceder a su cancelación, al Sector
Impuestos para verificar que la base para el Impuesto ingresado se corresponda
por el calculado por el Sector
6.10) Recibe nota firmada y sellada del Sector Impuestos donde describa la
verificación de la base del impuesto y su cancelación
6.11) Se incorporan al expediente la Orden de Compra presentada por el proveedor,
con su correspondiente sellado de ley
7. Certificación e inicio del Proceso de Pago
ALMACEN DE LAS CENTRALES Y/O SECTORES INVOLUCRADOS
7.1) Firman la conformidad en el Certificado de Recepción el cual puede ser total o
parcial, con la correspondiente autorización del responsable de la Central
interviniente
7.2) Remite el certificado, junto con la Factura al Área Suministros y Contrataciones,
por intermedio de la Gerencia de Producción y Mantenimiento
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
7.3) Incorpora la constancia de Recepción parcial o total al expediente y factura
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-32
7.4) En caso de recibir la factura y no encontrarse la Orden de Compra sellada,
efectúa el reclamo correspondiente antes de su cancelación
7.5) En caso de que la contratación requiera que el proveedor presente
documentación laboral, gira el Expediente, con nota de elevación al Sector
Personal, para que efectúe el control laboral antes de cancelar la facturación
7.6) En los demás casos, confecciona y envía Nota a la Gerencia de Administración
para iniciar el proceso de pago, solicitando, salvo opinión en contrario, la
devolución de la Garantía de contrato
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
7.7) Recibe expediente. Confecciona autorización de pago
7.8) Remite el expediente con autorización de pago al Sector Cuentas a Pagar
ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
7.9) Recibe el expediente proveniente del Sector Tesorería, con constancia de pago y
notificación de devolución de garantía
7.10) Archiva el expediente en forma temporaria ( si el pago es parcial) o definitiva (
si el pago es total) en el sector
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-33
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-34
FORMULARIO Nº 1: PEDIDO DE COTIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-35
FORMULARIO Nº 2: ORDEN DE COMPRA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-36
FORMULARIO Nº 3: ACTA DE APERTURA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-38
NORMATIVA APLICABLE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-39
NORMAS PARA LAS CONTRATACIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-40
CURSOGRAMA CIRCUITO DE CONCURSO DE PRECIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-41
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-43
1
1. Recibe original del requerim iento de materiales, especificaciones técnicas y planos , acompañado de una nota de la Gerencia de Producción y Mantenim iento y /o solicitud de las distintas gerencias con requerim ientos de compra
Requerim iento de Materiales
Gerencias / Áreas
3. Recibe el expediente .Elabora y envía nota a la Gcia de Adm inistración o Directorio según corresponda a fin de obtener la autorización para realizar un llamado a concurso de precios .
2. Se envia lo actuado hasta ese momento a mesa de entradas para la confección del expediente
4. Analiza. Se elabora nota autorizando el llamado a concurso de precios
5. Confecciona Formulario de Pedido de cotización
7. Recibida las ofertas , en el día y hora fijado efectúa la apertura de las ofertas , en presencia de los representantes de las Gerencias intervinientes
8. Controla el cumplim iento del contenido de las ofertas en relación con lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones
9. Confecciona acta de apertura , que será firmada por los representantes de las Gerencias intervinientes y por el responsable del Área encargada del acto de apertura
10. Agrega al expediente las garantías de oferta recibidas en el acto , las envía al Sector Tesorería para su custodia y posterior devolución
P.2
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES OTROS SECTORES
GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y
MANTENIMIENTO
PROCESO: ÁREA COMPRAS Y CONTRATACIONES SUBPROCESO: COMPRAS SUPERIORES A $ 100.000
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
17
ACCIONES
Nota
Controla firmas
Mesa de Entradas
2
Expediente3
45
6
6. Selecciona los proveedores . Realiza la nómina de los potenciales proveedores invitados a concursar.Cursa invitaciones a los proveedores
Proveedores
Ofertas
7
8
9
10 Tesorería
El concurso resulta desierto
NO
SI
11
11. En caso de resultar desierto el concurso de precios, se deja constancia en el expediente . Se gira nota al Directorio o a las Gerencias intervinientes para su análisis y consideración
Directorio / Gerencias intervinientes
P.2 Continúa en la página 2
Contratación supera $ 400.000 más IVA
Gerencia de Administración y Gerencia General
D irectorio
NO
SI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-44
P.1
12. Se envían las actuaciones para la elaboración de un informe técnico a la Gerencia Solicitante
13. Elabora cuadro comparativo de precios e informe complementario
P1. Viene de Página 1
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
OTROS SECTORESGERENCIA DE
PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO
PROCESO: ÁREA COMPRAS Y CONTRATACIONES SUBPROCESO: COMPRAS SUPERIORES A $ 100.000
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
18
ACCIONES
12
13
Gerencia de Administración
Contratación supera $ 400.000 más IVA
Directorio
17
Gerencia de Administración
P.3
P.3 Continúa en página 3
Gerencia Solicitante
18
15. Coteja las autorizaciones intervinientes . En el caso de que la compra supere el importe de $ 400.000 envía para su tratamiento en Directorio
20
Expediente conteniendo
informe
Gerencia Solicitante
14
14. Recibe expediente . Analiza la eventual adjudicación. Remite las actuaciones al Área Suministros y Contrataciones
15
SI
16
16. Se envía el expediente a la Gerencia solicitante.
17. Analiza técnicamente las ofertas y emite nota manifestando conformidad de la contratación
18. Realiza informe complementario y cuadro comparativo de precios
19
19. Analiza la eventual adjudicación . Envía las actuaciones a la Gerencia General o Directorio con su opinión de preadjudicación
Directorio / Gerencia General
20. Recibe el expediente conteniendo nota de adjudicación, coteja las autorizaciones intervinientes. Emite Orden de Compra la cual es firmada por el responsable del Área . Registra la Orden de Compra en el Registro correspondiente
21 Adjudicatario
21. Solicita al adjudicatario información contenida en el apartado 6.2)
22
Tesorería
22. Recibe la documentación y envía al Sector Tesorería las garantias (de contratación y de servicio), solicitando en el mismo acto la devolución de todas las garantías de mantenimiento de ofertas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-46
A R E A S U M IN IS T R O S Y C O N T R A TA C IO N E S
O T R O S S E C T O R E SG E R E N C IA D E
P R O D U C C IÓ N Y M A N T E N IM IE N T O
P R O C E S O : Á R E A C O M P R A S Y C O N T R A T A C IO N E S S U B P R O C E S O : C O M P R A S S U P E R IO R E S A $ 100 .000
C E N T R A L E S D E L A C O S T A A T L A N T IC A S .A .
A C C IO N E S
P .2
23
P .2 . V iene de la P ág ina 2
23 . D is tribuye las cop ias
oc 1
oc 2oc 3
oc 4
P roveedor
A lm acén de la C entra l
S ector C uen tas a P agar
oc 2S ellado de Ley
A rch iva en exped iente
C entra l in terv in ien te
24
24 . F irm an la con form idad en e l C ertificado de R ecepc ión con la corespond iente autorizac ión de l responsab le de la centra l in te rv in ien te
G erenc ia de P roducc ión y M anten im iento
25
25 . Inco rpora la C onstanc ia de R ecepc ión parc ia l o Tota l a l exped iente
M esa de En tradas
Factura
26
26 . C onfecc iona y envía nota a la G erenc ia de A dm in is trac ión y F inanzas para in ic ia r e l p roceso de P ago , so lic itando , sa lvo op in ión en contrario , la devo luc ión de la G arantía de C on tra to
G erenc ia de A dm in is trac ión
27
27 . R ec ibe exped ien te , confecc iona autorizac ión de pago y los rem ite a C uentas a P agar
C uentas a Pagar
28 . R ec ibe e l exped iente con constanc ia de pago y notificac ión de devo luc ión de garantía
T esorería
28
P ago P arc ia l
A rch ivo trans ito rio
A rch ivo de fin itivo
S I
N o
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-48
SERVICIOS INTERNOS
SERVICIOS INTERNOS
1.1) Recibe de Mesa de Entradas liquidación mensual de expensas correspondientes
al edificio, facturas por los servicios de alarma, fumigación, servicio de
fotocopias, telefonía móvil, y facturas de proveedores por gastos de
mantenimiento.
1.2) Analiza, controla y realiza la primera autorización, en el caso de tratarse de la
liquidación de expensas, envía las mismas al Jefe del Área Suministros y
Contrataciones para una segunda intervención
ÁREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
1.3) Recibe liquidación de expensas
1.4) Efectúa análisis de la documentación de respaldo, y en caso de estar de acuerdo,
procede a autorizar mediante firma
1.5) Remite la liquidación autorizada a Servicios Internos
SERVICIOS INTERNOS
1.6) Recibe liquidación de expensas autorizada
1.7) Eleva documentación detallada en el apartado 1.1) y 1.6) a la Gerencia de
Administración para la prosecución del trámite
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-49
CURSOGRAMA CIRCUITO DE SERVICIOS INTERNOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-50
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
SUMINISTROS Y CONTRATACIONES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-1
CAPÍTULO V:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE CONTROLES
-MESA DE ENTRADAS-
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-2
MESA DE ENTRADAS
1. Recepción.
1.1) La recepción de documentación que se efectúe a través de la Mesa de Entradas
se realizará colocando: sello de entrada, fecha, hora, firma y aclaración de firma
del receptor en el documento recibido.
1.2) Toda la correspondencia que se recepcione en la Mesa de Entradas de la
Empresa, será ordenada y clasificada según el Área y registrada en el sistema
informático, ingresando los siguientes datos: 1) fecha de recepción; 2) fecha de
despacho; 3) lugar de despacho; 4) Gerencia o Área destinataria; 5) referencia.
Además se deberá controlar que toda la facturación cumpla con los requisitos
para ser recepcionada, dependiendo los mismos de cada caso en particular.
1.3) En todas las presentaciones que se efectúen a través de la Mesa de Entradas de
la Empresa, el personal de dicha Área deberá controlar que las mismas
contengan los siguientes recaudos:
• Nombre, apellido, indicación de identidad y domicilio del presentante.
• La persona que se presente por un derecho que no sea propio, aunque le
competa ejercerlo en virtud de representación legal, deberá acompañar los
documentos que acrediten la calidad invocada.
• Los representantes o apoderados, acreditarán su personería con el
instrumento público correspondiente.
• Cuando se invoque el uso de una firma social, deberá acreditarse la
existencia de la sociedad acompañándose el contrato respectivo, o copia
certificada por Escribano Público.
1.4) En los casos que se disponga la formación de expediente, se dará al interesado
una constancia con la identificación del mismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-3
1.5) Cuando las presentaciones vayan dirigidas en sobre cerrado a los titulares de
alguna de las Gerencias o Áreas de la Empresa, las mismas serán recepcionadas
por el personal autorizado por cada una de ellas a tales fines. En caso que el
titular de la Gerencia o Área lo considere necesario, dispondrá la formación del
expediente correspondiente.
2. Despacho
2.1) Cuando se proceda al envío de documentación a dependencias ajenas a la
Empresa, la Mesa de Entradas confeccionará un remito con tres copias: una para
el destinatario, una para el remitente, y una para la Mesa de Entradas.
2.2) Cuando se remita documentación de una Gerencia o Área, a otra Gerencia o
Área de la Empresa la Mesa de Entradas confeccionará un remito con dos
copias: una para el remitente y otra para la Mesa de Entradas.
La Mesa de Entradas llevará un archivo de los Remitos, ordenados por
Gerencias y Áreas.
2.3) Toda la correspondencia que despache la Empresa será remitida a la Mesa de
Entradas, quien procederá a registrar en el sistema informático: 1) fecha de
recepción en Mesa de Entradas; 2) Gerencia o Área remitente; 3) referencia; 4)
clase de correo utilizado (en mano -Translif –Seprit- Correo Argentino-); 5)
lugar de destino; 6) fecha de salida; 7) número de oblea.
La correspondencia podrá ser despachada de distintas formas:
• Bolsines ( Central Necochea y Mar del Plata)
• Cartas certificadas
• Cartas certificadas con acuse de recibo
• Cartas confronte
• Tramites y gestión
• Encomiendas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-4
3. Iniciación de expedientes
3.1) Todos los expedientes que se inicien serán registrados por la Mesa de Entradas
en el sistema informático, consignando los siguientes datos: 1) número; 2) fecha
de inicio; 3) iniciador; 4) referencia.
3.2) A efectos de la identificación de un expediente, se procederá a su caratulación.
3.3) En la carátula de los expedientes deberá consignarse: número, fecha, iniciador y
referencia. Se deberá ordenar la documentación por orden cronológico para la
confección del expediente.
3.4) La Mesa de Entradas procederá a actualizar la información de los expedientes,
incorporando al sistema informático todos los movimientos que se produzcan,
acompañándolo con un remito por duplicado en donde se detallara: Fecha y
detalle del movimiento, número, tema y foja final. Quedando constancia de
dicha recepción con firma, aclaración y fecha. Luego se procede al archivo en
Mesa de Entradas General.
• La identificación con que se inicie un expediente será conservada a
través de las sucesivas actuaciones.
4. Foliación.
4.1) Los expedientes deberán foliarse por orden correlativo de incorporación,
colocando sello de juntura entre fojas, Sello de Nº de expediente y sello de
intervención de Mesa de Entradas.
4.2) Las copias de notas, informes o documentación que se agreguen a un expediente
juntamente con su original, se foliarán por orden correlativo, dejándose
constancia en cada una de ellas del número de copia que le corresponde.
5. Compaginación.
5.1) Los expedientes serán compaginados en cuerpos numerados que no excedan de
doscientas (200) fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir
escritos o documentos que constituyan un solo cuerpo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-5
5.2) Cuando los expedientes vayan acompañados de antecedentes que por su
volumen no pudieren ser incorporados, se confeccionarán anexos, dejándose
constancia de ello en el expediente.
6. Desgloses.
6.1) Todo desglose se hará bajo constancia en el expediente, completando el
correspondiente Formulario de Desglose. A tales efectos se utilizará el Modelo
de Formulario de Desglose FORMULARIO Nº 1
7. Iniciación con desglose.
7.1) Cuando se inicien expedientes o trámites internos con fojas desglosadas, éstas
serán precedidas de una constancia con la mención del expediente del cual
proceden, de la cantidad de fojas con que se inicia el nuevo, y las razones que
motivan su inicio.
8. Agregación de documentos.
8.1) Toda documentación que se acompañe a una presentación, deberá ser agregada
delante del escrito de presentación.
8.2) No podrán agregarse a los expedientes documentación ni comunicaciones
recepcionadas por fax y/o mail si no están avaladas por firma de algún
responsable y particularmente en el caso del fax acompañado por fotocopia de la
misma.
Mesa de Entradas General deberá tener el archivo de todos los expedientes
ordenados por sector de inicio y de forma correlativa.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-6
9. Memorandos
9.1) La comunicación entre la Presidencia, Gerencias, Área Sistemas, Área Auditoria
y Control de Gestión y Consejo de Vigilancia, se realizará a través de
Memorandos. Se utilizará el Modelo de Memorando FORMULARIO Nº 2.
9.2) Los órganos mencionados en el primer párrafo, llevarán un Registro con orden
correlativo de los Memorandos que emitan. También llevarán un Registro de los
Memorandos que reciban ordenados por fecha de recepción.
10. Notas
10.1) La comunicación con particulares y otras empresas se realizará a través de Notas
o Cartas Documento. A tal fin, se utilizará el Modelo de Nota FORMULARIO
Nº 3
11. Carta Documento
11.1) La Mesa de Entradas archivará una fotocopia del ejemplar que queda para
constancia del remitente, de todas las Cartas Documento que se envíen desde las
Gerencias o Áreas de la Empresa.
11.2) EI seguimiento de los envíos de Cartas Documento, se realizará consultando el
sistema de Internet que posee el Correo argentino.
12. MESA DE ENTRADAS DE LAS CENTRALES NECOCHEA Y MAR DEL
PLATA.
12.1) Cada Central deberá tener una Mesa de Entradas, donde se cumplan los mismos
procedimientos que se detallan precedentemente para Mesa de Entradas de
Administración Central, además que se pueda consultar mediante un sistema en
red, las entradas y salidas de documentación y facturas, así como también
movimientos de expedientes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-7
CURSOGRAMA CIRCUITO DE MESA DE ENTRADAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-8
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
MESA DE ENTRADAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
V-10
EXTERIOR MESA DE ENTRADAS OTROS SECTORES
1
1. Recepciona documentación. Coloca: sello deentrada, fecha, hora, firma y aclaración de firmadel receptor en el documento recibidoDocumentación
2. Se registra en el sistema informático
3. Cont ro la que las presentac iones querecepciona contengan:-Nombre, apellido, idicación de identidad ydomicilio del presentante- En caso de no ser titular , presentar documentoque acredite la identidad- Los representantes o apoderados, acreditraránsu personería con el instrumento públicocorrespondiente- Cuando se invoque el uso de una foirma social,deberá acreditarse la existencia de la sociedadacompañándose el contrato respectivo, o copiacertificada por escribano público
Fin del procedimiento
CENTRALES DE LACOSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: MESA DE ENTRADAS
ACCIONES
2
3 Áreas / Gerencias
Remito
Remitoconformado
Gerencias / Áreas
4DocumentaciónRemito
Remito
RemitoRemitente
4 . C u a n d o s e e n v í e d o c u m e n t a c i ó n adependencias ajenas a la empresa, la mesa deentradas confecciona un remito con tres copias
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-1
CAPÍTULO VI:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
DE CONTROLES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-2
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
GESTION COMPRA DE COMBUSTIBLE: GAS NATURAL
1. COMERCIALIZACION
1.1) Gestiona ante CAMUZZI la cuota de gas disponible para cada una de las
centrales (Necochea – Mar del Plata – Villa Gesell)
1.2) Comunica dicho cupo a CAMMESA
1.3) Informa a las Centrales de la disponibilidad de Gas natural vía telefónica
1.4) Recibe de las Centrales facturas de Gas validadas de acuerdo a los
procedimientos para el Suministro de gas
1.5) Se toma los valores de la misma para confeccionar la serie estadística y se
controla si se cumplieron con los cupos
1.6) Eleva al Gerente de Comercialización la factura conformada
2. GERENTE DE COMERCIALIZACION
2.1) Recibe la Factura, aprueba y firma
2.2) Envía la factura al Gerente de Administración para la prosecución del trámite.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-3
CURSOGRAMA COMPRA DE COMBUSTIBLE GAS NATURAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-4
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-5
1 . G es tiona an te C A M U Z Z I la cuo ta de gas d ispon ib le pa ra cada una de las C entra les ( N ecochea - M ar de l P la ta - V illa G ese ll) .com un ica d icho cupo a C A M M E S A
2 . In fo rm a a las cen tra les la d ispon ib ilidad de G as N atu ra l
3 . R ec ibe de las cen tra les , fac tu ras de G as va lidadas de acue rdo a los p roced im ien tos para e l sum in is tro de gas
4 . S e con tro la s i se cum plie ron con los cupos . S e tom an los va lo res de la m ism a pa ra con fecc iona r la se rie es tad ís tica
3
A R E A C O M E R C IA L IZ A C IO N
O T R O S S E C T O R E S
G E R E N C IA D E P R O D U C C IÓ N
P R O C E S O : G E R E N C IA D E P R O D U C C IO N Y C O M E R C IA L IZ A C IO NS U B P R O C E S O : G A S N A T U R A LC E N T R A L E S D E L A
C O S T A A T L A N T IC A S .A .
A C C IO N E S
C A M M U Z Z I S .A .
1
C A M M E S A
2C E N T R A LE S
3
4
5 . La fac tu ra es e levada a l G eren te de C om erc ia lizac ión
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
S ub G eren te
5
G eren te de P roducc ión F ac tu ra
6
6 . R ec ibe la Fac tu ra , firm a y env ía la m ism a a la G e renc ia de A dm in is trac ión pa ra la p rosecuc ión de l trám ite
G E R E N C IA D E A D M .
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-6
GESTION COMPRA DE COMBUSTIBLE : GAS OIL
1. GERENCIA DE COMERCIALIZACION
1.1) La Gerencia de Comercialización fija los stock mínimos de combustible a
mantener en las centrales turbogas de Mar de Ajo, Villa Gesell y en central Mar
del Plata
1.2) Informa dicho stock a CAMMESA
1.3) Recibe de las Centrales los consumos diarios y con ellos calcula la existencia
1.4) Informa dichos consumos a CAMMESA Ante la necesidad de combustible
envía solicitud de provisión al Área Suministros y Contrataciones y/o pautas de
nuevos contratos
2. AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
2.1) Recibe Solicitud de Provisión de la Gerencia de Comercialización
2.2) Prepara pedido de cotización adjuntando al mismo los procedimientos de
recepción del gas oil por camión indicando las características del producto
requerido (datos garantizados)
2.3) En el caso de Central Mar del Plata, que también puede recibir combustible por
bombeo desde la planta de Y.P.F. procede a indicar el procedimiento de
recepción.
2.4) Realizada la Compra Directa o Concurso de Precios VER PROCESO
COMPRA DIRECTA / CONCURSO DE PRECIOS envía a la Gerencia de
Comercialización y a la Central que corresponda copia de la Orden de Compra
3. GERENCIA DE COMERCIALIZACION
3.1) Pone en conocimiento de CAMMESA la cantidad de producto a recibir
3.2) Mensualmente recibe de las Centrales el control físico de combustible. Envía la
información al Sector Contable
3.3) Recibe de almacén regional los certificados de recepción del producto
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-7
3.4) Con los certificados de recepción controla lo facturado por el proveedor
3.5) Envía factura conformada y certificado de recepción al Área Suministros y
Contrataciones
4. AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
4.1) Recibe Factura conformada y certificado de recepción
4.2) De corresponder aplica las penalidades por calidad y/o cantidad del producto
4.3) Envía copia de la Factura y copia del Certificado de recepción al Sector
Cuentas a Pagar para la gestión de pago
5. SECTOR CONTABLE
5.1) Con la planilla de control físico de combustible y por medio del sistema de
administración de inventario verifica que los datos ingresados en línea por
Abastecimiento Regional sean correctos
6. GAS PROVISTO POR CAMMESA
6.1) Diariamente se informa a CAMMESA los stock de combustible
6.2) Si CAMMESA posee disponibilidad de Gas Oil y es necesario para la
generación de nuestras unidades, CAMMESA coordina la cantidad semanal de
Gas Oil, así como la cantidad de camiones a recibir.
6.3) En caso de efectuar la coordinación CCA S.A., las entregas de Gas Oil por
camión, la empresa conformará la cantidad facturada, a fin de que CAMMESA
proceda al pago
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-8
CURSOGRAMA COMPRA DE COMBUSTIBLE GAS OIL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-9
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-10
1. Fija los stock mínimos de combustible a mantener en las centrales de turbogas de Mar de Ajó, Villa Gesell y Mar del Plata. Informa dichos consumos a CAMMESA
2. Recibe de las centrales los consumos diarios y con ellos calcula la existencia, informando a CAMMESA
3. Ante la necesidad de combustible , envía solicitud de compra al Area Suministros y Contrataciones
7
AREA COMERCIALIZACION
OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIONSUB PROCESO: GAS OIL
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
1
2
3
4. Prepara pedido de cotización, adjuntando al mismo los procedimientos de recepción de gASOil por camión indicando las características del producto requerido. En caso de Central Mar del Plata, que también puede recibir combustible por bombeo desde la planta de Y.P.F., procede a indicar el procedimiento de recepción.
CAMMESA
CENTRALES
CAMMESA
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
4
5
5. Realizada la contratación directa o el concurso de precios, se envía copia de la Orden de Compra / Orden Directa a la central que corresponda
CENTRAL
6
CAMMESA
6. Pone en conocimiento de CAMMESA , la cantidad de producto recibido
CENTRAL
7
7. Mensualmente recibe de las centrales el control físico de combustible, enviando la información al Sector Contable
SECTOR CONTABLE
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
ALMACEN REGIONAL
8
8. Recibe de Almacén Regional , el certificado de recepción del producto
P.2. Pasa a Página 2
P.2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-11
P.1 Viene de página 1
9. Con los certificados de recepción, controla lo facturado por el proveedor . De corresponder aplica las penalidades por calidad y /o cantidad del producto
10. Con la Planilla de Control físico de cobustible y por medio del sistema de administración de inventario, verifica que los datos ingresados en línea por Abastecimiento Regional sean correctos
8
AREA COMERCIALIZACION
OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIONSUB PROCESO:GAS OIL
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
P.1
9
FACTURA
CERTIFICADO DE
RECEPCION
CUENTAS A PAGAR
SECTOR CONTABLE
10
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-12
NORMATIVA APLICABLE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-13
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE GAS OIL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-15
GESTION COMPRA DE COMBUSTIBLE: FUEL OIL
1. GERENCIA DE COMERCIALIZACION
1.1) Fija los stock mínimos de combustible a mantener en las centrales de Necochea
y Mar del Plata
1.2) Informa dicho stock a CAMMESA
1.3) Recibe de las centrales los consumos diarios por máquina y calcula la
existencia
1.4) Ante la necesidad de combustible envía solicitud de compra al Área
Suministros y Contrataciones y/o pautas para nuevos contratos
2. AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
2.1) Recibe Solicitud de Compra de la Gerencia de Comercialización
2.2) Prepara pedido de cotización adjuntando al mismo los procedimientos de
recepción ANEXO Nº 1 de Fuel oil por barco ( o camión) indicando las
características del producto requerido (datos garantizados)
2.3) Realizada la contratación directa o Concurso de precios VER PROCESOS
COMPRA DIRECTA / CONCURSO DE PRECIOS envía a la Central que
corresponda la correspondiente Orden de Compra
2.4) La central que corresponda, recibe información del proveedor, con anticipación
a la carga, describiendo las características del producto a embarcar. Con este
dato se puede aceptar o rechazar el envío del producto
2.5) Recibe información del proveedor con anticipación al arribo del buque
señalado, comunicando día, hora, cantidad y nombre. Se comunica la
información a la Gerencia de Producción y Comercialización
3. GERENCIA DE COMERCIALIZACION
3.1) Recibe información consignada en el punto 2.4)
3.2) Pone en conocimiento a la Jefatura de la central que corresponda los datos de
arribo del buque
3.3) Pone en conocimiento de CAMMESA la cantidad de producto recibido
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-16
3.4) Mensualmente recibe de las centrales el control físico de combustible. Envía la
información al Sector Contable
3.5) Recibe Factura del proveedor de Mesa de Entradas
3.6) Recibe de Almacén regional el certificado de recepción del producto
3.7) Con los certificados de recepción controla lo facturado por el proveedor
3.8) Envía factura conformada y certificado de recepción al Área Suministros y
Contrataciones
4. AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
4.1) Recibe factura conformada y certificado de recepción
4.2) De corresponder aplica las penalidades por calidad y/o cantidad del producto
4.3) Envía copia de factura y copia de certificado de recepción al Sector Cuentas a
Pagar para la gestión de pago
5. SECTOR CONTABLE
5.1) Con la planilla de control físico de combustible y por medio del sistema de
administración de inventario verifica que los datos ingresados en línea por
Abastecimiento Regional sean correctos
6. FUEL OIL PROVISTO POR CAMMESA
6.1) Diariamente se informa a CAMMESA los stock de combustible
6.2) Si CAMMESA posee disponibilidad de Fuel oil y es necesario para la
generación de nuestras unidades, CAMMESA coordina la cantidad semanal de
Fuel Oil, así como la cantidad de camiones a recibir.
6.3) En caso de efectuar la coordinación CCA S.A., las entregas de Fuel Oil por
camión, la empresa conformará la cantidad facturada, a fin de que CAMMESA
proceda al pago
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-17
CURSOGRAMA COMPRA DE COMBUSTIBLE FUEL OIL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-18
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-19
1. Fija los stock mínimos de combustible a mantener en las centrales de Necochea y Mar del Plata, informando de dicho stock a CAMMESA
2. Recibe de las centrales los consumos diarios por máquina y calcula la existencia
3. Ante la necesidad de combustible , envía solicitud de compra al Area Suministros y Contrataciones
13
AREA COMERCIALIZACION
OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIONSUB PROCESO: FUEL OIL
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
1
2
3
4. Prepara pedido de cotización , adjuntando al mismo los procedimientos de recepción .
CAMMESA
CENTRALES
AREA SUMINISTROS Y CONTRATACIONES
4
5
5. Realizada la contratación directa o el concurso de precios, se envía copia de la Orden de Compra / Orden Directa a la central que corresponda
CENTRAL
PROVEEDOR
6
6. La central que corresponda recibe del proveedor, con anticipación a la carga, las características del producto a embarcar , con este dato se puede aceptar o rechazar el envío del producto
7. Recibe del proveedor con anticipación al arribo del buque: Día, hora, cantidad y nombre
78
8. Recibe la información detallada en el punto 7, poniendo en conocimiento a la Jefatura de la central que corresponda , los datos de arribo del buque
JEFATURA DE LA CENTRAL
9
CAMMESA
9. Pone en conocimiento de CAMMESA , la cantidad de producto recibido
CENTRAL
10
10. Mensualmente recibe de las centrales el control físico de combustible , enviando la información al Sector Contable
SECTOR CONTABLE
ALMACEN REGIONAL
11
11. Recibe de Almacén Regional , el certificado de recepción del producto
P.2
P.2. Pasa a Página 2
COMERCIALIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-20
P.1 Viene de página 1
12. Con los certificados de recepción , controla lo facturado por el proveedor . De corresponder aplica las penalidades por calidad y /o cantidad del producto
13. Con la Planilla de Control físico de cobustible y por medio del sistema de administración de inventario, verifica que los datos ingresados en línea por Abastecim iento Regional sean correctos
14
AREA COMERCIALIZACION
OTROS SECTORES
GERENCIA COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIONSUB PROCESO: FUEL OIL
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
P.1
12
FACTURA
CERTIFICADO DE
RECEPCION
CUENTAS A PAGAR
SECTOR CONTABLE
13
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Área Suministros y Contrataciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-21
NORMATIVA APLICABLE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-22
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE FUEL OIL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-23
MANTENIMIENTO PROGRAMADO
1. CENTRALES
1.1) Define las necesidades de mantenimiento de equipos componentes del sistema
de generación, indicando el plan de trabajo y el presupuesto a invertir
2. GERENCIA DE COMERCIALIZACION
2.1) Analiza las solicitudes de mantenimiento de equipos generadores realizada por
las jefaturas de las centrales de generación, a fin de optimizar las fechas de su
realización
2.2) Prepara el Plan de mantenimiento anual a ejecutar de acuerdo a las políticas
establecidas a tal fin y a las partidas presupuestarias disponibles y lo eleva para
la aprobación del Directorio
2.3) Coordina con la Comisión de Mantenimiento de CAMMESA S.A. las fechas de
parada de los equipos generadores y la duración de la misma, de forma de no
afectar a la demanda de potencia de SADI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-24
CURSOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-25
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-26
1. Define las necesidades de mantenimiento de equipos componentes del Sistema de Generación, indicando el Plan de Trabajo y el Preesupuesto a invertir . Enviando la solicitu a la Gerencia de Producción y Comercialización
2. Recibe las solicitudes. Realiza el análisis de las mismas
3. Prepara el Plan de Mantenimiento anual a ejecutar de acuerdo a las políticas establecidas a tal fin y a las partidas presupuestarias disponibles, elevándolo para la aprobación del Directorio
19
AREA COMERCIALIZACION
OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNSUB PROCESO: MANTENIMIENTO PROGRAMADO
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
1
2
4
CENTRALES
4. Coordina con la comisión de mantenimiento de CAMMESA las fechas de parada de los equipos generadores y la duración de la misma , de forma de no afectar a la demanda de potencia del SADI
FIN DEL PROCEDIMIENTO
3
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-27
COMERCIALIZACION
1. COMERCIALIZACION DE ENERGIA Y POTENCIA EN EL MEM
1.1) Envía, a través del sistema informático, información básica de los valores de
energía y potencia generados por intermedio del SMEC
1.2) Recibe información a través del SOTR de las máquinas que solicita
CAMMESA como todo hecho que modifique la potencia puesta a disposición
1.3) El Área de despacho ordena en tiempo real vía telefónica a los jefes de turno de
la central como debe ser la operación de cada uno de los grupos generadores,
indicando los valores de consigna de la potencia
1.4) Recibe por medio del SOTR, la disponibilidad de combustible, por tipo – gas
natural, diesel oil, fuel oil – y por central
1.5) Por medio del MEM NET recibe proveniente de CAMMESA, Documento Post
Operativo a las 48 horas después de lo operado, el resultado del despacho real
de máquinas ejecutado
1.6) Se procede al control de la información obtenida en el punto 1.5). Se dispone de
48 horas hábiles para realizar ante CAMMESA los reclamos correspondientes
de considerar que exista error en lo informado. En caso de no existir
divergencias los valores pasan a formar parte de la facturación mensual
1.7) Si observa discrepancias entre la información recibida de CAMMESA y la
propia de la Empresa envía reclamo a fin de obtener las rectificaciones de los
valores físicos y/o monetarios correspondientes ( refacturación)
1.8) Recibe respuesta de CAMMESA, donde se expide respecto a las discrepancias
indicadas. Dicha respuesta convalida la posición original de las transacciones
económicas, o bien origina un débito o crédito para la empresa que es tenido en
cuenta cuando se realice la refacturación correspondiente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-28
CURSOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-29
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-30
1. Envía a través del Sistema Informático , información básica de los valores de energía y potencia generados por intermedio del SM ECRecibe a través del SOTROP de las m áquinas que solicita CAMM ESA , com o todo hecho que modifique la puesta a disposición
3. Recibe por m edio del SOTROP, la disponibilidad de com bustible por tipo -Gas Natural, Diesel O il, y Fuel Oil
4. Por m edio del MEN NET, recibe proveniente de CAM MESA , a las 48 horas después de lo operado , el despacho real de m áquinas ejecutado denom inado Docum ento Post Operativo 5. Se realiza control. Se dispone de 48 horas hábiles para realizar ante CAMM ESA los reclamos correspondientes .
COMERCIALIZACION OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNCENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
1
CAMM ESA
2. Ordena en tiempo real , vía telefónica a los jefes de turno de la central , como debe ser la operación de cada uno de los grupos generadores , indicando los valores de consigna de la potenciaJEFE DE LA CENTRAL
AREA DE DESPACHO
2
3
4
DOCUM ENTO POST OPERATIVO
5
CAMM ESA
Liquidación de Venta
6
6. Recibe de CAMM ESA la liquidación de Venta, notas de crédito y débito correspondientes a los distintos ítem s que com ponen la transacción económ ica . Las controla y de ser correcta las conforma
Facturación ORIGINAL
DUPLICADOFacturación
JEFATURA TESORERIA
SECTOR CONTABLE
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nota de Crédito
Notas de Débito
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-31
CICLO DESPACHO DE CARGAS
1. DESPACHO DE CARGAS
1.1) Recibe de CAMMESA, dentro de los plazos reglamentarios vigentes, por
medio del SOTR ( Sistema de operaciones en tiempo real) y/o telefonicamente
información de las máquinas que solicita, así como todo hecho que modifique
la potencia puesta a disposición
1.2) El despacho ordena en tiempo real vía telefónica a los Jefes de Turno de la
central como debe ser la operación de cada uno de los grupos generadores,
indicando los valores de consigna de la potencia
1.3) Envía a Cammesa por SOTR y/o telefónicamente las novedades del cambio de
valores de potencia, disponibilidad de unidades, de los valores de tensión,
potencia reactiva, carga en barras y despacho de combustibles
1.4) Envía a CAMMESA por medio del sistema informático SMEC, información
básica de los valores de energía y potencia generados. Controla el Sistema de
Medición Comercial (SMEC), realizando la recolección de lecturas diarias (
procesamiento), validación de datos, edición de archivos y reenvío a
CAMMESA ante fallas o faltantes ( cálculo de consumo, previsión de
existencias)
1.5) Envía a CAMMESA por medio del MEMNET ( Red Informática) la
disponibilidad de combustible por central, discriminado por tipo: fuel oil, gas
oil y gas natural
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-32
CURSOGRAMA CICLO DESPACHO DE CARGAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-33
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-34
1. Recibe de CAMMESA información de lasmáquinas que solicita, así como todo hecho quemodifique la potencia puesta a disposición
2. El despacho ordena en t iempo real víatelefónica a los Jefes de turno de la centralcomo debe ser la operación de cada uno de losgrupos generadores, indicando los valores deconsigna de la potencia
25
DESPACHO OTROSSECTORES
GERENCIA DEPRODUCCIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE PRODUCCION Y COMERCIALIZACIONSUB PROCESO: DESPACHO DE CARGAS
CENTRALES DE LACOSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
3. Envía a CAMMESA por medio del sistemainformático SMEC, información básica de losvalores de energía y potencia generados
4. Envía la disponibilidad de combustible porcentral, discriminando por tipo: fuel oil, diesel oil ygas natural
5. Recibe documento Post Operativo, dentro delas 48 horas de operados, indicando el resultadodel despacho real de máquinas ejecutado(unidades físicas)
6. Procede al control de la información recibida,disponiendo de 48 horas hábiles para realizarante CAMMESA los reclamos correspondientes
FIN DEL PROCEDIMIENTO
7. Si observa discrepancias entre la informaciónrecibida de CAMMESA y la propia de la empresaenvía reclamo a fin de obtener las rectificacionesde los valores físicos
9. Recibe respuesta de CAMMESA donde seexpide respecto a las discrepancias.La respuesta convalida la posición original de lastransacciones económicas, o bien origina uncrédito o débito para la empresa que es tenido encuenta cuando se real ice la refacturac ióncorrespondiente
FIN DELPROCEDIMIENTO
1SOTR
CAMMESA
3SMEC
4MEMNET
6
error en loinformado
CAMMESA
Reclamo
SI
8
NO
7
9
2 Jefes de turno de laCentral
CAMMESA
5MEMNET
8. Si no observa discrepancias los valores pasana formar parte de la base de datos para el cálculode las Trabsacciones Económicas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-35
SECTOR PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
1. COMERCIALIZACIÓN
1.1) Por medio del MEMNET recibe proveniente de CAMMESA, documento post
operativo, y documentos de transacciones económicas, dentro de las 48 horas
de operados, indicando el resultado del despacho real de máquinas ejecutado (
unidades físicas)
1.2) Procede al control de la información obtenida en el punto 1.1), disponiendo de
48 horas hábiles para realizar ante CAMMESA los reclamos correspondientes,
de considerar que exista error en la informado. En caso de no existir
divergencias, los valores pasan a formar parte de la base de datos para el
cálculo de las Transacciones Económicas
1.3) Si observa discrepancias entre la información recibida de CAMMESA y la de la
propia empresa, envía reclamo a fin de obtener las rectificaciones de los valores
físicos
1.4) Recibe respuesta de CAMMESA, donde se expide respecto a las discrepancias
indicadas. Dicha respuesta puede convalidar los valores indicados en la
posición original o bien producir un cambio en los valores físicos que son
tenidos en cuenta cuando se realice la refacturación correspondiente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-36
FACTURACIÓN EN EL MERCADO SPOT
1. AREA COMERCIAL
1.1) Recibe de CAMMESA, dentro de los plazos reglamentarios vigentes, por
medio del MENMET, documento post con la información relativa al Resultado
de las Transacciones económicas del mes y, consecuentemente, el cálculo de
los créditos y débitos totales de cada agente del MEN, por operaciones
realizadas en el mercado de precios horarios ( Mercado Spot).
Ésta información sirve de base para el proceso de facturación en este mercado,
el cual es realizado por CAMMESA a cada agente comprador por cuenta y
orden de los vendedores.
1.2) Procede a la lectura de los soportes magnéticos recibidos de CAMMESA y
genera el listado mensual de “Transacciones económicas
1.3) Verifica la integridad y exactitud del Listado de Transacciones Económicas,
comparándolos con la información propia de la Empresa, en lo que se refiere a
operaciones y resultados en le Mercado Spot, correspondientes a transacciones
efectuadas en el mes por la Empresa, tanto en unidades físicas como en su
valorización monetaria:
• Remuneración de la energía vendida al MEM: el valor neto
entregado en cada hora (deducido el consumo propio de la Central)
se remunera en función del precio horario ( costo marginal horario)
que resulta en la operación real del Sistema, excepto para aquellas
máquinas que no intervengan en la definición de precios, las cuales
son remuneradas a su costo operativo.
• Remuneración de la Potencia: la potencia puesta a disposición, así
como el adicional por riesgo de falla, se remuneran según las
disposiciones reglamentarias vigentes
• Remuneración por arranque de unidades turbovapor: ( en los casos
que correspondiere) y cargos por paradas no programadas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-37
• Cargos por servicios prestados en el MEM ( Regulación de
Frecuencia)
• Cargos por el Servicio de Transporte en alta tensión: ( variable y
cargo complementario)
• Reembolso de gastos e inversiones de CAMMESA.
• Venta (excedente) o compra (faltante) por operaciones realizadas en
el Mercado Spot, originadas en apartamientos entre la energía
generada y comprometida, en contratos de abastecimiento de energía
– Mercado a Término –
1.4) Si observa discrepancias entre el Listado de Transacciones Económicas y la
información propia de la Empresa, envía reclamo a CAMMESA, dentro del
plazo reglamentario, a fin de obtener las rectificaciones de los valores físicos
y/o monetarios correspondientes ( refacturación)
Archiva copia
De no verificarse diferencias, archiva Listado de Transacciones Económicas.
Continúa en el punto 1.5)
1.5) Si existen discrepancias, CAMMESA envía nota donde se expide al respecto.
Dicha nota convalida la posición original del Listado de Transacciones
Económicas, o bien, origina un débito o crédito para la Sociedad que es tenido
en cuenta en las transacciones del mes en que se realice la refacturación
correspondiente.
Archiva nota.
1.6) Recibe de CAMMESA, por correo electrónico, la Liquidación de Ventas (
crédito), por las ventas de energía y potencia del mes en el Mercado Spot ( con
otras remuneraciones como, por ejemplo, arranque y deducción de cargos por
Servicio de transporte en alta tensión y otros); como así también la Nota de
Crédito o Débito, según punto 1.3)
De haber realizado compras de energía y potencia en el Mercado Spot por
apartamientos en contratos de abastecimiento de energía ( Mercado a término),
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-38
como también por consumo propio de Central recibe la correspondiente factura
de CAMMESA.
1.7) Una vez recibida la documentación mencionada en el punto anterior, verifica su
concordancia con el Listado de Transacciones Económicas.
1.8) Si no se presentan discrepancias ( físicas y/o monetarias) entre la información
anticipada por CAMMESA correspondiente a la Liquidación de Ventas
(crédito), Nota de Crédito, Nota de Débito y/o Factura por compra de energía y
potencia en el Mercado Spot y el Listado de Transacciones Económicas,
continúa en el punto 1.11)
1.9) En caso contrario, realiza la correspondiente presentación ante CAMMESA,
siguiendo el procedimiento indicado en 1.5) primer párrafo
1.10) Luego de los controles de facturación efectuados y los respectivos reclamos, si
los hubiera, recibe de CAMMESA la Liquidación de Ventas (crédito), Nota de
Débito o Crédito y Factura por compra de energía y Potencia en el Mercado
Spot, de corresponder ( Original y Triplicado)
1.11) Verifica que la documentación recibida, se adecue a las disposiciones legales e
impositivas vigentes, y que los datos y valorizaciones concuerden con lo
controlado y aprobado.
Controla el respectivo vencimiento.
1.12) Si hubiera discrepancias, realiza los reclamos correspondientes ante
CAMMESA
1.13) Luego de los controles expuestos, emite conformidad mediante Nota (Original)
que adjunta a la facturación
Archiva copia de la nota
1.14) Distribuye los ejemplares de la Liquidación de Ventas (crédito), Nota de
Débito, Nota de Crédito y Factura por compra de energía y potencia en el
Mercado Spot, adjuntando la Nota Acuerdo:
Original de la factura conformada: Gerente Administración
Fotocopia: Archiva en la gerencia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-39
2. GERENCIA ADMINISTRACIÓN
2.1) Recibe del Área Comercial el original de la Liquidación de Ventas (crédito),
Nota de Débito, Nota de Crédito, y Factura por compra de energía y potencia en
el Mercado Spot por las transacciones del mes, junto a nota acuerdo (Original).
Firma prestando conformidad
2.2) Envía Triplicado al Sector Contable, archivando en le Sector el Original
3. SECTOR CONTABLE
3.1) Recibe triplicado de Facturación
3.2) Registra
3.3) En caso de tratarse de un ingreso, continua en el Ciclo de Tesorería – Ingreso
de Fondos – Cobranzas
3.4) En caso de tratarse de un pago continúa en el ciclo Cuentas a Pagar
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-40
CURSOGRAMA FACTURACIÓN EN EL MERCADO SPOT
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-41
1. Recibe de CAMMESA, dentro de los plazos reglamentarios vigentes , por medio del M EMNET documento post con la inform ación relativa al Resultado de las Transacciones económicas del m es, y, consecuentemente , el cálculo de los créditos y débitos totales de cada agente del MEN , por operaciones realizadas en el mercado de precios horarios
32
DESPACHO OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNSUB PROCESO: FACTURACIÓN EN EL MERCADO SPOT
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
2. Procede a la lectura de los soportes m agnéticos recibidos de CAMMESA y genera listado mensual de Transacciones Económicas
3. Verifica la integridad y exactitud del Listado de Transacciones Económ icas , com parándolos con inform ación propia de la empresa correspondientes a transacciones efectuadas en el mes por la empresa, tanto en unidades físicas como en su valorización m onetaria
4. Si observa discrepancias entre la inform ación recibida de CAM MESA y la propia de la empresa envía reclam o a fin de obtener las rectificaciones de los valores físicos y /o m onetarios correspondientes (refacturación)
6. Recibe respuesta de CAMM ESA donde se expide respecto a las discrepancias .La respuesta convalida la posición original de las transacciones económicas , o bien origina un crédito o débito para la empresa que es tenido en cuenta en las transacciones del mes en que se realice la refacturación corespondiente
1M EMNET
CAMMESA
3
Discrepancias en el Listado de
Transacciones
CAMMESA4
Reclamo
SI
5
NO
9
2
5. Si no observa discrepancias Archiva Listado de Transacciones Económicas
Archiva copia
Archiva Listado de Transacciones
Económicas
Archiva nota
10
Correo Electrónico
7. Recibe de CAMMESA la Liquidación de Ventas , Notas de Crédito y /o Débito de corresponder
Consum o propio de la central
Apartam ientos en contratos de
abastecim iento de energía
Factura de CAMMESA
SI
P.2
P.2 Pasa a página 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-42
TripNota
Trip
Facturación
DESPACHO OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNSUB PROCESO: FACTURACIÓN EN EL MERCADO SPOT
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
P.1 P.1 Viene de página 1
11
11. Verifica concordancia de la Liquidación de Ventas (crédito), Nota de Crédito, Nota de Débito y/o Factura por compra de energía con el Listado de Transacciones Económicas
Discrepancias
CAMMESA
Reclamo
SI
12
No
12. Recibe de CAMMESA luego de los controles la Liquidación de Ventas (crédito), Nota de Débito o Crédito y Factura por compra de energía y Potencia en el Mercado Spot . Original y triplicado
13
13. Verifica que la información recibida , se adecue a las disposiciones legales e impositivas vigentes y que los datos y valorizaciones concuerden con lo controlado y aprobadoControla el respectivo vencimiento
Discrepancias
Reclamo
SI CAMMESA
NO
emite conformidad
mediante Nota
Facturación
Archiva copia
Gcia Administración
Original y copia
O
Facturación
ONota
Sector Contable
Archiva Original
P.3
P.3 Pasa a página 3
33
14
14. Recibe triplicado de la facturación , registra.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-43
DESPACHO OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNSUB PROCESO: FACTURACIÓN EN EL MERCADO SPOT
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
P.2
P.2 Viene de página 2
Ingreso
Sector Tesorería
SI
Sector Cuentas a Pagar
NO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-44
SEGUIMIENTO DE CRÉDITOS EN EL MERCADO SPOT
1. AREA COMERCIAL
1.1) Recibe del Gerente de Administración y Finanzas, Nota (original) comunicando
la falta de pago (parcial) por parte de CAMMESA ( CAMMESA actúa en el
proceso de cobranzas del mercado Spot, por cuenta y orden de los agentes del
MEM que resultaron acreedores en las Transacciones Económicas del mes)
dentro de los plazos establecidos por la reglamentación vigente para la
cancelación de créditos en el mercado Spot.
Esta situación puede presentarse ante el no pago por parte de algún o algunos
agentes que resultaron deudores del MEM, dado que en las cobranzas del
mercado spot se aplica el principio de proporcionalidad para la distribución de
los fondos cobrados entre los participantes que resulten acreedores.
1.2) Transfiere el crédito correspondiente a la cartera morosa y envía Nota (
original) al Gerente de Administración y Finanzas, informando tal situación a
sus efectos y/o para realizar el reclamo correspondiente
Archiva copia
1.3) Recibe mensualmente de la Gerencia de Administración un Listado de Créditos
por Ventas en el Mercado Spot – Morosos (original y copia), detallando las
liquidaciones de Venta ( Crédito) (parcial) dentro de los plazos que fija la
reglamentación vigente.
Dicho Listado contiene la siguiente documentación:
• Saldo al inicio del mes
• Fecha y número de Liquidación de Venta (Crédito) cancelada
parcialmente
• Importe del capital ( importe acreditado, incluido impuestos),
pendientes de cancelación
• Importe de los intereses devengados y acreditados (incluido
impuestos)
• Fecha de transferencia a cartera morosa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-45
• Saldo al finalizar el mes
Nota: para el cálculo de los intereses devengados sobre créditos por ventas
(morosos) en el Mercado Spot, corresponde aplicar la fórmula que establecen
las respectivas disposiciones reglamentarias
1.4) Archiva la copia
1.5) Recibe información de CAMMESA relativa a la interrupción del suministro y
desconexión a partir del día 31 de mora en el pago, aplicadas al deudor del
MEM (Mercado Spot), en los términos de la Resolución Nº 61/92 S.E.E. Art.
24
Toma conocimiento
1.6) Informa por Nota al Presidente ( original) y al Gerente de Administración
(duplicado) sobre la situación expuesta en el punto anterior
Archiva copia
2. GERENTE GENERAL Y GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
2.1) Recibe del Área Comercial Nota ( duplicado), informando sobre la interrupción
del suministro y desconexión aplicadas al deudor moroso del MEM ( Mercado
Spot), según punto 3.3), indicando las acciones a seguir
Analiza y aprueba
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-46
CURSOGRAMA SEGUIMIENTO DE CRÉDITOS EN EL MERCADO SPOT
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-47
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-49
1. Recibe del Gerente de Administración nota en original comunicando la falta de pago por parte de CAMMESA
41
AREA COMERCIAL OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNSUB PROCESO: SEGUIMIENTO DE CRÉDITOS EN EL MERCADO SPOT
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
2. Transfiere el crédito correspondiente a la cartera morosa y envía nota al Gte de Administración , informando tal situación a sus efectos y/o para realizar el reclamo correspondiente
3. Recibe mmensualmente de la Gerencia de Administración, un Listado de Créditos por Ventas en el Mercado Spot - Morosos - original y copia, detallando las liquidaciones de Venta
1Nota
Gerente de Administración
2
Nota
3
4
Original
NotaCopia
Nota
Presidente
Gerente Administración
Archiva nota
FIN DEL PROCEDIMIENTO
4. Recibe de CAMMESA información relativa a la interrupción del servicio. Toma conocimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTOArchiva nota CAMMESA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-50
ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES EN EL MERCADO A TÉRMINO
PROCESO: ALTA DE CLIENTES
1. ÁREA COMERCIAL
1.1) Con el llamado a licitación o invitación a cotizar del Cliente, retira / adquiere el
pliego de bases y condiciones a fin de presentar al cliente
1.2) Solicita a la empresa contratante la documentación Legal, técnica y económico
– financiera a efecto de su análisis y evaluación. Para su incorporación como
cliente de la Sociedad o actualización
1.3) Verifica que la documentación que avala su condición económico – financiera (
Balances Generales e información complementaria), cumpla con los requisitos
de respaldo, validez e integridad
1.4) Si no cumple con el punto 1.3), indica al cliente la documentación faltante
1.5) Si la documentación cumple con los requisitos señalados anteriormente.
Verifica la inexistencia de créditos vencidos del cliente
1.6) Abre el Legajo del Cliente donde archiva:
• Pliego de Bases y Condiciones
• Llamado a Licitación o Invitación a cotizar
• Documentación Legal, Técnica y Económico Financiera
1.7) En función de las condiciones Técnicas, operativas y de Costos, así como del
Pliego de Bases y Condiciones, evalúa la factibilidad de la operación desde los
puntos de vista técnico, económico y financiero, y elabora un informe.
De resultar viable, confecciona la Propuesta o Cotización ( Original y Copia) y
la eleva a la Gerencia de Producción y Comercialización para su aprobación,
junto con el informe de factibilidad. Archiva copias
2. GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
2.1) Recibe del Área Comercial la documentación indicada en el punto 1.7)
2.2) Eleva la documentación a la Gerencia General para su aprobación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-51
3. GERENCIA GENERAL
3.1) Recibe del Gerente de Producción y Comercialización la propuesta o
Cotización (original), junto con el informe de factibilidad técnico, económico y
financiero
3.2) Luego del estudio y análisis de la documentación recibida, remite a
consideración del Directorio
Archiva Nota(copia). Propuesta o Cotización (original) y el informe de
factibilidad
4. DIRECTORIO
4.1) Realiza tratamiento de la Propuesta o Cotización
4.2) Comunica por nota (Original) al Gerente de Producción y Comercialización la
Resolución adoptada.
5. GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN
5.1) Recibe del Directorio Nota con la Resolución adoptada, remitiéndola al Área
Comercial
6. ÁREA COMERCIAL
6.1)1. Recibe de la Gerencia de Comercialización Nota de Resolución (Original). Si
aprueba la propuesta o cotización, continúa en el punto 6.2). De no haber sido
aprobada, vuelve a reformularla en función a los parámetros del punto 1.7) y
teniendo en cuenta los motivos expuestos por la Gerencia. Archiva la
documentación recibida
6.2) Una vez aprobada, confecciona la Propuesta o Cotización definitiva para su
presentación, dentro de los plazos correspondientes. Archiva copia
6.3) Si el cliente acepta la propuesta, envía copia de la misma a Gerencia de
Asuntos Legales a fin de confeccionar el Contrato de Abastecimiento de
Energía o el Contrato de Reserva Fría de Potencia, según corresponda. A tal
efecto, acompaña Nota (Original) con las especificaciones que sean aplicables,
según los siguientes aspectos:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-52
• Periodo de vigencia. Los contratos deben tener una duración de dos o
mas periodos semestrales, coincidentes con los utilizados en la
programación estacional
• Puntos de suministro y entrega de energía y potencia
• Energía y Potencia comprometida en la transacción, en función de la
curva de demanda horaria preestablecida o de la demanda no
contratada por el cliente. (Contratos de abastecimiento de energía), o
bien,
• compromiso de disponibilidad de potencia como reserva para ser
convocada por el cliente ( contrato de reserva fría de potencia)
• Precio de cada producto, en pesos o moneda extranjera. El contrato debe
especificar un precio de energía y otro por potencia definido en el
Centro de Carga del MEM. También puede establecerse en los
Contratos de
• Abastecimiento de energía una tarifa monómica equivalente, que incluya
los precios asociados a la potencia a la energía
• Verificar que se cumple la restricción a la máxima energía contratable
• Verificar que quede claramente estipulado cuando se aplicarán
penalidades por falta de cumplimiento en el suministro, de estar
contempladas en el contrato
• Asignación de los Cargos del Transporte a cada una de las partes
contratantes
• Sistema de medición
• Cláusulas de rescisión del contrato
• Mora en los pagos: constitución en mora por falta de cumplimiento e
intereses aplicables (definición de tasas, según que la obligación
principal sea en pesos o moneda extranjera)
• Modificaciones contractuales: procedimientos y plazos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-53
• Garantías: definición de la modalidad, constitución y devolución /
cancelación ( de haberse establecido)
• Pagos: forma, plazos y moneda
• Facturación: Plazos, periodicidad y definición de la fecha de presentación
al cobro de las facturas. En los casos que correspondiere, se tiene en
cuenta el plazo de
• Emisión del documento de Transacciones Económicas, a fin de contar
con la información que CAMMESA provee para efectuar la
facturación del contrato a término
• Resoluciones de controversias
• Formula de reajuste de precios
• Definición de aspectos impositivos inherentes al contrato
Archiva copia de la nota
7. GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
7.1) Recibe de la Gerencia de Producción y Comercialización copia de la Propuesta
o Cotización y nota (Original) con las especificaciones aplicables al caso, a fin
de proceder a la confección del respectivo Contrato a término
7.2) Confecciona el contrato a término y envía al Área Comercial original y
duplicado, para proceder a su firma por las partes contratantes
Archiva fotocopia
8. GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
8.1) Recibe de la Gerencia de Asuntos Legales Original y Duplicado del contrato a
término. Verifica cláusulas contractuales y constitución de garantías
8.2) Envía a la Gerencia General para su aprobación y firma
9. GERENCIA GENERAL
9.1) Recibe de las Gerencia de Comercialización Original y Duplicado del contrato
a término, para su aprobación y firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-54
9.2) Una vez suscripto el contrato a término por ambas partes contratantes, envía a
la Gerencia de Producción y Comercialización el ejemplar correspondiente
10. GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
10.1) Recibe de Gerencia General el Contrato a Término suscripto por ambas partes
contratantes
Obtiene copia y archiva
10.2) Envía el contrato suscripto a CAMMESA para su aprobación
10.3) Si CAMMESA realiza observaciones, recibe el contrato con indicación de las
cláusulas no acordadas
10.4) Verifica y analiza las cláusulas no acordadas a fin de incluir las modificaciones
correspondientes en el contrato original y su firma por las partes contratantes
Archiva en Legajo del cliente
10.5) Si el contrato es firmado por CAMMESA, recibe acuerdo mediante Resolución,
informe oficial mediante firma de responsable de CAMMESA por Notificación
y el Contrato debidamente aprobado mediante firma y sello
10.6) Ingresa el alta al sistema comercial y archiva en el Legajo del Cliente contrato y
Resolución
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-55
CURSOGRAMA ALTA DE CLIENTES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-56
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-57
1. Con el llamado a licitación o invitación a cotizar del cliente, retira / adquiere el pliego de bases y condiciones a fin de presentar al cliente
AREA COMERCIAL OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNSUB PROCESO: ALTA DE CLIENTES - ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES EN EL MERCADO A TERMINO
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
2. Solicita a la empresa contratante la documentación legal, técnica y económico -financiera a efectos de su análisi y evaluación , para su incorporación como cliente de la sociedad
3. Verifica que la documentación que avala su condición, cumpla con los requisitos de respaldo, validez e integridad
4. Indica al cliente la documentación faltante
6. Si el cliente reconoce el crédito a favor de la sociedad y acepta cancelar o refinanciar: abre el legajo del Cliente donde archiva: pliego de bases y condiciones, llamado a licitación o invitación a cotizar, documentación legal, técnica y Económico financiera
5. Verifica la inexistencia de créditos vencidos del cliente
7.Elabora informe, confecciona propuesta o cotización
P.2
P.2 Pasa a página 2
1
Pliego de bases y condiciones
CLIENTE
2
3
cumple con requisitos?
CLIENTE
4
NO
SI
5
situación de crédito vencido
6
Resulta viable la operación
7
SI
OInforme de factibilidad
C
Informe de factibilidadO
Propuesta o cotización
C
Propuesta o cotización
8
Archiva copias
8. Recibe informe de factibilidad y propuesta . Analiza
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-58
A R E A C O M E R C IA L O TR O S S E C TO R E S
G E R E N C IA D E C O M E R C IA LIZA C IÓ N
P R O C E S O : G E R E N C IA D E C O M E R C IA L IZA C IÓ NS U B P R O C E S O : A LTA D E C LIE N TE S - A C TU A LIZA C IÓ N D E C LIE N TE S E N E L M E R C A D O A TÉ R M IN O
C E N TR A LE S D E LA C O S TA A TLA N TIC A S.A .
A C C IO N E S
P .1 P.1 V iene de página 1
9 . Estud ia y ana liza la docum entac ión rec ib ida , com unica por no ta la R eso luc ión adoptada
10 . A rch iva cop ia de la nota , proppuesta y estud io de factib ilidad
11. R ecibe nota con la resoluc ión adoptada , la rem ite a l A rea C om erc ia l
P .3 P asa a página 3
G ER EN C IA G E N ER AL
OInform e de factib ilidad
O
P ropuesta o cotizac ión
9
O
N ota
10
C
N ota
11
Aprueba P ropuesta
12
N O
12. V ue lve a re form ular la p ropuesta
13. C onfecciona propuesta o cotizac ión defin itiva
13
S I
E l c liente acepta la propuesta
G ER EN C IA D E ASU N TO S LEG ALES
C
Propuesta
14
14. C onfecciona contrato de abastec im iento de E nergía o e l C ontra tao de R eserva F ría de P otencia
O
N otaO
C ontrato a térm ino
CN ota
DC ontrato a
térm ino
15
15. R ecibe orig ina l y copia del contra topara proceder a su firm a por las partes contratantes
Arch iva fotocop ia
OC ontra to a
té rm inoD
C ontra to a té rm ino
16
16. Verifica c láusu las con tractuales y constituc ión de garan tías
G ER EN C IA G EN ER AL
P .3
D IR EC TO R IO
O
N ota
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-59
AREA COMERCIAL OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNSUB PROCESO: ALTA DE CLIENTES - ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES EN EL MERCADO A TERMINO
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
P.2
P.2 Viene de página 2
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
16
16. Aprueba y firma Original y Duplicado del Contrato a términoO
Contrato a término
Archiva fotocopia
CAMMESA
17. Verifica y analiza las cláusulas no acordadas a fin de incluir las modificaciones correspondientes en el contrato original
Archiva en Legajo del
cliente
Observaciones
17 SI
18 NO
18. Si el contrato es firmado por CAMMESA, recibe Acuerdo mediante Resolución, informe oficial mediante firma del responsable de CAMMESA por Notificación y el contrato debidamente aprobado mediante firma y sello
19
19. Ingresa el alta al sistema comercial y archiva en el Legajo del Cliente contrato y Resolución
Archiva en Legajo del
cliente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-60
ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES EN EL MERCADO A TÉRMINO
PROCESO: BAJA DE CLIENTES
1. GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
1.1) La conclusión de un Contrato a Término puede tener como causales:
El vencimiento del plazo contractual (sin prórroga automática, en los casos
en que hubiera sido prevista)
La rescisión del Contrato a Término, antes del cumplimiento del plazo de
duración establecido, ya sea automática o a pedido de parte, de acuerdo y en los
casos de incumplimiento previstos contractualmente. Informa al cliente por
medio fehaciente (Nota de rescisión)
Archiva copia en Legajo del Cliente
1.2) En las situaciones descriptas es obligación de ambas partes contratantes
notificar inmediatamente a CAMMESA, a fin de que tenga en cuenta tal hecho
en el cálculo de la comercialización dentro del MEM a partir del mes de
conclusión del Contrato a Término en cuestión
1.3) Informa a CAMMESA, dentro de los plazos reglamentarios, la conclusión del
Contrato a Término por las causales correspondientes
1.4) Verifica en el sistema la existencia de créditos pendientes de cancelación
1.5) En caso de que el cliente tenga créditos vencidos, se comunica a la Gerencia de
Asuntos Legales
1.6) Si el crédito pendiente de cancelación no está vencido, la gestión de su cobro
dentro de los plazos convenidos contractualmente, se realiza según ciclo de
Tesorería, Ingreso de Fondos (cobranzas)
1.7) Ingresa al Registro de Altas y modificaciones y marca el suministro como baja /
suspensión, y archiva movimiento en el Legajo del Cliente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-61
CURSOGRAMA BAJA DE CLIENTES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-62
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
COMERCIALIZACIÓN – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-63
1. Informa a CAMMESA, dentro de los plazos reglamentarios, la conclusión del contrato a Término por las causales correspondientes
AREA COMERCIAL OTROS SECTORES
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO: GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓNBAJA DE CLIENTES - ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES EN EL MERCADO A TERMINO
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
ACCIONES
2. Verifica en el sistema la existencia de créditos pendientes de cancelación
3. Comunica a la Gerencia de Asuntos Legales
4. Si el crédito pendiente de cancelaciónno está vencido, se comunica aTesoreriá para la proseguir el trámite de cobro
6. Archiva movimiento en el Legajo del cliente
5. Ingresa al Registro de Altas y modificaciones y marca el suministro como baja / suspensión
1
CAMMESA
2
Créditos vencidos
3
SI
4
NO
TESORERÍA
5
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-1
CAPÍTULO VII:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
DE CONTROLES
GESTIÓN PERSONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-2
INGRESO DEL PERSONAL
1. AREA PERSONAL
1.1) Recibe copia del Acta de Directorio aprobando ingreso de personal
1.2) Solicita al ingresante que concurra a la Institución indicada por el Auditor
Médico para la realización del Examen Preocupacional (FORMULARIO Nº 1)
1.3) Solicita al ingresante la siguiente documentación:
• Fotocopia de DNI
• Constancia de CUIL
• Constancia de opción previsional
• Fotocopia de Título Profesional (si corresponde al Cargo al que accede)
• Certificado de Matrimonio, Partidas de Nacimiento de hijos y
Certificado del Colegio al que concurren (si corresponde liquidar
Salario Familiar)
• Certificación de Servicios y Aportes de trabajos anteriores (si
corresponde)
• Certificación de Aportes (para el caso de trabajadores autónomos)
• Opción y Alta de Obra Social
1.4) Tramita la siguiente documentación:
• Solicita al ingresante que complete Formulario Declaración Jurada de
Datos Personales ( FORMULARIO Nº 2)
• Alta AFIP
• Alta en la ART
• Alta en el Seguro Obligatorio ( FORMULARIO Nº 3 y Nº 4)
• FORMULARIO N° 6 – Solicitud de guardería y FORMULARIO N° 7
– Declaración Jurada para asignación familiar hijo -, en caso de corresponder.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-3
1.5) Envía a Tesorería nota dirigida al Banco Río, Banco Francés o Banco
Provincia, según elección del empleado, para apertura de Cuenta Sueldo y la
entrega al empleado.
1.6) Confecciona Ficha de Asistencias ( FORMULÁRIO Nº 5)
1.7) Confecciona Ficha para sistema informático de asistencia SK-NET
1.8) Instruye al ingresante en todo lo atinente a la modalidad de prestación laboral
1.9) Recibe documentación solicitada en el punto 1.3), asigna número y confecciona
Legajo Personal
1.10) Comunica Alta del ingresante al Área Sueldos
1.11) En caso de primer contrato: Confecciona modelo de contrato y lo remite a la
Gerencia de Asuntos Legales
1.12) En caso de no ser primer contrato, se utiliza el mismo modelo de contrato
confeccionado en primer término.
2. GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
En caso de ser primer contrato:
2.1) Recibe modelo de contrato
2.2) Efectúa una revisión del mismo
2.3) Realiza correcciones (si corresponden), remite el modelo de contrato al Área
Personal
3. AREA PERSONAL
3.1) Recibe modelo de contrato controlado
3.2) Confecciona contrato en dos ejemplares (para la Empresa y para el empleado),
y convoca al empleado para que firme ambos ejemplares del contrato.
3.3) Remite ambos ejemplares del contrato al Gerente de Administración
4. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-4
4.1) Recibe y firma los dos ejemplares del contrato
4.2) Remite ambos ejemplares del contrato al Área Personal
5. AREA PERSONAL
5.1) Recibe ambos ejemplares del contrato
5.2) Entrega un ejemplar del contrato al empleado
Archiva el otro ejemplar del contrato en el legajo personal del empleado y
efectúa el registro en el mismo
6. EMPLEADO
6.1) Concurre a la Institución indicada por el Auditor Médico para la realización del
Examen Preocupacional, conforme lo indicado en el punto 1.2).
6.2) Aporta la documentación indicada en el punto 1.3)
6.3) Completa Formulario de la documentación indicada en el punto 1.4) (los que
correspondan)
6.4) Realiza trámite de Apertura de Cuenta Sueldos por ante el Banco elegido
6.5) El empleado comunica a Personal luego que el Banco le informa la apertura de
cuenta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-5
CURSOGRAMA DE INGRESO DEL PERSONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-6
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-7
ACCIONES
1
Directorio
Desición
1. Recibe copia de Acta de directorio aprobando ingreso de personal. Comunica a Auditoria Médica el ingreso del Personal para efectuar el examen pre-ocupacional
2. Cita al ingresante y solicita fotocopia de toda la documentación personal
Gte Rec. Humanos
3. Completa Formulario de Declaración Jurada de datos personales y lo remite al Area Personal junto con la documentación solicitada
4. Tramita alta en Afip, en ART, en el Seguro Obligatorio, instruye al ingresante sobre la modalidad de la contratación laboral .Solicita a Tesorería autorización para apertura de cuenta sueldo y la entrega al empleado .
5. En caso de ser primer contrato, confecciona el modelo del mismo y envía para control a la Gerencia de Asuntos LegalesSi no es primer contrato se utiliza el mismo modelo confeccionado en primer término.
6. Recibe modelo de contrato, efectúa control del mismo, realiza correcciones, de corresponder, remite el modelo al Área Personal.
7. Confecciona el contrato en dos ejemplares ,uno para CCA S.A y otro para el empleado.Convoca al empleado para su firma. Los remite al Gerente de Administración.
Solicitud
8. Recibe ambos ejemplares del contrato, convoca al empleado para su firma, entregándole un ejemplar y archiva el otro ejemplar
11. Comunica alta del ingresante al Area Sueldos
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO DE ADMINISTRACION DEL PERSONALSUBPROCESO:INGRESO DEL PERSONAL
GERENCIA ADMINISTRACION PERSONAL SUELDOS VARIOS
Copia Acta de Directorio
Empleado
2
3
Formulario Declaración
Jurada de Datos Personales
4 Tesorería
Autorización apertura
Empleado5
Modelo de Contrato Gerencia de Asuntos
Legales
Control6
Es correcto
7 SIGte de Administración
9
10
Empleado
11
Sueldos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Institucion - Examen Preocupacional
Auditoría Médica
8
9.Recibe y firma los dos ejemplares del contrato.Remite ambos al Área Personal
10. Recibe ambos ejemplares firmados. Uno lo entrega al empleado, el otro lo archiva en el Legajo Personal del empleado y efectúa el registro del mismo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-8
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-9
FORMULARIO Nº 1: EXAMEN PREOCUPACIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-10
FORMULARIO Nº 2: DECLARACIÓN JURADA DE DATOS PERSONALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-11
FORMULARIO Nº 3: ALTA EN EL SEGURO OBLIGATORIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-12
FORMULARIO Nº 4: BAJA EN EL SEGURO OBLIGATORIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-13
FORMULARIO Nº5: FICHA DE ASISTENCIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-14
FORMULARIO Nº 6: SOLICITUD DE GUARDERÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-15
FORMULARIO Nº 7: DECLARACIÓN JURADA PARA ASIGNACION
FAMILIAR HIJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-16
CONTROL DE ASISTENCIA – LICENCIAS ESPECIALES CON GOCE DE
SUELDO
Solicitudes anticipadas (Licencia por matrimonio, nacimiento, fallecimiento, pre-
examen, citaciones judiciales, razones médicas y otras)
1. EMPLEADO
1.1) La Licencia debe presentarse anticipadamente, el empleado suscribe el
Formulario de Solicitud de Justificación de inasistencia (FORMULARIO Nº 1),
fundamenta la solicitud, acompaña la documentación respaldatoria al reingreso,
consigna la fecha desde la cual va a hacer uso de la misma, y la remite al Área
Personal debidamente autorizada
1.2) Excepcionalmente en caso que la solicitud de Licencia no pueda presentarse en
forma anticipada, comunica telefónicamente o por otro medio fehaciente al Área
Personal y Área / Gerencia a la cual pertenece, fundamentando la solicitud
2. AREA PERSONAL
JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIA
2.1) Recibe del empleado Formulario de Justificación de Inasistencia intervenido por
el Encargado de Área y Gerente correspondiente
2.2) Vuelca inasistencia justificada en Ficha de Asistencia (FORMULARIO Nº 2),
en el Sistema informático SK-NET, envía a Sueldos y archiva en bibliorato
ordenado alfabéticamente
CARPETAS MÉDICAS
2.3) Recibe solicitud de Licencia por enfermedad del empleado y registra en un
cuaderno de carpetas médicas, correlativamente por fecha y número. Asimismo
recibe solicitud de Licencia por Atención Familiar
2.4) Completa Formulario de Reconocimiento Médico (FORMULARIO Nº 3) con
número, fecha y nombre del empleado y lo remite a Auditoría Médica, continúa
en Punto Nº 3
CONTROL DE ASISTENCIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-17
2.5) Imprime diariamente del Sistema informático SK-NET un registro de asistencia
del Personal. Mensualmente remite un resumen individual de asistencia de cada
empleado a la Gerencia o Área a la cual pertenezca
2.6) Controla que las ausencias se encuentren debidamente justificadas, caso
contrario transcurridos tres días de ausencia sin justificación se presume
abandono del trabajo y envía Telegrama intimando al empleado a reintegrarse al
trabajo. Si no se reintegra luego de la primera intimación Personal envía una
segunda intimación, si el empleado luego de la segunda intimación se reintegra a
su trabajo, deberá presentar justificación de inasistencia y se aplicará una
sanción de corresponder. Si el empleado luego de la segunda intimación no se
reintegra a su trabajo se envía Telegrama de despido, en este caso se sigue con
los procedimientos de Baja por Renuncia.
3. AUDITORÍA MÉDICA
3.1) Recibe Formulario de Reconocimiento Médico Punto 2.4), realiza la visita
médica
3.2) Diagnostica, otorga días de Licencia por enfermedad comunica al Área Personal
y registra en ficha médica del empleado.
3.3) Recibe certificado médico denunciando embarazo, registra en ficha médica y
envía a Personal para archivo en el Legajo
3.4) Controla el tope de tiempo de ausencias por enfermedad de acuerdo a los límites
establecidos en el art. 208 LCT.
3.5) Otorga previa solicitud de la empleada, Licencia por maternidad, lo comunica al
Área Personal y registra en ficha médica del empleado.
4. AREA PERSONAL
4.1) Recibe Formulario de Reconocimiento Médico con diagnóstico Punto 3.2), ya
sea del empleado o por Atención Familiar.
4.2) Registra días de Carpeta Médica otorgados en el sistema SK-NET, en la Ficha
de Asistencia y archiva
4.3) Cuando se excede de 10 días por Atención Familiar, a solicitud del empleado
tramita la excepción de 10 días más ante la Gerencia de Administración
4.4) Archiva en el Legajo, Certificado de embarazo remitido por Auditoría Médica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-18
4.5) Comunica Licencia por maternidad al Área Sueldos para el pago de la
asignación correspondiente y a la Obra Social de corresponder y completa
FORMULARIO N° 5 – Asignación prenatal -.
4.6) Recibe del empleado Declaración Jurada de Nacimiento y Partida de
Nacimiento, comunica a Sueldos, registra y archiva en Legajo Personal, y en
caso de corresponder FORMULARIO N° 4 – Solicitud de guardería
4.7) Licencia por matrimonio: Recibe del empleado Declaración Jurada declarando
cónyuge y Partida de Matrimonio. Registra en Ficha de Asistencia, en sistema
SK-NET. Comunica a Sueldos y a la Obra Social (si el empleado opta por
incorporar al cónyuge) y registra en el Legajo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-19
CURSOGRAMA CONTROL DE ASISTENCIA – LICENCIAS ESPECIALES
CON GOCE DE SUELDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-20
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-21
2
2. En el sistema es donde se registra todo el movimiento del personal que ingrese o egrese de la empresa, a traves del fichado que realiza con su tarjeta magnética.
Sistema SK -NET
Registro de Asistencia del
Personal ResumenMensual de
Asistencia de cada empleado
Gerencia de Área Pertinente
4
Agente
Formulario de reconocimiento
médico
5
67
Formulario de justificación inasistencia
89
10
11
12
P.2
GERENCIA DE ADMINISTRACION
PERSONAL VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: CONTROL DE ASISTENCIA -LICENCIAS ESPECIALES CON GOCE DE SUELDO
SUELDOS ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
3. Diariamente se imprime del sistema informático SK-NET un registro de asistencia del personal. Mensualmente remite un resumen individual de asistencia de cada empleado a la Gerencia o Área a la cual pertenezca. Además controla que las ausencias se encuentren debidamente justificadas.
4. Recibe solicitud de Licencia del empleado y registra en un cuaderno de carpetas médicas correlativamentete por fecha y número. Además recibe solicitud de Licencia por Atención Familiar.
5.Envía a Personal junto con la visita médica el formulario de reconocimiento médico con número, fecha y nombre de la persona, de acuerdo al diagnóstico el médico le otorga los días necesarios.Registra en ficha médica del empleado
6. La cantidad de días otorgados se registra en la ficha de asistencia, en el sistema SK-NET y se archiva.
7. El empleado completa el formulario de Solicitud de Licencia
8. Este formulario es firmado por el jefe de Area y el Gerente correspondiente. Se entrega a Personal.
9. Cuando el empleado se reincorpora, entrega constancia de justificación y se vuelca en ficha de asistencia y en sistema SK - NET.Se procede a su archivo .
10. Se debe comunicar al tercer mes de embarazo, a través de certificado médico. Se archiva en el Legajo correspondiente .
11. Licencia por maternidad que otorga el servicio médico se comunica a Sueldos.
12. Licencia por maternidad que otorga el servicio médico se comunica a la obra social de corresponder.
Certificado Médico
Carpeta médica:
Inasistencia:
Denuncia de embarazo:
Licencia por maternidad:
Licencia por Maternidad
P.2 Pasa a página 2.
Empleado1. Suscribe Formulario de Solicitud de Justificación de Inasistencia, fundamenta solicitud, acompaña documentación respaldatoria al reingreso, consigna fecha desde la cual va a hacer uso de la misma y remite al Área Personal. Excepcionalmente presenta solicitud de Licencia telefónicamente o por otro medio fehaciente al Área Personal y Área/Gerencia a la cual pertenece, fundamentando la misma.
1
3
Auditoría Médica
Liquida
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-22
P.1
Agente
Delaracion Jurada
Partida de nacimiento
1312. Producido el nacimiento, el empleado completa Declaración jurada, acompañando partida de nacimiento. Se registra, archiva en el legajo Personal y comunica a Sueldos
Obra Social
Liquida
Declaración Jurada
Partida de Matrimonio
14
13. El empleado presenta Declaracion Jurada, donde declara a su cónyuge, acompaña partida de matrimonio.Registra en ficha de asiastencia, en sistema SK-NET. Se comunica a Sueldos para liquidación y a la obra social ( si el empleado opta por incorporar a la esposa)Registra en Legajo
Liquidación
Obra Social
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
PERSONAL VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: CONTROL DE ASISTENCIA -LICENCIAS ESPECIALES CON GOCE DE SUELDOS
SUELDOS ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
Licencia por Matrimonio:
Agente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
P.1 Viene de Página 1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-23
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-24
FORMULARIO Nº 1: JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-25
FORMULARIO Nº 2: FICHA DE ASISTENCIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-26
FORMULARIO Nº 3: RECONOCIMIENTO MÉDICO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-27
FORMULARIO Nº 4: SOLICITUD DE GUARDERÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-28
FORMULARIO Nº 5: ASIGANCIÓN PRENATAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-29
COMISIONES
1. EMPLEADO
1.1) Completa Formulario de Comisión de Servicios (FORMULARIO Nº 1)
encomendada por su Gerente para iniciar trámite y justificación de Ausencia
ante el Área Personal. La firma del Gerente es necesaria tanto para solicitar
comisión con anticipo de gastos como sin anticipo de gastos
2. GERENTE
2.1) Recibe Formulario de Comisión de Servicios y autoriza
2.2) Devuelve Formulario autorizado al empleado para presentar en el Área
Personal
3. EMPLEADO
3.1) Recibe Formulario de Comisión de Servicios firmado y entrega al Área
Personal
4. AREA PERSONAL
4.1) Recibe Formulario de Comisión de Servicios, le asigna un número, registra en
Ficha de Comisiones de Servicios (FORMULARIO Nº 2), en Ficha de
Asistencia (FORMULARIO Nº 3), en el Sistema SK-NET y archiva
4.2) Si la Comisión de Servicios es con Anticipo de Gastos, adjunta copia de
Solicitud de Comisión de Servicios, confecciona Formulario de Liquidación de
Gastos (FORMULARIO Nº 4), y remite a Tesorería para el pago del anticipo
5. EMPLEADO
Al reintegrarse al trabajo, el empleado presenta en Personal, Formulario de
Liquidación de gastos. Si la comisión fue efectuada con Anticipo, presenta el
Formulario de Liquidación de gastos entregado por Tesorería al momento del
anticipo, junto a los respectivos comprobantes de gastos efectuados (tickets o
facturas), debidamente autorizados por su Gerente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-30
6. AREA PERSONAL
6.1) Recibe Formulario de Liquidación de gastos y remite a Automotores, si la
comisión fue autorizada con vehículo particular, caso contrario continúa en
Punto Nº 8.
7. AREA AUTOMOTORES
7.1) Certifica kilometraje recorrido conforme a Tabla y remite al Encargado de
Comisiones
8. ENCARGADO DE COMISIONES
8.1) Controla tickets, visa, sella, registra en Ficha de Asistencia, en Ficha de
Comisión, anota en Cuaderno de envío de Comisiones y remite al Encargado de
Asistencia y a Tesorería para el pago final
9. ENCARGADO DE ASISTENCIAS
9.1) Registra en el Sistema SK-NET justificación de Ausencia por días de comisión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-31
CURSOGRAMA COMISIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-32
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-34
1. Completa Formulario de Comisión de Servicios para incio de trámite
6. Si la Comisión fue autorizada con vehiculo particular, pasa a Automotores, caso contrario remite al Encargado de Comisiones
2. Autoriza y devuelve al empleado para presentar en Personal
Automotores
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
SUELDOS Y CERTIFICACIONES VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: COMISIONES
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
Formulario de Comisión
5. Al reintegrarse presenta en Personal Formulario de Liquidación de gastos, Si la comisión fue efectuada con Anticipo, el que le entregó Tesorería junto a los comprobantes de gastos, debidamente autorizados por su Gerente
3. Recibe el Formulario, asugna número, registra en la Ficha de Comisiones de Servicios, en Ficha de asistencia, en el sistema SK-NET y archiva.
Empleado
7. Certifica kilometraje conforme a tabla y remite al Encargado de Comisiones
2
8. Controla comprobantes, registra en ficha de asistencia, en ficha de Comisión, anota en Cuaderno de envío de Comisiones y remite a Tesorería para el pago final y al Encargado de Asistencias.
9.Registra en el Sistema SK-NET justificación de días de comisión
7
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Gerente
1
3
4.Si la Comisión es con Anticipo de gastos, adjunta copia de Solicitud de comisión de Servicios, confecciona Formulario de Liquidación de gastos y remite a Tesorería para el pago.
4
Formulario de Liquidación de
Gastos
Tesorería
Empleado6
5
Formulario de Liquidación de
Gastos
Vehiculo particular
Encargado de Comisiones
8Tesorería
Encargado de Asistencias
Sistema SK -NET
9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-35
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-36
FORMULARIO Nº 1: COMISIÓN DE SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-37
FORMULARIO Nº 2: FICHA DE COMISIONES DE SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-38
FORMULARIO Nº 3: FICHA DE ASISTENCIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-39
FORMULARIO Nº 4: COMISIÓN DE SERVICIO – LIQUIDACIÓN DE
GASTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-40
ACCIDENTES DE TRABAJO
1. EMPLEADO
1.1) Comunica a Auditoría Médica sobre el accidente y se dirige inmediatamente a
algún Centro Médico que pertenezca al listado de prestadores de la A.R.T
contratada por la Empresa
2. MEDICINA LABORAL
2.1) Recibe comunicación del empleado
2.2) Confecciona Formulario de Denuncia de Accidentes (FORMULARIO Nº 1), en
Original y dos copias
• Original al Médico de la A.R.T,
• Copia Nº 1 al Accidentado,
• Copia Nº 2 para la Empresa
2.3) Confeccionado el Formulario, envía al Auditor Médico (Accidentado en
Administración Central) o al Gerente de Planta ( Accidentado en las Centrales)
para la firma
3. GERENTE DE PLANTA (Accidentado en las Centrales)
3.1) Firma Formulario de Denuncia de Accidentes y devuelve a Medicina Laboral
4. MEDICINA LABORAL
4.1) Recibe Formulario firmado y envía fax dentro de las 48 hs hábiles de sucedido
el accidente, Formulario de Denuncia de Accidente a la A.R.T
4.2) Recibe del Médico Auditor de la A.R.T cantidad de días otorgados para la
recuperación, remite al Área Personal para registra en ficha de asistencia y en el
sistema SK-NET
4.3) Recibe del accidentado Certificado Médico emitido por el Médico de la A.R.T,
confecciona Carpeta Médica y coloca número en el libro de Carpetas Médicas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-41
4.4) Efectúa control del Certificado Médico
4.5) Recibe de la A.R.T, correo electrónico del parte diario de cada accidentado,
controla días estimados de baja y probable fecha de alta junto al diagnostico
4.6) Recibe el alta del Médico Auditor de la A.R.T , cierra Carpeta Médica
4.7) Efectúa seguimiento y agilización del trámite: Si surgen demoras en las
autorizaciones (estudios, operaciones o turnos) se comunica con el promotor de
la A.R.T encargado del accidente e informa a Auditoría Medica de las Centrales
o La Plata, dependiendo del lugar de trabajo del accidentado
4.8) Controla si el accidente excede los 10 (diez) días
4.9) Si los supera, tramita el recupero de jornales caídos, solicita al Área Personal de
las Centrales recibos de sueldo firmados por el empleado durante el tiempo que
permaneció accidentado. En el caso que el accidentado es de Administración
Central solicita recibos de sueldos a Tesorería.
4.10) Una vez recepcionados los recibos de sueldos, se cargan en la página web de la
A.R.T y se envía a la misma vía fax. Medicina Laboral se queda con constancia
de datos ingresados correctamente
4.11) Luego de un plazo entre 3 (tres) y 14 (catorce) días, controla diariamente correo
electrónico, a la espera de confirmación de pago de jornales caídos
4.12) Una vez depositados los importes de jornales caídos en la Cuenta Bancaria de la
Empresa, confecciona Memorandum para la Sub-Gerencia de Administración,
informando importe depositado, Nº de cuenta y Entidad Bancaria
4.13) Adjunta documentación del accidente archiva en Legajo Personal , confecciona
copias y remite a las Centrales para su archivo en Legajo Médico y en La Plata
remite copias a Auditoría Médica
5. COMISIÓN MÉDICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-42
5.1) En los casos que el empleado accidentado quede con alguna incapacidad laboral,
la A.R.T, forma una Junta Médica, la cual dictaminará el grado de incapacidad
laboral que le provocó el accidente. Posteriormente a lo resuelto determina,
monto a abonar, enviando cheque al accidentado y nota a la Empresa con
información integra
5.2) En los casos que el accidentado se encuentre en disconformidad con el
porcentaje de incapacidad laboral dictaminado, puede recurrir a la Comisión
Médica Nº 12 de Mar del Plata, estipulado por Ley, para su evaluación.
5.3) Posteriormente la A.R.T debe cumplir con lo dictaminado por la Comisión
Médica Nº 12
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-43
CURSOGRAMA ACCIDENTES DE TRABAJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-44
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-45
1.Comunica a Medicina Laboral sobre el Accidente.
SUB-GERENCIA DE
ADMINISTRACIÓNGERENTE DE PLANTA
VARIOSÁREA PERSONALACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
2. Recibe comunicación del empleado y confecciona Formulario de Denuncia de Accidentes en Original y dos copias.Envía formulario al Gerente de Planta (Accidentado en las Centrales) o Auditoría Médica (Accidentado en Administración Central) para la firma
Empleado
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: ACCIDENTES DE TRABAJO
3.Firma Formulario de Denuncia de Accidente y remite a Medicina Laboral
1
5
4. Recibe Formulario firmado y dentro de las 48 Hs hábiles de sucedido el accidente remite vía fax a la A.R.T
5. Recibe del Médico Auditor de la A.R:T cantidad de días otorgados , registra en ficha de médica y remite al Área Personal
Sistema SK -NET
Copia 2
2
Formulario de Denuncia de Accidentes
A.R.T
Empleado
3
4
Fax
Médico a la A.R.T
Copia 1
Médico de la A.R.T
Original
Medicina Laboral
Accidentado en las Centrales
Medicina Laboral
Medicina Laboral
6. Registra en Ficha de asistencia y en el Sistema SK-NET
6
P.2
P.2 Pasa a página 2.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-46
SUB-GERENCIA DE
ADMINISTRACIÓNGERENTE RESPECTIVO VARIOSÁREA PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A. PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
SUBPROCESO: ACCIDENTES DE TRABAJO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
A.R:T
7
Medico Audiitor A.R.T
8
9
A.R:T
Sub Gerencia de Administración
Memorandum
Fax
Legajo Personal
10
7. Recibe diariamente de la A.R:T correo electrónico con partes diarios de cada accidentado, controla días estimados de baja y probable fecha de alta junto al diagnostico
8. Recibe alta del Medico Auditor, controla si el accidente excede los 10 ( diez) días. Si los supera tramita recupero de Jornales caídos y de corresponder solicita recibos de sueldos al Área Personal de Administración Central o de las Centrales según el lugar de trabajo del accidentado, por el tiempo que el mismo permaneció accidentado.
9. Una vez recepcionados, se cargan en la página web de la A.R.T y se envían a la misma vía fax, quedando constancia de datos correctos en Medicina Laboral. Una vez depositados los jornales caídos, confecciona memorandum a la Sub-Gerencia de Administración, informando, importe depositado, Nº de cuenta y Entidad Bancaria.
10. Adjunta documentación del accidente archiva en legajo Médico y envía a Personal.
6
Empleado
6. Recibe del Accidentado y controla Certificado Médico, confecciona Carpeta Médica y coloca número en el libro de Carpetas Médicas.
Medicina Laboral
Medicina Laboral
Medicina Laboral
11
11. Recibe y archiva en Legajo Personal
P.1P.1 Viene de Página 1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-47
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-48
FOMRULARIO Nº 1: DENUNCIA DE ACCIDENTES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-49
MODIFICACIONES DE SITUACION DE REVISTA
ASCENSO O REUBICACIÓN
1. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
1.1) Recibe solicitud de la gerencia que solicita ascenso
1.2) Remite solicitud al Área Personal para que verifique vacancia y datos
1.3) Comunica al Área Personal lo resuelto en reunión de Directorio
2. AREA PERSONAL
2.1) Recibe solicitud, verifica datos y vacante
2.2) Recibe comunicación del Gerente de Administración de lo resuelto en reunión
de Directorio
2.3) En caso de ascenso, confecciona Disposición de ascenso y remite al Gerente de
Administración para su firma
3. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
3.1) Recibe Disposición, procede a su firma y reenvía al Área Personal
4. AREA PERSONAL
4.1) Recibe Disposición indicada en 3.1)
4.2) Otorga Nº y archiva original en bibliorato
4.3) Remite copia al Gerente solicitante del ascenso para notificar al empleado e
informa posesión, previa confección de Formulario de Nombramiento
(FORMULARIO Nº 1)
4.4) Recibe del Gerente solicitante del ascenso, comunicación de toma de posesión
en el Formulario de Nombramiento y notificación del empleado
4.5) Registra el ascenso en el Legajo Personal del empleado
4.6) Registra el ascenso en el Plantel Básico, estadística y archiva
4.7) Comunica el ascenso al Área Sueldos mediante el envío del Formulario de
Nombramiento y Disposición vía Memorandum
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-50
4.8) En caso de reubicación por incapacidad física, previo al trámite debe realizarse
examen médico
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-51
CURSOGRAMA MODIFICACIONES DE SITUACIÓN DE REVISTA
ASCENSO O REUBICACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-52
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-53
2. Recibe Solicitud, verifica datos y vacante. Confecciona disposición de Ascenso y remite al Gerente de Administración para su firma
GERENCIA DEADMINISTRACION
SUELDOS VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: MODIFICACION DE SITUACIÓN DE REVISTA- ASCENCO O REUBICACION
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
7. Comunica el ascenso al Area Sueldos
Fin del Procedimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
3. Firma y reenvía al Area Personal
4. Recibe Disposición firmada. Otorga número y archiva original en bibliorato .Remite al Gerente solicitante donde se produjo el ascenso para notificar al empleado, previa confección de Formulario de Nombramiento.
5. Recibe del Gerente solicitante la comunicación de toma de posesión
1. Recibe solicitud de la gerencia que solicita ascenso.Recibe Solicitud a fin de verificar vacancia y datos; y comunicación de lo resuelto en Directorio
Gerencia solicitante
12
Disposición de Ascenso
3
4
Gerencia solicitante
5
6
6. Registra el ascenso el el Legajo personal del empleado y en el plantel básico,estadística y archiva
Original
7
Area Sueldos
Verifica datos y
vacancia
Disposición de Ascenso
Disposición de Ascenso
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-54
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-55
FORMULARIO Nº 1: NOMBRAMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-56
PLANIFICACIÓN DE LICENCIA ORDINARIA
I. PLANIFICACIÓN
1. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
1.1) Eleva a cada Gerencia Nómina del personal con días de Licencia a usufructuar, a
fines de su planificación y presupuesto.
2. GERENTE RESPECTIVO
2.1) Recibe y remite al Encargado de Área para su tratamiento
3. ENCARGADO DE AREA
3.1) Consensua con los empleados de la Gerencia / Área los períodos en los cuales
cada uno tomará Licencia
3.2) Confecciona Formulario de Planificación de Licencias ( Anexo Nº 1, Formulario
Nº 1)
3.3) Remite el Formulario de Planificación de Licencias al Gerente respectivo, para
su aprobación
II. APROBACIÓN Y REGISTRO
4. GERENTE RESPECTIVO
4.1) Recibe el Formulario de Planificación de Licencias
4.2) Si no tiene observaciones que formular, suscribe el Formulario y lo remite al
Gerente de Administración
4.3) Si tiene observaciones que formular, completa el apartado correspondiente y lo
devuelve al Encargado de Área
5. ENCARGADO DE AREA
5.1) Recibe el Formulario de Planificación de Licencias observado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-57
5.2) Actúa conforme a las observaciones efectuadas por el Gerente, resuelto lo
observado, continúa de acuerdo a lo indicado en el punto 4.2)
6. AREA PERSONAL
6.1) Verifica con las constancias de los Legajos Personales de cada empleado, que
los días solicitados sean pertinentes
6.2) En caso de existir diferencias, devuelve al Gerente respectivo con las
aclaraciones del caso para que realice las correcciones necesarias y reenvíe el
Formulario de Planificación de Licencias
6.3) Una vez procesadas las Planificaciones, genera un Listado por Gerencia en
original y copia, y los archiva transitoriamente, continuando con el
procedimiento de Licencias Ordinarias
6.4) Remite el original al Gerente de Administración
7. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
7.1) Recibe el listado del Área Personal
7.2) Autoriza las Planificaciones, firmando los listados
7.3) Remite los listados al Área Personal
7.4) En caso de formular observaciones, devuelve los Listados al Área Personal para
que realice las correcciones necesarias, continuando con el paso 5.2)
8. AREA PERSONAL
8.1) Recibe los Listados
8.2) Actualiza el Registro Anual de Licencias, con las fechas de comienzo y
finalización
8.3) Comunica al Sector Sueldos para el presupuesto
8.4) Archiva los Listados autorizados
8.5) Controla el cumplimiento de las fechas de comienzo y finalización de las
Licencias de acuerdo al Formulario de Planificación de Licencias
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-58
CURSOGRAMA PLANIFICACIÓN DE LICENCIA ORDINARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-59
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-60
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
ENCARGADO DE AREA RESPECTIVA
VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: PLANIFICACION LICENCIA ORDINARIA
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
P.1
FIN DEL PROCEDIMIENTO
P.1 Viene de Página 1
10. Actualiza el Registro Anual de Licencias, con fechas de comienzo y finalización, comunicando a sueldos para el presupuesto
11. Archiva los Listados autorizados
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
10
11
12
12. Controla el cumplimiento de las fechas de comienzo y finalización de Licencias este de acuerdo al Formulario de Planificación
Sueldos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-61
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-62
FORMULARIO Nº 1: PLANIFICACIÓN DE LICENCIA ORDINARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-63
LICENCIA ORDINARIA
1. EMPLEADO
1.1) El Formulario de Solicitud de Licencia anual (Anexo Nº 1, Formulario Nº 1)
debe presentarse de acuerdo a la planificación efectuada, previa al inicio del
periodo vacacional, debidamente autorizado por el Jefe de Área/Gerente
respectivo y lo remite al Área Personal
2. ÁREA PERSONAL
2.1) Constata con planificación de Licencia y descuenta del registro de licencias, los
días correspondientes (hábiles o corridos) solicitados en el Formulario
2.2) Registra en el sistema informático SK-NET los días otorgados para justificación
de inasistencia
2.3) Archiva Formulario de Solicitud de Licencia en bibliorato ordenados
alfabéticamente
2.4) Envía a Sueldos Nómina del Personal al cual se le debe abonar las Licencias
3. GERENTE RESPECTIVO
3.1) En caso que el Gerente solicite la interrupción de la Licencia por motivos de
servicios, comunica al Gerente de Administración mediante Memorandum
4. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
4.1) Recibe Memorandum y reenvía a Personal
5. AREA PERSONAL
5.1) Registra la modificación en ficha de asistencia a efectos de acreditar los días no
usufructuados y registra en el sistema informático SK-NET eliminando días no
usufructuados
5.2) Archiva Memorandum en el bibliorato de Licencias
5.3) Comunica a Sueldos el descuento de los días no usufructuados
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-64
CURSOGRAMA CIRCUITO LICENCIA ORDINARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-65
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-66
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-67
FORMULARIO Nº 1: SOLICITUD DE LICENCIA ANUAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-68
LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO
I. Solicitud
1. EMPLEADO
1.1) Completa nota de Solicitud de Licencia sin goce de sueldos, lo remite a su
Gerente / Jefe de Sector respectivo para su autorización y envía al Área
Personal.
2. ÁREA PERSONAL
2.1) Recibe del empleado nota de Solicitud de Licencia detallando la razón del
pedido y el período desde el cual desea contar con el beneficio, (conteniendo la
misma, autorización del Gerente / Jefe de Sector respectivo)
2.2) Remite al Gerente de Administración
II. Autorización
3. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
3.1) Evalúa la razonabilidad del pedido es presentado para su tratamiento en
Directorio
3.2) En caso de rechazo informa los motivos del mismo y envía Solicitud de Licencia
al Área Personal para notificación del interesado y del Gerente / Jefe de Sector
respectivo.
3.3) En caso de aprobación, informa al Área Personal para proyectar disposición
4. AREA PERSONAL
4.1) Recibe la Documentación
4.2) Redacta disposición para la firma del Gerente de Administración
5. GERENTE DE ADMINISTRACION
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-69
5.1) Controla que se encuentre acorde a lo resuelto por Directorio, firma y reenvía al
Área Personal
6. ÁREA PERSONAL
6.1) Asigna número correlativo a la disposición, archiva el original en bibliorato
asignado para disposiciones y copia de ésta se envía a Sueldos a los efectos
correspondientes
6.2) Notifica al Empleado y al Gerente/ Jefe de Sector respectivo
6.3) Archiva la Documentación, aprobada o rechazada, en el Legajo Personal del
empleado
6.4) Controla el cumplimiento de las fechas de comienzo y finalización de las
Licencias
6.5) Actualiza el Legajo Personal del empleado
6.6) En los casos que el empleado solicite el reintegro antes del tiempo previsto o
solicite una prórroga, con anterioridad a la finalización de la licencia, comunica
al Gerente de Administración
6.7) En caso de rechazo se notifica al empleado y al Gerente/ Jefe de Sector
respectivo y archiva en Legajo
7. EMPLEADO
7.1) En caso de rechazo y si el empleado decide no continuar trabajando en la
Empresa, debe presentar Telegrama de Renuncia. (Continúa el procedimiento
en circuito de Baja por Renuncia motivos particulares)
7.2) Si el empleado no se presenta a su trabajo, se presume abandono de Servicio y
se envía Telegrama de despido (Continúa el procedimiento en circuito de Baja
por Despido)
8. GERENTE DE ADMINISTRACION
8.1) Trata en Directorio solicitud del empleado de prorroga de licencia o reintegro al
trabajo antes del tiempo previsto y remite lo resuelto a Personal
9. AREA PERSONAL
9.1) Continua en Punto 3.2) al 5.1)
9.2) Comunica al Empleado la aprobación o el rechazo
9.3) Comunica a Sueldos y efectúa el registro
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-70
10. EMPLEADO
10.1) Al reintegrarse debe completar una nueva declaración jurada donde conste la
interrupción del servicio (para el calculo del descuento de la antigüedad) y
remite al Área Personal
11. ÁREA PERSONAL
11.1) Comunica a Sueldos y efectúa el registro
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-71
CURSOGRAMA CIRCUITO LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-72
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-73
2. Recibe del Empleado nota deSolicitud de Licencia. Remite al Gerente de Administración
GERENCIA DE ADMINISTRACION VARIOSPERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
6. Asigna número correlativo a la disposición, archiva original y envía copia a Sueldos.Notifica al empleado y al Gerente/ Jefe de Sector respectivo.
7.Controla el cumplimiento de las fechas de comienzo y finalización de las Licencias.Actualiza el Legajo personal del empleado.
Empleado
3. Evalúa la razonabilidad del pedido y trata en Directorio.Si rechaza la solicitud, informa los motivos y devuelve al Ärea Personal.En caso de aprobación, firma Solicitud de Licencia y la envía al ÁreaPersonal para proyectar disposición.
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO
Solicitud de Licencia
3
Solicitud aprobada o rechazada 4
Original
7
8
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
8. En los casos que el empleado solicite reintegro antes del tiempo previsto o solicite prorroga, comunica al Gerente de Administración.
10
10.En el caso de rechazo de la solicitud de prorroga o reintegro comunica al Gerente/Jefe de Sector Respectivo.En caso de aprobación vuelve al punto Nº 3 segundo párrafo
14
13.Al reintegrarse completa declaración jurada donde conste la interrupción del servicio y remite al Area Personal.
Sueldos
13Al reintegrarse
14. Comunica a Sueldos y efectçua registro.
1. Completa nota de Solicitud de Licencia, hace autorizar por su Jefe de Sector o Gerente respectivo y envía al Área Personal
Empleado
Gerente/ Jefe de Sector respectivo
1
2
4. Redacta disposición y envía al Gerente de Administración
Disposición
5. Controla que se encuentre acorde a lo resuelto por Directorio, firma y reenvía al Área Personal
5
6
Gerente/ Jefe de Sector respectivo
Empleado
Sueldos
copia
Gerente/ Jefe de Sector respectivo
Empleado
9
9.Trata en Directorio y remite lo resuelto al Área Personal
rechazo 11. Si el empleado decide no continuar trabajando, debe presentar Telegrama de Renuncia de despido ( Ver procedimiento de Renuncia por motivos particulares)
12. Si el empleado no se presenta a Trabajar, se presume abandono de Servicio y envía Telegrama de Despido
11
Telegrama de Renuncia
12 EmpleadoTelegrama de Despido
aprueba
Directorio
Directorio
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-74
BAJA POR RENUNCIA – RAZONES PARTICULARES
I. Notificación de la renuncia
1. AREA PERSONAL
1.1) Recibe del empleado el Telegrama de Renuncia
1.2) Verifica si el Telegrama reúne los requisitos impuestos por la normativa laboral
1.3) Notifica, Al Encargado del Área a la cual pertenece el empleado, mediante
Memorándum y a Auditoría Médica, mediante Formulario Informe Médico
(FORMULARIO Nº 1) para que solicite fecha de realización del examen
médico final
II. Informe Encargado de Área
2. ENCARGADO DE AREA PERSONAL
2.1) Recibe Memorandum y verifica que los elementos de trabajo hayan sido devueltos
en los casos del personal de las Centrales e informa al Área Personal
III. Examen Médico
3. AUDITORÍA MÉDICA
3.1) Recibe el Formulario Informe Médico y tramita realización del examen
3.2) Informa al Área Personal fecha y hora del examen para que se comunique al
empleado
3.3) Elabora un Informe con los resultados del examen, completa el Formulario
Informe Médico y adjunta el Informe
3.4) Archiva el resultado del examen en el Legajo Médico, previa notificación al
empleado
3.5) Envía el Formulario Informe Médico al Área Personal
IV. Análisis de Informes
4. AREA PERSONAL
4.1) Recibe el Formulario Informe Médico
4.2) Verifica que se encuentren completos los Informes recibidos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-75
4.3) En caso de no aprobación por Auditoría Medica en los Informes, informa al
Gerente de Administración mediante Memorándum
5. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
5.1) Si la documentación recibida se encuentra correcta, lo informa en Directorio y
remite al Área Personal
6. AREA PERSONAL
6.1) Recibe la documentación registra, previa confección de disposición para firma del
Gerente
6.2) Notifica al interesado mediante el envío de la disposición a su domicilio o
particularmente si el mismo aún se encuentra prestando servicios
6.3) Envía la documentación al Área Sueldos y comunica baja a Afip ( a través del
sistema “ mi simplificación, fecha y motivo del cese , ART y Seguro
V. Liquidación final de haberes
7. AREA SUELDOS
7.1) Recibe la documentación y verifica los Informes a efectos de incluir en la
liquidación final los elementos que se deban adicionar o deducir
7.2) Continúa según lo detallado en el Proceso de Liquidación de Sueldos,
entregándose en dicha oportunidad el Certificado de Servicios y
Remuneraciones (FORMULARIO Nº 2)
7.3) Remite la documentación con una copia de la liquidación al Área Personal
8. AREA PERSONAL
8.1) Recibe la documentación y la archiva en el Legajo Personal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-76
CURSOGRAMA BAJA POR RENUNCIA – RAZONES PARTICULARES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-77
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-78
1. Recibe del empleado Telegrama de Renuncia, verifica si el mismo reúne los requisitos impuestos por la normativa laboral.Notifica al Encargado del Área a la cual pertenece el empleado, mediante memorándum y notifica a Áuditoría Médica mediante Formulario de Informe Médico para que solicite fecha de realización del examen médico final .
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
SUELDOS VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: BAJA POR RENUNCIA- RAZONES PARTICULARES
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
3. Recibe Formulario Informe Médico y tramita realización del examen.Informa a Personal fecha y hora del examen para que sea comunicado al empleado.Elabora un informe con los resultados del examen completa el Formulario Nº 2“Informe Médico” y adjunta el Informe.Posteriormente envía a Personal el Formulario Nº 2Archiva el resultado del examen en el Legajo Médico
4. Recibe Formulario de Informe Médico. Verifica que se encuentren completos los informes recibidos. En caso de no aprobación por Auditoria Médica en los informes, informa al Gerente de Administración mediante Memorandum.
6. Recibe documentación y registra, previa confección de disposición para la firma del Gerente de Administración.
7.Notifica al interesado y envía documentación al Área Sueldos.Comunica baja a AFIP archiva el Telegrama de renuncia e informes en el Legajo del empleado.
EmpleadoTelegrama de
renuncia
1 Encargado de Area Pertinente
Auditoría Médica
2. Recibe y verifica que los elementos de trabajo hayan sido devueltos en los casos de Personal de las Centrales.
Form. Informe Médico
Jefa de Personal
Memorandum
Es correcto
2
Informe
3
45
No Aprobación
5. Si la documentación es correcta, informa en Directorio y remite al Área Personal.
DIRECTORIO
6
8. Recibe la documentación y verifica los informes para incluir la información a adicionar o deducir en la liquidación final. Continua según lo detallado en el Proceso de Liquidación de Sueldos . Remite una copia de la liquidación al Área Personal.
8
9
9. Recibe documentación y Archiva en el Legajo Personal del empleado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Legajo Personal
Legajo Médico
empleado
Afip
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-79
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-80
FORMULARIO DE RECONOCIMIENTO MÉDICO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-81
FORMULARIO CERTIFICADO DE SERVICIOS Y REMUNERACIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-82
BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA
Caso de inicio del trámite por intimación, conforme artículo 252 de la Ley de
Contrato de Trabajo
1. AREA PERSONAL
1.1) Controla con las constancias del Legajo Personal si el empleado se encuentra en
condiciones de iniciar el trámite para obtener Jubilación ordinaria (edad, años de
servicio y aportes)
1.2) Si se encuentra en condiciones de iniciar el trámite comunica al sector Sueldos -
Certificaciones
2. SUELDOS - CERTIFICACIONES
2.1) En caso que los requisitos se encuentren reunidos, confecciona el Certificado de
Afectación de Haberes FORMULARIO 1.2.99 O y M (FORMULARIO Nº 1), y
el Certificado Promocional de Servicios y Remuneraciones FORMULARIO
PS.6.2 (FORMULARIO Nº 2) , en original
2.2) Si el empleado realizó tareas contempladas por el Decreto 937/74 o Ley 20.740,
confecciona Planilla de Servicios de Tareas Diferenciales (FORMULARIO Nº
3)
2.3) Hace Certificar la firma en el ANSES, firma contenida en los formularios
indicados en los puntos 2.1) y 2.2)
2.4) Luego de la certificación, obtiene copia y remite la documentación ( original y
copia) al Área Personal
3. ÁREA PERSONAL
3.1) Confecciona Carta Documento (FORMULARIO Nº 4) intimando al empleado a
iniciar los trámites con el fin de obtener la Jubilación ordinaria, y la remite al
Gerente de Administración
4. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
4.1) Recibe Carta Documento indicada en el punto 3.1)
4.2) Firma Carta Documento, y la remite al Área Personal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-83
5. AREA PERSONAL
5.1) Recibe la documentación indicada en el punto 2.1) y 2.2) si corresponde – en
original y copia
5.2) Remite Certificación de Servicios completo al Área de personal de la Base al que
corresponde el empleado para su entrega y recepción de la copia con indicación
de fecha
5.3) Envía Carta Documento a Mesa de Entradas General para su despacho
5.4) Una vez recepcionada la Carta Documento por el empleado, el correo remite
constancia y envía la misma a Mesa de Entradas General, ésta la despacha al
Área Personal, quien la archiva en el Legajo Personal del empleado junto a
copia de la Carta Documento y el Certificado de Servicios recibido de puño y
letra por el empleado.
5.5) Controla el cumplimiento del plazo de un año previsto en el artículo 252 de la
LCT para que el empleado cumplimente el trámite para obtener Jubilación
ordinaria
6. EMPLEADO
6.1) Recibe Carta Documento a través del correo
6.2) Recibe Certificado de Servicios que debe retirar en la Empresa
6.3) Inicia el trámite para obtener Jubilación ordinaria ante el Organismo Provisional
correspondiente
6.4) Cuando le acuerdan la Jubilación ordinaria o al año de la notificación, envía el
Telegrama de Renuncia con solicitud de pago de beneficios
7. AREA PERSONAL
7.1) En el caso previsto en el punto 6.4), recibe Telegrama de Renuncia y confecciona
el Certificado de Servicios y Remuneraciones Complementario
7.2) Luego continua con los procedimientos indicados para BAJA POR RENUNCIA-
RAZONES PARTICULARES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-84
CURSOGRAMA BAJA POR JUBULACIÓN ORDINARIA-CASO INICIO DEL
TRÁMITE POR INTIMACIÓN CONFORME AL ART.252 DE LA L.C.T.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-85
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-86
1. Controla con las constancias del Legajo Personal si el empleado se encuentra en condiciones de iniciar el trámite para obtener el beneficio jubilatorio (edad, años de servicios y aportes)
5. Recibe Carta documento, firma y la remite al Encargado del Área Personal.
1
2. Confecciona FORMULARIO 1.2.99 O y M (Certificado de Afectación de Haberes) y FORMULARIO PS.6.2(Certificado Promocional de Servicios y Remuneraciones) solo en original .Confecciona. Si el empleado efectuó tareas contempladas por el Decreto 937/74 o Ley 20.740, confecciona Planilla de Servicios de Tareas diferenciales.
2
Certificado Promocional
de Servicios y Remunerac.
Encargado del Area Personal
Certificado de Afectación de
Haberes
Certificado de Servicios de
Tareas diferenciales
SI
Empleado
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
SUELDOS Y CERTIFICACIONES VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: BAJA POR JUBILACION ORDINARIAINICIO DEL TRÁMITE POR INTIMACIÓN ART. 252 LCT
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
Carta Documento
Carta Documento
Certificación de Servicios
Completo
4.Confecciona Carta Documento, intimando al empleado a iniciar los trámites y remite al Gerente de Administración
3. Hace Certificar las firmas de los formularios confeccionados en el punto 2 ante el ANSES. Luego de la certificación obtiene copia y remite la documentación certificada ( original y copia) al encargado del Área Personal
Área Personal de la base que corresponde el
empleado
4
Encargado del Area Personal
5
Mesa de Entradas General
Carta Documento
6. Recibe documentación en Original y Copia. Remite Certificación de Servicios completo al Área de Personal de la Base a la cual corresponda el empleado. Envía Carta Documento a Mesa de Entradas General para su despacho
6
7
7. Recibe del correo constancia de Carta Documento recepcionada por el empleado y remite al Área Personal.
Constancia de recepción
Legajo personal
8. Archiva en el Legajo Personal del empleado la Constancia de recepción, copia de la Carta Documento y Certificado de Servicios.Controla cumplimiento de plazo de un año previsto en el art. 252 LCT.
8
9
9. Recibe Carta Documento a través del correo. Retira Certificados de Servicios en la Empresa e inicia el trámite del beneficio jubilatorio ante el Organismo Previsional.Una vez acordado eñ Beneficio Jubilatorio o al año de la notificación para el cumplimiento del trámite, envía Telegrama de Renuncia
Telegrama de
renuncia
Mesa de Entradas General
10
10. Recibe Telegrama de Renuncia confeccionado por el empleado y remite al Área Personal.
11
11. Recibe Telegrama de Renuncia y confecciona el Certificado Complementario de Servicios y Remuneraciones. Luego continua con los procedimientos para “ Baja por Renuncia – razones particulares”
Certificado de Servicios y
Remuneraciones Complementario
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ANSES
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-87
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-88
FORMULARIO Nº 1: CERTIFICADO DE AFECTACIÓN DE HABERES
1.2.99 O y M
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-89
FORMULARIO Nº 2: CERTIFICADO DE SERVICIOS Y REMUNERACIONES
P S 6.2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-90
FORMULARIO Nº3: PLANILLA DE SERVICIOS DE TAREAS
DIFERENCIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-91
FORMULARIO Nº4: CARTA DOCUMENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-92
BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA
Caso de inicio del trámite a solicitud del empleado
1. AREA PERSONAL
1.1) Recibe solicitud del empleado de Certificación de Servicios y Remuneraciones
para inicio del Trámite para obtener Jubilación ordinaria
1.2) Controla con las constancias del Legajo Personal si el empleado reúne los
requisitos (edad, años de servicio y aportes)
1.3) Si se encuentra en condiciones de iniciar el trámite comunica al Sector Sueldos -
Certificaciones
2. SUELDOS - CERTIFICACIONES
2.1) Confecciona el Certificado de Afectación de Haberes FORMULARIO Nº1:
1.2.99 O y M, y el Certificado Promocional de Servicios y Remuneraciones
FORMULARIO Nº 2: PS.6.2., en original
2.2) Si el empleado realizó tareas contempladas por el Decreto 937/74 o Ley 20.740,
confecciona FORMULARIO Nº 3: Planilla de Servicios de Tareas Diferenciales
2.3) Hace cerificar ante ANSES, firma contenida en los formularios indicados en los
puntos 2.1) y 2.2).
2.4) Luego de la certificación obtiene copia y remite la documentación indicada en
(original y copia) al Encargado del Área Personal
3. ENCARGADO DEL AREA PERSONAL
3.1) Recibe la documentación indicada en el punto2.4) – en original y copia
3.2) Entrega el original al empleado o remite el mismo, a través del Área Personal de
la Base al que corresponde el empleado, Certificación de Servicios completo,
quien debe firmar la copia indicando fecha de recepción
3.3) Área Personal de la Base remite la copia al Área Personal
4. AREA PERSONAL
4.1) Recibe y archiva la copia en el Legajo Personal
5. EMPLEADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-93
5.1) Recibe el original de los Certificados indicados en el punto 3.2)
5.2) Inicia el trámite para obtener Jubilación ordinaria ante el Organismo Provisional
correspondiente
5.3) Cuando le acuerdan la Jubilación ordinaria, envía el Telegrama de Renuncia con
solicitud de pago de beneficios
6. AREA PERSONAL
6.1) En el caso previsto en el punto 5.3), recibe el Telegrama de Renuncia comunica
a Sueldos – Certificaciones para la confección del Certificado Complementario
de Servicios y Remuneraciones
6.2) Continua con los procedimientos indicados para BAJA POR RENUNCIA-
RAZONES PARTICULARES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-94
CURSOGRAMA: BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA CASO INICIO DEL
TRÁMITE A SOLICITUD DEL EMPLEADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-95
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-96
1. Controla con el legajo Personal , la edad requerida para dar curso a la solicitud, los años de servicio del empleado y el cumplimiento de las leyes y normativa especial en vigencia
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
SUELDOS VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: BAJA POR JUBILACION ORDINARIACASO DE INICIO DEL TRÁMITE A SOLICITUD DEL EMPLEADO
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
2. Si no cumple con los requisitos, comunica verbalmente al empleado. Si cumple los requisitos comunica a Sueldos-Certificaciones
6. Recibe y Archiva las copias en el Legajo personal
7. Recibe el original de los Certificados e inicia trámite para la obtención del Beneficio Jubilatorio ante el Organismo Previsional.Una vez acordado el mismo, envía Telegrama de Renuncia con solicitud de pago de beneficios
8. Recibe Telegrama de Renuncia y comunica a Sueldos-Certificaciones para la confección del Certificado Complementario de Servicios y Remuneraciones.
Empleado
Telegrama de renuncia
8
Fin del Procedimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Solicitud verbal de inicio de
trámite Jubilatorio
1
Cumple con los requisitos
No Empleado
2
SI
3
3.Confecciona Formulario 1.2.99 O y M, (Certificado de Afectación de Haberes) y el Formulario PS 6.2 ( Certificado Promocional de Servicios y Remuneraciones), Asimismo si el empleado realizó tareas contempladas por el Dto 937/74 o Ley 20740, confecciona Planilla de Servicios de Tareas Diferenciales, todos en original.
Encargado del ÁreaPersonal
6
5. Recibe y Firma documentación ( en original y copia) y entrega Certificado de Servicios completo en original al empleado o remite el mismo al Área Personal de la Base a la que corresponde al empleado.Remite las copias al Área Personal
Sector Personal
copias
Empleado o Área de Personal de la Base a la
que corresponda el empleado
7
Sueldos y Certificaciones
ANSES
4
Original de Certificado de
Servicios y Remuneraciones
Original de Certificado de Afectación de
HaberesSi corresponde Original de Planilla
de Servicios de Tareas
Diferenciales
4. Hace Certificar ante Anses, firma contenida en los formularios indicados en punto nº 3.Luego Obtiene copia y remite la documentación en original y copia al Encargado del Área Personal.
5
Original
Sueldos y Certificaciones
9. Luego continua con los procedimientos indicados para Baja por Renuncia – Razones particulares
9
Legajo Personal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-97
FORMULARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-98
FORMULARIO Nº 1: CERTIFICADO DE AFECTACIÓN DE HABERES
1.2.99 O y M
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-99
FORMULARIO Nº 2: CERTIFICADO DE SERVICIOS Y REMUNERACIONES
P S 6.2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-100
FORMULARIO Nº3: PLANILLA DE SERVICIOS DE TAREAS
DIFERENCIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-101
CURSOGRAMA BAJA POR JUBILACIÓN ORDINARIA CASO INICIO DEL
TRÁMITE A SOLICITUD DEL EMPLEADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-102
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-103
1. Controla con el legajo Personal , la edad requerida para dar curso a la solicitud, los años de servicio del empleado y el cumplimiento de las leyes y normativa especial en vigencia
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
SUELDOS VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: BAJA POR JUBILACION ORDINARIACASO DE INICIO DEL TRÁMITE A SOLICITUD DEL EMPLEADO
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
2. Si no cumple con los requisitos, comunica verbalmente al empleado. Si cumple los requisitos comunica a Sueldos-Certificaciones
6. Recibe y Archiva las copias en el Legajo personal
7. Recibe el original de los Certificados e inicia trámite para la obtención del Beneficio Jubilatorio ante el Organismo Previsional.Una vez acordado el mismo, envía Telegrama de Renuncia con solicitud de pago de beneficios
8. Recibe Telegrama de Renuncia y comunica a Sueldos-Certificaciones para la confección del Certificado Complementario de Servicios y Remuneraciones.
Empleado
Telegrama de renuncia
8
Fin del Procedimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Solicitud verbal de inicio de
trámite Jubilatorio
1
Cumple con los requisitos
No Empleado
2
SI
3
3.Confecciona Formulario 1.2.99 O y M, (Certificado de Afectación de Haberes) y el Formulario PS 6.2 ( Certificado Promocional de Servicios y Remuneraciones), Asimismo si el empleado realizó tareas contempladas por el Dto 937/74 o Ley 20740, confecciona Planilla de Servicios de Tareas Diferenciales, todos en original.
Encargado del ÁreaPersonal
6
5. Recibe y Firma documentación ( en original y copia) y entrega Certificado de Servicios completo en original al empleado o remite el mismo al Área Personal de la Base a la que corresponde al empleado.Remite las copias al Área Personal
Sector Personal
copias
Empleado o Área de Personal de la Base a la
que corresponda el empleado
7
Sueldos y Certificaciones
ANSES
4
Original de Certificado de
Servicios y Remuneraciones
Original de Certificado de Afectación de
HaberesSi corresponde Original de Planilla
de Servicios de Tareas
Diferenciales
4. Hace Certificar ante Anses, firma contenida en los formularios indicados en punto nº 3.Luego Obtiene copia y remite la documentación en original y copia al Encargado del Área Personal .
5
Original
Sueldos y Certificaciones
9. Luego continua con los procedimientos indicados para Baja por Renuncia – Razones particulares
9
Legajo Personal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-104
BAJA POR FALLECIMIENTO
1. AREA PERSONAL
1.1) Con firma del Gerente de Planta acompañando Certificado de defunción,
informa a Sueldos para la liquidación final de los conceptos pendientes de pago
y confección del Certificado de Servicios y Remuneraciones para pensión
1.2) Comunica a Afip para la baja, a través del sistema “ mi simplificación” fecha y
motivo del cese
1.3) Tramita la baja en A.R.T
1.4) Confecciona Certificado de Servicios para tramitar pensión
1.5) Remite la documentación al Gerente de Administración, acompañado de la
disposición de baja
2. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
2.1) Firma disposición en la que ordena la baja junto a los pagos correspondientes y
remite al Área Personal
3. AREA PERSONAL
3.1) Recibe disposición y archiva el original en el bibliorato de la Gerencia, envía
una copia a la viuda, una copia se archiva en el Legajo del empleado y otra – de
corresponder- se despacha mediante Mesa de Entradas General, al Área Personal
de la Base a la que correspondía el empleado.
4. ÁREA SUELDOS
4.1) Recibe Documentación. Registra los conceptos a liquidar en el Sistema de
Liquidación de Haberes
4.2) Continúa según lo detallado en el Proceso de Liquidación de Sueldos, excepto
que el pago de la liquidación se efectúe en el Área Tesorería mediante cheque,
entregándose en dicha oportunidad Certificado de Servicios y Remuneraciones,
debiendo recibir copia de puño y letra indicando fecha de recepción.
4.3) Remite la documentación con una copia de la liquidación al Área Personal
5. ÁREA PERSONAL
5.1) Recibe de Tesorería Certificado de Servicios y comprobante de pago para
archivo en el Legajo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-105
5.2) Recibe del Área Sueldos la documentación respaldatoria, actualiza el Legajo
Personal y archiva
5.3) Tramita la baja del Seguro de Vida Obligatorio y el pago
5.4) Entrega a los herederos Formulario para el cobro del Seguro vigente, debe ser
completado por el Profesional Médico que suscribió el Certificado de
Defunción. Posteriormente remite al Área Personal para su tramitación
5.5) Adjunta al Formulario la siguiente documentación certificada por el
Responsable del Área Personal:
• Fotocopia del Certificado de Defunción
• Fotocopia del Certificado de Matrimonio actualizado (si corresponde)
• Fotocopia de Certificados de Nacimiento de los hijos (si corresponde)
• Fotocopia del último Recibo de Haberes
5.6) Envía el Formulario con la documentación a la Compañía Aseguradora para que
liquide el seguro
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-106
CURSOGRAMA: BAJA POR FALLECIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-107
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-108
1. Recibe Certificado de defunción. Comunica baja a Afip.Tramita baja en A.R.TConfecciona Certificado de Servicios para tramitar pensiónRemite documentación al Gerente de Administración, acompañado de disposición de baja.
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
SUELDOS VARIOS
PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONALSUBPROCESO: BAJA POR FALLECIMIENTO
PERSONAL ACCIONES
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
2. Firma disposición y remite al Área Personal
Familiares
4. Registra los conceptos a liquidar en el sistema de Liquidación de Haberes, excepto que el pago se efectue en el Área Tesorería con cheque, entregando en dicha oportunidad Certificado de Servicios y Remuneraciones, debiendo recibir copia de puño y letra indicando fecha de recepción.Remite documentación con copia de la Liquidación al Área Personal.
8. Envía Formulario con la documentación a la Compañía Aseguradora para la liquidación del Seguro
Fin del ProcedimientoFIN DEL PROCEDIMIENTO
Certificado de Defunción
12
Tesorería
Empresa aseguradora
LegajoLiquidación de Haberes
33. Recibe disposición y archiva en bibliorato de la Gerencia. Envía copia a la viuda y una copia se archiva en el legajo del empleado. De corresponder despacha copia por Mesa de Entradas General al Área Personal de la Base del fallecido.
Viuda
Área Personal Base del Fallecido
4 5
5. Recibe del Sector Tesorería Certificado de Servicios y comprobante de pago, archiva en Legajo.Recibe del Sector Sueldos documentación respaldatoria, actualiza el Legajo y archiva.Tramita baja del Seguro de Vida Obligatorio y el pago
66. Entrega a los Herederos Formulario para el cobro del Seguro Vigente, debe ser completado por el Profesional Médico que suscribió el Certificado de defunción, reintegrando al Área Personal para su tramitación
Herederos
Formulario para el cobro del
SeguroMedioo que suscribió
Certificado de defunción
7
7. Adjunta al Formulario la siguiente documentación certificada por el Área Personal:- Fotocopia del Certificado de defunción- Fotocopia del Certificado de Matrimonio actualizado ( si corresponde)- Fotocopia de Certificado de Nacimiento de los hijos ( si corresponde)- Fotocopia del último recibo de Haberes.
8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-109
CICLO DE LIQUIDACIÓN DE SUELDOS
DESARROLLO OPERATIVO DEL CIRCUITO
AREA SUELDOS
1. Registración de novedades a la nómina
1.1) Recibe del Área Personal, tanto de Administración como de las Centrales,
novedades a la nómina como cobertura de vacantes, ingreso de personal,
licencias, bajas, sanciones, etc. Ingresa novedades al Sistema
1.2) Controla consistencia y corrige en caso de ser necesario o se solicitan
aclaraciones
2. Registración de novedades de liquidación – horas extras, ausentismo y
puntualidad
2.1) Recibe del Área Personal novedades – correspondientes a las Centrales y a la
ciudad de La Plata – como horas extras, vacaciones, relevos, cambios de obra
social, etc. y listados de descuentos a realizar con la respectiva autorización.
Ingresa novedades al sistema Por su parte, de operar altas y/o bajas en la base de
Jubilados, se procede a actualizar la misma
2.2) Actualiza la tabla de cálculos del sistema de sueldos y el de Jubilados.
3. Liquidación de Prueba
3.1) Ingresa al sistema los parámetros actuales de liquidación
3.2) Efectúa una liquidación de prueba que contenga la totalidad de los sueldos a
liquidar o casos particulares que requieran un control especial
3.3) Realiza los siguientes controles:
Realiza control del total de novedades incorporadas a la liquidación
Se procede a controlar el descuento por alimentos automáticos y cargar los de
carácter manual., como así también el descuento por embargos y sus
correspondientes saldos.
Verifica selectivamente la liquidación de ítem tomados al azar
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-110
Verifica que los cambios realizados en las Tablas de cálculos funcione
correctamente
En caso de detectar diferencias, realiza las correcciones necesarias, selecciona una
nueva muestra y vuelve a efectuar la prueba
4. Liquidación Definitiva
4.1) Una vez que los controles arrojan resultados satisfactorios se realiza la
liquidación definitiva
4.2) Se generan los siguientes listados:
• Conceptos acumulados
• Orden de Pago
• Copia de trabajo del libro de Sueldos para las Centrales, los cuales son
enviados a Mar del Plata (incluye listados de Mar de Ajó y Villa Gesell)
y Necochea y también de Jubilados
• Registro 30 – Acumulado de Ganancias
• Listado de conceptos detallados
• Listados y archivos para envío a Bancos
4.3) Efectúa cierre de liquidación. Efectúa nuevo control
4.4) Se imprimen Libros de Rúbrica, se generan archivos en SIJP y AGRET (Agente
de Retención de Ganancias)
4.5) Control de consistencia de Memo que es confeccionado para Tesorería con
listado para Bancos
4.6) Control cruzado de la información contenida en todos los listados
4.7) Controla coincidencia entre importe de Orden de Pago y:
• Listado de conceptos acumulados
• Listado de Banco
4.8) Control de coincidencia entre la sumatoria individual de alimentos y embargos
con detalle de alimentos y embargos, y con el acumulado que de esos
conceptos contiene el listado de conceptos acumulados Genera disquette y
listados para Depósito
5. Emisión de Recibos
5.1) Imprime los Recibos de Sueldos correspondientes a la liquidación en original y
copia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-111
6. Emisión y Distribución de Informes
6.1) Emite los informes detallados en el punto 4.2)
6.2) Remite los informes al Gerente de Administración para su intervención
6.3) Importa archivos para generación de Declaración Jurada Formulario 931
Emisión y Distribución de Informes
7. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
7.1) Recibe los informes (Memorandos y Planillas), analiza y firma
7.2) Remite los Informes y formularios firmados al Sector Sueldos
8. AREA SUELDOS
8.1) Recibe los Informes y formularios firmados, sella, y los distribuye de la
siguiente manera:
8.2) Al Sector Tesorería:
• 4 (cuatro) Memos: A) Convenio anterior al 01/01/2008, B) Convenio al
01/01/2008, C) Jubilados, D) fuera de Convenio – junto con listado de
Bancos, diskette correspondiente, y listado de alimentos y embargos
• Recibos cheques y Planilla de Pago del Personal con Base La Plata
• Memo de DDJJ, acompañado de acuse de recibo FORMULARIO 931
• Antes de finalizar el mes, se remite presupuesto y listado de aportes y
contribuciones
• Memo, solicitando emisión de OP y cheque para el abono de la rúbrica
de los Libros de Sueldos
8.3) Al Sector Cuentas a Pagar:
• Listado resumen de Aportes y Contribuciones y Listado del Personal con
cuenta
• El Listado y diskette son archivados en Caja Fuerte hasta el momento de
la Liquidación de FC
8.4) A las Centrales:
• Recibos cheques de los empleados que prestan servicios en las mismas.
Planillas de Pago y Libros de Sueldos (copia de trabajo)
8.5) Al Sector Impuestos:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-112
• Memo y diskette donde consta quincena y orden de pago que
corresponde para Retenciones de Cuarta Categoría
• Recibos de sueldos, según indique Área de Personal
8.6) Al Sector Contable:
• Resumen de Aportes y Contribuciones
8.7) Al Área Personal:
• Listado de Coeficientes de BAE que corresponden al mes siguiente. Se
realiza control, se determinan en su caso, los nuevos porcentajes a
liquidar y se envía nuevamente al Sector Sueldos
8.8) A Obra Social, Sindicato, Seguros y ART:
• Listado de conceptos detallados
8.9) Control de consistencia entre el FORMULARIO 931 con el detalle de Orden de
Pago
8.10) En caso de ser correcto, genera DDJJ FORMULARIO 931 en papel, diskette y
Listado de DDJJ
8.11) En caso de detectar diferencias, se realizan las correcciones necesarias y se pasa
al punto 8.9)
9. Emisión de la FC ( Formulario de Compra)
CUENTAS A PAGAR
9.1) Imputa contablemente de acuerdo al alias, los importes globales
correspondientes a cada Banco
9.2) FC se envía al Sector Contable para control
10. Emisión de Ordenes de Pago
TESORERIA
10.1) Recibe FC y con los listados correspondientes, genera Orden de Pago Original y
Copia
10.2) Confecciona Nota y acompaña Listado de Personal con cuenta y diskette para
ser enviados al Banco
11. Registraciones Contables de la Liquidación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-113
11.1) Recibe del Sector Sueldos información con el detalle de Sueldos abiertos por
Convenio, fuera de Convenio y confidenciales, que incluyen honorarios del
Consejo de Vigilancia y Funcionarios
11.2) Realiza control e imputa contablemente
11.3) Realiza la Registración del asiento contable
11.4) Realiza control de Mayores y Cpaq e integra Cuentas de Sueldos, Cargas
Sociales y Cuentas relacionadas
11.5) Realiza control de Aportes y Contribuciones del FORMULARIO 931. Realiza
integración
11.6) Archiva por cuenta y por año
11.7) Realiza control con Planillas Resumen de Aportes y Contribuciones Mensuales
12. Pago de Aportes y Retenciones
AREA SUELDOS
12.1) Recibe comprobante de pago del Sector Tesorería luego de efectuado el pago de
Aportes y Contribuciones y lo archiva
12.2) Se imprimen los Libros de Sueldos en hojas móviles, se envían al Ministerio de
Trabajo para su rúbrica mensual. Libro impreso y rubricado se archiva en forma
definitiva.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-114
CURSOGRAMA CICLO DE LIQUIDACIÓN DE SUELDOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-115
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-116
SUELDOS
Novedades
1Centrales
1. De las Centrales llega a personal novedades como horas extras, vacaciones, relevos, cambio de Obra Social.Le comunica las novedades a Sueldos, de las distintas Centrales y dela ciudad de La Plata
2. Sueldos los ingresa al sistema y luego lo archiva en los legajos correspondientes .
3. se realiza la carga de novedades de los Sueldos de convenio y fuera de convenioSe realiza el cierre de la liquidación.Actualiza la tabla de cálculos del sistema de sueldos y el de Jubilados.
4. Se realiza un control y cierre definitivo
7. Antes de fin de mes remite presupuesto a Tesoreria, Original de Aportes y contribuciones a Tesorería y Resumido de Aportes a Cuentas a Pagar.
8. Envía Memorando donde indica quincena y Orden de Pago que corresponde, el importe, y Discket de impuesto a las ganancias .
5. Se imprime documentación legal y del trabajo del mes y se generan archivos con SIJP y AGRET.Se envían dos memos a Tesorería , uno por convenio y otro por fuera de convenio junto con listados de bancos,discket correspondiente y listado de Alimentos y Embargos.
6. Se distribuyen los recibos cheques y vales alimentarios (de corresponder): a Tesorería los correspondientes a La Plata y por correo a las centrales.
Acuse derecibo
Tesorería
AFIP
11
10. Tesorería procede al pago, devuelve el comprobante de pago a Sueldos
11. Sueldos, recibe el comprobante y lo archiva
P2
P2. Pasa a página 2
9
9. Se confecciona Form. 931 en papel y Discket y se presenta a la AFIP, el acuse de recibo se remite a Tesorería.
2
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO DE ADMINISTRACION DEL PERSONALSUBPROCESO: LIQUIDACION DE SUELDOS
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN PERSONAL VARIOS ACCIONES
Presupuesto
Original Aportes y
ContribucionesResumen de Aportes y Contrib.
Resumido
8 Impuestos
Tesorería7
Cuentas a Pagar
5Tesorería
6 Centrales
3
4
Form. 931
Comprobante
10
Firma
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
PERSONAL – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-117
C EN TR A LES D E LA C O STA A TLA N TIC A S.A .
PRO CESO DE ADM IN ISTRACIO N DEL PERSO NALSUBPRO CESO : L IQ UIDACIO N DE SUELDO S
G ERENCIA DE ADM IN ISTRACIÓ N PERSO NAL SUELDO S VARIO S ACCIO NES
P1P1. Viene de Página 1
12
12. Se im prim en los libros de sueldos en hojas m óbiles .Se envían al M inisterio de Trabajo para rubricar m ensualm ente .
13
F in del procedim iento
FIN D EL PR O C ED IM IEN TO
13. Sueldos lo arch iva en form a definitiva .
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-1
CAPÍTULO VIII:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-2
Contratos
1. GERENCIA / SUBGERENCIA
1.1) Recibe solicitud de confección de Proyectos de Contratos; supervisa, designa el
Profesional que va a intervenir.
2. PROFESIONAL INTERVINIENTE
2.1) Recibe y proyecta Contratos indicados en punto 1.1). Remite a la Gerencia –
Subgerencia.
3. GERENCIA / SUBGERENCIA
3.1) Recibe Proyectos de Contratos indicados en el punto 2.1), supervisa y remite al
Requirente ( Presidencia/ Gerencias)
4. PRESIDENCIA / GERENCIAS (RESPONSABLE)
4.1) Recibe el Contrato, procede a su firma y remite a Mesa de Entradas de la
Gerencia de Asuntos Legales
5. MESA DE ENTRADAS
5.1) Recibe Contratos firmados por el responsable, registra
5.2) Se procede a asignárseles un número y se archiva en forma transitoria
5.3) Una vez vencidos o cuando las tareas que son objeto del mismo hayan
culminado, pasan a formar parte de una nueva planilla de Excel denominada
CONTRATOS NO VIGENTES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-3
CURSOGRAMA DEL CIRCUITO CONTRATOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-4
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-5
GERENCIA ASUNTOS LEGALES
MESA DE ENTRADAS
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
VARIOSPROFESIONALES ACCIONES
GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
Sub Proceso: Contratos
3
1. Recibe solicitud de confección de Proyectos de contratos. Supervisa y designa al profesional que va a intervenir
Presidencia / Gerentes
2. Recibe y Proyecta contratos. Remite a Subgerencia / Gerencia
1
4. Recibe Contrato, procede a su firma y remite a Mesa de Entradas de la Gerencia de Asuntos Legales
3. Recibe proyectos de contratos , supervisa y remite al requirente
2
4
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
3
PRESIDENCIA / GERENCIA
5
5. Recibe contratos firmados por el responsable, registra y archiva en forma transitoria
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-6
Demandas ( como parte actora o demandada)
1. MESA DE ENTRADAS
1.1) Recibe demandas, las remite a la Gerencia - SubGerencia antes de su ingreso a
la Base de Datos de Entradas
2. GERENCIA
2.1) Recibe la documentación indicada en el punto 1.1); supervisa, designa el
Profesional que va a intervenir y devuelve a Mesa de Entradas.
2.2) En caso de ser CCA parte actora, la Gerencia designa al profesional que va a
intervenir y remite antecedentes
3. MESA DE ENTRADAS
3.1) Recibe la documentación indicada en el punto 2.1
3.2) Registra en la Base de Datos de Entradas: Tema, Procedencia, Fecha de
Ingreso, Nombre del Profesional que va a intervenir. Coloca sello de Entrada,
fotocopia la hoja donde colocó el sello Entrada y la archiva en un Bibliorato
denominado “Entradas”.
3.3) Remite al Profesional interviniente
4. PROFESIONAL INTERVINIENTE
4.1) Recibe demanda, indicada en el Punto 3.3), registra en el Sistema Lex – Doctor,
confecciona Planilla de seguimiento de Juicios, abre carpeta de juicio con
número correlativo asignado .Analiza y bajo el criterio indicado por el Gerente /
Subgerente, contesta demanda y la remite a la Gerencia / Subgerencia para su
supervisión.
4.2) Para el caso del apartado 2.2) se analiza – bajo el criterio indicado por la
Gerencia – la demanda a presentar, la prepara y remite a Gerencia – Subgerencia
para su supervisión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-7
5. GERENCIA / SUBGERENCIA
5.1) Recibe la documentación indicada en el punto 4.1), supervisa y remite al
Profesional interviniente.
5.2) Recibe la documentación indicada en el apartado 4.2), revisa, efectúa
modificaciones y remite al profesional interviniente
6. PROFESIONAL INTERVINIENTE
6.1) Recibe contestación de demanda supervisada por la Gerencia / Subgerencia,
efectúa modificaciones ( si fueron indicadas por la Gerencia / Subgerencia) y
presenta demanda en Tribunales
6.2) Recibe la documentación referida al apartado 5.2), efectúa las modificaciones
indicadas por la Gerencia, en su caso, y presenta la demanda en Tribunales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-8
CURSOGRAMA CIRCUITO DE DEMANDAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-9
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-10
G E R E N C IA A S U N TO S LE G A LE S
M E S A D E E N T R A D A S
C E N T R A L E S D E L A C O S T A A T L A N T IC A S .A .
V A R IO SP R O FE S IO N A LE S A C C IO N E S
G E R E N C IA D E A S U N TO S LE G A L E S
S u b P ro ceso : D em an das
6
1
1. R ec ibe dem andas , las rem ite a la G erenc ia - S ubgerenc ia an tes de su ingreso a la base de da tos de en tradasO fic ia l N o tificador
2 . S uperv isa , designa a l P ro fes iona l que va a in te rvenir y devue lve a M esa de E n tradas . E n caso de ser parte ac to ra , des igna p ro fes iona l que va a in tervenir y rem ite an tecedentes
4. R eg istra en la B ase de D atos de E n tradas .A rch iva copia en b ib lio rato denom inado entradas R em ite a l P ro fes iona l in te rv in ien te
5 . R ec ibe dem anda . R eg is tra en S is tem a Lex D octo r , con fecc iona p lan illa de seguim ien to de ju ic ios , abre carpe ta de ju ic io con núm ero corre la tivo as ignado por m ate ria . B a jo e l c riterio ind icado por G erencia / S ubgerencia con testa dem anda y la rem ite a la G erenc ia / S ubgerenc ia para su superv is ión .E n e l caso de se parte acto ra C C A analiza ba jo e l crite rio ind icado por e l G eren te , la dem anda a p resen ta r
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
2
35
6
6.. S uperv isa y rem ite a l p ro fes iona l in terv in ien te7
7. R ec ibe D em anda superv isada por la G erenc ia / subgerenc ia , e fec túa m od ificac iones ( s i fue ron ind icadas por la G erenc ia /S ubgerencia ) y presenta dem anda en tribuna lesT ribunales
F IN D E L P R O C E D IM IE N T O
3. E n caso de ser parte ac tora , designa profes ional que va a in te rven ir y rem ite an tecedentes
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-11
Legajos con pedido de dictamen
1. MESA DE ENTRADAS
1.1) Recibe Legajos con pedido de Dictamen provenientes de las distintas Gerencias.
Remite a la Gerencia – Subgerencia
2. GERENCIA / SUBGERENCIA
2.1) Recibe la documentación indicada en el punto 1.1); supervisa, designa el
Profesional que va a intervenir y devuelve a Mesa de Entradas.
3. MESA DE ENTRADAS
3.1) Recibe la documentación indicada en el punto 2.1
3.2) Registra en la Base de Datos de Legajos y en Base de Datos de Entradas:
Número de Legajo, Fecha de Entrada, Procedencia, Materia, Nombre del
Profesional que va a intervenir.
3.3) Remite al Profesional interviniente
4. PROFESIONAL INTERVINIENTE
4.1) Recibe de Mesa de Entradas Legajos con pedido de Dictamen
4.2) Emite Dictamen.
4.3) Remite Dictamen a la Gerencia – Subgerencia.
5. GERENCIA / SUBGERENCIA
5.1) Recibe documentación indicada en el punto 4.3), supervisa y remite a Mesa de
Entradas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-12
6. MESA DE ENTRADAS
6.1) Recibe Legajos con Dictamen, lo registra en la Base de Datos de Salidas.
6.2) Registra en la Base de Datos de Legajos y remite a Mesa General de Entradas
para su distribución.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-13
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-14
GERENCIAASUNTOS LEGALES
MESA DE ENTRADAS
CENTRALES DE LACOSTA ATLANTICA S.A.
VARIOSPROFESIONALES ACCIONES
GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
Sub Proceso: Legajos con pedido de Dictamen
9
1
1. Recibe Legajos con pedido dedictamen provenientes de las distintasGerenciasDistintas Gerencias
2
2. Supervisa, designa al profesionalque va a intervenir y devuelve a Mesade Entradas
3
3. Registra en la Base de Datos deLega jos y en Base de Datos deEntradas. Remite a la Gerencia -Subgerencia
4
4. Emite Dictamen y remite al Gerente- Subgerente
5
5. Superv isa y remi te a Mesa deEntradas
6
6. Registra en Base de Datos deSalidas y confecciona nota que formaparte del legajo con número correlativode salida.Registra en base de datos de Legajosy remite a Mesas de entradas Generalpara su distribución
Mesa de EntradasGeneral
FIN DELPROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-15
Memorandos Internos y/o Externos – Comunicaciones y Notas
1. MESA DE ENTRADAS
1.1) Recibe Memorandos Internos provenientes de las distintas Gerencias, y
Comunicaciones, Notas y/o Memorandos Externos. Remite a la Gerencia –
Subgerencia.
2. GERENTE / SUBGERENTE
2.1) Recibe la documentación indicada en el punto 1.1); supervisa, designa el
Profesional que va a intervenir y devuelve a Mesa de Entradas.
3. MESA DE ENTRADAS
3.1) Recibe documentación indicada en el Punto 2.1
3.2) Registra en la Base de Datos de Entradas: Tema, Procedencia, Fecha de
Ingreso, Nombre del Profesional que va a intervenir. Coloca sello de Entrada,
fotocopia la hoja donde colocó el sello Entrada y la archiva en un Bibliorato
denominado “Entradas”.
3.3) Remite al Profesional interviniente
4. PROFESIONAL INTERVINIENTE
4.1) Recibe de Mesa de Entradas Memorandos con pedido de Dictamen
4.2) Emite Dictamen.
4.3) Remite Dictamen a la Gerencia - Subgerencia.
4.4) En el caso que el memorando solicite se expida sobre un tema de relevancia, se
adjunta a la copia de éste, resoluciones, decretos, antecedentes. Se le asigna un
título y se remite a Mesa de Entradas para la confección de una Carátula (
carpeta de temas)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-16
5. GERENCIA / SUBGERENCIA
5.1) Recibe documentación indicada en el punto 4.3), supervisa y remite a Mesa de
Entradas.
6. MESA DE ENTRADAS
6.1) Recibe dictamen
6.2) Se registra en Base de Datos de Salida, asignándole número correlativo
6.3) Se envía original a la Gerencia solicitante, archivándose copia en Bibliorato de
correlativos
6.4) Recibe documentación indicada en el punto 4.4). Asigna código alfanumérico en
planilla Excel creada al efecto denominada Carátulas ( carpeta de temas),
encarpeta y procede a su archivo por orden alfabético para su posterior consulta
por el cuerpo de abogados.
6.5) Incorpora documentación a las Carátulas ( carpetas de temas) cada vez que sea
necesaria su actualización
Nota: La necesidad de creación de una Carátula (carpeta de temas) puede surgir en
forma directa por cualquier profesional integrante de la gerencia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-17
CURSOGRAMA MEMORANDOS INTERNOS Y/O EXTERNOS –
COMUNICACIONES Y NOTAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-18
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-19
GERENCIA ASUNTOS LEGALES
MESA DE ENTRADAS
CENTRALES DE LA COSTA ATLANTICA S.A.
VARIOSPROFESIONALES ACCIONES
GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
Sub Proceso: Memorandos Internos y/o Externos - Comunicaciones y Notas
1
1. Recibe Memorandos internos y externos, comunicaciones y notas . Remite a la Gerencia - SubgerenciaGerencias
2. Supervisa, designa al profesional que va a intervenir y devuelve a Mesa de Entradas
3. Registra en la Base de Datos de Entradas.Archiva copia en bibliorato denominado entradas Remite al profesional interviniente
4. Recibe Memorandos. Emite Dictamen. Remitiendolo a la Gerencia -Subgerencia
2
5. Supervisa y rem ite a Mesa de Entradas
6. Recibe documentación . Se registra en Base de Datos de Salida , asignándole número correlativo . Se envía origina a la Gerencia / Area Solicitante, archivándose copia en el bibliorato de correlativos
3 4
5
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6
Original
Duplicado Gerencia Solicitante
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-20
Resoluciones del Directorio - Análisis de la Normativa publicada en el Boletín
Oficial
1. MESA DE ENTRADAS
1.1) Recibe Resoluciones del Directorio. Registra en la Base de Datos de
Resoluciones: Fecha de la Resolución, síntesis de la misma, otorga número
correlativo y archiva en Carpeta de Resoluciones.
1.2) Recibe Boletín Oficial de la Nación y de la Provincia de Buenos Aires, carga en
Planilla creada al efecto: fecha de entrada y número de boletín, lo envía a la
Gerencia / Subgerencia
2. GERENCIA / SUBGERENCIA
2.1) Recibe la documentación indicada en el punto 1.2); supervisa, designa el
Profesional que va a intervenir
3. PROFESIONAL INTERVINIENTE
3.1) Recibe Boletín Oficial
3.2) Analiza el mismo. En caso de encontrar una normativa legal aplicable a la
empresa o actividad, obtiene copia y confecciona Memorando
3.3) Prepara Memorando y remite a la Gerencia, adjuntando copia de la normativa
aplicable a nuestra Sociedad
4. GERENCIA
4.1) Circularizar memorando hacia las Áreas de incumbencia, ya sea de Resolución
de Directorio o Boletín Oficial
4.2) Remite una copia de la documentación a la Mesa de Entradas indicando que se
genere una carpeta de tema con la misma.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-21
5. MESA DE ENTRADAS
5.1) Arma carpeta de tema según la indicación de la Gerencia y archiva el boletín
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-22
CURSOGRAMA CIRCUITO DE RESOLUCIONES DEL DIRECTORIO -
CONSULTAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-23
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ASUNTOS LEGALES – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
VI-24
GERENCIAASUNTOS LEGALES
MESA DE ENTRADAS
CENTRALES DE LACOSTA ATLANTICA S.A.
VARIOSPROFESIONALES ACCIONES
GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES
Sub Proceso: Resoluciones del Directorio - Consultas
15
1
1. Recibe resoluciones del Directorio.Registra en la Base de Datos deResolucines y archiva en carpeta deresolucionesDirectorio
2. Recibe Boletín Oficial de la Nación,carga en Planilla creada al efecto;fecha de entrada y número de boletín,lo envía a la Gerencia / Subgerencia
3. Recibe documentación, supervisa,designa la profesional que va aintervenir
3
4. Recibe Boletín Oficial. Analiza elmismo. En caso de encontrar unano rm a t i va L eg a l a p l i ca b l e a l aempresa o actividad, obtiene copia yconfecciona memorando
5. Circulariza Memorando adjuntandocopia de la normativa aplicable al Área/ Gerencia que corresponda
4
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN DELPROCEDIMIENTO
Correo
2
Área /Gerencia
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-1
CAPÍTULO IX:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-2
PLAN DE CONTINGENCIA
a) Análisis de impacto de los distintos riesgos
b) Requerimientos y procedimientos de recuperación de hardware
c) Software de base
d) Planes de configuración
e) Actividades de control
f) Pruebas
g) Responsables
h) Direcciones y teléfonos de proveedores
i) Prioridades de las acciones a tomar
j) Procesos críticos del negocio
k) Equipamiento alternativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-3
Análisis de Impacto de los distintos Riesgos.
Clasificación de la Información Riesgo / Impacto Política de Backup
Sistema de Telesupervisión:
Este sistema es el encargado de llevar la información obtenida en cada una de las Centrales hasta el despacho en la ciudad de La Plata donde es procesada y reenviada hacia CAMMESA. Característica de la información: debe ser recibida y enviada en tiempo real. Importancia: Alta
Este sistema es muy complejo en cuanto al hardware ya que abarca desde registradores electrónicos, líneas y equipos de comunicación, PCs con placas especiales. Debe funcionar durante las 24 hs los 365 días del año.
Riesgo: - Fallas inherentes a los
equipos electrónicos - Fenómenos
meteorológicos - Atentado, robo o
intervención humana que involuntariamente afecta al sistema
- Incendio Impacto: Este sistema es crítico para la empresa porque si dejara de funcionar por más de 44 horas anuales, la empresa deberá abonar multas.
Para evitar la interrupción de la transmisión cada parte del sistema cuenta con un par que está como respaldo para los casos de falla. Así, si alguna de las partes que componen el sistema dejara de funcionar, automáticamente es suplantado por su par y la falla se puede reparar sin pérdida de datos.
- Para evitar el riesgo de caída o pico de tensión, este sistema cuenta con un equipo Sistema de Alimentación Ininterrumpida (UPS).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-4
Clasificación de la Información Riesgo / Impacto Política de Backup
Datos Gerencia Administración y Finanzas
Característica de la información: La información de este sector se encuentra principalmente almacenada en un servidor WINDOWS SERVER 2000. Importancia: Alta
En este caso tenemos grandes volúmenes de información, por ello el punto crítico es el acceso a los datos contenidos en el disco. Riesgo: La rotura de un disco puede ser producida por: - la caída o pico de
tensión - Incendio - Intervención humana
deliberada o involuntaria.
Impacto: La pérdida total de esta información implica: - La pérdida de las
registraciones contables - Carga de operaciones de
Cuentas a Pagar y Tesorería
Medidas para minimizar los riesgos de pérdida de información.
- El disco principal del servidor trabaja en espejo con un disco secundario de idénticas características, así la información está duplicada y en caso de falla de uno de los discos hay un disco secundario. En caso de que la misma falla pueda afectar a los dos discos simultáneamente, se toman medidas de seguridad adicionales.
- Diariamente se realiza un backup a cinta en forma automática. Este backup necesita de un servidor de similares características para poder restaurar la información. En caso de perdida total del servidor, crear uno nuevo de puede llevar aproximadamente 2/3 días.
- Un segundo backup se realiza manualmente en disco fuera del servidor.
- Para evitar el riesgo de caída o pico de tensión, este servidor cuenta con un equipo Sistema de Alimentación Ininterrumpida (UPS).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-5
Clasificación de la Información Riesgo / Impacto Política de Backup Servidor-Cliente Lotus Dominó-Cammesa: Esta aplicación esta instalada principalmente en una de las PC del Despacho. A través de este servidor-cliente se envía y recibe información con CAMMESA, Características de la Información: es mayormente histórica, y es creada y mantenida por CAMMESA. A través de este servidor se puede contar con copias locales de las bases de datos que son muy útiles para el sector de Generación Importancia: Media
Riesgos: - La caída o pico de tensión- Incendio - Intervención humana
deliberada o involuntaria. Impacto: Medio Cualquier máquina con el mismo software que el anterior puede reemplazarla y los datos pueden ser recuperados ya que se vuelven a replicar desde CAMMESA.
Se habilita la función de servidor cliente Lotus Dominó en varios equipos secundarios de modo de contar con equipos backup y alternativos si el principal falle.
Sistema de Liquidación de Sueldos: Sistema de Liquidación de Sueldos: esté sistema está instalado en una máquina del área recursos humanos, procesa datos que son ingresados desde dicha área y realiza la liquidación de sueldos de la totalidad del la empresa. Importancia: Alta
Riesgo: - la caída o pico de tensión - Incendio - Intervención humana
deliberada o involuntaria. Impacto: Medio Se reinstalará el sistema en otra máquina y se restaura el maestro anterior. De existir algún inconveniente en periodo de carga de datos, habrá que repetir la misma
Se debe realizar backup mensual
Clasificación de la Información
Servidor de Correo Electrónico y Web Este es un grupo de 2 servidores Lotus Dominó, uno primario que ejecuta las funciones de servidor de correo electrónico interno y
Riesgo: - la caída o pico de tensión - Incendio - Intervención humana
Los datos son resguardados en distintas máquinas que interactuan con CAMMESA. - CAMMESA tiene resguardo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-6
servidor de Web y un secundario que recibe y envía los correos a internet y realiza funciones de antivirus, antispam y firewall (evita el ingreso de hacker). Característica de la Información: La información de este servidor no es vital, ya que solo contiene los buzones de correo electrónico de los empleados y el sitio de Internet. Importancia: Media
deliberada o involuntaria. Impacto: Bajo
de esta información que puede ser solicitado si fuera necesario -Para evitar el riesgo de caída o pico de tensión, éste servidor cuenta con un equipo Sistema de Alimentación Ininterrumpida (UPS).
Servicio de Backup de los puestos de trabajo Muchas veces es relevante la información que puede tener cada empleado en su máquina, por ello existe la posibilidad para cada empleado de crear backup de la información que considere importante.
Riesgo: - la caída o pico de tensión - Incendio - Intervención humana
deliberada o involuntaria. Impacto: Bajo
Para brindar la posibilidad de que cada empleado haga backup de sus datos existe una máquina en el Área Sistemas a la cual se le transfiere la información a través de la red y luego es copiada a un CD.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-7
Requerimientos y procedimientos de recuperación de hardware y Software de base.
Especificaciones de Hardware
Actuales Recuperación de Hardware Software de Base
Sistema de Telesupervisión:
El equipamiento se divide en 2 partes:
a. Equipos propios b. Equipos provistos por las prestadoras del servicio de comunicaciones. a. La mayoría son PC compatibles fáciles de ser reemplazadas. Como equipo especializado tenemos placas X25, y registradores electrónicos.
Punto crítico: placas X25
Si deja de funcionar se cuenta con:
- Existe una placa de repuesto para reemplazar.
Se dispone de algunos repuestos para los registradores que pudieran fallar.
Existen dos tipos: a. Las máquinas que ejecutan el
sistema de control, están sobre Windows 2000.
b. Las máquinas que ejecutan el protocolo Elcom90, están sobre MSDOS.
Datos Área Contable: Este sector cuenta con un servidor HP PROLIANT ML110 con las siguientes características: • 2 discos SATA • 1 unidad de cinta magnética. • 1 unidad de CD. • 1 placa de red (Ethernet lan).
Este servidor puede ser reemplazado por cualquier tipo de PC con buena performance, cuyo requerimiento específico es que cuenta con la unidad de cinta, en el caso que se quiera bajar el backup de cinta.
El software de Base utilizado en este caso es WINDOWS SERVER 2000.
Servidor Lotus Dominó-Cammesa:
Este servicio se está ejecutando sobre una PC compatible Pentium IV, no necesita ningún hardware especial o de difícil reemplazo.
Se puede recuperar en cualquier PC compatible con performance similar o superior a una Pentium IV.
Este servicio se ejecuta sobre Lotus Domino 5.0 que a su vez está instalado sobre Microsoft WINDOWS 2000
Servicio de Backup de los puestos de trabajo: Todas las estaciones de trabajo son PC compatibles, cuentan con Windows XP / 2000
Si deja de funcionar puede ser reemplazada por cualquier máquina del mercado
En todos los casos usan Windows XP/2000
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-8
Planes de Configuración del
Software
Pruebas
Responsables
Sistema de Telesupervisión:
En cuanto al equipamiento correspondiente a la empresa, tenemos 2 tipos de configuraciones:
a. Las máquinas que ejecutan el protocolo Elcom 90.
a.1. Ejecutable elcom.exe en el
raiz. a.2. Archivo configuración
(nombre) b. Las máquinas Operación y
Respaldo deben contar con : b.1. Windows XP b.2. Visual Basic b.3. Acceess b.4. Ejecutable control.exe. b.5. Archivo control.ini
En este caso existen pruebas reales, ya que estos equipos han dejado de funcionar en contadas ocasiones y el reemplazo se fue exitoso en todas las ocasiones.
Área Sistemas
Datos Área Contable:
Para restaurar la configuración de este servidor son necesarios los siguientes pasos: a. Instalar WINDOWS SERVER
2000. b. Instalar el sistema
Administrativo contable de Clave de Soft.
c. Restaurar el backup de la cinta magnética, para recuperar los datos.
La vez que este servidor ha dejado de funcionar, los programas se han podido recuperar exitosamente, la parte crítica de este sistema es la base de datos. También la pérdida parcial de datos fue recuperada a través de la restauración de los backup de datos. La realización de pruebas muy exigentes sin ningún riesgo de pérdida de información, requieren de la utilización de equipos adicionales y similares de muy alto costo.
Área Sistemas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-9
Planes de Configuración del
Software
Pruebas
Responsables
Servidor Lotus Dominó-Cammesa: Para restaurar la configuración original de este servidor son necesarios los siguientes pasos:
a. Instalar
b. Instalar Lotus Domino 5.0
c. Restaurara el backup del directorio /Lotus/Domino/Data/.
d. Restaurar el backup del archivo notes.ini.
Este servidor ha sido actualizado y reemplazado en oportunidades anteriores.
Área Sistemas
Sistema de Liquidación de Sueldos: Trabaja con : • Windows XP • PCanywhere • Terminal Server
Este servidor nunca ha dejado de funcionar, solo ha habido pérdida parcial de datos, la cual fue recuperada a través de la restauración de los backup de datos.
Laura Gastaldi Área Sistemas
Servidor de Correo Electrónico y Web
Para restaurar la configuración original de este servidor son necesarios los siguientes pasos:
e. Instalar WINDOWS 2000
f. Instalar Lotus Domino 6.0
g. Restaurara el backup del directorio /Lotus/Domino/Data/.
h. Restaurar el backup del archivo notes.ini.
Este servidor ha sido actualizado y reemplazado en oportunidades anteriores.
Área Sistemas
Servicio de Backup de los puestos de trabajo No contiene ninguna configuración especifica.
Se estima innecesaria la ejecución de pruebas.
Area Sistemas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-10
1. Mantenimiento de Hardware
1.1) Recibe verbalmente solicitud de reparación y / o solicitud de elementos de las
distintas Áreas / Gerencias
1.2) Para el caso de Solicitud de reparación: verifica si el equipo se encuentra dentro
del periodo de garantía
1.3) Si el equipo se encuentra dentro del plazo de garantía, se lo envía al proveedor
para su reparación
1.4) Si el equipo no se encuentra dentro del plazo de garantía es reparado por el
Área, trasladándose generalmente al Área / Gerencia solicitante
1.5) Para el caso de solicitud de elementos:
1.6) Verifica si los elementos solicitados se encuentran en stock
1.7) Si se encuentran en stock, se entrega el mismo al sector solicitante contra firma
de recibo interno numerado
1.8) Si no se encuentra en stock, se eleva requerimiento al Área Suministros y
Contrataciones mediante nota
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-11
CURSOGRAMA MANTENIMIENTO DE HADWARE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-12
Referencias de Símbolos usados en el Cursograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
ACCION
ACCION Y CONTROL
ALTERNATIVA
PASE A HOJA SIGUIENTE
ARCHIVO TRANSITORIO
ARCHIVO DEFINITIVO
TRASLADO DE INFORMACION POR DISCKETTE
TOMA O INGRESO DE INFORMACION POR SISTEMA INFORMATICO
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES
ÁREA SISTEMAS – ADMINISTRACIÓN CENTRAL
IX-13
2. Es reparado por el Area, trasladándose a laGerencia o Área solicitante
Distintas Areas / Gerencias
OTROS SECTORES
CENTRALES DE LACOSTA ATLANTICA S.A.
PROCESO: AREA SISTEMASSUBPROCESO: MANTENIMIENTO DE HARDWARE
ACCIONESAREA SISTEMAS
Solicitud dereparación
Solicitud deelementos
1
SI
Periodo de Garantía
ProveedorSI
2
NO
1. Verifica si el equipo se encuentra dentro delperiodo de garantía
Distintas Areas / Gerencias
3
SI
3. Ver i f ica s i los elementos so l ic i tados seencuentran en stock
en stock
4
SI
Distintas Areas / Gerencias
4. Si se encuentran en stock, se entrega el mismoal sector solicitante contra firma de recibo internonumerado
Recibo internonumerado
Archivo
No
RequerimientoArea Suministros y
Contrataciones
FIN DELPROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO