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3. PLANIFICACION DE EVENTOSR O C H E L L I S U B E R O, M S C

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LOS EVENTOS- Rápida evolución- Mercado competitivo- La planificación previa determinará el éxito

del evento- Es como una “obra de teatro”, donde los

“actores” se presentan en vivo y no tienen segundas oportunidades

- Cualquier evento, ya sea para 30 o para 1,000 personas debe ser cuidadosamente detallado.

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ESTRATEGIAS INTEGRADAS

Comunicación Mercadeo

Relaciones Públicas

“ES CUESTIÓN DE IMAGEN”

ALGUNOS TIPOS DE EVENTOS

Internos• Convención de ventas• Reuniones de Consejos de

Directores• Fiestas y reconocimientos a

colaboradores• Almuerzos

Culturales, científicos, sociales, deportivos, tecnológicos.

Externos• Lanzamientos de productos o

servicios• Charlas o conferencias• Reconocimiento a

personalidades• Cócteles• Torneos• Ferias

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Siempre hay que tener en claro la razón por la cual se decide planificar un

evento ¿Qué es lo que se busca?

¿Qué se espera del evento: promocionar, entretener, sorprender,

capacitar?

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PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO ACCIONES PRE EVENTO

- DEFINIR OBJETIVOS

- ESTIMACIÓN DE RECURSOS

- VISIÓN DEL EVENTO

- SELECCIÓN DEL LUGAR

- DISEÑO DEL EVENTO ALIMENTOS Y BEBIDAS INVITACIONES SEGURIDAD

- PRESUPUESTO EVENTO ACCIONES POST EVENTO

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A corto, mediano y largo plazo.

- Porqué se llevará a cabo?- Entender la importancia del evento para el

cliente- Cuáles serán los retornos de la inversión,

tanto económica como de recursos?

DEFINIR OBJETIVOS

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Lanzamiento de un producto o servicio Generar ventas Atraer nuevos clientes Posicionamiento de la marca Agasajar clientes, relacionados y colaboradores Recaudación de fondos para una causa benéfica Reconocimientos Reuniones de intercambio de información Entre otros

UN EVENTO PUEDE TENER COMO OBJETIVO:

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• Definir junto al cliente el presupuesto global queserá designado para el evento• Conocer el margen/ limitantes económicas• Recursos humanos necesarios• Recursos técnicos y tecnológicos• Materiales

ESTIMAR RECURSOS

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Un evento es un acto de comunicación en vivo, único e

irrepetible.

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- ESCUCHA al cliente. Qué es importante para él?- Cuáles son sus expectativas? - Cuándo será el evento? - Quiénes serán los invitados?- Cuántas personas serán invitadas?- Se invitarán acompañantes?- Quiénes serán invitados VIP’s?

VISIÓN DEL EVENTO

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• Se invitarán autoridades gubernamentales?• Cuál será el código de vestimenta de los

invitados?• Habrán intervenciones o discursos?• Se necesitarán audiovisuales?• Se contratará maestra de ceremonias?

VISIÓN DEL EVENTO

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CREATIVIDAD EN LOS EVENTOS

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- Permitirá diferenciarnos - Innovar: aplicar nuevas ideas, conceptos - Generamos recordación, ambiente,

sensaciones. - Utilizar diversos recursos: Formatos no convencionales Presentaciones audiovisuales dinámicas Videos Transmisiones por Internet

CREATIVIDAD

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Juego de lucesMúsica en vivoShows de impactoParticipación de personajes popularesConferencistas de renombre

CREATIVIDAD

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- Ubicación del lugar: en la ciudad o en el interior?- Fecha y hora del evento- Verificar los días feriados, fechas patrias y

religiosas, fines de semana largos. - Accesibilidad al lugar- El evento será al aire libre o el lugar es techado?- Ambientación de acuerdo al tipo de evento- Posibilidades de adecuar y transformar el espacio

SELECCIÓN DEL LUGAR

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- Facilidades que nos ofrece el lugar seleccionado como: alimentos, bebidas, parqueos, valet parking, sillas, mesas, audiovisuales, camareros, carpas, accesibilidad a los baños, etc.

- Verificar las condiciones físicas del espacio- Se deben de realizar varias visitas de

inspección al lugar seleccionado y tomar fotografías de todas las áreas.

SELECCIÓN DEL LUGAR

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Los contenidos de las ponencias, la decoración de los distintos

espacios, los espectáculos, la animación, etc. son elementos

que dan información al público y que deben cuidarse.

• Definir el concepto general. Innovar- Sensibilizar los cinco sentidos- Creación de energía y emociones

• Definir cronograma. Acciones pre-evento, evento y post-evento. Ejecutar con presición y tiempo

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DISEÑO DEL EVENTO

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• Establecer responsables de cada tarea• Establecer tiempos reales• Definir necesidades: Qué proveedores debemos contactar Qué tipo y cantidad de personal al contratar

• Negociación con suplidores. Definir costos reales

• Selección de alimentos y bebidas• Agenda del evento con horas y responsables

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- Permitirá una mejor organización del evento

- Preveerá posibles contratiempos- Mejor control de las tareas y tiempos- Seguimiento a los responsables

El cronograma podrá segmentarse en “Seis Meses”, “Tres Meses”, “Un Mes”, “Dos Semanas”, “Una Semana”……

CRONOGRAMA

- Los invitados deben tener un interés común - Perfil de los invitados (demografía)- Elaboración de Base de Datos de invitados- Cantidad de invitados - Participación de personalidades y/o

autoridades gubernamentales- Facilidades que serán ofrecidas a los

invitados VIP’s (ticket aéreo, hotel, dietas)

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INVITADOS E INVITACIONES

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- Las invitaciones deben ser enviadas con un aproximado de 15 a 10 días de antelación.

- Confirmar recepción de invitación- La ubicación de los invitados debe prevenirse

con antelación

• Las invitaciones son la primera impresión del evento, debemos ser cuidadosos en su redacción y su creatividad cautivará al invitado.

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• Quién?• Qué?• Cuándo?• Dónde?• Cómo?

NO DEBE FALTAR EN LA INVITACIÓN

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1.- Utilizar la misma base de datos para todos loseventos sin tomar en cuenta el tipo de evento y elobjetivo del mismo.2.- Enviar la invitación pocos días antes del evento3.- No tener un sistema de control de envío y deconfirmaciones.4.- !No enviar la invitacion!5.- Invitar pero no recibir a los invitados.

Felipe Reyes Bagaran

ERRORES QUE SE DEBEN EVITAR

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SEGURIDAD EN LOS EVENTOSAlgunos elementos que podrían alterar la seguridad en los eventos son:- El clima ó desastre natural- Intoxicación por alimentos- Fallas eléctricas o riesgos en las instalaciones- Robos - Accidentes de tránsito

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Las comidas deben ser equilibradas teniendo en cuenta factores tales

como tipo de invitados, hora del día y fecha del acto

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La selección del menú será definido a partir de las siguientes consideraciones: a. Número de invitadosb. Tipo de eventoc. Hora del eventod. Perfil de los invitadose. Presupuesto

ALIMENTOS Y BEBIDAS

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-Seleccionar el suplidor de acuerdo a su experiencia yestilo gastronómico-Coordinar previamente con el suplidor las porciones porpersona a servir y el transporte de los alimentos- Ser cuidadosos en la presentación de losalimentos - El menú seleccionado debe ser balanceado y contener variedades de alimentos-El tipo de servicio que será seleccionado: bandejeado, plateado, buffet, coffee break.

A CONSIDERAR…

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- Cristalería necesaria - Camareros disponibles en el evento- Lugar de debarace de los alimentos

A CONSIDERAR…

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La elaboración del presupuesto no sólo se basa en el precio,

también la calidad del servicio es esencial.

PRESUPUESTO- Listar las necesidades - Negociación con suplidores - Comparar precios- Establecer posibles ingresos- Ajustar las necesidades a la cantidad

aproximada de los asistentes- Prevenir los costos operativos del staff - Firmar contrato con suplidores y coordinar

planes de pagoR O C H E L L I S U B E R O - W W W. E V E N T O S T I P S . C O M -

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Llevar a cabo una propuesta con el presupuesto final, el cual debe incluir:

• Creatividad y producción de invitaciones• Mensajería• Material impreso a distribuir (brochures, folders, etc)• Alquiler del espacio físico (lugar)• Montaje y Decoración• Alimentos y bebidas• Anfitrionas• Alojamiento

PRESUPUESTO

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• Transporte• Estadías• Dietas• Prensa• Merchandising • Producción de videos. • Pantallas y proyectores.• Actividades pre- evento como ruedas de prensa• Ambulancias o médicos on call• Imprevistos

PRESUPUESTO

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- La agenda del evento debe incluir todos los pasos a seguir desde la primera hora del día del evento

- El espacio debe estar listo al menos 1 hora y media antes de la llegada de los invitados

- Prueba de sonido, luces y presentaciones con antelación

- Establecer comité de recibimiento y anfitrionas- Las personas que participarán con presentaciones y

discursos deben estar al menos media hora antes que inicie el evento.

EVENTO

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- Tener disponible un vehículo con suficiente combustible para imprevistos

- En caso que el evento sea parado, tener sillas disponibles para personas mayores o señoras embarazadas.

- Recibimiento de la prensa

- El Comité de Seguimiento debe mantenerse en sesión permanente y disponible todo el tiempo para las emergencias e imprevistos

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• Evaluación del evento. Logros y oportunidades.

• Cartas de agradecimiento • Informe ecónomico: inversión vs ganacias• Press Clipping

POST EVENTO

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En la planificación de eventos internacionales, se debe tener en cuenta:- Lista de invitados y sus paises de origen- Creencias religiosas y culturales de los

participantes- Uso de símbolos nacionales - Preferencias gastronómicas de los

participantes

EVENTOS INTERNACIONALES

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INNOVACIONES EN LOS EVENTOS- Uso del Código QR- Tablets y Apps- Invitación a Bloggeros y Twitteros- Redes Sociales- Pinterest - Instagram- Transmitir eventos online- Video mapping

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EL ROL DEL PROTOCOLO Y SU INCIDENCIA EN LAS

RELACIONES PÚBLICAS

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El protocolo es sólo para la Realeza?

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O Sólo para las relaciones diplomáticas?

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“El protocolo fija las reglas del juego”

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PROTOCOLO• Normas y etiquetas en la organización de

eventos• Arte de aplicar precedencias• Ha traspasado fronteras (empresarial,

deportivo, universitario, gubernamental)• Valor añadido a la empresa• Determina la imagen de la empresa

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«El protocolo es el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que,

junto a los usos costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales»

CUÁL ES EL ROL DEL PROTOCOLO EN LA RRPP Y EN LOS

EVENTOS?

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• Una muestra de respeto hacia los demás• Disciplina: hacer cuando toca, lo que toca y

como toca• Solemnidad en las ceremonias• Un sistema para que la sociedad funcione

mejor• Demostración de buen gusto y de lo

apropiado

ES…

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A nivel oficial está regulado de acuerdo a las precedencias y reglamentaciones internacionales

A nivel empresarial, cada empresa propone sus propias reglas

Cómo funciona?

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En cuáles eventos necesitamos Protocolo?

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CEREMONIAL“Es un elemento de orden creado para evitar fricciones y

resolver las divergencias que de otro modo pudieransurgir en las actividades oficiales”

“Conjunto de fórmulas impuestas por la experiencia y quereglamenta las relaciones entre altas autoridades y

personalidades locales en las ceremonias y actos oficiales,de acuerdo con el principio de igualdad jurídica de las

instituciones, asegurando a cada uno de los participanteslas prerrogativas a que tiene derecho”

José Agustín Pineda Ventura

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• Ha cobrado mucha importancia en el empresariado• Organización de ceremonias, recibir y atender

personalidades• La incidencia de las RRPP han contribuido a su

expansión• Tendrá sus diferencias y particularidades que la harán

única e irrepetible; por eso, cada ceremonia es un caso que debe ser analizado teniendo en cuenta los objetivos de la ceremonia y la trascendencia que se desea obtener; pero, además, es necesario conocer las reglas elementales para recibir.

CEREMONIAL

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CEREMONIAL DE ESTADO

• Las normas protocolares son la base del ordenamiento y de la organización.

• La precedencia juega un papel principal

• Sus reglas facilitan la correcta ubicación de las jerarquías y la dinámica de una ceremonia

CEREMONIAL EMPRESARIAL• No dispone de una normativa como el área oficial • Las empresas determinan su propio código. • Las diversas acciones de las empresas requieren

organización y éstas se esmeran para obtener los mejores resultados.

• El anfitrión puede ordenar a sus invitados por el orden alfabético de las personas, del nombre de las empresas, o por la antigüedad de sus clientes.

• Ceremonial empresarial toma como referencia las pautas establecidas en el Protocolo oficial y las adecua a las necesidades del mundo de los negocios.

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• Las empresas establecen la precedencia según los niveles del organigrama y si las categorías son análogas, cuenta la antigüedad en el cargo, según la fecha en que se han asumido las funciones, o se aplica el orden alfabético de las denominaciones de cada área.

CABE DESTACAR QUE…El protocolo oficial siempre estará presente en el protocolo empresarial en situaciones como:

- Visitas de autoridades gubernamentales y miembros destacados de la Comunidad

- Fomento y establecimiento de relaciones internacionales

- Colocación de símbolos nacionales e institucionales

Aunque la empresa tenga sus propias reglas, lasnormas oficiales mantienen toda su vigencia y los usostradicionales deben ser respetados.

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Si estás en las Relaciones Públicas, debes conocer y dominar aspectos

fundamentales del Protocolo

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Si tienes dudas, investiga. www.protocolo.org

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Qué debemos tener en cuenta en el Protocolo en los eventos?

1. Definir el tipo de evento2. Personalidades y/o autoridades a participar3. Lugar4. Cantidad de personas a invitar 5. Definir participación de invitados

extranjeros (posición, colocación de símbolos nacionales, traducción simultánea)

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PASOS PARA COORDINAR EL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS

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6. Definir si contará con asientos o sería de pie7. Programa del evento (intervenciones, brindis, etc)

PASOS PARA COORDINAR EL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS

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• Tratamiento especial a las personalidades distinguidas

• Líneas de recibo

• Prensa

• Ambulancias o médicos on call para eventos fuera de la ciudad

• Coordinar el vestuario del staff

• Se debe buscar el maestro de ceremonias adecuado y especificarle el tipo de vestuario que debe tener en el evento

OTRAS CONSIDERACIONES

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MARKETING DE LOS EVENTOS

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Para definir el plan de marketing debemos de tener en cuenta:

- Antecedentes históricos al evento- Mercado total. Competencia directa e indirecta- Posicionamiento de la empresa. Historia en

estrategias de comunicación y mercadeo- Información de los atributos del producto- Identidad de la marca

MARKETING DE LOS EVENTOS

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- Cuál mensaje se quiere comunicar?- Qué imagen deseamos transmitir?- Cuál es nuestro presupuesto?- Cuál es el período de tiempo que contamos

para su promoción?

MARKETING DE LOS EVENTOS

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- Creación de un nombre de fácil recordación y lectura

- Conceptualizar y desarrollar la identidad y sus aplicaciones

- Verificación de la disponibilidad de dominios en la web

- Verificación de disponibilidad de cuentas en las redes sociales

CREACIÓN DE LA MARCA

EL ROL DE LAS REDES SOCIALES EN LOS EVENTOS

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VENTAJAS DE LAS REDES SOCIALES - Se penetra de una forma directa al público

objetivo - Con costos más efectivos que otros medios- Difusión inmediata y a tiempo real - El evento contará con más notoriedad y

repercusión

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ANTES DEL EVENTO

• Selecciona un community manager que se identifique con la marca. Es el “vocero” de la marca.

• Entrenarlo con información relevante de la marca.

• Creación de página web o de minisite del evento, del servicio o del producto. Incluir noticias, agenda, novedades del evento.

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• Apertura de la cuenta del evento en las principalesredes sociales: Facebook, Twitter, YouTube, Slide Share (en caso de conferencias, charlas), Instagram, Pinterest, etc.

• Crea contenido, busca público e interactúa

• Crea tendencias con un #hashtag que sea fácil y atractivo

• Genera mentions con los medios de comunicación, envía notas de prensa con la información de las redes sociales

ANTES DEL EVENTO

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• Sincroniza las redes sociales• Dale seguimiento a los hashtags• Crea contenido• Genera RT’s. Inicia conversaciones con mentions.• Comparte contenido visual con tus seguidores:

fotos, presentaciones. • Transmite en vivo a través del Streaming

DURANTE EL EVENTO

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DESPUÉS DEL EVENTO

• Recopila la información. Archiva todos los datos y conversaciones generadas

• Monitorea contenido de los blogs y medios digitales

• Publica las fotos: Facebook, Instagram, Pinterest, FlickR

• Publica las presentaciones Slide Share

• Sube los videos a YouTube

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Rochelli Subero,MSc

Mayo 2013