PRODUCTIVIDAD EN LA NUBE

Curso xxx de asistentes de dirección. Calatayud. Abril 2012. Gestión del tiempo

OBJETIVOS

• Plantear dudas acerca de nuestra productividad

• Ver herramientas y su utilidad• Planificar el proceso de mejora y cambio.• Valorar diversos escenarios de uso

DEFINICIÓN

• Getting Thins Done, es una metodología de organización personal de prioridades (que no de tiempo), desarrollada por David Allen.

Es anterior a la llegada de las herramientas y los servicios en la nube, aunque ahora están alcanzando una gran difusión

Filosofía GTD– Mantén todo fuera de tu cabeza, – Decide que acciones requieren tus tareas cuando

aparecen, no cuando expiran. – Organiza recordatorios de tus proyectos y sus

acciones propias en las categorías apropiadas. – Actualiza tu sistema completamente, actualizalo y

revisalo para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cada momento”

ESTRUCTURA BÁSICA GTD

• Recopila• Procesa• Organiza

– Acciones próximas– Proyectos– En espera (delegado)– Quizás algún día

• Revisa • Haz

Herramientas en la nube• Correo, agenda, tareas, contactos, documentos,

noticias, • Almacenamiento en la nube (Dropbox)• Notas en la nube (Evernote)• Presentaciones online (prezi, Slideshare, Scribd, Iussu)• Fotografía y vídeo (Flickr, Picassa, Youtube, Vimeo)• Gestión de Webs/blogs (Wordpress, goole sites)• Redes sociales

– Facebook– Twitter– Linkedin

• Gestión de eventos en la nube (Amiando, Ticketea)

¿qué es la nube?

• Datos, programas y aplicaciones informaticas que no están en nuestros ordenadores.

• Toda esta información está alojada en servidores (ordenadores gigantes).

• Las empresas propietarias nos pueden permitir acceder a esta información y programas, previo pago o gratuitamente.

Ventajas

• Accesibilidad. Podemos disponer de esa información en cualquier ordenador con acceso a internet (“oficina portatil”)

• El coste del software y del almacenamiento se reduce ya que se puede pagar por uso

• Seguridad. Información siempre disponible, aunque tengamos ataque de virus, o se nos estropee el equipo.

Inconvenientes

• Falsa sensación de inseguridad con la información más sensible.

• Dependes de conexión a internet• Requiere cambios en la organización de

la empresa.

Google• Correo Electrónico • Documentos • Agenda• Contactos• Tareas• Comunicaciones

• Escritorio en la nube– Correo electrónico– Agenda– Contactos– Tareas– Documentos compartidos

Ejercicio crear una cuenta de correo I

• Usuario: gestiontiempoliliana@gmail.com

• Contraseña: XXXXXXX• Foto: descargar una foto

de internet y elegir una imagen de perfil

• Otra direccion de correo: intriducir la de una compañera

• Enviar un correo a cuenta profesora

• Poner CC todas las compañeras

• Poner Cco a la compañera más cercana (con la que compartiste el correo)

Ejercicio crear una cuenta de correo II

• Crear etiquetas– Pares– Impares– Profesora

• Crear filtro– Pares– Impares– Profesora

• Gestionar otras cuentas (incluir la cuenta de alguna compañera, o la suya personal). Enviar y recibir. Aplicar filtros

Contactos

• Gestionar contactos– Grupos– Exportar

• Importar contactos– Hotmail– Yahoo– Facebook

Ejercicio Contactos

• Crea dos grupos de contactos– Pares– Impares

• Introduce los contactos de las compañeras

• Importar contactos de una cuenta de correo de Yahoo o Hotmail

Google Calendar

• Crear y personalizar calendarios

• Crear eventos en este calendario

• Crear eventos en calendarios compartidos

Ejercicios Google Calendar– Crear un calendario nuevo

• Nombre, descripción (cuanta mas información mejor, sin sobrecargar), Ubicación, Comartir, Accesibilidad (compartir, permisos etc.), Color, etc.

• Compartirlo con dos compañeras– Crear 3 eventos y compartirlos con dos

compañeras que no tengan acceso al calendario

Google Docs

• Crear colecciones (carpetas)• Crear documento (documento,

presentación, hoja de cálculo, formulario, dibujo y tabla)

• Subir documento• Compartir documentos

– Subidos– Creados

Ejercicio Google Docs

• Crear un documento de excel• Crear un Documento de Word• Crear una presentación en Powerpoint• Compartir un documento (solo ver)

– En la nube– Por correo electrónico

• Crear una colección y compartirla (ver y editar)

DROPBOX

• Herramienta web de almacenamiento en la nube. Disco duro en la nube– Copias de seguridad

• Gestión de carpetas compartidas– Enlaces a archivos de gran tamaño

• Máxima seguridad para la información

Ejercicios Dropbox

• Crear una cuenta de Dropbox• Crear carpetas• Cargar archivos• Compartir

– Archivos– Carpetas

Evernote

• Gestor de notas• Crear libretas de notas• Crear notas

– Captura de Páginas Web– Captura de audios– Captura de fotografías– Captura de videos

• Compartir libretas

Ejercicios Evernote

• Crear una cuenta de evernote• Crear tres libretas• Crear notas para las libretas

– Adjuntar archivo (foto, video, audio)– Capturar página web

• Compartir libretas– Crear nota en libreta compartida– Modificar de libreta que te han compartido

Doodle

• Herramienta para gestionar convocatorias• Crear eventos• Cuadrar agendas para reunión• Planificar encuentros• Elaboración de calendarios de proyectos

Ejercicios Doodle

• Abrir cuenta Doodle• Crear un evento

– Titulo, Descripción, Ciudad, Correo-e– Marcar el día del evento– Seleccionar propuestas de horario

• Administración– Invitar participantes– Administrar propuestas

Presentaciones en la nube

• Colgar documentos extensos en la red (planes estratégicos, publicaciones de cierto tamaño, presentaciones, etc.)

• Plataformas de almacenamiento– Issuu– Slideshare– Scribbd– Prezi (crear y almacenar online)

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Otras herramientasDoodle, Evernote, Slideshare, Teamviewer

En la nube están apareciendo pequeñasaplicaciones, que no tratan de abarcar mucha

funcionalidad, pero hacen su trabajo muy bien.• Doodle es una herramienta muy eficaz paraconvocar reuniones y cuadrar agendas.• Teamviewer: es una aplicación sencilla paraacceso remoto a otros equipos.

• SlideShare: nos ayuda a compartir presentacionesy documentos

• Evernote es una aplicación para guardar ycompartir notas.

¿Y el futuro?

“la única ventaja competitiva realmentesostenible es ser capaz de aprender más rápido

que la competencia”

Arie de Geus

¿Dudas, preguntas?

Gracias por su atención

Jesús Barónjbaron@camarazaragoza.com

jesus@semmantica.com@jesusbaron