COMUNICACIÓN EFECTIVA

Es la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que sequiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de maneraexitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.También tenemos que la comunicación efectiva es "Explorar las condiciones que hacen posible que lacomunicación sea provechosa y eficaz".Los seres humanos estamos inmersos en la comunicación como peces en el agua, generalmente nos movemosentre palabra y significados sin ser consciente de las dinámicas subyacente.A través de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos expresamos, opinamos, nos peleamose incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nos interesa.Según sea la calidad de comunicación que mantengamos con una persona, dentro de un grupo o en unaempresa así será la calidad de la relación que obtendremos. De hecho, si nos detenemos a pensarlo un instante,todas las personas que consiguen un éxito solidó y un respeto duradero (ya sea en el campo laborar,empresarial o familiar) saben comunicar de manera efectiva, aun intuitivamente, sus ideas, propósitos y emociones .Solo conociendo y practicando los principios de una comunicación efectiva podemos coordinar, enseñar, aceptar, dirigir, pero sobre todo lograr un clima propicio que nuestras acciones nos conduzcan a los que realmente buscamos.

5.1 IMAGEN DIRECTIVA

5.1.1CONCEPTO

Es un fragmento óptico de la realidad hecho material posee, en su propia materialidad, una independencia respecto a las apariencias que vehicula (lo que posibilita la existencia de una historia de las representaciones visuales).Para tener una imagen directiva se necesita:

1) Las palabras. 2) El tono de las palabras. 3) Lenguaje corporal. 4) Lo que entusiasma al cliente.

5) Los apoyos visuales. 6) La imagen. 7) Comunicación no verbal. 8) La ropa. 9) protocolo.

1) Lo preside el personal que ostenta la mayor jerarquía delgrupo de trabajo por ejemplo: Gerente, subgerente, jefe de depto., etc.2) Presentación de los miembros del grupo. Por ejemplo: Jefedel depto. A, jefe del depto. B, gerente de la empresa A, subgerente de relaciones comerciales, etc.3) El objetivo de la reunión.4) El orden del día: Son los puntos a tratar en la reunión.5) Aspectos generales: Aquí se considera cualquier otro asunto no incluido en el orden del día pero que tienen injerencia del grupo de trabajo.6) Firma del informe y/o acuerdos realizados por los asistentes.7) Cierre de la reunión, con nueva fecha de la próxima reunión de seguimiento, si es que se requiere.

1. ETIMOLOGÍA. Deriva del latín directus, participio pasivo e dirigere (dirigir). Adjetivo: "recto, derecho".

2. CONCEPTO. Es un dispositivo legal, de carácter interno, que emiten las dependencias administrativas, a través de sus autoridades superiores, con la intención de normar y orientar a las personas en un determinado asunto.

3. FUNCIÓN. Este documento permite a las autoridades dictar normas, disposicones y órdenes de carácter general. Les facilita difundir y orientar la aplicación de leyes, decretos, reglamentos, estatutos, etc.Sirve, también, para prescribir y canalizar el comportamiento o procedimiento que las personas y dependencias subordinadas deben seguir en determinadas situaciones.

Generalmente la directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposiciones contenidas en un reglamente o una resolución.

La Directiva puede servir, por ejemplo, en los siguientes casos:

o Normar reuniones y actividades de diversos tipos que puedan surgir en una institución.o Fijar procedimientos de trámite documentario.o Dictar disposiciones sobre asistencia, permisos y licencias del personal.o Dar normas para la conservación de muebles e inmuebles.o Establecer pautas para el refrigerio, etc.

CONDUCCION DE PRESENTACIONES ORALES

PRESENTACIONES ORALES

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores que conducen a una presentación efectiva y exitosa. PASOS PARA PREPARAR UNA PRESENTACION ORAL1. CLARIFIQUE LOS OBJETIVOS Y DETERMINE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Al principio, es importante formular los objetivos generales y específicos que pretendemos desarrollar en nuestra presentación oral. Estos objetivos debieran servir como principios organizativos para el desarrollo de la introducción, del cuerpo principal y conclusión del mensaje.2. ANALICE LA AUDIENCIA: Al preparar la presentación, es importante considerar la composición de la audiencia. Esto significa preguntarse qué es lo que sabemos con respecto al público receptor de nuestro mensaje, cual su el nivel de conocimiento sobre el tema específico a tratar, cual es la actitud inicial que ellos debieran tener con respecto al tema y qué recomendaciones debieran considerar. Use esta información para adaptar su presentación a la concurrencia. Debe estar especialmente consciente de que las audiencias están generalmente compuestas de personas que poseen distintos niveles de conocimiento, actitudes y valores.3. SELECCIONE SUS MATERIALES .Considerando que lo que Ud. presentará oralmente puede variar de alguna manera con el contenido escrito, debe tener claro qué información incluirá/excluirá en su presentación. Una vez que está decidido, es útil considerar el tiempo que requerirá para desarrollar cada una de las áreas importantes.

4. ORGANICE SUS MATERIALES. Con respecto a la organización del material, es necesario determinar en primer lugar, el orden lógico en que irá el material seleccionado. Posteriormente usted debe decidir "qué es lo que viene a continuación", es también importante preparar (a) una sección introductoria con los puntos claves que se incluirán en la presentación y (b) una sección de conclusión que enfatiza los puntos importantes discutidos. Es también importante prestar atención al uso apropiado de la transición de una idea a otra. TÉCNICAS PARA COMENZAR UNA PRESENTACIÓN ORAL1. Asegurar la atención y buena disposición de sus oyentes.2. Hacerlos sentir cómodosLa Entrevista 

La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional. 

Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación. 

Otra definición sencilla sería: 

La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto. 

EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir. 

EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista. 

Funciones de la Entrevista: 

Existen cuatro funciones básicas y principales que cumple la Entrevista en la investigación científica: 

Obtener información de individuos y grupos 

Facilitar la recolección de información 

Influir sobre ciertos aspectos de la conducta de una persona o grupo (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.) 

Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación, personas, permitiendo la posibilidad de aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que pueden encontrar la persona entrevistada 

Tipos de Entrevista: 

Entrevista estructurada: 

Llamada también formal o standarizada. Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se les ofrecen. 

Para orientar mejor la Entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interacción personal. 

Entre las ventajas que tiene este tipo de Entrevista, se mencionan: 

La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo. 

El entrevistador no necesita esta entrenado arduamente en la técnica. 

Hay uniformidad en la información obtenida. 

Entre las desventajas se tienen: 

Es difícil obtener información confidencial. 

Se limita la posibilidad se profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista. 

Entrevista no estructurada 

Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de los sujetos de estudio. 

Entre las ventajas de este tipo de Entrevista se tienen: 

Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas. 

Permite profundizar en temas de interés. 

Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas. 

Entre sus desventajas se mencionan: 

Se requiere de mayor tiempo. 

Es más costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores. 

Se dificulta la tabulación de los datos. 

Se requiere mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema. 

Dentro de la Entrevista no estructurada se comentarán tres tipos de: Entrevista a profundidad, Entrevista enfocada y Entrevista focalizada. 

Entrevista a Profundidad 

Es una técnica para obtener que una persona transmita oralmente al entrevistador su definición personal de la situación. La Entrevista comprende un esfuerzo de inmersión (más exactamente re-inmersión) del entrevistado frente a/o en colaboración con el entrevistador que asiste activamente a este ejercicio de representación casi teatral. 

La Entrevista a profundidad, al igual que la observación puede plantearse holísticamente, pero también puede ceñirse a un solo acto, experiencia social (entrevistada enfocada). 

La diferencia más marcada resulta del grado de dirección-no dirección que se pueda imprimir a la misma y que oscila desde la entrevista en al que el actor lleva la iniciativa de la conversación, hasta aquella en al que el entrevistador sigue un esquema de preguntas, fijo en cuanto al orden, contenido y formulación de las mismas. 

Entrevista Enfocada: 

Se puede decir que la Entrevista enfocada, es una Entrevista en profundidad pero específicamente dirigida a situaciones concretas. Va dirigida a un individuo concreto, caracterizado y señalado previamente por haber tomado parte de la situación o experiencia definida. 

A diferencia de la Entrevista a profundidad, la Entrevista enfocada no revive toda la vida, sino la reconstrucción de una experiencia personal concreta. De alguna manera el entrevistador conoce de antemano directa o indirectamente, esta situación con los elementos, procesos y estructura total de la misma y la ha analizado sistemáticamente. En base de este análisis es que se elabora la guía de preguntas. 

Entrevista Focalizada: 

Es una forma de llevar la Entrevista en profundidad en forma grupal. La Entrevista en grupo ofrece unas oportunidades de conocimiento y de análisis que la Entrevista individual no ofrece. La experiencia en grupo promueve un ambiente en el cual se intercambian puntos de vista, los individuos encuentran una mayor facilidad de reflexión sobre el tema tratado. 

La Entrevista con un grupo de tiene lugar entre un moderador y un grupo que no se conocen de antemano, y lo deseable es que las personas del grupo no se conozcan entre sí. Este tipo de Entrevista requiere de una gran experiencia por parte del entrevistador. 

La Entrevista es también una técnica excelente para ser utilizada con el fin de estudiar situaciones-problema y para explorar una determinada problemática poco conocida por el investigador y que luego será motivo de estudios más profundos y sistemáticos. 

La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes proporcionan los datos. 

La Entrevista como objetivos tiene que es eficaz para obtener datos relevantes, para averiguar hechos, fenómenos o situaciones sociales. 

El arte de la Entrevista en el campo de la investigación consiste, en última instancia, en lograr respuestas validas y fiables, acerca de aquello que se quiere conocer.

5.5 CONDUCCION DE JUNTAS5.5.1 QUE ES UNA JUNTA

Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a unainstitución, y son los que dirigen la misma, está formada por presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocalessuplentes.Los cargos son como los cargos públicos, el presidente es el que dirige, es lafigura máxima, el vice presidente cumple la misma función en ausencia delpresidente, el tesorero es el que dirige la parte contable, asesorado por uncontador, es el que les demuestra al resto el tema finanzas, El secretario generales el que se ocupa de todo, y generalmente esta ayudado por secretariasadministrativas. Hace que todas las decisiones se cumplan. y los vocales son laspersonas que forman esa junta y tienen voz y voto.

SI VA A ASISTIR A UNA JUNTA

* Debe llegar siempre puntual* Vaya preparado con propuestas de trabajo por escrito.* Sea breve y consistente al exponer sus puntos.* El lenguaje corporal es importante. Siéntese derecho no se acomode lánguidoen su asiento.Tome notas, eso halaga a quien está exponiendo, no se entretenga haciendodibujitos, porque aunque solo está escuchando transmite la impresión de loque hace.* Cuando alguien hable, escuche respetuosamente y jamás interrumpa.* No se trate de lucir, interviniendo con comentarios que no vienen al caso.* Sea asertivo. Si está en desacuerdo con algo o alguien o tiene algo negativo.

5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA

La simple mención de la palabra junta, nos trae a la mente horas y horas detiempo perdido y agotador sin llegar a algo concreto.Todos los días perdemos mucho tiempo y esfuerzo por no llevar las reuniones dela manera ordena y bien definidas.

¿QUE ES UNA JUNTA DE DIRECTORES (O DIRECTIVA)?

¿POR QUÉ ES NECESARIA UNA JUNTA DIRECTIVA? ¿CÓMO ORGANIZAR UNA JUNTA DIRECTIVA? ¿CÓMO EMPIEZA A FUNCIONAR UNA JUNTA

DIRECTIVA?                                                   Una vez que ya se tiene una organización, seguramente se necesitará una junta directiva. Algunas organizaciones eligen diferentes tipos de autoridades (más adelante se describen), pero una junta puede fortalecer la iniciativa de muchas maneras: llevar a cabo algunas de las tareas organizativas, apoyar el trabajo de la iniciativa en la comunidad, convencer a otros de que la organización sabe lo que hace, contribuir con talentos y habilidades especiales, aconsejar a la organización en materia legal o temas de otra índole y colaborar con la recaudación de fondos, entre otras cosas. En general, si se desea obtener la categoría de organización sin fines de lucro y tener acceso a los fondos públicos, se necesita una junta.De la misma manera, ser parte de una junta directiva les ofrece a las personas la oportunidad de trabajar como voluntarios para una causa en la cual creen y para utilizar su capacidad y su prestigio en pos de ella. Por lo tanto, al ofrecer un cargo en la junta directiva, la iniciativa tiene algo que brindar a la gente y también algo que ganar.En esta sección se proporciona información sobre qué es una junta directiva y sobre las diferentes clases de ellas. Se explora el tema de por qué muchas organizaciones se benefician con las juntas, qué tareas desempeñan y como funcionan. Finalmente, se ofrecen consejos acerca de cómo elegir a los miembros de la junta directiva para cada circunstancia en particular, y se explica el proceso hasta el punto de la primera reunión de éstas.

¿QUE ES UNA JUNTA DIRECTIVA?

Una junta directiva es el órgano de gobierno de una organización. Ésta toma decisiones sobre la política de la organización y vigila que se lleven a cabo.Por ejemplo, la junta directiva puede decidir que la organización no aceptará fondos provenientes de algunos patrocinadores cuyas prácticas no estén de acuerdo con la política de la iniciativa. La junta puede monitorear las contribuciones para asegurarse de que no se está utilizando dinero de esos patrocinadores.

La junta vigila las operaciones financieras de la organización a través de su tesorero. Es responsable de sus errores, decisiones erradas o actividad financiera ilegal. Si el contador de la organización trata de cometer un acto deshonesto, la junta deberá ponerlo en evidencia.La junta es la encargada de contratar y supervisar al director (si es que lo hay) y de controlar las operaciones de la organización. Generalmente no interfiere con las decisiones diarias, pero puede trabajar con el director y pedirle que haga algo específico para solucionar un problema o que trate un determinado tema. También puede despedir al director si considera que su desempeño no es satisfactorio o que está haciendo algo ilegal, si no se relaciona bien con los empleados o no comparte los objetivos de la organización.La junta se asegura de que se mantengan la misión y la filosofía de la organización. Esta es una de sus tareas más importantes. Es el perro guardián que mantiene la organización enfocada en sus metas y que protege los ideales que motivaron a los participantes a involucrarse en las labores de la iniciativa.La Junta es la  responsable legal de todas las acciones de la organización. Si la organización hace algo ilegal, tiene una deuda o una demanda, la junta es la parte responsable.Muchas organizaciones inmunizan a los miembros de la junta. Esto significa que en la mayoría de los casos, los miembros de la junta no pueden ser demandados o juzgados legalmente como individuos debido a las acciones de la organización. Sin embargo, si los miembros de la junta cometen actos ilegales o los permiten, la inmunización queda anulada.

En algunos casos la junta puede hacer todo o una parte del trabajo de la organización.  Esto puede suceder cuando…

No existe personal remunerado económicamente o no hay suficiente dinero para que el personal calificado haga todo lo necesario para el funcionamiento de la organización. En ese caso, los miembros de la junta se convierten en personal (voluntario) de la organización  llevan a cabo todas la tareas requeridas para cumplir con las metas de ésta.

La organización es de carácter voluntario, y en ella la tarea del personal remunerado es la de organizar, mientras que la de la junta consiste en materializar la misión de la organización.

La organización reserva algunas tareas específicas para la junta, para que sus miembros estén conectados con las operaciones de la organización.

OTROS TIPOS DE JUNTAS U ORGANISMOS GUBERNAMENTALES.No todas las juntas tienen tanta autoridad como las que se acaba de describir. Algunas no deberían denominarse juntas directivas, sino comisiones de iniciativas, juntas o comités asesores o grupos especiales. No todas las organizaciones necesitan una junta directiva. Por ejemplo, una iniciativa a corto plazo, que se disolverá en unos meses cuando el objetivo se haya cumplido, probablemente no requiera de ella, aunque sí necesitará alguna clase de autoridad, tal vez un comité especial, para guiar sus acciones. A otras organizaciones simplemente no les atraerá tener una junta directiva tradicional, pero quizá se interesen en algún otro modelo.La comisión de iniciativas, puede ser designada o elegida, pero está siempre abierto a cualquier miembro de la organización interesado en colaborar con su funcionamiento. En general ofrece recomendaciones sobre alguna acción en particular o sobre el rumbo que debe tomar la organización, en vez de establecer la política. Si la comisión de iniciativas sobrepasa estos límites, la organización tiene la autoridad necesaria de disolverlo o de limitar su autoridad de alguna manera. Las coaliciones, que pueden ser organizaciones formadas por muchas otras organizaciones, en general poseen comisiones de iniciativas.El  comité asesor es simplemente eso, un grupo que asesora a la organización. Puede desempeñar muchas de las tareas de la junta

directiva, pero no establece la política ni supervisa al director, las operaciones o las finanzas.En un programa para un sistema escolar, el comité asesor estaba compuesto por padres, maestros y administradores. Su trabajo consistía en colaborar con los maestros para generar ideas para el programa, representar a la comunidad en la discusión de esas ideas y colaborar en la búsqueda de recursos de la comunidad para poner el programa en funcionamiento. No tenía control real sobre el programa, pero su opinión era tomada en cuenta, aunque no el 100% de las veces. La mayoría de los comités asesores funcionan de esta manera.

Otra posibilidad es la de crear una junta directiva que refleje la filosofía y la estructura de un programa colaborativo o una iniciativa. Esta clase de junta no funciona en forma independiente del personal y los voluntarios sino que…

Comparte el trabajo de la junta con ellos. Participa con ellos en las decisiones políticas, en vez de ser la

responsable de tales decisiones. Comparte la autoridad con ellos. Incluye a las personas para las cuales trabaja la organización o

está formada por ellas.

Esta clase de junta, es la mejor opción para una organización que opera colectiva o participativamente y  en la cual la autoridad de los empleados es extremadamente importante.

¿POR QUÉ ES NECESARIA UNA JUNTA DIRECTIVA?FINANCIACIÓN, ESTRUCTURA TRADICIONAL Y CONDICIÓN DE ENTIDAD SIN FINES DE LUCRO.Una de las razones más importantes para crear una junta directiva, es que la mayoría de los patrocinadores prefieren trabajar con organizaciones que poseen estructuras tradicionales. Simplemente, no le otorgarían dinero a una organización que no cuenta con una junta. De la misma manera, muchos patrocinadores, especialmente locales, estatales o pertenecientes a organismos gubernamentales federales, ni siquiera comenzaran el contacto con una organización que no sea

considerada no-lucrativa. En general, no se puede obtener el estatus de organización sin fines de lucro sin contar con una junta directiva.La condición de organización sin fines de lucro es otorgada por el estado y los gobiernos federales. Ser una organización de este tipo significa, entre otras cosas, que no se pagan impuestos por las ganancias de la organización (aunque se debe pagar impuestos por las nóminas de los empleados regulares).Aunque la organización puede ganar más dinero del que gasta, nadie puede llevárselo como ganancia. De algún modo, tiene que regresar a la organización.Una organización no-lucrativa no puede pedir más de una cierta cantidad de dinero ni apoyar a ningún candidato o partido político en particular. Además, si se gasta demasiado dinero en salarios o en bonos, por ejemplo si el director gana $250,000 dólares al año, el gobierno tiende a verlo como algo sospechoso.CREACIÓN DE CONEXIONES DENTRO DE LA COMUNIDAD.Una junta cuidadosamente seleccionada puede proporcionarle a la organización publicidad y conexiones,  y reunir recursos y apoyo de la comunidad para sus actividades. Si está compuesta por personas provenientes de todos los sectores de la comunidad, grupos de diferentes ingresos, edades, lugares, empleos, razas, etc., la junta puede colaborar con la organización para descubrir qué es lo que la comunidad realmente quiere y necesita. Cuando mucha gente dentro de la comunidad conoce a alguien conectado con una organización, es mucho más probable que se formen una buena impresión de ella y que le den su apoyo.EDIFICACIÓN DE LA CREDIBILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.Normalmente, la tarea mas difícil que enfrenta una organización es la de convencer a la comunidad de que la organización es un grupo legítimo y que sabe lo que hace. Contar con una junta que incluye a miembros respetables de la comunidad, ya sea debido a sus cargos o puestos dentro de la comunidad (banqueros, concejales, clérigos, etc.) o simplemente por sus cualidades personales, puede ser muy positivo para ganar una imagen respetable para la organización.

El miembro fundador de una coalición comunitaria, era un ex-combatiente de la Guerra de Vietnam que había sido atacado mientras se desempeñaba como piloto de combate. Cuando volvió a casa, todo el pueblo fue testigo, por meses, de cómo aprendió a caminar nuevamente, a pesar de que sus heridas debían haberlo confinado a una silla de ruedas. Él era un ciudadano común, sin riquezas ni posición, pero gozaba de credibilidad en el pueblo. Esa credibilidad se extendió a la coalición de la cual formaba parte.ATRAER A LAS BUENAS PERSONAS HACIA LA ORGANIZACIÓN Y SU CAUSA.A pesar de que no siempre las personas están dispuestas a ofrecerse como voluntarios de una organización, con frecuencia se los puede persuadir de formar parte de la junta, ya que esa solicitud es un signo de respeto. Ser convocado a una junta, es halagador e indica que alguien piensa que su opinión es importante. En esa situación es más difícil resistirse a ser voluntario, y una organización puede atraer hacia su junta, a personas magníficas, que de otra manera no se acercarían a trabajar para ella.USO DEL TALENTO Y DE LAS APTITUDES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA.¿La organización requiere de asesoramiento legal? ¿Contable? ¿Alguien que siempre será honesto acerca de lo que piensa la comunidad con respecto a una idea? ¿Personas que entienden sobre temas de salud? ¿O de educación? ¿O de organización comunal? La junta puede ser la fuente de todo esto y más. Muchos profesionales forman parte de las juntas directivas para proporcionar sus servicios a una organización en la que creen. Los residentes locales pueden gozar de una mejor perspectiva de lo que ocurre en la comunidad que el personal del programa, el cual tal vez viva en otro lugar. Una junta es una colección de talentos, conocimiento y aptitudes a los que la organización puede recurrir.En ocasiones, un individuo o un pequeño grupo pueden dominar el funcionamiento de una organización. Aun siendo inteligentes, bien intencionados y teniendo razón la mayor parte del tiempo (especialmente si la tienen), las personas dominantes pueden envenenar un programa. Si el personal y la comunidad sienten que sus ideas son ignoradas, lograr los objetivos puede ser muy difícil. A través de la supervisión del director y una mirada al programa, la junta puede

asegurar que se mantenga el balance. Es similar al gobierno federal, donde el Presidente, el Congreso y la Corte controlan y a la vez son controlados.Una advertencia: Existen muchas historias terribles sobre organizaciones donde la junta se enfrenta con el director para obtener el control. La mayoría de estas historias son verdaderas y, desafortunadamente, esa situación es muy común. Es tremendamente importante que los roles de la junta y del director estén claramente definidos para que cada uno tenga en claro quién esta a cargo de qué. También es igualmente importante que el presidente de la junta y el director comprendan que existe la posibilidad de un conflicto, y de que se aseguren que ambos deben trabajar juntos y no enfrentándose. Los directores de las organizaciones son generalmente gente de carácter fuerte, al igual que los miembros de las juntas directivas. Si todos trabajan en conjunto pueden transmitirle esta fuerza a la organización. Si discuten sobre quién tiene razón, mejor será dejar todo de lado e irse a casa, porque nada se podrá concretar hasta que todos se pongan de acuerdo. PRESERVACIÓN DE LA MISIÓN.Los miembros del personal y hasta los directores van y vienen. Al llegar, a veces no comprenden completamente la misión y la filosofía de la organización; aprender les toma un tiempo y luego, cuando se van, se llevan ese conocimiento consigo. La junta puede actuar como la memoria institucional, para asegurar que se procuren la misión y los objetivos de la organización y que no se descuiden. La junta, entonces, a través de sus archivos y la longevidad de algunos de sus miembros, puede ser el vínculo con los fundadores de la organización y con el propósito original.

¿COMO FUNCIONA LA JUNTA EN REALIDAD?Los procedimientos de la junta están en general incluidos en un conjunto de estatutos internos que gobiernan el funcionamiento de la junta y de la organización.  Los estatutos son generalmente redactados por un comité de la junta y se revisan esporádicamente de acuerdo con las necesidades de la organización o cuando se vuelven obsoletos.REUNIONESPrimero, una junta directiva se reúne regularmente, por lo general no más de una vez por mes o menos de dos o tres veces al año.

Las reuniones de la junta directiva pueden ser largas y a veces realmente aburridas. Una manera de hacerlas más interesantes – y de hacer que toda la experiencia sea más placentera tanto para los miembros de la junta como para cualquier otra persona que asista – es reunirse en lugares donde todos estén cómodos. Esto significa mobiliario cómodo, entorno cómodo…en otras palabras, en un lugar que no sea institucional. Para algunas juntas resulta agradable reunirse en la casa de alguien. El director de una organización celebraba las reuniones de la junta en su casa y preparaba la cena para todos, una vez al mes. Esto parece ir más allá del deber, pero con la comida de por medio, se cambia la manera en que las personas se relacionan y se puede facilitar que los miembros de la junta se lleven bien y trabajen juntos. La comida es reconfortante. Si no se pueden efectuar las reuniones en un lugar realmente cómodo, por lo menos se debería ofrecer refrigerios a los concurrentes.FUNCIONARIOSLas juntas generalmente eligen a los funcionarios para dirigir a ésta y sus reuniones. En general existen cuatro cargos.

Un presidente que dirige las reuniones de la junta; trabaja en forma conjunta con el director para el funcionamiento sin obstáculos de la organización, trata los temas, problemas o preocupaciones de la junta en relación con la política de la organización, frecuentemente con ayuda de otros funcionarios y miembros de la junta.

Un vicepresidente (o más de uno) que actúa como refuerzo del presidente y que además puede tener áreas específicas para supervisar. En muchas organizaciones comunitarias, se entiende que el vicepresidente será el próximo presidente.

Un secretario o empleado administrativo, el cual toma notas sobre las reuniones de la junta, mantiene informes y archivos sobre las actividades de ésta, reparte las notas y las fechas de las siguientes reuniones y está a cargo de la comunicación con la junta y con personas externas que se comunican con ella. El secretario es el responsable de que toda actividad de la junta esté debidamente documentada. Si surge una cuestión sobre una votación en particular, el secretario deberá tener registrada la conversación exacta del tema que se votó, la fecha del voto y el número de personas a favor y en contra. Estos detalles pueden ser

importantes cuando se trata de temas legales o al resolver un conflicto.

Un tesorero que es el responsable legal de las finanzas de la organización. Esta persona es en general abogado, contador o banquero, y trabaja en estrecha relación con el miembro del personal que maneja las finanzas de la organización. En pequeñas organizaciones, el tesorero puede ser esa persona.

Estos cuatro funcionarios, a veces unidos por los presidentes de los comités u otros miembros de la junta, frecuentemente conforman un comité que planifica las reuniones, maneja los temas que surgen en las reuniones y aconseja sobre el trabajo de la junta.COMITÉSLa mayoría de las juntas forman comités para llevar a cabo tanto el trabajo regular de la junta como otras tareas específicas, y nombran a algunos miembros de la junta como presidentes y miembros de comités especiales.En general, las personas se ofrecen como voluntarias de los comités que les interesan. Sin embargo, esto conlleva a que algunos comités sean muy grandes y otros muy pequeños. Una manera de lidiar con esto es limitar el tamaño de los comités y ofrecer los puestos a los primeros en llegar. Otra forma es la de intentar que las personas trabajen en determinados comités, de acuerdo a sus aptitudes y personalidades, y luego pedirles personalmente que trabajen en el comité apropiado. Otras más son: establecer períodos límites de tiempo para ser miembros de los comité, para que sepan que no formarán parte del comité para siempre si no lo desean; reconocer a todos los comités como grupos de tiempo limitado, que se disolverán tan pronto como sus objetivos se cumplan; o designar a las personas por sorteo o nombrados por el presidente. La mayoría de los comités terminarán teniendo el número correcto de miembros, pero parece que en toda junta siempre hay un comité que a nadie le agrada. Es una lucha permanente.

Existen dos clases de comités básicos:

1. Los comités permanentes sesionan con regularidad y supervisan las operaciones regulares de la organización. Algunos ejemplos comunes:

El comité de finanzas supervisa la situación financiera de la organización y está generalmente presidido por el tesorero.

El comité ejecutivo, en general conformado por funcionarios y presidentes de otros comités, establece la agenda de las reuniones de la junta y representa a la organización cuando la junta no está disponible en su totalidad. En general es dirigido por el presidente.

El comité de recaudación de fondos coordina los eventos, envíos, apelaciones, etc., cuyo propósito es recaudar fondos para la organización.

Otros posibles ejemplos de comités permanentes son el de relaciones públicas, acción política, salud comunitaria o política pública, dependiendo del propósito de la organización. Cada junta decide de qué manera se desempeñará su comité permanente.

2. Comités Ad Hoc (del Latín, “diseñado para tal fin”) conformados para una tarea específica, mismos que se  disuelven cuando la tarea se completa. Un buen ejemplo sería el de un comité creado para llevar a cabo un evento de recaudación de fondos, como un carnaval. Al concluir el evento, el comité puede presentar un informe final y luego disolverse.OTRAS TAREAS DE LA JUNTA.Además de trabajar como funcionarios o dentro de los comités, los miembros de la junta normalmente colaboran en la planificación, organización y asistencia a los eventos de la organización; representan a la organización en la comunidad y / o forman parte de otras juntas o comités como funcionarios de la organización.

ENTONCES, ¿CÓMO ORGANIZAR UNA JUNTA?La organización ya ha decidido formar una junta. ¿Y ahora, qué? Obviamente, se necesita encontrar a las personas que la conformarán, pero no puede ser cualquier persona. ¿Cómo decidir a quién elegir y cómo convocarlos y lograr que acepten formar parte de la junta directiva?Es importante decidir primero qué clase de junta se desea y, luego, tratar de encontrar a las personas adecuadas para esa clase de junta. Muchas personas pueden ser magníficas, pero no ajustarse a esa clase

de junta, o tal vez no deseen participar en ninguna junta. Se debe tener en claro lo que se busca y luego encontrar a la gente adecuada.¿QUÉ CLASE DE JUNTA SE DESEA?Las juntas tiene muchos propósitos diferentes. Algunas son de una clase definida, pero muchas – tal vez la mayoría – son una combinación de dos o más clases.Una junta de trabajo

Colabora con el funcionamiento de la organización, generalmente a través del esfuerzo de sus comités. Los miembros de una junta de trabajo deben…

Asistir regularmente a las reuniones de la junta, Unirse a los comités de trabajo, asistir a las reuniones y trabajar

en conjunto, Dar opiniones, consejo, etc .y participar en el manejo de la junta.

Una junta que goza de amplia credibilidad

les demuestra a los miembros de la comunidad que la organización es legítima y sabe lo que hace. Los miembros de la junta se eligen de acuerdo a quiénes son, más que por sus aptitudes o disposición al trabajo. Los miembros de esta clase de junta deben…

Ser personas conocidas y respetadas por toda la comunidad o por parte  de ella. Estas personas frecuentemente tiene conexiones sociales o puestos respetados (médicos, banqueros, administradores de hospitales, funcionarios públicos, clérigos, etc.) o son simplemente personas admiradas por el resto de la comunidad (recuerde al ex-combatiente de guerra herido que fue miembro fundador de una coalición).

Estar de acuerdo con la publicación de sus nombres en relación con actividades de la organización – por ejemplo, en folletos.

Estar dispuestos a asistir a eventos específicos u otras funciones públicas en nombre de la organización cuando así se lo requieran.

Estar dispuestos a hacer declaraciones de prensa u otras labores de relaciones públicas, como funcionarios de la organización.

Puede que algunos de los miembros no acudan a las reuniones de la junta en forma regular. Esto no representa mayor importancia siempre que presten sus nombres a la organización.Talento o formación de los miembros

La junta se puede reunir para aprovechar las ventajas del talento y educación o formación de los miembros, en beneficio de la organización.

Un contador puede desempeñarse como tesorero y colaborar con la contabilidad y las finanzas.

Un abogado puede asistir como asesor legal de la organización. Un periodista o una personalidad de los medios puede colaborar

en relaciones públicas. Las personas con conocimientos específicos relacionados pueden

convertir a la organización en una organización más efectiva (por ejemplo, los profesionales de la salud en una iniciativa de salud pública).

Aquellas personas que se beneficiarán con la misión de la organización, en general pueden colaborar para buscar la mejor manera de lograr los objetivos propuestos.

Una junta recaudadora de fondos

Tiene por objeto atraer dinero hacia la organización a través de las contribuciones de sus miembros o mediante esfuerzos para recaudar fondos en la comunidad.

Algunos de los miembros deberían tener conexiones con personas adineradas en la comunidad o acceso a otra clase de fondos y estar dispuestos a utilizar esas conexiones en beneficio de la organización.

Sería útil que algunos de los miembros fuesen adinerados e hicieran grandes contribuciones a la organización. Estos miembros ponen el ejemplo.

Los miembros deberían estar dispuestos a dar charlas en nombre de la organización y a participar en otros eventos públicos para recaudar fondos.

Los miembros deberían estar dispuesto a participar en eventos de recaudación de fondos y en campañas.

Los miembros deberían estar dispuestos a pedirles contribuciones a sus amigos y conocidos.

La tarea de la junta puede ser la de preservar la misión y la filosofía de la organización.

En esta situación, el requisito más importante en el momento de elegir a un miembro de la junta, es que comprenda claramente y apoye la misión y la filosofía de la organización.Comprender y apoyar la misión y la filosofía es tal vez el requisito más importante para todos los miembros de la junta. Independientemente de cuán importante sea una persona para la organización, si el/ella no comprende verdaderamente la misión y la adopta, no durará mucho tiempo en la junta y su experiencia podría crearle una mala impresión, la cual esparcirá en la comunidad. Es necesario ser honesto en cuanto a lo que la organización representa y asegurarse de que los participantes potenciales de la junta entiendan el compromiso que están asumiendo. Quizá incluso se deba llegar al extremo de proporcionarles una carta que declare expresamente la filosofía y objetivos de la organización. Con esto, algunos se alejarán, pero los que se queden serán mucho más valiosos.¿CÓMO SE ESPERA QUE SEA LA RELACIÓN DE LA JUNTA CON LA ORGANIZACIÓN?Una vez decidida la clase de junta a la que se aspira, se deberá pensar en cual será la relación de ésta con el resto de la organización. ¿Será un organismo de gobierno como una junta tradicional? ¿Será una junta asesora? ¿Será un organismo de colaboración democrática con el resto del personal? Las respuestas a estas preguntas son importantes porque los miembros de la junta deben estar dispuestos a actuar según el caso. ¿Los miembros potenciales de la junta tienen ideas preconcebidas acerca del funcionamiento de la organización, las cuales difieren de la manera en que ésta funciona? ¿Ven a la junta como algo más que el grupo de “los jefes”? (esto en sí es un problema si la junta no está diseñada para cumplir la misión de jefe). ¿Comprenden que los consejos de una junta asesora no siempre se siguen? Es necesario conocer la opinión de las personas sobre estos temas antes de invitarlos a formar parte de la junta.¿QUÉ CANTIDAD  DE MIEMBROS TENDRÁ LA JUNTA?

El número ideal de participantes de la junta dependerá de la clase de trabajo que se deba realizar. Si no se requiere que los miembros asistan a todas las reuniones o que dispongan de mucho tiempo trabajando dentro de los comités, entonces el tamaño no es un problema. Si el propósito de la junta es lograr credibilidad dentro de la comunidad, entonces es mejor una junta amplia (de 20 o más personas), porque de este modo se dispondrá de muchas personas para representar a la organización. Cuando lo que se necesita es las aptitudes y el talento de las personas, el tamaño de la junta será determinado por las habilidades requeridas en ese caso en particular.Si ya se cuenta con una junta de trabajo, existen dos enfoques a seguir.

Mantener un número reducido de miembros (15 o menos). Cada uno debe estar dispuesto a cumplir con una cantidad específica de trabajo. Se deberá limitar el trabajo a las posibilidades de los miembros en su tiempo disponible.

Aumentar el número de miembros (20 o más), especialmente cuando existen muchos comités, para que, de esta manera, el trabajo se comparta entre muchas personas y nadie se desgaste.

En general, el funcionamiento será mejor con un grupo relativamente pequeño y dispuesto trabajar arduamente – particularmente si la organización es pequeña –, en vez de tratar de coordinar a un grupo más grande y motivar a cada uno para que contribuya. Un grupo grande puede funcionar bien, pero se necesita contar con presidentes de comités de carácter fuerte, dispuestos a comunicarse con los miembros del comité. Deben tener en claro desde el principio que por ser miembros de la junta, deben contribuir con una cierta cantidad de trabajo.

Independientemente del tamaño de la junta, los siguientes son los puntos más importantes a tener en cuenta:

Tratar de que los miembros de la junta desempeñen los trabajos que se desea que hagan. Antes de que ingresen a la junta, es necesario asegurarse que entienden cuáles son esas labores, que están dispuestos a desempeñarlas y que disponen del tiempo y la aptitud para llevarlas a cabo.

Intentar que los miembros de la junta tengan similitudes. Esto no significa que todos deban ser iguales – cuanto más diversidad

exista en la junta, mucho mejor. Significa que deben respetar opiniones, estilos y diferencias, ser capaces de congeniar con la gente en general, estar dispuestos a trabajar en la comunicación del grupo y a participar en un grupo para lograr un objetivo en común.

Asegurarse de que los miembros de la junta estén totalmente de acuerdo con los principios de la organización: la misión, la filosofía y cualquier otro tema importante.

Ser tan categórico como sea posible acerca de todos los temas: la cantidad de trabajo, la verdadera filosofía de la organización – la verdad detrás de las palabras que escucha el público y lo que se le pide a las personas que hagan. Es mucho mejor que una persona respete la honestidad y elija no formar parte de la junta, a que acepte y luego sienta que lo han engañado.

¿CÓMO ENCONTRAR A LAS PERSONAS CORRECTAS PARA LA JUNTA Y LOGRAR QUE SEAN PARTE DE ELLA?Dónde buscar:

Para encontrar a los miembros de la junta, lo mejor es comenzar con las personas conocidas, pero de otros lugares. Aquellos que no están interesados en formar parte de una junta pueden recomendar a otras personas podrían estarlo. He aquí algunos grupos para comenzar:

Amigos actuales, conocidos y seguidores de la organización. Personas famosas (legisladores, gente de los medios,

celebridades, etc.) que han hecho comentarios favorables, en público, con respecto al tema encarado por la organización.

Personas que tienen un interés personal en el tema (por ejemplo, los maestros en un emprendimiento literario).

Miembros o personal de organizaciones que son aliados naturales (hospitales, grupos de apoyo en educación o centros de salud mental para una iniciativa de salud).

Personas que pudieran beneficiarse si la organización logra su meta (las personas sin hogar o con problemas de vivienda dentro de un programa para conseguir viviendas a precios más bajos).

Comunicarse con miembros potenciales de la junta:

Hacer una lista de nombres es sólo el primer paso. Ahora, se debe comprobar si son las personas adecuadas para el trabajo, y ellos deben decidir si la junta es el lugar adecuado para ellos. La primera conversación con un candidato para la junta es muy parecida a una primera cita amorosa: cada uno está tratando de decidir si la relación tiene futuro y se desea volver a ver a la otra persona. A continuación presentamos algunos consejos para la primera conversación:

Dígales a los participantes potenciales por qué los ha elegido para la junta y qué rol espera que desempeñen. Trate de que se sientan altamente valorizados (como debe ser).

Ofrézcales la mayor cantidad de información posible sobre la organización para que tengan una idea clara de lo que emprenderán. Sea lo más honesto posible, describa las debilidades y las fortalezas. Para algunas personas, ayudar a corregir las debilidades es una razón importante para formar parte de la junta.

Descubra qué es lo que los candidatos desean obtener de la relación y acláreles lo que usted desea. ¿De qué manera creen que pueden contribuir? ¿De qué manera se sentirían útiles?

Conteste a fondo todas las preguntas. Trate de le respondan sobre su afinidad con la junta, su

disposición para trabajar con un grupo heterogéneo, etc. Recuerde “los puntos realmente importantes” citados anteriormente.

Asegúrese de conocer la disponibilidad de las personas. ¿Poseen el tiempo necesario para ser miembros de la junta? ¿Cuándo pueden o no asistir a las reuniones?

Algunos temas a considerar durante la  elección de los miembros de la junta:

¿Se desea que todos los miembros de la junta estén de acuerdo en todo? Si todos piensan igual, la organización tiene mucho que perder, pero si no, una junta debe tener la capacidad de aceptar las diferencias de opinión y saber trabajar con ellas sin desarticularse.

¿Se arriesgará la organización a tener en su junta a dos personas muy valiosas como individuos, pero que no congenian?

¿Cómo se manejarán las diferencias entre las clases sociales y los niveles culturales? ¿Qué clase de apoyo y capacitación se les brindará a quienes no tienen experiencia en el trabajo de grupo, sin mencionar el trabajo en las juntas? ¿Cómo se asegurará que se sientan cómodos al expresar sus opiniones y  que serán escuchados cuando lo hagan?

¿Cómo explicarle a alguien que no es la persona adecuada para formar parte de la junta?

Un mecanismo para la elección de los miembros de la junta:

Un método común para seleccionar a los miembros potenciales y reales de la junta es a través de un comité de nominación. La responsabilidad de este comité es la de encontrar y entrevistar a las personas de la comunidad que estarían en condiciones de conformar la junta directiva de la organización. En general, dicho comité informa a la junta sobre las entrevistas y puede recomendar una lista de personas “deseables”. Luego, la junta vota para aceptar o rechazar a los candidatos interesados o tal vez decida reunirse con todos o con algunos de ellos antes de tomar una decisión. En general, el comité de nombramientos tiene el deber de informar a los candidatos que han sido rechazados.Una forma de no aceptar a las personas haciéndolo de una manera amable, es diciéndoles que no estarían felices trabajando en la junta. Si se les puede comunicar esto con sinceridad– en especial si se les puede dar una razón tranquilizante (“creemos que no le sería posible apoyar muchas de nuestras ideas”), entonces será más sencillo para el que lo comunica y para ellos. Hablar acerca de cómo el candidato encaja con los ideales, el propósito y el trabajo de la junta es también una forma de abordar el tema sin herir los sentimientos de las personas.Una persona que no ha sido aceptada como miembro de la junta puede colaborar con la organización de otras formas. Un comité de nominaciones u otro de contratación puede buscar un lugar donde esta persona encaje y se sienta valorada por la organización.

Los miembros de la junta también pueden ser elegidos entre el personal de la organización o propuestos por miembros actuales de la junta. En algunas juntas, cuando un miembro se retira, se tiene la expectativa de que proporcione un reemplazo. En la mayoría de los casos, salvo durante las elecciones generales, la junta aprueba o no acepta a los candidatos

¿CÓMO EMPIEZA A FUNCIONAR UNA JUNTA DIRECTIVA?Una vez elegida, la junta debe reunirse y comenzar a organizarse. Aún no cuenta con reglamentos o funcionarios, por lo tanto, alguien – probablemente usted – deberá comenzar con los arreglos para que todos se reúnan en el mismo lugar, a la misma hora.En general es útil que la primera reunión sea en terreno neutral: la oficina de la organización, si existe, o un salón en un edificio público (en general, las bibliotecas proporcionan lugares para reuniones). Como ya se mencionó anteriormente, la comida y la bebida harán las cosas más fáciles.Se acostumbra solicitarle a algún miembro de la junta que presida la primera reunión hasta el nombramiento efectivo del presidente, y a otro miembro que tome notas. Este presidente temporal puede, tal vez con uno o dos miembros más, elaborar un plan de actividades y temas de discusión para la primera reunión, el cual deberá incluir:

Todas las presentaciones personales. Un informe del director, si es que lo hay, sobre el estado de la

organización. Una discusión sobre la estructura de la junta, incluyendo a los

funcionarios y a los comités de trabajo. Una discusión sobre las metas de la organización y  las tareas

necesarias para acceder a dichas metas. Una discusión preliminar sobre otros comités necesarios para

ejecutar esas tareas. La elección de los funcionario, en especial,  la del presidente. La designación, aunque temporal, de los presidentes de los

comités. La asignación de los miembros de los comités.

La elección de los funcionarios, la designación de los presidentes de los comités y la asignación de los comités puede esperar hasta la siguiente reunión, cuando los miembros se conozcan más. Sin embargo, si estos temas se cancelan durante la primera reunión, deberán ser incluidos en el plan para la siguiente, junto con los asuntos prioritarios como la elección de los funcionarios, la designación de los presidentes de los comités y la designación de miembros para los comités. Los miembros

de la junta que tengan preferencias especiales por algunas funciones o comités en especial deben tener la oportunidad de darlas a conocer durante la primera reunión o inmediatamente después de ésta.

La programación de las reuniones de la junta. Cualquier otro tema importante para la organización.

Los miembros de la junta deben retirarse de las reuniones con la sensación de que la junta goza de una estructura bien definida y  que han avanzado mucho. Si los miembros salen de la primera reunión con una sensación de haber logrado su cometido, la junta tendrá un gran comienzo de labores.

EN RESUMENSe acaba de leer brevemente cómo – y porqué – se debe conformar una junta directiva. Una junta que funcione adecuadamente puede ser de gran utilidad para la organización. A nivel práctico, le proporcionará la estructura necesaria para obtener fondos del exterior y gozar de una condición de organización sin fines de lucro. A nivel operacional, le brindará apoyo al director, al personal y / o a los voluntarios en circunstancias difíciles y colaborará con el funcionamiento de la organización y la recaudación de fondos.Dentro de ese rol, una junta puede ponerle los pies en la tierra a la organización: “Ahora no nos podemos dar el lujo de hacer tal o cual cosa” es una frase que los directores detestan escuchar, pero que han salvado a muchos programas del desastre.Una buena junta le otorga credibilidad y legitimidad a la organización ante los ojos de la comunidad. Tal vez lo más importante es que la junta es en sí, parte de la comunidad y, por ello, el nexo entre la organización y la comunidad. Después de todo, ¿qué es una organización comunitaria sin esa conexión?