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PROCESO DE VALIDACIÓN DE DATOS

El Proceso de Validación de Información de HUMANO®, es un proceso a través

del cual la Secretaría de Educación busca validar la veracidad de la

información de datos básicos y de historia laboral del funcionario.

Este proceso es realizado a través de HUMANO® en Línea, que es la aplicación

en la cual los funcionarios pueden consultar su desprendible de pago y su

certificado de ingresos y retenciones. De esta forma la secretaría pondrá a

disposición del funcionario, toda la información básica y de historia laboral,

para que sea consultada y revisada a través de Internet, una vez el funcionario

desee consultar su comprobante pago.

En este orden de ideas el Proceso de Validación de datos evita el

desplazamiento del funcionario para verificar la validez de la información y

permite que la Secretaría tenga información real, consistente y actualizada

sobre los funcionarios, para llevar a cabo los diferentes procesos de nómina y

recursos humanos que la entidad requiera

1. VALIDAR INFORMACIÓN BÁSICA

Para poder consultar de manera exitosa su comprobante de pago es necesario

realizar los siguientes pasos que le indica el Sistema; Paso 1, consiste en validar la

información básica (Imagen 1):

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Paso 4 Página 2 de 19

Imagen 1

Una vez seleccione el vínculo Paso 1: Validar información básica visualizará la

siguiente ventana (Imagen 2):





Imagen 2





En esta ventana podrá identificar la información básica de la cual dispone la

Secretaría sobre el funcionario. Si la información contenida en esta ventana es

correcta continue con el proceso, si es incorrecta o está desactualizada, tiene

la oportunidad de modificarla. Recuerde que el diligenciamiento de todos los

campos es obligatorio.

En caso de necesitar corregir la información de dirección, debe dar clic en el

botón buscador del respectivo campo y el Sistema abrirá la siguiente ventana

de inserción de datos (Imagen3):

Imagen 3

En el campo Abrevieturas, se encuentran los diversos items por los cuales puede

estar constituida una dirección; si se desea elegir alguna, es necesario dar

doble clic en la opción elegida, al realizar esta acción, la opción elegida se

visualizará de forma abreviada, en el campo de Dirección y en caso de ser

necesario en este campo se puede ingresar información adicional.





Si desea borrar la información ingresada en el campo Dirección, la opción

Limpiar permite el borrado total de toda la información ingresada en el campo.

Una vez se haya ingresado la dirección correctamente, es necesario dar clic en

el checkbox de Confirmar Dirección y posteriormente en el botón Aceptar para

guardar la información de dirección.

Para finalizar Toda la Validación de Información Básica se debe dar clic en el

botón Aceptar.

Nota: todos los campos que esten en rojo son obligatorios. El campo de Título

Profesional se activará unica y exclusivamente si en el campo Nivel Educativo

seleccionó una opción que requiere título profesional. El campo Área Educativa

Técnica sólo se activará para validación si en el campo Área Educativa se elige

la opción No Aplica.





2. DESCARGAR REPORTE HISTORIA LABORAL

Una vez validada la Información Básica en el Paso 1 y después de dar clic en el

botón Aceptar, será redirigido a la primera ventana donde verá el vínculo del

Paso 2: Descargar Reporte Historia Laboral, como se ilustra en la siguiente

imagen:

Imagen 4

Cuando dé clic en el vínculo observará la siguiente ventana (Imagen 5), donde

automáticamente se generará el reporte de Revisión Historia Laboral :





Imagen 5

Para poder obtener el reporte de Historia Laboral es necesario dar clic sobre la

opción Ver.

En caso de que el reporte se visualice en blanco, es necesario dar clic en el

Botón Actualizar hasta que el campo de DetalleEstado, señalado en la figura

anterior, indique Terminado.

Nota: Al dar clic en el Botón Aceptar se generará un nuevo reporte de Historia

Laboral.

Una vez se dé clic en el vínculo Ver, visualizará el reporte de Historia Laboral

(imagen 6) del que dispone la Entidad, donde es posible revisar y verificar la





validez de las novedades de planta actual e histórica que conforman su historia

laboral:

Imagen 6

Una vez se visualice el reporte de Historia Laboral, se determiné la validez de la

información y se desee continuar el proceso de validación es necesario dar clic

en el vínculo de Continuar Proceso.





3. VALIDACIÓN HISTORIA LABORAL

Una vez dé clic en el vínculo de Continuar proceso será redirigido a la ventana

inicial donde el Paso 3 de: Validar Historia Laboral estará habilitado para que

reporte las inconsistencias presentadas (si es que existen), como se muestra en

la siguiente Imagen (Imagen 7):

Imagen 7

Al dar clic en Validar Historia Laboral visualizará la siguiente ventana (Imagen 8)

donde se encontrarán algunos datos de su vinculación actual y las opciones

Registrar Inconsistencia y Continuar Proceso:





Imagen 8

Si en la revisión de las novedades del reporte de Historia Laboral se encontraron

inconsistencias es necesario seleccionar la opción Registrar inconsistencia.

Cuando haya seleccionado la opción Registrar inconsistencia, verá la siguiente

ventana de inserción de datos (Imagen 9). En ésta se podrá reportar

específicamente qué tipo de inconsistencia se encontró en el reporte de

Historia Laboral que fue generado:





Imagen 9

A continuación se describirá brevemente a qué hace referencia cada campo.

Inconsistencia: Se refiere al tipo de inconsistencia que encontró en el reporte.

Fecha Inicial: Fecha inicial en la cual inició la novedad de Planta.

Fecha Final: Fecha inicial en la cual finalizó la novedad de Planta.

Acto Administrativo: Corresponde al tipo de Acto Administrativo con el cual fue

generada la novedad de planta: Resolución, Acta, Decreto etc.





Fecha Acto Admvo: Fecha del acto administrativo con el cual fue generada la

novedad de planta.

Número Acto Admvo: Número del Acto Administrativo con el cual fue generada

la novedad de planta.

Institución Educativa: Institución Educativa asociada a la novedad de planta.

Ciudad de Ubicación Laboral: Este campo corresponde a la ciudad de

ubicación laboral del funcionario para la novedad de planta.

Observaciones Empleado: El funcionario debe diligenciar este campo en caso

de que tenga que realizar alguna observación a la Secretaría con respecto a la

inconsistencia que está reportando.

Observaciones Secretaría: El diligenciamiento de este campo estará única y

exclusivamente a cargo de la entidad una vez el funcionario haya reportado la

validación y sea necesario realizar observaciones con respecto a la

inconsistencia registrada.

3.1 INCONSISTENCIAS

En el campo Inconsistencia se podrá seleccionar el tipo de inconsistencia que

se encontró en el reporte:





Nota: Los campos que están en rojo son estrictamente obligatorios, por eso es

necesario verificar su diligenciamiento. Cada tipo de inconsistencia requiere

ciertos campos como obligatorios

A continuación se explicará a qué hace referencia cada tipo de inconsistencia.

En caso que se vaya a reportar un error en una novedad existente en la historia

laboral del funcionario, el campo Novedad contendrá todas las novedades

que ha tenido el funcionario en su historia laboral, junto con la fecha de la

misma.

- No existe una Novedad en la historia laboral: Se debe seleccionar este

tipo de inconsistencia si en el reporte de historia laboral no está registrada

una novedad de planta. El campo Novedad contendrá todos los tipos

de novedad que tiene contemplados la Secretaría. Se debe seleccionar

el tipo de novedad que no se encontró y llenar todos los campos de la

ventana de inserción. Todos los campos son requeridos.





- Ciudad de Ubicación laboral incorrecta: Se debe seleccionar esta opción

única y exclusivamente si dentro de las novedades del reporte, se

encontró que la ciudad de Ubicación laboral está errada.

- Dependencia y ubicación laboral Inexistente: Se debe seleccionar esta

opción en caso de que la inconsistencia corresponda a que el

establecimiento educativo asociado a la novedad está errado y la

ciudad de ubicación laboral sea incorrecta.





- Fecha inicial incorrecta: En caso de que la fecha inicial y/o final de la

novedad esté incorrecta, se debe seleccionar esta opción.

- Institución Incorrecta: Se debe seleccionar esta opción única y

exclusivamente si dentro de las novedades del reporte, se encontró que

la institución asociada a la novedad de planta está errada.

- Tipo de Acto administrativo incorrecto: En caso de que esta sea la

inconsistencia.

- La fecha de Ingreso es incorrecta: En caso de que la fecha de ingreso a

la empresa sea errónea se debe seleccionar esta opción

- Falta una novedad en Ausencias: Si existió una novedad de ausencias

que no está registrada en el reporte, es necesario seleccionar este tipo de

inconsistencia para diligenciar la información respectiva.

- La fecha de afiliación a fondo es incorrecta: Esta opción debe

seleccionarse si la fecha de afiliación a fondo es incorrecta.

- La fecha final de una novedad de Ausentismo es incorrecta: Si en el

reporte existe una novedad de ausencia con una fecha inicial errada es

necesario seleccionar esta opción.

- La información del retiro no es correcta: En caso de que exista

información de retiro en el reporte y ésta sea errada, es necesario

seleccionar este tipo de inconsistencia.

- Las observaciones registradas no son válidas: Si en el reporte el campo de

observaciones tiene errores o información no veraz se debe seleccionar

este tipo de inconsistencia.

- Los fondos anteriores a la afiliación al FPM son incorrectos: Esta opción

debe seleccionarse si muestra información errada de los fondos anteriores

a la afiliación a FPM.





3.2 EDITAR INCONSISTENCIAS

En caso de que se haya reportado una inconsistencia y ésta necesite

modificaciones o correcciones, se podrá editar en la ventana de Validación De

Historia Laboral en la opción Editar. Este vínculo mostrará la ventana de

inserción de inconsistencias con la información que ya haya sido ingresada.

Una vez se hayan registrado todas las inconsistencias encontradas, para

finalizar el Paso 3 se debe dar clic en el botón Continuar Proceso.





4. REPORTAR VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN.

Después de dar clic en el vínculo de Continuar Proceso, será redirigido a la

ventana inicial, donde se visualizará un checkbox de certificación de la

información: (Imagen 10)

Imagen 10

Para certificar que la información reportada por usted es válida debe dar clic

en el checkbox de certificación de la información. Inmediatamente de clic

sobre éste, se activará el vínculo de Reportar Toda La Revisión como se indica

en la siguiente imagen (Imagen 11):





Imagen 11

Al dar clic sobre el vínculo de Reportar Toda La Revisión el Sistema mostrará un

mensaje de confirmación del reporte del proceso de validación de datos:





Una vez dé clic en el botón Aceptar el reporte de la revisión será enviado a la

Secretaría de Educación, pero no estará sujeto a modificaciones, sin embargo

puede consultar su reporte a través del menú de Humano En Línea.

Cuando de clic en el botón Aceptar, el Sistema habilitará el acceso a las

funcionalidades para que pueda consultar su desprendible de pago y el

certificado de Ingresos y Retención en HUMANO En Línea.

Date post:	19-Aug-2015
Category:	Education
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